Аудит кассовых операций нужен для того, чтобы обеспечить безопасность при работе с деньгами, а также улучшения условий по их транспортировке и хранению. Помимо этого с помощью аудита можно определить сроки и порядок проведения ревизий внутри компании. Организациям и предпринимателям следует очень тщательно относиться к порядку ведения кассовых операций, так как в случае нарушений им будет грозить административная ответственность и штрафы.
Что такое аудит кассовых операций
Проверка или аудит кассовых операций подразумевает проведение целого ряда процедур. О проведении проверки специальной службой компанию могут оповестить заранее, либо проводиться она может и без оповещения. Аудит может проводиться как внешними специалистами, так и внутренними, специально созданными для аудита подразделениями.
Важно! При возникновении подозрений у руководителя компании в том, что при работе с наличными допускаются нарушения, он может запросить проведения проверки у аудиторских служб. Если в привлечении специалистов со стороны компания не нуждается, то провести проверку она может и своими силами.
Этапы аудиторской проверки кассовых операций
Любая аудиторская проверка состоит из определенных этапов, следующих друг за другом:
Планирование аудита
Важно! Одним из главных шагов в проведении аудита является планирование. Именно на этом этапе определяется как именно будет проводиться проверка. От этого этапа будут зависеть все последующие этапы, а если при планировании будет допущена ошибка, то аудит нужно будет проводить вновь.
На данном этапе происходит определение стратегии проверки, создание программы аудита, а также оценка объемов проверки. Аудиторами составляется план, согласно которого будет выстаиваться общая программа. Данный этап включает в себя большое число процедур, которые необходимы для проведения эффективной проверки . На основании подготовленной информации можно будет выделить ошибки и приступить к основным действиям.
Сбор и анализ информации
Заключение аудитора
Методики проведения аудита
Проведение такой процедуры, как аудиторская проверка происходит на основании одной из методик, к которым относятся:
- Отраслевая методика, применяемая в соответствии с отраслью, в которой занят проверяемый объект.
- Специальная
- Традиционная, схема проверки которой основана на определенных разделах бухгалтерии. Она соответствует юридическому законодательству и дает наиболее точные результаты. Для такого аудита следует разработать специальную методику, при которой по определенным чертам создаются экономические группы.
- Юридическая основан на соответствующих нормах законодательства.
Нарушения, которые могут быть выявлены при аудите кассовых операций
При аудиторской проверке кассовых операций могут быть выявлены следующие виды нарушений:
- излишки денежных средств в кассе или их недостача;
- несвоевременное оприходование денежных средств, поступивших в кассу;
- выдача денежных средств без соответствующей доверенности;
- выдача денег сотрудникам без оформления авансовых отчетов;
- некорректное отображение кассовых операций.
Кроме того, одним из наиболее частных нарушений является непроведение инвентаризации в следующих случаях:
- перед тем, как составить годовую бухгалтерскую отчетность;
- при смене лица, ответственного за финансы компании;
- в случае обнаружения фактов хищения или порчи материальных ценностей;
- при передаче имущества иному лицу во владение;
- после экстремальных ситуаций (пожар, авария, стихийное бедствие и др.);
- при ликвидации или реорганизации компании.
Если привести более конкретные примеры нарушений при ведении кассовых операций, то к ним можно отнести:
- Несоблюдение сроков инвентаризации денежной наличности, установленных учетной политикой организации.
- В документах об инвентаризации содержатся помарки, ошибки, неточности или незаполненные строки.
- Акт инвентаризации составлен без соблюдения требований законодательства.
- Инвентаризационные ведомости подписали не все члены комиссии и материально-ответственные сотрудники.
- Излишки, выявленные при инвентаризации не оприходованы и направлены на увеличение дохода компании.
- В кассовой книге есть записи о выдаче сотрудникам зарплаты, но отсутствуют их подписи.
- В расходных кассовых документах не указана информация о документах, удостоверяющих личность получателя денежных средств.
- Работа с наличностью ведется при неисправном кассовом аппарате.
- Книгу кассира-операциониста в компании заполняют не должным образом.
Законодательная база
Важно! Целью аудиторской проверки кассовых операций является установление в конкретной компании проблем, связанных с кассовыми операциями, движением денег и ведением бухгалтерии.
Задачей аудита является проверка всех документов и хозяйственных операций компании, регламентируемых законодательством РФ. Данная процедура должна проводиться по Федеральным стандартам аудита, которые содержат требования, указания, положения к данной процедуре, а также примеры из практики.
Порядок ведения кассовых операций регламентируется законом №54-ЗФ. Кроме того, при проведении аудита следует обращать внимание на следующие нормативные акты:
- Методические указания по инвентаризации и финансовых обязательств;
- Указания Банка РФ «Об осуществлении наличных расчетов»;
- Постановление Госкомстата №88 «Об утверждении унифицированных форм первичной документации по учету кассовых операций, по учету инвентаризации».
Ответственность за проведение
Любая компания несет определенную ответственность за осуществление контроля внутри компании. Аудитор же должен удостовериться в том, что данная система контроля работает исправно и без нарушений. Задачами руководителя компании будут являться:
- Оборудование кассы должным образом, а также обеспечение сохранности денежных средств как при хранении внутри компании, так и в случае транспортировки в банк.
- Обеспечить наличие кассовой книги (при этом должна быть только одна книга).
