Экономические субъекты в ходе своей деятельности используют безналичные расчеты и оплату за наличные расчеты. Бухгалтерский учет денежных средств предприятия дает представление о поступлении, расходе, перемещении денег. При этом правила использования наличных средств регулируются законодательно.
Цели и задачи учета денежных средств
Учитывая, что деньги экономических субъектов как в наличной, так и в безналичной форме, относятся к наиболее высоколиквидным активам, бухгалтерский учет денежных средств должен полностью предоставлять данные об источниках их поступления и направлении дальнейшего использования. Операции с финансовыми ресурсами предполагают выполнение таких задач, как:
- документирование записей по движению финансов организации;
- соблюдение законодательства при расчетах различного вида;
- целевое использование денежных средств;
- осуществление расчетов с контрагентами, бюджетом, сотрудниками и прочими кредиторами.
Теоретические основы учета денежных средств и их движения отражены в ПБУ 23/2011. В составе бухгалтерской отчетности для анализа информации о финансах предприятия используют форму 4 «Отчет о движении денежных средств» . Особенности учета денежных средств заключаются и в том, что экономическим субъектам, которые применяют одновременно несколько режимов налогообложения, требуется вести раздельный контроль наличных и безналичных поступлений и затрат.
Задачи учета денежных средств состоят и в анализировании информации проводимых операций для целей налогообложения. Так, регистр учета расхода денежных средств дает представление о фактических затратах субъекта в текущем периоде.
Бухгалтерский учет денежных средств организации
Учет денежных средств организации предполагает контроль за их фактическим поступлением и использованием. Представляя собой высоколиквидные актив, к денежным средствам относятся:
- средства на банковских счетах;
- наличность в кассе;
- выданные подотчет денежные средства;
- прочие активы с высокой степенью ликвидности.
Ведение расчетов, особенно учет и контроль денежных средств в наличной форме, возлагается, как правило, на материально ответственное лицо.
Безналичные движения в обязательном порядке должны подтверждаться соответствующими записями. Если организация или ИП использует в ходе деятельности наличные расчеты, то такие операции должны строго отвечать всем правилам кассовой дисциплины. В то же время допускается вести учет наличных денежных средств в упрощенной форме субъектам малого предпринимательства и ИП.
Учет денежных средств на предприятии формируется с использованием счетов:
- 52 «Валютные счета»;
- 55 «Специальные счета в банках»;
- 57 «Переводы в пути».
Учет наличных и безналичных денежных средств
Оборот наличности строго регламентирован. Бухгалтерский учет наличных денежных средств подчиняется Порядку ведения кассовых операций, утвержденных Указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210 ― У. Любые приходные или расходные операции должны быть отражены при помощи унифицированных документов, в числе которых кассовая книга, кассовые ордера, необходимо утвердить и в дальнейшем соблюдать лимит остатков наличности. Ответственным за выполнение кассовых операций назначается материально ― ответственное лицо.
Учет движения денежных средств в ООО в наличной форме может располагаться на субсчетах:
- 50.1 ― принимаются в расчет все денежные средства в отечественной валюте. Присутствие иностранной наличности требует открытия дополнительных субсчетов;
- 50.2 ― операционные кассы, используются в дополнительных пунктах приема денег, например ― в торговых точках;
- 50.3 ― открывается, если в кассе организации хранятся иные денежные документы ― билеты, марки, прочие.
Пример 1.
В кассе организации установлен лимит остатков наличности в пределах 45 000 рублей. На начало рабочего дня в кассе было 35 000 рублей. Были совершены следующие операции: поступление оплаты от покупателей ― 18 000 рублей, снятие с банка на зарплату работникам ― 118 000 рублей, выдача зарплаты ― 118 000 рублей, выдача подотчета ― 25 000 рублей. Таблица учета денежных средств (приход, расход, остаток) будет выглядеть следующим образом:
Начальное сальдо
Сумма, руб.
Наименование операции
Конечное сальдо
Оплата от покупателей
Поступление с расчетного счета
Выплата заработной платы сотрудникам
Выдача средств подотчет
Проведение учета денежных средств по безналу осуществляется при помощи счета 51 ― открытых счетов в банке. Поступления формируют дебет счета, списание ― кредит. Примеры записей:
- Дт 51 ― Кт 62 ― зачислена оплата от контрагентов;
- Дт 68 ― Кт 51 ― оплата налогов;
- Дт 60 ― Кт 51 ― оплата поставщикам;
- Дт 91 ― Кт 51 ― списана комиссия за банковские услуги.
Большинство приходных расходных операций должно совершаться непременно в безналичной форме, так как законодательство ограничивает оплату наличностью. Между юридическими лицами подобные расчеты не должны превышать 100 000 рублей по одному договору.
Допускается открытие нескольких счетов в банке. Для хранения денег в валюте других государств применяют счет 52. Учет движения денежных средств по этому счету подчиняется валютному регулированию, то есть остатки в валюте пересчитываются на рубли по факту совершения каких-либо операций. По результатам чего образуются курсовые разницы ― положительные или отрицательные, зависящие от курса рубля на дату операции.
Учет прочих денежных средств
Помимо кассы и расчетных счетов, экономические субъекты вправе хранить денежные средства и с использованием специальных счетов в банке: аккредитивов (одна из форм безналичных расчетов, при которой банк осуществляет перевод денежных средств по распоряжению клиента), депозитов, чековых книжек. С этими целями учет денежных средств осуществляется при помощи 55 счета.
Специальные банковские счета применяются при необходимости совершения особых операций. Например, депозиты служат для хранения денег в кредитных учреждениях под повышенные проценты, чековые документы же содержат распоряжение к выдаче денежных средств предъявителю.
Еще один счет, отражающий информацию о наличии денег, ― счет 57 «Денежные средства в пути ». Используется в случаях, когда возникают некоторые временные разницы в перемещении, например:
- Дт 57 ― Кт 50 ― деньги выданы с кассы для пополнения банковского счета;
- Дт 51 ― Кт 57 ― поступление на счет в банке.
