Сотрудники, отправляющиеся в командировку, имеют право написать заявление с просьбой выдать некоторую сумму для покрытия возможных расходов. Отчёт о денежных средствах, выданных работнику предприятия в виде аванса для возмещения понесённых затрат, должен оформляться по установленной форме в соответствии с нормативными требованиями. Выясним, когда сдача авансового отчёта обязательна, а также какими бухгалтерскими проводками следует отразить расходы по этому документу.
Общие положения о порядке составления авансового отчёта
Главным документом, устанавливающим и подтверждающим командировочные расходы, является авансовый отчёт. На сегодняшний день он остаётся единственным документом, подтверждающим расход средств физического лица за время командировки.
Прикладывать ли к отчёту командировочное удостоверение
Документ, который составлялся на протяжении десятилетий, с 2016 года отменили. Согласно постановлению Правительства России № 1595 от 29.12.2014 с 1 января 2016 года оформлять командировочные удостоверения нет необходимости. Теперь выдача удостоверений действующим государственным законодательством не регламентируется и является сугубо личным делом компании.
При желании предприятие вправе выдать своему работнику такой документ на бланке старого образца. Можно также оформить его в виде письма произвольной формы, написанного в адрес организации, куда направляется сотрудник.
Обязательно ли заполнять авансовый отчёт
Существуют по меньшей мере три ситуации, в которых отчёт можно не составлять:
- Если в командировке работник расходовал исключительно собственные средства. На практике сотрудник компании, обладающий подтверждающими его затраты документами, пользуется своим правом на их компенсацию, предоставляя в организацию авансовый отчёт. Однако это делается только на добровольной основе с целью возврата потраченных средств. Никто не обладает правом заставить работника оформить авансовый отчёт, если он не настаивает на возврате средств.
- Когда никакого денежного аванса перед отбытием в командировку физическое лицо не получало. Заявку на выплату израсходованных в командировке средств в этом случае разрешается подавать в произвольной форме, и в том числе, чтобы не придумывать новые формы документов, на утверждённом бланке авансового отчёта.
- Когда расходы в командировке несёт индивидуальный предприниматель. Авансовый отчёт сам на себя ИП может не заполнять.
В письме ФНС № АС-42/14504@ от 31.08.2012 указано на недопустимость применения штрафных санкций в отношении индивидуального предпринимателя за не составление им авансового отчёта.
В этом случае для оформления понесённых расходов вместо авансового отчёта ИП может использовать расходный кассовый ордер, в котором отображаются потраченные суммы с указанием на номера соответствующих расходных накладных или иных финансовых документов.
Особенности оформления документа
Оформление авансового отчёта на специальном бланке начиная с 2012 года не регламентируется (закон правительства РФ № 402 от 06.12.2011). Фирмы вправе разрабатывать для составления этого документа свои, ведомственные, формы бланков. Однако фактически в деловой практике везде для составления авансового отчёта применяют форму бланка АО-1.
Образец заполнения формы №АО-1
В основной части авансового отчёта указываются следующие суммы: остаток или задолженность по предыдущим авансовым отчётам, фактические расходы, подтверждённые чеками или другими платёжными документами, а также конечный остаток средств, вычисляемый как разница между величиной остатков и суммой фактических расходов.
Как составить
Авансовый отчёт заполняется после командировки и предъявляется в бухгалтерию предприятия не позднее чем через три дня по окончании командировки.
В авансовом отчёте выделяются как минимум четыре компонента:
- Центральная часть бланка - главная часть отчёта, в которой отражаются суммы произведённых расходов.
- Фиксация проверки авансового отчёта в бухгалтерии, где указывается размер суточных и итоговая сумма для расчёта, проверенная бухгалтером.
- Все документы, согласно которым указываются расходы, с указанием вида затрат, названия документа, номера и даты получения. В конце списка этих документов обязана стоять подпись подотчётного лица.
- Оригиналы всех документов, находящихся в списке, на которые ссылается командировочный в своём авансовом отчёте.
Пример заполнения авансового отчёта по командировке
Подписание и согласование документа
Авансовый отчёт о командировочных расходах подписывает подотчётное лицо - сотрудник, вернувшийся из командировки.
