Бланки строгой отчетности подлежат учету. Специально для такого учета законодательством утверждены обязательные правила. Учет бланков строгой отчетности в бухгалтерии должен также быть подчинен установленному порядку. Такой порядок должен обеспечивать сохранность рассматриваемой документации. В частности, для учета и хранения таких бланков надлежит вменить соответствующие обязанности ответственному лицу.
Бланки строгой отчетности
На основании ст. 1.1 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ (далее - Закон о ККТ) бланки строгой отчетности — это первичные учетные бланки, значимость которых соответствует кассовому чеку. Такие бланки формируются в электронной форме и (или) выдаются на печать с использованием специальной автоматизированной системы при осуществлении расчетов за услуги.
Содержит подробный перечень требований к бланку строгой отчетности и состав его реквизитов. Они аналогичны требованиям, которые законодательство предъявляет к кассовому чеку. В частности, бланки, выданные на бумажном носителе, должны легко поддаваться чтению и не терять этого свойства не менее полугода.
Согласно действующей в 2017 году редакции Закона о ККТ при осуществлении расчета следует выдавать бланк на бумажном носителе и (или) направить БСО в электронной форме на предоставленный клиентом абонентский номер или адрес электронной почты. Подобный направленный и распечатанный БСО приравнивается к БСО на бумажном носителе при условии, что сведения, указанные в бумажном бланке, идентичны сведениям в бланке, направленном покупателю в электронной форме.
Для того чтобы узнать, как учитывать бланки строгой отчетности, следует обратиться к другому НПА, а именно к Порядку, утв. Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 N 359 (далее - Постановление № 359).
Учет документов строгой отчетности
Порядок учета, хранения и заполнения соответствующей документации содержится в п.п. 13 — 20 Постановления № 359 . Именно указанные нормы регулируют, как именно вести учет БСО.
В частности, руководству для надлежащего учета необходимо:
- назначить материально ответственное за БСО должностное лицо;
- принять меры для создания соответствующих условий для хранения БСО (в сейфах, специальных опечатываемых помещениях и т.п., дающих возможность избежать кражи или повреждения документов);
- вести учет БСО в специальной книге, заполняемой в установленном порядке (должна быть пронумерована, прошнурована, подписана уполномоченными должностными лицами и заверена печатью);
- создать специальную комиссию для приемки приобретенных на стороне бланков строгой отчетности, сопровождающейся заполнением соответствующего акта;
- с целью надлежащего учета бланков строгой отчетности в установленных случаях проводить их инвентаризацию;
- хранить не менее пяти лет;
- уничтожать бланки и их корешки по достижении предельного срока хранения на основании акта под контролем специально созданной комиссии.
Учет БСО (проводки)
Для того чтобы определиться с проводками, следует обратиться к Инструкции , утв. Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 N 94н. Этот НПА, в частности, отвечает на вопрос о том, на каком именно счете следует учитывать документы строгой отчетности в бухгалтерии.
Согласно указанному нормативному акту для учета сведений о наличии и движении бланков строгой отчетности открывается забалансовый счет 006. Для учета бланков применяется условная оценка. Аналитический учет осуществляется отдельно по каждому виду рассматриваемой документации.
Для списания в бухгалтерском учете БСО и стоимости их изготовления на стороне можно использовать 20 или 44 счет. При самостоятельном изготовлении соответствующие расходы также можно отнести на указанные счета.
Предпринимателей. Они применяются как организациями, так и ИП. Строго говоря, БСО - это документ, который используется вместо кассового чека при расчетах наличными или с применением платежных банковских карт. Применяются БСО только в расчетах с населением - то есть, с физическим лицам.
В случае, если клиентом выступает организация, юридическое лицо или предприниматель, то использовать БСО нельзя. Впрочем, проверять статус физического лица клиента законодательство не обязывает. Неприятности с налоговой инспекцией могут быть только в том случае, если у вас есть договор оказания услуг с предпринимателем. Об этом указал Высший арбитражный суд.
Существуют различные формы БСО, которые используются при расчетах с населением:
- билеты для оплаты транспортных услуг,
- залоговые билеты (при оказании услуг ломбарда),
- экскурсионные и туристические путевки,
- различные квитанции, талоны, абонементы.
