Некоторые материальные ценности, такие как, например, запасные части, в определенный момент используются в деятельности организации, а для этого они должны быть установлены на оборудование, транспортные средства и т.д. В этот же момент появляется необходимость в документальном оформлении (учете) данного факта. В такой ситуации организация может составить акт установки материальных ценностей, образец которого будет приведен в данной статье.
Порядок установки запчасти
В случае возникновения необходимости в установке запасной части организация может осуществить данную процедуру собственными силами (при наличии специалистов) или привлечь стороннюю специализированную организацию, заключив с ней соответствующий договор. Акт установки будет являться основанием для списания соответствующих материальных ценностей, а в последнем случае - еще и подтверждением факта выполнения исполнителем работ по установке.
Запасная часть может и отсутствовать у организации. Тогда последней необходимо вначале приобрести деталь и принять ее к учету как материальную ценность.
Частная организация не ограничена использованием определенного бланка для оформления приобретения материальных ценностей. Запасные части могут быть оприходованы на основании документов по утвержденным Госкомстатом России формам ТОРГ-12 (товарные накладные) или М-4 (приходные ордера). Также организация может разработать и утвердить собственные бланки для этих целей. С января 2013 года указанные бланки, как и другие формы, включенные в альбомы унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными для применения. При этом в бланке, утвержденном самой организацией, обязательно должны содержаться реквизиты, предусмотренные законодательством (в частности Федеральным законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 N 402-ФЗ, ст. 9). Приобретенные запчасти вносятся в документы учета на складе либо сразу направляются в соответствующее структурное подразделение, которое в них нуждается.
Если организация является учреждением, она должна руководствоваться Методическими указаниями и формами, утвержденными Приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н . В частности, для оформления поступления запчастей используется приходный ордер на приемку материальных ценностей (нефинансовых активов) по форме 0504207 (по ОКУД), учет ТМЦ ведется в книге или карточках учета материальных ценностей, а выдача соответствующему структурному подразделению оформляется путем составления требования-накладной по форме 0504204 и ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения по форме 0504210.
После установки запчасти в частной организации комиссия по списанию ценностей принимает решение о списании с учета данной материальной ценности и составляет акт о списании, который утверждается руководителем и направляется в бухгалтерию для осуществления необходимых проводок. В учреждении списание оформляется документом по форме 0504230 — актом о списании материальных запасов.
Акт установки материальных ценностей: образец
Так как законодательно утвержденная форма такого акта отсутствует, организация вправе сама разработать и утвердить бланк этого документа.
В первую очередь в акте установки указываются общие для всех первичных учетных документов сведения:
- название документа (например, «Акт установки запасных частей на автомобиль»);
- дата составления документа;
- наименование организации;
- информация об оборудовании (транспортном средстве и т.д.), на которое устанавливаются запчасти (марка, номер и другие характеристики);
- информация об устанавливаемых запчастях (наименование, характеристики, стоимость, срок службы);
- сведения о лицах, составивших акт, и их подписи. Как правило, акт составляется комиссией, в которую могут входить материально ответственные лица (за запчасти и оборудование/транспортное средство), представитель исполнителя (если услуги по установке оказывались сторонней организацией) или специалист организации, осуществивший установку, а также другие сотрудники организации.
В правом верхнем углу документа отводится место для утверждающей надписи и подписи руководителя.
Зафиксировать мельчайшие детали установки оборудования можно с помощью сопроводительного листа, именуемого актом. Образец можно скачать бесплатно.
Зафиксировать мельчайшие детали установки оборудования можно с помощью сопроводительного пакта, именуемого актом. Замечания и дополнения при установке оборудования являются неотъемлемым атрибутом сделки. Исследуя основные особенности правового листа, человек сможет понять его смысл и предназначение. На данной странице ресурса мы расскажем, как правильно оформлять акт установки оборудования. По специальной прямой ссылке можно бесплатно скачать образец обсуждаемой бумаги, и применить его в собственной практике.
Термин оборудование включает в себя массу возможных технических средств, агрегатов, узлов. Инструкции, приложения, схемы, чертежи, применяемые при установке - важная составляющая часть. Сопроводительные носители информации помогают специалистам соблюдать определенный порядок деяний, чтобы идеально сделать свою работу. Каждый этап воспроизведения технических средств уникален и неповторим. Письменный регламент действий позволит провести анализ всей процедуры. Дальнейшие противоречия будут исключены, если подробно описать все деяния, производимые между субъектами.
