Материал предоставлен журналом "Практическая бухгалтерия" /
А. Балашова, гл. бухгалтер
Ставка налога на доходы физических лиц зависит от того, где гражданин провел больше времени в течение календарного года - в России или за ее пределами. Однако определить этот показатель в начале и даже в середине года еще невозможно. Как в таком случае рассчитать налог, чтобы не нарушить законодательство и не обидеть работника?
Ответ вы найдете в статье.
Для расчета НДФЛ неважно, является ваш сотрудник гражданином России или нет. Имеет значение другое: подпадет ли он под определение резидента РФ. Таковыми признаются физические лица, которые в календарном году фактически находились на территории РФ не менее 183 дней (п. 2 ст. 11 НК РФ). Если физическое лицо является резидентом, то его доходы от выполнения трудовых обязанностей облагаются по ставке 13 процентов, в противном случае применяется ставка 30 процентов (ст. 224 НК РФ).
Но как при выплате доходов в течение года определить статус работника и, следовательно, верную ставку? Что касается российских граждан, то принято считать, что на начало налогового периода они являются резидентами. Однако на практике возникают ситуации, когда россиянин перестает быть резидентом. Тогда он, как и иностранный сотрудник, становится головной болью бухгалтера.
В уходящем году Минфин уделил данной проблеме большое внимание: из-под пера специалистов финансового ведомства вышло несколько полезных для бухгалтеров писем.
Сотрудник из-за границы
Первое разъяснение касается ситуации, когда фирма привлекает для работы специалистов, являющихся гражданами иностранных государств (письмо Минфина России от 30 июня 2005 г. № 03-05-01-04/225).
Предположим, что организация выплачивает доходы физическим лицам на основании срочных и бессрочных трудовых контрактов. До того, как гражданин сможет документально подтвердить, что он фактически находился на территории РФ в календарном году не менее 183 дней, НДФЛ с его доходов фирма удерживает по ставке 30 процентов. Многие задаются вопросом: а если у работника есть перспектива стать налоговым резидентом РФ в течение года, можно ли применять ставку 13 процентов еще до истечения 183 дней в календарном году? И если да, то какие документы должны быть для этого представлены?
Ответ Минфина порадовал многие фирмы и особенно их иностранных работников. Сотрудники финансового ведомства указали следующее. В некоторых случаях иностранные граждане могут рассматриваться в качестве налоговых резидентов РФ на начало налогового периода и уплачивать НДФЛ по ставке 13 процентов. Это возможно, если трудовой договор, заключенный между российской организацией и иностранным гражданином, предусматривает продолжительность работы в РФ в текущем календарном году свыше 183 дней.
Таким образом, у бухгалтера есть выбор. Первый вариант таков. С начала года удерживать с доходов иностранных сотрудников НДФЛ по ставке 30 процентов. Затем, в случае изменения их налогового статуса (если работники находятся на территории РФ уже более 183 дней в календарном году) произвести перерасчет сумм налога с начала календарного года по ставке 13 процентов.
Второй вариант основан на упомянутом письме Минфина и состоит в следующем. Если между иностранным работником и организацией заключен трудовой договор сроком более чем на 183 дня данного календарного года, то 13-процентная ставка применяется сразу с начала года (или начала работы). А в случае необходимости перерасчет сумм налога производится на дату фактического завершения пребывания иностранного гражданина на территории РФ. Очевидно, что второй вариант намного более выгоден для работника.
Россиянин за рубежом
В письме Минфина России от 30 июня 2005 г. № 03-05-01-04/226 рассматривается несколько иная ситуация. Гражданин РФ работал в начале года в российской организации, а затем в течение года уволился и переехал работать по найму в другую страну. Российская организация-работодатель с начала года рассчитывала, удерживала и перечисляла в бюджет НДФЛ по ставке 13 процентов, так как на дату фактического получения доходов сотрудник являлся налоговым резидентом РФ.
После того как в текущем году бывший сотрудник пробыл за границей 183 дня, он перестал считаться налоговым резидентом РФ. А значит, его доходы, полученные еще до отъезда за границу, должны были облагаться налогом по ставке 30 процентов. Как поступить бухгалтеру в подобной ситуации?
