С 1 июля 2016 года ряд регионов (Республика Мордовия, Брянская, Калининградская, Калужская, Липецкая и Ульяновская области) присоединились к пилотному проекту ФСС «Прямые выплаты». Таким образом, всего в проекте сейчас участвует 20 субъектов РФ . Специально для участников пилотного проекта в системе « » реализован сервис «Пособия ФСС», который позволяет работодателям быстро и без ошибок заполнять электронные реестры листов нетрудоспособности и отправлять их в ФСС.
В чем суть пилотного проекта?
Традиционно ФСС работает с работодателями по зачетному принципу: работодатель выплачивает сотруднику пособие, а фонд перечисляет страхователю разницу между суммой страховых взносов и размером выплаченных им пособий.
В пилотных регионах пособия сотрудникам выплачивает не работодатель, а напрямую ФСС (см. постановления Правительства РФ от 21.04.11 № 294 и от 19.12.15 № 1389). Работодатель обязан лишь представить соответствующие документы в филиал фонда.
При этом размер пособий и формула расчета пособий в «пилотных» регионах остаются прежними.
Как работодатель взаимодействует с ФСС?
Работодатель обязан направлять реестры листов нетрудоспособности в электронном виде, если среднесписочная численность сотрудников компании превышает 25 человек. Организации с численностью сотрудников менее 25 человек могут передавать данные в ФСС как на бумаге, так и в электронном виде.
Срок представления документов — 5 рабочих дней с момента подачи сотрудником листа нетрудоспособности.
Напомним, какие действия на практике должен совершить бухгалтер в «экспериментальных» регионах. Работник получает в лечебном учреждении «бумажный» больничный и приносит его бухгалтеру. Бухгалтер формирует на основании данных из «бумажного» больничного «электронный больничный» (официальное название — реестр сведений), подписывает его электронной подписью, шифрует и отправляет на специальный приемный шлюз в ФСС. Далее шлюз ФСС обрабатывает документ. Бухгалтер просматривает результат проверки документа шлюзом. Если это квитанция, то все в порядке — документы направлены на рассмотрение в территориальное отделение ФСС. Если это протокол ошибок, нужно их исправить и направить документ повторно.
Как работает сервис «Пособия ФСС» в Экстерне?
Реестр листов нетрудоспособности можно отправить в ФСС не только напрямую через портал фонда, но и через специальные сервисы — например, «Пособия ФСС» в системе « ».
Сервис помогает формировать документы без ошибок, чтобы ФСС приняла их с первого раза
В сервисе реализовано более 400 проверок, которые применяются на шлюзе ФСС. Ошибки подсвечиваются красным прямо при заполнении, появляются подсказки, как их исправить. Система не даст отправить документ с ошибкой.
«Контур.Экстерн» также избавляет бухгалтера от лишней работы по заполнению реестра. Так, пользователю сервиса не придется несколько раз заполнять данные по одному сотруднику для получения каждого нового пособия: система запоминает введенные однажды данные, и в следующий раз достаточно будет просто выбрать фамилию из списка.
В системе реализованы справочники больниц, банков и адресов (КЛАДР) с функцией автоподстановки. Достаточно ввести ОГРН медорганизации, чтобы система автоматически подставила ее наименование и предложила адрес для выбора. Справочник банков регулярно обновляется с сайта ЦБ РФ. Достаточно ввести БИК банка, чтобы наименование было подставлено автоматически. Номер счета вводится один раз, система запоминает его и в дальнейшем подставляет автоматически. При несоответствии номера счета и БИК банка система не даст отправить документ.
Вводить реквизиты работодателя повторно тоже не придется: они связаны с реквизитами налогоплательщика в «Контур.Экстерне» и вводятся один раз.
Сервис делает форму проще и нагляднее
В электронной форме предусмотрено множество полей: для каждого вида пособия свои. Разобраться, какие именно поля в каком случае нужно заполнять, довольно сложно. Сервис упрощает эту задачу, выводя на экран только те поля, которые нужно заполнять в конкретном случае для указанного типа пособия.
Сервис помогает наладить взаимодействие с сотрудниками, которые обращаются с вопросами по пособиям
Бухгалтеру достаточно заполнить документ для отправки в ФСС и нажать «Распечатать заявление». По введенным данным система распечатает заявление, которое можно отдать сотруднику на проверку и подпись.
Сервис позволяет загружать документы на выплату пособий из любых других программ
После загрузки система проверяет документ. Если обнаружатся ошибки, их можно будет исправить прямо в сервисе.
Сервис не создает дополнительных сложностей на этапе переноса данных из бумажного больничного в электронную форму
В системе порядок полей на вкладке «Лист нетрудоспособности» полностью соответствует порядку и отображению полей на бумажном бланке, поэтому данные легко перенести.
Сервис делает наглядной работу по каждому листу нетрудоспособности и всем отправленным документам в целом
По каждому сотруднику и каждому виду пособия сервис формирует отдельный документ. Таким образом, при отправке документа на шлюз ФСС пользователь получит квитанцию по каждому сотруднику по отдельности, а не оптом.
В сервисе можно увидеть, на каком этапе обработки находится документ и отправлен ли он на рассмотрение в региональное отделение. Бухгалтеру не нужно ждать почту или звонить в ФСС.
Вся история документооборота по конкретному документу хранится в одном месте. Квитанции и протоколы ошибок можно просмотреть, скачать и распечатать. Также предусмотрена возможность распечатать список всех отправленных документов за любой месяц.
Все данные хранятся на защищенном сервере, который соответствует требованиям закона № 152-ФЗ «О персональных данных».
Сервис бесплатно доступен всем пользователям «Контур.Экстерна», в том числе тарифного плана «Малый бизнес».
Начиная с 2011 года в Российской Федерации реализуется пилотный проект по оплате напрямую Фондом социального страхования. В нашем материале расскажем, в каком случае и какие необходимы документы для возмещения больничного в ФСС в 2019 году.
Где реализуется «Пилотный проект прямых оплат пособий по социальному страхованию»
Пилотный проект по выплате пособий по нетрудоспособности напрямую территориальными органами ФСС РФ существует уже семь лет. Полный цикл его реализации установлен с 2012 по 2020 гг. Его правила установлены Постановлением Правительства РФ от 21.04.2011 № 294 . После признания проекта удачным планируется переход на прямые выплаты пособий из Фонда социального страхования по всей стране.
Каждый год к проекту присоединяются новые субъекты Федерации (п. 2 Постановления № 294).
| Дата вхождения в проект | Субъект Федерации |
|---|---|
| 01.01.2012 |
Карачаево-Черкесия Нижегородская область |
| 01.07.2012 |
Хабаровский край Области: Астраханская, Курганская, Новгородская, Новосибирская, Тамбовская |
| 01.01.2015 | Республика Крым, г. Севастополь |
| 01.07.2015 |
Республика Татарстан Области: Белгородская, Ростовская, Самарская |
| 01.07.2016 |
Республика Мордовия Области: Брянская, Калининградская, Калужская, Липецкая, Ульяновская |
| 01.07.2017 |
Республики: Адыгея, Алтай, Бурятия, Калмыкия Края: Алтайский и Приморский Области: Амурская, Вологодская, Магаданская, Омская, Орловская, Томская Еврейская автономная область |
Когда ФСС перечисляет больничный
Для организаций регионов, участвующих в пилотном проекте, действует особый порядок расчетов с Фондом социального страхования:
- Страховые взносы в бюджет уплачиваются в полном объеме. Сумма начисленных взносов не уменьшается на выплаты по соц. страхованию.
- Выплаты по социальному страхованию не отражаются в отчетности (4-ФСС и расчет по страховым взносам).
- Работодатель передает сведения о предоставленных работниками больничных листах в территориальный орган Соцстраха.
- ФСС расчет больничного и выплату по нему делает самостоятельно. Также напрямую выплачиваются пособия при рождении ребенка, при постановке на учет в ранние сроки беременности, по уходу за ребенком до 1,5 лет, оплата доп. отпуска на лечение.
- Первые три дня нетрудоспособности работодатель оплачивает за свой счет по обычным правилам (п. 6 Постановления Правительства № 294, п. 1 ч. 1 ст. 5 255-ФЗ).
- Организация также должна самостоятельно выплатить пособие на погребение, оплатить дополнительные выходные по уходу за ребенком-инвалидом, расходы по предупредительным мерам. На эти выплаты также нельзя уменьшить уплачиваемые страховые взносы. Но их сумму возмещает ФСС при подаче в территориальный орган соответствующих документов (п. 10, 11 Постановления 294) и заявления, утвержденного Приказом ФСС РФ от 24.11.2017 № 578 .
Порядок представления сведений
Организация, получив весь пакет документов для назначения пособия от работника, обязана передать сведения о них в территориальный орган Фонда социального страхования. На это отводится пять календарных дней.
Для предоставления сведений разработан реестр больничных листов для возмещения ФСС (образец документов для разных типов пособий представлен в приложениях к Приказу ФСС от 24.11.2017 № 579).
Далее осуществляется территориальным органом ФСС проверка больничного листа, а также иных предоставленных документов и принимается решение о назначении и выплате пособия. Если численность работников компании не превышает 25 человек, то пакет документов можно предоставить на бумаге. Если же численность выше, то предоставление возможно только в электронной форме.
Реестр в ФСС по больничным листам: образец
Как предоставить документы в электронной форме
Порядок обмена данными в электронном виде установлен в Спецификации, утвержденной Фондом 19.10.2017. Обмен данными происходит через Шлюз ФСС РФ http://docs.fss.ru.
Для предоставления документов в электронном формате необходима электронно-цифровая подпись (ЭЦП) уполномоченного лица организации. Подойдет ЭЦП, используемая для подписания и отправки отчетности в ИФНС.
Реестры передаются в формате XML. Подготовить электронные документы можно посредством бесплатного ПО, разработанного специалистами Фонда, либо ПО сторонних разработчиков. Скачать бесплатное ПО можно здесь: http://fss.ru/ru/fund/download/index.shtml.
После подготовки реестра его необходимо подписать и зашифровать для отправки. Если используется бесплатное ПО Фонда или ПО организации не предусматривает подписание ЭЦП, то скачивается и устанавливается дополнительно с http://fss.ru/ru/fund/download/index.shtml программа «Подписание и шифрование документов».
Сформированный, подписанный и зашифрованный реестр, а также иные документы отправляются в Фонд социального страхования через сервис Шлюза «Отправить документ».
После завершения загрузки необходимых файлов система выдаст сообщение «Загрузка проведена успешно».
После завершения отправки информацию о дальнейшей обработке можно отслеживать на сервисе Шлюза «Сведения о переданных документах». Для этого достаточно заполнить регистрационный номер организации в ФСС и интересующий период.
В классической схеме функционирования Фонд социального страхования РФ взаимодействует со страхователями в рамках зачетного принципа . Это значит, что выплата пособий осуществляется последней стороной, а ФСС в свою очередь возмещает ему разность между величиной страховых выплат и размером пособий, выданных страхователем.
Правительственное постановление РФ от 21.04.2011 г. №294 предполагает, что действующим становится механизм, связанный с прямыми выплатами. Это свидетельствует лишь о том, что пособия подверглись страхованию, а их выплату производит Фонд. Говоря об обязательствах страхователя, стоит отметить, что к ним относится передача документации в соответствии с базовыми критериями. На 2018 год данный проект запустился и стартовал уже в 39 регионах государства.
Технология предоставления бумаг
В соответствии с базовой нормативной документацией за страхователем закрепляется обязательство, связанное с передачей в адрес фонда реестров и листков нетрудоспособности посредством одного их доступных способов.
- шлюз приема документации с электронной подписью: в рамках этого сервиса производится прием документации с ЭП от страхователей, которые в рамках установленного порядка прошли процедуру регистрации в ФСС РФ, а также имеют возможность на использование ЭП без особых трудностей и ограничений;
- специализированный веб-сервис, предназначение которого связано с непосредственным приемом документов, имеющих электронную подпись, от информационных страховых систем, которые прошли регистрацию в ФСС и без проблем пользуются эл. подписью в своей работе.
В статье будет освещена информация о шлюзе приема документов, а также о базовых документах, принимающих участие в этом процессе.
Право и порядок использования
Проект, связанный со шлюзом отправки БЛ, является повсеместным и достаточно широко применяется в современной практике. Право на его использование имеют все страхователи, у которых сложились со страховщиками честные доверительные отношения.
Порядок использования определяется в рамках действующего законодательства, в которое входят нормативные акты, приказы и прочие государственно-правительственные издания. Есть определенный образец документов, которые должны отправляться посредством этого механизма, и во избежание ошибок и проблем стоит им воспользоваться.
Где реализуется «пилотный проект»
«Пилотный проект», предполагающий оплату прямых пособий в рамках социального страхования, проработал уже более 7 лет. Полный цикличный этап его развития и реализации установлен в рамках временного периода с 2012 по 2020 год.
Установление правил произошло на базе правительственного постановления РФ от 21.04.2011 №294. Именно этот документ регулирует все аспекты, связанные с взаимоотношениями между сторонами. После того как данное направление было признано удачным, стал планироваться переход на прямые выплаты пособий из ФСС по всему государству.
В настоящее время наблюдается такая тенденция, что ежегодно проект присоединяет к себе все большее количество субъектов – краев, областей, автономных республик. Вот основные части нашей страны , которые уже принимают участие в этом шлюзе:
- Карачаево-Черкесская Республика (вступила в состав в 2012 г.);
- Нижегородская обл.;
- Хабаровский край, Курганская, Новгородская, Новосибирская, Тамбовская обл. – 2015 г.;
- Татарстан, Самарская, Белгородская, Ростовская обл. – 2015-2016 г.;
- Мордовия, а также Калининградская, Калужская, Липецкая, Ульяновская, Брянская обл. – 2016 г.;
- в 2017 г. в этот перечень включены республики: Адыгея, Бурятия, Алтай, Калмыкия, а также ряд областей: Амурская, Вологодская, Омская, Томская, Орловская, Магаданская;
- с 1 июля 2018 года: Республика Саха (Якутия), Забайкальский край, Владимирская, Волгоградская, Воронежская, Ивановская, Кемеровская, Кировская, Костромская, Курская, Рязанская, Смоленская, Тверская области.
Перечислен далеко не весь состав Российской федерации, но можно отметить, что с каждым годом количество таких регионов растет.
Когда ФСС перечисляет больничный
Для организаций в регионах, принимающих участие в этой проектной части, функционирует особая расчетная схема с ФСС. Она подразумевает полноценную уплату страховых взносов в бюджетную казну. Суммы их показателей не подлежат уменьшению на величины выплат по социальному страхованию.
Последние, к слову, не подлежат отражению в отчетности 4-ФСС. Работодатель осуществляет передачу сведений о больничных листках, предоставленных работникам, в социальную страховую службу.
Она, в свою очередь, самостоятельно проводит расчетные и выплатные действия. Аналогичным образом напрямую производится выплата пособий при появлении на свет детей, а также в ходе постановки на больничный учет на ранних сроках «интересного положения». То же самое касается отпускных по уходу за ребенком до полуторалетнего возраста, оплаты дополнительного периода отдыха и лечения.
Первые три дня временной нетрудоспособности оплачиваются организацией за ее счет, согласно классическим правилам, оговоренным в ФЗ №255 . Также за организацией закрепляется обязательство по самостоятельной выплате пособия на погребение, оплаты дополнительных выходных по уходу за ребенком-инвалидом, расходов, связанных с предупредительными мерами.
На эти суммы также не могут быть уменьшены взносы по страхованию, которые выплачиваются. Тем не менее, их сумму возмещает ФСС в процессе подачи соответствующей документации в территориальный орган.
После полноценного формирования реестра он подлежит безоговорочному подписанию с применением электронной подписи и шифрованию посредством сертификата получателя со стороны Фонда социального страхования.
Для проведения этой процедуры может быть применена специальная программа. Функционирование системы осуществляется в онлайн-режиме, что способствует автоматическому обновлению сертификатов ответственных лиц. Отправка осуществляется, как уже отмечалось, двумя путями
. Мы рассмотрим их детальнее.
- Подписанный и зашифрованный документ может быть отправлен с применением системы предоставления отчетности. Для большинства из них производится импорт реестра в особый формат и последующая отправка по аналогии с любым другим отчетном.
