Докладные и служебные записки - это, как правило, внутренние документы организации. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам. В Кратком словаре видов и разновидностей документов, разработанном Главархивом СССР, ВНИИДАД, ЦГАДА в 1974 году, даны определения этих документов, из которых следуют некоторые различия в их назначении:
докладная записка - документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя;
служебная записка - записка о выполнении какой-либо работы, направляемая одним должностным лицом другому.
Докладная записка
Докладная записка (код унифицированной формы 0286041 по ОКУД) составляется с целью информировать руководство о сложившейся ситуации, имевших место фактах и т.п. и побудить к принятию определенного решения.
Докладные записки могут носить и чисто информационный характер. Такие записки содержат, как правило, информацию о ходе выполнения каких-либо работ. Отчетные докладные записки сообщают о выполнении заданий, планов, указаний, работ. Таким образом, докладные записки обеспечивают связь объектов управления на вертикальном уровне - снизу вверх, то есть направляются от нижестоящего должностного лица вышестоящему должностному лицу.
В зависимости от адресата докладные записки могут быть:
внутренними , т.е. направляемыми руководителю структурного подразделения или учреждения, и
внешними - адресуемыми в вышестоящие инстанции.
Внутренняя докладная записка
Внутренние докладные записки составляются на стандартном листе бумаги, но с указанием всех необходимых реквизитов, расположенных в соответствии с ГОСТ 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов". К таким реквизитам относятся:
-
подпись составителя (с указанием должности).
наименование структурного подразделения;
вид документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);
заголовок к тексту;
Согласно ГOCTy текст любого информационно - справочного документа оформляется шрифтом Times New Roman, размер 14, через 1,5 интервала.
Предпочтительно при оформлении докладной записки пользоваться угловым расположением реквизитов заголовочной части (однако это требование не является жестким). Примеры расположения заголовочной части внутренней докладной записки двумя способами:
|
Угловое расположение реквизитов |
Продольное расположение реквизитов |
|
Наименование Адресат структурного подразделения ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА _______ № ________ заголовок к тексту |
Наименование структурного подразделения ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА ________ № ________ заголовок к тексту |
Во внутренней докладной записке в верхнем левом углу располагается наименование структурного подразделения - автора документа.
Наименование вида документа пишется прописными буквами (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА) и может располагаться по центру или от границы левого поля (в зависимости от того, какой выбран способ расположения заголовочной части документа) через 2 межстрочных интервала.
Дата и индекс докладной записки пишутся на одной строке. Дата оформляется арабскими цифрами, например, 02.02.2006 или буквенно-цифровым способом, например, 2 февраля 2006 г. У внешней докладной записки она является датой подписания и, как правило, отправки. Датой внутренней докладной записки будет дата составления и подписания.
Регистрационный номер на внутренней докладной записке проставляется либо по месту составления, либо по месту получения, в зависимости от постановки системы регистрации, которая действует в организации. При рассмотрении докладной записки заинтересованными лицами, на ней проставляются визы согласования, а после принятия решения - резолюция руководителя. Вынесение резолюции является конечным этапом рассмотрения докладной записки.
Докладная записка может иметь заголовок, который кратко раскрывает содержание документа. Он формулируется по общим правилам составления заголовков к документам: с помощью предлога "о" и отглагольного существительного в предложном падеже. Например: "о переводе Королевой О.В. в бухгалтерию".
В тексте докладной записки четко выделяются две части. В первой части сообщаются факты, послужившие поводом для составления документа, а во второй - излагаются конкретные выводы, просьбы и предложения. Текст докладной записки может состоять и из трех частей. В этом случае в первой части (констатирующей) будут излагаться причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во второй части - анализ сложившейся ситуации, возможные варианты решения, а в третьей - выводы и предложения с конкретных действиях; которые необходимо предпринять, по мнению составителя докладной записки. Докладная записка может быть представлена в текстовом и табличном вариантах или их сочетании.
Если имеется приложение, то отметка о нем делается до оформления подписи:
Пример 2
о командировании специалистов
для участия в семинаре
В соответствии с полученным 19.01.2006 от ООО "Экспо" официальным приглашением сотрудникам ООО "Мечта" посетить организуемый ООО "Экспо" международный семинар, посвященный развитию рекламы и ее роли в маркетинге, прошу Вас командировать на семинар (г. Кострома) на срок с 01.02.2006 по 07.02.2006 следующих специалистов: маркетолога Короткова A.M. и художника-дизайнера Сорокину А.В.
Начальник отдела М.Ю. Железнов
Внешняя докладная записка
Внешняя докладная записка оформляется на общем бланке и подписывается руководителем организации. При этом полное или сокращенное наименование вышестоящей организации используется согласно уставу организации. Наименование организации-автора размещается ниже.
Пример 4
Служебная записка
В Общероссийском классификаторе управленческих документов (ОКУД) отсутствует такой вид документа, как "Служебная записка". Однако данный вид документа широко используется на практике. В связи с чем предлагаем оформлять "Служебную записку" в соответствии с требованиями ГОСТ 6.30-2003 "УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов" в целях единства оформления документации.
Служебные записки, в отличие от докладных записок, обеспечивают связь объектов управления на горизонтальном уровне , то есть составляются работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения. Следует помнить, что служебные записки направляются обычно от одного руководителя к другому или от одного сотрудника к другому только в случае их равнозначного должностного статуса, в противном случае это будет докладная записка.
Как правило, служебные записки составляются по вопросам материально-технического, информационного, организационного и хозяйственного обеспечения. Служебные записки - это своего рода переписка между структурными подразделениями. Они обычно содержат определенную просьбу, предложение. Служебные записки оформляются так же, как и докладные. Пример оформления служебной записки:
Пример 5
Справка
Информационные докладные записки часто заменяют таким документом, как справка, и наоборот, что является неправомерным. Справка - это документ, содержащий описания и подтверждения тех или иных фактов или событий, в том числе биографического или служебного характера; в отличие от докладных записок она не требует принятия каких-либо действий от руководителя.
В зависимости от целей составления справки могут быть:
аналитическими,
отчетными или
информационными.
Аналитические справки содержат информацию по вопросу или проблеме, требующей решения. Обычно аналитические справки имеют значительный объем текста (до 3-х страниц). Текст аналитической справки состоит из трех частей. В первой части излагается основание составления, во второй - анализ ситуации или вопроса, в третьей - выводы и предложения.
содержат информацию по вопросу или проблеме, требующей решения. Обычно аналитические справки имеют значительный объем текста (до 3-х страниц). Текст аналитической справки состоит из трех частей. В первой части излагается основание составления, во второй - анализ ситуации или вопроса, в третьей - выводы и предложения.
Отчетные справки содержат обобщающие итоговые сведения о результатах деятельности, поэтому заголовок отчетной справки включает указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения, например, справка о текучести кадров за 1 квартал 2006 г.
Справки информационного характера составляются с целью информировать руководство о положении дел и могут иметь, например, следующий заголовок:
Справки, в зависимости от адресата, могут быть:
внешними и
внутренними.
Внешние справки оформляются на общем бланке организации, подписываются руководителем организации и содержат те же реквизиты, что и докладные записки.
оформляются на общем бланке организации, подписываются руководителем организации и содержат те же реквизиты, что и докладные записки.
Внутренние справки оформляются на стандартном листе бумаги аналогично внутренней докладной записке и подписываются руководителем структурного подразделения и/или специалистом-составителем.
Текст и информационной, и отчетной справок может быть оформлен в виде, таблицы, включать разделы и подразделы (см. образец составления внутренней справки в Примере 6).
Пример 6
|
Общество с ограниченной ответственностью "Леда" Генеральному директору Отдел кадров А.А. Вишнякову СПРАВКА 03.04.2006 № 117 об использовании трудовых ресурсов за 1 квартал 2006 г.
Начальник отдела А.В. Петухов Инспектор отдела Л.В. Лопухова |
При подготовке проекта справки необходимо тщательно отредактировать ее содержание с точки зрения:
полноты и достоверности фактов и сведений;
правильности оформления средств обратной связи (адрес, телефон и т.п.);
точности датирования;
соблюдения уровня подписания.
Все это необходимо для того, чтобы справка не вызывала дополнительных вопросов и тем более последующей разъяснительной переписки.
