В любом учете возможны бухгалтерские ошибки или недочеты, необходимость ведение раздельного учета – все это можно оформить бухгалтерской справкой. Это первичный документ, в унифицированных формах ее нет, но ее значимость одинакова с «первичкой».
Использование бухгалтерской справки
Составление бухсправки необходимо для исправления ошибочных данных в финансовых операциях, корректировки сведений в записях бухучета и налоговой отчетности. Она необходима еще для некоторых хозяйственных операций:
- Начисление амортизации ОС;
- Расчет валютной разницы;
- Распределение транспортных затрат;
- Расчет торговой наценки;
- Расчет заработной платы;
- Начисление различных обеспечений и резервов;
- Перевод из долгосрочного займа в краткосрочный;
- Списание кредиторской и дебиторской задолженности;
- Расчет процентов по кредитам и депозитам;
- Распределение прибыли или начисление дивидендов.
Бухсправка является полноценным первичным документом и поэтому с помощью ее можно откорректировать многие финансово-хозяйственные операции в компании.
Сведения для составления бухгалтерской справки
Бухгалтерская справка представляет собой документ, в котором необходимы такие реквизиты:
- Название документа;
- Время составления первичного документа;
- Наименование компании;
- Подробная информация хозяйственной операции;
- ФИО должностных лиц, ответственные за проведение операции;
- Подписи ответственных лиц.
Документ разрабатывается и составляется индивидуально на каждом предприятии, прописывается в Учетной политике предприятия.
Важно: вносить в бухгалтерскую справку полную информацию о допустимом недочете и прикрепить ее к той «первичке», где содержатся неточности бухучета.
Последовательность исправлений бухгалтерской справкой
В каком порядке можно исправить допущенные ошибочные данные, нам поможет Положение по бухучету (ПБУ 22/2010). Сведения по ошибочным недочетам делятся на существенные и несущественные.
Существенные ошибки характерны, если они за один отчетный период могут принести отрицательные показатели коммерческой деятельности. Компания принимает такой вывод по собственной инициативе, исходя из образовавшихся ошибочных операций.
Ошибки существенного характера возможно исправить в таком порядке:
- При обнаружении ошибочных расчетов до конца отчетного годового периода, то исправить в бухучете можно в месяце, когда была определена неточность;
- При обнаружении ошибочных расчетов после окончания годового отчетного периода, но отчет еще не утвердили, то исправления возможны в декабре-месяце отчетного года;
- При обнаружении неточностей в бухучете после утверждения и подписания отчетности за год, но до ее предоставлении собственнику-акционеру или другим уполномоченным лицам компании, исправление возможно в декабре отчетного периода.
Ошибка существенного характера, обнаруженная в текущей годовой отчетности после утверждения и подписания собственником внести исправления можно бухзаписями в том отчетном периоде, когда ее обнаружили. И бухгалтерские проводки будут связаны со счетом учета 84 нераспределенной прибыли (непокрытый убыток).
При исправлении несущественных ошибок необходимо придерживаться следующего порядка:
- Если ошибочные данные обнаружены до конца отчетного года, то бухпроводками исправляют эти недочеты в том месяце, в котором они были допущены;
- При обнаружении ошибочных данных после окончания отчетного периода, но отчет еще не утвердило руководство, то можно внести исправления записями в бухучет в декабре отчетного года.
Важно знать, что исправление ошибки несущественного характера бухзаписями, приведшая к прибыльному доходу или убытку компании, относят в состав прочих доходов и расходов того отчетного периода, когда был выявлен недочет.
Условия для составления примера бухгалтерской справки
При начислении зарплаты штатному работнику ООО «Сокол» Сергееву Р.Н. произвели неправильный расчет дохода в размере 1250 руб. за январь-месяц. Обнаружили ошибку в феврале при выплате заработной платы. Сергеев Р.Н. внес переплату в феврале в кассу предприятия. Бухгалтер ООО «Сокол» составил бухгалтерскую справку, по которой были внесены следующие бухпроводки:
- Дт20 Кт70 – сторнируем излишне уплаченную сумму в размере 1250 руб.;
- Д70 Кт68 – сторнируем удержанный НДФЛ на сумму 163 руб.;
- Дт50 Кт70 – возвращена сумма в кассу предприятия в размере 1087 руб.
Переплаченная сумма НДФЛ Сергеева Р.Н. будет учтена в феврале.
Образец бухгалтерской справки
ООО «Сокол»
Бухгалтерская справка
Сотруднику Сергееву Р.Н. в январе была начислена ошибочно заработная плата на сумму 1250 руб. В феврале при выплате заработной платы была обнаружена эта ошибка.
Ошибка исправлена в феврале следующими проводками:
- Дт20 Кт70 – 1250 руб. излишне уплаченная сумма;
- Д70 Кт68 – 163 руб. сторнирование удержанного НДФЛ;
- Дт50 Кт70 – 1087 руб. возврат в кассу предприятия.
Главный бухгалтер Гладкова М.А.
Недочеты, совершенные в процессе бухучета приводят и к ошибочным расчетам в налоговой отчетности.
Нужно учесть, что исправления в бухгалтерских и налоговых регистрах отличаются друг от друга тем, что в налоговой отчетности исправления допускаются с помощью корректировочных деклараций за тот период времени, в котором были произведены ошибочные расчеты.
Бухгалтерская справка считается необязательным регистром, но ее функция заключена в исправлении допущенных ошибочных расчетов, неточностей. Она составляется сотрудниками бухгалтерии и подписывается должностными лицами. Чем точнее вы опишите проблему в бухсправке, тем проще будет доказать свою правоту перед налоговыми органами.
ИФНС России допускает исправление ошибочных данных, зафиксированные в бухгалтерских справках с документами, подтверждающие ошибочные сведения.
Как известно, любой факт в хозяйственной деятельности компании оформляется первичным учетным документом. Обычно это акты, накладные, отчеты по агентской деятельности, выписки банка и прочие аналогичные документы. Однако для некоторых операций традиционных бланков не разработано. В таких случаях на помощь приходит бухгалтерская справка.
Для чего нужна бухгалтерская справка
Напомним, что конкретные формы первичных документов не являются чем-то закрепленным на законодательном уровне. Несмотря на то, что многие бланки все же утверждены различными постановлениями, приказами и тому подобными актами, конкретная компания вправе самостоятельно выбирать те или иные формы, закрепляя их вид и сам факт применения в своей учетной политике. Не исключение и форма бухгалтерской справки, образец которой фирма может разработать и утвердить для применения сама. При этом необходимо соблюдать требования, предъявляемые Федеральным законом от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ «О бухучете» и касающиеся обязательных реквизитов образца написания бухгалтерской справки. К таковым относятся:
- наименование документа;
- дата составления документа;
- наименование организации, составившей документ;
- содержание факта хозяйственной жизни;
- величина факта хозяйственной жизни в натуральном или денежном измерении с указанием используемых единиц измерения;
- наименование должностей лиц, задействованных в оформлении события, оформляемого бухгалтерской справкой или расчетом;
- подписи данных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, подтверждающих идентификацию этих лиц.
В каких случаях используется бухгалтерская справка
Основной принцип, которого нужно придерживаться при составлении бухгалтерской справки, заключается в том, что оформляет такой документ компания в одностороннем порядке. Проще говоря, если в рассматриваемом в справке событии задействованы дополнительные стороны, например, контрагенты или физлица, то использовать для оформления такой операции какую бы то ни было форму бухгалтерской справки нельзя. Прибегают к оформлению справки только в тех случаях, когда речь идет о каких-то внутренних событиях компании, в которых не участвуют сторонние лица либо же их участие не очевидно.
Например, может быть оформлена бухгалтерская справка об исправлении ошибки, выявленной в отчетности за предыдущий период. В таком документе сторнируются записи по дебету или кредиту счетов бухучета, остаток по которым оказался неверен. По истечении срока исковой давности оформляется бухгалтерская справка на списание кредиторской задолженности. Распространенная ситуация – оформление бухгалтерской справки по раздельному учету НДС по облагаемым и необлагаемым данным налогом операциям. Если помимо конкретной проводки по дебету и кредиту двух счетов с определенной суммой необходимо подтвердить, откуда эта сумма взялась, то используют бухгалтерскую справку-расчет. На ее основании, в частности, определяют размер выплачиваемого работнику больничного пособия, которое определяется исходя из среднего заработка за последние два года, либо же определяют сумму процентов по полученным и выданным займам. Подобная информация без дополнительно приведенных цифр и формул будет не очевидной, поэтому ее и оформляют соответствующей расчетной формой бухгалтерской справки.
Еще одна специфическая ситуация – оформление бухгалтерской справки о задолженности для суда. В данном случае речь не идет о документальном оформлении факта хозяйственной деятельности. Такая справка – это информационный документ, составленный на основании ранее отраженных в учете операций.
Как оформить бухгалтерскую справку, образец
Как уже было сказано выше, форму используемой в учете справки фирма может разработать самостоятельно. При этом за образец бухгалтерской справки можно взять бланк бухгалтерской справки 0504833 (скачать образец можно ниже). Данная форма утверждена приказом Минфина от 30 марта 2015 года № 52н для применения органами государственной власти и различными государственными и муниципальными учреждениями, но на основании данного бланка, вопрос о том, как правильно составить бухгалтерскую справку, может решить для себя и любая коммерческая компания. Как следует из всего выше сказанного, утверждать для использования в учете именно эту форму не обязательно, но и не запрещено. При необходимости компания также может внести в данный бланк бухгалтерской справки какие-то дополнительные элементы исходя из специфики своей деятельности.
Бланк первичного документа разрабатывается организациями самостоятельно. Но некоторые операции невозможно провести на таких носителях, к таким бумагам относится расчет нормы суточных расходов. Этот вопрос решает бухгалтерская справка , несмотря на то, что она не является первичным документом.
Справка применяется, если в каких-либо экономических отчетах совершена ошибка, а также в случае, если нужно зафиксировать какую-либо операцию.
Есть два вида справок
. Они могут быть служебного характера или личного. Чтобы у налоговых органов или других организаций не возникало дополнительных вопросов, нужно правильно оформлять документ служебного характера.
Справку предоставляют в суд, следственный комитет, прокуратуру, в государственный надзор. Обязательных бланков бухгалтерской справки нет, но есть определенные правила по составлению.
В первой части документа следует указать следующие данные в обязательном порядке:
- название документа;
- ИНН, КПП, ОКПО, телефон и адрес организации;
- дата составления справки;
- осуществляемое действие;
- ответственные лица.
Во второй части нужно указать суть документа, это может быть:
- информация об изменениях;
- предыдущие данные;
- верные показатели.
В третьей части нужно поставить дату и подписать бумагу ответственной стороне для подтверждения операции.
Если работнику понадобился документ, подтверждающий его трудоустройство, заработную плату, трудовой стаж, то ему выписывают справку личного характера. В данном случае указывается следующая информация :
- название организации и тип документа;
- присвоенный номер;
- соответствующая дата;
- подпись;
- печать.
Организации выбирают удобный способ решения данного вопроса. Они создают трафаретные тексты, главная их часть напечатана предварительно. Изменяемые факторы заполняются от руки.
В именительном падеже указывается ФИО работника – это начало справки. Требуется указать организацию, для которой создается документ. На нем должна присутствовать подпись соответствующего должностного лица и печать.
Министерство финансов Российской Федерации, согласно Приказу от 30.03.2015 N 52н , приняли единую форму (0504833) для бухгалтерской справки, которую можно использовать как образец.
В документе требуется указать название предприятия, дату составления и присвоенный номер документа, номер счетов и сумму.
Нужно вписать информацию об учреждении. На справке должна стоять подпись исполнителя или проверяющего. Справку принимает к учету главный бухгалтер. Документ отражается в отметках регистрах учета.
Но образец справки, утвержденный Министерством Финансов, не может подходить для всех случаев без исключения.
Расчет
Документ-расчет фиксируется как первичная бумага. Если в отчете найдены неточности, требуется заполнить данную справку. Ее применяют в следующих ситуациях :
- при допущении неточностей в налоговом или бухгалтерском учетах;
- комментирование хозяйственных дел (например, списание кредиторской задолженности);
- осуществление дополнительных расчетов, комментарии особенностей.
Должны быть отображены данные об организации, информация об изменениях, дата создания документа и ФИО подотчетных лиц.
О задолженности для суда
Если предприятию задолжали клиенты, то требуется составить справку о дебиторской задолженности.
Примеры
Справка может потребоваться в любых непредвиденных ситуациях, которые могут появиться в ходе работы организации. Такое может случиться, если сотруднику переплатили заработную плату.
Ситуация 1 : компания «Штиль» выплатила заработную плату Маяковскому Н. К. в размере 60000 в сентябре и в размере 58000 в октябре. В ноябре выяснилось, что за сентябрь была начислена лишняя сумма в размере 2000 рублей, так как его реальная заработная плата равнялась 58000 рублей.
Маяковский Н. К. лояльно отнесся к ситуации и вернул излишек в кассу. Сотруднику бухгалтерии требуется изменить сумму удержанного НДФЛ.
Д26 К70 – 3000 руб . Излишняя сумма начисленной заработной платы.
Д70 К68 – 390 руб . Лишняя сумма удержанного налога на доходы.
Д50 К70 – 2610 руб . Сумма, внесенная в кассу.
Переплата по НДФЛ будет учтена в следующем периоде уплаты налога.
Ситуация 2 : ООО «ЮГ» оплачивает аренду 1 в квартал. Месячная оплата равняется 30000 рублей. За первый квартал организация перечислила арендодателю 90000 рублей. Бухгалтер организации ежемесячно подготавливает справку для оформления принятия расходов к учету.
Ситуация 3 : договор займа от 01.01.2016 №5 указывает на то, что организация ООО «Штиль» получила заем на сумму 1000000 рублей на 1 год под 15% годовых. Средства были предоставлены 2 января 2016 года. Проценты начисляются бухгалтером помесячно. За февраль сумма процентов будет равна 11506 рублей (1000000 * 15% * 28 дней / 365 дней).
Есть множество примеров , когда может понадобиться бухгалтерская справка.
Как составить бухгалтерскую справку? Узнайте из данного видео.
Бухгалтерская справка относится к первичной документации и является своего рода универсальным документом, поскольку используется при учете и отчетности как по бухгалтерии, так и по налогам. Она общеприменима и широко распространена, т.к. ее использование востребовано в самых различных ситуациях. Как следует из самого названия документа, ее составление входит в компетенцию специалистов бухгалтерских отделов.
ФАЙЛЫ
Открыть эти файлы онлайн
2 файла
В каких случаях используется бухгалтерская справка
Бухгалтерская справка не имеет статуса обязательного документа, но ей можно «изменить» неверные данные.
Как правило, справка носит вспомогательный характер. Чаще всего она используется при необходимости исправления некорректно внесенных данных в документы бухгалтерской и налоговой отчетности: правильные сведения вносятся в справку и досылаются в налоговую инспекцию.
Кроме того, она применяется при любых операциях, требующих пояснений, фиксации расчета различного рода сумм, подтверждения произведенных проводок при отсутствии других обосновывающих документов, проведении операций с применением дополнительных подсчетов и т.д.
Таким образом, при помощи бухгалтерской справки можно оформить практически любую финансово-хозяйственную операцию в деятельности предприятия.
Стоит отметить, что при желании любая компания имеет полное право подтверждать факт проведения операций, не требующих применения стандартные видов документации не с помощью бухгалтерских справок, а при помощи индивидуально разработанных форм первичных документов (конечно, при условии внесения в них необходимых реквизитов). Это значит, что в большинстве случаев бухгалтерская справка является заменяемым документом .
Порядок составления бухгалтерской справки
Документ не имеет единого, унифицированного, обязательного к применению образца, поэтому специалисты бухгалтерских отделов могут писать его в свободном виде или использовать разработанные и утвержденные на предприятии шаблоны. В качестве комментария нужно отметить, что хотя собственные формы документов организации должны регистрировать в своей учетной политике, в данном случае делать это необязательно, т.к. очень уж разнообразны поводы для написания бухгалтерских справок.
Некоторые бухгалтера по инерции используют ранее общепринятые типовые формы, которые удобны и просты в заполнении. Независимо от того, какой вариант будет выбран, есть некоторые сведения, которые бухгалтерская справка должна содержать в обязательном порядке: это
- данные об организации,
- дату и причину составления,
- документы и проводки, к которым она прилагается,
- а также подпись ответственного лица.
Можно ли вносить исправления в бухгалтерскую справку
От ошибок никто не застрахован. И хотя бухгалтерская справка сама по себе во многих случаях служит как раз для исправления различного рода неточностей, она также может потребовать некоторых исправлений. Если справку по каким-либо причинам невозможно перепечатать заново, то в этом случае действия должны происходит в следующем порядке:
- аккуратно зачеркиваются неверные сведения,
- сверху вписываются правильные данные,
- ставится дата и подпись исправителя (с расшифровкой и указанием должности).
Правила оформления документа
Бухгалтерскую справку можно писать как на обычном листе А4 формата, так и на фирменном бланке организации, ее можно составлять как от руки, так и печатать на компьютере. Но в любом случае, она обязательно должна быть заверена оригиналом подписи сотрудника, который ее написал. Удостоверять документ печатью необязательно, поскольку с 2016 года юридические лица по закону имеют полное право не использовать в своей работе оттиски печатей и штампов.
К составлению справки необходимо относится также тщательно и внимательно, как и к любому другому виду первичных документов. Чем подробнее она будет составлена, тем меньше вопросов вызовет при проверке.
В справку нужно вносить только достоверные сведения, а если в процессе написания обнаружатся какие-либо ошибки, их лучше не исправлять, а написать новый исправленный вариант документа.
После составления некоторые виды справок необходимо регистрировать во внутренних журналах организации. Например, бухгалтерскую справку необходимо вписывать в книгу продаж, если она отражает сумму НДС с остаточной стоимости , передаваемых в уставный капитал фирмы.
Пример составления бухгалтерской справки
- В начале документа обязательно заполняются реквизиты: посередине пишется полное название организации с расшифровкой аббревиатуры организационно-правового статуса.
- В строке ниже указывается ее адрес (с почтовым индексом), ИНН, и КПП – все в строгом соответствии с учредительными бумагами.
- Далее ставится дата составления бухгалтерской справки и указывается ее номер.
- Ниже располагается табличка, в которую вносятся коррективы к произведенному отчету за предыдущий отчетный период. Здесь вписываются
- номер действия (по порядку),
- его суть,
- количество,
- точная сумма,
- номер регистра, по которому проходила операция.
- В завершение документ подписывается специалистом-составителем, с обязательным указанием его должности и расшифровкой подписи.
Что делать с бухгалтерской справкой после
Как любая другая первичная документация, бухгалтерская справка подлежит учету и хранению. При этом срок ее содержания составляет не менее трех лет (для разных целей определены разные периоды: например, справку для налогового учета нужно держать 4 года, а если она служила подтверждением для проведения какой-либо проводки – то и все 5 лет).
Бухгалтерский учет ведется на основании первичных учетных документов, которыми должны оформляться факты хозяйственной жизни (ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). А что оформляется бухгалтерской справкой? Для чего она нужна и как составляется? Расскажем об этом в нашей консультации.
Бухгалтерская справка - тоже первичный документ
Формы первичных учетных документов организация определяет самостоятельно и закрепляет в своей . Но если тот или иной факт хозяйственной жизни оформить первичным документом затруднительно, поскольку соответствующая форма отсутствует? На помощь придет бухгалтерская справка. Ее оформляет бухгалтер или иное лицо, ответственное за отражение конкретного факта хозяйственной жизни. Поскольку бухгалтерская справка по сути тот же первичный документ, к ее содержанию предъявляются требования о наличии обязательных реквизитов. А в остальном форма этой справки произвольна.
Реквизиты бухгалтерской справки
К реквизитам, которые должны быть указаны в бухгалтерской справке, относятся (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ):
- наименование документа;
- дата составления документа;
- наименование организации, составившей документ;
- содержание факта хозяйственной жизни;
- величина натурального и денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
- наименование должностей лиц, совершивших сделку, операцию и ответственных за ее оформление, либо наименование должности лиц, ответственных за оформление свершившегося события;
- подписи данных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Бухгалтерская справка не может заменить документ, в составлении которого должны участвовать несколько контрагентов. К примеру, продажа товара и ее отражение в учете не могут быть произведены лишь на основании одной бухгалтерской справки.
Образец бухгалтерской справки
Бухсправка может представлять собой бухгалтерскую справку-расчет (), бухгалтерскую справку об исправлении ошибки, бухгалтерскую справку на списание кредиторской задолженности, бухгалтерскую справку по раздельному учету НДС и т.д.
Бухгалтерскую справку как первичный документ не стоит путать с бухсправками для иных целей. К примеру, составление бухгалтерской справки о задолженности для суда имеет своей целью не зафиксировать тот или иной факт хозяйственной жизни для его отражения в бухгалтерском учете, а лишь подтвердить данные бухгалтерского учета, ранее уже отраженные в системе.
Как уже отмечали, форму бухгалтерской справки (образец) организация разрабатывает самостоятельно. В этом ей может пригодиться форма бухгалтерской справки 0504833, разработанная для госорганов и госучреждений (