Авансовый отчёт проверяется на ошибки в бухгалтерии предприятия. После проверки документа и исправления возможных ошибок бухгалтер делает правильный расчёт сумм и составляет расписку о принятии отчёта с сопровождающими документами.
После этого бухгалтер выдаёт подотчётному лицу отрывную часть авансового отчёта. В ней указываются следующие сведения:
- фамилия, имя и отчество командировочного;
- номер отчёта;
- дата составления отчёта;
- сумма прописью командировочных расходов, вычисленная в строгом соответствии с имеющимися документами;
- количество принятых документов, составляющих авансовый отчёт;
- число листов в принятых документах.
После проверки авансовый отчёт подписывается бухгалтером и главным бухгалтером предприятия.
Проверенный отчёт предоставляется руководителю компании на утверждение. Для этого начальник ставит на лицевой стороне авансового отчёта подпись и указывает фамилию.
Только после прохождения всех перечисленных процедур авансовый отчёт о командировочных расходах принимается к учёту с последующей оплатой в кассе предприятия.
Можно ли оформить документ в электронном виде
В настоящее время, согласно с положениями статьи 6 закона № 63-РФ «Об электронной подписи» от 06.04.2011, авансовый отчёт разрешается составлять в электронном виде. И также в этом законе прописано, что такой «документ, составленный в электронном виде, подписывается простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью». Причём подготовленный в электронном виде авансовый отчёт равносилен документу на бумаге, подписанному собственноручной подписью.
Составление авансового отчёта в электронном виде подразумевает присутствие у причастных к оформлению служебных лиц (подотчётного сотрудника, бухгалтера и главного бухгалтера), личных простых или усиленных неквалифицированных электронных подписей.
Штрафные санкции за нарушения срока предоставления документа
Авансовый отчёт предоставляется в бухгалтерию предприятия не позднее чем через 3 суток после окончания командировки. Если эти сроки нарушены, то, полученные сотрудником на командировочные расходы деньги считаются его задолженностью. Таким образом, при несвоевременном отчёте о выданных авансом средствах они могут быть удержаны работодателем из зарплаты работника (ст.137 ТК РФ).
Возможна ситуация, когда предприятие не удержало со своего работника выданные на командировку под отчёт средства, за которые он вовремя не отчитался. В таком случае эти деньги включаются в общую сумму, из которой высчитываются страховые взносы.
Такое требование указано в приложении к письму ФСС РФ № 02–09–11/06–5250 от 14.04.2014, где говорится об обложении страховыми взносами некоторых выплат. В этом письме неподтверждённые документально, а поэтому подлежащие возвращению, суммы командировочных расходов приравниваются к выплатам в пользу работников, иначе говоря, к доходам физических лиц.
Бухгалтерские проводки сумм авансовых отчётов на командировку
Обычно командировочные расходы отражаются в дебетовом счёте 20(26) и кредитном счёте 71. В определённых обстоятельствах при выдаче аванса в бухгалтерии применяются другие проводки по счетам. Чтобы заполнить отчёт правильно, следует воспользоваться данными приведёнными ниже.
Таблица: бухгалтерские проводки в зависимости от целей выдачи аванса
| Дебет | Кредит | Содержание операции |
| 71 | 50 | Выданы денежные средства сотруднику под отчёт из кассы |
| 71 | 51 | На карту сотрудника перечислены подотчётные средства со счёта компании |
| 20 (26) | 71 | Отражены расходы на командировку |
| 10 | 71 | Отражены расходы на закупку ТМЦ |
| 19 | 71 | Отражён НДС по подотчётным расходам |
| 71 | 50 | Сотруднику возмещён из кассы перерасход по авансовому отчёту |
| 71 | 51 | На карту сотрудника перечислен перерасход со счёта компании |
Предъявление авансового отчёта по командировке относится к непременным условиям работы практически каждого предприятия. Составление этого важного документа регулируется трудовым и налоговым законодательством. Чтобы сделать корректный авансовый отчёт, работник должен приложить все оправдательные документы.
вывод документа
Минфин в очередной раз внес изменения в форму отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, изложив ее в новой редакции
Да-да, и это не шутка! А вот Порядок составления отчета остался прежним. Зачем же тогда нужно было менять форму? - спросите вы. Потому что с 2016 года изменились ставки НДФЛ, которые применяются к доходу в виде излишне израсходованных средств, полученных работником на командировку или под отчет и не возвращенных в установленные законодательством сроки (см. п. 170.9 НКУ ).
