Отправка отчета фсс. Получение результатов отправки. Порядок и варианты сдачи

Все юридические лица и ИП заключают трудовые договоры и ежегодно сдают отчёты в ФСС. При передаче через шлюз приёма отчётности в ФСС следует знать правила заполнения и некоторые нюансы.

Процедура передачи документации имеет определённые особенности, самый распространённый способ — отправка в электронном виде . Для этого шлюз и используется.

При утрате трудоспособности официально трудоустроенным лицам полагаются государственные выплаты из внебюджетных фондов. Фонд социального страхования (ФСС) выполняет задачи по финансовому обеспечению, в том числе и нетрудоспособных лиц. Переводимые денежные суммы аккумулируются и поступают за счёт предприятия.

Независимо от организационно-правовой формы, эти начисления работодатель осуществляет на каждого сотрудника. Формировать пакет документов нужно ежеквартально. Отчётность передаётся в отделение следующими способами :

  • лично;
  • доверенным лицом;
  • почтовым отправлением;
  • в электронном виде.

Последний считается самым распространённым и наименее затратным. Перед работой со шлюзом рекомендуется ознакомиться с его определениями, основными функциями и законодательной базой.

При работе с шлюзом следует учитывать следующее :

  • лицам, зарегистрированным на портале fss.ru с правом доступа, предоставляется возможность подготавливать отчётность и загружать на ПК в Xml-формате;
  • чтобы процесс был более простым, пользователям доступна бесплатная утилита для вызова СКЗИ (современная система криптографической защиты информации), с помощью которой, не используя сторонние программы, можно зашифровать и подписать отчётную электронную документацию:
  • на портале имеется пошаговая инструкция по подготовке отчёта, подписи, шифровки и загрузки документа на шлюз.

Также соцстрах информирует граждан об аспектах:

  1. В сентябре 2016 года был обновлён сертификат ключа, с помощью которого проверяется подпись уполномоченного лица. Для подачи отчёта 4-ФСС, а в некоторых регионах и листов нетрудоспособности через портал потребуется замена сертификата.
  2. На основании приказа ФСС от 29.03.2016, в распорядительную документацию от 12.03.2010 были внесены изменения по поводу предоставления отчётов в электронном виде.
  3. Перед отправкой отчётности в соцстрах доверенным лицом требуется внесение данных о его полномочиях в орган, оформленных в виде доверенности от имени самого страхователя.

Определение

Чтобы при работе с шлюзом не возникало проблем, следует знать определенные законодательные нормы. Те, в свою очередь, требуют правильной трактовки определений, чтобы со стороны юридического лица не случались непроизвольные нарушения. К этим определениям в данной ситуации относятся:

Основные функции

Рассмотрев все определения, следует тщательно изучить основные функции шлюза приёма отчётности. Ознакомившись с его принципом работы и назначением, пользователь не допустит большинства типичных ошибок.

К основным функциям шлюза приёма отчётности ФСС относятся:

  1. Передача необходимой документации за краткий временной промежуток.
  2. Сокращение времени на передачу отчётности.
  3. Специалистам ФСС проще обрабатывать информацию.
  4. Автоматизированы многие процедуры.
  5. Нет необходимости посещать региональное отделение ФСС и распечатывать документацию.

ФСС отклоняет отчёты, если допущены следующие ошибки :

  • отправлен файл с нарушенным форматом или неподходящим размером;
  • структура информации в файле не соответствует основным требованиям: не корректна или сертификат на неё не действителен, документ подписан неуполномоченным лицом.

При обнаружении ошибок в отправленном файле следует их исправить и повторно переслать через шлюз. Отправлять документацию в бумажной форме теперь могут только организации со штатом не более 25 человек.

Если на предприятии работает большее количество людей – в обязательном порядке сдают документы в электронном виде через шлюз. Если отчёт был отклонён неправомерно, необходимо обратиться за разъяснениями в ФСС или написать жалобу в центральном отделении.

Технология работы

Единая точка приёма позволяет сдавать документацию с использованием ЭЦП в исполнительные органы ФСС. Она принимается и обрабатывается по форме 4-ФСС. Основное удобство заключается в возможности отправки отчётов с любого IP-адреса .

Для отправки отчёта в электронном виде потребуется:

  1. Установка в системе корневого сертификата или открытого ключа подписи сотрудника ФСС – это необходимо для зашифровки отчёта и визуализации квитанции.
  2. Подготовка отчётного файла согласно утверждённому формату.
  3. Подписание отчета ЭЦП сотрудником, правомочным подписывать документации от имени заявителя и соблюдающего все требования к системе последовательности операций по формированию ЭЦП в электронной отчётной документации.
  4. Зашифровка полученного подписанного файла на открытом ключе.
  5. Передача зашифрованного файла в ФСС через загрузочный сервис.

При формировании документа следует понимать, что датой его приёма является та, на момент которой файл отправляется через шлюз ФСС. Эти данные, как и о квитанции, фиксируются в её протоколе.

Если за один отчётный период сдаются два и более файла, действительным считается только последний, а данные предыдущих электронных документов учитываться не будут.

Законодательная база

Существуют и другие правила, работающие на основании законодательной базы. Независимо от того, в каком виде подаётся отчёт, нужно соблюдать нормативы. Основополагающим документом является №212-ФЗ от 24.07.2009 года.

Он включает в себя информацию о следующем:

  1. Общие положения.
  2. Оплата страховых взносов.
  3. Порядок обеспечения исполнения обязанностей, связанных с выплатой страховых взносов.
  4. Права и обязанности.
  5. Порядок контроля выплат страховых отчислений.
  6. Ответственность при формировании отчётов и отчислениях.
  7. Порядок обжалования актов.
  8. Порядок предоставления отчётности и прочие важные действия.

