Для систематизации документы нужно правильно оформить. Основное требование сводится к удобству хранения и обеспечения сохранности документации, что достигается за счет скрепления нитками.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Как в 2019 году прошивать документы? Перед сдачей документов в различные инстанции или передаче их на архивное хранение требуется правильно скрепить листы.
Для этого бумаги прошиваются нитками. В таком виде документы защищены от потери и подмены. Но как правильно сшить документацию нитками?
Что нужно знать
Хранение, обработка и представление документов в различные инстанции требуют прошивания бумаг.
Чаще всего необходимость прошивки возникает при сдаче документации в регистрационные или контролирующие органы.
Сшивание является неотъемлемой частью процесса подготовки документов наравне с проверкой достоверности информации и соблюдением порядка заполнения.
Сшивание выступает наиболее надежным способом для предотвращения потери части документов. Правильно сшитые документы нельзя подделать и подменить.
Но такой простой процесс как прошивка бумаг в отношении официальной документации является строго регламентированным процессом.
То есть нельзя просто скрепить листы нитками, необходимо соблюсти определенные правила оформления.
Определения
Прошивка документов подразумевает, что документы скрепляются между с собой в надлежащей последовательности.
Неправильное сшивание может становиться причиной расформирования документов с последующей утратой или подменой листов.
В подобной ситуации доказать, что документы были в порядке, практически не реально. В зависимости от важности документов последствия могут стать настоящей катастрофой.
Для прошивания документов используются степлер, специальное оборудование или нитки. Но самым надежным продолжает оставаться скрепление нитками, поскольку подменить отдельные листы в этом случае не удастся.
Но прошивая документы, нужно делать это правильно. Ненадлежащее скрепленная документация не будет принята госорганами.
Отдельные фирмы специализируются на том, что предлагают прошивки документов по всем правилам.
Но, по сути, дело это несложное. Если знать, как правильно сшивать листы, можно выполнить такую работу самостоятельно.
С какой целью это делается
Сам смысл процедуры прошивки заключен в надежном закреплении бумаг. Документы защищены от случайной утраты, и нельзя неприметно извлечь из стопки пронумерованных бумаг отдельный лист.
Преимущество прошивки и в удобстве сохранения. Прошитые дела довольно компактны, они занимают немного места, и их легче систематизировать.
Некоторые документы имеют весьма длительный срок архивного . Сшитые бумаги сохраняются в надлежащем виде, при необходимости можно легко найти нужную документацию.
Сохранение документации важно не только для госучреждений, но и для частных предпринимателей. Хотя в этом случае вопросы оформления для бизнеса могут решаться внутри организации.
Что же касается сдачи документов в госорганы, то нередко именно неправильное сшивание бумаг становится причиной отказа в их приеме.
Правовое регулирование
Какими-то специальными нормативами прошивка документов не регламентирована. Но это не означает, что сшивать документы можно как попало.
Процесс осуществляется в соответствии с существующими требованиями, касающимися обработки важной документации.
Необходимые указания содержатся в следующих положениях:
Как правильно сшивать документы ниткой
Перед тем как начать сшивать документы, их нужно подготовить. Для этого все бумаги сортируются по дате. Далее с соблюдением последовательности документы складываются и каждый отдельный лист нумеруется.
Для нумерации используются арабские цифры. Проставляется номер в правой части листа. При этом начинается нумерация с цифры 1, но сшитых документов не учитывается.
С целью сохранности документов от внешнего воздействия используется специальная картонная обложка «Дело», какая бывает разнообразных размеров и различного качества.
При сшивке стандартных документов применяется типовой скоросшиватель формата А4. Подлежат нумерации в документации и конверты.
В таком случае сначала номер проставляется на конверт, а уже потом нумеруются хранившиеся в нем фотографии и бумаги.
Если в процессе нумерации была сделана ошибка, то неправильное значение перечеркивается одной чертой и далее нумерация дальше продолжается.
Лист с наличием зачеркнутой ошибки заверяется посредством надписи «Исправленному верить», подписи и печати.
Какие именно нужно
Прошивке подлежат самые разные виды документов – бухгалтерские, налоговые, уставные, отчетные и т.д.
Общий порядок прошивки стандартен, несмотря на то, что применяться могут разные методы сшивания. Но для отдельных видов документации существуют некоторые особенности.
Бухгалтерские документы прошиваются как и обычные документы. Но есть один нюанс – при прошивке делается пять отверстий, поскольку дела выходят довольно объемными.
Причем сшить документы вправе только уполномоченный сотрудник, в основном бухгалтер, ведущий дела.
Нумерация на бухгалтерской документации проставляется карандашом. Обязательно составляется опись всех присутствующих в деле документов.
При подготовке документов к сдаче в архив требуется:
- Систематизация всех документов.
- Нумерация.
- Подшивание всех бумаг в общую папку в зависимости от ее предназначения.
- Создание описи.
- Оформление обложки сшитой папки.
Такой порядок предусматривается при архивировании документации со сроком хранения 25 лет и более.
Бумаги со сроком сохранения до 10 лет можно не нумеровать в деле и хранить в папке-скоросшивателе, но скрепление нитью все же надежнее.
Для архивных документов важно оформить правильно обложку. На картонной обложке указывается:
- название учреждения;
- подразделение;
- период хранения;
- наименование и тема дела.
При подготовке документов для налоговой также существуют тонкости. Так бумаги для регистрации ИП или юрлица, для внесения изменений в налоговые данные документы прошиваются в присутствии нотариуса.
Это гарантирует, что после заверения подписи никаких исправлений в составе документов не произошло.
С июля 2013 года отчетность в налоговую можно подавать не прошивая. Предприниматели могут выбирать сами – сшивать бумаги или сдавать в скрепленном виде.