- Следить за тем, что бы в кассе хранились только денежные средства компании, а не личные ценности и деньги сотрудников.
- Осуществлять прием наличности только с применением ККТ.
| Что проверяется при аудите кассовых операций | Особенности проверки |
| Первичная документация | Вся первичка должна быть заполнена должным образом и содержать необходимые подписи. Наличие исправлений в документах не допускается. |
| Правильность оприходования денежных средств | С этой целью проводится сверка сумм из корешков пробитых чеков, банковских выписок и т.д. Если какая-либо сумма будет пропущена, то это будет считаться грубым нарушением. |
| Соблюдение лимитов при расчетах наличными | При проведении сделок купли-продажи запрещено принимать наличными денежные средства в суммах, превышающих установленный законодательством лимит. Если такая необходимость есть, то операция должна проводиться через банк. |
| Инкассация наличных | Компании и предприниматели вправе сдавать денежные средства через инкассаторские службы. В этом случае денежные средства будут защищены. При оформлении каждой сумке должна составляться денежная ведомость. |
Ответы на распространенные вопросы
Вопрос: Как проводится инвентаризация кассы при аудите кассовых операций?
Ответ: При проведении инвентаризации должны присутствовать главбух и кассир. Если в компании несколько кассовых аппаратов, то опечатывается каждый из них. Это необходимо для того, чтобы избежать переноса денежных средств или изменения информации в кассовой книге.
Целью аудиторской проверки кассовых операций является установление соответствия применяемой в организации методики учета и налогообложения операций по движению наличных денежных средств действующим в Российской Федерации в проверяемом периоде нормативным документам - для формирования мнения о достоверности бухгалтерской отчетности во всех существенных аспектах.
Основные направления аудита кассовых операций:
Проверка правильности оформления первичных документов и их обобщения в учетных регистрах;
Проверка обоснованности хозяйственных операций;
Проверка правильности отражения операций на счетах синтетического и аналитического учета;
Проверка соблюдения лимита остатка денег в кассе и расчета наличными деньгами в пределах установленных норм.
Источниками информации для аудиторов являются:
Положение об учетной политике предприятия;
Кассовая книга, приходные и расходные кассовые ордера, платежные ведомости, выписки банка;
Учетные регистры по счету 50;
Главная книга;
Бухгалтерский баланс;
Отчет о движении денежных средств.
Кассовые операции целесообразно проверять сплошным методом.
Аудиторская проверка кассовых операций организуется в такой последовательности:
Инвентаризация кассы и обследование условий хранения денежных средств;
Проверка правильности документального оформления операций;
Проверка полноты и своевременности оприходования денежных средств;
Аудиторская проверка правильности списания денег в расход;
Проверка соблюдения кассовой и финансовой дисциплины;
Проверка правильности отражения операций на счетах бухгалтерского учета;
Оформление результатов проверки.
В приходных и расходных кассовых ордерах проверяется правильность заполнения, отражение корреспонденции счетов, подписи, регистрация в журнале приходных/расходных ордеров, целевое использование наличных денег, есть ли две подписи - руководителя и главного бухгалтера, фактическое получение денег: соответствует ли дата получения, отражен ли документ, удостоверяющий личность получателя (паспорт, военный билет).
Журнал регистрации приходных и расходных документов проверяется с точки зрения его оформления, он должен быть прошнурован, пронумерован, в нем должно быть указано количество листов, подпись руководителя, регистрация в момент выписки ордера.
В журнале-ведомости по счету 50 «касса» проверяется правильность отражения хозяйственных операций, арифметическая точность расчетов и соответствие данным кассовой книги.
При составлении программы проверки следует оценить эффективность внутреннего контроля за движением и сохранностью денежных средств и других ценностей в кассе организации. С помощью тестирования аудитор производит предварительную оценку соблюдения в организации кассовой дисциплины, выявляет наиболее уязвимые участки, планирует состав основных контрольных процедур, определяет особенности ведения учета в организации.
Прибыв на место проверки, аудитор сразу проводит инвентаризацию денежных средств, хранящихся в кассе.
Результаты инвентаризации оформляют актом, который подписывают кассир и главный бухгалтер организации. Акт является письменным, аудиторским доказательством, и его данные необходимы для дальнейшей проверки.
Одновременно с инвентаризацией проводится проверка условий хранения денежных средств, в ходе которой аудитор выясняет: обеспечена ли сохранность денег при доставке из банка и во время выдачи заработной платы; имеется для хранения денег и других ценностей в кассе сейф или несгораемый шкаф; застрахована ли касса организации; соблюдаются ли правила хранения ключей от сейфа (несгораемого шкафа); соблюдается ли установленный лимит хранения денежной наличности по отдельным датам. Лимит остатка денег в кассе - предельное значение количества денег в кассе - зависит от среднедневного поступления денег в кассу.
Лимит остатка кассы устанавливается руководителем организации и оформляется соответствующим приказом. Следует помнить, что превышение установленных лимитов в кассе допускается лишь в течение 5 рабочих дней в период выплаты заработной платы, премий, пособий по временной нетрудоспособности работникам организации.
В соответствии с действующим законодательством РФ, предельный размер расчета наличными деньгами между юридическими лицами установлен в размере 100 000 руб. по одной сделке.
Как правило, денежные средства поступают в кассу из банка, от работников организации в оплату услуг, как остатки неиспользованных авансов и др.
При проверке правильности отражения в балансе денежных средств не следует ограничиваться только сопоставлением их остатков по Главной книге с балансовыми данными.
Необходимо провести сплошную проверку правильности ведения кассовых операций (не менее чем за 34 месяца) с проверкой всех необходимых учетных регистров и первичных документов. Это позволит также сделать определенные выводы о правильности ведения бухгалтерского учета на предприятии и определить круг тех операций (и счетов), проверке которых должно быть уделено особое внимание.
Аудитор проверяет полноту и своевременность оприходования денег, полученных по каждому чеку из банка, путем сверки идентичных сумм, записанных в корешках чеков, и выписок банка (по шифру, соответствующему получению наличных денег). Чековые книжки, корешки использованных чеков, а также неиспользованные чеки хранятся у главного бухгалтера предприятия в условиях, исключающих возможность их утери. Испорченные чеки должны быть погашены надписью «аннулировано» и хранятся подклеенными к корешкам чеков.
Направления использования денежных средств и их целевое назначение организация определяет по своему усмотрению. Однако коммерческие банки могут проверять целевое использование организациями полученных в банках денежных средств и при необходимости предъявлять к ним соответствующие требования.
Аудитор тщательно проверяет полноту оприходования выручки от реализации продукции основного производства, общественного питания, услуг вспомогательных и обслуживающих производств, жилищнокоммунального хозяйства, если данные хозяйства имеют место на исследуемом предприятии. При этом он сверяет записи в кассовой книге, приходных кассовых ордерах с отчетами, накладными и счетами (счетами-фактурами) по реализации продукции (работ, услуг).
Целью аудита денежных документов является проверка наличия денежных документов и их оценки, правильность отражения в учете денежных документов, подтверждение правильности отражения в учетных регистрах движения денежных документов (счет 50/3 - денежные документы, счет 50/2 - операционная касса), соответствие данных учетных регистров данным Главной книги.
На счете 50-3 учитываются почтовые марки и марки государственных пошлин и сборов, оплаченные, но не выданные путевки в дома отдыха и санатории, проездные билеты, извещения о денежных переводах, не поступивших на счета в банке или в кассу, и др.
При проверке необходимо убедиться, во-первых, в фактическом наличии этих денежных документов, и, во-вторых, установить, кому предназначены билеты и путевки и за счет каких средств они оплачены.
Следует иметь в виду, что перед составлением бухгалтерского баланса производится переоценка всех денежных статей бухгалтерского учета, выраженных в иностранных валютах. Среди них:
Остатки средств на текущих валютных счетах предприятия, открытых в банках на территории страны и за ее пределами;
Остатки средств на специальных счетах предприятия, открытых на территории страны и за рубежом; платежные документы - векселя, тратты, аккредитивы, чеки и т. п.;
Остатки наличных денежных средств в кассе предприятия; денежные документы; денежные средства в пути;
Дебиторская задолженность (по расчетам с покупателями и заказчиками за товары, работы и услуги, по выданным авансам, расчетам со своими работниками по суммам, выданным под отчет на служебные командировки, и др.);
Ценные бумаги (облигации, депозитные сертификаты и др.); задолженность по займам, предоставленным предприятием другим предприятиям и организациям; кредиторская задолженность по расчетам с поставщиками и подрядчиками за товары и услуги, по полученным авансам, по страхованию и др.);
Задолженность по краткосрочным, среднесрочным и долгосрочным кредитам банков и других кредитных учреждений;
Задолженность по займам, полученным предприятием у других предприятий и организаций (кроме банков и иных кредитных учреждений).
Типичные ошибки, выявляемые при аудите кассовых операций:
Отсутствие договора о полной материальной ответственности с лицом, исполняющим обязанности кассира;
Несоблюдение установленного лимита расчетов наличными деньгами между юридическими лицами;
Отсутствие первичных кассовых документов;
Оформление кассовых документов с нарушением установленных требований;
Некорректное отражение кассовых операций в учетных регистрах;
Формальное проведение инвентаризации кассы;
Арифметические ошибки при подсчете оборотов и остатков;
Несоответствие данных синтетического учета по счету 50 данным «Отчета о движении денежных средств».
Аудит кассовых операций
Основным нормативным актом, регулирующим порядок осуществления операций по приему, хранению и выдаче наличных денег в кассе предприятия, является Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации. Этот документ устанавливает единый порядок хранения наличных денег, их приема и выдачи, оформления кассовых документов и ведения кассовой книги, ревизии кассы и контроля за соблюдением кассовой дисциплины.
Проверка правильности ведения кассовых операций производится сплошным образом. Начиная со дня окончания предыдущей ревизии (аудиторской проверки), все кассовые документы подвергаются сплошной проверке.
Целью аудита кассовых операций является установление соответствия применяемой в организации методики бухгалтерского учета, действующей в проверяемом периоде, нормативным документам для того, чтобы сформировать мнение о достоверности бухгалтерской (финансовой) отчетности во всех существенных аспектах.
В задачи аудита кассовых операций входят:
проверка своевременного и полного отражения в бухгалтерском учете операций с денежными средствами при соблюдении требований законодательства Российской Федерации;
правильное документальное оформление операций с денежными средствами в соответствии с установленными правилами ведения кассовых операций;
контроль за сохранностью денежных средств, документов в кассе и их целевым использованием;
своевременное проведение инвентаризации денежных средств в кассе, выявление ее результатов и отражение на счетах бухгалтерского учета.