В 2015 году такие средства облагались по ставкам 15 и 20 % в зависимости от суммы общего налогооблагаемого дохода работника за месяц, что было зафиксировано на лицевой стороне бланка авансового отчета. Теперь же ставка НДФЛ единая - 18 %.
Но вот незадача: «старые» ставки убрали, порядок расчета суммы НДФЛ поменяли, а вот о ВС забыли!
Дело в том, что сумма подотчетных средств, за которые работник не отчитался и не вернул их в установленные сроки, превращается для него в налогооблагаемый доход на основании п.п. 164.2.11 НКУ .
Среди доходов, которые в соответствии с п.п. 1.7 п. 16 1 подразд. 10 разд. ХХ НКУ освобождены от обложения ВС, этот доход замечен не был ☺. Следовательно, ему прямая дорога в базу обложения ВС. Ставка взноса - 1,5 %. Учтите это обязательно, если у вас есть «забывчивые» подотчетные лица, которые не возвращают своевременно средства, полученные под отчет или на командировку.
Конечно, мы очень надеемся, что подобный сценарий при проверках не будет реализован. Если такое и произойдет, то уверены: есть все шансы доказать собственную правоту в суде. Ведь незначительные неточности в первичных документах к их недействительности и потере ими доказательной силы не приводят.
Но в любом случае будьте внимательны!
Авансовые отчеты - это первичные документы, подтверждающие расходование выданных авансом подотчетных сумм. Рассмотрим, каков порядок оформления этих документов действует в 2016 году.
Нередко чтобы произвести какие-то расходы компания выдает подотчетным работникам наличные или переводит средства на их карту. После того, как производственные задачи выполнены, необходимо отчитаться – представить авансовые отчеты и подтверждающие расходы документы.
В какой срок надо отчитаться о потраченных суммах
Деньги выдаются подотчетным работникам на определенные сроки. После того, как сроки истекут, в течение трех рабочих дней необходимо сдать в бухгалтерию авансовые отчеты. Если речь идет о командированном сотруднике, трехдневный срок отсчитывается со дня выхода на работу.
А как быть, если работнику выдали деньги, а он заболел? В таких случаях авансовые отчеты должны быть предоставлены в течение трех дней после окончания больничного и выхода сотрудника на работу.
Сдать в бухгалтерию нужно не только авансовые отчеты. К ним прикладываются документы, подтверждающие произведенные расходы. Такими, например, могут быть кассовые и товарные чеки, квитанции и другие документы, свидетельствующие об оплате.
Отметим, что наименование и количество купленных товаров обязательно должно присутствовать в первичном документе. А значит, в товарном чеке должно быть название каждого приобретенного предмета. Обобщать в этом случае нельзя. Иначе налоговики не признают в расходах учтенные суммы. Чтобы избежать неприятностей, проинформируйте об этом подотчетного работника заранее.
Вам может быть интересно:
Как заполнить авансовые отчеты в 2016 году
Авансовые отчеты составляются по унифицированной форме № АО-1 либо по форме, разработанной и утвержденной фирмой. Авансовый отчет заполняется подотчетником не полностью. До конца авансовые отчеты оформляет бухгалтер.
Работник в шапке указывает следующие данные: дату, структурное подразделение, ФИО, свою должность и цели, на которые получены деньги (назначение аванса).
Далее он заполняет левую таблицу. Отметим, что в таблице имеется место для отражения остатка по предыдущему авансу. Деньги не могут быть выданы до тех пор, пока не погашена имеющаяся задолженность. А значит, в указанной строке всегда будет прочерк.
После таблицы работник указывает количество подтверждающих документов. Подробную информацию по ним он заносит в таблицу на оборотной стороне авансового отчета. После этого он ставит свою подпись и расшифровку подписи.
Получив от работника авансовый отчет , выдайте ему расписку – отрезную часть авансового отчета.
В течение отведенного срока бухгалтер проверяет авансовый отчет и заполняет оставшуюся часть. Срок на проверку установлен внутренним документом компании. Обязательно проверьте суммы, которые указал подотчетник. Соответствуют ли они суммам из первичных документов. Подтвержденные суммы занесите в таблицу на оборотной стороне в столбец «сумма расхода, принятая к учету». Там же укажите счет, на которой отнесли затраты.
