Содержание и варианты ведения налоговых регистров. Образец заполнения регистра налогового учета по ндфл

Каких правил налоговым агентам следует придерживаться при заполнении регистра налогового учета по НДФЛ?

Где взять бланк, что и когда отразить в документе? Есть ли образец, на который можно опираться при формировании регистра?

Молодые специалисты вряд ли слышали о таком документе, как 1-НДФЛ, ведь сейчас вместо него заполняют налоговые регистры. Что же это такое, для чего и когда используется?

Этот бланк относится к первичной документации предприятия, поэтому разобраться с его составлением просто необходимо, чтобы корректно формировать данные для заполнения 2-НДФЛ. Какие сведения содержит Налоговый кодекс?

НДФЛ – налог, который занимает следующее место после налога на прибыль и НДС. Поэтому стоит разобраться во всех нюансах налогообложения.

Рассмотрим, кто, когда и как должен исчислять сумму налога и уплачивать ее в бюджет. Обратимся к нормативной базе, где прописаны все необходимые данные.

Основы налогообложения

НДФЛ – налог на доход физического лица, который является прямым платежом, осуществляемым населением Российской Федерации.

Плательщиками такого налога являются граждане России и другие лица, что получают прибыль в пределах российской территории (иностранцы и лица без гражданства).

Плательщики могут быть резидентами и нерезидентами. От статуса будет зависеть размер используемой при расчетах подоходного налога ставки.

Определить, является лицо резидентом или нерезидентов, можно при подсчете количества дней пребывания в РФ. Если суммарное количество за 12 месяцев превысит 183, лицо считается резидентом ().

Объект обложения налогом:

В 217 статье также содержится список видов прибыли, что не облагается налогом. НДФЛ могут уплачивать сами физические лица или их налоговые агенты.

Агентом признается фирма, ИП, нотариус, адвокат, обособленное подразделение иностранного предприятия, работающего в пределах РФ, от которых получено прибыль.

Расчеты налога на доход физического лица проводятся налоговым агентом нарастающим итогом по окончанию каждого месяца.

Налоговая база – получение прибыли в деньгах или натуральном выражении, которая может уменьшаться на налоговый вычет, предусмотренный , .

Допускается использование вычетов только в тех случаях, когда доход облагается НДФЛ по ставке 13%. В иных ситуациях льготы такого плана не предоставляются ( , ).

Перечислим возможные ставки (ст. 217, 214 НК):

Сроки перечисления исчисленного налога:

Уплата производится в территориальный орган налоговой инспекции, где фирма состоит на учете, или где живет сам плательщик (при перечислении НДФЛ за себя).

Необходимая документация

Налоговыми агентами и отдельными физическими лицами должна подаваться декларация, составленная по .

Граждане должны представить такой вид отчетности в двух случаях:

когда есть необходимость самостоятельного исчисления и перечисления сумм НДФЛ в государственные структуры (при получении дохода от продажи имущества, выигрышах, а также в отношении того дохода, с которого не было удержано налог агентом);
при желании получить налоговые вычеты, то есть возместить часть уплаченного налога из бюджета.

Сдавать декларацию нужно до конца апреля в следующем году после окончания налогового периода. Допускается заполнять бланки в электронном виде или от руки.

Помимо декларации необходимо готовить и такие справки:

– бланк, в котором отражаются доходы конкретного работника, что были получены в течение налогового периода. Если такой отчет не подан своевременно, лицо уплатит штраф, предусмотренный . При нарушении порядка подачи, искажении сведений в документе также применимы правила, описанные в . Обязанность составлять 2-НДФЛ должен исполнять налоговый агент, который перечсиляет сумму заработка или иные средства работнику.
При желании гражданина получить детский вычет, стоит подать соответствующее заявление ().
(при необходимости).
Налоговый регистр – документ, где отражена прибыль плательщика НДФЛ, суммы налогов, которые с него удержаны, предоставленные вычеты.

Нормативная база

Правила предусмотрены для заполнения налоговой карточки, но они могут использоваться и при ведении налогового регистра.

Та прибыль, что освобождена от обложения налогом в рамках установленного норматива, в регистрах фиксируется. К примеру, матпомощь не будет облагаться НДФЛ, если ее сумма выйдет за пределы 4 тыс. рублей (п. 28 ст. 217 НК).

Подать заявление о возврате с выпиской можно в течение 3 лет с момента, когда налог уплачен ().

Часто возникающие вопросы

Если о декларации и другой документации в законодательстве содержится много информации, то при формировании регистра налогового учета возникает немало вопросов.

К примеру, не ясно, сдавать такой отчет или нет, распечатать его или можно оставить на электронных носителях, кому подписать такие бланки. Разберемся в таких нюансах.

Нужно ли распечатывать документ?

В законодательстве нет правил о хранении регистра налогового учета. А значит, сохранять такую документацию можно по общим правилам с остальной бухгалтерской отчетности.

Хотя регистр и является внутренним документом организации, на его основании ведется налоговый учет. Бланки не нужно будет никуда относить – они должны оставаться на предприятии.

Но представители уполномоченных структур могут запросить регистры при проведении камеральных проверок.

Кто подписывает регистр налогового учета?

Справка должна быть подписана руководителем фирмы или другим должностным лицом, которое имеет такое право в соответствии с внутренней документацией (приказами директора и т. п.).

Регистры могут подписывать:

главные бухгалтеры;
заместители главбуха;
бухгалтеры, что несут ответственность за проведение расчетов заработной платы.

При формировании регистров налогового учета налоговые агенты должны руководствоваться общими рекомендациями.

Но за работодателями остается право составлять свой бланк и вписывать данные в соответствии со своими разработками.

Главное – документ у вас должен быть, чтобы при необходимости можно было его предъявить.

Регистры – это специальный реестр, в котором содержится информация о первичных документах бухгалтерского отдела, счетах в банковских ячейках, а также бумаги необходимой отчётности. Заполняются они главным бухгалтером либо его помощником. Они имеются в каждой бухгалтерии, однако имеют различную форму и разделы:

Регистры различаются по своему назначению. Так, они могут быть трёх видов:

C отображением хронологии. Такие документы заполняются по факту совершения операции и группируются только по дате.
С соблюдением системы. Такие регистры разбрасываются по соответствующим счетам. Как итог, их поиск осуществляется по наименованию операции.
Перемешанные. В них бумаги могут вестись как с соблюдением даты, так и с разбрасыванием по счетам. В таком случае их поиск будет выполняться по названию документа.

По заполнению регистров в определенном порядке. Каждый ответственный бухгалтер предпочитает свой способ раскладывания документов бухгалтерского учёта. Однако, всего их два:

От первичной бухгалтерии до отчетности.
От отчётности до бумаг первичной проверки.

В зависимости от того, какой вид регистров используется в данной организации, и строится вся работа бухгалтерского отдела.

Основные разновидности регистров бухгалтерского учёта

Регистры в бухгалтерии могут различаться не только по способу ведения в них учёта, но и по внешнему виду.

Так, их различают по следующим разновидностям:

По внешнему оформлению. Существуют документы в виде:

Книги. Самый распространённый и простой способ ведения регистров бухучёта. Они прошнуровываются, делятся на графы. Кроме того, на обложке должен расписаться главный бухгалтер.
Карточки. Они имеют вид одинарного листа с прочерченной таблицей. Несмотря на простоту описания и заполнения, они бывают:

Состоящие из двух граф. Они используются при расчётах с юридическими и физическими лицами. Такие карточки удобны тем, что позволяют видеть все доходы и расходы за определённый промежуток времени.
Карточки с тремя колонками. Они рассчитаны для учёта материальных ценностей. Вместе с приходом и расходом всех товаров здесь есть ещё один столбик, где выводится итоговый остаток.
Бланки с большим количеством граф. Они предназначены для подсчёта всех видов работ по конкретной продукции с помощью бухгалтерского учета. Они удобны тем, что позволяют рассчитать себестоимость продукции и определить уровень развития всего предприятия. Они хранятся в специальном ящике – картотеке. Причём, для того, чтобы быстро найти необходимый бланк, в ней есть алфавитный перечень.

