В случае отсутствия оформленных в установленном порядке документов, подтверждающих расходы организации, указанные расходы не могут быть учтены при определении налогооблагаемой прибыли. Каким требованиям должны соответствовать первичные учетные документы для удостоверения фактически осуществленных затрат?Предназначение «первички» Налоговый кодекс (п. 1 ст. 252) предоставляет налогоплательщику право при исчислении налога на прибыль уменьшить полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в статье 270 НК). Одновременно Кодекс раскрывает понятие «расходы» в целях исчисления налога на прибыль: расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 НК, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком (п. 1 ст. 252 НК).
При этом под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, которые оформлены в соответствии с российским законодательством, либо документами, которые оформлены в соответствии с применяемыми в иностранном государстве обычаями делового оборота (при их осуществлении на территории этого же иностранного государства). К подтверждающим документам относят также документы, которые косвенно свидетельствуют о произведенных расходах (таможенная декларация, приказ о командировке, проездные документы, отчет о выполненной работе в соответствии с договором). Но при отнесении затрат на расходы следует учесть, что они должны быть произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Налоговым кодексом не установлен перечень документов, подлежащих оформлению при осуществлении налогоплательщиком расходов, также не установлены требования к оформлению таких документов и порядку их заполнения.
Однако пункт 1 статьи 313 Кодекса содержит норму: «Налогоплательщики исчисляют налоговую базу по итогам каждого отчетного (налогового) периода на основе данных налогового учета». Под налоговым учетом, согласно положениям Кодекса, понимается система обобщения информации для определения налоговой базы по налогу на основе данных первичных документов, которые должны группироваться организацией в соответствии с предусмотренным Налоговым кодексом порядком. Заметим, что само определение используемого термина «первичный документ» Кодекс также не дает.
Правда - в бухучете Обратимся к положениям абзаца 3 статьи 313 Налогового кодекса («В случае, если в регистрах бухгалтерского учета содержится недостаточно информации для определения налоговой базы в соответствии с требованиями настоящей главы...») и абзаца 9 этой же статьи («Подтверждением данных налогового учета являются», в том числе, «первичные учетные документы (включая справку бухгалтера)»). Совместное толкование указанных норм позволяет сделать вывод, что налоговый учет ведется на основе данных первичных учетных документов бухучета.
На основании пункта 1 статьи 11 Налогового кодекса термин «первичный учетный документ» (равно как и первичный документ в части исчисления налога на прибыль) следует использовать в том значении, которое дано этому термину в статье 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». Первичный учетный документ - это оправдательный документ, оформляемый в подтверждение проведения организацией каждой хозяйственной операции. Отсюда делается вывод, что в составе расходов правомерно учитывать затраты налогоплательщика только при наличии надлежаще оформленных первичных учетных документов. Такая позиция изложена в письме Минфина от 25 июня 2007 г. № 03-03-06/1/392.
Закон № 129-ФЗ в статье 9 устанавливает требование обязательного оформления оправдательных документов при проведении организацией хозяйственных операций, и, называя эти документы «первичными учетными документами», устанавливает порядок их оформления и требования к их заполнению. Закон вводит понятие «альбом унифицированных форм первичной учетной документации» и допускает использование форм, не предусмотренных в этих альбомах.
В соответствии с постановлением Правительства РФ от 8 июля 1997 г. № 835 «О первичных учетных документах», в целях реализации положений закона № 129-ФЗ, на Госкомстат возложены функции по разработке и утверждению альбомов унифицированных форм первичной учетной документации и их электронных версий.
Так, Госкомстатом утверждены согласованные с Минфином и Минэкономики унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и по его оплате (постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004 № 1), по учету торговых операций, а также по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением ККМ (постановление Госкомстата от 25 декабря 1998 г. № 132), по учету основных средств (постановление Госкомстата от 21 января 2003 г. № 7).
Например, одной из утвержденных унифицированных форм является товарная накладная (форма № ТОРГ-12), которая применяется для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации и вместе с тем является первичным учетным документом, подтверждающим осуществление затрат. Также существуют такие унифицированные формы документации по учету кадров, как приказы (распоряжения) о поощрении работников.
Законодательный шаблон Таким образом, если форма конкретного первичного учетного документа предусмотрена в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, то для принятия его к учету в качестве документа, подтверждающего совершение определенной хозяйственной операции, он должен быть составлен по форме, содержащейся в указанных альбомах (письма УФНС по г. Москве от 25 июля 2005 г. № 20-12/53147, от 14 ноября 2006 г. № 20-12/100253, от 18 октября 2006 г. № 20-12/92228, от 16 августа 2006 г. № 20-12/72393).
Если из утвержденных Госкомстатом унифицированных форм первичной учетной документации организация пропустила обязательные реквизиты, то в целях налогового учета затраты, произведенные ею, могут быть не признаны документально подтвержденными на основе только таких первичных документов.
Следовательно, данные затраты налогоплательщика нельзя учесть при расчете налога на прибыль - это мнение налоговых органов (письма УМНС по г. Москве от 18 февраля 2004 г. № 26-08/10738, от 11 июля 2003 г. № 26-08/38889, письмо МНС от 15 мая 2003 г. № 02-4-08/184-С827).
Но арбитры не всегда соглашаются с налоговыми органами. Существуют решения арбитражных судов, в которых указывается, что документы, составленные по форме, не предусмотренной в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, могут подтверждать произведенные расходы в случае, если «первичка» содержит все обязательные реквизиты, предусмотренные пунктом 2 статьи 9 закона № 129-ФЗ.
Например, при вынесении решения в пользу организации арбитражный суд Московского округа исходил из того, что понесенные обществом расходы подтверждены другими документами. Несмотря на то что первичные учетные документы - авансовые отчеты, акты на списание материальных ценностей - составлены не по утвержденной, унифицированной форме (и к тому же в одностороннем порядке), тем не менее представленные ответчиком документы содержат информацию, необходимую для решения вопросов налогообложения. Они соответствуют требованиям, предъявляемым законом № 129-ФЗ (п. 2 ст. 9), так как содержат обязательные реквизиты (постановление ФАС Московского округа от 13 января 2004 г. № КА-А40/10978-03. - С полной версией документа вы можете ознакомиться в справочной правовой системе КонсультантПлюс).
А вот пример судебного решения, согласно которому нарушение унифицированной формы первичного учетного документа (даже при отсутствии обязательных реквизитов) не опровергает правомерности принятия расходов. В товарных накладных, выставленных заявителю (организации) предпринимателем, отсутствовали измерители хозяйственных операций в денежном выражении, наименования должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, использовалась накладная, не предусмотренная альбомом унифицированных форм. Суд, отстаивая сторону налогоплательщика, указал, что произведенные им расходы подтверждаются совокупностью представленных документов. А именно: договором купли-продажи товаров, приложением об установлении цены на отпускаемые исполнителем товары, платежными поручениями, счетами-фактурами, актами выполненных работ на поставку товара, счетами, на основании которых предприниматель производил оплату товара (решение ФАС Московского округа от 24 апреля 2007 г. № КА-А41/3090-07).
Форма не предусмотрена Первичные учетные документы, форма которых не предусмотрена в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, должны содержать следующие обязательные реквизиты: наименование документа, дату его составления, наименование организации - «составителя» документа, содержание хозяйственной операции и ее измерители (в натуральном и денежном выражении). В число обязательных реквизитов входят также наименование должностей и личные подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления (п. 2 ст. 9 закона № 129-ФЗ). На наличие в «первичке» обязательных реквизитов не раз указывал и Минфин (письмо от 30 марта 2005 г. № 07-05-07/2), и налоговые органы (письма УФНС по г. Москве от 18 января 2007 г. № 21-11/003922@.а, от 19 мая 2006 г. № 20-12/43886@).
