Расходы на такси в командировке. Документальное подтверждение. Командировка на личном транспорте. Как обосновать и подтвердить расходы

Использование транспорта в служебной командировке – это мобильность передвижения и оперативность выполнения поставленных перед сотрудником задач. Рассмотрим подробно, как происходит в командировке оплата такси или возмещение эксплуатации собственного автотранспорта.

Командировка на личном транспорте

Трудовое законодательство предусматривает возмещение расходов, понесенных работником в служебной командировке (ст. 167 Трудового Кодекса РФ). Использование собственного автомобиля в командировке – не исключение (ст. 188 ТК РФ). Для надлежащего оформления эксплуатации личного автотранспорта в служебных целях необходимо соблюсти некоторые формальности.

Обязательным является оформление и путевого листа. Служебная записка не является подтверждением использования автомобиля в командировке, она может лишь определять ее продолжительность.

Путевой лист – основной документ, подтверждающий факт использования личного транспорта в служебных целях и целевой расход горюче-смазочных материалов (ГСМ). Подтверждение затрат на ГСМ производится чеками с автозаправочных станций (АЗС).

Приказ оформляется в произвольной форме, либо по унифицированному образцу Т9 или Т9А. Форма Т9А предназначена для направления в командировку группы сотрудников. Приказ должен содержать информацию о том, что в ходе командировки будет использован личный автотранспорт сотрудника, также должен быть определен порядок возмещения затрат на эксплуатацию автомобиля и указана структура компенсационных выплат.

Структура выплат определяется договоренностью между работодателем и сотрудником и может быть приблизительно следующей:

• амортизация транспортного средства;
• затраты на ГСМ;
• текущее техническое обслуживание;
• возможный внеплановый ремонт.

Оформление путевого листа

Путевой лист – это документ установленного образца. Может использоваться форма, разработанная непосредственно в компании, или образец, утвержденный Госкомстатом (ныне Росстат) Постановлением №78 от 28.11.1997 года.

Путевой лист обязательно должен содержать следующие позиции:

• реквизиты документа: название и номер;
• срок действия;
• данные владельца автомобиля и данные водителя машины (если это разные лица):
  1. фамилию, имя, отчество,
  2. паспортные данные;
• сведения об используемом транспортном средстве:
  1. государственный номер,
  2. реквизиты паспорта транспортного средства (ПТС)

Возмещение затрат за эксплуатацию личного автомобиля

Обратите внимание

Суточные в командировке рассчитываются с того дня, когда фактически началась командировка и включают в себя выходные и праздничные дни. Даже если сотрудник выехал в 23.55 в воскресенье, этот день должен быть оплачен работодателем. Подробности — в этой

Оплата расходов, понесенных при использовании собственного транспорта, возможна лишь при представлении сотрудником ряда документов:

1. заполненного путевого листа;
2. копии ПТС автомобиля, который использовался в командировке;
3. чеков, подтверждающих покупку ГСМ;
4. авансового отчета;
5. служебной записки, отражающей конкретные сроки нахождения сотрудника в командировке.

При возникновении в ходе командировки непредвиденных обстоятельств, например – срочного ремонта автомобиля, к авансовому отчету должны быть приложены чеки о покупке необходимых запчастей или технических жидкостей (антифриза, автомасла и т. д.). Все отчетные документы должны быть сданы в бухгалтерию не позже 3 рабочих дней после возвращения сотрудника из служебной командировки.

Необходимо отметить, что списание ГСМ при командировке на личном автомобиле производится согласно нормам расхода топлива, утвержденным Министерством транспорта РФ в Распоряжении №АМ-23-р от 14.03.2008 года.

Альтернативный вариант оформления командировки на личном авто

Оформление использования личного автомобиля в служебной командировке возможно не только путем прямого возмещения расходов на его эксплуатацию, но и временной арендой данного транспортного средства у работника. При этом арендатором выступает организация, отправляющая сотрудника в командировку, а арендодателем – владелец автомобиля или лицо, действующее на основании нотариально заверенной доверенности от владельца (Гражданский Кодекс (ГК) РФ, ст. 606).

Договор аренды заключается в письменной форме. Аренда автомобиля может быть 2 видов: с экипажем и без него. Формулировка «С экипажем» предполагает, что арендодатель выступает в двух ипостасях: как водитель и как арендодатель. Следовательно, арендная плата подразделяется на непосредственно аренду и оплату услуг водителя. Вариант «Без экипажа» предусматривает, что ответственность за арендованное авто и все издержки по его эксплуатации несет арендатор, т. е. компания, отправляющая сотрудника в командировку.