Применение БСО должно происходить в строгом соблюдении законодательства. Регулированию вопроса применения бланков строгой отчетности посвящены Постановление Правительства РФ от 06 мая 2008 № 359 действующее в редакции от 15 апреля 2014 года и многочисленные информационные письма Минфина РФ.
Мнение эксперта
Мария Богданова
Стаж более 6 лет. Специализация: договорное право, трудовое право, право социального обеспечения, право интеллектуальной собственности, гражданский процесс, защита прав несовершеннолетних, юридическая психология
С 1 июля 2019 года большинству ООО и ИП придется перейти к использованию БСО в новом, электронном формате. Для этого потребуется приобрести специальное автоматизированное оборудование, а именно ККТ, предназначенную для формирования бланков БСО и печати их на бумажных носителях. Новые БСО в электронном виде будут передаваться в налоговую и направляться на электронную почту покупателю либо по смс.
Применение бланков строгой отчетности
Допускается самостоятельно разрабатывать бланки строгой отчетности или пользоваться типовыми формами. В случае, если разрабатывается самостоятельно, в них обязательно должны присутствовать следующие сведения:
- название документа, его номер и серия,
- ФИО предпринимателя либо название юридического лица,
- место нахождения - только для юридического лица,
- ИНН предпринимателя или юридического лица, предоставляющего услуги,
- вид предоставленной услуги,
- стоимость предоставленной услуги,
- сумма оплаты наличными деньгами и (или) с пластиковой картой,
- дата заполнения бланка и осуществления расчетов,
- ФИО, должность и подпись лица, ответственного за операции с бланками,
- печать предпринимателя (юридического лица),
- иные реквизиты по усмотрению ИП или организации, составившей бланк.
В случае, если БСО изготавливались в типографии, то в бланке должна быть отражена информация о типографии и заказе:
- название изготовителя
- ИНН изготовителя
- место нахождения изготовителя,
- номер заказа на изготовление бланков,
- год выполнения заказа,
- тираж.
Законодательством могут быть предусмотрены исключения для конкретных бланков.
В подавляющем большинстве случаев бланки строгой отчетности заказываются в типографии. Законодательством допускается изготовление бланков с применением автоматизированных систем. В то же время, обычный компьютер и принтер, которые стоят у вас в офисе или дома для печати БСО не подойдут.
Минфин разъясняет, что для подготовки бланка с помощью автоматизированных систем, такая система должна обладать следующими параметрами:
- обеспечивать защищенность от несанкционированного доступа посторонних лиц,
- идентифицировать, фиксировать и сохранять все действия с БСО в течение не менее пяти лет;
- сохранять серию и номер бланка документа.
Разумеется, такими автоматизированными системами обладают далеко не все предприниматели и организации. Они пока дорогостоящи и не получили широкого применения.
Обратите внимание: Распечатать бланк документа строгой отчетности на обычном принтере нельзя.
Поступившие из типографии бланки БСО принимаются материально ответственным сотрудником в присутствии комиссии. Такая приемка должна быть осуществлена в день поступления бланков. Лицо ответственное за учет, хранение и выдачу БСО назначается приказом руководителя или индивидуального предпринимателя. Аналогично приказом назначаются председатель и члены комиссии, присутствующие при приемке бланков из типографии. Сверке с накладными, по которым бланки были получены, подлежат фактическое количество, серии и номера бланков. По завершении приемки составляется акт. Акт приемки БСО является основанием для постановки бланков на учет. Прием-передача бланков отражается в книге учета.
Предусмотрены специальные условия для хранения бланков. Хранение допускается только:
- в сейфах,
- в металлических шкафах,
- в специально оборудованных помещениях.
Для хранения бланков должны быть обеспечены условия, исключающие их порчу. В конце рабочего дня место, где хранятся бланки, должно быть опечатано и опломбировано. Возможность доступа к месту хранения посторонних лиц должна быть исключена. Только лицо, отвечающее за получение и выдачу бланков, должно иметь доступ к их месту хранения.