В соответствии с Положением по ведению бухгалтерского учета и отчетности (утв. Минфином от 29 июля 1998 г. № 34н), в зависимости от характера операции, требований нормативных актов, методических указаний по бухгалтерскому учету и технологии обработки учетной информации, в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты.
Но иногда суды при рассмотрении налоговых споров принимают в качестве доказательства, обосновывающего позицию налогоплательщика, первичные учетные документы, которые не содержат отдельные обязательные реквизиты. Так, например, Арбитражный суд г. Москвы указал, что отсутствие в накладных, форма которых в альбомах унифицированных форм не представлена, обязательных, согласно пункту 2 статьи 9 закона № 129-ФЗ, реквизитов, нельзя квалифицировать как отсутствие документального подтверждения понесенных затрат (решение ФАС Московского округа от 24 апреля 2007 г. № КА-А41/3090-07).
Хотелось бы также отметить, что налоговые инспекции часто неправомерно требуют от компаний первичные документы, которые они на самом деле иметь не обязаны по роду своей деятельности. Так, для подтверждения расходов на бензин первичные документы - путевые листы - должны вести только организации, отвечающие двум признакам: осуществляющие работу в автомобильном транспорте и являющиеся отправителями и получателями грузов, перевозимых автомобильным транспортом. Это следует из пунктов 1.2 и 2 постановления Госкомстата от 28 ноября 1997 г. № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте». В то время как «заблуждающиеся» налоговики пытаются найти виновных среди не имеющих к указанным признакам отношения организаций (постановления ФАС Московского округа от 5 июня 2007 г. № КА-А40/4867-07, от 25 сентября 2007 г. № КА-А41/9866-07, от 19 марта 2007 г. № КА-А40/1804-07).
1. Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.
2. Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:
1) наименование документа;
2) дата составления документа;
3) наименование экономического субъекта, составившего документ;
5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
(см. текст в предыдущей редакции)
7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
3. Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания. Лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных. Лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, и лицо, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, не несут ответственность за соответствие составленных другими лицами первичных учетных документов свершившимся фактам хозяйственной жизни.
(см. текст в предыдущей редакции)
4. Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.
(см. текст в предыдущей редакции)
5. Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
6. В случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа.
7. В первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета. Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
8. В случае, если в соответствии с законодательством Российской Федерации первичные учетные документы, в том числе в виде электронного документа, изымаются, копии изъятых документов, изготовленные в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, включаются в документы бухгалтерского учета.
В федеральном законе 402-ФЗ «О бухучете» описаны все бухгалтерские и первичные документы. Они нужны, в основном, для налоговой — как документы, которые подтверждают понесенные вами расходы и правильность определения налоговой базы.
Первичные документы нужно хранить 4 года. В течение этого времени налоговая может в любой момент их запросить для проверки вас или ваших контрагентов. «Первичка» также используется в судебных процессах при спорах с контрагентами.
Документы первичного учета составляются в момент осуществления хозяйственных операций и свидетельствуют об их совершении. Список документов, сопровождающих ту или иную сделку, в зависимости от типа сделки может быть разным. Подготовкой всех необходимых первичных документов, как правило, занимается поставщик. Особое внимание нужно уделять тем документам, которые возникают в ходе сделок, где вы покупатель, потому что это ваши расходы, и поэтому вы более заинтересованы в соблюдении буквы закона, нежели ваш поставщик.
Разделение первичных документов по стадиям бизнеса
Все сделки можно разделить на 3 этапа:
Этап 1. Вы договариваетесь об условиях сделки
Результатом будут:
- договор;
- счет на оплату.
Этап 2. Происходит оплата по сделке
Подтверждают оплату:
- кассовые чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам, бланки строгой отчетности — если оплата производилась наличными. В большинстве случаев такой способ оплаты используют ваши сотрудники, когда берут деньги под отчет. Расчеты между организациями редко бывают в форме наличных денег.