Последовательность работ при проведении аудита денежных средств можно разделить на три этапа: ознакомительный, основной и заключительный. На каждом этапе должны быть выполнены определенные процедуры проверки, позволяющие достигнуть цели и решить задачи аудита денежных средств.
На ознакомительном этапе изучаются открытые организацией расчетные и специальные счета.
Основной этап заключается в проведении анализа операций, совершенных в отчетном периоде и осуществленных на основании выписок банка с расчетных счетов за проверяемые месяцы, предоставляемых к проверке в полном объеме. Производится сверка суммы остатка денежных средств с данными журнала ордера счета 51.
При проверке операций по расчетному счету необходимо ответить на следующие основные вопросы:
в полном ли объеме имеются договоры банковского обслуживания;
ведутся ли регистры синтетического учета по каждому расчетному счету;
своевременно ли отражаются операции по движению денежных средств на расчетном счете в регистрах синтетического учета;
производятся ли записи в учетные регистры по каждой выписке банка;
тождественны ли записи в учетных регистрах и в выписках банка.
Типичными ошибками, которые выявляются в ходе проверки банковских операций, являются:
отсутствие платежных документов, подтверждающих факт совершения операций, или оформление их ненадлежащим образом;
отсутствие приложений к платежным документам, послуживших основанием для совершения операций;
перечисление авансов по бестоварным счетам, без предварительного оформления договора и по другим сомнительным операциям;
несоответствие данных в платежных поручениях данным выписки банка;
некорректная корреспонденция счетов по учету банковских операций.
Аудит кассовых операций осуществляется на основании следующих нормативных документов:
Федеральный закон от 21.11.96 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (с изменениями и дополнениями);
Федеральный закон от 22.05.03 г. N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт";
письмо Минфина России от 30.08.93 г. N 104 "Типовые правила эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением";
Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный решением совета директоров Банка России от 22.09.93 г. N 40;
положение Банка России от 5.01.98 г. N 14-П "О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации", утвержденное Банком России 19.12.97 г. (с изменениями и дополнениями);
указания Банка России от 14.11.01 г. N 1050-У "Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами по одной сделке";
постановление Госкомстата России от 18.08.98 г. N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации" (с изменениями и дополнениями);
постановление Госкомстата России от 25.12.98 г. N 132 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций".
При аудите кассовых операций последовательно проверяются:
правильность документального оформления кассовых операций;
сохранность наличных денежных средств в кассе;
соблюдение установленного лимита остатка денежных средств в кассе;
правильность применения контрольно-кассовой техники (ККТ) при осуществлении расчетов с населением;
полнота и своевременность оприходования денежных средств и отражение данных хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета;
правильность списания денег в расход и отражение данных хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета;
организация хранения свободных денежных средств в кассах организации.
Ознакомительный этап
Для проверки правильности документального оформления кассовых операций используется определенный перечень вопросов, который может быть рабочим документом аудитора.
Основной и заключительный этапы
На данном этапе производится проверка сохранности наличных денежных средств в кассе. Аудитор должен установить, проводится ли инвентаризация кассы перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, при смене материально ответственных лиц, при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества, в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями, при реорганизации или ликвидации организации и в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
При проверке соблюдения установленного лимита остатка денежных средств в кассе организации необходимо запросить расчет на установление организации лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающих в ее кассу за аудируемый период, утвержденный банком. Далее согласно представленному расчету выборочно проводится соблюдение установленного банком лимита остатка наличных денежных средств.
Проверка соблюдения установленного размера проведения наличных расчетов между юридическими лицами состоит в том, чтобы установить соответствие указанию N 1050-У.
При проверке кассовых операций особое внимание уделяется выяснению полноты, своевременности и правильности оприходования денежной наличности в результате поступлений из банка, возврата подотчетных сумм, выручки, взносов арендной платы и других операционных и внереализационных доходов. Поступления из банка проверяются путем сверки идентичных сумм, записанных в корешках чеков, выписках банка и приходных кассовых ордерах. Поступление выручки изучается путем сверки сумм в приходных кассовых ордерах, накладных и счетах-фактурах, лентах кассового аппарата и т.п. Возврат неиспользованных авансов анализируется по приходным кассовым ордерам.
Проверяя расходование наличных денежных средств из кассы, аудитор должен обратить внимание на юридическую обоснованность выдачи денег, т.е. на наличие приказов и распоряжений на премирование сотрудников, на оказание материальной помощи, на командировки, на выдачу средств на представительские расходы; доверенностей от сторонних организаций; исполнительных листов и др. Устанавливается также целевое использование средств, полученных из банка по чеку.
При проверке организации хранения свободных денежных средств в кассах организации устанавливается соответствие Порядку ведения кассовых операций в Российской Федерации, согласно которому:
касса организации должна находиться в изолированном помещении, предназначенном для приема, выдачи и временного хранения наличных денег;
обеспечена сохранность денег в помещении кассы, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк;
все наличные деньги и ценные бумаги хранятся в несгораемых металлических шкафах или в комбинированных и обычных металлических шкафах, которые по окончании работы кассы закрываются ключом и опечатываются печатью кассира.