Так же предусмотрен специальный порядок хранения копий БСО и (или) отрывных корешков к ним, которые должны оставаться у предпринимателя. Для их хранения применяются специальные мешки, которые подлежат опечатыванию и последующему хранению в течение пяти лет. В дальнейшем, по прошествии установленного срока, БСО уничтожаются. При уничтожении бланков составляется Акт на списание. Аналогично поступают и с некомплектными и испорченными бланками. Списание бланков, их копий и отрывных частей также производится в присутствии комиссии, назначенной приказом руководителя или индивидуальным предпринимателем. Поступление и расходование бланков отражается в книге учета БСО.
Как вести книгу учета БСО
В случае применения предпринимателем бланков строгой отчетности, ведение книги учета БСО обязательно. Первоначально нужно определиться с формой книги учета БСО. Для индивидуальных предпринимателей и юридических лиц - организаций и форма книги (или как иначе называют - журнала) учета бланков строгой отчетности государством не установлена. В этом случае рекомендуется использовать форму, предусмотренную для государственных и муниципальных организаций. Она утверждена Приказом Минфина России № 173н от 15 декабря 2010 года. В случае необходимости допустимо дополнять её необходимыми графами и столбцами. Приобрести книгу можно в магазине или изготовить самостоятельно. В книге учета БСО все листы должны быть пронумерованы. Книга должна быть прошита и подписана индивидуальным предпринимателем. Подпись на прошивке скрепляется печатью.
Заполнение книги должно быть аккуратным. Необходимо указывать все полученные из типографии бланки. Их номера, серии и наименования.
Обратите внимание: ошибочно заполненные или испорченные БСО не выкидываются. Их следует перечеркнуть и приложить к книге учета БСО.
Книга учета бланков строгой отчетности ведется специально назначенным материально ответственным лицом из числа сотрудников предпринимателя или организации. Индивидуальный предприниматель (или руководитель организации) обязан подписать соглашение о материальной ответственности с сотрудником, которому поручается прием денежных средств и операции с бланками строгой отчетности. Внесение записей в книгу учета производится периодически в зависимости от условий работы.
Обратите внимание: Записи в книге отражают только получение бланков в типографии и передачу их тому лицу, которое непосредственно и будет выдавать документы клиентам. При каждой операции по принятию оплаты записи в книгу делать не нужно.
Книга учета БСО. Пример заполнения:
Учёт БСО для ИП
С недавних пор ИП не ведут кассовую книгу. Но это не освобождает их от обязанности вести книгу учета БСО и выдавать соответствующие бланки. Особенно это актуально, когда применяется ЕНВД, УСО, или предприниматель ведет свою деятельность на основании патента.
Обратите внимание! ИП не может применять бланки строгой отчетности при оказании услуг организациям и при продаже товаров.
Даже если условия налогообложения позволяют выбирать: применять ККМ или БСО, выбор в пользу бланков строгой отчетности для предпринимателя предпочтителен. Преимущества использования БСО очевидны, так как в противном случае предприниматель должен:
У бланков строгой отчётности есть следующие преимущества:
- не нужно покупать кассовый аппарат (стоимость ККМ от 8 000 рублей);
- не нужно проводить ежегодное техобслуживание кассового аппарата (стоимость от 10 000 рублей);
- БСО в отличие от ККМ не нужно регистрировать в налоговой инспекции;
- при выездной деятельности (фотосессии, свадебные прически и т.д.) проще выписать БСО, чем возить с собой ККМ.
В свою очередь, у таких бланков есть свои недостатки:
- бланки можно использовать только при оказании услуг населению;
- БСО, напечатанные в типографии, заполняются вручную, что достаточно неудобно, при большом потоке клиентов;
- необходимо осуществлять строгий учет БСО и хранить их копии (корешки) в течение 5 лет;
- периодически необходимо заказывать новые партии бланков.
Штрафы за невыдачу БСО
За выявление нарушений, связанных с использованием бланков строгой отчётности, а также за невыдачу БСО клиентам предусмотрен штраф по статье 14.5 КОАП РФ:
- для ИП и должностных лиц организации (руководителя) – от 3 000 до 4 000 рублей;
- для юридических лиц – от 30 000 до 40 000 рублей.
