Устаревшие документы не упоминали способы ведения учета для индивидуальных предпринимателей, в связи с резким расширением сектора малого бизнеса, новое положение было просто необходимо. Согласно новому положению, инвентаризация кассы, то есть порядок ее проведения, сроки и документальное обеспечение, не изменились. Однако касса предприятия (сама комната, в которой хранятся денежные средства, ценности и важная документация) теперь не оборудуется, как было установлено ранее, и штрафы за несоответствие отменили. Перед проведением ревизии создается инвентаризационная комиссия, утверждаемая приказом руководителя организации. Как правило, сюда входят: главный бухгалтер предприятия, руководители отделов аудита, контроля и само руководство. В первую очередь проверяется остаток учетный, то есть тот, который отражен в текущем отчете кассира.
Инвентаризация кассы
Указанные документы, не содержащие подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица, в случаях разногласий между руководителем субъекта учета (уполномоченным им лицом) и главным бухгалтером по поводу осуществления отдельных фактов хозяйственной жизни принимаются к исполнению и отражению в бухгалтерском учете с письменного распоряжения руководителя субъекта учета (уполномоченного им на то лица), который несет ответственность, предусмотренную законодательством РФ. Таким образом, отсутствие подписи главного бухгалтера на расходных и приходных кассовых ордерах при проведении проверки соблюдения кассовой дисциплины является нарушением (п.
8 Инструкции № 157н, п. 1.8, 2.2, 2.3 Положения № 373-П).
Инвентаризация кассы: что нужно знать бухгалтеру
Инвентаризация кассы предполагает: выборочную проверку ведения журнала операций по счету «Касса», журнала операций с безналичными денежными средствами; сверку первичных бухгалтерских документов с выписками по лицевым счетам, открытым в территориальных органах федерального казначейства, проверку правильности и законности их оформления; контроль за полнотой и своевременностью оприходования денежных средств, поступающих в кассу; проверку правильности списания денежных средств на расходы, использования их по целевому назначению (на выдачу заработной платы, командировки, хозяйственные нужды и т. д.); проверку наличия и сохранности денежных средств; контроль за соблюдением порядка ведения записей в кассовой книге; проверку наличия договора о материальной ответственности кассира; проверку соблюдения лимита остатка денежных средств в кассе.
Оформленная недостача уменьшает остаток денег в учетной системе, а следовательно, его должен возместить виновный в инциденте сотрудник – кассир либо другое материально ответственное лицо. Объяснение причин излишков и недостач необходимо фиксировать непосредственно в акте инвентаризации наличных денежных средств — на втором листе.
Инфо
Как часто проводится инвентаризация кассы Начинающих предпринимателей интересует вопрос, как часто проводится инвентаризация кассы. Она может проходить как в плановом, так и внеплановом режиме.
В первом случае периодичность проверки регламентируется учетной политикой компании, которая может пересматриваться ежегодно.
Как провести инвентаризацию кассы в 2018 году
В учетной политике могут быть установлены иные случаи, когда обязательно проведение инвентаризации кассы, и сроки ее проведения (например, может быть предусмотрена ежеквартальная инвентаризация). Касса инвентаризируется в ходе выездной проверки (которая проводится учредителем, различными контрольными органами) и в результате мероприятий внутреннего контроля.
В статье 19 Закона о бухгалтерском учете установлено, что экономический субъект обязан организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни. Для проведения инвентаризации в рамках внутреннего контроля в учреждении создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия, которая в том числе осуществляет проверку кассы (п.
2.2 Методических указаний № 49). Состав этой комиссии утверждается приказом (постановлением, распоряжением) руководителя организации (п. 2.3 Методических указаний № 49).
Инвентаризация кассы — порядок и сроки проведения
Внимание
Если в ходе проведения инвентаризации (в рамках внутреннего контроля) были выявлены излишки, недостача или иные отклонения фактических показателей от данных бухгалтерского учета, оформляется ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092). В ней фиксируются установленные расхождения с данными бухгалтерского учета: недостачи или излишки по каждому объекту учета в количественном и стоимостном выражении.
Ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092) является основанием для составления акта о результатах инвентаризации (ф. 0504835). При проведении выездной инвентаризации кассы ее результаты отражаются в акте, составляемом по ее итогам.
Обязательна ли инвентаризация кассы, если нет налички?
При подсчете фактического наличия ценностей в кассе принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы (почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, путевки в дома отдыха и санатории, авиабилеты и др.) (п. 3.40 Методических указаний № 49). Проверка фактического наличия бланков документов строгой отчетности производится по видам бланков (например, по талонам на ГСМ) с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам (п.
3.41
Важно
Методических указаний № 49). Какие нарушения выявляются в ходе инвентаризации кассы? Как показывают результаты проверок, в ходе инвентаризации кассы выявляются следующие нарушения. Несоблюдения установленного лимита остатка денежных средств в кассе учреждения.
Прибавьте к остатку в кассе общую сумму всех приходных ордеров. От полученной цифры отнимите общую сумму всех расходных ордеров.
В расходные ордера должна быть включена вся выручка, переданная под финансовую отчетность, суммы, сданные инкассатору и выданные в счет заработной платы и авансовых платежей. 6 После проведения инвентаризации составьте акт унифицированной формы Инв-15. В акте укажите результаты проведенной проверки, последние номера приходных и расходных кассовых ордеров, поставьте дату и подписи всех членов ревизионной комиссии.
7
Если общая сумма прихода больше расхода, то это означает, что на момент инвентаризации в кассе выявлены излишки. Внесите всю сумму в приходный ордер и запишите в счет прихода предприятия.
8 Если общая сумма прихода меньше расхода, то в кассе присутствует недостача. Составьте акт недостачи, попросите кассира написать письменное объяснение.
Нужна ли ежемесячная инвентаризация кассы
Исправления обязательно визируются всеми членами комиссии.Таким образом, в заполненном акте инвентаризации денежных средств в кассе содержатся учетный и фактический остаток наличных, перечислены все члены комиссии, в документе стоят их подписи. Результаты доводятся до руководителя организации. Интерпретировать итоги проведенной проверки стоит так: если все совпало, значит, учет в организации ведется правильно, а кассир работает хорошо.
Если обнаружена недостача или излишек, нужно принимать меры. Проверить правильность учета и скорректировать правила, оценить профессиональную пригодность кассира и его благонадежность.
Излишек по кассе после проведения инвентаризации оформляется в приход и квалифицируется как прочий доход - с него потом будет уплачен налог.
В пункте 1.5 Методических указаний № 49 поименованы случаи, когда проведение инвентаризации кассы обязательно, а именно: при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также в случаях, предусмотренных законодательством при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия; перед составлением годовой бухгалтерской отчетности; при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел); при установлении фактов хищений, злоупотреблений, порчи ценностей; в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями; при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса и в других случаях, предусмотренных законодательством РФ или нормативными актами Минфина.
Инвентаризация кассы организации производится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в РФ и Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств.
В сроки, установленные руководителем организации, а также при смене кассиров организации производится внезапная инвентаризация (ревизия) кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе.
Инвентаризация наличных денежных средств, разных ценностей и документов проводится комиссией, назначаемой приказом (решением, постановлением, распоряжением) руководителя организации.
До начала проверки фактического наличия денежных средств и денежных документов инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении денежных средств.
Материально ответственные лица должны дать расписки о том, что к началу проведения инвентаризации все расходные и приходные документы на денежные средства сданы в бухгалтерию и все денежные средства, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение имущества.
Комиссия проверяет достоверность данных бухгалтерского учета и фактического наличия денежных средств, разных ценностей и документов, находящихся в кассе, путем полного пересчета. Остаток денежной наличности сверяется с данными учета по кассовой книге. В условиях автоматизированного ведения кассовой книги должна производиться проверка правильности работы программных средств обработки кассовых документов.
Для отражения результатов инвентаризации фактического наличия денежных средств и денежных документов (наличных денег, марок, чеков (чековых книжек) и др.), находящихся в кассе организации, применяется унифицированная форма первичной учетной документации по учету результатов инвентаризации, а именно: Акт инвентаризации наличных денежных средств по форме № ИНВ-15.
Результаты инвентаризации оформляются актом в двух экземплярах и подписываются всеми членами комиссии и лицами, ответственными за сохранность ценностей, и доводятся для сведения руководителя организации. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, второй остается у материально ответственного лица.
При смене материально ответственных лиц акт составляется в трех экземплярах. Один экземпляр передается материально ответственному лицу, сдавшему ценности, второй - материально ответственному лицу, принявшему ценности, и третий - в бухгалтерию.
Во время инвентаризации операции по приему и выдаче денежных средств и денежных документов не производятся. Не допускается проведение инвентаризации при неполном составе инвентаризационной комиссии. Никаких подчисток и помарок в акте не допускается. Исправления оговариваются и подписываются членами комиссии и материально ответственным лицом.
При выявлении недостач или излишков денежных средств в кассе организации в акте указываются их сумма и обстоятельства возникновения.
Материально ответственные лица должны дать объяснение причинам возникновения излишков или недостач денежных средств в кассе. Выявленная недостача наличных денежных средств взыскивается с материально ответственного лица - кассира организации.
Выявленные излишки наличных денег принимаются к бухгалтерскому учету (приходуются в кассу) и зачисляются на финансовые результаты организации (счет 91 «Прочие доходы и расходы»).
Взыскание недостачи отражается по кредиту счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» и дебету счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (субсчет 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»). Внесение денежных средств кассиром в погашение недостачи отражается по кредиту субсчета 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» в корреспонденции с дебетом счета 50 «Касса». *
Эти операции отражаются в бухгалтерском учете следующими проводками:
| № | rowspan=2 bgcolor=white>Содержание хозяйственных операцийКорреспондирующие | ||
| Дебет | Кредит | ||
| 1 | Отражены излишки денежных средств в кассе, выявленные при инвентаризации | 50-1 | 91-1 |
| 2 | Отражена недостача денежных средств в кассе, выявленная при инвентаризации | 94 | 50-1 |
| 3 | Недостача денежных средств отнесена на кассира | 73-2 | 94 |
| 4 | Кассиром в погашение недостачи внесены денежные средства в кассу организации | 50-1 | 73-2 |
Ревизию кассы организации и соблюдение кассовой дисциплины также производят учредители организаций и аудиторы (аудиторские фирмы) в соответсв// : заключенными договорами. При этом особое внимание они должны уделять вопрсс, ::ес-е~ения сохранности денег и ценностей.
Систематическая проверка соблюдения организациями требований порядка ведения кассрвых операций возлагается также на банки. Организации обязаны предоставлять по требованию банков все необходимые документы для проведения проверок соблюдения кассовой дисциплины.
Органы внутренних дел в пределах своей компетенции проверяют техническую укреп- ленность касс и кассовых пунктов, обеспечение условий сохранности денег и ценностей в организации.
Закон предписывает определенной категории предприятий иметь кассу. Она необходима для приема, хранения, а также выдачи денежных документов и средств, типовых форм строгой отчетности. Вместе с этим законодательство предписывает проведение инвентаризации кассы.
Когда обязательна процедура?
Инвентаризация кассы проводится:
- При передаче имущества компании в аренду, его продаже, выкупе, а также в предусмотренных законодательством случаях при преобразовании муниципального/государственного унитарного предприятия.
- При выявлении фактов порчи ценностей, злоупотреблений, хищения.