Опыт аудиторских проверок свидетельствует, что наиболее распространенными нарушениями, которые выявляются в ходе проверки кассовых операций, являются:
отсутствие первичных кассовых документов или оформление их с нарушением установленных требований;
выплаты подотчетным лицам на основании документов, подтверждающих расходы, без оформления авансовых отчетов;
несоблюдение установленного лимита расчетов наличными деньгами между юридическими лицами;
арифметические ошибки при подсчете оборотов и остатков в учетных регистрах при ручном ведении учета;
неполное оприходование денежной выручки, выразившееся в том, что кассиры оставляют в кассах организации небольшой размер денежных средств на "размен".
На заключительном этапе аудита денежных средств организации формируется пакет рабочих документов аудитора и составляется аудиторский отчет, который представляется вместе с рабочей документацией руководителю проверки.
Основные этапы проверки кассовых операций:
1. Инвентаризация фактического остатка наличных денег в кассе и соответствие его учетным данным по кассовой книге.
2. Проверка по приходным и расходным ордерам полноты и своевременности оприходования и списания наличных денег по кассовой книге.
3. Проверка наличия оправдательных документов к приходным и расходным ордерам, на основании которых они оформлены.
4. Проверка законности совершенных хозяйственных операций.
5. Проверка фактического наличия других ценностей, хранящихся в кассе (ценных бумаг, ценных подарков, драгоценных вещей и других ценностей), которые в соответствии с действующими нормативными документами надлежит хранить в кассе.
6. Проверка итогов в кассовой книге и других учетных регистрах (журналах-ордерах, ведомостях).
7. Обеспечение сохранности денежных средств при их получении, доставке из банка (предприятия), хранении и выдаче на предприятии.
8. Проверка полноты оприходования по местам хранения закупленных материальных ценностей и отражение прихода по соответствующим книгам учета.
9. Проверка наличия письменного договора о полной материальной ответственности с кассиром.
Тщательно проверяются:
в платежных ведомостях - достоверность подписи получателей денег. Имеют место случаи, когда один получатель в ведомости расписывается за несколько человек;
в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма № КО-3) - соответствие дат, порядковой нумерации и сумм, с аналогичными показателями в приходных и расходных ордерах и кассовой книге;
в расходных ордерах - правильность записи полученных сумм (прописью) и самой подписи получателем денег, а также заполнение паспортных данных получателей, не состоящих в штатной численности организации;
во всех документах - наличие подписей распорядителей денежных средств. Обращается внимание на то, что руководитель подписывает лично все расходные кассовые документы. Исключение составляют только периоды, когда руководитель временно отсутствует в организации и свои функции он приказом передает другому лицу. В соответствии с Гражданским кодексом РФ нарушение порядка подписи документов за руководителей (первых лиц) влечет за собой не признание юридической силы таких документов (и других тоже);
в кассовой книге - оформление и ее ведение, правильность внесенных исправлений. Особенное внимание обращается на правильность подсчета итоговых оборотов и выведение остатков наличных денег по окончании дня.
При проверке полноты оприходования наличных денег, полученных по чекам из банка, необходимо проверить наличие всех корешков чековой книжки.
При наличии в организации нескольких кассиров, необходимо проверить правильность ведения книг учета принятых и выданных денег (форма № КО-5), которые открываются на каждого кассира.
К типовым нарушениям в ведении кассовых операции можно отнести:
неоприходование или не полное оприходование наличных денег, полученных в банке по чекам или принятых по приходным ордерам;
излишнее списание денег по кассе (кассовой книге) путем занижения итоговых оборотов по приходу кассовой книги или завышения оборотов по расходу. Повторное списание сумм по одним и тем же документам;
нарушения действующего порядка расчета наличными денежными средствами, в том числе: превышение установленного лимита расчета личными деньгами с юридическими лицами и предпринимателями;
отсутствие в документах необходимых подписей должностных лиц;
несвоевременное отражение приходно-расходных кассовых документов в учетных регистрах;
отсутствие документов, послуживших основанием для совершения в учетных регистрах записей хозяйственных операций;
списание денег по кассе без оснований или по подложным (фиктивным) документам;
ошибки в написании сумм получателями денег в расходных ордерах;
несовпадение дат или сумм приходных или расходных ордеров с аналогичными их показателями в журнале регистрации;
прямое хищение денежных средств (встречается крайне редко).
В статье будет идти речь об аудиторской проверке. Каковы ее цели, как правильно осуществить проверку, и какую методику применять – далее.
В рыночной экономике аудиторская деятельность занимает одно из главных мест. От правильной проверки зависит многое. Как правильно произвести учет?
Важные аспекты
Любое предприятие желает иметь безупречную бухгалтерию. В этих целях проводятся специальные проверки. Одной из таких форм является аудит.
Проверка может осуществляться в добровольном или принудительном порядке. Субъектами являются физические лица и их предприятия.
Во время проверки кассовых операций главными документами, которые необходимо изучить, являются – кассовая книга, журналы и ведомости, и .
Варианты проведения аудита бывают такими:
Проведение аудита кассовых операций осуществляется по таким направлениям:
- правильно ли оформлены документы по операциям кассы;
- своевременно ли и полностью ли оприходуются денежные средства;
- правильно ли списываются финансы;
- происходит проверка кассовых операций;
- правильно ли отражаются проведенные операции в кассе.
