Вопрос
: Как правильно поступить бухгалтеру в случаях, если работник принес неправильно оформленный больничный лист или не заполненный до конца?
Ответ : Для начала укажем, что если неправильно оформленный больничный лист обнаружится при проверке, то эту сумму придется вернуть в ФСС. Если же выплаты по листу будут меньше положенных, то фонд должен будет доплатить организации.
Теперь по пунктам. Начнем со второй части вопроса.
1. Больничный лист оформлен с ошибками
На практике часто случается, что при заполнении больничного листа допускаются ошибки. Если они имеют принципиальный характер и приводят к недостоверности документа, то следует вернуть его работнику с тем, чтобы он внес в лечебном учреждении нужные исправления. Приведем наиболее характерные ошибки:
- неверно указаны Ф.И.О. работника;
- неверно указано место осуществления трудовой деятельности;
- на листе отсутствует подпись врача;
- на документе отсутствуют печати учреждения;
- в документе присутствуют исправления, не завизированные врачом;
- больничный лист оформлен лицом, не имеющим на то полномочий (приемным отделением поликлиники, например);
- не совпадают даты выдачи больничного и освобождения от работы;
- не указана причина нетрудоспособнос ти;
- превышен лимит, предоставленные одному врачу для выдачи больничного (10 суток для единовременного и 30 – для продления).
Работник может отказаться вносить исправления. Здесь возникает некая коллизия. С одной стороны, работнику можно ставить прогул, поскольку не доказан факт недомогания или болезни. С другой стороны, у него на это могут быть уважительные причины, да и ведь не он виновен в наличии ошибок. В таких случаях добросовестные работодатели пишут письмо в лечебное учреждение, оформлявшее больничный лист, просят подтвердить факт болезни и исправить допущение огрехи.
На период запроса следует создать комиссию и документально оформить отказ работника от участия в исправлении ошибок.
2. Больничный лист вообще не представлен
Первое побуждение работодателя в таком случае – поставить прогул. Однако торопиться здесь не стоит. Надо понять причины, почему так случилось.
Если причина была уважительной, а предупреждение о болезни – желание скрыть истинную причину отсутствия на работе, то поступать следует в зависимости от ценности сотрудника. Обязательно перед рассмотрением причин взять объяснительную записку с отсутствовавшего сотрудника. Как правило, в таких случаях на время отсутствия оформляют отпуск без сохранения заплаты.
Если причина оказалась неуважительной, то налицо нарушение трудовых обязанностей. Здесь неизбежно дисциплинарное взыскание. Степень его строгости определяет руководитель, если коллектив небольшой, или комиссия, если штат велик. Обязательно перед принятием решения взять объяснительную записку с прогулявшего сотрудника. Имейте в виду, что за подобный проступок в ТК РФ предусмотрено увольнение (расторжение трудового договора).
Лист нетрудоспособности вмещает в себе два раздела, первый из которых заполняет медработник, а второй – работодатель. В больших организациях, как правило, данная обязанность ложится на кадровика или бухгалтера. Если же при заполнении документа допускаются ошибки, необходимо выяснить, подлежат ли они исправлению, и если это так, корректно внести правки.
Ошибки исправляет работодатель
Работодатель имеет право исправлять любые ошибки только на бланке листа, который предварительно заполнил сам. Важно отметить, что если не корректировать ошибки, велика вероятность, что после проверки ФСС их обнаружит и откажется возместить расходы по такому листу.
Порядок действий
Прежде чем приступать к внесению правок, стоит вооружиться одной из следующих ручек – гелевой, капиллярной или перьевой.
Важно! Запрещается исправлять недочеты маркером, фломастером или шариковой ручкой.
Вооружившись подходящей ручкой, работодатель может приступить к корректировке информации, придерживаясь такой последовательности:
- Выявить ошибочную запись и перечеркнуть ее горизонтальной ровной линией.
- Перевернуть лист бланка и на обратной стороне в отведенном для этого месте указать корректные данные. Разрешается запись сделать прописными буквами.
- Под правильной записью сразу же указать следующую пометку – «Исправленному верить».
- Под внесенной пометкой поставить роспись и печать организации.
Если компания небольшая и не имеет собственной печати, можно обойтись лишь двумя подписями – должностного лица, вносимого исправления, и руководителя компании.
Следует отметить, что исправления на листе нетрудоспособности нового образца вносятся в указанном выше порядке. Скачать образец справки, на которой работодатель заменил дату начала выхода сотрудника на работу — .
Какой же срок дается на корректировку ошибок? В действительности нет установленных сроков, но лучше выполнить это максимально быстро. Дело в том, что представители районного органа соцстрахования могут организовать выездную проверку и установить факт наличия неисправленных ошибок в листе, что может привести к неблагоприятным последствиям вплоть до отмены пособия.
Неправильно записано наименование компании
Оно должно соответствовать данным, указанным в учредительных документах компании. При этом 66-й пункт Приказа №624н позволяет фиксировать его и в полном, и в сокращенном виде. Если же выявлены ошибки, правки вносятся в 4 шага:
- Зачеркнуть неправильный вариант.
- Перевернуть бумагу и указать верное название.
- Внести запись «Исправленному верить».
- Поставить роспись и печать (если имеется).
Образец такого исправления представляем ниже:
Возможно, некорректное наименование указано на бланке, который заполнял врач. Работодатель не имеет права самостоятельно исправлять ошибки. К тому же они будут считаться незначительными, если не помешают выяснить место работы сотрудника. При этом очень важно, чтобы в своем разделе кадровик или бухгалтер корректно указал всю информацию о компании – ОГРН , ИНН , название без кавычек.
Как исправить расчетные суммы?
Одни из самых частых ошибок в больничном листе – это некорректное указание следующих данных:
- размера заработной платы (средней/среднедневной);
- размера начисляемого пособия;
- страхового стажа сотрудника.
В этих случаях принцип исправления остается неизменным – необходимо зачеркнуть ошибочную запись, а на обратной стороне отписать корректную информацию, сделать отметку «Исправленному верить», поставить роспись + печать. Образец такого исправления представляем далее:
Иногда работодателю приходится сталкиваться с такой ситуацией:
- До нового места работы сотрудник в течение двух лет был трудоустроен на другом месте, а новому же работодателю не представил справку о заработной плате. В связи с этим расчет больничного был произведен по размеру МРОТ. Позже работник получил с прежнего места трудоустройства справку и передал ее бухгалтеру для перерасчета пособия по средней зарплате, поскольку так его размер будет выше.
- Перерасчет по больничному листу может быть произведен в течение 3-х лет после его закрытия. Когда совершается первый расчет, в лист вносится сумма среднего заработка, а также размер исчисляемого пособия. Так, для перерасчета необходимо в документе исправить сразу 5 чисел.
- На обратной стороне справки не хватит места для всех записей. Следовательно, в данном случае целесообразно провести перерасчет на новом листе, который в дальнейшем можно прикрепить к больничному листу, как в случае с первоначальным расчетом. Так, на бланке листа не вносятся какие-либо правки.
Что если исправления внесены неверно?
Достаточно часто работодатели допускают такую ошибку – зачеркивают неправильную запись, а исправления указываются не на обратной стороне листа, а вписывают сверху над перечеркнутыми ячейками. Такой лист не перестает быть подлинным, однако считывающее устройство не будет сканировать исправления, а лишь информацию в перечёркнутых ячейках.
Как же внести изменения? Всё достаточно просто – необходимо продолжить процедуру исправления ошибок, внеся все необходимые записи на обратной стороне листа, которые необходимо заверить росписью и печатью (при наличии).
После корректного исправления листа в рабочем табеле учета времени возле дней, которые сотрудник был вынужден пропустить по причине болезни, кадровиком или бухгалтером ставится одна из двух пометок – «19» или «Б».
Если ошибки допустил медработник
Если врач допускает ошибки, влияющие на начисление пособий, их исправление является недопустимым. В этом случае потребуется заполнить новый бланк, в котором указывается та же дата выдачи, что и в первоначальном листе.
Какие же помарки являются техническими и не влияют на размер пособия? К таковым можно отнести следующие помарки:
- вместо арабских цифр прописаны римские цифры;
- записи внесены шариковой ручкой;
- данные указаны прописными буквами;
- в записях допущены лишние проблемы и знаки препинания – кавычки, запятые, точки и т. п.;
- в наименовании организации допущены ошибки, которые не мешают определить место работы сотрудника;
- адрес больницы или госпиталя прописал в ненадлежащей последовательности.
Так, допускаются лишь недочеты, которые не искажают смысл записей и позволяют точно прочесть диагноз.
Если надо определить, являются ли ошибки врача техническими и не влияют ли на начисление пособий, можно обратиться за консультацией в районное отделение фонда соцстрахования.
Если серьезную ошибку медработника выявил работодатель после сдачи документа сотрудником для получения пособия, справка не может быть принята. Исправлять ошибки доктора категорически запрещено. Так, сотруднику потребуется вновь обратиться в медучреждение для получения дубликата больничного листа.
Разрешенное количество помарок
В некоторых ситуациях кадровые работники могут допустить несколько помарок. В этом случае становится актуальным вопрос о том, сколько максимум исправлений разрешается вносить. Ответ зависит от типа справки:
- Старого образца . Нет предельного количества, то есть можно вносить неограниченное количество поправок, главное – сохранить читабельность документа.
- Нового образца . Можно вносить не более 2-х поправок, что обусловлено ограниченным количеством свободного места на развороте бланка.
Если пренебрегать данными правилами, лист нетрудоспособности будет считаться недействительным, поэтому потребуется снять дубликат. Подробнее о том, как получить дубликат больничного листа — .
Видео-консультация
В следующем видео эксперты расскажут, при каких ошибках бланк листа нетрудоспособности считается недействительным, и к чему могут привести ошибки:
Итак, сотрудник получает пособие по больничному в ФСС, представители которой предварительно проверяют документ. Если в нем внесены некорректные исправления, работнику могут отказать в получение оплаты за пропущенные дни. Работодателю же это грозит административным взысканием. Чтобы избежать этого, все ошибки необходимо исправлять корректно.
Вконтакте
В последние годы Фонд социального страхования проверяет листки нетрудоспособности с особым пристрастием. Такой подход имеет логичное объяснение: количество поддельных документов очень велико. Чтобы избежать проблем с контролирующим органом, бухгалтеру следует проявлять бдительность. Ему необходимо знать, как сделать исправление в больничном листе работодателем 2016 (образец), как отличить правильно оформленный бланк от неправильного.
Листок нетрудоспособности – не просто подтверждение уважительной причины отсутствия сотрудника на работе. Это финансовый документ, на основании которого производится расчет пособия. Без него работодатель не может претендовать на возмещение от страхового фонда. Важно тщательно проверять бланк, учитывая тот факт, что врач может сделать в нем не более двух исправлений. Количество корректировок в части, заполняемой работодателем, не ограничено.
Исправление ошибки в больничном листе работодателем
ФСС не ограничивает количество ошибок, которое вправе допустить работодатель при заполнении больничного листа. Это означает, что любые помарки и неточности не могут явиться основанием для отказа в возмещении со стороны Фонда.
Все, что требуется от кадровика или бухгалтера, – исправить допущенные «промахи». Для этого зачеркните неверные записи на лицевой стороне документа, а на его обороте укажите верные данные вместо некорректных. Пропишите название каждой неправильной строчки и рядом поместите нужную информацию.
Под всеми коррективами необходимо поместить запись «Исправленному верить», подписи руководителя предприятия и главного бухгалтера. Справа проставляется печать компании. Требованиям ФСС соответствует и образец, как исправить больничный лист работодателю, где подписями и оттиском печати заверена каждая строка с корректировками.
Смещенная запись и неправильный выбор чернил
Согласно требованиям контролирующих органов, бухгалтер компании должен заполнять листок нетрудоспособности чернилами черного цвета. Другая ручка недопустима, но некоторые неопытные специалисты забывают об этом и используют чернила синего или фиолетового цвета. Такой документ не следует считать запорченным, в него несложно внести корректировки.
ФСС дает следующие разъяснения, как исправить больничный в этом случае. Нужно зачеркнуть черными чернилами все записи, сделанные синей ручкой. Затем нужно перевернуть листок нетрудоспособности обратной стороной и на ней повторить написанное на лицевой, но уже «правильным» цветом. Под занесенными сведениями ставится запись «Исправленному верить», печать организации и подписи ее главбуха и директора.
Согласно правилам заполнения листка нетрудоспособности, все записи, внесенные работодателям, должны начинаться с первой ячейки. Смещенная запись – ошибка, которая нуждается в корректировке. Исправления в больничном листе вносятся одним из трех способов:
- Все смещенные строки зачеркиваются, а на обороте документа дублируется информация из них. Внизу прописывается фраза «Исправленному верить», ставятся подписи ответственных лиц и оттиск печати.
- На лицевой стороне документа не делается никаких правок, а на оборотной указывается следующее: «Записи в таких-то строках просим считать внесенными с первой ячейки». Эта фраза заверяется подписью главбуха, директора и печатью.
- В первой ячейке на лицевой стороне больничного ставится цифра «0».
Если в больничном листе допущена ошибка работодателем, нет повода бить тревогу. Специалисты ФСС дают четкие разъяснения, как исправить совершенные «оплошности». Если сделать все согласно существующим правилам, документ будет принят ФСС и по нему не возникнет вопросов и разногласий.