Касса обособленных подразделений. Главное в феврале

  • индивидуальные предприниматели.

Упрощенный порядок заключается в следующем. Организации, которые относятся к малым предприятиям, и предприниматели вправе не устанавливать лимит остатка кассы. Ко всему прочему предприниматели могут не вести:

  • приходные ордера;
  • расходные ордера;
  • кассовую книгу.

Такие правила установлены в абзаце 10 пункта 2, абзаце 2 пункта 4.1, абзаце 9 пункта 4.6 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Совет: индивидуальным предпринимателям лучше не отказываться от ведения кассовой книги и кассовых документов. Ведь обеспечить сохранность и контролировать движение наличности в интересах самого предпринимателя. Например, в спорной ситуации подтвердить выдачу денег под отчет или зарплаты можно будет кассовыми документами.

Кассовые операции

Ведение кассовых операций и работа с денежной наличностью включает в себя:

  • прием и выдачу наличных денег (с оформлением приходных и расходных кассовых ордеров);
  • хранение наличных денег в кассе;
  • соблюдение лимита расчетов наличными;
  • ведение кассовой книги;
  • сдачу наличности в банк.

Свободные денежные средства организации должны хранить на банковских счетах (абз. 7 п. 2 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). Непосредственно в кассе можно хранить ограниченную сумму наличных - в пределах установленного руководителем организации лимита (абз. 1-9 п. 2 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). Из данного правила есть исключение. Предприниматели и организации, отнесенные к субъектам малого предпринимательства, вправе не устанавливать лимит остатка наличных денег в кассе (абз. 10 п. 2 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Расходование наличной выручки

Поступающую в кассу наличную выручку от реализации можно расходовать на следующее:

  • выдачу зарплаты;
  • социальные выплаты;
  • оплату товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг;
  • выдачу сотрудникам под отчет (в т. ч. командировочных);
  • выплату денег при возврате товаров, отказе от выполнения работ или оказания услуг (при условии, что ранее они были оплачены наличными);
  • выплату страховых возмещений по договорам страхования граждан (при условии, что страховая премия была уплачена наличными);
  • выдачу денег в качестве банковского платежного агента (субагента);
  • использование денег на личные нужды предпринимателем, при условии, что выплата не связана с его предпринимательской деятельностью.

На эти цели можно расходовать только выручку от реализации собственных товаров (выполнения работ, оказания услуг). Наличные деньги, принятые от граждан в качестве платежей в пользу иных лиц (например, при посреднических договорах, оплате услуг мобильных операторов, комиссионной торговле), должны быть в полном объеме сданы в банк.

Внимание: ответственность за нецелевое расходование наличных денег законодательством не установлена. Вместе с тем, штрафные санкции могут быть предусмотрены в договоре на расчетно-кассовое обслуживание (п. 4 ст. 421 ГК РФ). Поэтому во избежание санкций со стороны банка придерживайтесь целевого расходования денег по согласованным с ним направлениям.

Налоговые инспекции могут попытаться привлечь организацию к административной ответственности по статье 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях за нарушение порядка работы с денежной наличностью. Однако эта статья предусматривает ответственность за такие нарушения:

  • расчеты наличными с другими организациями сверх установленных лимитов;
  • неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности;
  • несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств;
  • накопление в кассе денег сверх установленных лимитов.

При применении административных наказаний должны соблюдаться основания и порядок привлечения к ответственности (ч. 1 ст 1.6 КоАП РФ). Таким образом, нецелевое использование денежных средств по статье 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях нарушением не является. Есть примеры судебных решений, подтверждающих такую позицию (см., например, постановления ФАС Северо-Западного округа от 5 сентября 2007 г. № А56-4636/2007, от 4 июля 2007 г. № А56-36244/2006, от 14 мая 2007 г. № А56-51773/2006 и Центрального округа от 3 октября 2008 г. № А64-1887/08-24).

Ситуация: можно ли расходовать наличную выручку на предоставление займов?

Нет, нельзя.

Перечень операций, на проведение которых организация может расходовать наличную выручку, закрытый (п. 2 указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У). Выдача займов в этом перечне отсутствует. Следовательно, предоставлять за счет полученной выручки займы организации и предприниматели не вправе.

Если организации или предпринимателю надо выдать или вернуть заем и проценты по нему наличными, то необходимо поступить следующим образом. Сначала сдать выручку в банк, а затем снять ее со счета и использовать на указанные цели. Такой порядок следует из пункта 4 указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У.

Ситуация: можно ли расходовать наличные денежные средства, принятые от учредителя в виде беспроцентного займа, на выплату зарплаты, не внося их на расчетный счет?

Нет, нельзя.

Наличные денежные средства, поступившие в кассу, организация может расходовать на выплату зарплаты. Однако данная норма предусматривает ограничения относительно источника поступления денежных средств. А именно деньги на целевое расходование должны поступить в кассу организации от реализации собственных товаров (выполнения работ, оказания услуг). Иных источников поступления наличных денежных средств, которые разрешено расходовать из кассы, минуя банковский счет, не предусмотрено. Такой порядок следует из положений пункта 2 указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У.

Таким образом, если организация получила заем от учредителя наличными деньгами, то их нельзя использовать на выплату зарплаты сразу. Сначала организация обязана сдать эти деньги в банк.

Вместе с тем, какая-либо ответственность за данное нарушение Кодексом об административных правонарушениях не установлена.

Ситуация: можно ли в случае возврата товара выдать покупателю наличную выручку из кассы? Гражданин-покупатель оплатил товар банковской картой.

Нет, нельзя.

Перечень операций, на проведение которых организация может расходовать наличную выручку, закрытый (п. 2 указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У). Выплата денег за возвращенный товар, ранее оплаченный по банковской карте, в этот перечень не входит. Следовательно, выдать покупателю деньги за возвращенный товар из кассы нельзя.

Если товар оплачен банковской картой, то при его возврате деньги нужно также вернуть на банковский счет покупателя. Возврат денег из кассы не допускается. Такой позиции придерживается и налоговая служба (см., например, письмо УМНС России по г. Москве от 13 августа 2003 г. № 29-12/44313).

Это правило действует и в том случае, если покупка была частично оплачена наличными деньгами, а частично - с использованием банковской карты. Деньги возвращаются из кассы в той же пропорции, в какой они были внесены при покупке. Такой вывод, в частности, содержится в письме УМНС России по г. Москве от 2 апреля 2003 г. № 29-12/17931.

При этом, если покупатель вернул товар в день покупки, кассир отменяет операцию по покупке товара (п. 3.6, 4.8 приложения 5 к протоколу заседания ГМЭК от 19.12.2002 № 7/72-2002). Если покупатель возвращает товар не в день покупки, деньги перечисляются в соответствии с договором эквайринга (см., например, письмо УМНС России по г. Москве от 13 августа 2003 г. № 29-12/44313).

Однако ответственность за выплату наличных денег в случае возврата оплаченного банковской картой товара не установлена.

Сохранность наличных денег

Мероприятия по обеспечению сохранности наличных денег при ведении кассовых операций, их хранении, транспортировке, порядок и сроки проведения инвентаризации кассы организации и предприниматели разрабатывают самостоятельно (п. 7 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

За сохранность денег в кассе отвечает кассир или сотрудник, исполняющий его обязанности. Поэтому при приеме кассира на работу, помимо оформления обычных документов, нужно:

  • заключить договор о полной материальной ответственности;
  • взять с кассира расписку о том, что он ознакомлен со своими должностными правами и обязанностями.

Аналогично следует поступать и в том случае, если обязанности кассира исполняет другой сотрудник по внутреннему совместительству (например, бухгалтер).

Дополнительные требования к оформлению документов объясняются тем, что кассир является материально-ответственным лицом (перечень, утвержденный постановлением Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85). В частности, он обязан в полном размере возместить работодателю ущерб, нанесенный по его вине (ст. 242 и 244 ТК РФ).

Обособленные подразделения

Ситуация: можно ли обособленным подразделениям передавать друг другу наличные деньги, минуя кассу головной организации?

Нет, нельзя.

В указаниях о порядке ведения кассовых операций прямо не прописано, что уполномоченный представитель одного обособленного подразделения вправе вносить наличные деньги в кассу другого. Там лишь сказано, что организация самостоятельно определяет порядок ведения кассовых операций со своими обособленными подразделениями. И при этом уполномоченные представители обособленного подразделения могут только:

  • вносить наличные деньги в головную кассу организации или в банк для зачисления на расчетный счет организации;
  • получать из головной кассы наличные для совершения кассовых операций.

Получается, что обособленным подразделениям передавать друг другу наличные деньги, минуя кассу головной организации, нельзя.

Совет: можно разработать внутренний порядок движения денег между подразделениями без участия головной кассы. Но в этом случае будьте готовы к спорам с проверяющими.

В свою защиту можно привести следующий довод. Указание Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У не запрещает обособленным подразделениям организации передавать наличные деньги друг другу напрямую. Поэтому такую возможность предусмотрите во внутреннем порядке кассовых операций между структурными подразделениями, который организация разрабатывает самостоятельно (п. 7 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Передавать наличные между подразделениями можно в следующем порядке. Выдав деньги из кассы одного обособленного подразделения в кассу другого, оформите расходный кассовый ордер.

Это следует из пункта 4.1 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У и указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.

Порядок заполнения расходного кассового ордера установлен указаниями, утвержденными постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88. Так, в соответствии с данным порядком по строке расходного кассового ордера «Основание» укажите содержание хозяйственной операции. Например, «Передача денег уполномоченному представителю обособленного подразделения № 2 по заявке от № 321 от 2 апреля 2014 г.».

На сумму поступивших денег составьте приходный кассовый ордер по форме № КО-1, утвержденной постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88 (п. 4.1 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

В приходном ордере и квитанции к нему по строке «Основание» укажите содержание хозяйственной операции. Например, «Поступление денег из кассы обособленного подразделения № 1 по заявке от № 321 от 2 апреля 2014 г.».

Это следует из указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.

Поступление или выдачу наличных денег отражайте в отдельной кассовой книге обособленного подразделения. Такой порядок следует из положений абзаца 7 пункта 4.6 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У. Данное правило должны соблюдать все обособленные подразделения, которые ведут расчеты наличными. При этом не важно, есть у такого подразделения свой банковский счет или нет.

Аналитический учет по счету 50 ведите по каждому обособленному подразделению отдельно. К субсчету «Касса организации» счета 50 «Касса» откройте субсчета второго порядка, например:

  • «Главная касса организации»;
  • «Касса обособленного подразделения № 1»;
  • «Касса обособленного подразделения № 2».

Передавая деньги между кассами обособленных подразделений, сделайте проводки:

Дебет 57 «Переводы в пути» Кредит 50 субсчет второго порядка «Касса обособленного подразделения № 1»
- выданы деньги кассой обособленного подразделения № 1 представителю обособленного подразделения № 2;

Дебет 50 субсчет второго порядка «Касса обособленного подразделения № 2» Кредит 57 «Переводы в пути»
- поступили деньги в кассу обособленного подразделения № 2.

Такой порядок установлен в Инструкции к плану счетов (счета 50 и 57).

Множество компаний осуществляет прием наличных денег от покупателей через струк­турные подразделения, расположенные вне места их государственной регистрации. Это может быть торговая сеть или пункты оказа­ния услуг населению. Нередко каждую подобную «точку» обслуживает один-един­ственный работник. Следует ли в таком под­разделении вести отдельную кассовую книгу?

К сожалению, простого и понятного от-вта на этот сугубо практический вопрос мы не найдем ни в базовом нормативном доку­менте - Положении о порядке ведения кас­совых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации утвержденном Банком России 12 октября 2011 г. № 373-П (далее – Поло­жение), ни в официальных разъяснениях Банка России, Минфина России или Феде­ральной налоговой службы.

Попытаемся разобраться самостоятельно.

Читаем нормативный документ

Положение (абз. 2 п. 1.2) буквально устанав­ливает следующее: обособленное подразде­ление (филиал, представительство) юриди­ческого лица, для совершения операций которого юридическим лицом открыт бан­ковский счет, устанавливает лимит остатка н а л и ч ны х де нег. Но кол ь с коро дол жен быт ь лимит, наличествует и касса (абз. 1 п. 1.2 Положения). Кассовые операции подлежат отражению в кассовой книге (абз. 9 п. 2.6 Положения). А если обособленное подраз­деление ее не ведет?

Невнесение записей в кассовую книгу рассматривается как неоприходование в кассу наличных денег (абз. 2 п. 6.1 Положения). Оно расценивается как админи­стративное правонарушение и влечет за собой весьма внушительные штрафы (п. 1 ст. 15.1 КоАП РФ). Контроль за полнотой учета выручки денежных средств осущест­вляют территориальные налоговые инспек­ции (п. 5 Административного регламента исполнения Федеральной налоговой служ­бой государственной функции по осущест­влению контроля и надзора за полнотой учета выручки денежных средств в органи­зациях и у индивидуальных предпринима­телей, утв. приказом Минфина России от 17 октября 2011 г. № 133н). Поэтому каждой компании, работающей с наличными день­гами вне места своего нахождения, важно определиться с «кассовыми» обязанностя­ми работников своих подразделений.

Так в каком же значении в Положении применено понятие «обособленное подраз­деление»?

Лингвистический анализ

Для начала разберемся в конструкции «обо­собленное подразделение (филиал, предста­вительство) юридического лица (далее – обособленное подразделение)», использо­ванной в Положении. При перечислениях скобки в нем применяются не в целях уточ­нения (конкретизации, сужения) первого из перечисляемых терминов, а для обозна­чения альтернативных или дополнитель­ных к нему вариантов. Об этом свидетель­ствуют многочисленные примеры из текста:

  • банковский платежный агент (субагент);
  • печать (штамп);
  • кассовая книга (книга учета принятых и вы данных кассиром денежных средств);
  • расчетно-платежная ведомость (платеж­ная ведомость);
  • расходный кассовый ордер (расчетно-платежная ведомость, платежная ведомость);
  • наименование (фирменное наименование);
  • приходный кассовый ордер (расходный кассовый ордер);
  • полученные (выданные) наличные деньги.

Значит, «филиал» и «представительство» – это не расшифровки или пояснения к «обо­собленному подразделению», тем более что любой объект из интересующего нас переч­ня – «обособленное подразделение», «фили­ал» и «представительство» – в целях приме­нения Положения обобщенно именуется обособленным подразделением (с помощью оговорки «далее»). Казалось бы, обособлен­ное подразделение в «кассовом» понимании не сводится к общеустановленному значению термина «обособленное подразделение».

Справочно

Обособленное подразделение юридического лица непременно характеризуется расположенностью вне места его нахождения.

Формальный лингвистический анализ вынуждает нас признать, что обособленное подразделение, филиал и представитель­ство – равноценные с точки зрения Поло­жения понятия. А потому невозможно со­гласиться с мнением, что обособленными подразделениями в Положении считаются лишь филиалы и представительства.

Перечень объектов

Следующий шаг – разберемся со смыслом каждого из самостоятельных объектов – «обособленное подразделение», «филиал», «представительство».

На первый взгляд, речь идет о территори­альной обособленности, которая характеризуется адресом, отличным от адреса госу­дарственной регистрации компании.

Бухгалтеры склонны рассматривать обо­собленное подразделение в специальном значении, придаваемом этому термину на­логовым законодательством. Главным при­знаком такого обособленного подразделе­ния является срок, на который в нем обо­рудованы рабочие места. И если рабочее место существует менее месяца, то обособленного подразделения оно не порождает. Однако не следует забывать об ограничен­ном применении этого критерия. Такой признак обособленного подразделения, как срок, «работает» лишь в актах законода­тельства о налогах и сборах. Об этом прямо сказано в абзаце 1 пункта 2 статьи 11 На­логового кодекса. Положение, принятое Банком России, к подобным актам не отно­сится (п. 1 ст. 4 НК РФ). Оно предназначено для организации наличного денежного об­ращения (ст. 34 Закона от 10 июля 2002 г. № 86-ФЗ «О Центральном банке Россий­ской Федерации (Банке России)»).

Поясним сказанное на конкретном при­мере. Предположим, компания открыла торговую точку без определения срока и она функционирует менее месяца. С точ­ки зрения налогового законодательства обособленного подразделения у нее нет. Но это не означает, что такового не имеется в целях соблюдения кассовой дисциплины. Эту позицию поддерживает письмо Мин­фина России от 8 октября 2012 г. № 03-02-07/1-242. В нем подчеркивается, что органи­зация, в составе которой имеется «налого­вое» обособленное подразделение, подлежит постановке на учет в налоговом органе по месту нахождения такого подразделения. Но факт такого учета не может влиять на порядок ведения кассовых операций.

Определения терминов

Характеристики интересующих нас терми­нов мы найдем в статье 55 Гражданского кодекса. А в ней нас поджидает удивитель­ный сюрприз. Из формулировки статьи не следует, что обособленное подразделение юридического лица непременно характе­ризуется расположенностью вне места его нахождения, которое определяется мес­том его государственной регистрации (п. 2 ст. 54 ГК РФ). Это в налоговых правоотно­шениях территориальная обособленность специально оговорена, то есть имеет прин­ципиальное значение.

Нетрудно представить себе обособлен­ные подразделения, находящиеся по «юри­дическому» адресу компании. Скажем, в одном задании, ей принадлежащем, могут размещаться несколько магазинов разного профиля (например, реализующих продук­ты питания и спортивные товары), ресторан и т. д. Под каждый вид деятельности выде­лено отдельное помещение, но в ЕГРЮЛ этот факт не отражается.

Филиал и представительство – особые разновидности обособленных подразделе­ний. Они должны быть, во-первых, располо­жены вне места нахождения юрлица, а во-вторых, непременно указаны в его учреди­тельных документах.

В итоге мы выявили источник трудно­стей в понимании требований Положения. И пришли к выводу: территориально-адресный признак – не обязательный кри­терий обособленности.

По мнению автора, в Положении филиа­лы и представительства выделены с тем, чтобы подчеркнуть гражданско-правовой статус обособленных подразделений. Но де­лать это было даже не обязательно. Ведь фи­лиалы и представительства – тоже обосо­бленные подразделения. А вот мнение от­дельных специалистов, что Положение определяет обособленные подразделения как филиалы и представительства, является заблуждением.

Внимание

Если подразделение ведет кассовые операции, оно обязано вести и кассовую книгу. Причем использовать банковский счет вовсе не обязательно.

Роль банковского счета

В Положении сказано, что лимит устанав­ливают обособленные подразделения, для совершения операций которых юридиче­ским лицом открыт банковский счет. Эта формулировка послужила еще одним источником разногласий. Казалось бы, если счет для обслуживания подразделения спе­циально не открывался, то нет оснований и устанавливать лимит. Ну и соответствен­но – вести кассовую книгу.

Но Банк России возражает против такого толкования. В письме от 4 мая 2012 г. № 29-1-1-6/3255 он разъясняет, что требование о ведении кассовой книги должно соблюдаться каждым обособленным подразделе­нием, ведущим кассовые операции, незави­симо от наличия банковского счета юри­дического лица, открытого для совершения операций обособленным подразделением. Эту позицию взяли на вооружение нало­говые органы (п. 1 письма ФНС России от 12 сентября 2012 г. № АС-4-2/15195).

Спорить с этой точкой зрения трудно, по­скольку владельцем счета выступает не обо­собленное подразделение, а юридическое лицо. Возможность использования счета ра­ботниками подразделения устанавливается компанией и извне, со стороны банка, не ограничивается.

Если подразделение ведет кассовые опе­рации, оно обязано вести и кассовую книгу. Причем подразделению для соблюдения ли­мита использовать банковский счет вовсе не обязательно. Сверхлимитную налич­ность можно сдавать и в головную кассу (абз. 2 п. 1.5 Положения).

Выводы

В итоге остается единственный критерий наличия кассы – совершение подразделени­ем кассовых операций. Ну а кассовые опера­ции – это операции по приему наличных денег, включающие их пересчет, и выдаче наличных денег (абз. 2 п. 1.1 Положения). И если такие действия осуществляются непосредственно в обособленном помеще­нии, причем для этого назначены ответ­ственные лица, то подразделение обязано вести кассовую книгу.

Приходится признать, что главный при­знак обособленности – организационный. Ведь касса – это место для проведения кас­совых операций, определенное руководите­лем юридического лица (абз. 1 п. 1.2 Поло­жения). По мнению автора, налоговые спо­ры по неведению кассовой книги обособленным подразделением перспектив не имеют. Радует лишь то, что обязанности по специальному оборудованию и укрепленности касс ушли в прошлое.

Все поступления и выдача наличных денег в учреждениях учитываются в кассовой книге. Согласно Порядку ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденному Решением Совета директоров ЦБР от 22.09.1993 N 40 (далее – Порядок), каждое учреждение должно иметь кассу и вести только одну кассовую книгу по установленной форме. При этом для учреждений, имеющих филиалы и иные обособленные подразделения, упомянутый Порядок исключений не устанавливает.

О.А. Антошина

Согласно п. 23 Порядка для организаций введена обязанность регистрировать все кассовые операции в одной кассовой книге, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью, количество листов в ней должно быть заверено подписями руководителя и главного бухгалтера учреждения. Таким образом, Порядком не предусмотрено наличие в организациях нескольких кассовых книг. Кроме того, в нем не установлены исключения для организаций, имеющих удаленные обособленные подразделения. Вместе с тем такая проблема существует и требует решения.

В соответствии с п. 24 Порядка записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

Выполнить эти требования порой затруднительно, а иногда и невозможно, поскольку обособленные подразделения могут быть территориально удалены от головного учреждения или находиться в другом городе. Рассмотрим возможный порядок ведения кассовых операций обособленными подразделениями, находящимися:

– по месту нахождения головной организации;

– вне места ее нахождения.

Порядок ведения кассовых операций в обособленных подразделениях, находящихся по месту нахождения головной организации

Кассовые операции в организациях должны производиться согласно правилам, изложенным в вышеназванном Порядке. Однако если существуют объективные причины, в результате которых организация не может строго следовать положениям Порядка, то, по мнению автора, необходимо выработать другие законные способы ведения кассовых операций. Рассмотрим, как производятся кассовые операции, если в организации имеется несколько операционных касс.

В соответствии с п. 28 Порядка главный (старший) кассир перед началом рабочего дня выдает кассирам операционных касс авансом необходимую для расходных операций сумму наличных денег под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денег. Кассиры этих касс в конце рабочего дня обязаны отчитаться перед главным (старшим) кассиром в полученном авансе и в деньгах, принятых по приходным документам, и сдать остаток наличных денег и кассовые документы по произведенным операциям главному (старшему) кассиру под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денег.

В этом случае приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней платежей регистрируются после их выдачи (п. 21 Порядка).

Если при приемке наличных денежных средств в учреждении используется ККТ, то в операционных кассах обязательно ведутся книги кассиров-операционистов, в которых ежедневно указываются показания счетчика ККТ на начало и конец рабочего дня, выводится сумма выручки за день и отражаются суммы, сданные в кассу организации, за подписью ответственных лиц.

При принятии наличных денежных средств от физических лиц до 31 декабря 2006 г. организациям было разрешено использовать бланки строгой отчетности, утвержденные Государственной межведомственной экспертной комиссией по контрольно-кассовым машинам (ГМЭК), форма которых соответствует требованиям Минфина России и не противоречит действующему законодательству (постановление Правительства РФ от 31.03.2005 N 171 “Об утверждении Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники”).

Порядок ведения кассовых операций в обособленных подразделениях, находящихся вне места нахождения головной организации

Порядок ведения кассовых операций организациями, которые имеют территориально удаленные обособленные подразделения (филиалы), на сегодняшний день также однозначно не определен. Рассмотрим решение данной проблемы.

Филиалом является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне его местонахождения и осуществляющее все его функции или их часть (ст. 55 ГК РФ). Применять рассмотренные выше варианты организации работы операционных касс при большой удаленности филиала от головного учреждения нельзя, так как невозможно и нерационально сдавать кассовые документы или отчеты, а также обеспечивать безопасную доставку наличных денежных средств ежедневно, например, из филиала, находящегося в другом городе или районе.

В этом случае наиболее правильное решение – выделить филиал на отдельный баланс с дальнейшей передачей отчетности в головную организацию по окончании отчетного периода для составления сводной отчетности. Специалисты Минфина в письме от 29.03.2004 N 04-05-06/27 указали, что под отдельным балансом следует понимать перечень показателей, установленных организацией для своих подразделений, выделенных на отдельный баланс. Другими словами, выделение на отдельный баланс представляет собой организацию бухгалтерского учета операций филиала обособленно от операций головного учреждения. Особый юридический статус выделения на отдельный баланс в этом случае не требуется.

Могут ли в таком случае филиалы самостоятельно получать денежные средства на ведение хозяйственной деятельности? Если могут, то как быть с нормой о единой кассовой книге? В Порядке ответы на эти вопросы не содержатся. Можно с уверенностью констатировать, что на настоящий момент имеется пробел в законодательстве, регулирующем порядок ведения кассовых операций, а именно кассовых книг в организациях, имеющих удаленные обособленные подразделения. Как в этом случае поступить?

Обратимся к законодательным актам, регулирующим налично-денежное обращение. В статье 34 Федерального закона от 10.02.2002 N 86-ФЗ “О Центральном банке Российской Федерации” перечислены основные функции Банка России по организации на территории РФ наличного денежного обращения. Одна из них – определение порядка ведения кассовых операций. Кроме того, Советом директоров Банка России (Протокол от 19.12.1997 N 47) утверждено Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ от 05.01.1998 N 14-П (далее – Положение о наличном денежном обращении). Суть изложенных в нем основных организационных моментов, связанных с наличным денежным обращением, состоит в следующем:

– организации обязаны хранить свободные денежные средства на счетах в коммерческих банках (п. 2.1 Положения о наличном денежном обращении);

– порядок и сроки сдачи наличных денег в кассы коммерческих банков должны быть установлены учреждениями банков и согласованы с руководителями организаций (п. 2.4 Положения о наличном денежном обращении);

– необходимо наличие утвержденных лимитов остатков наличных средств в кассах организаций и их филиалов (п. 2.5 Положения о наличном денежном обращении);

– наличные средства должны храниться в кассах организаций только в пределах установленных лимитов.

Регистрация в кассовой книге всех приходных и расходных кассовых операций в соответствии с п. 24 Порядка, т.е. в момент их совершения, позволяет обеспечить контроль над полнотой и своевременностью оприходования получаемых организацией денежных средств, соблюдением установленных лимитов остатка наличных средств кассы и своевременной сдачей полученных или неизрасходованных средств на расчетные счета в коммерческие банки. Единая кассовая книга организации позволяет сконцентрировать все ее кассовые операции в одном месте – в главной кассе.

Наличие территориально удаленных обособленных подразделений не предоставляет возможности обеспечить безопасную ежедневную сдачу денежных средств в единую главную кассу организации, хранение остатков неиспользованных денежных средств в одной кассе, подтверждение кассового остатка, следовательно, и контроль кассовой дисциплины со стороны органов, наделенных такими полномочиями. Все это приводит к тому, что в таких случаях вести одну кассовую книгу невозможно, поэтому обособленные подразделения (филиалы), территориально удаленные от головной организации, вынуждены самостоятельно осуществлять все кассовые операции и регистрировать их в кассовой книге.

Для организации это влечет необходимость выполнения определенных действий:

– открытие для филиала отдельного банковского счета (лицевого счета);

– организация кассы, через которую будут производиться все кассовые операции филиала, регистрируемые в его кассовой книге.

Руководитель организации в распорядительном документе должен утвердить порядок ведения кассовых операций, в частности применения отдельных кассовых книг в территориально удаленных подразделениях, зафиксировав его в учетной политике.

Такие действия не противоречат п. 3 ст. 5 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ “О бухгалтерском учете”, в котором указано, что учреждения, руководствуясь законодательством РФ о бухгалтерском учете, нормативными актами органов, регулирующих бухгалтерский учет, самостоятельно формируют свою учетную политику исходя из своей структуры, отрасли и других особенностей своей деятельности.

Следовательно, в случаях, не оговоренных действующими законодательными и нормативными документами, руководителям организаций предоставлено право закрепить особенности ведения деятельности своими внутренними локальными актами.

За соблюдением учреждениями требований Порядка ведения кассовых операций (п. 41) (своевременностью оприходования получаемых денежных средств, соблюдением установленного лимита остатка кассы и др.) банки, а также соответствующие финансовые органы осуществляют систематический контроль.

Лимит остатка наличных средств в кассе организации

Лимит остатка наличных средств устанавливается учреждениями банков ежегодно всем организациям независимо от организационно-правовой формы и сферы деятельности, имеющим кассу и осуществляющим налично-денежные расчеты. Для его определения организации представляют в учреждение банка, осуществляющее его расчетно-кассовое обслуживание, расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу.

Организациям, в состав которых входят обособленные подразделения, не имеющие самостоятельного баланса и счетов в учреждениях банков, устанавливается единый лимит остатка кассы с учетом структурных подразделений. Лимит остатка кассы структурным подразделениям, как указано выше, доводится приказом руководителя организации.

Филиалам и другим обособленным подразделениям организации, расположенным вне места ее нахождения, составляющим отдельный баланс и имеющим счета в учреждениях банков, лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается обслуживающими учреждениями банков по месту открытия соответствующих счетов структурных подразделений.

Установлению лимита остатка наличных денег в кассе должно уделяться особое внимание. Так, для организации, не представившей расчет на установление лимита остатка наличных денег в кассе ни в одно из обслуживающих учреждений банка, лимит остатка кассы считается нулевым, а не сданная им в учреждения банков денежная наличность – сверхлимитной, что влечет негативные последствия: привлечение к административной ответственности по ст. 15.1 КоАП РФ.

Кроме того, необходимо следить за тем, чтобы остаток наличных средств в кассе не превышал установленного организации лимита.

Поступление или выдачу наличных денег отражают в отдельной . Такой порядок следует из положений абзаца 7 пункта 4.6 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У. Данное правило должны соблюдать все обособленные подразделения, которые ведут расчеты наличными. При этом не важно, есть у такого подразделения свой банковский счет или нет.

1.3. Доставленные представителем обособленного подразделения денежные средства принимаются в обособленном подразделении заведующим кассой. Пересчет денежных средств производится заведующим кассой в присутствии представителя обособленного подразделения.

1.4. Для зачисления принятых денежных средств в кассу обособленного подразделения операционно-кассовым работником выписываются приходные кассовые ордера по форме № КО-1.

1.5. Вывоз денежных средств из обособленного подразделения и сдача их в головную
организацию осуществляется через уполномоченного представителя обособленного подразделения.

1.6. При выдаче денежных средств уполномоченному представителю обособленного
подразделения из кассы обособленного подразделения для сдачи в кассу головной организации операционно-кассовым работником обособленного подразделения оформляются расходные кассовые ордера по форме № КО-2.

1.7. Кассовый работник перед выдачей денежных средств уполномоченному представителю обособленного подразделения проверяет у него паспорт и доверенность на получение денежных средств.

1.8. За полученные денежные средства уполномоченный представитель обособленного подразделения расписывается в кассовых ордерах.

1.9. Операционно-кассовый работник головной организации принимает от уполномоченного представителя обособленного подразделения денежные средства. Для зачисления принятых денежных средств в кассу головной организации операционно-кассовым работником выписываются приходные кассовые ордера по форме № КО-1.

1.10. Уполномоченный представитель обособленного подразделения несет полную
материальную ответственность за сохранность денежных средств с момента получения из кассы головной организации до момента сдачи в кассу обособленного подразделения (головной организации).

2. Через кассу обособленного подразделения

2.1. Выдача кассой обособленного подразделения наличных денег уполномоченному
представителю другого обособленного подразделения производится на основании заявок при предъявлении им доверенности и документа, удостоверяющего личность.

Заявка обособленного подразделения должна быть подписана руководителем обособленного подразделения и заведующим кассой, а также содержать разрешительную надпись руководителя головной организации.

2.2. На денежные средства, выдаваемые представителю обособленного подразделения, операционно-кассовым работником обособленного подразделения оформляются расходные кассовые ордера по форме № КО-2.

2.3. Доставленные представителем обособленного подразделения денежные средства принимаются в обособленном подразделении заведующим кассой.

Пересчет денежных средств производится заведующим кассой в присутствии представителя обособленного подразделения.

2.4. Для зачисления принятых денежных средств в кассу обособленного подразделения операционно-кассовым работником выписываются приходные кассовые ордера по форме № КО-1.

2.5. Кассовый работник обособленного подразделения перед выдачей денежных средств уполномоченному представителю другого обособленного подразделения проверяет у него паспорт и доверенность на получение денежных средств.

2.6. За полученные денежные средства уполномоченный представитель обособленного подразделения расписывается в кассовых ордерах.

2.7. Уполномоченный представитель обособленного подразделения несет полную материальную ответственность за сохранность денежных средств с момента получения из кассы обособленного подразделения до момента сдачи в кассу обособленного подразделения.

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ССЫЛКИ по теме

  1. Даются разъяснения про кассовые операции и кассовую дисциплину в 2014, указание ЦБ РФ 3210-У. Описан учет денежных средств в кассе, ведение и заполнение кассовой книги.Дан расчет остатка, образец и возможность скачать бланк лимита кассы и приказ.

  2. Наличные, лимит кассы, кассовая дисциплина - все эти вопросы и приведенные в этой теме ответы, где приведены все возможные ситуации при кассовых операциях.

  3. Показан порядок ведения кассовой книги, а также дан образец заполнения и возможность скачать бесплатно бланк кассовой книги с 2014 года

Наличие в организации разветвленной структуры не является редким явлением - в настоящее время многие компании имеют в своем составе представительства, филиалы или иные структурные подразделения. При этом они могут осуществлять непосредственную продажу товаров (работ, услуг), в связи с чем возникает необходимость в наличных денежных расчетах, которые в соответствии с требованиями российского законодательства должны осуществляться с применением контрольно-кассовой техники. Рассмотрим, каким образом эти требования реализуются в обособленных подразделениях.
Обязанность применения контрольно-кассовой техники (далее - ККТ) на территории Российской Федерации установлена Федеральным законом от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" (далее - Закон N 54-ФЗ).
По общему правилу использовать ККТ обязаны все организации и индивидуальные предприниматели при наличных расчетах (в том числе с использованием платежных карт) в случае продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг (п. 1 ст. 2 Закона N 54-ФЗ).
Вместе с тем не применять ККТ вправе:
- организации и индивидуальные предприниматели, оказывающие услуги населению при условии выдачи бланка строгой отчетности, который подтверждает факт принятия наличных денежных средств от покупателя;
- организации и индивидуальные предприниматели, деятельность которых подлежит обложению ЕНВД, а также индивидуальные предприниматели - налогоплательщики, применяющие патентную систему налогообложения, при условии выдачи им по требованию покупателя (клиента) документа, подтверждающего прием денежных средств за соответствующий товар (работу, услугу);
- организации и индивидуальные предприниматели в силу специфики своей деятельности либо особенностей своего местонахождения при осуществлении видов деятельности, указанных в п. 3 ст. 2 Закона N 54-ФЗ;
- аптечные организации, находящиеся в фельдшерских и фельдшерско-акушерских пунктах, которые расположены в сельских населенных пунктах, и обособленные подразделения медицинских организаций, имеющих лицензию на фармацевтическую деятельность (амбулатории, фельдшерские и фельдшерско-акушерские пункты, центры (отделения) общей врачебной (семейной) практики), расположенные в сельских населенных пунктах, в которых отсутствуют аптечные организации, при продаже лекарственных препаратов.
Таким образом, не применять ККТ могут только обособленные подразделения медицинских организаций, имеющих лицензию на фармацевтическую деятельность, расположенные в сельских населенных пунктах, в которых отсутствуют аптечные организации, при продаже лекарственных препаратов. Все остальные обязаны применять на территории Российской Федерации контрольно-кассовую технику при осуществлении наличных расчетов за товары, выполнение работ или оказание услуг.
В соответствии с п. 15 Положения о регистрации и применении контрольно-кассовой техники, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 23.07.2007 N 470, заявление о регистрации ККТ, которая подлежит применению обособленным подразделением пользователя, представляется им в налоговый орган по месту нахождения данного подразделения.
Согласно п. 21 Административного регламента предоставления ФНС России государственной услуги по регистрации контрольно-кассовой техники, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями в соответствии с законодательством Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.06.2012 N 94н, ККТ, подлежащая применению обособленным подразделением заявителя-организации, регистрируется в территориальном налоговом органе по месту нахождения данного обособленного подразделения.
Территориальные налоговые органы регистрируют ККТ заявителя-организации, осуществляющего деятельность через обособленные подразделения, которые находятся на территории одного муниципального образования, городов федерального значения Москвы и Санкт-Петербурга и которые подведомственны разным территориальным налоговым органам, в территориальном налоговом органе по месту нахождения одного из обособленных подразделений, где заявитель-организация поставлен на налоговый учет.
Аналогичное мнение высказано в Письме ФНС России от 25.11.2013 N ЕД-4-2/21059.
Одним из наиболее сложных вопросов, касающихся кассовой дисциплины в организациях с обособленными подразделениями, является ведение кассовой книги. В соответствии с абз. 9 п. 2.5 Положения Банка России от 12.10.2011 N 373-П "О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации" (далее - Положение N 373-П) листы кассовой книги обособленного подразделения подбираются и брошюруются юридическим лицом по каждому обособленному подразделению.
Согласно п. 5.1 Положения N 373-П платежный агент, банковский платежный агент (субагент) помимо кассовой книги, предусмотренной в абз. 1 данного пункта, ведет кассовую книгу для учета наличных денег, принятых платежным агентом, банковским платежным агентом (субагентом). Записи в кассовой книге осуществляются кассиром по каждому приходному кассовому ордеру (расходному кассовому ордеру), оформленному на полученные (выданные) наличные деньги (п. 5.2 Положения N 373-П).
После выведения в кассовой книге суммы остатка наличных денег на конец рабочего дня обособленное подразделение передает лист кассовой книги за этот рабочий день не позднее следующего рабочего дня юридическому лицу (п. 5.6 Положения N 373-П).
Таким образом, Положением N 373-П установлена обязанность по ведению кассовой книги, в которой должны учитываться поступающие наличные деньги, не только организацией, но и каждым ее обособленным подразделением. Такая позиция изложена в Письме ФНС России от 17.05.2013 N АС-4-2/8827@.
Этот вывод подтверждается и арбитражной практикой, в частности Постановлением Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 19.03.2013 по делу N А56-59643/2012. Как следует из материалов дела, налоговой инспекцией проведена проверка полноты учета выручки и порядка работы с наличностью в обособленном подразделении общества, по результатам которой общество было привлечено к административной ответственности, предусмотренной ч. 1 с. 15.1 КоАП РФ, за неоприходование в кассу денежной наличности.
Не согласившись с решением инспекции, общество обратилось в суд с исковым заявлением. По мнению общества, Положение N 373-П указывает на необходимость ведения кассовой книги только филиалами и представительствами, а не обособленными торговыми точками и удаленными рабочими местами. Кроме того, общество считает, что денежные средства были инкассированы непосредственно с торговой точки (АЗС) и не поступали в главную кассу головного офиса общества, в связи с чем общество не имело возможности оприходовать выручку в кассовой книге.
Суд, принимая сторону налоговой инспекции, сослался на то, что ежедневная инкассация непосредственно в банк не освобождает общество от обязанности оприходования поступивших наличных денежных средств в кассовую книгу. Ведение журнала кассира-операциониста в обособленном подразделении также не освобождает его от предусмотренной Положением N 373-П обязанности ведения кассовой книги для учета поступающих в кассу наличных денег.
Доводы общества о том, что Положением N 373-П установлена обязанность ведения кассовой книги только филиалами и представительствами, а не обособленными торговыми точками и удаленными рабочими местами, в то время как АЗС не является филиалом или представительством общества (не наделена функциями юридического лица, не имеет положений о филиале или представительстве, не отражена в уставе общества), отклонены судом как основанные на неправильном толковании Положения N 373-П.
Требование Положения N 373-П о ведении кассовой книги, в которую вносятся записи на основании приходных и расходных кассовых ордеров, должно соблюдаться каждым обособленным подразделением юридического лица, ведущим кассовые операции, независимо от наличия банковского счета юридического лица, открытого для совершения операций обособленным подразделением (Письмо Банка России от 04.05.2012 N 29-1-1-6/3255), и независимо от того, обладает ли такое обособленное подразделение статусом филиала или представительства юридического лица, а также вне зависимости от основания постановки на учет в налоговом органе согласно п. 3 или п. 4 ст. 83 НК РФ.
Рассмотрим вопрос об установлении лимита остатка наличных денежных средств в кассе организации, имеющей в своей структуре обособленные подразделения.
В соответствии с п. 1.2 Положения N 373-П лимит остатка наличных денег - это максимально допустимая сумма денежных средств, которую можно хранить в месте для проведения кассовых операций, определенном руководителем организации (далее - касса), после выведения в кассовой книге суммы остатка денег на конец рабочего дня.
Обособленное подразделение (филиал, представительство) юридического лица, которому для совершения операций в кредитной организации или Банке России открыт банковский счет, устанавливает лимит остатка наличных денег в порядке, предусмотренном Положением N 373-П, для юридического лица (абз. 2 п. 1.2 Положения N 373-П).
На основании п. 1.3 Положения N 373-П юридическое лицо устанавливает лимит остатка наличных денег в соответствии с Приложением к Положению N 373-П.
Юридическое лицо, в состав которого входят обособленные подразделения, определяет лимит остатка наличных денег с учетом наличных денег, хранящихся в обособленных подразделениях, за исключением случая, предусмотренного абз. 2 п. 1.2 Положения N 373-П.
Таким образом, если обособленные подразделения не имеют отдельного расчетного счета, то максимально допустимая сумма денежных средств, которую можно хранить в кассе, устанавливается в целом по организации, т.е. с учетом наличных денег, хранящихся в обособленных подразделениях.
Если у организации есть обособленные подразделения, которым открыты расчетные счета, то лимит остатка наличных денег определяется отдельно для каждого такого подразделения в порядке, предусмотренном Положением N 373-П.
Согласно п. 1.4 Положения N 373-П организация обязана хранить на банковских счетах в банках наличные деньги сверх установленного лимита остатка наличных денег. Накопление организацией наличных денег в кассе сверх установленного лимита допускается в дни выплат заработной платы, стипендий, выплат, включенных в соответствии с методологией, принятой для заполнения форм федерального государственного статистического наблюдения, в фонд заработной платы; выплат социального характера, включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты, а также в выходные, нерабочие праздничные дни в случае осуществления организацией в эти дни кассовых операций.
В других случаях накопление в кассе наличных денег сверх установленного лимита юридическим лицом не допускается.
В п. 1.5 Положения N 373-П определено, что уполномоченный представитель обособленного подразделения может в порядке, установленном юридическим лицом, вносить наличные деньги юридическому лицу, или в банк, или в организацию, входящую в систему Банка России, уставом которой ей предоставлено право осуществления перевозки наличных денег, инкассации наличных денег, а также кассовых операций в части приема и обработки наличных денег, или в организацию федеральной почтовой связи для зачисления, перечисления или перевода их на банковский счет юридического лица.
Согласно п. 1.11 Положения N 373-П мероприятия по обеспечению сохранности наличных денег при ведении кассовых операций, хранении, транспортировке, порядок и сроки проведения проверок фактического наличия наличных денег определяются юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем.
В заключение отметим, что в соответствии с положениями ст. 15.1 КоАП РФ нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, влечет за собой наложение административного штрафа:
на должностных лиц - в размере от 4000 до 5000 руб.;
на юридических лиц - от 40 000 до 50 000 руб.