Каждая проверка наличия и состояния имущества хозяйствующего субъекта (инвентаризация) имеет свои цель и причину, которые обуславливают методы ее проведения. Так, по методу проведения инвентаризации подразделяются на сплошные и выборочные. Кроме того, в нормативно-правовых актах может быть прямо предусмотрено, какую инвентаризацию нужно провести в том или ином случае.
По методу проведения инвентаризации бывают сплошные и выборочные
Сплошные инвентаризации предполагают полную (сплошную) проверку всего имущества и обязательств по всем местам хранения. Такие инвентаризации проводятся, в частности, перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, реорганизации или ликвидации компании, продаже предприятия.
В отличие от них выборочные инвентаризации могут проводиться по одному месту хранения или переработки ТМЦ (п. 2.16 Методических указаний по инвентаризации, утвержденных приказом Минфина от 13.06.95 № 49). Например, при выявлении хищения имущества на предприятии, при пожаре на складе.
Сплошная инвентаризация имущества при перемене материально ответственного лица
Когда в организации меняется материально ответственное лицо, обязательно проводится инвентаризация закрепленного за ним имущества. В этом случае может использоваться сплошной метод инвентаризации, то есть проверяется наличие всего имущества, закрепленного за этим лицом, по всем местам хранения.
В отношении имущества, хранящегося на складах, сплошная инвентаризация при перемене материально ответственных лиц прямо предусмотрена п. 258 Методических указаний по бухучету МПЗ (Приказ Минфина от 28.12.01 № 119н).
Здесь важно выполнить ряд правил:
- такая проверка осуществляется в день приема-передачи материальных ценностей;
- запрещено включать материально ответственное лицо в состав инвентаризационной комиссии;
- обязательно нужно обеспечить присутствие материально ответственного лица при проведении инвентаризации;
- результаты инвентаризации фиксируются в актах (описях), которые составляются в 3 экземплярах, один из них вручается передающему имущество лицу.
Если эти правила нарушить, то в дальнейшем в случае выявления недостачи вверенного имущества могут возникнуть сложности с получением материального возмещения от лица, которому они были вверены и которое отвечало за их сохранность.
Когда проводится выборочная инвентаризация?
В соответствии с п. 2.16 Методических указаний по инвентаризации выборочные проверки могут проводиться в межинвентаризационный период (между плановыми инвентаризациями). Проведение таких выборочных проверок может быть добровольным или обязательным.
Так, в Положении по бухучету (Приказ Минфина от 29.07.98 № 34н) предусмотрено обязательное проведение инвентаризации в случаях хищения имущества организации, чрезвычайного события или стихийного бедствия (
Инвентаризация имущества и обязательств коммерческих организаций является не только важным управленческим и организационным мероприятием, но и составной частью учетной политики, в рамках которой, как отмечено в п. 4 ПБУ 1/2008 "Учетная политика организации", наряду с другими элементами, утверждается порядок проведения инвентаризации активов и обязательств организации.
Правила проведения инвентаризации и порядок ее документального оформления и отражения в учете ее результатов регулируются Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49.
Порядок проведения инвентаризации определяется организацией самостоятельно, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации носит обязательный характер.
Согласно п. 1.5 ст. 1 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, проведение инвентаризации обязательно:
- - при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
- - перед составлением годовой бухгалтерской отчетности; при смене материально ответственных лиц;
- - при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
- - в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций;
- - при реорганизации или ликвидации организации;
- - в других случаях, предусмотренных законодательством РФ. Методика проведения инвентаризации в организации оформляется в виде приложения к приказу об учетной политике. Данный порядок включает график проведения плановых и внеплановых инвентаризаций в следующем отчетном году, даты их проведения, перечень подлежащих проверке объектов имущества и обязательств.
Результаты инвентаризации признаются действительными только в случае выполнения всех этапов и соблюдения всех процедур ее проведения.
Этап 1 - подготовительные мероприятия:
- - издание приказа по форме № ИПВ-22 "О проведении инвентаризации";
- - установление сроков проведения инвентаризации и видов проверяемых объектов;
- - формирование рабочих инвентаризационных комиссий; разработка внутренних инструкций о порядке проведения инвентаризаций;
- - выведение в учете остатков материально-производственных запасов. Этап 2 проведение инвентаризации:
- - взвешивание, пересчет, обмер и занесение данных в инвентаризационные описи;
- - оформление инвентаризационных описей по результатами фактических проверок.
Этап 3 - сравнительно-аналитические мероприятия:
- - сопоставление данных инвентаризационных описей и учетных регистров:
- - составление сличительных ведомостей, выявление размера и причин отклонений.
Этап 4 - заключительные мероприятия:
- - оформление Ведомости учета результатов инвентаризации по форме № ИНВ-26;
- - внесение результатов инвентаризации в регистры бухгалтерского учета:
- - издание приказа об утверждении результатов инвентаризации и их регулировании.
Для проведения инвентаризации в период не менее чем за 10 дней до наступления срока проведения инвентаризации руководитель организации издает приказ по форме № ИНВ-22, который регистрируется в Журнале учета и контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации (унифицированная форма № ИНВ-23).
Для проведения инвентаризации в организации создаются инвентаризационные комиссии, которые могут быть:
- - постоянно действующими, в организационно-контрольные функции которых входит проведение инвентаризаций и проверок в межинвентаризационный период;
- - рабочими, которые непосредственно проводят плановые инвентаризации материальных ценностей и денежных средств в местах их хранения и участвуют в выявлении результатов инвентаризации. Рабочие инвентаризационные комиссии обычно создаются при большом объеме работ или территориальной разобщенности имущества для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Рекомендуется утверждать рабочие комиссии на весь отчетный год с возложением на них обязанностей по проведению разовых инвентаризаций;
- - разовыми, создающиеся по мере необходимости для осуществления контрольных проверок и выборочных инвентаризаций, их состав утверждается руководителем.
Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждается руководителем организации в приказе об инвентаризации. В нем же конкретизируется состав имущества, подлежащего инвентаризации, виды и причины инвентаризации (контрольная проверка, смена материально-ответственных лиц, переоценка и др.), определяются порядок и сроки проведения инвентаризации и назначается председатель инвентаризационной комиссии.
Вещественная и документальная проверка фактического наличия имущества и обязательств проводится инвентаризационной комиссией коллегиально. Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительным.
До проведения инвентаризации важно убедиться, что в организации четко организовано складское хозяйство и контрольно-пропускная система. Для этого инвентаризационной комиссии рекомендуется проверить следующие факты:
- - наличие охраны территории организации и оборудование помещений пожарно-охранной сигнализацией;
- - наличие фактически заключенных и правильно оформленных договоров о полной индивидуальной или бригадной материальной ответственности с работниками;
- - соответствие должностей материально-ответственных лиц утвержденному перечню должностей и работ, замещаемых и выполняемых работниками, с которыми организацией могут заключаться договоры о полной материальной ответственности;
- - создание материально ответственным лицам условий для обеспечения сохранности материальных ценностей, наличие закрываемых складских помещений, шкафов, сейфов, емкостей для хранения ценностей и оснащение мест хранения товарно-материальных ценностей необходимыми измерительными приборами;
- - наличие контроля за порядком вывоза ценностей с территории организаций и выдачей доверенностей на их получение;
- - отдельное хранение материальных ценностей, принадлежащих третьим лицам;
- - наличие приказов руководителя о назначении постоянно действующих комиссий.
Руководитель организации обязан обеспечить условия для полной и точной проверки членами инвентаризационной комиссии фактического наличия имущества в установленные сроки, предоставить работников, тару и инвентарь для перемешивания, взвешивания, перемещения грузов, измерительные и контрольные приборы.
