Краткая инструкция по заполнению формы 6-НДФЛ без «воды» и навязчивой рекламы! Только самое важное, самое необходимое в статье «6-НДФЛ. Заполнение». Частные случаи будут рассмотрены в других статьях.
В расчете 6-НДФЛ нужно заполнить титульный лист, раздел 1 и раздел 2 . При этом разделы 1 и 2 заполняют абсолютно по-разному.
В разделе 1 отразите выплаты, вычеты и налог за весь период с начала года. Доходы по разным ставкам нужно указать отдельно. В этом же разделе нужно отразить фактически удержанный налог из выплаченных доходов.
В разделе 2 покажите сведения только за последние три месяца. При этом отразить нужно только те выплаты, по которым срок перечисления налога наступает именно в этом периоде. Поэтому в разд. 2 особое внимание нужно уделять датам выплат и удержания налога.
Главное при заполнении расчета 6-НДФЛ — аккуратно перенести данные из налоговых регистров по НДФЛ. Поэтому если налоговый учет в порядке, то и заполнить расчет 6-НДФЛ будет несложно.
Общий порядок заполнения 6-НДФЛ
Нормативно-правовой акт для Расчета 6-НДФЛ: Порядок, утвержденный Приказом ФНС России от 14.10.2015 N ММВ-7-11/450@.
При заполнении расчета 6-НДФЛ данные нужно брать из налоговых регистров по НДФЛ.
В нем может быть столько страниц, сколько необходимо, чтобы отразить все сведения за отчетный период. Все страницы расчета должны быть пронумерованы по порядку с 001 и до последней.
Расчет 6-НДФЛ заполняется в электронной форме. На бумажном носителе заполнить и представить расчет могут только те организации, у которых численность физических лиц, которые получили доходы в налоговом периоде, до 25 человек .
Все суммовые показатели расчета должны быть заполнены. Если сумма ноль, нужно указать «0 «.
По каждому ОКТМО нужно заполнять отдельный расчет 6-НДФЛ. Поэтому, например, если у организации есть обособленные подразделения, надо заполнять отдельно расчет по головной организации и расчет по каждому обособленному подразделению.
Заверяет 6-НДФЛ и его разделы руководитель организации, индивидуальный предприниматель (адвокат, нотариус) или представитель по доверенности.
Форма 6-НДФЛ. Какие доходы нужно отражать
В расчете 6-НДФЛ отражайте все доходы, с которых вы должны удержать НДФЛ.
Не нужно в расчет 6-НДФЛ включать (п. 2 ст. 226 НК РФ):
- доходы, которые полностью не облагаются НДФЛ на основании ст. 217 НК РФ (Письма ФНС России от 01.08.2016 N БС-4-11/13984@ (вопрос 4), от 23.03.2016 N БС-4-11/4900@). Например, не отражайте в расчете единовременную материальную помощь работнику в связи со смертью члена семьи. А вот доходы, которые лишь частично не облагаются налогом по ст. 217 НК РФ, рекомендуем включить в расчет;
- доходы, с которых НДФЛ должен уплатить тот, кто их получает:
- доходы индивидуальных предпринимателей, нотариусов, адвокатов и иных лиц, занимающихся частной практикой (п. п. 1, 2 ст. 227 НК РФ);
- доходы, перечисленные в п. 1 ст. 228 НК РФ. Например, доходы, которые физлица получают от продажи недвижимого имущества;
- доходы резидентов других государств, которые не облагаются в России в силу международных договоров (п. 5 ст. 232 НК РФ, Письмо ФНС России от 13.04.2016 N БС-4-11/6417@).
Форма 6-НДФЛ. Заполнение титульного листа.
Строки «ИНН» и «КПП». В зависимости от того, кто заполняет, проставьте: ИНН и КПП организации, или ИНН организации и КПП ее обособленного подразделения, или ИНН индивидуального предпринимателя, нотариуса, адвоката. В «КПП» данные лица ставят прочерк.
Строка «Номер корректировки» . В первичном расчете 6-НДФЛ нужно указать «000», в уточненном — номер корректировки «001», «002» и т.д.
Строка «Период представления (код)» . Проставьте код периода, за который подается расчет:
- 21 — за I квартал;
- 31 — за полугодие;
- 33 — за 9 месяцев;
- 34 — за год.
Строка «Налоговый период» . Укажите год отчетного периода, например, в расчете 6-НДФЛ за I квартал, полугодие, 9 месяцев 2017 г. и 2017 г. — «2017».
Строка. Укажите четырехзначный код налогового органа, в который будете сдавать расчет 6-НДФЛ.
Строка «налоговый агент» . Укажите:
- сокращенное наименование организации, или
- полное наименование организации, если нет сокращенного, или
- фамилию, имя, отчество индивидуального предпринимателя, адвоката, нотариуса без сокращений.
Строка. Укажите код места представления расчета налоговым агентом, например: 212 — по месту учета российской организации; 120 — по месту жительства индивидуального предпринимателя.
Строка «Код по ОКТМО». Укажите код ОКТМО муниципального образования, на территории которого находится (п. п. 1.10, 2.2 Порядка заполнения расчета 6-НДФЛ):
- организация, или
- обособленное подразделение организации, или
- место жительства индивидуального предпринимателя, адвоката, нотариуса, или
- место деятельности индивидуального предпринимателя на ЕНВД или патентной системе.
Строка «На ___ страницах с приложением подтверждающих документов или их копий на ___ листах» . В первой графе укажите количество страниц расчета 6-НДФЛ. Если расчет подает или подписывает ваш представитель, во второй графе укажите количество листов документа, который подтверждает его полномочия.
Строка «Номер контактного телефона» . Укажите телефонный код города и номер, по которому налоговый орган сможет связаться с вами.
Строка. Проставьте:
- 1 — если расчет 6-НДФЛ подписывает сам налоговый агент или его законный представитель (например, индивидуальный предприниматель или руководитель организации). Также нужно указать фамилию, имя, отчество налогового агента (его законного представителя);
- 2 — если расчет 6-НДФЛ подписывает представитель по доверенности. В этом случае нужно указать фамилию, имя, отчество лица либо наименование организации-представителя.
Строка «Подпись ___ Дата» . Проставляют подпись, число, месяц, год подписания расчета 6-НДФЛ.
Строка — вид документа, подтверждающего полномочия представителя (доверенность). Рекомендуем также указать дату доверенности.
6-НДФЛ. Заполнение и сдача за год
Форма 6-НДФЛ за год заполняют в общем порядке с учетом следующих особенностей.
В поле «Период представления (код)» укажите «34».
В разделе 1 нужно включить суммы начисленных доходов, дата фактического получения которых приходится на истекший год.
В разделе 2 отразите выплаченные доходы, если срок уплаты НДФЛ с них истекает в октябре — декабре. При этом заработную плату, выплаченную за декабрь в январе, нужно отражать в разделе 2 расчета за 1-й квартал следующего года.
Срок сдачи расчета 6-НДФЛ за год — не позднее 1-го апреля следующего года (п. 2 ст. 230 НК РФ). Если эта дата выпадает на выходной или нерабочий праздничный день, сдать расчет 6-НДФЛ нужно не позднее ближайшего следующего за ней рабочего дня (п. 7 ст. 6.1 НК РФ).
Форма 6-НДФЛ. Заполнение раздела 1
В разделе 1 расчета включают доходы, вычеты и налог по ним общими суммами за 1-й квартал, полугодие, 9 месяцев, год нарастающим итогом с начала года (п. 2 ст. 230 НК РФ, п. 3.1 Порядка заполнения расчета 6-НДФЛ). Заполнить его нужно согласно разделов I, III Порядка заполнения расчета 6-НДФЛ.
Если налоговый агент выплачивал физическим лицам доходы, которые облагаются по разным ставкам НДФЛ, то строки 010 — 050 заполняют для каждой из ставок. При этом блок «Итого по всем ставкам» (строки 060 — 090) нужно заполнить только один раз на первой странице (п. 3.2 Порядка заполнения расчета 6-НДФЛ).
Строка 010 формы 6-НДФЛ. Ставка НДФЛ
Укажите ставку НДФЛ, например 13.
Строка 020 и строка 025 формы 6-НДФЛ. Доходы
По строке 020 расчета отразите общую сумму доходов по всем гражданам, к которым применяется ставка налога, указанная в строке 010.
В строку 020 включают доходы, если дата их фактического получения приходится на отчетный период, за который составляется расчет. Такой вывод можно сделать из анализа п. 3 ст. 226 НК РФ, Приложения к Письму ФНС России от 10.03.2016 N БС-4-11/3852@.
Так, доход в виде пособия по временной нетрудоспособности отражается в том периоде, в котором он выплачен, а доход в виде заработной платы — в том периоде, за который ее начислили (пп. 1 п. 1, п. 2 ст. 223 НК РФ, Письма ФНС России от 21.10.2016 N БС-3-11/4922@, от 22.09.2016 N БС-3-11/4348@, от 09.08.2016 N ГД-4-11/14507 (п. 2)).
По строке 025 в 6-НДФЛ укажите общую сумму выплаченных дивидендов в отчетном периоде, которые облагаются по ставке из строки 010.
Строка 030 формы 6-НДФЛ. Вычеты по НДФЛ
По строке 030 в 6-НДФЛ отразите общую сумму налоговых вычетов, которые вы предоставили с начала года. Перечень налоговых вычетов для строки 030 можно найти в Приказе ФНС России от 10.09.2015 N ММВ-7-11/387@ (Письмо ФНС России от 01.08.2016 N БС-4-11/13984@ (вопрос 3)).
В строке 030 отражают предоставленные физическим лицам за отчетный период стандартные, имущественные, социальные, профессиональные, инвестиционные налоговые вычеты. Также в этой строке указывают другие суммы, которые уменьшают налоговую базу, и необлагаемые суммы по ст. 217 НК РФ, если доходы освобождены от налога в определенных пределах. Например, 4 000 руб. с подарков сотрудникам.
Имущественные вычеты в расчете 6-НДФЛ
Предоставление имущественного вычета отдельно в 6-НДФЛ не выделяется. Он отражается по тем же строкам, что и другие вычеты, общими суммами.
Так, имущественный вычет, на который вы уменьшили доходы физлица в отчетном периоде, нужно отразить в строке 030 расчета в общей сумме вычетов по НДФЛ, предоставленных в этом периоде.
В строке 090 нужно отразить сумму налога, которую вы вернули физическому лицу с начала года. Причем в этой строке должна быть указана сумма возвращенного налога не только в связи с предоставлением имущественного вычета, а весь возвращенный налог по всем основаниям.
В остальном разделы 1 и 2 заполняются в обычном порядке.
Строка 040 формы 6-НДФЛ. Исчисленный НДФЛ
По строке 040 расчета 6-НДФЛ укажите сумму НДФЛ, которую вы исчислили по конкретной ставке. То есть в этой строке отражают всю сумму НДФЛ, который исчислен по ставке из строки 010 по всем гражданам за отчетный период.
По строке 045 в расчете 6-НДФЛ отдельно отразите сумму НДФЛ, которую вы исчислили с выплаченных дивидендов по всем физическим лицам с начала года по ставке из строки 010.
Строка 050 формы 6-НДФЛ. Фиксированные авансовые платежи
По строке 050 в расчете 6-НДФЛ укажите общую сумму фиксированных авансовых платежей по НДФЛ, на которую вы уменьшаете налог всех иностранцев, работающих по патенту, с начала года.
Строка 060 формы 6-НДФЛ. Количество физических лиц
По строке 060 первого листа разд. 1 в расчете 6-НДФЛ укажите общее количество физических лиц, получивших от вас облагаемый доход с начала года. То есть лиц, за которых вы подаете расчет. Если вы уволили и приняли снова одного и того же человека на работу в течение года, его указываете один раз, не надо считать его дважды.
Строка 070 формы 6-НДФЛ. Сумма удержанного НДФЛ
По строке 070 первого листа разд. 1 в 6-НДФЛ укажите общую сумму НДФЛ, которую фактически удержали с начала года.
Если в строке 020 расчета отражена сумма дохода, но его фактической выплаты в отчетном периоде еще не было, то в строке 070 налог с такого дохода не отражается, поскольку он будет удержан в другом периоде (п. 4 ст. 226 НК РФ, Письма ФНС России от 09.08.2016 N ГД-4-11/14507 (п. 2), от 01.08.2016 N БС-4-11/13984@ (вопрос 6), от 01.07.2016 N БС-4-11/11886@).
Например, НДФЛ, который удерживают по зарплате за март в апреле, не отражают в строке 070 формы 6-НДФЛ за I квартал, а включают в строку 070 расчета за полугодие. В такой ситуации могут не совпадать и значения строк 070 и 040 расчета за один отчетный период.
Строка 080 формы 6-НДФЛ. Неудержанный НДФЛ
По строке 080 первого листа разд. 1 в 6-НДФЛ отразите общую сумму исчисленного НДФЛ, которую невозможно удержать (например, если доход выплачен в натуральной форме и нет денежных выплат) (Письмо ФНС России от 01.08.2016 N БС-4-11/13984@ (вопрос 5)). Указывают общую сумму с начала года.
В строке 080 не отражают НДФЛ с заработной платы, которая будет выплачена в следующем отчетном периоде. Удержанный НДФЛ отражают в том периоде, когда выплачена заработная плата.
Строка 090 формы 6-НДФЛ. Возвращенный НДФЛ
По строке 090 первого листа разд. 1 в 6-НДФЛ укажите общую сумму НДФЛ, которую вы вернули физическим лицам с начала года.
Форма 6-НДФЛ. Заполнение раздела 2.
Заполнить раздел 2 расчета 6-НДФЛ нужно так, как указано в разделах I, IV Порядка заполнения расчета 6-НДФЛ.
В нем отражаются операции за последние три месяца (последний квартал) отчетного периода. За январь — март в I квартале, за апрель — июнь в полугодии и т.д.
Выплаты отражаются в разд. 2 расчета за тот квартал, в котором наступает срок перечисления удержанного с них НДФЛ. Если этот срок еще не наступил, то операцию в разд. 2 отражать не нужно. Раздел 2 расчета содержит несколько блоков строк 100 — 140. Выплаты объединяют, если у них совпадают:
- дата фактического получения дохода;
- дата, когда НДФЛ удержали;
- срок, когда нужно перечислить НДФЛ в бюджет.
Например, выплаченную заработную плату за месяц отражают одним блоком строк 100 — 140 сразу по всем сотрудникам, так как у всех сотрудников совпадает каждая из трех дат: получения дохода, удержания и перечисления налога.
Если доходы имеют одну дату фактического получения, но сроки перечисления налога по ним различаются, строки 100 — 140 заполняются отдельно по каждому сроку перечисления.
Когда удержать НДФЛ невозможно, в строках 110, 120, 140 проставляются нули. Например, в ситуации, когда физическим лицом получен доход в натуральной форме и ему не выплачиваются доходы в денежной форме. Нули проставляются и в случае, если налог удерживать не нужно. Например, когда при выплате дохода налог не был удержан из-за того, что сумма вычетов превысила размер дохода. Полагаем, что в таких случаях выплаты отражаются в разд. 2 за тот квартал, в котором операция завершена, то есть доход выплачен и фактически получен.
Форма 6-НДФЛ. Заполнение строки 100. Дата фактического получения дохода
По строке 100 в расчете 6-НДФЛ укажите дату фактического получения доходов, отраженных по строке 130. Эту дату нужно определять согласно ст. 223 НК РФ. Например, датой фактического получения дохода признается:
- для заработной платы и аванса по ней — последний день месяца, за который начислен доход;
- для отпускных — день выплаты;
- для пособий по нетрудоспособности — день выплаты;
- для заработной платы при увольнении — последний день работы;
- для оплаты по гражданско-правовым договорам — день оплаты;
- для премий — дата зависит от того, выплачивается премия за производственные или непроизводственные показатели.
Форма 6-НДФЛ. Заполнение строки 110. Дата удержания НДФЛ
В строке 110 расчета 6-НДФЛ проставьте дату удержания налога с суммы фактически полученных доходов, отраженных по строке 130. Как правило, это дата выплаты доходов (п. 4 ст. 226 НК РФ).
Например, зарплата за март была начислена 31.03.2017 и выплачена 07.04.2017. НДФЛ был удержан при выплате зарплаты. Строка 110 в расчете 6-НДФЛ в этом случае заполняется следующим образом.
Форма 6-НДФЛ. Заполнение строки 120. Срок перечисления НДФЛ
В строке 120 расчета 6-НДФЛ укажите дату, не позднее которой нужно перечислить налог. Если эта дата выпадает на выходной или нерабочий праздничный день, нужно указать ближайший следующий за ней рабочий день (п. 7 ст. 6.1 НК РФ).
Как правило, в строке 120 указывают рабочий день, следующий за днем выплаты дохода. Но, например, для отпускных или пособий по временной нетрудоспособности это последний день месяца, в котором они выплачены (п. 6 ст. 226 НК РФ).
Форма 6-НДФЛ. Заполнение строки 130. Сумма фактически полученного дохода
По строке 130 расчета 6-НДФЛ отразите обобщенную сумму фактически полученных доходов (включая НДФЛ) на дату, указанную по строке 100.
Например, 31.03.2017 была начислена зарплата за март и премии. Общую сумму дохода следует отразить в строке 130.
Форма 6-НДФЛ. Заполнение строки 140. Сумма удержанного НДФЛ
По строке 140 расчета 6-НДФЛ укажите обобщенную сумму удержанного налога на дату по строке 110.
При этом сумма строк 140 расчета может не быть равной значению строки 070. Ведь в строке 070 отражают весь удержанный за период налог, а по строкам 140 — только суммы налога, срок уплаты которых приходится на последние три месяца этого периода.
Форма 6-НДФЛ. Заполнение нарастающим итогом
В 6-НДФЛ заполнение ведут нарастающим итогом. В разделе 1 отражают доходы, вычеты и налог не за каждый отдельный период (отдельно за II квартал, отдельно за III квартал и т.д.), а общими суммами за весь период с начала года.
Например, при заполнении разд. 1 формы 6-НДФЛ за полугодие нужно отразить суммы доходов, вычетов и налога за 6 месяцев с начала года, а не только за II квартал. При заполнении разд. 1 за 9 месяцев нужно отразить соответствующие суммы за все 9 месяцев с начала года, а не только за III квартал и т.д. (п. 2 ст. 230 НК РФ, п. 3.1 Порядка заполнения расчета 6-НДФЛ).
При этом в раздела 2 расчета 6-НДФЛ всегда отражаются те операции, которые вы произвели за последние три месяца (последний квартал) отчетного периода.
Форма 6-НДФЛ. Заполнение исчисленного и удержанного налога
Налог, исчисленный за отчетный период нарастающим итогом, отражается общей суммой в строке 040 разд. 1 формы 6-НДФЛ. Налог, исчисленный с дивидендов, также отражается отдельной суммой по строке 045 разд. 1 (п. 3.3 Порядка заполнения расчета 6-НДФЛ).
Удержанный НДФЛ отражается следующим образом:
- общая сумма НДФЛ, удержанная в течение отчетного периода, указывается в строке 070 разд. 1;
- налог, удержанный за последние три месяца отчетного периода, также отражается в строке 140 разд. 2 формы 6-НДФЛ отдельно по каждой операции (п. п. 4.1, 4.2 Порядка заполнения расчета 6-НДФЛ).
Сумма удержанного НДФЛ, указанная по строке 070, может не совпадать ни с суммой исчисленного НДФЛ (строка 040), ни с суммой показателей строк 140 разд. 2.
6-НДФЛ. Заполнение нулевого расчета
Отчет 6-НДФЛ с нулевыми показателями сдавать не нужно. Если в течение налогового периода не было выплат и НДФЛ не удерживался, форму 6-НДФЛ сдавать не надо . Не требуется сдавать 6-НДФЛ и в тех случаях, когда сотрудников нет в принципе, а также когда ИП или организация только зарегистрировались и работать ещё не начали.
6-НДФЛ. Заполнение построчное.
Таблица 6-НДФЛ. Заполнение
| Строка | Что указывать | Где взять данные |
Титульный лист |
||
| «ИНН» | ИНН организации | |
| ИНН крупнейшего налогоплательщика | ||
| ИНН подразделения иностранной компании | ||
| ИНН предпринимателя, нотариуса, адвоката | Уведомление о постановке на учет | |
| «КПП» | КПП организации или ее обособленного подразделения | Уведомление о постановке на учет организации |
| КПП крупнейшего налогоплательщика | Уведомление о постановке на учет крупнейшего налогоплательщика | |
| КПП подразделения иностранной компании | Свидетельство о постановке на учет иностранной организации | |
| Предприниматели, адвокаты, нотариусы ставят прочерк | ||
| «Номер корректировки» | «000» – первичный расчет; | |
| «001» – первый уточненный и т. д. | ||
| «Период представления (код)» | 21 – за квартал; | Приложение 1 к Порядку, утвержденному приказом ФНС России от 14 октября 2015 г. № ММВ-7-11/450 |
| 31 – за полугодие; | ||
| 33 – за девять месяцев; | ||
| 34 – за год; | ||
| 51 – за квартал при реорганизации или ликвидации; | ||
| 52 – за полугодие при реорганизации или ликвидации; | ||
| 53 – за девять месяцев при реорганизации или ликвидации; | ||
| 90 – за год при реорганизации или ликвидации | ||
| «Налоговый период (год)» | Год за отчетный период, в котором подаете расчет, например «2016» | |
| «Представляется в налоговый орган (код)» | Код налоговой инспекции, в которую подаете расчет | Документы о постановке на учет. |
| Также код ИФНС России можно определить по адресу регистрации на официальном сайте ФНС России | ||
| «По месту нахождения (учета) (код)» | 212 – по месту учета российской организации; | Приложение 2 к Порядку, утвержденному приказом ФНС России от 14 октября 2015 г. № ММВ-7-11/450 |
| 213 – по месту учета крупнейшего налогоплательщика; | ||
| 220 – по месту нахождения обособленного подразделения; | ||
| 120 – по месту жительства предпринимателя; | ||
| 320 – по месту ведения предпринимателем деятельности на ЕНВД или патентной системе; | ||
| 125 – по месту жительства адвоката; | ||
| 126 – по месту жительства нотариуса; | ||
| 335 – по месту нахождения подразделения иностранной компании в России | ||
| «(налоговый агент)» | Сокращенное наименование организации (если такого нет – полное) | Учредительные документы |
| Полное имя предпринимателя, адвоката, нотариуса | Паспорт | |
| «Код по ОКТМО» | ОКТМО муниципального образования, где находится организация или ее обособленное подразделение | Классификатор ОКТМО |
| ОКТМО муниципального образования, где находится крупнейший налогоплательщик | ||
| ОКТМО по месту жительства предпринимателя, адвоката, нотариуса | ||
| ОТКМО по месту деятельности предпринимателя на ЕНВД или патентной системе | ||
| «Номер контактного телефона» | Телефонный код города и номер контактного телефона налогового агента | |
| «На страницах с приложением подтверждающих документов или их копий на листах» | В первой графе – количество страниц расчета; | |
| во второй графе – количество листов доверенности представителя (если он подает расчет за налогового агента) | ||
| «Достоверность и полноту сведений, указанных в настоящем расчете, подтверждаю» | 1 – если подает законный представитель налогового агента; | |
| 2 – если подает уполномоченный представитель. | ||
| Например, отчет подает бухгалтер по доверенности. В этом случае ставят «2» | ||
| «фамилия, имя, отчество * полностью» | Имя руководителя организации, предпринимателя, адвоката, нотариуса либо наименование организации – представителя налогового агента | Паспорт или учредительные документы |
| «Подпись Дата» | Подпись налогового агента или его представителя и текущая дата | |
| «Наименование документа, подтверждающего полномочия представителя» | Вид и реквизиты документа, подтверждающего полномочия представителя налогового агента | Например, доверенность или договор |
Раздел 1 |
||
| Строки 010–050 заполняйте отдельно на каждом листе раздела 1 для каждой ставки | ||
| 10 | Ставка НДФЛ | |
| 20 | Начисленный всем физлицам доход нарастающим итогом с начала года | |
| 25 | Начисленные дивиденды всем физлицам нарастающим итогом с начала года | |
| 30 | Сумма вычетов всех физлиц, которая уменьшает сумму НДФЛ (стандартные, имущественные, профессиональные) | |
| 40 | Исчисленная сумма НДФЛ по всем физлицам нарастающим итогом с начала года | |
| 45 | Начисленная сумма НДФЛ с дивидендов по всем физлицам нарастающим итогом с начала года | |
| 50 | Сумма фиксированных авансовых платежей по НДФЛ по всем иностранным физлицам, на которую уменьшаете налог с начала года | |
| Строки 060–090 заполняйте только на первом листе раздела 1. На других листах поставьте прочерки | ||
| 60 | Общее количество физлиц, которые получали доход с начала года | Налоговые регистры для расчета НДФЛ |
| 70 | Общая сумма удержанного НДФЛ | |
| 80 | Общая сумма НДФЛ, которую не удержали | |
| 90 | Общая сумма НДФЛ, которую вернули физлицам с начала года (нарастающим итогом) | |
Раздел 2 |
||
| 100 | Дата получения доходов физлицами | Налоговые регистры для расчета НДФЛ |
| 110 | Дата удержания НДФЛ | |
| 120 | Дата, не позднее которой нужно перечислить налог в бюджет | |
| 130 | Сумма доходов (включая НДФЛ), полученная физлицами на дату по строке 100 | |
| 140 | Сумма НДФЛ, которую удержали на дату по строке 110 | |
С начала 2018 года был утвержден новый образец заполнения 6 НДФЛ. Справку необходимо предоставлять в качестве отчетного документа о зарплате сотрудников, а также всех сумм соответствующих налогов. Готовый образец и пошаговые рекомендации по заполнению можно найти ниже.
Образец формы 6-НДФЛ состоит из титульного листа и двух разделов. Инструкция по заполнению бланка формы приводится ниже.
Титульный лист
Здесь заполняют данные по компании:
Раздел 1
В этом разделе прописывают ставку налога НДФЛ (т.е. 13%), все вычеты (если они были), а также суммы удержанных НДФЛ. Важно понимать, что работник в большинстве случаев получает только заработную плату. Но иногда он также может получать, например, дивиденды, поэтому все выплаты должны учитываться при заполнении формы.
В строке «сумма начисленного дохода» указываем все доходы сотрудников, которые подлежат обложению налогом.
Строка 030 «сумма налоговых вычетов» формы 6-НДФЛ — в ней отражаются налоговые вычеты которые были предоставлены сотруднику, если таковых нет, то не заполняется.
«Сумма исчисленного налога» рассчитываться как:
Ставка налога (010) * (Сумма начисленного дохода (020) — сумма налоговых вычетов (030))
Строчка 050 заполняется в том случае если в компании работают иностранные граждане на основании патента 
В итогах указывают общее количество всех сотрудников, которые получили зарплату, а также иной доход благодаря сотрудничеству с компанией. Также фиксируют общую сумму НДФЛ.
Раздел 2
В этом разделе необходимо расписать итоговые суммы по всем ставкам:
- получения дохода;
- списания налога;
- его перечисления.
Подробный видео комментарий налогового консультанта по особенностям заполнения формы 6-НДФЛ в программе 1С:
Ответственность за не предоставление
Поскольку компании и индивидуальные предприниматели обязаны правильно производить заполнение формы 6-НДФЛ, в налоговом законодательстве утверждены и определенные меры ответственности по разным основаниям (подробнее см таблицу).
С первого дня 2016 года действует норма, согласно которой налоговая инспекция может временно приостановить банковское обслуживание счетов компании, если форма 6-НДФЛ не была предоставлена вовремя, причем с момента просрочки прошло более 10 рабочих дней.
Сроки и место сдачи 6-НДФЛ
Форму 6 НДФЛ обязаны сдавать все юридические лица и частные предприниматели (ИП) каждый квартал, т.е. 4 раза в год. В документе содержится информация о:
- доходах сотрудников, которые были получены от работодателя (зарплата, премия, компенсации, командировочные и др.);
- удержанные подоходные налоги с каждого вида поступления;
- налоговые вычеты, если таковые были предоставлены.
Важно понимать, что эти сведения приводятся по всем сотрудникам, которые заключили с работодателем официальный трудовой договор, в том числе по:
- совместителям;
- сезонным работникам;
- внештатным заместителям и т.д.
6-НДФЛ подается в местное отделение ФНС. Если юридическое лицо имеет несколько обособленных подразделений, справку предоставляют в ту инспекцию, которая территориально соответствует юридическому адресу головного офиса.
Все данные в форме приводятся нарастающим итогом – сначала первый квартал, затем полугодие, 9 месяцев и весь календарный год (12 месяцев).
Важно понимать, что под моментом сдачи документа подразумевается фактический момент, когда письмо было отправлено в адрес ФНС. То есть если оно было отправлено даже в 23:59 последнего отчетного дня, формально это не будет нарушением установленного регламента.
Компании предоставляют образец заполнения формы 6-НДФЛ:
- В бумажном виде, если официально трудоустроено до 25 сотрудников включительно. При этом двусторонняя печать не допускается.
- В электронном виде, если численность более 25 человек.
Форма 6-НДФЛ сдается даже в тех случаях, когда работнику была произведена только 1 выплата за весь год (например, по больничному, после чего он уволился). Если же в данном отчетном периоде работодатель не производил никаких выплат, сдавать документ не нужно. На всякий случай компания или предприниматель могут подстраховаться и отправить в налоговую инспекцию уведомление в произвольном виде, например:
Обязанность предоставления 6 НДФЛ не освобождает от обязанности составления 2 НДФЛ.
Типичные ошибки при заполнении
В основном заполнение справки 6-НДФЛ не вызывает особых затруднений, поскольку образец выглядит довольно просто. Тем не менее, могут возникнуть ошибки, связанные с неточным указанием необходимых дат выдачи отпускных:
- Дата выдачи этих выплат – это не тот же день, когда они были начислены. Например, если начисление произошло еще в декабре, то фактическая выплата на руки сотруднику – в январе, то средства отразят только в отчете за 1 квартал нового года. А в отчете за 4 квартал предыдущего подобных сведений содержаться не должно.
- Дата выдачи отпускных – это не первый день отпуска. Например, сотрудник уходит в отпуск с понедельника 29 января 2018 года. А отпускные ему начислили в последний перед этим рабочий день – т.е. в пятницу 26 января. Соответственно, в строке 100 прописывают именно дату 26.01.2018 г.
- Иногда отпускные ошибочно прибавляют к зарплате (или авансу), которую выдали в том же месяце. Например, сотрудник уходит в отпуск с 29 января 2018 года, отпускные были выданы 26 января. А аванс получен как обычно 25 января. Плюсовать сумму за 25 и 26 января нельзя. То есть отпускные всегда указываются исключительно в своей строке. Даже если аванс был бы получен также 26 января, сложение сумм не допускается.
Таким образом, при заполнении справки 6-НДФЛ важно внимательно вписать все сведения. Никаких помарок, исправлений и зачеркиваний, равно как и не читаемого текста в документе не допускается. Если необходимо исправить какие-либо данные или отдельные символы, оформляют другой бланк.
Сервис позволяет:
- Оперативно подготовить отчетность
- Грамотно сформировать итоговый файл
- Осуществить качественную проверку на ошибки
- Распечатать готовую, заполненную форму
- Отправить электронную форму отчетности
Сразу отметим, помимо законодательного требования к налоговым агентам сдавать Расчёт 6-НДФЛ, они по-прежнему обязаны представлять в налоговую инспекцию Сведения о доходах физических лиц по форме 2-НДФЛ согласно п. 2 ст. 230 НК РФ.
6-НДФЛ и 2-НДФЛ - отчёты совершенно разного содержания.
Как сдавать 6-НДФЛ
Все налоговые агенты, штат работников которых составляет более 25 человек, обязаны представлять квартальные и годовые расчеты сумм НДФЛ исключительно в электронной форме с использованием телекоммуникационных каналов связи . Новый электронный вариант формы 6-НДФЛ можно подготовить на нашем сайте.
Индивидуальные предприниматели и компании, в которых трудится менее 25 человек, могут воспользоваться правом подачи расчетов в бумажном виде.
Кто и куда представляет отчет 6-НДФЛ:
- Налоговые агенты - российские организации, которые имеют обособленные подразделения, направляют расчет сумм НДФЛ в отношении физических лиц, получивших доходы от таких обособленных подразделений, в налоговые органы по месту их нахождения ;
- Налоговые агенты - организации, которые отнесены к категории крупнейших налогоплательщиков, представляют расчет сумм НДФЛ (в том числе в отношении физических лиц, получивших доходы от обособленных подразделений указанных организаций):
- В налоговый орган по месту учета в качестве крупнейшего налогоплательщика.
- Или в налоговый орган по месту учета такого налогоплательщика по соответствующему обособленному подразделению (отдельно по каждому обособленному подразделению).
- Налоговые агенты - индивидуальные предприниматели, которые состоят в налоговом органе на учете по месту осуществления деятельности в связи с применением системы налогообложения в виде ЕНВД и (или) ПСН, представляют расчет сумм НДФЛ в отношении наемных работников в налоговый орган по месту своего учета в связи с ведением такой деятельности ;
- Остальные ИП с работниками представляют расчет 6-НДФЛ по месту своего жительства .
ОКТМО в 6-НДФЛ
В первых редакциях было принято, что налоговые агенты должны будут формировать отчетность 6-НДФЛ по всей организации в целом. В дальнейшем были внесены изменения, которые привели к тому, что код ОКТМО стал одним из существенных реквизитов отчета и стал указываться на титульном листе расчета. Таким образом, появилась обязанность составлять отчёт по каждому ОКТМО отдельно. Это же относится и к реквизиту КПП. То есть, налоговому агенту надо сформировать такое количество отчетов, какое количество сочетаний ОКТМО-КПП существует в организации.
Сроки подачи 6-НДФЛ за 2018 год
Расчет сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом по форме 6-НДФЛ за отчетные периоды 2018 года подается так же, как и за периоды 2017 года. То есть ежеквартально, не позднее последнего числа месяца следующего за отчетным периодом:
- 6-НДФЛ за 1 квартал 2018 года - до 3 мая 2018 года включительно;
- 6-НДФЛ за полугодие 2018 года - до 31 июля 2018 года включительно;
- 6-НДФЛ за 9 месяцев 2018 года - до 31 октября 2018 года включительно;
- 6-НДФЛ за год 2018 года - не позднее 1 апреля 2019 года.
Как заполнить 6-НДФЛ
Порядок заполнения Титульного листа
2.1. Титульный лист (Стр. 001) формы Расчета заполняется налоговым агентом, за исключением раздела "Заполняется работником налогового органа".
2.2. На титульном листе формы Расчета указываются:
по строкам "ИНН" и "КПП" - для налоговых агентов - организаций - идентификационный номер налогового агента (ИНН) и код причины постановки на учет (КПП) по месту нахождения организации указывается согласно Свидетельству о постановке на учет в налоговом органе, а для налоговых агентов - физических лиц указывается ИНН в соответствии со Свидетельством о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации.
В случае, если форма Расчета заполняется организацией, имеющей обособленные подразделения, в данном поле после ИНН указывается КПП по месту учета организации по месту нахождения ее обособленного подразделения;
по строке "Номер корректировки" - при представлении налоговым агентом в налоговый орган первичного Расчета проставляется "000", при представлении уточненного Расчета указывается номер корректировки ("001", "002" и так далее);
по строке "Период представления (код)" - код периода представления согласно приложению N 1 к настоящему Порядку.
По ликвидированным (реорганизованным) организациям по строке "Период представления (код)" проставляется код периода представления, соответствующий периоду времени от начала года, в котором произошла ликвидация (реорганизация), до дня завершения ликвидации (реорганизации). Например, при ликвидации (реорганизации) организации в сентябре соответствующего налогового периода в указанной строке проставляется код "53".
По строке "Налоговый период (год)" - четыре цифры, обозначающие соответствующий период (например, 2016);
по строке "Представляется в налоговый орган (код)" - код налогового органа, в который представляется Расчет (например, 5032, где 50 - код региона, 32 - код налогового органа);
по строке "По месту нахождения (учета) (код)" - код места представления Расчета налоговым агентом согласно приложению N 2 к настоящему Порядку;
по строке "(налоговый агент)" указывается сокращенное наименование (в случае отсутствия - полное наименование) организации согласно ее учредительным документам. Содержательная часть наименования (его аббревиатура или название, например, "Школа N 241" или "ОКБ "Вымпел") располагается с начала строки.
В отношении физического лица, признаваемого налоговым агентом, указывается полностью, без сокращений, фамилия, имя, отчество (отчество указывается при наличии) в соответствии с документом, удостоверяющим его личность. В случае двойной фамилии слова пишутся через дефис. Например, Иванов-Юрьев Алексей Михайлович;
по строке "Код по ОКТМО" - заполняется ОКТМО муниципального образования с учетом положений пункта 1.10 настоящего Порядка;
по строке "Номер контактного телефона" - телефонный код города и номер контактного телефона налогового агента, по которому, в случае необходимости, может быть получена справочная информация, касающаяся налогообложения доходов физических лиц, а также учетных данных этого налогового агента;
по строке "На ___ страницах с приложением подтверждающих документов или их копий на ___ листах" - количество страниц Расчета и количество листов документа, подтверждающего полномочия представителя, если он представляет или подписывает Расчет;
по строке "Достоверность и полноту сведений, указанных в настоящем расчете, подтверждаю" - в случае подтверждения достоверности и полноты сведений в форме Расчета налоговым агентом проставляется 1, в случае подтверждения достоверности и полноты сведений представителем налогового агента проставляется 2, а также указывается фамилия, имя, отчество лица, наименование организации - представителя налогового агента;
по строке "Подпись ________ Дата" - подпись, число, номер месяца, год подписания Расчета;
по строке "Наименование документа, подтверждающего полномочия представителя" - вид документа, подтверждающего полномочия представителя налогового агента.
2.3. Раздел титульного листа "Заполняется работником налогового органа" содержит сведения о способе представления Расчета в соответствии с приложением N 3 к настоящему Порядку, количестве страниц Расчета и количестве листов документа, подтверждающего полномочия представителя, если он представляет или подписывает Расчет, дате его представления (получения), номере, под которым зарегистрирован Расчет, фамилии и инициалах имени и отчества работника налогового органа, принявшего Расчет, его подпись.
Порядок заполнения Раздела 1 "Обобщенные показатели"
3.1. В Разделе 1 - указываются обобщенные по всем физическим лицам суммы начисленного дохода, исчисленного и удержанного налога нарастающим итогом с начала налогового периода по соответствующей налоговой ставке.
3.2. Если налоговый агент выплачивал физическим лицам в течение налогового периода (периода представления) доходы, облагаемые по разным ставкам, Раздел 1, за исключением строк 060 - 090, заполняется для каждой из ставок налога.
В случае если показатели соответствующих строк Раздела 1 не могут быть размещены на одной странице, то заполняется необходимое количество страниц.
Итоговые показатели по всем ставкам по строкам 060 - 090 заполняются на первой странице.
3.3. В Разделе 1 указывается:
по строке 010 - соответствующая ставка налога, с применением которой исчислены суммы налога;
по строке 020 - обобщенная по всем физическим лицам сумма начисленного дохода нарастающим итогом с начала налогового периода;
по строке 025 - обобщенная по всем физическим лицам сумма начисленного дохода в виде дивидендов нарастающим итогом с начала налогового периода;
по строке 030 - обобщенная по всем физическим лицам сумма налоговых вычетов, уменьшающих доход, подлежащий налогообложению, нарастающим итогом с начала налогового периода;
по строке 040 - обобщенная по всем физическим лицам сумма исчисленного налога нарастающим итогом с начала налогового периода;
по строке 045 - обобщенная по всем физическим лицам сумма исчисленного налога на доходы в виде дивидендов нарастающим итогом с начала налогового периода;
по строке 050 - обобщенная по всем физическим лицам сумма фиксированных авансовых платежей, принимаемая в уменьшение суммы исчисленного налога с начала налогового периода;
по строке 060 - общее количество физических лиц, получивших в налоговом периоде облагаемый налогом доход. В случае увольнения и приема на работу в течение одного налогового периода одного и того же физического лица, количество физических лиц не корректируется.
по строке 070 - общая сумма удержанного налога нарастающим итогом с начала налогового периода;
по строке 080 - общая сумма налога, не удержанная налоговым агентом, нарастающим итогом с начала налогового периода;
по строке 090 - общая сумма налога, возвращенная налоговым агентом налогоплательщикам в соответствии со статьей 231 Налогового кодекса Российской Федерации, нарастающим итогом с начала налогового периода.
Порядок заполнения Раздела 2 "Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного налога на доходы физических лиц"
4.1. В Разделе 2 указываются даты фактического получения физическими лицами дохода и удержания налога, сроки перечисления налога и обобщенные по всем физическим лицам суммы фактически полученного дохода и удержанного налога.
4.2. В Разделе 2 указывается:
по строке 100 - дата фактического получения доходов, отраженных по строке 130;
по строке 110 - дата удержания налога с суммы фактически полученных доходов, отраженных по строке 130;
по строке 120 - дата, не позднее которой должна быть перечислена сумма налога;
по строке 130 - обобщенная сумма фактически полученных доходов (без вычитания суммы удержанного налога) в указанную в строке 100 дату;
по строке 140 - обобщенная сумма удержанного налога в указанную в строке 110 дату.
Если в отношении различных видов доходов, имеющих одну дату их фактического получения, имеются различные сроки перечисления налога, то строки 100 - 140 заполняются по каждому сроку перечисления налога отдельно.
Штрафы
Установлены новые виды ответственности за несвоевременные, а так же неполные или недостоверные сведения. Для самых «забывчивых» предусмотрены штрафы.
Если организация или индивидуальный предприниматель не успеют предоставить расчет в десятидневный срок, налоговики могут приостановить операции по счетам опоздавших. Но и это еще не все. Просроченная отчетность 6-НДФЛ может стать причиной для привлечения работодателя к административной ответственности: штрафу в тысячу рублей за каждый полный и неполный месяц со дня, установленного для его представления.
Представление недостоверных Расчетов 6-НДФЛ и (или) сведений о доходах физлиц 2-НДФЛ влечет взыскание штрафа в размере 500 руб. за каждый представленный документ, содержащий недостоверные сведения.
При этом работодатель освобождается от ответственности, если им самостоятельно выявлены ошибки и представлены налоговому органу уточненные документы до момента, обнаружения недостоверности сведений налоговым органом.
Определение даты фактического получения дохода в целях исчисления НДФЛ
На основании п. 1 ст. 223 НК РФ в целях применения гл. 23 НК РФ дата фактического получения дохода определяется как день:
- выплаты дохода, в том числе перечисления дохода на счета налогоплательщика в банках либо (по его поручению) на счета третьих лиц, - при получении доходов в денежной форме;
- передачи доходов в натуральной форме - при их получении в натуральной форме;
- уплаты налогоплательщиком процентов по полученным заемным (кредитным) средствам, приобретения товаров (работ, услуг), ценных бумаг - при получении доходов в виде материальной выгоды.
Исключения из названного порядка определения даты фактического получения дохода содержатся в п. 2 - 5 ст. 223 НК РФ. В частности, при получении дохода в виде оплаты труда датой фактического получения налогоплательщиком такого дохода признается последний день месяца, за который ему был начислен доход за выполненные трудовые обязанности в соответствии с трудовым договором (контрактом).
Федеральным законом № 113-ФЗ в п. 1 ст. 223 НК РФ введены новые положения, которые позволяют урегулировать вопросы с датой получения дохода, ранее контролирующие органы могли давать различные разъяснения, которые только запутывали налоговых агентов. Действующая законодательная база определяет дату получения дохода по полученным кредитным средствам, как дату уплаты процентов по кредиту (если заем процентный), или на дату возврата заемных средств (если заем беспроцентный). С 2016 года материальную выгоду нужно рассчитывать на последний день каждого месяца, в течение всего кредитного периода. Соответственно исчислять НДФЛ с материальной выгоды и перечисляться следует также ежемесячно - в последний день, независимо от того, процентный заем или беспроцентный. Также последний день месяца, в котором был утвержден соответствующий авансовый отчет, станет датой получения дохода по подотчетным суммам.
Сложные вопросы и особенности заполнения 6-НДФЛ
Необлагаемые доходы. Если на доходы физлица НДФЛ не начисляется, то данные о таком доходе в отчет 6-НДФЛ прописывать не нужно (например, пособия по беременности и родам).
Перенос срока для сдачи отчета . Если предельно допустимый срок сдачи новых расчетов 6-НДФЛ выпадет на праздник или выходной, тогда крайний срок будет автоматически перенесен на первый рабочий день, следующий за нерабочим.
Если НДФЛ удержать не получилось . Сообщение о невозможности удержать налог и сумме не удержанного налога направьте в налоговый орган до 1 марта года, следующего за истекшим налоговым периодом. Поскольку после сообщения о невозможности удержания налога обязанность налогового агента по удержанию НДФЛ прекращается, утрачивает силу п. 2 ст. 231 НК РФ, предписывающий налоговым агентам производить взыскание задолженности с физических лиц до ее полного погашения.
Учет премий. Месячные премии и премии, выплачиваемые за иной период (квартал, год) учитывать в 6-НДФЛ нужно по-разному (подробнее об этом см. в письме ФНС РФ от 24.01.2017 № БС-4-11/1139@).
Выплата зарплаты в начале следующего отчетного периода . Как быть, в случае, когда работникам заработная плата за март 2018 года выплачена 11.04.2018, а налог на доходы физических лиц перечислен 12.04.2018? Отразите такую операцию в разделе 1 расчета по форме 6-НДФЛ за 1 квартал 2018 года. При этом вы вправе не отражать операцию в разделе 2 расчета по форме 6-НДФЛ за 1 квартал 2018 года. Так как эту операцию вы отразите при непосредственной выплате заработной платы работникам в Расчете 6-НДФЛ за полугодие 2018 года (см. письмо ФНС России от 15.03.2016 № БС-4-11/4222@).
Заполнение отдельных строк расчета 6-НДФЛ . Строка 100 раздела 2 «Дата фактического получения дохода» расчета по форме 6-НДФЛ заполняется с учетом положений статьи 223 НК РФ. Строка 110 раздела 2 «Дата удержания налога» заполняется с учетом положений пункта 4 статьи 226 и пункта 7 статьи 226.1 НК РФ. Строка 120 раздела 2 «Срок перечисления налога» заполняется с учетом положений пункта 6 статьи 226 и пункта 9 статьи 226.1 НК РФ (см. письмо Минфина России от 01.02.2017 № 03-04-06/5209).
Больничное пособие, начислено за декабрь 2017 года, но выплачено 19 января 2018 года . Такой доход отразите в разделах 1 и 2 Расчета 6-НДФЛ за 1 квартал 2018 года. В разделе 2 расчета по форме 6-НДФЛ за 1 квартал 2018 года эту операция пропишите так: по строке 100 укажите 19.01.2018, по строке 110 - 19.01.2018, по строке 120 - 31.01.2018, по строкам 130 и 140 - соответствующие суммовые показатели (см. письмо ФНС России от 25.01.2017 № БС-4-11/1249@).
6-НДФЛ - это ежеквартальная отчетная форма по налогу на доходы физических лиц. В ней налоговые агенты должны указывать информация о доходах работников, исчисленных и удержанных суммах НДФЛ за отчетный период. Каждый квартал все работодатели обязаны сдавать в ФНС отчет по форме 6-НДФЛ.
Форма отчета 6-НДФЛ
Форму отчета 6-НДФЛ, порядок заполнения и предоставления определяет приказ ФНС от 14.10.2015 № ММВ-7-11/ В начале 2018 года в него внесли изменения приказом ФНС России от 17.01.2018 N ММВ-7-11/ , который вступил в силу 26 марта 2018 года.
Отчет сдается поквартально в электронном формате, если за отчетный квартал в организации производились выплаты в пользу 25 человек и более. Если организация отчитывается меньше чем за 25 человек, то форму можно сдать на бумажном носителе. Сумма налога заполняется в рублях, а сумма дохода — в рублях и копейках.
Сроки сдачи 6-НДФЛ
Форму 6-НДФЛ нужно направить в налоговую инспекцию не позже последнего дня месяца, идущего за отчетным кварталом. Годовой расчет предоставляется до 1 апреля следующего года (ст. 230 НК РФ). За 2018 г. нужно отчитаться не позднее 1 апреля. Более подробно сроки можно увидеть в таблице.
Штрафы за отчетность
За несоблюдение сроков сдачи отчета предусмотрен штраф. Каждый месяц опоздания обойдется в 1000 рублей по нормам п. 1.2 статьи 126 НК РФ . Должностное лицо, отвечающее за непредоставление в срок отчетности по НДФЛ, могут оштрафовать от 300 до 500 рублей (ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).
В случае установления недостоверности сведений в отчете 6-НДФЛ организацию оштрафуют на 500 рублей (п. 1 ст. 126.1 НК РФ). Поэтому о том, как заполнить 6 НДФЛ-2019, главбух каждой организации должен знать досконально.
Неправомерная сдача отчета 6-НДФЛ на бумажном носителе грозит штрафом 200 рублей (ст. 119.1 НК РФ).
Изменения в форме, которые нужно учесть в 2019 году
В 2018 г. у правопреемников реорганизованных компаний возникла обязанность сдавать 6-НДФЛ, если сама фирма до окончания реорганизации этого не сделала. В частности, организации-правопреемнику следует:
- указать свои ИНН и КПП в верхней части титульного листа;
- использовать код «215» (крупнейшим налогоплательщикам — «216») в реквизите «по месту нахождения (учета) (код)» ;
- в реквизите «налоговый агент» отметить название реорганизованного лица или его обособленного подразделения;
- в новом реквизите «Форма реорганизации (ликвидация) (код)» указать одно из значений: 1 — преобразование, 2 — слияние, 3 — разделение, 5 — присоединение, 6 — разделение с одновременным присоединением, 0 — ликвидация;
- указать также «ИНН/КПП реорганизованной компании».
Кроме того, в 2018 году в порядке заполнения формы произошли и другие изменения.
Крупнейшим налогоплательщикам нужно приводить КПП по свидетельству о постановке на учет в налоговой по месту нахождения юрлица, а не по месту учета в качестве крупнейшего налогоплательщика.
Организации налоговые агенты, не являющиеся крупнейшими налогоплательщиками, должны указать в реквизите «по месту нахождения (учета) (код)» значение «214» вместо «212».
На титульном листе должны быть указаны полные реквизиты документа, подтверждающего полномочия представителя.
Электронный формат 6-НДФЛ тоже скорректирован с учетом перечисленных поправок.
Образец заполнения 6-НДФЛ: пошаговая инструкция
Хотя отчет 6-НДФЛ действует уже третий год, заполнение по-прежнему вызывает вопросы у работодателей и бухгалтеров. Кроме того, в него внесли целый ряд изменений, которые необходимо учесть при заполнении.
Документ состоит из следующих разделов:
- Титульный лист.
- Раздел 1 (сведения формируются нарастающим итогом).
- Раздел 2 (отражается информация только за указанный квартал, без учета предшествующих периодов).
Ниже представлен пример заполнения 6-НДФЛ за 2018 год с пошаговой инструкцией.
Титульный лист формы 6-НДФЛ
Шаг 1. ИНН и КПП
В соответствующих полях указываются данные ИНН и КПП организации, сдающей отчет. Если отчет сдается филиалом, то указывается КПП филиала.
Шаг 2. Номер корректировки
Если 6-НДФЛ сдается первый раз за отчетный период, то в поле «номер корректировки» отражаются нули.
Корректировка подразумевает изменения сведений, предоставленных в ФНС. Уточнение расчета по соответствующему отчетному периоду указывается номером корректировки. Например: 001, 002, 003 и так далее.
Шаг 3. Отчетность по кварталам (номер периода)
Период предоставления 6-НДФЛ — квартал, за который отчитывается работодатель:
- 1-й квартал — код 21;
- полугодие — код 31;
- 9 месяцев — код 33;
- год — код 34.
Коды для организаций, осуществляющих предоставление сведений на этапе реорганизации (ликвидации), указаны в прил. 1 Приказа.
Шаг 4. Налоговый период
Налоговым периодом является календарный год, за который предоставляются сведения. В поле проставляются соответствующие 4 цифры.
Шаг 5. Код налоговой службы (по месту учета)
В строке указывается код той налоговой инспекции, куда будет сдана отчетность. Это четырехзначный код, в котором:
- первые 2 цифры — номер региона;
- вторые две цифры — непосредственно код инспекции (на примере инспекция ФНС № 9 Центрального района СПб).
Важно помнить, что отчетность направляется в инспекцию по месту нахождения организации или ее обособленного подразделения. ИП сдают этот отчет в налоговую по месту жительства или осуществления деятельности.
Код «По месту нахождения (учета)» помогает определить, какая именно организация сдает отчетность. Полный перечень кодов определен в прил. 2 к Приказу.
Наиболее распространенные для организаций:
- по месту учета — 214;
- по месту учета обособленного подразделения — 220;
- крупнейшие налогоплательщики указывают — 212.
ИП также указывают специальные коды:
- по месту жительства — код 120;
- по месту осуществления деятельности — код 320.
Шаг 6. Наименование налогоплательщика
В поле «налоговый агент» печатается краткое (если есть) или полное название фирмы.
Шаг 7. Код ОКТМО (муниципального образования) и номер телефона налогоплательщика
Нужно указать код того МО, на территории которого расположена и зарегистрирована организация или филиал. Иногда гражданам выплачивают денежные средства (ЗП и премии) как головная организация, так и его подразделение. В этом случае заполняются и сдаются сразу две формы с разными кодами по ОКТМО.
Раздел 1
Раздел 1 «Обобщенные показатели» формируется нарастающим итогом с начала года и состоит из сведений по каждой ставке НДФЛ, кроме строк 060-090. Структура раздела 1 представляет собой информацию:
1. По каждой ставке в отдельности:
- процент ставки налога;
- суммы начисленного дохода (в форму могут не попадать доходы, полностью необлагаемые НДФЛ, или доходы менее лимита, в зависимости от вида дохода. Например, материальная помощь в связи со смертью близкого родственника, материальная помощь на рождение (усыновление, установление прав опекунства) ребенка до 50 тыс. руб. на ребенка и т. п.);
- суммы налоговых вычетов;
- суммы НДФЛ (в т. ч. от доходов в виде дивидендов).
2. Обобщенные сведения по всем ставкам (отражаются один раз в разделе по ставке, сформированной первой):
- количество физических лиц, получивших доход;
- суммы удержанного налога;
- суммы налога, не удержанные;
- суммы НДФЛ, возвращенные налоговым агентом.
Ставки НДФЛ в 2019 г. на доходы работников и лиц, выполняющих работы (оказывающих услуги) в рамках гражданских договоров: 13%, 15%, 30% и 35%. В 2019 г. ставки не изменились.
Блок 1. Данные по каждой ставке НДФЛ
Шаг 1. Строка 010. Налоговая ставка
В примере рассмотрена широко применяемая ставка НДФЛ — 13%. В поле формы 010 указывается величина процентной ставки. В случае исчисления налога по разным ставкам по каждой ставке будут формироваться те данные, которые относятся только к указанной ставке НДФЛ. Итоговые значения строк с 060 по 090 указываются однократно на первой странице, на следующих листах в этих полях ставят нули.
Шаг 2. Строка 020. Начисленные доходы
По строке 020 («сумма начисленного дохода») указываются все налогооблагаемые доходы работников, посчитанные нарастающим итогом с начала года — те, которые фактически были получены за год. Не включаются в строку 020 полностью необлагаемые НДФЛ доходы и перечисленные работникам доходы менее налогооблагаемого лимита, например материальная помощь до 4000 рублей (по общим основаниям) или до 50 000 рублей (на рождение). Выплата дивидендов отражается в том числе в строке 025.
В определенных случаях материальная помощь полностью не облагается НДФЛ (см. п. 8, п. 8.3 и п. 8.4 статьи 217 НК РФ), с некоторых видов материальной помощи НДФЛ удерживают с части. В Письме от 01.08.2016 № БС-4-11/ ФНС уточнила, что строка 020 не должна содержать информацию о доходах, не подлежащих обложению НДФЛ и указанных в ст. 217 НК РФ. Таким образом, полностью необлагаемая матпомощь в форме не указывается.
Шаг 3. Строка 030. Налоговые вычеты
Если налогоплательщикам были предоставлены налоговые вычеты, то их сумма отражается в поле 030. Вычеты — это не облагаемые налогом суммы, уменьшающие базу для расчета НДФЛ. Налоговый кодекс предусматривает следующие налоговые вычеты:
- стандартные (ст. 218 НК РФ);
- социальные (ст. 219 НК РФ);
- имущественные (ст. 220 НК РФ) и пр.
Строка 030 заполняется суммарно по всем кодам вычетов (приказ ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/), по которым они предоставлялись.
Шаг 4. Строка 040. Исчисленный НДФЛ
Строка 040 («сумма исчисленного налога») рассчитывается путем произведения строки 010 («ставка налога») и соответствующей ей налоговой базе доходов (база НДФЛ).
Налоговая база доходов (по каждой ставке) определяется как разница между графой 020 («сумма начисленного дохода») и графой 030 («суммы налоговых вычетов»).
Налоговая база доходов (ставка 13 %) = 10 100 000,00 - 100 000,00 = 10 000 000,00 (база НДФЛ 13 %)
Строка 040 («сумма исчисленного налога») = 10 000 000 * 13% = 1 300 000(НДФЛ по ставке 13 %).
С дивидендов налог указывается в графе 045 и рассчитывается так же.
Шаг 5. Строка 050. Сумма авансов
Это поле заполняется, если в организации работают иностранцы на патентной основе. В этом случае строка 050 («сумма фиксированного авансового платежа») отражает суммы авансов, выплаченных иностранцам. В остальных случаях нет данных для заполнения строки 050, и указывается ноль.
Блок 2. Итоги раздела 1
Шаг 6. Строка 060. Число людей, получивших доходы с начала года
В поле указывается общее количество физических лиц, которым организация производила выплаты налогооблагаемых доходов в отчетном периоде.
Шаг 7. Строка 070. Общая сумма удержанного налога по всем ставкам
Строка 040 — исчисленный налог, т. е. значение данной строки показывает сумму налога, которая должна быть перечислена за период (1-й квартал, 1-е полугодие, 9 месяцев, год).
Строка 070 — удержанный налог, отображает данные о перечисленных суммах налога только текущего периода. В эту строку не должны попадать данные за прошлые или будущие платежи.
Сверить данные по стр. 040 вы можете по платежным поручениям на уплату НДФЛ, сопоставив поля 106 («ТП» — платежи текущего года) и 107 («МС указывается порядковый номер месяца») со значением строки 040.
За 2018 год, как и в остальные периоды, значение стр. 040 должно соответствовать суммам рассчитанных (исчисленных) и перечисленных в бюджет за этот период. Обратите внимание, что не в этом периоде, а именно за него. Проверяется стр. 070 так же, как и стр. 040, с учетом того, что все перечисления (уплата налога) должны быть сделаны в том квартале (ином периоде), за который отчитываемся. Т. е. информация сопоставляется по отчетному периоду уплаченного НДФЛ в отчетном периоде. Проверить правильность значений строк 040 и 070 можно, определив сумму платежей за последний отчетный месяц, произведенных в следующем за отчетным.
Значение строки 070 («удержанный») может не совпадать с данными строки 040 («исчисленный»). Такое случается, когда некоторые налоговые суммы были начислены раньше, а удержаны с работников позднее.
Шаг 8. Строка 080. Не удержанный налог
В графу 080 вносят суммы НДФЛ, которые не получилось удержать по каким-либо причинам.
Шаг 9. Строка 090. Возвращенный налог
В строчке 090 отражается сумма налога, которую удержали ошибочно и возвратили работнику. Если подобных случаев не было, ставят ноль.
Раздел 2
Этот раздел отчета 6-НДФЛ содержит только информацию за отчетный квартал, а не за период с начала года. В нем указываются даты выплаты работникам доходов и крайние сроки перечисления НДФЛ, а также суммы, которые соответствуют доходу и налогу.
Расположить даты перечислений работникам нужно в хронологическом порядке.
Шаг 10. Дата получения дохода работниками
В графах 100 отражается день, когда работник получил доход, даже если перечисление было списочным, за каждый квартал года. Сведения по одному дню должны быть просуммированы, если у них даты перечисления налога совпадают. Если выплаты сотрудникам производятся по разным видам, которые имеют отличия в дате перечисления налога, сведения по таким доходам должны указываться раздельно.
Обратите внимание, что число и месяц, которые необходимо указать, зависят от характера выплат.
Дата, являющаяся днем получения дохода работником, зависит от конкретного вида выплаты. Так, зарплата становится доходом гражданина в последний рабочий день месяца, за который она перечисляется. Поэтому допустимо указать в этой строке последнее число, например, сентября 2018 года, хотя зарплату за сентябрь работники получили только в октябре. А вот отпускные и больничные признаются доходами граждан именно в день их получения. Что касается материальной помощи, то при перечислении в денежной форме датой получения дохода является день выплаты (перечисления на счет в банке или выдачи из кассы). Если матпомощь в натуральной форме, то в строке 100 надо указать дату передачи доходов.
НДФЛ с ЗП перечисляется не позже следующего дня после выплаты дохода работникам. А вот налог с отпускных, больничных можно уплатить не сразу — главное, успеть до конца того месяца, в котором они были выплачены сотрудникам (ст. 226 НК РФ).
