Авансовый отчет (форма АО-1) – это унифицированный документ для учета затрат сотрудника во время командировки. При возвращении из командировки сотрудник обязан отчитаться, для чего сдается заполненное командировочное удостоверение, скачать которое вы можете , и авансовый отчет, бланк которого имеет унифицированную форму АО-1.

Авансовый отчет АО –1 является первичным документом , необходимым для учета выданной наличной денежной суммы работнику на определенные цели , такие как :

• командировочные расходы ;
• административные или производственные расходы .

Выдача подотчетной суммы оформляется в кассе предприятия расходным кассовым ордером (РКО ). Полученные деньги необходимо израсходовать только на цели , которые были прописаны в РКО . Кассир обязан выдавать денежные суммы в подотчет лично в руки только сотруднику , который заключил трудовой договор с организацией , и его фамилия включена в перечень приказа о лицах , которые могут брать деньги в подотчет . Также основанием для выдачи суммы будут являться приказ о направлении в служебную командировку или командировочное удостоверение .

После того , как подотчетник потратил выданные средства , составить и предоставить учетной службе авансовый отчет необходимо в течение трех рабочих дней .

Как правильно заполнить АО-1? Предлагаем вам скачать образец авансового отчета, который вы найдете в конце статьи. Пустой бланк авансовый отчет скачать можно также ниже.

Если командировочное удостоверение подтверждает сам факт нахождение сотрудника в командировке, то авансовый отчет является подтверждением произведенных работником . К авансовому отчету прикладываются документы, подтверждающие расход выданных сумм.

Также авансовый отчет заполняется и при выдаче денежных средств под отчет сотрудникам на различные нужды. При этом нужно помнить, что деньги под отчет можно выдать сотруднику только в том случае, если он внесен в приказ о подотчетных лицах.

Порядок составления авансового отчета (форма АО –1)

Документ оформляется как работником , так и сотрудником бухгалтерской службы .
Подотчетному лицу необходимо заполнить следующие данные :
1 . Название организации ;
2 . Дата составления ;
3 . Назначение аванса (производственные , представительские , командировочные расходы и т .д .);
4 . Персональные данные , а именно : фамилию и инициалы , структурное подразделение , в котором работает подотчетник , табельный номер , должность ;
5 . Информация о размере последнего аванса ;
6 . Сумма подотчета , выданного кассиром ;
7 . Графы «Израсходовано », «Остаток /Перерасход », а также информация о количестве документов , которые прикладываются к АО –1 , заполняются после написания и расчета на другой стороне отчета необходимых данных ;
8 . Табличная часть об израсходованных средствах , а именно :

• порядковый номер . Все документы , которые прилагаются к авансовому отчету , должны быть пронумерованы соответственно составляемого перечня ;
• номер , дата каждого документа , подтверждающего целевое расходование средств ;
• название документов , приобщенных к АО –1 (товарный (кассовый ) чек , квитанции к ПКО , командировочное удостоверение ,счет –фактура и т .п .), на что потрачены деньги ;
• сумма расхода переписывается с каждого документа . Подотчетное лицо заполняет только столбец 5 или 6 (это зависит от валюты расчетов );
• расчет конечной суммы . Далее итог переписывается в графу «Израсходовано » (пункт 7 ).

После того , как подотчетник сдал АО –1 , сотруднику учетной службы необходимо проверить наличие каждого документа , который подтверждает сумму потраченных средств , их правильное расходование на поставленные цели , а также нужно заполнить остальные разделы . Для подтверждения того , что отчет по форме АО –1 сдан в бухгалтерию , сотруднику выдается расписка . После просмотра всех документов в оригинале , которые подтверждают расход , проверки правильности заполнения авансовый отчет АО –1 подписывается главным бухгалтером , бухгалтером и директором , далее принимается к учету .

Авансовый отчет АО-1. Образец заполнения

Форма авансового отчета - это двухсторонний бланк, заполняется он как бухгалтерией, так и самим работником.

Что должен заполнить подотчетное лицо в бланке форма АО-1?

На лицевой стороне бланка оформляются строки:

• наименование организации;
• дата составления отчета;
• структурное подразделение, в котором он работает;
• свои ФИО, должность, табельный номер;
• назначение аванса, то есть на что планируется потратить выданные деньги (хознужды, канцтовары, командировочные расходы и т. д.);

На обратной стороне бланка подотчетное лицо заполняет таблицу, в которой указывает на что потрачены деньги. По каждому имеющемуся подтверждающему документу заполняется строка таблицы, в которой последовательно в графах пишутся номер, дата, наименование этого документа и потраченная сумма, отраженная в этом документе. Заполнив всю таблицу бланка авансового отчета, в конце подводятся итоги, считается суммарная потраченная сумма, которая пишется в строке «итого». После этого подотчетное лицо сдает бланк авансового отчета в бухгалтерию, приложив все подтверждающие документы.

Что заполняет бухгалтер в авансовом отчете?

Получив отчет, бухгалтер должен проверить правильность заполнения, сверить приведенные в таблице данные с указанными в приложенных документах. Документу присваивается индивидуальный номер.

Внизу лицевой стороны бухгалтер заполняет строки «расписка»: от кого принят бланк отчета, его номер и дата, потраченная сумма, количество приложенных документов, ставится дата принятие отчета и подпись бухгалтера. Заполненная таким образом расписка отрывается от основной части бланка АО-1 и передается подотчетному лицу в знак того, что отчет принят и проверен.

С обратной стороны формы бухгалтер заполняет строки 7 и 8, в которых отражает сумму, принятую к учету, и строку 9, в которой пишется дебет счета, куда списываются произведенные расходы.

Затем нужно перейти опять к лицевой стороне и заполнить две небольшие таблицы:

• в первой отражаются суммы остатка или перерасхода по предыдущим авансам, если они были, в поле «итого получено» пишется выданная сумма аванса, в строке «израсходовано» – фактически потраченная сумма. Если работник потратил меньше выданных денег, то заполняется «остаток», если больше - то «перерасход». В случае, если есть остаток, они передается в кассу по , если есть перерасход - то работнику выдается недостающая сумма из кассы предприятия по

Иногда на предприятии складываются такие ситуации, когда сотрудникам выдают денежные средства для выполнения различных служебных поручений, причем эти средства не проводятся через документы на момент выдачи (кроме кассового ордера). Это может быть командировка работника, покупка канцелярии или запчастей для сломавшегося автомобиля. Чтобы подтвердить расходование средств, необходимо составить авансовый отчет (образец заполнения будет приведен ниже), согласно всем правилам. Допускать ошибки при его составлении нельзя, поскольку он является документом строгой отчетности. Рассмотрим, как правильно его составлять и что именно вписывать в бумагу.

Введение

Для начала разберем, что, вообще, представляет собой данный термин. Авансовым отчетом называется документ, основной задачей которого является подтверждение произведенного расхода денежных средств подотчетным сотрудником. То есть вся процедура выглядит следующим образом:

1. Компания выделяет сотруднику денежные средства для выполнения какой-то задачи.
2. Сотрудник приобретает товар или оплачивает услуги за выданную наличность, получая чек.
3. Чек сдается в бухгалтерию или ответственному лицу, заполняется авансовый отчет, который впоследствии учитывается при ведении бухгалтерии.

Авансовый отчет позволяет проконтролировать выделение средств компании

Заполнением документа занимается бухгалтер и работник, которому были выделены денежные средства. Документ имеет специальную форму, утвержденную Госкомстатом РФ№55 от 2001 года, она носит название АО-1 и является документом первичной отчетности.

Внимание: оформление документа начинает подотчетное лицо, которое вносит в него основные сведения. Затем он передается бухгалтеру, который вносит в него нужные реквизиты и дополнения, после чего передается руководителю компании для утверждения и подписи.

После того как бумага будет подписана руководителем, бухгалтерия закрывает задолженность и проводит приход товарно-материальных ценностей, причисляя ее либо к расходам, либо к погашению имеющихся задолженностей. При этом следует помнить, что согласно законодательству РФ, первичный документ не имеет стандартизированной формы, и руководитель компании имеет право его изменять по своему усмотрению. Но правила заполнения авансового отчета для бюджетных компаний несколько иные, они могут использовать только утвержденные бланки.

Нюансы составления

Рассмотрим некоторые тонкости составления данного документа. Так, он должен быть составлен не позднее, чем через три дня после выхода работника на рабочее место или после истечения срока, на который данные денежные средства выделялись.

Пример: сотрудник получил 3000 рублей на командировку. По возвращении с нее он выходит на рабочее место и в течение трех дней должен подать отчет в бухгалтерию. Возможна и такая ситуация: сотруднику выдали деньги в понедельник, 15 августа, с целью совершить покупку канцелярии для компании. Срок, на который были выделены средства — 2 дня, то есть за это время работник должен совершить покупку. Соответственно, задание должно быть выполнено до 17 августа включительно, а отчетность необходимо подать до 20 августа включительно (3 дня).

В случае если сотрудник должен был подать отчетность до 20 августа, но заболел и вышел на больничный, то норма о 3 днях переносится на момент выхода работника на рабочее место. К примеру, больничный занял 7 дней начиная с 18 августа. 24 августа он выходит на работу, и у него есть три дня для подачи отчетности. В случае если сотрудник затягивает положенные сроки, то на него могут быть наложены материальные санкции.

Как правильно заполнить

Разберем, Он составляется по унифицированной форме на бланке АО-1. В отчет должны присутствовать такие данные:

1. Количество выданных сотруднику средств.
2. ФИО и должность лица, которому выдаются средства.
3. О цели, на которые выделяются деньги.
4. Данные о предыдущем авансе, если он был.
5. Реквизиты и бухгалтерские пометки.

Стандартная схема составления отчетности

Главное, чтобы документ ответил на такие вопросы:

1. Был ли допущен перерасход.
2. Вовремя ли была сдана отчетность, все ли подтверждающие документы предоставлены.
3. Нет ли у подотчетного листа задолженности перед компанией.
4. Нужно ли производить вычет из зарплаты для погашения имеющейся задолженности.

Внимание: список лиц, которым могут выдаваться авансы, утверждается руководителем. Не каждый сотрудник может получить деньги из кассы — если он не является подотчетным, то выдача запрещена.

Отчет состоит из одного двухстороннего листа. Главную, т. е. лицевую часть, обычно заполняет работник, поскольку там указывается информация, непосредственно касающаяся его персоны и данных, которые ему известны. В лицевой стороне указывается название организации, номер отчетности, ФИО сотрудника и другие данные о нем (должность, табельный номер), дата заполнения документа и назначение. Также с лицевой стороны присутствует табличка, в которую вносятся данные о предыдущих авансах. С оборотной стороны указываются документы, подтверждающие прохождение платежа (чеки, квитанции), а также общая сумма потраченных денег.

После того как документ был заполнен сотрудником, его передают бухгалтеру. Он прописывает в нем соответствующие суммы и счета, а также пометку о том, что отчет был проверен и не содержит ошибок. Сумма всегда указывается цифрами и прописью, после чего ставится подпись бухгалтера с расшифровкой (ФИО, должность), указывается перерасход и остаток, различные реквизиты и прочее. Данный документ составляется в единичном экземпляре, причем его можно заполнять как в традиционном бумажном виде, так и в электронном. Следует понимать, что если при составлении документа будут допущены ошибки и руководитель подпишет его без исправлений, то сотрудники налоговой могут не учесть его и признать выделенную сумму доходом с последующим доначислением НДФЛ и прочих взносов. Поэтому обязательно проверяйте документы перед тем, как их подписывать.

Что необходимо учитывать

В конце статьи мы приведем а пока разберем детальнее пункты, которые нужно вносить в бумагу.

1. ФИО работника. Согласно требованию законодательства, денежные средства в виде аванса могут выдаваться только тем сотрудникам, которые официально работают в компании на основании гражданского или трудового договора. Также, кроме ФИО, указывается должность работника.
2. В пункт «Назначение аванса» в обязательном порядке необходимо внести реальные данные, которые должны совпасть с присоединяемым платежным документом.
3. В пункт первички о расходах вносятся все необходимые даты и суммы, которые могут быть подтверждены чеками и квитанциями. Это докажет налоговикам, что вы реально отправляли человека в командировку, тратили деньги и пр. Следите, чтобы даты в первичке и чеках не различались, иначе все это может плохо кончиться.

Учтите, что отчетность можно исправить, если она еще не прошла в учет. Если учет состоялся, но ошибка была найдена, то документ можно аннулировать (это делает руководитель, поскольку он его утверждал). Рекомендуется не выбрасывать и не удалять неправильный бланк, чтобы при необходимости предоставить его налоговикам, как доказательство того, что ошибка была допущена.

Стандартный образец заполнения

Какие документы могут подтвердить, что средства действительно были потрачены в заданном объеме? Есть два варианта:

1. Подтверждение по чекам товарным или накладным (то есть подтверждающие покупку).
2. Подтверждение по оплате (кассовый чек или выписка с карты).

Внимание: авансовые средства выдаются сотруднику на основании поданного заявления. Срок сдачи отчетности регулируется компанией. Она может установить его хоть в 1 день, хоть в 50. Но лучше придерживаться классического срока в 3 дня.

Также рекомендуется строго прописать сроки погашения задолженностей с обеих сторон. К примеру, если сотрудник потратил больше средств, чем ему выдали, то он должен получить доплату в определенный срок. То же самое должно быть и в противоположной ситуации - если затраты оказались меньше выданного, то сотрудник должен вернуть «сдачу».

Спорные моменты

У бухгалтеров частенько возникают вопросы по различным нюансам, связанным с его оформлением. Рассмотрим несколько спорных моментов, касающихся данного документа:

1. Работнику выдали 20 тысяч на покупку двух стеллажей для склада, но по такой цене товара не оказалось. Он приобрел два стеллажа за 25 тысяч, добавив 5 тысяч. В этом случае авансовый платеж оформляется на всю сумму сделки (25 тысяч), а сотруднику компенсируются его расходы на карту или через кассу (сотруднику нужно написать заявление и подтвердить его чеками).
2. В случае если сотрудник занимается массовыми закупками, то аванс может выдаваться на несколько платежей. К примеру, техдиректор закупает канцелярию, обеды, оборудование и ездит в командировки 4 раза в месяц. Ему необязательно брать аванс перед каждым действием — он может получить определенную сумму в аванс, а затем отчитаться о ее расходовании и вывести в ноль, получив компенсацию при превышении или, наоборот, вернув средства в кассу предприятия. В этом случае обычно деньги выдаются на месяц, а отчетности демонстрируются с 1 по 3 число.
3. Если сотрудник составляет два и более заявления на аванс, то он может отчитаться о них одним отчетом, если сроки позволяют это сделать. К примеру, сотруднику 1 августа выдали 10 тысяч для закупки стойки со сроком отчетности до 7 августа. Третьего числа он приобрел стойку, а пятого — уехал в командировку до 15 августа, получив на это второй аванс в размере 5 тысяч рублей. Соответственно, по приезде он составляет отчетность, в которую включает как первый платеж, так и второй, разбивая их по назначению аванса (хозяйственные и командировочные нужды).
4. Если сотрудник не требует возмещения перерасхода, то необходимо подписать документ о прощении задолженности, после чего внести сумму во внереализационные доходы и отобразить, как прочие расходы. К примеру, увольняется гендиректор, который имеет долю в компании. Компания в последнее время была в тяжелой ситуации, поэтому гендир закупал некие товары за свои, в результате чего сформировалась задолженность. Он уходит, но не требует возмещения, чтобы не добивать компанию, поскольку у него доля в ней. Происходит прощение долга по договору.

Мы перечислили основные сложные ситуации, которые могут возникнуть при оформлении документов. Надеемся, что теперь вы поняли, как правильно заполнять бумаги и каких ошибок следует избегать. По данной

Авансовый отчет (форма №АО-1)

Авансовый отчет - это документ первичного учета, подтверждающий расходование выданных авансом подотчетных сумм с приложением оправдательных документов. Авансовый отчет первоначально заполняется подотчетным (получившим наличные средства) лицом и представляется им в бухгалтерию для дальнейшей проверки, утверждения руководителем и списания произведенных расходов. Бланк авансового отчета находится в альбоме унифицированных форм по учету кассовых операций и результатов инвентаризации денежных средств под названием - форма № АО-1 .

Выдача наличных денег под отчет производится через кассу организации по расходному кассовому ордеру, в котором указывается целевое назначение данной суммы. В бухгалтерии организации должен иметься приказ, содержащий перечень лиц, которые имеют право на получение средств под отчет на хозяйственные расходы (включая приобретение горюче-смазочных материалов). Соответствующим приказом должны быть утверждены и сроки, на которые выдаются такие авансы (законодательно они не ограничены). Основанием для выдачи средств на командировочные расходы служит командировочное удостоверение или приказ руководителя о направлении сотрудника в служебную командировку.

Не позднее 3 рабочих дней с момента истечения срока, на который выдан аванс, или возвращения из командировки, подотчетное лицо обязано представить в бухгалтерию авансовый отчет с приложением подтверждающих расходы документов и произвести окончательный расчет. Форма авансового отчета составляется в единственном экземпляре.

Бланк авансового отчета двухсторонний. На лицевой стороне подотчетное лицо должно указать наименование организации, номер авансового отчета и дату его заполнения, свои ФИО, отдел, в котором он числится, и табельный номер, если таковой имеется, а также свою должность и назначение аванса. Ниже, в левой части лицевой формы авансового отчета, подотчетное лицо заполняет таблицу, в которой указывает сведения о предыдущем авансе, полученных в настоящее время денежных средствах, их расходе, перерасходе или остатке.

На оборотной стороне формы АО-1 подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1 - 6). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются в порядке их записи в отчете. Строка 1а лицевой стороны, формы и графы 6 и 8 оборотной стороны бланка авансового отчета заполняются в случае, если аванс был выдан в иностранной валюте (например, на загранкомандировку), согласно правилам и действующему законодательству.

Дальнейшее оформление авансового отчета осуществляет бухгалтер. В таблице «Бухгалтерская запись» на лицевой стороне он вносит номера корреспондирующих счетов и суммы, на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету (графы 7 - 8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9). После проверки правильности заполнения авансового отчета, оформления оправдательных документов и целевого расходования средств, бухгалтер должен поставить отметку о том, что отчет проверен и утвержден в соответствующей сумме (цифрами и прописью), заполнить расписку на лицевой стороне бланка и передать ее подотчетному лицу. Далее на лицевой части бланка авансового отчета ставятся подписи бухгалтера и главного бухгалтера с их расшифровками, при необходимости, вносятся суммы остатка или перерасхода и реквизиты расходных или приходных кассовых ордеров, по которым производится окончательный расчет.

Проверенный авансовый отчет должен быть подписан (с расшифровкой) руководителем организации или уполномоченным на это лицом, для чего в верхней части лицевой стороны бланка авансового отчета предусмотрена соответствующая строка. После утверждения документ принимается к учету для списания подотчетных денежных средств. Остаток неиспользованного аванса должен быть оприходован в кассу, перерасходованная сумма выдана подотчетному лицу в установленном порядке.

Не допускается - выдача наличных средств подотчетному лицу, имеющему задолженность по предыдущему авансу, и передача выданных под отчет наличных денег другому лицу.

См. также:

Приложение

Перечень документов для сдачи авансовых отчетов

Оплата льготного проезда

1. Форма АО-1 двухсторонняя. Заполнение документа производиться в единственном экземпляре, в срок не позднее трех рабочих дней с момента окончания срока отпуска. В авансовом отчете указать следующие реквизиты: название организации, подпись руководителя организации (директор, заведующего), должность подотчетного лица, ФИО подотчетного лица, целевое назначение выданных средств, на оборотной стороне авансового отчета подотчетное лицо перечисляет реквизиты документов, подтверждающих расход (билеты, чеки, квитанции и прочие), указывает их даты, номера и суммы, .

2. Приказ о предоставлении льготного отпуска сотруднику . Оформление приказа о предоставлении отпуска производится с применением унифицированных форм № Т-6 и Т-6а (обязательно наличие всех реквизитов: дата документа, номер документа, основание, расчетный период, льготный период , количество человек (отдельно взрослых и детей), которым оплачивается льготный проезд.

