Универсальные вещи в значительной степени облегчают человеческую жизнь. Понятие универсальности также уместно в деловой сфере. Так, универсальный документ может решить множество проблем.
В процессе ведения бухгалтерского учета нередко встречаются ситуации, когда для конкретной хозяйственной операции не предусмотрена форма первичного документа. При этом для отражения данных в учете обязательным условием является наличие соответствующей первичной документации. Едва ли для этого не подойдет простая таблица или напечатанный текст.
Деловая бумага для отражения таких операций в учете отвечает следующим требованиям:
- отражать характерные реквизиты (номер, дату, название документа, наименование юридического лица (составителя деловой бумаги), ФИО и , составившего бумагу, подписи, штампы и другие)
- ясно отражать содержание хозяйственной операции
- документ не противоречит законодательству
Кроме того, периодически выполняет расчеты для отражения в учете определенных данных. Это могут быть проценты по кредитам, дебиторская и кредиторская задолженность, суммы неустойки за просрочку платежей, суммовые и курсовые разницы и т.д.
Поэтому было введено понятие «Бухгалтерская справка», которая применяется для целей и бухгалтерского, и налогового учета. Таким образом, бухгалтерская справка – это вид первичного документа, который выступает как основание для отражения в учете конкретных данных.
Для каких целей используется бухгалтерская справка
Бухгалтерские справки используются для реализации двух основных целей:
- Корректировка ошибок и недочетов в отчетности (бухгалтерской либо налоговой).
- Отражение данных в учете.
При этом для внесения изменений в отчетность такую деловую бумагу отправляют в контролирующие органы. Кроме того, таким документом вводится ясность при обнаружении недочетов, выявленных в ходе проверки.
Не меньшую важность справка приобретает в качестве внутреннего документа, которым пользуются бухгалтера. Каждый из бухгалтеров или других уполномоченных работников, если возникает необходимость, имеет возможность определить, на каком основании возникала та или иная проводка.
Вместо бухгалтерской справки организация имеет возможность использования самостоятельно разработанных форм документов, которые отражают такие же хозяйственные операции. Однако целесообразно применять этот способ в тех случаях, когда одна и та же операция носит периодический характер. В противном случае проще использовать бухгалтерскую справку, так как создание (отличного от стандартных форм) требует трудовых и временных затрат.
В бухгалтерском учете справка применяется:
- с целью обоснования конкретных расчетов
- для уточнения или пояснения данных
- для документального подтверждения некоторых проводок
Какие сведения необходимы для составления бухгалтерской справки
Как и любой первичный документ, бухгалтерская справка отражает сведения об операции или возникших событиях, которые находят отражение в учете. Кроме того, в ней указываются необходимые реквизиты, наличие которых позволит признать документ действительным:
- название (бухгалтерская справка-расчет, бухгалтерская справка)
- число, месяц и год создания документа
- или ИП
- подробное описание операции (состав и форма зависят от цели использования справки)
- единицы измерения (если это предоставляется возможным)
- данные о лицах организации, которые несут ответственность за составление справки
- подписи
Форма бухгалтерской справки
Разработанной и утвержденной формы бухгалтерской справки нет. Информация о порядке составления такого документа может быть отражена в организации, а ее форма разработана и утверждена (учетной политикой) индивидуально в пределах одного юридического лица. Однако это условие не носит обязательный характер, так как случаев, когда необходимо составить справку, неограниченное количество.
Справка оформляется на:
- фирменном бланке организации
- простом листе А4
При этом составить деловую бумагу можно также двумя способами:
- вручную
- на машинном носителе, распечатав и поставив соответствующие подписи
При каждом из способов составления документа не возникает необходимости наличия оттиска печати организации.
Бухгалтерская справка составляется в следующей последовательности:
- В левом верхнем углу указывается название предприятия (как с учредительными документами).
- Допускается написание юридического адреса и .
- Затем ставится дата составления деловой бумаги (как правило, время совпадает с датой, когда выявлена ошибка или совершена операция).
- Описывается произошедшая ситуация, суммы, порядок действий и отражения данных в учете (конкретная форма зависит от ситуации).
- Информацию можно представить в табличном виде.
- Можно указать какой именно документ справка поясняет или исправляет.
- При необходимости прописываются бухгалтерские проводки.
- Если совершена ошибка, то указывают ее причину.
- При возможности указываются суммы и количественные измерители.
- Указываются ФИО и должности ответственных за составление документа, собираются подписи.
- Документ заверяется главным бухгалтером.
Некоторые виды справок необходимо зарегистрировать во внутренних регистрах организации (например, справку для отражения суммы НДС нужно отразить в книге покупок или книге продаж).
Возможно ли внесение исправлений в бухгалтерскую справку
В случае, в готовой бухгалтерской справке, а написать или напечатать новый документ и собрать необходимые подписи не представляется возможным, то ее можно исправить. Для этого нужно соблюдать некоторые правила:
- сначала неверные данные необходимо с наибольшей аккуратностью зачеркнуть чернилами
- затем нужно написать сверху зачеркнутых данных исправляющую информацию
- в завершение указываются фамилия, инициалы и должность сотрудника, который внес исправления, ставится его подпись и дата исправления
Сколько хранится документ
Период, в течение которого справка должна храниться в организации, определяется в зависимости от того, к какому участку учета она относится и какую информацию содержит. Такой период не должен быть меньше трех лет. То есть длительность справки будет равна сроку хранения документа, к которому она относится.
Исправления бухгалтерской справкой
Внесение исправлений в отчетность или данные учета – одно из назначений бухгалтерской справки. Составлять такой вид документа следует на основании типичной формы, но с учетом некоторых особенностей.
Если вносятся исправления в учетные регистры, необходимо обязательно указывать:
- Наименование, номер и дату документа, в который необходимо внести коррективы.
- Содержание хозяйственной операции в точном соответствии с регистром учета.
- Та сумма, на которую изменяются данные (можно дополнительно указать сумму, отраженную в учете).
- Если это уместно, то указывают данные в натуральном выражении (ошибочные и новые).
- , с помощью которой вносится исправление (счет дебета и кредита, при необходимости указывается, что исправление вносится методом «красное сторно»).
При исправлении существенных ошибок в отчетности важно опираться на тот факт, сдана ли и утверждена отчетность:
- если отчетный период еще не закончен, то внести исправление нужно тем месяцем, в котором выявлена ошибка
- если отчетный период закончился, но отчеты не утверждены, то исправления отражаются в декабре отчетного периода
- когда отчетность прошла все стадии проверки и утверждения, то исправления вносятся датой обнаружения ошибки, используя счет учета нераспределенной прибыли
Налоговая отчетность исправляется путем , однако бухгалтерская справка в этом случае используется как внутренний или поясняющий документ.
Бухгалтерская справка-расчет
В процессе деятельности бухгалтеру часто приходится производить расчеты, которые не находят отражение в регистрах учета. Для большего удобства и улучшенного внутреннего контроля целесообразно составлять бухгалтерские справки.
Справка-расчет может понадобиться в следующих случаях:
- При необходимости нематериального актива или основного средства.
- Для расчета балансовой стоимости основного средства для его продажи (таким способом можно обосновать цену продажи).
- Для распределения сумм .
- Для распределения разных видов затрат.
- При расчете курсовых или суммовых разниц.
- Для списания дебиторской или кредиторской задолженности по различным причинам.
- Для расчета сумм отпускных или заработной платы.
- Для оформления всевозможных операций, связанных с кредитами и займами.
- Для и т.д.
При составлении такой справки лучше всего описать все подробности расчетов. При этом желательно указывать данные о документах, имеющих прямое отношение к расчетам, и по возможности ссылаться на акты законодательства.
Поясняющая справка для отражения хозяйственных операций
С помощью такой деловой бумаги можно внести ясность в некоторые хозяйственные операции либо создать основание для отражения в учете какого-либо процесса. Для этого обязательно нужно указать:
- основание
- содержание
- способ отражения в учете
Таким образом, бухгалтерская справка содержит которую желательно описывать как можно подробнее.
Напишите свой вопрос в форму ниже
Обсуждение: есть 1 комментарий
Ох уж эти коварные бухгалтерские справки! Тут и пояснение, и расчет, и фиксация хозяйственной операции. А если по ней в бухгалтерском учете отражают, то она еще и первичный учетный документ?
Ответить
Учет хозяйственной деятельности предприятия основан на различных первичных документах. Один из них – бухгалтерская справка. Образец написания , предназначение, область применения и другие нюансы вы узнаете из нашей консультации.
Роль бухгалтерской справки: для чего нужна
Любое предприятие вправе самостоятельно разрабатывать бланки «первички», утверждая их в своей учетной политике. Но иногда затруднительно обосновать определенные хозяйственные операции ввиду отсутствия установленной формы документа для них. Например, расчет суточных или норму расходов. Устранить эту проблему поможет бухгалтерская справка . Применять ее можно и в других случаях (см. таблицу).
| Некоторые случаи применения бухгалтерской справки | |
|---|---|
| Ситуация | Пояснение |
| Фирма обязана применять раздельный учет по НДС | Раскрывает методологию раздельного учета по НДС |
| Коррекция данных отчетного периода и предыдущих лет | Для решения этой задачи используют бухгалтерскую справку об исправлении ошибки |
| В качестве доказательства в суде | Дублирует сведения, которые уже отражены в бухучете |
| Для оформления проводок | Поясняет смысл операции либо неточность первоначальной проводки |
По сути бух. справка – это первичный документ, к которому закон предъявляет свои требования. Ее можно составлять в произвольной форме, но обязательно наличие определенных реквизитов. При правильном оформлении она станет верным доказательством в конфликтах с контролирующими органами.
В идеале заниматься составлением бухгалтерской справки должен компетентный специалист. Например: экономист, бухгалтер или другое лицо, которое несет ответственность за совершаемую операцию. Но чтобы успешно справиться с поставленной задачей, надо знать некоторые нюансы.
Что надо знать, используя разные формы и образцы бухгалтерской справки
Следует помнить о следующих тонкостях:
- Не заменяет документ, который должен быть составлен партнерами по сделке вместе. Поэтому некоторые операции фиксировать в справке имеет смысл только для внутренних целей.
- Справка обычно лишь подтверждает сведения, уже представленные в системе внутреннего учета. Поэтому специалист должен различать, как оформить образец бухгалтерской справки :
К таким случаям можно отнести составление акта о приеме товаров, поступивших без документов. Налоговая инспекция посчитает, что представленный образец бухгалтерской справки не имеет правовой основы. В результате расходы могут не признать. Учесть их при расчете налога невозможно. А оспорить такое решение бывает непросто.
- в качестве «первички»;
- для совершенно других целей (информационных и т. п.). Например, для фиксации хозяйственной операции в документе, который может стать доказательством в судебных разбирательствах.
Структура: как написать образец бухгалтерской справки
Независимо от предназначения, документ должен быть оформлен правильно, поскольку играет роль первичного. Тогда не возникнет лишних вопросов от налоговой инспекции. Рекомендуем использовать внутрифирменный шаблон, поскольку законодательство РФ не предусматривает обязательного бланка бухгалтерской справки .
Процедура оформления этого документа состоит из 3-х этапов:
- Создание «шапки» и указание следующих данных:
- наименование документа;
- дата составления;
- реквизиты компании (название, ИНН, КПП и т. д.);
- совершаемая операция, особенности;
- список ответственных лиц.
- сведения о том, что изменилось;
- предыдущие показатели;
- правильный способ расчета.
- идентификации лиц;
- подтверждения необходимости выполнить хозяйственную операцию.
Как было сказано, руководство компании вправе самостоятельно разработать и утвердить приказом образец справки, чтобы применять его для решения своих хозяйственных задач. При этом его включают в учетную политику предприятия.
Взять за основу можно бухгалтерскую справку 0504833 , которая разработана Минфином для учреждений государственного сектора (приказ 2015 года № 52н).
Обычно этот документ составляют в электронном виде с учетом стандартных требований к оформлению: отсутствие опечаток, заполнение всех реквизитов, точное название организаций и т. д. Важно не допустить ошибку при проставлении дат.
На нашем сайте скачать бланк бухгалтерской справки можно по .
Подобные справки могут содержать так называемые красные сторно – проводки с отрицательным числом. Они служат, например, для:
- исправления ошибок;
- списания торговой наценки;
- корректировки показателей материально-производственных затрат.
Ниже представлен образец заполнения бухгалтерской справки 0504833 .
Разновидности
Существует несколько типов бухгалтерских справок , предназначенных для разных хозяйственных ситуаций:
- расчетные;
- об исправлении ошибок;
- для бюджетной сферы;
- образцы бух. справок по раздельному учету НДС;
- о списании задолженности;
- предназначенные для суда.
Каждая из них имеет свои особенности составления, позволяющие грамотно подтвердить правомерность того или иного факта.
Бухгалтерская справка-расчет: образец заполнения
Этот тип справки имеет первичный характер. Его отличает наличие показателей, которые уже отражены в учете. Бухгалтер составляет ее в следующих случаях:
- исправление неточности, допущенной в бухгалтерском или налоговом учете;
- пояснение хозяйственной операции (бухгалтерская справка-расчет может пригодиться при списании дебеторской или кредиторской задолженности);
- выполнение дополнительных расчетов, поясняющих особенности операции (особенно важно при раздельном учете НДС или признании расходов).
Установленного законом образца бухгалтерской справки-расчета не существует. Но она должна иметь такие реквизиты:
- название компании;
- суть операции и расчет по ней;
- дату составления;
- Ф.И.О. ответственных лиц.
Если сомневаетесь, как правильно составить образец бухгалтерской справки , руководствуйтесь статьей 9 Закона Справка о подтверждении исправлений
Допустим, что бухгалтер ООО «Гуру» Н.В. Соловьева нашла ошибку в амортизационных отчислениях за март 2017 года: было отражено 53 800 руб., но согласно правильным расчетам – 41 200 руб. Излишек сторнирован при помощи проводки: Дт 44 Кт 02 – 12 600. Образец бухгалтерской справки об исправлении ошибки выглядит так:
Обратите внимание: обязательно нужно указать:
- причину возникновения ошибки;
- все варианты суммы, которая влияет на бухучет;
- дату внесения исправлений.
В конце Н.В. Соловьева как составитель справки ставит свою подпись. К ней примыкает автограф главного бухгалтера. После этого бухгалтерская справка об исправлении ошибки служит основанием для коррекции в учете.
Справка о списании «кредиторки»
Просроченную кредиторскую задолженность, по которой прошло время для иска, предприятие обязано включить во внереализационные доходы. Так регламентирует п. 18 ст. 250 НК РФ. Обычно на это идут во время инвентаризации и сопровождают оформлением бухгалтерской справки на списание кредиторской задолженности . Она должна включать:
- полную информацию о долге (номер договора, ссылки на «первичку» и т. д);
- расчет срока исковой давности.
ПРИМЕР
В ООО «Гуру» 30 марта 2017 года проведена инвентаризация расчетов с контрагентами, в результате которой выявлена кредиторская задолженность перед ООО «Септима» в размере 143 000 руб. Срок исковой давности по ней истек 13 марта 2017 года.
Вот пример, как написать бухгалтерскую справку по этой ситуации:
ООО «Гуру» БУХГАЛТЕРСКАЯ СПРАВКА № 24 ОТ 30.03.2017 ГОДА О СПИСАНИИ КРЕДИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТИ В результате инвентаризации расчетов с контрагентами 30 марта 2017 года выявлена кредиторская задолженность перед обществом с ограниченной ответственностью «Септима» (ИНН 7722123456, КПП 772201001, адрес: г. Москва, ул. Шоссейная, д. 7, к. 9), по которой истек срок исковой давности (Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками, прочими дебиторами и кредиторами от 30 марта 2017 года № 2-инв). Данная задолженность возникла по договору поставки товаров от 25 апреля 2014 года № 63-п. В п. 3.8 указанного договора установлен срок оплаты – до 15 марта 2014 года (включительно). Сумма задолженности за поставленные товары составляет 145 000 руб., включая НДС – 26 100 руб. Таким образом, кредиторская задолженность в сумме 145 000 рублей подлежит включению в состав внереализационных доходов по налогу на прибыль за I квартал 2017 года на основании пункта 18 статьи 250 НК РФ и списанию в бухгалтерском учете. Главный бухгалтер_____________Широкова____________/Е.А. Широкова/ |
Помните:
бухгалтер должен правильно определить срок исковой давности, так как это влияет на результат расчета налога на прибыль. Чтобы избежать ошибки, держите ориентир на статьи 196, 200 и 203 Гражданского кодекса.
Бухгалтерская справка по раздельному учету НДС: образец
Документ может выглядеть примерно так:
Напомним, что п. 4 ст. 149 НК РФ обязывает вести раздельный учет операций, которые облагаемы НДС и не облагаемы (свободны от налога). Чтобы понимать, как составить образец бухгалтерской справки для раздельного учета НДС, изучите требования статьи 170 НК РФ.
Бухгалтерская справка о задолженности для суда: образец
Этот документ может быть составлен в самом общем виде со ссылками на справочные данные, которые форма хочет подтвердить в суде. Ссылаться в справке на то, что она оформлена именно для судебных целей, совсем необязательно.
ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «ГУРУ» Адрес: 105318, г. Москва, ул. Гоголя, д. 8, офис 15. ИНН 7722123456, КПП 772201001 Бухгалтерская справка № 3-с В результате инвентаризации расчетов с контрагентами 06 февраля 2017 года выявлена дебиторская задолженность ООО «Бубен» (ИНН 7719456789, КПП 771901001, адрес: г. Москва, ул. Квасовая, д. 9, к. 6), по которой не истек срок исковой давности (акт инвентаризации от 06.02.2017 № 22-инв). Данная задолженность возникла по договору поставки товаров № 12/7 от 22.10.2016 г. Сумма долга – 500 000 (пятьсот тысяч) рублей 00 копеек. Срок оплаты по договору – 31.12.2016 (включительно). Генеральный директор ______________ /В.В. Краснов/ Главный бухгалтер ______________ /Е.А. Широкова/ |
Любая хозяйственная операция из жизнедеятельности учреждения должна найти свое отражение в бухгалтерском учете, и эта тема — далеко не новость для бухгалтеров. Каждый факт деятельности должен быть подтвержден документально. Внесение записей без подтверждающей первичной документации недопустимо.
Для большинства операций финансово-хозяйственной деятельности предприятия предусмотрены специальные унифицированные бланки первичной документации. Применение унифицированных форм не обязательно, и бланки можно разработать самостоятельно или же доработать существующие. Однако многие организации предпочитают применять унифицированные формы первички и учетных регистров.
Но далеко не все события хозяйственной жизнедеятельности экономического субъекта могут быть отражены специальными бланками. Для определенного рода операций нет ни форм, ни нормативов учета. Но это не означает, что такие факты можно скрывать, то есть не отражать в бухучете. Именно для таких операций предусмотрены специальные бланки первичной документации — бухгалтерские справки.
Бухгалтерской справкой можно отразить совершенно любую операцию: от начисления заработной платы или отпускных до формирования себестоимости готового продукта или расходы на оплату налогов в бюджет. Данный бланк первичной документации универсален и позволяет раскрывать обязательные реквизиты для регистрации фактов в учете.
Когда составляют бухгалтерскую справку
В первую очередь определим, что это за справка. Это первичный бухгалтерский документ, который используется для отражения специфических хозяйственных операций учреждения. Например, статья 313 НК РФ регламентирует перечень ситуаций, при которых используется бухсправка:
- При выявлении неточностей и ошибок в бухгалтерском учете. В такой ситуации составляется образец бухгалтерской справки об исправлении ошибки, который и является подтверждением внесения исправлений в бухучет.
- При необходимости специфической детализации учета. Например, при ведении раздельного учета по НДС.
- При необходимости внесения пояснительных записей к хозяйственным операциям. Например, для отражения операций по списанию дебиторской или кредиторской задолженности.
- Для подтверждения расчетов, производимых при осуществлении хозяйственных операций. Примером данной ситуации может быть , или же или .
Бланк документа
Для внесения аналогичных записей в бухучете используйте унифицированный бланк справки ОКУД 0504833 либо разработайте бланк самостоятельно. Форму разработанного документа утвердите в учетной политике или отдельным приказом.
Проверьте, образец написания бухгалтерской справки должен содержать обязательные реквизиты:
- наименование документа;
- дата его составления;
- полное или сокращенное название организации в соответствии с уставной документацией (дополнительно могут быть отражены реквизиты, идентифицирующие субъект, — ИНН, КПП, адрес);
- суть проведенной хозяйственной операции;
- Ф.И.О. ответственного лица, составившего документ.
Независимо от выбранного бланка, отражайте операции с помощью бухгалтерских справок с соблюдением хронологического порядка. В противном случае споров с налоговыми инспекторами и соответствующих актов не избежать.
Образец бухсправки, самостоятельно разработанной в НКО
Скачать бланк бухгалтерской справки ОКУД 0504833
Правила составления бухсправки
Определим ключевые правила составления документа:
- Документ составляет ответственное лицо при его объявлении или назначении. Например бухгалтер или главбух.
- Бланк заполняется от руки (синими или черными чернилами) либо с помощью компьютера. Если в учреждении применяется специальная программа или сайт для ведения бухучета, то бланк заполняется с помощью программных средств.
- Исправления в документе допустимы. Вносятся в соответствии с установленными требованиями: неверная запись зачеркивается, рядом прописывают верную информацию, заверяют подписью ответственного лица, расшифровкой и печатью.
- Бухсправку подписывают исполнитель и главный бухгалтер. В некоторых учреждениях бланк могут отправлять на подпись руководителю.
Подшивать бухсправки следует вместе с документацией к соответствующему регистру учета. Например, исправление ошибок в начислении зарплаты: бухсправку подшивают с табелями, ведомостями и приказами.
Красное сторно
Сферы применения бухгалтерской справки довольно разноплановые. Документ может подтверждать и расчетные операции, и детализировать сведения о конкретном событии, и содержать информацию о раздельном ведении учета, а также вносить исправительные записи. Среди упомянутых операций обособленно идут записи с отрицательными числовыми значениями — так называемое красное сторно.
Эта операция используется не только для исправления ошибок, чтобы скорректировать неверные значения, но и для особых видов событий. Например, для списания торговой наценки или для корректировки показателей материально-производственных затрат.
Особенность операции в том, что сама бухгалтерская проводка составляется так же, как и ошибочная запись. Но сумма в данном случае отражается со знаком минус. Все так называемые минусы в бухгалтерском учете принято фиксировать красным цветом. Отсюда и такое название операции — «красное сторно». Для наглядности рассмотрим пример.
По результатам проверки была выявлена излишне начисленная сумма по страховым взносам на заработную плату основного персонала за март. Было начислено 100 000 рублей, а нужно было 97 000 рублей. Излишек составил 3000 рублей.
Проводки будут следующие:
Образец заполнения: исправляем ошибку в учете
Разберем, как правильно составить бухсправку на унифицированном бланке на актуальных примерах. Бухгалтер НКО «Доброволь» при сверке итогов за январь 2019 года выявила, что материальные запасы по счету № б/н на сумму 15 000 рублей были оприходованы дважды. Для исправления ошибки была сделана соответствующая запись в бухучете и оформлена бухсправка.
Образец заполнения бухгалтерской справки 0504833 будет выглядеть так:
Образец заполнения: отражение дополнительной информации и расчетов
НКО «Доброволь» в январе 2019 года израсходовало 300 000 рублей на проведение торжества по случаю юбилея фирмы. Затраты признаны представительскими. Такие затраты могут быть учтены в составе необлагаемой базы, но не более 4 % от затрат на оплату труда.
Организация ежеквартально уплачивает налог на прибыль в размере 24 % (ОСНО). За первый квартал 2019 года затраты на оплату труда персонала составили 1 500 000,00 рублей.
Образец расчета бухгалтерской справки для этого случая будет выглядеть так:
Образец бухгалтерской справки о задолженности для суда
НКО «Доброволь» по договору № 1 от 01.01.2017 поставило ООО «Покупатель» продукцию на сумму 450 000,00 рублей. По договору ООО «Покупатель» должен был перечислить средства на расчетный счет НКО до 28.02.2017. Однако расчет не поступил до настоящего времени.
Юрист НКО «Доброволь» подготовил иск о погашении задолженности. Бухгалтер составил бухсправку для подтверждения дебиторской задолженности в зале судебного заседания.
Иногда в бухучете случаются нестандартные ситуации. Ввиду своей редкости они не обладают специальными документами, которыми их можно было бы отразить в отчетности. В таких случаях бухгалтеру следует обратиться к специальному документу – бухгалтерской справке, форма которой не устанавливается законодательно, но должна быть зафиксирована в учетной политике любого предприятия.
Все люди ошибаются, бухгалтеры не исключение. Для того, чтобы исправить ошибки, а также чтобы отразить в учете нестандартные хозяйственные операции можно воспользоваться бухгалтерской справкой.
Бухгалтерская справка – это официальный документ, в котором находят свое отражение корректировки по различным регистрам плана счетов в случае ошибки, а также расчеты по не стандартным хозяйственным операциям.
Образец бухгалтерской справки о списании кредиторской задолженности:
Образцы бухгалтерской справки об исправлении ошибки:
Когда используется бухгалтерская справка?
Данный документ используется в следующих случаях:
- При ошибках в бухучете
Пример 1
Пусть фирма «А» начислила и уплатила зарплату работнику Иванову А. А. в январе в размере 6 000 р., в феврале – 5 000 р.. В марте выяснилось, что за январь было выплачено лишних 1 000 р.. (зарплата составила 5 000 р.). Работник вернул переплаченную сумму в кассу. Бухгалтеру необходимо отразить операции в учете и пересчитать НДФЛ.
В некоторых случаях расчет налога требует дополнительных расчетов. Если, к примеру, фирма ведет реализацию и оптом и в розницу, то налог рассчитывается для каждого вида деятельности отдельно.
Для этой ситуации специального документа не предусмотрено. В таком случае для того, чтобы правильно оформить хозяйственную операцию необходимо составить бухгалтерскую справку.
Образец бухгалтерской справки по договору возмездного оказания услуг. Пример 2
При финансировании предприятия «Б» 1 февраля состоялась официальная встреча и переговоры с партнерами. На них было потрачено 350 000 р., которые учитываются как представительские расходы. Налог по таким хозяйственным операциям рассчитывается как сумма, равная не более 4 процентам от ФОТ на дату хозяйственной операции.
На сколько дней дают больничный при ОРВИ и других болезнях, вы можете узнать
29-го февраля бухгалтером был определен норматив представительских расходов, и была оформлена бухгалтерская справка.
- Для подтверждения акта хозяйственной сделки
Согласно российскому законодательству аренда не считается услугой. По этой причине большинство арендодателей не составляют акт об ее оплате.
Для того, чтобы правильно оформить эту операцию, необходимо составить бухгалтерскую справку.
Пример 3
Предприятие «В» арендует у предприятия «Г» офис. Плата за аренду в размере 25 000 р. вносится каждые пол года за соответствующий период. За первое полугодие 2016-го г. было выплачено 150 000 р. Работник бухгалтерии фирмы «В» на конец каждого месяца составляет бухгалтерскую справку, для того, чтобы учесть затраты компании «В», и уплатить налоги
Часто перед бухгалтером возникает такая ситуация, когда внесение определенных операций в учет не предусматривается документами. Вроде бы в этом нет ничего страшного, но согласно нормативам законодательства требуется документальное подтверждение с экономическим обоснованием. Через некоторое время может потребоваться подтверждение операций.
Для этого применяется бухгалтерская справка, которая поможет обосновать внесение корректировок, подтвердить налоговый учет и сформировать норматив по налогообложению прибыли.
Что это за документ?
Бухгалтерская справка представляет собой документ, подтверждающий информацию из налогового учета . Ее относят к первичной документации, которая подтверждает сведения, входящие в эти документы (по ст. 313 НК России). Оформление первичной документации осуществляется согласно п. 1 ст. 252 Налогового кодекса.
Из ст. 9 ФЗ №129 «О бухучете» становится ясно, что в первичном документе должна находиться следующая информация:
- название;
- дата написания;
- наименование компании;
- состав хозяйственной операции и ее изменение;
- ответственные лица и их подписи.
Разработка справки должна выполняться согласно унифицированным формам, согласованным в Госкомстате РФ. При их отсутствии компания может сама составить формы документов первичного типа, где должна содержаться информация, указанная в п. 2 ст. 9 ФЗ «О бухучете». Обычно справка составляется на бумаге формата А4 и прикрепляется к документам, требующим пояснения, или в специальную папку ежеквартально.
Для чего он нужен и когда используется?
Бухгалтер самостоятельно принимает решение о типе и количестве вносимых изменений, указанных в справке. Но желательно добавлять больше сведений, иначе можно потом не вспомнить причины составления документа.
Можно выделить несколько операций, когда составляются подобные документы:
- Внесение корректировок
. В учет добавляются исправления при обнаруженных неточностях и ошибках. Последовательность корректирования закреплена в Положении по бухучету 22/2010 и может меняться относительно серьезности ошибок. Ошибка будет серьезной, если она сможет оказать влияние на экономические решения потребителей, которые принимаются на основании бухгалтерских отчетов этого же периода. Компания сама определяет серьезность ошибки на основании характера и величины конкретной статьи отчетов.
Существует следующий порядок исправления несущественных ошибок:- Обнаруженная до конца отчетного периода ошибка устраняется с помощью записей по определенным счетам бухучета того же месяца.
- Обнаруженная после конца отчетного периода до подписания бухотчетов ошибка корректируется записями по определенным счетам за декабрь отчетного периода.
- Несущественные ошибки прошедшего года, выявленные после согласования бухучета, корректируются записями по определенным счетам того же месяца и года. Выявленные при этом убытки и доходы фиксируются в прочих расходах и доходах текущего отчетного года.
Исправление серьезных ошибок проводится в следующей последовательности:
- при их выявлении до конца отчетного периода делаются записи по определенным счетам бухучета того же месяца;
- при их выявлении после конца отчетного периода (до согласования отчетов) делаются записи по определенным счетам за декабрь;
- при их выявлении после согласования готовых отчетов, но до их сдачи акционерам, участникам общества или другим уполномоченным структурам проводится корректировка записями по определенным счетам за декабрь отчетного периода;
- при их выявлении после согласования и сдачи годовых отчетов уполномоченным лицам до времени утверждения вводятся записи по определенным счетам за последний месяц отчетного периода.
Согласно правилам бухучета, внесение изменений в регистр возможно с обоснованием и подтверждением подписью уполномоченного лица с указанием срока исправлений. То есть, бухгалтер должен сделать соответствующий документ с указанием причин, на основании которых появилась ошибка, с обоснованием добавляемых изменений учета, указанием корреспонденции счетов и итоговой суммы.
- Проведение операций с дополнительными подсчетами. Справка может потребоваться для проведения операций, где не предусматривается унифицированная форма. При этом формируется справка-расчет для фиксации процесса расчета суммы операции и ее величины.Например, справкой можно воспользоваться при оформлении распределения затрат раздельного учета.
- Подтверждение сделки с контрагентом . Часто при работе с контрагентами проводятся сделки с взаимозачетом, которые можно оформлять бухгалтерской справкой. Этим документом можно воспользоваться арендаторам, так как многие из них не предоставляют акты. При его составлении специалистом будут каждый месяц приниматься определенные затраты.
Данный документ может пригодиться для налоговых органов при камеральной проверке, объяснении некоторых характеристик учета.
Более подробно о порядке внесения исправлений в бухгалтерский и налоговый учет вы можете узнать из следующего видео:
Какие операции можно корректировать?
Выделяют два метода добавления корректировок:
- При необходимости увеличения стоимостных характеристик из-за ошибок, где неправильно написана сумма начальной записи (а не проводка учета), используется метод дополнительных записей . Вносится дополнительная запись с одинаковой корреспонденцией счетов на величину разницы между суммой, указанной в прошлой проводке, и правильной цифрой.
- При завышенной сумме или использовании неправильной счетовой корреспонденции используется способ «красного сторно» .
В основном выявленные ошибки бухучета и отчетов оказывают влияние на налогоисчисление.
Пример ошибки при переплате заработной платы
Компания «Ирис» начислила и выплатила зарплату специалисту Иванову А. И. в мае 7000 рублей, а в июне - 6500. В июле было установлено, что в мае он получил избыточные средства. Работник пошел в бухгалтерию и согласился оплатить переплату через кассу. Также бухгалтер должен исправить сумму взятого НДФЛ. Он сделал справку со следующими проводками:
- Д26 К70 — 500 рублей. Это сторно избыточно начисленной суммы.
- Д70 К 68 — 65 руб. Это сторно от лишней величины удержанного налога НДФЛ.
- Д50 К70 (при уплате работником в кассу средств) - 435 р.
Переплаченная сумма НДФЛ за май была учтена при дальнейшей оплате налога.
Пример составления при представительских расходах
Компанией «Ирис» 17 мая была организована официальная встреча работников партнерской организации с проведением переговоров. На проведение мероприятия было выделено представительских расходов в размере 500 тысяч рублей.
Следует вспомнить, что подобные расходы при подсчете налога на прибыль рассчитываются до 4% от фонда оплаты труда. Каждый месяц организация составляет отчеты по этому налогу, аккумулируя представительские расходы в 26 счете. 30 мая бухгалтером был установлен норматив этих расходов и составлена бухгалтерская справка.