Авансовый отчет применяется для подтверждения расходования сумм подотчетными лицами по ранее выданным им авансам на определенные цели. Основанием для выдачи авансовых сумм является , изданный руководителем, в нем перечисляются кадры, сроки, цели и размеры выдаваемых средств. Основанием выдачи денег командируемому является . Для подтверждения совершенных расходов сотрудником применяется унифицированная форма №АО-1 – заполняется как подотчетным лицом, так и работниками бухгалтерии.
Рассмотрим образец заполнения авансового отчета.
Заполнение бланка авансового отчета подотчетным лицом
Заполнение авансового отчета по форме № АО-1 подотчетным лицом начинается с лицевой стороны. Первым делом вносятся следующие данные: наименование организации, фамилия и инициалы сотрудника, его должность или профессия, табельный номер, дата составления документа, графа назначение аванса (представительские либо хозяйственные расходы).
Далее на оборотной стороне унифицированной формы АО-1 указываются документы, которые подтверждают произведенные расходы, в графах 1-6, также вносятся сумма понесенных затрат по ним. К отчету прикладываются все подтверждающие документы, их необходимо пронумеровать в том же порядке, как они занесены в ведомость.
В графе 1 указывается номер по каждому оправдательному документу, присваивается по порядку.
В строке 2 необходимо писать дату, когда был составлен документ, а в графе 3 вносится его номер.
В графе 4 необходимо указать виды произведенного расхода (к примеру, это могут быть канцелярские затраты).
В строке 5 вносится сумма расхода денежных финансов, если она производилась в рублях, а коль она была в иностранной валюте, то данные о средствах заносятся в графу 6.
В конце указывается итоговая сумма, израсходованная подотчетным лицом, в зависимости от типа валюты, либо в “Итого” Графы 5 (в рублях), либо Строки 6 (в валюте).
Заполнение бухгалтером организации – инструкция
После заполнения подотчетным лицом своей части документа, он передает его вместе со всеми оправдательными бумагами в бухгалтерию. Бухгалтер получает авансовый отчет по форме № АО-1 от подотчетного лица, расписывается в принятии бланка, проставляет его номер и дату, итоговую сумму расходования денежных средств и указывает количество подтверждающих произведенные затраты документов. В конце отчета ставится дата предоставления документа, после этого подотчетному лицу передается расписка бухгалтера.
После проверки правильного оформления документов и расходования денег, сцетовод на оборотной стороне заполняет строки 7-8, где указывает суммы затрат, которые будут приняты к бухгалтерскому учету, а в графе 9 вносятся данные по дебетуемым бухгалтерским счетам, куда относятся суммы расходов.
Далее на лицевой стороне формы указывается: остаток денежных средств (или сумма перерасхода) от предыдущего аванса, сумма полученного аванса из кассы организации, сумма израсходованных по нему денег, остаток авансовых сумм или величина перерасхода, бухгалтерская запись отражения хозяйственных операций с отнесением их на соответствующие счета учета. Графа “Бухгалтерская запись” заполняется на основании данных из оборотной стороны графы 9.
После этого проводится проверка правильного оформления документа, арифметического соответствия всех сумм отчета и факт расходования денег по назначению. Если все нормально и не выявлено никаких ошибок, отчетность передается руководителю организации на утверждение. После утверждения руководителем производится списание подотчетных сумм, а также окончательные взаиморасчеты с подотчетным лицом.
В случае неполного расходования авансовых сумм подотчетное лицо должно вернуть остаток денежных средств в кассу организации на основании , а если был произведен перерасход авансовых сумм, то выплачивается разница сотруднику по
Подотчетные суммы требуют точного контроля. Именно для этой цели применяется авансовый отчет.
С его помощью бухгалтерия устанавливает цели расходования средств и их документальное подтверждение, а также наличие остатка или перерасхода и характер дальнейшего расчета с подотчетным лицом.
Что это такое и для чего этот документ нужен?
Авансовый отчет (потом по тексту – АО), прежде всего, является первичным документом, в котором подотчетное лицо отражает направления расходования средств, выданных ему, и подтверждает указанные расходы документами.
Также в этом документе находит отражение множество иной информации, в частности:
И достижение всех этих целей возможно только при грамотном и своевременном составлении авансового отчета.
Правила оформления
Авансовый отчет может быть оформлен, как на бумажном носителе от руки или выведен на бумажный носитель с помощью программного обеспечения, так и в электронном виде.
Но это более сложный вариант, поскольку:
- для оформления электронного документа потребуется допуск многих лиц к базе данных;
- для подписания такого документа необходимы всем сторонам и электронный документооборот, поскольку АО необходимо обойти сразу нескольких лиц – главного бухгалтера или бухгалтера, руководителя и кассира.
Заполнять АО должно подотчетное лицо в одном экземпляре. Об этом прямо сказано в Указании Банка России от 11.03.14г. №3210-У: лицо, расходовавшее наличные средства в интересах компании, должно предъявить бухгалтеру или главному бухгалтеру авансовый отчет на проверку со всеми документами, которые подтверждают произведенные указанным лицом расходы.
Но подотчетное лицо заполняет только свою часть документа. А бухгалтерия после проверки авансового отчета – свою часть, где необходимо проставлять проводки, обозначать решение по поводу принятия расходов к учету, и т.д. Однако на практике авансовый отчет составляет бухгалтерия и это не является нарушением – ведь сам документ представлен, расходы в нем подтверждены документами, подписи стоят и отчет утвержден.
Несмотря на то, что в Указании №3210-У не установлено, какая именно форма должна быть у авансового отчета, на практике предлагается два ее варианта :
- собственная разработка предприятия на основании закона О бухучете №402-ФЗ;
- унифицированная форма, которая сейчас не является обязательной, утвержденная Госкомстатом РФ в своем Постановлении №55 от 01.08.01г. Однако следует учесть, что в данном Постановлении указано: АО является документом, предназначенным для учета денежных средств. А значит, по большей степени авансовый отчет – документ кассовый, а не бухгалтерский. И будет целесообразнее и проще использовать уже готовую форму, а не разрабатывать ее самостоятельно.
АО должен быть предоставлен подотчетным лицом в течение 3-х рабочих дней (и не дольше) с момента истечения срока, на который были выданы ему по заявлению денежные средства, или с даты выхода его на работу. Срок сдачи отчета утверждается обычно в Учетной политике предприятия. А срок сдачи конкретного отчета, не противореча тому, который утвержден в Учетной политике компании, устанавливается, когда руководитель предприятия подписывает заявление на выдачу денег под отчет. В этом документе указывается срок, на который данные средства выдаются.
АО предъявляется либо в бухгалтерию, либо руководителю предприятия.
Подписывается документ несколькими лицами:
- подотчетным лицом – при составлении и сдаче документа;
- бухгалтером или главным бухгалтером – по факту принятия документа и после его проверки;
- руководителем – после проверки бухгалтерией;
- бухгалтером или кассиром – по факту получения остатка или выдачи перерасхода подотчетных сумм. Выдача новых сумм под отчет возможна, только если была полностью погашена задолженность по ранее выданным этим суммам.
Как только авансовый отчет проверен, он принимается к учету. Хранится этот документ, как правило, в бухгалтерии и не менее 5-ти лет.
О том, что такое авансовый отчет и правила его заполнения с помощью 1С8.2, рассказано в следующем видеомюжете:
Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего
это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы:
Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн.
Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН , ЕНВД , ПСН , ТС , ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь
, как это стало просто!
Порядок заполнения
Прежде всего, проставляется номер и дата документа. Номер должна предоставить бухгалтерия, а дата документа – день его заполнения (а не сдачи!).
Потом подотчетное лицо на титульном листе проставляет то, что знает точно:
Перед тем как начать проверку
АО, по факту принятия документа бухгалтер должен обязательно заполнить отрывную расписку и передать ее подотчетному лицу.
Все оставшиеся разделы должна заполнить бухгалтерия . Причем, начинается заполнение с обратной стороны авансового отчета, где сначала проверяются все сделанные записи путем сличения их с подтверждающими документами.
- предприятия;
- табельный номер сотрудника;
- делаются полные проводки с общими суммами по счетам;
- ставится конечная сумма к утверждению по данным проверки.
Как только руководитель подтвердил авансовый отчет, по нему производят окончательный расчет.
Отдельные нюансы составления
В зависимости от причины расходования подотчетных средств в графе «Назначение аванса» ставится либо «на хозяйственные цели», либо «на командировку».
Исходя из этого, перечень документов, подтверждающих расходование денег, в случае командировки будет дополнен билетами. Суточные, которые выданы командированному лицу, не включаются в состав авансового отчета, а выдаются обычно отдельным . В противном случае, в авансовом отчете придется отразить и суточные.
Если при расходовании средств на хозяйственные нужды , в качестве подтверждения оплаты была выдана квитанция к , то в авансовом отчете следует проставить следующую проводку :
Д 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» К 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
К этой квитанции должны быть обязательно приложены накладные (например, ), . Если их нет, либо они поступили ранее и подотчетное лицо просто рассчитывалось за уже совершенную сделку, либо эти документы еще не поступили на предприятие. И тогда этот расход будет отражаться, как аванс поставщику до тех пор, пока документы на товары, продукцию или работы не придут в бухгалтерию.
В случае если есть перерасход средств
, то на них заполнять заявление подотчетному лицу не нужно. Но рекомендуется приложить объяснительную от подотчетного лица по факту допущенного им перерасхода средств. Данная объяснительная пишется в свободной форме. Сигналом к расчету будет утверждение авансового отчета руководителем. В противном случае, при получении в следующий раз денег под отчет, сотруднику придется в авансовом отчете указывать переходящую сумму перерасхода. Причем, произвести внутренний зачет по суммам он не сможет. Т.е. при наличии остатка по другой подотчетной сумме, придется указывать одновременно и текущий остаток, и переходящий перерасход. Но до тех пор, пока руководитель не утвердит АО с перерасходом.
Пошаговая инструкция заполнения АО в программе 1С (версия 8.2 и 8.3)
Для заполнения АО следует зайти сначала во вкладку «Касса» или в «Производство» – этот документ есть и там, и там. Далее следует нажать на «Авансовый отчет» – появится пустой журнал или уже с документами. В этом журнале есть кнопка «Добавить». Эта кнопка позволяет открыть новый отчет. Как только открылся новый отчет, сразу видно, что в нем уже проставлена организация и дата заполнения.
Строчка «Физическое лицо» (подотчетное лицо) заполняется через список сотрудников.
Во вкладке «Аванс» указывается сумма, которая была выдана данному лицу под отчет. Для этого следует выбрать из списка один из документов, по которому выдавались средства. Этот список появляется при щелчке на пустую строчку. С помощью выбранного из этого списка документа можно попасть в их перечень и добавить в авансовый отчет кнопкой «Выбрать».
В строке «Назначение» (ниже, во вкладке «Аванс») нужно вписать «хозяйственные расходы» или «командировка».
Во вкладке «Товары» следует путем добавления строк занести все товары, которые были приобретены подотчетным лицом. Добавляются строки через одноименную кнопку. Цена, количество, наличие налогов и иные реквизиты проставляются из документов, на основании которых составляется данный отчет.
Проводки проставляются автоматически, но нужно проверить их правильность.
Вкладка «Оплата» используется только тогда, когда подотчетное лицо производило оплату, а не покупку товаров, например, за Интернет, телефон, и т.д.
Вклада «Прочее» используется, если сотрудник ездил в командировку.
Порядок заполнения авансового отчета в 1С 8.3 изложен в следующем видео уроке:
Четкие указания относительно формирования авансового отчета по новой форме указаны в Постановлении Госкомстата №55 от 2001 года.
Авансовый отчет подразумевает под собой двухсторонний унифицированный бланк , который в обязательном порядке должен быть заполнен ответственным сотрудником и уполномоченном лицом бухгалтерского отдела в единственном экземпляре.
Унифицированная форма отчета относится к документации , которая подлежит строгой отчетности, предназначенная для передачи налоговому органу.
Документ может быть составлен в бумажном либо электронном виде, с обязательным заверением подписью непосредственного руководства компании.
На оборотной стороне документа уполномоченное лицо обязано отобразить разновидность назначения аванса и все исполненные расходы, которые напрямую связаны с поездкой и перечнем бумаг, способных отобразить различные операции.
Представитель бухгалтерии должен осуществить проверку целенаправленного израсходования денег, отсутствия ошибок и в дальнейшем осуществить расчет принятых и потраченных средств.
Последний вариант формы отчета, утвержденный законодательством РФ, добавил в себя только строку «расписка бухгалтера, которая подтверждает факт предоставления отчета наемным рабочим» . В остальном документ остался прежним и ничем, а его порядок заполнения ничем не отличается.
Норма формирования по чекам с двух сторон заключаются в следующем
:
- С лицевой части необходимо указывать сведения относительно наемного рабочего, а также упомянуть документ, который подтверждает предоставление наличного капитала. Дополнительно необходимо отобразить информацию относительно предыдущего выданного аванса (к примеру, есть ли задолженность, в каком размере).
- Обратная сторона включает в себя сведения относительно времени израсходования денежных средств, а также размер, номер и название подтверждающей документации (чеков, накладных и так далее, в строгом порядке очередности).
Вся без исключения подтверждающая документация должна находиться на хранении у наемного рабочего до момента прибытия по месту официального трудоустройства, а после их нужно вклеить отдельным листом.
Размер выплат напрямую зависит от сформированного отчета . По завершению проверки представителями бухгалтерии относительно целевого использования денежных средств и достоверности предоставленных сведений, отчет подлежит заверению руководством компании. Согласно статье 272 Налогового кодекса РФ датой финансовых затрат (внереализационных и прочих) принято считать момент подписания документации.
При обнаружении факта перерасхода, представителями бухгалтерии осуществляется возмещение из кассы компании. Если же имеется остаток, то деньги должны быть возвращены в компанию.
Пример
Как уже было отмечено раньше, отчет должен в обязательном порядке составлять наемный рабочий и уполномоченный представитель бухгалтерии .
Наемным сотрудником заполняется лицевая часть документации, в которой отображаются сведения относительно:
- полного названия компании;
- времени формирования документа;
- занимаемой им должности;
- табельного номера;
- основания предоставления финансовых средств;
- получения ранее денежных средств и сформированных отчетов по целенаправленному израсходованию денег (был ли остаток или перерасход).
На обратной стороне
документа в первых шести строках обязательно следует отобразить сведения относительно произведенных финансовых затрат с отображением времени, номера отчета и сумм по операциям. Вся без исключения документация должна быть пронумерована в строгой очередности.
Второй столбец обязательно должен отображать дату, а третий – номер рассматриваемого документа.
Четвертый столбец отображает сведения относительно цели финансовых затрат, а пятый – сколько денег предоставлено.
Если же речь идет об иностранной валюте, то ее сумма отображается в шестом столбце .
Уполномоченный представитель бухгалтерии после принятия отчета в обязательном порядке проверяет грамотность, наличие дополнительных различных бумаг, факт целевого использования денег, а после указывает даты и нумерацию авансового отчета. В конце обязательно должна быть поставлена подпись.
Далее необходимо приступить к заполнению сведений на оборотной части. В 7 и 8 поле необходимо указать информацию относительно размера финансовых затрат, которая подлежит дальнейшему учету, в 9 поле указываются .
После указания всех необходимых сведений, уполномоченный представитель бухгалтерии должен вернуться к формированию лицевой части, где обязательно следует отобразить :
- остаток либо же перерасход денежных средств по ранее предоставленному авансу;
- полную сумму выданных денежных средств;
- полный размер затрат;
- полную сумму остатка либо же перерасхода относительно авансового отчета;
- все необходимые бухгалтерские проводки.
Все необходимые сведения, которые необходимы для формирования лицевой стороны, берутся с обратной части, а именно из 9 поля.
В обязательном порядке руководство компании должно поставить свою персональную подпись в верхней части лицевой стороны.
Необходимость
С целью недопущения бесконтрольного израсходования финансовых средств, в компаниях используется такая подобная форма контроля как авансовая отчетность .
Необходимо понимать, что это подтверждающая документация траты финансовых средств, которые были предоставлены подотчетному уполномоченному лицу. Относясь к первичной документации учета, авансовый отчет в сопровождении с иными документами подается в бухгалтерский отдел учета с целью дальнейшей проверки израсходованных средств и списанию всех затрат. После утверждения руководства компании, отчет подлежит закрытию .
Чтобы наемный рабочий имел право получить финансовые средства, на него обязательно должен быть сформирован соответствующий Приказ по компании относительно материальной ответственности за те или иные финансовые затраты.
В сформированном приказе обязательно следует отображать временные периоды предоставления подотчетных средств. Во многом это связано с тем, что время регулируются законодательством РФ.
Финансовые средства уполномоченный сотрудник должен получить в кассе компании в сопровождении с расходным ордером. В ордере обязательно предоставленные деньги должны быть расписаны четко по пунктам использования. К примеру, 1000 рублей – затраты на дорогу, 4000 рублей – на приобретение необходимого производственного оборудования и так далее.
Исходя из всего вышесказанного, можно с уверенностью говорить о том, что рассматриваемый отчет необходим с целью расчетов с непосредственными материально-ответственными лицами.
Более того, рассматриваемый отчет – это, в первую очередь, документ, который относится к обязательной отчетности.
Срок сдачи
Согласно утвержденным Указаниям Банка России №3210-У , в частности пункта 6.3, период формирования отчета относительно целенаправленного израсходования предоставленных денежных средств составляет не больше 3 календарных дней с момента прибытия на место своего официального трудоустройства.
В том случае, если наемные сотрудники нередко сталкиваются с командировками, то число авансовых отчетов может быть более чем внушительным
.
По причине того, что в формировании рассматриваемого отчета принимают участие и наемные сотрудники, которые мало понимают в документообороте, ошибок редко когда получается избежать.
Для возможности сократить число совершенных ошибок, включая возможность предупредить множество вопросов относительно того, как именно и куда следует заносить сведения, рекомендуется сделать небольшую инструкцию , которая позволит понять рабочим все нюансы.
Все без исключения наемные рабочие, которые сталкиваются с формированием авансового отчета, должны помнить о таких нюансах , как:
- Отчет должен быть предоставлен не позднее, чем по истечении 3 календарных дней с момента прибытия в свою компанию из командировки. Рекомендуется оповестить сотрудника о том, что в случае задержки предоставления рассматриваемого отчета есть большая вероятность возникновения негативных последствий. Допускается возможность повлиять на недобросовестного сотрудника в материальном плане.
- В зависимости от того¸ каким образом в компании организован документооборот, допускается возможность применения унифицированного бланка по форме АО-1 либо же разработать персональный образец.
- Отчет формируется исключительно в единственном экземпляре.
Сотрудник обязательно должен заполнять обратную сторону документа либо же те поля, которые отведены исключительно для него, если речь идет о персональном разработанном бланке компанией.
Обязательно следует дополнительно предоставить подтверждающую документацию целенаправленного израсходования денежных средств . Ею могут выступать проездные билеты, гостиничные счета и так далее.
Подтверждению не подлежат только суточные выплаты.
Как показывает практика, в составлении рассматриваемого документа нет ничего сложного. Достаточно только следить за достоверностью указанных сведений.
Все нюансы по заполнению авансового отчета в 1С представлены в данном видео.
При необходимости некоторым сотрудникам могут выдаваться денежные средства на представительские или хозяйственные расходы предприятия. Получить деньги они вправе на основании приказа руководителя о подотчетных лицах, если их Ф.И.О. и должность указаны в списке людей, обладающих такой возможностью.
Форма документа
Расходование денег, выдаваемых сотруднику авансом, подтверждается с помощью первичного учетного документа — авансового отчета. Бланк представляет собой унифицированную форму № АО-1, одну часть которого заполняет сотрудник, вторую — бухгалтер.
Возврат подотчетных сумм по авансовому отчету
Есть определенные сроки сдачи авансового отчета подотчетным лицом, в которые работник обязан отчитаться об израсходованных средствах.
После получения денежных средств подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы денежные средства под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить авансовый отчет с прилагаемыми оправдательными документами (п. 6.3 Указания № 3210-У).
Если работник не полностью израсходовал денежные средства, на израсходованную часть составляется авансовый отчет, в нем указывается сумма неизрасходованных денег — это и есть возврат подотчетных сумм по авансовому отчету.
Также нередки ситуации, когда работник сначала потратил собственные денежные средства, потом принес документы и получает возмещение. В этом случае он должен обратиться в бухгалтерию с заявлением о возмещении понесенных расходов. Такие расчеты бухгалтер также проводит с помощью авансового отчета. Поэтому и эту ситуацию можно отнести к возврату подотчетных сумм по авансовому отчету.
Если же сотрудник вообще не осуществил никаких расходов, он возвращает в кассу подотчетную сумму и авансовый отчет не составляет.
Необходимо помнить: если срок предоставления авансового отчета подотчетным лицом не был соблюден, это считается нарушением кассовой дисциплины (ст. 15.1 КоАП РФ).
Порядок заполнения
Теперь рассмотрим подробно порядок заполнения документа.
Заполняет сотрудник
Лицевая сторона.
Итак, на лицевой стороне формы № АО-1 работнику необходимо:
Указать наименование фирмы и код по ОКПО.
2. Проставить дату составления документа и присвоить номер.
3. В графу «отчет в сумме» вносим сумму, которую работник потратил на хоз нужды предприятия. Например, ему было выдано пять тысяч рублей, а он потратил четыре тысячи. Поэтому в этой графе он указывает четыре тысячи.
4. Указываем наименование и код структурного подразделения.
5. После этого указываем Ф.И.О. подотчетного лица, его табельный номер и профессию (должность).
6. Вписываем назначение аванса.
7. В левой стороне таблицы, расположенной на лицевой стороне формы, указываем размер суммы, полученной из кассы предприятия (либо на банковскую карту). При необходимости указываем размер выданных в валюте денег.
8. Указываем итоговую сумму полученных денежных средств.
9. Указываем сумму, потраченную на хозяйственные нужды предприятия.
10. Указываем размер остатка.
Оборотная сторона.
11. На оборотной стороне бланка в графах 1-6 работник должен перечислить все документы (товарные, кассовые чеки и т. д.), подтверждающие произведенные сотрудником расходы, с указанием затраченных сумм. Документы должны быть пронумерованы согласно порядку их перечисления в авансовом отчете.
Теперь о том, какую информацию работнику следует внести в соответствующие графы:
- 1 — номер п/п, присвоенный документу, подтверждающему траты;
- 2 — дата составления чека;
- 3 — номер чека;
- 4 — наименование документа, подтверждающего расходы;
- 5 — сюда вносится сумма произведенного расхода в рублях;
- 6 — заполняется при необходимости. В ней указывается сумма произведенного расхода в иностранной валюте;
- в строке «Итого» указывается общая величина расходов.
12. После того, как сотрудник заполнил необходимые поля, он должен поставить в бланке свою подпись с расшифровкой. Далее необходимо документ передать в бухгалтерию. Бухгалтер проверит правильность заполнения.
Заполняет бухгалтер
Лицевая сторона.
13. Бухгалтер после получения бланка должен убедиться в правильности его заполнения. Если ошибок обнаружено не будет, в графе «отчет проверен» бухгалтер делает запись об этом и ставит свою подпись.
После этого бухгалтер переходит к дальнейшему заполнению бланка.
15. Бухгалтер заполняет отрывную часть бланка, подписывает ее и передает работнику
Оборотная сторона.
16. Бухгалтер записывает информацию в графы 7 и 8. Здесь указываются суммы расходов, принятых к учету. В графе 9 указываются номера бухгалтерских счетов, которые дебетуются на суммы расходов. Суммы, которые указали работник и бухгалтер, должны быть одинаковыми.
После этого бухгалтером заполняется лицевая сторона авансового отчета.
Лицевая сторона.
17. На лицевой стороне в правой таблице бухгалтер вносит следующие сведения:
- остаток или перерасход предыдущего аванса;
- размер аванса, полученного из кассы предприятия;
- количество потраченных денежных средств;
- остаток или перерасход авансовых сумм;
- бухгалтерская запись — информация берется из данных графы 9, которая находится на оборотной стороне.
19. Директор утверждает документ и возвращает его в бухгалтерию. После этого он хранится в бухгалтерии фирмы 5 лет. По истечении этого срока уничтожается.
Скачать образец можно на нашем сайте.
Заполнение авансового отчета происходит в тех случаях, когда работники предприятий и организаций получают из бухгалтерии под отчет некоторую сумму денег на расходы, сопутствующие их профессиональной деятельности.
ФАЙЛЫ
Открыть эти файлы онлайн
2 файла
Чаще всего выдача денежных средств происходит на командировочные расходы или расходы, связанные с хозяйственно-бытовой деятельностью фирмы (покупка канцтоваров, офисной бумаги, предметов мебели и т.д.). Но прежде чем выдать финансы, бухгалтер должен получить соответствующее распоряжение или приказ от директора предприятия, в котором будет указана точная сумма и цели выдачи аванса.
После того, как расходы будут произведены, сотрудник, получивший деньги, обязан вернуть остаток в кассу предприятия или же, если был произведен перерасход, получить из кассы излишне потраченные деньги. Именно на этом этапе и оформляется документ под названием «Авансовый отчет» .
Как подтверждать расходы
Просто так вернуть оставшиеся деньги в кассу предприятия нельзя. Необходимо передать специалистам отдела бухгалтерии бумаги, подтверждающие то, что подотчетные средства были потрачены именно на те цели, на которые они предоставлялись. В качестве таковых доказательств в первую очередь выступают кассовые и , квитанции, поездные билеты, бланки строгой отчетности и т.п. Все вышеназванные документы должны иметь четко читаемые реквизиты, даты и суммы.
Правила по составлению отчета
На сегодняшний день нет унифицированного, строго обязательного к заполнению образца отчета, тем не менее, большинство бухгалтеров по старинке предпочитают использовать ранее общеприменимую форму. Это понятно: в него включена вся необходимая информация, в том числе —
- сведения об организации, выдавшей деньги,
- сотруднике, их получившем,
- точная сумма средств,
- цели, на которые они были предназначены.
- здесь же отражаются произведенные расходы с приложением всех подтверждающих документов. Кроме того, отчет содержит подписи сотрудников бухгалтерии, выдавших деньги и принявших остаток, а также того работника, на которого были оформлены подотчетные средства.
Ставить печать на документе не обязательно, поскольку он является частью внутреннего документооборота компании, к тому же с 2016 года юридические лица, как ранее и ИП имеют полное законное право не использовать для визирования бумаг оттиски печатей и штампов.
Создается документ в единственном оригинальном экземпляре, причем задерживать с его заполнением не стоит – по закону, он должен быть оформлен максимум через трое суток после того, как деньги будут израсходованы.
Поскольку авансовый отчет относится к первичной бухгалтерской документации, его к его заполнению стоит относиться очень внимательно и стараться не допускать ошибок. В тех случаях, когда избежать этого не удалось, лучше заполнить новый бланк.
Пример составления авансового отчета
Несмотря на серьезное название и важное значение документа, его заполнение не является большой сложностью.
Первую часть документа заполняет сотрудник, получивший деньги под отчет.
- В начале пишется название компании и указывается его код ОКПО () – эти данные должны соответствовать регистрационным бумагам фирмы. Далее вписывается номер бухгалтерского отчета и дата его составления.
- Слева оставляют несколько строк на утверждение директора предприятия: здесь после заполнения всего отчета руководителю необходимо будет внести сумму прописью, поставить подпись и дату утверждения документа.
- Затем идет информация о сотруднике: вписывается структурное подразделение, к которому он относится, его табельный номер, фамилия, имя, отчество, указывается должность и назначение выданного аванса.
В левую таблицу подотчетный сотрудник вносит сведения о выданных средствах, в частности указывает общую сумму, а также информацию о том, в какой валюте она была выдана (если используются денежные единицы других стран). Ниже вписывается сумма остатка или перерасхода средств.
В правую таблицу вносит данные специалист бухгалтерии. Сюда вписывается информация о бухгалтерских счетах и операциях, в частности указываются субсчета, по которым проходят деньги и конкретные суммы.
Под таблицей указывают количество приложений к авансовому отчету (т.е. документов, подтверждающих расходы).
После заполнения всех необходимых сведений, отчет и прилагаемые к нему бумаги, обязан проверить главный бухгалтер и в соответствующей строке (прописью и цифрами) указать утверждаемую к отчету сумму.
Затем в отчет вносятся автографы бухгалтера и главного бухгалтера, а также сведения об оставшихся или излишне потраченных средствах – в нужных ячейках указывается конкретная сумма и кассовый ордер, по которому она проходит. Кассир, принявший остаток или выдавший перерасход также ставит под документом свою подпись.
Оборотная часть авансового отчёта содержит сведения обо всех прилагаемых к нему документах: сюда вписывается
- их полный перечень с указанием реквизитов, дат выдачи, названий, точной суммы каждого расхода (выданной и принятой к учету),
- а также номер бухгалтерского субсчета, по которому они проходят.
Под таблицей подотчетное лицо должно поставить свою подпись, которая будет свидетельствовать о достоверности внесенных данных.
Последний раздел (отрезная часть) включает расписку бухгалтера, которому подотчетный сотрудник передал доказывающие затраты документы. Здесь указываются
- фамилия, имя, отчество работника,
- номер и дата отчета,
- размер выданных к расходованию средств (прописью),
- а также количество документов подтверждающих затраты.
Затем бухгалтер должен поставить под документом свою подпись и дату заполнения документа и передать эту часть сотруднику, предоставившему отчёт.