Схема принятия на работу сотрудника. Прием на работу: пошаговая инструкция для кадровика

Коротко: Как правильно осуществить прием на работу, какие шаги предпринять и в какой последовательности, составление какой документации потребуется? Все эти вопросы мы рассмотрим в данной статье.

Подробно

Осуществление фактически любой коммерческой деятельности, как правило, подразумевает привлечение наемных работников. Что касается такой организационной формы, как ООО, то такие обстоятельства возникают со 100% вероятностью, ведь, как минимум, в штате состоит один сотрудник - директор. ИП не всегда прибегает к наемному труду, по специфике свой деятельности, он может справляться со всем кругом обязанностей единолично. Но, при укрупнении бизнеса и его развитии, обычно логическим продолжением становится прием на работу сотрудников.

Важно: в нашей статье мы рассмотрим идеальный порядок приема на работу, как для ИП так и для ООО. Пусть для ИП в этой структуре не все действия и документы являются обязательными, с точки зрения законодательства, но они далеко не излишни, ведь позволят вам наладить полный учет и контроль в кадровом делопроизводстве.

Формы приема на работу

Принимая решения о привлечение наемных работников - физических лиц, на ваш выбор законодательство предусматривает две формы оформления договорных отношений: гражданско-правовой договор или же трудовой договор.

К гражданско-правовому договору относится договор подряда, и требования к его условиям регулируются ГК РФ. Этому договору посвящена глава 37 ГК РФ , в которой рассмотрены все условия в рамках подобного договора.

Если вы решили прибегнуть при приеме на работу к трудовому договору, то тогда следует ознакомиться с положениями ТК РФ, в котором со статьи 56 и по 84 оговариваются все условия по заключению, оформлению и прекращению трудового договора.

Локальные нормативные акты работодателя

В соответствии с положениями статьи 68 ТК РФ , приему на работу сотрудника должно предшествовать ознакомление под роспись с локальными нормативными актами. К таким документам относятся:

Правила трудового внутреннего распорядка.
Должностные инструкции.
Коллективный договор (если на предприятии существует профсоюз). Как правило, в рамках ООО и ИП такой документ отсутствует ввиду отсутствия профсоюза.

Право на утверждение работодателем локальных нормативных актов предусмотрено статьей 8 ТК РФ .

Все указанные документы должны быть разработаны нанимателем и утверждены приказами по предприятию.

При разработке правил внутреннего трудового распорядка, вы можете обратиться к статье 189 ТК РФ , в которой перечислен перечень вопросов и положений, включаемых в данный документ. Основное его условие состоит в том, что он не должен ухудшать правовое положение работника, которое обеспечено ему действующим трудовым законодательством.

Помощь в подготовке должностных инструкций вам окажут квалификационные справочники, утвержденные Минтрудом для разных отраслей промышленности и специальностей. Наличие должностных инструкций поможет вам четко сформулировать перечень обязанностей каждого работника.

Важный момент: разработка и утверждение локальных нормативных актов не является обязательство для ИП, а в части должностных инструкций и для ООО, но их наличие несет в себе лишь положительные моменты, заключающиеся в более детальном учете и планировании трудовых отношений с работниками.

Порядок приема на работу и оформление документации

Все предэтапы мы рассмотрели, теперь самое время перейти к непосредственной сути нашей статьи.

Шаг 1

Работник должен написать заявление о приеме на работу на имя руководителя (ИП), с указанием должности в нем. После рассмотрения заявления, руководитель должен поставить на нем резолюцию, в которой отражает свое решение, например, принять и оформить приказ.

Всех страниц паспорта;
Страхового свидетельства;
Документа об образовании;
Военного билета (для военнообязанных).

Если это не первое место работы, то предоставляется и трудовая книжка. В том случае, если это первая работа, то завести трудовую книжку предстоит вам на этого сотрудника. При отсутствии страхового свидетельства вам также предстоит его оформить в ПФР на сотрудника.

Шаг 2

Заключение трудового договора с работником должно быть осуществлено в письменной форме, и данный документ составляется в двух экземплярах, один из которых передается работнику.

