Заполнение 6-НДФЛ при увольнении сотрудника зачастую вызывает множество вопросов. Разберемся, как сформировать отчет и внести в него корректную информацию, отражающую произведенные выплаты, а также сумму налога и временные рамки его перечисления.
Выплаты увольняющемуся сотруднику
Трудовым законодательством установлены правила осуществления всех полагающихся увольняемому сотруднику выплат (з/платы, компенсации за отпуск, выходного пособия (ВП)). Их следует выплатить в день увольнения, а если работник не появлялся в этот день, то выдачу расчета производят на следующий день после подачи им соответствующего заявления.
Вместо компенсации за отпуск сотрудник имеет право отгулять отпуск и сразу по его завершении уволиться . В подобных случаях днем увольнения будет считаться последний день отпуска (ст.127 ТК РФ), а полный расчет с сотрудником необходимо произвести в последний день перед отпуском. Отпускные же должны быть начислены и выданы за 3 дня до его начала.
Кроме налогооблагаемых выплат, увольняемым по сокращению работникам выплачивают необлагаемые НДФЛ выходные пособия. Суммы ВП вместе с суммами среднемесячного заработка за второй и третий месяцы, отпущенными для поиска работы, при увольнении по сокращению не облагаются НДФЛ, но лишь в части не превышающей размер трех среднемесячных заработков (для северных местностей – шести). Облагаемые суммы выходных пособий, т. е. превышающие расчетный лимит, также отражаются в 6-НДФЛ при увольнении сотрудника.
Как отразить в 6-НДФЛ выплаты уволенному работнику
Законодатель не разъяснил принципиальной разницы в отражении сумм, полагающихся при увольнении, поэтому, заполняя форму, будем руководствоваться общими положениями, продиктованными Порядком, утвержденным ФНС от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@, и узнаем, как отразить в 6-НДФЛ расчет при увольнении. На основе требований НК РФ составим таблицу последовательности действий бухгалтера при выплате дохода и перечислении НДФЛ при увольнении:
Каждый вид выплат и перечислений налога фиксируют в отдельных блоках 2-го раздела, группируя их по срокам фактической выплаты и перечисления налога. Т.е. заполняя 6-НДФЛ при увольнении, отражают выплату (стр. 130):
- зарплаты;
- ВП, превышающих расчетный лимит;
- компенсации за отпуск и прочих выплат при увольнении.
Затем в отчете фиксируется сумма налога (стр. 140), сроки начисления, удержания и перечисления налога по каждой из этих выплат (стр. 100,110,120).
Рассмотрим, как отразить увольнение в 6-НДФЛ на практике.
Заполнение 6-НДФЛ при увольнении сотрудника: примеры
Пример 1
Оператор ПК оформил отпуск с 15.05.2018 по 21.05.2018, при этом с 22.05.2018 увольняется по сокращению штата . Бухгалтер рассчитала полагающиеся выплаты:
– отпускные – 22 000 руб.;
– облагаемая часть ВП – 28 000 руб.
С начисленных выплат необходимо удержать 13% НДФЛ в сумме 8450 руб. (22 000 х 13% + 15 000 х 13% + 28 000 х 13%).
Отпускные получены сотрудником 10.05.2018, НДФЛ перечислен в бюджет 11.05.2018. Расчет должен быть произведен в последний день перед отпуском, поэтому зарплата и выходное пособие ему выданы 14.05.2018, налог с них перечислен 14.05.2018. В 6-НДФЛ эти сведения отразятся так:
В строке 120 фиксируется дата, не позднее наступления которой работодателем должна быть перечислена сумма налога (а не дата реального перечисления). В нашем примере НДФЛ по отпускным может быть перечислен вплоть до 31.05.2018 включительно. Это разрешено ст. 226 НК РФ, но подобная норма распространяется только на отпускные (и больничные), исключая компенсацию отпуска при увольнении в 6-НДФЛ. По всем иным выплатам налог перечисляется на следующий день после получения дохода.
Пример 2
По заявлению сотрудника день увольнения – 24.05.2018, до этого дня он работал на 40-часовой рабочей неделе. По расчету бухгалтера ему полагается выплатить:
– зарплату в сумме 15 000 руб.;
– компенсацию за неиспользованный отпуск – 12 000 руб.;
– удержать и перечислить НДФЛ 13% с означенных выплат – 3510 руб. (15 000 х 13% + 12 000 х 13%).