Проверенные авансовые отчеты в 2016 году подписываются у руководителя фирмы. Именно он указывает сумму, на которую утвердил отчет, ставит дату и подпись.
Как быть с перерасходом и остатком денежных средств
Очень редко, когда сотрудник расходует полученные деньги «в ноль». Обычно остается сдача, либо он добавляет свои.
Перерасход по подотчетным суммам можно выдать работнику из кассы. Тогда в авансовый отчет заносятся реквизиты расходного ордера. Если организация не работает с наличными и у нее нет кассы, деньги перечисляются на карту работника. Сделать это можно в день выплаты аванса или зарплаты, увеличив обычную выплату на сумму перерасхода.
Остаток, образовавшийся по авансовой сумме, работник должен вернуть в кассу. Отметку об этом опять же нужно сделать в авансовом отчете, указав номер и дату приходника. Если же работник этого не сделает, деньги следует удержать из его зарплаты.
Авансовый отчет: образец 2016
, Статьи для бухгалтеров , Статьи по бухучету
- Категории:
- Все новости
- С документами
В таблице работник укажет, каким образом он получил подотчетные средства - наличными либо на платежную карту. Дальше наконец-то запишет, какую сумму ему выдали под отчет и сколько он издержал. Не для кого не секрет то, что соответственно, подотчетник выводит перерасход либо остаток средств. Суммы в рублях и копейках.
К авансовому отчету работник приложит подлинники документов, которые как бы подтверждают расходы: БСО, квитанции, кассовые и товарные чеки и т. д. Необходимо подчеркнуть то, что список этих документов по порядку должен быть вписан на оборотной стороне авансового отчета в таблице. По каждому документу сотрудник укажет:
Дату и номер - графы 2 и 3 таблицы;
- наименование документа либо расхода, которые подтверждает бумага (к примеру, проезд, проживание в командировке, стоимость обретенных канцтоваров), - графа 4;
- сумму в рублях и копейках либо в инвалюте - графа 5 либо 6.
Количество приложенных документов сотрудник укажет на лицевой стороне отчета под таблицей (пометка 2 в образце выше).
Дальше подотчетник подпишет авансовый, вообщем то, отчет и проставит расшифровку подписи - лишь в одном месте (пометка 3 в образце выше).
Когда работник принесет для вас авансовый так сказать отчет, пронумеруйте его и выдайте расписку. И даже не надо и говорить о том, что это, как многие выражаются, отрезная часть формы № АО-1. Всем известно о том, что в ней укажите реквизиты авансового отчета и сумму, которую издержал сотрудник. Необходимо подчеркнуть то, что не забудьте также подписать расписку (пометка 4 в образце выше).
Работникам выдают новейшие подотчеты, хотя они еще не отчитались за старенькые. Угрожает ли компании за это штраф?
Нет, не угрожает. В таковой ситуации инспекторы пробуют выписать штраф по статье 15.1 КоАП РФ. Все знают то, что в норме предусмотрены санкции за ошибки в кассовых операциях: для компаний - от 40 тыс. до 50 тыс. руб., для управляющего - от 4000 до 5000 руб.
Но компания несет ответственность только в, как всем известно, ограниченных вариантах. Они все названы в части 1 статьи 15.1 КоАП РФ. Вообразите себе один факт о том, что в этом перечне нет нарушений при расчетах с подотчетниками, так что штраф не угрожает. Это также подтверждает и арбитражная практика. Для примера приведу постановление ФАС Дальневосточного округа от 16 июля 2010 г. № Ф03-4472/2010.
Какие реквизиты заполняет бухгалтер
Проверьте авансовый отчет. Всем известно о том, что срок для этого ограниченный. Его устанавливают в локальном акте компании. Все давно знают то, что к примеру, в положении о документообороте.
По итогам проверки заполните до конца отчет. В нем укажите заглавие организации, код структурного подразделения, в каком трудится подотчетник, и его табельный номер. Потом сверьте с первичкой суммы, которые работник указал в таблице на оборотной стороне отчета. Всем известно о том, что подтвержденные суммы вчеркните в эту же таблицу в графу «Сумма расхода, принятая к учету» (пометка 5 в образце выше). В данной нам же таблице поставьте номер счета, на который относите издержки.
ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 71
- оприходовали продукты;
ДЕБЕТ 20 (26) КРЕДИТ 71
- отразили расходы на сервисы либо работы;
ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 71
- учли входной НДС по подотчетным расходам.
Ежели сотрудник растерял справку из, как большинство из нас привыкло говорить, обменного пт, то пересчитайте валюту в рубли по официальному курсу на ту дату, когда выдали подотчет. Такие объяснения привел Минфин в письме от 3 сентября 2015 г. № 03-03-07/50836.
Подведите результат: может быть, образовались перерасход либо задолженность по как бы подотчетным суммам. Несомненно, стоит упомянуть то, что перерасход выдайте сотруднику из кассы. В авансовом отчете укажите номер и дату расходника.
Остаток подотчетной суммы работник должен внести в кассу. Мало кто знает то, что когда он это сделает, в авансовом отчете вы пропишете реквизиты приходника (пометка 7 в образце выше).
В учете запишите:
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50
- выплатили работнику из кассы перерасход по авансовому отчету;
ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 71
- получили от работника в кассу остаток неизрасходованных, как все говорят, подотчетных средств.
Ежели подотчетник не возвращает остаток в кассу, средства удержите из его зарплаты. Все давно знают то, что проводки такие:
ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 71
- отразили подотчетные суммы, не возвращенные в установленный срок;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 94
- удержали из зарплаты работника подотчетные суммы, не возвращенные в установленный срок.
Проверенный авансовый отчет в 2016 году подпишите у управляющего компании. Конечно же, все мы очень хорошо знаем то, что пусть он также укажет в нем сумму, на которую подтвердил отчет, поставит дату и так сказать подпись (пометка 8 в образце выше).
Когда не получится списать расходы по авансовому отчету в 2016 году
Разберем нередкие ошибки, которые не дозволят компании списать расходы по подотчетным суммам. Подотчетник не подтвердил платежи с банковской карты.
Перевести подотчетные суммы вы сможете на корпоративную, как все знают, банковскую карту либо на личную. Чиновники не против - письмо Минфина от 25 августа 2014 г. № 03-11-11/42288. Все знают то, что во 2-м случае к авансовому отчету сотрудник должен приложить оригиналы всех документов на банковскую карту. Также квитанции банкоматов и слипов, в каких указана фамилия обладателя карты.
Всем известно о том, что такие объяснения финансисты привели в письме от 6 апреля 2015 г. № 03-03-06/2/19106. Ежели слипов нет, учитывать расходы не получится.
А ежели подотчетник рассчитывался чужой, как большая часть из нас постоянно говорит, банковской картой, к примеру супруги либо супруга? Тогда пригодится расписка обладателя карты о том, что подотчетник вернул ему средства. На этом настаивают налоговики в письме от 22 июня 2011 г. № ЕД-74-3/9876.
Торговец не расшифровал покупку в товарном чеке
Наименование и количество купленных продуктов - это неотклонимые реквизиты первичного документа (подп. 4, 5 п. 2 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Очень хочется подчеркнуть то, что ежели в товарном чеке записали общее наименование продуктов (к примеру, канцелярские принадлежности), учесть расходы рискованно.
Хотя судьи подтверждают такие издержки - постановление ФАС Поволжского округа от 3 февраля 2006 г. № А55-14012/05-32. Было бы плохо, если бы мы не отметили то, что но сомневаюсь, что вы захотите каждый раз судиться с налоговиками из-за незначимых расходов. Мало кто знает то, что потому заблаговременно проинформируйте подотчетника, чтоб он просил у торговца подробный товарный чек.
Иностранные документы не перевели на российский язык
Работник ездил в командировку за границу, большая часть подтверждающих документов на иностранном языке. Как бы это было не странно, но их непременно нужно перевести на российский. Даже, как большая часть из нас постоянно говорит, электронные. Такое требование прописано в пт 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности.
Обратите внимание: нужен построчный перевод всего документа. Было бы плохо, если бы мы не отметили то, что сделать его, вообщем то, может как проф переводчик, так и спец вашей компании. Минфин не категоричен в этом вопросце - письмо от 20 апреля 2012 г. № 03-03-06/1/202.
