После издания приказа о приеме на работу. Для этого не существует унифицированной формы, поэтому разработайте ее сами. Снимите копию с паспорта сотрудника, свидетельства ИНН, страхового пенсионного свидетельства и с других документов, которые имеются в наличии, например, с водительского удостоверения, медицинской справки.
На первой странице должна находиться опись всех документов, которые имеются на момент трудоустройства, и которые будут появляться в процессе работы, например, приказ на отпуск, какие-либо дополнительные соглашения к трудовому договору.
Во внутренней описи укажите наименования документов, их номера, дату составления и номер листа в личном деле. Поставьте подпись, ФИО составителя и дату составления. Для упрощения предоставления информации, составьте опись в табличном виде.
После того, как все документы собраны, расположите их в хронологическом порядке, затем пронумеруйте их, начиная с описи ( №1). Далее оформите обложку личного дела. Обязательно укажите наименование организации согласно учредительным документам, порядковый номер личного дела, дату составления. Оставьте и поле под указания даты окончания трудового договора. Также после увольнения вам необходимо будет указать количество страниц в деле.
Не забудьте указать и заголовок дела – фамилию, имя и отчество сотрудника полностью. Также вы можете написать должность трудоустраиваемого сотрудника. После увольнения дело прошивается и сдается в архив.
Личные дела хранятся у кадрового работника или другого лица, исполняющего его обязанности. Доступ к данным ограничен. Раз в год сотрудники должны получать информацию о ведении дел; лучше, если после ознакомления они будут ставить подпись.
В процессе своей деятельности учетному работнику или предпринимателю приходится обрабатывать множество документов. Поток документов увеличивается прямо пропорционально успешности развития бизнеса. Многие приемы работы широко известны, однако начинающим бизнесменам всю технологию вряд ли кто будет рассказывать. Из этой инструкции вы узнаете, как подшивать документы , чтобы они не путались и не терялись.
Инструкция
Использовать прозрачные файлы не очень-то. Лучше подшить документы , используя дырокол. Конечно, прозрачные файлы пригодятся для хранения документов, которые дыроколить нельзя: документы , которые изготовлены на бланках Госзнака, документы с голограммами и прочие бумаги, защищенные от подделки. Для остальных же документов файлы использовать нецелесообразно.
Чтобы дыроколить прицельно, можно воспользоваться , выравнивая каждый документ по предыдущему. В одной папке документы будут выровнены, однако если потребуется переместить какой-либо документ в другую папку, велика вероятность того, что он будет выступать за пределы пачки.
Наилучший способ подшивки документов – это использование с ограничителем. Тогда у каждого документа отверстия будут располагаться на одном и том же месте. Документы, прошитые таким образом, будут иметь наиболее аккуратный вид и дополнительных отверстий в них не придется.
Для соединения документов довольно часто применяют скобки степлера либо скрепки. Правда есть у них недостаток: скрепленная с помощью скоб или скрепок пачка документов в местах крепления имеет выпуклость, что затрудняет с бумагами. Соединять многостраничного документа лучше капелькой клея ПВА. В большинстве случаев это занимает меньше , да и пачка документов не имеет утолщений.
Если документ по размеру меньше, чем стандартный лист, то его нужно сначала наклеить на стандартный лист, после чего его можно с остальными документами.
Документация в некоторых компаниях хранится десятилетиями. Чтобы важные бумаги не помялись и не потерялись, их нужно подшивать в папки из твердого картона или пластмассы. Для идентификации давайте каждому договору отдельный номер.
Инструкция
Чтобы нужный было легко найти, заведите книгу . Присваивайте номер и заносите его в этот журнал. Кроме номера, вписывайте дату заключения договора. Запись в журнале должна выглядеть так: 1. договор №123ТП от 22.02.2011. В примечаниях можно указать суть договора, когда того требует корпоративный стиль ведения документации.