Полный расчет произведен в день увольнения – 24.05.2018. В 6-НДФЛ будет зафиксирована следующая информация:
В этом примере 6-НДФЛ при увольнении отражает единовременную выплату причитающихся сумм и перечисление НДФЛ на следующий день.
При расторжении трудового договора работник должен получить от работодателя все причитающиеся ему выплаты в день своего увольнения (ст. 140 ТК РФ). А по итогам квартала работодатель отражает выплаты этому работнику в расчете 6-НДФЛ.
Заполнение 6-НДФЛ при увольнении
Как заполнить 6-НДФЛ при увольнении работника, зависит от того, какие именно выплаты положены бывшему сотруднику, и какой день при этом признается датой фактического получения дохода.
Датой получения дохода в виде заработной платы при увольнении работника считается его последний рабочий день (п. 2 ст. 223 НК РФ).
Если увольняющемуся работнику положена компенсация за неиспользованный отпуск, то датой дохода в виде данной компенсации также будет являться последний рабочий день сотрудника (ст. 140 ТК РФ , п. 2 ст. 223 НК РФ).
Помимо этого, если увольняющемуся работнику в соответствии нормами действующего законодательства или согласно трудовому договору положены выходное пособие или выплата среднего месячного заработка на период его трудоустройства, то такой доход будет облагаться НДФЛ только в случае превышения 3-х кратного размера среднего месячного заработка (6-ти кратного размера среднего месячного заработка для региона Крайнего Севера) (п. 3 ст. 217 НК РФ).
Поэтому суммы выплат в виде пособий, не превышающих предельную величину (п. 3 ст. 217 НК РФ), включать в расчет 6-НДФЛ не нужно (п. 4.1 Приложения №2 Приказа ФНС России от 14.10.2015 N ММВ-7-11/450@, п. 2 ст. 226 НК РФ). При этом датой получения дохода в виде пособий сверх установленных пределов при увольнении сотрудника так же будет считаться его последний рабочий день (ст. 140 ТК РФ , п. 2 ст. 223 НК РФ).
Как отразить увольнение в 6-НДФЛ
Поскольку днем получения дохода работником в виде всех причитающихся ему выплат, связанных с его увольнением, считается последний рабочий день сотрудника (ст. 140 ТК РФ , п. 2 ст. 223 НК РФ НК РФ), то дата фактического получения дохода в виде заработной платы, компенсации за неиспользованный отпуск и пособия свыше лимита будет одна и та же (строка 100 раздела 2 формы 6-НДФЛ ).
Так как совпадают даты получения дохода, отражаемые по строке 100 раздела 2 формы 6-НДФЛ, а также совпадают даты удержания налога с доходов (строка 110 раздела 2 формы 6-НДФЛ ) и даты, не позднее которых налог должен быть перечислен в бюджет (строка 120 раздела 2 формы 6-НДФЛ ), то все выплаты в форме 6-НДФЛ (расчет) при увольнении работника нужно показать в одном блоке строк 100-140.
Так как НДФЛ удерживается при выплате доходов (п. 4 ст. 226 НК РФ), то при увольнении сотрудника дата получения дохода (строка 100 расчета 2) совпадет с датой удержания налога с дохода (строка 110 раздела 2).
Датой, не позднее которой, налог должен быть перечислен в бюджет (строка 120 расчета 2) при увольнении работника, будет следующий рабочий день за днем получения бывшим сотрудником причитающихся ему выплат (п. 6 ст. 226 НК РФ).
Выплаты уволенному работнику и выплаты заработной платы остальным сотрудникам возможно придется показать в разных блоках строк 100-140, так как у бывшего работника и у сотрудников по штату могут быть разные даты получения дохода. В отличие от уволенного сотрудника датой получения дохода в виде заработной платы у штатных работников будет последний день месяца, за который начисляется зарплата (п. 2 ст. 223 НК РФ).
Заполнение 6-НДФЛ при увольнении сотрудника (пример)
Пример: Работник 1декабря 2018 года заключил трудовой договор, а 25 декабря 2018 года увольняется и получает расчет. За период с 01.12.18 по 25.12.18 работнику положена заработная плата и компенсация в общей сумме 17000р. Налоговая ставка - 13%. Налоговые вычеты не положены.
Работник уволился 31.05.2017, расчет получил 01.06.17, налог перечислили 01.06.17. Как отразить в 6 НДФЛ строки 100, 110,120?
Ответ
Вы не указали, какие выплаты вы перечислили уволенному работнику. Дело в том, что зарплату и компенсацию за неиспользованный отпуск вы отражаете в разных блоках в разделе 2 формы 6-НДФЛ.
Майскую зарплату, выплаченную уволенному работнику, в разделе 2 формы 6-НДФЛ за полугодие отразите так.
Строка 100 – 31.05.2017
Строка 110 – 01.06.2017
Строка 120 – 02.06.2017
Строка 130 – начисленная сумма зарплаты
Строка 140 – удержанный НДФЛ.
Поясним. В строке 100 вы указываете день, когда работник получил доход, облагаемый НДФЛ (п. 2 ст. 223 НК РФ). Для дохода в виде зарплаты днем получения считается последний день месяца, а при увольнении – последний день работы. В вашем случае эти две даты совпадают. Работник уволился в последний день мая, этот день и будет днем получения дохода.
В строке 110 вы указываете дату фактической выплаты денег, а в строке 120 – крайний срок уплаты удержанного НДФЛ (п. 6 ст. 226 НК РФ).
Компенсацию за неиспользованный отпуск, выплаченную уволенному работнику, в разделе 2 формы 6-НДФЛ отразите в следующем порядке:
Строка 100 – 01.06.2017
Строка 110 – 01.06.2017
Строка 120 – 02.06.2017
Строка 130 – начисленная сумма компенсации
Строка 140 – удержанный НДФЛ.
Дата получения дохода в виде компенсации – день выплаты денег (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ). Поэтому в строке 100 вы укажете 01.06.2017. В строке 110 будет дата выплаты, в строке 120 – следующий рабочий день, то есть крайний срок уплаты НДФЛ (п. 6 ст. 226 НК РФ).
А если вы еще не сдали расчет по страховым взносам, рекомендуем такие статьи:
Расчет при увольнении в 6-НДФЛ (зарплата и дата получения дохода, компенсация отпуска)
В отношении уволившегося специалиста в 6-НДФЛ попадает информация по выплаченной ко дню прекращения рабочих отношений зарплате и компенсации за отпуск. Особое внимание уделяется заполнению строк 100, 110 и 120 из 2-го раздела отчетной формы 6-НДФЛ при увольнении сотрудника:
- дата выплаты доходной части;
- дата удержания налогового отчисления;
- дата перечисления выплаты.
Датой получения дохода в виде заработной платы и компенсации отпуска при увольнении признается день увольнения сотрудника (п.2 ст. 223 НК РФ). Если отпускная компенсация и зарплата за текущий месяц выданы одним днем, то эти суммы можно указать в общем блоке. Тогда даты выплаты доходной части (графа 100) и удержания налога (графа 110) будут совпадать с последним рабочим днем увольняющегося (ст. 84.1 ТК РФ и п. 3 ст. 226 НК РФ), а днем перевода налога (графа 120) будет указан следующий день (п. 6 ст. 226 НК РФ).
Пример 1.
Работник Смирнов А.Ю. уволился 16 сентября 2019 года. Зарплата за отработанную часть месяца - 20 000 руб. Компенсация отпуска - 18 000 руб. Сумма НДФЛ - 4 940 руб. ((20 000 + 18 000) × 13%). В разд. 2 обе суммы укажите в одном блоке строк 100-140
Если же специалист уходит в отпуск с предстоящим увольнением, то есть вначале получает доход в виде отпускных, а позднее расчет по зарплате, то даты получения (графа 100) и исчисления налога (графы 110 и 120) будут разными, а значит, и указывать этот доход необходимо двумя блоками. При этом подоходный налог с отпускных уплачивается не позднее крайнего дня месяца, в котором были сделаны выплаты, а не на следующий день после удержания, как в случае с зарплатой и отпускной компенсацией.
Пример. 2
Смирнов А.Ю. ушел в отпуск с последующим увольнением. Отпускные в сумме 15 000 руб. (НДФЛ - 1 950 руб.) он получил 09.09.2019. Дата увольнения - 23.09.2019. Сумма зарплаты за период с 01.09 по 08.09.2019 составила 10 000 руб. (НДФЛ - 1 300 руб.) В разд. 2 эти значения отобразились разными блоками:
Не знаете свои права?
Внимание! При выплате выходных пособий, сумма которых менее 3-кратного (6-кратного для работающих на Крайнем Севере) размера среднемесячного заработка увольняющегося, подоходный налог не взыскивается, а потому фиксировать эти выплаты в 6-НДФЛ нет нужды. Если же увольнительное пособие превысило лимит, излишки нужно показать в отчетной форме в стр. 020 раздела 1 и стр. 130 раздела 2. В стр. 070 и 140 нужно указать НДФЛ с превышения. Даты выдачи, удержания и перечисления налога будут такими же, как в примере №1.
Отражение больничного в 6-НДФЛ
Если работник увольняется после больничного, то в 6-НДФЛ фиксируются только те, с которых взыскивается подоходный налог. Соответственно, больничные, связанные с заболеванием (в том числе и ребенка), в отчетной форме отражаются, а больничные по беременности и родам — нет.
В стр. 100 указывается дата получения дохода — день оплаты больничного, который совпадает с днем удержания налогового отчисления (стр. 110). А вот датой перечисления всех больничных за месяц (стр. 120) будет последний день месяца, в котором производились выплаты (абз. 2 п. 6 ст. 226 НК РФ).
В статье мы рассмотрели наиболее проблемные моменты, которые могут возникнуть при заполнении справки 6-НДФЛ в случае увольнения сотрудника. В отношении уволенного работника в нее вносятся сведения обо всех доходах, облагемых налогом: его зарплате, компенсации за отпуск и другие данные.
Больше информации о 6-НДФЛ — в нашей специальной рубрике , посвященной этой отчетной форме.
77 город Москва
Дата публикации: 06.05.2016
Издание: Учет. Налоги. ПравоТема: 6-НДФЛ
Источник: http://e.gazeta-unp.ru/article.aspx?aid=458632
В редакции газеты «Учет. Налоги. Право.» был проведен вебинар на тему: «Заполнение и сдача ежеквартальной отчетности». В ходе вебинара лектору было задано более 200 вопросов. На страницах газеты заместитель начальника отдела налогообложения физических лиц УФНС России по г. Москве Столова Ольга Петровна ответила на самые интересные из них.
- В коллективном договоре записано, что мы выдаем зарплату за первую половину месяца - 15-го числа, за вторую - в последний день месяца. 31 января - это воскресенье. Поэтому зарплату за январь мы выдали 29-го числа - 516 тысяч рублей. Удержали НДФЛ в сумме 67 080 тысяч рублей. Как заполнить раздел 2?
В строке 100 запишите 31 января, в строке 110 - 29 января, а в строке 120 - 1 февраля. В строке 100 расчета 6-НДФЛ компания отражает даты получения дохода из статьи 223 НК РФ. Для зарплаты - это всегда последний день месяца. В январе последний день 31-е число. В строке 110 запишите день, когда компания удержала НДФЛ с фактической выплаты. То есть, 29 января.
В строке 120 запишите срок, когда компания вправе перечислить НДФЛ. По кодексу - это день, следующий за днем выплаты дохода (п. 6 ст. 226 НК РФ). Этот срок попадает на 30 января. Но так как - это суббота, то запишите ближайший рабочий день - 1 февраля.
Комментарий «УНП»
Компания не вправе удерживать НДФЛ раньше, чем работник получил доход. А доход в виде зарплаты считается полученным в последний день месяца. То есть 31 января. Поэтому некоторые программы выдают ошибку, если дата удержания НДФЛ в строке 110 раньше, чем дата в строке 100. Если компания выдала зарплату до 31-го числа, то фактически вправе удержать НДФЛ со следующего дохода в денежной форме. Например, с аванса в феврале. Тогда в строке 110 компания запишет дату выдачи аванса, а в строке 120 - следующий рабочий день.
Как показать пособия и зарплату уволенному сотруднику?
3 марта уволился сотрудник. В этот день выдали ему зарплату вместе с компенсацией за отпуск - 60 тысяч рублей, а также оплатили больничный - 9 тысяч рублей. НДФЛ со всех сумм перечислили 3 марта. Как отразить эти выплаты в разделе 2 расчета 6-НДФЛ?
Зарплату при увольнении и больничное пособие покажите в разных блоках строк 100–140 раздела 2 расчета 6-НДФЛ. Компания показывает разные выплаты в одном блоке строк 100–140 раздела 2, если по доходам совпадают все три даты: получения дохода, удержания НДФЛ и крайний срок, когда компания вправе перечислить налог в бюджет. Если сотрудник увольняется, то датой получения дохода в виде оплаты труда считается последний день работы (абзац 2 п. 2 ст. 223 НК РФ).
А датой получения дохода в виде компенсации за отпуск и больничный - день их выплаты. Вы выдали сотруднику расчет, компенсацию за отпуск и пособие в последний день работы. В день выплаты компания также удерживает НДФЛ. Значит, даты в строках 100 и 110 будут одинаковыми - 3 марта. В то же время срок перечисления НДФЛ в строке 120 будет отличаться. Для зарплаты и компенсации крайний срок уплаты НДФЛ - это день, следующий за выплатой, - 4 марта. А для пособия - последний день месяца, в котором компания выдала деньги (п. 6 ст. 226 НК РФ). То есть, 31 марта.
Можно ли показать в одной строке помощь и отпускные?
С 21 по 31 марта сотрудник был в отпуске. 15 марта выдали отпускные - 15 тысяч рублей и 5000 рублей - материальную помощь к отпуску. Вправе ли мы показать выплаты в одном блоке строк 100–140?
Нет, выплаты покажите в разных блоках. Дата получения дохода и удержания НДФЛ по отпускным и материальной помощи - это дата выплаты. То есть, 15 марта. Эту дату отразите в строках 100 и 110 раздела 2. НДФЛ с отпускных можно перечислить до конца месяца, в котором компания выдала деньги (п. 6 ст. 226 НК РФ). То есть срок перечисления налога - 31 марта. Материальная помощь к отпуску - это не отпускные. По таким выплатам перечислить НДФЛ надо не позднее дня, следующего за выдачей денег. То есть, 16 марта. Значит, даты в строке 120 будут отличаться.
Как отразить переходящие выплаты в 6-НДФЛ?
12 января выплатили зарплату за декабрь. А мартовскую зарплату выдали 5 апреля. Как отразить переходящие выплаты в 6-НДФЛ?
Зарплату за декабрь отразите в разделе 2, за март - в разделе 1. Компания выдала зарплату за декабрь в январе. Операция завершена в первом квартале, поэтому ее надо отразить в расчете (письмо ФНС России от 25.02.16 № БС-4-11/3058@). Но только в разделе 2. В строке 100 поставьте 31.12.2015, в строке 110 - 12.01.2016, а в строке 120 - 13.01.2016. Зарплату за март, наоборот, отразите только в разделе 1 (письмо ФНС России от 23.03.16 № БС-4-11/4900@). В строке 020 покажите начисленную зарплату, в строке 040 - исчисленный налог. В строке 070 покажите удержанный НДФЛ с зарплаты за март, если сдаете расчет после 5 апреля. В разделе 2 компания отразит эту операцию в расчете за полугодие.
Отражать ли премию отдельно от зарплаты?
Зарплата работников состоит из оклада и премии. Эти суммы мы начисляем в конце месяца и выдаем в один день. Например, за январь - 4 февраля. Зарплата сотрудников за январь - 760 тысяч рублей, премия - 420 тысяч рублей. Как показать эти выплаты в разделе 2?
В разных блоках строк 100–140. Дата получения дохода по зарплате - последний день месяца, за который она начислена. По зарплате за январь - это 31-е число. Премия - это стимулирующая выплата. Ее конкретный размер не предусмотрен в трудовом договоре. Поэтому дата получения дохода в виде премии - день, когда компания фактически выдала деньги. В вашем случае - 4 февраля. Удержать НДФЛ с обеих выплат надо в день выдачи денег - 4 февраля, а заплатить - не позднее 5 февраля. Эти даты отразите в строках 110 и 120. Но так как даты в строке 100 отличаются, запишите зарплату и премии в разных блоках строк 100–14.
Комментарий «УНП»
Если премия - это часть оплаты труда, ее можно отразить в разделе 2 вместе с зарплатой. Дата получения дохода по таким выплатам - тоже последний день месяца, даже если компания выдавала премию раньше. Так считают и судьи (постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 23.12.14 № А56-74147/2013).
Показывать ли в расчете отпускные, которые вернул сотрудник?
3 февраля выплатили сотруднику отпускные за 28 дней - 20 тысяч рублей. Залатили НДФЛ - 2600 рублей. Работник отгулял всего две недели, а затем мы отозвали его из отпуска. Отпускные за это время - 10 тысяч рублей. Работник вернул вторую часть отпускных, но уже за вычетом НДФЛ - 8700 рублей. Как заполнить разделы 1 и 2?
В разделе 1 и 2 покажите только отпускные за использованные дни отдыха. В 6-НДФЛ компания показывает доходы, которые получил сотрудник. Работник использовал половину отпуска. В остальные дни он трудился, и компания начисляла за этот период зарплату. В строке 020 раздела 1 заполните только отпускные за использованные дни отдыха. То есть 10 тысяч рублей. В строках 040 и 070 запишите начисленный и удержанный налог с этой части - 1300 рублей. Аналогично заполните доход и налог в строках 130 и 140 раздела 2. При выплате отпускных компания заплатила НДФЛ - 2600 рублей. 1300 рублей - это излишне перечисленный налог. Компания вправе обратиться в инспекцию за возвратом этой суммы.
Отражать ли в 6-НДФЛ три средних заработка при увольнении?
15 февраля уволили сотрудника по соглашению сторон. Выплатили ему 70 тысяч рублей - это на 17 тысяч рублей выше трехкратного среднего месячного заработка сотрудника. Как показать такую выплату в расчете 6-НДФЛ?
Отразите 17 тысяч рублей в разделах 1 и 2. Выплаты при увольнении в пределах трех средних месячных заработков освобождены от НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ). Поэтому, если компания выдала компенсацию в пределах этих сумм, она вправе не отражать их в 6-НДФЛ. Если компания выдала больше, разницу в 17 тысяч рублей отразите в строке 020 раздела 1 и строке 130 раздела 2. В строках 070 и 140 запишите НДФЛ с превышения - 2210 рублей (17 000 рублей - 13 процентов). Дата получения такого дохода и день удержания НДФЛ - день выплаты. В строках 100 и 110 запишите 15 февраля, а в строке 120 - следующий день 16 февраля.
Как заполнить раздел 2, если компания задерживает зарплату?
Из-за финансовых трудностей зарплату и отпускные постоянно выдаем с задержкой. Например, зарплату за январь выдали только 15 марта. А зарплату за февраль перечислили только в апреле. Как заполнить 6-НДФЛ?
В разделе 1 отразите всю начисленную зарплату за январь - март 2016 года. А в разделе 2 покажите только суммы, выплаченные в первом квартале. Дата получения дохода по зарплате - последний день месяца, за который компания ее начислила. Эту дату запишите в строке 100 раздела 2. Кстати, 31 января выпадает на выходной. Но в строке 100 все равно запишите эту дату. Сроки в строках 100 и 110 не переносятся. В строке 110 отразите дату, когда компания удержала НДФЛ. Налог компания удерживает с фактически выданной зарплаты, даже если перечислила ее с задержкой. Поэтому запишите в строке 110 - 15 марта. А в строке 120 следующий день - 16 марта. Что касается зарплаты за февраль, то ее не надо показывать в разделе 2 расчета за первый квартал. Так как компания выдала зарплату за февраль в апреле, то строки 100–140 по этим суммам вы заполните в расчете за полугодие. Если компания выдавала с опозданием зарплату за прошлый год, то ее также покажите в разделе 2. В строке 100 запишите последний день месяца, за который начислена зарплата. В строке 110 - фактический день выплаты, в строке 120 - следующий рабочий день.