Обязательные пункты акта установки оборудования
:- Утвердительная виза руководителя ставится справа в верху;
- Ниже вносится наименование документа, дата и место его составления;
- После этого озвучивается распоряжение директора, являющегося основанием проведения компании;
- Перечисляются участники комиссии и их должность;
- Перечень поставленных вопросов;
- Ход проведения работ;
- Итоги произведенного труда;
- Подпись, расшифровка каждого человека.
У начинающих хозяйственников и бухгалтеров нередко возникают вопросы по необходимости оформления некоторых документов. Например, многие задумываются о том, обязательно ли составлять акт монтажа производственного, компьютерного или любого другого оборудования, и как правильно это сделать.
Общие сведения о документе
Акт монтажа оборудования – это документ, подтверждающий факт установки, проведенной в соответствии со всеми нормами и правилами. Он является дополнением к основному договору, заключенному между исполнителем (подрядчиком) и заказчиком работы, и подводит итог выполнения услуг, отмечая соответствие/несоответствие договорным обязательствам. При этом акт монтажа/установки имеет юридическую силу только при наличии основного договора на выполнение работ/оказания услуг.
Подобный акт оформляется при покупке новых материальных ценностей либо после ремонта оборудования. Составляется он на всех предприятиях, независимо от их масштабов и формы собственности. При этом и само оборудование может быть разным: от офисной техники до сложных производственных многофункциональных агрегатов в цехах.
Кому нужен этот акт
В первую очередь, акт монтажа оборудования нужен подрядчику. Наличие этого документа свидетельствует не только о том, что оборудование было смонтировано в соответствии с договорными обязательствами, но и исправно функционировало на момент его принятия заказчиком. Так, если заказчик впоследствии предъявит какие-либо претензии к исполнителю, акт послужит в пользу последнего в качестве доказательства того, что он выполнил все свои обязательства.
Также именно этот акт является основанием для требования оплаты по договору. Заказчику же он нужен для правильного бухгалтерского учета, в частности, для постановки оборудования/техники на баланс своего предприятия/организации. Кроме того, на основании этого документа бухгалтерия при сведении баланса сможет отнести приобретенное оборудование в графу затрат. Последнее необходимо при расчетах суммы налоговых выплат.
Сколько единиц оборудования можно отражать в одном акте
В случаях, когда основной договор предусматривает выполнение несколько видов работ, в акте допускается перечислить их все сразу. Документ вполне может состоять из одной или нескольких страниц, на которых подробно перечислены сведения об установленном оборудовании (серийные номера, производитель и другие) с указанием возможных недочетов при выполнении работ.
Как правильно составить
Конкретную форму акта каждое предприятие может разрабатывать самостоятельно – единого стандарта здесь не существует. Чаще всего его составляют в форме списка либо в виде таблицы, в которой перечислены все виды оборудования и выполненные монтажные мероприятия. Первый вариант составления акта больше подходит для небольших организаций с малыми объемами заказа, второй – для более масштабных проектов, например, на предприятиях промышленности. При этом чем выше стоимость проекта, тем более сложной будет схема оформления акта.
Так, при монтаже большой партии заводского оборудования на крупном предприятии акт подписывают члены комиссии, состоящей из экспертов с обеих сторон (со стороны заказчика и со стороны исполнителя). В самом документе при этом будут прописаны мельчайшие подробности (вплоть до заводских номеров каждого монтируемого элемента и каждого действия установщиков).
Но в какой бы форме ни был составлен акт, он в обязательном порядке должен содержать:
- название документа (акт);
- дату оформления и место (город);
- сведения об основном договоре, заключенном между подрядчиком и заказчиком (№ договора и дату его подписания);
- информацию об участниках отношений (с реквизитами);
- перечень установленного оборудования;
- перечисление фактически выполненных монтажных мероприятий;
- итоговую стоимость работ.
После указания всех необходимых данных стороны подписывают документ.
Структура документа
Как и любая другая бумага, имеющая свободную форму, акт монтажа состоит из трех основных элементов:
Вводного
Здесь указывают наименование самой бумаги (по центру в самом верху), номер и дату основного договора, к которому она относится, место заключения акта и срок его выполнения.