Свободные листы. Они хранятся в папках. Все данные оформляются на обычной бумаге. Кроме того, на них ведутся специальные записи по отчетности. Это позволяет предотвратить утрату или подмену листа либо карточки.
Машинные носители информации. Они представляют собой дискеты, плёнки и прочее. Их минус в том, что требуется составлять ещё и бумажный оригинал документа.

Что касается основных видов, то они совпадают с категориями регистров по внешнему оформлению.

По содержанию же учётные документы финансового отчёта разделяются на:

Отображение в денежном эквиваленте. Все операции расписываются в виде сумм денег.
В виде . Операции подобного рода расписываются в виде корреспонденции счетов.
Комбинированные. Операции находят отображение в разных вариантах.

Записи же в данные регистры вносятся по одному из двух принципов:

Приходы и расходы пишутся в одну строку.
Все операции расписываются по разным колонкам.

Краткая характеристика налогового регистра

Наряду с ведением бухгалтерского учёта работники бухгалтерии ведут ещё и налоговый расчет. Он представляет собой систему обобщения документов для определения налога. Для того, чтобы правильно выполнить данную операцию, необходимо придерживаться следующих пунктов:

Должны быть обработаны первичные документы. К ним относятся не только основные бумаги,но и справка бухгалтера.
Аналитические регистры бухгалтерского отчёта. К ним относится обобщение всех данных из налогового расчёта за определённый промежуток времени.
Необходим подсчет налоговой базы.

Кроме всего прочего, перед подачей данного документа в налоговую инспекцию, необходимо правильно заполнить форму:

Указать наименование регистра.
Дату, когда он был составлен.
Перечень всех операций.
Измеритель операций в денежном и оригинальном выражении.
Подпись ответственного лица.

Утверждение всей формы подачи документов в налоговую происходит самим руководителем предприятия. Кроме этого, он же утверждает и отчетные данные бухгалтерского учёта.

Совпадение операций в бухгалтерском и налоговом учёте

Несмотря на кажущуюся разность операций, и в бухгалтерском, и в налоговом учёте наблюдаются некоторые совпадения.

В первую очередь это касается первичной документации. Она присутствует в обеих видах отчета.
Также во время:

траты материальных ценностей;
различных способов начисления;
денежных расходов, направленных на перенос материальных и нематериальных ценностей на конечную стоимость продукции.

Совпадение также очевидно.

Все дополнительные расходы и прибыль от продажи, также, находят своё отображение и в бухгалтерском, и в налоговом учёте.

Все эти совпадения имеют нестабильный характер. Все зависит от рассмотрения следующих факторов:

Правильно ли составлена первичная документация и все документы по организации и распределению товарно-материальных ценностей.
Математические подсчёты. Сюда входят проверка правильности заполнения операциями всех бухгалтерских цветов, а также проводить выбор данных для налоговых операций.
Проводится новая разноска операций по бухгалтерскому и налоговому учёту. В данном пункте выверяются неточности в обеих видах расчётов.

После этого, если и были какие-то погрешности учета, то они исправляются.

Чтобы заполнить налоговую декларацию по НП, то есть высчитать налоговую базу по НП за определенный период, следует собрать сведения обо всех проведенных за этот период операциях, суммировать все количественные и денежные показатели по данным первичных документов и систематизировать эти сведения в зависимости от того, к какому разделу декларации они относятся. Вот эта система при правильном разделении сведений и составит вожделенную систему налоговых регистров по налогу на прибыль (ст. 313 НК РФ).

Непосредственно регистрам НУ посвящена ст. 314 НК РФ. В ней говорится о том, что аналитические регистры НУ — это своды данных, которые могут быть в любой удобной для налогоплательщика форме: таблицах, справках, иных документах группировки сведений за период, без разнесения сведений по бухгалтерским счетам. Из системы этих форм должен раскрываться порядок формирования налоговой базы по НП.

Требования к налоговым регистрам

Эти формы должны быть утверждены в приложениях к учетной политике. Заполняются они непрерывно в хронологическом порядке. Могут быть в бумажном виде, в электронном формате, на отдельных информационных носителях, в специальной программе. Обязательно назначаются люди, ответственные за корректность ведения этих регистров.

В аналитических регистрах по налогу на прибыль, разработанных самостоятельно, должны присутствовать следующие реквизиты: наименование, период/дата составления, измерители операции в натуральном (при возможности) и денежном выражении, наименование хозоперации и подпись с расшифровкой ответственного за составление сотрудника.

Организации следует приложить все усилия к защите от несанкционированных вмешательств и исправлений регистров НУ.

Обнаруженную в регистре ошибку можно устранить путем ее исправления. Исправление обязательно подтверждается обоснованием (объяснением причины) с указанием даты и подписи ответственного лица.

Некоторые автоматизированные бухгалтерские программы, в частности «1С:Бухгалтерия», формируют аналитические регистры в момент проведения операций по бухучету. Но иногда приходится формировать их вручную или с частичной автоматизацией.

Чтобы снять лишние вопросы при разработке налоговых регистров, налоговики в конце 2001 года издали специальные рекомендации с примерными формами таких регистров. Это неофициальный документ с номером и датой, называется он «Система налогового учета, рекомендуемая МНС России для исчисления прибыли в соответствии с нормами главы 25 НК РФ». Вышеуказанные рекомендации можно найти в любой справочной правовой системе.

Система НУ, предложенная в этом документе, выделяет 5 групп регистров:

Промежуточных расчетов.
Учета состояния единицы учета.
Учета хозяйственных операций.
Формирования отчетных данных.
Учета целевых средств некоммерческих организаций.

Можно использовать предлагаемые формы регистров, можно разработать свои, но расчет налоговой базы за определенный налоговый/отчетный период должен раскрывать процесс формирования итоговых сумм:

доходов от реализации за этот промежуток времени;
расходов, относящихся к этим доходам;
внереализационных доходов;
внереализационных расходов;
прибыли от реализации и от внереализационных операций.

С целью создания регистров НУ можно использовать данные из регистров бухгалтерского учета: обороток по счетам, карточек, анализов счетов и т. д. Это разрешено Налоговым кодексом РФ, если налоговый и бухгалтерский учет совпадают, т. е. нет нормируемых или неучитываемых расходов. Вести их можно в обычных таблицах Excel.

Предлагаем рассмотреть разницу между бухгалтерскими и налоговыми регистрами на примерах.

Образец регистра НУ доходов

Компания N заполняет декларацию по НП за полугодие. В сформированной за этот период оборотке величина сальдо на конец периода Кт 90.1, т. е. выручка за отчетный период составляет 3 674 064 руб., включая НДС 18%, расходы, относящиеся к реализации (Дт 90.2) — 2 865 828, внереализационные доходы (Кт 91.1) — 595 250, внереализационные расходы (Дт 91.2) — 699 836 руб.

Декларация по НП заполняется без учета НДС, поэтому сделаем небольшой расчет:

3 674 064 / 118 × 100 = 3 113 613 — это доход за полугодие без учета НДС, именно эту сумму и показывают в декларации по НП.

Е. Букач, эксперт АКДИ "Экономика и жизнь"

Должна ли организация в обязательном порядке вести налоговый учет для исчисления налога на прибыль? Какие формы регистров налогового учета организация может применять? Если расхождений между бухгалтерским и налоговым учетом нет, то могут ли в качестве налоговых регистров применяться распечатки по счетам бухгалтерских программ? Какие могут быть применены санкции за отсутствие регистров налогового учета?

Налогоплательщики исчисляют налоговую базу по итогам каждого отчетного (налогового) периода на основе данных налогового учета (ст. 313 НК РФ).

Налоговый учет - система обобщения информации для определения налоговой базы по налогу на основе данных первичных документов, сгруппированных в соответствии с Налоговым кодексом РФ.

На этом основании приходим к выводу, что ведение налогового учета - это обязанность, а не право налогоплательщика.

Система налогового учета организуется самостоятельно исходя из принципа последовательности перехода от одного налогового периода к другому. Порядок ведения налогового учета устанавливается в учетной политике для целей налогообложения, которая утверждается приказом руководителя. Налоговые и другие органы не могут устанавливать обязательные формы документов налогового учета.

Подтверждением данных налогового учета являются:

первичные учетные документы (включая бухгалтерскую справку);

аналитические регистры налогового учета;

расчет налоговой базы.

Такой перечень установлен в ст. 313 НК РФ. На основании этого перечня можно сделать вывод о необходимости ведения регистров налогового учета.

Регистры налогового учета - это аналитические документы, в которые заносится информация, необходимая для исчисления налога на прибыль. На основании этой информации составляется расчет налоговой базы. Об этом говорится в ст. 314 НК РФ.

В связи с тем, что единой утвержденной формы регистров налогового учета не существует, организация должна разрабатывать ее самостоятельно и указывать в учетной политике для целей налогообложения прибыли.

Формы регистров налогового учета должны содержать следующие реквизиты:

наименование регистра;

период составления;

измерители операций в натуральном (если это возможно) и в денежном выражении;

наименование хозяйственных операций;

подпись (расшифровку подписи) лица, ответственного за составление указанных реквизитов.

Статьей 313 НК РФ предусмотрено, что если в регистрах бухгалтерского учета содержится недостаточно информации для определения налоговой базы, налогоплательщик вправе самостоятельно вносить в применяемые регистры бухгалтерского учета дополнительные реквизиты, формируя тем самым регистры налогового учета, либо вести самостоятельные регистры налогового учета.

Таким образом, если расхождений между бухгалтерским и налоговым учетом нет, то распечатки по счетам бухгалтерских программ могут являться регистрами налогового учета.

Организация может воспользоваться рекомендациями по составлению указанных регистров налогового учета "Система налогового учета, рекомендуемая ФНС России для исчисления прибыли, в соответствии с нормами главы 25 Налогового кодекса Российской Федерации".

Таким образом, формы регистров организация вправе разрабатывать самостоятельно. При этом она может воспользоваться рекомендациями ФНС России по составлению налоговых регистров. К тому же организация вправе использовать данные аналитического учета, разработанные в соответствии с правилами ведения бухгалтерского учета, при условии, что информация содержит все необходимые сведения для расчета налога на прибыль.

К аналогичному выводу пришел Минфин России в письме от 01.08.2007 № 03-03-06/1/531.

В статье 120 НК РФ предусмотрена ответственность за грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения. Под грубым нарушением понимается, в частности, отсутствие первичных документов, счетов-фактур или регистров бухгалтерского учета. Налоговые регистры в данной норме не упоминаются.

Таким образом, по нашему мнению, при отсутствии регистров налогового учета ст. 120 НК РФ не применяется.

Следует отметить, что налоговое законодательство не содержит санкций за отсутствие регистров налогового учета.

В России под налоговым учетом понимается порядок сбора и последующей систематизации информации, необходимой для определения организационной налоговой базы. Сбор и систематизация ведется с помощью информации в первичных документах. Процедура опирается на предписания статьи НК РФ №313.

Понятие налогового учёта

Любая хозяйственная деятельность предприятия должна облагаться налогом, поэтому информационный сбор для последующего налогообложения и является конечной целью учета.

Главным назначением налогового учета является составление целостной и исчерпывающей картины о величине расходов и доходов учреждения. Они и определяют размер базы налогов на отчетный период. Также его функцией является обеспечение достоверными данными внешних и внутренних пользователей для контролирования процессов исчисления. Не стоит забывать также и о своевременности и полноте уплачиваемых налогов на прибыль.

Суммирование различных показателей является основой организации процедуры учета. Количественные данные прямо пропорционально влияют на размеры налоговой базы, а также на меру их систематизации в регистрах учета налогов. Одновременно они имеют влияние на порядок произведения деятельности по учету, на формирование и отражение в регистрах информации об объекте налогового учета.

Для ведения налогового учета предусмотрены специальные формы — регистры налогового учета. В любой момент фирму налогоплательщика может посетить налоговый инспектор с целью проверки налоговой документации. Поэтому иметь заполненные регистры – прямая обязанность предприятия. Нарушение или вовсе отказ от ведения такой документации сулит дальнейшие проблемы с Налоговой инспекцией.

Подробнее с системой налогового учёта в РФ можно ознакомиться по .

Регистры

Как правило, различные виды деятельности предприятия облагаются различными налогами. Регистры учета налогов — это формы, которые разрабатываются предприятием, а затем заполняются данными, необходимыми для вычисления налоговых сборов на прибыль. Налоговое законодательство не устанавливает стандарты для разработки форм регистров, но имеет некоторые рекомендации по их виду и содержанию. Информацию о таких регистрах можно найти на сайте «Консультант Плюс» по этой ссылке .

Правила заполнения

Каждая форма регистра обязательно должна содержать в себе следующие реквизиты:

Название регистра налогового учета;
Число, месяц и год заполнения;
Измеритель (либо измерители, если их несколько) операций предприятия в форме натурального или материального выражения;
Сущность и предмет операционных действий, совершенных предприятием за данный период времени (хозяйственные и иные операции);
Подпись ведущего эти записи уполномоченного лица в регистре.

Главная функция налоговых регистров — это систематизация информации по имеющимся исходным данным касательно каждого вида налога. Так, регистры убивают сразу двух зайцев: с одной стороны, налоговым органам проще следить за деятельностью фирмы, а с другой — сама компания облегчает себе жизнь, имея под рукой верные показатели расчетов налогов.

Данные об учете налоговых данных должны фиксироваться перманентно и в строгом хронологическом порядке, так как иной способ заполнения может повлечь собой внимание со стороны налоговых служб. Налогоплательщик (то есть предприятие или компания) ведет аналитический учет таким образом, чтобы прослеживался порядок возникновения налоговой базы.

Хранение регистров учета налогов должно вестись в соответствии с несколькими правилами. Нельзя просто так исправлять в них какую-либо информацию. Исправления (даже если это исправления ошибок) должны вестись санкционировано и обоснованно с юридической точки зрения. Данные действия должны быть подтверждены наделенным особыми полномочиями лицом. Этот человек может вносить обоснованные исправления в документ, указывая дату и объяснение того, зачем он совершил это действие.

Как уже было сказано, каждая фирма может иметь свою форму регистра. Главное, чтобы форма была удобной, имела графы и строки, необходимые для внесения нужных данных, а также просто и удобно заполнялась. В противном случае, при проверке отчетности налоговый инспектор может не разобраться и ошибочно оштрафовать предприятие. Правильное ведение регистров избавит от головной боли как само предприятие, так и проверяющие инстанции.

Заполнять документацию можно как в электронном, так и в бумажном виде — Налоговый Кодекс не имеет ограничений по этому поводу. Внесением данных должен заниматься уполномоченный сотрудник. На него и ложится ответственность по ведению регистров. Он должен не только проверять правильность вносимой информации, но и обеспечить надлежащие условия хранения документов, чтобы исключить малейшую вероятность того, что посторонние лица внесут какие-либо исправления. Оформление регистров, а также исправление и дополнение данных заверяется подписью ответственного сотрудника.

Налоговый и бухгалтерский учет

Организация учета налогов может быть сделана как в самостоятельных регистрах налогового учета, так и в регистрах учета бухгалтерии. Регистры бухгалтерского учета, в таком случае, должны быть дополнены реквизитами для вычисления налога на прибыль. В таком случае данные регистров налогового учета способны:

Иметь совпадение с данными бухгалтерского учета;
Иметь другие значения, которые рассчитаны отдельно.

Совпадение с данными учета бухгалтерии имеет место быть, если требования обоих способов учета одинаковы, и нужно провести лишь соответствующее построение аналитического разреза регистров бухгалтерского учета. Также такой вариант возможен потому, что правила учета бухгалтерии вариативны в отношении хозяйственных операций предприятия. Есть и другой вариант, когда требования обоих видов регистров совпадают.

Второй случай возможен тогда, когда требования первого и второго регистра несовместимы, какие бы условия при этом не сложились.

При условии, что налоговый учет ведется путем начисления, то можно использовать регистры бухгалтерского учета для учета налогов. Но стоит заметить, что кассовый метод делает невозможным такой оборот событий, так как наблюдается несовпадение требований бухгалтерского и налогового учета по части момента отражения хозяйственных операций.

Подробнее о бухгалтерской и налоговой отчетности можно узнать на сайте ФНС по этой ссылке .

Типология

В декабре 2001 года Министерство по налогам и сборам России ввело несколько ключевых понятий, относящихся к ведению регистров, таких как объект, единица, показатели и данные учета налогообложения. Они имеют такие формулировки:

Объектом называется все движимое и недвижимое имущество фирмы, а также ее обязательства перед другими предприятиями и хозяйственные операции, которые она выполняет;

Единицей именуется объект учета, данные о котором упоминаются в нескольких периодах налоговой отчетности, то есть перманентно;

Показателями являются количественные данные, относящиеся к объекту учёта;

Учетные данные – численные показатели величины или прочих характеристик, которыми обладает объект учета; они отражаются в таблицах, бухгалтерских справках и других документах предприятия — налогоплательщика; эти данные группируют информацию об объектах обложения налогами.

Тогда же и были предложены основные наименования регистров систем учета налогов, которые были поделены на пять следующих групп.

Регистры расчета промежуточных значений

Промежуточные расчеты проводятся предприятием-налогоплательщиком в данных регистрах. Фиксация показателей должна производиться в соответствии с 25 главой Налогового Кодекса. Промежуточные данные, в отличие от остальных, не выносятся в отдельные графы в налоговых декларациях, поэтому так и названы. Чтобы использовать их, необходимо совершить специальные расчеты или же просто-напросто прибавить к общему показателю. Информация регистров должна содержать в себе все о совершении промежуточных расчетов, а также показатели, которые участвуют в их нахождении.

Регистры расчета хозяйственных операций

Следующие регистры содержат в себе кладезь полезных сведений о совершении предприятием различных хозяйственных операций. Налоговая база фирмы прямым образом зависит от этого вида операций, и так происходит каждый отчетный период. Примерами операций фирмы являются все действия по купле-продаже разных объектов, сделки с фирмами-партнерами. Также в этот перечень входит приобретение гражданских прав. Но и этим дело не ограничивается. Так, НК РФ предусматривает расширение перечня хозяйственных операций фирмы путем добавления в него действий, связанных с признанием долгов, и других объектов, которые облагаются налогом.

Учетные регистры состояния единиц учета налогов

Данный регистр показывает состояние отдельной единицы учета налогов. Весь пласт данных заносится в соответствующий регистр на протяжении каждого налогового периода. Очень важно то, что информация о единице отражала ее состояние на каждый момент времени периода налогообложения.

Учетные регистры формирования отчетных данных

Эти регистры дают представление о том, каков порядок получения количественных значений строк деклараций по налогам. Вместе с тем, в них заносится и информация, которая далее отправляется в регистры промежуточных расчетов или учетных регистры состояния единицы учета.

Регистры учета начисления средств некоммерческим предприятиям

Данный регистр формируется с целью обобщить информацию по всем средствам и услугам, полученным в результате благотворительной помощи, целевых и бюджетных поступлений. Актуален главным образом для некоммерческих и бюджетных организаций.

Подробнее о налогообложении некоммерческих организаций – на сайте ФНС по этой ссылке .

Регистры по налогу на доходы физических лиц (НДФЛ)

Так как работодатель является налоговым агентом по отношению к налогам, которым облагаются доходы физических лиц, то на него ложится обязанность учитывать выплачиваемые доходы своих сотрудников. Чтобы сделать это, предприятию необходимо разработать собственные формы регистров учета по НДФЛ. Правильный расчет подоходного налога вытекает из грамотного учета выплачиваемых заработных плат работникам.

Регистры по НДФЛ нужны как для налоговой службы, чтобы установить контроль за фирмами-работодателями, так и для самих предприятий, использующих наемную рабочую силу. Сбор такого рода информации о работниках, их заработной плате, всевозможных льготах, предоставляемых им, позволяет предприятию:

Следить за общей картиной по всем рабочим;
В конце года вести заполнение справок 2-НДФЛ;
Определять, когда работник имеет право на «детский» вычет, и когда он лишается такой привилегии;
Определять возможность других стандартных вычетов;
Находить случаи ошибочного и высчитывания и удержания налогового сбора;
Формирование регистра
Хоть НК РФ и не ограничивает компании в том, каким образом они будут высчитывать доходы и прилагающийся к ним НДФЛ, но все же кодекс обязывает указывать следующие сведения, заносимые в регистр:
Данные по идентификации каждого физического лица;
Виды доходов, выплачиваемых фирмой;
Льготы по НДФЛ, предоставляемые фирмой, снижающие базу налогов предприятия;
Величина заработных плат и даты их выдачи;
Налог, исчисляемый с зарплат, и дата проведения процедуры исчисления и перевода;
Информация о документах по платежу, подтверждающая перечисление налогового сбора в казну.

ВАЖНО: Каждый пункт вышеприведенных сведений должен приводиться на каждого сотрудника отдельно.

Разработка бланка регистра по налогам на доходы ведется с учетом необходимости простой работы с ним, а также наглядности предоставляемой информации. Рекомендации налоговой службы при этом также нужно учитывать.

Бланк регистра должен иметь следующие особенности:

Простота — информация по сотрудникам не должна путаться;
Наглядность — чем быстрее можно перенести данные о рабочих в справку 2-НДФЛ, тем нагляднее бланк;
Краткость — не стоит перегружать регистр ненужными цифрами и числами, чтобы не затруднять восприятие информации.

Универсализация бланка регистра затруднена тем, что каждая компания выплачивает определенные виды доходов и имеет свои особенности деятельности. Поэтому на компании и лежит ответственность составления своего бланка, обладающего необходимыми свойствами, графами и включающего нужные сведения. По желанию, предприятие может изготовить несколько бланков регистров для разных видов данных. Это упростит ведение налоговой отчетности и ее проверку. Налоговое законодательство только приветствует такой подход. Но бланк регистра должен содержать в себе сведения, которые предусмотрены пунктом 1 статьи 230 НК РФ.

Ответственность в случае отсутствия регистров учёта налогов или нарушения их ведения

Ст. №120 Налогового кодекса РФ, с одной стороны, предусматривает наказание за систематическое нарушение правил ведения документов по налогообложению. С другой стороны, под этими документами имеются ввиду только первичные документы и бухгалтерские регистры. О регистрах учета налогов там упоминаний не обнаружено, поэтому преследований со стороны налоговой службы за нарушение их ведения по данной статье не последует. Не последует и наказаний, предусмотренных статьями 122 и 126, так как они прямо не относятся к нарушению или отсутствию налоговых регистров.

Серьезно нужно отнестись к подписям в регистрах налогового учёта. Компании могут хранить документацию в электронном виде только с заверенными электронными подписями (письмо Министерства финансов от 24.07.08 под номером 03-02-071-314). То же самое относится и к остальным формам хранения документов. Подписи в них должен ставить заполнявший регистры уполномоченный человек, вне зависимости от того, электронный регистр или бумажный. Во избежание неприятностей хорошо хранить копию в бумажном виде и со всеми подписями. Следует распечатывать документацию ежеквартально. Если обнаружится, что на документах они отсутствуют, то налоговый инспектор может не засчитать расходы или отказать в вычете НДС.

Таким образом, данные регистры являются обязательными документами, без которых деятельность любого предприятия по букве закона невозможна. Их ведение обеспечивает своевременное поступление налогов в казну и избавление от проблем с законодательством, а нарушения при заполнении или вовсе их отсутствие затрудняет деятельность предприятия и привлекает внимание налоговых служб.