При несоблюдении установленных сроков на организацию или физическое лицо налагается штраф. Сдача отчётов в ФСС должна соответствовать следующим нормативным документам :

  • Приказ ФСС РФ №53 от 21.03.2011;
  • Приказ ФСС РФ №87 от 14.03.2012;
  • Приказ Минтруда России №107Н от 19.03.2013;
  • Приказ ФСС РФ №202 от 13.06.2013.

Как используется шлюз

На официальном сайте Федерального социального страхования шлюз функционирует по правилам, соответствующим действующему законодательству. Для исключения проблем со сдачей отчёта по форме 4-ФСС соблюдают следующие требования :

  • в качестве отчётов предоставляется xml-файл, подписанный цифровой подписью, зашифрованный на открытом ключе и не содержащий комментариев;
  • все показатели подготовленного отчёта должны соответствовать требованиям по форме 4-ФСС и контрольным соотношениям;
  • название файла должно быть построенным следующим образом: «№ страхователя»_«год, за который производится расчёт»_«отчётный период».ef4 (пример – 0102435678_2016_02.ef4).

Вход на портал

Перед сдачей отчёта необходимо зарегистрироваться на портале. Этапы регистрации:

  • используя любой браузер, требуется зайти на официальный сайт http://fz122.fss.ru ;
  • в левом верхнем углу нажать кнопку «Регистрация»;
  • ввести данные в открывшемся окне;
  • придумать уникальные логин и пароль;
  • нажать кнопку «Шаг 2», после чего в течение суток на указанную почту будет отправлено письмо со ссылкой, по ней пользователю нужно будет перейти для подтверждения регистрации.

Выполнив эти действия, можно вводить в открывшемся окне логин и пароль и работать с порталом.

Порядок и варианты сдачи

Войдя под собственными данными, для подачи отчёта нажимают кнопку «Форма-4», вводят регистрационные данные, сохраняют их. После нажимают «Добавить отчёт» и «Создать», заполняют нужные поля и выгружают файл.

  • открывают шлюз;
  • открывают вкладку «Подписать и зашифровать»;
  • выбирают криптопровайдер, личный сертификат и исходный файл отчёта;
  • прописывают наименование выходного файла;
  • нажимают «Подписать и зашифровать».

Завершающий этап отправки – нажатие на кнопку «Отправить в ФСС». После этого документ проходит этапы проверки наименования файла, шифровки, электронной подписи, соответствие структуры по заданному формату, и обрабатываются показатели отчёта.

Возникающие трудности

Порядок сдачи отчёта с помощью шлюза прост, но даже при ней у пользователей возникают трудности. Их можно избежать, если личный сертификат и криптопровайдер будут соответствовать перечню требований, интернет-соединение будет стабильным и есть сертификат удостоверяющего центра ФСС РФ.

Отчеты всегда должны быть отправлены в соответствии с законодательством РФ, иначе документ не будет принят.

Это может поспособствовать просрочке и, как следствие, административному штрафу.

Квитанция

После обработки отчёта на портале можно скачать квитанцию о приёме, которая подтверждает соответствие между фактом предоставления отчёта и датой его получения в нужные сроки. Заверяет её уполномоченный сотрудник ФСС.

При скачивании пользователь получает не документ, а зашифрованный zip-архив с ключом. В этой папке имеется html-протокол обработки полученного файла, квитанция и сам отчёт в формате xml.

Подробная информация про сдачу отчетности в ФСС представлена в данном видео.

При оформлении человека на работу с ним заключается трудовой договор. Работодатель обязан в установленные законом сроки предоставлять отчётность организации в контролирующие органы, в том числе и Фонд социального страхования, если штат превышает 50 человек.

Юридические лица могут выполнять эту процедуру следующими способами:

  • Сдача отчётности лично инспектору.
  • Отправка документов почтой.
  • Передача данных в электронной форме.

Наиболее эффективным способом является электронная форма сдачи отчётности, которая производится 4 раза в год. Шлюз приёма отчётности – это инструмент для передачи электронных документов от юридических лиц в установленном формате на основании действующих норм закона.

Данный способ позволяет исключить время, необходимое для нахождения в очередях лиц, сдающих отчётность, и защитить информацию при передаче её в интернете.

Назначение шлюза

Официально оформленные граждане имеют право в случае утраты работоспособности получить выплаты из внебюджетных фондов государства. ФСС финансирует трудящихся, получивших право на материальное обеспечение. Перечисленные взносы от всех юридических лиц поступают в эту структуру и аккумулируются там для последующих выплат.

Сдача электронной отчётности на портале ФСС с помощью специального шлюза позволяет эффективнее проводить обработку больших объёмов информации. Трудоёмкая работа по приёму документов специалистами ФСС упрощена, так как выполняемые процедуры автоматизированы.

Данная отчётность позволяет оптимизировать работу бухгалтеров и инспекторов, поэтому такая форма ее сдача утверждена в законодательном порядке.

Основополагающим документом для составления отчётов является Федеральный закон от 27.07.09 №212, именуемый «О страховых взносах».