Учет денежных средств (кратко) ― это обобщенная информация о движении, поступлении и использовании денежных активов на предприятии.
ДВИЖЕНИЕ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ
(таблица №3)
| Период | ||||||||
| «История» до выдачи | «Прогноз» после выдачи | |||||||
| Денежные средства | Апрель | Май | Июнь* | Июль | Август | |||
| «до» | «после» | |||||||
| Остаток на начало | =О кон. пер. -О кон. мес. | Касса+сбережения (из баланса) | ||||||
| Приход | ||||||||
| Выручка | ||||||||
| Доходы вне бизнеса | ||||||||
| Кредиты | ||||||||
| Расход | ||||||||
| За товар | ||||||||
| По бизнесу | ||||||||
| Инвестиции | ||||||||
| Расходы вне бизнеса | ||||||||
| Остаток на конец месяца | П-Р | П-Р | =Приход-Расход | |||||
| Остаток на конец периода | =Касса+сбережения (из баланса) | |||||||
О начало периода + (Приход – Расход) = О конец периода О начало периода = О конец периода - О конец месяца
О конец месяца
Движение денежных средств в Cash-flow это приход и расход денег по кассе (баланс).
ПРИХОД
Основные источники прихода – это доход от бизнеса и прочие поступления. Доходом от бизнеса является выручка от продаж товаров или услуг. К прочим поступлениям относится доход от не основной деятельности. Это могут быть разовые поступления от продажи основных средств, от оказания каких-либо разовых услуг, возвращение долга от третьих лиц или с подотчета, доход от сдачи в аренду производственных помещений, оборудования или транспорта, прибыль от участия в другом бизнесе или дивиденды, и прочее. Кроме того, к прочим поступлениям относятся и кредиты, но их рекомендуется отражать в cash-flow отдельной строкой для более наглядного отражения источников поступления денежных средств. Для анализа важно проанализировать, из каких источников финансируются основные расходы предпринимателя.
РАСХОДЫ
Расходы по бизнесу можно разделить на три основные группы:
1). Текущие расходы по бизнесу
2). Капитальные затраты или инвестиции
3). Расходы вне бизнеса
ТЕКУЩИЕ РАСХОДЫ ПО БИЗНЕСУ
Самая крупная статья текущих расходов – это расходы на оплату товаров, сырья. Для анализа движения денежных средств не важно, когда были или будут поставлены товары или сырье, самое главное – это когда были потрачены деньги на их приобретение. Аналогичная ситуация и с накладными расходами по бизнесу. Самое главное - это указать, в каком месяце была сделана фактическая оплата расходов.
ПРИМЕР
Клиент заплатил в марте 500 условных единиц за товар, а товар поступил только в мае. Следующую оплату за товар планируется произвести в июле в сумме 200. Кроме этого он произвел в апреле квартальные платежи по налогам в сумме 600 и 600 – за аренду за полугодие. В мае погашена задолженность по зарплате сотрудникам за 5 месяцев: 2500 -оплата наличными, 1500 – выплата продуктами (по цене закупа). Погашение долгов связано с тем, что в апреле клиент получил кредит в сумме 10000, 5000 из которых он потратил на покупку нового оборудования, а 2000 – на предоплату за товар. В день проведения анализа клиент показал кассу в размере 200 и сбережения в сумме 3500. Кроме этого в анализируемом месяце уже была выручка на общую сумму 3000. Оплата накладных расходов в мае была произведена на сумму 500. Среднемесячная выручка за прошлые месяцы составляла 1500. Расходы на семью в марте 300, в апреле 600, в мае 300, в начале июня 200. В марте были сделаны инвестиции в размере 1000. Средневзвешенная маржа составляет 20%.
| «История» до выдачи | «Прогноз» после выдачи | |||||||
| Денежные средства | Март | Апрель | Май | Июнь* | Июль | Август | Сент. | |
| «до» | «после» | |||||||
| Остаток на начало | ||||||||
| Приход | ||||||||
| Выручка | ||||||||
| Доходы вне бизнеса | ||||||||
| Кредиты | ||||||||
| Расход | ||||||||
| За товар | ||||||||
| Зарплата | ||||||||
| Аренда | ||||||||
| Налоги и проч. | ||||||||
| Инвестиции | ||||||||
| Расходы вне бизнеса | ||||||||
| Взносы по кредиту | ||||||||
| Остаток на конец месяца | -300 | -1800 | ||||||
| Остаток на конец периода |
Составляя Отчет о движении денежных средств, мы сталкиваемся с такими понятиями как остаток денежных средств на конец месяца и остаток денежных средств на конец периода. При решении предыдущей задачи мы видели, что остаток денежных средств на конец месяца получился отрицательным. Сравнивая приходы и расходы денежных средств за месяц, мы видим, что в марте приход 1500 < расход 1800, в мае приход 1500 < расход 3300. Это значит, что клиент в марте и мае потратил денег больше, чем заработал в эти же месяцы. Но как в действительности можно потратить денег больше, чем имеешь? При подсчете остатка денежных средств на конец месяца, остаток денежных средств от деятельности в предыдущие месяцы, то есть остаток на начало месяца, не учитывается.
Таким образом, остаток денежных средств на начало текущего месяца служит источником финансирования расходов в текущем месяце .
В течение своей деятельности клиент совершает ряд финансово-хозяйственных операций. И только некоторые из них отражаются в Cash-flow. Ниже приведена таблица, в которой собраны операции финансово-хозяйственной деятельности клиента для Cash-flow, а, также, указано их движение по балансу.
Очень часто встречаются предприниматели, которые ведут учет своей прибыли методом, который мы называем cash-flow. То есть, они записывают реальные доходы и расходы. И сумму, остающуюся после покрытия всех расходов, называют прибылью. Понятно, что если в бизнесе наблюдается нерегулярный закуп, расходы, выручка, то и нет стабильной прибыли, опираясь на которую, кредитный эксперт может сделать вывод о возможности получения кредита таким клиентом (таблица №1 предыдущего примера). Ситуация осложняется для анализа прибыльности бизнеса клиента, если клиент работает с привлеченными средствами (кредиты, займы, получение товаров с неопределенными сроками оплаты и т.д.). Рассмотрим условия предыдущего примера для составления ОПиУ. Согласно составленному cash-flow, мы видели, что у клиента существовали проблемы с ликвидностью на конец нескольких месяцев (март, май). Посмотрим результаты ОПиУ за три месяца.
| БАЛАНС | CASH-FLOW | |||||
| АКТИВ | № операции | ПАССИВ | № | Операции, связанные с движением денежных средств | № | |
| Касса (0) Дебиторы ТМЗ Осн. ср-ва Инвестиции | +1+2+3+4-5-6-7-8-9-10 -2+6 -1+5 +8 +9 | Кредиты Предоплата Собственный капитал | +4 +3 +Δ1- -7-10 | Остаток на начало Приход От бизнеса Расход Связанные с бизнесом Остаток на конец | = касса (0) Выручка по факту отгрузки товара Погашение дебиторской задолженности Предоплата от покупателей Кредиты На закуп товаров по факту отгрузки Предоплата поставщикам за товары По бизнесу На покупку основных средств Инвестиции Вне бизнеса (семья) = касса (0) +(1+2+3+4)-(5+6+7+8+9+10) | |
| ПОКАЗАТЕЛИ | РАСЧЕТ | РЕЗУЛЬТАТ |
| ВЫРУЧКА | 1 500 | 1 500 |
| СЕБЕСТОИМОСТЬ | 1 500 / 1,20 | 1 250 |
| ВАЛОВАЯ ПРИБЫЛЬ | 1 500 – 1 250 | |
| РАСХОДЫ | 1 267 | |
| НАЛОГИ | 600 / 3 | |
| АРЕНДА | 600 / 6 | |
| ЗАРПЛАТА | (2 500+1 500) / 5 мес. | |
| Прочие расходы | 500 / 3 | |
| ПРИБЫЛЬ от бизнеса | 250 – 1 267 | - 1017 |
| СЕМЬЯ | (300+600+300) / 3 | |
| ПРИБЫЛЬ чистая | - 1017 - 400 | - 1 417 |
Мы видим, что бизнес клиента убыточен.
Предположим, что клиент не сказал о существовании долга в размере 10000. Составим cash-flow двумя способами. При составлении cash-flow первым способом учитывается наличие денежных средств (касса и сбережения) на день проведения анализа.
| «История» до выдачи | |||||||
| Денежные средства | Март | Апрель | Май | Июнь* | Итого за период | ОПиУ | |
| «до» | «после» | ||||||
| Остаток на начало | |||||||
| Приход | |||||||
| Выручка | |||||||
| Доходы вне бизнеса | |||||||
| Кредиты | 10000 | ||||||
| Расход | |||||||
| За товар | |||||||
| Зарплата | |||||||
| Аренда | |||||||
| Налоги и проч. | |||||||
| Прибыль от бизнеса | 1000 | -1700 | -1500 | 3000 | 800 | -1017 | |
| Инвестиции | |||||||
| Расходы вне бизнеса | |||||||
| Остаток на конец месяца | -300 | -7300 | -1800 | +2800 | -6600 | -1417 | |
| Остаток на конец периода |
При составлении cash-flow вторым способом не учитывается остаток денежных средств на начало анализируемого месяца, а остаток денежных средств на начало периода принимается равным нулю.
| «История» до выдачи | |||||||
| Денежные средства | Март | Апрель | Май | Июнь* | Итого за период | ОПиУ | |
| «до» | «после» | ||||||
| Остаток на начало | -300 | -7600 | -9400 | ||||
| Приход | |||||||
| Выручка | |||||||
| Доходы вне бизнеса | |||||||
| Кредиты | 10000 | ||||||
| Расход | |||||||
| За товар | |||||||
| Зарплата | |||||||
| Аренда | |||||||
| Налоги и проч. | |||||||
| Прибыль от бизнеса | 1000 | -1700 | -1500 | 3000 | 800 | -1017 | |
| Инвестиции | |||||||
| Расходы вне бизнеса | |||||||
| Остаток на конец месяца | -300 | -7300 | -1800 | +2800 | -6600 | -1417 | |
| Остаток на конец периода | -300 | -7600 | -9400 | -6600 |
Чтобы определить размер привлеченных средств при втором способе, надо от фактических денег (касса и сбережения на день проведения анализа) отнять рассчитанную величину остатка денежных средств на конец периода. В данном случае 3 700 – (– 6 600) = 10 300. Разница между фактическими и расчетными данными составляет 10300. Из бизнеса клиент не мог получить такую сумму денег, так как деятельность убыточна, значит, у него были привлечения заемных средств.
Мы видим, что при перекрестном анализе результатов ОПиУ и Отчета о движении денежных средств, можно обнаружить скрытые долги. У предпринимателя бизнес убыточен, но, не смотря на это, он делал инвестиции.
Если в месяце до анализируемого периода клиент не делал никаких крупных расходов, а выручка была на уровне анализируемого периода, то можно допустить, что на начало периода у клиента было денежных средств в размере чистой прибыли из ОПиУ.
Если у клиента были до анализируемого периода крупные инвестиции или расходы, то, обычно, у него не остается денежных средств на конец периода, или привлекаются еще дополнительные средства, значит можно предположить, что на начало анализируемого периода у клиента не было денежных средств.
После этого, сравнив, результаты нашего cash-flow, а именно, разницу между всеми доходами и расходам и получившимся расчетным показателем с возможным показателем остатка денежных средств на начало анализируемого периода (то есть ноль или размер чистой прибыли из ОПиУ), можно сделать предположение о возможном привлечении денежных средств.
В бизнесе, где закуп носит периодичный характер, наблюдается накопление денежных средств на начало того периода, в котором закупается товар. Обычно в таком месяце возможен отрицательный «результат ликвидной прибыли» от бизнеса (из cash-flow) или привлечение заемных средств.
Надо сказать, что не столько страшно наличие существующего займа, сколько то, что если клиент скрывает свой долг, это значит, что действующего бизнеса в том размере, в каком он существует, недостаточно для покрытия уже существующего долга. Следовательно, при не обнаружении этого долга экспертом, в балансе будет указана сумма собственного капитала больше реального его размера, и, соответственно, размер кредита будет завышен.
Надо помнить о том, что источником финансирования наиболее крупных расходов по бизнесу и в семье могут быть или чистая прибыль, или привлеченные средства, или и чистая прибыль, и заемные средства вместе взятые.
| Показатели | ОПиУ | Cash-flow | Баланс |
| Товар отгружен и оплачен покупателем | Σ | Σ | ТМЗ (-), касса (+), СК (+D) |
| Товар отгружен, но не оплачен | - | - | ТМЗ (-), ДЗ (+),СК (+D) |
| Погашена дебиторская задолженность | Σ | Σ | ДЗ (-), касса (+) |
| Получена предоплата | Σ | Σ | Касса (+), Кр.З. (+) |
| Отгружен товар по ранее сделанной предоплате | - | - | ТМЗ (-), Кр.З. (-), СК (+D) |
| Товар отдан на консигнацию | - | - | ТМЗ (-), ДЗ (+),СК (+D) |
| Предоплата поставщикам | - | Σ | Касса (-), ДЗ (+) |
| Товар получен, но не оплачен | - | - | ТМЗ (+), Кр.З. (+) |
| Товар получен и оплачен | - | Σ | ТМЗ (+), касса (-) |
| Себестоимость продаж | Σ | - | Касса (+) / маржу |
| Годовая оплата за патент | Σ / 12 мес. | Σ | Касса (-), СК (-) |
| Квартальная оплата налогов | Σ / 3 мес. | Σ | Касса (-), СК (-) |
| Покупка оборудования | - | Σ | Касса (-), Осн.Ср. (+) |
| Сделана предоплата аренды за полугодие | Σ / 6 мес. | Σ | Касса (-), СК (-) |
| Транспортные расходы по доставке товара | Σ / периодичность закупа | Σ | Касса (-), СК (-) |
| Долг по зарплате за два месяца | Σ / 2 мес. | - | Кр.З. |
| Погашение долга по зарплате за 2 месяца | Σ / 2 мес. | Σ | Касса (-), Кр.З. (-) |
| Получен кредит | - | Σ | Кр.З. (+), касса (+) |
| Погашение кредита процентов | Σ только по % | Σ кредита и % | Кр.З. (-), касса (-) Касса (-), СК (-) |
| Товар продан ниже себестоимости | Σ | Σ | Касса (+), ТМЗ (-), СК (-D) |
Поступление наличных денег в кассу оформляют приходным кассовым ордером Форма ордера (№ КО-1) утверждена в Постановлении Госкомстата от 18 августа 1998 г. № 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации".
Приходный кассовый ордер имеет две части - ордер и квитанцию. Они содержат одинаковую информацию. Квитанция выдается лицу, внесшему деньги в кассу, а ордер остается в организации.
Приходный кассовый ордер выписывается бухгалтером. Существуют определенные требования к заполнению приходных кассовых ордеров и других кассовых документов. В частности, ордер может быть заполнен вручную шариковой ручкой или с применением компьютерной техники. Исправления и помарки в ПКО не допускаются. Если при заполнении ордера произошла ошибка - его нужно выписывать заново. Приходный кассовый ордер подписывает главный бухгалтер (или другое уполномоченное лицо), на ПКО нужно поставить печать организации таким образом, чтобы все ее содержимое оказалось на квитанции, которая, как уже было сказано, передается лицу, внесшему деньги в кассу.
После заполнения и регистрации ПКО передают в кассу. Это делается, минуя лицо, которое будет вносить деньги по ордеру.
После получения ордера кассир проверяет правильность его заполнения, подписывает ордер, принимает деньги и регистрирует ордер в кассовой книге (форма № КО-4). Приняв деньги, кассир отделяет квитанцию от ордера, передает ее лицу, внесшему деньги, на оставшийся у себя ордер кассир ставит штамп "Оплачено" с указанием даты оплаты ордера.
При выписке приходного кассового ордера указывается в специальной строке основание для принятия денег в кассу. Это может быть возврат неиспользованной подотчетной суммы, остаток неиспользованного аванса на командировочные расходы, возврат ссуды, возмещение материального ущерба, выручка и т.д.
Обязательно указывается, от кого приняты денежные средства: если от юридического лица, пишется его название, если от физического лица - фамилия, имя, отчество (в родительном падеже). Сумма проставляется цифрами и прописью.
В приложении указываются первичные документы, на основании которых составлен приходный кассовый ордер, с указанием их номеров и дат составления. На приходном кассовом ордере проставляются дата его выписки и номер. Все остальные указанные на бланке реквизиты приходного кассового ордера также заполняются в обязательном порядке. Одновременно заполняется квитанция к приходному кассовому ордеру, которая подписывается главным бухгалтером или уполномоченным лицом. Отрывную квитанцию заверяют печатью организации, регистрируют в журнале регистрации приходных кассовых документов в хронологической последовательности и передают человеку, сдавшему деньги в кассу. Если наличные деньги (например, на выдачу зарплаты) были получены в банке, то квитанцию подшивают к банковским документам.
Прием в кассу наличных денег, полученных с расчетного счета в банке, также оформляется приходным кассовым ордером. В этом случае в строке «Принято от» указывается наименование банка и номер чека, по которому получены деньги в банке, номер счета, а в строке «Основание» -- цели, на которые эти деньги получены
Расчеты наличными денежными средствами за приобретаемые материальные ценности между юридическими лицами, а также между юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями осуществляются с учетом лимита, устанавливаемого ЦБ РФ. «Расчеты наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами, а также между юридическим лицом и гражданином, осуществляющим предпринимательскую деятельность без образования юридического лица (далее - индивидуальный предприниматель), между индивидуальными предпринимателями, связанные с осуществлением ими предпринимательской деятельности, в рамках одного договора, заключенного между указанными лицами, могут производиться в размере, не превышающем 100 тысяч рублей» Указания ЦБ РФ от 20.06.2007 N 1843-У "О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя":. При этом под одним платежом, согласно разъяснению Банка России, нужно понимать расчеты одного юридического лица с другим в течение одного дня по одному или нескольким денежным документам. Речь идет о расчетах в рамках одного договора. То есть, если, например, организация заключила договор на поставку оборудования стоимостью 300000 рублей, даже в том случае, если оплата будет осуществляться поэтапно, она не имеет права выплатить поставщику более чем 100000 рублей в виде наличных денег. В то же время, если организация заключила с тем же поставщиком три договора по 100000 каждый - она имеет право рассчитаться по каждому из них наличными деньгами.
Для расчетов с физическими лицами предельный размер расчетов наличными не установлен.
Приход денежных средств оформляется приходным кассовым ордером (ПКО). Данный документ доступен из одноименного журнала, либо из общего журнала кассовых документов меню Журналы -> Кассовые документы и имеет унифицированную печатную форму КО-1. Имеется возможность создания ПКО на основании каких-либо других документов, например накладные и счет-фактуры на расход. В данном случае в приходный ордер будут перенесены все общие реквизиты.
Заполнение документа рекомендуется начинать с табличной части. Табличная часть документа является многострочной, что существенно расширяет его возможности. В частности, при ведении взаиморасчетов с покупателями на счете 62 в разрезе договоров, в табличную часть заносятся суммы по каждому договору отдельно. При этом автоматически заполняются реквизиты шапки документа «Принято от» и «Основание» по последней строке табличной части.
- Реквизит «Приложение» автоматически заполняется при проведении процедуры «Привязка документов».
- Реквизит «Документ-основание» автоматически заполняется при создании ПКО на основании какого-либо документа. При формировании ордера непосредственно из журнала, данный реквизит не обязателен к заполнению.
- Реквизит «Подразделение» проставляется автоматически при ведении аналитического учета счета 50 по подразделениям предприятия (несколько касс). По умолчанию проставляется подразделение, указанное в настройках пользователя (Сервис -> Настройка -> Настройка Пользователя ).
- НДС Выделить - реквизит, относящийся к заполнению печатной формы документа и не оказывает влияния на его проведение. При активированном флаге сумма НДС выделяется отдельной строкой. По умолчанию - это сумма НДС из табличной части. Для того, чтобы в печатной форме документа было проставлено «НДС не облагается», необходимо, чтобы значение «%НДС» табличной части было равным «-1».
Заполнение табличной части производится вручную за исключением случаев заполнения документа на основании какого либо другого. Как уже было отмечено, табличная часть является многострочной. Каждая строка табличной части имеет свою операцию, что позволяет одним документом формировать разнообразные проводки. Примером может служить случай расчета с сотрудником предприятия, когда одним приходным ордером можно оформить возврат неиспользованной подотчетной суммы, возвраты займов по нескольким договорам и произвести расчет по прочим операциям (недостача). Реквизиты табличной части определяют сумму проводки и аналитику корреспондирующих счетов.
- «От кого» является ссылкой на любой из справочников, элементы которого прямо или опосредовано могут быть плательщиками наличных денежных средств.
- «%НДС» рекомендуется заполнять из предлагаемых значений, вызываемых через клавишу F4 . По умолчанию проставляется значение 18 %.
- «Расходный ордер» - реквизит, обязательный к заполнению при оформлениях возврата денежных средств. В данную графу вносятся банковские или кассовые документы, по которым были выплачены данные средства. Особенно важно заполнение данного реквизита при расчетах с поставщиками или покупателями, так как на их основании производится перерасчет оплаты документов при расчете НДС.
- «Комментарий» - поле для заметок.
При ведении валютного учета на предприятии (Константа «Валютный учет» имеет значение «Да»), становится доступным реквизит «Сумма, $» в которую заносится валютный эквивалент рублевой суммы, расчитываемый исходя из курса, действующего в системе на данный момент (Справочники -> Прочие -> Валюты ).
Остальные реквизиты служат для указания аналитики корреспондирующих счетов. В случае, если тип аналитики не предусмотрен документом, его значение следует проставлять в реквизите «Субконто».
Закладка «Валютный» служит для контроля и корректировки курса валюты.
При разделении документа на подвиды (Сервис -> Настройка -> Настройка видов документов ), появляется закладка «Дополнительные реквизиты», которая служит для введения реквизитов пользователя, не предусмотренных программным комплексом и определяемых выбранным подвидом документа.
Рассмотрим основные настройки основных операций по приходу наличных денежных средств.
Перемещение денежных средств
Операции по переводу денежных средств из одной кассы предприятия в другую (при наличии нескольких касс, либо прием дневной выручки из кассы розницы) или снятие денежных средств с расчетного счета рекомендуется производить через счет 57. Таким образом типовая операция в обоих случаях будет состоять из одной операции 50/57, «Тип суммы» - Вся сумма, «Операнд» - Исходная сумма. Ответные документы должны содержать проводку 57/50 или 57/51. Данная методика позволяет оформить, провести и распечатать два взаимоувязанных документа. В противном случае один из документов не должен быть проведен. При этом из выписки банка, например, должна быть изъята информация о снятии денег с расчетного счета, а проводки по нему будет формировать несвойственный документ - ПКО.
Приход наличных денежных средств от покупателя
Приход наличных денежных средств за редким исключением должен производиться с применением контрольно-кассовой техники (ККТ). В программном комплексе реализована возможность подключения ККТ и работы с ней в автоматическом режиме (см. Справочник "Кассовые аппараты" (УАУ)). В некоторых случаях предпочтительнее параллельно кассовому чеку формировать ПКО. Данный подход удобен при расчетах с юридическими лицами, либо на оптовых складах, где организована реализация товара по схеме «подбор товара - оформление накладной (счет-фактуры) - наличный расчет». В данном случае процедура снятия кассы и передача выручки в кассу предприятия носит номинальный характер.
ПКО по приему наличных денежных средств от покупателя может быть сформирован на основании документа отпуска ТМЦ, например, счет-фактуры или розничной накладной. В данном случае все необходимые реквизиты (в том числе контрагент, договор, документ-основание, сумма, ставка НДС и, при необходимости, значение субконто) будут автоматически перенесены в ПКО. Типовая операция в данном случае состоит из одной операции 50/62. «Тип суммы» - Вся сумма, «Операнд» - Исходная сумма. В проводке типовой операции должен быть активирован флаг «Оплата документов».
Оплата документов производится в хронологическом порядке исходя из аналитики, указанной в ПКО. Например, при ведении учета расчетов с покупателями в разрезе договоров, будет закрываться задолженность наиболее раннего документа по договору, указанному в ПКО. Для оплаты данным ПКО конкретных документов (счетов-фактур), независимо от оплаты более ранних документов, предусмотрен стандартный механизм жесткой привязки, вызываемый элементом управления «Привязка документов».
В верхней таблице представлены неоплаченные документы по состоянию на установленную дату и, в соответствии с фильтрами, по Контрагенту, договору, счету. Элементом управления «Оплатить», документ переносится в нижнюю таблицу с приоритетом оплаты. Контрольная сумма «Итого в корзине» - сумма приоритетно оплачиваемых документов, «Сумма продажи» - сумма, установленная в ПКО. Возможна корректировка оплачиваемых сумм приоритетных документов в графе «К оплате». В случае, если суммы приходного ордера не хватает на оплату всех отмеченных документов, недооплаченным останется последний документ списка, в случае избытка суммы - остаток будет использован по общему правилу. Активированным флагом «„Жесткая“ привязка оплачиваемых документов» подтверждается приоритет оплаты.
Рассмотренный вариант (с использованием счета 62) применим как для расчетов с юридическими лицами по оптовым продажам, так и по продаже мелким оптом с использованием накладных. При этом не обязательно регистрировать каждого покупателя, достаточно в справочник «Контрагенты» ввести элемент «Розничный (мелкооптовый) покупатель» и все расчеты проводить по данной аналитике. Единственным обязательным условием при этом должна быть жесткая привязка ПКО к расходной накладной.
Возврат от продавца излишне уплаченных сумм
При приеме наличных денежных средств от поставщика в виде возврата излишне оплаченных сумм, необходимо указать документ, по которому эти суммы были выплачены. Выбор документа оплаты производится в графе «Расходный ордер», где выбирается тип документа (выписка банка, РКО), а затем сам документ. Заполнение данной графы обязательно, так как по этой информации производится движение по регистру взаиморасчетов и корректировка оплаченных документов, что в свою очередь находит отражение в расчете НДС.
Операция содержит одну проводку 50/60 с привязкой к регистру «Покупки» (измерения Стоимость и Количество). «Тип суммы» - Вся сумма, «Операнд» - Исходная сумма.
Прочие операции прихода наличных денежных средств оформляются с учетом аналитики корреспондирующего счета. Если для проведения документа не хватает аналитики, система выдаст сообщение.
Документы по учету наличных денежных средств
Как мы уже отмечали ранее, в основе бухгалтерского учета лежит первичная учетная документация. Для оформления кассовых операций используются следующие документы:
· Приходный кассовый ордер – для отражения факта поступления наличных денежных средств в кассу предприятия;
· Расходный кассовый ордер – для отражения факта расхода (выдачи) наличных денежных средств из кассы предприятия;
· Авансовый отчет – для списания выданных ранее из кассы наличных денежных средств (к авансовому отчету должны прилагаться документы, подтверждающие целевое использование выданных денежных средств).
Кроме этого, в соответствии с действующим законодательством в бухгалтерии предприятия должна вестись кассовая книга, в которой отражаются все движения наличных денежных средств.
В зависимости от установленного вида операции с помощью данного документа может быть зафиксировано поступление наличных денежных средств по различным торговым операциям:
- Оплата от покупателя.
- Возврат денежных средств подотчетником.
- Возврат денежных средств поставщиком.
- Получение наличных денежных средств в банке.
- Прочий приход денежных средств.
- Прием розничной выручки
Работа с приходными кассовыми ордерами ведется в режиме, который вызывается с помощью команды главного меню Касса > Приходный кассовый ордер
. Также для этого можно воспользоваться соответствующей ссылкой, которая находится в панели функций на вкладке Касса
. Независимо от того, каким способом вы воспользовались, на экране открывается окно со списком сохраненных ранее приходных кассовых ордеров (рис. 1).
Документ "Приходный кассовый ордер" (ПКО) предназначен для учета поступлений наличных денежных средств.
Рис. 1. Список приходных кассовых ордеров
Если вы только начинаете работать с программой, данное окно будет пустым, поскольку позиции в него добавляются по мере формирования и сохранения приходных кассовых ордеров. Для каждого документа в соответствующих колонках списка показывается следующая информация:
Признак проведенного документа («птичка»). На рис. 1 все представленные в списке документы являются проведенными.
· Дата и время формирования документа.
· Номер документа.
· Вид операции по документу.
· Сумма документа.
· Валюта документа.
· Контрагент по документу (в данном случае контрагентом является предприятие или частное лицо, от которого поступили наличные деньги по данному документу).
· Наименование организации, от имени которой оформляется документ (обычно – собственной организации).
· Имя пользователя, ответственного за оформление данного документа.
· Произвольный комментарий.
Чтобы ввести новый приходный кассовый ордер, нужно выполнить команду Действия - Добавить или нажать клавишу Insert . При этом отобразится окно выбора вида операции (рис. 2).
Рис. 2. Выбор вида операции по документу
В данном окне нужно щелчком мыши выбрать вид операции, которая будет отражена в создаваемом документе, и нажать кнопку ОК
. Отметим, что содержимое окна приходного кассового ордера, которое после этого отобразится на экране, зависит от выбранного вида операции. На рис. 2.3 показано окно, соответствующее виду операции Оплата от покупателя
.
Рис. 3. Окно ввода и редактирования приходного кассового ордера
Помните, что изменить вид операции по документу вы можете даже после его открытия. Для этого достаточно выбрать соответствующую команду в меню Операция , которое находится слева вверху окна рядом с меню Действия .
В верхней части окна присваиваются основные параметры, по которым впоследствии можно идентифицировать данный документ. В поле Номер указывается номер текущего документа. Значение данного поля формируется программой автоматически после записи документа (для этого нужно нажать кнопку Записать , расположенную справа внизу окна). При необходимости вы можете вручную отредактировать номер документа: чтобы включить данную возможность, выполните в меню Действия команду Редактировать номер (по умолчанию редактирование номера заблокировано).
Первое, что нужно указать при создании документа – это дату его формирования. Значение вводится в поле от , которое расположено справа от поля Номер . Вообще-то этот параметр заполняется автоматически, как только вы откроете окно ввода (здесь отобразится рабочая дата), но вы можете отредактировать его по своему усмотрению. Отметим, что после сохранения документа (это можно сделать с помощью комбинации клавиш Ctrl+S или нажатием кнопки Записать ) к рабочей дате автоматически добавляется время сохранения документа. Помните, что ввод даты и времени формирования документа является обязательным: если поле от не заполнено, проведение документа по бухгалтерскому учету будет невозможным.
Затем нужно указать название организации. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка. По умолчанию в поле Организация
отображается название организации, которая ранее была выбрана в качестве основной в справочнике организаций.
Параметр Отразить в налог. учете
нужно включить в том случае, если документ нужно провести не только по бухгалтерскому, но и по налоговому учету. В расположенном ниже поле Счет учета
нужно указать счет, на котором ведется учет кассовых операций (обычно это счет 50.01 «Касса»).
Сумма наличных денежных средств, поступление которых в кассу предприятия оформляется данным документом, указывается в поле Сумма
. Требуемое значение можно ввести вручную, а можно указать с помощью калькулятора, открываемого по кнопке выбора.
Основная часть параметров окна ввода и редактирования приходного кассового ордера находится в центральной части окна, которая содержит две вкладки: Реквизиты платежа
и Печать
.
Содержимое вкладки Реквизиты платежа
показано на рис. 2.3. Первое, что здесь нужно указать – это название предприятия или ФИО физического лица, от которого в кассу поступили наличные деньги. Требуемое значение вводится в поле Контрагент
следующим образом: в данном поле следует нажать клавишу F4
или кнопку выбора, затем в открывшемся окне, содержимое которого формируется в справочнике контрагентов, установить курсор на требуемую позицию и нажать кнопку Выбрать
.
Следующий параметр, который нужно заполнить – это поле Договор
. Здесь указывается номер или название договора с выбранным ранее контрагентом, в соответствии с которым в кассу предприятия поступили наличные деньги по данному документу. Предварительно этот договор должен быть внесен в справочник договоров контрагентов. Чтобы указать договор, нажмите кнопку выбора и выберите его в открывшемся окне.
Расчеты с контрагентами могут вестись как по договору в целом, так и по расчетным документам. Если в соответствующем справочнике для выбранного договора был указан последний вариант, то в поле Документ расчетов , которое находится справа от поля Договор , следует указать расчетный документ. Он выбирается в окне списка расчетных документов по выбранному договору, которое вызывается нажатием кнопки выбора. Очевидно, что заполнить поле Документ расчетов можно только при одновременном выполнении следующих условий:
- Заполнение поля Договор ;
- Ведение расчетов в рамках выбранного договора по расчетным документам.
В программе «1С Бухгалтерия 8» реализована возможность автоматического заполнения формы отчетности № 4 «Отчет о движении денежных средств». Но для использования данного механизма необходимо на счетах учета денежных средств вести учет в разрезе статей движения денежных средств. В окне ввода и редактирования приходного кассового ордера для этого предназначено поле Статья движения ден. средств : здесь из соответствующего справочника выбирается название статьи, на которую будет отнесена сумма по данной операции.
Ставка налога на добавленную стоимость указывается в поле Ставка НДС . После выбора ставки программа автоматически рассчитает сумму налога, которая появится в находящемся справа поле Сумма НДС .
В поле Счет расчетов следует ввести номер счета бухгалтерского учета, предназначенного для ведения расчетов с выбранным ранее контрагентом. Требуемое значение выбирается в окне плана счетов, которое выводится на экран с помощью кнопки выбора. Учтите, что данный параметр является обязательным для проведения документа по бухгалтерскому учету (если это поле не заполнить, то документ можно будет только сохранить с помощью кнопки Записать ).
В программе реализована возможность деления суммы платежа на две части – оплату и аванс. Для использования данного механизма нужно в поле Счет авансов ввести номер счета, предназначенного для учета авансовых платежей.
Что касается вкладки Печать
, то ее содержимое представлено на рис. 4.
Рис. 4. Вкладка Печать
Здесь содержатся параметры, значения которых используются в печатной форме приходного кассового ордера. В поле Принято от указывается ФИО лица, от которого в кассу предприятия поступили наличные деньги (это может быть, например, доверенное лицо контрагента, указанного на вкладке Реквизиты платежа в поле Контрагент , или индивидуальный предприниматель, и др.).
В соответствии с Правилами бухгалтерского учета, каждый платеж должен иметь соответствующее документальное подтверждение. Другими словами, любой платеж должен совершаться на основании чего-либо (договора, товарно-сопроводительного документа, и т.п.). На вкладке Печать в поле Основание с клавиатуры нужно ввести текст, объясняющий основание для совершения данного платежа. Если, например, по данному приходному кассовому ордеру контрагент оплачивает отгруженные ему ранее товары, то в поле Основание вводится номер и дата соответствующего товарно-сопроводительного документа (накладной).
Если к документу имеется одно или несколько приложений, то их можно перечислить в поле Приложение .
После ввода всех необходимых данных приходный кассовый ордер можно распечатать. Не забывайте, что предварительно документ должен быть сохранен с помощью кнопки Записать . Для вывода документа на печать нужно в нижней части окна нажать кнопку Приходный кассовый ордер , или нажать кнопку Печать , и в открывшемся меню выбрать значение Приходный кассовый ордер .
Внизу окна (под его вкладками) в поле Ответственный
можно указать имя пользователя, ответственного за оформление данного кассового ордера. По умолчанию здесь отображается имя пользователя, создавшего документ, но вы можете его изменить (при наличии соответствующих прав доступа). Для этого нужно нажать кнопку выбора, затем в открывшемся окне справочника пользователей выделить щелчком мыши пользователя, который назначается ответственным за данный документ, и нажать кнопку Выбрать
.
В поле Комментарий
при необходимости можно с клавиатуры ввести дополнительную информацию произвольного характера, относящуюся к данному документу.
Мы только что узнали, как выполняется ввод и редактирование приходного кассового ордера для вида операции Оплата от покупателя
. Теперь рассмотрим характерные особенности кассовых ордеров, формируемых по другим видам операций. Подчеркнем, что эти изменения касаются только содержимого вкладки Реквизиты платежа
.
Если необходимо оформить приходным кассовым документом операцию приема розничной выручки с торговой точки, выбирается вид операции «Прием розничной выручки». Учтите, что для автоматизированных торговых точек проводки по бухгалтерскому учету формируются документом «Отчет ККМ о продажах», а не приходным кассовым ордером. Для неавтоматизированной торговой точки необходимо установить соответствующий флажок в окне ввода кассового ордера, и после проведения документа проводки по бухгалтерскому учету сформируются автоматически. Для вида операции Прием розничной выручки
окно ввода и редактирования приходного кассового ордера будет выглядеть так, как показано на рис. 5.
Рис. 5. Оформление документа на прием розничной выручки
В данном окне на вкладке Реквизиты платежа в поле Склад нужно ввести название склада (места хранения), с которого был произведен отпуск оплаченных данным кассовым ордером ценностей. Чтобы заполнить поле, нажмите кнопку выбора или клавишу F4 , затем в открывшемся окне справочника складов (мест хранения)укажите нужный склад и нажмите кнопку Выбрать или клавишу Enter .
В поле Счет операционной кассы из справочника счетов, открываемого нажатием кнопки выбора, выбирается счет, на котором ведется учет денежных средств операционной кассы предприятия.
Что касается остальных параметров данного окна, то они нам уже знакомы.
Чтобы отразить в учете и отчетности факт возврата в кассу предприятия денежных средств, которые ранее были получены подотчетным лицом, используйте вид операции Возврат денежных средств подотчетником
. На вкладке Реквизиты платежа
окна ввода документа вам нужно будет определить значения только двух параметров – полей Подотчетник
и Статья движения ден. средств
(напомним, что управление отображением последнего поля осуществляется на вкладке Денежные средства
окна настроек параметров учета, вызываемого с помощью команды главного меню Предприятие > Настройка параметров учета
). В поле Подотчетник
указывается ФИО подотчетного лица, возвращающего полученные ранее наличные деньги в кассу предприятия. Для заполнения поля нажмите кнопку выбора, затем в открывшемся окне справочника физических лиц укажите подотчетника и нажмите клавишу Enter
или кнопку Выбрать
.
Для отражения в бухгалтерском учете сумм, возвращаемых поставщиками в наличном виде в кассу предприятия, предусмотрен вид операции Возврат денежных средств поставщиком
. В данном случае окно приходного кассового ордера будет выглядеть так же, как и для вида операции Оплата от покупателя
.
Получение наличных денег в банке и оприходование их в кассу предприятия – довольно распространенная операция (например, она необходима для получения денег для выплаты заработной платы сотрудникам предприятия). В данном случае оформляется приходный кассовый ордер с типом операции Получение наличных денежных средств в банке
. Окно ввода и редактирования документа в данном случае будет выглядеть так, как показано на рис. 6.
Рис. 6. Оформление документа на получение наличных денег из банка
Здесь нужно определить значение трех параметров. В поле Банковский счет из справочника банковских счетов, который вызывается нажатием F4 или кнопки выбора, выбирается название счета предприятия, с которого были сняты наличные деньги. Учтите, что для выбора предлагаются счета только той организации, которая ранее была указана в поле Организация .
В поле Счет учета
указывается счет учета денежных средств на данном банковском счете (например, 31 «Расчетный счет»). Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка. Ну а порядок использования и заполнения поля Статья движения ден. средств
мы уже неоднократно рассматривали ранее.
Для вида операции Расчеты по кредитам и займам с контрагентами
окно приходного кассового ордера будет выглядеть так же, как и для вида операции Оплата от покупателя
– с той разницей, что в нем будет отсутствовать поле Счет авансов
.
Для вида операции Прочий приход денежных средств
в окне ввода и редактирования документа на вкладке Реквизиты платежа
будет находиться параметр Счет
. В данном поле нужно указать счет бухгалтерского учета, который в проводке будет корреспондировать со счетом, указанным в верхней части окна в поле Счет учета
.
После того как приходный кассовый ордер сформирован и проведен, можно посмотреть результат его проведения. Для этого нужно выполнить команду Действия > Результат проведения документа
, которая имеется как в окне списка (предварительно нужно выделить щелчком мыши требуемый документ), так и в окне ввода/редактирования документа. На рис. 7 показан результат проведения документа, изображенного на рис. 3.
Рис. 7. Результат проведения документа
На данном рисунке видно, что в результате проведения документа программа сформировала бухгалтерскую проводку на сумму поступивших в кассу предприятия наличных денежных средств. В проводке корреспондируют счета, которые указаны в соответствующих полях окна редактирования приходного ордера.
Для отправки документа на печать нажмите в окне редактирования кнопку Приходный кассовый ордер
или выберите аналогичную команду в меню, открываемом при нажатии кнопки Печать
.