Для отпускных допустимы следующие даты, отраженные в разделе 2 расчета 6-НДФЛ:
- по строке 100 — дата выплаты отпускных (ст. 223 НК РФ , письмо ФНС России от 13.11.2015 № БС-4-11/19829);
- по строке 110 — дата удержания налога, совпадающая с датой выплаты отпускных;
- по строке 120 — день уплаты налога, но не позже последнего дня месяца, в котором выплачены отпускные.
Шаг 13. Строка 130. Доход до удержания налога
В поле 130 указывается сумма, полученная работником либо работниками (в случае выплаты списком) на определенную дату (заполненную в графе 100 слева) до того, как был удержан налог.
На титульном листе это правило тоже действует. Даже в самой длинной строке, содержащей название организации, все оставшиеся пробелы заполняются прочерками.
Нулевой отчет 6-НДФЛ
Обязанность сдавать в налоговый орган по месту своего учета расчет по форме 6-НДФЛ возникает в случае, если налогоплательщик признается налоговым агентом, то есть осуществляет выплаты в пользу физических лиц. Если в течение года доходы работникам не начисляются и не выплачиваются, представлять отчет не нужно. Об этом ФНС проинформировала в письме от 23.03.2016 № БС-4-11/4901.
Если в течение 2018 года была хоть одна выплата в пользу физического лица, имеющая характер оплаты труда, больничного, материальной помощи, вознаграждения за оказанные услуги (выполненные работы) в рамках выполнения гражданского договора, отчет должен быть заполнен. Поскольку форма заполняется нарастающим итогом, в дальнейшем показатели из первого, второго и третьего квартала будут сохраняться и в дальнейшем накопительным образом. Так что нулевой 6-НДФЛ в принципе быть не может, в отчете все равно будут сведения хотя бы по одной выплате.
Если в прошлом году организация была налоговым агентом, а в этом по каким-то причинам перестала выплачивать доходы работникам, в налоговый орган можно ничего не подавать. Хотя компания не обязана объяснять налоговикам, с чем связана утрата статуса налогового агента, для самоуспокоения можно отправить в ИФНС письмо о непредоставлении 6-НДФЛ в произвольной форме.
Скачать форму 6 НДФЛ: Актуальный бланк
Образец заполнения бланка
Заполнить форму 6-НДФЛ онлайн
Заполнить декларацию в онлайн-сервисах можно на сайтах разработчиков бухгалтерского ПО — Мое дело , Контур , Небо и других. Некоторые сайты позволяют это делать свободно, но обычно сервисы требуют небольшой платы (до 1000 рублей).
Отчет 6 НДФЛ – новая отчетность, появившаяся в 2016 году, которая не отменяет привычный отчет 2 НДФЛ, и организации также сдают ее ежегодно. Главное отличие этих форм, заключается в том, что 6 НДФЛ отображает информацию по физическим лицам, а не индивидуально по каждому.
Составление отчета обязанность налоговых агентов (организации и ИП), которые в течение года произвели хотя бы одну выплату физическому лицу (зарплата, оплата услуг и т.д.). Отчет сдается каждые 3 месяца. Но поскольку налоговый период – календарный год, отдельные строки отчета показывают информацию с начала года.
Расчет состоит из двух страниц.
Первый лист содержит информацию об агенте, заполняются следующие сведения:
- наименование, ИНН и КПП;
- контактный телефон;
- код налоговой инспекции, к которой прикреплена организация;
- идентификационные коды (ОКТМО и код по нахождению учета);
- сведения о сдаваемом расчете (отчетный и налоговый период, номер корректировки, число страниц в отчете).
Второй лист представляет собой сам расчет, который состоит из двух разделов. Раздел 1 содержит обобщенные значения, в отличии следующего раздела он заполняется с начала года. Второй раздел показывает информацию за последние три месяца.
Ячейки 010-050 первого раздела заполняются отдельно по каждой ставке налогообложения применяемой агентом. Строки 060-090 подводят итог по ставкам.
Справка! Если предприятие использует ряд налоговых ставок, на каждую заполняется отдельный лист, ячейки 060-090 содержат информацию только на первой странице, на остальных остаются пустыми, без сведений.
Второй раздел заполняется по каждому виду вознаграждений (130), выплаченных сотрудникам в текущем квартале. В ячейке 140 отражаются суммы удержанного налога.
В графах 100-120 показываются следующие даты:
- 100 – даты получения вознаграждения. Проставляется дата в соответствие с налоговым законодательством, например у зарплаты, указывается последний день месяца, в котором она начислена.
- 110 – даты удержания НДФЛ. Это день конкретного перечисления денег сотрудникам.
- 120 – даты перечислений сбора государству. Также проставляется согласно законодательным нормам, а не по действительной дате уплаты налога.
Законодательством установлен порядок сдачи отчетности. Сроки сдачи 6 НДФЛ:
- для отчетности за 1-й квартал, полугодие и 9 месяцев – последний день месяца, идущего после окончания периода. Например, 6 НДФЛ за 9 месяцев в 2018 году сдается 31 октября;
- для годового отчета – 1 апреля следующего за отчетным годом.
Внимание! При выпадении срока сдачи на выходной день, он сдвигается на следующий рабочий день.
Отчет сдают электронно или на бумажном носителе. Выбор только у небольших организаций, численность работников которых до 25 человек. Остальные обязаны сдавать расчет в электронном виде.
Для заполнения бумажного расчета используют шаблон счета, который легко бесплатно найти и скачать из Интернета.
В наличии два варианта предоставления отчета:
- Лично сдать ее в налоговую инспекцию;
- отправить почтой. Отправляют заказным письмом с уведомлением и описью.
Пример заполнения:
Расчет сдается в налоговую инспекцию по месту учета, для ИП – по месту прописки или месту работы (ЕНВД и патент), для фирм – по юридическому адресу.
Если у организации обособленное подразделение, которое само платит работникам, сдаются два отчета по месту учета организации и подразделения.
Заполнение электронной формы
Для составления отчета в электронном виде много программ. На сегодня разработчики бухгалтерских софтов добавили этот вид отчета. В достаточном количестве платные программы коммерческих разработчиков, из них немалой популярностью пользуются программные продукты 1С.
Можно ли заполнить 6 НДФЛ онлайн бесплатно. Большинство программ – платные онлайн ресурсы, но иногда пользуются бесплатно в течение первого времени.
Программные продукты для заполнения 6 НДФЛ онлайн:
- Бухгалтерский софт. На сайте разработчика заполняют расчет в режиме онлайн, без скачивания и установки ПО;
- «Мое дело». Также работает в онлайн – режиме;
- «Небо». Еще один ресурс для онлайн работы, первые две недели после регистрации предоставляются бесплатно.
На сайте ФНС разрешается бесплатно скачивать программу по 6 НДФЛ, например “Налогоплательщики ЮЛ” разработанные налоговой инспекцией.
В программных продуктах встроенный калькулятор, который проверяет правильность заполнения отчета. Некоторые суммарные ячейки программа рассчитывает самостоятельно. Например, исчисленный НДФЛ, программа сама рассчитает налог после заполнения строк по доходам, ставке налогообложения, вычетам.
После внесения сведений, отчет выгружают для отправки в ФНС.
Отчет отправляют также электронно. Его не получиться отправить в инспекцию бесплатно. В наличии два способа отправки отчета:
- Сдать 6 НДФЛ онлайн на сайте ФНС;
- Сдать расчет через операторов электронного документооборота (ЭДО).
В обоих случаях необходима электронная подпись, но за нее платят. Подходящий вид сдачи расчета – заключение договора с ЭДО.
Подключение этой услуги платное, поэтому решает следующие задачи:
- Выполняются законодательные нормы. За неправильный вид предоставления отчета (сдача бумажного типа, компанией в численность больше 25 человек), полагается штраф – 200 рублей.
- Экономия времени. Не посещая инспекцию или почту, отчет сдается онлайн, выбирая время.
- Снижается риск отправки отчета с ошибками. Перед отправкой, выполняется проверка отчета, файл передается в налоговую инспекцию только при отсутствии ошибок.
- Значительность отчета. Надзорные органы любят вносить изменения в налоговые декларации. Благодаря специализированной программе, 6 НДФЛ постоянно будет в обновленном формате.
Важно! Компания получает бесплатный доступ к программе для тестирования продукта в течение нескольких месяцев.
Такое право предоставляет Контур Экстерн. Новые клиенты получают бесплатный доступ на 3 месяца, для начала работы проходят регистрацию на сайте. Если эксплуатация пробного варианта прошла удачно, запрашивается счет, и форма 6 НДФЛ сдается таким же образом в дальнейшем.
Заполнение 6 НДФЛ в электронном виде – легкий и выгодный способ сдачи отчетности и помогает бухгалтеру избежать ошибок, при помощи автоматической проверки сведений, а также сокращает время на предоставление расчета в налоговую инспекцию. Организации, насчитывающие в штате 25 человек и более, обязаны подавать расчет 6 НДФЛ только в таком виде.