Работники бухгалтерии распечатывают инвентаризационные описи, без заполнения графы "По данным бухгалтерского учета", но объектам и структурным подразделениям, подлежащим инвентаризации, в количестве не менее двух экземпляров. Подготовленные инвентаризационные описи раздаются всем материально ответственным лицам для заполнения графы "Фактическое наличие" с указанием сроков заполнения. Перед проведением инвентаризации материально ответственные лица должны подготовить все материальные ценности, оформить все приходные и расходные документы по ним.
Комиссия проводит подготовительную работу, предшествующую подсчету остатков:
- - пломбирует помещения, в которых находятся материальные ценности;
- - проверяет исправность весов, мерной тары, других измерительных приборов;
- - получает от материально ответственных лиц последний отчет со всеми документами, подтверждающими движение товарно-материальных ценностей и денежных средств, а также расписку о том, что к началу проведения инвентаризации все расходные и приходные документы на товарно-материальные ценности сданы в бухгалтерию и все поступившие товарно-материальные ценности приняты к учету, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества. Полнота передачи первичных документов подтверждается расписками материально ответственных лиц и держателей подотчетных сумм или доверенностей на получение ценностей. При отсутствии в организации материально ответственных лиц им признается руководитель организации.
Подготовительные мероприятия к проведению инвентаризации включают также разработку внутренних нормативных документов - правил, инструкций, распоряжений, регламентирующих деятельность комиссий на каждом этапе проведения инвентаризации. В указанных документах отражается конкретная методика проведения инвентаризации с учетом специфики деятельности организации и проверяемых объектов учета. Приводится описания действий членов рабочих комиссий при проверке наличия и состояния отдельных объектов, порядок получения подтверждений учетных данных контрагентами организации - поставщиками, покупателями, банками, налоговыми органами. Устанавливается порядок урегулирования претензий к работе инвентаризационных комиссий, формы первичных учетных документов, предназначенных для оформления результатов инвентаризации, разработанные и утвержденные в организации.
До начала инвентаризации председатель комиссии визирует все представленные приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), указывая "до инвентаризации на___(дату)", что служит для бухгалтерии основанием при определении остатков имущества на начало инвентаризации по учетным данным.
Если материальные ценности хранятся на нескольких складах, инвентаризация всех ценностей должна проводиться одновременно. Кроме того, должен быть обеспечен контроль поступления и выбытия материальных ценностей во время проведения инвентаризации. При наличии возможности необходимо приостановить приемку (выдачу) товарно-материальных ценностей на складах во время инвентаризации.
Товарно-материальные ценности, поступающие во время инвентаризации, принимаются материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии, приходуются по реестру или товарному отчету после инвентаризации и заносятся в отдельную опись под наименованием "Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации". В описи указываются дата поступления, наименование поставщика, дата и номер приходного документа, наименование товара, количество, цена и сумма. Одновременно на приходном документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии или по его поручению - члена комиссии делается отметка "После инвентаризации" со ссылкой на дату описи.
При длительном проведении инвентаризации в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера организации в процессе инвентаризации товарно-материальные ценности могут отпускаться по назначению в присутствии членов инвентаризационной комиссии. Они записываются в отдельную опись "Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации". В расходных документах делается отметка за подписью председателя инвентаризационной комиссии или члена комиссии.
Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, помещения, где хранятся ценности, по окончании дня должны быть опечатаны. Во время перерывов в работе инвентаризационной комиссии описи должны храниться в шкафах (сейфах) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.
После подготовительных работ производится опись имущества и обязательств. Проведение описи имущества и обязательств начинают с получения последнего на момент инвентаризации товарного отчета со всеми документами, отчета о движении денежных средств и расписки от материально ответственного лица. Члены инвентаризационной комиссии пересчитывают (взвешивают, обмеривают) в присутствии материально ответственных лиц имущество и составляют инвентаризационные описи.
Вещественная и документальная проверки осуществляются, как правило, сплошным методом, т.е. пересчитываются все ценности. Это процесс достаточно трудоемкий, но действующие нормативные документы позволяют применять упрощенные способы инвентаризации лишь в редких случаях. В частности, если материалы и товары хранятся в неповрежденной упаковке поставщика, их количество определяется на основании данных о них по спецификации или маркировке, имеющейся на упаковке, а также на основании накладных и счетов-фактур. При этом обязательно проводится выборочная проверка части запасов, и, если по ее результатам установлены расхождения фактического наличия и данных спецификаций или маркировки поставщиков, инвентаризационная комиссия обязана провести полную инвентаризацию данных ценностей.
Если проводится инвентаризация большого количества весовых товаров, один из членов инвентаризационной комиссии и материально ответственное лицо раздельно ведут ведомости отвесов. В конце рабочего дня или по окончании взвешивания данные этих ведомостей сопоставляют, а выверенный итог вносят в опись. Акты обмеров, технические расчеты и ведомости отвесов прилагают к результатам проверки.
После проверки фактического наличия материальных ценностей составляются акты инвентаризации и инвентаризационные описи. Формой первичной документации для учета результатов вещественной инвентаризации является инвентаризационная опись, а результатов документальной инвентаризации - акт инвентаризации.
Формы инвентаризационных описей и актов инвентаризации, утвержденные постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации но учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации", представлены в табл. 6.3.
Инвентаризационные описи и акты инвентаризации являются первичными учетными документами. Их можно заполнять вручную или в компьютерной программе. В них указывают наименования ценностей и объектов, их количество, единицы измерения и стоимость. На каждой странице описи указывается прописью число наименований материальных ценностей и их количество. При заполнении инвентаризационных описей и актов инвентаризации указывается денежная оценка каждого вида имущества и обязательств по данным первичных документов и регистров бухгалтерского учета.
Таблица 6.3. Формы инвентаризационных описей и актов инвентаризации
|
Наименование |
Номер |
|
Инвентаризационная опись основных средств |
|
|
Инвентаризационная опись нематериальных активов |
|
|
Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей |
|
|
Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных |
|
|
Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение |
|
|
Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей, находящихся в пути |
|
|
Акт инвентаризации драгоценных металлов и изделий из них |
|
|
Инвентаризационная опись драгоценных металлов, содержащихся в деталях, полуфабрикатах, сборочных единицах (узлах), оборудовании, приборах и других изделиях |
|
|
Акт инвентаризации драгоценных камней, природных алмазов и изделий из них |
|
|
Акт инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств |
|
|
Акт инвентаризации расходов будущих периодов |
|
|
Акт инвентаризации наличных денежных средств |
|
|
Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности |
|
|
Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами |
Ошибки исправляются во всех экземплярах общепринятым корректурным способом. Исправления должны согласовываться с председателем, членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами и подписываться ими. В инвентаризационных описях и актах инвентаризации нельзя оставлять незаполненные строки. На последней странице инвентаризационной описи делается отметка о проверке цен и подсчете итогов за подписями лиц, производивших ее. Инвентаризационные описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица своей подписью подтверждают факт проведения проверки в их присутствии, отсутствие каких-либо претензий к членам комиссии и принятие перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.
Если инвентаризация имущества проводится в связи со сменой материально ответственных лиц, работник, принявший имущество, расписывается в инвентаризационной описи в получении, а сдавший - в сдаче этого имущества. На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи.
После инвентаризации материально ответственные лица могут обнаружить ошибки в инвентаризационных описях. В этом случае они должны немедленно, до открытия складских помещений, заявить об этом председателю комиссии. Инвентаризационная комиссия осуществляет проверку указанных фактов и в случае их подтверждения производит исправление выявленных ошибок в установленном порядке.
При выявлении расхождений данных инвентаризации с данными бухгалтерского учета составляются сличительные ведомости типовых форм № ИНВ-18 и № ИНВ-19. До составления сличительных ведомостей и определения результатов инвентаризации бухгалтерия должна тщательно проверить правильность всех подсчетов, приведенных в инвентаризационных описях. Полученные сведения заносятся в сличительные ведомости, в которых проводится сравнение фактических сведений с данными бухгалтерского учета. Обнаруженные расхождения фиксируются в проекте акта инвентаризации, к которому прилагается бухгалтерская справка с указанием возможных вариантов списания недостач: хищения, стихийные бедствия, порча по вине материально ответственных лиц.
