На практике очень часто предметом гражданско-правовых сделок является различное оборудование. Оборудование сдают в аренду, покупают, дарят и т.д. Неотъемлемой частью подобных договоров является акт ввода оборудования в эксплуатацию. Законодательство не содержит норм, которые регулируют процесс составления акта ввода оборудования в эксплуатацию. Но содержит некоторые нормы, которые регулируют порядок принятия товаров или услуг (например, ст. , ГК РФ). Данные нормы также распространяются на акт ввода оборудования в эксплуатацию. А как и когда нужно составить данный документ и какие особенности он имеет.
Особенности составления расписки
Когда составляют акт
В соответствии с действующим законодательством составление акта ввода оборудования в эксплуатацию не является обязательным. Но на практике данный документ всегда составляется. Это в первую очередь делается для того, чтобы избежать дальнейших проблем, связанных с дефектами оборудования.
Важно : если оборудование продаётся или передаётся третьему лицу на основании других гражданско-правовых сделок, то необходимо составить акт ввода оборудования в эксплуатацию. Также данный документ необходимо составить в тех случаях, когда работа оборудования была остановлена с целью ремонта и возобновлена некоторое время спустя: акт ввода в эксплуатацию составляется во время возобновления работы оборудования.
Составление подобного документа - дополнительная гарантия для обеих сторон. Данный документ составляется после передачи оборудования и после его установки. В некоторых случаях акт составляют также непосредственно во время заключения договора.
Стороны акта
Многих интересует вопрос о том, кто должен подписывать акт ввода оборудования в эксплуатацию. Так как данный документ является неотъемлемой частью соответствующего договора, то его должны подписать стороны сделки либо уполномоченные ими лица.
Важно : очень часто для проверки работы оборудования создаётся специальная комиссия. В этих случаях акт ввода оборудования в эксплуатацию должны подписать все члены комиссии.
При этом если мнение одного из членов комиссии расходится с мнением других, об этом делается соответствующая запись в документе.
Что нужно предусмотреть в акте
Законодательство не предусматривает обязательной формы акта ввода в эксплуатацию. Соответственно стороны могут предусмотреть любые сведения, которые считают необходимыми. Содержание акта во многом зависит от специфики и особенностей оборудования, которое передаётся на основании сделки. Конечно, единой формы акта ввода в эксплуатацию не предусмотрено, но в тексте необходимо указать следующую информацию:
- марка, год выпуска и наименование оборудования;
- дату осуществления проверки оборудования;
- место проведения проверки и место нахождения оборудования (если оборудование было проверено в другом месте и находится в другом);
- описание условий использования оборудования;
- иная информация и особые условия.
Что проверяется
Во время составления акта проверяется:
- исправность оборудования;
- его работа;
- условия размещения;
- соответствие данного оборудования и условий его работы установленным нормам технической безопасности и другим нормативам.
Если во время проведения проверки были обнаружены неисправности или какие-либо несоответствия установленным нормативам и законодательным требованиям, то в тексте составленного акта делается соответствующая запись.
Обратите внимание: Если во время проверки были обнаружены нарушения или неисправности, при которых эксплуатация оборудования невозможна, то в этом случае оборудование не может быть использовано: об этом делается соответствующая запись в тексте акта ввода оборудования в эксплуатацию.
При обнаружении вышеуказанных неисправностей они должны быть устранены: оборудование может быть использовано только после устранения обнаруженных неисправностей. Обязанность устранения неисправностей несёт собственник оборудования, если иное не предусмотрено соответствующим соглашением.
Важно : после устранения неисправностей оборудование должно пройти повторную проверку: в этом случае составляется новый акт введения оборудования в эксплуатацию. Если по результатам вторичной проверки неисправности не были обнаружены, об этом делается соответствующая запись в тексте акта, и разрешается эксплуатация оборудования.
Заполненный образец документа
АКТ № ___
ввода оборудования в эксплуатацию
Г. ______________ «___» ________ ____ г.
