По российскому законодательству все организации должны хранить свободные деньги в банке, а большинство расчетов между юрлицами должно производиться в безналичном порядке. Для того, чтобы производить расчеты наличными, необходимо иметь кассу, кассира, вести кассовую книгу. (Порядок ведения кассовых операций в российской федерации)
При этом, если вы принимаете наличные деньги от населения, то должны еще иметь кассовый аппарат, поставленный на учет в налоговой инспекции и вести журнал кассира- операциониста (Положение по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением).
Кассовую книгу можно вести и в электронном виде, ежедневно распечатывая текущую дату и подшивая ее к ранее распечатанным страницам. По окончании года ее нужно сшить.
Бланк кассовой книги можно скачать здесь.
Кассовая книга.
Кассовая книга ведется по утвержденной форме. Каждый год начинается новая кассовая книга. Заполняется за каждый день, когда совершались операции с наличными деньгами. Можно купить в магазине журнал установленной формы, тогда в начале года пронумеровываются страницы, прошиваются, все это скрепляется печатью и потом заполняется в хронологическом порядке вручную. Можно вести в электронном виде и распечатывать за каждый день, когда было движение, а в конце года прошнуровать, пронумеровать, скрепить печатью и подписью директора и главного бухгалтера (если он есть).
Кассовая книга состоит из двух частей: вкладного листа кассовой книги и отчета кассира. Если вы книгу купили, то все записи делаются шариковой ручкой под копировальную бумагу, второй экземпляр и есть отчет кассира, он отрывается и хранится отдельно.
Как правильно вести кассовую книгу КО-4
Если вы ведете кассовую книгу в электронном виде (рекомендую), то распечатываете за каждый день приходные и расходные кассовые ордера, вкладной лист и отчет кассира, т.е. по сути у вас получается кассовая книга, состоящая из двух частей. Листы в них нумеруются в порядке возрастания с начала года, на последнем в месяце вкладном листе проставляется общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а на последнем за календарный год — общее количество листов за год.
Поступление денег в кассу оформляется приходным кассовым ордером, его отрывная часть — квитанция к приходному кассовому ордеру, подшивается к банковской выписке.
Расход денег из кассы оформляется расходным кассовым ордером или несколькими. Когда вы сдаете деньги в банк, вам выдают ордер и квитанцию. Квитанцию подшиваете к кассе, ордер — к банковской выписке.
Обратите внимание!
Кассовую книгу должны вести все организации, которые работают с наличностью, нет исключений для «упрощенки» и индивидуальных предпринимателей (п.4 ст 346.11 НК РФ).
Касса.
Касса — «изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег». В реальности, если вы только выдаете деньги на зарплату и хозрасходы, это может быть кабинет бухгалтера с сейфом в нем.
Кассир.
Это может быть либо отдельный работник, либо обязанности кассира могут быть возложены на бухгалтера, или на директора. (Обычно издается приказ от имени директора с формулировкой: « в связи с отсутствием в штатном расписании должности счетного работника, обязанности бухгалтера и кассира возлагаю на себя»). С кассиром заключается договор о полной материальной ответственности.
Чтобы получать деньги в банке, например, на выплату зарплаты, вам понадобится чековая книжка (пишется заявление на получение чековой книжки по форме банка). Перед поездкой в банк за деньгами вы заполняете чек (правила заполнения — на обложке чековой книжки), ставите подписи, печать. Обычно нужно заранее позвонить в банк и предупредить, какую сумму вы планируете снять по чеку.
В случае, если у вас постоянная денежная выручка, вы можете получить у банка разрешение использовать дневную выручку на выплату зарплаты и выдачу под отчет на хозрасходы (форму дает банк).
Также в начале года вы можете оговорить с банком лимит остатка кассы. Это сумма денег, которая может оставаться в кассе на конец дня. По умолчанию, лимит остатка кассы равен нулю, и это значит, что в конце дня все наличные деньги из кассы нужно сдать в банк. Исключение составляют только суммы, снятые на выплату зарплаты, они могут находиться в кассе в течение 3 рабочих дней.
Выдача денег под отчет.
Если нужно купить что-либо за наличные, канцтовары, к примеру, можно выдать деньги работнику под отчет (либо директору — он тоже считается работником; возможен вариант, когда директор выдает деньги сам себе (если в штате больше никого нет)). Это значит, что тот, кому выдали деньги должен на них что-то купить, а потом отчитаться о покупке, заполнив авансовый отчет (есть унифицированная форма), и приложить к нему кассовый и товарный чеки. Естественно эта продукция должна быть принята к учету, а расходы экономически обоснованы. Обратите внимание, что если организация- продавец выписывает накладную и счет-фактуру, эти документы должны быть выписаны на организацию, а у вашего сотрудника должна быть доверенность на получение продукции. Только в этом случае вы сможете принять ее к учету.
Законодательно не установлен срок, на который деньги можно выдать подотчет, организация может сама его установить (издать об этом приказ)однако не стоит устанавливать слишком большой срок, чтобы не вызвать подозрения со стороны проверяющих. По окончании этого срока сотрудник должен отчитаться о покупке либо вернуть деньги в кассу. По командировочным расходам работник должен отчитаться в течение 3 дней после возвращения из командировки. Запрещается выдавать новые суммы под отчет, если работник не отчитался по старым.
Проверка кассовой дисциплины.
Кассовую дисциплину имеет право проверить банк, в котором у вас открыт счет. Об этом вас известят в письменном виде. Нужно будет предоставить в банк на проверку полностью оформленные вкладные листы кассовой книги, отчеты кассира с прилагающимися документами и авансовые отчеты, если выдавались деньги под отчет. Если проверка затрагивает текущий год, кассовую книгу сшивать не нужно (сшивается в конце года). По окончании проверки вам вернут кассовую книгу и выдадут акт о проведении проверки кассовой дисциплины, возможно с замечаниями, в соответствии с которыми нужно будет кассовую книгу исправить.
Ведется кассовая книга по специальной утвержденной форме. В начале каждого года кассовая книга начинается заново. Ее нужно заполнять за каждый день, даже если совершалась только одна операция с наличными деньгами. Можно приобрести в канцелярском магазине журнал по установленной форме, тогда в самом начале года следует пронумеровать все страницы, подшить кассовую книгу и скрепить печатью, и уже затем, каждый день кассовую книгу полагается заполнять, причем в порядке хронологии.
На последнем подшитом листе ставится надпись «В данной книге прошнуровано и пронумеровано … листов», где указывается количество листов в книге. Можно вести кассовую книгу в электронном виде в специальной программе, такой, как 1С:Бухгалтерия. Распечатывать листы будущей кассовой книги нужно за каждый день, когда было хотя бы одно движение, а в конце года подшить кассовую книгу . скрепив печатью и подписью руководителя вашей организации и, если есть главный бухгалтер, то и его подписью тоже.
Кассовая книга общеутвержденной формы состоит обязательно из двух частей: отчета кассира и вкладного листа в кассовую книгу . В купленной форме книги все записи производятся шариковой ручкой с применением копировальной бумаги, получившийся другой экземпляр – это будет отчет кассира, он должен отрываться и храниться отдельно.
Если организация ведет кассовую книгу в электронном варианте, что рекомендуется, то за каждый день должны распечатываться расходные и приходные кассовые ордера, отчет кассира и вкладной лист, по сути, должна получаться кассовая книга, которая состоит из двух абсолютно одинаковых по сумме частей.
Как сшивается кассовая книга образец
Листы в них пронумеровываются самой программой в порядке хронологии от начала года, вручную проставлять нумерацию страниц уже не надо. На последнем месячном вкладном листе ставится количество листов кассовой книги за месяц, а за отчетный год – на последнем листе ставится количество листов за год.
Экономическая нестабильность в стране вынуждает россиян искать дополнительные источники сохранения накопленного капитала. Вложение денег в.
Как правильно сшить кассовую книгу - образец?
Как правильно подшить кассовую книгу
В связи с тем, что существует ряд способов ведения кассовой книги, есть и несколько вариантов того, как подшивается кассовая книга . Опишем все известные способы сшивания книги.
Как известно, кассовая книга должна вестись на предприятии в одном экземпляре. Обычно она заводится на год, но возможны и другие периоды пользования одной кассовой книгой, например на протяжении квартала или месяца. Все зависит от количества оборотов по кассе у организации или индивидуального предпринимателя.
Прежде чем узнать, как подшить кассовую книгу . разберемся, зачем это надо делать.Это связано с необходимостью обеспечить сохранность внесенных в регистр сведений. То есть сшитые и пронумерованные страницы кассовой книги исключают возможность манипуляций с записями, которые может допустить кассир. Сшитые и подсчитанные листы нельзя вырвать и заменить на сфальсифицированные.