Шаг 3

На основании полученных документов и заявления подписывается приказ о приеме на работу. Форма приказа Т-1 утверждена Приказ регистрируется в журнале приказов по кадровым вопросам. Его можно приобрести в любом книжном магазине или торгующем канцелярскими принадлежностями.

В соответствии с положениями статьи 68 ТК РФ в трехдневный срок вы должны ознакомить работника с изданным приказом под роспись.

Шаг 4

Сведения о поступившей трудовой книжке вы должны занести в журнал регистрации, форма которого утверждена Постановлением Минтруда России №69, датированным от 10.10.2003 г.

Шаг 5

Теперь заполняете личную карточку сотрудника формы Т-2, утвержденной ПОСТАНОВЛЕНИЕ Госкомстата РФ №1, датированным от 05.01.2004 г.

Работник должен поставить свою подпись в заполненной карточке, тем самым подтвердит ознакомление со всеми внесенными туда сведениями и их утверждение.

Рекомендация: дополнительно вы можете формировать личное дело по каждому сотруднику, в котором будут храниться все документы, относящиеся к определенному сотруднику, начиная с заявления о приеме на работу и предоставленных копий документов, и продолжая потом подшивать все заявления и приказы по данному сотруднику в процессе работы его. Такой документооборот значительно упростит для вас в будущем поиск нужной информации по сотруднику.

ШАГ 6

Если принятый работник военнообязанный, то в соответствии с Постановлением Правительства РФ №719 от 27.11.2006 г. , вы должны сообщить о его поступлении на работу в территориальный комиссариат или орган местного самоуправления.

Обязательно для ИП

При приеме наемных работников ИП должен встать на учет во внебюджетных фондах в качестве работодателя в сроки:

В ПФР в течение 30 дней;
В ФСС в течение 10 дней.

Причем, обязанность возникает такая при заключении каждого нового трудового договора, его нужно регистрировать в указанных органах. О том, как выглядит эта процедура и какие нужны документы, вы прочтете в статье: Постановка организаций и предпринимателей на учет в ПФР и ФСС .

Теперь вы точно знаете всю последовательность действий, которую надо соблюдать при приеме на работу сотрудников.

Вопросы и ответы по теме

По материалу пока еще не задан ни один вопрос, у вас есть возможность сделать это первым

ТК РФ устанавливает, что прием на работу осуществляется по соглашению сторон, в соответствии с их доброй волей, на основе их свободного усмотрения.

Однако свобода в принятии решения о приеме на работу и заключении трудового соглашения не является абсолютной ни для работодателя, ни для работника.

Основным препятствием для реализации работником своего конституционного права на труд являются, помимо фактических обстоятельств, требования к квалификации работника. Многие виды профессий требуют наличия диплома о специальном профессиональном образовании или специального разрешения на осуществление отдельных видов деятельности. Кроме того, возможность работы по найму ограничена минимальным возрастом. Положения о многих видах профессий устанавливают и верхний возрастной предел. Такое ограничение установлено, например, для военнослужащих, работников МВД и др.

Определенные категории лиц (женщины, несовершеннолетние) не могут приниматься на некоторые работы: с вредными и тяжелыми условиями труда, на подземные физические работы. Подростки не могут выполнять работу, связанную с обслуживанием товарно-материальных ценностей (кассир, инкассатор и др.), в местах, ставящих под угрозу их нормальное нравственное развитие. При приеме на работу к кандидату на должность могут устанавливаться иные, не запрещенные трудовым законодательством требования, например, наличие специальных навыков, требование к состоянию здоровья и др. И наконец, камнем преткновения на пути реализации работником принципа свободы договора может явиться необходимость предоставления им при приеме на работу документов, перечень которых установлен законодателем.

Паспорт, выполняя функцию удостоверения личности, может быть использован и для выяснения места проживания (регистрации) будущего работника. И хотя проживание в месте нахождения работы не является обязательным условием для заключения договора, все же представляется, что администрации важно поинтересоваться на этот счет, чтобы предположить, будет ли работник просить предоставить ему жилплощадь, а если таковой у предприятия нет, то как это скажется на эффективности труда работника.

Свобода работодателя в приеме работника на работу и выборе его кандидатуры ограничена финансовыми средствами, которые он может использовать на заработную плату. Кроме того, законодатель выдвигает ряд обстоятельств, по которым работодатель не может отказать человеку в приеме на работу. К ним относятся его пол, раса, цвет кожи, национальность, язык, происхождение, имущественное, социальное, должностное положение, место жительства, отношение к религии, убеждения, принадлежность к общественным объединениям и др.

В ряде случаев интересы работодателей ограничиваются установлением их обязанности принимать на работу некоторые категории граждан, даже если у них нет на то особого желания (например инвалидов), а также запрета отказывать в приеме на работу женщинам по мотивам беременности или наличием детей. Свободу администрации при приеме на работу законодатель ограничивает и указанием на запрет производить отказ в приеме на работу необоснованно (ст. 64 ТК РФ). «Необоснованный отказ» - оценочное понятие.

Оно толкуется по-разному: немотивированный отказ, отказ по мотивам, не основанным на законе, по основаниям, не относящимся к деловым качествам, незаконный отказ и т. д. Некоторые авторы предлагают конкретизировать это понятие в законе, если не путем определения квалифицирующих признаков, то хотя бы с помощью перечня мотивов. Реализация такого предложения связала бы окончательно руки руководителям организаций и лишила бы их возможности маневра рабочей силой. Кому, как не директору предприятия, виднее, исходя из конкретных условий, с какими работниками он может эффективнее наладить производство.

В Великобритании, к примеру, суды ревностно отстаивают право нанимателя отказывать в найме: никто не правомочен принуждать администрацию вступать в соглашение. Исключение только одно: нельзя отказать в приеме на работу инвалидам и докерам, но в пределах 3% от общей численности работников, занятых на предприятии.

несовершеннолетние;
лица, принимаемые на работу с тяжелыми и вредными условиями труда;
лица, принимаемые на работу, требующую особых психофизических данных (водители, летчики, инкассаторы и др.);
принимаемые на работу, связанную с обслуживанием детей, больных (учителя, воспитатели и др.).

Моментом приема на работу считается издание приказа о приеме на работу, с которым работник знакомится под расписку. Иногда руководитель предприятия по рассеянности, недосмотру или умышленно не оформляет прием на работу должным образом (например, не издает приказ, не заключает трудовой договор), предлагая просто приступить к работе. Поэтому фактическое допущение к работе считается заключением трудового договора. Именно с начала выполнения трудовых функций работнику будет начисляться заработная плата, он приобретет все остальные свои права и обязанности.

При поступлении гражданина на работу администрация обязана: ознакомить его с порученной работой, условиями труда, разъяснить ему права и обязанности, ознакомить с правилами внутреннего трудового распорядка и коллективным договором, действующим на предприятии, проинструктировать по правилам техники безопасности и др.

Моменту издания приказа о приеме на работу предшествует достижение соглашения между работником и работодателем о приеме на работу, которое оформляется трудовым договором.

Еще до того, как будут оформляться трудовые отношения, сотруднику кадровой службы в некоторых случаях придется провести предварительную работу, например, подготовить и провести избрание по конкурсу или на должность, организовать медицинское освидетельствование кандидатов, изучить предъявленные ими документы. Мы представляем пошаговую инструкцию для кадровика, оформляющего прием на работу. Обсудим сведения, которые нужно проверить до приема на работу, оформление работником заявления о приеме на работу, расскажем, почему работника необходимо ознакомить с текстом коллективного договора, если он имеется в организации, и локальными нормативными актами работодателя, объясним, как происходит правильное оформление трудового договора и, при необходимости, договора о материальной ответственности.

Сведения, которые нужно проверить до приема на работу

До приема на работу нового сотрудника нужно выяснить, не имеется ли у соискателя ограничений, не позволяющих ему заниматься определенными видами деятельности в соответствии со ст.351.1 ТК РФ.

Для того чтобы заключить трудовой договор с новым работником, ему необходимо представить в отдел кадров следующие документы:

документ, удостоверяющий личность;
трудовую книжку, за исключением тех случаев, когда работник будет трудиться по совместительству или оформляется на работу впервые;
страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
военный билет или приписное свидетельство - для военнообязанных и молодых людей, подлежащих призыву в армию;
документы об образовании и подтверждающие квалификацию или наличие специальных знаний, если они требуются для выполнения должностных обязанностей;
справка установленной формы, подтверждающая отсутствие судимости и уголовного преследования, выданная уполномоченными федеральными органами исполнительной власти. Она потребуется в случаях, когда работа связана с деятельностью, к осуществлению которой не допускаются граждане, имеющие судимость и иные проблемы с законом, в соответствии с ТК РФ.

Если гражданин впервые устраивается на работу, обязанность по оформлении его трудовой книжки и страхового свидетельства возлагается на работодателя. В тех случаях, когда трудовая книжка нового работника утеряна или повреждена, по его письменному заявлению, в котором объясняется факт отсутствия или повреждения этого документа, работодатель должен оформить дубликат трудовой книжки.

В некоторых случаях, согласно Трудовому кодексу РФ и иным федеральным законам, для осуществления некоторых видов деятельности для работника предусмотрена необходимость предъявления дополнительных документов, без которых трудовой договор с ним заключен быть не может.

В соответствии со ст.64.1 ТК РФ, граждане, уволенные с государственной или муниципальной службы, в течение двух лет после этого обязаны информировать нового работодателя о последнем месте службы.

После подготовительного этапа пошаговая процедура оформления трудового договора с новым сотрудником будет осуществляться в следующем порядке.

Шаг 1. Оформление работником заявления о приеме на работу

В подавляющем большинстве организаций этот шаг не является обязательным, поскольку такое заявление в ТК РФ не предусматривается. Но, в соответствии со ст. 26 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации», ст. 16 Федерального закона от 02.03.2007 N 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации», такое заявление необходимо написать гражданину, оформляющемуся на работу в органы государственного или муниципального подчинения.

В случае если такое заявление новым работником написано, его нужно зарегистрировать в установленном работодателем порядке. Как правило, для этого используется специальный журнал.

Шаг 2. Работника необходимо ознакомить с текстом коллективного договора, если он имеется в организации, и локальными нормативными актами работодателя

В соответствии с ч.3 ст.68 ТК РФ, еще до того, как будет подписан трудовой договор, новый работник должен быть ознакомлен с правилами внутреннего трудового распорядка и теми локальными нормативными актами, которые регламентируют его деятельность. К числу таких локальных нормативных актов относится и должностная инструкция, которая, в некоторых случаях, может быть оформлена как приложение к трудовому договору.

Порядок подтверждения того, что работник ознакомился с локальными нормативными актами, в трудовом законодательстве не определен. Но то, что это было сделано, должно быть зафиксировано либо с помощью ознакомительных листов, либо с помощью специальных журналов ознакомления с локальными нормативными актами, в которых работник ставит свою подпись и указывает дату ознакомления с тем или иным нормативным актом.

В тексте трудового договора должно быть обязательно указано, что еще до подписания этого документа работник был ознакомлен с локальными нормативными актами, и приведен их перечень.

Порядок, регламентирующий ознакомление с локальными нормативными актами и процедуру подписания трудового договора может быть установлен одним из тех же локальных нормативных актов, действующих на предприятии.

Шаг 3. Оформление трудового договора и, при необходимости, договора о материальной ответственности

В соответствии со ст.67 ТК РФ, трудовой договор должен быть составлен и подписан обеими сторонами в двух экземплярах. В некоторых случаях закон предусматривает возможность того, что договор может быть согласован третьей стороной, не являющейся непосредственным работодателем. Это предусматривает необходимость подписания большего числа экземпляров трудового договора. Если должность, которую будет занимать новый работник, предполагает материальную ответственность, договор о полной материальной ответственности лучше заключить одновременно с подписанием трудового договора, поскольку впоследствии работник может отказаться от оформления договора о материальной ответственности и принудить его к этому будет невозможно. Поэтому одновременное подписание сразу двух договоров является единственным приемлемым выходом, позволяя работодателю подстраховаться и избежать ненужных проблем.

При этом не следует забывать, что, в соответствии со ст. 244 ТК РФ, договор на материальную ответственность может быть заключен только с совершеннолетними работниками, которые по роду своей деятельности обслуживают или используют материальные ценности. Перечень таких видов деятельности и категорий работников утверждается в порядке, который установлен Правительством РФ. В настоящее время действует Постановление Минтруда РФ от 31.12.2002 N 85, в котором утверждаются и типовые формы коллективных (бригадных) и индивидуальных договоров о материальной ответственности.

Шаг 4. Регистрация трудового договора и договора о материальной ответственности

Порядок, по которому производится регистрация трудовых договоров и договоров о полной материальной ответственности, устанавливается локальным нормативным актом работодателя. Для каждого из этих типов договоров, например, может быть заведен специальный журнал учета.

Шаг 5. Вручение новому сотруднику его экземпляра оформленного трудового договора

В соответствии со ст. 67 ТК РФ, после подписания один экземпляр трудового договора хранится у работодателя, а второй - передается сотруднику. То, что свой экземпляр трудового договора он получил, может быть подтверждено его подписью на экземпляре работодателя, которую он поставит после фразы: «Оформленный экземпляр трудового договора получил». В случае, когда с работником был заключен и договор о материальной ответственности, его экземпляр также передается ему в описанном выше порядке.

Шаг 6. Оформление приказа (распоряжения) руководителя о приеме на работу

Основанием для издания такого приказа является подписанный трудовой договор, поэтому содержание приказа должно строго соответствовать тем условиям, которые прописаны в трудовом договоре.

Шаг 7. Регистрация приказа о приеме на работу

Она производится в том порядке, который установлен работодателем. Как правило, вносится соответствующая запись в специальный журнал учета подобных документов.

Шаг 8. Ознакомление работника с приказом о приеме на работу

Шаг 9. Внесение записи о приеме на работу в трудовую книжку сотрудника

В соответствии со ст. 66 ТК РФ, работодатели - юридические лица и физические лица, являющиеся индивидуальными предпринимателями, обязаны внести запись о приеме на работу в трудовую книжку сотрудника, если он проработал более 5 дней.

Исключение касается только совместителей, трудовые книжки которых ведутся и хранятся по основному месту работы. Тому работнику, кто устраивается на работу впервые, трудовую книжку обязан оформить работодатель.

Шаг 10. Внесение сведений о трудовой книжке нового сотрудника в специальный журнал

Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним ведутся по формам, утвержденным Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек».

Шаг 11. Оформление личной карточки работника и ознакомление работника с записями в трудовых документах

В соответствии с п. 12 «Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках», работник должен быть ознакомлен со всеми изменениями и новыми записями, вносимыми в его трудовую книжку и личную карточку, в которой дублируются эти изменения и записи. Личная карточка оформляется по унифицированной форме, которую утверждает Федеральная служба государственной статистики. Регистрация личных карточек производится в специальном журнале учета.

О карточке формы т 2: бланк читайте

Шаг 12. Внесение нового сотрудника в табель учета рабочего времени и другие документы

В некоторых случаях, в соответствии с установленным на предприятии регламентом, может потребоваться оформление личного дела работника. Иногда требуется сообщить о факте приема нового сотрудника его старому работодателю, а также предоставить сведения о нем в военкомат.

Личное дело на новичка оформляется, если это предусмотрено в отношении его должности работодателем. Большинство из них не вменяют в обязанности кадровой службы ведение личных дел сотрудников, но для тех, кто работает на государственной или муниципальной службе, это является обязательным условием. Если в коммерческой структуре работодатель сочтет это необходимым, ведение личных дел работников должно регламентироваться локальным нормативным актом. Регистрация личных дел производится в специальном журнале.

Бывший работодатель, в соответствии со ст. 64 ТК РФ, должен быть поставлен в известность о факте приема сотрудника на работу в том случае, если работник являлся государственным или муниципальным служащим и со дня его увольнения со службы прошло менее двух лет.

Это предусматривается «Правилами сообщения работодателем о заключении трудового или гражданско-правового договора на выполнение работ (оказание услуг) с гражданином, замещавшим должности государственной или муниципальной службы, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами Российской Федерации», утвержденными Постановлением Правительства РФ от 21.01.2015 N 29.

Военный комиссариат должен быть уведомлен о факте приема на работу нового сотрудника в том случае, если работник подлежит воинскому учету, в соответствии с п. 32 Постановления Правительства РФ от 27.11.2006 N 719. Уведомление должно быть зарегистрировано, например, в журнале учета исходящих документов.