Любой бухгалтер знает, что все первичные документы нужно хранить определенный период времени. В больших компаниях существуют специальные архивы для хранения папок с бухгалтерскими документами. С появлением электронного документооборота определенную часть документов можно не выводить на печать, а хранить в электронном виде. Вне зависимости от выбранного способа хранения первичной документации нужно работать в соответствии с установленными законом сроками. О них и расскажем ниже.
Общая информация о сроках хранения первичных документов содержится в Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Данная часть законодательного акта гласит, что хранить первичку нужно минимум пять лет. Срок может быть и выше — а какой именно срок хранения у конкретного документа, подскажет Приказ Минкультуры РФ . В этом документе есть таблица со сроками хранения первичных бухгалтерских документов, налоговых регистров, кадровых документов и другой документации. В таблице представлено 1 003 позиции со сроками по видам документов.
Срок хранения первичных документов в бухгалтерии в 2017 году не изменился.
Не стоит путать сроки хранения первичных документов со сроками хранения документов налогового учета. Например, счет-фактура является налоговым документом, и его можно хранить всего четыре года (пп. 8 п. 1 НК РФ).
Имейте ввиду, что срок хранения первичных документов в бухгалтерии отсчитывается не с даты составления документа, а с начала нового отчетного года (письмо Минфина РФ ).
Например, накладная составлена 24.08.2017. По правилам минимальный срок хранения равен пяти годам. Значит, такую накладную нельзя уничтожить ранее 01.01.2023.
Сроки хранения некоторых документов зависят от факта проведения проверки. Например, авансовые отчеты нужно хранить пять лет. Если за этот период налоговики их не проверяли, срок увеличивается ( Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558).
Максимальный срок хранения установлен для документов по кадрам (приказы, карточки на сотрудников), различных зарплатных документов. Хранить такие документы нужно минимум 75 лет.
Храните электронные документы в Диадоке — это безопаснее, чем на личном компьютере. Все документы хранятся в нескольких экземплярах на разных серверах, что делает невозможным потерю информации. Оцените возможности Диадока бесплатно по акции «Безлимит на 2 месяца».
Сроки хранения электронных документов
Закон гласит, что первичку можно оформить в бумажном виде и в электронном (ч. 5 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Если электронный документ оформлен с соблюдением законодательства, на него распространяются те же сроки хранения, что и для бумажного варианта.
Не существует единой программы для хранения документов в электронном виде. Так, платежные поручения могут храниться в банковской системе клиент-банк. Первичные документы, такие как накладные, УПД, акты, могут храниться в бухгалтерской программе или сервисе, посредством которого происходит электронный документооборот. Также хранение электронных документов возможно в специальном электронном архиве или в облаке. Хранить электронные документы можно по-разному, задача главбуха — обеспечить их сохранность и читаемость даже спустя годы.
Итак, подведем итоги. На вопрос о том, какой минимальный срок хранения первичных учетных документов установлен законодательством, можно смело ответить — пять лет. Сроки хранения электронных документов можно вычислить по срокам хранения бумажных документов. Эти сроки совпадают. Выбранный способ хранения документов нужно отразить в учетной политике.
Сроки хранения бухгалтерских документов в организации определены законом о бухучете и специальным перечнем. Из нашей статьи вы узнаете о продолжительности периода их хранения, а также об особенностях определения сроков хранения отдельных документов в различных ситуациях.
Зачем хранить бухгалтерские документы
Любой бухгалтер знает, что каждый документ, оформленный в компании или полученный от контрагентов, имеет свою ценность и должен быть сохранен. На основании сведений, содержащихся в первичных документах, ведется бухучет и составляется бухотчетность. Проверка данных бухучета и бухотчетности всеми контролирующими инстанциями осуществляется по первичным документам.
Вся бухгалтерская первичка и отчетность должны храниться в течение законодательно определенных сроков.
Сроки хранения бухгалтерских документов регламентированы законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ и перечнем, утвержденным приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558.
Что важнее — перечень или закон № 402-ФЗ
Сравнивая сроки хранения бухгалтерских документов, указанные в перечне и законе № 402-ФЗ, можно сделать следующие выводы:
- перечнем установлены разные сроки хранения в зависимости от вида и значимости документов, относящихся к разряду бухгалтерских;
- закон № 402-ФЗ предусматривает 5-летний период хранения бухдокументов, но не конкретизирует сроки по видам документации;
- в п. 1 ст. 29 закона № 402-ФЗ сказано, что в основе определения периодов хранения документации лежит перечень.
Таким образом, решая судьбу накладной, баланса или бухгалтерской справки, необходимо исходить в первую очередь из сроков, обозначенных в перечне. При этом период их хранения не может быть менее 5 лет.
Срок хранения бухгалтерских документов, указанный в ст. 29 закона № 402-ФЗ, касается в том числе учетной политики и стандартов фирмы, включая документы, существующие в электронной форме. Последние также нельзя уничтожать в течение 5-летнего периода. Отсчет срока хранения начинается с года, следующего за годом их последнего использования (п. 2 ст. 29 закона № 402-ФЗ).
О том, какой ЭЦП должна подписываться электронная первичка, вы узнаете из материала «Электронные первичные документы должны быть подписаны УКЭП» .