О вариантах и порядке сдачи отчетности в фонд вы можете узнать из следующего видео:

Порядок входа в личный кабинет

Для получения возможности загрузки документов в электронном виде следует зарегистрироваться в статусе страхователя . Процедура регистрации представляет собой последовательность следующих шагов:

  1. Открыть сайт «Поисково-мониторинговая система ФСС».
  2. В открывшемся поле нажать значок «Регистрация».
  3. В новой форме нужно заполнить данные пользователя, ответственного за сдачу отчёта. Придумать свой уникальный пароль и логин для системы, написать их на латинице, перейти «К шагу 2».
  4. На электронную почту в течение 24 часов поступит сообщение, в котором надо перейти по указанной ссылке.
  5. Страхователь получает право доступа на портал в свой ЛК.

После процедуры регистрации необходимо подготовить заявление с просьбой о предоставлении сотруднику расширенного права доступа при отправке отчётов . Следует открыть «Заявление страхователя» и заполнить форму. Затем нужно ее распечатать, завизировать у директора организации, поставить печать и отнести в своё подразделение социального страхования.

Расширенные права дают сотруднику возможности:

  • Вносить на портал расчёты с сохранением в общей базе.
  • Пользоваться функцией проверки взаимных увязок в расчёте.
  • Распечатать свой отчёт.
  • Сохранить файл с расчётами в формате XML.
  • Выгружать расчёты из XML файла, который подготовлен в другой программе.

Следующим этапом работы является установка сертифицированных удостоверений ФСС на рабочий компьютер . Информация передаётся в зашифрованном виде с целью конфиденциальности. Прочитать документ имеет право только получатель, для этого при шифровании используется ключ специалиста фонда. Данные ключа отражаются в сертификате, его надо перекачать с портала ФСС. Требуется наличие сертификатов организации страхователя и ответственного сотрудника ФСС.

С помощью полученного персонального ключевого носителя надо сформировать сертификат для работы с отчётностью. Для дальнейшей работы надо скачать два сертификата – корневой УЦ и открытого ключа с электронной подписью сотрудника фонда (и ежегодно их обновлять).

Технология работы со шлюзом

Наличие сертификатов даёт право пользователю на отправку электронного отчёта через шлюз в ФСС. Подготовить можно в программе бухгалтерского учёта, в сервисе сайта фонда либо в специальной программе, установленной на компьютер.

После занесения отчётной информации нужно нажать «Выгрузить в XML». Имя файла составляется в последовательности: № страхователя, пробел, календарный год, пробел, отчётный период, пробел, XML.

Файл с расчётом отправляется в ФСС после выполнения операций:

  • Электронная подпись документа.
  • Установка ключа уполномоченного специалиста фонда.
  • Шифровка данных отчёта.

Эти действия производятся единовременно посредством специального сервиса «АРМ подписания, шифрования» :

  1. На шлюз ФСС можно перейти по адресу f4.fss.ru и скачать программу.
  2. На рабочем компьютере нужно ее распаковать и запустить файл вида ARM.exe.
  3. Для настройки шлюза надо выбрать криптопровайдера для шифровки отчёта.
  4. В поле формы «Личный сертификат» указывается ключ электронной подписи (персональный), ключ сотрудника ФСС — в поле «Сертификат уполномоченного лица».
  5. Теперь надо выбрать исходный файл с отчётом и указать адрес к выходному файлу.
  6. После команды «Подписать, зашифровать» будет создан кодированный документ с расширением.ef4. Он находится в папке с незашифрованным расчётом.
  7. Осталось нажать «Отправить в ФСС», далее готовый отчёт уходит на проверку.

Если все этапы контроля пройдены, страхователю высылается протокол обработки со статусом «Успешно обработан». Время обработки отчётности шлюзом не превышает 48 часов после получения. На вкладке «Проверка и контроль» по истечении этого срока отображаются протокол проверки, а также квитанция получения расчёта, которые надо распечатать.

Возможные ошибки

Если в процессе проверки в расчётах будут обнаружены ошибки, протокол высылается с их указанием. Виды нарушений можно изучить на портале Фонда социального страхования.

Это может быть:

  • отсутствие в сертификате регистрационного номера или кода подразделения ФСС;
  • неправильный формат сертификата;
  • истечение срока его действия;
  • неверное наименование или размер файла и ряд других ошибок.

Бухгалтер должен исправить нарушения, повторно отправить отчёт. Возможно, потребуется помощь системного администратора, так как может быть неправильно подключён интернет, что влияет на результат.

Начиная с 2011 года в Российской Федерации реализуется пилотный проект по оплате напрямую Фондом социального страхования. В нашем материале расскажем, в каком случае и какие необходимы документы для возмещения больничного в ФСС в 2019 году.

Где реализуется «Пилотный проект прямых оплат пособий по социальному страхованию»

Пилотный проект по выплате пособий по нетрудоспособности напрямую территориальными органами ФСС РФ существует уже семь лет. Полный цикл его реализации установлен с 2012 по 2020 гг. Его правила установлены Постановлением Правительства РФ от 21.04.2011 № 294 . После признания проекта удачным планируется переход на прямые выплаты пособий из Фонда социального страхования по всей стране.

Каждый год к проекту присоединяются новые субъекты Федерации (п. 2 Постановления № 294).

Дата вхождения в проект Субъект Федерации
01.01.2012

Карачаево-Черкесия

Нижегородская область

01.07.2012

Хабаровский край

Области: Астраханская, Курганская, Новгородская, Новосибирская, Тамбовская

01.01.2015 Республика Крым, г. Севастополь
01.07.2015

Республика Татарстан

Области: Белгородская, Ростовская, Самарская

01.07.2016

Республика Мордовия

Области: Брянская, Калининградская, Калужская, Липецкая, Ульяновская

01.07.2017

Республики: Адыгея, Алтай, Бурятия, Калмыкия

Края: Алтайский и Приморский

Области: Амурская, Вологодская, Магаданская, Омская, Орловская, Томская

Еврейская автономная область

Когда ФСС перечисляет больничный

Для организаций регионов, участвующих в пилотном проекте, действует особый порядок расчетов с Фондом социального страхования:

  1. Страховые взносы в бюджет уплачиваются в полном объеме. Сумма начисленных взносов не уменьшается на выплаты по соц. страхованию.
  2. Выплаты по социальному страхованию не отражаются в отчетности (4-ФСС и расчет по страховым взносам).
  3. Работодатель передает сведения о предоставленных работниками больничных листах в территориальный орган Соцстраха.
  4. ФСС расчет больничного и выплату по нему делает самостоятельно. Также напрямую выплачиваются пособия при рождении ребенка, при постановке на учет в ранние сроки беременности, по уходу за ребенком до 1,5 лет, оплата доп. отпуска на лечение.
  5. Первые три дня нетрудоспособности работодатель оплачивает за свой счет по обычным правилам (п. 6 Постановления Правительства № 294, п. 1 ч. 1 ст. 5 255-ФЗ).
  6. Организация также должна самостоятельно выплатить пособие на погребение, оплатить дополнительные выходные по уходу за ребенком-инвалидом, расходы по предупредительным мерам. На эти выплаты также нельзя уменьшить уплачиваемые страховые взносы. Но их сумму возмещает ФСС при подаче в территориальный орган соответствующих документов (п. 10, 11 Постановления 294) и заявления, утвержденного Приказом ФСС РФ от 24.11.2017 № 578 .

Порядок представления сведений

Организация, получив весь пакет документов для назначения пособия от работника, обязана передать сведения о них в территориальный орган Фонда социального страхования. На это отводится пять календарных дней.

Для предоставления сведений разработан реестр больничных листов для возмещения ФСС (образец документов для разных типов пособий представлен в приложениях к Приказу ФСС от 24.11.2017 № 579).

Далее осуществляется территориальным органом ФСС проверка больничного листа, а также иных предоставленных документов и принимается решение о назначении и выплате пособия. Если численность работников компании не превышает 25 человек, то пакет документов можно предоставить на бумаге. Если же численность выше, то предоставление возможно только в электронной форме.

Реестр в ФСС по больничным листам: образец

Как предоставить документы в электронной форме

Порядок обмена данными в электронном виде установлен в Спецификации, утвержденной Фондом 19.10.2017. Обмен данными происходит через Шлюз ФСС РФ http://docs.fss.ru.

Для предоставления документов в электронном формате необходима электронно-цифровая подпись (ЭЦП) уполномоченного лица организации. Подойдет ЭЦП, используемая для подписания и отправки отчетности в ИФНС.

Реестры передаются в формате XML. Подготовить электронные документы можно посредством бесплатного ПО, разработанного специалистами Фонда, либо ПО сторонних разработчиков. Скачать бесплатное ПО можно здесь: http://fss.ru/ru/fund/download/index.shtml.

После подготовки реестра его необходимо подписать и зашифровать для отправки. Если используется бесплатное ПО Фонда или ПО организации не предусматривает подписание ЭЦП, то скачивается и устанавливается дополнительно с http://fss.ru/ru/fund/download/index.shtml программа «Подписание и шифрование документов».

Сформированный, подписанный и зашифрованный реестр, а также иные документы отправляются в Фонд социального страхования через сервис Шлюза «Отправить документ».

После завершения загрузки необходимых файлов система выдаст сообщение «Загрузка проведена успешно».

После завершения отправки информацию о дальнейшей обработке можно отслеживать на сервисе Шлюза «Сведения о переданных документах». Для этого достаточно заполнить регистрационный номер организации в ФСС и интересующий период.

Новая статья методистов фирмы "1С" посвящена вопросу представления формы 4-ФСС РФ в электронном виде. В ближайших релизах экономических программ системы "1С:Предприятие 8" будет доступен механизм, который является, по сути, "посредником" между пользователем программы и шлюзом ФСС РФ. Этот механизм позволяет непосредственно из программы выполнить все действия по представлению отчета по форме 4 ФСС РФ в электронном виде с ЭЦП. В данной публикации пошагово разъясняется механизм подготовки отчета с использованием программ системы "1С:Предприятие 8", приводятся правила выгрузки отчетности, а также контроля за результатом ее отправки.

Нормативное обоснование

С 2010 года вступили в действие Федеральные законы от 24.07.2009 № 212-ФЗ и № 213-ФЗ, в соответствии с которыми ЕСН был заменен страховыми взносами в Пенсионный фонд РФ на обязательное пенсионное страхование, ФСС РФ на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования (подробнее читайте ).

Указанными Федеральными законами установлена обязанность плательщиков страховых взносов (а таковыми являются практически все организации и индивидуальные предприниматели) ежеквартально представлять в орган контроля за уплатой страховых взносов по месту своего учета отчетность по начисленным и уплаченным страховым взносам. Приказами Минздравсоцразвития России утверждены отчетные формы, которые представляются в ПФР и ФСС РФ.

В соответствии с положениями Федеральных законов плательщики страховых взносов, у которых среднесписочная численность физических лиц, в пользу которых производятся выплаты и иные вознаграждения, превышает 100 человек, обязаны представлять отчетность в электронном виде, подписанную электронной цифровой подписью (ЭЦП).

Уже довольно продолжительное время многие страхователи представляют отчетность в ПФР в электронном виде. Указанная технология отработана и не является чем-то экзотическим.