Использование в командировке услуг такси

Расходы на такси в командировке в 2019 году сотруднику должна возмещать организация, командировавшая его по служебной необходимости. Ст. 168 ТК РФ утверждает, что все расходы, понесенные сотрудником во время командировки, должны быть компенсированы работодателем. При этом данные расходы и их суммы должны быть санкционированы или же прописаны в коллективном договоре либо в каком-либо локальном акте компании. Это положение следует учитывать сотруднику, прежде чем воспользоваться услугами такси в командировке.

Если же траты на проезд в такси зафиксированы в вышеуказанных документах или же разрешены работодателем, то сотруднику следует к авансовому отчету приложить квитанцию на бланке строгой отчетности или контрольно-кассовый чек, выданный после поездки водителем такси. При отсутствии этих документов возмещение затрат на оплату услуг такси производиться не может. Электронный чек, высланный перевозчиком по электронной почте, подтверждающим документом не является.

Квитанция формы строгой отчетности должна содержать следующую информацию:

1. реквизиты квитанции: серию, номер;
2. наименование перевозчика, его ИНН;
3. сумму проезда;
4. дату выдачи квитанции;
5. подпись с расшифровкой лица, выдавшего квитанцию.

Возмещение оплаты услуг такси разносится в статью расходов организации, на сумму которых уменьшается ее налогооблагаемая база налога на прибыль. Обязательным условием является документальное подтверждение того, что поездка была совершена (чек или квитанция строгой отчетности) и подтверждение того, что поездка была составляющей деятельности, направленной на получение прибыли. Командировка – составляющая часть деятельности любой организации, поэтому затраты по ее осуществлению разносятся в статью расходов.

Хотите получить больше информации? Задавайте вопросы в комментариях

В этом случае даты пересечения границы РФ определяются по проездным документам (билетам) (абз. 1 п. 19 Положения о служебных командировках).

Можно ли принять в расходы затраты на оплату такси командированным работником? Если да, то какими документами их подтвердить?

Затраты на такси можно принять в расходы, если они были экономически обоснованы и документально подтверждены (ст. 168 ТК РФ , п. 1 ст. 252 НК РФ , письмо Минфина от 2 марта 2017 г. N 03-03-07/11901). Подтверждающими документами при этом будут кассовые чеки или квитанции об оплате проезда, которые таксист обязан выдать. Вместе с ними сотрудник должен приложить служебную записку с пояснениями расходов на такси, указав маршрут и обоснование использования именно этого вида транспорта (например, отсутствие возможности добраться до аэропорта на другом транспорте).

Как оформить использование личного автомобиля работника в служебной командировке и компенсировать ему затраты?

Необходимо заключить дополнительное соглашение с работником, в котором нужно определить размер компенсации за использование, амортизацию личного транспорта, условия ее выплаты, а также размер иных расходов, связанных с использованием транспорта (ст. 188 ТК РФ).

Как будут возмещаться расходы на оплату проживания двух командированных сотрудников, если фактическая оплата производилась с банковской карты одного сотрудника?

Т.к. один из сотрудников оплатил расходы за проживание в гостинице за себя и за коллегу, то он должен предоставить в бухгалтерию авансовый отчет с банковской выпиской со счета или квитанцией, счет из гостиницы на обоих командированных сотрудников, или два разных счета на каждого из них, и написать пояснительную записку с указанием причин, вызвавших необходимость оплаты проживания за себя и за коллегу. После предоставления авансовых отчетов, со всеми подтверждающими документами, и служебной запиской, бухгалтерия возместит сотруднику, оплатившему всю сумму расходов на проживание в полном объеме. Т.к. командировка была экономически оправдана, а расходы, понесенные сотрудниками в ней документально подтверждены, организация может учесть возмещение затрат на проживание в полном объеме (п. 1 ст. 252 НК РФ , подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Можно ли учесть в расходах по УСН 15% суммы затрат на командировки ИП?

Согласно ТК РФ, командировка - это поездка работника по поручению работодателя. ИП работает сам на себя и не является наёмным работником и поэтому он не может учесть затраты на свои поездки как командировочные расходы.

