Компания во время осуществления своей хозяйственной деятельности, в соответствии с заключенными с работниками трудовыми соглашениями, должна выплачивать за их труд денежное вознаграждение. Это она может делать наличным и безналичным путем. Для оформления выдачи зарплаты могут использоваться несколько документов, в том числе платежная ведомость.
Согласно законодательству работодатели по трудовым контрактам должны осуществлять выплату зарплаты два раза в месяц. Эти сроки определяются внутренним нормативным актом предприятия, и их необходимо строго соблюдать.
Если выдача осуществляется достаточно большому количеству сотрудников через кассу, целесообразно использовать платежную ведомость, для которой Госстатом предусмотрена форма Т-53. Ее выписывает бухгалтер-расчетчик после начисления зарплаты за прошедший месяц или в сроки, установленные в фирме в качестве периода выдачи аванса. Основанием для заполнения этого документа является расчетная ведомость.
В соответствии с учетной политикой компания имеет право вместо этих двух бланков применять такой документ, как расчетно платежная ведомость форма 49. Это часто используется на малых предприятиях с целью оптимизации документооборота. Главное отличие платежной ведомости от в том, что она предназначена только для выплаты денег. Расчет оплаты труда, а также сумм удержаний производится в другом документе ().
Форма платежной ведомости предусмотрена во всех специальных программах по бухучету, в которых она заполняется в автоматическом режиме. Допускается также использовать типографские бланки, которые заполняются вручную. После создания документа его передают в кассу фирмы и в установленные сроки должностные лица выдают наличность, а сотрудники, получив ее, расписываются в ведомости.
На общую выданную зарплату кассир или бухгалтер выписывает РКО. Вовремя не полученную сотрудниками зарплату кассир суммирует в документе при закрытии ведомости и отправляет в банк с пометкой «Депонировано». Это означает, что данные деньги резервируются на расчетном счете и не могут расходоваться компанией на другие цели.
На больших предприятиях платежная ведомость может состоять из нескольких листов. В последнее время с развитием зарплатных проектов в банках, этот документ становится неактуальным.
Образец заполнения платежной ведомости по форме Т-53
Лицевая сторона
Верхняя часть бланка содержит название компании, регистрационный код ОКПО в статистике, а также наименование отдела, если существует значительная организационная структура. Под кодами необходимо указать корреспондирующий счет.
Далее записываются установленные сроки для выдачи зарплаты на предприятии, в течение которых она будет выплачиваться. В основном это три идущих подряд дня. В следующей строке указывается общая сумма денег к выдаче как прописью, так и цифрами.
Затем платежную ведомость визируют директор и главный бухгалтер с расшифровкой своих должностей и Ф.И.О.
Ниже рядом с названием формы проставляется номер документа по порядку и дата ее выписке. Затем в графах записываются начальная и конечная даты периода, за который производится выплата зарплаты.
Оборотная сторона ведомости
В первом столбце ее указывается номер записи, далее табельный номер работника, а потом полностью личные данные. В следующей графе цифрами заносится денежная сумма, которую сотруднику необходимо выдать на руки. Факт получения денег работник отражает своей личной подписью в пятом столбце. В разделе «Примечание» кассир вписывает необходимые для него пометки, например, наименование и реквизиты доверенности при получении денег не лично сотрудником.
Если зарплата в установленные сроки не была получена, кассиром делается в столбце «Подпись» отметка о депонировании.
В последней строке определяется итоговая сумма.
Ведомость может включать несколько листов, поэтому ниже указывается их количество.
В следующей строке проставляются реквизиты выписанного РКО () - его номер и дата оформления.
После проверки платежной ведомости ответственным должностным лицом, он ее визирует и проставляет дату. Здесь же нужно указать его личные данные.
Оформление расчетно-платежной ведомости сопровождает выдачу заработной платы работникам предприятий и организаций. Особенность данного документа заключается в том, что он является одновременно как расчетным, так и платежным, что в свою очередь, позволяет существенно уменьшить документооборот компании. Стоит отметить, что наиболее целесообразно использовать расчетно-платежную ведомость на малых предприятиях, в крупных же компаниях лучше заполнять платежную и расчетную ведомости отдельно.
ФАЙЛЫ
2 файла
Кто заполняет бланк расчётно-платёжной ведомости
Расчетно-платежная ведомость является первичным бухгалтерским документом, поэтому ее оформление входит в компетенцию специалиста бухгалтерского отдела. Основанием для составления ведомости является работников, который обычно ведет кадровик или секретарь организации. Документ имеет регулярный характер и оформляется один раз в месяц (перед выдачей зарплаты).
Порядок оформления расчётно-платёжной ведомости
Прежде чем выдать заработную плату, ответственный сотрудник предприятия проверяет табель учета рабочего времени, который затем передается в бухгалтерию. Далее бухгалтер вносит необходимые данные на титульную страницу и в таблицу, подписывает ведомость сам и отправляет ее на утверждение руководителю компании, затем передает ее кассиру.
Хранится расчётно-платёжная ведомость в архиве, как и все документы предприятия.
После того как деньги будут выданы, ведомость возвращается обратно в бухгалтерию, где после проверки главным бухгалтером внесенных в нее сведений, информация о ней вносится в специальный внутренний журнал учета документов, а сама ведомость отправляется в архив предприятия.
Когда применяется расчётно-платёжная ведомость
Бланк ведомости заполняется в тех случаях, когда заработная плата передается через кассу предприятия, путем выдачи работникам наличных денежных средств.
В случаях перечисления на банковские счета и карты работников используются другие документы.
Правила составления и оформления расчётно-платёжной ведомости
На сегодняшний день ведомость может составляться в свободной форме или по разработанному внутри предприятия шаблону (в этом случае документ должен быть зарегистрирован в учетной политике фирмы). Многие предприятия по старинке предпочитают использовать ранее обязательный к применению бланк Т-49. Это связано с тем, что данная форма включает в себя все необходимые сведения и имеет удобную и понятную структуру.
Заполнять документ можно как в рукописном, так и в печатном виде (второй вариант существенно ускоряет процесс), при этом независимо от того, какой путь будет выбран, бланк обязательно должен содержать оригиналы подписей:
- ответственных сотрудников,
- руководителя компании,
- а также работников предприятия, получивших по ней деньги.
Что делать, если в документе есть ошибки
К заполнению данного документа следует относиться крайне внимательно и скрупулезно, проверяя и перепроверяя все вносимые в него сведения. Нужно стараться избегать неточностей и ошибок, но если они все же случились, а переделать весь документ по каким-либо причинам уже невозможно, нужно аккуратно зачеркнуть неверные данные и написать сверху правильные. При этом рядом с корректировкой следует написать «исправленному верить», а рядом поставить подписи всех ответственных за составление ведомости сотрудников.
Важно отметить, что использование штрих-корректора для исправления ошибок недопустимо.
Пример составления расчётно-платёжной ведомости
Первая часть документа включает в себя основные сведения об организации:
- ее название,
- наименование структурного подразделения или отдела, по которому начисляется зарплата (при их наличии),
- код компании по (Общероссийский классификатор предприятий и организаций),
- дату заполнения ведомости и номер документа по внутреннему документообороту.
- сумма денежных средств, выдаваемых из кассы в виде заработной платы,
- срок выдачи,
- период, за который она выдается (здесь нужно указать дату его начала и окончания).
В завершение эта часть документа должна быть подписана первыми лицами компании: руководителем (или уполномоченным действовать от его имени сотрудником), а также главным бухгалтером.
Ниже идет основная часть документа, которая оформлена в виде таблицы.
В первый
столбик вносится номер работника по порядку,
во второй
– его (находится в личной карточке),
в третьем
— должность (в соответствии со штатным расписанием).
В четвёртом
указывается , по которой работает сотрудник (или ).
С пятого по седьмой
— количество отработанных им дней (строго исходя из тех данных, что отражены в табеле учета рабочего времени).
При необходимости в таблице нужно отметить число выходных и праздничных дней, в которые человек также выходил на работу (по ним идет двойная оплата труда) или же поставить здесь прочерки.
Следующие графы посвящены непосредственно насчитываемой сумме заработной платы.
Восьмая
графа фиксирует, сколько начислено сотруднику в соответствии с тарифной ставкой. Девятая
указывается размер премии (но только при наличии на то специального приказа или распоряжения директора компании).
В десятую
графу вписываются данные о выплатах по больничному листу,
с 11 по 13
– все прочие суммы. Если какие-то виды начислений отсутствуют, в нужные ячейки необходимо ставить прочерки.
В четырнадцатой
графе следует указать общую сумму начисления.
Далее в таблицу в пятнадцатую
нужно внести сведения о подоходном налоге, который удерживается с работника (в размере 13 % от всей суммы дохода),
в графы с 16 по 18
– все остальные виды удержаний (авансы, взыскания и т.п.).
В графу под номером 19
вносится долг (при его наличии), числящийся за предприятием по отношению к сотруднику,
а в 21
графу вписывается окончательная сумма, подлежащая к выдаче. Рассчитывается ее значение просто: от суммы всех начислений (гр. 14) вычитается сумма удержания (гр. 15-18) и прибавляется сумма долга (гр.19).
В завершение напротив каждой строки должен расписаться тот сотрудник, по которому вносились сведения.
После того, как таблица документа будет полностью заполнена, внизу прописью указывается вся сумма денежных средств, которая выдается работникам в виде заработной платы. Затем ведомость подписывают кассир и бухгалтер предприятия.
Подготавливая какую-либо денежную выплату работнику - вознаграждение, начисленную заработную плату, компенсацию - бухгалтер-расчётчик оформляет платёжную ведомость по форме Т-53.
Бланк состоит из двух частей; в первой содержатся общие сведения об организации и предназначенная к выплате сумма; вторая часть представляет собой таблицу, содержащую список работников и положенную им зарплату.
Правила заполнения платёжной ведомости по форме Т-53
На первом листе платежной ведомости Т-53 указываются название организации, её код по ОКПО, структурное подразделение, если зарплата выдаётся конкретно в нём; номер корреспондирующего счёта (номер учёта расчетов с сотрудниками - 70).
Следом указывается срок, на который обналичиваются средства; для выдачи зарплаты это трёхдневный срок, со дня получения денег в банке.
Далее прописью и цифрами указывается вся сумма выплат. Ставятся подписи руководителя организации и главного бухгалтера.
Указывается номер платёжной ведомости, дата её оформления, и расчётный период, за который выдаётся зарплата.
На втором листе, в таблице, указываются сведения о работниках, на которых оформлены выплаты:
табельный номер, ФИО, сумма цифрами.
При получении денег каждый из работников расписывается напротив своей фамилии. Если по какой-то причине кому-то из них в указанный трёхдневный срок деньги получить не удалось, эта сумма сдаётся в банк, а в графе "Примечание" делается отметка о её депонировании. Выдача денег работнику переносится.
Когда таблица заполнена, и все работники расписались в получении денег, под таблицей прописью и цифрами указывается выплаченная сумма и депонированная, если такая есть.
Платежную ведомомость заверяют бухгалтер (главный бухгалтер) и руководитель предприятия.
Платёжные ведомости регистрируются в журнале регистрации платёжных ведомостей (форма Т-53А)
Платёжная ведомость (форма Т-53) оформляется в одном экземпляре, подписывается руководителем и передаётся для выдачи денег кассиру.
Бланк состоит из двух частей:
- в первой содержатся общие сведения об организации и предназначенная к выплате сумма;
- вторая часть представляет собой таблицу, содержащую список работников и положенную им зарплату.