За несоблюдение порядка и сроков хранения бланков строгой отчётности, для ИП и должностных лиц организаций предусмотрен штраф в размере от 2 000 до 3 000 рублей (статья 15.11 КОАП РФ). Кроме этого, за отсутствие БСО (как первичного документа) предусмотрена ответственность по статье 120 НК РФ.
Видео: Бланки строгой отчетности
К БСО относятся разнообразные документы, подтверждающие факт оказания услуг населению. Это могут быть:
- билеты на общественный транспорт;
- квитанции на оплату услуг;
- путевки;
- абонементы и т.д.
Законодательные нормы
Все организации, оказывающие услуги населению, должны использовать в своей работе ККМ или бланки строгой отчетности. Указание на это имеется в ФЗ от 22.05.03 г. №55-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт». Согласно ему, руководитель фирмы может самостоятельно выбрать наиболее удобный для него способ расчетов с потребителями.
Применение в работе БСО должно основываться на Положении №359 от 06.05.2008г. об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без использования ККМ контрольно-кассовой техники. В нем можно найти основную информацию о таких бланках.
Если в своей работе организация использует БСО, она должна располагать журналом учета бланков строгой отчетности, который следует своевременно заполнять.
Журнал учета БСО, образец заполнения
Журнал учета БСО, образец
Требования по ведению книги
Обязанность по ведению книги регистрации БСО закреплена законодательством. Информация об этом содержится в Постановлении Правительства от 06.05.08г. № 359.
Утвержденной формы этого документа не существует, поэтому организации могут использовать форму 0504045, которая используется в госучреждениях, или разработать собственную.
Образец книги учета БСО, форма 0504045
Страницы документа прошиваются и нумеруются.
Ведением документа занимается сотрудник, назначенный приказом руководителя. Обычно эта обязанность возлагается на бухгалтера или кассира. Ответственный сотрудник ведет оприходование, хранение БСО, прием денежных средств от клиентов и выдачу бланка. Также он занимается внесением записей в журнал учета.
Внутренний контроль за ведением учета производится во время инвентаризации одновременно с проверкой кассовых остатков. Внешнюю проверку осуществляют налоговые органы. Результат проверки указывается в акте.
Порядок заполнения
Книга предназначена для внутреннего учета БСО. В ней отражается информация о приеме БСО и выдаче их ответственному сотруднику. Сведения группируются с указанием реквизитов БСО. Вносится информация о поступивших, списанных и ошибочно заполненных документах. Это происходит следующим образом:
при внесении данных о поступлении, указывается дата приемки, наименование, серия, номер и количество бланков. Указывается ФИО, должность и подпись ответственного лица;
процедура выбытия бланков оформляется подобно их приему;
при списании в документ вносятся сведения о причинах списания и данные о документе, на основании которого списан листок (например, типографский брак);
ошибочно заполненные листки выбрасывать нельзя. Их нужно приложить к журналу.
Журнал учета бланков строгой отчетности, бесплатно
Предусмотрено ли наказание за отсутствие журнала?
Отказ от ведения книги грозит руководителю компании наложением штрафа. Указание на это имеется в ст. 120 НК РФ и ст. 15.11 КоАП.
Метод учета подобных документов обязателен для различных бюджетных учреждений, предоставляющих различные услуги покупателям. Многие и на сегодняшний день имеют возможность предоставлять услуги населению, не применяя при расчетах . Но бывают моменты, когда необходимо письменно зафиксировать факт оплаты за определенную услугу. Как раз для этой цели предполагаются квитанции строгой отчетности.
Общие сведения о книге учета бланков строгой отчетности
Правовые документы
Дабы отпуск и контроль этих документов были упорядочены, 6 мая 2008 года вышло Постановление Правительства РФ за номером 359, в котором подробно описано как должно вести записи в книге учета. Эти требования предъявлены к бюджетным организациям. Для предпринимателей жестких рамок нет, и чтобы «не изобретать велосипед», целесообразно использовать эти же рекомендации.
Для государственных, различных муниципальных, бюджетных предприятий журнал должен заполняться по образцу 0504045. Он был разработан приказом Минфина РФ № 52-н. Дата принятия приказа 30 марта 2015 года.