Комиссия в составе:
Председатель:
Члены комиссии:
назначенная приказом (распоряжением) руководителя №___ от "___"_______ _____ г., ознакомившись с _________________________________________________________
смонтированным по адресу: ________________________________________________,
рассмотрев техническую документацию, представленную _________________________________________________________________________
(наименование предприятия-разработчика (изготовителя))
и результаты эксплуатационных испытаний, проведённых в соответствии с
___________________________________________________________________________
(наименование и обозначение программы и методики испытаний)
в период с "___"________ ____ г. по "___"____________ _____ г., установила что:
1. _______________________________________________________________________
(наименование оборудования, марка, тип, заводской и инвентарный номер)
соответствует требованиям по охране труда с учётом следующих замечаний (если таковые имеются)
: __________________________________________________________
_____________________________________________________________________________.
2. Оборудование размещено в соответствии с проектной документацией, нормами технологического проектирования (разрабатывается для конкретных организаций, производств и цехов);
3. При размещении оборудования обеспечены удобство и безопасность его обслуживания, безопасность эвакуации работающих при возникновении аварийных ситуаций, исключено (снижено) воздействие вредных и (или) опасных производственных факторов на других работающих.
4. Установка, монтаж (перестановка) оборудования произведены в соответствии с проектной документацией.
5. ______________________________________________________________ выдержало
(наименование оборудования, марка, тип, заводской и инвентарный номер)
испытания и может быть введено в эксплуатацию (или: только после
устранения недостатков, отмеченных в Ведомости замечаний и предложений и
препятствующих вводу в эксплуатацию)
.
Выводы:
1. ___________________________________________________________________
(наименование оборудования, марка, тип, заводской и инвентарный номер)
ввести в эксплуатацию по адресу: ___________________________________ с "___"_________ ____ г. (или: после устранения недостатков, отмеченных в Ведомости замечаний и предложений, препятствующих вводу оборудования в эксплуатацию)
.
2. Гарантийное обслуживание выполнять согласно технической документации на оборудование.
Приложения:
1. Протокол пуско-наладочных работ от "___"______ ____ г. № ______.
2. Ведомость замечаний и предложений от "___"________ ____ г. № ______.
Председатель комиссии _______________________________________________________
Члены комиссии ________________________________________________________
(должность, личная подпись Фамилия инициалы)
О первичных документах по учету основных средств и указывали, что при поступлении в организацию объектов основных средств и оформлении их ввода в эксплуатацию обычно используются унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные Постановлением Госкомстата от 21.01.2003 № 7 . К ним, в частности, относятся:
- Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (форма № ОС-1 );
- Акт о приеме-передаче здания (сооружения) (форма № ОС-1а ).
Подробнее об унифицированной форме № ОС-1 мы рассказывали в отдельном , где приводили также образец заполнения формы. А рассказывали, для чего используется и как заполняется унифицированная форма № ОС-1а.
Напомним, что с 01.01.2013 применение унифицированных форм первичной учетной документации не является обязательным (Информация Минфина № ПЗ-10/2012 ). А потому оформление ввода в эксплуатацию объекта основных средств организация может производить как с помощью унифицированных бланков, так и с помощью самостоятельно разработанных. В любом случае, используемая форма первичной документации должна быть закреплена в .
А в каких случаях организации оформляют акт ввода в эксплуатацию по форме № КС-14 ? Расскажем об этом в нашей консультации и приведем для акта ввода объекта в эксплуатацию бланк и образец его заполнения.
Форма № КС-14
Постановлением Госкомстата от 30.10.1997 № 71а в составе в составе унифицированных форм первичной учетной документации по учету работ в капитальном строительства утверждена форма № КС-14 «Акт приемки законченного строительством объекта приемочной комиссией».
Как отмечено в указаниях по заполнению унифицированной формы, форма № КС-14 является документом по приемке и вводу законченного строительством объекта производственного и жилищно-гражданского назначения (в т.ч. подвергнутого реконструкции, расширению и техническому перевооружению) и зачислению его в состав основных средств.
Кто выдает акт ввода в эксплуатацию объекта? Акт ввода объекта в эксплуатацию КС-14 составляется заказчиком и членами приемочной комиссии на основе результатов проведенных ими обследований, проверок, контрольных испытаний и измерений, документов исполнителя работ, подтверждающих соответствие принимаемого объекта утвержденному проекту, нормам, правилам и стандартам, а также заключений органов надзора.
В акте, в частности, указывается следующая информация:
- наименование объекта и вид строительства;
- адрес нахождения объекта строительства;
- сведения о выданном разрешении на строительство;
- информация о сторонах, принимавших участие в строительстве, и видах выполненных ими работ;
- даты начала и окончания работ;
- показатели предъявленного к приемке объекта строительства (мощность, производительность, этажность и т.д.);
- стоимость объекта.
Акт ввода объекта в эксплуатацию (образец приведем ниже) составляется в необходимом количестве экземпляров и подписывается представителями исполнителя работ (генерального подрядчика) и заказчика или другим лицом, на это уполномоченным инвестором, а также членами приемочной комиссии, состав которой определяется инвестором или заказчиком.
К акту вводу объекта капитального строительства в эксплуатацию исполнитель работ и заказчик прилагают необходимую документацию, которая затем передается пользователю объекта.
Приведем заполненный образец акта ввода в эксплуатацию объекта строительства по форме № КС-14.
Ввод в эксплуатацию основных средств — это документальное подтверждение готовности имущества к использованию по назначению. Чтобы правильно оформить этот процесс на счетах бухгалтерского учета, необходимо знать некоторые нюансы, о которых пойдет речь в данной статье.
ОС попадают в организацию разными путями: их можно купить, построить, приобрести с помощью обмена или в виде взноса в уставный капитал, также возможно их безвозмездное получение. В зависимости от того, каким образом они попали в организацию, в БУ отражается поступление и производятся проводки по вводу в эксплуатацию основных средств:
Отдельного внимания заслуживает проводка - введены в эксплуатацию основные средства, требующие монтажа. Для оприходования таких основных средств, в бухгалтерских записях используют счет 07. Наиболее актуально его применение в фирмах, занимающихся строительством. По дебету счет отражает стоимость поступающего оборудования и расходы по его доставке. По кредиту — списывают стоимость сданного в монтаж оборудования в дебет счета 08. Заработная плата рабочим, стоимость работ сторонней организации (если монтаж осуществлялся наемной бригадой) — эти и другие затраты по монтажу учитывают в составе капитальных вложений. После того как первоначальная стоимость ОС сформирована, составляется проводка ввода в эксплуатацию ОС: Дт 01 Кт 08.
Как правильно ввести ОС в эксплуатацию: документы и дата принятия к учету
Для документального отражения процесса ввода в эксплуатацию основных средств предприятия могут использовать типовые бланки № ОС-1 (а, б) либо самостоятельно разрабатывать форму данного документа. При этом важно, чтобы акт содержал все необходимые реквизиты:
- дата и номер;
- сведения об организации, передающей ОС;
- данные о предприятии, принимающем объект;
- бухгалтерская информация: первоначальная стоимость, срок полезного использования и т. д.;
- характеристика основного средства и т. п.
Чтобы определить готовность объекта к эксплуатации, руководитель издает приказ о создании специальной комиссии. Ее члены сделают вывод о соответствии ОС техническим условиям или о необходимости доработки. И на основании полученных данных комиссия делает заключение и отражает его в акте.
Нередко перед бухгалтером встает вопрос: как ввести в эксплуатацию основное средство, использовать которое организация пока не планирует? Чтобы на него ответить, нужно определиться с тем, что считать датой ввода в эксплуатацию основных средств.
Такой датой является день, когда основное средство полностью готово к использованию, независимо от момента, когда его фактически начнут эксплуатировать. Ведь по оприходованному на счета БУ ОС необходимо начислять амортизацию. А до тех пор пока объект основных средств не введен в эксплуатацию, не получится начислить износ.
Кроме того, несвоевременное отражение объектов в составе основных средств искажает их стоимость, в результате занижается налогооблагаемая база по налогу на имущество организаций. Такое нарушение ведет к штрафам от налоговой инспекции, поэтому ввод в эксплуатацию ОС без веских причин нельзя откладывать.
Как отражаются в учете ОС, которые не сразу приняты в эксплуатацию
Не все ОС, поступающие в организацию сразу пригодны к использованию. Некоторые из них требуют монтажа и иных работ по доведению до состояния, пригодного к эксплуатации.
Таким образом, может возникнуть ситуация, что ОС поступило в организацию в одном периоде, а на счете 01 отразилось позже. Чтобы у проверяющих из налоговой инспекции не возникло вопросов, необходимо документально подтвердить неготовность объекта ОС к использованию. Такими документами выступают акты по монтажу и наладке оборудования, договоры подряда, накладные на покупку комплектующих деталей.
Если объекты потенциально готовы к работе, но ввода в эксплуатацию основных средств еще не было, их целесообразно отражать в БУ обособленно. Для этого открываются два субсчета к счету 01: первый будет отражать ОС, которые уже готовы к использованию, но еще не введены в эксплуатацию, а второй — имущество в эксплуатации.
Бухгалтерская запись, отражающая принятие к учету ОС в таком случае, выглядит таким образом:
- Дт 01 субсчет «Основные средства на складе (в запасе)» Кт 08.
- Проводка «ОС введено в эксплуатацию» будет следующей:
- Дт 01 субсчет «Основные средства в эксплуатации» Кт 01 «Основные средства на складе (в запасе)».
Итоги
Процесс отражения на счетах БУ ввода в эксплуатацию основных средств имеет ряд особенностей. Их необходимо знать и учитывать, чтобы не навлечь на организацию штрафные санкции налоговой инспекции.
Оформление акта по вводу в эксплуатацию оборудования происходит всегда, когда на предприятие приходит новое оборудование, поскольку с момента его поступления возникает необходимость зафиксировать начало его использования и внести в качестве основных средств в бухгалтерский учет.
ФАЙЛЫ
2 файла
Перед оформлением акта о воде в эксплуатацию
Если оборудование требует каких-либо испытаний и проверок, то прежде чем составить данный акт все подобные процедуры должны быть проведены и завершены.
Как правило, новое оборудование проверяют на предмет дефектов, изъянов, брака, неисправностей, а также на то, соответствует ли оно принятым на предприятии нормативам и стандартам, требованиям охраны труда и пожарной безопасности.
Всеми этими процедурами занимается специально созданная комиссия, в составе не менее двух человек, которую назначает отдельным приказом руководитель организации.
Основные правила составления акта о воде в эксплуатацию
Данный документ не имеет унифицированной, обязательной к использованию формы, поэтому он может быть составлен как в свободном виде, так и по разработанному и утвержденному внутри предприятий шаблону. Акт может быть написан на обычном листе формата А4, или же на фирменном бланке организации.
Он в обязательно порядке должен включать сведения о предприятии, на котором вводится в эксплуатацию оборудование, а также подробную информацию о его наименовании, технических характеристиках, условиях использования и т.д. Чем сложнее оборудование, тем более подробные сведения о нем нужно прописывать и тем больше пунктов может содержать акт.
В данном документе должно быть указано соответствие вводимого оборудования внутренним требованиям организации и стандартам закона, а также зафиксировано наличие замечаний или выявленных неисправностей. Если факты брака подтверждаются, то на оборудование должен быть составлен специальный и до устранения недочетов оборудование не может быть введено в эксплуатацию.
Следует помнить о том, что после подписания акта о вводе оборудования в эксплуатацию на него начинает действовать гарантия производителя.
Инструкция по написанию акта о воде в эксплуатацию
- В первой части документа пишется его название, а также коротко обозначается его суть (в данном случае «о вводе в эксплуатацию оборудования»). Строкой ниже указывается населенный пункт, в котором создается акт и дата: число, месяц (прописью), год. Затем вписывается состав комиссии, проверявшей оборудование: вписываются должности сотрудников, а также их фамилии, имена, отчества. Здесь же следует сделать ссылку на приказ директора, назначившего комиссию (указать полное название предприятия, фамилию, имя, отчество, руководителя, номер и дату приказа).
- В основной части удостоверяют факт изучения и проверки оборудования комиссией. Здесь надо вписать его наименование, заводской номер, технические характеристики, название предприятия-производителя, место изготовления оборудования, и т.п. параметры. Здесь же фиксируются нормативные акты, законы, документы, на основе которых производилась проверка и ее сроки.
- В третью часть документа вносятся сведения о состоянии и качестве вводимого в эксплуатацию оборудования. Если оно в хорошем состоянии, то это следует отметить, если же в нем имеются какие-то дефекты и неисправности, то это следует также обозначить. При наличии замечаний, их нужно вписать в акт со всеми подробностями. Далее следует внести пункт о проведенных пуско-наладочных работах, а также о том, что оборудование соответствует всем требованиям безопасности (пожарной, технической, экологической, промышленной).
В заключение в этой части отдельным пунктом нужно резюмировать то, что оборудование выдержало испытание и готово к эксплуатации.
Предпоследняя часть документа содержит выводы по всей вышеозначенной процедуре. Если претензий к оборудованию нет, то здесь нужно вписать, что оборудование вводится в эксплуатацию с такого-то числа по такому-то адресу (указывается адрес предприятий, на котором оно будет использоваться).
Если претензии существуют, то следует написать «не готово к использованию до устранения выявленных дефектов». Далее нужно внести пункт о гарантийном обслуживании.
После внесения всей информации в акт вписываются ссылки на все приложения к нему с номерами и датами.
Акт должен быть заверен подписями проверяющей комиссии. Документ можно также удостоверить печатью, но не обязательно, поскольку с 2016 года наличие печати у юридических лиц не является требованием со стороны закона, а носит добровольный характер.
Ввод оборудования в эксплуатацию – комплекс мероприятий, направленный на подготовку оборудования к функционированию согласно нормативной и технической документации, в том числе настройку рабочих параметров, и тестирование в соответствующих условиях эксплуатации.
Подобные мероприятия необходимы, так как являются основой для акта ввода оборудования в эксплуатацию.
Акт ввода оборудования в эксплуатацию – официальный документ, являющийся подтверждением пригодности оборудования к эксплуатации, его соответствия заявленным параметрам и нормам безопасности.
Служит для внедрения оборудования в производственный процесс.
Акт на ввод в эксплуатацию оборудования составляется:
- исходя из заключения приемной комиссии, при вводе в эксплуатацию нового объекта;
- на основании акта ремонта оборудования, когда были проведены ремонтные работы;
- на основании соответствующего акта, когда были проведены работы по модернизации;
- на основании акта приема-передачи, когда в собственность учреждение получает бывшее в употреблении оборудование.
Этапы ввода оборудования в эксплуатацию
- Настройка рабочих параметров оборудования и проверка готовности к функционированию.
- Комиссия должна составить заключение о том, что оборудование исправно.
- Оформляется технический акт.
Рабочие, проводящие испытание оборудования, должны:
- Проверить соответствует ли объект техническому заданию бенефициара.
- Обследовать объект для выявления дефектов и проконтролировать качественность функционирования оборудования в производственных условиях и соответствие техническому паспорту.
Если испытания не вызвали нареканий, то рабочая группа предоставляет комиссии заявление о допустимости эксплуатации данного материального объекта на этом производстве или в учреждении.
Оформляют 3 копии акта:
- для организации-бенефициара;
- организации-продавца (или передающей материальный объект);
- для государственных органов Росимущества.
Подробную инструкцию о том, что такое личная карточка работника и как ее сделать, вы найдете
В пакет документов для оборудования вкладывают техпаспорт. Руководители организаций обеих сторон заверяют акт подписью.
Важно!
- Если оборудование не было новым, то указывается степень износа.
- Если у оборудования несколько собственников, то этот факт в обязательном порядке фиксируется в акте.
- Если сделка (покупка) оформлена в иностранной валюте, указываются название валюты и курс на момент свершения сделки.
Дополнительная разрешительная документация
- Заключение комиссии о пригодности объекта к эксплуатации в производственных условиях.
- Акт ремонта оборудования.
- Технический акт.
Грамотно составленный акт ввода оборудования в эксплуатацию дает максимально полную картину о состоянии объекта и, следовательно, возможностях его эксплуатации, учета и амортизационных начислений.
Акт своевременно сориентирует персонал в отношении необходимого технического ухода и поможет предотвратить ситуации нарушения функционирования.
Как правильно передать оборудование в монтаж, вы узнаете в этом видео: