Отделение ФСС по Санкт-Петербургу разместило на своем сайте рекомендуемый перечень документов, необходимых для выделения средств на возмещение расходов по обязательному соцстрахованию страхователям-работодателям в 2018 году.

Какие документы

Перечень документов, служащих основанием для принятия решения о выделении (возмещении) необходимых средств на выплату страхового обеспечения утвержден приказом МЗСР России от 04.12.2009 № 951н (с учетом изменений внесенных приказом Минтруда России от 28.10.2016 № 585н).

Итак, работодателям необходимо представить:

• заявление о выделении необходимых средств на выплату страхового обеспечения (по форме, доведенной письмом Фонда от 07.12.2016 № 02-09-11/04-03-27029);
• форму 4-ФСС (по обязательствам, возникшим до 01.01.2017);
• справку - расчет и Расшифровку расходов.

Дополнительно к вышеназванным документам страхователем сразу представляются заверенные в установленном порядке копии документов, подтверждающих обоснованность и правильность расходов по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством.

Примерный перечень таких документов:

• документы, служащие основанием для назначения и выплаты пособия (подтверждающие факт страхового случая);
• документы, подтверждающие правильность исчисления пособий (для пособий по временной нетрудоспособности и по беременности и родам, ежемесячного пособия по уходу за ребенком);
• документы, подтверждающие факт наличия трудовых отношений страхователя и лица, получившего пособие.

Список документов зависит от конкретного страхового случая.

Пособие по временной нетрудоспособности

Для возмещения расходов на больничные нужно предтавить:

• листок нетрудоспособности, заполненный в установленном порядке с произведенным расчетом пособия;
• справка (справки) с места работы (службы, иной деятельности) у другого страхователя (у других страхователей) о том, что назначение и выплата пособий этим страхователем не осуществляются, если застрахованное лицо на момент наступления страхового случая занято у нескольких страхователей, а в двух предшествующих календарных годах было занято у других страхователей, либо как у этих, так и у других страхователей (другого страхователя).

Пособие по беременности и родам

Для возмещения пособия по БиР и пособия за постановку на учет в ранние сроки беременности должны быть представлены:

• листок нетрудоспособности, заполненный в установленном порядке, с произведенным расчетом пособия;
• заявление застрахованного лица о предоставлении отпуска по беременности и родам;
• приказ о предоставлении отпуска по беременности и родам и о назначении пособия;
• справка (справки) о сумме заработка у другого страхователя (у других страхователей) 182н;
• документы, подтверждающие страховой стаж;
• карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм начисленных страховых взносов для проверки правильности определения облагаемой базы и начисления страховых взносов;
• справку (справки) с места работы (службы, иной деятельности) у другого страхователя (у других страхователей) о том, что назначение и выплата пособий этим страхователем не осуществляются, если застрахованное лицо на момент наступления страхового случая занято у нескольких страхователей, а в двух предшествующих календарных годах было занято у других страхователей, либо как у этих, так и у других страхователей (другого страхователя);
• справка из женской консультации либо другой медицинской организации, поставившей женщину на учет в ранние сроки беременности (до 12 недель).

Пособие при рождении ребенка

При возмещении средств на выплату единовременного пособия при рождении ребенка должны быть представлены;

• справка о рождении ребенка, выданная органами ЗАГС;
• копия свидетельства о рождении ребенка;
• справка о том, что пособие не назначалось с места работы (службы) другого родителя, или органа социальной защиты населения по месту жительства, в случае, если отец (мать, оба родителя) ребенка не работает (не служит) либо обучается по очной форме обучения в профессиональных образовательных организациях, образовательных организациях высшего образования, образовательных организациях дополнительного профессионального образования и научных организациях, а другой родитель ребенка работает (служит);
• свидетельство о расторжении брака, - в случае, если брак между родителями расторгнут;
• копия свидетельства о рождении ребенка, выданного консульским учреждением РФ за пределами территории РФ, - при рождении ребенка на территории иностранного государства.

• документ и его копия, подтверждающий факт рождения и регистрации ребенка, выданный и удостоверенный штампом «апостиль» компетентным органом иностранного государства, с удостоверенным в установленном законодательством РФ порядке переводом на русский язык - при рождении ребенка на территории иностранного государства - участника Конвенции, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов, заключенной в Гааге 5 октября 1961 года;
• документ и его копия, подтверждающий факт рождения и регистрации ребенка, выданный компетентным органом иностранного государства, переведенный на русский язык и легализованный консульским учреждением РФ за пределами территории РФ - при рождении ребенка на территории иностранного государства, не являющегося участником вышеуказанной Конвенции;
• документ и его копия, подтверждающий факт рождения и регистрации ребенка, выданный компетентным органом иностранного государства, переведенный на русский язык и скрепленный гербовой печатью - при рождении ребенка на территории иностранного государства, являющегося участником Конвенции о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, заключенной в городе Минске 22 января 1993 года;
• выписка из решения об установлении над ребенком опеки (копия вступившего в законную силу решения суда об усыновлении, копия договора о передаче ребенка (детей) на воспитание в приемную семью) - для лица, заменяющего родителей (опекуна, усыновителя, приемного родителя);
• документ, подтверждающий совместное проживание на территории РФ ребенка с одним из родителей, выданный организацией, уполномоченной на его выдачу - если брак между родителями ребенка расторгнут.

