Справка по форме 2-НДФЛ (Налог на доходы физических лиц) – это документ, которым все российские работодатели отчитываются перед налоговыми органами за доходы и налоговые отчисления своих сотрудников. В справке 2-НДФЛ указываются суммы доходов, вычетов и налогов, начисленных от заработной платы для передачи в бюджет.
За правильность подачи 2-НДФЛ отвечают организации, но у частных лиц, на которых оформлена данная справка, интерес к 2-НДФЛ также есть, так как копия этого документа часто используется для проверки уровня дохода при оценке заявок на .
Срок сдачи 2-НДФЛ за прошлый год
Отчетным периодом для формы 2-НДФЛ являются 12 месяцев истекшего года. На сбор и обработку сведений, дается еще два месяца. Затем наступает срок сдачи декларации за прошлый год.
Так сроки сдачи отчетности 2-НДФЛ за 2017 год наступают в марте – апреле 2018 года. Форму 2-НДФЛ за 2016 год сдавали в 2017, и так далее.
Однако в вопросе о сроках сдачи 2-НДФЛ не все так однозначно. Лица, на которых заполняется данная форма, разделяются на тех:
- с кого удержали подоходный налог за 2017 год;
- тех, с кого этот налог не удерживали.
- цифра «1» присваивается тем, за кого налоги уплачены;
- цифра «2» становится признаком тех, с кого налоги не удерживались.
Номера «1» и «2» проставляются в каждой форме 2-НДФЛ. Конечные сроки сдачи отчетности зависят как раз от этих кодов.
- документы, помеченные «1», сдаются не позже 1 апреля;
- документы с кодом «2» на тех, с кого не был удержан подоходный налог в прошлом году, сдаются до 1 марта.
Многие думают, что срок сдачи отчетности за прошлый год – первый день второго квартала текущего года. Это верно лишь для тех, с кого уже был удержан подоходный налог, тех, чьи декларации обозначены кодом «1».
В 2018 году 1 апреля был выходным днем, благодаря этому последний срок сдачи 2-НДФЛ за 2017 год сдвинулся на 2 апреля 2018 года. Для документов с кодом «2» никаких переносов не произошло, их следовало сдавать не позднее 1 марта 2018 года.
Всем бухгалтерским работникам нужно помнить, что у наемного работника нет обязанности заполнять, сдавать или каким-то еще образом участвовать в оформлении 2-НДФЛ. Ответственности за неправильное составление или несвоевременную сдачу этого документа работник не несет. Все штрафные санкции ложатся на предприятие, их величина составляет – 200 рублей за каждую не сданную в срок справку, 500 рублей за каждую справку с недостоверными сведениями. Факт уплаты этих штрафов не освобождает предприятие от необходимости исправить ситуацию, в том числе переделать и подать справку.
Такие правила лишний раз подчеркивают необходимость правильного составления 2-НДФЛ. Напомним, как это должно происходить.
Как заполняется и подается форма 2-НДФЛ
Этот документ заполняется на каждого сотрудника организации индивидуально. Цифры берутся из первичных бухгалтерских документов.
Но есть некоторые общие для всех справок 2-НДФЛ требования. В ней обязательно заполняется пять разделов:
- название и местоположение организации-работодателя, все его реквизиты: номер счета и адрес банка, номера ИНН, КПП, код по ОКТМО, телефонный номер;
- данные работника: фамилия, имя, отчество, ИНН, дата рождения, гражданство;
- помесячное указание доходов за отчетный период облагаемых подоходным налогом по ставке 13%;
- налоговые вычеты: имущественные, социальные и стандартные, с соответствующими кодами;
- суммарные результаты доходов, налогов и вычетов.
Форма 2-НДФЛ подтверждается подписью руководителя и печатью предприятия.
Образец заполненной справки 2-НДФЛ за 2018 год будет иметь примерно такой вид:
Добавим, что при смене работы в течение отчетного срока каждый работодатель заполняет справку только за свой период.
Справку о доходах физических лиц по форме 2-НДФЛ налоговые агенты обязаны сдавать в ИФНС. Разберемся, что такое 2-НДФЛ справка и рассмотрим образец заполнения справки 2-НДФЛ.
Справка 2-НДФЛ предназначена для подтверждения суммы дохода, которую налоговый агент фирма или ИП выплатили физлицу, и удержанного из этой выплаты дохода. Доход может быть натуральным, например, подарки стоимостью более 4000 рублей.
Руководствуясь этим документом, инспекторы проверяют правильность расчета НДФЛ и применения налоговых вычетов. Кроме того, они сопоставляют показатели справок 2-НДФЛ с расчетом по форме 6-НДФЛ
2-НДФЛ может потребоваться и работнику при самостоятельном заявлении налогового вычета, в частности, с продажи квартиры. Фирма-работодатель обязана выдать человеку справку. О том, как получить ее у работодателя читайте в этой статье .
Форма справки 2-НДФЛ
Бланк справки 2-НДФЛ утвержден приказом ФНС № ММВ-7-11/485@ от 30 октября 2015 года. В феврале 2018 года он был обновлен и сейчас выглядит следующим образом:
Как правильно заполнить справку смотрите
Сроки сдачи 2-НДФЛ
В общем случае справку 2-НДФЛ сдают в налоговые органы по итогам отчетного года. Крайний срок сдачи - не позднее 1 апреля следующего за отчетным года.
Иной период отчетности при реорганизации и ликвидации юрлиц. Справка должна содержать данные с начала налогового периода до момента ликвидации или реорганизации. При непредставлении 2-НДФЛ в срок, обязанность отчитаться переходит к правопреемнику.
Куда сдают справку 2-НДФЛ?
В ИФНС, где компания или ИП, являющиеся налоговыми агентами, зарегистрированы в качестве налогоплательщиков. Для организаций, как правило, это регистрация по месту нахождения, а для ИП - по месту жительства.
При наличии у компании обособленных подразделений место подачи справки зависит от источника выплаты дохода физлицу. На практике могут возникать различные ситуации. Приведем их в таблице 1.
Таблица 1. Куда сдавать 2-НДФЛ
Крупнейшим налогоплательщикам следует учитывать, что уточненные 2-НДФЛ по прошлым периодам им следует представлять в территориальные налоговые инспекции. Межрегиональные инспекции НДФЛ больше не администрируют.
Что будет, если не сдать 2-НДФЛ?
Фирма или ИП будут оштрафованы согласно Налоговому кодексу и КоАП РФ. По НК РФ сумма штрафа составит 200 рублей за каждую не сданную или сданную не вовремя справку. КоАП РФ предусматривает ответственность для должностных лиц, например, руководителя юрлица, в виде штрафа от 300 до 500 рублей.
Кроме того, законодательство предусматривает штраф за ошибки в 2-НДФЛ. Он составит 500 рублей за каждую справку с ошибками. Инспекторы признают ошибочными данные, которые затрудняют им контроль. Например, которые не позволяют идентифицировать налогоплательщика, стали причиной недоплаты налога в бюджет или отказа в налоговом вычете и других льготах по НДФЛ.
Обратите внимание: при самостоятельном нахождении, исправлении ошибки до обнаружения ее инспекторами, и подаче уточненной справки 2-НДФЛ налоговый агент освобождается от ответственности. Также его не оштрафуют, если он ошибся в паспортных данных налогоплательщика, но верно указал его ИНН.
Сколько действительна 2-НДФЛ?
Вопрос о сроке действительности справки возникает в случае, когда ее запрашивают различные учреждения и организации. Документ может потребоваться налоговым органам, Пенсионному фонду, банку, новому работодателю и в посольство иностранного государства для получения визы.
В налоговую 2-НДФЛ представляют вместе с декларацией по форме 3-НДФЛ для получения стандартного, социального, имущественного или инвестиционного налогового вычетов. Налоговое законодательство не устанавливает срок действия справки. В данном случае ориентируйтесь на крайний срок получения вычетов. Он составляет 3 года с момента, когда возникло право на вычет.
Справку может потребовать ПФР для назначения пенсии по старости. Органам опеки она понадобится при усыновлении детей. Суд запросит ее при разводе для расчета суммы алиментов. Центр занятости на основании нее определит размер пособия по безработице.
Срок действия документа для указанных выше случаев, по общему правилу, составляет тридцать календарных дней.
Кредитные учреждения запрашивают 2-НДФЛ при оформлении кредитов. Она подтверждает платежеспособность заемщика. Срок действия справки определяет конкретный банк, но как правило он равен тридцати календарным дням с момента выдачи документа работодателем. По ипотечному кредитованию срок меньше и может составлять до десяти календарных дней.
Запрашивают справку также некоторые посольства иностранных государств для оформления визы. Срок действия они устанавливают на свое усмотрение. Узнайте его заранее.
Вложенные файлы
- Бланк новой 2-НДФЛ 2018.xls
- Образец новой 2-НДФЛ 2018.xls
В какой срок нужно сдать 2-НДФЛ за 2017 год с признаком 1 и 2? Конкретные сроки сдачи 2-НДФЛ в 2018 году приведены в данной статье. Эти сроки нужно соблюдать налоговым агентам, индивидуальным предпринимателям и физическим лицам.
Кто должен сдавать 2-НДФЛ за 2017 год
Налоговые агенты обязаны удерживать и перечислять НДФЛ c выплаченных физлицам доходов. Также они обязаны сдавать сведения об этом в ИФНС. По итогам 2017 года эти сведения нужно представить по форме 2-НДФЛ.
Ежеквартальная сдача в ИФНС расчетов по форме 6-НДФЛ не освобождает налоговых агентов от представления в 2018 году справок 2-НДФЛ по итогам 2017 года. Эти формы – совершенно разные. Расчет 6-НДФЛ формируется в целом по организации, а справка 2-НДФЛ – по каждому человеку.
Срок сдачи: общий подход
Организации и ИП в 2018 году обязаны сдать в ИФНС 2-НДФЛ на каждое физлицо, получившее доход. Сделать это нужно в следующие сроки:
- с признаком 2 – не позднее 1 марта 2018 года;
- с признаком 1 – не позднее 2 апреля 2018 года.
Если организация ликвидируется или реорганизуется в середине года, то такую справку нужно подать за период с начала налогового периода до даты ликвидации или реорганизации (п. 3 ст. 55 НК РФ, письмо ФНС России от 26 октября 2011 г. № ЕД-4-3/17827).
Срок сдачи 2-НДФЛ за 2017 год
За 2017 год налоговым агентам по НДФЛ нужно отчитаться в 2017 году. Сроки сдачи следующие:
Ответственность за справки 2-НДФЛ 2017 года
Если в срок не сдать справки 2-НДФЛ за 2017 год, то ИФНС сможет оштрафовать организацию или ИП по статье 126 Налогового кодекса РФ. Штраф может быть в размере 200 рублей за каждую справку за 2017 год.
Также за непредставление или несвоевременное представление справки 2-НДФЛ за 2017 год по заявлению налоговиков суд вправе применить административную ответственность в виде штрафа в размере:
- для граждан – от 100 до 300 руб.;
- для должностных лиц – от 300 до 500 руб.
Такая ответственность применяется к должностным лицам организации, например, к директору (ст. 15.6 КоАП РФ).
Также если инспекторы найдут недостоверные сведения и данные справках в 2-НДФЛ за 2017 года, то также могут выписать штраф на 500 рублей за каждый недостоверный документ.
Штрафа за недостоверные данные можно избежать если налоговый агент самостоятельно выявит ошибку в справке 2-НДФЛ за 2017 год и своевременно (до того как ошибку найдет ИФНС) подаст корректирующую справку 2-НДФЛ. Однако досрочная подача справок от штрафа не поможет. К примеру, организация подала справки 2-НДФЛ за 2017 год в феврале 2018 года. В марте 2018 года налоговики нашли неточности и сообщили об этом. В таком случае, даже если до 2 апреля 2018 года организация исправит ошибки и представит уточненные справки, ее все равно оштрафуют (письмо Минфина России от 30.06.2016 № 03-04-06/38424).
Обязанность налогового агента не только удержать с дохода сотрудника НДФЛ и перечислить его бюджет, но и своевременно предоставлять в налоговую сведения об этом. Сведения предоставляются по форме 2-НДФЛ по итогу календарного года. С 2016 года в обязанности организаций включена сдача расчета по форме . Но данное обязательство не отменяют справку 2-НДФЛ, так как в отличие от расчета она содержит информацию по каждому сотруднику индивидуально.
Куда сдавать 2-НДФЛ
Сдают справку в налоговый орган по месту учета организаций или предпринимателей. Если организация имеет обособленные подразделения, то куда именно подавать справку зависит от того, кто выплачивает сотрудникам зарплату. Если это делает головной офис, то справки по сотрудникам сдает он, а если заработная плата выплачивается обособленными подразделениями, то по форме 2-НДФЛ справку сдать нужно в ИНФС по месту регистрации подразделения.
Когда сдавать 2-НДФЛ для организаций, ИП и налоговых агентов
Сроки по предоставлении справок 2-НДФЛ одинаковы для всех налоговых агентов, как для организаций, так и для предпринимателей. Сделать это нужно до 1 апреля года, следующего за отч етным. Как правило, отчетным годом признается календарный год.
В том случае, если в середине года организации или предприниматели проводят реорганизацию или ликвидацию, то отчетным будет считаться период с начала года до даты реорганизации или ликвидации.
Отдельно следует выделить лиц, осуществляющих операции с ценными бумагами и финансовыми инструментами срочных сделок. Они подают сведения о суммах удержанного и уплаченного НДФЛ по получателям. Но отчитываются они не по справке 2-НДФЛ, а по форме для налога на прибыль. Срок подачи при этом не один раз за год, а до 28 числа месяца, после отчетного периода. То есть в те же сроки, что установлены для сдачи отчета налога на прибыль.
Ответственность за непредставление
При представлении справки 2-НДФЛ несвоевременно ИФНС вправе оштрафовать налогового агента на сумму 200 рублей по каждой справке. При обращении ИФНС в суд, на работодателя может быть наложена административная ответственность в следующих размерах штрафных санкций:
- 100 – 300 рублей – штраф для граждан;
- 300 – 500 рублей – штраф для должностного лица.
Должностным лицом считается руководитель организации.
Кроме того, за предоставленные недостоверные сведения налогового агента могут оштрафовать на сумму 500 рублей. Причем штраф будет применен к каждой справке с недостоверной информацией.
Под «недостоверной информацией» понимают любые допущенные ошибки в справке, в том числе в реквизитах, кодах вычетах и в сообщаемых суммах. Данное правило установлено с 2016 года.
Избежать штрафа за недостоверную информацию можно только если налоговый агент сам обнаружит ошибку и исправит ее до сообщения налоговиков. Срок сдачи справки при этом значения не имеет. Даже если организация сдаст неверную справку, а затем по указаниям инспекторов исправит ее до 1 апреля, избежать штрафа не удастся.
Способ подачи 2-НДФЛ
Справку 2-НДФЛ подать можно одним из трех способов:
- на бумажном носителе непосредственно в ИФНС;
- в виде почтового отправления, оформив письмо с описью вложения;
- в виде электронной справки по ТКС.
В зависимости от способа подачи справки в налоговый орган различают ее дату представления. При подаче лично налоговому инспектору – день обращения, при отправке почтой – дата почтового отправления, при отправке по ТКС – дата, зафиксированная при отправке оператором.
Подача справки по ТКС
Все больше организаций сдают сведения по форме 2-НДФЛ в виде электронной справки. Способ подачи справки по ТКС должны применять все организации с количеством человек 25 и более. Для этого организация или предприниматель выбирают оператора, предоставляющего услуги электронного документооборота.
Дополнительно распечатывать сведения и отправлять в инспекцию на бумажном носителе не требуется.
Справка 2-НДФЛ считается принятой, если после отправки по ТКС она прошла форматный контроль и зафиксирована ИФНС.
Если форматный контроль справка не проходит, то для устранения ошибки потребуется время. А это может привести к опозданию в отправке сведений в срок. Штраф за опоздание с отправкой сведений в этом случае применен не будет, так как их отправка произошла в срок, а вот если справка содержит ошибку, грозит 500 рублей штрафа.
Если организация после отправки сведений в налоговую самостоятельно обнаружила ошибку, она вправе аннулировать справку. Для этого ошибочную справку нужно отправить вновь с кодом корректировки «99». В справке указать только реквизиты сотрудника, а данные о выплатах и налоге не заполнять. Таким образом, в строках «Сумма налога» будут проставлены нули.
После этого составляется новая справка с правильными данными и отправляется в налоговую повторно. Штрафа в этом случае удастся избежать. Главное внести исправления до требования ИФНС и уложиться в срок до 1 апреля.
Подача 2-НДФЛ на бумажном носителе
Если организация или предприниматель, как налоговый агент выплатили налогооблагаемый доход не более чем 25 лицам, то сдать справку 2-НДФЛ они могут на бумаге. К справкам также прикладывается реестр сведений о доходах в двух экземплярах. Один остается в налоговой, а второй с отметкой инспектора возвращается налоговому агенту.
После того, как сведения по сотрудникам будут проверены инспектором, налоговая составляет в двух экземплярах протокол. Данный протокол приема сведений отдают лично представителю организации или предпринимателю, либо в срок до 10 рабочих дней направляется по почте в адрес налогового агента.
Выдача справки сотруднику
По заявлению справку 2-НДФЛ можно выдать сотруднику организации. Они могут потребоваться, например, если сотрудник увольняется или переводится в другую организацию в середине года. Тогда новому работодателю нужно будет учесть все предоставленные сотруднику вычеты по прошлому месту работы.
Срок для выдачи справки сотруднику по заявлению составляет до 3 дней.
Довольно часто возникает ситуация, когда сотрудник в течение года не имел дохода, который облагается НДФЛ. Например, во время отпуска по уходу за ребенком. В этом случае справку выдавать не нужно, так как выдачей справки занимается налоговый агент, которым в этот год работодатель не был. Однако, если сотрудник пишет заявление с просьбой выдать ему справку, игнорировать это не нужно. Сотруднику можно выдать справку в свободной форме, которая подтвердит отсутствие налогооблагаемого дохода у сотрудника. Либо выдать сотруднику бланк справки 2-НДФЛ с проставленными в соответствующих разделах прочерками.
Получить справку может сотрудник не сам лично. За него это может сделать доверенное лицо или его представитель. Доверенному лицу для получения справки нужно заверить нотариально доверенность, а представитель может получить ее и без доверенности.
Законодательная база
Законодательная база | Содержание |
| П.2 статьи 230 НК РФ | «О представлении налоговыми агентами сведений в налоговый орган по месту своего учета» |
| Письмо ФНС России №ЕД-4-3/17827 от 26.10.2011 | «О порядке представления в налоговый орган справки 2-НДФЛ при реорганизации организации» |
| Статья 126 НК РФ | «Непредставление налоговому органу сведений, необходимых для осуществления налогового контроля» |
| Статья 15.6 КоАП | «Непредставление, необходимых для осуществления налогового контроля» |
| Письмо ФНС России №ГД-4-11/14515 от 09.08.2016 | «О налоговой ответственности налоговых агентов»Ответы на распространенные вопросы |
Ответы на распространенные вопросы
Вопрос №1 Сдают ли справку 2-НДФЛ в инспекцию сотрудника, по месту его проживания?
Ответ: Нет, данная справка предоставляется только в ИФНС по месту регистрации работодателя.
Вопрос №2 Можно ли подавать сведения на электронном носителе? Например, на флешке?
Ответ: Данный способ подачи отменен с 2016 года. Подать сведения можно либо на бумаге, либо в электронном виде.
К формам отчетности по НДФЛ относится в первую очередь справка о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ (Приложение N 1 к Приказу ФНС от 30.10.2015 N ММВ-7-11/485@), которую также называют отчетом 2-НДФЛ. Как видно из названия, в ней указываются суммы доходов, полученных конкретным физлицом. А также суммы исчисленного, удержанного (неудержанного) и перечисленного с этих доходов НДФЛ.
Справки 2-НДФЛ отдельно на каждого работника (иного физлица, получившего вознаграждение) сдаются один раз в год. В общем случае представить в ИФНС их надо по итогам отчетного периода, - календарного года (ст. 216 НК РФ), следующего за текущим (п. 2 ст. 230 НК РФ). Поскольку в этом году 1 апреля выпадает на рабочий день, сдать отчеты 2-НДФЛ в 2016 году надо будет именно в этот срок.
Таким образом, отчеты 2-НДФЛ в 2016 году - это справки по доходам, полученным в 2015 году. А о сдаче отчетов 2-НДФЛ за 2016 год (т.е. по итогам 2016 года) надо будет позаботиться в 2017 году.
Справки 2-НДФЛ - это не вся отчетность, которую должны сдавать в ИФНС налоговые агенты по НДФЛ. С 2016 года они также должны ежеквартально представлять расчет по .
Кстати, этот расчет за год сдается в те же сроки, что и справки 2-НДФЛ. Поэтому вместе с отчетностью по 2-НДФЛ за 2016 год нужно будет сдать и расчет 6-НДФЛ не позднее 3 апреля 2017 года. Такой срок для сдачи 2-НДФЛ за 2016 год объясняется тем, что 1 апреля 2017 года - это суббота. Поэтому последний день для представления отчетности — справок 2-НДФЛ и расчета 6-НДФЛ - переносится на 3 число (п. 7 ст. 6.1 НК РФ).
Как сдать сведения 2-НДФЛ
Теперь о том, как сдать отчетность по подоходному налогу, а именно справки 2-НДФЛ. На сегодняшний день НК предусматривает 2 способа представления справок. Сдача 2-НДФЛ на бумажном носителе возможна, если за отчетный год от данной организации доходы получили менее 25 человек (п. 2 ст. 230 НК РФ). Только при соблюдении этого условия по численности можно сдать 2-НДФЛ на бумаге.
Если же налоговый агент в течение отчетного периода выплатил доходы большему количеству лиц (25 или более), то представить справки 2-НДФЛ он может только по телекоммуникационным каналам связи, иными словами в электронном виде. Для этого необходимо заключить договор со спецоператором, через которого и будет пересылаться отчетность в ИФНС. В этом случае фактически 2-НДФЛ сдается через Интернет.
Кстати, бывает, что налоговые агенты допускают . Порядок их исправления будет зависеть от того, в какой момент они были обнаружены.