Хотя для предпринимателей до сих пор не существует официально разработанной формы, то для удобства возможно придерживаться аналогичных, прописанных в законе, указаний.
Книга бланков строгой отчетности описана в данном видео:
Ее предназначение
В книге ведется контроль бланков, которые были приобретены для осуществления своей деятельности. В книге должны отражаться сведения о
- Количестве приобретенных квитанций строгой отчетности;
- Использованных при проведении торговых операций или выданных в подотчет ответственному сотруднику;
- Бланках, находящихся в резерве;
- Списанных по разным причинам.
Своевременное заполнение сведений по бланкам позволяет контролировать правильное их применение. Аккуратное выписка книги учета дает возможность контролирующим службам быстро отыскать нужную информацию по любому бланку.
Правила заполнения книги учета БСО
Субъекты использования
Государственными организациями при предоставлении различных услуг используются документы строгой отчетности. Каждый документ по номеру учитывается и записывается в журнал учета. Эти требования относятся и к предпринимателям, и к , и ко всем, кто не применяет в работе кассовые машины.
Причем в этой книге необходимо учитывать только номера выданных документов. Содержание самого бланка расписывать не стоит. Это учитывается в самой квитанции, копия которой остается у сотрудника организации. При проверке журнал учета должен быть предоставлен для просмотра проверяющим органам.
Оформление документа
Правила и требования по заполнению
Приобрести книгу возможно в магазине, а можно сделать самостоятельно. Если в вашей организации предполагается не много бланков строгой отчетности, то вам хватит даже обычной школьной тетради. Скачать бланк книги можно бесплатно .
Сначала заполняют титульный лист книги. Указываем реквизиты компании (в т.ч. , и т.п.) и данные ответственного сотрудника за заполнение книги. Дата начала записей и окончания книги. Некоторые компании требуют, чтобы не только на титульном листе, но и на каждом внутреннем листе стояла печать предприятия и подпись главного бухгалтера или руководителя.
В основном, записи распределяются следующим образом:
- На левой стороне журнала нужно поставить дату приобретения и номера бланков. В случае, когда бланков много, нужно проставить начальный номер и заключительный. Обязательно нужно указать общее количество бланков и место их приобретения.
- На правой стороне книги регистрируем использованные бланки по мере их расходования.
- Существуют также бланки, которые нужно будет списать, то есть они незаполненные, но и использовать их нельзя. Это порванные или потерявшие нормальный вид экземпляры. Их также пишут в книге по порядку и делают пометку о списании.
- Это же относится и к бланкам, которые возвращены покупателями по тем или иным причинам.
- Кроме этого, все копии бланков должны быть также подшиты к книге, независимо от того, использованный это документ или испорченный, возращенный и т.д. В бухгалтерском учете эти бланки учитываются на счете 006, который как раз и способствует отражению действий с документами строгой отчетности.
При подобном заполнении книги вам не придется долго искать сведения об определенном бланке.
Образец заполнения книги
Нумерация и прошивка
Кроме указанного, все листы книги учета нужно пронумеровать и прошить. На последней странице книги шнуровку следует проклеить листом, на котором должен быть печатный оттиск организации и подпись руководителя или должностного работника.
Как заполнить книгу, на примере расскажет видео ниже:
Ведение учета БСО является одним из требований законодательства. Чтобы делать это правильно, нужно понимать, что собой представляет и как заполнять журнал учета.
Их применяют для расчетов в процессе оказания услуг и внутри предприятия. Такие бланки можно рассматривать в качестве альтернативы кассовому аппарату и не только. При расчете за товары их применять нельзя.
Предприятием может быть оказано только по безналичному расчету. Такие документы применяются только, если услуги предоставляются физическим лицам.
Для некоторых разновидностей деятельности бланки зафиксированы в нормативных актах, для большинства других этого нет. Важно, чтобы на бланке обязательно присутствовал необходимый состав реквизитов.
Печатать бланки самостоятельно на компьютере нельзя (можно лишь при исполнении некоторых довольно сложных условий), их фактически можно получить только в типографии. Обычно это не составляет каких-либо проблем.
Считается, что использовать такие бланки можно только для тех услуг, которые содержатся в перечне ОКУН. Но это спорная точка зрения. На эту тему часто происходят дискуссии.
Журнал учета БСО: правила заполнения
Для учета наличия и движения этих бланков. Говоря конкретнее, указывается количество бланков:
- поступивших из типографии
- потраченных (выданных материально ответственному лицу, которое ответственно за их заполнение и выдачу клиентам)
- испорченных (поврежденных или заполненных с ошибками)
- списанных (уничтоженных согласно правилам, установленным законодательством)
Здесь требуются пояснения. Как известно, на бланках должны быть указаны их номер и серия. При заказе в типографии обычно диапазон номеров и нужные серии определяет заказчик. В большинстве случаев вид обычного БСО в типографии уже определен.
В некоторых случаях для определенных видов услуг существуют специальные бланки. В других речь идет о том, что бланк должен содержать определенный набор реквизитов, но его форма остается на усмотрение предпринимателя. В последнем случае, хотя может быть предложен свой вариант, удовлетворяющий требованиям законодательства, обычно типография имеет уже сформированные образцы бланков.
В журнале не отмечается выдача заполненных бланков конкретным клиентам. На предприятии, как правило, которому выдают определенное количество бланков, он их заполняет и выдает клиентам по мере необходимости. С таким лицом предприятие заключает договор о материальной ответственности. Испорченные бланки, а также копии или корешки использованных квитанций хранятся в опечатанных пакетах пять лет. Испорченные бланки выбрасывать не разрешается.
Списание тех бланков, которые уже использованы, разрешено через пять лет хранения. Обычно принято это делать через пять лет и один месяц. При этом не разрешается их просто уничтожать. Для этого на предприятии создается комиссия, которая и производит уничтожение, составив соответствующий акт об этом и указав серии и номера уничтоженных документов.
В журнале не указываются данные о доходах, которые были получены в процессе оказания услуг, сопровождаемых выдачей таких бланков. Здесь отражаются только их количественные перемещения и имеющийся остаток.
Образец журнала учета БСО
Не существует утвержденной формы книги учета. Однако в ней должны иметь место определенные реквизиты. Могут использоваться самостоятельно разработанные формы, однако многие используют форму ОКУД 0504045 в качестве основы этого документа.
Для того чтобы начать использование журнала необходимо:
- пронумеровать страницы книги
- прошить, директора, главного бухгалтера и поставить печать предприятия
В налоговой регистрировать книгу не нужно.
При формировании книги ее реквизиты относятся к шапке и к заполнению таблицы.
В первом случае обычно необходимо предусмотреть следующие графы:
- Наименование формы. Дело в том, что возможна ситуация, когда для работы используются определенные разновидности этих бланков. Тогда для каждого из них должен быть сделан отдельный журнал, а наименование должно присутствовать в шапке журнала.
- , название подразделения, где ведется учет.
- Когда было положено начало ведения учета.
- Указывается должность и фамилия лица, которое отвечает за ведение журнала таких бланков. Необходимы реквизиты приказа по назначению.
Данные о движении бланков должны быть отражены в специальной таблице. В ней должны быть предусмотрены следующие графы:
- Дата движения бланков.
- От кого получены или кому переданы. Необходимо указать серии и номера бланков.
- Фиксируется документ. При этом при получении их в подразделение его указание является обязательным, а выдача осуществляется на основании внутренних правил работы.
- Последняя графа содержит данные об остатке бланков.
В процессе учета применяется условная цена. Ее принимают произвольным образом. Обычно берут стоимость одного бланка равной одному рублю. Это дает дополнительные удобства при ведении учета. Так, остаток и движения отражаются на одном из забалансовых счетов, а наличие, хотя и условной, цены позволяет применять правила бухгалтерского учета.
Когда журнал прошит и пронумерован, концы шнура обычно проклеиваются бумагой, на которой должна быть проставлена и подписи директора и главного бухгалтера. Кроме этого, там ставится дата оформления.
Аккуратное, правильное ведение документации является одним из важных условий успешного бизнеса.
Напишите свой вопрос в форму ниже