Рассмотрим, как подшивать кассовую книгу .
1. Если кассовая книга представляет собой типовой журнал, отпечатанный по форме КО-4 (в соответствии с постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88, далее - Постановление № 88), в котором все страницы расположены горизонтально, следует действовать по нашей инструкции о том, как подшить кассовую книгу (образец нафото и сама инструкцияпредставлены ниже).
Особенностью ведения такой книги является то, что каждый лист внутри журнала состоит из 2 частей, одна из которых остается в книге, а вторая отрывается и прикладывается к отчету кассира. Записи на обеих половинках листа делаются идентичными через копировальную бумагу. Соответственно, и нумерация страниц на каждой из половин листа дублируется.
В этом случае сшивается та часть листов, которые располагаются в переплете (скреплены скрепляющей скобой или проклеены). При заполнении такой книги обычно используется ручной способ занесения данных. Страницы в ней нумеруются, а сама она сшивается и пропечатывается в самом начале ее заведения.
2. В том случае, если кассовая книга заполняется машинописным способом, т.е. ежедневно все сведения заносятся кассиром сразу в бухгалтерскую программу, например в 1С:Предприятие или другую (либо если книга ведется в офисной программе по типу Excel), следует поступить так.
В конце дня, когда имели место операции по кассе, занесенные в кассовую книгу на основании приходных и расходных кассовых ордеров, кассир распечатывает заполненную страницу/страницы, которые были сформированы при помощи программного обеспечения. Страницы распечатываются в 2 экземплярах: 1 - вкладной лист кассовой книги, 2 - отчет кассира.
Вкладные листы и отчеты кассира должны быть пронумерованы. При этом нумерация начинается с начала года (или месяца/квартала - в зависимости от объема операций по кассе). Кроме того, вкладные листы и дублирующие их отчеты кассира, заполняемые на отдельных несшитых листах, могут вестись не только машинописным способом, но и от руки. В этом случае между листами следует класть копирку.
Важно! По традиции книга должна вестись с начала года. Все принятые в компании способы ведения и заполнения кассовой книги должны быть в обязательном порядке отражены в учетной политике, утвержденной отдельным приказом.
По итогам месяца/квартала кассир должен на последнем за этот период вкладном листе указать, сколько всего в этом месяце/квартале было составлено листов из кассовой книги. Все вкладные листы, подписанные и проверенные кассиром, должны сохраняться у него в течение года. По мере накопления (либо в конце года) листы брошюруются и прошиваются.
На последнем листе сзади нитка, которой были прошиты листы, заклеивается пломбой с указанием количества сшитых листов. Все это заверяется подписями руководителя и главбуха компании. Ставится оттиск печати, который частично перекрывает пломбу, а частично остается на последнем сшитом листе.
3. Изготовленная в электронной форме кассовая книга не требует распечатывания и сшивания. Ее оформляют при помощи техсредств, исключающих несанкционированный доступ к ней. В итоге она подписывается электронными цифровыми подписями (руководителя, главбуха).
О том, как прошить кассовую книгу . детально будет рассказано в следующей части статьи.
Как прошнуровать кассовую книгу: инструкция
Разберем пошагово, как сшивать кассовую книгу . Описываемый пример прошивки данного бухгалтерского регистра подходит для книг, оформленных в виде журнала с горизонтально расположенными страницами, у которых одна часть листа отрывная.
- Перед тем как сшить кассовую книгу . необходимо пронумеровать все страницы. Делать это следует шариковой ручкой. Нумерация страниц сквозная, начиная с 1-й страницы. Номер каждой страницы должен дублироваться на отрывном и сшиваемом листе.
- Сшивается чистая книга, в которой еще нет записей. Для сшивания обычно используется толстая игла или шило, заправленные суровой нитью.
- Книга раскрывается, и прошиваются лишь те листы, на которых будут вестись записи, т.е. за исключением обложки и титульного листа.
- Сшивать надо так, чтобы петля (двойная) была свободной. Узелок завязывается так, чтобы страницы книги могли свободно раскрываться.
- Два конца нити после узелка накладываются на картонную обложку и приклеиваются к ней с помощью небольшого листа белой бумаги (обычно размером 5 х 10 см). Этот лист и является пломбой.
- Пломбировочный лист должен быть хорошо проклеен, чтобы концы нити плотно прикрепились к нему и их нельзя было потом вытянуть для подмены листов в кассовой книге.
- На пломбе делается надпись от руки (либо заранее пропечатывается) такого типа: В этой кассовой книге пронумеровано и прошнуровано ____ листов (в соответствии с Постановлением № 88). От руки прописывается и количество сшитых листов. Ниже должны стоять подписи директора и главного бухгалтера предприятия.
- Оттиск печати на пломбе должен лишь частично перекрывать ее. Это необходимо для того, чтобы не было возможности отклеить пломбу и сфальсифицировать страницы из кассовой книги. Частичный оттиск печати тяжело подделать и практически невозможно вставить на старое место, не повредив границы оставшегося на обложке частичного оттиска. Обратите внимание, что с 7 апреля г. ООО и АО могут не иметь печать, если она не предусмотрена уставом общества (п. 7 ст. 2 закона 208-ФЗ, п. 5 ст. 2 закона № 14-ФЗ). В этом случае оттиск печати на пломбе кассовой книги не проставляется. Но если организация имеет печать, то целесообразнее проставить ее оттиск на пломбе и кассовой книге, так как все-таки сама форма кассовой книги наличие печати (штампа) предусматривает.
Как прошить кассовую книгу: фото
На представленном ниже фото наглядно показано, как сшивается кассовая книга (образец способа сшивания, который был подробно описан выше).
Важно! В отличие от журнала кассира-операциониста кассовую книгу не требуется регистрировать в ИФНС.
Как правильно сшить кассовую книгу за месяц?
** Ученик (94), закрыт 6 лет назад
В банк требуют кассовую книгу за 3 месяца? как правильно сшить каждый месяц, если это вообще нужно и как должен выглядеть титульный лист? и какой порядок дней -снизу первые числа или последние? спасибо
Любик Мудрец (14394) 6 лет назад
если вы ведете электронно. то ничего сшивать не надо. просто предоставьте несшитые листы. проблем нет никаких
Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации
(утвержден решением Совета Директоров ЦБР 22 сентября 1993 г. N 40)
(с изменениями от 26 февраля 1996 г.)
25. На предприятиях при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов кассовая книга может вестись автоматизированным способом, при котором ее листы формируются в виде машинограммы Вкладной лист кассовой книги. Одновременно с ней формируется машинограмма Отчет кассира. Обе названные машинограммы должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги.
Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года.
В машинограмме Вкладной лист кассовой книги последним за каждый месяц должно автоматически печататься общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а в последней за календарный год — общее количество листов кассовой книги за год.
Кассир после получения машинограмм Вкладной лист кассовой книги и Отчет кассира обязан проверить правильность составления указанных документов, подписать их и передать отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги.
В целях обеспечения сохранности и удобства использования машинограммы Вкладной лист кассовой книги в течение года хранятся кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или по мере необходимости) машинограммы Вкладной лист кассовой книги брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия и книга опечатывается.
Людмила Дмитриевна Просветленный (37280) 6 лет назад
Сшить очень просто.
Титульный список-Кассовая книга за ____месяц.
Ее сшиваете, оставляя ниточки, потом на это клеете наклейку, с обоих сторон перегиба, бумажку на которой написано:
В данной книге пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью ______листов (Прописью____________)
Директор __________
главный бухгалтер________________
Данная наклейка у вас должна быть в заготовках, т. к. она постоянно нужна для работа.
Ёжжжик Ученик (187) 6 лет назад
Я не сшиваю для банка — отдаю так отчеты кассира подшитые с расходниками и приходниками и листочки за 3 месяца вкладных листов в кассовую книгу. А так же авансовы
е отчеты и оборотки по счетам. И титульный лист делаетсся по-моему за год или я ошибаюсь. а вам за три месяца нужно только сдать. В практику так и сдавала — никаких придирок с их стороны не было. Вот так у нас. у меня начало числа месяца снизу то есть 31.12.2010г. будет посдледнем в кассовой книге
ArcKon Мыслитель (9404) 6 лет назад
Если текущий год и ведете электронно, то сшивать не надо.
Инструкция
Журнально-ордерная система ведения бухгалтерского учета является самой распространенной. Она, как правило, используется в программах автоматизации бухгалтерского учета. На каждый журнал-ордер заведите 1 папку на финансовый год.
В журнал-ордер № 5 «Расчеты с заказчиками» включите документы , основанные на зачете взаимных требований, отражаемых на № 67 «Расчеты в порядке зачетов взаимных требований».