Справки биографического или служебного характера служат для удостоверения каких-либо юридических фактов, например, о подтверждении занимаемой должности, о заработной плате, месте проживания и т.п. Если ситуации, по которым выдаются справки, являются типовыми, в организации создаются унифицированные трафаретные бланки.
Текст справки биографического характера начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени, отчества лица, о котором сообщаются сведения. В тексте любой справки не должно быть архаичных оборотов, содержащих ненужные слова типа "настоящая справка", "действительно работает" и т.д. В конце справки дается название учреждения, куда она представляется. Подписывают справку лица, ее составившие и несущие ответственность за представленные данные. В зависимости от назначения справки это могут быть руководитель организации и главный бухгалтер или руководитель организации и начальник отдела кадров. Такие справки обязательно заверяются печатью организации.
Пример оформления справки служебного характера:
Пример 7
Основной обмен документов, обеспечивающих информационный обмен между организациями и структурными подразделениями, составляют: справки, докладные и объяснительные записки, сводки, отчеты, акты, письма, телефонограммы. Информация, содержащаяся в этих документах, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению. Рассмотрим различия в составлении и оформлении докладных записок, служебных записок и справок.
Докладная записка "Довожу до вашего сведения" существенно отличается от служебной записки. В каких случаях работник должен написать именно докладную записку и как ее правильно оформить? Разберем эти вопросы в статье на примере образца докладной записки "Довожу до вашего сведения".
Из этой статьи вы узнаете:
Понятие и цели докладной записки: довожу до Вашего сведения
Докладная записка является информационно-справочным документом, адресуемым, например, непосредственному руководителю или руководителю организации и содержащим обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
Особенность таких записок заключается в том, что они обеспечивают связь объектов управления по вертикали - снизу вверх, т. е. направляются от нижестоящего должностного лица вышестоящему.
Докладные записки могут составляться по вопросам основной деятельности, по кадровым (перевод работника на другую работу, наложение дисциплинарного взыскания, привлечение к материальной ответственности и т. п.), административно-хозяйственным вопросам и т. п.
Докладные записки составляются в тех случаях, когда работник хочет:
- проявить инициативу в урегулировании какого-либо вопроса (внести предложение),
- выразить в письменной форме несогласие с решением, принятым руководителем,
- а также при возникновении разногласий по какому-либо производственному вопросу с другими работниками (структурными подразделениями), не подчиненными по должности, когда проблему можно разрешить только при непосредственном участии руководителя.
Например, составляются при внесении предложений об укреплении материально-технической базы конкретного структурного подразделения, о выделении финансирования для каких-либо целей, переводе работника из одного структурного подразделения в другое и т. д. Докладная записка составляется и в том случае, когда работник просит руководителя дать поручение другим, не подчиненным ему лицам.
Виды докладных записок
В зависимости от содержания записки “довожу до Вашего сведения” выделяют несколько ее видов. Направленность докладной также выделяется в отдельные категории. Итак, докладные бывают:
- инициативные;
- информационные;
- отчетные;
- внешние;
- внутренние.
Инициативная призвана побудить к действию лицо, которому она адресована. Призвана заставить должностное лицо принять какое-либо решение или издать указ. Поэтому в содержании такого документа должны быть подробно изложены факты, а также рекомендации и предложения по улучшению процессор труда. Для руководителя текст должен быть читаем и понятен, а сформулированные выводы лаконичны.
Информационная преследует несколько иную цель. Она призвана просто передать информацию должностному лицу о случившемся факте или событии. Она должна содержать подробности происшествия или события, а также методы применяющегося труда.
Когда мы читаем “Довожу до Вашего сведения” в отчетном документе, то содержанием его должен выступать отчет о завершенном проекте или проделанной работа. Также может содержаться отчет о выполненном поручении и т.д.
По направленности выделяют внутренний и внешний документ.
Внешняя докладная записка направлена на предоставление информации сторонним организациям, к примеру, руководителю головной компании. Такой документ должен оформляться на фирменном бланке компании и должен содержать все реквизиты исходящей документации.
Проставляется исходящий номер и дата документа, и производится его регистрация в соответствующем журнале. Помимо этого указывается лицо, которому она адресована.
Внешнюю докладную возможно передать как посредством почтовой пересылки, так и передать лично в канцелярию компании, в адрес которой она направляется.
Внутренняя же записка остается в пределах компании.
Образец докладной записки: Довожу до Вашего сведения
Часто докладные составляют не только специалисты, но и рабочие. В процессе они часто допускают исправления и ошибки и не только в оформлении. Для минимизации подобных ситуаций возможно разработать ряд типовых образцов, на основе которых каждый работник сможет грамотно составить документ.
Папку с образцами документов возможно хранить или на информационном стенде или в канцелярии. Главное, чтобы у сотрудников был к ней свободный доступ.
Разработанные шаблоны должны быть утверждены руководителем компании.
Содержание докладной записки “Довожу до Вашего сведения”
Структура документа довожу до Вашего сведения
Раздел 1. Констатирующий: изложение причин, фактов или событий, послуживших поводом для написания текста.
Раздел 2. Анализирующий: анализ сложившейся ситуации и приведение возможных вариантов решения проблемы. Данный раздел является рекомендательным - его наличие зависит от конкретных обстоятельств.
Раздел 3. Резюмирующий: описание выводов, мнений, просьб или предложений о конкретных действиях, которые, по мнению автора записки, необходимо предпринять.
Прежде всего, в докладной записке необходимо сформулировать свою позицию, а затем привести убедительные доводы в ее пользу. Текст записки излагается от первого лица единственного числа.
Посмотрите видео по теме:
Не делайте «вступительных речей»: не надо никаких «Довожу до Вашего сведения», «Обращаюсь к Вам, потому что...» и т. д. Лучше начать изложение так: «По Вашему поручению я провела...», «Во исполнение приказа...», «В соответствии с планом...» и т. п.
В конце записки следует четко указать вносимое предложение (или просьбу), сделать выводы. Заканчивать текст лучше словами: «Считаю необходимым... (целесообразным и т. д.)», «Предлагаю...», «Прошу... (выделить, направить)» и т. п.
Составляя документ, не забывайте, что «краткость - сестра таланта». С учетом занятости адресата он пробежит глазами первую страницу и либо примет решение, либо забудет об изложенных предложениях, на вторую же у него, скорее всего, не хватит времени.
Образец оформления докладной записки: довожу до Вашего сведения
Внутренние составляются с указанием всех необходимых реквизитов, расположенных в соответствии с ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», введенным в действие постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст.
К обязательным реквизитам внутренней докладной записки относятся:
- автор записки - наименование структурного подразделения;
- наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);
- дата документа - дата составления записки;
- регистрационный (исходящий) номер документа;
- адресат (должностное лицо, к которому обращаются);
- заголовок к тексту;
- текст документа;
- отметка о наличии приложения (если оно есть);
- подпись составителя.
Правила оформления докладной записки: довожу до Вашего сведения
Правило 1. При адресовании записки должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование структурного подразделения организации указывают в именительном падеже. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже.
Правило 2. Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание докладной записки. В нем не рекомендуется использовать глагольные конструкции. Заголовок к тексту оформляется с помощью отглагольного существительного в предложном падеже и начинается предлогом «О» или «Об».
Правило 3. Записка может быть представлена в текстовом и табличном вариантах или в их сочетании.
Правило 4. Отметку о наличии приложения, названного в тексте записки, оформляют следующим образом: Приложение: на 3 л. в 1 экз.
Если записка имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров.
Правило 5. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего записку; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
Регистрируются в специальных регистрационных формах, например в Журнале регистрации докладных и объяснительных записок.
Итак, сегодня мы разобрали основные вопросы, касающиеся докладных записок. Считаем данный инструмент очень удобным в применении, как внутри компании, так и за ее пределами. Составленный документ должен быть лаконичен и отражать суть вопроса. Утвержденные шаблоны помогут избежать ненужных ошибок при ее составлении.
Служебная записка – одна из форм письменного общения на предприятиях. Этот инструмент деловой переписки особенно популярен в компаниях, где много подразделений разного уровня и контролировать все достаточно сложно. Но и на небольших предприятиях часто интересуются, как правильно написать служебную записку. Образец такой докладной может быть разным, в зависимости от того, с какой целью ее составляют.
Основания для составления и цели докладных
Написать служебку может любой сотрудник. Как правило, в ней всегда две части. В первой начальство уведомляют о каком-либо факте или происшествии, а во второй содержатся просьбы, предложения, любые иные обращения работника к вышестоящему коллеге.
Взяться за ручку стоит, если:
- были допущены нарушения, ставшие причиной каких-либо непредвиденных действий либо которые могли привести к таковым;
- необходимо вмешательство руководства, например, не хватает материально-технических средств на завершение какого-то проекта;
- кто-то из сотрудников не явился на работу или явился в состоянии наркотического/токсического/алкогольного состояния;
- появилось предложение о премировании определенных работников за выдающиеся результаты или иные достижения;
- необходимо отправить кого-то в командировку;
- требуется вызвать работника из отпуска или законного выходного;
- любая иная ситуация, решение по которой принять без руководителя нельзя.
Как писать служебную записку (образец по ГОСТу)
Компании имеют возможность вводить у себя множество различных форм письменного сообщения о каких-либо происшествиях или вопросах организационно-финансового характера, требующих вмешательства высшего руководства. Но унифицированных форм для таких извещений не установлено.
Что касается служебки, то это разновидность докладной. Как таковой бланк этого документа тоже не утвержден, но он обязательно должен соответствовать требованиям «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов». То есть в нем обязательно должны присутствовать следующие реквизиты:
- наименование организации или структурного подразделения, а также указание лица, которому отправляется обращение;
- название документа;
- текст - что именно необходимо сообщить руководству;
- дата, подпись и обязательно должность автора докладной.
Обязательные требования определили, теперь рассмотрим, как пишется служебная записка.
Пример 1
Такой вид расположения реквизитов в документе называется угловым. Но их можно разместить на листе и иначе.
Пример 2
На картинке - продольное размещение реквизитов. И оба варианта будут правильными.
Но даже если в вашей компании принято оформлять документы совершенно иным способом, не переживайте, это тоже будет правильным, поскольку обязательной формы чиновники не предусмотрели.
Пример 3
Служебная записка - пример написания
Написание шапки почти ни у кого не вызывает сложностей. Надо уточнить, в чей адрес будет направлен документ, его должность и фамилию, инициалы (можно полностью имя и отчество). Кроме того, обязательно указываем составителя, а если обращается группа работников, то надо перечислить их должности и Ф.И.О.
Что дальше? С чего начинается служебная записка? «Довожу до вашего сведения…» - это самый удобный и распространенный вариант. Для работника это удобно тем, что он может сразу перейти к предмету своего сообщения, для руководителя - сокращением времени на изучение письма.
Сам текст должен быть кратким, по существу, с обязательным перечислением конкретных дат, времени, обстоятельств, сведений. Так начальству будет проще принять к сведению, проверить и отреагировать на обращение подчиненного.
Обязательно документ подписать, поставить дату составления, если есть приложения, указать их наличие и перечислить.
Остается добавить, что любой документ должен составляться на стандартном листе формата А4. Если текст докладной большой и не помещается на одном листе, необходимо воспользоваться другим. Писать на обороте не рекомендуется, хотя допустимо. Если количество листов больше одного, все остальные должны быть пронумерованы. Кроме того, желательно скрепить все листы, чтобы они составляли общий документ.
Электронные докладные. Такое бывает?
Количество компаний, которые переходят на электронный документооборот, постоянно растет. Поэтому обязательно надо сказать пару слов об электронных докладных. Они, конечно, могут быть и уже существуют и правила их оформления практически не отличаются. Разве что пользователи не прописывают адресата и отправителя, поскольку программы отправки сообщений делают это в автоматическом режиме.
Здесь важно помнить, что документы для внутренней деловой переписки в самой компании должны быть каким-то образом отделены от общей кучи писем, чтобы было понятно, где личные, а где служебные материалы. Уже существуют специальные программы, которые позволяют в автоматическом режиме отправлять, регистрировать в журнале учета, отправлять ответы и резолюции на докладные. В таком случае на все электронные документы проставляется электронная подпись и отправителя, и получателя - после принятия решений.
Если общей системы нет, то обращение можно написать на корпоративную почту, которую обычно проверяет секретарь. Он обязан будет переслать письмо конечному адресату. Чтобы убедиться в доставке, необходимо при отправке настроить уведомления о получении.