Ежемесячное пособие по уходу за ребенком

Для возмещение расходов на выплату ежемесячного пособия по уходу за ребенком работодатели представляют:

• заявление о предоставлении отпуска по уходу за ребенком;
• заявление о назначении пособия;
• свидетельство о рождении (усыновлении) ребенка за которым осуществляется уход, либо выписка из решения об установлении над ребенком опеки;
• свидетельство о рождении (усыновлении, смерти) предыдущего ребенка (детей). В случае смерти предыдущего ребенка - свидетельство о смерти;
• справка с места работы (службы) матери (отца, обоих родителей) ребенка о не использовании отпуска по уходу за ребенком ежемесячного и о неполучении пособия по уходу за ребенком;
• карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм начисленных страховых взносов для проверки правильности определения облагаемой базы и начисления страховых взносов;
• приказ о назначении пособий;
• справка из органов соцзащиты населения по месту жительства (месту пребывания, фактического проживания) матери (отца) ребенка о неполучении ежемесячного пособия по уходу за ребенком в случае, если отец (мать, оба родителя) ребенка не работает (не служит) либо обучается по очной форме обучения в профессиональных образовательных организациях, образовательных организациях высшего образования, образовательных организациях дополнительного профессионального образования и научных организациях (также для лиц, фактически осуществляющих уход за ребенком вместо матери (отца, обоих родителей) ребенка);
• справка (справки) о сумме заработка, из которого должно быть исчислено пособие, с места (мест) работы (службы, иной деятельности) у другого страхователя (у других страхователей) 182н;
• справка (справки) с места работы (службы, иной деятельности) у другого страхователя (у других страхователей) о том, что назначение и выплата ежемесячного пособия по уходу за ребенком этим страхователем не осуществляются, если застрахованное лицо на момент наступления страхового случая занято у нескольких страхователей;
• свидетельство о рождении ребенка, выданное консульским учреждением РФ за пределами территории РФ, - при рождении ребенка на территории иностранного государства;

В случаях, когда регистрация рождения ребенка произведена компетентным органом иностранного государства:

• документ и его копия, подтверждающий факт рождения и регистрации ребенка, выданный и удостоверенный штампом «апостиль» компетентным органом иностранного государства, с удостоверенным в установленном законодательством РФ порядке переводом на русский язык, - при рождении ребенка на территории иностранного государства - участника Конвенции, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов, заключенной в Гааге 5 октября 1961 года;
• документ и его копия, подтверждающий факт рождения и регистрации ребенка, выданный компетентным органом иностранного государства, переведенный на русский язык и легализованный консульским учреждением РФ за пределами территории РФ, - при рождении ребенка на территории иностранного государства, не являющегося участником вышеуказанной Конвенции;
• документ и его копия, подтверждающий факт рождения и регистрации ребенка, выданный компетентным органом иностранного государства, переведенный на русский язык и скрепленный гербовой печатью - при рождении ребенка на территории иностранного государства, являющегося участником Конвенции о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, заключенной в городе Минске 22 января 1993 года.

Пособие на погребение

Для возмещения пособия на погребение необходимо представить:

• заявление о назначении пособия;
• справка о смерти, выданная органами ЗАГС;
• копия свидетельства о смерти.

Напомним, с 01.02.2018 размер пособия на погребение составляет 5701,31 руб.

Что еще

Для проверки правильности назначения, исчисления и выплаты пособий ФСС вправе также истребовать дополнительные сведения и документы. Например:

• трудовой договор, как документ, подтверждающий наличие трудовых отношений и статус работника, как застрахованного лица, поскольку, согласно части 1 статьи 2 Закона № 255-ФЗ обязательному социальному страхованию подлежат граждане, работающие по трудовым договорам;
• надлежащим образом заверенные копии трудовых книжек для работников, работающих по внешнему совместительству, в связи с тем, что согласно статье 283 ТК РФ при приеме на работу по внешнему совместительству не требуется предъявлять трудовую книжку, но при наступлении страхового случая по временной нетрудоспособности и в связи с материнством внешний совместитель для подтверждения своего страхового стража должен представить в бухгалтерию страхователя заверенную копию трудовой книжки с основного места работы;
• приказы о приеме на работу (переводе) для проверки данных, содержащихся в трудовой книжке и трудовом договоре;
• штатное расписание - для проверки соответствия установленных окладов, указанных в трудовых договорах. В случае отсутствия штатного расписания запрашиваются пояснения страхователя с информацией о суммах по окладам;
• положения об оплате труда и премировании;
• должностные инструкции работников;
• табель учета рабочего времени для проверки соответствия данных начисленным суммам в расчетных ведомостях (количество рабочих дней на соответствие начисленному окладу и т.д.), листках нетрудоспособности (количество дней по нетрудоспособности в табеле должно соответствовать количеству дней в листке нетрудоспособности). Отпуск по беременности и родам, по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет должны быть отражены в табелях учета рабочего времени и соответствовать данным приказов на предоставление указанных отпусков;
• расчетные ведомости по начислению заработной платы для проверки начисленных сумм в бухгалтерском учете и правильности включения их в расчет пособий;
• карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм начисленных страховых взносов для проверки правильности определения облагаемой базы и начисления страховых взносов;
• приказы о выплате материальной помощи;
• приказы о назначении пособий в отношении каждого застрахованного лица;
• расходные кассовые ордера, платежные ведомости на выплату заработной платы, платежные поручения на перечисления пособий.

Организации, осуществляющие деятельность в России, согласно нормам законодательства несут обязанность по перечислению в Фонд социального страхования взносы относительно всех сотрудников.

Если имеют место расходы фирмы на выплаты, носящие социальную направленность, то можно получить возмещение.

В частности возместить можно выплаченные сотрудникам .

Как возместить пособие по листу нетрудоспособности в 2018 году – пошаговая инструкция

На основании предоставленных листов изначально проводится работодатель, далее сумма расходов возмещается ФСС.

Процесс возмещения из ФСС больничного пособия может производиться такими способами:

Пошаговая инструкция для работодателей по возмещению средств из Фонда социального страхования:

1. Получение от работника листка нетрудоспособности.
2. Проведение расчета пособия и его выплата сотруднику в ближайший день выдачи зарплаты.
3. Сбор документов для возмещения из ФСС (подготовка заявления и справки-расчета).
4. Подача документов в территориальный орган, где работодатель числится в качестве страхователя.
5. При отсутствии проверок – получение в десятидневный срок страхового возмещения, в случае проверок – получения запроса от ФСС на дополнительную документацию.

Возврат переплаты, образовавшейся до 2017 года, осуществляется согласно промежуточным расчетам, взятым из формы 4–ФСС, с 2017 года – на основании справки-расчета .

Связано это с тем, что с 2017 года отчет 4-ФСС содержит сведения только по взносам на травматизм , а отчисления по нетрудоспособности производятся в налоговый орган и отражаются в налоговом расчете.

Срок для возврата переплаты – 3 года с момента ее появления.

Если ФСС имеет задолженность перед организацией, то она должна быть уплачена.

Важно! В соответствии с законодательством при рассмотрении заявления, поданного организацией, Фонд имеет право проводить проверку относительно обоснованности и правильности проведения расчетов.

Осуществляются выездные проверки, также могут быть затребованы дополнительные документы .

Решение о выплате принимается после проверки.

Если сотрудник работает в организации в течение непродолжительного времени , то он также имеет право на оплату больничного листа, а работодатель может рассчитывать на возмещение.

Чтобы работнику в будущем был оплачен больничный в правильном размере с учетом заработка в последние 2 года по прошлым местам работы, при трудоустройстве нужно представить с предыдущего места организации справку, оформленную по форме 182н.

Если человек работал в нескольких фирмах , то получить такую документацию нужно во всех местах. Если отсутствует возможность получения справки, то делается запрос в ПФ РФ.

Если до устройства в компанию сотрудник ранее нигде не работал , то основой при расчете будет МРОТ, действующий по региону.

Следует учитывать, что ФСС начинает оплачивать больничный, начиная с четвертого дня болезни. Первые три дня подлежат оплате за счет работодателя.

Какие нужны документы в ФСС?

Перечень документов утвержден приказом №951н от 04.12.2009 , в него внесены изменения приказом от 28.10.2016 №585н . Изменения связаны с тем, что взносы, уплачиваемые в связи с нетрудоспособности в ФСС, переданы в ведомство налоговой службы. Действовавший ранее отчет 4-ФСС теперь содержит сведения только по отчислениям на травматизм.

Работодатель может рассчитывать на возмещение по больничному листу, если предоставит следующие документы отделение ФСС:

1. Заявление. Составляется оно в произвольной форме. В некоторых регионах фонд разрабатывает собственные бланки заявлений на получение возмещения пособий по нетрудоспособности.
2. Произведенные исчисления в справке-расчете, который с целью подачи запроса на возмещение пособий заменил собой форму 4-ФСС.

Важно! После того, как фонд получит перечисленную документацию, перед началом выплат по возмещению сотрудники ФСС могут потребовать представить документы, которые подтвердят правомерность понесенных организацией расходов.

Таковыми документами выступает:

• копия больничного листка;
• копия трудовой книжки, которая подтверждает трудовые взаимоотношения;
• платежные документы, подтверждающие выплату выплату больничных;
• также это может быть реестр листков нетрудоспособности.

Как составляется справка-расчет?

Данный документ отражает информацию об уплаченных взносах в связи с нетрудоспособностью для установления суммы, подлежащей возмещению из ФСС.

Документ не имеет типового бланка и составляется работодателем самостоятельно.

Обязательно в текст справки-расчета включается достаточный набор сведений для установления суммы возмещения из ФСС:

1. долг фонда перед организацией в связи с выплатой больничных пособий;
2. суммы взносов – начисленные, уплаченные, израсходованные, возмещенные, зачтенные и незачтенные;
3. суммы списанных долгов .

Если ФСС будет недостаточно приведенных данных или появятся сомнения в истинности указанной информации, то фонд вправе подать запрос в ФНС.

Как составить заявление?

Основным этапом в ходе получения от ФСС возмещения затрат по выплате больничного пособия выступает заполнения бланка заявления в отделении фонда.

Важно! В законодательстве отсутствует единая форма документа , поэтому работодатель может написать заявление самостоятельно.

Однако с целью сокращения времени и недопущения ошибок, рекомендуется посетить отделение ФСС и получить бланк заявления .

В таком случае остается заполнить пустые строки.

Некоторые территориальные подразделения фонда предпочитают, чтобы работодатели заполняли именно разработанный ими бланк , нежели писали заявление сами. Связано это с тем, что ФСС хочет видеть расшифровку суммы, которая подразумевает разбивку на отдельные виды выплачиваемых пособий.

Кроме того, в разработанном бланке имеется отдельная строка, где нужно указать номер налогоплательщика . По нему определяется наличие льготных условия для организации.

Сроки возврата средств

ФСС обязан произвести возврат переплаты по страховым взносам в связи с выплатой пособий по нетрудоспособности в срок до 10 дней с момента поступления документов от страхователя.

Если проводится камеральная проверка по поданной документации, то срок возврата увеличивается до 3 месяцев , если выездная проверка – до 2 месяцев.

Проверки проводятся не всегда, а по решению ФСС, если возникают сомнения в корректности предоставленных данных по начисленным, уплаченным взносам, выплаченным пособиям по больничным листам.

Если результаты проверок положительнее, то принимается решение о возмещении.

Возврат денежной суммы производится в трехдневный срок.

Пилотный проект

В соответствии с этим проектом часть больничного пособия возмещается напрямую работнику из ФСС , при этом работодатель оплачивает только ту часть выплаты, которая производится за его счет – за 3 первых дня.

Чтобы фонд перечислил сумму по больничному застрахованному лицу, работодатель может направить необходимые документы сам в ФСС или передать их работнику для самостоятельной подачи.

Данные документы подаются в фонд в пятидневный срок с момента получения работодателем листа нетрудоспособности.

Если в организации действует такой способ оплаты больничных, то возмещение страхователю не производится ввиду отсутствия такой необходимости.

Порядок возмещения средств из ФСС регулируется регламентами статьи 4.6 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ, с прошлого года он претерпел ряд изменений

Как и прежде, в 2018 году каждый работодатель, уплачивающий взносы во внебюджетные фонды, будет иметь право на возмещение сумм пособий, выплачиваемых из бюджета Фонда Соцстрахования. При этом претерпел изменение порядок действий работодателя, желающего получить возмещение. Ранее пособия и иные выплаты ФСС следовало отражать в расчете 4-ФСС, в таблице 2. Соцстрах же на основании проведенной камеральной проверки данного расчета принимал решение о том, может страхователь получить возмещение или нет.

Начиная в 2018 году алгоритм действий другой.

Так, первым пунктом станет отражение понесенных работодателем расходов на выплату пособий в новом едином расчете по страховым взносам.

В обязанности Налоговой при получении расчетов от страхователей вменяется сообщение поступивших сведений в Фонд Соцстрахования. За ФСС РФ остается право принятия решения об одобрении или неодобрении возмещения расходов. При отрицательном ответе, налоговики отправят страхователю уведомление с требованием уплаты недостающих сумм по взносам. Положительный результат решения обеспечит возвращение страхователю разницы сумм между уплаченными взносами и понесенными расходами либо включение этой разницы в зачет будущих взносов.

Новый перечень документов

Порядок возмещения средств из ФСС регулируется регламентами статьи 4.6 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» (далее - Закон №255-ФЗ). Как известно, для возмещения расходов по пособиям страхователь обязан представить пакет документов, утвержденный приказом Минздравсоцразвития от 04.01.2009 № 951н.

Письменное заявление страхователя

В своем заявлении страхователь должен указать наименование и адрес юридического лица либо Ф.И.О. и паспортные сведения с обозначением адреса постоянного места жительства, если страхователь - физическое лицо. Также в заявление обозначается регистрационный номер страхователя и сумма средств, необходимых на выплату страхового обеспечения.

Копии документов

Чтобы получить возмещение, страхователь обязан представить во внебюджетный фонд копии документов, которые обеспечат подтверждение обоснованности и правильности понесенных расходов на обязательное социальное страхование:

• если требуется возмещение за пособия по временной нетрудоспособности, а также беременности и родам нужно представить листки нетрудоспособности, заполненные по установленной форме и в порядке, утвержденном законом, где будет обозначен произведенный расчет пособия;
• для возмещения расходов на единовременное пособие женщинам, вставшим на учет в медучреждениях в ранние сроки беременности (не позднее 12 недель), нужна справка из женской консультации. Допускается представление справки из другой медицинской организации, в которой женщина состоит на учете по беременности;
• для возмещения расходов, понесенных страхователем на выплату единовременного пособия при рождении ребенка, в ФСС следует представить справку о рождении ребенка в унифицированной форме. Такая справка выдается в ЗАГСе, если ребенок был рожден за пределами РФ, нужно представить легализованный в установленном законом порядке документ о подтверждении рождения ребенка (обязательно с переводом на русский язык). Также требуется представление справки с места работы второго родителя о том, что он не получал данный вид пособия;
• для возмещения расходов на ежемесячное пособие по уходу за ребенком нужны копии документов, согласно требованиям частей 6 и 7 статьи 13 Закона № 255-ФЗ;
• для возмещения расходов, понесенных на выплату социального пособия на погребение , страхователь подает в Соцстрах копию справки о смерти, выданную ЗАГСом, заверенную и засвидетельствованную в установленном законом порядке.

Воспользуйтесь бесплатным сервисом онлайн бухгалтерии Бухсофт для расчета больничных листов и пособий по временной нетрудоспособности, который позволяет производить автоматический расчет с разбивкой периодов за счет работодателя и за счет ФСС.

Справка-расчет

За периоды до 1 января прошлого года к вышеуказанным документам нужно приложить расчет по форме 4-ФСС.

Внимание! В 2018 году года вместо расчета 4-ФСС подается новая справка-расчет.

Справка-расчет содержит следующие показатели:

• сумма задолженности страхователя в ФСС РФ по страховым взносам на начало и конец расчетного периода;
• сумма страховых взносов, начисленных к уплате, в т.ч. за последние 3 месяца;
• сумма страховых взносов, доначисленных страхователю;
• сумма расходов, которые не были приняты к зачету;
• сумма средств, полученных от ТО ФСС РФ в возмещение произведенных расходов;
• сумма страховых взносов, которые были возвращены или зачтены при излишне уплаченных или взысканных взносах;
• сумма средств, которые израсходовал страхователь на цели обязательного социального страхования, в т.ч. за последние 3 месяца;
• сумма уплаченных страховых взносов, в т.ч. за последние 3 месяца;
• сумма списанной задолженности страхователя.

Фонд соцстраха в письме от 07.12.2016 № 02-09-11/04-03-27029 представил формы для возмещения пособий по больничному и в связи с материнством:

• образец заявления для возмещения пособий в 2018 году;
• справка-расчет, представляемая при обращении за выделением средств на выплату страхового обеспечения;
• расшифровка расходов на цели обязательного соц страхования.

Эти образцы добавлены в программы для бухгалтерии и облачную бухгалтерию Бухсофт.

Главный специалист - ревизор Белгородского регионального отделения Фонда социального страхования РФ

Окончила Московскую академию труда и социальных отношений
В 1994- 2007 гг. - главный специалист - ревизор Белгородского регионального отделения Фонда социального страхования РФ
В 2008 г. - главный специалист - эксперт отдела методологического обеспечения бюджетного учета и отчетности Департамента финансов, бухгалтерского учета и отчетности Фонда социального страхования РФ

Беседовала корреспондент ГК А.В. Хорошавкина

Возмещение из ФСС: когда могут потребовать «лишние» документы

Возмещение из ФСС расходов на выплаченные пособия не всегда проходит гладко. Вот цитата из поступившего в редакцию письма: «ревизоры ФСС требуют копии трудовых книжек работников, зачем и на каком основании - непонятно». Автор просит нас разобраться. Выполняя его просьбу, наш корреспондент обратился в одно из региональных отделений ФСС.

Елена Михайловна, могут ли в ФСС потребовать от страхователя, когда он обращается за возмещением пособия, какие-то «лишние» документы?

Е.М. Плехова: Каждый раз, когда страхователь обращается за возмещением, специалисты ФСС проводят камеральную проверку. Но у крупных страхователей, расходы которых точно будут потом проверены при выездной проверке и для которых оплата пособий - дело привычное, ревизоры могут не попросить никаких документов. Только заявление о возмещении расходов в произвольной форме и расчет по страховым взносам по форме-4 ФСС РФ. Этот расчет может быть и промежуточным. В нем расчетная сумма задолженности за территориальным органом Фонда на конец отчетного или расчетного периода должна быть такая же, как и в заявлении.

В таких случаях мы проверяем, правильно ли оформлен расчет, нет ли ошибок и противоречий между отдельными показателями. Иногда бывает, что в расчете указана одна сумма, а в заявлении - другая. Или суммы расходов и начисленных взносов указаны за разные месяцы.

Например, страхователь обращается за возмещением расходов за январь и февраль в марте. В расчете он показывает суммы расходов за январь и февраль. А суммы начисленных страховых взносов - только за январь. Это неправильно, нарушается зачетный принцип: доходы минус расходы равно остато кст. 15 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ (далее - Закон № 212-ФЗ) . Мы не принимаем документы и просим бухгалтера найти и исправить ошибку.

А когда требуете дополнительные документы?

Е.М. Плехова: У крупных страхователей можем и не потребовать. А у небольших страхователей, с численностью до 50 человек, хотя отчет, на первый взгляд, заполнен правильно, мы практически всегда просим документы. Дело в том, что у маленьких фирм, как правило, бывает много нарушений. Чаще всего из-за того, что с назначением какого-либо пособия бухгалтер такой маленькой фирмы сталкивается впервые. Большие, как показывает практика, гораздо более дисциплинированные.

Копии документов, подтверждающих обоснованность и правильность расходов на выплату пособий, - свои для каждого из видов пособий.

Многие бухгалтеры, прежде чем прийти в отделение ФСС за возмещением расходов, сначала звонят и спрашивают, какие именно документы необходимо представить для возмещения конкретного вида пособия. Наши сотрудники всегда готовы оказать помощь и проконсультировать.

Другим удобно прийти к специалисту на предварительную консультацию. Они приносят документы с собой и просят проверить, не нужно ли что-то еще. Специалист ФСС просматривает все документы. Если чего-то не хватает, он четко указывает, что еще необходимо.

Как говорят нам сами страхователи, это им удобно. Они точно знают, что отделение ФСС в 10-днев -ный срок проведет камеральную проверку и примет решение о полном выделении средств. Отказ выделить средства или решение о частичном выделении уже не станет неприятной неожиданностью.

Если у страхователя очень большие суммы расходов, да еще по разным видам пособий, мы можем провести не камеральную, а выездную внеплановую проверку. Так удобнее и нам, и страхователю, иначе ему пришлось бы нести огромные пачки копий документов. При такой выездной внеплановой проверке мы проверяем не все, а только те расходы, за возмещением которых только что обратился страхователь.

К сожалению, охватить плановыми выездными проверками всех «мелких» страхователей, которые расходуют средства ФСС, не удается. Ведь такие проверки проводятся только один раз в 3 годаст. 35 Закона № 212-ФЗ . А надо не пропустить срок давности привлечения к ответственности за правонарушения при расходовании средств ФСС.

Какие именно дополнительные документы могут запросить для возмещения расходов?

Е.М. Плехова: Не стоит думать, что у нас какой-то безграничный перечень таких документов. Просто для получения каждого из пособий требуется соблюдать определенные нормы закона. Их соблюдение и должен подтвердить страхователь.

Например, если страхователь неоднократно обращается за пособием по временной нетрудоспособности по уходу за больным членом семьи, надо проверить, соблюдается ли норма суммарного предельного количества оплачиваемых в календарном году дне йч. 5 ст. 6 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ .

То есть, когда страхователь обращается за возмещением расходов по больничным листам, ревизоры попросят реестр листков нетрудоспособности. В таком реестре должны быть указаны ф. и. о. работника, номер больничного листка, период болезни, количество пропущенных по болезни календарных дней, сумма пособия за счет предприятия, сумма пособия за счет ФСС.

Для пособий по уходу за больным ребенком, помимо этих показателей, надо указать, сколько дней ребенок работника уже болел в этом году.

Для того чтобы родителю ребенка-инвалида оплатили 4 дополнительных выходных дня, нужна справка с места работы другого родителя о том, что он в этом же календарном месяце такие выходные дни не использует. Но если этот второй родитель не работает, отсутствие у него работы надо подтвердить документально: приложить либо копию трудовой книжки, либо справку из органов государственной службы занятости населения.

Необходима копия трудовой книжки и тогда, когда пособие назначают совместителю, - для того чтобы подтвердить, что у него есть основное место работы.

РАССКАЗЫВАЕМ СОВМЕСТИТЕЛЯМ

Чтобы внешний совместитель мог получить пособие по временной нетрудоспособности в максимально возможном для него размере, ему нужно представить вместе с больничным листком копию трудовой книжки с основного места работы.

Ревизор сравнивает возраст работника и его стаж, указанный в больничном листке. И бывают случаи, когда возраст лишь ненамного больше стажа, получается, что человек начал работать в очень юном возрасте. Тогда ревизор потребует подтвердить стаж с помощью копии трудовой книжки.

Иногда в двух разных больничных листках на имя одного и того же работника (например, один за январь, другой за февраль) работодатель указывает разное количество лет страхового стажа. Скажем, в первом 6 лет, а во втором 8 лет. Это явная ошибка, остается только проверить, в каком случае бухгалтер ошибся. Поможет здесь только трудовая книжка.

К сожалению, иногда нужны документы от самих сотрудников (застрахованных лиц). Например, о том, что второй родитель не получает пособие при рождении ребенка и по уходу за ребенком. Если второй родитель работает, такую справку должен выдать ему его работодатель. Если не работает - органы социальной защиты. Нередко эту справку путают со справкой из центра занятости населения. Такую справку из центра занятости надо как раз представить в орган социальной защиты для получения той справки, о которой я сказала.

Один из наших читателей пишет: в региональных отделениях ФСС отказывают в пособии по уходу за ребенком до полутора лет отцу или бабушке ребенка, если мать ребенка - безработная, поскольку она и так «фактически осуществляет уход за ребенком». Правы ли в данном случае представители ФСС?

Е.М. Плехова: Нет. Право на ежемесячное пособие по уходу за ребенком имеет один из родителей или другие родственники, оформившие отпуск по уходу и фактически ухаживающие за ребенко мстатьи 11 , 13 Закона от 19.05.95 № 81-ФЗ ; п. 39 Порядка, утв. Приказом Минздравсоцразвития от 23.12.2009 № 1012н (далее - Порядок) .

Если за ребенком ухаживают несколько человек, оформить отпуск по уходу за ним и получать пособие может любой из ни хпп. 39 , 42 Порядка . И нигде - ни в законе, ни в нормативных документах - нет запрета оформить отпуск по уходу за ребенком любому другому родственнику, если мама ребенка безработная.

Какие нарушения, ведущие к отказу в возмещении средств, встречаются чаще всего?

Е.М. Плехова: Довольно часто бухгалтеры забывают ограничивать размер пособия до уровня МРОТ работникам с маленьким, менее 6 месяцев, страховым стажем.

Если работник раньше работал у другого работодателя, справка о его заработке у прежнего работодателя должна быть только установленной форм ыутв. Приказом Минздравсоцразвития от 17.01.2011 № 4н . А на практике часто прилагают какие-то другие справки: из центра занятости о выплатах безработному; справки по форме 2-НДФЛ.

Иногда, рассчитывая пособие за «пустые» месяцы, когда работник не получал зарплату, ставят ему доход в размере МРОТ.

ФСС строго контролирует правильность назначения и исчисления пособий. Но мы выявляем не только переплаты, но и недоплаты. Довольно часто при камеральных проверках мы обнаруживаем случаи, когда пособия при рождении ребенка, при постановке на учет в ранние сроки беременности, по уходу за ребенком до полутора лет выплачиваются по старым, прошлогодним ставкам, без индексации.

РАССКАЗЫВАЕМ РАБОТНИКУ

Справка о зарплате от предыдущих работодателей должна быть строго установленной формы. В противном случае можно недополучить пособие по больничному.

Хочу также отметить, что в последнее время стало очень много случаев, когда предприятие ликвидируется или просто не имеет денег. И работники, которым не выплачивают пособия, могут обратиться напрямую в отделение ФССч. 4 ст. 13 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ , приложив документы (для каждого из видов пособий они свои).

Отделения ФСС сами запрашивают налоговые органы и банки о том, что предприятие действительно закрылось или не имеет денег на счетах. Но если работодатель, желая помочь работнику поскорее получить пособие, выдаст ему документы, которые это подтверждают, мы их у него примем.

Например, это может быть справка предприятия о наличии банковских счетов и справка из банка о состоянии каждого расчетного счета предприятия, письмо от предприятия о том, по каким причинам пособие было не выплачено или выплачено не полностью. Если пособие было выплачено частично, желательно указать, за какой период пособие назначено и выплачено, а за какой - нет.

Процесс возмещения средств по больничным листам в 2019 году претерпел некоторые изменения. Ежегодно законодательство разрабатывает такие нормы и нововведения, которые позволят сделать процесс оформления страховых выплат более прозрачным. Возможно, руководителям организаций, кадровым и бухгалтерским отделам новый порядок возмещения покажется несколько сложным и запутанным. По факту, в процедуре изменилось только количество документов, необходимых для подачи в орган социального страхования. Кроме того, бланки нужно будет отправить и в инспекцию налоговой службы. Ведь, согласно новым правилам, теперь она занимается получением страховых взносов. Это позволит более чётко отслеживать процессы поступления и расходования средств.

Что изменилось?

Начиная с 2019 года, для компаний изменился адресат, которому нужно отправлять страховые взносы застрахованных сотрудников и соответствующую документацию. Несколько лет до этого эти обязанности брал на себя ФСС. Теперь же разбираться со страховыми взносами будут налоговики, а страховой фонд – отслеживать поступления и проводить проверки на предприятии. Налоговая служба также должна будет отчитываться за любые поступления перед работниками фонда. Поэтому, оплатив взносы и переправив документы налоговикам, копии формы также нужно будет отправить в социальный фонд.

Кроме того, для получения возмещения по больничным листам и бюллетеням в 2019 году необходимо будет заняться подготовкой нового ёмкого документа. Если ранее в качестве подтверждения количества затрат по больничному листа использовалась справка по форме 4-ФСС, то теперь в органе затребуют справку-расчёт. В ней должна содержаться вся информация, связанная с поступлением средств социальному фонду и расходов. Что конкретно должно быть в справке-расчёте:

• сведения о начисленных и переданных ФСС суммах страховых взносов;
• сведения о возможной задолженности предприятия перед социальным фондом;
• сведения о том, была ли списана существующая задолженность;
• сведения о средствах, которые были получены предприятием на возмещение расходов;
• был ли осуществлён возврат в том случае, если общая сумма страховых взносов превысила необходимую цифру.

Образец, по которому нужно составить новую справку, подскажут в налоговой службе. Помимо сведений о взносах и расходах, для возмещения средств она должна содержать подробную информацию о юридическом лице и наименование структуры, куда подаётся данный документ.

Желательно, чтобы в этом документе была указана абсолютно вся информация о том, какие расходы по страховым случаям, включая больничные листы, имели место быть в расчётном периоде. В первую очередь, этот документ составляется не для налоговиков, а для ФСС, хотя отправляться будет в ФНС. Дело в том, что теперь, когда документы по страховым взносам попадают только исключительно в налоговую, у фонда также должна быть подобная информация о перечислениях. В противном случае, возместить средства, израсходованные на выплаты, не получится.

Согласно закону об обязательном страховании, существует ряд случаев, когда средства работнику выплачиваются за счёт работодателя. Например, по больничному листу период лечения сотрудника в первые три дня будет оплачиваться за счёт организации. И уже потом – за счёт страховых взносов. За какие выплаты компенсацию нужно получать в фонде соцстрахования:

• пособие по временной нетрудоспособности самого сотрудника;
• выплаты женщинам за 70 дней до и столько же после родов;
• ежемесячное содержание на тот период, пока ребёнку не исполнится полтора года;
• единовременная выплата при рождении ребёнка (по решению местных органов власти);
• социальное пособие на похороны.

Из ФСС в 2019 году так же, как и в прошлые, нельзя будет возмещать расходы на единоразовые выплаты при серьёзных проблемах у сотрудников, дополнительные премии или другие финансовые поощрения.

Как известно, работодатель регулярно переводит средства – страховые взносы – на счета фонда социального страхования. Для возмещения средств, которые были потрачены в 2019 году, действуют несколько изменённые правила. В частности, теперь, если израсходованные средства по объёму меньше страховых взносов, то работодатель либо бухгалтер фирмы вправе не отправлять заявления в ФСС на возмещение этих денег.

Если же работодатель оплачивает все расходы, связанные с оформлением больничного отпуска своему подчинённому, и эта сумма на порядок выше, чем исчисленные ранее страховые взносы, то он должен обратиться за возмещением в страховой фонд. Соответственно, в прилагаемом пакете документов, поданных для возмещения финансов, должно быть само заявление, упомянутая ранее справка-расчёт, а также обязательно все документы, на основании которых были произведены какие-либо выплаты. К ним относятся:

• справки из женской консультации, если они были выданы на тридцатой неделе беременности;
• свидетельство о рождении ребёнка;
• документы из медицинского учреждения с диагнозом либо подтверждением инвалидности у сотрудника, появления протеза или прохождения реабилитационного лечения;
• свидетельство о смерти.

Важно! После получения каждого заявления сотрудники фонда будут проверять указанные случаи, обязательные к страхованию. Если же документ будет принят без проверки, то средства можно будет получить, спустя десять дней после подачи пакета документов. В противном случае процесс может затянуться на несколько месяцев.

Возвращённые средства, согласно новым правилам, можно будет использовать по-разному, в зависимости от потребностей организации на данный момент. В частности, теперь есть два варианта:

• перевести на счёт организации и использовать для выплат страховых случаев у других сотрудников;

Наш юрист может бесплатно Вас проконсультировать - напишите вопрос в форме ниже: