Многие современные компании пользуются услугами организаций, которые специализируются на инкассации. Обусловлено это тем, что создавать собственную инкассационную службу дорого и обычно непродуктивно. Поэтому компании обращаются к инкассаторам, чтобы те отвезли наличные деньги в банк. Эта процедура помогает сэкономить деньги и защитить их от мошенников. А в нашей сегодняшней статье мы подробнее раскроем порядок проведения инкассации денежных средств и расскажем о нюансах данной операции.
Что входит в услугу
Регулирует процесс инкассации указание Банка России № 3210-У . Иные нормативные бумаги отсутствуют. Под инкассацией понимается процедура сбора наличных денежных единиц и документов и перемещение их в банк для перевода на лицевой банковский счет компании. Выполняет эта процедура следующие важные задачи:
- Доставка выручки торговой организации в банк.
- Доставка денег из разных торговых точек в компании, чтобы оттуда передать их в банковскую организацию.
- Перевозка денег из банка в офис для выплаты сотрудникам.
- Перевозка взятых в кредит денег из банка в офис.
- Доставка денежных средств из банковского учреждения в обменные пункты.
- Перевозка наличных между филиалами одной организации.
- Охрана сотрудников банка, которые перевозят документы или деньги.
Инкассация позволяет оперативно и, главное, с высокой степенью безопасности перемещать наличную выручку на расчетный банковский счет, что удобно. Также данная процедура поможет наполнить кассу необходимыми монетами и купюрами мелкого достоинства для удобства размена. Интересно, что сотрудники службы инкассации могут заниматься перевозкой не только денег, но и важных документов.
Как проводится инкассация
Инкассация денежных средств экономит рабочее время фирмы. Сотрудники, которые передали инкассаторам денежные средства, перестают нести за них ответственность, а это значит, избавляются от лишней головной боли. Чтобы получить еще большую экономию, некоторые фирмы, работающие под одной крышей, заключают с инкассаторской службой совместный договор. Это удобно, если компании работают по одному графику, и услуга, таким образом, обходится дешевле всем. Подготовка нужных документов на предприятии входит в обязанности кассира, на его плечах заполнение бумаг и взаимодействие с инкассатором.
Подготовка документов для инкассаторов выполняется кассиром, который отвечает за полноту и своевременность оформления документов.
Инкассация проходит по следующей схеме:
- Составляется график движения инкассаторской машины, который согласовывается с компаниями.
- Дежурный сотрудник инкассации заполняет специальную карточку, которая отдается в кредитную организацию.
- Далее он получает штамп, доверенность на перевозку и ключи.
- Ответственный работник компании перед сдачей денег предъявляет инкассатору документы, которые подтверждают его право распоряжаться деньгами. В явочной карте прописываются: номер сумки, название и адрес компании, код, телефон.
Правила проведения инкассации требуют, чтобы работник компании (обычно это кассир) предъявил такие документы:
- Накладная к сумке.
- Квитанция к сумке.
- Образец пломбы.
Кассир должен быть рядом с инкассатором в момент проверки пломбы на целостность, проверять правильность и точность заполнения документации. Если при заполнении явочной карточки допущена ошибка, то ее можно исправить и подтвердить верность исправления подписью кассира. Если сотрудник отказывается сдавать сумку с деньгами, то пишет в специальной графе слово «отказ». Сопроводительные документы в этом случае подтверждают, что ответственность за сохранность не перешла от компании к инкассаторам.
После того как сумка доставлена в банк, банковский сотрудник проверяет записи, которые имеют препроводительные документы. Он проверяет сумку на повреждения, смотрит пломбу и соответствие номера на сумке тому, который прописан в накладной. Если требования соблюдены, то работник банка принимает наличные. В конце инкассаторы сдают штамп, ключи, доверенность и карточки. На этом процесс сдачи закончен. Инкассация для физических лиц, по сути, проходит аналогично. Именно так и происходит оформление бумаг, а затем процесс перевозки финансовых средств.
Передать деньги из кассы организации в банк с помощью инкассации – это самый проверенный и надежный способ. Для наличных денег такая перевозка будет безопасной и быстрой. Главное – заполнить верно всю документацию.
Все организации обязаны сдавать выручку, превышающую допустимый кассовый лимит, в банк. При больших суммах предприятия прибегают к услугам инкассаторской службы банка.
Инкассация - это сбор инкассаторами из кассы денежных средств, расчетно-платежных бумаг, векселей клиентов банков с гарантией сохранности до момента сдачи в банк и зачислением впоследствии на счета клиентов.
Процедура хранения, перевозки, инкассации наличности в российских банках закреплена в Положении ЦБ РФ № 318-П от 24.04.08 (далее - Положение 318-П) и Законе № 86-ФЗ от 10.07.02. Согласно документам, инкассацию могут осуществлять только организации системы Банка России.
Главные формальности
Осуществлять инкассацию ценностей можно следующим образом:
- через обслуживающий компанию банк путем оформления договора;
- через отделение Центробанка составляется трехстороннее соглашение между ЦБ, фирмой и обслуживающим ее банком;
- через прочие банки, предоставляющие подобную услугу также по трехстороннему договору.
Задачи и функции службы
Инкассаторская служба призвана выполнять следующие задачи:
- доставлять средства предприятий в банк;
- перевозить выручку из мест торговли в офис компании для последующей сдачи ее в кредитную организацию;
- доставлять деньги и банка в кассу фирмы для выдачи заработка персоналу;
- перевозить средства в торговые точки при оформлении кредита под покупку;
- доставлять валюту из банка в пункт обмена;
- перемещать наличность между отделениями банка;
- сопровождать и охранять банковских служащих при перевозке им ценных бумаг.
Инкассация финансов хозяйствующих субъектов способствует быстрому и безопасному зачислению денег на счет, обеспечивает кассу головного предприятия и его торговых точек купюрами разного номинала и монетами. Услуги инкассаторов также включают перевозку материальных ценностей и документации.
Инкассация любого банка состоит из специалистов высокой квалификации. Они качественно выполняют свои обязанности, связанные с перевозкой различных ценностей. Кроме доставки налички, сотрудники данной службы подбирают банкноты нужного номинала и разменную мелкую монету.
Правила и бухучёт
Для каждой инкассаторской службы банк готовит явочные карты. Их форма 0402303 принята Положением 318-П. В документе фиксируют номера порожних сумок, данные компании (название, адрес, телефон), график работы, время заезда и т. д.
В зависимости от объема наличности определяется, сколько сумок потребуется инкассаторам. Каждая из них имеет индивидуальный номер. Периодичность заездов определяется по согласованию руководителей инкассаторской службы и организации.
Накануне выезда инкассаторы получают:
- сумки для налички;
- доверенности;
- штамп;
- ключи;
- явочные карты.
По приезде в компанию приемщик денег показывает кассиру:
- паспорт;
- доверенность;
- явочную карту;
- пустую сумку.
Кассир показывает образец пломбы, передает опломбированную сумку с деньгами, накладную и квитанцию к ней.
В сумку вкладываются препроводительная ведомость и реестр операций. Суммы в документах и в сумке должны совпадать.
Инкассатор проверяет:
- соответствие пломбы на сумке шаблону;
- правильно ли оформляется сопроводительная документация;
- равенство сумм в бумагах;
- совпадает ли номер на сумке со вписанным в карточку.
При ошибке в явочной форме исправление может делать только кассир. Он зачеркивает неправильные сведения и рядом указывает верные, заверяет их.
Получая сумку с наличкой, инкассатор подписывает квитанцию, ставит штамп, дату и возвращает бумагу кассиру.
При обнаружении нарушения в целостности сумки или пломбы, неверного заполнения ведомости, сумку инкассатор не принимает. При наличии времени инкассатор ждет, когда изъяны устранят либо сумку примут при повторном заезде. Запись об этом делается в явочной карте.
Если кассир не сдал сумку приемщику средств, в форме 0402303 тон пишет «Отказ», указывает причины и расписывается.
Сдача денег инкассаторам оформляется расходным ордером (РКО) с применением счета 57 «Переводы в пути».
В таблице приведены возможные проводки по оформлению операций по инкассации:
| Содержание операции | Дт | Кт |
| Оплачен счет за услуги инкассаторов | 76 | 51 |
| Учтены инкассаторские услуги | 91.2 | 76 |
| Передана наличка из кассы инкассаторам | 57 | 50 |
| Поступили деньги на счет, поступившие в банк от инкассаторов | 51 | 57 |
| Выявлена недостача средств, подготовленных для инкассации | 94 | 57 |
| Недостача отнесена на виновника | 73 | 94 |
| Недостача погашена кассиром наличными (удержана из заработка) | 50 (70) | 73 |
| Учтен излишек, зачисленный на счет | 57 | 91.1 |
Кассир несет материальную ответственность за вверенные ему ценности. При недостаче в кассе проводят ревизию.
Организации и должностные лица несут ответственность по ст. 15.1 КоАП за несоблюдение порядка работы с наличностью и ведения операций по кассе. Для уполномоченных лиц штраф составляет 4 тыс. р. - 5 тыс. р., для организации его величина в 10 раз больше.
Этапы процесса сдачи денег инкассаторам
Инкассация выручки включает следующие этапы:
| Подготовка ценностей к отправке |
|
| Сдача денег инкассаторам | Вместе с сумками инкассаторы получают препроводительную ведомость. Документ составляют в трех экземплярам: по одному для инкассатора и кассира, третий вкладывают в сумку с деньгами.
При передаче ценностей допускается присутствие следующих лиц:
Инкассатор проверяет соблюдение правил сдачи денег и при отсутствии замечаний забирает сумки. |
| Доставка налички в банк и их сдача-приемка | На этом этапе инкассаторы действуют по внутренним правилам. На них полностью лежит ответственность за сохранность денег. Приехав в банк, инкассатор действует по инструкции: выполняет определенные действия и оформляет нужные бумаги. |
Отдельные алгоритмы
Процедура инкассации ценностей может несколько отличаться в зависимости от некоторых критериев. В любом случае клиент должен заключить с банком договор на предоставление данной услуги. Ее стоимость зависит от тарифа кредитного учреждения. Выгоднее всего пользоваться сервисом обслуживающего отделения банка.
Банк
Как только инкассатор забрал ценности, кассир перестает нести материальную ответственность за них.
Деньги поступают в банк по определенной схеме:
- По согласованию с клиентом разрабатывается график следования инкассаторского автомобиля.
- Инкассатор заполняет специальную карточку и отдает ее в банк.
- Сотрудник кредитной организации получает необходимые для работы атрибуты (документы, штамп, сумки и т. д.).
- Кассир накануне сдачи выручки предъявляет инкассатору бумаги, подтверждающие его право распоряжаться ими (накладная, квитанция, пломба).
- Кассир заполняет явочную карту.
- Инкассатор проверяет бумаги, сверяет суммы в них и в сумке, забирает ценности.
Когда сумка попадает в банк, уполномоченный сотрудник проверяет:
- правильность оформления сопроводительной документации;
- целостность сумки и штемпеля на ней;
- соответствие номеров на сумке и в накладной.
Если нареканий нет, наличка принимается. Инкассаторы возвращают ключи, карточки, штамп, доверенность. На этом процесс доставки денег считается завершенным. Банку остается перевести деньги на счет клиента. В отношении физлиц данная процедура осуществляется аналогично.
Магазин
Продавец магазина должен сдать инкассаторам наличность, превышающую установленный кассовый лимит. При передаче денег он должен их оприходовать соответствующим ордером и сдать по . Эти действия нужно отразить в .
Перед выездом инкассатор получает пустые емкости для денег, ключи, документы и т. д. Приехав в магазин, инкассатор предъявляет продавцу паспорт, отдает сумки, доверенность, явочную карточку.
Кассир проверяет бумаги. Если претензий нет, он заполняет сумки банкнотами, вкладывает туда ведомость и реестр, опломбирует, передает сотруднику банка вместе с сопроводительными бумагами (накладная и квитанция).
Кассиром составляется ведомость сопровождения и реестр операций. Итоговые суммы в них должны совпадать. Ту же сумму он указывает в явочной карте.
Инкассатор проверяет бумаги на наличие ошибок, целостность штемпеля, его соответствие оригиналу, пересчитывает купюры. Затем он расписывается и ставит дату в квитанции о приеме ценностей. Возвращает ее продавцу.
Если банковский работник отказывает в приеме денег, то кассир в явочном листке указывает причины, дату, пишет слово «отказ» и подписывает его.
Без кассы
Кассовые операции оформляются только при наличии ККМ. Данное требование установил Закон о применении кассовой техники № 54-ФЗ от 22.05.03. В документе указаны случаи, когда наличку можно принять и при отсутствии кассы.
В таких ситуациях предприниматель должен заполнить приходный и расходный ордера и сдать деньги в банк.
Иногда организации или ИП просят клиентов подготовить платежку, по которой сами вносят деньги на счет от имени плательщика.
Одним из вариантов зачисления на счет налички является использование сервиса «Банк онлайн». При этом наличный расчет замещается безналичным.
Указанные методы являются исключениями. При ревизии налоговики могут выявить данные факты и оштрафовать предприятие. При осуществлении наличных расчетов следует приобрести кассу и сдавать выручку в банк.
Документальное оформление и проводки
Деньги инкассаторам передает кассир по расходному кассовому ордеру. В строке «Выдать» он указывает свое ФИО, а в графе «Приложение» - первичку с номерами и датами. Кассир делает соответствующую запись в кассовой книге и оформляет препроводительную ведомость, накладную и квитанцию к сумке, явочную карточку.
Деньги уполномоченный сотрудник подготавливает, складывает в сумку вместе с ведомостью, опломбирует, передает инкассатору вместе с накладной.
Принимая ценности, инкассатор подписывает и ставит штамп на квитанцию. Она остается в организации. Такой порядок прописан в Положении 318-П.
Для отражения факта выдачи средств из кассы инкассаторам в бюджете делается проводка:
Дт 201.23.510 Кт 201.34.610.
Зачисление денег на расчетный счет оформляется так: Дт 201.11.510 Кт 201.23.610. По вышеуказанным операциям производится увеличение забалансовых счетов 17 и 18 по дебету и кредиту соответственно.
Такие операции предусмотрены Инструкциями 174н (п. 77, 78) и 154н (п. 365, 367).
Обособленные единицы не вправе передавать друг другу наличку, минуя кассу головной компании. Можно утвердить внутреннюю схему движения денег между структурными единицами, но это может привести к конфликтам с контролирующими органами.
По Указаниям ЦБ (№ 3210-У) допускается перемещение денег между подразделениями с заполнением кассовых ордеров. Правила их составления отражены в постановлении Госкомстата № 88. В расходнике по строке «Основание» пишется хозяйственная операция, например, «передача наличных представителю подразделения № 3 по заявке № 15 от 25.03.17». В приходнике аналогично оформляется поступление средств.
Бухгалтерская запись у бюджетников будет такой:
- Дт 304.04.610 Кт 201.34.610 (субсчет касса 1) - средства выданы представителю отделения 2 из кассы отделения 1;
- Дт 201.34.510(субсчет касса 2) Кт 304.04.510 - наличка поступила в кассу 2.
Итак, услуга по инкассации денег очень удобна для хозяйствующих субъектов. Ее стоимость невелика, а руководители могут не беспокоиться о сохранности денег и сэкономить время их сбора с различных торговых точек. Главное при этом - грамотно оформлять документы и действовать по установленным законодательством правилам.
Порядок инкассации, обработки, формирования и упаковки наличных денег.
Создание собственной структуры инкассации наличности требует больших расходов и не всегда нецелесообразно, преимуществом услуг сторонних организаций является их ответственность за несвоевременную инкассацию денежных средств. Как ведется учет инкассируемой наличности в страховой организации?
Организация, в состав которой входят обособленные подразделения, не имеющие расчетного счета, самостоятельно определяет лимит остатка наличных в этих подразделениях. По каждому из них организация ведет свой раздел кассовой книги.
Сдача денежных средств на соответствующие счета в банках может производиться:
- непосредственно в кассы банков;
С помощью услуг инкассаторской службы банков;
С помощью специализированной инкассаторской службы, имеющей лицензию
Банка России;
Через организацию федеральной почтовой связи;
- в автоматические сейфы.
Обособленное подразделение (филиал, представительство) организации, имеющее счет в банке, инкассируется в том же порядке, что и юридическое лицо. При этом в кассе необходимо обязательно документально оформлять оприходование выручки (приходными ордерами) и сдачу ее в банк (расходным ордером). Записи вносятся в разделы кассовой книги обособленного подразделения.
Правила хранения, перевозки и инкассации наличных денег в кредитных организациях на территории Российской Федерации установлены положением Банка России от 24.04.2008 № 318-П «О порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты в кредитных организациях на территории Российской Федерации» (далее - Положение № 318-П). В соответствии с Федеральным законом от 10.07.2002 № 86-ФЗ «О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)» перевозку наличных денег, инкассацию, а также кассовые операции по приему и обработке наличных денег могут осуществлять только организации, входящие в систему Банка России.
Для перевозки наличных денег кредитная организация может привлекать организации, оказывающие услуги по перевозке ценных грузов. И если для осуществления инкассации требуется наличие лицензии, то к транспортировке денежных средств такие требования не предъявляются. Однако ее могут осуществлять только специализированные организации, оказывающие услуги по перевозке ценных грузов.
Отношения с инкассаторскими работниками, осуществляющими перевозку наличных денег и инкассацию, определяются договором о полной материальной ответственности. Если операции по перевозке и инкассации наличных денег осуществляются совместно несколькими инкассаторскими работниками и нет возможности разграничить их ответственность за причинение ущерба, заключается договор о коллективной (бригадной) материальной ответственности.
В случае осуществления инкассаторских услуг заключается договор на инкассацию, пересчет и зачисление (перечисление) денежной наличности на банковские счета организации. Если инкассация осуществляется сотрудниками банка, подписывается двусторонний договор, если привлекается небанковская кредитная организация, подписывается трехсторонний договор. От каждой из трех сторон назначается ответственное лицо.
Как правило, по договору инкассации организации вменяется в обязанность обеспечение свободных и освещенных подъездных путей, входов, выходов и коридоров, изолированного и непросматриваемого кассового помещения, запирающегося изнутри, беспрепятственного передвижения вооруженных инкассаторов в здании по маршруту вход - касса - выход, сопровождение работником охраны или иным должностным лицом организации.
Правила проведения инкассации
Для каждой организации, осуществляющей инкассацию наличных денег, в банке ежемесячно оформляются номерные явочные карточки 0402303. Формы этого и других документов утверждены Положением Банка России № 318-П. В явочной карточке указываются номера закрепленных сумок, наименование, адрес, телефон организации, выходные дни, время окончания работы, время заезда инкассаторов и др.
С учетом объема инкассируемых наличных денег определяется количество порожних сумок, выдаваемых организации. Каждой сумке присваивается индивидуальный номер. Руководителем инкассации по согласованию с организацией устанавливаются время и периодичность заездов инкассаторов.
Инкассатор в присутствии кассира проверяет целость сумки и пломбы, соответствие пломбы имеющемуся образцу, правильность заполнения накладной и квитанции. После заполнения кассиром явочной карточки инкассатор проверяет соответствие суммы наличных денег, проставленной в явочной карточке, накладной и квитанции. А также сверяет номер сумки с наличными деньгами с номером, указанным в явочной карточке, накладной и квитанции. Неправильная запись в явочной карточке зачеркивается, на полях проставляется новая запись, заверенная кассиром. Инкассатор не имеет права производить записи в явочной карточке.
При приеме сумки с наличными деньгами инкассатор подписывает квитанцию к сумке, проставляет штамп, дату приема сумки с наличными деньгами и возвращает квитанцию кассиру. Если инкассатор выявил нарушение целости сумки или пломбы или неправильное составление препроводительной ведомости к сумке, то прием сумки не производится.
Дефекты упаковки и ошибки в составлении препроводительной ведомости к сумке устраняются в присутствии инкассаторов, если это не нарушает график их работы. В ином случае прием сумок с наличными деньгами в организации осуществляется при повторном заезде инкассаторов в удобное для них время. Соответствующая запись заносится в раздел «Повторные заезды» явочной карточки.
Если сумка не сдана инкассатору, кассир организации обязан в явочной карточке в строке за эту дату произвести запись «Отказ», привести причины отказа и заверить своей подписью.
Инкассаторы не несут ответственности за недостачу или излишек денежных средств, а также за фальшивые и неплатежеспособные банкноты, обнаруженные при пересчете денег, если инкассаторская сумка исправна. Это подтверждает судебная практика. Однако, если инкассатор примет дефектную сумку или произойдет ее утрата, он, согласно действующему законодательству, несет перед своим клиентом материальную ответственность в размере суммы утраченных денежных средств (постановление ФАС ЗСО от 05.05.2009 № Ф04-2204/2009 (4483-А70-8)).
©2015-2019 сайт
Все права принадлежать их авторам. Данный сайт не претендует на авторства, а предоставляет бесплатное использование.
Дата создания страницы: 2016-04-12
Размещено на сайте 01.08.2012
Для сдачи наличности в банк страховые организации прибегают к услугам инкассаторов, что гарантирует им сохранность денежных средств. Создание собственной структуры инкассации наличности требует больших расходов и не всегда нецелесообразно. преимуществом услуг сторонних организаций является их ответственность за несвоевременную инкассацию денежных средств. Как ведется учет инкассируемой наличности в страховой организации?
В соответствии с положением Банка России от 12.10.2011 № 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» все организации обязаны сдавать в учреждения банков поступающие в их кассы наличные денежные средства сверх установленного лимита остатка наличных денежных средств для последующего зачисления на их счета.
Организация, в состав которой входят обособленные подразделения, не имеющие расчетного счета, самостоятельно определяет лимит остатка наличных в этих подразделениях. По каждому из них организация ведет свой раздел кассовой книги.
Сдача денежных средств на соответствующие счета в банках может производиться:
— непосредственно в кассы банков;
— с помощью услуг инкассаторской службы банков;
— с помощью специализированной инкассаторской службы, имеющей лицензию Банка России;
— через организацию федеральной почтовой связи;
— в автоматические сейфы.
Обособленное подразделение (филиал, представительство) организации, имеющее счет в банке, инкассируется в том же порядке, что и юридическое лицо. При этом в кассе необходимо обязательно документально оформлять оприходование выручки (приходными ордерами) и сдачу ее в банк (расходным ордером). Записи вносятся в разделы кассовой книги обособленного подразделения.
Правила хранения, перевозки и инкассации наличных денег в кредитных организациях на территории Российской Федерации установлены положением Банка России от 24.04.2008 № 318-П «О порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты в кредитных организациях на территории Российской Федерации» (далее — Положение № 318-П). В соответствии с Федеральным законом от 10.07.2002 № 86-ФЗ «О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)» перевозку наличных денег, инкассацию, а также кассовые операции по приему и обработке наличных денег могут осуществлять только организации, входящие в систему Банка России.
Для перевозки наличных денег кредитная организация может привлекать организации, оказывающие услуги по перевозке ценных грузов. И если для осуществления инкассации требуется наличие лицензии, то к транспортировке денежных средств такие требования не предъявляются. Однако ее могут осуществлять только специализированные организации, оказывающие услуги по перевозке ценных грузов.
Отношения с инкассаторскими работниками, осуществляющими перевозку наличных денег и инкассацию, определяются договором о полной материальной ответственности. Если операции по перевозке и инкассации наличных денег осуществляются совместно несколькими инкассаторскими работниками и нет возможности разграничить их ответственность за причинение ущерба, заключается договор о коллективной (бригадной) материальной ответственности.
В случае осуществления инкассаторских услуг заключается договор на инкассацию, пересчет и зачисление (перечисление) денежной наличности на банковские счета организации. Если инкассация осуществляется сотрудниками банка, подписывается двусторонний договор, если привлекается небанковская кредитная организация, подписывается трехсторонний договор. От каждой из трех сторон назначается ответственное лицо.
При инкассации с привлечением небанковской кредитной организации функции подразделяются следующим образом:
— организация обеспечивает подготовку сумки с наличными деньгами и ее сдачу инкассатору, оплачивает услуги инкассатора и банка;
— инкассатор в согласованные дни и часы проводит инкассацию (прием сумок с наличными деньгами) от уполномоченного лица организации, доставку в банк и сдачу в кассу банка. При необходимости осуществляет временное хранение в подразделении инкассации;
— банк принимает сумки с наличными деньгами от инкассатора, осуществляет пересчет наличных денег и зачисление на счет организации.
К договору прилагаются:
— перечень подразделений организации с указанием наименования подразделений, адресов, телефонов, ФИО руководителя и кассира. В дальнейшем, если необходимо дополнить перечень подразделений, подлежащих обслуживанию, организация оформляет заявку на обслуживание и дополнительное соглашение к договору;
— заявка на проведение инкассации;
— протокол согласования цен на инкассацию, временное хранение и прием, пересчет для перечисления наличных денег.
Как правило, по договору инкассации организации вменяется в обязанность обеспечение свободных и освещенных подъездных путей, входов, выходов и коридоров, изолированного и непросматриваемого кассового помещения, запирающегося изнутри, беспрепятственного передвижения вооруженных инкассаторов в здании по маршруту вход — касса — выход, сопровождение работником охраны или иным должностным лицом организации.
Правила проведения инкассации
Для каждой организации, осуществляющей инкассацию наличных денег, в банке ежемесячно оформляются номерные явочные карточки 0402303. Формы этого и других документов утверждены Положением Банка России № 318-П. В явочной карточке указываются номера закрепленных сумок, наименование, адрес, телефон организации, выходные дни, время окончания работы, время заезда инкассаторов и др.
С учетом объема инкассируемых наличных денег определяется количество порожних сумок, выдаваемых организации. Каждой сумке присваивается индивидуальный номер. Руководителем инкассации по согласованию с организацией устанавливаются время и периодичность заездов инкассаторов.
Перед выездом в организацию инкассаторы получают:
— порожние сумки;
— доверенности на перевозку и инкассацию наличных денег;
— штамп;
— ключи;
— явочные карточки 0402303.
По прибытии в организацию инкассатор предъявляет кассиру:
— документы, удостоверяющие личность;
— доверенность на перевозку наличных денег (инкассацию наличных денег);
— явочную карточку;
— порожнюю сумку, закрепленную за клиентом.
Кассир организации в свою очередь предъявляет инкассатору образец пломбы, передает сумку с наличными деньгами, накладную к сумке 0402300 и квитанцию к сумке 0402300. Сумка должна быть опломбирована так, чтобы ее вскрытие было невозможно без видимых следов нарушения целости сумки и пломбы.
На сумку составляются препроводительная ведомость 0402300 и реестр проведенных операций. При этом сумма, указанная в препроводительной ведомости, должна соответствовать общей сумме наличных денег, отраженной в реестре проведенных операций. Ведомость и реестр вкладываются в сумку с наличностью.
Инкассатор в присутствии кассира проверяет целость сумки и пломбы, соответствие пломбы имеющемуся образцу, правильность заполнения накладной и квитанции. После заполнения кассиром явочной карточки инкассатор проверяет соответствие суммы наличных денег, проставленной в явочной карточке, накладной и квитанции. А также сверяет номер сумки с наличными деньгами с номером, указанным в явочной карточке, накладной и квитанции. Неправильная запись в явочной карточке зачеркивается, на полях проставляется новая запись, заверенная кассиром. Инкассатор не имеет права производить записи в явочной карточке.
При приеме сумки с наличными деньгами инкассатор подписывает квитанцию к сумке, проставляет штамп, дату приема сумки с наличными деньгами и возвращает квитанцию кассиру. Если инкассатор выявил нарушение целости сумки или пломбы или неправильное составление препроводительной ведомости к сумке, то прием сумки не производится.
Дефекты упаковки и ошибки в составлении препроводительной ведомости к сумке устраняются в присутствии инкассаторов, если это не нарушает график их работы. В ином случае прием сумок с наличными деньгами в организации осуществляется при повторном заезде инкассаторов в удобное для них время. Соответствующая запись заносится в раздел «Повторные заезды» явочной карточки.
Если сумка не сдана инкассатору, кассир организации обязан в явочной карточке в строке за эту дату произвести запись «Отказ», привести причины отказа и заверить своей подписью.
Прием сумки с наличностью банком
Порядок сдачи сумки инкассаторским работником отличается от порядка сдачи в банк сумки работником страховщика.
При приеме сумки с наличностью банковский работник проверяет соответствие записей в сопроводительных документах:
— накладной и явочном листе, если сумка сдается инкассатором;
— накладной и квитанции, если сумка сдается работником страховщика.
Кроме того, проверяется:
— не имеет ли поступившая сумка с наличными деньгами каких-либо повреждений (заплат, наружных швов, разрыва ткани, поврежденных замков, пломб, разрыва обвязки или узлов на обвязке и др.);
— цела ли сумка с наличными деньгами и пломба на ней;
— соответствует ли номер сумки с наличными деньгами номеру, указанному в накладной к сумке, если сумка с наличными принимается от инкассаторских работников, или в накладной к сумке и квитанции к сумке — если сумка с наличными деньгами принимается от организации.
На основании проверки составляется журнал, который при соответствии записей подписывается работником банка и представителем организации, сдающим сумку. Если сумка сдается инкассатором, ему передается второй экземпляр журнала. Если же сумка сдается сотрудником страховщика, то экземпляр журнала остается в банке, а страховщику передается подписанная квитанция.
При выявлении несоответствий в сопровождающих документах в графе «Примечание» журнала делается соответствующая запись, если сумка сдается через инкассаторов. Если же сумку с несоответствующими данными в сопроводительных документах сдает работник страховщика, она возвращается организации вместе с накладной и квитанцией.
Если сумка имеет повреждения, то в присутствии лиц, предъявивших сумку, она вскрывается, а наличность — принимается путем поштучного, полистного пересчета.
При выявлении излишка или недостачи составляется акт вскрытия и пересчета вложенных денег. В акте указываются:
— фирменное наименование кредитной организации (фирменное наименование кредитной организации и наименование филиала);
— дата;
— наименование организации;
— реквизиты упаковки;
— причина вскрытия упаковки;
— наименования должностей, фамилии, инициалы работников, осуществлявших пересчет наличных денег и присутствовавших при пересчете наличных денег;
— сведения о помещении, в котором осуществлялся пересчет наличных денег;
— сумма наличных денег по данным кассовых документов и фактическая сумма наличных денег.
Акт пересчета наличных денег подписывается лицами, осуществлявшими пересчет. Первый экземпляр акта передается работнику банка, второй направляется организации, третий экземпляр передается инкассаторским работникам.
Инкассаторы не несут ответственности за недостачу или излишек денежных средств, а также за фальшивые и неплатежеспособные банкноты, обнаруженные при пересчете денег, если инкассаторская сумка исправна. Это подтверждает судебная практика. Однако, если инкассатор примет дефектную сумку или произойдет ее утрата, он, согласно действующему законодательству, несет перед своим клиентом материальную ответственность в размере суммы утраченных денежных средств (постановление ФАС ЗСО от 05.05.2009 № Ф04-2204/2009 (4483-А70-8)).
Вложение сумки в автоматический сейф
Страховщик может сдавать наличность через автоматические сейфы банка. Для этого он должен иметь достаточное количество порожних сумок.
Формирование сумки осуществляется так же, как и для инкассации. При этом кредитной организацией с учетом технологии приема сумок автоматическим сейфом определяется способ прикрепления накладной, которая либо вкладывается в сумку, либо прикрепляется к ней. Квитанция остается у страховщика.
Процедура вложения сумки в сейф следующая.
1. Клиент вводит номер сумки, персональный код, пароль или другие предусмотренные договором банковского счета, счета по вкладу (депозиту) или другим договором идентифицирующие его данные.
2. После вложения сумки с наличными деньгами клиент выводит распечатку автоматического сейфа, подтверждающую осуществление операции по приему сумки с наличными деньгами, в которой содержится информация о клиенте, дате и времени вложения сумки с наличными деньгами в автоматический сейф.
Бухгалтерский учет
Сдача наличных денежных средств в банк через инкассаторов оформляется расходным кассовым ордером с использованием счета 57 «Переводы в пути». Использование указанного счета удобно с точки зрения аналитического учета по инкассируемым точкам и инкассаторам.
Пример 1
Страховщик передал наличность инкассатору для доставки в банк с целью зачисления на расчетный счет в сумме 700 тыс. руб. Комиссия банка составила 0,2% от инкассируемой суммы. Бухгалтерские проводки приведены в таблице 1.
Таблица 1
Учет сдачи наличности в банк через инкассатора
|
Проводки |
Сумма (руб.) |
Документ-основание |
|
|
Переданы наличные денежные средства из кассы инкассаторам |
Расходный кассовый ордер Квитанция к сумке |
||
|
Зачислены денежные средства на расчетный счет |
Выписка банка |
||
|
Списана комиссия банка |
Дт 91.2 Кт 51 |
Выписка банка |
В настоящее время достаточно много тарифов на пакетные продукты по расчетно-кассовому обслуживанию для юридических лиц. Стоимость услуг по приему, пересчету наличных денег зависит от состава пакета. Обычно в пакет включен определенный лимит сданной наличности. За потребление услуги сверх лимита установлено вознаграждение, которое составляет определенный процент от сданной суммы. Расчеты со специализированной инкассаторской службой производятся за месяц и состоят из двух частей:
— постоянная — в зависимости от установленного графика обслуживания каждого подразделения;
— переменная — сумма вознаграждений в проценте от каждой инкассированной суммы.
Пример 2
Предположим, что тариф за одну инкассацию составляет 400 руб., но не менее 5 тыс. руб. в месяц плюс 0,03% от суммы инкассированной наличности. Инкассация проводится один раз в неделю по трем адресам. Инкассируемая сумма является постоянной и равна 600 тыс. руб. Бухгалтерские проводки приведены в таблице 2.
Используя данные примера, определим стоимость услуг:
(5000 * 3 + (600 000 * 4 * 3) * 0,03%) = 17 160 руб.
Таблица 2
Учет оплаты услуг специализированной инкассаторской службы
Пример 3
Предположим, что при инкассации наличности в сумме 650 тыс. руб. выявлена недостача в размере 10 тыс. руб. Бухгалтерские проводки приведены в таблице 3.
Таблица 3
Учет недостачи денежных средств в инкассаторской сумке
Недостача может быть отнесена на виновных лиц (счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба») или на прочие расходы (счет 91.2 «Прочие расходы»), если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков. Виновное лицо несет ответственность в размере среднего месячного заработка — по распоряжению руководителя организации (ст. 248 ТК РФ), а свыше — по добровольному согласию или по решению суда.
Кассир организации является материально ответственным лицом и несет полную индивидуальную материальную ответственность за сохранность вверенных ему ценностей и причиненный ущерб. Согласно действующему законодательству при установлении факта хищения и недостачи в кассе проводится ревизия.
Пример 4
Используя данные примера 3, предположим, что недостача отнесена на виновное лицо и удержана из заработной платы.
Таблица 4
Учет недостачи, отнесенной на виновное лицо
Пример 5
Предположим, что при инкассации наличности в сумме 430 тыс. руб. выявлены излишки, которые зачислены на расчетный счет в сумме 1 тыс. руб. Операции в учете будут отражены проводками.
Таблица 5
Учет излишка, зачисленного на расчетный счет
Ответственность организаций и должностных лиц за нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций предусмотрена ст. 15.1 КоАП. Вне зависимости от того, по прямому умыслу нарушен этот порядок или по неосторожности, административный штраф должностных лиц составляет от 4 до 5 тыс. руб., организации — от 40 до 50 тыс. руб.
Л.И. Баранова, ООО СК «ВТБ Страхование», филиал в Санкт-Петербурге, начальник бухгалтерской службы
Сегодня уже никого не удивляют на улицах автомобили с зелеными полосами. Все прекрасно знают, что это — инкассаторские автомобили, в которых перевозят деньги и различные материальные ценности.
Необходимость в перевозке, доставке денежных средств до места хранения возникла одновременно с появлением денежных знаков. На Руси зародки инкассации появились в конце IX века, когда князь и бояре выделяли вооруженную охрану из своей рати для торговых караванов, которые обеспечивали защиту от грабителей.
С ростом экономики и различных учреждений появились необходимость сбора наличных денежных средств и их перевозка. Так возникли специфические функции – инкассация, а вмести с ними и профессия инкассатора. Инкассация в дословном переводе с итальянского языка (incassare) – класть в ящик. В данное время под термином инкассация подразумевается сбор, доставка денежной массы и других материальных ценностей в отделения банков и в места их хранения. На просторах бывшего Советского Союза инкассация возникла как самостоятельный орган в 1 августа 1939 года при госбанке СССР.