Основного
Этот раздел, как правило, самый большой, так как в нем содержатся все необходимые сведения:
- в первую очередь, информация о заказчике. Если это организация/предприятие, то в акте указывают ФИО и должность ее представителя. Также важно указать документ, дающий лицу право представлять организацию (например, доверенность);
- здесь же размещаются сведения о подрядчике (исполнителе монтажных работ). Требования в данном случае такие же, как и с принимающей стороной;
- также в основной части подробно прописывают, какое оборудование и в какие сроки было установлено, стоимость выполненных работ;
- указывается количество экземпляров составленного документа. Также по желанию здесь могут быть прописаны сведения о проведении подрядчиком инструктажа по эксплуатации установленного оборудования или передаче заказчику соответствующей инструкции.
Заключительного
Эта часть состоит из подписей сторон.
Важно! Если по основному договору заказчиком была произведена предоплата работ и услуг, то информация об этом также должна быть отражена в документе. Также в этом случае к акту прикладывается соответствующий счет.
Ниже представлен образец пустого бланка акта установки оборудования:
Как правильно заполнить
Эксперты советуют заполнять документ планируемыми или договорными данными и фактическими. Это позволит отразить, насколько хорошо и полно были выполнены условия основного договора. Если речь идет о каком-то конкретном оборудовании, то его вид рекомендуют прописать сразу в названии акта, например, «Акт установки токарного станка».
Примерный образец заполнения будет выглядеть так:
Электронный вариант оформления
Как и любой документ, акт монтажа оборудования требует отражения в программе 1С. Здесь его сохраняют во вкладке «Продажи» в пункте «Реализация (акты, накладные)». Далее в разделе «Услуги» – «Акт». При внесении данных об акте программа автоматически проставит текущую дату. Бухгалтеру же необходимо будет указать сведения об организации, выполнявшей монтажные работы, и номер основного договора. Также при внесении сведений обязательно должна быть указана сумма предоплаты (при ее наличии) и документ, подтверждающий ее проведение.
После заполнения основных данных путем нажатия вкладок «Добавить» или «Подбор» в электронный документ вносятся сведения о том, какие именно работы и в каком объеме были произведены. В завершение при заполнении указывается стоимость работ без налога на добавочную стоимость (НДС система просчитывает автоматически), проставляются отметки о реквизитах и подписях сторон.
После этого документ проводят и сохраняют. Правильность размещения и заполнения электронного акта позволит проверить вкладка «Дт/Кт».
На что обратить внимание
Прежде чем подписывать акт, заказчику необходимо провести тщательную проверку установленного оборудования. Она должна проводиться при максимальной нагрузке, что позволит выявить недостатки как в самом оборудовании, так и ошибки при его монтаже.
Если такая проверка не будет проведена, доказать в последствии, что проблемы в работе оборудования как-то связаны с недочетами при его установке, будет практически невозможно.
Что касается процесса заполнения, то при его проведении потребуется:
- указывать стоимость работ по установке как с учетом НДС, так и без него;
- составлять документ как минимум в двух экземплярах: один остается у заказчика, другой передается исполнителю;
- при обнаружении во время установки каких-либо дефектов в части оборудования для него потребуется составить отдельный акт с указанием несоответствий или недостатков.
При этом ставить под актом подписи должны именно те представители, которые указаны во введении документа.
Что делать, если в акте допущены ошибки
Если при заполнении в акте установки оборудования допущены ошибки, то их необходимо исправить. Идеальным вариантом является тот, когда все ошибки найдены до подписания документа. В этом случае можно просто перепечатать бумагу и подписать уже верный вариант.
Если же по каким-то обстоятельствам ошибки не были замечены своевременно, допускается их исправление в уже подписанном документе. В этом случае неверные данные зачеркивают одной чертой и рядом указывают правильные сведения. Здесь же должна быть написана фраза «исправленному верить», заверенная подписями обеих заинтересованных сторон.
Если работы по установке производились собственными силами
Иногда для экономии средств или по другим причинам организации устанавливают купленное оборудование самостоятельно. Однако даже в этом случае в бухгалтерской отчетности должен в обязательном порядке присутствовать документ, подтверждающий факт установки.
Это необходимо, во-первых, все для той же постановки материальных ценностей на баланс. А во-вторых, акт станет основанием для начисления и выплаты вознаграждения работнику, занимавшемуся монтажом оборудования.
Если по факту произведенного монтажа не ведется никаких споров, судебных или следственных мероприятий, то срок хранения актов установки – 5 лет.