Разбираемся со сроками на примере
ООО «Ландшафтный дизайн», образованное несколько лет назад, стабильно закрепилось в своем сегменте рынка. Бухгалтерскую часть работы выполнял коллектив из 4 человек. За каждым специалистом были закреплены конкретные участки учета, а отчетностью и взаимодействием с контролерами занимался главбух.
За истекшие периоды работы бухгалтерии в шкафах и подсобных помещениях накопилось несчетное количество папок с документацией. Настало время с ними разобраться.
Большей частью первички были акты выполненных работ — на их основе регулярно определялась выручка фирмы, отражаемая в ее финансовой отчетности.
Об оформлении актов выполненных работ читайте в этой статье .
Значительные объемы бумажных залежей составляли накладные на приобретенные материалы, платежки, зарплатные ведомости и связанные с ними расчеты.
Отдельный стеллаж был полностью забит бухотчетностью, декларациями, отчетами в пенсионный фонд и соцстрах, а также статистическими формами.
Каждый бухгалтер составил по своему участку перечень дел с бухгалтерской документацией, а главбух систематизировал всю информацию в единой таблице, одну из граф которой посвятил нормативным срокам хранения документов, взятым из перечня.
Таблица «Сроки хранения бухгалтерских документов в организации»
|
Документ ООО «Ландшафтный дизайн» |
Срок хранения согласно перечню, утвержденному приказом № 558 |
|
Акты выполненных работ по договорам по основной деятельности |
В течение 5 лет после окончания срока, на который заключен договор |
|
Договоры и дополнительные соглашения к ним |
В течение 5 лет после окончания срока действия (если иное не указано в других статьях перечня) |
|
Доверенности на получение денег и ТМЦ |
Не менее 5 лет |
|
Ведомости на выдачу зарплаты, пособий, материальной помощи и иных выплат |
Не менее 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов —не менее 75 |
|
Реестр сведений о доходах физлиц |
Не менее 75 лет |
|
Трудовые договоры и личные карточки работников |
В течение 75 лет |
|
Табели, журналы учета рабочего времени |
Не менее 5 лет (не менее 75 лет при опасных, тяжелых и вредных условиях труда) |
|
Сведения о доходах физлиц |
Не менее 5лет, а если нет лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты — не менее 75 лет |
|
Годовая бухгалтерская (финансовая) отчетность |
Постоянно* |
|
Учетная политика, план счетов, формы первичных учетных документов |
Не менее 5 лет |
|
Главная книга, оборотные ведомости, карточки счетов и др. |
Не менее 5 лет |
|
Карточки учета основных средств |
Не менее 5 лет после ликвидации объекта |
|
Декларации по НДС, транспорту, земле, прибыли |
Не менее 5 лет |
|
Отчетность в ФСС |
Годовые расчеты постоянно*, а квартальные в течение 5 лет |
|
Отчетность в Пенсионный фонд |
Минимум 5 лет, а если у организации нет лицевых счетов и ведомостей начисления зарплаты, то не менее 75 лет |
|
Индивидуальные сведения в ПФР на работников |
Не менее 75 лет |
|
Отчетность в статистику: |
Постоянно*. |
|
Переписка о наложенных на компанию взысканиях, штрафах |
Не менее 5 лет |
Не стоит оставлять без внимания знак * в таблице. Он обозначает, что документ требуется хранить в течение всего времени, пока фирма осуществляет деятельность.
Вся указанная в таблице документация прямо или косвенно относится к бухгалтерской, поэтому сроки, превышающие 5-летний период хранения, предусмотренный законом № 402-ФЗ, главбух ООО «Ландшафтный дизайн» увеличил до границ, обозначенных в перечне.
Учитывая, что фирма еще не отмечала 5-летний юбилей со дня начала работы, ни один из представленных в таблице документов уничтожать нельзя. Для освобождения захламленных бумагами помещений бухгалтерии выделили специальный кабинет, где и разместили ожидающие истечения срока хранения документы.
Нюансы учета сроков хранения бухгалтерской документации
В практической деятельности ООО «Ландшафтный дизайн» были случаи реализации основных средств с убытком. Для целей бухгалтерского и налогового учета по основным средствам применяются одни и те же документы. Различие заключается только в признании расходов, связанных с их выбытием. Этот факт также необходимо учесть при определении сроков хранения документов.
Например, 2 года назад фирма приобрела автомобиль ВАЗ-21102 (код ОКОФ 15 3410010). Исходя из того, что по классификации ОС относится к 3-й амортизационной группе, срок полезного использования (СПИ) установили в 5 лет. Из-за постоянных поломок автомобиль было решено реализовать по любой предложенной цене. Вырученные от продажи средства оказались меньше остаточной стоимости имущества, и убыток от реализации по нормам налогового учета в течение 3 лет (оставшегося СПИ) будет равномерно учитываться при расчете налога на прибыль.
ВАЖНО! Нюансы налогового учета убытка от реализации ОС отражены в п. 3 ст. 268 НК РФ.
Об особенностях группировки расходов для целей налогового учета читайте в этом материале .
Таким образом, все документы, связанные с формированием первоначальной и остаточной стоимости, срока СПИ, договоры и акты о реализации, а также справки и расчеты по учету убытка от продажи ОС необходимо сохранять в течение не менее 4 лет после окончания включения указанного убытка в налоговую базу. Это связано с тем, что налоговики при проверке вправе изучить документы за 3 года, предшествующих проверке. Таким образом, документы по указанному основному средству придется хранить не менее 9 лет.
Рассмотренный случай не единственный, когда сроки хранения документов удлиняются. В следующем разделе приведем другие ситуации.
Иные случаи увеличения срока хранения первички
Если бы ООО «Ландшафтный дизайн» работало с убытком, а потом учитывало бы его при расчете налога на прибыль, хранить документы пришлось бы весь период переноса убытка плюс 4 года после его полного списания. При этом нельзя избавиться ни от первички, подтверждающей полученный убыток, ни от иных справок и расчетов, на основании которых этот убыток был перенесен.
Например, бухгалтерские и налоговые документы по убытку, полученному в 2018 году и учтенному в течение последующих 10 лет, придется хранить до конца 2032 года.
Увеличить срок хранения бухгалтерских документов придется и в следующем случае. ООО «Ландшафтный дизайн» оказало услуги заказчику, который своевременно не оплатил выполненную работу и не отвечал на письма и претензии. Из госреестра компания исключена не была, но и долг свой не погашала. ООО «Ландшафтный дизайн» смогло учесть безнадежную дебиторку только в 2018 году, а все связанные с этой ситуацией документы организации придется хранить до конца 2022 года.
Итоги
Накладные, акты выполненных работ, ведомости по выплате зарплаты, отчеты — эти и многие другие бухгалтерские документы налогоплательщики обязаны хранить в течение сроков, установленных специальным перечнем. Уменьшать эти сроки нельзя, а вот увеличивать в отдельных случаях приходится (при переносе убытков, списании безнадежной дебиторки, продаже ОС с убытком).
Бухгалтерские документы составляют до 80% общего документооборота организации. Хранение, а также своевременное уничтожение бухгалтерских документов - актуальная задача для многих бухгалтеров. Чаще всего особое внимание уделяется требованиям законодательства в части порядка и сроков хранения бухгалтерской документации. Именно эти два вопроса постарается раскрыть эксперт архивной компании «Делис Архив» .
1. Порядок хранения бухгалтерских документов - зачем хранить документы?
Порядок хранения документов регламентируется следующими основными документами:
- Федеральным законом от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
- основными правилами работы архивов организации - одобрены решением Росархива от 06.02.2002 (далее - Основные правила);
- перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558;
- действующим Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Минфина СССР от 29.07.1983 №105.
Порядок хранения бухгалтерских документов определен в Федеральном законе от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», а также в Налоговом кодексе РФ.
В статье 17 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» указано, что организации обязаны хранить бухгалтерскую документацию (первичные бухгалтерские документы, на основании которых фирма ведет бухгалтерский учет, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерскую отчетность) в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но при этом минимальный срок хранения не может быть менее пяти лет.
Аналогичное требование установлено и п.98 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н.
Налоговый кодекс РФ обязывает налогоплательщиков в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов. Это касается и документов, подтверждающих получение доходов, несение расходов, а также уплату (удержание) налогов. Индивидуальные предприниматели, применяющие УСН, должны соблюдать данную норму, если иные сроки не предусмотрены законодательством.
Особое внимание следует уделить Перечню типовых управленческих архивных документов , образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558 (далее - Перечень).
Данный перечень включает в себя типовые управленческие архивные документы, образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, независимо от формы собственности, с указанием сроков хранения. Перечень содержит сгруппированные по разделам документы, составляемые при оформлении фактов хозяйственной жизни организаций и Указания по его применению. В числе разделов, выделяемых в Перечне, в частности присутствует раздел 4 «Учет и отчетность», содержащий подразделы 4.1. «Бухгалтерский учет и отчетность" и 4.2. «Статистический учет и отчетность».
Для автоматического определения сроков хранения бухгалтерских документов рекомендуем воспользоваться бесплатным сервисом «Архивист Онлайн» , который осуществляет поиск документов по трем основным перечням, в том числе по Перечню типовых управленческих архивных документов, утвержденным Приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г.
Также следует отметить, что в соответствии со статьей 5 Федерального закона от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» к архивным документам относятся все документы, независимо от вида их носителя. Это означает хранение документов относится как к документам на бумажных, так и на электронных носителях.
Обращаем Ваше внимание, что с 1 января 2013 года вступает в силу Федеральный закон от 06.12.2011 №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» в статье 29 которого указано, что Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с Правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года. Что приводит в соответствие ранее действовавшие нормы налогового и бухгалтерского законодательства.
Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.
2. Ответственность за ненадлежащее хранение бухгалтерских документов
В первую очередь, ответственность за организацию хранения документов организации, включая первичные учетные документы, несет руководитель. Ответственность за сохранность первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет также главный бухгалтер учреждения.
Документация может быть утеряна в результате стихийных бедствий или противоправных действий третьих лиц. Если документы пропали в результате чьих-либо неправомерных действий (например, хищения), то этот факт должен быть подтвержден правоохранительными органами. Утеря документов в результате стихийных бедствий также оформляется соответствующими органами. При пожаре это может быть справка органов пожарного надзора.
В случае утраты первичных учетных документов руководитель организации в соответствии с п. 6.8 Положения о документах и документообороте назначает своим приказом комиссию по расследованию причин утраты.
Отсутствие первичных документов, обосновывающих совершение какой-либо хозяйственной операции, согласно ст. 120 НК РФ относится к грубым нарушениям правил учета доходов и расходов, под которыми понимается:
- отсутствие первичных документов, или счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета;
- систематическое (два раза и более в течение календарного года) несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета и в отчетности хозяйственных операций денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений налогоплательщика.
Что касается ответственности за невыполнение правил хранения бухгалтерских документов, то она может быть и административной, и налоговой. Как упоминалось выше, отсутствие первичных документов, регистров бухгалтерского учета является грубым нарушением правил учета доходов, расходов, объектов налогообложения и влечет штраф в размере от 5000 до 15000 руб. (ст. 120 НК РФ).
Административный штраф в данном случае может назначаться как за нарушение архивных требований о хранении документов (ст. 13.20 КоАП — 300-500 руб.), так и за грубое нарушение правил бухучета, если из-за отсутствия документов искажена бухгалтерская отчетность (ст. 15.11 КоАП — 2000-3000 тыс. руб.).
Уничтожение документов без соблюдения сроков их хранения является незаконным и влечет административную ответственность. В соответствии со ст. 13.20 КоАП РФ установлены административные санкции за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования документов в виде предупреждения или наложения административного штрафа.
3. Уничтожение документов на основании их сроков хранения
В соответствии с п.1.1 Примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденного Приказом Росархива от 19 января 1995 г. N 2 для экспертизы ценности документов, создаваемых в процессе деятельности организации, отбора и подготовки их к передаче на государственное хранение в архивы организацией создается постоянно действующая экспертная комиссия.
В ее состав включаются наиболее квалифицированные специалисты из всех существующих структурных подразделений компании, которые могут оценить ценность тех или иных видов документов. Состав экспертной комиссии утверждается руководителем организации. Именно экспертная комиссия в организации занимается вопросами отбора документов на постоянное и временное хранение, она же принимает решение об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли.
Данная экспертная комиссия проводит экспертизу ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению и отбирает документы организации для дальнейшего хранения и к уничтожению. Соответственно и ликвидационная комиссия должна создать экспертную комиссию и провести экспертизу всех имеющихся документов организации.
По результатам экспертизы документов ликвидационной комиссии следует организовать процедуру уничтожения документов, срок хранения которых истек. Принципы физического уничтожения документов установлены в п.9.9. Национального стандарта Российской Федерации «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007», утвержденного Приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 N 28-ст.
Согласно Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» при ликвидации негосударственных организаций образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации.
Следовательно, если срок хранения документов не истек, ликвидационная комиссия должна организовать их упорядочение и передачу в государственный или муниципальный архив по соответствующему договору.
Если организация не является источником комплектования государственных, муниципальных архивов, то уничтожение документов производится без согласования с архивными органами.
В организациях, не передающих документы в государственный архив, документы, подлежащие уничтожению, определяются только после составления годовых разделов описей дел постоянного хранения, а по личному составу - только после утверждения руководителем организации.
Уничтожение документов с истекшими сроками хранения в обязательном порядке оформляется актом, который готовит экспертная комиссия, а утверждает руководитель организации. Унифицированной формы такого акта нет, поэтому организация должна разработать свою форму (в акте должны присутствовать все реквизиты, относимые Законом N 129-ФЗ в состав обязательных) и закрепить ее использование в учетной политике компании. Напоминаем еще раз, что в самостоятельно разработанной форме акта должны присутствовать все реквизиты, относимые Законом N 129-ФЗ в состав обязательных.
Документы уничтожаются только при условии проведения за указанный период инвентаризации. Если период, который охватывают документы, не обревизован, уничтожить их нельзя. Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены (или приняты к учету). Например, исчисление срока хранения дел, составленных в 2010 г., начинается с 1 января 2011 г.
Также следует отметить, что независимо от того, является ли организация источником комплектования государственных архивов или нет, выделение дел на уничтожение может осуществляться силами специализированной (архивной) компании. Такой подход позволяет:
- исключить до минимума риск ошибочного (неправомерного) отбора документов на уничтожение или делегировать его сторонней организации;
- сократить непрофильную нагрузку на бухгалтера;
- существенно повысить оперативность выделения дел к уничтожению;
- подготовить акт о выделение дел к уничтожению в строгом соответствии с нормами законодательства.
Для хранения документов организация может либо воспользоваться услугами специализированной архивной компании (внеофисное хранение документов), либо создать свой собственный архив. Право организации на создание архива закреплено в Федеральном законе от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
Если организация хранит документацию у себя, то для этих целей на фирме должно быть выделено отдельное помещение, которое обычно оборудуется специальными полками или стеллажами. Если в помещении архива имеются окна, то их следует зашторить или установить жалюзи, в противном случае не удастся предохранить документы от воздействия света, в связи с чем не исключено их выцветание. Кроме того, для этих целей вместо стеллажей можно воспользоваться и глухими шкафами.
Оконные проемы целесообразно оборудовать металлическими решетками, особенно если помещение хранилища располагается на первом или в цокольном этаже здания, кроме того, лучше установить в архиве и металлическую дверь. Такие меры позволят организации избежать несанкционированного проникновения в помещение архива.
Чтобы не тратить много времени на поиск необходимых документов, организации следует разработать номенклатуру дел, копию которой необходимо разместить в самом помещении архива.
Обращаем ваше внимание, что выдача бухгалтерской документации из бухгалтерии, а также из архива фирмы сотрудникам других структурных подразделений организации, как правило, не допускается. В отдельных случаях документация может выдаваться, но только с разрешения главного бухгалтера.
Внеофисное хранение документов , о котором упоминалось выше, представляет собой эффективный способ организации бухгалтерского архива, который предусматривает передачу бухгалтерских документов на хранение в профессиональный архив, оснащенный современным оборудованием (архивные стеллажи, специализированные короба, системы контроля доступа и противопожарной безопасности). Основными преимуществами данной технологии являются:
- снижение непрофильной нагрузки на бухгалтера;
- защита от несанкционированного доступа к конфиденциальной информации;
- сохранность важных документов;
- снижение издержек, связанных с оснащением собственного архива и его последующим обслуживанием;
- высвобождение офисных площадей.
Как показывает практика, практически в любом современном отечественном предприятии наибольший объём документации генерирует бухгалтерия. объяснимо: именно в этом отделе работают с деньгами, и каждая такая операция нуждается в официальной фиксации на бумаге. Кроме того, законодательно установлен срок хранения первичных документов в организации, а значит, избавиться от «бумажек» просто так не получится, придется хранить их как минимум несколько лет и только после этого уничтожать. К слову сказать, процесс избавления от макулатуры тоже непрост, имеет ряд специфических особенностей. Обо всем этом - дальше.
Документы, документы…
Если привести статистику по количеству продуцируемой документации, получится, что практически во всех современных отечественных предприятиях бухгалтерия - это источник 80-90% бумажных документов. Хранить их нужно не просто так. Ограничения определяют не только то, какой минимальный срок хранения первичных учетных документов правильный (обычно варьируется от пяти лет до десятилетия), но и то, в каких условиях эти объекты должны находиться. В то же время следует помнить, что существует деление на документацию для временного хранения и постоянного.
Впрочем, как показывает практика, далеко не в каждой компании руководители заинтересованы в том, чтобы разбираться в тонкостях того, какие установлены сроки хранения первичных документов. Чтобы избавить себя от головной боли, можно воспользоваться услугами специализированных архивных компаний. В такой фирме точно знают, какой тип документов сколько времени нужно хранить, в каких условиях, при соблюдении каких правил. Кроме того, в такой организации есть технические мощности для уничтожения доверенной на хранение документации, когда сроки истекут. Это действительно удобно, но стоит денег. Если хочется сэкономить, тогда придется выделить специальное помещение под архив и вникнуть в то, каков срок хранения первичных бухгалтерских документов в организации по закону.
Хочу - не хочу
Проблема, между прочим, возникает не на пустом месте. Действующие законы устанавливают сроки хранения первичных документов бухгалтерского учета, и в рамках любого предприятия они должны соблюдаться. Из законодательства следует, что на любое действующее юридическое лицо возложены обязанности по сохранению документации. Это означает, что не играет роли форма деятельности - будь то частный предприниматель, в одиночку ведущий дела, или крупный концерн, все равно придется озаботиться хранением бухгалтерской отчетности и прочей документации. Важно изучить законодательство на предмет установленных сроков хранения электронных первичных документов, бумажных, чтобы в случае конфликтной ситуации с подрядчиком или при проверке контролирующей инстанцией не оказаться в неудобном положении. Кроме того, несоблюдение установленных законом временных промежутков может спровоцировать немалый штраф при проверке. Действующее законодательство содержит нормативы, регулирующие минимальный срок хранения первичных учетных документов. Это важно, чтобы бизнес был в безопасности, а ведение дел в нашей стране отличалось законностью, соблюдением установленных правил.
О том, какой срок хранения электронных первичных документов, бумажных установлен сейчас, рассказывает 125-й федеральный закон, принятый в октябре 2004 года. Исходя из названия, он посвящен архивам и корректному ведению дел. Именно в этом официальном документе рассматриваются особенности хранения продуцируемых бухгалтерией официальных бумаг. Здесь можно найти как особенности, позволяющие разграничить документацию временного и постоянного хранения, так и сроки, характерные для того или иного типа бумаг.
На кого распространяется?
Обязанности по соблюдению минимальных сроков хранения первичных документов возложены на:
- инстанции местного самоуправления;
- госорганы;
- предпринимателей;
- предприятия;
- лиц, ведущую предпринимательскую деятельность.
Соблюдать закон придется применительно к архивной документации, в том числе касающейся личного состава. Весь указанный в законе временной промежуток бумаги должны находиться в безопасном месте. Кроме федеральных законов, особенности сроков хранения первичных документов и бухгалтерских регистров затрагиваются в ряде нормативной документации, действующей как на территории страны в целом, так и в каждом отдельно взятом регионе. Впрочем, наиболее важный документ - это упомянутый выше 125-й закон, в котором дается полный перечень документации, регламентирующей длительность по хранению бухгалтерских бумаг.
Закон под номером 129
В 1996 был выпущен федеральный закон, посвящённый особенностям бухгалтерского учета. В нем указано, что бухгалтерия может формировать свою документацию на бумаге, а также с применением различных машинных средств. При этом фирма в обязательном порядке должна самостоятельно делать копии документации на бумаге, чтобы все участники операций имели доступ к данным о них. Если контролирующий орган запрашивает доступ к документации, представители фирмы обязаны таковой предоставить. Право на это есть и у работников прокуратуры, и у представителей суда.
Создание, хранение с соблюдением сроков хранения первичных учетных документов, предоставление по запросу должно соответствовать установленным в нормативных актах формам. Документы необходимо направлять запрашивающему лицу в бумажной форме. Если это допускают возможности применяемых в работе машин, если все участники согласны, отчетность можно направлять в электронной форме. Это также разрешено действующими законами нашей страны.
Храним по правилам
129-й федеральный закон содержит упоминание об обязательности соблюдения сроков хранения первичных учетных документов. В частности, в 17-й статье упоминается, что любое юридическое лицо в обязательном порядке должно хранить подобную документацию, включая регистры и отчеты. Длительность временного промежутка устанавливается правилами, регламентирующими архивное дело на государственном уровне. Продолжительность этого периода не может быть менее 5 лет.
Особенный срок хранения первичных документов установлен для регламентирующей учетную политику документации и некоторых других категорий (программы, используемые на машинах, обрабатывающих информацию, рабочий план счетов). Конечно, длительность здесь тоже составляет пять лет (в некоторых случаях этот период можно установить больше), но срок начинают отсчитывать с момента, когда на предприятии к этому документу прибегали в последний раз. Руководитель юридического лица - тот человек, на которого по закону возложена ответственность за хранение всей положенной документации с соблюдением временных промежутков. Это означает, что любой образованный и ответственный начальник обязан знать срок хранения первичных документов в бухгалтерии, если он желает держать ситуацию в фирме под своим контролем.
Как показывает практика, во многих организациях регулярно проводят инвентаризацию официальной документации, а локальными нормативными актами устанавливают ответственных за хранение документов лиц, с которыми фактически взаимодействуют проверяющие инстанции при контроле соблюдения правила ведения архивного дела.
Создание и хранение: все по правилам
Исходя из действующего законодательства, бухгалтеры могут формировать как первичную документацию, так и сводную не только на бумаге, но и в электронном виде; при этом обязательства по созданию бумажных копий возлагаются на юридическое лицо, и при запросе со стороны заинтересованного лица, проверяющего органа фирма обязана в кратчайшие сроки направить бумажные документы по адресу. Составление и хранение должно осуществляется в форме, установленной действующими нормативными актами.
О том, каков срок хранения первичных документов в бухгалтерии, порядок этого процесса, рассказывает перечень документации, рассматривающий типовые управленческие бумаги, формирующиеся в ходе работы любого предприятия. Таковые были установлены в 2010 году в документе, утвержденном Министерством финансов и Росархивом. Кроме того, необходимо учитывать требования Налогового кодекса, регламентирующего, что на всякого гражданина нашей страны возложены ответственность за четырехлетнее сохранение бухгалтерской документации. Это распространяется на бумаги, связанные с учетом расходной, доходной составляющей, а также подтверждающие уплату налогов.
Подходим к делу с умом
Корректная организация процесса с соблюдением сроков хранения первичных бухгалтерских документов предполагает профессиональный подход, привлечение персонала, ответственного за учет документации, обработку архивной информации об организации непосредственно рабочего процесса. В настоящее время практически нет мест специализированного обучения архивному делу, поэтому найти действительно высококачественного специалиста зачастую непросто. С другой стороны, прогрессивное законодательство требует, чтобы сроки хранения первичных бухгалтерских документов выдерживались, в противном случае можно столкнуться с категорически неприятными штрафами. Оптимальной вариант при достаточно объемном документообороте - создание в штате фирмы отдела, ответственного за архивное хранение, и обеспечение регулярного обучения ответственного за документацию персонала внутренними ресурсами. Это позволит держать под контролем нововведения, установленные в законах, и соблюдать все требования.
Альтернативный вариант, также позволяющий учитывать срок хранения первичных документов и соблюдать его в своей рабочей деятельности - это сотрудничество с посредником, берущим на себя обязательства по сохранению бумаг клиента. Впрочем, выбрать архивную фирму для себя - это тоже не самая простая задача. Необходимо тщательно проанализировать все доступные варианты, чтобы отдать предпочтение надежной компании и не переживать, что она может закрыться, а здание - сгореть.
Особенности хранения некоторых типов документации
Как следует из действующего законодательства, в архив нужно передавать первичную документацию, а также регистры, отчетность и балансовые документы. Все эти категории официальной документации до момента направления их в архив должны содержаться в бухгалтерских помещениях, при этом юридическое лицо обязано обеспечить все условия для сохранности бумаг: шкафы должны закрываться, противопожарная и прочая безопасность - соблюдаться. Внутри предприятия специальным документом назначается лицо, ответственное за сохранность документации.
Если на предприятии применяют , по закону эти документы должны содержаться в сейфе либо специальном шкафе, помещении, которое закрывается и гарантирует сохранность документации. Первичная документация текущего временного промежутка, обработанная вручную, должна собираться с учетом хронологии в регистры, которые затем направляются в архив на постоянное хранение.
На что еще обратить внимание?
При хранении банковских выписок, кассовых ордеров и отчетов по авансу необходимо сохранять всю документацию с учетом хронологии и переплетать для совместного систематизированного хранения. Некоторые специфические категории документов (рапорты о сменах, рабочие наряды) можно хранить, не переплетая, но подшивая в папки, чтобы ничего не потерялось и не было использовано с нечестными целями.
Сохранность документации, а также своевременное направление ее в архив - это в первую очередь зона ответственности главного бухгалтера, хотя при необходимости локальные нормативные акты могут содержать делегирование полномочий другому лицу. Выдача первичной документации, отчетности, балансовых документов возможна только в отдельных случаях при наличии официального распоряжения главного бухгалтера. В общем случае структурные подразделения не имеют доступа к документам бухгалтерии. Изъятие документации возможно лишь при наличии специализированного запроса из дознавательных органов, суда или других инстанций, располагающих соответствующими полномочиями по закону. При этом необходимо предоставить официальное постановление, составленное с соблюдением законодательства. При изъятии необходимо составить протокол, одну из копий которого передают представителю организации под роспись.
Срок хранения первичных документов отражен в таблице ниже.
Особенности документооборота
Термин «документооборот» применяют к комплексу факторов, связанных с движением документации с момента создания бумаги до передачи ее в архивное дело. Разработка графика - это зона ответственности главного бухгалтера, хотя на некоторых предприятиях делегируется специалисту по документообороту. Впрочем, как показывает практика, наиболее корректным является включение такого графика в учетную политику организации, которая затем утверждается специально издаваемым приказом за подписью главного должностного лица компании.
При помощи графика можно согласовать и упростить задачу планирования на предприятии. График документооборота первичной документации - это список исполнителей, временные промежутки, в рамках которых бумаги должны направляться бухгалтерии, а также сроки, за которые бухгалтеры их обрабатывают. Обязательно описываются отчетные периоды, включая балансовую отчётность. Зачастую учетная политика содержит регламентацию сроков хранения первичных документов, причем этот период или приравнивается к установленному законом, или назначается большим, если того требует специфика деятельности компании. Когда отчетность за год сдается, документация готовится установленным порядком и передается на архивное хранение. При этом учитывают, что в будущем может возникнуть необходимость извлечения полезных данных из переданного на хранение объема. Для этого принято разделение дел на папки, группировка же объясняется содержанием. Обязательно каждой папке присваивают релевантный заголовок.
Особенности хранения дел
Вся формируемая в ходе деятельности предприятия документация, как было указано выше, делится на предназначенную для временного хранения и постоянного. При передаче бумаг в архив необходимо каждую из этих категорий сдавать по отдельности, не смешивая официальные бумаги в одних папках. При этом копии нужно хранить отдельно от подлинников. Также в отдельные папки придется рассортировать документацию, показывающую отчетность, планы по году и по кварталам, по месяцам. Одно дело должно содержать одну штуку документации.
Для группировки одного дела можно использовать документы, сгенерированные за один период (квартал, год, месяц). Исключение составляют так называемые преходящие категории - например, личные дела, закрытие которых не приурочено к календарному году. Если дело содержит в себе документацию, сгенерированную за несколько месяцев, необходимо каждый месяц отделять от других специальным листом, фиксируя на нем, какой период документирует идущий за ним блок. При этом допускается группировать в одно дело до 250 листов. Папка в толщину может быть 4 см и меньше.
На что еще обратить внимание?
Как видно из правил ведения архива, если документация имеет приложения, таковые (вне зависимости от того, когда именно были составлены) должны присоединяться к той документации, которую они сопровождают. Вообще последовательность для архива бухгалтерской документации очень важна, поэтому ее необходимо соблюдать неукоснительно. Как правило, сначала размещают отчетность, затем пояснительные записки, после чего баланс, дополненный приложенными документами.
При организации хранения лицевых счетов сотрудников компании необходимо выделить для этого отдельное дело, в котором документацию раскладывают по годам со строгим соблюдением хронологии. Годовую переписку формируют в папки с указанием календарного года и тоже систематизируют в соответствии с датами. За каждым запросом должен следовать ответ на него.
Некоторые особенности
Сроки хранения, прописанные в Налоговом кодексе, могут отличаться от тех нормативов, которые указаны в законах, регламентирующих деятельность бухгалтерии. При наблюдении подобного несоответствия рекомендовано в первую очередь соблюдать тот временной промежуток, который больше - это позволит в случае необходимости обращения к документации воспользоваться ею, даже если по одному из действующих правил срок уже вышел. Кроме того, проверяющим органам будет не к чему придраться. Также необходимо помнить об изданном в 2000 году специальном перечне, указывающем длительность хранения некоторых специфических групп документации. Этот перечень регулярно обновляется и дополняется, поэтому главный бухгалтер предприятия и отдел, ответственный за документооборот, должны следить за актуальной информацией.
Если сроки хранения были нарушены, ответственность за это возлагается на руководителя компании, несмотря на то, что вопрос сохранности в первую очередь входит в зону ответственности главного бухгалтера. Если порядок, длительность хранения нарушены, фирме назначают штраф. Для должностного лица наказание варьируется обычно в границах двух-трех тысяч рублей. А вот если первичной документации вообще не ведется, за это могут наказать выплатой штрафа от пяти тысяч рублей и больше.
Первичные учетные документы, бухгалтерская отчетность и аудиторские заключения по ней подлежат хранению. Расскажем, как, где и сколько нужно хранить архивы.
Сколько нужно хранить бухгалтерские документы?
По общему правилу срок хранения бухгалтерских документов составляет 5 лет, однако отдельные документы необходимо хранить в течение большего времени или постоянно. Сроки хранения бухгалтерской документации установлены в Налоговом кодексе РФ, Федеральном законе от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, а также в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Ведение бухгалтерского учета и хранение документов должны быть организованы руководителем предприятия.
Так, согласно Налоговому кодексу, налогоплательщик не менее четырех лет должен обеспечивать хранение бухгалтерских документов и данных налогового учета, которые необходимы для расчета и оплаты налогов, а также документов, которые являются подтверждением оплаты налогов, понесенных расходов и полученных доходов. Однако иной порядок предусмотрен, например, для документов, которые подтверждают полученный компанией убыток. Подтверждающие документы в данном случае необходимо сохранять в течение всего времени, пока сумма убытка не будет полностью погашена.
Перечень, утвержденный приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 года, содержит типовые архивные документы, а также сроки, в течение которых их стоит хранить. В таблице вы можете посмотреть сроки хранения бухгалтерских документов в организации. Все документы распределены по разделам. Так, в разделе 4 «Учет и отчетность» можно посмотреть сколько лет хранятся бухгалтерские документы: например, документы по лизингу имущества компании должны хранится бессрочно (постоянно), а переписка, в которой содержится информация по оказанию платных услуг, должна храниться 5 лет. В подразделе 4.1 «Бухгалтерский учет и отчетность» можно посмотреть также сроки хранения аналитических документов к бухгалтерской отчетности, документов учетной политики и других.
Как хранить бухгалтерские документы
Дела временного хранения, у которых время хранения составляет меньше 10 лет, обычно не отдают в архив бухгалтерских документов предприятия. Как правило, они остаются в структурных подразделениях организации, и как только сроки давности бухгалтерских документов истекают, уничтожаются . В обязательном порядке в хранение архива организации передаются бухгалтерские документы бессрочного (постоянного) и длительного хранения, которое превышает 10 лет.
Организации обязаны соблюдать порядок хранения бухгалтерских документов, обеспечивать сохранность документов в течение установленных законодательством сроков. Согласно законодательству, собственные архивы обязаны создавать только государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района, городского округа и внутригородского района.
Согласно законодательству, создание собственного архива для хранения документов является правом, а не обязанностью компании. Поэтому если у предприятия нет собственного архива, то возможно заключить договор о хранении документов с государственным муниципальным архивом. Организация имеет право выбрать для хранения своих документов любой государственный или муниципальный архив, а также музей или библиотеку. При этом целесообразно заключать договор с архивом, находящимся по месту фактического нахождения организации.
Создание архива бухгалтерских документов
Для хранения документов бухгалтерского учета организация имеет право создать собственный архив.
В зависимости от количества, объема документов, которое планируется хранить, можно создать архив как:
- отдельное самостоятельное структурное подразделение компании;
- подразделение в составе определенного отдела, например, отдела делопроизводства.
В зависимости от состава документов, которые подлежат передаче в архив на хранение (бухгалтерские и иные документы), могут быть созданы следующие типы архивов:
- архив, в котором хранится управленческая документация;
- научно-технический архив;
- архив с аудиовизуальными материалами;
- архив электронных документов.
При этом архив должен быть обеспечен отдельным помещением, отвечающим всем требованиям к архивохранилищу, укомплектован необходимым оборудованием и кадрами.
Как правильно архивировать бухгалтерские документы? Дела, которые включают в себя документы постоянного хранения или документы длительного хранения (которые должны храниться 10 лет и более), подлежат полному оформлению. Полное оформление представляет из себя:
- подшивку или переплет дела;
- постраничную нумерацию;
- составление листа-заверителя;
- создание внутренней описи документов (при необходимости);
- заполнение реквизитов обложки дела (точное название организации, заголовок дела, регистрационного индекса дела и т.д.).
В отношении дел, которые хранятся менее 10 лет, стоит проводить частичное оформление: возможно не систематизировать документы в деле, не проставлять нумерацию и заверительные надписи.
Сколько лет и каким образом нужно хранить бухгалтерские документы в электронном виде? В отношении электронных документов применяются те же сроки хранения. Однако хранение электронных документов обладает некоторыми особенностями. Обязательно должны соблюдаться следующие условия:
В процессе хранения электронных бухгалтерских документов в архиве организации должен периодически производиться технический контроль физического и рабочего состояния носителей электронных документов. Контроль необходимо осуществлять не реже одного раза в пять лет. Если установлены какие-либо изменения состояния носителей, которые могут повлиять на сохранность информации, то по решению руководителя должна быть проведена работа по переносу электронных документов на новые носители.
- в архиве предприятия должно храниться минимум два экземпляра каждой позиции электронных документов (экземпляры должны быть на разных устройствах);
- в компании должны быть в наличии программное обеспечение и технические средства, которые предназначены для воспроизведения, копирования и другой работы с электронными документами;
- необходимо обеспечить такую сохранность электронных документов, чтобы их потеря, уничтожение, попадание к посторонним лицам были полностью исключены.