Накладные по материальным ценностям, поступившим от поставщиков, подшивайте в журнал-ордер № 6 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Особый порядок подшивки для счетов-фактур. Полученные от поставщиков счета-фактуры и вторые экземпляры счетов-фактур, выставленных покупателям, храните в отдельных журналах.
Авансовые отчеты, с приложенными товарными и фискальными чеками подкладывайте к журналу-ордеру № 7 «Расчеты с подотчетными лицами».
В журнал-ордер № 8 «Расчеты с бюджетом и внебюджетными фондами» подшивайте бухгалтерские регистры по начислению налогов.
Заведите журнал-ордер № 15 «По прочим операциям», куда подкладывайте документы , не включенные в другие . Для отчетов заведите отдельные папки: квартальные отчеты, годовой отчет, отчеты в ПФ, отчеты в налоговую инспекцию и т.п.
Обратите внимание
В инструкциях нет обязательных требований к оформлению подшивки документов. Главное правило раскладки документов по папкам - быстрый поиск. А для этого необходимо соблюдать системность делопроизводства.
Для малых предприятий удобно хранить все документы по периодам (месяц, квартал). Удобно делать корочки разного цвета для дел разного срока хранения.
В процессе своей деятельности учетному работнику или предпринимателю приходится обрабатывать множество документов. Поток документов увеличивается прямо пропорционально успешности развития бизнеса. Многие приемы работы широко известны, однако начинающим бизнесменам всю технологию вряд ли кто будет рассказывать. Из этой инструкции вы узнаете, как подшивать документы , чтобы они не путались и не терялись.
Инструкция
Использовать прозрачные файлы не очень-то. Лучше подшить документы , используя дырокол. Конечно, прозрачные файлы пригодятся для хранения документов, которые дыроколить нельзя: документы , которые изготовлены на бланках Госзнака, документы с голограммами и прочие бумаги, защищенные от подделки. Для остальных же документов файлы использовать нецелесообразно.
Чтобы дыроколить прицельно, можно воспользоваться , выравнивая каждый документ по предыдущему. В одной папке документы будут выровнены, однако если потребуется переместить какой-либо документ в другую папку, велика вероятность того, что он будет выступать за пределы пачки.
Наилучший способ подшивки документов – это использование с ограничителем. Тогда у каждого документа отверстия будут располагаться на одном и том же месте. Документы, прошитые таким образом, будут иметь наиболее аккуратный вид и дополнительных отверстий в них не придется.
Для соединения документов довольно часто применяют скобки степлера либо скрепки. Правда есть у них недостаток: скрепленная с помощью скоб или скрепок пачка документов в местах крепления имеет выпуклость, что затрудняет с бумагами. Соединять многостраничного документа лучше капелькой клея ПВА. В большинстве случаев это занимает меньше , да и пачка документов не имеет утолщений.
Если документ по размеру меньше, чем стандартный лист, то его нужно сначала наклеить на стандартный лист, после чего его можно с остальными документами.
Кассовая книга - это обязательный к ведению документ, отражающий все операции с наличностью, проходящей через кассу организации. Ведется только одна кассовая книга по организации, она должна быть обязательно , прошита и опечатана печатью. Число листов в книге заверяется подписью руководителя и бухгалтера. Используется в течение одного отчетного года, по окончании заводится новая кассовая книга.
Инструкция
Ведется кассовая книга по специальной утвержденной форме. В начале каждого года кассовая книга начинается заново. Ее нужно за каждый день, даже если совершалась только одна с . Можно приобрести в канцелярском журнал по установленной форме, в самом начале года следует пронумеровать все страницы, подшить кассовую книгу и скрепить печатью, и уже затем, каждый день кассовую книгу полагается заполнять, причем в порядке хронологии.
На последнем подшитом листе ставится надпись «В данной книге прошнуровано и пронумеровано … листов», где указывается количество листов в книге. Можно вести кассовую книгу в электронном виде в специальной , такой, как 1С:Бухгалтерия. Распечатывать листы будущей кассовой книги нужно за каждый день, когда было хотя бы одно движение, а в конце года подшить кассовую книгу , скрепив печатью и подписью руководителя вашей организации и, если есть главный бухгалтер, то и его подписью тоже.
Кассовая книга общеутвержденной формы состоит обязательно из двух частей: кассира и вкладного листа в кассовую книгу . В купленной форме книги все записи производятся шариковой ручкой с применением копировальной бумаги, получившийся другой экземпляр – это будет отчет кассира, он должен отрываться и храниться отдельно.
Если организация кассовую книгу в электронном варианте, что рекомендуется, то за каждый день должны распечатываться и приходные кассовые ордера, отчет кассира и вкладной лист, по сути, должна получаться кассовая книга, которая состоит из двух абсолютно одинаковых по сумме частей. Листы в них пронумеровываются самой программой в порядке хронологии от начала года, вручную проставлять нумерацию страниц уже не надо. На последнем месячном вкладном листе ставится количество листов кассовой книги за месяц, а за отчетный год – на последнем листе ставится количество листов за год.
Источники:
- как передать кассу
Ведение бухгалтерской отчетности - довольно кропотливое занятие. Папки со счетами-фактурами по некоторым видам договоров должны храниться в организации до десяти лет, поэтому подшивать их нужно так, чтобы в любой момент можно было найти нужный документ.
Как вести кассовую книгу (ф. КО-4)? Какой должен быть порядок сшивания отчета кассира с приложенными ПКО и РКО?
Вопрос: Подскажите пожалуйста как правильно сшивать отчет кассира с приложенными ПКО и РКО? Стоит ли его сшивать каждый день когда были операции по кассе? Или можно сшить поквартально.
Ответ: Порядок сшивания отчета кассира с приложенными ПКО и РКО может быть таким как Вам удобно. Сшивать каждый день не обязательно, можно поквартально.
О том, что нужно сшивать отчеты кассира не сказано ни в Указаниях Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У ни Указаниях по заполнению кассовой книги , утв. постановлением Госкомстата России от18 августа 1998г. №88. На практике с целью обеспечения сохранности документов организации сшивают отчеты кассира.
Обоснование
Как вести кассовую книгу (ф. КО-4)
Ежедневно в конце рабочего дня кассир:
- подсчитывает итог операций за день;
- определяет остаток денежных средств в кассе на начало следующего дня;
- передает в бухгалтерию отчет кассира (второй отрывной лист, который является копией записей в кассовой книге за день), приходные и расходные ордера.
Кассовую книгу можно вести и с помощью компьютера. Тогда в конце рабочего дня все листы книги нужно распечатать и завизировать.
Бухгалтер проверяет записи в кассовой книге и количество ордеров. После этого он ставит свою подпись в кассовой книге, чтобы подтвердить получение отчета кассира и первичных документов.
Мы считаем, что это позволяет компании самой решить, как вести книгу. Можно предусмотреть, что книга, как и раньше, ведется в двух экземплярах, прошивается и пронумеровывается. А можно закрепить в приказе директора правило, что за каждый день кассир распечатывает только один лист кассовой книги. В любом случае штрафа за ведение книги в одном экземпляре быть не должно (подробнее об этом см. в вопросе № 16).
Об ошибках в расходах и кассовой книге
Несущественные ошибки на расходы не повлияют
Кассовую книгу ведут в одном экземпляре
В организации мало кассовых операций, поэтому в конце года распечатываем кассовую книгу в двух экземплярах. Один прикрепляем к отчету кассира с приходными и расходными кассовыми ордерами, но не прошиваем. Второй прикрепляем к вкладному листу кассы и сшиваем. То есть указываем, сколько пронумеровано и прошнуровано листов. Правильно ли ведем кассовую книгу?
Порядок ведения кассовых операций… (утвержден указанием Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У) не требует вести кассовую книгу в двух экземплярах.
Периодичность, с которой распечатывают кассовую книгу, устанавливает руководитель организации. Но с учетом представляемой отчетности. Если отчетность квартальная, книгу надо распечатывать не реже чем раз в квартал до того, как представляете отчетность. Если полугодовая — не реже чем раз в полгода. Порядок хранения кассовых документов тоже определяет руководитель. Как удобно организации. Но чтобы по требованию она могла оперативно представить все документы.
Сколько листов распечатывать помимо главной кассы и куда все это подшивать или не подшивать, Центробанк не регламентирует. А налоговики контролируют лишь то, соблюдает компания порядок или нет. Главное, чтобы все операции были отражены в кассовой книге. И чтобы на них были оформлены соответствующие документы — расходные и приходные кассовые ордера и т. д.
На практике обычно компании поступают так.
Кассовые документы и два экземпляра листов кассовой книги распечатывают в момент, когда их создают. В те дни, когда кассовых операций нет, записи в кассовой книге не делают.
Документы с листом кассовой книги подшивают в папку в хронологическом порядке. Прошивать их не требуется. Достаточно того, что они хранятся в одной папке.
Саму кассовую книгу, то есть вторые листы кассовой книги (оба экземпляра одинаковые), прошивают и заверяют в конце года. Или чаще — с той периодичностью, которую установил руководитель организации
Отвечает Ольга Прыгова,
заместитель управляющего отделением ПФР по г. Москве и Московской области
«Заполняйте графу 14 раздела 3 только по тем сотрудникам, которые уволились 31 декабря 2018 года. По новым правилам поставьте в графе 14 дату увольнения, а не символ «Х». Подробнее, как отразить в СЗВ-СТАЖ сведения об уволенных сотрудниках, читайте в рекомендации.»
Кассовая книга в компаниях ведется исключительно в единственном экземпляре . Нередко ее заводят на год, но допускается возможность пользоваться книгой и в другие сроки, к примеру, месяц либо же квартал. Период напрямую зависит от объемов оборотов по кассе в компании либо же у индивидуального предпринимателя.
Зачем это делают
Необходимость сшивания документа связана с необходимостью обеспечения полной сохранности внесенной в соответствующий регистр информации. Иными словами, сшитые и одновременно пронумерованные станицы документа исключают какие-либо манипуляции с имеющимися записями, которые машинально может допустить кассир в процессе своей трудовой деятельности.
Сшитые и пронумерованные страницы невозможно вырвать и тем более заменить на иные, сфальсифицированные.
Правила
Рассмотрим подробней предусмотренные правила подшивания кассовой книги
.
Если же документ подразумевает под собой типовой журнал , который отпечатан по установленной форме КО-4 (утв. Постановлением Госкомстата №88 от августа 1998 года), где все без исключения листы находятся горизонтально, необходимо будет сшивать по инструкции, указанной ниже.
Основная особенность ведения такой документации заключается в том, что каждая страница внутри журнала включает в себя несколько частей , причем одна из них остается в книге, а вторая подлежит отрыву и прикладыванию к иным отчетам непосредственно самого кассира.
Сведения на обеих частях страницы должны быть идентичными, причем это можно сделать с помощью копировальной бумаги. Исходя из этого, и нумерация листов подлежит дублированию .
В подобной ситуации сшиванию подвержена та часть листов, которая находится в переплете (часть листа может быть скреплена скобами либо же просто проклеена). В процессе заполнения подобной кассовой книги нередко применяется ручной вариант указания всех необходимых сведений. Страницы должны быть пронумерованы, а сам документ сшит и переплетен в начале ее ведения.
В ситуации, когда кассовая книга формируется машинным вариантом, иными словами, вся необходимая информация указывается ответственным лицом мгновенно в бухгалтерскую программу , к примеру в «1С: Предприятие» либо же в иную (книга может вестись в стандартной программе по типу MS Excel), необходимо действовать по-другому.
По завершению рабочего дня, когда происходили операции по кассе, занесенные в документ сведения на базе приходных и расходных ордеров, ответственное лицо обязано распечатать страницу, сформированную в программном обеспечении.
Страница либо же страницы должны быть распечатаны в нескольких экземплярах : 1 – вкладной лист документа, 2 – отчет ответственного сотрудника.
Вкладные листы и отчеты ответственного листа в обязательном порядке должны быть пронумерованы . Причем нумерация должна начинаться с начала календарного года (месяца, квартала и так далее).
Помимо этого, вкладные листы и дублированные отчеты ответственного листа, формируемые на отдельных несшитых листах, согласно законодательству РФ, могут вестись не только программным вариантом, но и формироваться от руки. Однако во втором варианте необходимо подкладывать копировальную бумагу.
По установленным правилам документ ведется с начала календарного года. Все установленные в организации варианты ведения и формирования кассовой книги в обязательном порядке должны находить отражение в учетной политике и быть зафиксированными отдельно принятым Приказом руководства.
По завершению календарного месяца/квартала уполномоченный сотрудник обязан на последнем за определенный период листе отобразить, какое количество страниц в этом календарном месяце/квартале было сформировано из кассовой книги. Все без исключения вкладные листы, которые были подписаны и проверенным ответственным лицом, обязаны быть на хранении у него до завершения года .
По мере их накопления листы подлежат брошюрованию и дальнейшему прошиванию.
На задней части последней страницы нитку, которой осуществлялось прошивание листов, необходимо заклеить пломбой
с отображением на ней суммарного числа сшитых страниц. В обязательном порядке должен быть проставлен оттиск печати, который затрагивает пломбу и одновременно с этим остается на последней странице книги.
Формируемая кассовая книга в программном обеспечении не требует по законодательству РФ распечаток и сшивания. Оформлением занимаются с использованием технических средств, которые в полной мере защищают от несанкционированного доступа. Достаточно только подтверждения цифровой электронной подписью.
Об указанных выше правилах необходимо помнить для минимизации рисков допущения ошибки и, как следствие, получения штрафные санкции.
Дополнительно стоит обращать внимание на тот факт, что в отличие от журнала кассира-операциониста, рассматриваемый документ не нужно регистрировать в территориальном представительстве налоговой службы.
Как подшить
Алгоритм подшивания заключается в следующем :
- Изначально следует пронумеровать все страницы. Это делается шариковой ручкой, нумерация сквозная. Номер подлежит дублированию на отрывном и сшиваемом листе.
- Сшиваться должна исключительно чистая книга без наличия каких-либо записей. Использовать рекомендуется толстую иглу либо же шило.
- Книгу нужно раскрыть и прошить только те страницы, где будут отображаться записи (все за исключением титула и обложки).
- Сшивать следует таким образом, чтобы двойная петля была полностью свободной. Полученный узел необходимо завязывать так, чтобы он не препятствовал раскрытию книги.
- Две конца нитки после узла должны быть расположены таким образом, чтобы концы плотно прижимались, и невозможно было развязать в дальнейшем с целью замены страниц.
- Пломбировочный лист должен хорошо быть проклеенным, чтобы нить плотно прижалась к книге.
- Далее на пломбе следует указать количество пронумерованных и прошнурованных страниц (на основании Постановления Госкомстата №88). Записи делаются от руки шариковой ручкой. Обязательно снизу нужно проставить подпись руководства (главбуха, директора).
- Оттиск печати на пломбе обязательно должен только частично перекрывать ее. Это нужно с той целью, чтобы невозможно было отклеить и подменить страницы книги.
Сшивание необходимо проводить с особой осторожностью, чтобы не разорвать страницы либо же ошибочно сшить титул, поскольку в таких ситуациях могут возникнуть различные споры с налоговой инспекцией.
Как показывает многолетняя практика, сшивать кассовую книгу не составляет большого труда и с этим может справиться даже начинающий предприниматель.
Как правильно сшивать документы, используя нитку с иголкой, можно узнать из данной инструкции.
Как нужно правильно сшивать кассовую книгу, нигде не написано. Поэтому применятся общий порядок сшивания документов. Какой — узнаете из нашей статьи.
Как правильно сшивать кассовую книгу
Четкой инструкции как сшивать кассовую книгу за год нет. Но есть общие правила. Итак, если кассовая книга ведется вручную и заполняется от руки, перед началом работы книга должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана печатью на последней странице, где делается запись «В этой книге пронумеровано и прошнуровано _______ листов». Общее количество прошнурованных листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации.
Кассовую книгу в электронном виде сшивают несколько иначе. В конце каждого рабочего дня кассир распечатывает и подписывает 2 экземпляра листа кассовой книги. Минимум раз в год распечатанные листы кассовой книги надо прошить, указав на обороте последней страницы их общее количество. Затем на этой странице ставят свои подписи главный бухгалтер и руководитель организации, и проставляется печать организации.
Чтобы прошить кассовую книгу необходимо:
- определить период, за который сшивается книга, проверить наличие и правильность всех страниц;
- пронумеровать все листы;
- при помощи нитки с иголкой сшить книгу так, чтобы узелки на концах ниток находились сзади книги. На узелки ниток следует наклеить маленькие прямоугольники, вырезанные из чистой бумаги;
- на книгу приклеивается бумага, в которой должны указываться цифрами и прописью, сколько пронумеровано и прошнуровано страниц, а также, сколько листов заверено печатью. На этой же бумаге расписывается директор и бухгалтер, ставится печать.
Как правильно сшивать кассовую книгу инструкция
Расскажем по порядку как сшить кассовую книгу. Сначала берете отчет кассира, за ним РКО или ПКО по нумерации в отчете, затем следующий отчет кассира и снова все по порядку, все по датам и согласно нумерации.
Все подшейте, затем завяжите нитки сзади на узел, оставив 7-10см. Сверху ниток наклейте бумагу - небольшой кусочек и напишите: «Пронумеровано и прошнуровано __листов.». Поставьте подпись и печать.
Порядок ведения кассовой книги содержится в Указании Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства».