В типографии наша организация заказывает бланки строгой отчетности (ЕНВД - квитанции на гостиницу и автостоянку) и ОСНО- путевки на охоту. Мы ведем в бухгалтерии два журнала учета бланков строгой отчетности (они прошиты и пронумерованы) по приходу и передаче по накладной материально ответственным лицам БСО по номерам а так же журнал списания БСО (.. БСО учитываются в бухгалтерском учете на счете 10.06 не по номерам, а по количеству. и так же списываются. Мы не используем счет 006 (бланки строгой отчетности). Является ли это нарушением ведения бухучета и правил учета БСО? Какие штрафы предусмотрены? Организация по организационной форме - является СОНКО -это упрощенный вид ведения бухучета,(без применения двойной записи).
Да, это является нарушением правил ведения учета БСО и учета в целом по забалансу.
Налоговый орган может попытаться привлечь организацию к ответственности за отсутствие забалансового учета со ссылкой на статью 120 НК РФ.
Грубое нарушение правил учета доходов и расходов – это отсутствие в организации первичных документов, счетов-фактур или регистров бухгалтерского или налогового учета. Кроме того, грубым нарушением признается систематическое (два раза и более в течение календарного года) несвоевременное или неправильное отражение в учете и в отчетности хозяйственных операций, денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений организации (абз. 3 п. 3 ст. 120 НК РФ).
А вот судьи указывают, что информация, подлежащая отражению в бухгалтерской отчетности на забалансовых счетах, не влияет на формирование актива и пассива баланса, а также не является доходом или расходом организации (Постановление ФАС Московского округа от 11.03.2009 № КА-А40/1181-09, Решение Арбитражного суда г. Москвы от 21.06.2005 № А40-14510/05-80-45, Постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 29.07.2008 № А19-566/08-20-Ф02-3528/08, Западно-Сибирского округа от 08.09.2004 N Ф04-6301/2004(А75-4445-14)). Поэтому привлечь организацию по этому основанию к ответственности нельзя.
Чтобы не порождать споры, забалансовый учет все же лучше вести.
Елены Поповой, государственного советника налоговой службы РФ I ранга.
Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении бланки строгой отчетности
При оказании платных услуг населению организация может вместо применения ККТ оформлять расчеты бланком строгой отчетности (БСО) (п. 2 ст. 2 Закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ).
Поступление
Бланки строгой отчетности изготавливаются типографским способом или формируются с использованием автоматизированных систем (п. 4 Положения, утвержденного ).
Бланки, изготовленные типографским способом, учитывайте по наименованиям, сериям и номерам в книге учета бланков документов. Форма такой книги для коммерческих организаций не утверждена. Поэтому организации нужно разработать ее самостоятельно. За основу для разработки собственной формы документа можно взять:
- форму книги по учету документов строгой отчетности ОКУД 0504819 ;
Листы книги учета бланков должны быть пронумерованы, прошнурованы, подписаны руководителем и главным бухгалтером организации, а также скреплены печатью.
Учет бланков, изготовленных с использованием автоматизированных систем, ведется в автоматическом режиме посредством программного обеспечения, которое позволяет получить информацию о выпущенных бланках строгой отчетности. В связи с этим при формировании бланков строгой отчетности автоматизированным способом организация должна соблюдать следующие требования:
- автоматизированная система должна иметь защиту от несанкционированного доступа, идентифицировать, фиксировать и сохранять все операции с бланком документа в течение не менее пяти лет;
- при заполнении и выпуске бланка документа автоматизированной системой сохраняются уникальный номер и серия его бланка.
Поступление БСО оформите в тот же день актом приемки. Его можно составить, например, по форме , утвержденной протоколом ГМЭК от 29 июня 2001 г. № 4/63-2001 . Акт должен быть утвержден руководителем организации и подписан членами комиссии по приемке бланков строгой отчетности. Состав комиссии по приемке БСО закрепите приказом руководителя организации. Такие правила предусмотрены в пункте 15 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359 .
О том, может ли организация использовать самостоятельно разработанные бланки, см. В каких случаях можно использовать бланки строгой отчетности при расчетах наличными .
Хранение
Руководитель организации должен приказом назначить ответственного за хранение и выдачу бланков строгой отчетности. C этим сотрудником нужно заключить договор о полной материальной ответственности и создать ему условия для хранения БСО. Бланки строгой отчетности нужно хранить в металлических шкафах, сейфах или специально оборудованных комнатах, которые ежедневно опечатываются или опломбируются. Такие правила установлены пунктами и Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359 .
О том, как хранить и уничтожать бланки строгой отчетности, см. Как выписывать, хранить и уничтожать бланки строгой отчетности при расчетах наличными .
Ситуация: нужно ли при организации учета и хранения бланков строгой отчетности применять указания, утвержденные протоколом Государственной межведомственной экспертной комиссии по контрольно-кассовым машинам (ГМЭК) от 29 июня 2001 г. № 4/63-2001
Бухучет: приобретение БСО
Приобретение бланков строгой отчетности отразите в бухучете проводками:
Дебет 10 (15) Кредит 60
– отражено поступление бланков строгой отчетности;
Дебет 20 (23, 25, 26, 44...) Кредит 10 (16)
– переданы бланки строгой отчетности в подразделения организации для использования (в момент передачи бланков под отчет).
Такие правила устанавливает пункт 22 указаний, утвержденных Протоколом ГМЭК от 29 июня 2001 г. № 4/63-2001 , и пункт 15 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359 .
Поступление бланков строгой отчетности отразите и на забалансовом счете 006 . Объясняется это тем, что за движением таких документов нужен дополнительный контроль (План счетов). За балансом БСО отражайте в условной оценке. Такие правила установлены в Инструкции к Плану счетов . Условная оценка может равняться фактической цене или любой другой стоимости, например 1 руб. Порядок определения условной оценки закрепите в учетной политике для целей бухучета (п. 4 ПБУ 1/2008).
Бухучет: движение БСО
В бухучете движение бланков строгой отчетности отразите проводками:
Дебет 006 субсчет «БСО в бухгалтерии»
– оприходованы бланки строгой отчетности в забалансовом учете в условной оценке;
Дебет 006 субсчет «БСО в подразделении» Кредит 006 субсчет «БСО в бухгалтерии»
– переданы бланки строгой отчетности под отчет сотруднику подразделения;
Кредит 006 субсчет «БСО в подразделении»
– списаны бланки строгой отчетности в забалансовом учете.
Помимо бланков, выдаваемых покупателям вместо чека ККТ, на счете 006 учитывайте:
- чековые книжки;
- путевки, полученные организацией в отделениях ФСС России;
После того как БСО заполнен, он становится первичным документом. Если такой документ был оплачен за счет организации и указывает на неисполненное обязательство по отношению к ней, то такие документы называются денежными и учитываются на счете 50-3 «Денежные документы». К таким документам относятся:
- проездные документы (авиа- и железнодорожные билеты);
- путевки, приобретенные организацией;
- другие аналогичные документы.
Пример отражения в бухучете и при налогообложении поступления и использования бланков строгой отчетности
ООО «Альфа» занимается оказанием услуг прачечной и использует бланки строгой отчетности.
23 августа «Альфа» приобрела 100 бланков строгой отчетности «Наряд-заказ» , общая стоимость которых составила 236 руб., в том числе НДС – 36 руб. За оставшуюся часть месяца было выдано 28 бланков. Учет материалов организация ведет без применения счетов 15 и 16. На забалансовом счете бланки строгой отчетности учитываются в условной оценке 1 руб.
Доходы и расходы «Альфа» определяет методом начисления. Налог на прибыль платит помесячно. В связи с тем, что порядок учета расходов на бланки строгой отчетности в главе 25 Налогового кодекса РФ не установлен, в учетной политике для целей налогообложения «Альфы» было закреплено, что эти расходы включаются в состав материальных и являются косвенными при расчете налога на прибыль.
Приобретение бланков отразили в учете следующими проводками:
Дебет 10 Кредит 60
– 200 руб. (236 руб. – 36 руб.) – оприходованы бланки строгой отчетности;
Дебет 19 Кредит 60
– 36 руб. – выделен НДС с приобретенных бланков;
Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
– 36 руб. – принят к вычету НДС по бланкам;
Дебет 006
– 100 руб. – оприходованы бланки строгой отчетности за балансом в условной оценке;
Дебет 20 Кредит 10
– 56 руб. (200 руб./шт. : 100 шт. х 28 шт.) – переданы бланки строгой отчетности ответственному лицу;
Кредит 006
– 28 руб. – списаны выданные клиентам бланки строгой отчетности.
Данные бланки, изготовленные типографским способом, бухгалтер отразил в книге учета бланков строгой отчетности .
В налоговом учете стоимость 28 выданных бланков в сумме 56 руб. была учтена в расходах в августе.
А.С. Колосовская, налоговый консультант
Как правильно работать с бланками строгой отчетности
Порядок оформления, хранения, уничтожения БСО и отражения операций с ними в учете
Как известно, организации и предприниматели, оказывающие услуги населению, вправе вместо чеков ККТ выдавать заказчикам бланки строгой отчетности (БСО)п. 2 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» (далее - Закон о ККТ) .
В этой статье мы рассмотрим, как правильно работать с такими бланками с момента их приобретения и до уничтожения, а также как отражать движение БСО в бухгалтерском и налоговом учете.
Форма бланка зависит от вида услуг
Для того чтобы определить, какой бланк вам надо использовать, необходимо проверить, нет ли для вашего вида услуг действующей утвержденной формы. Если такая форма есть, то надо использовать именно ее, а если нет - вам придется разработать форму бланка самостоятельнопп. 3, 5, 7 Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утв. Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 № 359 (далее - Положение), . Напомним, что принадлежность вида деятельности к услугам населению определяется по Общероссийскому классификатору таких услуг (ОКУН)Общероссийский классификатор услуг населению ОК 002-93, утв. Постановлением Госстандарта России от 28.06.93 № 163 .
Формы БСО, утвержденные «сверху»
Для отдельных видов услуг формы БСО могут быть разработаны и утверждены каким-либо федеральным органом властипп. 5-7 Положения . Например, Минтранс вправе устанавливать формы авиабилета и иных документов, используемых при оказании услуг по воздушной перевозке пассажиров, багажа, грузовп. 4 ст. 105 Воздушного кодекса РФ ; подп. 5.2.3 п. 5 Положения о Министерстве транспорта Российской Федерации, утв. Постановлением Правительства РФ от 30.07.2004 № 395 ; Приказ Минтранса России от 18.05.2010 № 116 .
В настоящее время действуют следующие утвержденные Минфином БСОп. 3 Положения... утв. Постановлением Правительства РФ от 31.03.2005 № 171 (утратило силу) :
- квитанция на получение страховой премии (взноса)утв. Приказом Минфина России от 17.05.2006 № 80н ;
- квитанция на оплату услуг газификации и газоснабженияутв. Приказом Минфина России от 09.02.2007 № 14н ;
- туристская путевкаутв. Приказом Минфина России от 09.07.2007 № 60н ;
- залоговый билет и сохранная квитанцияутв. Приказом Минфина России от 14.01.2008 № 3н ;
- квитанция на оплату ветеринарных услугутв. Приказом Минфина России от 09.04.2008 № 39н .
Теперь о том, как использовать старые БСО, утвержденные еще до вступления в силу действующего сейчас Положения о наличных расчетах без ККТ :
- БСО, утвержденные Минфином в период действия старого Положения о наличных расчетах без ККТ (с 12.04.2005 по 20.05.2008), должны использовать все, кто оказывает виды услуг, для которых были разработаны эти бланкип. 2 Постановления Правительства РФ от 06.05.2008 № 359 ; п. 3 Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утв. Постановлением Правительства РФ от 31.03.2005 № 171 (утратило силу) ;
- БСО, утвержденные до 12.04.2005, можно было применять только до 01.12.2008п. 2 Постановления Правительства РФ от 06.05.2008 № 359 ; Письмо Минфина России от 09.06.2009 № 03-01-15/6-291
. Хотя и сейчас еще встречаются организации, применяющие такие устаревшие формы БСО. Например, есть гостиницы, выдающие своим постояльцам при получении от них оплаты счета по форме № 3-ГПриказ Минфина России от 13.12.93 № 121
. Однако Минфин разъясняет, что такая форма бланка в качестве документа строгой отчетности использоваться уже не можетПисьма Минфина России от 07.08.2009 № 03-01-15/8-400 , от 19.01.2009 № 03-01-15/1-11
.
В результате тех, кто продолжает пользоваться устаревшими БСО, налоговики штрафуют по ст. 14.5 КоАП РФ за неприменение ККТ. Однако при этом они упускают из виду то, что в старых бланках обычно есть все необходимые реквизиты. Поэтому в большинстве случаев суды штраф отменяют, объясняя, что единственное требование к бланку - наличие в нем обязательных реквизитовПостановления ФАС ВВО от 10.06.2009 № А39-649/2009 ; ФАС ДВО от 25.03.2009 № Ф03-997/2009 ; ФАС МО от 07.07.2009 № КА-А41/5848-09 ; ФАС СЗО от 19.10.2009 № А44-1605/2009 ; ФАС ЦО от 04.08.2009 № А62-2237/2009 . Правда, есть и судебное решение в пользу налоговиковПостановление ФАС ДВО от 03.06.2009 № Ф03-2286/2009 . Впрочем, признав, что правонарушение было, суд все же освободил исполнителя услуг от ответственности из-за малозначительности содеянногост. 2.9 КоАП РФ ; - старые БСО также можно использовать, если орган власти, наделенный правом утверждать формы БСО, пока еще их не разработалп. 2 Постановления Правительства РФ от 06.05.2008 № 359 .
Формы БСО, разработанные самостоятельно
Если вы выяснили, что обязательной формы БСО для ваших услуг нет (а в большинстве случаев это именно так), то с мая 2008 г. у вас есть право самостоятельно разработать форму БСОИнформационное письмо Минфина России от 22.08.2008 . Важно лишь включить в БСО все обязательные реквизиты, перечисленные в Положениип. 3 Положения . То есть меньше, чем указано, реквизитов быть не может, а вот добавлять дополнительные реквизиты в БСО можноподп. «к» п. 3 Положения . Однако особенно усердствовать с дополнительными реквизитами все же не стоит. Ведь даже если вы, заполнив все обязательные реквизиты, не заполните дополнительно введенный вами реквизит, то суд теоретически может приравнять это к невыдаче БСО и вас оштрафуют за неприменение ККТст. 14.5 КоАП РФ .
Компоновка реквизитов в бланке также отдана на откуп исполнителям услуг.
Если для ваших услуг нет обязательной формы БСО, разработайте ее сами с соблюдением требований Положения и утвердите приказом по организации. За образец можно взять старую форму БСО, убрав оттуда ссылки на реквизиты нормативного документа, утвердившего форму бланка, и код ОКУД. Этим вы избавите себя от лишних судебных споров о правомерности использования старых форм БСО.
И еще одно общее для всех бланков требование: форма должна обеспечивать одновременное заполнение копии бланка либо иметь отрывную частьп. 8 Положения .
Обязательные реквизиты БСОп. 3 Положения :
- наименование документа, его шестизначный номер и серия;
- наименование и организационно-правовая форма - для организации или ф. и. о. - для предпринимателя;
- место нахождения постоянно действующего исполнительного органа организации, а если такового нет - иного органа или лица, которые имеют право действовать от имени организации;
- ИНН организации или предпринимателя, выдавших документ;
- вид и стоимость услуги;
- размер оплаты;
- даты расчета и составления документа;
- должность, ф. и. о. лица, ответственного за совершение операции, его личная подпись, печать организации или предпринимателя.
Кроме случаев, когда:
- <или> орган власти, разработавший бланк, установил и особый порядок его заполненияподп. «а» п. 8 Положения ;
- <или> все реквизиты БСО заполнены типографским способом при его изготовленииподп. «б» п. 8 Положения ;
- <или> все реквизиты БСО заполнены в электронном видеподп. «в» п. 8 Положения .
А может ли приходный кассовый ордер (ПКО)унифицированная форма № КО-1, утв. Постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88 заменить БСО?
ПКО и квитанцию к нему можно использовать в качестве БСО, если они изготовлены в типографии и в них есть все реквизиты, обязательные для БСО. Так же считают и многие судысм., например, Постановления ФАС ЗСО от 05.11.2009 № А45-10533/2009 ; ФАС ПО от 08.10.2009 № А65-12792/2009 . Правда, наличие судебных споров показывает, что подобные действия одобрения у налоговых органов не вызывают. Есть и судебное решение не в пользу организацииПостановление ФАС СЗО от 03.09.2009 № А21-1389/2009 .
К тому же если приходные кассовые ордера у вас будут не просто первичными кассовыми документами, а еще и БСО, то оформлять, хранить и учитывать их придется так же, как и бланки строгой отчетности. Так что безопаснее все-таки самостоятельно разработать бланк и пользоваться именно им.
Как можно изготовить БСО
Бланки строгой отчетности надо изготавливатьп. 4 Положения :
- <или> типографским способом;
- <или> с использованием автоматизированных систем.
В типографиях БСО печатались и раньше. Напомним только, что на типографском БСО должны быть дополнительно указаны сведения об изготовителе (сокращенное наименование, ИНН, место нахождения, номер и год выполнения заказа, тираж)п. 4 Положения , п. 9 Положения .
А что же такое автоматизированная система? Вообще-то давать разъяснения по этому вопросу - компетенция МинпромторгаПисьма Минфина России от 03.08.2010 № 03-01-15/6-170 , от 03.02.2009 № 03-01-15/1-43 , от 06.03.2009 № 03-01-15/2-96 . Он же пока никаких разъяснений не выпускал.
Положением установлены лишь требования к автоматизированной системе, согласно которым она должнап. 11 Положения :
- иметь защиту от несанкционированного доступа;
- идентифицировать, фиксировать и сохранять все операции с бланком не менее 5 лет;
- сохранять уникальный номер и серию бланка.
При этом контролирующие органы считают, что обычный компьютер для изготовления БСО не подходит. Причина - он не обеспечивает защиту, фиксацию и хранение сведений о бланке. По мнению Минфина и налоговых органов, автоматизированная система должна отвечать требованиям, предъявляемым к кассовой техникеПисьма Минфина России от 25.11.2010 № 03-01-15/8-250 , от 03.02.2009 № 03-01-15/1-43 ; Письмо УФНС России по г. Москве от 30.11.2009 № 17-15/126038 .
Так что по-прежнему этот вопрос остается открытым.
Покупаем, храним и уничтожаем БСО
Внимание
Испорченный бланк нельзя просто выбросить. Его нужно перечеркнуть и приложить к книге учета бланковп. 10 Положения .
Сначала вам нужно выбрать ответственного за БСО работника. С таким работником необходимо заключить договор о полной материальной ответственностист. 244 ТК РФ ; п. 14 Положения . Он будет получать БСО, учитывать их в специальной книге, отвечать за их сохранность, заполнять их сам или выдавать тем работникам, которые получают в оплату услуг наличные деньги. Принимать купленные бланки ответственный работник должен в присутствии созданной по приказу руководителя комиссии, сверяя количество бланков, серии и номера с данными в накладной типографии. По результатам приемки комиссия оформляет акт приема бланков в произвольной форме, и ответственный работник фиксирует их приход в книге учета БСОпп. 13, 15 Положения . А передавая бланки работнику, который будет непосредственно рассчитываться с клиентами, ответственный за бланки указывает в книге учета БСО расход и остаток бланков.
Сразу скажем, что если вы выдали БСО сразу после оказания услуги и выручка попала в кассовую книгу за этот день, то только за отсутствие книги учета БСО и актов об их приеме и уничтожении к административной ответственности вас привлечь никто не сможетст. 14.5 , ст. 15.1 КоАП РФ . А поскольку акты и книга учета БСО - это не первичные документы и не учетные регистры, оштрафовать вас по ст. 120 НК РФ у налоговых органов тоже не получится.
Однако не стоит по этой причине отказываться от составления книги и акта об уничтожении БСО. Ведь в их оформлении в первую очередь заинтересована сама организация. Вам же нужно контролировать количество бланков, которые находятся у работников. А услуга - это не товар, и инвентаризацией мало что можно выявить. Тогда как по книге учета БСО сразу видно, что вы, например, передали работнику, принимающему от заказчиков деньги за услуги, 100 бланков, а вернулись к вам только 80. Значит, работнику придется объяснить, куда он дел остальные 20 бланков. По нашему мнению, чем действительно можно пренебречь, так это актом приема бланков - для приемки БСО вполне достаточно книги учета и накладной на бланки, выписанной типографией.
Унифицированной формы книги учета БСО нет, поэтому ее можно разработать самостоятельно, а можно взять форму из Указаний ГМЭКприложение № 6 к Указаниям по применению, изготовлению, хранению, учету документов строгой отчетности (приложение № 2 к Протоколу заседания ГМЭК от 29.06.2001 № 4/63-2001) или воспользоваться формой книги, утвержденной Минфином для бюджетниковПриказ Минфина России от 23.09.2005 № 123н . Ее листы нужно пронумеровать, прошнуровать, проставить подписи руководителя и главного бухгалтера и скрепить печатью организациип. 13 Положения .
Предупреждаем работника
Заполнение не всех реквизитов БСО приравнивается к его невыдаче, что приведет к наложению штрафа за неприменение ККТст. 14.5 КоАП РФ ; п. 4 Постановления Пленума ВАС РФ от 31.07.2003 № 16 ; п. 3 Положения ; Постановления ФАС ДВО от 28.02.2007 № Ф03-А51/07-2/123 ; ФАС СКО от 29.04.2009 № А32-18480/2008-56/286-13АЖ :
- на организацию - от 30 000 до 40 000 руб.;
- на работника, в чьи должностные обязанности входит выдача БСО, - от 1500 до 2000 руб.
К порядку хранения БСО сложных требований нет - достаточно, если вы будете хранить бланки в сейфе, который в конце каждого рабочего дня надо опечатыватьп. 16 Положения . Кроме того, инвентаризацию бланков необходимо проводить одновременно с инвентаризацией наличных в кассеп. 17 Положения ; пп. 3.39, 3.40, 3.41 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утв. Приказом Минфина России от 13.06.95 № 49 ; пп. 37, 38 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утв. Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.93 № 40 .
Копии и корешки использованных и испорченных бланков, упакованные в опечатанные мешки, надо хранить не меньше 5 лет со дня окончания года, в котором они были использованы. Когда закончится этот срок и пройдет месяц со дня последней инвентаризации БСО, их можно будет уничтожить, создав комиссию и составив акт об уничтожении бланковп. 19 Положения , п. 1.4 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 . Форму такого акта вы можете разработать самостоятельно или взять форму акта, разработанную для бюджетниковприложение № 2 к Инструкции по бюджетному учету, утв. Приказом Минфина России от 30.12.2008 № 148н .
Учитываем БСО
В бухгалтерском учете БСО отражают на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности» в условной оценкеПлан счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утв. Приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н . Проще оценить БСО в сумме фактических затрат на их изготовление.
Раньше ГМЭК рекомендовала купленные БСО сначала учитывать на счете 10 «Материалы» по их фактической стоимости и по мере использования списывать на затратные счетаУказания по применению, изготовлению, хранению, учету документов строгой отчетности (приложение № 2 к Протоколу заседания ГМЭК от 29.06.2001 № 4/63-2001) . Однако это, во-первых, усложняло учет. А во-вторых, вообще противоречило назначению счета 10, поскольку никакой ценности БСО сами по себе не имеют, и поэтому вряд ли их можно назвать материально-производственными запасами. По этим причинам счет 10 для учета БСО использовать неправильно. Обычно стоимость бланков сразу при их оприходовании включают в затраты проводкой: дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы» (или 44 «Расходы на продажу») и кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».
Либо канцелярских расходовподп. 17 п. 1 ст. 346.16 НК РФ ; Письмо Минфина России от 17.05.2005 № 03-03-02-04/1/123 .
Пример. Учет бланков строгой отчетности
/ условие / ООО «Артель» ремонтирует обувь по заказам физических лиц (бытовые услуги населению).
01.08.2010 бухгалтер-кассир В.Л. Орионова получила из типографии (по накладной от 01.08.2010 № 509) 1000 квитанций (БСО), по которым общество принимает наличную выручку.
Стоимость услуг типографии - 1062 руб. (в том числе НДС 162 руб.). Серия бланков ЛХ, номера от 000001 по 001000.
На следующий день, 02.08.2010, 70 бланков переданы обувщику А.В. Меркурьеву, оказывающему услуги по ремонту обуви и принимающему оплату от заказчиков. Право обувщика получать бланки строгой отчетности в бухгалтерии предусмотрено приказом руководителя ООО от 11.01.2010 № 5. 02.08.2010 обувщик сдал пять копий квитанций на оплату услуг по ремонту обуви. Помимо этого, две квитанции обувщик испортил и также сдал их в бухгалтерию.
/ решение /
Для забалансового счета 006 организация открыла субсчета: 006-1 «Бланки квитанций в бухгалтерии», 006-2 «Бланки квитанций у исполнителя». Забалансовый учет БСО ведется в сумме фактических затрат. Стоимость 1 бланка - 0,9 руб.
((1062 руб. - 162 руб.) / 1000 шт.).
Прием бланков из типографии и их выдачу обувщику В.Л. Орионова отразила в книге учета БСО. Также к книге она приложила испорченные бланки.
Книга учета бланков квитанций на оказание услуг по ремонту на 2010 год
| Дата | От кого получено и кому отпущено | Основание (наименование, номер и дата документа) | Приход | Расход | Остаток | ||||||
| число | месяц | год | количество | серия и номер бланка | количество | серия и номер бланка | подпись лица, получившего бланки | количество | серия и номер бланка | ||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 |
| 01 | 08 | 2010 | Типография | Товарная накладная от 01.08.2010 № 509 | 1000 | ЛХ 000001 - ЛХ 001000 | - | - | - | 1000 | ЛХ 000001 - ЛХ 001000 |
| 02 | 08 | 2010 | А.В. Меркурьев | Приказ руководителя от 11.01.2010 № 5 | - | - | 70 | ЛХ 000001 - ЛХ 000070 | 930 | ЛХ 000071 - ЛХ 001000 | |
Давайте посмотрим, какие записи нужно сделать бухгалтеру ООО «Артель», чтобы отразить операции в бухгалтерском учете.
| Содержание операции | Дт | Кт | Сумма, руб. |
| В день приобретения квитанций (01.08.2010) | |||
| Отражены затраты на приобретение квитанций (1062 руб. – 162 руб.) |
26 «Общехозяйственные расходы» | 900,0 | |
| Отражен НДС по квитанциям | 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» | 162,0 | |
| НДС по квитанциям принят к вычету | 68-НДС | 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» | 162,0 |
| Квитанции в условной оценке приняты к забалансовому учету (0,9 руб. х 1000 шт.) |
900,0 | ||
| В день выдачи квитанций обувщику (02.08.2010) | |||
| Обувщику выданы квитанции (0,9 руб. х 70 шт.) |
006-1 «Бланки квитанций в бухгалтерии» | 63,0 | |
| 63,0 | |||
| Обувщик отчитался по использованным и испорченным квитанциям ((5 шт. + 2 шт.) х 0,9 руб.) |
006-2 «Бланки квитанций у исполнителя» | 6,3 | |
Не забывайте, что даже если вы применяете ЕНВД по бытовым услугам населению и не используете при этом ККТ, то вам необходимо применять БСОпп. 2, 2.1 ст. 2 Закона о ККТ . Иначе налоговики могут вас оштрафовать так же, как за неприменение кассового аппаратаст. 14.5 КоАП РФ .
Метод учета подобных документов обязателен для различных бюджетных учреждений, предоставляющих различные услуги покупателям. Многие и на сегодняшний день имеют возможность предоставлять услуги населению, не применяя при расчетах . Но бывают моменты, когда необходимо письменно зафиксировать факт оплаты за определенную услугу. Как раз для этой цели предполагаются квитанции строгой отчетности.
Общие сведения о книге учета бланков строгой отчетности
Правовые документы
Дабы отпуск и контроль этих документов были упорядочены, 6 мая 2008 года вышло Постановление Правительства РФ за номером 359, в котором подробно описано как должно вести записи в книге учета. Эти требования предъявлены к бюджетным организациям. Для предпринимателей жестких рамок нет, и чтобы «не изобретать велосипед», целесообразно использовать эти же рекомендации.
Для государственных, различных муниципальных, бюджетных предприятий журнал должен заполняться по образцу 0504045. Он был разработан приказом Минфина РФ № 52-н. Дата принятия приказа 30 марта 2015 года.
Хотя для предпринимателей до сих пор не существует официально разработанной формы, то для удобства возможно придерживаться аналогичных, прописанных в законе, указаний.
Книга бланков строгой отчетности описана в данном видео:
Ее предназначение
В книге ведется контроль бланков, которые были приобретены для осуществления своей деятельности. В книге должны отражаться сведения о
- Количестве приобретенных квитанций строгой отчетности;
- Использованных при проведении торговых операций или выданных в подотчет ответственному сотруднику;
- Бланках, находящихся в резерве;
- Списанных по разным причинам.
Своевременное заполнение сведений по бланкам позволяет контролировать правильное их применение. Аккуратное выписка книги учета дает возможность контролирующим службам быстро отыскать нужную информацию по любому бланку.
Правила заполнения книги учета БСО
Субъекты использования
Государственными организациями при предоставлении различных услуг используются документы строгой отчетности. Каждый документ по номеру учитывается и записывается в журнал учета. Эти требования относятся и к предпринимателям, и к , и ко всем, кто не применяет в работе кассовые машины.
Причем в этой книге необходимо учитывать только номера выданных документов. Содержание самого бланка расписывать не стоит. Это учитывается в самой квитанции, копия которой остается у сотрудника организации. При проверке журнал учета должен быть предоставлен для просмотра проверяющим органам.
Оформление документа
Правила и требования по заполнению
Приобрести книгу возможно в магазине, а можно сделать самостоятельно. Если в вашей организации предполагается не много бланков строгой отчетности, то вам хватит даже обычной школьной тетради. Скачать бланк книги можно бесплатно .
Сначала заполняют титульный лист книги. Указываем реквизиты компании (в т.ч. , и т.п.) и данные ответственного сотрудника за заполнение книги. Дата начала записей и окончания книги. Некоторые компании требуют, чтобы не только на титульном листе, но и на каждом внутреннем листе стояла печать предприятия и подпись главного бухгалтера или руководителя.
В основном, записи распределяются следующим образом:
- На левой стороне журнала нужно поставить дату приобретения и номера бланков. В случае, когда бланков много, нужно проставить начальный номер и заключительный. Обязательно нужно указать общее количество бланков и место их приобретения.
- На правой стороне книги регистрируем использованные бланки по мере их расходования.
- Существуют также бланки, которые нужно будет списать, то есть они незаполненные, но и использовать их нельзя. Это порванные или потерявшие нормальный вид экземпляры. Их также пишут в книге по порядку и делают пометку о списании.
- Это же относится и к бланкам, которые возвращены покупателями по тем или иным причинам.
- Кроме этого, все копии бланков должны быть также подшиты к книге, независимо от того, использованный это документ или испорченный, возращенный и т.д. В бухгалтерском учете эти бланки учитываются на счете 006, который как раз и способствует отражению действий с документами строгой отчетности.
При подобном заполнении книги вам не придется долго искать сведения об определенном бланке.
Образец заполнения книги
Нумерация и прошивка
Кроме указанного, все листы книги учета нужно пронумеровать и прошить. На последней странице книги шнуровку следует проклеить листом, на котором должен быть печатный оттиск организации и подпись руководителя или должностного работника.
Как заполнить книгу, на примере расскажет видео ниже:
Учет бланков строгой отчетности и организация их хранения — процедуры, которые предприятия обязаны проводить согласно требованиям законодательства. Какие нормы права могут использоваться при организации и обеспечении сохранности БСО?
Основные правила хранения бланков строгой отчетности
Правила, в соответствии с которыми российские организации должны хранить БСО, зафиксированы в Положении о денежных расчетах без применения ККТ (далее — Положение), утвержденном Постановлением Правительства РФ № 359 от 06.05.2008.
Традиционный способ изготовления БСО — обращение в типографию (п. 4 Положения). Законодательство РФ также допускает выпуск бланков при задействовании автоматизированных систем (п. 11 Положения).
Что касается БСО, изготовленных типографскими методами, их следует размещать в сейфах либо в специальных помещениях предприятия, в котором гарантируется сохранность бланков. Каждый день место, где хранятся БСО, подлежит опечатыванию или опломбированию (п. 16 Положения).
Функции по обеспечению сохранности бланков строгой отчетности обязано выполнять материально ответственное лицо (далее — МОЛ) — сотрудник организации, с которым работодатель должен подписать договор о полной материальной ответственности (п. 14 Положения).
Свои функции МОЛ начинает исполнять с момента поступления БСО в распоряжение организации (например, из типографии). Его задачи в момент получения бланков сводятся к тому, чтобы:
- сверить количество бланков, их серии и номера с данными, указанными в сопроводительных документах;
- оформить акт приемки бланков;
- внести информацию о принятых бланках в книгу учета бланков строгой отчетности .
Все 3 действия МОЛ должен осуществить в присутствии комиссии, которая создается на основании приказа руководителя фирмы (п. 15 Положения).
В качестве книги учета БСО (либо основы для ее создания) коммерческими компаниями может быть использована форма, соответствующая номеру 0504045 по ОКУД. Для государственных и муниципальных организаций ее использование обязательно (приказ Минфина РФ № 52н от 30.03.2015).
Акт приемки (чуть позже мы рассмотрим, на основе какой формы он должен составляться) подлежит подписанию всеми членами комиссии. Он также должен быть утвержден руководителем. Книгу учета бланков строгой отчетности следует прошить и пронумеровать. Она должна быть подписана руководителем фирмы, главным бухгалтером, а также скреплена печатью.
Хранение бланков с помощью автоматизированных систем
«Инновационный» сценарий изготовления БСО — с помощью автоматизированных систем (АС) — значительно упрощает руководству фирмы задачу по организации хранения бланков. Если соответствующая система удовлетворяет критериям, содержащимся в п. 11 Положения (обладает защищенностью от несанкционированного доступа, идентифицирует и фиксирует операции с БСО в течение 5 лет и более, сохраняет в памяти данные о бланке), то необходимости в осуществлении отмеченных выше процедур не возникает, так как:
- приемка БСО от сторонней организации не осуществляется;
- копии БСО остаются в памяти компьютера и иных устройств в составе АС;
- поставщики современных АС для организации оборота БСО, как правило, включают в комплект ПО решения, позволяющие вести книгу учета бланков строгой отчетности в электронном виде.
Вместе с тем однажды распечатанные с помощью АС, но по тем или иным причинам испорченные БСО должны, как и те, что созданы типографским способом, храниться в сейфах организации либо в иных надежных местах.
Функции МОЛ в случае использования АС возлагаются чаще всего на бухгалтера, обученного работе с соответствующим ПО, реже — на системного администратора, управляющего автоматизированной системой.
Передача бланков в распоряжение сотрудников организации
Если расчеты, при которых используется БСО, осуществляет не МОЛ, а другой работник фирмы, то передача в его распоряжение соответствующих бланков осуществляется материально ответственным лицом на основании письменной заявки. Данные о выданных БСО заносятся МОЛ в книгу учета бланков строгой отчетности .
Копии БСО, выданных клиентам организации, либо корешки бланков (в зависимости от того, какая конкретная форма БСО используется) передаются работниками материально ответственному лицу. Данные об этом также фиксируются в книге учета БСО. Если какой-либо из ранее выданных бланков оказался испорченным, то он перечеркивается, после чего прилагается к книге учета.
Имеют ли юридическую силу протоколы ГМЭК?
Некоторые положения законодательства, регулирующие оборот БСО, содержатся в протоколе заседания Государственной межведомственной экспертной комиссии (ГМЭК) № 4/63-2001 от 29.06.2001. Имеют ли они юридическую силу, распространяющуюся на все российские организации?
Несмотря на то что ГМЭК прекратила существование с 09.08.2004, ее решения, которые были приняты в период осуществления данным учреждением полномочий, носят общеобязательный характер (письмо ФНС РФ № ЕД-18-2/947 от 17.06.2014).
Так, в том, что касается формы акта приемки БСО, следует использовать ту форму, которая соответствует номеру 070000 по ОКУД. Предписание задействовать данную форму включает п. 18 протокола ГМЭК № 4/63-2001.
Аналогично сохраняют юридическую силу и иные положения протокола ГМЭК № 4/63-2001. В частности, те, что регулируют бухгалтерский учет БСО.
Бухгалтерский учет бланков строгой отчетности
Оборот БСО фиксируется на забалансовом счете 006, который называется «Бланки строгой отчетности». Бухучет БСО осуществляется посредством проводок, отражающих суммы затрат на изготовление бланков (п. 22 протокола заседания ГМЭК № 4/63-2001). Как правило, это проводки:
- Дт счета 26 «Общехозяйственные расходы»;
- Кт счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».
В некоторых случаях бухучет БСО предполагает создание субсчетов для счета 006. Это возможно, если бланки, оприходованные бухгалтерией, впоследствии выдаются другим сотрудникам, фактически распоряжающимся БСО (выше мы рассмотрели подобный сценарий). В этом случае может быть сформирован субсчет 006-1 «БСО в бухгалтерии», а также субсчет 006-2 «БСО у исполнителей».
Критерии корректной нумерации бланков строгой отчетности
Важный критерий, характеризующий учет и хранение БСО, — корректная нумерация соответствующих бланков.
Главное требование к БСО — наличие уникального 6-значного порядкового номера и серии, состоящей из 2 букв. На уровне федерального законодательства отмеченные критерии не закреплены, однако они регулярно встречаются в ведомственных правовых актах, регулирующих изготовление БСО (например, в письме Минкультуры РФ № 2344-01-39/03-Е4 от 13.04.2009). Данные положения могут быть применены субъектами правоотношений в иных отраслях по принципу правовой аналогии.
Соответствующие реквизиты бланков — серия, номер — необходимо будет фиксировать в отмеченных формах (акт приемки БСО, книга учета БСО).
Как мы отметили в начале статьи, БСО подлежат изготовлению типографским методом либо при задействовании автоматизированных систем. В первом случае организация, как правило, заказывает изготовление бланков у стороннего подрядчика, обладающего необходимым типографским оборудованием. Если подобный заказ осуществляется впервые, то можно начать выпуск БСО с серии АА и номера 000001. Но в последующих заказах распечатанные бланки должны начинаться с номера, следующего за тем, что присутствовал на последнем БСО предыдущего тиража.
Задействование автоматизированных систем выпуска бланков предполагает, что корректная нумерация БСО (в корреляции с занесением необходимых сведений в реестры системы) будет осуществляться соответствующим ПО автоматически.
Инвентаризация и списание БСО
В число задач, которые включает в себя процесс хранения бланков строгой отчетности, входит инвентаризация. Данная процедура предполагает сверку имеющихся копий БСО, а также их корешков с данными, содержащимися в книге учета бланков строгой отчетности . Инвентаризация БСО должна проводиться одновременно с аналогичной процедурой, установленной в отношении наличных денежных средств в кассе (п. 17 Положения).
По истечении 5 лет хранения бланков (включая испорченные либо некомплектные) в организации необходимо осуществлять списание БСО. Эта процедура осуществляется посредством составления отдельного акта (можно использовать форму, соответствующую номеру 0504816 по ОКУД, а для государственных и муниципальных структур ее задействование обязательно). Данный документ составляется при участии комиссии, создаваемой на основании приказа руководителя фирмы.
В структуре современных автоматизированных систем, как правило, присутствуют решения, позволяющие издавать необходимые акты об инвентаризации и списании БСО в электронном виде. Также в соответствующих системах предусмотрены алгоритмы исключения списанных цифровых БСО из аппаратных регистров.
Организации или ИП при расчетах с физическими лицами могут использовать бланки строгой отчетности (БСО). Операции предприятий по договорам с юридическими лицами или ИП таким образом не оформляются. Используют БСО преимущественно в сфере услуг, оказываемых населению. Бланки выдают при оплате туристических путевок, билетов на транспортные перевозки, квитанций ломбарда, иных квитанций, при оформлении которых законодательно разрешено не применять ККТ.
Документ заменяет кассовый чек и оформляется в строгом соответствии с требованиями законодательства. Заполненная форма должна содержать обязательные реквизиты, позволяющие идентифицировать компанию, вид услуги, ее стоимость, ответственное лицо и дату составления.
Учет БСО осуществляется с применением книги специальной формы. Предприятия могут использовать форму 0504045 , утвержденную для бюджетных учреждений. Бланк принят приказом Минфина РФ от 15.12.2010г. за № 173н. Допускается самостоятельная разработка книги с обязательным утверждением ее формы в учетной политике. В ИФНС заверять журнал не требуется.
Для чего нужна данная книга на предприятии
Обязанность по ведению книги учета БСО установлена законодательством. Требование утверждено Постановлением Правительства от 06.05.2008г. за № 359. В п. 13 Постановления четко указано, что обязанность распространяется только на формы, изготовленные типографским способом.
Журнал подлежит постраничной нумерации. Форма прошивается и подписывается руководителем с последующим заверением печатью. Начиная с 07 апреля 2015 года печать в организации может не использоваться . При внесении соответствующих изменений в Устав об отказе от применения печати компания может удостоверять книгу только подписью. Для ИП обязанность применения печати на документах всегда реализовывалась на усмотрение предпринимателя.
Предприятие может применять БСО:
- Заказанные в типографии. Книга учета ведется в обязательном порядке.
- Самостоятельно разработанные компанией. Требование по ведению журнала отсутствует.
Предприятие, самостоятельно разрабатывающее БСО, ведет учет движения документов в автоматическом режиме. Документооборот формируется в разрезе аналитики. В случае самостоятельной разработки формы бланка организацией учет ведется по номерам, принятым в компании для БСО. Собственные бланки необходимо утвердить в учетной политике. Учет ведется в автоматическом режиме. Обязанности по ведению книги в данном случае не возникает.
Внутренний контроль за ведением учета осуществляется в период инвентаризации одновременно с проверкой кассовых остатков. Внешняя проверка инициируется ИФНС. Результат отражается в акте. Отказ от обязанности по ведению книги предусматривает наложение штрафа в соответствии со ст. 120 НК РФ и ст. 15.11 КоАП.
Кто ее ведет
Ведение книги учета поручается назначенному руководителем работнику компании. Порядок внесения записи и ответственное лицо закрепляются в учетной политике предприятия, утвержденной приказом руководителя. Традиционно ведение формы поручается работнику бухгалтерии – кассиру . Ответственный работник включается в состав подотчетных лиц. ИП при отсутствии сотрудников ведет книгу самостоятельно.
Руководитель предприятия заключает с сотрудником договор материальной ответственности. Он предусматривает:
- оприходование, хранение БСО;
- прием наличных денег от населения и выдачу бланка;
- внесение записей в книгу учета.
При автоматическом режиме обработки самостоятельно разработанных БСО руководитель аналогично назначает ответственное лицо. Обязанность закрепляется за конкретным сотрудником с одновременным ограничением доступа иных работников к документообороту.
Утеря незаполненных бланков строгого учета не влечет наказания ответственному сотруднику. Руководитель может применить меры дисциплинарного характера и взыскать с работника стоимость бланков. Если нарушение выявит инспектор ИФНС при проверке, на ответственное лицо может быть наложен штраф за нарушение правил хранения документов.
Порядок заполнения
Систематизация данных осуществляется по наименованию, номерам, сериям бланков, присвоенных им при заказе в типографии или полученных от отраслевого ведомства. Записи в БСО и журнале при ручном способе заполнения ведутся без помарок и подчисток.
В журнале отражаются данные о приеме БСО и выдаче их ответственному лицу . Записи о приеме денежных средств в форму не вносятся. Операции ведутся в разрезе движения документов:
- Поступления . Указывается дата приема бланков, их наименование, номер, серия и количество, а также данные и подпись ответственного лица.
- Выбытия . Операция имеет документооборот, аналогичный приему.
- Списания . Заносятся сведения о причинах списания, документе (акте), на основании которого осуществляется операция.
Операция списания производится в отношении бракованных бумаг, числящихся на приходе. Ошибочно составленные бланки не выбрасываются, а прилагаются к книге учета. Списанию подлежат также формы, не используемые в деятельности, и копии БСО с истекшим сроком архивации. По окончании срока хранения бракованные документы уничтожаются по акту. Для процедуры выбирается комиссия, состав которой утверждается приказом по предприятию.
Процесс формирования книги в программе 1С вы можете посмотреть на следующем видео:
Сколько она хранится
Порядок хранения неиспользованных БСО и журнала учета соответствует форме сохранности кассовой наличности или ценных бумаг. Для защиты от хищения выделяется специальная комната или сейф, опечатываемый по окончании рабочего дня. Копии использованных бланков подлежат архивации в течение срока, установленного для первичных документов.
Срок хранения журнала законодательством четко не установлен. Предприятие может самостоятельно определить период хранения и закрепить его в учетной политике. Время архивации не может быть меньше срока, установленного для БСО. Первичные документы бухгалтерского учета подлежат сохранности не менее 5-ти лет .