Минфин постарался успокоить всех, кто оказался в таком положении. Действительно, в описанном случае бывший работник перестал считаться резидентом РФ и фирме необходимо произвести перерасчет сумм НДФЛ с начала календарного года. Но при этом специалисты финансового ведомства напомнили, что налоговые агенты обязаны удержать начисленную сумму налога непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате (п. 4 ст. 226 НК РФ). И если удержать у физического лица исчисленную сумму невозможно, то налоговый агент должен в течение одного месяца с момента возникновения таких обстоятельств письменно сообщить в налоговую инспекцию по месту своего учета о невозможности удержать налог и сумме задолженности гражданина. На этом обязанность фирмы считается выполненной.
С гражданином будет разбираться уже сама налоговая служба. Сдавать декларацию по форме 3-НДФЛ в такой ситуации инспекторы не потребуют, а вот погасить задолженность придется. В противном случае ее взыщут с гражданина в судебном порядке (ст. 45 НК РФ).
Брат-белорус
Отдельное разъяснение Минфина адресовано бухгалтерам фирм, где трудятся граждане республики Беларусь (письмо от 15 августа 2005 г. № 03-05-01-03/82).
В начале письма сотрудники главного финансового ведомства страны описали общее правило применения понятия "налоговый резидент" к иностранным гражданам. Те из них, кто получил разрешение на постоянное проживание или вид на жительство в нашей стране, считаются налоговыми резидентами РФ на начало налогового периода. И, следовательно, к их доходам от работы по найму применяется ставка НДФЛ в размере 13 процентов. По отношению ко всем остальным иностранцам в начале года используется ставка 30 процентов, а после истечения 183 дней пребывания физического лица на территории РФ налог пересчитывается.
Однако вновь прибывшие в Россию граждане Республики Беларусь являются исключением из этого правила. Дело в том, что между Правительством РФ и Правительством Республики Беларусь заключено Соглашение об избежании двойного налогообложения от 21 апреля 1995 г. В соответствии с пунктом 1 статьи 21 "Недискриминация" этого документа, граждане Беларуси не должны подвергаться в России более обременительному налогообложению, чем граждане РФ в сходных обстоятельствах. В то же время доходы российских граждан по трудовым договорам с первого дня налогового периода облагаются налогом по ставке 13 процентов.
Поэтому для граждан Беларуси с первого дня их пребывания в нашей стране ставка НДФЛ равна 13 процентам. Однако специалисты Минфина отмечают, что при этом необходимо учитывать срок заключаемого с работником трудового договора. Иными словами, "резидентская" ставка применяется только в том случае, если работник потенциально сможет пробыть в текущем календарном году на территории РФ более чем 183 дня.
Внимание
Налоговые вычеты (стандартный, социальный, имущественный и профессиональный) применяются только к тем доходам, которые облагаются по ставке 13 процентов (п. 3 ст. 210 НК РФ). В отношении доходов, по которым предусмотрены иные налоговые ставки, вычеты не применяются (п. 4 ст. 210 НК РФ).
Статья получена:
Для расчета НДФЛ неважно, является ваш сотрудник гражданином России или нет. Имеет значение другое: подпадет ли он под определение резидента РФ. Таковыми признаются физические лица, которые в календарном году фактически находились на территории РФ не менее 183 дней (п. 2 ст. 11 НК РФ). Если физическое лицо является резидентом, то его доходы от выполнения трудовых обязанностей облагаются по ставке 13 процентов, в противном случае применяется ставка 30 процентов (ст. 224 НК РФ).
Но как при выплате доходов в течение года определить статус работника и, следовательно, верную ставку? Что касается российских граждан, то принято считать, что на начало налогового периода они являются резидентами. Однако на практике возникают ситуации, когда россиянин перестает быть резидентом. Тогда он, как и иностранный сотрудник, становится головной болью бухгалтера.
В уходящем году Минфин уделил данной проблеме большое внимание: из-под пера специалистов финансового ведомства вышло несколько полезных для бухгалтеров писем.
Сотрудник из-за границы
Первое разъяснение касается ситуации, когда фирма привлекает для работы специалистов, являющихся гражданами иностранных государств (письмо Минфина России от 30 июня 2005 г. № 03-05-01-04/225).
Предположим, что организация выплачивает доходы физическим лицам на основании срочных и бессрочных трудовых контрактов. До того, как гражданин сможет документально подтвердить, что он фактически находился на территории РФ в календарном году не менее 183 дней, НДФЛ с его доходов фирма удерживает по ставке 30 процентов. Многие задаются вопросом: а если у работника есть перспектива стать налоговым резидентом РФ в течение года, можно ли применять ставку 13 процентов еще до истечения 183 дней в календарном году? И если да, то какие документы должны быть для этого представлены?
Ответ Минфина порадовал многие фирмы и особенно их иностранных работников. Сотрудники финансового ведомства указали следующее. В некоторых случаях иностранные граждане могут рассматриваться в качестве налоговых резидентов РФ на начало налогового периода и уплачивать НДФЛ по ставке 13 процентов. Это возможно, если трудовой договор, заключенный между российской организацией и иностранным гражданином, предусматривает продолжительность работы в РФ в текущем календарном году свыше 183 дней.
Таким образом, у бухгалтера есть выбор. Первый вариант таков. С начала года удерживать с доходов иностранных сотрудников НДФЛ по ставке 30 процентов. Затем, в случае изменения их налогового статуса (если работники находятся на территории РФ уже более 183 дней в календарном году) произвести перерасчет сумм налога с начала календарного года по ставке 13 процентов.
Второй вариант основан на упомянутом письме Минфина и состоит в следующем. Если между иностранным работником и организацией заключен трудовой договор сроком более чем на 183 дня данного календарного года, то 13-процентная ставка применяется сразу с начала года (или начала работы). А в случае необходимости перерасчет сумм налога производится на дату фактического завершения пребывания иностранного гражданина на территории РФ. Очевидно, что второй вариант намного более выгоден для работника.
Россиянин за рубежом
В письме Минфина России от 30 июня 2005 г. № 03-05-01-04/226 рассматривается несколько иная ситуация. Гражданин РФ работал в начале года в российской организации, а затем в течение года уволился и переехал работать по найму в другую страну. Российская организация-работодатель с начала года рассчитывала, удерживала и перечисляла в бюджет НДФЛ по ставке 13 процентов, так как на дату фактического получения доходов сотрудник являлся налоговым резидентом РФ.
После того как в текущем году бывший сотрудник пробыл за границей 183 дня, он перестал считаться налоговым резидентом РФ. А значит, его доходы, полученные еще до отъезда за границу, должны были облагаться налогом по ставке 30 процентов. Как поступить бухгалтеру в подобной ситуации?
Минфин постарался успокоить всех, кто оказался в таком положении. Действительно, в описанном случае бывший работник перестал считаться резидентом РФ и фирме необходимо произвести перерасчет сумм НДФЛ с начала календарного года. Но при этом специалисты финансового ведомства напомнили, что налоговые агенты обязаны удержать начисленную сумму налога непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате (п. 4 ст. 226 НК РФ). И если удержать у физического лица исчисленную сумму невозможно, то налоговый агент должен в течение одного месяца с момента возникновения таких обстоятельств письменно сообщить в налоговую инспекцию по месту своего учета о невозможности удержать налог и сумме задолженности гражданина. На этом обязанность фирмы считается выполненной.
С гражданином будет разбираться уже сама налоговая служба. Сдавать декларацию по форме 3-НДФЛ в такой ситуации инспекторы не потребуют, а вот погасить задолженность придется. В противном случае ее взыщут с гражданина в судебном порядке (ст. 45 НК РФ).
Брат-белорус
Отдельное разъяснение Минфина адресовано бухгалтерам фирм, где трудятся граждане республики Беларусь (письмо от 15 августа 2005 г. № 03-05-01-03/82).
В начале письма сотрудники главного финансового ведомства страны описали общее правило применения понятия "налоговый резидент" к иностранным гражданам. Те из них, кто получил разрешение на постоянное проживание или вид на жительство в нашей стране, считаются налоговыми резидентами РФ на начало налогового периода. И, следовательно, к их доходам от работы по найму применяется ставка НДФЛ в размере 13 процентов. По отношению ко всем остальным иностранцам в начале года используется ставка 30 процентов, а после истечения 183 дней пребывания физического лица на территории РФ налог пересчитывается.
Однако вновь прибывшие в Россию граждане Республики Беларусь являются исключением из этого правила. Дело в том, что между Правительством РФ и Правительством Республики Беларусь заключено Соглашение об избежании двойного налогообложения от 21 апреля 1995 г. В соответствии с пунктом 1 статьи 21 "Недискриминация" этого документа, граждане Беларуси не должны подвергаться в России более обременительному налогообложению, чем граждане РФ в сходных обстоятельствах. В то же время доходы российских граждан по трудовым договорам с первого дня налогового периода облагаются налогом по ставке 13 процентов.
Поэтому для граждан Беларуси с первого дня их пребывания в нашей стране ставка НДФЛ равна 13 процентам. Однако специалисты Минфина отмечают, что при этом необходимо учитывать срок заключаемого с работником трудового договора. Иными словами, "резидентская" ставка применяется только в том случае, если работник потенциально сможет пробыть в текущем календарном году на территории РФ более чем 183 дня.
Внимание
Налоговые вычеты (стандартный, социальный, имущественный и профессиональный) применяются только к тем доходам, которые облагаются по ставке 13 процентов (п. 3 ст. 210 НК РФ). В отношении доходов, по которым предусмотрены иные налоговые ставки, вычеты не применяются (п. 4 ст. 210 НК РФ).
А. Балашова, гл. бухгалтер
Пересчитывать НДФЛ для граждан, получивших статус резидента, можно только за отчетный год. Что же касается российских граждан, ставших нерезидентами, то у них НДФЛ облагаются только премии, отпускные и компенсации.
В настоящее время организации всe чаще и чаще принимают на работу иностранцев. А значит, и проблем с начислением НДФЛ всегда хватает. Основные вопросы связаны с различными ставками по резидентам и нерезидентам. Напомним, резидентами признаются граждане, находившиеся на территории России не менее 183 календарных дней в течение последних 12 месяцев. Причем этот период не обязательно должен быть в одном календарном году. К примеру, если сотрудник въехал в Россию в сентябре, то этот срок заканчивается в августе следующего года.
Что касается расчета времени пребывания в России, то здесь есть один нюанс. По мнению Минфина, день приезда в страну и день отъезда за пределы России засчитываются в этот срок 1 . Однако некоторые суды 2 полагают, что дата прибытия на территорию России не включается в этот срок на основании положений Налогового кодекса 3 .
Пересчет НДФЛ
Когда сотрудник еще не приобрел статус резидента, работодатель удерживает налог по ставке 30 процентов. С момента изменения статуса иностранного специалиста с нерезидента на резидента налог с его доходов следует исчислять по ставке 13 процентов. Также бухгалтер обязан пересчитать весь ранее удержанный в текущем налоговом периоде налог по новой ставке. Рассмотрим на примере, как это сделать.
Пример
Организация 01.02.2012 приняла на работу в качестве дизайнера гражданина Голландии. По данным миграционной карты, он находится на территории России с 31.01.2012. Оклад сотрудника составляет 75 000 руб. Вычетами он не пользуется.
Зарплата с февраля по июль облагалась по ставке 30%. Таким образом, ежемесячная сумма налога составила:
75 000 руб. x 30% = 22 500 руб.
В учете бухгалтер организации ежемесячно (с февраля по июль 2012 г.) делал такие записи:
ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 70
– 75 000 руб. - начислена зарплата иностранному работнику;
– 22 500 руб. - удержан налог на доходы физических лиц;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 50
– 52 500 руб. (75 000 – 22 500) - выплачена зарплата за минусом удержанного налога на доходы физических лиц.
01.08.2012 истекло 183 дня пребывания сотрудника на территории России. Это можно подтвердить трудовым договором и табелями учета рабочего времени. Поэтому бухгалтер пересчитал налог исходя из ставки 13%.
При этом сумма налога за период с февраля по июль составит:
75 000 руб. x 6 мес. x 13% = 58 500 руб.
Разница за январь - июнь, возникшая из-за смены ставки НДФЛ:
22 500 руб. x 6 мес. = 135 000 руб.
135 000 – 58 500 = 76 500 руб.
На эту сумму бухгалтер сделал такую проводку:
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по налогу на доходы физических лиц»
– 76 500 руб. - сторно - сторнирована сумма переплаченного налога.
Начиная с августа при расчете заработной платы бухгалтер будет исходить из того, что доходы от исполнения трудовых обязанностей налогоплательщиков - резидентов РФ облагаются налогом по ставке 13%.
Возврат переплаты
Излишне уплаченный налог сотрудник может вернуть себе сам. Для этого по окончании календарного года он должен обратиться в налоговую инспекцию, в которую он вставал на учет 4 . Вместе с заявлением на возврат нужно предоставить налоговую декларацию по форме № 3 НДФЛ с приложенными к ней документами, подтверждающими статус резидента. По мнению Минфина России 5 , к таким документам относятся: копия паспорта с отметками пограничников, табель учета рабочего времени, справки с места работы, квитанции о проживании в гостинице и т. д.
Однако сотруднику не обязательно ждать следующего года, чтобы вернуть себе переплату. Организация обязана самостоятельно пересчитать налог и зачесть излишне удержанный налог в счет будущих платежей до конца календарного года 6 . В случае если организация не успеет зачесть всю переплату до конца календарного года, оставшаяся часть будет возвращена налоговой. Обратите внимание: продолжать возвращать налог за предыдущий год из доходов, полученных иностранцем в следующем году (при условии, что трудовые отношения с ним будут продолжены), организация не сможет, поскольку это уже будут начисления другого налогового периода.
Когда резидент теряет свой статус
Пунктом 2 статьи 207 Налогового кодекса установлено, что налоговыми резидентами Российской Федерации признаются физические лица, фактически находящиеся в Российской Федерации не менее 183 календарных дней в течение 12 следующих подряд месяцев.
Следовательно, при определении налогового статуса физического лица необходимо учитывать 12-месячный период, определяемый на дату получения дохода, в том числе начавшийся в одном налоговом периоде (календарном году) и продолжающийся в другом налоговом периоде (календарном году).
В течение налогового периода налоговый статус физического лица может меняться в зависимости от времени его нахождения в Российской Федерации и за ее пределами. Поэтому налоговый статус физического лица определяется налоговым агентом на каждую дату выплаты дохода исходя из фактического времени нахождения физического лица на территории Российской Федерации. По итогам налогового периода устанавливается окончательный налоговый статус физического лица, определяющий налогообложение его доходов, полученных за налоговый период.
Если в налоговом периоде налоговый статус резидента поменялся на нерезидента, то выплачиваемые доходы подлежат налогообложению по ставке 30 процентов с соответствующим пересчетом сумм налога с доходов, ранее облагавшихся по ставке 13 процентов.
Следовательно, налоговый агент должен пересчитать (с начала года отдельно за каждый месяц без предоставления налоговых вычетов) и удержать недостающую сумму налога с доходов нерезидента, который утратил статус налогового резидента. Впоследствии налоговый агент ежемесячно из его доходов удерживает не только сумму налога за текущий месяц, но еще и задолженность в виде неудержанного налога. При этом общая сумма удерживаемого налога за месяц не может превышать 50 процентов начисленного работнику дохода за этот месяц.
НДФЛ на стыке лет
Нередко случается, что сотрудник приезжает в РФ не в начале года, а, к примеру, во втором полугодии. Тогда до окончания налогового периода он не успеет стать резидентом. Минфин России в своем письме пояснил, что пересчет налога производится только за тот год, в котором сотрудник получил статус резидента 7 .
Пример
Гражданин Голландии прибыл в Россию в ноябре 2011 г. При условии, что он не будет выезжать из России, статус резидента он получит в мае 2012 г.
Исходя из этого в 2011 г. он был нерезидентом и налог исчислялся по ставке 30%. В мае 2012 г., после приобретения статуса резидента, организация должна пересчитать удержанный ранее налог по ставке 13%. Однако, учитывая, что это можно сделать только за тот период, в котором сотрудник получил статус резидента, организация для пересчета взяла только период с января 2012 г. по май включительно.
Компании нередко на длительное время направляют своих сотрудников на работу за границу. При этом организации сами платят зарплату, премии, отпускные и компенсации за питание. И зачастую ошибочно все доходы сотрудника облагают по ставке 30 процентов. Минфин России пояснил, что же действительно стоит облагать по ставке 30 процентов, а что и вовсе не облагается налогом 8 .
Напомним, что, в соответствии с Трудовым кодексом 9 , все доходы сотрудника делятся на вознаграждение за выполнение трудовых обязанностей и стимулирующие выплаты.
К вознаграждению за выполнение трудовых обязанностей относится заработная плата. В Налоговом кодексе определено 10 , что вознаграждения за выполнение трудовых обязательств за пределами России относятся к доходам, полученным от источников за пределами России, вне зависимости от фактического местонахождения источника выплат. А поскольку нерезиденты не платят НДФЛ с доходов от иностранных источников, то заработная плата командированного сотрудника не облагается НДФЛ.
Поскольку премии относятся к стимулирующим выплатам, то, в соответствии с Налоговым кодексом 11 , они относятся к доходам от источников в России и облагаются по ставке 30 процентов для нерезидентов. Суммы отпускных и различных компенсаций не относятся к вознаграждению за выполнение трудовых обязательств и так же, как и премии, облагаются по ставке 30 процентов.
Минфин России настаивает применять аналогичный подход к дифференциации доходов и в отношении высококвалифицированных специалистов (далее - ВКС) 12 .
Все доходы от осуществления трудовой деятельности облагаются по ставке 13 процентов 13 . А иные доходы (в том числе оплата питания, материальная помощь, подарки, премии) не относятся к вознаграждению за трудовую деятельность и облагаются НДФЛ по ставке 30 процентов, пока ВКС не станет резидентом.
Компенсационные выплаты нерезидента
С мнением Минфина России, изложенным в письме от 21 сентября 2012 г. № 03-04-06/6-286, трудно полностью согласиться. В первую очередь в связи с тем, что положения статьи 129 Трудового кодекса используются в данном случае сугубо формально. Указанная норма содержит определение понятия «заработная плата» - именно поэтому возникла необходимость обозначить все ее составляющие (собственно вознаграждение за труд, компенсационные и стимулирующие выплаты). То есть все эти выплаты непосредственно связаны с выполнением работником трудовых обязанностей и при этом включены в состав заработной платы.
В отношении компенсационных выплат вопрос более сложный: на наш взгляд, выплаты, включаемые в состав заработной платы (например надбавка за работу во вредных условиях), не должны вычленяться и при налогообложении. Другие компенсации (например за использование личного автомобиля, оплата питания и т. д.) в рассматриваемой ситуации, напротив, подлежат налогообложению.
В то же время следует признать, что позиция Минфина России имеет под собой некоторые (пусть и чисто формальные) основания, поэтому окончательное слово остается за судами.
Сноски:
1 письма Минфина России от 21.03.2011 № 03-04-05/6-157, от 14.07.2009 № 03-04-06-01/170
2 пост. ФАС ЦО от 11.03.2010 № А54-3126/2009C4
3 п. 6.1 НК РФ
4 п. 1.1 ст. 231 НК РФ
5 письмо Минфина России от 26.04.2012 № 03-04-05/6-557
6 письмо Минфина России от 02.09.2011 № 03-04-05/6-628
7 письмо Минфина России от 13.09.2012 № 03-04-06/6-277
8 письмо Минфина России от 21.09.2012 № 03-04-06/6-286
9 ст. 129 ТК РФ
10, 11 подп. 6 п. 3 ст. 208 НК РФ
12 письмо Минфина России от 13.06.2012 № 03-04-06/6-168
13 Федеральный закон от 25.07.2002 № 115-ФЗ