Проверка документального оформления кассовых операций предполагает исследование следующих аспектов:
- правильно ли заполнены реквизиты;
- зарегистрированы ли приходные и расходные ордеры;
- имеются ли в документах подписи руководящих лиц организации;
- нет ли исправлений.
Аудитор вправе проводить сплошную проверку или по отдельной документации – выборочную. Чтобы проверка прошла правильно, необходимо ознакомиться с кассовой книгой учреждения и отчетностями, сопоставить данные.
Как только проверка закончится, аудитор должен оценить размеры штрафных санкций (при обнаружении нарушений).
По оформляется документ в письменном виде с требованиями внести изменения в документацию бухгалтерии.
Руководящие должности предприятия обязаны подготовить ответ. В письме необходимо указать на результаты проверки и дать оценку следующему:
- состоянию отчетности бухгалтерии;
- системе внутреннего контроля;
- обнаруженным нарушениям и способам их решения;
- соблюдается ли законодательство при осуществлении хозяйственных операций.
Аудиторское заключение имеет 3 части – водную, описывающую объемы аудита и итоговую.
В вводной необходимо указать следующее – список отчетности, которая попала под проверку, и заявление о том, что ответственность несет лицо, которое проверяется.
В основной части указывается следующая информация:
В заключительном разделе указывается, есть ли соответствия между порядком ведения учета и принципами, которые устанавливает законодательство. В конце ставится дата составления документа – после этого вносить изменения в него нельзя.
Основные понятия
| Аудит | Независимая экспертная оценка деятельности организации |
| Аудиторское заключение | Документ, который носит официальный характер и предназначен для потребителей отчетности бухгалтерии. Составляется по итогам аудита |
| Кассовая операция | Действия с наличными финансовыми средствами, которые осуществляет предприятие с лицами физического и юридического типа |
| Учреждение бюджетного типа | Организация непроизводственной сферы, которая получает средства на ведение своей деятельности и расходы из бюджета державы. Такими учреждениями являются суд, прокуратура, организации сферы образования и прочие |
Назначение процедуры
Целью проверки является установление соответствий методики учета, которая применяет организация, и налогообложения операций по движению наличных финансов.
Задачи аудита учета следующие:
- проверить своевременное и полное отражение финансовых операций в бухгалтерском учете;
- установить, правильно ли оформлена документация;
- осуществить контроль по сохранности наличных средств и документации в кассе;
- провести инвентаризацию денег, выявить ее результаты.
Аудит проводится с целью:
- выявить недостатки в бухгалтерской отчетности;
- выявить проблемы в осуществлении хозяйственной работы организации;
- решить проблемы;
- подобрать индивидуальную стратегию для вывода бизнеса на новый уровень.
Действующие нормативы
При проведении проверки необходимо руководствоваться следующими нормативными актами:
Порядок проведения аудиторской проверки кассовых операций
Во время проверки кассовых операций необходимо придерживаться такого порядка действий:
- Провести инвентаризацию кассы.
- Обследовать помещение.
- Провести опрос.
- Проверить соблюдение правил осуществления операций.
- Непосредственно проверка.
- Сравнение документации.
- Оформление итогов проверки.
Во время проведения проверки необходимо удостовериться в соответствии порядка учета операций нормативным актам. Также следует установить, соблюдает ли организация установленное ограничение хранения наличных средств.
Аудитор имеет право провести инвентаризацию. В этом случае проверяется следующее:
- есть ли кассира;
- заключено лис ним ;
- отвечает ли помещение кассы требованиям – обеспечение сохранности финансов, освещенность и прочее.
Кем осуществляется
Контроль и ревизия кассовых операций осуществляется аудиторской организацией или индивидуально аудитором. В такой организации должно быть не меньше трех сотрудников.
Чтобы заниматься подобным родом деятельности, необходимо сдать экзамен и получить аттестат. Чтобы стать аудитором, необходимо отвечать требованиям:
- иметь экономическое или юридическое высшее образование;
- стаж работы в данной сфере должен быть не менее 3 лет;
- иметь определенные личные качества характера;
- сдать экзамен для получения аттестата аудитора.
Применяемая методика
Методика аудита основывается на трех этапах, которые связаны между собой. Они дают возможность осуществить проверку наилучшим образом – спланировать, собрать и обобщить информацию, сделать выводы.
Методика обеспечивает достоверность отчета. Первый этап методики – планирование. Это наиболее важный этап. На этой стадии определяется стратегия контроля, создается аудиторская программа и оценивается объем контроля.
Задача состоит в разработке и оформлении плана, определении ошибок. После этого можно приступать к проверке.
План должен охватывать все детали, чтобы на его основе можно было составить аудиторскую программу. В данный этап могут входить процедуры, которые помогают понять проверяющему вопросы для эффективного проведения проверки.
Следующий этап методики – сбор и анализ данных. На этом этапе оцениваются аспекты бухгалтерской системы, сферы учета с возможным риском, проводится мониторинг контролирующих средств.
Последний этап – аудиторское заключение. Составляется акт проверки на русском языке. В документе указывается название организации, высвечивается информация об аудиторе и его мнение о результатах проверки.
При проведении аудита применяется несколько методов – традиционный, юридический, специальный и отраслевой. Традиционным является бухгалтерский подход.
При таком методе предполагается разработка способов проверки в соответствии с различными разделами бухгалтерии и ее учета. На основании юридического метода проверка основывается на юридических законах.
Данный способ предполагает наиболее углубленную проверку. При специальном подходе разрабатывается методика контроля определенных экономических групп, имеющих общие черты.
Такими признаками являются структура капитала, численность работников и прочие. Этот метод применяется для тех организаций, которые осуществляют деятельность на особых налоговых режимах.
Отраслевой подход применяют во время разработки методики проверки экономических субъектов на основании их отраслевой принадлежности.
Проверяемые объекты
На объекты аудита направлены действия проверяющего. Объекты отличаются по составу, целевым ориентациями прочим направлениям. Могут также являться лица юридического и физического типа, экономические процессы.
Объекты аудиторской проверки являются многогранными, поэтому полностью их перечислить невозможно. Объектами аудиторской проверки являются:
- хозяйственная деятельность в общем;
- финансовые операции или отдельные ее типы;
- отчетности;
- управление организации и другие.
Типы объектов – ресурсы (средства трудовой деятельности, предметы труда, финансовые ресурсы) и процессы хозяйственного типа (внедрение новых технологий, основное производство и другие).
Объекты могут быть простыми и сложными. К первым относятся те, которые состоят из нескольких элементов.
Сложные имеют неопределенную структуру. Исходя из этого, проверки подразделяются на несколько типов – общая, банковская, государственная, биржевая.
Поэтапная программа аудита (таблица)
Проверка аудита должна соответствовать определенным требованиям и осуществляться в четко установленном порядке.
| Этап | Характеристика |
| Знакомство с клиентом | На данном этапе аудитор осуществляет следующее:
|
| Планирование | На основном этапе аудитором составляется план и разрабатывается программа |
| Аудит | Происходит сбор доказательств |
| Завершение аудита | Обязанности проверяющего заключаются в следующем:
|
Особенности при проведении в казенном учреждении
Аудит в бюджетном учреждении – проведение независимой проверки состояния учета бухгалтерии и финансовых отчетов. Цель такой проверки – осуществить контроль за правильностью ведения деятельности и соблюдением нормативных актов и законов.
Проводится регулярно, в обязательном порядке. Для бюджетных предприятий порядок предоставления услуг в сфере аудита следующий:
- Оценка документации и финансовых коэффициентов.
- Согласование срока и цены.
- Заключение соглашения.
- Проверка.
- Оформление заключительного отчета.
Во время проверки решаются следующие задачи:
Проверку необходимо проводить не менее 1 раза за год.
Таким образом, аудиторская проверка организаций обязательна. Она проводится в соответствии с требованиями законодательства. Цель ее – проверить правильность осуществления деятельности хозяйственной и финансовой части.
Проводит ее специально назначенное лицо – аудитор. По окончании проверки он обязан составить заключение, которое направляется руководителю организации с целью исправления ошибок.
Предварительное знакомство с системой внутреннего контроля на предприятии позволяет аудитору оценить, как обеспечивается сохранность и целевое использование наличных денежных средств. При возникновении подозрений в возможных хищениях средств из кассы, других злоупотреблениях аудитору следует рекомендовать руководству провести инвентаризацию кассовой наличности. По предварительной договоренности с руководством предприятия внезапная проверка кассы может быть проведена с участием аудитора и сразу же после начала аудиторской проверки.
Аудит кассовых операций должен проводиться в соответствии с разработанной программой по следующим направлениям:
- * проверка правильности документального оформления операций по кассе;
- * оценка полноты и своевременности оприходования денежных средств;
- * анализ правильности списания денежных средств в расход;
- * проверка соблюдения кассовой дисциплины;
- * выяснение правильности отражения кассовых операций в учете.
Далее аудитор устанавливает законность совершения кассовых операций, их соответствие Письму Центрального банка РФ от 4 октября 1993 г. № 18 «Об утверждении порядка ведения кассовых операций в РФ». В зависимости от объема кассовых операций и степени доверия аудитора к системе внутреннего контроля на предприятии может быть осуществлена сплошная или выборочная проверка кассовых документов.
Приступая к проверке кассовых операций, аудитор выясняет правильность их документального оформления (полнота заполнения реквизитов приходных и расходных документов; обязательная регистрация приходных и расходных ордеров, платежных ведомостей и др.; наличие подписей ответственных лиц и получателей денежных средств; отсутствие исправлений, подчисток и т.п.). Для этого изучаются отчеты кассира с приложенными первичными документами и кассовая книга. Последняя должна быть пронумерована, прошнурована, опечатана печатью и вестись в одном экземпляре. Записи в кассовой книге должны быть идентичны записям в отчете кассира и подтверждаться первичными документами.
Если на предприятии учет кассовых операций компьютеризирован, то допускается ведение кассовой книги в электронном виде, листы которой распечатываются на принтере в двух экземплярах (первые экземпляры периодически сброшюровываются в виде книги, второй экземпляр служит отчетом кассира). В этом случае аудитор должен убедиться самостоятельно или с привлечением эксперта в защищенности программы от несанкционированного доступа кассира и других лиц с целью изменения нумерации документов (программа должна генерировать следующий номер приходных и расходных документов автоматически при их подготовке и распечатке бланка).
В выборку, как правило, включаются кассовые документы за один или два квартала или за один месяц в каждом квартале отчетного периода. Если количество ошибок и неправильно оформленных документов превысит запланированное аудитором допустимое количество ошибок, целесообразно проверить и остальные кассовые документы.
При проверке кассовых операций особое внимание уделяется выявлению полноты, своевременности и правильности оприходования денежной наличности (поступлений из банка, возврата подотчетных сумм, выручки, взносов арендной платы и других доходов). Поступления из банка проверяются путем сверки идентичных сумм, записанных в корешках чеков, выписках банка и приходных кассовых ордерах. Поступление выручки изучается путем сверки сумм в приходных кассовых ордерах, накладных и счетах-фактурах, лентах кассового аппарата и др. Возврат неиспользованных авансов анализируется по приходным кассовым ордерам.
Проверяя расходование наличных денег из кассы, аудитор должен обратить внимание на документальную обоснованность выдачи денег (наличие приказов на премирование сотрудников, на оказание материальной помощи, на командировки, на выдачу средств на представительские расходы, доверенностей от сторонних организаций, исполнительных листов). Устанавливается также целевое использование средств, полученных из банка по чеку (на заработную плату, на выплату различных пособий, на командировочные, хозяйственные, представительские расходы, на выдачу ссуд сотрудникам и т. д.), соблюдение лимита кассы.
Выясняется соблюдение установленного лимита расчета наличными деньгами между юридическими лицами.
Устанавливаются факты оплаты сотрудникам произведенных хозяйственных расходов без оформления авансовых отчетов, повторной оплаты по ранее оформленным документам, присвоения денежных сумм по подложным документам и др.
В заключение исследуется правильность указанной в учетных регистрах по счету 50 «Касса» корреспонденции счетов, подсчета оборотов, наличных средств и их остатков. Для этого сверяются данные кассовой книги, отчета кассира и учетного регистра за соответствующий месяц периода по датам. Выявленные расхождения между сравниваемыми показателями означают наличие ошибок, которые могут быть как непреднамеренными, вызванными невнимательностью бухгалтера при подсчете, так и преднамеренными. Последние требуют получения письменных объяснений и оперативного информирования руководителя предприятия. В любом случае обнаруженные аудитором ошибки и недостоверные данные обязательно регистрируются в его рабочих документах.
Типичные ошибки, выявляемые при аудите кассовых операций:
- * отсутствие первичных кассовых документов или оформление их с нарушением установленных требований;
- * выплаты подотчетным лицам на основании оправдательных документов, подтверждающих расходы, без оформления авансовых отчетов;
- * несоблюдение лимита расчета наличными деньгами между юридическими лицами;
- * проведение расчетов с населением без применения контрольно-кассовых машин;
- * некорректное отражение кассовых операций в учетных регистрах;
- * арифметические ошибки при подсчете оборотов и остатков в учетных регистрах при ручном ведении учета.
В ходе аудиторской проверки кассовых операций аудитору приходится решать вопрос о необходимости проведения инвентаризации кассы. Действующие нормативно-законодательные акты не дают однозначного ответа о необходимости такой инвентаризации. Поэтому аудитору целесообразно действовать следующим образом.
Если инвентаризация предусмотрена в договоре на аудиторскую проверку или если осуществляется обязательная аудиторская проверка за текущий отчетный период, инвентаризацию кассы проводить необходимо, так как в соответствии с отечественными стандартами аудитор несет ответственность за проверку правильности отражения в финансовой отчетности событий, произошедших после даты составления баланса до даты составления аудиторского заключения.
Инвентаризация должна проходить в присутствии кассира и главного бухгалтера. Порядок проведения инвентаризации кассы может быть следующим: при наличии нескольких касс аудитор опечатывает их, чтобы предотвратить возможность доступа к ним после начала аудиторской проверки. Кассир должен составить кассовый отчет о кассовых операциях за последний день, вывести остаток денег по кассовой книге на день проверки.
Одновременно с кассира берется расписка, что все приходные документы включены им в отчет и к моменту инвентаризации кассы неоприходованных и не списанных в расход денег не имеется. После этого осуществляется пересчет наличных денег. Если во время инвентаризации кассы имеются частично оплаченные платежные ведомости на выплату заработной платы, пособий и т.д., аудитор подсчитывает в них итог и выплаченную по ним сумму принимает к зачету, о чем делается отметка в акте. После пересчета денег и других ценностей, хранящихся в кассе, полученный остаток сверяется с данными учета по кассовой книге.
Результаты проверки оформляются составлением акта, который подписывают аудитор, главный бухгалтер экономического субъекта и кассир.
В случае выявления излишков или недостачи денежных средств или денежных документов и других ценностей аудитору необходимо взять письменное объяснение у кассира о причинах их возникновения. При выявлении крупной недостачи денежных средств аудитор обязан сообщить о выявленных фактах руководителю предприятия и поставить вопрос об отстранении кассира от его обязанностей до окончания проверки.
При инвентаризации кассы необходимо проверить: имеется ли приказ руководителя о назначении кассира; заключены ли с кассиром и другими сотрудниками бухгалтерии договоры о полной индивидуальной материальной ответственности установленной формы; соответствует ли помещение кассы рекомендациям по обеспечению сохранности денежных средств, по технической укрепленности и оснащенности средствами охранно-пожарной сигнализации. Аудитор обязан также получить ответы на следующие вопросы: проводятся ли периодические и внезапные ревизии кассы; не превышают ли наличные денежные средства, находящиеся в кассе, установленный лимит.
При аудите также проводится инвентаризация денежных документов, находящихся в кассе, и иностранной валюты.