Если в компании существует несколько юридических лиц, заведите для каждого свою книгу учета договоров. Применяйте в обозначениях условные символы. Например, договора ОАО "Маша и медведи" записывайте как 123ММ. А ценные бумаги от ЗАО "Три поросенка" помечайте 123ТП. Номера присваивайте по порядку, чтобы не возникло путаницы.
Перед тем документ в папку, аккуратно удалите скрепку, держащую . Возьмите дырокол и пробейте новые отверстия. Вложите документ в папку и закрепите его специальными усиками. Отделите один договор от другого чистым листом А4.
Подшивать договора можно и другим способом. Для этого понадобятся прозрачные файлы. Каждый документ вкладывайте в отдельный файл и закрепляйте в папке.
Не храните в одной папке слишком много договоров - они могут помяться. Папка должна легко закрываться, отдельные листы не должны торчать наружу.
Папки с договорами трехлетней давности нет необходимости всегда держать под рукой. Разложите их в картонные коробки, подписав год и юридическое лицо, на которое оформлены документы. Коробки отправьте на склад. Выбирайте для хранения сухое место. Влажность губительна для бумаги.
Личные дела всех уволившихся и вышедших на пенсию сотрудников необходимо отправить для хранения в архив (статья № 17 Федерального закона № 125-Ф3). Сотрудник отдела кадров обязан подготовить папки с документами и передать их уполномоченному сотруднику архива из рук в руки.
Несмотря на простоту действий, прошивка документов является важным организационным моментом, в котором совершать ошибки недопустимо. Именно поэтому в каждой организации должны быть сотрудники, умеющие выполнять этот процесс. Неправильно прошитые документы могут повлечь за собой серьезные проблемы.
Если документы сшиты неправильно
- Неправильная прошивка документов может стать причиной для отказа в их принятии. А это потерянное время, усилия и деньги на ветер.
- Неверная или некачественная прошивка документов вашей организации может служить поводом для отказа заинтересованных лиц от сотрудничества.
- Если документы прошиты неаккуратно, то велика вероятность их расформирования или вовсе подмены, что в дальнейшем при проверке будет очень сложно доказать.
Какие документы нужно сшивать и зачем?
Документы сшиваются для того, чтобы их не потеряли и не подменили. Также документы проходят прошивку по причине большого потока документации, дабы не запутаться в деловых бумагах.Обычно сшиванию подлежат те документы, которые сдаются в архивы, отправляются на проверки или имеют некую ценность для их владельца.
Документы, которые необходимо обязательно сшивать:
- архивные;
- бухгалтерские;
- кадровые;
- на проверку.
Важно! Делопроизводитель должен помнить об аккуратности и качестве сшивания. Иначе при расформировании документов или при их пропаже, вся ответственность ляжет на его плечи.
Основные регламенты
Как таковых регламентов по сшиванию документов не существует. Имеются только рекомендации, которые утвердил Росархив приказом от 23.12.2009 N 76 и из ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело». А также инструкции по документированию, которые выпустил Центральный банк России.Из-за отсутствия жестких стандартов по сшиванию документов, предпринимателю сложно разобраться в самом процессе, ведь каждый отдельный орган требует соблюдения своих правил.
Подготовка документов к сшиванию
Перед тем как приступить к основной работе, документы необходимо подготовить. Процесс подготовки проходит в несколько этапов:1. Оформление обложки.
Обложки для документации бывают трех видов:
- Стандартная – обычная обложка, которая чаще всего встречается. Размер обложки 229х324 мм, вмещает в себя стандартные листы (в основном А4).
- Нестандартная – применяется, если формат документов имеет необычный размер.
- Для долгого хранения – такие обложки делают из прочного картона для более длительного хранения. Они должны быть плотными и износостойкими.
Подготавливаем комплект документов. В пачке должно быть не более 250 листов. Толщина ее должна составлять не более 4 см. К блоку необходимо добавить пустой лист. Все скрепки, булавки должны быть удалены.
3. Нумерация.
Нумерация страниц производится только простым карандашом. Номер ставится в правом верхнем углу. Никаких римских обозначений. Опись в нумерацию не включается. Номера страниц не должны задевать текст документа.
Важно! В процессе нумерации с титульным листом цифра «1» не ставится, нумеруем только со второго листа с цифры «2».
Основные инструкции:
- Если в документации попадается лист большого формата, его необходимо развернуть и пронумеровать в верхнем правом углу, затем так же свернуть. Подшивается он аккуратно, за один край, что бы его можно было неоднократно развернуть.
- В документах письма хранятся в конвертах. Сначала нумеруют конверт, затем все вложенные в него письма.
- Если объем документации слишком велик (больше 250 листов), то он делится на тома, которые имеют свою отдельную нумерацию.
- Иногда в документах попадаются отдельно пронумерованные издания. Их также нумеруют, несмотря на уже имеющуюся нумерацию.
- Если в документации присутствуют приклеенные листы, то этот документ должен нумероваться, как один. Далее составляется опись прикрепленных дополнений на изнанке этого листа.
- Когда лист полностью занят, нет места для нумерации, то нумеруют на обратной стороне документа.
- При неправильной нумерации номер зачеркивается и ставится правильный, при этом на исправленном участке обязательно делают заверительную надпись.
Каждый прошитый документ обязан иметь свою опись, в которой требуется указать:
- организацию и название документа;
- дату подшивки и срок хранения;
- подробную аннотацию (цель хранения, содержание, количество страниц и другие важные примечания);
- количество документов и подпись с указанием ФИО.
Обратите внимание! Документы, предназначенные для внутреннего пользования, сшиваются по правилам, установленным вашей организацией.
Возможные варианты сшивания
Сшивать документацию можно многими способами. Все зависит от имеющихся приспособлений и требований руководства. Вот несколько вариантов:- Классический способ – при помощи иглы и нитки. Обычно сшивается небольшой объем документов в два, три или пять проколов. Нитки скрепляются, и к ним приклеивается заверительная надпись.
- При помощи шуруповерта и плотной веревки. Подходит для объемных материалов.
- С помощью дырокола. Похож на классический способ, только вместо иголки – дырокол.
- При помощи переплетного станка. Используют такой вид сшивания только в типографии.
Необходимые материалы для сшивания документов нитками
Для прошивки документов классическим способом, делопроизводитель должен при себе иметь:- иголки (разных размеров), шило, нитки, веревки или шпагат;
- обложку;
- заверительный лист;
- ножницы и клей;
- дырокол (при необходимости).
Процесс сшивания документов
Убираем все скобки, скрепки, нумеруем, складываем в ровную стопочку и начинаем сшивать:1. Делаем в документах 3 отверстия (прокола) иголкой (при необходимости шилом). Расстояние между дырками около 3 см. Нитка длиной 80 см.
Обратите внимание! Обычные нитки бывают непрочными, лучше использовать более толстые и крепкие. В крайнем случае следует сложить нить в два-три раза.
2. Вдеваем иголку с изнаночной стороны в среднее отверстие.
3. Затем сразу же втыкаем иголку в верхнее отверстие.
4. После верхнего прокола, через изнанку втыкаем в нижнюю дырку.
5. Далее, выйдя из нижнего отверстия, проходим в среднее. Если необходимо сшить большое количество дел, то процесс сшивания повторяем несколько раз для укрепления папки.
6. Завязываем простой узел на изнаночной стороне. Должен остаться ниточный хвост около восьми сантиметров.
7. На узелок клеим заверительный лист, на котором делаем необходимую запись. Наклейка с заверительной надписью обычно имеет размеры 4х6 см. Лист наклеивается на узел и часть ниток.
Обратите внимание! Заверять документы должен руководитель организации или его уполномоченное лицо.
8. Ставим печать и подпись.
Важно! Заверяя сшитые документы подписью и печатью, ставьте их так, чтобы часть находилась и на наклейке и на заверяемом деле. Это даст гарантию сохранности и неприкосновенности документов.
Как сшивать документы правильно (видео)
Для более подробного изучения этапов прошивки рекомендуется посмотреть видео, где наглядно показан процесс сшивания документов:Прошивка большого объема документов
Если делопроизводитель сталкивается с проблемой большого количества сшиваемых документов, ему на помощь может прийти специальное оборудование для архивного переплета и брошюровки. Если такового в наличии не имеется, то можно воспользоваться платными услугами по автоматическому сшиванию. Но стоит помнить, что в таком случае важная информация может быть утеряна.Прошивка документации при помощи станка (видео)
Видео инструкция по использованию станка для прошивки документов, с помощью которого можно выполнить работу в течение нескольких минут:В плане оформления документов, делопроизводство – довольно сложный процесс. По сей день ведется множество споров о том, как правильно их сшивать, но единого правила не существует. Если прошивать документы просто для хранения, то это не потребует особых усилий. Но если дело касается важных бумаг, то к работе стоит отнестись со всей ответственностью.
Сегодня я покажу на практике, как сшивать документы в 4 прокола. Объяснения снабжаю фотографиями. Сразу говорю, что это – не профессиональный переплет. Профессионально оформленное в картонную обложку дело выглядит, как обычная книга. Но для организации, не являющейся источником комплектования государственного (муниципального) архива, такой способ сшивания документов вполне подойдет: он соответствует правилам архивного дела.
Как сшивать документы для налоговой, рассказывается . О том, как прошивать журналы и какие именно, рассказывается .
Подчеркиваю: я показываю, как сшить документы организации, которая планирует хранить эти документы постоянного или долговременного хранения исключительно в своем собственном архиве. В архивах таких компаний, как правило, нет ведерка со специальным клеем и малярной кистью, пресса для переплетных работ и устройства для выравнивания стопки бумаг, а о том, как сшивать документы, используя коленкор и бумвинил, мои коллеги, работающие в канцеляриях, если и слышали, то точно не относительно документов. Итак, мой мастер-класс по сшиванию документов предназначен исключительно для любителей, в распоряжении которых есть пара прямых и растущих откуда нужно рук и кое-какие предметы и материалы. Наша цель – оформить дела в картонную обложку а) правильно, б) быстро, в) бюджетно, г) по возможности, красиво.
Для более серьезных документов, которые будут храниться долго, а тем более в государственном архиве, такой способ вряд ли подойдет. Для этого придется пригласить профессионалов.
Как сшивать документы: готовимся
У нас есть оформленное и готовое к сшиванию дело. Чтобы прошить его, нам понадобятся:
Обыкновенная дрель или мощный дырокол (мощный – это тот, в который помещается за один раз 150 и более листов);
Картонная обложка «Дело №» (самый дешевый вариант; если удастся найти картон такого же качества формата А4, то будет еще проще: не нужно кроить);
Лист картона для детского творчества;
Линейка;
Шариковая ручка (чтобы проводить линии для сгиба; кому удобно ножницами – проводите ножницами);
Ножницы;
Толстые нитки или шпагат;
Большая игла;
Клей ПВА;
Наклейка на корешок тома.
Еще могут понадобиться зажимы для бумаги или любое другое средство зафиксировать том, чтобы не разлетался.
Готовим обложку
Из картонной папки «Дело №» выкраиваем два листа формата А4 или берем готовые листы.
Лист картона для детского творчества приклеиваем к одному из листов А4 за левый край. Лист обложки должен лежать лицевой стороной к нам. Картон нужно приклеивать лицевой стороной вниз. Это – будущий корешок. Полосу клея делаем неширокой, пары сантиметров вполне хватит. Кладем под пресс и даем как следует просохнуть
Обратите внимание, насколько лист детского картона меньше обложки. А ведь на упаковке написано, что его формат А4… Будьте внимательны при покупке. Мне в этот раз не повезло, но может, так и лучше: получается более наглядно.
Чтобы наш корешок огибал том красиво и ровно, намечаем по линейке ручкой три линии сгиба: первые две спустя 2 и 4 см от левого края (обязательно на равном расстоянии друг от друга), а третью – отступив от второй линии такое расстояние, которое равно ширине тома. Сил не жалеем, проводим линии глубоко. Вообще-то, обычно я пользуюсь для этого ручкой, в которой давно закончилась паста, тогда получается бесцветная линия сгиба. Но для МК лучше так, чтобы было виднее.
Прошиваем
Просверливаем (прокалываем, пробиваем) вместе: том дела, нижнюю обложку (не забудьте положить ее правильно, будущей лицевой стороной на стол), верхнюю обложку прямо с приклеенным и разлинованным листом. Отверстия должны приходиться строго на первую отделенную нами полосу обложки. Титульный лист не прокалываем!!!
Заряжаем нить или шпагат в иглу и сшиваем том. При этом нам нужно, чтобы хвостики ниток пришлись на оборотную сторону тома. Как сшивать документы иглой и куда именно вводить иглу, проще показать, чем описать:
С лицевой стороны это выглядит так:
Хвостики ниток связываем. Сильно затягивать не нужно, иначе распахнуть том, чтобы сделать копию документов, будет очень сложно. Небольшой запас ниток для открытия надо оставить.
Берем наш сшитый том и отгибаем назад приклеенный лист картона:
По первой линии – закрываются нитки;
По второй линии – картон поворачивает вниз, образуя корешок;
По третьей линии – картон обнимает наш том и заодно закрывает узел на обратной стороне.
Все сгибы проглаживаем ножницами.
Оставшуюся часть картона приклеиваем с оборотной стороны снаружи обложки, пряча под нее нить и узелок. Клея не жалеем и размазываем его по обеим поверхностям ровным слоем.
Отправляем том под пресс сохнуть.
Оформляем том
Теперь берем в руки титульный лист и отрезаем 2 см от его левого поля. Исключительно для красоты, можно этого и не делать. Приклеиваем лист к тому и снова под пресс (на фото обложка еще влажная, поэтому выглядит не особенно опрятно; высохнув, она станет белой и ровной).
Осталось только наклеить корешок.
Том в открытом виде:
Из-то того, что мы не очень сильно затягиваем нить, его можно свободно открывать и копировать.
В качестве пресса очень хорошо использовать новую коробку с пачками бумаги: она достаточно тяжелая и имеет идеально подходящий размер. Кажется, что сшивание – долгий процесс из-за того, что часто приходится класть том под пресс. Но если обрабатывать одновременно несколько томов, то ждать, пока каждый высохнет, не приходится: пока одни тома лежат под прессом, мы готовим другие, и так по кругу. Если заранее приготовить обложки, то за рабочий день, не особенно напрягаясь, можно сшить 20 томов.
«Архивный переплет дела», т.е. дело со сформированными архивными документами, является результатом выполнения работ по оформлению дел в процессе подготовки их к последующему хранению и использованию в архиве организации (или просто к архивному хранению, если архива в организации нет).
Оформление дел представляет собой комплекс работ по описанию дела (состава и содержания находящихся в нем документов) на обложке дела, т.е. оформление на обложке конкретного заголовка, уточненного по сравнению с номенклатурой дел, нумерации листов, составлению внутренней описи документов дела и листа-заверителя дела и, наконец, брошюровке, т.е. подшивке и переплету дела. Этот комплекс работ называется также архивно-технической обработкой документов в процессе их подготовки к архивному хранению (подготовка к сдаче в архив организации или в государственный, муниципальный архив). Практика показывает, что организации в настоящее время предпочитают заказывать услуги архивно-технической обработки документов на условиях аутсорсинга или, в крайнем случае, приглашают обученного переплетчика для брошюровки уже сформированных и описанных в делопроизводстве дел, предназначенных для архивного хранения.
В зависимости от сроков хранения документов может проводиться или полное, или частичное оформление дел:
- полное оформление дел применяется по отношению к документам (делам) постоянного срока хранения, по личному составу и временного срока хранения (свыше 10 лет);
- частичное оформление , при котором допускается листы дела не нумеровать, не составлять внутреннюю опись и лист-заверитель, применяется по отношению к делам временного (до 10 лет включительно) хранения.
Установленные формы внутренней описи документов дела (единицы хранения) и листа-заверителя дела можно найти в:
- Основных правилах работы ведомственных архивов (одобрены решением коллегии Главархива СССР 28.08.1982, утверждены приказом Главархива СССР от 05.09.1985 № 263; приложения № 4-5),
- Основных правилах работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002; приложения № 9-10) и
- Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76; приложения № 26-27; далее - Методические указания).
Правила систематизации документов внутри дела, их нумерации и описания на обложке дела подробно рассматриваются в этих же нормативно-методических документах.
Документы, составляющие дело, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (брошюровке, переплету) все металлические скрепления документов (скрепки, скобы степлеров) должны быть удалены.
Требования к картону обложки и форме описания дела на обложке (расположению элементов описания) установлены ГОСТом 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования», срок действия которого был продлен до 1985 г. и который без дальнейшего пересмотра фактически продолжает действовать до настоящего времени. См. Рисунок 2.
Так, картон, который применяется для обложки, должен быть толщиной от 0,35 до 1,5 мм (эти требования соблюдают архивные компании, которые оказывают аутсорсинговые услуги архивно-технической обработки документов), корешок обложки должен быть шириной 40 мм (т.к. толщина дела - примерно 250 листов документов, что и составляет 4 см), а форма обложки дела по данному ГОСТу рекомендуется в настоящее время и в Методических указаниях (приложение № 25).
Чтобы выполнить брошюровку подготовленного дела, т.е. подшивку на 4 прокола, используют шило, дрель, струбцину для зажимания пачки, иглы больших номеров, натуральные льняные или хлопчатобумажные нитки, но лучше всего использовать специальные устройства для брошюровки (переплета), которые имеются на рынке средств оргтехники.
Особое внимание необходимо уделить технике «архивного сшива», т.е. вопросу ремесла:
- Проверяется состав дела, в котором сначала располагаются листы внутренней описи, которые имеют самостоятельную нумерацию (с 1 по N-ный), потом пронумерованные листы документов дела (с 1 по примерно 250), в конце - лист-заверитель дела.
- На пачку-дело накладываются сверху и снизу узкие листы бумаги шириной с размер полей переплетаемых документов дела (конечно, лучше 35-40 мм, но возможно и 20-30 мм).
- При условии частичного оформления дела с документами временного (до 10 лет включительно) хранения снизу и сверху пачки-дела сразу накладываются листы картона (обложка).
При полном оформлении дела с документами постоянного хранения, по личному составу или временного (свыше 10 лет) хранения пачка-дело сначала сшивается, а потом осуществляется переплет дела по установленной «типографской» технологии, при соблюдении которой необходимо применять клей ПВА, а синтетический клей - только при условии его защиты от разложения и плесневения. - Пачка-дело зажимается под гнетом, или в струбцине, или в специальном устройстве.
- Осуществляются проколы пачки-дела:
- нижний и верхний - на расстоянии 30 мм от границы нижнего и верхнего полей пачки;
- средние два прокола на расстоянии примерно 80 мм от нижнего и верхнего проколов, между ними должно получиться расстояние также примерно 80 мм.
- В проколы пропускается натуральная нитка одним из двух способов:
- 1 способ (показан на Рисунке 1). Каждый конец нити вдевается в отдельную иглу (т.е. оба конца нити вдеты каждый в свою иглу). Нить двумя иглами проводится в два средние прокола с лицевой стороны. С тыльной стороны нить выводится в верхний и нижний проколы на лицевую сторону. С лицевой стороны из верхнего и нижнего проколов нить иглами продевается в ближайший средний прокол. Нить освобождается от игл, выравнивается, и ее концы натягиваются и связываются на тыльной стороне пачки-дела;
- 2 способ (тоже показан на Рисунке 1). Нить вдевается в одну иглу. С тыльной стороны пачки-дела нить проводится во второй снизу прокол (оставляется конец нити для последующего связывания), выводится с лицевой стороны и проводится в нижний прокол. По тыльной стороне нить проводится опять во второй снизу прокол на лицевую сторону. По лицевой стороне сверху нить вводится во второй сверху прокол и по тыльной стороне проводится к верхнему проколу. Через него нить ведется во второй сверху прокол по лицевой стороне, продевается и выводится на тыльную сторону пачки-дела. На тыльной стороне нить освобождается от иглы, и два ее конца затягиваются и связываются.
Прошивка документов иголкой и капроновыми нитками – немного устаревший, но все же действенный способ привести документы в надлежащий вид. К процессу прошивки необходимо относиться со всей ответственностью, так как многие организации скрупулезно относятся к внешнему виду документов – неправильная прошивка может повлечь за собой отказ в принятии документа, а это в свою очередь чревато потерей ценного времени. Еще одна причина заключается в том, что плохо прошитые документы можно легко разъединить. Таким образом, есть риск подлога или потери документа.
Пошаговая инструкция прошивки документов в три прокола:
- Первый прокол должен быть сделан иглой с тыльной стороны документов, примерно посередине листа.
- Затем, протянув иголку вверх, образовываем второй, уже верхний, прокол.
- С тыльной стороны протягиваем иглу вниз и делаем третье — последнее отверстие.
- Снова протягиваем иглу через первый серединный прокол.
- Завязываем из ниток узелок. Клеим на узелок небольшой листок прямоугольной формы. Пишем на нем свои фамилию и инициалы и ставим печать, тем самым заверяя документ.
Ниже представлена пошаговая фото-инструкция для прошивки документов:
Прошивка через четыре отверстия в основном делается для документов повышенной важности. В этом случае принцип работы немного отличается от вышеприведенного:
- На глаз отмеряем необходимое расстояние и делаем второе сверху отверстие с тыльной стороны документов.
- Протянув иглу, образуем верхнее отверстие.
- Затем опять протягиваем иглу с тыльной стороны во второе сверху отверстие и делаем прокол, идущий третьим сверху.
- И, наконец, делаем четвертый прокол, вводя иголку с тыльной стороны документов. По лицевой стороне снова протыкаем третий сверху прокол.
- Завязываем узелок, клеим на него листок прямоугольной формы и заверяем.
Нумерация документов так же является важным фактором при заверении, так как количество страниц должно быть указано в заверяющей надписи на последней странице документа. Обычно нумерация на документах проставляется в правом верхнем углу листа арабскими цифрами. Ознакомиться с руководством как рассчитать производительность труда и формула расчета .
На видео представлена инструкция прошивки документа:
Как правильно заверить копию?
По сути, копия документа не имеет никакой юридической силы без специальной заверки. Нотариус должен прошить документы и пронумеровать их. Заверяющая надпись ставится на последнем листе. Если на обороте последнего листа есть какая-либо информация, нотариус вшивает еще один, пустой лист. На опечатавшем документ листке, нотариус должен написать «Верно» или «Копия верна», количество листов в документе, указать свою должность, фамилию и свои инициалы, подпись, дату заверки, а так же печать организации. Некоторые заверяющие надписи подразумевают необходимость указания информации о том, где в данный момент находится оригинал документа. Читайте инструкцию, как выполнить расчет пени по ставке рефинансирования на этой странице .
Сколько стоит заверить документ у нотариуса?
Стоимость зависит от вида документа. В среднем нотариальная заверка копии стоит от 50 до 100 рублей за одну страницу документа. За заверение копии паспорта – 10 рублей за один лист.
Заверенная копия не имеет ограничений по сроку действия и ею можно пользоваться до тех пор, пока действенен оригинал, с которого была взята копия.
Видео
Смотрите на виде как сшивать документы:
В современной жизни каждый человек когда-либо сталкивался с необходимостью заверки копии паспорта или пенсионного страхового свидетельства. Именно поэтому услуги нотариусов являются высоко востребованными среди населения. Аккуратно прошитая, заверенная копия дает большую гарантию в решении любых юридических вопросов.