Многие документы на предприятии хранят коммерческую тайну. К ним относится табель учёта рабочего времени. Однако помимо секретных данных, он содержит важную информацию для позиционирования фирмы на торгах, ее вступления в СРО или защиты имени предприятия на проверках. Предоставлять оригинальный бланк учёта, для ознакомления третьим лицам, сотрудники кадровой службы права не имеют. Для подобных случаев был разработан специальный документ, именуемый выпиской. Как его составить, чтобы не нарушить ничьи права.
Штатное расписание можно сравнить с географической картой, но только в рамках предприятия и составленной на языке цифр, а не условных обозначений. В нем подробно отражаются данные о фирме : количество структурных подразделений, сотрудников, сведения о денежных средствах, которые каждый из них получает и другие важные факты из ее жизни.
Документ составляется по форме Т-12 или Т-13. Однако для удобства фирмы также предусмотрена возможность разработать подходящий бланк самостоятельно. Обязательный перечень информации, который должен быть указан в штатном расписании :
- данные о предприятии;
- основная информация (подразделение, должность, квалификация, количество сотрудников, ставка, сумма надбавки и др.);
- подписи ответственных лиц.
Практически все данные, отражённые в штатном расписании, относятся к коммерческой тайне.
Ознакомиться с ними могут лишь те сотрудники, кто разрабатывает документ или имеет доступ к такой информации.
В зависимости от размера фирмы ими могут быть бухгалтера или работники отдела кадров, а также руководители. В отдельных случаях информация из штатного расписания может быть передана третьим лицам. Однако не вся, а лишь та ее часть, которая касается определённого сотрудника или деятельности организации.
Право требовать выписку имеют:
- сотрудники предприятия. Эта возможность регламентирована трудовым кодексом. в частности, статьи 62 и 88. чаще всего такая необходимость возникает при решении трудовых споров, защите прав работника в суде. Также при смене работы сотрудник с помощью выписки может подтвердить свою высокую квалификацию;
- представители пфр;
- сотрудники фсс;
- работники инспекций — налоговой и трудовой;
- организаторы онлайн-торгов;
- участники саморегулируемых организаций.
Однако каждому из указанных предприятий, выписка служит для различных целей. Инспекции обычно запрашивают документ при проведении проверок (как камеральных, так и выездных). Что касается ПФР, обычно выписка необходима для проверки точности исчисления стажа, социальных выплат, стразовых взносов и др.
Что касается тендеров — это новая «буква» в законе. Согласно правилам их проведения — выписка обязательный документ, который необходим для участия . Наряду с копией трудового договора и книжки. Таким образом, участник подтверждает, что является сотрудником предприятия .
Также нововведением является членство организации в СРО , которое представляется группу фирм, объединяющихся на основании вида деятельности или товара, который выпускают. Основная цель — разработка стандартов качеств а. Подобные ассоциации могут создаваться как на добровольных, так и на обязательных началах. Как и в случае с тендером, одним из обязательных документов для вступления в СРО является выписка из штатного расписания .
Чем отличается от копии
На практике предусмотрено две разновидности выписки
:
- Ксерокопия.
- Печатный документ.
Копией документа является его отксерокопированное изображение без внесения правок и изменений. Таким образом, копия табеля учёта будет являться ничем иным, как вторым экземпляром указанного табеля.
В то время как выписка, это часть формы Т-12 или Т-13 . В этом кроется их главное отличие.
Также в сети немало сообщений, что при увольнении сотрудники требуют предоставить им копию табеля учёта рабочего времени.
Право получить заверенные копии документов, подтверждающих их работу на предприятии прописана в статье 62.
Табель разрабатывается на всё структурное подразделение, содержит персональные данные всех сотрудников . И снять его копию и отдать третьему лицу – значит нарушить право на защиту личной информации . Поэтому в такой ситуации делают выписку, она содержит перечень, относящийся лишь к одному работнику .
Таким образом, копия табеля и выписка — совершенно разные документы.
Кто выдает документ?
В связи с тем, что выписка является официальным документом , поводом для ее разработки должно быть заявление.
После этого уполномоченный сотрудник вносит необходимые данные в бланк. Как показывает практика, чаще всего он идентичен форме Т-12 или Т-13. В зависимости от размеров предприятия, право составлять документ имеют :
- Сотрудник кадровой службы.
- Бухгалтер.
- Руководитель.
Если фирма крупная, то выписка должна быть утверждена
начальником отдела кадров, непосредственным руководителем структурного подразделения, начальником, а также заинтересованным в ней сотрудником. Чем меньше фирма — тем меньше людей участвуют в утверждении.
Выписки из нескольких страниц требуют особого оформления. Все листы подшиваются нитью, нумеруются, сверяются, а узел консервируется бумажным треугольником. На нем указываются данные о количестве страниц, и ставится подпись исполнителя.
Затем сотрудники отдела кадров/бухгалтерия фиксирует выписку, как «исходящий» документ . Присвоив ему номер, и уточнив время и дату. Соответствующая отметка проставляется в журнале.
Если выписка необходима для использования внутри фирмы, то к ее оформлению как «исходящий» не прибегают.
Общие правила составления
Официального бланка с рекомендациями для выписки не существует , как, к примеру, формы Т-12 или Т-13 для табеля учёта. Ее вид и содержание зависит от информации, которая будет представлена в документе. По общему правилу в выписке указываются личные данные сотрудника. Остальная информация добавляется по запросу , причём может быть представлена не последовательно, как в оригинальном табеле.
Обычно фирмы разрабатывают бланк выписки или инструкцию ее заполнения.
Срок, на который данные выписки актуальны — не больше года . Это обусловлено тем, что само штатное расписание разрабатывается обычно не больше чем на 12 месяцев . Храниться документ должен не менее 5 лет.
Образец заполнения формы
Документы разрабатывается по общим правилам:
- В шапке указываются данные организации, информация о структурном подразделении и период времени, за который составляется документ.
- В основной части уполномоченное лицо отражает информацию, которую требует заказчик. Обычно это данные о сотруднике, его квалификация, а также информация об отработанных днях, прогулах, размер должностного оклада.
- В заключительной части документа свои подписи ставят уполномоченные лица. У зависимости от размера фирмы их число
может быть разным.
По мнению многих кадровиков, выписки без указания размера оклада являются недействительными . Так как требование указывать сумму указано в постановлении Госкомстата.
Однако в практике нередки случаи, когда кадровики составляет документ без указанной информации. Чтобы в организации, куда адресована выписка, не сочли ее недействительной, следует уточнить о необходимости указывать сумму оклада .
Выписка в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации относится к типу: справки . Расположение реквизитов на них допускается угловое и продольное. Однако первое предпочтительнее. Поэтому если вы работаете с государственными предприятиями, лучше последовать данной рекомендации. Иначе документ может быть признан недействительным.
В данном видео содержится информация о том, как правильно сделать штатное расписание.
Штатное расписание представляет собой схематичное обобщение информации обо всей кадровой структуре конкретной организации, включая данные о возникновении, переименовании либо сокращении должностей, а также размере окладов, надбавок и количестве ставок. Соответственно, актуальная выдержка из него может потребоваться как самому работнику, так и различного рода контролирующим органам относительно одного либо нескольких работников, должностей.
Что такое выписка из штатного расписания?
Штатное расписание – это акт, содержащий кадровые сведения о конкретном работнике (кем работает, какой оклад, % надбавки). Он позволяет обеспечить не персонифицированный учет кадров, поскольку не содержит конкретных фамилий, а только общие сведения о количестве штатных единиц и размере их тарифных ставок (окладов). Отдельные данные общей сводной таблицы содержит выписка из нее. Как и исходник, она может составляться по форме Т-3 либо в произвольном порядке.
Она может потребоваться:
- сотруднику организации (как правило, для доказательственной базы в суде при рассмотрении трудовых споров);
- для предоставления в налоговую и трудовую инспекции, пенсионный фонд РФ, ФСС в порядке ответа на соответствующие запросы (например, при проверках деятельности организации, определении правильности исчисления трудового (страхового) стажа, размера должностного оклада и так далее);
- для представления в комиссию по организации тендера.
Период ее действия составляет не более 1 календарного года, срок хранения – не более 5 лет. Информация постоянно актуализируется, поскольку на любом предприятии периодически меняется как количество сотрудников, так и размер их окладов.
Кто делает и подписывает выписку из штатного расписания?
Как правило, все вопросы, связанные с составлением и оформлением вышеозначенного документа, в учреждении решают 2 человека:
- работник кадрового отдела. Его сфера ответственности – это правильное написание подразделений предприятия, наименований профессий (должностей), количества ставок;
- бухгалтер. Он отвечает за правильное отображение размеров тарифных ставок (должностных окладов), надбавок.
Соответственно, своей подписью каждый из этих работников удостоверяет ту часть данного документа, которая имеет отношение к его профессиональной сфере. Если на предприятии действует кадровый отдел, то подпись ставит и начальник отдела кадров, и конкретный исполнитель – кадровик.
Как сделать выписку из штатного расписания?
Ее унифицированная (единая) форма (так называемая форма Т-3) утверждена следующим нормативным правовым актом — постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. № 1. Однако, работодатель вправе изменить ее содержание по своему усмотрению, исходя из условий своей работы, либо вести данный документ в произвольной форме.
В целом, для того, чтобы сделать выписку, нужно соблюдать следующий алгоритм:
- верхняя часть документа должна содержать данные работодателя (полное и сокращенное наименование). Например: Общество с ограниченной ответственностью «Агромаш»,
ООО «Агромаш»; - заголовок;
- точная дата, когда был сделан документ;
- реквизиты утверждающего приказа. Например: «Утверждено приказом № 01 от 01 июня 2018 г.»;
- период действия. Например: «Вступило в действие с 01 января 2018 г.»
Окончательный срок указывать не следует, поскольку нормативных сроков действия штатного расписания не установлено; - основная часть, которую следует сделать в точном соответствии с данными исходного документа.
- Для ее получения работнику необходимо заполнить заявление. Как правило, она делается на фирменном бланке до 3 рабочих дней (см. статью 62 ТК РФ). Сама процедура абсолютно бесплатна.
Как сделать выписку из штатного расписания без окладов?
Как указывают многие кадровики, выписка без указания оклада не приобретает юридической силы, поскольку противоречит нормам постановления Госкомстата № 1 от 05.01.2004 г. Однако, на практике, такое нередко делают.
Выписка из штатного расписания для тендера
Тендеры на участие в закупках товаров (работ, услуг) проводятся для того, чтобы определить того хозяйствующий субъект, который сможет продать товар (выполнить работу, услугу) наиболее качественно, быстро и, разумеется, недорого.
Для того, чтобы стать участником тендера необходимо предоставить пакет документов, который, среди прочего, должен содержать:
- выписку;
- заверенные копии трудовых книжек (трудовых договоров).
Данные документы предоставляются для того, чтобы удостоверить тот факт, что данный сотрудник работает на предприятии-участнике тендера и может сделать ту работу (услугу), которая составляет предмет тендера.
Образец выписки из штатного расписания форма Т-3
Для того, чтобы сделать выписку по форме Т-3 достаточно скачать ее типовой бланк и внести изменения согласно специфике своей организации.
Форма Т-3 содержит следующие данные:
- наименование организации и номер документа;
- дата составления и срок действия исходника;
- содержательная часть, которая включает в себя 10 столбцов (их количество можно менять).
В последней части прописывают:
- название структурного подразделения, его код;
- должность, квалификация (разряд, категория). Например, педагог высшей категории, плиточник 1 разряда;
- количество единиц в штате организации (включая открытые вакансии и совместителей);
- тарифная ставка (должностной оклад) + премии и надбавки = общая сумма вознаграждения сотрудника за труд по итогам месяца. Оклад зависит от должности работника, а общая сумма вознаграждения – от его профессиональных навыков и умений;
- примечания.
Как заверить выписку из штатного расписания?
Прежде всего, необходимо разобраться с терминами. Выписка – это документ, оформленный в установленном порядке с точным воспроизведением части документа, с которого она делается. Выписку делают в том случае, если копию документа не целесообразно по каким-либо причинам выдавать на руке запрашивающей стороне.
Штатное расписание – это внутренний документ, по кадровому составу, отображающий сведения о структуре, составе и штатных единицах в количественном виде по всей организации, и естественно, ставки и . Штатное расписание вводится приказом по организации. Традиционно его составляют не более чем на год.
Уважаемый читатель, наша статья рассказывает о типовых решениях юридических вопросов.
Хотите узнать,
как решить Вашу проблему?
Напишите свой вопрос ↓
Штатное расписание
Унифицированная форма штатного расписания Т-3 (постановление Госкомстата России от 06.04.2001 г. № 26). Эта форма необязательна к применению в организации, но в то же время имеет все необходимые реквизиты, легка в заполнении и использовании на практике.
Штатное расписание по форме имеет следующие требования к заполнению:
- Обязательные реквизиты, или шапка документа. Эта часть документа должна содержать: название предприятия, краткие реквизиты, номер, дату составления и утверждения, период действия.
- Основная часть. Состоит из следующих граф для заполнения: наименование и код структурного подразделения; должность или квалификация работника; штатные единицы в количественном составе; тарифные ставки, надбавки и всего; примечания.
- Подпись, должность и ФИО.
Выписка
Нет четких правил для выписок из любых документов. Поэтому следует опираться на требования к заполнению унифицированной формы штатного расписания и на общие требования выписки из документа.
Порядок составления выписки из штатного расписания:
- В выписке должны быть воспроизведены все реквизиты штатного расписания, только перед «наименованием документа» ставится слово «выписка». Пример, вместо слова «Штатное расписание», пишется «Выписка из штатного расписания».
- Обязательно должна содержать регистрационный номер и дату оригинального документа – штатного расписания, но ни в коем случае, дату выписки и ее номер.
- Руководитель, утверждающий расписание, не подписывает выписку. В конце выписки прописывается должность, инициалы и фамилия должностного лица, подписавшего само штатное расписание.
- Выписка из любого документа приравнивается к копии обычного документа. Для придания выписке легитимности ее заверяют печатью и ставят отметку о заверении копии документа.
Правила составления выписки
Организация обычно регламентирует правила составления выписки своими локальными актами. Зачастую выписку составляют на бланке предприятия. Если вводная часть в документе отсутствует, то пишут нужный фрагмент, к примеру, ПРИКАЗЫВАЮ и т.д.
Также многие рекомендуют писать между должностью и Ф.И.О. слово подпись, хотя такая рекомендация не закреплена ни в одном нормативном документе, и по сути, можно считать ее лишней, т.к. любой документ регистрируется только после его подписания.
Соответствие выписки оригинальному расписанию
Если выписка из штатного расписания будет использоваться исключительно внутри предприятия, то заверять ее печатью не следует.
Следует знать, если выписка состоит из нескольких листов, то можно не заверять каждый лист печатью и надписью, а воспользоваться особым порядком заверения: все листы сшиваются между собой, на последнем листе (на обороте) пломбируется нить и ставиться надпись следующего содержания: «Верно. Всего прошито, пронумеровано и скреплено печатью __ листов», ниже подписывается начальником или уполномоченным лицом и ставится печать. При этом часть оттиска печати должна захватывать пломбу.
Образец заполнения
- Шапка документа должна содержать наименование документа и дату его издания: «Выписка из ШТАТНОГО РАСПИСАНИЯ за 01 февраля 2015 г.»
- Наименование организации издавшей выписку: «ООО «АБВГ».
- Далее, заполняются графы в точном соответствии со штатным расписание:
- Структурное подразделение: «Администрация».
- Код, при наличии: «001».
- Должность: «Директор по производству».
- Количество штатных единиц: «1».
- Оклад (), руб.: «10000».
- Надбавка, при наличии: «5000».
- Месячный фонд заработной платы, руб.: «15000».
- Примечания.
- Должность, и расшифровка подписи (ФИО).
- Заверительная «мокрая» печать и надпись.
Вопросы
Нужно ли указывать Ф.И.О. сотрудника? Штатное расписание сугубо обезличенный документ. В нем не пишется фамилия сотрудников, так как сотрудник может уволиться. Штатное расписание содержит информацию только о должности и окладе. Работник назначается на должность, на основании штатного расписания. Тоже касается выписки, в ней не указывается фамилия и инициалы сотрудника.
Кто может запрашивать выписку из штатного расписания
Выписку могут запросить проверяющие органы. В таком случае выписка должна быть оформлена по всем правилам. На основании норм ст. 62 ТК РФ сотрудник любой организации имеет право запросить выписку через письменный запрос.
При выдаче, выписка должна содержать исключительно сведения только о его должности и полагающихся выплатах. Сведения о других сотрудниках в такой выписке не указываются и не допускаются на основании положений ст. 88 ТК РФ, в которой гарантирована защита персональных данных в части ее передачи.
Выписку может направлять в структурные подразделения головное предприятие. Обычно головное предприятие формирует и утверждает штатное расписание, затем рассылает выписки по своим подразделениям.
Нужно ли указывать структурное подразделение в штатном расписании
Если проверяющие органы, запрашивают выписку из расписания, то они смотрят не только налогооблагаемую базу, но и структуру предприятия. Штатное расписание четко должно отображать структуру и подчиненность, которая существует на предприятии. Структурное подразделение также должно фигурировать в выписке.
Можно ли указывать в штатном расписании вакантные должности
Ответ однозначный не только можно, но и нужно. На самом деле нельзя принять человека, если нет вакантной должности.
Можно ли изменять унифицированную форму
Такая форма не имеет многих граф, которые хотели бы видеть предприятия. Но форма Т-3 имеет всего лишь рекомендательный характер. Поэтому если надо внести изменения, вносите. К примеру, если используется «вилка» окладов, то ее можно внести, что также отображается в выписке.
Какая процедура составления штатного расписания и выписки в филиалах
Если предприятие имеет структурные подразделения , без создания юридического лица, то все понятно, штатное расписание едино и выписки из него рассылаются по подразделениям. Но если предприятия имеет филиалы или представительства, то предприятие вправе решать этот вопрос самостоятельно.
В учредительных документах или в доверенности направо управление филиалом, обычно отображается такая информация. Т.е. и выписка создается из этих соображений, если подразделение самостоятельно в создании штатного расписания, то оно и выдает выписку. Если расписание создается головным предприятием на все подразделения, то выписку оно и выдает.
В бухгалтерском и кадровом документообороте возникают случаи, когда необходимо предоставить информацию, которая содержится в общем документе, который включает в себя ряд других коммерческих сведений, нежелательных к разглашению или ненужных в этом деле. Как оформить предоставление частичной информации, в какой способ и каким документом? Далее, подробнее об этом в нашей статье.
Что такое выписка из штатного расписания?
Выписка – это предоставление частичной информации из общего документа на отдельной бумаге. Как правило, делается по запросу. Ее оформляют, когда вся информация из основного документа не нужна и будет только мешать восприятию данных. В случае если общая информация является коммерческой тайной или содержит информацию о третьих лицах, которая не касается запрашиваемого лица.
Выдержка из кадрового расписания необходима в случаях:
- Необходимости предоставления данных в социальные службы: трудовую инспекцию, Пенсионный фонд, Соцстрах;
- Для налоговой;
- При участии в тендерах;
- Для вступления в Саморегулируемую организацию;
- Документ необходим лично работнику;
- Для судового процесса.
Выписка из штатного расписания представляет собой документ, в который включают:
- Шапку – наименование организации, ее полные реквизиты, для кого выдается;
- Основная часть – в ней находятся запрашиваемые данные;
- ФИО составлявшего.
Как сделать выписку из штатного расписания?
Получить выписку из штатного расписания можно на основании письменного запроса с указанием ее назначения. Базисным документом для нее является кадровое расписание. Его предприятие может оформлять на свое усмотрение или использовать или видоизменять общепринятую форму Т-3.
Единой унифицированной формы выдержки нет. Ее оформляют как копию части основного акта или набирают необходимую информацию на отдельном листе бумаги и подтверждают ее достоверность подписью и печатью.
В выдержке указывают следующую информацию:
- Полное наименование и реквизиты предприятия, коды организации - ОКУД и ОКПО;
- Его название, дата составления и регистрационный номер;
- Указывают информацию о первичном акте, из которого делают выдержку - указывают регистрационный номер кадрового распорядка, его дату, кем утвержден, с какой даты вступил в силу, его срок действия и общая численность штата;
- Воспроизводят шаблон штатного распорядка и данные в нем по конкретному сотруднику.
Информация включает в себя:
- Название конкретной структурной части предприятия и ее код;
- ФИО работника, его должность;
- Разряд, категорию профессии или квалификацию;
- Размер ставки (оклада) этого работника;
- Все положенные виды премий, надбавок, льгот. Указывают или сумму, если она фиксированная, или установленный процент к окладу за запрашиваемый период;
- Удержания, если таковые были;
- Итоговая сумма к выплате (зарплата);
- Последняя строка - это колонка для возможных примечаний.
В конце, указывают ФИО, составляющего документ, руководителя отдела кадров, самого сотрудника. Руководителя предприятия указывают, только если он подписывал штатный распорядок.
Выдержка может быть оформлена на нескольких сотрудников
, например, по запросу для проверки в налоговую. Акт, состоящий из нескольких листов, обязательно сшивают, листы нумеруют, на место сшива клеят квадратный листок бумаги, и пишут копия верна, указывают количество листов в подшивке.
На копиях обязательно ставят надпись: «Копия верна», подпись лица делавшего копию, руководителя отдела кадров. Все подписи на выдержке, должны быть с полным указанием должности и расшифровкой (указанием фамилии и инициалов).
Выписка из штатного расписания – форма Т-3
Выписка из штатного расписания унифицированной формы Т-3 должна быть заполнена по всем правилам. Неверно оформленный документ, считается недействительным. На предприятии, должны быть акты локальных (к ним относят и неунифицированные документы) актов, в которых должен быть прописан порядок составления выписки.
Выписка из штатного расписания без окладов – образец 2018
Выдержка без окладов, может потребоваться, например, для проверяющих органов для подтверждения численности штата или для предоставления в центр занятости. Документ оформляется по тем же правилам, что и общая выписка, только не указываются размеры окладов, ставок, надбавок, отчислений, общая сумма заработной платы. В него вписывают только полные ФИО работников, их должности и профессиональные разряды и квалификации.