Принципиально новым в требованиях по представлению отчетности является то, что в электронном виде с ЭЦП отчетность необходимо представлять также и в ФСС РФ. Отчетность в ФСС РФ в электронном виде с ЭЦП представляется по форме 4 ФСС РФ, утвержденной приказом Минздравсоцразвития России от 06.11.2009 № 871н.

Технология представления отчетности в электронном виде в ФСС РФ

В целях обеспечения исполнения страхователями указанного требования Фондом социального страхования РФ разработана технология представления отчетности, а также созданы необходимые специализированные программные средства. Полную информацию о порядке представления отчетности в ФСС РФ в электронном виде можно получить на специально созданном портале http://fz122.fss.ru .

http://www.fss.ru/uc/CA_FSS_RF_2010.crt (папка "Доверенные корневые сертификаты") и сертификат открытого ключа подписи уполномоченного лица ФСС РФ http://www.fss.ru/uc/F4_FSS_RF_2010.cer (папка "Другие пользователи").

Для подписания и шифрования отчета можно воспользоваться, например, бесплатной утилитой для вызова СКЗИ, предоставляемой ФСС, или аналогичными программными средствами, предлагаемыми сторонними разработчиками или специализированными операторами связи.

В брошюре "Рекомендации по сдаче расчетных ведомостей по Форме 4 ФСС РФ в электронном виде с использованием электронно-цифровой подписи" (http://www.fss.ru/files/25634/Recomend3.pdf) содержится подробное описание порядка использования этой утилиты).Зашифрованный файл расчета, предназначенный для передачи в Фонд социального страхования Российской Федерации, должен иметь название вида
<номер страхователя>_<расчетный год>_<отчетный квартал>.ef4

Подписанный и зашифрованный файл отчета необходимо загрузить на странице отправки портала ФСС РФ http://f4.fss.ru/index.php?service=2 .

После успешной загрузки страхователю будет выдан идентификатор файла отчета , который следует обязательно записать и сохранить - по этому идентификатору в последующем можно отслеживать статус загруженного отчета и получить результат его приема.

Датой и временем приема отчета считаются, соответственно, дата и время (по серверу приема отчетности) поступления зашифрованного файла на шлюз Фонда. Квитанция о приеме отчета формируется в случае успешной проверки ЭЦП и форматно-логического контроля. Дата и время формирования квитанции фиксируется в протоколе обработки поступившего файла и помещается в квитанцию.

3. Отслеживание статуса отчета

Для отслеживания состояния отчета, загруженного на портал Фонда, и получения протокола его обработки, следует указать идентификатор отчета на странице проверки статуса портала ФСС РФ http://f4.fss.ru/index.php?service=3 .

Если отчет содержит ошибки, в протоколе приема будет об этом сказано:

В этом случае следует внести исправления в форму и повторить отправку отчета.

Фондом социального страхования РФ установлен регламентный период проверки переданного отчета - 24 часа. Поскольку в соответствии с Законом № 212-ФЗ Форма-4 ФСС РФ должна быть представлена до 15-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом (например, за II квартал 2010 - до 15 июля), рекомендуем представлять форму минимум за 2 дня до окончания срока (в нашем примере - не позднее 12 июля), чтобы в случае получения отрицательного протокола иметь время на внесение исправлений и повторное представление отчета и при этом уложиться в срок.

При повторной отправке отчета одного и того же страхователя за один и тот же отчетный период предыдущий отчет страхователя считается недействительным.

Представление отчетности из программ "1С:Предприятие 8"

В экономических программах системы "1С:Предприятие 8", содержащих подсистему регламентированной отчетности, реализован механизм, который является, по сути, "посредником" между пользователем программы и шлюзом ФСС РФ. Этот механизм позволяет непосредственно из программы, без использования утилит сторонних разработчиков выполнить все действия по представлению отчета по форме 4 ФСС РФ в электронном виде с ЭЦП.

Возможности такого представления будут реализованы во всех программах "1С:Предприятие", в которых присутствует подсистема подготовки регламентированной отчетности:

  • "Бухгалтерия предприятия", редакция 1.6 - начиная с релиза 1.6.26;
  • "Бухгалтерия предприятия", редакция 2.0 - начиная с релиза 2.0.14;
  • "Бухгалтерия предприятия КОРП" - начиная с релиза 2.0.14;
  • "Бухгалтерия автономного учреждения КОРП" - начиная с релиза 2.0.14;
  • "Бухгалтерия автономного учреждения" - начиная с релиза 2.0.14;
  • "Управление производственным предприятием", редакция 1.2 - начиная с релиза 1.2.31 (выпущен 05.07.2010);
  • "Управление производственным предприятием", редакция 1.3 - начиная с релиза 1.3.5;
  • "Комплексная автоматизация", редакция 1.0 - начиная с релиза 1.0.9;
  • "Комплексная автоматизация, редакция 1.1 - начиная с релиза 1.1.2;
  • "Зарплата и управление персоналом" - начиная с релиза 2.5.26;
  • "Налогоплательщик" - начиная с релиза 3.0.18 (выпущен 05.07.2010);
  • "Бухгалтерия бюджетного учреждения" - начиная с релиза 1.0.17;
  • "Зарплата и кадры бюджетного учреждения" - начиная с релиза 1.0.14.

В этом разделе статьи мы расскажем, как воспользоваться данным механизмом.

1. Средство криптографической защиты информации

Прежде всего, на компьютере должно быть установлено средство криптографической защиты информации (СКЗИ), например: "КриптоПРО". Приобрести СКЗИ можно у специализированного оператора связи или в Удостоверяющем центре, в котором вы будете приобретать сертификаты ключей электронной цифровой подписи (СКП) для представления отчетности в ФСС РФ. Там же можно получить консультации по порядку установки и использования СКЗИ и СКП.

2. Сертификаты ЭЦП страхователя, "понимаемые" шлюзом ФСС РФ

Пользователь программы "1С:Предприятие" должен иметь сертификаты ключей подписи (СКП), выданные Удостоверяющим центром ФСС РФ или любым другим Удостоверяющим центром, имеющим доверенные отношения с УЦ ФСС РФ. Открытый сертификат должен быть установлен на компьютере. Закрытый сертификат предоставляется либо на дискете или флеш-диске, либо на защищенном носителе информации (типа eToken, ruToken и др.) и должен быть привязан к открытому сертификату. Консультации по порядку установки открытого сертификата и привязке к нему закрытого сертификата и можно получить в Удостоверяющем центре.

3. Сертификаты электронной цифровой подписи ФСС РФ

Страхователь должен установить на компьютер корневой сертификат УЦ ФСС РФ http://www.fss.ru/uc/CA_FSS_RF_2010.crt и сертификат открытого ключа подписи уполномоченного лица ФСС РФ http://www.fss.ru/uc/F4_FSS_RF_2010.cer .

Для установки сертификатов следует скачать указанные файлы на жесткий диск компьютера, на каждом файле по очереди следует щелкнуть правой кнопкой мыши и из выпадающего меню выбрать пункт "Установить сертификат" и далее следовать указаниям Помощника установки сертификатов.

Корневой сертификат УЦ ФСС РФ - файл CA_FSS_RF_2010.crt - должен быть установлен в хранилище "Доверенные корневые сертификаты".

Сертификат открытого ключа подписи уполномоченного лица ФСС РФ - файл F4_FSS_RF_2010.cer должен быть установлен в хранилище "Другие пользователи".

4. Настройка обмена с ФСС РФ в справочнике Организации

Возможность обмена с ФСС РФ для конкретной организации должна быть включена в справочнике Организации. Для этого следует открыть форму настройки сведений об организации, перейти на закладку Документооборот и нажать кнопку Настроить параметры отправки отчетности в ФСС .

После нажатия этой кнопки будет открыта форма настройки параметров:

В этой форме необходимо:

  • установить флажок Использовать электронный документооборот с органами ФСС и таким образом включить возможность использования обмена с ФСС РФ;
  • в поле Сертификат страхователя указать сертификат открытого ключа подписи ответственного лица организации, имеющего право подписи отчетности в ФСС РФ;
  • в поле Сертификат ФСС указать сертификат открытого ключа подписи уполномоченного лица ФСС РФ (он находится в файле F4_FSS_RF_2010.cer и должен быть установлен на компьютере).

После установки параметров следует нажатием кнопок ОК закрыть форму настойки параметров обмена с ФСС РФ и форму сведений об организации.

5. Подготовка отчета "Форма-4 ФСС РФ"

Подготовка отчета Форма-4 ФСС РФ выполняется обычным для регламентированной отчетности в "1С:Предприятии 8" образом. Порядок работы с регламентированной отчетностью приведен в описании конфигурации, входящем в комплект поставки программы системы "1С:Предприятие 8".

6. Отправка отчета "Форма-4 ФСС РФ" в ФСС РФ

После того, как отчет подготовлен и готов к представлению ФСС, следует установить статус Подготовлен в нижней части формы отчета.

Когда для организации, от имени которой составляется отчет по форме 4 ФСС РФ, включена возможность обмена с ФСС РФ по каналам связи, в верхней командной панели формы, наряду с ранее присутствовавшими командами, добавляется подменю Отправка , а в верней части формы появляется панель, на который будет выводится текущее состояние отправленного отчета:

Для отправки отчета необходимо в подменю Отправка Отправить в ФСС .

После этого будет выполнятся выгрузка отчета в файл установленного формата, его подписание ЭЦП ответственного лица и шифрование. При отправке отчета в дисковод или USB-порт компьютера должен быть помещен носитель ключевой информации (дискета, eToken и т. д.).

Если в процессе выгрузки будут обнаружены ошибки заполнения отчета, препятствующие корректной выгрузке, выгрузка будет прекращена, будет выдано предупреждающее сообщение, а список ошибок будет выдан в служебном окне в нижней части экрана. В этом случае ошибки выгрузки следует устранить и повторить процесс отправки.

В случае успешной выгрузки, подписании и шифровании отчета, подготовленный файл будет отправлен на портал ФСС РФ. В случае успешной отправки в служебное окно сообщений в нижней части экрана будет выведено сообщение Транспортный пакет сформирован и отправлен , а в верхней части формы отчета появится сообщение о дате и времени отправки отчета.

7. Получение результатов отправки

После успешной отправки отчета программа системы "1С:Предпритие 8" будет пытаться в автоматическом режиме получить от портала ФСС РФ результат обработки отчета. Это сопровождается появлением на экране формы, иллюстрирующей процесс обмена с порталом ФСС:

Механизм обмена будет с периодичностью в 60 секунд связываться с порталом для получения результата. Обычно результат обработки отправленного отчета приходит достаточно быстро - в течение 2-3 минут, но в отчетный период, особенного ближе к сроку представления, процесс может затягиваться. Поэтому после 3 попыток автоматическое получение результатов будет прекращено а форма Автообмен с сервером ФСС закрыта. В этом случае результат обработки отчета порталом ФСС РФ необходимо получить вручную, для этого в подменю Отправка верхней командной панели формы отчета выберите пункт Получить результат отправки .

Результат обработки отчета порталом ФСС РФ будет выдан в виде текста с описанием результатов:

Последовательность цифр, разделенных дефисами, в строке Информация по отчету - это идентификатор отчета, присваиваемый порталом ФСС РФ при приеме отчета. По этому идентификатору результат отправки можно получить самостоятельно на странице проверки статуса портала ФСС РФ http://f4.fss.ru/index.php?service=3 .

8. Просмотр результатов отправки

Если результат обработки отчета порталом ФСС РФ был получен автоматически, то в этом случае на форме Автообмен с сервером ФСС будет выдана строка с описанием результата обработки. Это будет либо строка , либо , например:

Такая же надпись появится на панели в верхней части формы отчета.

В случае успешной сдачи отчета от портала ФСС РФ приходит квитанция - файл с именем, например, 7710-1040-8740.p7e. Квитанция является юридически значимым документом, подтверждающим факт приема ФСС РФ расчета страхователя по форме 4 ФСС РФ. Полученный файл квитанции сохраняется информационной базе программы системы "1С:Предприятие 8".

При щелчке по надписи Отчет сдан, получена квитанция показывается текст квитанции:

При щелчке по надписи Отчет не принят, получен протокол ошибок

можно вызвать на экран протокол обработки отчета порталом ФСС РФ:

В последующем результаты отправки отчета можно просмотреть, если в подменю Отправка верхней командной панели формы отчета выбрать пункт Показать результат отправки :

В зависимости от результата отправки будет показан либо протокол с описанием ошибок в отчете, либо квитанция.

9. Просмотр истории отправок

При представлении отчета в ФСС РФ через портал фонда теоретически допускается отправлять отчет несколько раз. Так как в самой форме 4 ФСС РФ и в формате выгрузки отсутствует понятия первичного и исправительного отчета, последний по времени отправленный отчет заменяет собой предыдущие и считается "правильным" отчетом. Если отправка отчета была выполнена с соблюдением сроков представления и отчет принят, то этот последний отчет и будет считаться сданным отчетом.

Соответственно, после получения отрицательного протокола можно, не создавая нового экземпляра регламентированного отчета "4-ФСС", внести изменения в уже созданный экземпляр отчета и повторно отправить откорректированный отчет. Таких отправок может быть выполнено несколько до тех пор, пока отчет не будет принят.

Посмотреть историю отправок отчета можно, если в подменю Отправка верхней командной панели формы отчета выбрать пункт История отправок . Вызванное на экран окно будет содержать список выполненных отправок с обозначением результатов каждой отправки.

Щелчок мышью по строке открывает окно с описанием выбранной отправки.

При щелчке по надписи Зашифрованный пакет отправлен будет открыт диалог выбора каталога, указав который можно сохранить на диске подписанный и зашифрованный файл отчета, отправленный на портал ФСС РФ.

При щелчке по надписи Квитанция об успешной сдаче отчета получена открывается окно с текстом квитанции. При необходимости текст квитанции можно распечатать или сохранить, для этого следует использовать соответствующие команды меню Файл .

При помощи команд подменю Выгрузить верхней командной панели формы можно сохранить на жестком диске компьютера, соответственно, отправленный пакет или файл квитанции. Файлы отправленного пакета и квитанции могут быть полезны, например, при разрешении конфликтных ситуаций.

Официальное трудоустройство граждан предполагает их страхование в ФСС на случай потери трудоспособности по тем или иным причинам. У работодателя возникает обязанность сдачи отчетности в Фонд в установленном законом порядке. Этот процесс регулируется ФЗ №125 от 24-07-98г. «Об обязательном социальном страховании».

Существует возможность предоставления отчетности разными способами:

  • обратившись в отделение Фонда лично;
  • поручить обращение в отделение Фонда доверенному лицу;
  • отправить отчет по почте с описью вложения;
  • сдать отчет в электронном виде.

Последний способ имеет ряд особенностей и преимуществ. Существует несколько вариантов сдачи отчетности ФСС электронно: через представителя; через электронного оператора, например, «Тензор», и др.; с помощью так называемой облачной бухгалтерии; непосредственно на сайте ФСС.

Сдача отчетности через официальный сайт ФСС – способ наиболее простой и выгодный:

  • отсутствует необходимость покупки дополнительного дорогостоящего п/о и затрат на его обслуживание, оплаты «облачных» сервисов;
  • связь с Фондом осуществляется оперативно;
  • отчетные данные не попадают в руки третьих лиц, обмен идет только между Фондом и работодателем;
  • сдавать отчеты можно, находясь в офисе, рационально используя рабочее время;
  • готовая отчетность хранится в виде файлов непосредственно на портале ФСС, возможность ее утраты практически исключена.

Отчетность формируется в той же бухгалтерской программе, в которой на предприятии ведется учет, например, «1-С Бухгалтерия», и передается в виде зашифрованного файла на сайт госоргана при помощи электронно-цифровой подписи (ЭЦП, ЭП). Отчет можно сформировать и непосредственно на сайте Фонда.

Напомним! Если среднесписочная численность застрахованных за прошлый отчетный период составляет 25 человек и менее, организация может сдавать отчет на бумаге, в прочих случаях – только электронно.

Основные понятия и термины

Приступая к работе со шлюзом отчетности, с инструкциями, предоставляемыми страхователям Фондом, необходимо знать терминологию, используемую при обмене учетными данными.

Фонд — ФСС.
Страхователь – физическое лицо или организация, обязанные предоставлять в ФСС отчетность в соответствии с действующим законодательством.
Уполномоченный представитель – ИП или организация, наделенные полномочиями сдачи отчетности от имени страхователя.
Участники ЭДО (электронного документооборота) – организация (ее представитель) и Фонд.
Удостоверяющий центр (УЦ), аккредитация УЦ – организация либо ИП, работающие с сертификатами ключей ЭЦП, создающие, выдающие эти сертификаты. Получают такое право по итогам аккредитации, то есть признания законности своей работы на федеральном уровне. ФСС также имеет свой УЦ.
Электронная подпись (ЭП), ключ электронной подписи, ключ проверки ЭП – аналог физической подписи представителя организации, как правило, ее руководителя. ЭП создается с помощью ключа, уникального ряда символов. Проверяется с помощью другого уникального ключа – проверочного, жестко связанного с ключом самой ЭП.
Сертификат ключа проверки ЭП – документ от удостоверяющего центра либо его доверенного лица, подтверждающий, что ключ проверки электронной подписи принадлежит владельцу сертификата.
Квалифицированный сертификат ключа проверки ЭП – сертификат, созданный УЦ, прошедшим аккредитацию, либо федеральным исполнительным органом, имеющим такие полномочия.
Средства ЭП – средства и приемы шифрования, позволяющие организациям работать с ЭП.
Электронный документ и документооборот – документ определенного электронного формата и их совокупность. Заверяется ЭП.
Расчет, файл расчета, идентификатор файла – ежеквартальный отчет по взносам в ФСС и расходам на социальные выплаты организации, его электронный файловый вариант и уникальный номер, присваиваемый системой этому файлу.
Квитанция о получении расчета (с ошибками или без них) – электронный документ, заверенный электронной подписью Фонда, в котором зашифрован сданный организацией отчет. Может указывать на ошибки в показателях отчета, с их описанием, если таковые имели место. Содержит и информацию о предыдущих отправках отчета.
ПО – специализированные программы, используемые при передаче данных.
Протокол проверки – информация об обработке отчетности, ее этапах и результатах.
Шлюз приема расчетов – сайт ФСС, на который организации загружают отчеты и работают с ними, взаимодействуют с органом ФСС в процессе сдачи отчетности.
Хранилище электронных документов – место на шлюзе, где хранится весь электронный документооборот, передаваемый с его помощью.

(По тексту приказа ФСС №19 в ред. от 11-09-17).

Последовательность работы со шлюзом

Процедура работы со шлюзом отличается простотой и доступностью. Прежде чем начать отправку электронных документов, организация предпринимает ряд последовательных действий:

  1. Регистрация на сайте ФСС.
  2. Обращение с заявлением в орган ФСС за поручением расширенных прав на пользование порталом и получение таких прав.
  3. Скачивание необходимого ПО на сайте ФСС.
  4. Установка сертификата удостоверяющего центра Фонда.
  5. Установка сертификата удостоверяющего центра организации.
  6. Подготовка расчета в бухгалтерской программе или на сайте ФСС.
  7. Использование ЭЦП для подписания файла.
  8. Отправка отчета через шлюз.
  9. Получение квитанций и протоколов ФСС до момента успешного принятия отчета Фондом. Исправление ошибок – при необходимости.

Напомним! Сроки сдачи электронной отчетности – до 25 числа месяца, следующего за отчетным кварталом, а на бумажном носителе – аналогично до 20-го числа.

Ошибки и их последствия

Существует два типа ошибок при работе со шлюзом отчетности ФСС:

  1. Проблемы с физическим носителем ключа, электронным сертификатом, а также проблемы, связанные с ошибками в работе удостоверяющего центра, выдавшего сертификат, равно как и ошибки пользователя в организации, при работе с ключами и электронной подписью. Они устраняются повторной отправкой отчета, с соблюдением всех установленных правил, обращением в удостоверяющий центр для переиздания сертификата. Этот вид ошибок наиболее неприятен и опасен нарушением сроков сдачи отчетности. Датой предоставления отчета считается день подачи документа без ошибок. Если отчет подавался с ошибками, он не будет принят системой. Если ошибки затем исправляются, то датой подачи считается день отправки именно откорректированного отчета, а не первичного.
  2. Расчетные ошибки бухгалтерской службы. Отчет ФСС содержит контрольные соотношения и цифры, нарушение которых автоматически обнаруживаются системой. Характер ошибок виден пользователю и дается в виде «подсказок»: что именно следует изменить и почему. Пользователь обязан исправить ложные сведения. После этого отчет отправляется в ФСС повторно.

Важно! В последний день, отведенный законом для сдачи отчетности, шлюз приема испытывает значительную нагрузку и может работать в замедленном режиме. Целесообразно сдавать расчеты заблаговременно.

Нарушение сроков сдачи отчетности, игнорирование требований исправления ошибок в предоставляемых сведениях грозят организации штрафными санкциями.

Подводя итоги

Электронный шлюз приема отчетности в ФСС – один из наиболее удобных и экономичных способов сдачи расчетов в Фонд. Для того чтобы воспользоваться им, требуется наличие в организации электронной подписи, аналога физической подписи ответственного лица, с помощью которой заверяется электронная отчетность. ЭП можно получить в уполномоченных федеральных центрах вместе с подтверждающим ее легитимность сертификатом.

При взаимодействии с ФСС необходимо изучить термины, закрепленные в приказе Фонда №19, для корректной совместной с ним работы.

Перед началом пользования шлюзом следует пройти регистрацию на сайте, получить ряд расширенных прав пользователя и установить сертификаты УЦ организации и ФСС. Файл можно подготовить непосредственно на сайте или в учетной программе страхователя.

Во избежание нарушения сроков сдачи отчетности и последующих штрафных санкций рекомендуется сдавать отчет за 2-3 дня до истечения этих сроков.