Сегодня, в наиболее распространенном понимании, инкассация подразумевает под собою упорядоченную в соответствии с законами и нормативными актами государства сдачу и прием денежной массы различными предприятиями, организациями, их структурными подразделениями и финансовыми учреждениями. Инкассация так же обеспечивает транспортировку и доставку валютных ценностей, ценных бумаг, выемку наличности с платежных терминалов, загрузку и выгрузку банкоматов, перевозку любых, всевозможных материальных ценностей.
Инкассатор – это человек, который соответствует требованиям и критериям профессионального отбора. Так инкассатором может стать гражданин, который достиг 21 года. Образование не ниже среднего, имеет прекрасную физическую форму и стойкую уравновешенную психику, не имеет судимостей.
Инкассация — это довольно сложный комплекс мероприятий, связанных с организацией мероприятий, которые разрабатывается самостоятельно подразделением инкассации с учетом требований клиентов, внутренних инструкций и законодательством. Основным требованием является сохранность перевозимых материальных средств и безопасность проведения всех мероприятий связанных с инкассацией.
Услуги инкассации осуществляются на платной основе, согласно договору. Главным, обязательным субъектом инкассации выступает банк или другое финансовое учреждение. Банк может самостоятельно организовывать все виды инкассаторских услуг с помощью своего самостоятельного подразделения – инкассации, а также пользоваться этими услугам других банков.
Инкассация наличных денежных средств является самой распространенной услугой. Инкассация проходит несколько этапов, таких как подготовка денежных средств к инкассации, подготовка сопроводительных документов, сдача наличности уполномоченному лицу, органу. Транспортировка в банковское учреждение, прием наличности банком, зачисление сданной сумы на определенный банковский счет. Банк осуществляет пересчет денежных средств, осуществляет контроль и проверку с соответствием с сопроводительными документами, а так же проверяет подлинность банкнот, монет и их платежеспособность.
Как проходит инкассация?
Перед тем как начать инкассацию субъекты заключают между собою договор, в котором прорисуется все ответственности сторон и материальное вознаграждение за проведенные операции, так же в договоре указывается график заезда инкассации. Инкассатор приезжает на инкассируемый объект в установленное время. Перед входом в кассовый узел или другое закрытое отдельное помещение, специально предусмотренное для проведения инкассации, инкассатор предъявляет кассиру свое служебное удостоверение. Данные удостоверения сверяют со списком инкассаторов и только после этого предоставляют доступ в специально предусмотренное помещение. Уполномоченное лицо предоставляет инкассатору сопроводительные документы в опломбированной инкассаторской сумке в двух экземплярах, третий экземпляр сопроводительного документа находится в инкассаторской сумке. Инкассатор на документах проставляет свои реквизиты и ставит подпись и печать подразделения инкассации. Инкассатор так же дает кассиру явочную карту, в которой кассир ставит число, время, сумму инкассируемых средств и подпись.
Принимая опломбированную инкассаторскую сумку или мешок, инкассатор проверяет ее целостность пломбу и оттиск пломбиратор сверяет его с образцом оттисков пломбиратором. Образцы оттисков пломбиратором должны находиться в кассе субъекта инкассации. Про инкассирование средства передаются в кассу финансового учреждения, где так же проверяют целостность сумок и пломб, составляют журнал (акт) принятых сумок от инкассаторов.
Сегодня все чаше начинают использовать одноразовые инкассаторские пакеты, которые имеют повышенную защиту от несанкционированного открытия, а также в практику начинают входить сканирующие устройства, которые считывают информацию с инкассаторского пакета и передают ее на отдел инкассации и кассы банка.
Как перевозятся материальные ценности?
Перевозка материальных ценностей осуществляется согласно нормативно-правовых актов, договора между субъектом и подразделением инкассации.
На основании договора отдел (сектор, подразделение) инкассации принимает заявку на перевозку материальных ценностей. Отделом инкассации выписывается доверенность на старшего бригады инкассации, на основании которой бригада инкассации получает материальные ценности. В доверенности прописывается личные данные инкассаторов бригады, вид материальных ценностей, начальный и конечный пункт доставки. По прибытию в пункт получения материальных ценностей инкассация сдает доверенность в кассу субъекта, получает описи материальных ценностей в трех экземплярах, согласно которых проверяют и пересчитывают полученные ценности. Материальные средства упаковываются в инкассаторские мешки, на описях проставляются подписи членов бригады инкассации, которые подтверждают получение ценностей, и первый экземпляр описи остается в кассе субъекта, который передает ценности инкассаторам. Второй и третий экземпляр забирают инкассаторы.
Доставив ценности в кассу назначения, инкассаторы передают описи и материальные ценности материально ответственным лицам, где их проверяют согласно описи. Описи заполняются кассирами, получившими ценности. Инкассаторы проставляют свои подписи, которые подтверждают сдачу материальных средств в пункт назначения. Материально ответственные лица за принятие ценностей проставляют свои подписи и личные данные в подтверждения принятия ценностей в полном объеме. Если есть нарушения или недостача доставляемых материальных ценностей, то составляется акт при всех материально ответственных лицах, на место вызывается служба безопасности учреждения и правоохранительные органы. Которые согласно закону имеют право проводить следственные действия.
Во время перевозки материальных ценностей и инкассации в последнее время используются только бронированные специальные автомобили, которые гарантируют безопасность жизни и здоровью инкассаторов и сохранность материальных средств при нападении.