- При реорганизации (ликвидации) компании перед составлением соответствующего баланса и в прочих случаях, установленных в законодательстве или нормативных актах Минфина.
- Перед формированием бухгалтерской отчетности за год.
- В случае пожара, стихийных бедствий, аварий и прочих ЧС, спровоцированных экстремальными условиями.
Учетная политика может предусматривать иные случаи, при которых выполняется инвентаризация кассы. Вместе с этим должны быть установлены сроки ее осуществления (например, ежеквартально).
Порядок проведения инвентаризации кассы
Проверка операций и их документального оформления осуществляется в ходе выездного и внутреннего контроля. Первый выполняется учредителем, уполномоченными органами. Статья 19 ФЗ, регламентирующего ведение бухучета, предписывает обязанность хозяйствующего субъекта осуществлять внутреннюю проверку операций, совершенных на предприятии. Порядок инвентаризации кассы предусматривает формирование комиссии, действующей постоянно. Ее состав утверждается распоряжением (постановлением, приказом) руководства компании. В случае отсутствия хотя бы одного участника комиссии при инвентаризации кассы результаты проверки признаются недействительными.
Документальное оформление
До начала сверки фактического наличия денег комиссия получает приходные и расходные ордера (для каждого из них есть свой образец). Инвентаризации кассы (в рамках внешнего и внутреннего контроля) оформляются:
- Сличительной ведомостью (описью ф. 0504086). Она необходима для отражения итогов проверки денежных документов и бланков отчетности. В описи фиксируются расхождения между данными по фактическому наличию учетных объектов и сведениями бухучета посредством их сопоставления.
- Ведомостью ф. 0504088. Этот документ используется для отражения итогов проверки денежной наличности - сведений о фактическом количестве средств в кассе и по учетным сведениям, по излишкам и недостаче, обнаруженным при инвентаризации, номерам последних расходного и приходного ордеров.
Если при проведении проверки были выявлены лишние средства, недостаток их либо прочие отклонения от данных бухучета, составляется ведомость расхождений. В ней указываются показатели по каждому объекту в стоимостном и количественном выражении. На основании этой ведомости составляется акт инвентаризации кассы. Бланк этого документа является типовым и утвержден на законодательном уровне (ф. 05040835). Указанная выше схема используется при выполнении внутренней проверки. В рамках выездного контроля оформляется только документ, отражающий результаты, которые показала инвентаризация кассы (бланк можно увидеть в статье).
Особенности процедуры
Инвентаризация кассы может предусматривать:
- Выборочную проверку правильности ведения журнала по операциям с наличностью и безналом.
- Сверку первичной документации с выписками по счетам, открытым в территориальных подразделениях Федерального казначейства, контроль законности ее оформления.
- Проверку своевременности и полноты оприходования средств, которые поступают в кассу.
- Контроль правильности списания денег на затраты, использования по целевому назначению.
- Проверку сохранности и наличия средств.
- Контроль соблюдения порядка составления записей Кассовой книги.
- Проверку соблюдения установленного лимита по остатку денег.
- Контроль наличия заключенного договора о материальной ответственности лица, уполномоченного фиксировать и выполнять кассовые операции.
Составленный по результатам проверки акт инвентаризации кассы подписывается всеми членами уполномоченной комиссии.
Важный момент
В процессе подсчета фактического присутствия в кассе объектов к учету принимаются наличные деньги, денежные документы, ценные бумаги. К ним в том числе относят авиабилеты, путевки в санатории, вексельные, почтовые и прочие марки и так далее. Проверка фактического количества бланков строгого учета осуществляется по их видам (к примеру, по талонам на ГСМ). При этом учитывается начальный и конечный номер того или другого документа. Проверку проводят и по каждому участку хранения, и материально ответственному лицу.
Превышение установленного предела наличности
Акт инвентаризации кассы может показать несоблюдение утвержденного лимита по остатку денег. С 1 января 2013 года проведение кассовых операций осуществляется казенными учреждениями по Положению №373-П. Этим документом предусматривается, что для осуществления наличных расчетов следует ввести максимально допустимый предел средств, который может присутствовать на предприятии в месте осуществления данных операций. Накопление в кассе компании наличности сверх утвержденного лимита разрешено в дни выдачи з/п, выплат, входящих в фонд оплаты труда и относящихся к социальным начислениям, стипендий, включая дату получения их с лицевого счета, а также нерабочие, выходные праздничные дни, если юрлицо осуществляет в эти периоды кассовые операции. Максимально допустимый предел устанавливается по правилам, которые приведены в приложении к Положению №373-П, или определяется учредителем относительно подведомственных ему подразделений.
Возложение обязанностей на неуполномоченного работника
Инвентаризация кассы предусматривает проверку надлежащего оформления полномочий ответственного лица. На предприятиях, осуществляющих операции с наличностью, утверждается соответствующая должность. Кассир является материально ответственным лицом, что указывается в трудовом договоре с ним. В случае его отсутствия возложение его обязанностей на другого сотрудника без соответствующего документального оформления не допускается. Для назначения специалиста на временное замещение должности необходимо издать распоряжение (приказ).
Нарушения при оформлении ордеров
Часто инвентаризация кассы выявляет отсутствие подписей в приходных и расходных документах, являющихся основанием для выдачи и получения наличности. В соответствии с п. 2.2 указанного выше Положения, ордера должен визировать главбух или бухгалтер. При их отсутствии право подписи принадлежит кассиру или руководителю предприятия. Ответственное лицо снабжается печатью или штампом с реквизитами, подтверждающими выполнение операции.
Правила отражения в учете
В ходе инвентаризации проверяется наличие подписей руководителя предприятия и главного бухгалтера либо уполномоченных на это лиц на документах, принимаемых к отражению в отчетности. Без этих реквизитов данные бумаги к учету не принимаются. Исключение составляют документы, подписываемые администрацией органа госвласти, местного управления. Особенности оформления этих бумаг установлены в законодательстве и прочих нормативных актах. В остальных случаях отсутствие подписи главного бухгалтера на приходных/расходных ордерах выступает в качестве нарушения кассовой дисциплины.
Обязанности уполномоченного лица
В соответствии с Порядком №40 (п. 20) при получении ордеров либо документов, заменяющих их, кассир должен проверить:
- Присутствие и подлинность подписи гл. бухгалтера, а на расходной форме - разрешительной отметки руководителя или уполномоченного лица.
- Правильность составления документов.
- Наличие приложений, перечисленных в ордерах.
В случае несоблюдения одного из приведенных выше условий кассир обязан вернуть документы обратно в бухгалтерию для исправления ошибок. Расходные и приходные ордера либо заменяющие их формы после выдачи или получения денег должны быть немедленно подписаны ответственным за операции лицом. Приложенная документация погашается штампом либо отметкой "Оплачено" и указанием даты. Таким образом, при применении Порядка №40 отсутствие подписи гл. бухгалтера при наличии ее на заявлении в ходе проведения инвентаризации не будет считаться нарушением кассовой дисциплины.
Спорный момент
В некоторых случаях при инвентаризации контролеры признают нарушением отсутствие подписи кассира рядом с пометкой "Получено" на приходном ордере. Согласно законодательству, поступление средств отражается на основании ф. 0310001. Форма приходного ордера, а также рекомендации по его правильному заполнению приводятся в Постановлении №88. Этот документ регламентирует унифицированные бланки первичной отчетности по учету кассовых операций и результатов инвентаризации. По нормам п. 84 Постановления №88, приходный ордер оформляется как в ходе ручной обработки информации, так и при использовании для этого вычислительно-технических средств. Этот документ выписывается работником бухгалтерии в одном экземпляре, подписывается главбухом или иным уполномоченным лицом и кассиром. Квитанция по ордеру визируется этими же сотрудниками, а также удостоверяется штампом. Документ проходит регистрацию в соответствующем журнале и выдается лицу, сдавшему деньги. Сам приходный ордер оставляют в кассе. В нем указывают:
В приходном ордере в строке "Приложение" перечисляют первичные и прочие документы с номерами и датами их оформления. В графу "Кредит, код подразделения" вносятся соответствующие сведения по структурному отделу, на который приходуются средства. Таким образом, в Постановлении №88 не содержится требований об обязательном присутствии подписи кассира возле штампа. Такое предписание отсутствует также и в Инструкции №157н. Из этого следует, что отсутствие отметки уполномоченного лица не будет являться нарушением законодательных норм.
Для проверки фактического остатка наличных денег в организации и его соответствия данным учетной системы проводится инвентаризация кассы . Во время этой процедуры пересчитываются денежные средства, проверяется правильность оформления документов, а также установленная норма наличных.
Проведение процедуры инвентаризации позволяет собственнику или директору компании контролировать кассиров на предмет хищений или некачественной работы. Каждая организация на случай налоговой проверки должна иметь на руках заполненные и подписанные акты инвентаризации кассы по форме ИНВ-15 .
Порядок проведения инвентаризации кассы
Инвентаризация денежных средств в кассе регулируется Порядком ведения кассовых операций в РФ. Процедура проводится на основании приказа, распоряжения или постановления руководителя организации. Для проведения инвентаризации создается специальная комиссия. В ее состав могут входить представители руководства организации, например, владелец или генеральный директор, и практически любые специалисты, в том числе бухгалтеры, юристы, сотрудники службы безопасности.
Порядок проведения инвентаризации кассы предполагает, что до начала процедуры комиссия получает последние (текущие) приходные и расходные документы о движении наличных денег. Кассиры, как материально ответственные лица, письменно подтверждают, что документы переданы комиссии или находятся в бухгалтерии, все денежные средства в кассе оприходованы, а выбывшие — списаны в расход.
Далее порядком проведения инвентаризации предусматривается пересчет денег, находящихся в кассе. Полученную сумму комиссия сравнивает с учетными цифрами, зафиксированными в сданных до этого документах. Также обязательно проверяются данные, находящиеся в памяти контрольно-кассовых машин организации.
При проведении инвентаризации денежных средств в кассе необходимо соблюдать ряд методических указаний:
- комиссия должна присутствовать в полном составе, иначе результаты проверки будут считаться недействительными;
- все описи и акты инвентаризации должны заполняться не менее чем в двух экземплярах;
- пересчет денежных средств проходит при обязательном участии материально ответственных лиц (кассиров);
- документы подписывают все члены комиссии и материально ответственные лица; в инвентаризационных актах не допускаются помарки — ошибки нужно исправлять путем зачеркивания неправильных записей и проставления над ними верных. Исправления обязательно визируются всеми членами комиссии.
Таким образом, в заполненном акте инвентаризации денежных средств в кассе содержатся учетный и фактический остаток наличных, перечислены все члены комиссии, в документе стоят их подписи. Результаты доводятся до руководителя организации.
Интерпретировать итоги проведенной проверки стоит так: если все совпало, значит, учет в организации ведется правильно, а кассир работает хорошо. Если обнаружена недостача или излишек, нужно принимать меры. Проверить правильность учета и скорректировать правила, оценить профессиональную пригодность кассира и его благонадежность.
Излишек по кассе после проведения инвентаризации оформляется в приход и квалифицируется как прочий доход — с него потом будет уплачен налог. Оформленная недостача уменьшает остаток денег в учетной системе, а следовательно, его должен возместить виновный в инциденте сотрудник – кассир либо другое материально ответственное лицо.
Объяснение причин излишков и недостач необходимо фиксировать непосредственно в акте инвентаризации наличных денежных средств - на втором листе.
Как часто проводится инвентаризация кассы
Начинающих предпринимателей интересует вопрос, как часто проводится инвентаризация кассы. Она может проходить как в плановом, так и внеплановом режиме. В первом случае периодичность проверки регламентируется учетной политикой компании, которая может пересматриваться ежегодно. Помимо планового сценария есть моменты, когда проводить инвентаризацию наличных денежных средств обязательно:
- если денег в кассе больше или меньше, чем должно быть;
- когда меняется кассир (материально ответственное лицо);
- организационные преобразования, в том числе ликвидация юридического лица;
- форс-мажор — когда организации наносится ущерб, например, в результате стихийных бедствий;
- конец календарного года — это тоже повод для проведения инвентаризации кассы – проверка проводится в последний рабочий день декабря.
Облачный сервис для управления торговлей МойСклад поможет быстро наладить ведение кассы организации и складской учет , а также автоматизировать торговые точки при минимуме вложений.
Фактический остаток наличных средств в организации проверяется посредством инвентаризации кассы. При этом проверяется не только количество денег, но и соблюдение определенных нормативов. Как в 2019 году инвентаризуется касса?
Инвентаризация кассы предприятия входит в состав плановых мероприятий. С ее помощью сверяются учетные показатели и фактические.
Для правильного осуществления процесса сверки важно знать основной порядок инвентаризации кассы. Как выглядит таковой в 2019 году?
Основные сведения
Само наличие кассы в организации предполагает обязательное проведение ее проверки. Такая ревизия может быть законодательным требованием или проводится по инициативе руководства.
Целесообразность частоты проведения инвентаризации, кроме обязательных случаев, определяется руководством организации. Руководитель вправе проверить кассу в любое время.
Причина проверки обосновывается в кассы, который становится основанием для начала процедуры.
Порядок проведения подобной инвентаризации, и то в какие сроки проводят ее, должно учреждаться руководителем и непременно отражаться в положениях учетной политики.
Материально-ответственным лицом за сохранение денежной наличности и иных документов в кассе выступает кассир.
Он также отвечает за правильность оформления всей сопутствующей кассовой документации. Инвентаризация исполняется при обязательном его участии в составе действующей инвентаризационной комиссии.
Что это такое
Инвентаризация предполагает сверку действительных показателей с данными, отображенными в учете организации. Инвентаризироваться могут любые активы и пассивы хозяйствующего субъекта.
Так одним из видов инвентаризуемого имущества выступают наличные средства, а также документы денежного характера, сохраняющиеся в организационной кассе.
Касса это отдельное подразделение, где происходит оборот денежных средств, а также осуществляется их сохранение. В кассе сохраняются объекты денежных наличных средств и объекты различных денежных документов.
При инвентаризации кассы действительный остаток хранящихся ценностей сопоставляется с данными, отображенными в учетной документации.
С какой целью проводится
Основной целью инвентаризационной проверки кассы выступает проверка корреспонденции истинного остатка с итогом по .
Также проверяются правила сохранения наличности и процессы оформления учетной документации.
При этом обследуется точность и достоверность текущего учета по кассовым операциям, выявляются ошибочные расчеты, проверяется следование принципам .
Инвентаризация кассы может быть плановой и внеплановой (внезапной). Плановый процесс осуществляется согласно случаям, определенным законодательными нормами.
Регламент и обстоятельства проведения соответствуют тезисам, отображенным в учетной политике организации и издаваемых распорядительных документах.
Так в соответствии с нормативным регулированием касса инвентаризуется при:
- передаче имущественных ценностей организации в , при их реализации или выкупе;
- любом преобразовании организации;
- подготовке бухгалтерской отчетности за год;
- замене материально-ответственного лица;
- обнаружении фактов расхищения, порчи ценностей или злоупотребления таковыми;
- форс-мажорных ситуаций.
Внеплановая инвентаризация кассы исполняется внезапно для ответственного сотрудника. Таким образом проверяется его компетентность.
Кроме прочего касса может инвентаризоваться для:
- усиления внутренней системы контроля в организации;
- раскрытия обнаруженной в учете ошибки;
- исполнения требований ревизующих, контрольных либо следственных органов.
Действующие нормативы
В 2019 году порядок относительно проверки кассы не изменился. Инвентаризация кассы проводится в соответствии с Приказом Минфина РФ №49 от 13.06.1995, ратифицирующим Методические указания по инвентаризации имущества и иных финансовых обязательств.
Порядок осуществления инвентаризационной проверки кассы определяется и , утверждающего Положение по ведению бухучета и бухгалтерской отчетности.
Акт составляется в двух одинаковых экземплярах, после чего его заверяют подписями все представители комиссии и само ответственное лицо.
Затем итоги обследования доводятся непосредственно до руководителя предприятия. Один бланк акта сохраняется у ответственного за сохранность ценностей работника, второй сдается в бухгалтерию.
Когда контроль выполняется по причине замены ответственного лица, то акт готовят в трех экземплярах, по одному для каждой стороны.
В ситуации проведения неожиданной проверки реального количества денег в кассе, создается документ «Акт о проверке наличных денежных средств кассы», по форме .
В случае несоответствия сумм наличности с итоговыми суммами по контрольной ленте определяется основание несоответствия. Обнаруженные избытки или нехватки отображаются в надлежащих графах журнала кассира.
В правильно составленном акте подробно отображается наличие или отсутствие расхождений по кассе. При заполнении документа указываются учетные данные и фактические показатели наличности, подсчитанной в процессе инвентаризации.
Акт ИНВ-15 составляется при любой плановой или внеплановой инвентаризации кассы. В том числе при смене кассира, организационных изменениях, обнаружении избытка или нехватки средств, окончании отчетного года.
Образец заполнения бланка ИНВ-15
При заполнении акта инвентаризации кассы не допускается наличие помарок, исправлений или подчисток в тексте документа. Любая подобная погрешность может сделать недействительными итоги инвентаризации.
Если исправление необходимо внести, то оное оговаривается предварительно и вносится с заверением всеми членами комиссии.
В случае выявления излишков или недостачи ответственное материально лицо обязано предоставить объяснение ситуации и указать причины расхождения. В акте обязательно указываются суммы несоответствий и обстоятельства их возникновения.
Обязательна ли такая инвентаризация
Инвентаризация денежной наличности кассы организации помогает решить такие задачи:
- предотвратить возможное похищение денег из кассы организации недобросовестными сотрудниками;
- обеспечить соответствие данных учета и реальных показателей;
- привести учет наличных денежных расчетов в соответствие с требованиями, какие законодательство предъявляет к проведению операций по кассе.
То есть инвентаризация кассы считается более чем просто обязательной. Закон не обязует руководителей и владельцев предприятий к обязательному проведению внеплановых проверок кассы.
Для соблюдения правовых норм организации достаточно проводить обязательную инвентаризацию по окончании отчетного года в преддверии составления годовой отчетности и в случае смены кассира.
Однако из экономических соображений более целесообразно дополнительное проведение промежуточных проверок. Частота их зависит от объема самой организации и интенсивности работы кассы.
Так можно проводить инвентаризацию по окончанию каждого месяца или каждой второй недели. Особенное внимание руководителям следует уделить внезапным инвентаризациям кассы.
Такие проверки дисциплинируют сотрудников и позволяют быстро выявить недостаточно компетентных сотрудников.
К тому же регулярные инвентаризационные проверки через непродолжительные интервалы времени не позволять накопиться большой сумме недостач.
Это важно, поскольку не всегда удается взыскать с виновного сотрудника большой объем недостачи и приходится списывать недостающие суммы в убытки предприятия.
Какой бы вид инвентаризации кассы не применялся, важно соблюдать порядок проведения проверки и документально оформлять каждое действие.
Своевременное проведение инвентаризации кассы является залогом сохранности денежных средств организации.
