Аборин Дмитрий Евгеньевич,
ведущий эксперт-консультант Департамента правовой поддержки компании ПРАВОВЕСТ
Наверняка почти каждая организация сталкивалась с ситуациями, когда срочно требовалась подпись руководства. И именно в этот момент выяснялось, что директора сегодня не будет и никто из присутствующих не наделен правом подписи. Или другой пример: начальнику приносят на подпись стопку документов, вес которой измеряется килограммами. Что же делать? В подобных ситуациях выручит факсимиле.
Что такое факсимиле
Законодательного определения понятия факсимиле нет, а потому обратимся к словарям. Факсимиле называется точное воспроизведение графического оригинала фотографическим или печатным способом. В качестве оригинала может выступать рукопись, документ, подпись и т. д1. Как правило, под факсимиле принято понимать клише-печать, воспроизводящее подпись официального лица.Единственным нормативным документом, хоть как-то устанавливающим применение клише подписи, является Гражданский кодекс РФ, в соответствии с которым при совершении сделок использовать факсимиле допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон2. Высококачественно выполненное факсимиле позволяет сделать оттиск подписи практически неотличимым от оригинала. Удобство же такой возможности неоспоримо: оперативность в решении проблем.
Легализуем применение
Как мы уже выяснили, закона о факсимиле нет, а, значит, при взаимодействии со своими контрагентами его использование нужно установить по взаимному согласию. То есть условие об использовании клише включить в текст договора. Если же планируются длительные партнерские отношения, имеет смысл оговорить это в отдельном соглашении сторон. Например: «Стороны допускают факсимильное воспроизведение подписей (факсимиле) уполномоченных на заключение сделок лиц с помощью средств механического или иного копирования, а также использовать факсимиле на иных необходимых документах, являющихся обязательными и необходимыми при проведении сделок. При этом факсимильная подпись будет иметь такую же силу, как и подлинная подпись уполномоченного лица». В любом случае документы, заверенные подобным образом, могут быть предъявлены в суде в качестве доказательств совершения сделок.Важно помнить, что само соглашение об использовании клише-печати необходимо подписать собственноручно.
По взаимной договоренности в документе можно предусмотреть проставление образцов личных подписей и их факсимильных воспроизведений. Бытует мнение, что это поможет избежать злоупотреблений со стороны недобросовестного партнера, например в случае использования иного клише в целях дальнейшего признания недействительности сделки. Однако, по мнению автора, именно такая оговорка и может привести к указанным последствиям, поскольку стороны сами себя ограничивают в использовании конкретных экземпляров факсимиле. Им каждый раз придется сличать оттиск с образцом, указанным в соглашении, что порой возможно только путем проведения экспертизы. Кроме того, в таком случае даже обычная утеря факсимиле сможет воспрепятствовать использованию иного клише.
В то же время, если указанные образцы не воспроизводить в соглашении и предусмотреть возможность использования факсимильной подписи руководителя без каких-либо оговорок, то любой из применяемых оттисков подписи будет иметь юридическую силу.
Организуем использование
Порядок использования и хранения факсимиле необходимо прописать в каком-нибудь локальном акте по организации, например положении. В нем следует указать перечень документов, на которых можно проставлять оттиск, определить лицо (категорию лиц) в обязанности которого будет входить обеспечение сохранности клише, а также несение ответственности за нарушение порядка его использования и хранения.При грамотном составлении указанного положения и иных кадровых документов в случае нарушения должностным лицом порядка использования факсимиле, при котором организации наносится ущерб, возможно привлечение этого лица к материальной ответственности.
Ограничения для факсимиле
Следует иметь в виду, что гражданское законодательство не применяется к имущественным отношениям, основанным на административном или ином властном подчинении одной стороны другой, в том числе к налоговым и другим финансовым и административным отношениям.Таким образом, применение факсимиле для оформления финансовых документов, налоговой отчетности, запросов или заявлений в государственные органы не представляется возможным. Это ограничение также распространяется:
- на бухгалтерскую отчетность и первичные учетные документы;
- платежные документы;
- случаи оформления карточки с образцами подписей;
- доверенности;
- векселя.
Еще одним ограничением в использовании факсимиле является порядок оформления унифицированных документов по учету труда. В форме каждого из таких документов предусмотрено место именно для личной подписи руководителя. По этой причине применение клише подписи в них запрещено.
Отметим, что форма трудового договора унифицированным документом не является. Поэтому в данном случае однозначного мнения нет. Сторонники собственноручной подписи ссылаются на ст. 67 Трудового кодекса, согласно которой стороны должны подписать оба экземпляра трудового договора. Отсюда и делается вывод о невозможности применения факсимиле. По мнению же автора, ни указанная формулировка, в частности, ни трудовое законодательство в целом не содержат запрета на использование факсимиле при заключении трудового договора.
Кроме того, необходимо иметь в виду, что Госкомстатом утвержден государственный стандарт, устанавливающий требования к оформлению организационно-распорядительных документов (постановлений, распоряжений, приказов, решений, протоколов, актов, писем и др). Согласно этому правилу, в указанных документах должны стоять личные подписи должностных лиц. Иногда контролирующие органы ссылаются на нормы данного стандарта в обосновании своей позиции, например, в письмах или в арбитраже.
Здесь следует знать, что требования этого ГОСТа являются рекомендуемыми, что указано в самом стандарте. Поэтому им можно руководствоваться по собственному усмотрению.
Что в итоге
Представим выводы в виде таблицы, в которой приведем оценку правомерности использования факсимиле при составлении и оформлении различных видов документов.В современных деловых взаимоотношениях очень часто применяют подпись факсимиле. Но для уверенности в том, что ваш документооборот соответствуют действующим нормативно-правовым актам, нужно точно знать, на каких типах документации такой тип подписи допускается, а на каких неприемлем.
Запомните, что факсимильная подпись допускается к применению только на документах, подписание которых не возлагает на подписывающего человека материальную ответственность.
Договора с контрагентами
Использование факсимиле в договорах применяется довольно часто. Но есть один нюанс. Стороны договора в обязательном порядке должны предварительно заключить письменное соглашение об использовании факсимильных подписей. В нем должны находиться образцы личных подписей лиц, которые уполномочены заключать контракт.
Если этот принцип не выполняется — заключенный таким образом контракт будет не действителен. Значит, при решении любых спорных вопросов в судебных инстанциях, с виновной стороны будет невозможно потребовать никаких штрафов и материальных средств, покрывающих убытки.
Бухгалтерские и налоговые документы
Принципы оформления бухгалтерской документации утверждаются Министерством Финансов. Нормативно-правовые акты разрешают подписывать первичную документацию:
- лично;
- подписью факсимиле;
- другим механическим или электронным способом.
Но кассовые и расчетные документы заверять, используя факсимильную подпись факсимиле не разрешается.
Помните, что способ заверки разрешенных документов внешнего применения с использованием факсимильной подписи, должен быть записан в контракте, приложении к нему или в дополнительном соглашении. Также там должен находиться перечень документов, в которых может использоваться факсимиле. Только таким образом подпись факсимиле будет иметь ту же юридическую силу, как и поставленная собственноручно.
Но есть случаи, когда при оговоренных принципах применения факсимильной подписи в дополнительных соглашениях, судебные инстанции признавали эти документы недействительными.
При документообороте, используемом для внутреннего пользования, регламент заверки его факсимиле должен быть оговорен в приказе или распоряжении. Директор предприятия обязан собственноручно подписывать все первичные бухгалтерские документы.
Официально на государственном уровне не запрещено заверять налоговые документы с использованием факсимиле. Но по этому поводу постоянно ведутся судебные споры. Поэтому, во избежание конфликтов с налоговыми органами, все-таки советуется на налоговых документах подписываться собственноручно.
Налоговые накладные должны быть подписано собственноручно лицом, уполномоченным налогоплательщиком осуществлять продажу товаров, работ или услуг, и быть заверены печатью.
Налоговые декларации
Так как субъекты хозяйствования и государство не заключают между собой никаких договоров об использовании факсимильных подписей, в налоговой отчетности они не допускаются. По букве закона, даже если налоговая декларация подана, подпись факсимиле плательщика налогов не доказывает подтверждение им представленной информации.
Отрицательные последствия при несоответствии подписей принятым нормам могут возникнуть как у налогоплательщиков, так и у государства.
Факсимильные счета-фактуры
Официально, государственные налоговая инспекция разрешает применение факсимильных подписей на документах при соблюдении условия договоренности сторон. Тем не менее, они утверждают, что счета-фактуры с такими подписями не могут быть допущены к налоговому учету.
Следуя Налоговому кодексу, счет-фактура должен быть подписан руководителем предприятия и главным бухгалтером, или другими людьми, уполномоченными на это приказом или доверенностью. Факсимиле — это штамп, а не личная подпись, поэтому его использование довольно часто вызывает трудности при зачете НДС. Хотя, если покупателю отказывают в вычете НДС, было бы хорошо это оспорить. Но такие судебные разбирательства занимают много времени и требуют немало денег. Так что лучше до возникновения спорных ситуаций не допускать.
Налоговики утверждают, что налогоплательщик не имеет права предъявлять к вычету или возмещению НДС, заплаченный поставщику на основании счета-фактуры с факсимильной подписью. Но при рассмотрении споров, некоторые высшие судьи признавали законность факсимиле на счетах-фактурах, и такая документация была признана годной к налоговому учету.
Что нельзя подписывать факсимиле
Вот перечень документов, факсимильная подпись которых запрещена на государственном уровне:
- доверенность;
- трудовой контракт и другие коллективные документы;
- вексель;
- документы публичных правоотношений;
- финансовые отчеты;
- первичная бухгалтерская документация.
Тем не менее, есть некоторые исключения. На законодательном уровне допускается применение факсимильных подписей:
- на чеках, предназначенных для выплаты пенсий;
- на договорах и доверенностях выданных физическим лицом, не предприятием.
Перечень первичной документации, которую не разрешается подписывать факсимиле:
- платежные требования и поручения;
- платежные поручения или заявки на покупки или продажу валюты и банковских металлов;
- денежные чеки;
- кассовые документы.
Налоговые нормативно-правовые акты допускают предоставление налоговой отчетности в электронном виде с применением электронных подписей. Но это не относится к другим аналогам личных подписей документов, в том числе факсимиле. Также не допускается подпись факсимиле при заполнении первичных бухгалтерских документов и счетов-фактур.
Также, чтобы обезопасить себя от значительных финансовых потерь не советуется подпись факсимиле применять при заключении договоров на особо крупную сумму.
Подведем итоги:
Факсимильная подпись может применяться, если существует нормативно-правовой акт, оговаривающий ее использование. Применение факсимильной подписи ограничивается хозяйственными взаимоотношениями между предпринимателями, и то, с некоторыми ограничениями. При административно-налоговых взаимоотношениях применять факсимиле не разрешается.
Правомерность использования факсимиле:
Статьи по теме:
Интернет-сервис «Мое дело»: реальная помощь бухгалтеру
Типовой договор аренды нежилого помещения между юридическими лицами (образец)
С помощью подписи-аналога облегчается работа бухгалтерии – при значительном объеме документации можно завизировать большое количество бланков. Документ с подобной подписью имеет юридическую силу, однако факсимиле используется только в случаях, прописанных в нормативных актах компании или в договорах партнеров (ст. 160 ГК РФ).
До 2017 года официального понятия факсимиле в законодательной базе РФ не было. Несмотря на фигурирование подписи-аналога в многочисленной внутренней документации компании, юридического определения понятию до сих пор не дано.
Случаи, когда компаниями используется факсимиле, могут быть такими:
- Отсутствие руководителя.
- В целях ускорения договоров и сделок между партнерами-организациями.
- Массовое скопление бумаг, нуждающихся в личной подписи главы компании.
- Для упрощения оборота документации внутри предприятия.
Основной недостаток факсимиле, в отличие от собственноручной подписи руководителя, состоит в том, что при заверении документа штампом нельзя с уверенностью сказать, что он отражает волю человека, чью подпись он повторяет.
В компании должен действовать строгий механизм определения правового статуса и юридической силы документов, заверенных штампом.
Чтобы исключить риски и ввести в компании подписание бумаг факсимиле официально, руководитель должен выдать документ (разработать правовой акт), регламентирующий использование и хранение штампа. В акте прописывается перечень документов, разрешенных к подписи с помощью факсимиле. Также указываются сотрудники компании, которым можно применять штамп в работе. Они обязаны должным образом хранить подпись-аналог и отвечать за ее правомерное применение. При правильном составлении акта признание такой подписи недействительной невозможно, а уполномоченные лица в случае невыполнения своих обязанностей привлекаются к ответственности.
Где не применяется подпись-штамп
В компании должны действовать четкие правила использования факсимиле. Ответственные сотрудники обязаны знать, на каких документах можно ставить факсимильную подпись. Нельзя использовать штамп для подписания:
- Первичных бухгалтерских документов.
- Законодательных актов, нормативных документов.
- Деклараций налогового формата.
- Договоров трудоустройства сотрудников.
- Официальных доверенностей.
- Векселей.
- Платежных бланков.
- Заявлений, полученных от юридических или физических лиц.
- Конкурсной документации.
Где разрешается применять подпись
Выделяют перечень документов, в которых можно применять факсимиле. Однако следует помнить, что использовать механическую подпись может только доверенное лицо, указанное в официальном приказе руководителя.
Подпись-штамп можно использовать:
- В квитанциях, приходных, расходных ордерах.
- В бланках по учету сырья.
- В удостоверениях.
- Для подписания патентов, сертификатов, свидетельств ФС по интеллектуальной собственности.
- В ведомостях, справках о заработной плате сотрудников.
- В табелях, свидетельствах о ЕГЗ, страховых полисах.
- В приказах, благодарственных бумагах, почетных грамотах, извещающей документации.
- Факсимиле можно заверять копии внутренних документов.
Факсимиле облегчает работу бухгалтерии и документооборот компании. Однако чаще всего именно документы, подписанные факсимиле, становятся предметом судебных разбирательств. Чтобы избежать неприятностей, процесс использования штампа должен четко прописываться в документе, выданном руководителем. Движение факсимиле внутри компании следует строго контролировать и фиксировать в журнале по учету выдачи штампов и печатей организации.
Факсимильную подпись можно использовать, если это прямо предусмотрено законодательством или соглашением сторон сделки. Но при оформлении документов бухгалтерского и налогового учета необходимы «живые» подписи ответственных лиц.
Лилия Хакимова,
руководитель отдела юридических услуг
аутсорсингового подразделения
группы BDO
Первичные учетные документы должны содержать личные подписи ответственных лиц
Из документа:
Письмо МНС России от 1 апреля 2004 г. № 18-0-09/000042<...> факсимиле не допускается использовать на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия. <...>.
Сноски:
1 п. 7 приложения № 1 к Регламенту, утв. пост. Правительства Москвы от 21.02.2006 № 112-ПП
2 п. 2 ст. 160 ГК РФ
3 п. 3 ст. 75 АПК РФ
4 пост. ФАС ДВО от 13.08.2009 № Ф03-3794/2009
5 письмо УМНС России по г. Москве от 02.06.2003 № 11-14/29297
6 п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ (далее - Закон № 129-ФЗ); п. 13 Положения, утв. приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н
7 письмо МНС России от 01.04.2004 № 18-0-09/000042
8 пост. Десятого ААС от 21.06.2010 № 10АП-2224/2010
9 ст. 2 НК РФ; ст. 2 ГК РФ
10 п. 1 ст. 80 НК РФ
11 Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ (до 2012 г. действовал Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ)
12 письмо Минфина России от 26.10.2005 № 03-01-10/8-404
13 п. 6 ст. 169 НК РФ
14 письма УФНС России по г. Москве от 07.10.2010 № 16-15/104968@, Минфина России от 01.06.2010 № 03-07-09/33, от 17.09.2009 № 03-07-09/48, от 22.01.2009 № 03-07-11/17 и др.
15 пост. ФАС ПО от 22.08.2011 № Ф06-6758/11 № А12-22764/2010
16 пост. Президиума ВАС РФ от 27.09.2011 № 4134/11
Президиум ВАС РФ решил, что факсимиле нельзя использовать в счетах-фактурах
Из документа:
Письмо Минфина России от 1 июня 2010 г. № 03-07-09/33<...> Использование счетов-фактур, подписанных факсимильной подписью, Кодексом не предусмотрено.
Учитывая изложенное, счета-фактуры, составленные с использованием факсимильной подписи, признаются составленными с нарушением установленного порядка и не могут являться основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм налога к вычету. <...>.
Факсимильное воспроизведение подписи гражданское законодательство признает аналогом собственноручной подписи. Сам смысл понятия «факсимиле» оно не раскрывает, поэтому воспользуемся такой формулировкой: «факсимиле - штамп, обеспечива¬ющий точное воспроизведение собственноручной росписи должностного лица и служащий для удостоверения его полномочий» 1 .
Факсимильное воспроизведение подписи может использоваться при оформлении документов, как и собственноручная подпись. Но случаи применения факсимиле, которые прямо предусмотрены законодательством, немногочисленны. Поэтому на практике очень часто возникает вопрос, в отношении каких документов проставление факсимиле допускается, а в каких случаях лучше воздержаться от его использования и требовать «живую» подпись.
Гражданско-правовые сделки
Гражданское законодательство разрешает использовать факсимиле только при совершении сделок. Но использовать факсимильную или другую копию подписи в качестве аналога собственноручной можно только в случаях и в порядке, предусмотренных законодательством или соглашением сторон 2 .
В настоящее время порядок использования факсимиле законодательством не установлен, и поэтому соглашение сторон остается единственной возможностью «узаконить» применение факсимиле в документах, которые оформляются в процессе заключения или исполнения сделок.
Соглашение сторон можно оформить как отдельный документ (соглашение о порядке использования факсимиле) или включить условие об использовании факсимиле в текст основного договора. Но в любом случае необходимо не только установить в соглашении саму возможность подписания документов с помощью факсимиле, но и перечислить эти документы. Лишь тогда факсимильное воспроизведение подписи будет иметь такую же юридическую силу, как и собственноручная подпись, а заверенные таким способом документы суд примет в качестве письменных доказательств 3 .
Если же в основном договоре не предусмотрено использование факсимильной подписи, но компания оформила, например, дополнительное соглашение к этому договору с помощью факсимиле, суд может вынес¬ти решение о несоблюдении письменной формы этого допсоглашения и признать его незаключенным 4 .
Документы бухгалтерского и налогового учета
Споры и дискуссии по поводу правомерности использования штампа вместо подписи при оформлении бухгалтерских и налоговых документов длятся уже не один год. В первую очередь это вызвано тем, что ни законодательство о бухгалтерском учете, ни налоговое законодательство не регламентируют порядок использования факсимиле.
Специалисты налогового ведомства часто приходят к выводу, что использовать факсимиле при подписании первичных учетных документов нельзя 5 . Согласно законодательству о бухгалтерском учете 6 первичные документы принимаются к учету, если содержат ряд обязательных реквизитов, к числу которых относятся и личные подписи ответственных лиц. Требование указывать именно личные подписи позволяет сделать вывод, что в первичных документах нельзя использовать их факсимильное воспроизведение.
Также факсимиле нельзя ставить на доверенностях, платежных и других документах, которые влекут финансовые последствия 7 . Эта позиция нашла поддержку в ряде судебных решений. Например, в одном из них 8 судьи указали, что законодательством не предусмотрена возможность использования факсимиле на актах о приемке выполненных работ (они имеют финансовые последствия). Следовательно, акты с факсимиле не могут проходить в качестве доказательств по делу.
Налоговый кодекс тоже не оговаривает возможность использования факсимильной подписи при оформлении документов. Но нужно учитывать, что отношения, которые регулирует законодательство о налогах и сборах, основаны на властном подчинении одной стороны другой, и по общему правилу гражданское законодательство (которое и дает возможность использовать факсимиле) к ним не применяется 9 .
Что касается налоговых деклараций, то законодательство допускает возможность представлять их с использованием не собственноручной, а электронной подписи 10 . Однако действие закона об электронной подписи 11 не распространяется на другие аналоги «живой» подписи, одним из которых является факсимиле 12 .
Факсимильные счета-фактуры лишат права на вычет
Отдельно стоит остановиться на факсимильных счетах-фактурах. Здесь позиция налоговиков однозначна: счет-фактура должен быть заверен «живой» подписью руководителя и главного бухгалтера организации или других уполномоченных лиц (на основании приказа или доверенности) 13 . Использование факсимиле в данном случае законом не предусмотрено, а значит, компания не вправе предъявлять по нему суммы НДС к вычету 14 .
Еще недавно судебная практика по поводу вычета НДС на основании таких счетов фактур была неоднозначна, но содержала и положительные для бизнеса решения. Например, некоторые суды отмечали, что действующее налоговое законодательство и законодательство о бухгалтерском учете не содержат норм, устанавливающих допустимые способы подписания счетов фактур, и не запрещают ставить подпись руководителя с помощью штампа-фак¬симиле. Факсимильная подпись - это способ выполнения оригинальной личной подписи, поэтому ее проставление на счетах-фактурах не говорит о нарушении требований статьи 169 Налогового кодекса. И если использование факсимиле на документах (в т. ч. на счетах-фактурах) было предус¬мотрено соглашением сторон, то налоговый вычет по такому счету-фактуре правомерен 15 .
Но недавно Президиум ВАС16 поддержал позицию налоговой инспекции и признал вычет НДС по счетам-фактурам с факсимиле неправомерным. Суд указал, что положения статьи 169 Налогового кодекса не преду¬сматривают возможности факсимильного воспроизведения подписи при оформлении счета-фактуры. Подобной нормы не содержит и Закон № 129 ФЗ. Напротив, в нем указано, что документы бухгалтерского учета должны содержать личные подписи ответственных лиц. Если организация отступила от установленных правил, ей будет отказано в применении налоговых вычетов по этим счетам-фактурам. Таким образом, Президиум ВАС РФ окончательно подтвердил, что использование факсимиле при оформлении налоговых и бухгалтерских документов является недопустимым. Даже несмотря на отсутствие в постановлении прямой оговорки, что толкование правовых норм является общеобязательным при рассмотрении арбитражными судами аналогичных дел, оно может изменить судебную практику не в пользу компаний.
Многие компании уже давно используют факсимиле. Но часто бухгалтера просто понятия не имеют, что делать с документом, который подписан при его помощи. Имеет ли юридическую силу вообще? Давайте подробно рассмотрим все эти и другие вопросы.
Разбираемся с терминологией
Стоит отметить, что в законодательстве не определено понятие «факсимиле». В законах есть упоминание о нем, но обозначение данному слову почему-то до сих пор так и не дано. По некоторым сведениям, в ближайшем будущем этот термин все-таки получит свое закрепление на уровне законодательства. А пока, чтобы определиться с его значением, нужно обратиться, к примеру, к словарю иностранных терминов. Итак, факсимиле - что это? Согласно толкованию, это точное воспроизведение документа, рукописи, подписи при помощи печати и фотографии.
Что касается собственноручной подписи, то порядок ее факсимильного использования для совершения гражданско-правовых сделок описан в ст. 160 ГК РФ. Согласно данной норме, использовать факсимильное воспроизведение подписей можно только в предусмотренных законом случаях, по соглашению сторон или же если такая возможность предусмотрена в иных нормативных актах.
Другие правовые акты
Среди других нормативных актов, которые регламентируют использование факсимиле, можно выделить приказ МВД № 130. Этим документом утверждена инструкция, которая допускает использование факсимильной копии подписи руководителей, а также их заместителей. Однако, согласно данной инструкции, таким способом могут подписываться только те документы, которые не влекут материальной ответственности. Упоминание о факсимиле есть и в для судебных приставов. В этом документе, к сожалению, тоже ничего не говорится о факсимиле - что это такое и когда оно применяется. Но здесь есть положения, в которых указано, что использовать факсимильный штамп подписи руководителя можно на приветственных, поздравительных письмах, а также на иных документах, в случаях, если текст должен направляться на более чем на 4 адреса. Правда, для писем директивного характера такой штамп использовать запрещено.
Использование факсимиле в договорных отношениях
Применять копию подписи можно и на основании соглашения сторон. Однако многие контрагенты опасаются использовать факсимиле. Юридическая сила у него будет только в одном случае: участники сделки могут указать в договоре, что в дальнейшем они могут использовать факсимиле. Но сам договор с помощью него они подписать не могут, на этом акцентируют внимание финансовые, судебные и налоговые органы.
То есть само соглашение должно быть подписано только собственноручно, но в дальнейшем, если стороны укажут это в договоре, они могут использовать и факсимиле. На договоре такой штамп использовать нельзя, это подтверждает и Арбитражный процессуальный кодекс. В данном нормативном акте указано, что в качестве доказательств в арбитражном суде могут рассматриваться документы, подписанные факсимиле, но с условием, что стороны договорились о его использовании в соглашении.
Практическая сторона
Многие знают, что иногда бывают ситуации, когда директора на месте нет, а его подпись нужна сиюминутно. В таком случае использование факсимильной копии его автографа может очень выручить (но, опять же, подписать финансовые документы таким образом не удастся). Для существенной экономии времени многие компании задумываются о такой услуге, как изготовление факсимиле. Специалисты рекомендуют изготавливать его на автоматической оснастке, чтобы оттиск получался несмазанным. Для того чтобы заказать воспроизведение вашей подписи, вам потребуется только поставить на листе бумаги красивый автограф. Все дальнейшие действия проделают работники фирмы, которые занимаются их изготовлением всего за пару часов. Такие клише обычно изготовляют там же, где печати и штампы.
Спорные позиции
Многие налоговые и финансовые органы поддерживают одну и ту же позицию: использовать факсимиле на платежных документах, для подписания доверенностей, а также для утверждения других документов финансового характера недопустимо. С помощью клише-подписи не могут визироваться также и какие-либо договора. В то же время такие инстанции не конкретизировали перечень документов, которые могут иметь финансовые последствия.
В судебной практике про печать-факсимиле говорится двояко. Тут есть спорный момент о применении копии автографа. С одной стороны, арбитражные суды разрешают использовать факсимиле после подписания договора собственноручно, то есть это фактически означает, что товарные накладные таким способом могут быть подписаны. Однако финансовые учреждения требуют, чтобы была подписана только лично.
По поводу использования клише подписи чиновниками налоговых органов суды и Минфин пришли к единому выводу: такие лица не могут ставить факсимиле на документах.
Как мы уже указывали, в сфере гражданско-правовых отношений (если не учитывать прецедент по поводу товарных накладных) все предельно ясно: использование факсимиле на документах после заключения соглашения разрешено. А вот по поводу того, что оформлять любые документы работникам налоговой запретили, до сих пор идет немало споров.
Мнение судей
Суды тоже подчеркивают, что каких-либо норм, которые бы позволяли ставить факсимиле автографа как налогоплательщикам, так и должностным лицам налоговых инспекций, не существует на сегодняшний день. Исходя из этого, суды также запрещают использовать факсимиле для счетов-фактур. В то же время некоторые все же придерживаются мнения о том, что вычет налогов на добавленную стоимость, который подается в виде счета-фактуры, все же можно подписать с помощью факсимиле.
Как показывает практика, многие суды в своих решениях указывают на то, что использование факсимильной подписи вполне допустимо. Несмотря на утверждение налоговиков о том, что на счетах-фактурах использование копии подписей руководителей и директоров представляет собой нарушение налогового законодательства, многие служители Фемиды придерживаются иного мнения. Они считают, что прямого запрета на использование факсимиле на счетах-фактурах в Налоговом кодексе не содержится.
Вердикт Высшего суда
Высший арбитражный суд окончательно разрешил спор по поводу факсимиле. Юридическая сила счетов-фактур, подписанных при помощи клише-оттиска, была признана этой инстанцией. Так, Высший арбитражный суд установил, что если стороны предварительно в договоре или дополнительном соглашении договорились об использовании факсимиле, то оформленные таким способом счета-фактуры будут считаться полноценным документом, и нарушений в этом нет.
Тем не менее данная инстанция выразила свою четкую позицию и относительно использования факсимиле при подаче налоговой декларации. Суд считает, что оформление декларации при помощи факсимиле может привести к случаям подачи неправдивых данных. Сведения могут даже подаваться ненадлежащими лицами в таком случае. А вот что касается использования клише в деятельности налоговых органов, то Высший суд определил, что сотрудники налоговых инспекций не могут его использовать. То есть налоговикам делать себе образец факсимиле вообще бессмысленно, так как оно признано не будет. Причем в основной деятельности сотрудники налоговой инспекций тоже не могут пользоваться копией своего автографа. Поэтому все документы, которые будут подписаны таким способом, не могут быть признаны имеющими юридическую силу.
Где нельзя использовать факсимиле?
Несмотря на то что в законе пока не говорится ничего об обозначении термина «факсимиле», что это в действительности, можно выяснить при помощи словаря. Мы также определись с основными правилами его использования. Теперь давайте остановимся на некоторых финансовых бумагах (помимо счетов-фактур), где ставить клише подписи закон запрещает:
Денежный чек;
Платежки в иностранной валюте;
Вексель;
Расчетные документы о платежах в национальной валюте.
Где ставить факсимиле можно?
В некоторых нормативных документах также существует прямое разрешение на использование копии подписи руководителя и бухгалтера. Так, факсимиле разрешают использовать при подписании чеков, предназначенных для выплаты пенсий. Пользоваться факсимильной копией можно и при оформлении договоренности на совершение отдельных действий по договорам. Данная норма, естественно, распространяется только на те соглашения, в которых изначально было предусмотрено использование факсимиле.
Роль факсимиле с позиции закона
Как вы понимаете, порядок применения факсимиле довольно непростой, и имеет массу нюансов. Например, печати и штампы используются при оформлении любых договоров и, как правило, являются обязательным реквизитом многих финансовых документов. Чего не скажешь о клише подписи бухгалтера или руководителя - ведь таким образцом подписи вполне могут завладеть мошенники и совершить множество махинаций. Чтобы защитить должностных лиц от таких неприятностей, законодательство строго регламентирует порядок использования факсимиле. Что это и как можно использовать такое клише, мы в полной мере объяснили в данной статье. Возможно, в дальнейшем каждая отрасль издаст свои инструкции по поводу использования копии подписи.
Если вы все же пользуетесь факсимильной подписью, то лучше своим локальными приказом по предприятию конкретно определить порядок ее применения. Укажите также, кто может иметь к ней доступ во время вашего отсутствия. Если вы подписываете договор, заранее оговорите с контрагентом возможность пользоваться факсимиле после заключения договора. Ведь в противном случае все дальнейшие документы могут признать недействительными. Спасти может только полное исполнение соглашения. Будем также надеяться, что чиновники вскоре более детально пропишут основания для использования факсимиле, ведь только так можно будет избежать многих разногласий и недоразумений. Пока же можете смело ставить копию своего автографа на всех документах, не связанных с финансовыми вопросами, и на тех бумагах, в которых использование клише подписи допустимо согласно положениям основного договора.