выписка с расчетного счета, если оплата была безналом, или путем эквайринга, или через платежные системы, где деньги перечисляются с вашего расчетного счета;
Этап 3. Получение товара или услуги
Обязательно нужно подтвердить, что товар действительно получен, а услуга оказана. Без этого налоговая не разрешит уменьшать налог на потраченные деньги. Подтверждают получение:
- товарная накладная — для товаров;
- товарный чек — обычно выдается в пару к кассовому чеку, или если товар продает ИП;
- акт выполненных работ/оказанных услуг.
Обязательные первичные документы
Несмотря на вариативность сделок, есть перечень обязательных документов, которые оформляются для любого вида сделки:
- договор;
- счёт;
- бланки строгой отчетности, кассовый, товарный чек;
- накладная;
- акт выполненных работ (оказанных услуг).
Договор
С клиентом при осуществлении сделки заключается договор, в котором уточняются все детали предстоящих хозяйственных операций: порядок расчетов, отгрузка товара, сроки выполнения работ или условия оказания услуг.
В договоре регламентируются права и обязанности сторон. В идеале каждая сделка должна сопровождаться отдельным договором на поставку товаров или услуг. Однако при продолжительном сотрудничестве и осуществлении однотипных операций можно заключить один общий договор. Договор оформляется в двух экземплярах с оттисками печатей и подписями каждой из сторон.
Для некоторых сделок не требуется письменная форма договора. Скажем, договор купли-продажи с момента получения покупателем кассового или товарного чека является заключенным.
Счет на оплату
.png)
Счет на оплату - это соглашение, в соответствии с которым поставщик фиксирует цену на свои товары или услуги.
Покупатель принимает условия соглашения, производя соответственную оплату. Форма счета на оплату строго не регламентирована, поэтому каждая компания имеет право разработать собственную форму этого документа. В счете можно прописать условия сделки: сроки, уведомление о предоплате, порядок оплаты и поставки и прочее.
В соответствии статьей 9-ФЗ «О бухгалтерском учете», наличие подписи директора или главного бухгалтера и печати необязательны для этого документа. Но ими не стоит пренебрегать во избежание вопросов со стороны контрагентов и государства. Счет не позволяет предъявить поставщику требования — он лишь фиксирует цену товара или услуги. При этом за покупателем остается право на требование возврата денежных средств в случае необоснованного обогащения поставщика.
Платежные документы: кассовые чеки, бланки строгой отчетности (БСО)
Эта группа первичных документов позволяет подтвердить факт оплаты приобретаемых товаров или услуг.
К платежным документам относятся товарные и кассовые чеки, БСО, платежные требования и поручения. Поручение покупатель может получить в банке, осуществив оплату безналичным платежом. Чек кассовый или товарный покупатель получает от поставщика при оплате наличными.
Товарная накладная или товарный чек
Товарные чеки, как мы уже говорили выше, оформляются при продаже товара физлицам или самими физлицами.
Накладные используются преимущественно юрлицами для оформления отпуска/продажи товаров или товарно-материальных ценностей и дальнейшего оприходования их клиентом.
Оформлять накладную следует в двух экземплярах. Первый остается у поставщика как документ, подтверждающий факт передачи товаров, а второй экземпляр передается покупателю.
Данные в накладной должны совпадать с цифрами в счете-фактуре.
Уполномоченное лицо, отвечающее за отпуск товара, должно поставить в накладной свою подпись и печать организации. Сторона, принимающая товар, также обязана поставить роспись и заверить ее печатью в товарной накладной. Применение факсимильной подписи допускается, но это должно быть зафиксировано в договоре.
Акт оказанных услуг (выполненных работ)
— это двусторонний первичный документ, который подтверждает факт свершения сделки, стоимость и сроки выполнения услуг или работ.
Акт выдается исполнителем своему клиенту по итогу оказания услуг или выполненных работ. Этот первичный документ подтверждает соответствие оказанных услуг (выполненных работ) условиям заключенного договора.
Счет-фактура
Счет-фактура — документ, который нужен исключительно для того, чтобы контролировать движение НДС. Счета-фактуры обычно оформляются в пару к товарным накладным или актам. Встречаются счета-фактуры на выплаченный аванс.
Этот первичный документ строго регламентирован. Он содержит:
- информацию о суммах денежных средств;
- фактурную часть.
Счет-фактура — это основание для принятия предъявленных сумм НДС к вычету. Его обязаны выписывать все предприятия-плательщики НДС.
В последнее время популярен УПД — универсальный передаточный документ. Этот документ заменяет пару накладная + счет-фактура или акт + счет-фактура.
Ведите бизнес в — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС. Сервис автоматически формирует первичные документы и УПД.
От качества оформления первичного документа и содержащейся в нем информации зависит правильность бухгалтерского учета и дальнейших выводов из нее.
Информация, содержащаяся в принятых к учету первичных документах, накапливается и систематизируется в регистрах бухгалтерского учета, формы которых или требования к которым утверждаются уполномоченным органом. Данные регистров бухгалтерского учета в сгруппированном виде переносятся в финансовую отчетность.
Руководство определяет лиц, имеющих право подписи бухгалтерских документов. При этом может быть установлена иерархия подписи в зависимости от занимаемой должности, размеров денежных сумм, сферы действия и сущности операции.
Предприниматели или организации, использующие электронные подписи, должны установить надлежащие меры предосторожности и контроля, касающиеся права использования и доступа к электронным подписям.(17)
Требования по оформлению первичных документов
1. Записи в первичных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств механизации и другими средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве.
Запрещается использовать для записи простой карандаш.
- 2. Документы должны быть оформлены аккуратно, текст и цифры написаны четко и разборчиво.
- 3. В документе необходимо заполнять все реквизиты. Если какой-либо реквизит не заполняется, то на его месте ставится прочерк. Обязательные реквизиты заполняются в обязательном порядке.
- 4. В денежных документах сумму указывают цифрами и прописью.
- 5. Первичные документы должны быть заверены личными подписями руководителя организации, главного бухгалтера или уполномоченными лицами.
- 6. Первичные документы должны содержать расшифровки подписей уполномоченных лиц.
- 7. Первичные документы должны быть скреплены печатью организации, если это предусмотрено бланком формы и действующим законодательством. (18)
Руководитель организации должен по согласованию с главным бухгалтером утвердить в форме приказа перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов.
Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.
Движение первичных документов в бухгалтерском учете (составление или получение от других субъектов хозяйствования, принятие к учету, обработка, передача в архив) также должно регламентироваться графиком, который утверждается приказом руководителя.
Для предостережения, как руководителей, так и исполнителей от непредвиденных негативных последствий и в целях экономии времени при поиске информации необходимо после получения нормативных документов создать базу регистрации первичных документов.
Это значит, что все выписываемые и заполняемые в бухгалтерии первичные документы должны иметь свой идентификатор - код (разовый, неповторимый номер), который присваивается им при обязательной регистрации в одном из регистрационных журналов, обязательно открываемых на каждом предприятии.
Порядок составления документов:
- -соблюдение всех установленных реквизитов и форм документов;
- -точность, ясность изложения содержания совершенных хозяйственных операций в документах;
- -своевременность оформления хозяйственных операций, четкое, аккуратное и разборчивое написание текста;
- -зачеркивание свободных мест при отсутствии реквизита;
- -указание сумм цифрами и прописью во всех ценных документах; зачеркивание ошибок так, чтобы было видно зачеркнутое, и заверение правильного текста подписью лица, оформившего документ;
- -исправления не допускаются.(27)
Первичные документы, созданные механизированным способом, требуют специального подтверждения достоверности полученных данных, т.е. авторизации и защиты зарегистрированных данных от несанкционированного получения сведений о них. По факсу может быть передан любой вид документа, но не первичный бухгалтерский документ, ибо он не имеет подтверждения своей подлинности. Ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов и их передачу в установленные сроки для последующего отражения в бухгалтерском учете несут лица, оформившие и подписавшие эти документы.
Первичный учет на производственном предприятии - это информационная основа управления, качество которого напрямую зависит от качества учета. Первичный учет представляет собой комплекс информационно-логических операций с документами, сопровождающими любые материальные и финансовые потоки и их элементы от входа до выхода производственно-хозяйственных объектов предприятия и компании в целом.
Таким образом, первичные документы являются носителями информации обо всех производственно-хозяйственных объектах и субъектах и их взаимодействиях и позволяют комплексно оценивать все управляющие факторы: количественные, качественные, финансовые.(12)
Требования, содержащиеся в законе «О бухгалтерском учете» гласят, что каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным бухгалтерским документом. Что же представляет собой «первичка», каким образом она оформляется, и на кого в компании должна быть возложена обязанность по подготовке документов, рассмотрим в статье.
Что представляет собой первичная документация, и с какой целью она составляется
Первичка представляет собой документацию, которая подтверждает осуществление хозяйственных операций. Документы должны быть оформлены в той же последовательности, что и произошедшие события.
Оформление первичных документов в бухгалтерском учете – это необходимое требование ведения хозяйственного учета. Тем не менее, на сегодняшний день требования к первичной документации предъявляются совершенно иные. Так, начиная с 2013 года, обязанность использовать унифицированные формы основных документов бухгалтерского учета отменена. Теперь у компаний есть выбор применять уже разработанные государством документы в своей деятельности или утвердить их самостоятельно с учетом потребностей организации. Однако в том случае, если применение первичного документа определено не Госкомстатом, а иными нормативными документами, например «Порядком ведения кассовых операций», данные формы являются обязательными к применению.
Значение документов первичного бухгалтерского учета организации нельзя недооценивать. Ошибки, выявленные в «первичке», не позволяют определять корректную налоговую базу, требуемую для исчисления налоговых платежей. Вследствие этого может возникнуть не только недопонимание с инспекцией, но и основание для наложения штрафных санкций.
Для того чтобы компании не пришлось отстаивать свою позицию в споре с налоговиками, необходимо уделять достаточно внимания порядку оформления бухгалтерских документов.
Требования к оформлению «первички»
Главным требованием, предъявляемым к оформлению «первички» является обязательное наличие всех реквизитов.
Все документы, которые содержатся в Альбоме унифицированных документов, уже содержат обязательную информацию. Однако в том случае, если компания использует собственные образцы бланков, необходимо проследить за тем, чтобы в них содержались все обязательные к раскрытию сведения.
В большинстве своем каждый первичный документ состоит из трех частей:
- Заголовка;
- Основной части;
- Оформляющей части.
Заголовок предназначен для отражения информации о составляемом документе, организации его выдавшей и ее контрагенте, а именно:
- Наименование первичного документа;
- Код данной формы в соответствии с классификатором ОКУД. На практике данное поле часто остается незаполненным в связи с тем, что никаких санкций за это со стороны налоговых органов не предусмотрено;
- Дату свершившегося факта хозяйственной жизни;
- Наименование организации, составившей документ;
- Код организации в соответствии с классификатором ОКПО;
- Наименование подразделения, ответственного за совершение хозяйственной операции (Указывается при наличии);
- Название единицы измерения в соответствии с классификатором ОКЕИ, а также валюты произведенной операции.
Основная часть первичного учетного документа может быть представлена, как в табличном, так и в текстовом формате. Этот элемент документ требует отражения следующих учетных данных:
- Детальное содержание произошедшего факта хозяйственной жизни. Этот пункт компании потребуется прописать таким образом, чтобы в минимальное количество слов поместить максимум полезной информации;
- Коды и показатели в денежном и натуральном выражении.
- Суммы операции и при наличии налога отдельной строкой.
Завершающим этапом подготовки первичного документа является сбор подписей, ответственных за совершение факта хозяйственной жизни, лиц. При этом помимо ФИО работника необходимо указать:
- Должности работников, ответственных за корректное оформление документа, полноту и достоверность отраженных в нем сведений;
- Оригинальные подписи сторон;
- Дату составления первичного документа, должность фактического исполнителя операции, его подпись и ФИО, а также контактную информацию.
Нужна ли печать на первичных учетных документах
Много вопросов при оформлении бухгалтерских документов возникает в отношении оттиска печати. Особенно актуальны сомнения организаций стали после того, как в 2015 году требование об обязательном наличии печати было отменено.
Что касается определенного перечня первичных документов, на которых оттиск печати является необходимым, то на практике это требование реализуется в нескольких случаях:
- Когда в документе присутствует обозначение «М.П.», обозначающее место для оттиска печати;
- Когда требование наличия оттиска определено на уровне российского законодательства;
- Когда требование наличия оттиска предусматривается первичным документом.
Однако важно отметить, что определять требуется ли печать на конкретном первичном документе или нет необходимо только тем компаниям, которые продолжают вести свою деятельность с использованием печати.
Типичные ошибки в первичной документации
В связи с тем, что на основании первичной учетной документации в компании формируется налоговая база и производится расчет налогов, налоговики пристально следят за корректностью оформления документов и достоверностью, отраженных в них сведений. Наиболее типичными ошибками при подготовке «первички» являются:
- Использование не утвержденных компанией бланков. Когда в организацию с проверкой приходит налоговая инспекция, первым документом, который они просят предоставить является учетная политика. Именно в ней должен быть зафиксирован факт использования самостоятельно разработанных бланков документов;
- Отсутствие в бланке обязательных к раскрытию реквизитов;
- Отсутствие в ячейках бланка обязательной для отражения информации;
- Арифметические ошибки при составлении. Данное нарушение зачастую имеет место возникать только в «первичке», которая заполняется не электронно, а вручную, так как формирование документа с использованием компьютерных программ позволяет предотвратить появления ошибок в расчетах;
- Исправление вопреки требованиям законодательства произведено в кассовой документации;
- В ячейках, которые являются обязательными к заполнению, но информация, по которым отсутствует или числовые значения показателей равняются нулю, не проставлены прочерки.
- Документ подписан не уполномоченным на это лицом. На практике в компании должно быть распоряжение руководителя, определяющее перечень лиц, которые имеют право подписывать те или иные первичные учетные документы. Соответственно, если «первичка» подписана лицом, не имеющим такого права, документ признается недействительным и не имеющим юридической силы.
Как исправить ошибки в первичной документации
В первую очередь отметим, что исправлять «первичку» можно и нужно, так как недостоверно отраженная информация представляет для компаний большую опасность, нежели скорректированный документ. Однако разрешено вносить исправления не во все учетные формы документов.
В соответствии с требованиями, установленными для составления первичных кассовых и банковских документов, корректировки данной категории бланков находятся под запретом.
Что касается всей остальной первичной документации, вносить в них исправления разрешается.
При этом необходимо следовать простым правилам, позволяющим скорректировать документ без ущерба для его наглядного представления.
Суть сводится к следующему:
- Неверную запись требуется аккуратно зачеркнуть,
- Рядом с исправлением следует указать актуальную информацию.
Вносить исправления в первичные документы могут только уполномоченные на это работники. Вследствие этого заверить произведенное исправление необходимо подписью ответственного сотрудника компании.
Срок х ранение первичных документов в организации
Обязанности хранения первичных документов возлагаются на организацию. Но для разных категорий документов устанавливаются разные сроки, в течение которых в компании заполненные документы должны находиться на хранении.
Минимальный срок хранения «первички» составляет пять лет. Тем не менее, для кадровой документации период, в течение которого документы должны находиться в компании составляет 75 лет.
При этом организация должна обеспечить подходящие условия для хранения документов, а также для предотвращения внесения в бланки несанкционированных исправлений. В общем случае ответственность за сохранность первичной учетной документации должна быть возложена на руководителя компании.