От того, кого показать или не показать в форме СЗВ-М, зависит успешная сдача не только этой отчетности. Поэтому рассмотрим, каким подходом следует руководствоваться.
Почему это важно
Параллельно с отчетом СЗВ-М компании и частные коммерсанты с персоналом сдают расчет по страховым взносам:
- за 2016 год – в ПФР на бланке РСВ-1 (утв. постановлением Правления ПФР от 16.01.2014 № 2п);
- с отчетов за 2017 год – в ИФНС (утв. приказом ФНС России от 10 октября 2016 года № ММВ-7-11/551).
Многие страхователи уже столкнулись с тем, что сотрудники отделения ПФР при сверке за одинаковые 3 месяца могут обратить внимание на некоторые нестыковки в отчетах СЗВ-М и РСВ-1.
Так, в прежнем расчете по страховым взносам, который сдают в Пенсионный фонд, есть подраздел 6.8, где нужно привести вплоть до дня период работы человека по гражданско-правому соглашению. И важно, чтобы он совпал с данными из СЗВ-М за тот же месяц.
Аналогичная ситуация с новым расчетом по страховым взносам в ИФНС. Ежемесячный состав включенных в СЗВ-М физлиц, с которыми подписаны гражданско-правовые договоры на работы/услуги, но выплат по которым еще не было (например, будут только постфактум после сдачи-приемки), должны соотноситься с Разделом 3 нового расчета. В нем приводят персонифицированные данные по всем договорникам.
Критерии включения в отчет
На сегодня региональные отделения Пенсионного фонда настаивают на следующем. В отчет СЗВ-М договорников включают, даже если в отчетном месяце:
- вознаграждение по договору гражданско-правового характера им выплачено не было;
- соответственно страховые взносы с него не исчислены.
В итоге, чтобы понять, включать или не включать конкретное застрахованное лицо в СЗВ-М, необходимо исходить из 3-х обязательных критериев.
| Критерии включения в СЗВ-М | ||
|---|---|---|
| № | Критерий: суть | Пояснение |
| 1 | Какой вид договора заключен | При заполнении СЗВ-М речь идет только о гражданско-правовых соглашениях, по которым люди именно работают (выполняют работы/оказывают услуги) фирмам и ИП. Принято, что работать по договорам купли-продажи, аренды и т. п. невозможно. |
| 2 | Действовал ли договор в отчетном месяце | Если хотя бы 1 день, то включать в СЗВ-М нужно |
| 3 | Наличие в отчетном месяце фактов начисления и выплаты вознаграждений, а также исчисления взносов с них | Не имеет значения. Более того: месяц выплаты дохода вообще не важен. На практике оплата часто идет только после сдачи-приемки работ. |
Таким образом, даже в отчетном месяце вознаграждение по договору гражданско-правового толка вы не выплачивали и взносы на него не начисляли, в форму СЗВ-М такого исполнителя/подрядчика всё равно нужно внести.
Мы не нашли официальных разъяснений по поводу обязательности включения в СЗВ-М работников по договорам гражданско-правового толка без оплаты в их адрес в соответствующем месяце. Однако региональные отделения ПФР в своих комментариях настаивают, что не имеет значения:
- срок действия договора ГПХ;
- начисление выплат по нему.
Заметим, что ранее преобладала ровно противоположная позиция, основанная на письме Пенсионного фонда от 27 июля 2016 года № ЛЧ-08-19/10581. Из его общего смысла вытекает, что сведения об исполнителях по ГПД показывают в СЗВ-М только при одновременном соблюдении в отчетном месяце следующих условий:
- исполнителям выплачено вознаграждение;
- на сумму вознаграждения начислены взносы.
Вот такие противоречия есть к заполнению отчета СЗВ-М. В итоге настоятельно советуем придерживаться первого подхода.
Какое решение принять
| Правила включения в СЗВ-М | ||
|---|---|---|
| Ситуация | Решение для СЗВ-М | Пояснение |
| Договор гражданско-правового характера на выполнение работ или оказание услуг с человеком заключили в одном месяце, а вознаграждение начислили позже | Включить в отчет за месяц, в котором с ним подписан договор | Момент получения вознаграждения значения не имеет |
| Со специалистом заключен гражданско-правовой договор, но работы по нему еще не выполнены | Включить в отчет | Не имеет значения, что акт приемки не оформлен, а также нет оплаты |
| Организация арендует имущество у физлица | В отчет не вносить | Между ним и организацией де-юре нет трудовых правоотношений. Вдобавок такие выплаты не подпадают под страховые взносы. |
| Организация сделала выплату застрахованному лицу вне рамок договора гражданско-правового характера, предмет которого – выполнение работ или оказание услуг | На таких лиц сведения по форме СЗВ-М представлять не нужно | Например, выплата к праздничной дате и т. п. |
С апреля 2016 года работодатели, помимо 2-НДФЛ и справки о заработной плате, обязаны выдавать на руки еще и справку СЗВ-М при увольнении. Такая обязанность установлена ч. 3 п.4 ст. 11 ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете», т.к. для подтверждения страхового стажа сотруднику понадобится данный документ. При этом не имеет значения форма его трудоустройства – по гражданско-правовому или трудовому договору: главное, чтобы во время его служебной деятельности в ПФР производились страховые взносы.
Согласно действующему законодательству, руководитель должен выдавать копии СЗВ-М своим работникам не только при увольнении, но и в процессе их работы на предприятии, т.е. каждый месяц не позднее 10 числа, следующего за отчетным периодом. При расторжении трудовых отношений СЗВ-М предоставляется в последний рабочий день или по окончании действия гражданско-правового договора.
Перед тем, как сдавать СЗВ-М при увольнении, необходимо правильно заполнить данный документ. Несмотря на то, что ежемесячно справка подается в ПФР в общем на всех сотрудников, при расторжении трудового договора делается отдельная выписка, в которой указывается информация только об увольняющемся работнике. Это связано с тем, что отчет содержит персональные данные, за разглашение которых предусмотрена административная и даже уголовная ответственность:
- Разглашение информации с ограниченным доступом с использованием служебного положения влечет наказание в виде штрафа для граждан в размере от 500 до 1 000 руб., для должностных лиц – от 4 000 до 5 000 руб. (ст. 13.14 КоАП РФ).
- Незаконное собирание или распространение сведений, представляющих личную тайну по УК РФ, наказывается куда более крупными штрафами, размеры которых достигают 300 000 руб. Также виновное лицо могут привлечь к принудительным работам, лишить права занимать определенные должности или лишить свободы на срок до четырех лет (п.2 ст. 137 УК РФ).
Уголовное наказание в данном случае применяется очень редко, но во избежание неприятностей лучше всего не пренебрегать правилами заполнения и выдачи СЗВ-М и других документов.
СЗВ-М для выдачи сотруднику при увольнении: основание, форма, сроки
Форма СЗВ-М установлена Постановлением Правительства РФ от 01.02.2016 №83п «Об утверждении формы «Сведения о застрахованных лицах», и в обязательном порядке должна содержать следующие данные:
- Информацию о страхователе (компании работодателя), его реквизиты в ПФР.
- Дату отчетного периода.
- Код формы. Если страхователь отправляет отчет впервые, то он должен указать код «исхд». Также есть и другие коды, обозначающие тип представленной формы: «доп» – дополняющая, «отмн» – отменяющая.
- Сведения о застрахованных лицах: страховой номер индивидуального лицевого счета, а также ИНН (если у страхователя есть его номер).
- Дату заполнения формы.
- Наименование должности руководителя, его Ф.И.О.
- Подпись и печать организации.
Несмотря на то, что справка выдается строго до 10 числа каждого месяца за отчетный период, есть исключения, при которых ее копия может быть предоставлена сотруднику раньше:
- Если работник выходит на пенсию, то справка должна быть выдана в течение 10 календарных дней после получения от него заявления о предоставлении документов для начисления пенсии.
- Если сотрудник трудился по гражданско-правовому договору, то справка выдается в день его окончания.
- При увольнении работнику нужно выдавать СЗВ-М непосредственно в его последний рабочий день вместе с трудовой книжкой и иными документами.
Каков порядок выдачи копии СЗВ-М:
- Заполняется справка по установленному образцу. Она должна содержать сведения только об увольняемом, а не обо всех сотрудниках, как при передаче документа в Пенсионный фонд, т.к. за разглашение персональных данных законодательством предусмотрена ответственность – об этом не стоит забывать.
- Увольняющийся работник получает копию и дает подтверждение о получении в виде расписки.
Следует помнить, что если в оригинале СЗВ-М указаны сведения более чем о 25 сотрудниках, то документ предоставляется в Пенсионный фонд в электронном виде и подписывается электронной подписью. Если же справка содержит данные менее чем о 25 работниках, то ее можно отнести в ПФР в обычном бумажном виде.
С 1 ноября 2016 года работодатели обязаны предоставлять отчет СЗВ-М в электронном виде по установленному Распоряжением Правления ПФ РФ №432р образцу. Ознакомиться с примерами электронных документов можно в этом же законодательном акте, однако они содержат в себе лишь то, какую информацию необходимо подавать ежемесячно.
Ответственность за невыдачу СЗВ-М
Согласно ч.4 ст. 17 ФЗ №27-ФЗ, за предоставление неполных или недостоверных сведений, а также за отказ от предоставления установленных законодательством справок в ПФР работодатель может быть оштрафован на 500 руб. за каждого работника, информация о котором вовремя не была направлена. Это касается и СЗВ-М, ведь данный документ является одним из основных в ежемесячных отчетностях.
Таким образом, если руководитель или иное ответственное лицо не предоставили данные о 50 работниках, то размер штрафа для него будет составлять 25 000 руб., а денежная сумма будет взыскиваться сотрудниками Пенсионного фонда в соответствии с нормами ст. 19 и ст. 20 ФЗ №212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд…»:
- Может быть описано личное имущество индивидуального предпринимателя или организации, но его стоимость не должна превышать общий размер штрафа. Также списанию подлежат и деньги, находящиеся на банковских счетах.
- Взыскание производится на основании постановления руководителя органа, осуществляющего контроль за уплатой страховых взносов.
Как подтвердить выдачу СЗВ-М на руки работнику?
После получения сотрудником копии СЗВ-М на руки при увольнении необходимо запросить у него письменное подтверждение:
- Написать расписку. В ней должна быть отображена информация, подтверждающая, что копия действительно была выдана в день увольнения.
- Сделать две копии справки, и попросить на одной из них расписаться о получении.
- Отобразить факт выдачи СЗВ-М в журнале учета документов, если таковой есть в организации. Форма ведения журнала может быть свободной, но желательно отразить в нем сведения об отчетном периоде (дату), Ф.И.О человека, получившего справку, а также дату ее выдачи и подпись.
В целом, письменное подтверждение о получении СЗВ-М должно содержать примерно такую информацию: «Настоящим подтверждаю, что на основании прекращения трудового договора (его дата и номер) я получил от ООО «Ромашка» (данные об ИНН и КПП организации) копию СЗВ-М за время работы на двух листах». Расписка подкрепляется подписью бухгалтера и печатью компании.
В каких случаях не требуется предоставление СЗВ-М на сотрудника в Пенсионный фонд:
- Если работник был уволен до начала нового отчетного периода, но на это время не приходится выплата выходного пособия.
- Если в штате организации числится один сотрудник – директор, но он не является работающим пенсионером.
Последнее вызывает немало споров среди работников самого Пенсионного фонда, ведь учредитель даже при отсутствии подчиненных в штате приравнивается к наемным сотрудникам – соответственно, у него с его компанией присутствуют трудовые отношения, попадающие под действие законодательства, устанавливающего обязанность по сдаче СЗВ-М.
Если компания не ведет никакой деятельности, не приносит прибыль и фактически является «замороженной», то допускается сдача «нулевой» отчетности, но документ в любом случае должен быть предоставлен в территориальное отделение Пенсионного фонда в установленные законодательством сроки.
СЗВ-М отпуск за свой счет эта форма должна отражать или нет? Таким вопросом могли озадачиться многие работодатели, заполняющие новый ежемесячный отчет. Ответ на него — в нашем материале.
Как заполнить СЗВ-М?
Отчет СЗВ-М стал применяться совсем недавно — с апреля 2016 года (п. 2.2 ст. 11 закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» от 01.04.1996 № 27-ФЗ). Отчет состоит из 4 разделов (постановление правления ПФР от 01.02.16 № 83п), при этом первые 3 раздела содержат: общую информацию о работодателе (раздел 1), отчетном периоде (раздел 2) и типе отчета (раздел 3), заполнение которых не вызывает вопросов у страхователей. В последний же 4-й раздел вносятся сведения о Ф. И. О., ИНН и СНИЛС сотрудников, с чем у некоторых работодателей связаны определенные сложности (например, при определении списка сотрудников, которые должны попасть в СЗВ-М).
О заполнении СЗВ-М с помощью специализированных программ см. в публикации .
По каким сотрудникам необходимо внести сведения в СЗВ-М?
В соответствии с п. 2.2 ст. 11 закона № 27-ФЗ в рамках формы СЗВ-М необходимо подавать информацию на сотрудников, с которыми заключены:
- трудовые договоры;
- договоры ГПХ, если по ним уплачивались страховые взносы.
При этом действие указанных договоров должно выпадать на отчетный период, за который представляется отчет.
Пример
Миронов В. А. заключил трудовой договор с ООО «Гарант-пари» 30 июня 2016 года. В июньский отчет необходимо включить сведения об этом сотруднике, т. к. в этом отчетном периоде договор с ним уже действовал.
Аналогично, независимо от даты расторжения трудовых отношений, информацию об уволившихся сотрудниках следует отразить в СЗВ-М за соответствующий отчетный период, на который пришлось увольнение.
Нужно ли заполнять СЗВ-М, если сотрудник взял отпуск за свой счет?
В ситуации, когда сотрудник находится в неоплачиваемом отпуске, следует также представить заполненную по такому сотруднику форму СЗВ-М.
Пример
Круглов С. В. работает в ООО «Росинка» по трудовому договору. С 1 мая по 31 мая 2016 года он взял отпуск за свой счет. В связи с тем, что с ним в этот период были оформлены трудовые отношения, основания не включать сведения по Круглову С. В. у компании нет. Следовательно, в СЗВ-М за май попадут сведения об указанном сотруднике.
Данное правило также применимо к сотрудникам, находящимся в оплачиваемом отпуске, декретном отпуске или отпуске по уходу за ребенком.
Что делать, если в СЗВ-М не отразили данные сотрудника, находившегося в неоплачиваемом отпуске?
Если работодатель по ошибке не указал в форме сведения о сотруднике, ушедшем в отпуск за свой счет, ему следует эту ситуацию исправить. Откорректировать ранее поданные сведения необходимо путем подачи дополняющего отчета. При заполнении такого отчета в разделах 1-2 указываются те же сведения, что и в исходном отчете — реквизиты организации или ИП и отчетный период. В разделе 3 следует указать тип формы — «доп», а в раздел 4 внести сведения только о забытом сотруднике.
ВАЖНО! Направить такой отчет необходимо в сроки, выделенные для представления исходной формы (до 10-го числа каждого месяца, следующего за истекшим отчетным периодом, согласно п. 2.2 ст. 11 закона № 27-ФЗ).
Пример
ООО «Рос-торг» направило в ПФР отчет СЗВ-М за июнь 4 июля 2016 года. 6 июля компания выявила, что в отчете не указаны сведения о Машковой Е. Ф., находившейся в отпуске за свой счет с 1 по 30 июня 2016 года. Дополняющую форму ООО «Рос-торг» должно успеть подать до 11 июля 2016 года (перенос срока сдачи обусловлен тем, что 10 июля — выходной день).
О переносе срока сдачи СЗВ-М см. в материале