- Если система передачи отчетности в рамках электронной формы у вас в установленном виде отсутствует, вы сможете применять аналогичную программу со встроенным модулем отправки отчетности на шлюз. Однако в сравнении с полноценно функционирующей системой данная программа имеет крайне ограниченный функционал и позволяет лишь создать реестр больничных и обеспечить его отправку.
Какой из способов предпочесть – решается в каждом отдельном случае индивидуально .
Порядок представления сведений
Организация после получения всего необходимого пакета бумаг в целях назначения пособия обязуется обеспечить передачу сведений в территориальный орган ФСС. Этот аспект потребует от вас затраты порядка 5 календарных суток .
Чтобы предоставление произошло качественно и эффективно, на практике применяется разработанный реестр больничных листов в целях возмещения ФСС. Впоследствии территориальный орган осуществляет проверочные мероприятия в отношении больничного листа и набора прочих предоставляемых бумаг. Происходит принятие решения о назначении и выплате пособия.
Если численность сотрудников компании не более 25 человек , то документационный пакет может быть предоставлен на бумаге. Если это число больше, то предоставление осуществляется исключительно в электронном формате. Порядки, в которых документ предоставляется в электронной форме, установлены в Спецификации, утвержденной силами Фонда.
Обмен сведениями осуществляется посредством Шлюза ФСС. Вот несколько правил , которые следует соблюдать для успешного исхода дела.
- Чтобы документы могли быть беспрепятственно предоставлены в электронной форме, требуется наличие ЭЦП от уполномоченного лица компании.
- Может на практике подойти подпись, которая используется в целях подписания и отправки отчетности и ИФНС.
- Передача реестров производится с использованием формата XML, подготовка документации – посредством бесплатного ПО, разработанного фондовыми специалистами, или с помощью ПО, принадлежащего сторонним создателям.
- После мер подготовки реестр подлежит подписанию и шифрованию в целях отправки.
- Если используется бесплатное программное обеспечении или не предполагает подписание ЭЦП, то в дополнение ко всему комплексу скачивается и устанавливается специальная программ, посвященная подписанию и шифрованию бумаг.
- Затем все это отправляется в ФСС через сервис Шлюза. Система выдает сообщение об успешной загрузке.
- Затем останется лишь проверить информацию о последующей обработке. Для этого требуется заполнение регистрационного номера компании.
Если действовать грамотно и последовательно, система позволит вам добиваться оптимальных результатов в этом направлении и избегать всевозможных трудностей.
При оформлении человека на работу с ним заключается трудовой договор. Работодатель обязан в установленные законом сроки предоставлять отчётность организации в контролирующие органы, в том числе и Фонд социального страхования, если штат превышает 50 человек.
Юридические лица могут выполнять эту процедуру следующими способами:
- Сдача отчётности лично инспектору.
- Отправка документов почтой.
- Передача данных в электронной форме.
Наиболее эффективным способом является электронная форма сдачи отчётности, которая производится 4 раза в год. Шлюз приёма отчётности – это инструмент для передачи электронных документов от юридических лиц в установленном формате на основании действующих норм закона.
Данный способ позволяет исключить время, необходимое для нахождения в очередях лиц, сдающих отчётность, и защитить информацию при передаче её в интернете.
Назначение шлюза
Официально оформленные граждане имеют право в случае утраты работоспособности получить выплаты из внебюджетных фондов государства. ФСС финансирует трудящихся, получивших право на материальное обеспечение. Перечисленные взносы от всех юридических лиц поступают в эту структуру и аккумулируются там для последующих выплат.
Сдача электронной отчётности на портале ФСС с помощью специального шлюза позволяет эффективнее проводить обработку больших объёмов информации. Трудоёмкая работа по приёму документов специалистами ФСС упрощена, так как выполняемые процедуры автоматизированы.
Данная отчётность позволяет оптимизировать работу бухгалтеров и инспекторов, поэтому такая форма ее сдача утверждена в законодательном порядке.
Основополагающим документом для составления отчётов является Федеральный закон от 27.07.09 №212, именуемый «О страховых взносах».
О вариантах и порядке сдачи отчетности в фонд вы можете узнать из следующего видео:
Порядок входа в личный кабинет
Для получения возможности загрузки документов в электронном виде следует зарегистрироваться в статусе страхователя . Процедура регистрации представляет собой последовательность следующих шагов:
- Открыть сайт «Поисково-мониторинговая система ФСС».
- В открывшемся поле нажать значок «Регистрация».
- В новой форме нужно заполнить данные пользователя, ответственного за сдачу отчёта. Придумать свой уникальный пароль и логин для системы, написать их на латинице, перейти «К шагу 2».
- На электронную почту в течение 24 часов поступит сообщение, в котором надо перейти по указанной ссылке.
- Страхователь получает право доступа на портал в свой ЛК.
После процедуры регистрации необходимо подготовить заявление с просьбой о предоставлении сотруднику расширенного права доступа при отправке отчётов . Следует открыть «Заявление страхователя» и заполнить форму. Затем нужно ее распечатать, завизировать у директора организации, поставить печать и отнести в своё подразделение социального страхования.
Расширенные права дают сотруднику возможности:
- Вносить на портал расчёты с сохранением в общей базе.
- Пользоваться функцией проверки взаимных увязок в расчёте.
- Распечатать свой отчёт.
- Сохранить файл с расчётами в формате XML.
- Выгружать расчёты из XML файла, который подготовлен в другой программе.
Следующим этапом работы является установка сертифицированных удостоверений ФСС на рабочий компьютер
. Информация передаётся в зашифрованном виде с целью конфиденциальности. Прочитать документ имеет право только получатель, для этого при шифровании используется ключ специалиста фонда. Данные ключа отражаются в сертификате, его надо перекачать с портала ФСС. Требуется наличие сертификатов организации страхователя и ответственного сотрудника ФСС.
С помощью полученного персонального ключевого носителя надо сформировать сертификат для работы с отчётностью. Для дальнейшей работы надо скачать два сертификата – корневой УЦ и открытого ключа с электронной подписью сотрудника фонда (и ежегодно их обновлять).
Технология работы со шлюзом
Наличие сертификатов даёт право пользователю на отправку электронного отчёта через шлюз в ФСС. Подготовить можно в программе бухгалтерского учёта, в сервисе сайта фонда либо в специальной программе, установленной на компьютер.
После занесения отчётной информации нужно нажать «Выгрузить в XML». Имя файла составляется в последовательности: № страхователя, пробел, календарный год, пробел, отчётный период, пробел, XML.
Файл с расчётом отправляется в ФСС после выполнения операций:
- Электронная подпись документа.
- Установка ключа уполномоченного специалиста фонда.
- Шифровка данных отчёта.
Эти действия производятся единовременно посредством специального сервиса «АРМ подписания, шифрования» :
- На шлюз ФСС можно перейти по адресу f4.fss.ru и скачать программу.
- На рабочем компьютере нужно ее распаковать и запустить файл вида ARM.exe.
- Для настройки шлюза надо выбрать криптопровайдера для шифровки отчёта.
- В поле формы «Личный сертификат» указывается ключ электронной подписи (персональный), ключ сотрудника ФСС — в поле «Сертификат уполномоченного лица».
- Теперь надо выбрать исходный файл с отчётом и указать адрес к выходному файлу.
- После команды «Подписать, зашифровать» будет создан кодированный документ с расширением.ef4. Он находится в папке с незашифрованным расчётом.
- Осталось нажать «Отправить в ФСС», далее готовый отчёт уходит на проверку.
Если все этапы контроля пройдены, страхователю высылается протокол обработки со статусом «Успешно обработан». Время обработки отчётности шлюзом не превышает 48 часов после получения. На вкладке «Проверка и контроль» по истечении этого срока отображаются протокол проверки, а также квитанция получения расчёта, которые надо распечатать.
Возможные ошибки
Если в процессе проверки в расчётах будут обнаружены ошибки, протокол высылается с их указанием. Виды нарушений можно изучить на портале Фонда социального страхования.
Это может быть:
- отсутствие в сертификате регистрационного номера или кода подразделения ФСС;
- неправильный формат сертификата;
- истечение срока его действия;
- неверное наименование или размер файла и ряд других ошибок.
Бухгалтер должен исправить нарушения, повторно отправить отчёт. Возможно, потребуется помощь системного администратора, так как может быть неправильно подключён интернет, что влияет на результат.