Скачать бланк Справки можно .
Когда сдавать 2-НДФЛ в ИФНС
| Ситуация | Срок представления 2-НДФЛ в ИФНС |
|---|---|
| Вы отчитываетесь по выплаченным доходам, с которых до конца года НДФЛ не был удержан. Пример. Ваша компания устраивала конкурс и победитель, не являющийся вашим работником, получил в качестве приза бытовую технику. Так как призер не получает от вас денежных выплат, у вас и нет возможности удержать НДФЛ со стоимости приза | Не позднее 1 марта года, следующего за отчетным (п. 5 ст. 226 НК РФ (в ред., действ. с 01.01.2016)). О неудержанном налоге известите не только налоговиков, но и само физлицо |
| Вы отчитываетесь по всем доходам, выплаченным за отчетный год (включая те, с которых НДФЛ не был удержан) | Не позднее 1 апреля года, следующего за отчетным (п. 2 ст. 230 НК РФ) |
Коды доходов и вычетов
Если до конца года вы не удержали НДФЛ из доходов физлица, то в Справке нужно указать . Когда же вы отчитываетесь по всем выплаченным физлицам доходам, то независимо от удержания/неудержания НДФЛ, в Справке ставится признак «1».
Как представлять справки о доходах
Со следующего года меняются условия для сдачи 2-НДФЛ в бумажном или электронном виде (п. 2 ст. 230 НК РФ (в ред., действ. с 01.01.2016 г.)). Так, если численность всех физлиц, которым был выплачен доход в предыдущем году не превышает 24 человек, то справки 2-НДФЛ можно представить на бумаге. В ином случае справки нужно направить в ИФНС в электронном виде по ТКС.
Пример
В 2015 г. вы выплатили доходы 26 работникам. Соответственно, вам нужно подать на этих сотрудников справки 2-НДФЛ по ТКС.
За несвоевременную сдачу Справки накажут
При сдаче 2-НДФЛ с нарушением срока вашу компанию (ИП) оштрафуют на 200 руб. за каждую справку (п. 1 ст. 126 НК РФ).
С 2016 г. вводится еще один вид штрафа: если налоговики обнаружат в представленных вами справках недостоверные данные, то компании (ИП) грозит штраф в размере 500 руб. за каждую 2-НДФЛ с ошибками (ст. 126.1 НК РФ).
Корректировка 2-НДФЛ
Если вы допустили ошибку при заполнении справки на какого-либо работника (физлицо), например, ошиблись в сумме зарплаты, нужно сдать исправленную 2-НДФЛ в инспекцию.
При этом в поле «№» нужно указать номер первоначальной справки 2-НДФЛ (той, где содержится ошибка), а дату уже поставить свежую.
Уточненную справку нужно представить налоговикам и в случае, когда указаны неверные данные работника (
Одним из критериев здорового сна, с точки зрения государства, является уплата налогов. Для физических лиц это предполагает заполнение и подачу ведомостей о доходах. Предприниматели ежегодно должны показывать не только свою прибыль, но и отчитываться по заработной плате сотрудников. Для этого существует форма 2 НДФЛ. Рассмотрим нюансы заполнения этого документа.
Любой предприниматель, в штате которого есть официально трудоустроенные сотрудники, должен ежегодно сдавать в налоговую отчет по форме 2 НДФЛ. Сделать это необходимо до 1 апреля года, следующего после отчетного. В данном случае речь идет о 2015.
Налоговый Кодекс предполагает штрафы за несвоевременную подачу. Сумма символическая, 50 руб. за каждую форму. Кроме того, руководитель предприятия несет административное наказание в виде штрафа в 300-500 руб.
Тем не менее, не следует расслабляться, поскольку систематическое нарушение налоговой отчетности влечет уголовную ответственность с более суровыми санкциями.
Кого нужно указывать в форме 2 НДФЛ?
Необходимо заполнить справки на всех сотрудников. Кроме того, на лиц, не состоящих в штате, но получавших доходы от предприятия. Под доходами следует понимать не только денежное вознаграждение, но и оплату труда в натуре (продуктами питания, одеждой, техникой и т.д.), а также премии и подарки.
В некоторых случаях на одного работника нужно заполнять 2 или более форм НДФЛ:
- если лицо получало доходы по разным ставкам налога;
- если лицо осуществляло деятельность в нескольких филиалах предприятия, расположенных в разных регионах страны.
Что можно не указывать в форме 2 НДФЛ?
Налоговый Кодекс РФ устанавливает следующие случаи:
- доходы лиц, которые не привлекают наемных работников;
- доходы, полученные в качестве выигрыша в лотерею;
- доходы, от продажи имущества.
Предприниматель учитывает эти денежные поступления в личные доходы, и указывает их в форме отчетности индивидуального подоходного налога.
Структура формы 2 НДФЛ
Любой образец 2 НДФЛ должен состоять из трех частей:
- шапка;
- основная часть;
- визирующая часть.
Справка 2 НДФЛ за 2015 г — бланк установленного образца. Поэтому нужно не только правильно заполнить эту бумагу, но и проверить, чтобы размещение всех реквизитов соответствовало требованиям. Не соблюдение этого правила может послужить основанием для отказа совершить определенные действия, со стороны государственных органов.
Шапка формы 2 НДФЛ
Шапка справка 2 НДФЛ, образец которой предполагает обязательные записи, должна выглядеть так:
- в верхнем правом углу название приложения (приложение 1 к ФНС России от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611) и указанием номера и даты последней редакции;
- под этими данными размещается название документа, его признак и код инспекции федеральной налоговой системы;
- далее указывается за какой период выдается справка, ее порядковый номер и дата выдачи.
Если с большинством реквизитов понятно, то о признаке и номере ИФНС следует сказать несколько слов.
Существует два признака №1 и №2. По первому признаку подаются формы 2 НДФЛ в том случае, если предприятие взимало налог с работников. Их необходимо сдавать до 1 апреля года следующего после отчетного.
По второму признаку, как очевидно, подаются формы, когда предприятие не удерживало налоги из заработной платы. Их необходимо предоставлять до 31 января года, за который необходимо отчитаться.