Порядок действий
При прошивке документов надлежит следовать стандартному порядку действий:
| Комплектация | рассортировать документы в пачки не более 250 листов с толщиной не более 4 см в начало каждой пачки положить лист для внутренней описи добавить к каждому блоку по чистому листу для сопроводительной надписи |
| Нумерация | специальным нумератором или черным карандашом проставить номера страниц в правом верхнем углу лицевой стороны подшитый за середину лист нумеровать за два листа иллюстрации пронумеровать на оборотной стороне листа |
| Подготовка | составить опись готовую опись вклеить на обложку или подшить с остальными документами подготовить материалы для скрепления (капроновые или суровые нитки, канцелярский клей, шило, картон) |
| Обложка | для документов длительного хранения выбирается твердый картон (формат зависит от формы подшиваемых бумаг) указать на обложке сведения об организации, виде документов, сроках хранения, количестве листов и дате подшивки |
| Пробивка отверстий | отверстия делаются шилом или обычным дыроколом место для отверстий – на полях слева с отступом от края в 1,5-2 см, с расстоянием меж соседними проколами около 3 см, и строго по вертикали |
| Прошивка | документы длительного хранения прошиваются насквозь вместе с обложкой обычные бумаги подшиваются с листа, следующего за переплетом прошиваются листы дважды |
В две дырки
Самым простым вариантом является сшивание документов через два прокола. Порядок действий таков:
- Удалить из документов скобки и скрепки.
- Уложить ровно листы и проверить нумерацию.
- Используя шило или дырокол и отступив от края сделать два отверстия.
- Пропустить нить через оба прокола и связать концы ее с тыльной стороны.
- Связать кончики нитей.
- На часть узла наклеить прямоугольник из плотной белой бумаги либо из папирусной бумаги (при хранении более 10 лет).
Фото: сшивание документов в два прокола
В три дырки
Прошивка в три дырки начинается со стандартной подготовки документов. Далее схема действий такова:
- далее нить провести сквозь крайнее нижнее отверстие через оборотную сторону документов.
- вернуть иглу с нитью в центральный прокол через лицевую сторону.
- нити окажутся с тыльной стороны, но если прошивается объемная пачка, то процесс можно повторить.
- связать концы нити, оставшийся кончик должен быть в длину около 7-8 см.
- на узел наклеить бумажный прямоугольник с указанием основных данных.
- на приклеенном прямоугольнике проставить печать и подпись.
В четыре дырки
Сшивка в четыре отверстия наиболее надежна. Обычно так скрепляются документы, которые хранятся в объемных томах.
Алгоритм действий следующий:
- Сделать четыре отверстия, соблюдая стандартные требования.
- Начать прошивку со второго верхнего прокола.
- Нить вводится в самый верхний прокол.
- Затем пропускается нить через второе отверстие, а затем сквозь третье.
- Нитка через четвертое отверстие направляется на тыльную сторону подшиваемой пачки.
- Напоследок игла вводится в третий прокол с лицевой стороны.
Как выглядит на практике сшивание документов в четыре отверстия можно просмотреть на ниже приведенных фото.
Завершение прошивки
Завершает процесс прошивки опечатывание узла и заверение. Для этого используется прямоугольник из папирусной бумаги (простой белой бумаги для документов с малым сроком сохранения).
Видео: как правильно сшивать документы используя нитку с иголкой
Клеится листок так, чтобы хорошо просматривалась часть узла, и концы нитей свободно свисали. После того как клей хорошо просохнет на наклеенном листочке делается заверительная надпись (можно наклеить лист с готовой надписью).
Надпись выглядит так:
«Прошито, пронумеровано, скреплено подписью и печатью ___ (________) лист ___»
Пример заверительной надписи
Сегодня я покажу на практике, как сшивать документы в 4 прокола. Объяснения снабжаю фотографиями. Сразу говорю, что это – не профессиональный переплет. Профессионально оформленное в картонную обложку дело выглядит, как обычная книга. Но для организации, не являющейся источником комплектования государственного (муниципального) архива, такой способ сшивания документов вполне подойдет: он соответствует правилам архивного дела.
Как сшивать документы для налоговой, рассказывается . О том, как прошивать журналы и какие именно, рассказывается .
Подчеркиваю: я показываю, как сшить документы организации, которая планирует хранить эти документы постоянного или долговременного хранения исключительно в своем собственном архиве. В архивах таких компаний, как правило, нет ведерка со специальным клеем и малярной кистью, пресса для переплетных работ и устройства для выравнивания стопки бумаг, а о том, как сшивать документы, используя коленкор и бумвинил, мои коллеги, работающие в канцеляриях, если и слышали, то точно не относительно документов. Итак, мой мастер-класс по сшиванию документов предназначен исключительно для любителей, в распоряжении которых есть пара прямых и растущих откуда нужно рук и кое-какие предметы и материалы. Наша цель – оформить дела в картонную обложку а) правильно, б) быстро, в) бюджетно, г) по возможности, красиво.
Для более серьезных документов, которые будут храниться долго, а тем более в государственном архиве, такой способ вряд ли подойдет. Для этого придется пригласить профессионалов.
Как сшивать документы: готовимся
У нас есть оформленное и готовое к сшиванию дело. Чтобы прошить его, нам понадобятся:
Обыкновенная дрель или мощный дырокол (мощный – это тот, в который помещается за один раз 150 и более листов);
Картонная обложка «Дело №» (самый дешевый вариант; если удастся найти картон такого же качества формата А4, то будет еще проще: не нужно кроить);
Лист картона для детского творчества;
Линейка;
Шариковая ручка (чтобы проводить линии для сгиба; кому удобно ножницами – проводите ножницами);
Ножницы;
Толстые нитки или шпагат;
Большая игла;
Клей ПВА;
Наклейка на корешок тома.
Еще могут понадобиться зажимы для бумаги или любое другое средство зафиксировать том, чтобы не разлетался.
Готовим обложку
Из картонной папки «Дело №» выкраиваем два листа формата А4 или берем готовые листы.
Лист картона для детского творчества приклеиваем к одному из листов А4 за левый край. Лист обложки должен лежать лицевой стороной к нам. Картон нужно приклеивать лицевой стороной вниз. Это – будущий корешок. Полосу клея делаем неширокой, пары сантиметров вполне хватит. Кладем под пресс и даем как следует просохнуть
Обратите внимание, насколько лист детского картона меньше обложки. А ведь на упаковке написано, что его формат А4… Будьте внимательны при покупке. Мне в этот раз не повезло, но может, так и лучше: получается более наглядно.
Чтобы наш корешок огибал том красиво и ровно, намечаем по линейке ручкой три линии сгиба: первые две спустя 2 и 4 см от левого края (обязательно на равном расстоянии друг от друга), а третью – отступив от второй линии такое расстояние, которое равно ширине тома. Сил не жалеем, проводим линии глубоко. Вообще-то, обычно я пользуюсь для этого ручкой, в которой давно закончилась паста, тогда получается бесцветная линия сгиба. Но для МК лучше так, чтобы было виднее.
Прошиваем
Просверливаем (прокалываем, пробиваем) вместе: том дела, нижнюю обложку (не забудьте положить ее правильно, будущей лицевой стороной на стол), верхнюю обложку прямо с приклеенным и разлинованным листом. Отверстия должны приходиться строго на первую отделенную нами полосу обложки. Титульный лист не прокалываем!!!
Заряжаем нить или шпагат в иглу и сшиваем том. При этом нам нужно, чтобы хвостики ниток пришлись на оборотную сторону тома. Как сшивать документы иглой и куда именно вводить иглу, проще показать, чем описать:
С лицевой стороны это выглядит так:
Хвостики ниток связываем. Сильно затягивать не нужно, иначе распахнуть том, чтобы сделать копию документов, будет очень сложно. Небольшой запас ниток для открытия надо оставить.
Берем наш сшитый том и отгибаем назад приклеенный лист картона:
По первой линии – закрываются нитки;
По второй линии – картон поворачивает вниз, образуя корешок;
По третьей линии – картон обнимает наш том и заодно закрывает узел на обратной стороне.
Все сгибы проглаживаем ножницами.
Оставшуюся часть картона приклеиваем с оборотной стороны снаружи обложки, пряча под нее нить и узелок. Клея не жалеем и размазываем его по обеим поверхностям ровным слоем.
Отправляем том под пресс сохнуть.
Оформляем том
Теперь берем в руки титульный лист и отрезаем 2 см от его левого поля. Исключительно для красоты, можно этого и не делать. Приклеиваем лист к тому и снова под пресс (на фото обложка еще влажная, поэтому выглядит не особенно опрятно; высохнув, она станет белой и ровной).
Осталось только наклеить корешок.
Том в открытом виде:
Из-то того, что мы не очень сильно затягиваем нить, его можно свободно открывать и копировать.
В качестве пресса очень хорошо использовать новую коробку с пачками бумаги: она достаточно тяжелая и имеет идеально подходящий размер. Кажется, что сшивание – долгий процесс из-за того, что часто приходится класть том под пресс. Но если обрабатывать одновременно несколько томов, то ждать, пока каждый высохнет, не приходится: пока одни тома лежат под прессом, мы готовим другие, и так по кругу. Если заранее приготовить обложки, то за рабочий день, не особенно напрягаясь, можно сшить 20 томов.
Во-первых, логично, что вам не нужно разбираться, как прошнуровать документ, если он состоит из одного листа, однако, если в нем две и больше страниц, тогда приведенная ниже информация будет полезной.
- Так, сотрудники кадровых служб должны прошивать:
- приказы личного и общего состава,
- а также штатное расписание.
- Бухгалтера выполняют указанную процедуру с:
- авансовыми отчетами,
- накладными,
- счетами-фактурами,
- путевыми листами,
- кассовыми книгами,
- оборотными ведомостями,
- актами выполнения работ,
- а также ведомостями на заработную плату, если она выдается на руки.
Информация о том, как подшить документы нитками, понадобится и в том случае, если вы имеете дело с копиями документов юридических лиц, только в этой ситуации заверительная печать не нужна.
Как подшивать документы нитками на 2, 3 и 4 дырки, а также на уголок
Затем можно спокойно отрезать нить, при этом не забыв оставить 7 см, дабы связать с имеющимся остатком. Не стоит забывать и о наклеивании на узелок прямоугольника с необходимой информацией. Сотрудникам кадровой службы будет полезно знать, что вместо иглы можно использовать шило.
Идеальным средством для прошивания будут являться капроновые нити или шпагат. 4 дырки Если кадровый специалист знает, как прошивать в три дырки, то с данным способом у него также не возникнет проблем. Схема почти такая же. Здесь сразу нужно учесть, что расстояние между отверстиями ни в коем случае не будет превышать 1,5 см. Процедура сшивания начинается от второго отверстия сверху, причем начало берется с обратной стороны листа.
Затем нить должна выводиться через самое верхнее отверстие и снова нужно пропустить ее через вторую дырку сверху.
Как правильно сшить документы
Чтобы загиб держался хорошо, его можно промазать клеем. Наклейку на обложку можно прикрепить степлером. Стоит отметить, что образцы для обложек можно найти в любом магазине канцтоваров. Как пронумеровать Нумеровать листы необходимо арабскими цифрами.
Нужно учитывать следующие нюансы:
- Ставится номер в правом верхнем углу.
- Приложения стоит нумеровать в общем порядке.
- При наличии писем нужно изначально нумеровать конверт, после чего остальные листы.
- Тома дела нумеруются по отдельности.
- При наличии склеек нужно нумеровать их согласно общему порядку.
Оформление обложки Данная часть документа представляется в следующих форматах:
- Стандартными. 22,9х32,4 см размер, требуются для сшивания листов А4.
- Нестандартными. Размеры формируются в соответствии с форматом используемой для документов бумаги.
- Для долгого хранения.
Как правильно прошить документ в 4 дырки иголкой и нитками?
Кроме того, требования к прошиванию бумаг разрабатывались и отраслевыми ведомствами (например, Министерством по налогам и сборам). Как правильно прошить документы: подробные схемы с описанием Существует несколько вариантов того, как правильно подшить документы нитками, ведь эту процедуру можно выполнить как в две дырки, так и в три, четыре и даже пять. В две дырки
- Перед началом сшивания воспользуйтесь дыроколом и сделайте в документе два отверстия (пробить бумагу также можно, использовав обычную иголку, но в этом случае нужно быть предельно аккуратным).
- Далее возьмите нить и пропустите ее через оба прокола, причем так, чтобы ее концы оказались с тыльной стороны бумаг.
- Затем свяжите концы нити между собой и наклейте на них прямоугольник, который нужно заранее вырезать из белой плотной бумаги.
Руководство как прошивать и заверять документы
- После чего снова продеваем нитку также как и на первом шаге.
- Далее - с лицевой стороны в следующую от дырку
- В крайний прокол с тыльной стороны
- С лицевой стороны дырки, которую мы проходили на четвертом шаге
- И соединяем концы нитки
- При этом стараемся натягивать нить так, чтобы она плотно сжимала листы документов
- Остается завязать нитку узлом
- Обрезать лишнюю длину концов нитки
Если прошивка документов произведена правильно, остается пронумеровать листы и наклеить сверху узелка бумагу с надписью «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью () листов» и проставить необходимые реквизиты заверяющего (должность, подпись и ФИО).
Как прошить документы в 3 или 4 дырки. как прошить документы для налоговой
Внимание
Вместо иголки или дырокола можно использовать шило, а на роль ниток для прошивки документов идеально подойдут капроновые изделия или специальный шпагат. Нужно отметить, что, используя указанную информацию, вам не придется долго думать и как прошить журнал регистрации, главное - подобрать твердую обложку и внимательно пронумеровать все страницы, так как после сшивания изменить что-то будет невозможно. В четыре дырки Разобравшись, как прошивать документы в 3 дырки, для вас не составит большого труда выполнить соединение бумаг в 4 прокола.
Процесс проходит практически аналогично предыдущему варианту, только расстояние между соседними отверстиями должно составлять около 1,5 см. В этом случае сшивание начинается со второго отверстия сверху (с тыльной стороны), после чего нить пропускается через самое верхнее отверстие, и иголка выводится опять во второе сверху.
Как прошивать документы в 3 или 4 дырки
Законодательство Стоит отметить, что единого стандарта по сшиванию документов на предприятиях на данный момент нет. Несмотря на это, ряд регламентирующих документов все же имеется, и именно их положений стоит придерживаться при прошивании документов. К ним нужно отнести:
- Приказ Росархива № 76 от 23.12.2009 «О делопроизводстве и архивном деле».
- Приказ Минкультуры РФ № 536 (утверждение типовой инструкции по делопроизводству).
- Инструкция ЦБ РФ.
- Приказ Министерства по налогам и сборам (2003 г.)
- ГОСТ Р 51141.
Правила прошивки документов На данный момент для уполномоченных сотрудников имеется несколько вариантов для прошивания документов.
Каждый из них подразумевает схожую стратегию сшивания, но разные подходы. Рассмотрим их более подробно, определим ключевые особенности прошивки документов.
Сшиваем документы правильно: 7 основных шагов
Чтобы правильно заверить бумаги, необходимо подготовить небольшой листочек с размерами 4 на 5 см. Его нужно наклеить на узелок так, чтобы концы нити были свободны. На листочке необходимо указать количество подшитых бумаг числом и прописью, а также должность, фамилию и инициалы ответственного лица.
Инфо
После этого заверяющий ставит свою подпись и печать, если она имеется. Края подписи и печати обязательно должны выходить за пределы листочка-наклейки.Как подготовить бумаги для налоговой инспекции? Любой предприниматель обязан предоставлять различные отчеты о своей деятельности, поэтому знания о том, как прошить документы для налоговой службы, являются необходимыми. Чтобы избежать несогласованностей, желательно уточнить у ответственного лица о правилах скрепления документов.
К готовому документу следует составить перечень всех прилагающихся бумаг.
Как правильно сшивать документы
- 1 Регулирование прошивки документов в делопроизводстве
- 1.1 Документы, подлежащие прошивке
- 1.2 Нормативные акты, регулирующие прошивание документов
- 2 Как правильно прошить документы: подробные схемы с описанием
- 2.1 В две дырки
- 2.2 В три дырки
- 2.3 В четыре дырки
- 2.4 В пять дырок
- 3 Особенности прошивки документов: дельные советы
- 4 Как заверить прошитые документы
- 4.1 Кто может заверить прошитые документы
- 4.2 Требования к оформлению прошитых документов для заверения
Регулирование прошивки документов в делопроизводстве В любой сфере деятельности человека, где ему приходится иметь дело с большим количеством документов, не обойтись без их систематизации.
Как сшивать дела в 4 дырки
Это сложно только первый раз, потом будете с закрытыми глазами делать это))))))))))
- Из крайней во вторую, затем в третью, затем в четвертую, потом в третью и во вторую-завязываем узелок, пишем на кусочке бумаги: прошнуровано, пронумеровано документов, мажем клеем с обратной стороны этой писульки, приклеиваем, так чтобы кончики торчали, а узелок был под бумаженцией. подписываем, ставим печать. Все!
- Вопрос то оказался почти философским, а ответы — развернутые и обстоятельные. Прямо тема диссертации.
- ТРХ дырок вполне ДОСТАТОЧНО.
- интересно почему на четко поставленный вопрос в 4 дырки понаписали кучу бреда про 3????
- Я только в три дырки умею
- На сегодняшний день нет единого стандарта прошивки (шнуровки) документов, однако существуют общие требования в банках (ЦБ РФ) , существуют также требования, разработанные в различных инстанциях. В любом случае общими принципами является нумерация листов документа, прошивка (шнуровка) пачек документов с последующей описью и заверяющей подписью и печатью на последней странице подшивки документов. Общие рекомендация по прошивке документов: 1. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона с оформлением обложки и переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов.
- Сами документы.
- Клей.
- Бумага.
- Игла.
- Шило.
- Дырокол.
- Специальные нитки.
- Печать фирмы.
- Нумеруются листы, а не страницы.
- Пользуются только арабскими цифрами.
- Сама опись документов не имеет номера.
- Если нужно пронумеровать письмо, то вначале присваивается порядковый номер конверту, а уж потом и каждому листочку.
- Если Дело очень большое (как правило, такие сдают в архив), то оно может состоять из томов, каждый из которых будет иметь свою нумерацию.
- При наличии внутри подшивки бумаг, на которых уже проставлены цифры, следует их повторно пронумеровать в едином формате.
- Если есть вложенные листы больших размеров (А3), их необходимо развернуть и поставить цифру в верхнем правом уголке. Затем вновь сложить. Подшиваться он будет только за один край.
- Бывает, что на листы наклеивают мелкие документы (чеки, справки и т. д.). В этом случае листу дается один номер, но внизу него перечисляется список приклеенных бумаг.
- Когда небольшие документы приклеены только за уголок, то можно каждому из них дать свой номер.
- Чертежи, схемы, фотографии, планы также нумеруются.
Как сшить дело в 4 дырки
До начала работы с документацией требуется самое тщательное ознакомление с большим числом необходимых инструкций, касающихся вопросов документооборота и делопроизводства. Нормы эти - достаточно сложные и содержат большое число всевозможных мелких деталей и нюансов. Как подшить документы на уголок? Что содержит в себе прилагаемая опись? Можно ли подшивать бухгалтерские документы термопереплетной машинкой? Начинающему делопроизводителю есть над чем поломать голову.
Пустяковое дело?
На первый взгляд процедура оформления дела и сдачи его в архив совершенно несложна, но практика показывает обратное. В случае нарушения любого из правил делопроизводства данное учреждение откажется принять сдаваемый документ, и вам придется начинать всю работу вновь. Если подобные ситуации уже встречались в вашей жизни, читайте нашу статью - мы попробуем разобраться в данном вопросе.
Зачем подшивают документы? Существуют ли нормативы, согласно которым данная процедура регулируется? Да, и их немало. Речь идет прежде всего о методических рекомендациях по делопроизводству, которые были утверждены в декабре 2009 года приказом Росархива. Во вторую очередь - о ГОСТе Р 51141, посвящённом архивному делу и делопроизводству и содержащему все нужные определения и термины. Помимо того, существуют и другие правовые нормы, согласно которым сшивается документация.
Начнем с обложки
Если театр начинается с вешалки, то наша процедура - не иначе как с обложки. И выбор картонной "корочки" - одна из первых задач при процессе "упаковки" документа. На первый взгляд вы не найдете разницу между многочисленными существующими их разновидностями. Но, присмотревшись, поймете, что обложки бывают стандартными, нестандартными, а также используемыми для длительного хранения.
Чаще всего можно встретить стандартную обложку форматом 229х324 мм. Она применяется во всех случаях, когда сшиваются листы типового размера. Если же по определенным причинам документ обладает достаточно специфическим внешним видом и параметрами, требуется нестандартная разновидность обложки. К последнему же виду относится та, в который будут храниться документы от 25 лет и более.
Согласно нормам законодательства, такие обложки производятся лишь из твердого картона в связи со значительным рабочим сроком. Необходимо принять меры к сохранению надлежащего вида документа и пригодности его к использованию спустя серьезный временной промежуток. Документы, предназначенные к сдаче в госархив, хранятся в обложках, выполненных из такого материала, как бескислотный картон.
Поговорим о нумерации листов
Перед тем как правильно подшить документы нитками, все они обязаны быть сложены в нужной последовательности. После чего производится процедура нумерации при помощи обычного простого карандаша. Главное правило здесь - нумеровать именно листы, а не страницы документа. Проставляется арабская цифра на каждом листе в его правом верхнем углу. При этом наши отметки обязаны не "заползать" на текст. К общей нумерации листов не относится
Какие тонкости существуют в деле нумерации? Если в число подшиваемых документов входит письмо или несколько таковых, вначале пронумеровывают конверт, затем поочередно - каждый из вложенных в него листов. Если число входящих единиц - свыше 250, принято разбивать его на несколько томов. Причём каждый из них обладает собственной нумерацией.
Внутри архивного дела могут присутствовать документы, обладающие отдельной собственной нумерацией страниц, например, издания периодики. Но, оформляя дело в архив, их пронумеровывают в числе прочих без нарушения общего порядка.
Если вложенный лист имеет большой формат, его принято разворачивать и проставлять цифру справа в верхнем углу. Должна быть предусмотрена возможность свободного доступа к тексту. Если же на какой-либо из листов приклеиваются отдельные фрагменты с невозможностью их разъединения, вся данная пачка нумеруется как один. При этом обязательно составление описи каждого из приклеенных кусков, которая делается на обороте либо на свободном пространстве. Указание на наклеенный документ должно присутствовать в заверительной надписи либо в примечаниях к общей описи с указанием названия. Чаще всего такими внештатными вложениями являются чеки, выписки либо фотографии.
Исправление ошибок и опись документов
В случае когда по ходу работы допущена некоторая не слишком серьезная погрешность (например, пропущена пара листов), вместо перенумерации всего массива заново можно воспользоваться буквенным обозначением. При этом цифры на других листах не изменяются. Устранение подобных ошибок возможно лишь по согласованию с сотрудниками архива. Если же обнаружены грубые погрешности, документ предстоит нумеровать заново. Старые цифры при этом зачеркивают как можно аккуратнее и проставляют новые. При этом обновлённая нумерация опять утверждается заверительной надписью.
Без описи у вас ни одно архивное дело не примут. Информация, содержащая в ней, касается названия документа, даты составления, аннотации и непосредственно таблицы с указанием порядковых номеров листов, числа их и примечаний (в случае необходимости). Завершается все информацией о количестве документов в виде цифры, дублируемой прописью, затем всё скрепляется подписью делопроизводителя с расшифровкой Ф.И.О.
Как правильно подшить документы нитками
Начиная процедуру сшивания, следует удостовериться, что все необходимые материалы и инструменты у вас под рукой. Кроме собственно дела, потребуется шило, игла, картон для подшивки документов и специальные нитки. В качестве последних запасаются суровыми или прошивными нитками Л-210. Последняя разновидность используется для нужд делопроизводства чаще всего.
В начале работы из документа удаляются любые скрепки и прочие металлические предметы, затем листы дела складываются ровной аккуратной стопой. С левой стороны на пространстве полей делается три отверстия иглой или шилом. Размещать их лучше всего посреди свободного места, предназначенного слева для отступа, то есть на расстоянии около полутора сантиметров. Данное замечание немаловажно - ведь иначе после подшивки документов их трудно будет прочитать.
Если ровные края отверстий имеют для вас принципиальное значение, возьмите дырокол. Но помните, что слишком большое количество листов ему "не по зубам". Следите за тем, чтобы все три отверстия были расположены по высоте равномерно и отстояли друг от друга на расстояние примерно 3 см. Среднее из них должно попадать на середину страницы.
Для предотвращения порчи титульного листа и развала дела часто рекомендуют место прошивания спереди и сзади укрепить полосками картона. Сквозь него будет пропущена нить. Обычный размер ее - 70 см. Но в каждом конкретном случае это зависит от толщины стопки.
Как прошивают на 3 дырки
Приведем содержание алгоритма такой подшивки документов. Сначала игла пропускается сквозь среднее из отверстий, причём на обратной стороне остаётся конец нитки. Затем следует вдеть ее в верхнюю из дырок. В результате оба ее конца выведены на оборот стопки прошиваемых листов. Иглу протягиваем сквозь нижнее из отверстий и проводим нитку на лицевую сторону. Затем вновь опускаем иголку в среднее отверстие. Таким образом наша нить оказалась проведенной через все необходимые дырки, после чего оба ее конца завязываются на обороте документа крепким узлом. Оставляются кончики длиной около 5 см.
Непосредственно на узел клеится кусочек бумаги с заверительной надписью. Ниже мы рассмотрим технологию ее изготовления.
Документ можно прошивать и с помощью 4 дырок. Как это сделать? Процедура совсем не сложная. Четыре дырки пробиваются по вертикали симметрично с расположением на единой оси. Оставив хвостик нитки с тыльной стороны первого отверстия, ведем прошивку стежками, затем завязываем узелок аналогично описанному выше. Прошивка должна быть продублирована дважды в целях обеспечения прочности и надежности.
Заверительная надпись
Следующий этап после нумерования и прошивки - снабжение нашего дела заверительной надписью. наклейка размером 4х6 см с текстом "Прошнуровано и пронумеровано … листов" (число их указывается и цифрой, и прописью). Далее указывается должность работника, прошившего документ, с датой и личной подписью. Если требуется заверение печатью, это тоже должно быть отмечено. Надпись наклеивается поверх завязанного нами узла, кончики нитей которого при этом должны остаться свободными. Подпись ставят по окончании всей процедуры, когда клей уже высох. Делается это для предотвращения ее размазывания. Печать (при наличии) проставляют частью на лист, частью на саму надпись.
И лишь после того, как дело прошито, пронумеровано, скреплено подписью и печатью, его можно отправлять в архив.
Отношение к заверительной надписи обязано быть серьезным и внимательным. Именно она - документальное свидетельство неприкосновенности дела. В случае нарушения ее целостности или смещения документ может быть не принят органами контроля, либо возможно его оспаривание в суде.
Что и зачем прошиваем
В обязательном порядке сшиваются все документы, подлежащие сдаче в архив или в любой из проверяющих органов, к которым относится налоговая инспекция, пенсионный фонд и множество подобных. Нельзя сдавать туда документы склеенные или скрепленные при помощи степлера. Как уже было отмечено, в случае выявления несоответствия нормам делопроизводства его у вас просто-напросто не примут.
Подобной процедуре подлежат главным образом документы кадровой принадлежности и бухгалтерского учета. Те из них, делопроизводство по которым завершено, спустя год подлежат сдаче в архив организации или предприятия. В специальные архивные учреждения передают дела с прошедшим законным сроком хранения. Определяется он законодательно в зависимости от вида документа. К примеру, не менее 75 лет требуются хранить нотариальные записи, книги хозяйственного учета и документы со сведениями по персоналу.
Срок хранения конструкторских чертежей гораздо меньше - всего-навсего 20 лет. Фотодокументацию принято беречь 5 лет. В архивные учреждения подлежат сдаче дела как государственных, так и частных предприятий. При этом задача любой негосударственной структуры - заключить с Федеральной архивной службой об этом договор.
Следует помнить, что правом прошивки документов обладает лишь тот сотрудник, у кого данная обязанность прописана в должностной инструкции. В случае некачественного соединения документов вас ждут определенные санкции, особенно в случае изменений или нехватки отдельных важных листов.
Вернемся к технологиям подшивки
Описанные выше способы сшивания годятся как для архива, так и для налоговой инспекции. Но подшивка документов бухгалтерского учета, хранимых длительно (более 10 лет), должна быть особенно крепкой - чаще всего на 5 отверстий. Заверительная надпись производится на особой папиросной бумаге, для того чтобы отчётливо просматривался расположенный под наклейкой узел и не возникало сомнений в целостности документа.
Если в условиях офиса отверстия пробивают обычными канцелярскими дыроколами, то при необходимости оформлять большие объемы бумажной документации (например, в типографиях) используют профессиональное оборудование в виде бумагосверлильных машин или переплетных станков. Такие механизмы обладают серьёзной мощностью и могут быть как ручного действия, так и оснащенные электроприводом.
Механизм станка
В основе этих систем или станков - классический способ с использованием пружин. Такой переплетный станок снабжён устройством для перфорации. Другой механизм его насаживает документ на пружину из пластика, после чего снизу и сверху блока добавляются картонные или пластиковые обложки.
Преимуществом переплетного станка служит возможность скрепления весьма объемных документов. Толщина блока может доходить до 500 страниц. А также - возможность удаления или добавки страниц и листов в уже переплетенный документ. К недостаткам относится довольно серьёзная трудоемкость и не слишком высокая прочность.
Если переплетный станок для подшивки документов оснащен металлическими пружинами, для которых устанавливается определенный шаг и пробиваются отверстия соответственно ему, то бумажные блоки бывают надеты на гибкую пружину из стали, которая затем сжимается и закрывается. Преимущества аппарата с металлическими пружинами - в более презентабельном итоговом виде и повышенной надежности по сравнению с переплетом пружинами из пластика. Но при этом вставить либо удалить листы без повреждения невозможно.
Помимо пружин, бывают аппараты, действующие по принципу переплёта на пластиковую гребенку, зубья которой завиваются. Также существует переплет на спираль, знакомую нам по перекидным календарям, блокнотам и ежедневникам. После перфорации отверстий в них навивается спираль (3-4 витка вручную, остальные автоматически).
Прогресс не стоит на месте
Что такое термопереплет? Это современный станок для подшивки документов, в котором возможно быстрое и неразъемное их соединение. С помощью термопереплетных машин можно комплектовать большое число материалов, а также оформлять единичные экземпляры. Такой вариант особенно подходит отправляемым по почте отчётам, договорам и рекламным материалам.
Работает машина для такого вида переплета путем использования термокорешков и термообложек, имеющих разные цвета и размеры. В зависимости от количества листов дела выбирается термообложка определенной толщины, затем всё вместе помещается в аппарат. Внутренняя сторона торца обложки промазана слоем полимерного клея. Машина снабжена нагревательным элементом, благодаря которому этот полимер бывает расплавлен, и все листы впаяны в горячий слой.
Предприниматели и сотрудники офисов в работе сталкиваются с необходимостью правильного оформления многостраничных документов. Контролирующие органы и вышестоящие организации, как известно, придирчиво относятся к оформлению деловых бумаг, а потому иногда возникают сложности. Давайте разберемся, как правильно прошить и пронумеровать документы, чтобы при их подаче не возникало ненужных вопросов.
Кто занимается оформлением документов?
Кажется, что вроде ничего сложного в том, чтобы прошить бумаги, нет. Но на самом деле не все так просто. Есть определенные правила, по которым это делается. Если вы хотите сделать подшивку газет или журналов для пользования внутри организации, то это одно. А вот если перед вами стоит задача подготовить документы в архив или налоговую, или еще куда-то, то тут нужно подойти к работе со всей ответственностью, иначе вы рискуете получить бумаги обратно. Причиной отказа может послужить неверное оформление.
Таких случаев очень много. А все из-за того, что не знаем, как правильно прошить и пронумеровать документы. Образец оформления вряд ли предоставят в налоговой или архиве.
Сейчас работает достаточное количество фирм, занимающихся прошивкой документов. Вы можете прибегнуть к их услугам. У них, безусловно, большой опыт работы. Они предложат большой ассортимент обложек. Но это не всегда удобно. Дело в том, что типографии бывают переполнены заказами. А вам, предположим, нужно срочно сделать эту работу. Как тогда быть? Остается только самому заняться этим вопросом.
Кроме того, в условиях экономии руководство не всегда готово оплачивать лишние расходы, а потому такой вид работы ложится на плечи секретарей, бухгалтеров. Значит, лучше один раз разобраться самому, чтобы в дальнейшем не было проблем. Эти знания могут пригодиться.
В помощь начинающим
Хотим отметить, что нет единых стандартов относительно того, как прошить документы. Кстати, государственные структуры тоже не дают никаких разъяснений на этот счет. А значит, придется самим во всем разобраться. В этом нам помогут методические рекомендации делопроизводства (приказ Росархива от 23.12.09).
Что нужно для того, чтобы прошить документы?
Перед тем как начать саму работу, нужно подготовиться. Вам понадобятся следующие материалы:
Вообще весь процесс можно условно разбить на три этапа. Первый - подготовка, второй - непосредственно сама прошивка, третий - заверение готового документа.
Какую выбрать обложку?
Говоря о том, как прошить документы, нужно вспомнить о таком нюансе, как оформление обложки. Безусловно, в типографии вам предложат красивые варианты, но они не всегда нужны, если речь идет не о дипломной работе.
Для небольшой подшивки вполне хватит бумажной обложки. Если предполагается длительное использование подшивки (например, хранение в архиве свыше 25 лет), то используют плотный картон.
Обложка может быть стандартного размера (формат А4) и нестандартного. Это уже зависит от формата подшиваемых листов. Обложка должна соответствовать по размерам документу.
Нумерация страниц
Во время подготовки бумаг к прошиванию необходимо обязательно пронумеровать страницы. Наличие нумерации является обязательным условием оформления. "Для чего это нужно?" - спросите вы. Для того, чтобы невозможно было незаметно вырвать, убрать часть листов. Этот момент очень важен. Поэтому давайте поговорим о том, как прошить и пронумеровать документы. Тут есть свои нюансы.
При проставлении нумерации нужно помнить правила:
Чтобы понимать, как правильно прошить и пронумеровать документы (образец приведен в статье), нужно пошагово рассмотреть последовательность действий.
Что делать, если в нумерации допущены ошибки?
Перед тем следует удостовериться в правильности оформления подшивки. Особенно тщательно просмотрите номера страниц. Если оказалось, что некоторые из них пропущены, то можно ввести дополнительную буквенную нумерацию. Все листочки останутся под своими номерами, а на пропущенных следует написать цифру с предыдущего листа и букву.
При грубейших ошибках имеет смысл аккуратно зачеркнуть написанное и рядом сделать верную запись. Все произведенные изменения должны быть отражены в заверительной записке.
Описание документа
Перед тем как прошить документы нитками, лучше проверить правильность оформления всего Дела. Ведь не хотелось бы его потом расшивать. Как правило, внутри него находится несколько пакетов бумаг. Абсолютно весь перечень должен быть перечислен в описи. Ее составляет ответственное лицо, указывая дату. Опись не нумеруется.
Как прошить документы нитками в три дырки?
Если все документы подготовлены, то можно приступать к прошиванию. Для этого понадобятся специальные нитки или же можно воспользоваться шпагатом. Безусловно, несколько листочков не имеет смысла шить суровой нитью, можно взять обычную, сложенную вдвое.
Итак, переходим непосредственно к вопросу о том, как прошить документы нитками. Фотографии с подробным описанием послужат наглядным дополнением к алгоритму действий. Начнем с того, что скрепить листы надо так, чтобы потом можно было с легкостью прочитать изложенную на них информацию. Для этого прокалывают отверстия с левого края, примерно на расстоянии полутора сантиметров. Дырочек должно быть три. Располагаются они друг над другом. Проколы можно сделать дыроколом, когда пачка листов небольшая. Для толстых томов понадобится шило. Приготовьте нить, но не делайте ее слишком длинной, достаточно будет семидесяти сантиметров.
Как правильно прошить документы? Образец выполнения работы приведен ниже. Для удобства объяснения присвоим номера отверстиям: верхнее - 1, среднее - 2, нижнее - 3.
Шить нужно начинать с тыльной стороны Дела, продев иголку сквозь отверстие 2 на переднюю сторону. При этом один кончик нити останется сзади. Затем через 1 дырочку иглу вновь выводят на тыльную сторону. В тот момент, когда иголочка и свободный кончик нити окажется сзади документа, нужно опять переместиться на лицевую сторону, а потом снова на обратную.
Как прошить документы, мы практически разобрались. Осталось дело за малым. Раз все листы скреплены, можно смело завязать нити на узел с тыльной стороны Дела.
Он должен быть сильно затянут, чтобы потом его можно было заклеить заверительной запиской. Концы нитей нужно оставить свободно свисающими из-под наклейки.
Каким образом заверяются документы?
Что ж, как видите, нет ничего сложного в решении вопроса, как прошить документы нитками. Фото, представленные вашему вниманию, - прямое тому подтверждение. Нам же остается только заверить оформленные листы.
Называется это «заверительной подписью». Чтобы ее сделать, нужно взять небольшой кусочек бумаги размером 5 х 6 сантиметров и приклеить его на тыльной стороне так, чтобы он закрыл узел. Кончики нити должны выходить из-под него и свободно свисать.
На этой записке нужно указать, сколько страниц было прошито. Потом на ней ставится подпись директора, дата и печать организации. Вообще заверительная подпись делается либо директором фирмы, либо одним из замов. Сама печать ставится так, чтоб одна часть ее приходилась на последний лист пачки, а другая - на записку.
Для чего прошивают документы?
Мы уже упоминали о том, что подшитые документы сдаются в архив для хранения, кроме того, в повседневной деятельности предприятия очень часто возникает необходимость скрепить пачки листов. Это могут быть и договора, и отчеты в налоговую или другие контролирующие органы. Кстати говоря, у налоговой вообще очень жесткие требования на этот счет. Пользоваться степлером не разрешается. Это считается грубым нарушением.
Вообще Минфин даже дает собственные рекомендации, как прошить документы. Так, подшивка не может быть очень объемной. Оптимальный размер - до пятидесяти страниц. Если документов много, то лучше разбить их на несколько Дел. Обязательно должна быть сплошная нумерация арабскими цифрами. Прошиваются листочки грубой нитью, которая обязательно завязывается на тыльной стороне готового документа. Сверху узел заклеивается заверительной запиской, которая должна быть оформлена по всем правилам. Не забывайте, что на ней проставляется количество листов Дела. Для контролирующих органов очень важна подпись в заверительной записке. Ее вправе ставить только директор или иное лицо, имеющее на это полномочия. Все это заверяется печатью. Оттиск ее должен лечь так, чтобы захватить часть листа и записки. По сути, все эти рекомендации повторяют изложенную нами выше информацию. Мы посчитали нужным привести их, дабы вы смогли убедиться, что все делаете верно, в соответствии с указаниями вышестоящих инстанций.
Налоговая предъявляет однозначное требование к целостности и сохранности не только самих документов, но и копий. Причем ксерокопии тоже подшиваются в отдельную пачку.
Вместо послесловия
Мы поговорили в статье о том, как правильно прошить документы нитками для подачи в архив и контролирующие органы. Возникают иногда споры относительно оформления подшивок, ведь нет документа, который давал бы точные разъяснения по этому вопросу, да еще и с комментариями. Поэтому ориентироваться приходится на стандарты, принятые в делопроизводстве. Нужно помнить о том, что в госструктурах, куда вы подаете бумаги, могут предъявляться свои требования к их оформлению. А потому лучше всегда заранее уточнять такую информацию, чтобы избежать ошибок и возврата документации на доработку. Ведь везде могут быть свои нюансы.