3. Заявление на выдачу аванса. Заявление пишется на имя директора (заведующей) и визируется им. В заявлении сотрудник указывает сумму аванса. Правом оплаты проезда в отпуск обладают: неработающие супруг (супруга), несовершеннолетние дети до 18 лет (родные, усыновленные), дети (родные, усыновленные), не достигшие возраста 23 лет, осваивающие образовательные программы основного общего и (или) среднего общего образования, а также начального, среднего и высшего профессионального образования по очной форме обучения в образовательных учреждениях, имеющих государственную аккредитацию . Для оплаты проезда несовершеннолетних детей кроме проездных документов (билетов, квитанций, чеков) прикладывается свидетельство о рождении. Если же ребенок старше 18-ти лет и является студентом помимо вышеперечисленных документов обязательно необходимы: справка, подтверждающая факт обучения физического лица по очной форме обучения на дату проезда, копия свидетельства лицензии и государственной аккредитации учебного заведения.

4. Заявление от сотрудника об оплате льготного проезда. Заявление пишется на имя директора (заведующей). В заявлении сотрудник обязательно указывает место отдыха (конечная точка), маршрут к месту отдыха, перечислить ФИО, даты рождения, родственную принадлежность членов семьи, которым может быть оплачен проезд к месту отдыха сотрудника. Подпись и дата.

5. Билеты. Оплата стоимости проезда к месту использования отпуска и обратно по фактическим расходам, подтвержденные проездными документами (билетами), а также документами об оплате услуг (сборов) по оформлению проездных документов, предоставления в поездах постельных принадлежностей и другие услуги, включенные в стоимость билета, но не выше стоимости проезда:

8. Билеты. Оплата стоимости проезда к месту использования учебного отпуска и обратно по фактическим расходам, подтвержденные проездными документами (билетами), а также документами об оплате услуг (сборов) по оформлению проездных документов, предоставления в поездах постельных принадлежностей и другие услуги, включенные в стоимость билета, но не выше стоимости проезда:

Железнодорожным транспортом - в купейном вагоне скорого фирменного поезда;

Водным транспортом - в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;

Воздушным транспортом – в салоне экономического класса;

Автомобильным транспортом – в автомобильном транспорте общего пользования (кроме такси), при его отсутствии – в автобусах с мягкими откидными сиденьями.

В случае если представленные работником документы подтверждают произведенные расходы на проезд по более высокой категории проезда, чем установлено, компенсация расходов производится на основании справки о стоимости проезда в соответствии с установленной категорией проезда, выданной работнику соответствующей транспортной организацией, осуществляющей перевозку, или ее уполномоченным агентом (далее – транспортная организация), на дату приобретения билета. Расходы на получение указанной справки компенсации не подлежат.

Оплату стоимости проезда автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси) к железнодорожной станции, пристани, аэропорту и автовокзалу при наличии документов (билетов), подтверждающих расходы.

Если стоимость проездных документов (с учетом взимаемых при продаже проездных документов обязательных платежей) указана в иностранной валюте, то оплата производится из курса валюты, установленного Центральным банком России на день приобретения указанных документов.

Авиабилеты:

Ж/д билеты:

При проезде за пределы РФ оплата производится только до границы РФ, поэтому необходимо предоставить справку о стоимость проезда до ближайшего к границе населенного пункта в пределах РФ.

Дата билетов может быть раньше даты начала отпуска или позже окончания только в том случае, если это были выходные или праздничные дни, а так же если есть приказ об отпуске без сохранения заработной платы на этот период.

В случае утери билетов предоставляется справка о стоимости проезда ж/д транспортом в плацкартном вагоне на дату проезда. В этом случае необходима справка с места отдыха о том, что сотрудник действительно там был.

Проезд автобусом оплачивается при наличии контрольно-кассового чека.

Проезд автомобилем:

Маршрутный лист с печатями и датами выбытия и прибытия в г. Новый Уренгой, прибытия и убытия из места отдыха;

Автомобиль должен быть зарегистрирован на сотрудника, который сдает авансовый отчет или на супруга (супругу) (в этом случае должно быть предоставлено свидетельство о браке), или если есть доверенность владельца автомобиля на сотрудника который сдает авансовый отчет (дата доверенности должна быть раньше даты начала отпуска или даты начала передвижения).

Оплата первичного медосмотра

1. Форма АО-1 двухсторонняя. обязательно ставит свою подпись .

2. Приказ об устройстве на работу. Копия, заверенная отделом кадров учреждения.

3. Заявление от сотрудника об оплате первичного медосмотра. Заявление пишется на имя директора (заведующей). Подпись и дата.

4. Договор о предоставлении медицинских услуг. Оригинал. Обязательное заполнение реквизитов стороны оказание суммы предоставленных услуг.

7. Чеки. В чеке указывается наименование медицинского учреждения, сумма.

Оплата расходов, связанных с переездом работников

из районов Крайнего Севера

1. Форма АО-1 двухсторонняя. Заполнение документа производиться в единственном экземпляре, в срок не позднее трех рабочих дней с момента окончания срока отпуска. В авансовом отчете указать следующие реквизиты: название организации, подпись руководителя организации (директор, заведующего), должность подотчетного лица, ФИО подотчетного лица, целевое назначение выданных средств, на оборотной стороне авансового отчета подотчетное лицо перечисляет реквизиты документов, подтверждающих расход (билеты, чеки, квитанции и прочие), указывает их даты, номера и суммы, обязательно ставит свою подпись .

2. Приказ об увольнении работника.

3. Заявление на имя директора (заведующей) с просьбой оплатить проезд и провоз багажа в связи с выездом из РКС с визой.

4. Билеты.

Авиабилеты: электронный билет, посадочный талон. Номера электронного билета и посадочного талона должны совпадать. Дата квитанции разных сборов должна совпадать с датой покупки билета. Оплачиваются авиабилеты только эконом класса. Если билет бизнес класса необходимо предоставить справку о стоимости билета эконом класса на эту дату, на этот рейс. При утере посадочного талона необходимо взять справку в аэропорту о том, что этот сотрудник действительно летел этим рейсом. В справке должны быть указаны номер рейса, дата рейса и Ф. И.О. пассажира. Страховая квитанция не оплачивается, поэтому её не надо прикладывать.

Ж/д билеты: обязательно Ф. И.О. на билете должно совпадать с Ф. И.О. сотрудника. Дата квитанции разных сборов должна совпадать с датой покупки билета. Оплачивается проезд только в вагонах плацкарт и купе. При наличии электронного ж/д билета (маршрут/квитанции) обязательно необходимо предоставить билет установленного образца (выдается в терминалах на ж/д вокзале в пункте отправления.

Проезд автомобилем:

Заявление от сотрудника на оплату проезда личным автотранспортом с визой директора;

ПТС, тех паспорт, справка о расходе топлива. При проезде за границу РФ к учету будут приниматься только чеки ближайшей к границе РФ АЗС.

В чеках с АЗС должна быть обязательно указана марка топлива, стоимость 1 литра и др. реквизиты. Чеки с нечетко (смазано) прописанными данными к учету не принимаются.

5. Оплата контейнера : договор, акт выполненных работ, счет-фактура в которой будет указан вес вывозимых вещей (до 5 тонн), квитанция об оплате.

6. Справка с ЖЭУ (РЭУ) о снятии с регистрационного учета (выписке из города) или штамп в паспорте о выписке (ксерокопия).

7. Трудовая книжка (стаж работы не менее 3-х лет) все страницы заверенные специалистом ОК организации (копия).

Право на оплату стоимости проезда и провоза багажа членов семьи сохраняется в течение одного года со дня расторжения работником трудового договора с организацией, финансируемой из бюджета муниципального образования город Новый Уренгой.

Так же сотрудник имеет право оплачивать проезд неработающему супругу (супруге). В этом случае должна быть предоставлена трудовая книжка, в которой отсутствует запись о работе в настоящее время и свидетельство о браке заверенная отделом кадров. Уволенным работникам в связи с выходом на пенсию проезд не оплачивается.

1. Форма АО-1 двухсторонняя. Заполнение документа производиться в единственном экземпляре, в срок не позднее трех рабочих дней с момента окончания срока отпуска. В авансовом отчете указать следующие реквизиты: название организации, подпись руководителя организации (директор, заведующего), должность подотчетного лица, ФИО подотчетного лица, целевое назначение выданных средств, на оборотной стороне авансового отчета подотчетное лицо перечисляет реквизиты документов, подтверждающих расход (билеты, чеки, квитанции и прочие), указывает их даты, номера и суммы, обязательно ставит свою подпись .

2. Приказ о командировании работника должен быть заранее принесен специалистом ОК для своевременной выдачи аванса на командировочные расходы.

3. Командировочное удостоверение обязательно должно содержать все необходимые реквизиты: дату документа, номер документа, количество дней нахождения в командировке, номер приказа о командировании сотрудника, паспортные данные, печати прибытия к месту командировки и выбытия из места командировки с датами прибытия и убытия.

4. Служебное задание обязательно должно содержать все необходимые реквизиты: номер документа, дату документа, даты начала и конца командировки, место командировки, цели и конкретно выполненную в командировке работу или задачи, обязательна отметка о выполнении (невыполнении) задания, виза руководителя организации, подпись подотчетного лица.

5. Смета расходов. Если целью командировки является сопровождение детей, то необходима ведомость на питание, в которой указываются суточные на детей. Сумма суточных определяется сметой составленной организацией, которое отправляет детей.

6. Билеты.

Авиабилеты: электронный билет, посадочный талон. Номера электронного билета и посадочного талона должны совпадать. Дата квитанции разных сборов должна совпадать с датой покупки билета. Оплачиваются авиабилеты только эконом класса. Если билет бизнес класса необходимо предоставить справку о стоимости билета эконом класса на эту дату, на этот рейс. При утере посадочного талона необходимо взять справку в аэропорту о том, что этот сотрудник действительно летел этим рейсом. В справке должны быть указаны номер рейса, дата рейса и Ф. И.О. пассажира.

Ж/д билеты: обязательно Ф. И.О. на билете должно совпадать с Ф. И.О. сотрудника. Дата квитанции разных сборов должна совпадать с датой покупки билета. Оплачивается проезд только в вагонах плацкарт и купе. При наличии электронного ж/д билета (маршрут/квитанции) обязательно необходимо предоставить билет установленного образца (выдается в терминалах на ж/д вокзале в пункте отправления.

В проезде за пределы РФ оплата производится только до границы РФ, поэтому необходимо предоставить справку о стоимость проезда до ближайшего к границе населенного пункта в пределах РФ.

Проезд автомобилем:

Заявление от сотрудника на оплату проезда личным автотранспортом с визой директора;

Маршрутный лист с печатями и датами выбытия из г. Новый Уренгой;

ПТС, тех паспорт, справка о расходе топлива. При проезде за границу РФ к учету будут приниматься только чеки ближайшей к границе РФ АЗС.

В чеках с АЗС должна быть обязательно указана марка топлива, стоимость 1 литра и др. реквизиты. Чеки с нечетко (смазано) прописанными данными к учету не принимаются.

Автомобиль должен быть зарегистрирован на сотрудника, который сдает авансовый отчет или на супруга (супругу) (в этом случае должно быть предоставлено свидетельство о браке), или если есть доверенность владельца автомобиля на сотрудника который сдает авансовый отчет (дата доверенности должна быть раньше даты начала передвижения).

По всем интересующим вопросам обращаться по телефонам:

У каждого субъекта бизнеса периодически возникает необходимость в осуществлении хозяйственных расходов в целях обеспечения функционирования предприятия. В основном они производятся наличным путем через подотчетников, которые определяются в специальном распоряжении руководителя. При этом затраты должны быть осуществлены на цели, на которые были выданы деньги.

Авансовый отчет это документ, составляемый материально ответственным лицом в случае осуществления им производственных или хозяйственных расходов, на которые ранее выдавались из кассы или путем перечисления деньги фирмы.

Данный бланк обязателен к заполнению, если осуществлялась выдача средств в подотчет. Росстат рекомендует использовать документ форма АО-1.

Перечень лиц предприятия, которым разрешается выдавать деньги, определяется на специальным приказом. В нем желательно отразить поименный список подотчетников, размер сумм, которые им могут выдаваться, а также закрепить цели расходования этих средств.

Подотчетными могут быть как работающие на предприятии лица, так и привлеченные по договорам подряда люди.

Законодательство требует, чтобы работники, которым выданы средства для произведения расходов, осуществили их в установленных целях, а руководитель проверив все представленные к авансовому отчету документы, утвердил эти затраты.

Только после того как авансовый отчет прошел процедуру утверждения, эти траты могут быть включены в состав затрат предприятия. Таким образом, этот бланк является первичным документом, подтверждающим наличные расходы компании.

Внимание! Оформляя и принимая авансовый отчет надо помнить, что его при проверке обязательно будут смотреть контролирующие органы, и если он составлен с неточностями или прилагаемые документы не соответствует установленным требованиям, то расходы по этому документу исключат при налогообложении.

В каком случае применяется авансовый отчет

Выданные работнику средства должны быть использованы строго на установленные цели либо возвращены в кассу предприятия обратно. Основным документом по выплате сумм в подотчет является , на котором должна быть проставлена виза руководителя.

В локальных актах предприятии закрепляются сроки, в течение которых подотчетный работник должен отчитаться либо вернуть ранее выданные деньги. Авансовый отчет надо оформлять, если им были произведены расходы. Данный документы позволяет списать выданные суммы с подотчетника на затраты.

Составлять авансовый отчет по командировке должен каждый вернувшийся из служебной поездки работник. В связи с этим повышается его роль, так как многие составляемые ранее документы стали необязательными к заполнению. По сути авансовый отчет остался единственным отчетом, представляемым командируемым своему руководству.

Составление авансового отчета является обязательным, это правило закреплено в Порядке ведения кассовых операций. Освобождаются от составления данного документа только предприниматели, которые ведут учет по упрощенной процедуре.

бухпроффи

Важно! Однако, следует не забывать о том, что существует лимит расчетов наличными между организациями или ИП в размере 100000 рублей. Свыше этого размера, должны использоваться только безналичные платежи, что исключает подотчет.

Что можно принять к учету

Каждый специалист бухгалтерии и сам работник должны знать перечень документов, которые можно приложить в качестве подтверждения расходов к авансовому отчету.

К ним относятся:

• Товарные чеки с приложением к ним чеков ККТ. Допускается использовать эти документов без ККТ, если предприятие, оформившее их работает на вмененке. При этом в товарном чеке обязательно должны присутствовать все предусмотренные законодательством реквизиты, позволяющие идентифицировать поставщика.
• Квитанции к вместе с чеками. В этом случае также необходимы либо накладная, либо акт на работу или услугу. При этом последние документы должны быть оформлены на организацию или ИП, которые выдавили своему работнику в подотчет деньги, а не на него.
• Квитанции, наряд-заказы и иные БСО, в которых подтверждается расходование средств предприятия.
• Билеты и другие транспортные документы, выдаваемые при перевозке пассажиров или грузов. Сюда же относятся страховые полисы, которые оформляются пассажирскими компаниями и перевозчиками.

Внимание! При этом к документам могут предъявляться дополнительные требования. Например, документы, составленные на иностранном языке, следует перевести на русский язык в части, которая относится к расшифровке произведенных сотрудником расходов. Тщательной проверке подвергаются документы, которые были оформлены в выходные дни на предприятии.

Авансовый отчет бланк, образец 2018 года скачать

Образец заполнения авансового отчета в 2018 году

Рассмотрим подробнее на примере как заполнить авансовый отчет.

Лицевая сторона

Форма авансового отчета заполняется с самой верхней строки, куда вносится название компании либо Ф.И.О. предпринимателя. Справа нужно указать , если он присвоен.

Ниже в поля, расположенные возле названия документа, вносятся порядковый номер и дата, когда он был оформлен.

Блок справа начинается с фразы «Утверждаю». Он должен заполняться директором фирмы. Там записывается сумма прописью, Ф.И.О. и наименование должности руководящего лица, дата утверждения. Ниже директор должен поставить свою подпись, тем самым утверждая расходы и разрешая принять их к учету.

В следующих полях нужно проставить название структурного подразделения, где работает подотчетник, его полные Ф.И.О., название должности и номер согласно табеля.

бухпроффи

Важно! Ранее цель, указанная в авансовом отчете, должна была совпадать с целью из заявления на выдачу в подотчет. В настоящее время заявления разрешено не оформлять, поэтому цель ставится исходя из направления произведенных расходов (на сотовую связь, приобретение материалов, и т. д.).

После этого документ делится на две таблицы. Сведения в них вносит бухгалтер. В левой отражается движение подотчетных средств по работнику - остаток с предыдущей выдачи или перерасход, выданная сумма, израсходованная сумма, текущий остаток.

Внимание! С 19 августа 2017 года работник может получить суммы в подотчет, не отчитавшись за предыдущий аванс.

В правой таблице проставляются бухгалтерские проводки.

Ниже бухгалтер должен записать количество документов, которые предоставил работник, и на скольких листах они располагаются.

После выполнения проверки бухгалтер должен поставить подпись и прописью указать утвержденную сумму. Далее бланк передается главному бухгалтеру на рассмотрение.

Если у работника после предоставления отчета выявлены денежные суммы, которые ему необходимо вернуть, либо наоборот, нужно компенсировать излишне им потраченные, то реквизиты кассового документа проставляются ниже.

Внимание! На время проверки авансового отчета сотруднику выдается расписка о его принятии. В ней кратко дублируются сведения принятого документа.

Оборотная сторона

На этой стороне располагается таблица, в которую подотчетник вносит все прикладываемые документы. На каждый бланк отводится одна строка.

В графу 1 записывается порядковый номер строки. В графах 2 и 3 отражается номер и дата отчетного документа. Если номера нет, то ставится прочерк либо «Б/Н».

В графу 4 заносится название документа.

Графы 5 и 6 отводятся для указания суммы документа. В графу 5 она проставляется в рублях, а в графу 6 - в валюте (если он оформлен в ней).

Все строки, которые останутся пустыми, нужно прочеркнуть символом «Z». Далее в самой последней строке «Итого» подводится общий итог суммы по всем документам, и ниже подотчетник ставит свою подпись.

Бухгалтер при проверке смотрит на документы и обоснованность расходов, и в графы 7 и 8 заносит сумму, принимаемую по документу к учету. В графу 9 вписывается счет бухучета, на который относятся затраты.

Общие сведения из этих трех граф после полной проверки переносятся на лицевую часть документа.

Что если нет подтверждающих документов

Если работник приложил к авансовому отчету документы с неустранимыми недостатками (к примеру, поврежденные), либо не приложил их вообще (кассовый чек потерян, получить дубликат нельзя), то это не значит, что нельзя принимать авансовый отчет.

Нужно помнить, что товары или работы, на которые выдавались деньги, могут быть реально получены. В такой ситуации бухгалтеру все равно необходимо проверить поданный документ, а руководитель уже сам решает - утверждать его либо нет.

Если руководитель принимает положительное решение, и дает указание возместить подотчетному лицу затраченные средства без подтверждающих на это документов нужно помнить, что все эти затраты нельзя будет учесть при расчете налога за этот период. Если организация работает с НДС, то входной налог принять к вычету также не получится.

Бухгалтерские проводки

Проводки, производимые после заполнения авансового отчета, зависят от целей получения аванса:

Д08, 10, 41 - К71 - оприходованы материалы, приобретенные подотчетным лицом

Если работник оставил предоплату, без фактического получения товара, то делается проводка:

Д60, 76 - К71 - внесена предоплата поставщику

Бухгалтерские проводки по результатам командировки:

Д20 - К71 - списаны расходы по командировке, целью которой было выполнение работ по договору с заказчиком;

Д44 - К71 - расходы по командировке, которая была связана с рекламой или продажей товаров компании;

Д08 - К71 - расходы по командировке, связанной с закупкой нового оборудования, машин и т. д.

Д28 - К71 - командировка была связана с возвратом брака поставщику.

Если компания применяет общий режим, то с командировочных расходов нужно выделять НДС:

Д19 - К71 - учтена сумма НДС по расходам в командировке;

Д68 - К19 - произведен зачет НДС.

Если у работника остались неиспользованный аванс по командировке, он должен его вернуть:

Д50 – К71 - неиспользованный аванс по командировке возвращен наличными в кассу используя приходный кассовый ордер;

Д51 - К71 - неиспользованный аванс переведен на расчетный счет

Д70 - К71 - неиспользованный аванс удержан из начисленной зарплаты