ИФНС – это номер региональной налоговой инспекции. Для того, чтобы определить какие цифры указывать в документе, воспользуйтесь удобным автоматическим поисковиком по всем регионам РФ . Вписывать в поле нужно четырехзначный код, который идет после дроби.
Запомните: неправильно вписывать двухзначный код, который является порядковым номером отделения ИНФС в населенном пункте.
Основная часть формы 2 НДФЛ
Справка 2 НДФЛ за 2015 г, образец представлен в конце статьи, состоит из 5 основных пунктов:
- информация о предприятии;
- информация о работнике;
- доходы за отчетный период по ставке 13% или 9%;
- налоговые вычеты;
- общая сумма доходов.
Данные о предприятии сводятся к заполнению четырех пунктов:
| № пункта | Наименование | Как заполнять |
| 1 | Данные о налоговом агенте | |
| 1.1 | ИНН/КПП для организации или ИНН для физического лица | Необходимо указать индивидуальный номер налогоплательщика и код причины постановки на учет, если справку выдает юридическое лицо. Для ИП достаточно указать только ИНН. Информацию можно перепроверить на сайте налоговой . |
| 1.2 | Наименование организации/Фамилия, имя, отчество физического лица | Указать название фирмы или написать ФИО частного предпринимателя. |
| 1.3 | Код ОКТМО | Общероссийский классификатор территорий муниципальных образований можно посмотреть . |
| 1.4 | Телефон | Указать рабочий номер телефона организации. |
В разделе информации о работнике нужно указать:
| № пункта | Наименование | Как заполнять |
| 2 | Данные о физическом лице – получателе дохода | Наименование раздела, граф для заполнения не предусмотрено. |
| 2.1 | ИНН | Необходимо указать индивидуальный номер налогоплательщика сотрудника, которому выдается справка. |
| 2.2 | Фамилия, имя, отчество | Указывается ФИО сотрудника, которому выдается справка. |
| 2.3 | Статус налогоплательщика | Существуют три основных статуса. Цифру «один «ставим в том случае, если получатель справки является гражданином РФ, цифру «два» — для нерезидентов. Цифру «три» — для иностранцев, которые признаны высококвалифицированными специалистами в соответствии с Законом «О правовом положении иностранных граждан». |
| 2.4 | Дата рождения | Указывается число, месяц и год рождения работника, которому выдается справка. |
| 2.5 | Гражданство (код страны) | Существует единая федеральная система кодировки государств, согласно которой, код РФ – 643. Для других стран коды можно посмотреть . |
| 2.6 | Код документа, удостоверяющего личность | Для паспорта этот код – 21, если для подтверждения личности используется другой документ, его цифровой код можно посмотреть . |
| 2.7 | Серия и номер документа | Указывается серия и порядковый номер документа, удостоверяющего личность. |
| 2.8 | Адрес места жительства в Российской Федерации | В этом пункте нужно указать почтовый индекс, код региона, район, город, населенный пункт, улицу, дом, корпус и квартиру. Код региона можно посмотреть . Графа населенный пункт заполняется только в том случае, если лицо проживает не в городе. |
| 2.9 | Адрес в стране проживания | Заполняется для нерезидентов, код страны смотрим . |
В пункте 3 нужно указать процент налогообложения, либо 13% либо 9%. Таблица доходов выглядит так:
| № пункта | Наименование | Как заполнять |
| 4 | Стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты | Наименование раздела, граф для заполнения не предусмотрено. |
| 4.1 | Суммы предоставленных налогоплательщику налоговых вычетов | В таблице нужно указывать вычеты на рождение ребенка. По новым правилам речь идет о кодах 114-125. Основные вычеты:114 – на первого ребенка, сумма вычета – 1400 руб.;115 – на второго, сумма вычета – 1400 руб.;116 – на третьего, сумма вычета – 3000 руб.;117 – на ребенка-инвалида, сумма вычета – 3000 руб. |
| 4.2 | № Уведомления, подтверждающего право на имущественный налоговый вычет | Уведомление предоставляется работником и выдается налоговой инспекцией. |
| 4.3 | Дата выдачи Уведомления | Указывается в порядке число, месяц, год. |
| 4.4 | Код налогового органа, выдавшего Уведомление | Проверить можно . |
Последний пункт основной части резюмирует всю указанную выше информацию. Он включает ведомости о:
| № пункта | Наименование | Как заполнять |
| 5 | Общие суммы дохода и налога по итогам налогового периода по ставке | Наименование раздела, граф для заполнения не предусмотрено. |
| 5.1 | Общая сумма дохода | Указывается суммарный доход за 12 месяцев. |
| 5.2 | Налоговая база | Суммарный доход за исключением налоговых вычетов по ставке на доходы физических лиц 13%. |
| 5.3 | Сумма налога исчисленная | Сумма налога, которую необходимо удержать из зарплаты. Для того, чтобы ее узнать, нужно сумму, указанную в графе налоговая база, умножить на 13%. |
| 5.4 | Сумма налога удержанная | Сумма, которую работодатель удержал из зарплаты, должна равняется сумме налога начисленного. |
| 5.5 | Сумма налога перечисленная | Указывается для доходов начиная с 2011 года, равняется сумме налога начисленного. |
| 5.6 | Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом | Если выясняется, что удержаны излишние средства по НДФЛ, то это необходимо указать. Вернуть их можно в течение трех месяцев, затем нужно готовить форму 3 НДФЛ. |
| 5.7 | Сумма налога, не удержанная налоговым агентом | Сумма, которая ошибочно недоначислена по НДФЛ. |
Заключительная часть формы 2 НДФЛ
Заполнение справки 2 НДФЛ предполагает обязательное указание:
- должности лица, выдающего документ;
- его подписи;
- фамилии, имени и отчества;
- мокрой печати.
По законы выдавать форму 2 НДФЛ могут либо директор предприятия, либо главный бухгалтер.
Справка 2 НДФЛ с подтверждением
При оформлении кредита или подготовке документов для выезда заграницу, потребуется представить справку 2 НДФЛ. Это проблема для тех, кто работает неофициально, поскольку такую бумагу директор предприятия им не выдаст.
Некоторые юридические конторы предлагают купить 2 НДФЛ. С одной стороны – это удобно, с другой может привести к плачевным последствиям. В Законе четко прописано, что форма 2 НДФЛ выдается исключительно на лиц, из зарплаты которых предприятие удержало налоги. Следовательно, предоставление купленной формы – подлог документов.
Недостаточно скачать бланк справки 2 НДФЛ, заполнить его в установленном порядке, и завизировать мокрой печатью. Любой банк без труда может проверить, делались ли по справке реальные отчисления в налоговую. Если информация не подтвердится, с лицом, предоставившим такой документ, будет разбираться служба безопасности банка.
Обращаясь в юридическую контору, поинтересуйтесь, каким образом она собирается подтверждать справку. Юрист должен дать четкий и конкретный ответ. Если он начнет пространно рассказывать об опыте, связях и положительных отзывах, смело разворачивайтесь и уходите. Купленная справка не пройдет поверку.
Что еще нужно знать о справке 2 НДФЛ
Для того, чтобы ответить на вопрос, сколько действительна справка 2 НДФЛ, необходимо разобраться с природой этого документа. Он подтверждает оплату труда наемного работника за отчетный период. Говоря юридическим языком, относится к констатирующим справкам, которые подтверждают факты, не подлежащие изменению.
Из этого следует, что 2 НДФЛ не имеет срока действия, так как доходы лица уже получены и не могут измениться. Кроме того, справка может выдаваться неограниченное число раз одному и тому же работнику. Для руководителя выдача данного документа не предполагает никаких рисков, поэтому даже не обязательно требовать у сотрудников заявление с объяснением причин, по которым им понадобилась форма 2 НДФЛ.
Для оформления справки можно обратиться в бухгалтерское или юридическое бюро, но эта услуга платная. Намного проще скачать образец 2 НДФЛ в конце статьи и по шаблону оформить собственный документ.
Естественно, когда штат состоит из нескольких десятков или даже сотен человек, проблематично выдавать справки вручную.
В этом случае, целесообразно установить компьютерную программу, которая поможет оформлять документы быстро. Достаточно один раз заполнить все поля, затем придется менять только числа и фамилии, остальные ведомости останутся в памяти программы.
Если принято решение воспользоваться компьютерным помощником, приобретите платный софт. Он постоянно обновляется и позволяет соответствовать изменениям в законодательстве.
Какой бы ни был выбран формат налогообложения, все без исключения предприниматели обязаны каждый год подавать отчеты в ИНФНС по доходной части, выплаченной наемным работникам, а также по налоговым сборам и отчислениям, которые были сделаны в пользу государственных страховых фондов.
03.02.2016Этот вопрос решается путем своевременного заполнения и подачи справки 2-НДФЛ. В 2016 году, в котором отчетность составляется за предыдущий отчетный период (2015 год), справка обновлена, а новый бланк утвержден приказом ФНС Российской Федерации от 30 октября 2015 г., зарегистрированного под номером ММВ-7-11/485.
Что изменилось в справке 2-НДФЛ?
Не удалось избежать изменений в выписке 2-НДФЛ по причине вступления в действие множественных положений главы 23 Налогового Кодекса России. Изменения коснулись следующих пунктов:
1. В документ добавлено новое поле, где записывается корректирующий номер. Первичная справка обозначается «0», корректирующая предполагает внесение «01», «02», к аннулирующей относится обозначение «99».
2. Если на предприятии официально зарегистрированы иностранные сотрудники, необходимо внести информацию по ИНН государства, гражданами которого являются трудящиеся.
3. В разделе, где речь идет о налоговых вычетах, показываются сведения по вычетам инвестиций. Для заполнения сумм по социальным вычетам выделено отдельное поле, где фиксируются реквизиты уведомления, составленных работниками налогового отделения о возможности плательщика претендовать на этот вычет. Важно входить в перечень тех, кто может воспользоваться данной льготой.
4. Теперь в справке НДФЛ-2 имеется графа для определения сумм по авансовым платежам, вносимым из зарплат наемных иностранцев.
Когда и как в 2016 году сдавать справку 2-НДФЛ за 2015 год
Здесь все зависит от того, отчисляли вы НДФЛ из заработной платы сотрудника в 2015 году или нет.
- Если НДФЛ не удерживалось, граничная дата подачи 2-НДФЛ - до 1.03.2016 года.
- Заблаговременно сделанные отчисления из заработка работника по НДФЛ в 2015 году предполагают срок подачи документации до 1.04.2016 года.
Что касается вариантов, которыми можно воспользоваться при подаче документа в налоговую службу, их несколько:
- примените компьютерные технологии и заполните электронную форму бухгалтерской отчетности. Передать документ в электронном варианте исполнения можно по электронной почте, для этого необходимо создать собственный и узнать электронный адрес налоговой.
- если вы не очень надеетесь на Интернет и предпочитаете отдавать отчетность прямо в руки работнику налоговой, можно скинуть электронный вариант на диск или флеш-устройство и доставить его самостоятельно. Но здесь следует учесть важный нюанс: оформленными считаются только те справки в электронном виде, которые соответствуют требованиям форматного контроля. Что представляет собой форматный контроль? Это не что иное как перепроверка оформленных должным образом сведений, обозначенных в 2-НДФЛ, и соответствие формата, который был принят приказом ФНС Российской Федерации от 30.10.2015 года под номером ММВ-7-11/485.
- также в 2016 году действует традиционный вариант заполнения справки 2-НДФЛ, но пользоваться печатным бланком разрешается только тем организациям, где официально трудоустроено не более 25 сотрудников.
Правила составления 2-НДФЛ в 2016 году
Почему так важно знать, как правильно заполнить бланк 2-НДФЛ? Дело в том, что с начала 2016 года недостоверная информация, предоставляемая предпринимателем, наказывается начислением для последующей уплаты штрафных санкций в размере 500 рублей. А т.к. эта справка фиксируется в отношении каждого трудящегося в организации, окончательная сумма пени, которую придется уплатить в госказну, может оказаться достаточно ощутимой.
Бухгалтеров интересует, как поступить, если работнику на протяжении 2015 года выдана доходная часть, на которую начисляются налоговые взносы по разным процентным ставкам? Справка 2-НДФЛ в этом случае выписывается в одном экземпляре, но заполнить в ней нужно еще несколько дополнительных разделов: с 3 по 5.
Итак, если вы внимательно посмотрите, как выглядит справка 2-НДФЛ в 2016 году, то заметите, что документ делится на так называемую «шапку» и 5 разделов.
1. «Шапка содержит указание отчетного года, порядковой нумерации и наконец даты оформления справки 2-НДФЛ. Сюда же следует вписать кодировку территориального отделения налоговой инспекции, которая получает вашу налоговую отчетность.
Обратите внимание на графу «Признак» и «№ корректировки». Были выплачены доходы сотруднику в 2015 году, с которых уплачен НДФЛ - в графе «признак» запишите «1». Не удерживался НДФЛ - разместите значение «2».
2. Когда вы заполняете справку 2-НДФЛ впервые, в графу, где указывается корректирующий номер, поставьте «00», если уже корректируете значение - увеличьте показатель на 1 единицу и т.д. по возрастающей. Аннулирующая справка предполагает запись «99».
Особенности заполнения 1 раздела справки 2-НДФЛ в 2016 году за предыдущий 2015 год
Раздел 1 включает такие сведения о предприятии:
- название, при чем обозначается форма регистрации деятельности (ООО, ОАО и т.п.);
- ИНН и КПП;
- кодировка ОКТМО, где предприятие состоит на учете;
- телефон, по которому можно связаться с руководством предприятия и ответственными должностными лицами;
- код муниципального образования, на территории которого размещается предприятие или его отдельное подразделение.
Нюансы составления 2 раздела справки 2-НДФЛ по данным за 2015 год
Раздел 2 посвящен отображению информации о сотруднике организации. Сюда следует внести его ФИО, ИНН, дату рождения, адрес проживания на нынешний момент, независимо от того, имеет трудящийся гражданство России или является иностранным подданным.
Заполните статус налогоплательщика, который определяется такими реквизитами:
- цифра «1» проставляется если плательщик - налоговый резидент РФ;
- «2» - имеет место быть если плательщик налогов не налоговый резидент;
- «3» вписывают в отношении высококвалифицированного специалиста, не относящегося к резидентам РФ;
- категория «4» действует для участников Госпрограммы по оказанию помощи и поддержки добровольным переселенцам в РФ, которые вынуждены или сами приняли решение изменить место жительства;
- показатель «5» применяют для иностранцев, работающих в РФ но договору найма на патентной основе.
Здесь же, в разделе 2 отмечается гражданство сотрудника и обозначается код государства. Определиться с кодировкой можно, изучив специальный справочник «Коды документов», вышедший и утвержденный в последнем издании от 30 октября 2015 года.
Как правильно оформить 3 раздел справки 2-НДФЛ за 2015 года
Раздел 3 содержит сведения по доходной части, которую получило физическое лицо, доход может исчисляться в натуральной и материальной форме. Отражаются все подотчетные месяцы, здесь же записываются суммы по налоговым вычетам.
Если заполняется признак 1, раздел 3 обязательно должен содержать порядковую нумерацию месяцев, кодировку доходов, суммы по всем насчитанным и реально выданным работнику доходам. Признак 2 предполагает оформление доходной составляющей, полученной сотрудником в 2015 году, с которой не высчитывался налог по отношению к налоговому агенту.
В заголовке 3 раздела следует записать процент ставки по налогу, применяемый к налоговым отчислениям.
Какие еще поля необходимо заполнить в 3 разделе справки 2-НДФЛ за 2015 год?
3. «Месяц» - в порядковой позиции укажите номер календарного месяца в отчетном году, когда работнику был начислен и выдан доход.
4. «Код дохода» показывает код доходной составляющей, выбранный из всех кодов доходов налогоплательщика.
5. «Сумма дохода» одновременно описывает точные начисленные и полученные суммы по отдельному коду, определенному в позиции выше.
6. В графы «Код вычета» и «Сумма вычета» вписываются данные по кодировке, действующей в соответствии с российским налоговым законодательством.
Нюансы оформления раздела 4 справки 2-НДФЛ по данным 2015 года
Если в 2015 году были произведены вычеты, будь то стандартные, социальные или имущественные, эта информация отражается в 3 разделе. Здесь же указывается кодировка уведомления, обусловливающего право сотрудника на вычет, число получения этого документа на руки и наконец код ИФНС, выдавшей уведомление.
Оформление раздела 5 справки 2-НДФЛ за 2015 год
В 5 разделе речь идет об общих суммах, здесь содержится информация о начисленных доходах на 1 сотрудника и полученных, о любых отчислениях и удержаниях. В графе общей суммы доходов не отображаются показатели по разделам 3 и 4. Налоговая база соответствует указанному значению общей суммы дохода за минусом вычетов из разделов 3 и 4.
Должным образом оформляется графа относительно суммы по налогу, который был изъят из заработной платы работника, а также фиксированные платежи. Что означает сумма, излишне взятая налоговым агентом? Это значит, что налоговый агент по-прежнему остается задолжником и должен возвратить установленную денежную массу, сформированную вследствие изменения статуса налогоплательщика в подотчетный период времени.
Если справка 2-НДФЛ составляется при наличии признака 2, необходимо следовать таким правилам составления документа:
- указывается общая сумма доходов, отображенная в разделе 3;
- исчисленная определяет исчисленные налоговые взносы, удержанные в данном случае не учитываются;
- в строках, где заполняется сумма удержанная и перечисленная, записывается «0»;
Перепишите в 2-НДФЛ нужные сведения об уведомлении, которое дает право на снижение налога на сумму по фиксированным авансовым подсчетам. Графа «Налоговый агент» заполняется, если 2-НДФЛ подает налоговый агент или доверенное лицо, обладающее правом выступать от лица руководства предприятия, это право он должен подтвердить соответствующей официальной бумагой.
Внизу проставляются данные того, кто заполнил справку, документ подтверждается подписью. Если при суммировании значений получаются не только рубли, но и копейки, результат округляется до десятичного исчисления после запятой. Налоговые взносы указываются в целых значениях.
Образец оформления справки 2-НДФЛ за 2015 год
До 1 апреля всем налоговым агентам предстоит отчитаться о доходах своих сотрудников за 2015 год. Причем сделать это нужно будет по новому шаблону. О том, как изменилась форма справки, а также о других нюансах ее заполнения, читайте в нашей статье.
Ежегодно работодатели должны представлять в ИФНС справки о доходах, полученных сотрудниками за прошедший год. Не смотря на то, что до 1 апреля еще есть время, советуем не откладывать на последние дни составление справок по доходам физлиц.
О неудержанном налоге отчитаться придется дважды
Формировать справку нужно по каждому физическому лицу, получавшему в 2015 году доход, с которого удерживался НДФЛ. Но даже если налог не удерживался ввиду отсутствия такой возможности (например, выплата дохода осуществлялась в натуральной форме), то по таким доходам все равно нужно отчитаться. Причем, дважды. Сначала такие доходы отражаются в справке 2-НДФЛ с признаком «2», которая подается не позднее 1 марта. Затем эти же доходы показываются в справке 2-НДФЛ, но уже с признаком «1». Эта справка подается вместе с остальными - не позднее 1 апреля.О том, что нужно подавать повторную справку по таким доходам, поясняют чиновники (Письмо Минфина РФ от 01.12.14 № 03-04-06/61283). Да и в инструкции по заполнению справки 2-НДФЛ приведен пример, из которого видно, что по доходам, с которого не был удержан НДФЛ, компания должна подавать сведения дважды.
Однако суды с таким подходом не согласны. Как указывают арбитры, справки с признаком «2» содержат все необходимые сведения, подлежащие указанию в справке с признаком «1». Поэтому если налоговый агент в установленные сроки сообщил в инспекцию о невозможности удержать НДФЛ, подав справку о доходах по форме 2-НДФЛ с признаком «2», то повторную справку с признаком «1» можно не представлять (Постановления ФАС Уральского округа от 23.05.14 № Ф09-2820/14, от 24.09.13 № Ф09-9209/13).
Другое дело, что, пожалуй, вряд ли кто захочет доводить дело до суда. Поэтому во избежание дополнительных проблем, мы бы рекомендовали повторно подать справку о не удержанном налоге, указав в ней признак «1».
Заполняем справку
В первую очередь, хотим обратить ваше внимание на то, что с этого года применяется обновленная форма 2-НДФЛ, утвержденная Приказом ФНС от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@. Изменения незначительны. Как и раньше, справка о доходах состоит из заголовочной части и пяти разделов. Добавились лишь некоторые показатели, которых в прежней форме не было. Но обо всем по порядку.В заголовочной части нужно указать год, за который составляется справка, порядковый номер и дату составления документа.
В поле «Признак» следует проставить цифру «1», означающую, что справка представляется о доходах физлица и удержанном налоге.
Далее вы обнаружите новое поле, которого в прежней форме справки не было. Это поле называется «Номер корректировки». В нем следует проставить «00» в случае если справка за 2015 год заполняется впервые. Если впоследствии налоговый агент будет подавать корректирующие сведения, то в данном поле нужно будет указать, какая по счету уточненная справка подается (например: «01», «02» и т д.).
А если понадобиться аннулировать ранее поданную справку, то в аннулирующей справке необходимо проставить номер корректировки «99». В этом случае заполняются только заголовок и разделы 1 и 2, а разделы 3, 4 и 5 не заполняются. Такой алгоритм прописан в порядке заполнения новой формы 2-НДФЛ.
В поле «в ИФНС (код)» вписывается четырехзначный код налогового органа, в котором налоговый агент состоит на налоговом учете, например: 5032, где 50 - код региона, 32 - код налогового органа.
Раздел 1 «Данные о налоговом агенте»
В этом разделе отражаются данные о налоговом агенте. В поле «Код по ОКТМО» указывается код муниципального образования, на территории которого находится организация или обособленное подразделение организации.Коды по ОКТМО содержатся в «Общероссийском классификаторе территорий муниципальных образований» ОК 033-2013 (ОКТМО). При заполнении показателя «Код по ОКТМО», под который отводится одиннадцать знакомест, в свободных знакоместах справа от значения кода в случае, если код ОКТМО имеет восемь знаков, никакие символы не проставляются. Например, для восьмизначного кода по ОКТМО указывается значение «12445698».
Далее указывается номер телефона, ИНН, КПП и наименование налогового агента. Если у организации есть обособленное подразделение и гражданин получал свой доход через это подразделение, то в справке ставится КПП по месту нахождения подразделения.
Раздел 2 «Данные о физическом лице - получателе дохода»
В этом разделе указываются данные о физическом лице - получателе дохода. Как и прежде, в справке следует отражать ИНН гражданина. В новой форме добавлено поле «ИНН в стране гражданства», в котором следует указать ИНН работника-иностранца.В начале года налоговое ведомство пояснило, что идентификационный номер налогоплательщика не является обязательным элементом. В связи с этим, если налоговый агент не укажет ИНН физлица в справке 2-НДФЛ, инспекция пришлет протокол с сообщением «Предупреждение. Не заполнен ИНН для гражданина России». Но при этом будет считаться, что сведения о доходах физического лица (при отсутствии иных нарушений) прошли форматно-логический контроль, и налоговики примут такую справку. Такие разъяснения приведены в Письме ФНС от 27.01.16 № БС-4-11/1068@.
Если же бухгалтер впишет в справку 2-НДФЛ неверный ИНН, то компании грозит штраф в размере 500 руб. (ст. 126.1 НК РФ, Письмо ФНС от 11.02.16 № БС-4-11/2224).
Поэтому если работник не предоставил вам свой ИНН, а узнать его номер из других источников не получилось, то ни в коем случае не указывайте в справке произвольную комбинацию цифр вместо ИНН. В таком случае поле для ИНН лучше оставить незаполненным.
Для поля «Статус налогоплательщика» раньше были предусмотрены следующие статусы:
1 — сотрудник является резидентом РФ
2 — сотрудник не является резидентом РФ
3 — сотрудник является высококвалифицированным специалистом
Теперь же для новой формы 2-НДФЛ введены дополнительные статусы:
4 - если работник является участником государственной программы добровольного переселения соотечественников, проживающих за рубежом.
5 — для работников-иностранцев, имеющих статус беженцев или получивших временное убежище в России.
6 — для работников-иностранцев, которые работают на основании патента.
В поле «Гражданство (код страны)» указывается числовой код страны, гражданином которой является налогоплательщик. Код страны указывается согласно Общероссийскому классификатору стран мира (ОКСМ), утвержденному постановлением Государственного комитета РФ по стандартизации и метрологии от 14.12.2001 № 529-ст. Например, код 643 - код России, код 112- код Белоруссии. При отсутствии у налогоплательщика гражданства в поле «Код страны» указывается код страны, выдавшей документ, удостоверяющий его личность.
В поле «Код документа, удостоверяющего личность» указывается код вида документа, удостоверяющего личность, который выбирается из Справочника «Коды вида документов, удостоверяющих личность налогоплательщика». Например, паспорту гражданина России соответствует код «21». В поле «Серия и номер» указываются реквизиты документа, удостоверяющего личность налогоплательщика, соответственно, серия и номер документа, знак «N» не проставляется.
Раздел 3 «Доходы, облагаемые по ставке ___%»
В заголовке данного раздела указывается та ставка НДФЛ, в отношении которой заполняется данный раздел. Если в течение отчетного года физическому лицу выплачивались доходы по разным ставкам, данный раздел заполняется для каждой из ставок.В этот раздел вносятся сведения о доходах, начисленных и фактически полученных физическим лицом в денежной и натуральной форме, а также в виде материальной выгоды. Там же приводятся соответствующие вычеты, если таковые имели место (кроме стандартных, социальных, инвестиционных и имущественных налоговых вычетов, для которых предусмотрен следующий раздел).
Как и раньше, таблицу раздела 3 нужно заполнять помесячно.
В поле «Месяц» в хронологическом порядке указывается порядковый номер месяца налогового периода, за который был начислен и фактически получен доход.
В поле «Код дохода» указывается соответствующий код доходов, выбираемый из «Кодов видов доходов налогоплательщика». Обратите внимание: при заполнении раздела 3 справки нужно применять коды доходов и коды вычетов, утвержденные Приказом ФНС от 10.09.15 № ММВ-7-11/387@. То есть коды доходов и коды вычетов также изменились.
В поле «Сумма дохода» отражается вся сумма начисленного и фактически полученного дохода по указанному коду дохода. Напротив тех видов доходов, в отношении которых предусмотрены соответствующие вычеты, или которые подлежат налогообложению не в полном размере, указывается соответствующий код вычета.
Если в числе доходов, выплаченных физическому лицу, есть доходы, полностью освобожденные от обложения НДФЛ, то такие доходы в этот раздел включать не следует. Перечень таких доходов приведен в статье 217 НК РФ. Их не нужно отражать в справке, если они не облагаются налогом независимо от суммы. Подтверждением этому служат также справочники «Коды доходов» и «Коды вычетов». В них нет таких выплат, как, например, пособие по беременности и родам, компенсация, связанная с выдачей натурального довольствия и др. Эти доходы не облагаются НДФЛ в полной сумме (п. 1 и 3 ст. 217 НК РФ). Такой вывод следует и из Писем Минфина РФ от 18.04.2012 № 03-04-06/8-118, от 04.04.2007 № 03-04-06-01/109, ФНС от 26.02.2006 № 04-1-03/105.
Подробнее хотим остановиться на доходах, не облагаемых НДФЛ в пределах определенных сумм. Например, сотруднику помимо зарплаты и отпускных выплачивалась материальная помощь в размере 5000 руб. Данная выплата не облагается налогом, если ее сумма в течение года не превысила 4000 руб. (п. 28 ст. 217 НК РФ). Мы считаем, что компания должна включить в раздел 3 справки 2-НДФЛ материальную помощь в полной сумме и соответствующий ей вычет (необлагаемую сумму) в размере 4000 руб.
Но существует мнение, что в справку 2-НДФЛ не нужно включать выплаты, уложившиеся в необлагаемый лимит. А если сумма превысила лимит, то включать только сумму превышения.
Мы данное мнение не разделяем. Дело в том, что указание в справке 2-НДФЛ только облагаемых выплат не будет отражать реальную сумму доходов, полученных сотрудником. Более того, вполне вероятна ситуация, когда в течение года человек получит матпомощь сначала у одного работодателя (например, 5000 руб.), а затем - у другого. Допустим, при увольнении ему выдали справку 2-НДФЛ, в которой указана матпомощь в размере 1000 руб. (5000 руб. - 4000 руб.). Устроившись на другую работу, он получает матпомощь повторно. Предположим, снова в размере 5000 руб. По закону в такой ситуации сотрудник должен уплатить НДФЛ с дохода 6000 руб. (5000 руб. + 5000 руб. - 4000 руб.). Однако из-за отсутствия полной информации в справке 2-НДФЛ от предыдущего работодателя бухгалтер на новом месте работы сотрудника удержит НДФЛ только с 2000 руб. (1000 руб. + 5000 руб. - 4000 руб.). В результате налоговая база по НДФЛ будет искажена.
Чтобы избежать возможных конфликтов, сведения о выплате нормируемых доходов в справке 2-НДФЛ лучше указывать в двух графах:
- в графе «Сумма дохода» - общую сумму выплаты, включая необлагаемую величину;
- в графе «Сумма вычета» - сумму необлагаемого дохода.
Раздел 4 «Стандартные, социальные, инвестиционные и имущественные налоговые вычеты»
Раздел 4 нужно заполнять только в том случае, если физическому лицу предоставлялись стандартные, имущественные или социальные вычеты. В новой форме добавлено упоминание об инвестиционных налоговых вычетах. В этом разделе проставляется код вычета и его сумма.Если работник в 2015 году получал через своего работодателя имущественный налоговый вычет, то в этом разделе нужно указать номер уведомления, подтверждающего право работника на вычет, дату выдачи такого уведомления и код ИФНС, выдавшей уведомление. С этого года через своего работодателя можно получать и социальный налоговый вычет. Подробнее об этом читайте тут: Поэтому в новой форме справки добавилось поле для указания реквизитов уведомления и на получение социального вычета.
Код соответствующего вычета берется из справочника «Коды видов вычетов налогоплательщика» (приложение № 2 к приказу ФНС от 10.09.15 № ММВ-7-11/387@).
Раздел 5 «Общие суммы дохода и налога»
В данном разделе отражаются общие суммы начисленного и фактически полученного дохода, исчисленного, удержанного и перечисленного НДФЛ по ставке, указанной в заголовке раздела 3.Раздел 5 справки формируется отдельно по каждой ставке налога и виду дохода. Поэтому если компания в течение налогового периода выплачивала физическому лицу доходы, облагаемые по разным налоговым ставкам (например, 13 % и 35 %), то для каждой из ставок нужно заполнить разделы 3-5 справки 2-НДФЛ.
Порядок заполнения данного раздела для наглядности представим в таблице.
Наименование поля | |
| Общая сумма дохода | Общая сумма начисленного и фактически полученного дохода, без учета вычетов, указанных в разделах 3 и 4. |
| Налоговая база |
Налоговая база, с которой исчислен налог. Рассчитывается так: из суммы дохода, отраженной в поле «Общая сумма дохода», вычитается сумма вычетов, отраженных в разделах 3 и 4. |
| Сумма налога исчисленная | Общая сумма исчисленного НДФЛ (сумма налоговой базы умножается на ставку). |
| Сумма фиксированных авансовых платежей |
Сумма фиксированных авансовых платежей, принимаемая в уменьшение суммы исчисленного налога. Такого поля в прежней форме справки не было. Оно заполняется только в отношении иностранных работников. Сразу под таблицей имеется новое поле для указания реквизитов уведомления, подтверждающего право на уменьшение налога на фиксированные авансовые платежи (номер и дата уведомления, а также код налогового органа, выдавшего уведомление). |
| Сумма налога удержанная | Общая сумма удержанного НДФЛ. |
| Сумма налога перечисленная | Общая сумма перечисленного НДФЛ. |
| Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом | Не возвращенная налоговым агентом излишне удержанная сумма налога, а также сумма переплаты налога, образовавшаяся в связи с изменением налогового статуса налогоплательщика в налоговом периоде. |
| Сумма налога, не удержанная налоговым агентом | В справках с признаком 1 и с признаком 2 указывается исчисленная сумма налога, которую налоговый агент не удержал в налоговом периоде. |
В порядке заполнения формы 2-НДФЛ отсутствует положение о том, что сумма налога указывается в полных рублях. Однако ФНС в Письме от 28.12.15 № БС-3-11/4997 обращает внимание на положения пункта 5 статьи 52 НК РФ. В нем сказано, что сумма налога должна исчисляться в полных рублях. При этом сумма налога менее 50 копеек отбрасывается, а сумма налога 50 копеек и более округляется до полного рубля. Поэтому в справках 2-НДФЛ данные о начисленных суммах налога, по мнению налогового ведомства, должны быть округлены до полных рублей.
Декабрьская зарплата в январе
Некоторые работодатели декабрьскую зарплату выплачивают в декабре, а некоторые — в январе, уже после праздников. НДФЛ с зарплаты перечисляется не позднее дня, следующего за днем выплаты налогоплательщику дохода (п. 6 ст. 226 НК РФ). Соответственно возникает вопрос: нужно ли отражать зарплату за декабрь, выплаченную в январе, в справке 2-НДФЛ за предыдущий год?Обратимся к пункту 2 статьи 223 НК РФ. Там говорится, что в целях исчисления НДФЛ датой получения зарплаты признается последний день месяца, за который она начислена. Из этой нормы следует, что зарплата за декабрь 2015 года отражается в справке 2-НДФЛ за 2015 год даже в случае, если зарплата была выплачена только в январе 2016 года.
Такой позиции придерживается и ФНС в Письме от 03.02.2012 № ЕД-4-3/1692@. В этом же письме налоговики поясняют, что помимо декабрьской зарплаты, выплаченной в январе, в справке нужно отразить и исчисленный с этой зарплаты НДФЛ в качестве перечисленного налога, не смотря на то, что перечислен он был в январе.
Способ подачи справки
С 1 января 2016 года налоговым агентам, выплатившим доход в пользу 25 человек и более, нужно подавать справки 2-НДФЛ в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи через оператора электронного документооборота (п. 2 ст. 230 НК РФ). Использовать «флешки» и «дискеты» теперь нельзя. Раньше через Интернет следовало подавать справки при численности от 10 человек.Если же компания в 2015 году выплатила доходы в пользу менее 25 человек, то она имеет право подать справки 2-НДФЛ в бумажном виде. В этом случае необходимо будет составить сопроводительный Реестр. Его форма приведена в Приложении № 1 к Порядку представления в налоговые органы сведений о доходах физических лиц и сообщений о невозможности удержания налога и сумме налога на доходы физических лиц (далее - Порядок), утвержденному Приказом ФНС от 16.09.2011 № ММВ-7-3/576@. Этот Реестр оформляется в двух экземплярах, один из которых остается в инспекции, а другой возвращается налоговому агенту.
«Бумажные» справки о доходах можно отправить по почте с описью вложения. Сведения о доходах за 2015 год могут быть отправлены по почте до 24 часов 1-го апреля 2016 года (п. 8 ст. 6.1 НК РФ).
Справки, представленные налоговым агентом лично (через представителя) на бумажных носителях, считаются принятыми при условии прохождения «контроля заполнения». А документом, подтверждающим факт представления справок, является соответствующий Протокол приема сведений (его форма приведена в приложении № 3 Приказа ФНС № ММВ-7-3/576@). Этот протокол оформляется в двух экземплярах, и подписывается как должностным лицом инспекции, так и налоговым агентом или его представителем (если он присутствует). Об этом сказано в пункте 18 Порядка. ФНС в Письме от 22.10.14 № БС-4-11/21887@ напомнила о данном порядке.
Таким образом, в случае если прием сведений осуществляется в присутствии налогового агента (его представителя), то протокол должен быть подписан налоговым агентом. При этом печать налогового агента проставляется на протоколе только при ее наличии.
Штрафы за неподачу справок выросли
Изменились штрафы за несвоевременную подачу в ИФНС справок о доходах физлиц. Так, если в 2015 году размер штрафа составлял всего 200 рублей, которые платились за каждый просроченный документ, то с 1 января 2016 года эта сумма выросла в 5 раз и стала равна 1000 рублей.Другое важное нововведение связано с появлением штрафа за предоставление недостоверных данных: он равен 500 рублям за каждый документ, содержащий ошибки (ст. 126.1 НК РФ). При этом указание неверного ИНН в справке 2-НДФЛ налоговики воспримут как предоставление недостоверных сведений и оштрафуют компанию по статье 126.1 НК РФ (Письмо ФНС от 11.02.16 № БС-4-11/2224). Правда, штрафа можно избежать, если налоговый агент самостоятельно выявит ошибки и представит уточненные документы до того, как их обнаружит ИФНС.
Иногда налоговики пытаются применить другие виды наказания незаконно. Например, были случаи, когда ИФНС арестовывала расчетный счет компании, не сдавшей своевременно справки 2-НДФЛ. Такой случай рассмотрен, например, в Постановлении ФАС Московского округа от 30.01.08 № КА-А40/11778-07.
Налоговики посчитали, что пункт 3 статьи 76 Налогового кодекса позволяет заморозить счет, так как «представляемая налоговым агентом на основании п. 2 ст. 230 НК РФ отчетность по НДФЛ установленной формы имеет характер налоговой декларации по смыслу ст. 80 НК РФ».
Разумеется, суд доводы инспекции не принял. Приостанавливать операции по счетам на основании пункта 3 статьи 76 Налогового кодекса налоговики могут только в случае, если была просрочена подача в ИФНС налоговой декларации более чем на 10 рабочих дней. Это правило касается лишь деклараций. Справка 2-НДФЛ налоговой декларацией не является.
Образец заполненной справки 2-НДФЛ за 2015 год представлен ниже.
По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:
Организация в рассматриваемой ситуации должна учесть при заполнении полей "Сумма налога перечисленная" разделов 5 справок по форме 2-НДФЛ за 2015 год и суммы НДФЛ с доходов, полученных физическими лицами в 2015 году, но перечисленные в бюджетную систему РФ в марте 2016 года, до представления указанных справок.
Обоснование позиции:
На основании НК РФ налоговые агенты должны представлять в налоговый орган по месту своего учета, в том числе, документ, содержащий сведения о доходах физических лиц истекшего налогового периода и суммах налога, исчисленного, удержанного и перечисленного в бюджетную систему РФ за этот налоговый период по каждому физическому лицу, ежегодно не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом, по форме, форматам и в порядке, которые утверждены федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов, если иное не предусмотрено НК РФ. Для указанной цели ФНС России от 30.10.2015 N ММВ-7-11/485@ утверждена форма 2-НДФЛ "Справка о доходах физического лица" (далее - Справка) и порядок ее заполнения (далее - Порядок). Справки за 2015 год представляются именно по форме, утвержденной указанным приказом (смотрите, например, ФНС России от 28.12.2015 N БС-3-11/4997@).
Из буквального толкования НК РФ, по нашему мнению, не следует, что в Справках за соответствующий налоговый период подлежат отражению исключительно сведения о суммах НДФЛ, перечисленного в бюджетную систему РФ только в данном налоговом периоде.
В соответствии с Порядком Справки представляются налоговыми агентами за налоговый период. При этом они заполняются налоговым агентом на основании данных, содержащихся в регистрах налогового учета. НК РФ установлено, что формы регистров налогового учета и порядок отражения в них аналитических данных налогового учета, данных первичных учетных документов разрабатываются налоговым агентом самостоятельно и должны содержать, в частности, сведения, позволяющие идентифицировать даты перечисления НДФЛ в бюджетную систему РФ.
Сведения об общей сумме перечисленного НДФЛ по соответствующей ставке, указанной в заголовке раздела 3 Справки, отражаются в поле "Сумма налога перечисленная" раздела 5 Справки, о чем говорится в разделе VII Порядка.
На наш взгляд, положения Порядка также не ограничивают возможности заполнения поля "Сумма налога перечисленная" раздела 5 Справки рамками исключительно того налогового периода, за который составляется Справка.
Отметим, что ранее специалисты ФНС России исходили из того, что при заполнении анализируемого реквизита Справки указывается сумма НДФЛ, перечисленного с дохода в виде оплаты труда за налоговый период, включая сумму налога, перечисленного за декабрь в январе ( ФНС России от 03.02.2012 N ЕД-4-3/1692@, от 12.01.2012 N ).
Таким образом, полагаем, что организация в рассматриваемой ситуации должна учесть при заполнении полей "Сумма налога перечисленная" разделов 5 Справок за 2015 год и суммы НДФЛ с доходов, полученных физическими лицами в 2015 году, но перечисленные в бюджетную систему РФ в марте 2016 года, до представления Справок.
В заключение отметим, что в Минфина России от 16.02.2015 N 03-02-07/1/6889 специалисты финансового ведомства пришли к выводу о том, что НК РФ не предусмотрено освобождение налогового агента от ответственности за несвоевременное перечисление удержанных с налогоплательщиков сумм НДФЛ в бюджетную систему РФ в случае представления им в налоговый орган достоверных сведений о доходах физических лиц за соответствующий налоговый период и перечисление налога в полном размере до представления указанных сведений в налоговый орган и проведения налоговой проверки.
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Волкова Ольга
Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
кандидат экономических наук Игнатьев Дмитрий
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.