При составлении сличительных ведомостей необходимо учитывать пересортицу товарно-материальных ценностей (неправильный учет товаров одного сорта в составе другого сорта) и суммовые разницы, образовавшиеся в результате пересортицы, а также произвести списание потерь в пределах норм естественной убыли. Суммы излишков и недостач товарно-материальных ценностей в сличительных ведомостях указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете.
Для оформления результатов инвентаризации могут применяться единые регистры, в которых объединены показатели инвентаризационных описей и сличительных ведомостей. На ценности, не принадлежащие организации, по чистящиеся в на забалансовых счетах, составляются отдельные сличительные ведомости. Владельцам ценностей предоставляется справка о результатах инвентаризации с приложением копий инвентаризационных описей. В конце отчетного года результаты всех проведенных инвентаризаций обобщаются в Ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией (форма № ИНВ-26).
Инвентаризация – важный процесс, который позволяет контролировать остатки ТМЦ, основных средств, финансов на предприятии. Мы расскажем, какие виды инвентаризации бывают максимально подробно.
Что такое инвентаризация?
Инвентаризация – один из методов оценки имеющегося имущества в бухучете, который представляет собой проверку ТМЦ, ОС, финансов на предприятии, их состояние. Процесс проведения представляет собой сравнение фактического наличия имущества с тем, что указано в документах. Другими словами, эта проверка является одним из самых действенных способов для контроля сохранности имеющегося в компании имущества.
При проведении инвентаризации очень важно помнить, что именно будут проверять. Так, при проверке будет проводиться учет:
- Финансовых активов.
- Готовой продукции.
- Производственных запасов.
- Нематериальных активов.
- Основных средств.
- Запасов денежных средств.
- Товаров и т.д.
Также нужно помнить про наличие резервов, кредитов, иных кредиторских задолженностей, которые относятся к финобязательствам и также требуют контроля и проверки.
Проведение инвентаризации регламентируется приказом минфина РФ № 49 от 1995 года, который утвердил сроки и правила проведения процедуры.
Цели инвентаризации – какие можно достичь?
Поскольку инвентаризация это проверка, она преследует такие цели, как:
- Сначала описывается все имеющееся в компании имущество, затем переписывается имущество, записанное в документах, что позволит выявить недостачу, если она есть.
- Проводится подсчет количества ресурсов организации по факту, использующиеся в производственной деятельности.
- Для выявления недостачи или излишком обязательно сверяется наличие всего имущества по факту с тем, сколько записано в учете.
- Проводится контроль, что очень важно, полноты отражение имущества в учете.
- Проверяющие контролируют правила хранения имущества, их эксплуатации, выполнения обязательств, взятых на себя руководством компании.
- Также инвентаризация позволяет проверить эксплуатацию матактивов, хранение ТМЦ, ценных бумаг, финансов и иного имущества организации.
Но главная цель – сравнение фактического имущества с тем, что описано в документах и правила эксплуатации.
Виды инвентаризации – какие бывают?
Классификация инвентаризация весьма обширна, потому в нашей статье мы рассмотри все ее виды в отдельности. Для начала следует изучить разделение проверки по методу проведения:
- Натуральная.
- Документальная.
Первая проверка – зрительное наблюдение и запись имеющегося имущества, его количество и состояние. На данном этапе проверяющие подсчитывают товар, взвешивают его и т.д. Документальная проверка подразумевает изучение имущественных прав, записанных в бухучете, соблюдение финансовых обязательств компании перед кредиторами и бюджетом, и т.д. также на данном этапе изучаются и сверяются имеющиеся в компании документы, которые подтверждают право владения ТМЦ, ОС и т.д.
Кроме того, выделяют такие виды, как:
- Полная, проводится по объему.
- Выборочная, сплошная. По методу проведения.
- Плановая, контрольная. По назначению.
Давайте более подробно рассмотрим все нюансы проверок в табличке.
| Вид инвентаризации | Особенности проведения | Сроки проведения |
|---|---|---|
| Полная | Изучаются все ТМЦ, денежные средства, финансовые обязательства. Также учитывается не только принадлежащее компании имущество, но и арендованное. | Проводится перед созданием годового отчета или перед проверкой государственной комиссии |
| Частичная | Обычно проверяется какая-то часть имущества. К примеру, отдельно только ТМЦ или товары, хранящиеся на складе, средства в кассе. | |
| Выборочная | Обследуются на выбор определенные ТМЦ, ценности, ОС. В случае обнаружения расхождений руководство обычно выдает приказ провести полную проверку. | Может проводиться в любое время по желанию руководства |
| Сплошная | Проводится одновременно проверка всех ТМЦ, ОС и т.д. в компании. При этом одновременно могут работать несколько инвентаризационных комиссий. | Может проводиться в любое время по желанию руководства |
| Проверяется указанные руководством ценности и имущество | По утвержденному графику | |
| Плановая | Список исследуемого имущества определяет руководитель компании | Обычно проводится после стихийных бедствий, фактов кражи для проверки имущества |
Порядок проведения инвентаризации – шаг за шагом
Порядок и сроки проведения инвентаризации принимаются руководителем компании вместе с принятием учетной политики или отображается в отдельном приказе. Кроме сроков проведения полной инвентаризации в документ нужно отразить количество проведения проверок в году, перечень инвентаризируемого имущества и обязательств.
Кроме того, в организации должна быть создана инвентаризационная комиссия, в состав которой входить руководитель или его заместитель, главбух или экономист, начальник проверяемого одела, представители общественности при необходимости. Если предстоит проверить большой объем работы, нужно создать несколько рабочих инвентаризационных комиссий, при этом в их состав должны быть включены опытные специалисты, которые хорошо знают правила проведения проверок, первичный учет, порядки формирования цен на товары и т.д.
Члены комиссии утверждаются руководителем – в случае отсутствия хотя бы одного человека, результаты проверки могут признать недействительными.
Кроме состава комиссии, в приказе о проведении инвентаризации нужно указать следующее:
- Причины проведения проверки.
- Перечень имущества и обязательств, которые следует проверить.
- Место проведения.
- Сроки сдачи документ в бухгалтерию.
- Сроки проведения инвентаризации.
Участники инвентаризационной комиссии:
- Проводят проверку ТМЦ и денежных средств.
- Вместе с представителями бухгалтерии разрабатывают предложения по зачету излишком и недостач, по списанию недостачи.
- Могут выносить вопросы, касающиеся хранения ТМЦ, улучшения их учета, контроля за хранением.
При этом созданные на предприятиях комиссии несут ответственность за:
- Своевременность проведения проверок в соответствии с приказами руководства.
- Полноту внесения записей, их точность при проведении инвентаризации.
- Правильность указания всей информации при проведении проверки, включая тип товара, сорт, марку оборудования и т.д.
При внесении заведомо ложных данных для сокрытия недостачи или наличия излишков, члены комиссии могут быть привлечены к ответственности.
Документальное оформление – как правильно делать?
После проведения инвентаризации материально-ответственное лицо отдела, где была проведена проверка, ставит подписи на двух экземплярах документов. Это подтверждает, что он ознакомлен с результатами инвентаризации, не имеет претензий к членам комиссии. Также ставят подписи и члены комиссии. Заполненные описи передаются в бухгалтерию, после чего специалисты составляют сличительную ведомость, где указывается расхождение между данными бухучета или фактическим наличием товаров.
После проведения инвентаризация данные передаются руководителю компании для ознакомления. При наличии излишков или недостачи именно руководитель компании принимает решение о взыскании с виновных лиц.
Кроме того, есть несколько нюансов документального оформления инвентаризации:
Сначала оформляются первичные документы.
- Вносить исправления можно только в том случае, если будет сноска об исправлении ответственных лиц.
- В документ не должно быть пустых граф, куда можно вписать ненужную информацию.
- Документы нужно скрепить и вложить в одну папку.
- Все страницы описи следует пронумеровать.
Недостача или излишки – что делать?
Документальное оформление недостачи либо излишков следует оформлять после инвентаризации. При этом вместе с документом, где перечислены недостачи или излишки, необходимо обязательно приложить все документы, которые требуются для фиксации товаров или средств в кассе.
К ним относят:
- Акты о проведенной инвентаризации.
- Журнал регистрации ТМЦ.
При списании нужно упираться на политику предприятия и нормы естественной убыли, правда, ее можно списать только после всех расчетов в бухгалтерии и проверки руководства. Также после этого будет известно, нужно ли проводить проверку на предприятии с целью выявления лиц, виновных в несоответствиях, обнаруженных при проверке.
Отвечает за недостачу руководитель компании, который должен определиться, что с ней делать – списать на расходы или взыскать сумму недостачи с виновных. Чаще всего мелкие недостачи списываются из кредита в дебет – это норма действует на основание статья 12 ФЗ «О бухгалтерском учете», если не найдены виновные. Урегулировав вопрос с недостачей, руководитель оформляет приказ и передает его в бухгалтерию.
В случае если комиссия выявила виновных в недостаче или излишках, то наказание, естественно, будут нести они. При этом руководитель предприятия вправе подать в суд для взыскания суммы ущерба.
Виновные будут возмещать ущерба в случае:
- Наличия доказательств их вины.
- Признания вины самим сотрудником. Тут нужно написать объяснительную, в которой следует указать причины.
- Вина была доказана инвентаризационной комиссией.
- Руководитель издал приказ о взыскании суммы ущерба из заработной платы сотрудников.
Но важно помнить и то, что в случае наказания сотрудника, который невиновен в нанесенном ущербе, он вправе обратиться в суд для защиты своих прав.
Вконтакте
Что такое инвентаризация?
Данное определение включает в себя проверку имущества компании, а также ее финансовые обязательства за конкретный промежуток времени в результате сравнения фактически полученных данных со сведениями из бухгалтерского учета. Таким образом, подобная процедура осуществляет так называемый фактический контроль за сохранностью имеющихся средств и ценностей. Кроме того, это эффективный метод наблюдения и проверок правильности отображения операций в бухгалтерских счетах, соблюдения финансовой дисциплины, а также нахождения и корректировки расхождений среди фактических данных, которые были получены в результате самого процесса мониторинга.
Основные задачи
Все виды инвентаризации направлены на исследование точности данных, своевременное выявление ошибок, контроль за уплатой необходимых налогов и отчислений, соблюдение правил материальной ответственности, выявление неходовых, устаревших, а также залежавшихся товаров и многое другое.
Основные причины
В настоящее время различается несколько оснований для проведения вышеописанного процесса. Перечислим некоторые из них:
- Аварии и стихийные бедствия.
- Злоупотребление служебными полномочиями.
- Проведение аудиторских проверок.
- Судебно-следственные требования.
- Недоверие к материально ответственным лицам.
- Кражи.
- Изменение свойств и качеств товаров и материальных ценностей.
- Выявление ошибок, которые влекут за собой значительные материальные потери.
В современном мире существует несколько классификаций, благодаря которым тот или иной процесс можно отнести к одной из данных категорий.
Рассмотрим такое разделение подробнее. По обязательности проведения выделяют следующие виды инвентаризации: обязательная и инициативная.
Первая, как следует из названия, должна выполняться в соответствии с действующим законодательством. Ко второй группе можно отнести те проверки, которые назначаются решением руководителя компании или предприятия. В свою очередь, существует также классификация по месту проведения, в соответствии с которой инвентаризация материальных ценностей может проводиться:
- в производстве;
- в кассе;
- на торговых площадях;
- на складах.
Виды инвентаризации также могут различаться по периодичности (плановая, внеплановая и периодическая) и по методам проведения (натуральная и документальная).
Виды проверок по степени охвата
В данном случае выделяют следующие виды проверок:
- полная;
- частичная;
- выборочная.
Следует отметить, что первая категория включает в себя мониторинг всех объектов имущества и финансовых обязательств организации. Вторая группа подразумевает проверку по какому-либо одному или нескольким критериям. Третий тип необходим тогда, когда следует исследовать работу материально ответственных лиц или же какого-либо отдельного участка производства.
Контроль объектов бухгалтерского учета
В настоящее время наиболее часто проводится инвентаризация статей баланса. Сюда входят: материальные запасы, ценные бумаги, основные средства, готовая продукция, денежные документы, товары в торговой сети.
Полная инвентаризация охватывает все имущество и финансовые обязательства предприятия, она является весьма трудоемкой работой. Также полная инвентаризация является системой учетных мероприятий для определения количества, состояния и состава всех видов имущества (товары, движимое и недвижимое имущество, ценные бумаги, инвентарь и т.д. и т.п.) предприятия.
Проводится полная инвентаризация один раз в год, по требованию финансовых и следственных органов или обычно перед составлением годового отчета по состоянию на первое января или на дату, близкую к концу отчетного года.
Обычно перед проведением полной инвентаризации об этом ставится в известность заведующий складом. Это необходимо для того, чтобы в день проведения инвентаризации не производился прием или отпуск товарно-материальных ценностей со склада.
Частичная инвентаризация охватывает какой-либо один вид средств предприятия, например, только денежные средства в кассе или только материалы на определенном складе. Она должна проводится систематически в течение года, так как обеспечивает сохранность имущества предприятия, дисциплинирует материально ответственных лиц, позволяет своевременно скрыть нарушения, злоупотребления и факты хищения. Там, где материально ответственные лица чувствуют жесткий контроль за своей работой со стороны работников бухгалтерской службы, вероятность злоупотреблений и фактов хищений сводится к минимуму. Также частичная инвентаризация является надежным способом контроля, не мешающим работе и не требующим высокого уровня внутренней организации.
Выборочная - это инвентаризация, при которой проверяются только некоторые (на выборку) ценности у конкретного материально ответственного лица. Выборочные инвентаризации являются разновидностью частичных и проводятся, как правило, по товарам, уценённым и переведённым в пониженные сорта, оказавшимся без ярлыков, морально устаревшим и испорченным, а также в случаях, когда полная инвентаризация по товарам не целесообразна.
Выборочная инвентаризация наличия товаров может проводиться в случаях обнаружения нарушения порядка и сроков проведения инвентаризации, а также в случаях установления фактов списания материальных ценностей по незаконным операциям или неправильно оформленным документам. В период между полными инвентаризациями в организациях рекомендуется систематически проводить выборочные инвентаризации.
Основной задачей выборочных инвентаризаций в межинвентаризационный период является:- осуществление контроля сохранности товаров;- выполнения правил их хранения;- соблюдения материально-ответственным лицом установленного порядка ведения первичного складского учета. Внеплановой выборочной инвентаризации подвергаются, как правило, наиболее дорогостоящие товары, по которым имеются сверхнормативные запасы или продолжительное время не было движения.
По роли в хозяйственном процессе выделяют плановую и внеплановую инвентаризации. Плановые инвентаризации проводят периодически согласно плану (графику) в заранее намеченные сроки. Внеплановые (внезапные) инвентаризации проводятся неожиданно для материально ответственного лица, чтобы установить наличие проверяемых товаров.
Также выделим инвентаризации - повторную, необходимую и контрольно - перепроверочную. Повторная инвентаризация проводится при возникновении сомнения в качестве инвентаризации или в том, что материально ответственное лицо знало заранее срок начала инвентаризации и подготовилось к ней. Необходимая инвентаризация проводится в ряде случаев, предусмотренными нормативно-правовыми актами. Контрольно - перепроверочная инвентаризация проводится в период инвентаризации или сразу же после ее окончания. Она охватывает не менее 10% проверенных ценностей.