Общий порядок обложения ндфл командировочных расходов. Суточные при командировках: размер, налоговый учет, ндфл и страховые взносы

Компания вправе по своему усмотрению установить размер суточных при командировках по России и за рубеж - в коллективном договоре или локальном нормативном акте (ст. 168 ТК РФ).

НДФЛ с суточных. До 2017 года страховые взносы c суточных не начисляли независимо от размера суточных. Пределы были только для НДФЛ:

700 руб. в сутки - для командировок по России;
2500 руб. в сутки - для зарубежных командировок.

Эти суммы относятся к компенсацонным выплатам. Их в состав доходов работника не включали и НДФЛ с них не удерживали (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Если компания платила суточные в повышенных размерах, с превышения начисляли НДФЛ.

Здесь ничего не изменилось, в этом году правила такие же.

Взносы с суточных . А вот для взносов, поскольку они перешли под контроль ФНС, законодатели установили пределы необлагаемых сумм. И с 1 января 2017 года лимиты для взносов такие же, как для НДФЛ (п. 2 ст. 422 НК РФ).

То есть не облагают взносами только суточные в размере 700 руб. по России и 2500 руб. при загранкомандировках. С превышения надо начислить взносы.

Взносов на травматизм поправки не касаются - с суточных их не начисляют независимо от сумм.

В остальном же перечень выплат, не подлежащих обложению страховыми взносами на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, не изменяется, сообщили финансисты. И если у компании возникли вопросы по исчислению и уплате взносов, следует руководствоваться разъяснениями Минтруда, которые министерство давало по этим вопросам раньше (письмо Минфина от 16 ноября 2016 г. № 03-04-12/67082).

Налоги и взносы	Суточные в пределах норм	Суточные сверх норм в размере, установленном компанией
Страховые взносы	Не начисляются	Начисляются на сумму, которая превышает законодательные нормы
	Не удерживается	Удерживается по ставке 13% с суммы, которая превышает законодательные нормы
Налог на прибыль	Учитываются в расходах	Учитываются в расходах
Упрощенка с объектом «доходы минус расходы»	Учитываются в расходах	Учитываются в расходах

Налог на прибыль. При расчете налога на прибыль суточные не нормируются (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, письмо Минфина от 6 февраля 2009 г. № 03-03-06/1/41).

Включайте их в состав расходов в полном размере, предусмотренном коллективным договором или локальными нормативными актами организации - приказами, положением об оплате труда, о командировках и т.п. (ст. 168 ТК РФ).

По каким правилам сейчас начислять налоги и взносы с суточных, смотрите в таблице выше.

Пример

ООО «ПроектСтрой» (общая система) направило инженера Васильева В.А. в командировку в Саратов на 5 дней - с 13 по 17 марта 2017 года. В соответствии с положением о командировках компания установила суточные по России в размере 1200 руб.

Бухгалтер посчитал НДФЛ с суммы превышения:

(1200 руб. - 700 руб.) × 5 дн. × 13% = 325 руб.

А затем взносы:

на обязательное пенсионное страхование - 550 руб. ((1200 руб. - 700 руб.) × 5 дн. × 22%);
на обязательное медстрахование - 127,5 руб. ((1200 руб. - 700 руб.) × 5 дн. × 5,1%);
на страхование от временной нетрудоспособности и в связи с материнством - 72,5 руб. ((1200 руб. - 700 руб.) × 5 дн. × 2,9%).

В расходы для налога на прибыль бухгалтер включил сумму суточных полностью - 6000 руб. (1200 руб. × 5 дн.) и все начисленные взносы в сумме 750 руб. (550 + 127,5 + 72,5).

Чтобы избежать начисления взносов, можно изменить размеры суточных. Образец приказа.

НДФЛ и взносы с командировочных расходов: о чем предупреждают чиновники

Однодневные командировки. При однодневной командировке суточные работнику не положены (п. 11 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. 749). Другие расходы - на проезд и т.п. - работодатель должен компенсировать (ст. 168 ТК РФ).

Эти компенсации учитываются в расходах для налога на прибыль, а страховыми взносами и НДФЛ не облагаются, если работник подтвердил расходы документами (письма Минфина от 8 мая 2015 г. № 03-03-06/1/26918, Минтруда от 13 мая 2006 г. № 17-3/ООГ-764).

Суточные в валюте. При загранкомандировках налоговую базу для НДФЛ и взносов считают так.

1. Суточные выдали в рублях. Размер суточных для НДФЛ и взносов определяют только один раз - на дату выдачи денег. Пересчитывать суточные по курсу ЦБ на последний день месяца не требуется (письмо Минфина от 9 февраля 2016 г. № 03-04-06/6531).

2. Суточные выдали в валюте. В этом случае датой получения дохода считается последний день месяца, в котором руководитель компании утвердил авансовый отчет. Если расходы по курсу ЦБ на этот день превысили лимит, превышение облагают НДФЛ и страховыми взносами.

Отпуск после командировки. Если работник остался в месте командировки для проведения отпуска, расходы на обратный билет нельзя учесть для налога на прибыль, считают финансисты (письмо Минфина от 21 октября 2016 г. № 03-03-06/3/61516).

Правда, раньше чиновники давали и другие разъяснения - разрешали учесть расходы. Так как вернуться из командировки сотрудник должен в любом случае и организация все равно понесла бы эти расходы (письма ФНС от 20 августа 2014 г. № СА-4-3/16564,Минфина от 11 августа 2014 г. № 03-03-10/39800 и др.).

Но безопаснее придерживаться более поздней позиции чиновников.

Если организация оплатила обратный билет в такой ситуации, у работника появляется доход в натуральной форме (экономическая выгода). И с него работодатель должен исчислить НДФЛ. Если же работник задержался в месте командировки на выходные или праздники, экономической выгоды не будет, НДФЛ начислять в этом случае не надо (письмо Минфина от 7 декабря 2016 г. № 03-04-06/72892).

Посадочный талон. Чтобы подтвердить расходы по налогу на прибыль, нужна не только маршрут/квитанция электронного авиабилета, но и посадочный талон (письмо Минфина от 9 января 2017 г. № 03-03-06/1/80056). Объясните сотрудникам, что это обязательный документ, и предупредите, чтобы они его сохраняли.

Сервисные услуги. Чиновники считают, что по ж/д билетам для командированного работника нельзя принять к вычету НДС по сервисным услугам, которые включают услуги по предоставлению питания. Так как вычет для питания при командировках не предусмотрен (он только для расходов на проезд, включая постельное белье). Так что безопаснее покупать для сотрудников билеты без дополнительного сервиса либо не принимать НДС с таких услуг к вычету (письмо ФНС от 9 января 2017 г. № СД-4-3/2).

В наш век информационных технологий вопросы, связанные с такой статьёй расходов компании, как командировки сотрудников, по-прежнему не теряют своей актуальности. Особенность учета этих затрат состоит в том, что сейчас они затрагивают облагаемую базу сразу по трём направлениям: НДФЛ, налог на прибыль и страховые взносы, расчёт которых в свете недавних законодательных изменений зачастую вызывает трудности.

Отправляя сотрудника в целевую поездку, каждая компания сталкивается с необходимостью возмещения следующих основных категорий затрат:

проезд (бронирование билетов, оформление проездных, аренда авто, бензин);
аренда жилья (гостиница/квартира/комната и т.д.);
дополнительные затраты, обусловленные проживанием командированного вне дома (суточные);
другие затраты (к примеру, покупка местной сим-карты, канцелярии), согласованные с работодателем.

Рассмотрим подробнее нюансы нормирования и налогообложения суточных. Они причитаются работнику за каждые сутки его пребывания в деловой поездке, а также нахождения в дороге, при этом выходные и государственные праздники, если таковые выпадают непосредственно на даты служебной поездки - не исключение. Документально подтверждать расходование суммы суточных не нужно.

Для целей налога на прибыль разрешается принять в расходы всю начисленную сумму суточных, размер которых зафиксирован в локальных нормативных актах фирмы. Это можно сделать без какой-либо дополнительной первички, руководствуясь стандартным приказом о направлении в командировку и утверждённым авансовым отчётом.

Аналогичное правило действует и при применении УСН: закреплённая в документах фирмы сумма суточных уменьшает налогооблагаемую базу без ограничений.

Несмотря на то, что сумма полагающихся работнику суточных законодательно не ограничена, нормы для целей учёта НДФЛ в Налоговом кодексе существуют: налог удерживают с суточных, превышающих ежедневные 700 руб. при служебной командировке по территории РФ и 2500 руб. при командировке за рубеж.

Что касается взносов на страхование, с 2017 года ими облагаются суточные сверх этих же норм (ранее для целей обложения взносами действовал лимит, который компании самостоятельно устанавливают в своих локальных актах).

Нужно отметить, что это правило касается только тех взносов, которые с 1 января 2017 администрирует ФНС (на ОПС, ОМС и социальное страхование), тогда как от взносов на травматизм по-прежнему освобождается вся сумма суточных независимо от размера.

Расчет НДФЛ необходимо производить последним днём того месяца, в котором был утверждён авансовый отчёт сотрудника, вернувшегося из командировки. Удерживают налог из суммы ближайшей по времени выплаты дохода, а его уплата в бюджет производится не позднее следующего рабочего дня после этой выплаты.

В базу для начисления страховых взносов сверхлимитные суточные также попадут в месяце утверждения авансового отчета.

Кстати! Безошибочно и в автоматическом режиме рассчитать НДФЛ и страховые взносы с командировочных расходов вы можете с помощью онлайн-сервиса « Моё Дело ». Также сервис легко считает зарплату, декретные и отпускные, позволяет вести учет сотрудников, начислять зарплатные налоги и взносы, готовить и отправлять отчетность по сотрудникам в ПФР, ФСС и ФНС. Получить бесплатный доступ к сервису вы можете прямо сейчас по ссылке .

Пример

Инженер Иванов едет в командировку из Санкт-Петербурга в Москву на 4 дня с 7 по 10 ноября 2017 г. В коллективном договоре организации прописана сумма суточных 2000 рублей. Перед отъездом Иванов получил на карту 8000 рублей (4 сут. × 2000 руб.). По возвращении из командировки им был представлен авансовый отчет, который директор утвердил 13 ноября. Бухгалтер произвёл начисление НДФЛ 30.11.2017: (2000 руб. - 700 руб.) × 13% × 4 = 676 руб., а также начисление страховых взносов: база для их расчёта (2000 руб. - 700 руб.) × 4 = 5200 руб.

День выплаты заработной платы в компании установлен 5 числа. Напомним, что в общем случае срок уплаты НДФЛ - не позднее рабочего дня, следующего за днём фактического перечисления заработной платы, а для страховых взносов - 15-е число месяца, следующего за месяцем начисления. Проиллюстрируем ситуацию проводками:

03.11.2017 Дебет 71 Кредит 51 - 8000 руб. (выплата суточных на карту);

13.11.2017 Дебет 20 (26, 44) Кредит 71 - 8000 руб. (утвержден авансовый отчет в части суточных);

30.11.2017 Дебет 70 Кредит 68 - 676 руб. (начислен НДФЛ со сверхнормативных выплат);

30.11.2017 Дебет 20 (26, 44) Кредит 69.01 - 150,80 руб. (начислены взносы на социальное страхование с превышающих лимит суточных);

30.11.2017 Дебет 20 (26, 44) Кредит 69.02 - 1040 руб. (начислены взносы на обязательное пенсионное страхование с превышающих лимит суточных);

30.11.2017 Дебет 20 (26, 44) Кредит 69.03 - 265,20 руб. (начислены взносы на обязательное медицинское страхование с превышающих лимит суточных);

05.12.2017 Дебет 68 Кредит 51 - 676 руб. (уплачен НДФЛ со сверхнормативных суточных в бюджет);

15.12.2017 Дебет 69 Кредит 51 - 1560 руб. (уплачены страховые взносы с сумм превышения норм суточных в ФНС).

При перемещениях в командировке работники нередко прибегают к услугам служб такси. Однако при проверках к таким расходам в налоговом учёте контролёры относятся с особым вниманием, да и с обоснованием производственной необходимости таких затрат возникают сложности.

Затраты на такси относятся к группе расходов на проезд, и, поскольку Налоговым кодексом не конкретизированы виды транспорта, которые может использовать командированный для проезда к месту работы и обратно, их можно учесть в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией при условии надлежащего документального оформления.

Корректным подтверждением таких расходов может служить чек ККМ либо квитанция, содержащая обязательные реквизиты:

наименование, серия, номер документа;
наименование фрахтовщика;
дата выписки;
стоимость услуги по перевозке;
ФИО и личная подпись уполномоченного лица.

Также безопаснее запросить у сотрудника пояснения в письменном виде о причинах необходимости использования такси: такими могут быть, например, ранний рейс, неудобное расположение офиса относительно места проживания (трудно добраться городским транспортом) либо необходимость присутствия на рабочем месте в ночное время.

Нередко коммерческая организация принимает решение возместить сотруднику ряд прочих расходов, понесённых во время поездки по долгу службы. К прочим возможным расходам при командировках относят следующие:

на услуги связи (мобильной, интернет);
на оформление загранпаспорта, визы;
на банковские комиссии при обмене валюты;
на услуги VIP-залов на вокзалах и в аэропортах.

В тех случаях, когда такие расходы были понесены работником и документально подтверждены, эти суммы не будут облагаться НДФЛ и взносами. Если же документы сотрудник не представил, компенсировать эти расходы организация может, однако освобождаются они от НДФЛ и страховых взносов только в рамках установленных НК РФ норм. Не подтвержденные документально затраты для целей расчета налога на прибыль учесть нельзя.

С 2017 года не облагают страховыми взносами суточные в размере, который установлен Налоговым кодексом. Суточные сверх такого лимита, даже если их размер прописан в локальных нормативных актах компании, облагают как взносами, так и НДФЛ.

Как платить страховые взносы с суточных

С 2017 года ФНС России администрирует порядок расчета и уплаты страховых взносов в ПФР, ФФОМС и ФСС России (за исключением взносов на травматизм). В связи с этим Налоговый кодекс пополнился новой главой 34. В ней изложены правила начисления и уплаты взносов.

Так, установлено, что не подлежат обложению страховыми взносами суточные в размере:

не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории России;
не более 2500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке (п. 3 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК РФ).

До 2017 года суточные не облагались страховыми взносами в пределах, установленных самой компанией в ее локальных нормативных актах.

Таким образом, с 2017 года суточные сверх данных норм следует облагать взносами вне зависимости от того, прописаны сверхлимитные суммы в локальных нормативных актах или нет.

По общему правилу дата осуществления выплат определяется как день их начисления (п. 1 ст. 424 НК РФ). Датой получения работником дохода в виде сверхнормативных суточных является день утверждения авансового отчета.

А значит, суточные, которые превышают нормы, включают в базу для исчисления страховых взносов в том календарном месяце, в котором утвержден авансовый отчет работника.

Напомним, что по возвращении из командировки работник обязан в течение трех рабочих дней представить авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах, в том числе суточных, и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы (п. 26 Положения о командировках, утв. пост. Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Отметим, что суточные не облагают страховыми взносами на травматизм (п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ). При этом размер суточных не имеет значения.

Как платить НДФЛ с суточных

Сверхнормативные суточные также облагают НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Исчисление НДФЛ со сверхнормативных суточных производится в последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет. А удержание исчисленного налога производится, например, из суммы зарплаты. Удержанный НДФЛ должен быть перечислен в бюджет не позднее дня, следующего за днем выплаты дохода (подп. 6 п. 1 ст. 223, пп. 3, 6 ст. 226 НК РФ).

Доходы в виде суточных, превышающих установленные законом нормативы, при заполнении раздела 3 справки по форме 2-НДФЛ отражают по коду дохода 4800 "Иные доходы" в месяце утверждения авансового отчета (письма Минфина России от 21.06.2016 № 03-04-06/36099, ). А вот суточные в пределах норм не облагают НДФЛ и не отражают в справке 2-НДФЛ.

Сверхлимитные суточные также подлежат отражению в разделе 2 расчета по форме 6-НДФЛ (утв. ).

ПРИМЕР

Суточные на командировку по России были выплачены 13.03.2017. Их размер установлен в локальном нормативном акте в сумме 1000 руб. в сутки. Авансовый отчет по итогам командировки был утвержден 25.03.2017, зарплата за март выплачена 05.04.2017. Перечисление НДФЛ произведено 06.04.2017.

Раздел 2 расчета по форме 6-НДФЛ за полугодие 2017 г. следует заполнить следующим образом:

строка 100 "Дата фактического получения дохода" - последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет, - 31.03.2017;
строка 110 "Дата удержания налога" - дата выплаты очередной зарплаты - 05.04.2017;
строка 120 "Срок перечисления налога" - 06.04.2017;
строка 130 "Сумма фактически полученного дохода" - сумма сверхлимитных суточных;
строка 140 "Сумма удержанного налога" - удержанный НДФЛ (письмо ФНС России от 27.04.2016 № БС-4-11/7663).

Как отразить суточные в 6-НДФЛ

Суточные и налог на прибыль

В 2017 году при расчете налога на прибыль суточные нормировать не нужно. Списывать их компания вправе в размере, предусмотренном внутренними документами: коллективным договором, положением о командировках и иными нормативно-правовыми актами компании.

Командировочные расходы, в том числе суточные, учитывают в качестве прочих расходов, связанных с производством и реализацией. Признают их на дату утверждения авансового отчета. Это правило действует как при методе начисления, так и при кассовом методе (подп. 12 п. 1 ст. 264, подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Страховые взносы, исчисленные с суммы сверхнормативных суточных, включают в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на дату начисления (подп. 1 п. 1 ст. 264, подп. 1 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Как вести учет суточных

Суточные, как часть командировочных, относят к расходам по обычным видам деятельности (пп. 5, 7 ПБУ 10/99, утв. приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н).

Командировочные затраты принимают к учету на дату утверждения авансового отчета руководителем компании.

ПРИМЕР

В коллективном договоре компания установила размер суточных - 1000 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации. Работник пробыл в командировке 6 дней. Было выплачено 6000 руб. суточных.

Не подлежит обложению страховыми взносами и НДФЛ сумма в размере 4200 руб. (6 дн. x 700 руб.). А вот сумма, превышающая норму, - 1800 руб., подлежит обложению.

В бухгалтерском учете будут сделаны проводки:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50

6000 руб. - подотчетному лицу выданы суточные;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 71

6000 руб. - признаны расходы в виде суточных;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68

234 руб. (1800 руб. x 13%) - удержан НДФЛ со сверхлимитных суточных;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69

540 руб. (1800 руб. x (22% + 2,9% + 5,1%)) - начислены страховые взносы с суммы сверхнормативных суточных.

При направлении в служебную командировку работнику гарантируется возмещение расходов, связанных со служебной командировкой, в том числе дополнительных расходов по проживанию вне постоянного места жительства (суточные) (ст. 167, 168 ТК РФ).

В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику расходы по проезду и найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), иные расходы, произведенные работником с разрешения и ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных с командировками, устанавливают в коллективном договоре или локальном нормативном акте компании.

Страховые взносы с суточных

С 2017 года ФНС России администрирует порядок расчета и уплаты страховых взносов в ПФР, ФФОМС и ФСС России (за исключением взносов на травматизм). В связи с этим Налоговый кодекс пополнился новой главой 34 "Страховые взносы". В ней изложены правила начисления и уплаты взносов.

Так, установлено, что не подлежат обложению страховыми взносами суточные в размере:

не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации;

не более 2500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке (п. 3 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК РФ).

Напомним, что по возвращении из командировки работник обязан в течение трех рабочих дней представить авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах, в том числе суточных, и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на (п. 26 Положения о командировках, утв. пост. Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

НДФЛ с суточных

Сверхнормативные суточные также облагают НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Доходы в виде суточных, превышающих установленные законом нормативы, при заполнении раздела 3 справки по форме 2-НДФЛ отражают по коду дохода 4800 "Иные доходы" в месяце утверждения авансового отчета (письма Минфина России от 21.06.2016 № 03-04-06/36099, от 06.10.2009 № 03-04-06-01/256, ФНС России от 19.09.2016 № БС-4-11/17537). А вот суточные в пределах норм не облагают НДФЛ и не отражают в справке 2-НДФЛ.

Сверхлимитные суточные также подлежат отражению в разделе 2 расчета по форме 6-НДФЛ (утв. приказом ФНС России от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@).

Пример

Суточные на командировку по России были выплачены 13.03.2017. Их размер установлен в локальном нормативном акте в сумме 1000 руб. в сутки. Авансовый отчет по итогам командировки был утвержден 25.03.2017, зарплата за март выплачена 05.04.2017. Перечисление НДФЛ произведено 06.04.2017.

Раздел 2 расчета по форме 6-НДФЛ за полугодие 2017 г. следует заполнить следующим образом:

строка 100 "Дата фактического получения дохода" - последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет, - 31.03.2017;

строка 110 "Дата удержания налога" - дата выплаты очередной зарплаты - 05.04.2017;

строка 120 "Срок перечисления налога" - 06.04.2017;

строка 130 "Сумма фактически полученного дохода" - сумма сверхлимитных суточных;

строка 140 "Сумма удержанного налога" - удержанный НДФЛ (письмо ФНС России от 27.04.2016 № БС-4-11/7663).

Суточные в 6-НДФЛ

Суточные и

Учет суточных

Командировочные затраты принимают к учету на дату утверждения авансового отчета руководителем компании.

Пример

В коллективном договоре компания установила размер суточных - 1000 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации. Работник пробыл в командировке 6 дней. Было выплачено 6000 руб. суточных.

Не подлежит обложению страховыми взносами и НДФЛ сумма в размере 4200 руб. (6 дн. x 700 руб.). А вот сумма, превышающая норму, - 1800 руб., подлежит обложению.

В бухгалтерском учете будут сделаны проводки:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50

6000 руб. - подотчетному лицу выданы суточные;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 71

6000 руб. - признаны расходы в виде суточных;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68

234 руб. (1800 руб. x 13%) - удержан НДФЛ со сверхлимитных суточных;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69

540 руб. (1800 руб. x (22% + 2,9% + 5,1%)) - начислены с суммы сверхнормативных суточных.

Подавляющее большинство компаний имеет деловых партнёров. Они могут быть на территории нашей страны или за рубежом. Для сохранения прочных деловых отношений и для развития собственного бизнеса и производства руководители предприятий направляют сотрудников в командировки . Цели поездки могут быть различными: заключение договоров и подписание контрактов, поиск новых партнеров и предоставление разного рода услуг.

Отправляя своего работника в поездку, организация обязана оплачивать командировочные согласно законодательству РФ. Направляя в командировку, фирма обязана оплатить дорогу и суточные своим сотрудникам. Они начисляются за каждый день рабочей поездки. Установлены размеры суточных, которые не подлежат налогообложению. Если сумма превышает льготный размер, то налоги должны быть начислены в установленном порядке.

Размеры и порядок расчета налога

На законодательном уровне установлены размеры командировочных, которые освобождены от налогообложения. Определены суммы для поездок как по России, так и для рабочих поездок за границу.

Размер суточных, с которых не уплачивается налог:

700 рублей в сутки для командировок внутри страны;
2500 рублей для зарубежных командировок.

Если размер суточных выше указанных размеров, то налог будет начисляться на всю сумму, превышающую льготную. Сумма, превышающая льготный размер, облагается НДФЛ по ставке 13%. Кроме НДФЛ с суточных сверх нормы должны уплачиваться страховые взносы. Если их размер не превышает 700 и 2500 рублей, то страховые взносы не отчисляются.

При расчёте налога на прибыль бухгалтер организации имеет право списать суточные, выдаваемые сотруднику в полном объёме. Согласно Налоговому кодексу РФ, производить нормирование суточных не нужно. Их учёт в расходах предприятия осуществляется вместе с утверждением авансового отчёта.

Пример расчета : финансовый аналитик фирмы ООО «Медиа-финанс» Иванов с 15 по 17 января находился в командировке в Дании. Руководитель фирмы установил командировочные в Данию в размере 250 датских крон (DDK) в сутки. Оплата суточных при командировках внутри страны в фирме составляет 700 рублей.

За время нахождения в командировке сотруднику начислены суточные:

за 2 дня нахождения в Дании – 500 крон (250 DDK в день * 2 дня);
за 1 день приезда в Россию – 700 рублей.

Весь общий размер суточных бухгалтер фирмы ООО «Медиа-финанс» учёл при расчёте налога на прибыль:

500 DDK * 8,42 руб./DDK + 700 рублей = 4910 рублей.

Размер суточных при командировках за границу были вычислены исходя из курса валюты, действующей на дату их оплаты. При расчёте суммы НДФЛ бухгалтер не брал в расчёт суточные, поскольку их сумма не превышает льготный размер, который освобождён от уплаты налогов.

В 2018 году размеры суточных, которые не облагаются налогом и с которых не происходят страховые отчисления, не изменились. Для командировок по территории РФ эта сумма составляет 700 рублей в день. Для рабочих поездок за границу это сумма в разы выше и составляет 2500 рублей.

Но суточные сверх нормы облагаются налогом. НДФЛ с этой суммы будет уплачиваться на общих основаниях по ставке 13%. Также фирма должна проводить страховые отчисления с суммы, которая превышает установленные льготные размеры суточных.

Для отображения величины командировочных сверх нормы в нужно знать, на какую дату производить их начисление. Датой получения дохода для облагаемых налогом суточных сверх нормы является последний день месяца, в котором руководитель утвердил авансовый отчёт.

Утверждение отчёта происходит после возвращения работника из рабочей поездки .

Удержание налога с суточных, которые превышают установленные размеры, производится в момент выплаты работнику заработной платы, с которой удержан НДФЛ. Но стоит помнить, что дата удержания налога не может быть раньше, чем последнее число текущего месяца. Это происходит из-за того, что НДФЛ нельзя удержать с работника до получения зарплаты. Исходя из этого следует, что перечисление платежа в налоговую будет осуществлено не позднее дня, следующего за днём удержания НДФЛ.

Пример расчета : за декабрь 2016 года сотруднику насчитана заработная плата (с учётом среднего дохода за время командировки) в размере 80 000 рублей. Из этой суммы будет удержан налог, сумма которого составляет 10 400 рублей. Аванс за декабрь был выдан 14 декабря в размере 40 000 рублей. 28 декабря работник предоставил авансовый отчёт о служебной поездке по территории России.

Суточные за 5 дней командировки были указаны в размере:

5 дней * 1200 рублей/день = 6000 руб.

29 декабря авансовый отчёт утвердил руководитель фирмы. 9 января работнику была выплачена оставшаяся заработная плата, с учётом вычета налога в размере 10 400 рублей. Также из зарплаты был удержан налог на суточные сверх нормы. Это сумма составила 325 рублей.

Этот расчёт был произведён следующим образом:

6000 рублей – 5 дней * 700 рублей/день = 2500 рублей – суточные, которые превышают установленную норму.

От этой суммы и будет удержан налог:

2500 рублей * 13% / 100% = 325 рублей.

На руки работник получил:

80 000 – 40 000 (аванс) – 10 400 (НДФЛ) – 325 (НДФЛ с суточных сверх нормы) = 29 275 руб.

Необлагаемые расходы

Направляя своего сотрудника в служебную командировку, руководство предприятия обязано возместить ему все расходы на проживание, проезд и суточные. Также за каждый день командировки работнику должны выплатить среднюю заработную плату.

Затраты на проезд до места командировки оплачиваются работнику в полном объёме. С этой суммы НДФЛ не удерживается. В эти расходы включены проезд на любом виде транспорта до места назначения, а также проезд на такси или общественном транспорте до вокзала или аэропорта.

Налог с этих расходов не будет удержан в том случае, если эти траты подтверждены документально. В случае если подтверждающих документов нет, то налог будет удержан в полном объёме со всей суммы, которая была потрачена на дорогу до пункта назначения и обратно. В качестве подтверждения стоимости проезда можно предоставить билеты .

Если они по какой-то причине не сохранились, то можно затребовать у перевозчика справку, в которой будет указано направление, вид транспорта и стоимость проезда.

Расходы по аренде жилого помещения не облагаются налогом в полном размере. НДФЛ не удерживается только в том случае, если у сотрудника есть подтверждающие документы. Ими могут быть квитанция по оплате гостиничного номера или договор аренды квартиры.

В том случае если у работника нет документального подтверждения, то сумма, не облагаемая налогом, составляет 700 рублей в день при командировке на территории России. Если рабочая поездка заграницу, то эта сумма не должна превышать 2500 рублей. Если расходы на проживание превышают указанные размеры, то с суммы сверх нормы уплачивается НДФЛ.

Нормативы установлены государством. Работодатель вправе установить другой размер суточных. Эта сумма может быть в разы больше, чем сумма, утвержденная на законодательном уровне. Однако, данный факт не является основанием для освобождения от уплаты НДФЛ. Все расходы сверх установленных норм подлежат обязательному налогообложению.

Заключение

Направляя сотрудника в командировку, фирма обязана оплатить все расходы, которые у него возникли за время нахождения в поездке. Организация оплачивает также расходы:

на связь (мобильную связь или интернет);
по оформлению заграничного паспорта и визы;
на комиссию в случае обмена российских рублей на иностранную валюту;
на специальные услуги на вокзалах и в аэропортах.

При нахождении в командировке работник не должен нести никаких убытков. Всё должно быть оплачено работодателем. Возмещение расходов, связанных с рабочей поездкой, происходит в ближайшую заработную плату. С этого дохода, как и с любого другого, необходимо уплатить налог в казну государства.