Вконтакте
Если организация приобретает или выпускает часть механизма, элемент оборудования, автомобиля, а затем его куда-либо устанавливает, то для документального подтверждения этого факта может понадобиться акт установки материальных ценностей.
ФАЙЛЫ
Этот документ будет надежным основанием для списания установленных материальных ценностей (после завершения процесса установки). Кроме того, он будет являться подтверждением того факта, что установщик выполнил свои обязанности в полном объеме.
Если перед установкой материальных ценностей они у организации отсутствуют, то их приобретают и принимают к учету. Помимо оборудования, такой документ может оформляться на установку элементов фасада, декора и других функциональных предметов помещения организации. Это касается козырьков, дверей, шлагбаумов и т.д.
Обязательное требование: в акте должно фигурировать несколько человек в качестве председателя и членов комиссии. Их подписи в нижней части придают данным больше достоверности.
Не существует утвержденной формы этого документа. Каждая из организаций вправе сама определиться, какую из форм использовать. Главное – закрепить использование отдельным приказом руководителя и обеспечить ее присутствие в учетной политике организации. Прилагаемый бланк и образец – формы, на которые стоит ориентироваться, так как они соответствуют всем требованиям. Последние изложены в Федеральном законе о бухгалтерском учете №402-ФЗ от 6 декабря 2011 года, а конкретнее – в его 9 статье.
Элементы акта
Для фиксации факта необходимо описывать события и действия детально, подробно, придерживаясь официального стиля изложения.
Некоторые используют в качестве основы унифицированную форму ОС-16. В первоначальном своем виде она заполняется только в тех случаях, когда предназначенная для монтажа материальная ценность содержит дефект либо для ее установки требуются дополнительные элементы. Поэтому и вносят в нее необходимые изменения.
Но следует учитывать, что формы даже с малейшими модификациями считаются уже самостоятельно разработанными организацией и нуждаются во внесении в учетную политику и издании приказа, который принимает форму документа.
Акт установки материальных ценностей, бланк которого прилагается, содержит три основных части: вводную, основную и заключительную. Согласно предъявляемым требованиям в документе обязательно должны быть:
- Виза руководителя. Должность, подпись, расшифровка подписи руководителя, при необходимости – печать.
- Название организации, ее реквизиты.
- Наименование акта.
- Дата и город.
- ФИО и должности председателя комиссии и ее членов.
- О чем составлен акт. В данном случае установлены материальные ценности. Нужно указать, какие и куда.
- Таблица. Первый столбец – номер по порядку, второй – единицы измерения, третий – количество. Заключительный столбец – примечание.
Естественно, табличная часть может быть ни к чему, если материальная ценность одна. Но в большинстве случаев специально оформленный перечень пригождается при перечислении монтируемых деталей либо используемых для установки материалов.
Завершают документ подписи каждого из членов комиссии, а также руководителя.
Оформление
Акт может быть оформлен в печатном виде или написан от руки. В ход идут специализированные бланки организации и обычная бумага А4 формата. Главное, чтобы информация, которая содержится в акте установки, соответствовала предъявляемым к официальным документам требованиям и содержала необходимые данные в полном объеме.
Исправления в официальных документах не поощряются. Это большая редкость. Если ошибка была выявлена до подписания, то акт перепечатывают или переписывают. Если же ошибку обнаружили после утверждения руководителя и акт занесен в соответствующие регистры, то придется вносить исправления по общим требованиям.
Необходимо зачеркивать неверную информацию одной чертой (таким образом, чтобы она оставалась доступной для прочтения), а над ней (либо рядом) записывать верную. При этом отмечается исправление надписью «Исправлено», датой и подписями всех лиц, которые подписывали изначальную версию.
Дополнения
Так как общепринятой формы нет, то для большей эффективности и удобства руководители организаций (возможно, с подачи делопроизводителей, бухгалтеров, кадровиков или других сотрудников) меняют стандартную форму документа, дополняя ее следующими пунктами основной части:
- Ссылки на акты, по которым материальные ценности приняты на монтаж.
- Если юридическое лицо или ИП пользовались услугами других организаций, то могут обозначаться изготовитель, поставщик, грузоотправитель, перевозчик, а также непосредственно монтажная организация, осуществляющая работы по присоединению элементов конструкции.
- Помимо названия детали (элемента конструкции либо других материальных ценностей для установки), вписываются номер паспорта или маркировка, марка, дата поступления либо изготовления.
Количество экземпляров
Установочный акт является «подушкой безопасности» для организаций, которые занимаются установкой и монтажом разного рода оборудования, конструкций и т.д. Поэтому акт оформляется обычно минимум в двух экземплярах. Один нужен для заказчика, другой – для исполнителя монтажных работ.
Если со стороны заказчика поступит обращение в суд, то исполнитель посредством акта всегда может доказать, что работы как минимум проводились.
Даже если организация установила материальные ценности своими силами, в бухгалтерской отчетности должен фигурировать этот документ для начисления вознаграждения работнику, который осуществил монтаж. Также он нужен для списания приобретенных материальных требований, с последующим присоединением их ценности к общей ценности оборудования или другого имущества организации.
Срок хранения
Если завершены ревизии и по факту установки не ведется никаких споров, судебных либо следственных дел, то акт установки материальных ценностей сохраняется на протяжении 5 лет.
Одним из основных документов, оформляемых при осуществлении монтажных работ, считается акт монтажа оборудования. Подписанный обеими сторонами (заказчиком и исполнителем), этот документ свидетельствует о выполнении всех требуемых по условиям договора работ по монтажу/установке оборудования. Рассмотрим особенности оформления подобных работ.
Акт передачи оборудования в монтаж: образец
Передача оборудования для последующей установки оформляется актом передачи оборудования. Госкомстатом разработана форма ОС-15 «Акт о приемке-передаче оборудования в монтаж», и, хотя сегодня она не является обязательной (предприятия вправе пользоваться формами, разработанными самостоятельно), но применяет ее в работе подавляющее большинство предприятий, поскольку считают весьма удобной. В ней указывают технические характеристики и назначение принимаемого оборудования. Представляем образец акта формы ОС-15
Зачастую оборудование устанавливают в отдельных помещениях, которые обычно подготавливает заказчик работ, обеспечивая подготовку площадей и их охрану. Передача помещений также оформляется соответствующим актом произвольной формы, образец которого представлен ниже:
Исполнительная документация на монтаж оборудования
Подписанию акта произведенного монтажа, как правило, предшествует большая и сложная работа, каждый этап которой должен быть документально оформлен. Эти документы формируют исполнительную документацию, представляющую собой графические и текстовые материалы, фиксирующие выполнение требований проекта и особенности проведенных работ. Например, исполнительная документация по монтажу технологического оборудования на трубопроводах состоит из целого ряда документов, объединенных реестром производственной документации и включающей:
- Журналы общих и специальных работ, сварочных работ, антикоррозийной и термической обработки сварных соединений, ультразвукового и радиологического контроля, цветной дефектоскопии;
- Журналы проверки качества сварных соединений, входного контроля и журнал авторского надзора (при необходимости);
- Исполнительные схемы и чертежи установленного оборудования;
- Акты испытаний и приемки;
- Протоколы проверки внешним осмотром и измерениями сварных соединений;
- Инструкции по эксплуатации, сертификаты качества, санитарно-гигиенические заключения и др.
Лишь по окончании монтажных работ подписывается акт. Он может быть составлен после осуществления пуско-наладочных работ (по условиям, прописанным в договоре), т. е. после того, как установленное оборудование испытано и выведено на проектно-эксплуатационный режим.
Акт монтажа оборудования: образец
Акт монтажа оформляется в произвольной форме и зависит от особенностей оборудования. Он содержит описание техзадания, по которому производятся монтажные работы, а также результаты освидетельствования комплекса на предмет соответствия проектной, нормативной и исполнительной документации, даты проведения работ и другие необходимые сведения. В акте могут быть специальные разделы, где фиксируются условия осуществления работ. Документ подписывают уполномоченные специалисты – представители:
- Заказчика;
- Генподрядчика;
- Монтажной организации;
- Проектной организации (при необходимости);
- Технического надзора (при установке сложного технологического оборудования).
Комиссия, подписывающая акт тщательно осматривает комплекс смонтированного оборудования, отдельные узлы и механизмы. Факт подписания свидетельствует о том, что оборудование смонтировано в соответствии с проектом. Образец акта может быть таким:
Заметим, что монтажом оборудования может заниматься лишь лицензированная организация с соответствующим заявленным видом деятельности. Например, монтаж инженерного оборудования зданий и сооружений может осуществлять компания с кодом ОКВЭД 33.20 «Ремонт и монтаж оборудования».