Однако суды находятся на стороне предпринимателей и разрешают учитывать расходы на командировки в налоге УСН (постановления ФАС Уральского округа от 06.06.2011 № Ф09-3147/11-С3 и от 16.05.2011 № Ф09-819/09-С3 , постановление Двенадцатого арбитражного апелляционного суда от 18.06.2013 № 12АП-4368/13, постановления федеральных арбитражных судов Восточно-Сибирского от 24.05.11 № А19-14278/09 и от 21.06.07 № А78-6556/06-С2-24/354-Ф02-3683/07, Дальневосточного от 05.04.06 № Ф03-А73/06-2/628 и Поволжского от 25.01.05 № А65-12447/2004-СА1-19 округов).

Командировка внешнего совместителя оформляется по общим правилам или есть какая-то разница?

По общим правилам. Никакой разницы нет.

Каков максимальный срок пребывания сотрудника в командировке?

В Положении о командировках максимальный срок командировки не установлен. Такой срок определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (п. 4 Положения о командировках).

Как определить день отъезда, если самолет вылетает в начале первого ночи?

Днем отъезда будет день, предшествующий дню вылета самолета.

Согласно пункту 4 Положения о командировках при определении дня отъезда нужно учитывать время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта, если данные объекты находятся за чертой населенного пункта. Поскольку аэропорты почти всегда находятся загородом, то днем отъезда будет тот день, когда сотрудник начнет свое движение в сторону аэропорта. Т.к. день отъезда не будет совпадать с датой, указанной в авиабилете, нужно попросить сотрудника сохранить и представить в бухгалтерию билет на транспорт, с помощью которого сотрудник добирался до аэропорта.

Как рассчитать средний заработок для оплаты командировочных, если работник был принят на работу и в тот же день отправлен в командировку?

Поскольку в расчетном периоде нет начислений, средний заработок нужно рассчитывать исходя из оклада (и/или других начислений, предусмотренных трудовым договором).

Как оплатить работнику выходной день, если этот день приходится на день выезда в служебную командировку?

1 вариант. Возмещать данные дни по нормам ст. 153 ТК РФ (не менее, чем в двойном размере), но следует учитывать, что в расходы по налогу на прибыль такие выплаты можно включить только в случае, если правилами внутреннего распорядка предусмотрен режим работы в выходные и праздничные дни, а также если указанные выплаты связаны с осуществлением деятельности, направленной на получение дохода, и являются экономически обоснованными (письмо ФНС от 20.08.2014 № СА-4-3/16564).

2 вариант. Возмещать данные дни путем их оплаты исходя из среднего заработка. Тогда возможны споры с контролирующими органами, даже если организация указанные выплаты закрепит в своих локальных нормативных актах. Средний заработок выплачивается за все дни работы по графику ().

Почему OZON.travel?

Выпуск подготовили специалисты OZON.travel. Если сотрудники вашей организации часто отправляются в командировки, то организацию процесса можно упростить. Сервис OZON.travel на одном ресурсе: бронирование авиа и ж/д билетов, гостиниц, организация трансфера, оформление страховок и тп.

Использовать такси как транспортное средство, сейчас возможно как в командировке, так и в ежедневной производственной деятельности.

Раньше расходы на такси не разрешалось вносить в расчет налогов на прибыль. А причина была всегда одна, так как законодательство ни как не регулировала данный вопрос.

Но 5 лет назад Министерство Финансов РФ, выпустило серию рекомендательных писем, в которых говорится о возможности включения таких расходов в расчет налогов. С тех пор данные рекомендательные письма активно используется в практике доказательства эффективности расхода на такси в командировке.

Использование такси в служебной командировке

Под понимается поездка сотрудника не на постоянное место работы, по направлению руководства. Фирма при этом должна возместить сотруднику понесенные им затраты. Но тогда у самой фирмы появляются другие расходы, которые ей нужно учитывать при подсчете основы по налоговому сбору на прибыль.

Но, при этом нужно соблюсти 2 неизменных требования: представить неоспоримые доказательства эффективности примененных затрат и гарантировать присутствие всех документов, которые подтверждают эти расходы.

Некоторые документы оформляется в организации, такие как:

Приказ о назначении командировки;
Командировочное удостоверение сотрудника;
Служебное задание от организации.

При этом в приказе руководства нужно указать все доказательные факты экономической целесообразности использования такси. В приказе нужно указать весомые причины, вызвавшие расходы на такси в командировке.

Как подтвердить расходы на такси в командировке?

В качестве достоверных фактов, можно предъявить следующие весомые аргументы:

Необходимость в быстром прибытии в пункт отправления – вокзал ж/д или аэропорт;
большой вес документации или образцов продукции, которые нужно перевести в багаже;
большая удаленность от необходимой пассажирской магистрали;
значительная экономия времени.

Но и Вы, как командировочный, обязаны проявлять свою инициативу. Так как, в Ваших силах предъявить пояснительное заявление с билетом о том, что рейс глубокой ночью.

Но Вам необходимо будет подтвердить расходы на такси в командировке. Так как только экономического обоснования будет мало, и если у вас не будет чеков, а так же бланков отчетности, которые должны выдавать таксисты.

Так как в качестве удостоверяющего документа был бы билет на автобус или метро, то лишних вопросов в бухгалтерии не возникало ни когда. Но таксисты таких бланков, не имеют. Если водитель не выдает квитанцию, то тогда расходы на Вашу поездку в такси, придется списывать с чистой прибыли организации.

Некоторые организации выходят из такого положения, заведомо оформляя служебную пояснительную записку от руководителя отдела, к представлению директора. Но стоит отметить, что в даже такой ситуации налоговые риски высоки. И это почти не зависит от наличия убедительных аргументов для поездки.

Использование такси во время рабочих поездок

Если использование такси нужно в качестве транспорта из - за производственных причин, тогда такие затраты будут относиться к оплате услуг по обычным условиям деятельности. И денег на оплату, такого передвижения, уходит в разы больше, чем в почли людом другом случае.

Именно по данной причине требования к заполнению всех необходимых документов, подтверждающих расходы на такси в командировке , тут несравненно выше.

Обычно заключается негласное соглашение, между организацией и сотрудником, что работник представит все требуемые документы: накладные, счета и акты. Но для налоговых органов, всех выше перечисленных документов недостаточно, чтобы доказать расходы на такси в командировке, нужно прикладывать еще и другие документы.

Как показывает практика, необходимо прикладывать документы собственной фирмы, а именно:

Предоставить маршрутные листы, перечнем поездок;
указать даты и время их точного осуществления;
указывать конкретные цели поездок и причину использования такси;
указывать конкретный размер денежных средств, которые были выделены на каждую из поездок.

При этом, Вам обязательно должны предоставить образец служебной записки на такси. Так же важен приказ о найме такси для произведения производственных задач. А перечисленные документы нужно оформить обычными приложениями к основному приказу.

Четких форм оформления документов, которые подтверждают необходимость расходов на использование такси, не выделено.

А причина очень проста: так как организации не часто уменьшают ставку по налогу на полученную прибыль, применяя счета оплаты таких услуг.

И если такая задача появляется, то нужно оформлять такие операции с особой тщательностью. Так как экономическая оправданность затрат на такси - очень уязвимая грань у налогоплательщиков.

— 1. По разъяснениям Минфина, расходы налогоплательщика на проезд работника на такси к месту командировки и обратно к месту постоянной работы учитываются при налогообложении при условии их оформления документами, соответствующими требованиям, установленным действующим законодательством <Письмо Минфина России от 14.06.2013 № 03-03-06/1/22223>.

По нашему мнению, при расчете налога на прибыль можно учесть расходы на такие поездки в такси, подтвержденные распечатками сообщений от электронных приложений такси. Однако официальных писем контролирующих органов по данному вопросу нет.

Как правило, при оплате наличными водитель должен выдавать кассовый чек или квитанцию в форме бланка строгой отчетности, подтверждающие оплату пользования легковым такси <п.111 Постановления Правительства РФ от 14.02.2009 N 112, Приложение № 5 к этому Постановлению>. Поэтому расходы на проезд сотрудника в такси, услуги которого оплачены наличными, можно учесть на основании квитанции или кассового чека, напечатанного таксометром <Письмо УФНС по г. Москве от 06.10.2011 N 17-15/096363>.

Однако такие правила перевозок, установленные в 2009 году, учитывают лишь наличные расчеты: и БСО, и кассовый чек подтверждают внесение оплаты наличными.

Если оплата списывается со счета банковской карты, такие документы не требуются.

Для такси, работающих в системе Яндекс-такси, Гет-такси или Убер, отслеживание маршрута и километража происходит централизованно по навигационным системам. По итогам каждой поездки пассажиру приходит на электронную почту письмо с данными о поездке (конкретным маршрутом, километражом и временем поездки). Если деньги списываются с банковской карты, то приходит сообщение на номер телефона о сумме, списанной в качестве оплаты поездки.

Отметим, что Минфин в аналогичной ситуации - при покупке компьютерных программ через Интернет, считает расходы подтвержденными, если имеются <Письма Минфина от 28.09.2011 N 03-03-06/1/596, от 05.03.2011 N 03-03-06/1/127>:

(и) документы на оплату,

(и) распечатка электронного письма, подтверждающего поставку программы, заверенная в установленном порядке.

Таким образом, распечатка письма, поступившего по электронной почте, а также банковская выписка подтвердят реальность поездки и ее стоимость. Согласны с этим и специалисты Минфина.

БУЛАНЦЕВА ВАЛЕНТИНА АЛЕКСАНДРОВНА - Государственный советник РФ 2 класса, заслуженный экономист России

Расходы организации на проезд командированного работника на такси к месту командировки и обратно, из места командировки к месту постоянной работы могут быть учтены при налогообложении, если они документально подтверждены <Письмо Минфина России от 27.06.2012 N 03-11-04/2/80>.

По моему мнению, для подтверждения произведенных расходов на такси будет достаточно распечаток, полученных из электронной системы такси (Яндекс-такси, Гет-такси или Убер), и выписки с банковского счета.----

Некоторые организации предпочитают составить в качестве первичного документа справку бухгалтера, в которой они описывают сложившуюся ситуацию (кто из работников, куда и зачем ездил), проставляют подписи лиц, ответственных за оформление операции и прикладывают к этой справке распечатки электронных писем и выписок с банковского счета <ч.1, 2 ст.9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, ст.313 НК РФ>. Распечатки надо заверить подписью, указать Ф.И.О. и должность работника, проставившего подпись, также надо указать дату распечатки. Таким работником может быть как тот, кто непосредственно воспользовался услугами такси, так и бухгалтер организации, отвечающей за отражение данной операции в учете - если у бухгалтера есть доступ к личному кабинету в системе Яндекс-такси, Гет-такси или Убер, либо доступ к электронной почте, на которую приходят письма с подтверждением данных о поездках.

2) По общему правилу не облагается НДФЛ возмещение работникам командировочных расходов на проезд <абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ>:

До места назначения и обратно;

В аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок.

Это правило, как и действующее Положение о командировках <утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749>, не содержит ограничений в отношении транспорта, которым может воспользоваться работник. В связи с этим, если работник в приведенных случаях пользовался такси, оплата проезда НДФЛ не облагается <Письма Минфина от 27.11.2013 N 03-04-05/51373, от 25.04.2012 N 03-04-05/9-549>.

Можно ли учесть при расчете налогов расходы на такси для командированного сотрудника? И какими документами можно подтвердить обоснованность таких трат?

Порядок и размеры возмещения командировочных расходов определяются в коллективном договоре (локальном нормативном акте). Поэтому в данный документ можно включить положения о компенсации затрат командированных сотрудников на такси.

В частности, прописать то, что организация компенсирует сотруднику проезд на такси:

• до места командировки и обратно к месту постоянной работы;
• до места отправления в командировку или до места выезда из командировки (например, из гостиницы до аэропорта, вокзала);
• по служебным делам во время командировки.

Такие затраты можно включить в состав расходов при расчете налога на прибыль.

Ведь ни подпункт 12 пункта 1 статьи 264, ни статья 270 Налогового кодекса РФ не запрещают включать в состав расходов стоимость проезда командированного сотрудника на такси.

Конечно же, нужно соблюдать требование, чтобы такие расходы были экономически обоснованы и документально подтверждены. Об этом напоминает и Минфин (письмо от 14 июня 2013 г. № 03-03-06/1/22223).

Документами, подтверждающими расходы сотрудника на такси, могут быть заказ-наряд и квитанция на оплату пользования легковым такси, оформленные в соответствии c Правилами, утвержденными постановлением Правительства РФ от 14 февраля 2009 года № 112, а также чеки ККТ.

Данные документы сотрудник должен приложить к авансовому отчету по окончании служебной командировки.

НДФЛ с компенсации документально подтвержденных командировочных расходов и затрат, связанных с выполнением сотрудником своих трудовых обязанностей, удерживать не нужно.

Помогайте вашему бизнесу развиваться

Бесценный опыт решения актуальных задач, ответы на сложные вопросы, специально отобранная свежая информация в прессе для бухгалтеров и управленцев.

Если у Вас есть вопрос - задайте его

Практическая энциклопедия бухгалтера Все изменения 2019 года уже внесены в бератор экспертами. В ответе на любой вопрос у вас есть всё необходимое: точный алгоритм действий, актуальные примеры из реальной бухгалтерской практики, проводки и образцы заполнения документов.