Подотчетник не подкрепил расходы документами
Ежели работник не принес документы, подтверждающие расходы, подотчет включите в его доход. Мало кто знает то, что с данной для нас суммы придется удержать НДФЛ - письмо УФНС по г. Москве от 27 марта 2006 г. № 28-11/23487.
Хотя в суде компаниям удается, вообщем то, оспорить НДФЛ по подотчетам без подтверждающих бумаг. В качестве примера приведу постановление ФАС Волго-Вятского округа от 3 февраля 2012 г. № А82-3116/2011.
Подотчетные лица не всегда приносят в бухгалтерию идеальный пакет оправдательных документов по истраченным ими суммам. Отсюда проблемы с для целей налога на прибыль и применением вычетов по НДС. Чтобы минимизировать ошибки, подотчетников лучше вооружить письменной инструкцией о том, какие документы надо собрать при приобретении товаров (работ, услуг) либо при иных подотчетных тратах и как эти документы должны быть оформлены.
Предупреждаем работника
Если работник не отчитается в срок по подотчетным суммам
, то в течение месяца можно удержать их из его зарплаты по распоряжению руководителя (Статья 137 ТК РФ).
Получение подотчетных сумм
Чтобы получить , работник должен написать заявление, завизировать его у руководителя, а затем принести в бухгалтерию (Пункт 4.4 Положения, утв. ЦБ РФ 12.10.2011 N 373-П). Выглядеть оно может, например, так.
Пример инструкции для подотчетника
Приведем готовый образец инструкции. В нем вы увидите ссылки на нормативные правовые акты - это для вашего удобства. Дублировать их в ваш вариант инструкции не обязательно.
Срок, на который выдаются наличные деньги, устанавливаете вы сами (Статья 22 ТК РФ; п. 4.4 Положения, утв. ЦБ РФ 12.10.2011 N 373-П).Никаких ограничений в законодательстве нет. Это может быть 1 день, месяц или более продолжительный период
1.3. Получить деньги под отчет можно лишь при условии полного погашения (задолженности) по ранее полученному авансу.
1.4. При отсутствии наличных денег в кассе сотрудники с разрешения руководителя могут использовать для приобретения товаров (работ, услуг) в интересах организации личные деньги с последующей их компенсацией по заявлению работника.
2. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К РАСХОДОВАНИЮ ДЕНЕГ
2.1. Деньги под отчет могут выдаваться работнику на любые цели, связанные с деятельностью ООО "Промсервис".
2.2. Подотчетные суммы должны расходоваться строго по назначению: лишь на те цели, на которые они были выданы (а в случае траты собственных средств - на заранее оговоренные с руководителем нужды). В противном случае руководитель вправе не утвердить авансовый отчет работника и нецелевые покупки не будут компенсированы работнику.
2.3. Максимальная сумма покупки у организации или у предпринимателя за наличный расчет не должна превышать 100 000 руб. по одному договору (Пункт 1 Указания ЦБ РФ от 20.06.2007 N 1843-У).
2.4. Все расходы работник должен подтвердить оправдательными документами. При отсутствии подтверждающих документов авансовый отчет не будет утвержден руководителем.
3. РАСХОДЫ, ВОЗМЕЩАЕМЫЕ КОМАНДИРОВАННЫМ РАБОТНИКАМ
3.1. В случае служебной командировки работнику возмещаются расходы:
1) на проезд к месту командировки и обратно (в том числе на оплату белья в поездах, провоз багажа, страхование пассажиров на транспорте);
2) на проживание в гостинице (наем жилого помещения);
3) иные расходы работника, связанные с командировкой и произведенные с ведома руководителя (на оплату услуг по оформлению загранпаспорта, по оформлению виз, обязательной медицинской страховки, иные обязательные сборы и платежи).
4. ВОЗМЕЩАЕМЫЕ ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИЕ РАСХОДЫ
4.1. При организации и проведении встреч и переговоров с представителями других организаций возмещаются расходы:
1) на питание официальных лиц во время этих мероприятий, в том числе на алкогольные напитки;
2) на доставку официальных лиц транспортом к месту проведения мероприятия и обратно;
3) на оплату услуг переводчиков.
5. ТРЕБОВАНИЯ К ОПРАВДАТЕЛЬНЫМ ДОКУМЕНТАМ
5.1. Перечень оправдательных документов, представляемых работником (Статья 2, п. 1 ст. 5 Закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ):
1) при покупке в розничном магазине - кассовый чек и товарный чек (если в кассовом чеке нет перечня купленных товаров). Если в кассовом чеке выделен НДС, то потребуйте у продавца еще и счет-фактуру (следует иметь в виду, что продавец может его выдать, но не обязан);
2) при покупке в розничном магазине, не имеющем ККТ, - любой документ об оплате с перечнем товаров (например, товарный чек, квитанция и т.п.). Потребуйте у продавца написать на этом документе причину неиспользования ККТ (например, в связи с применением ЕНВД);
3) при оплате услуг (почтовые услуги, проезд в общественном транспорте, проживание в гостинице и т.п.) - кассовый чек, акт об оказании услуг или бланк строгой отчетности (БСО);
4) при покупке товаров (работ, услуг) у оптового продавца - кассовый чек, товарная накладная (акт об оказании услуг или выполнении работ), счет-фактура (если в чеке, накладной или акте выделен НДС), корешок доверенности на получение ТМЦ по форме N М-2 (если она оформлялась);
5) при внесении предоплаты за товары (работы, услуги) - кассовый чек и счет-фактура на аванс (если в чеке выделен НДС);
6) при покупке товаров (работ, услуг) у физлица-непредпринимателя (например, в случае найма жилого помещения во время командировки) - договор и расписка физлица в получении денег;
7) при обмене валюты - справка о покупке или продаже валюты;
8) при внесении оплаты организации или предпринимателю, не связанной с расчетами за товары, работы или услуги (к примеру, поручено вернуть заем другой организации, внести пожертвование, уплатить членские взносы в СРО), - квитанция к приходному кассовому ордеру (ПКО).
5.2. Оправдательные документы, прилагаемые работником к авансовому отчету, должны быть оформлены следующим образом.
|
Документ |
На что обратить внимание в документах |
|
Товарный чек |
Чек обязательно должен содержать: |
|
Документ об |
Должны быть те же реквизиты, что и в товарном чеке, а |
|
Нужно проверить, чтобы в БСО были пропечатаны |
|
|
Товарная |
В качестве покупателя и грузополучателя (заказчика) |
|
Счет-фактура |
В качестве покупателя и грузополучателя должно |
|
Квитанция к ПКО |
Должны быть заполнены все графы, должна стоять печать, |
|
Справка о покупке |
Нужно проверить правильность заполнения паспортных |
|
Договор о |
В договоре должны быть указаны Ф.И.О. физлица, его |
|
Расписка физлица- |
Должны быть указаны дата ее составления, полученная |
6. СРОКИ И ПОРЯДОК ПРЕДСТАВЛЕНИЯ ОТЧЕТНОСТИ
6.1. По полученным в подотчет суммам работник должен отчитаться, представив в бухгалтерию авансовый отчет по форме N АО-1, в срок 3 рабочих дня по окончании срока, указанного п. 1.2 настоящей Инструкции, либо со дня выхода на работу (в случае командировки или истечения срока, указанного в п. 1.2 настоящей Инструкции, в период отсутствия работника на работе по причине болезни, отпуска и т.п.).
6.2. В случаях, указанных в п. 1.4 настоящей Инструкции, работник представляет авансовый отчет не позднее чем через 10 рабочих дней со дня покупки.
6.3. На лицевой стороне авансового отчета работник указывает свои Ф.И.О., полученный аванс, его назначение и др. А на оборотной - записывает по порядку перечень документов, подтверждающих расходы, пронумеровывает их в том же порядке и прикладывает к отчету.
Возмещение работнику потраченных личных средств
Если работник потратил на нужды компании свои собственные средства, то заявление на имя руководителя о возмещении этих денег он может написать так.
Безусловно, вы можете дополнить инструкцию для подотчетников и иной информацией, которая важна именно для вашей организации. А после - ознакомьте с этим документом работников. Сделать это можно любым способом. Например, выдать ее на руки под роспись, разослать по электронной почте или вывесить на своем интернет-сайте.