Введение……………………………………………………………………………….…3
1 Организационно-распорядительная документация………………………….…… 4
1.1 Стандарт на организационно-распорядительные документы…………….…….. 4
1.2 Состав реквизитов документов………………………………………………….…5
2. Основные документы управления (ОРД) и их составление……………………….6
2.1 Организационные документы…………………………………………………..….6
2.2 Распорядительные документы………………………………………………..……8
2.2.1 Стадии подготовки распорядительного документа……………………………10
Заключение……………………………………………………………………………..13
Список использованных источников…………………………………………………14
Приложения…………………………………………………………………………….15
ВВЕДЕНИЕ
Значение документа для предприятия трудно переоценить. Информация, зафиксированная в документах, является отражением деятельности организации и составляет основу любой производственной деятельности. Большую часть служебной информации работники предприятия получают посредством документов. В каждой организации на составление документов и на работу с ними уходит в среднем 60% рабочего времени.
Современное управление государственным предприятием или негосударственной организацией – это в значительной степени непрерывная череда процессов составления и перемещения документов. Осуществляются проекты, заключаются и расторгаются договоры, покупаются и продаются ценные бумаги, предприятия, недвижимость. За всем этим стоят документы.
Документы закрепляют производственные отношения как внутри предприятия, так и с другими организациями. Они служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами.
Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы не отвлекать работников от главных производственных целей предприятия.
Основными задачами делопроизводства являются: отражение управленческой, производственной и иной деятельности предприятия в соответствующих документах и обеспечение рационального использования документов в деловой практике предприятия.
В данной работе рассмотрены документы, связанные с управленческой деятельностью, а именно организационно – распорядительные документы (ОРД), их составление и оформление.
1. ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ
Управленческая деятельность фиксируется в основном организационно-распорядительными документами. Организационно-распорядительная документация классифицируется на три группы: организационные, распорядительные и справочно-информационные.
Комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы. Права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия, называется организационными документами.К ним относятся: уставы, положения, договор учредителей, инструкции, правила, штатные расписания. Распорядительные документы носят административный характер и должны строго соответствовать закону. К распорядительным документам: постановления, решения, распоряжения, указания, приказы. Группа справочно-информационных документов включает письма, телеграммы, телефонограммы, докладные и объяснительные записки, договоры, акты, справки, заключения, обзоры. К ОРД относится также и документация по личному составу. Это характеристики, справки, личные карточки, заявления.
Другие формы управленческой деятельности отражаются в других документах. Например, учет отражается в статистической, бухгалтерской документации, материально – техническое снабжение в договорах, актах, нарядах, письмах и так далее.
1.1 Стандарт на организационно-распорядительные документы
Существуют единые требования к оформлению документов управления, установленные стандартом ГОСТ Р 6.30-2003 и применяемые независимо от того:
Государственное предприятие или негосударственное;
Как ведется делопроизводство (традиционным способом или на основе современной информационной технологии);
Каким видом деятельности занимается предприятие.
Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает:
Качественное и своевременное составление и исполнение документов;
Юридическую силу документов;
Организацию оперативного поиска документов.
Любой документ состоит из ряда элементов (даты, текста, подписи), которые называются реквизитами.
Каждый вид документа (приказ, письмо, акт) имеет определенный набор реквизитов. Максимальный набор реквизитов, используемых в документах управления, - 30. В документе конкретного вида их будет гораздо меньше.
1.2 Состав реквизитов документов
При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:
1 - Государственный герб Российской Федерации;
2 - герб субъекта Российской Федерации;
3 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
4 - код организации;
5 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
6 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
7 - код формы документа;
8 - наименование организации;
9 - справочные данные об организации;
10- наименование вида документа;
11- дата документа;
12- регистрационный номер документа;
14- место составления или издания документа;
15- адресат;
16- гриф утверждения документа;
17-резолюция;
18- заголовок к тексту;
19- отметка о контроле;
20- текст документа;
21- отметка о наличии приложения;
22- подпись;
23- гриф согласования документа;
24- визы согласования документа;
25- оттиск печати;
26- отметка о заверении копии;
27- отметка об исполнителе;
28- отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29- отметка о поступлении документа в организацию;
30- идентификатор электронной копии документа.
2. ОСНОВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ УПРАВЛЕНИЯ (ОРД) И ИХ СОСТОВЛЕНИЕ
2.1 Организационные документы
Устав ООО - учредительный документ, который необходим при регистрации ООО и его открытии. От устава ООО во многом зависит правовая регламентация взаимоотношений Общества с участниками, а также отношений участников между собой.
Устав ООО должен быть оформлен в соответствии с п.2 ст.12 закона РФ «Об ООО». Т.е. должен содержать:
Полное и сокращенное фирменное наименование общества;
Сведения о месте нахождения общества;
Сведения о составе и компетенции органов общества, в том числе о вопросах, составляющих исключительную компетенцию общего собрания участников общества, о порядке принятия органами общества решений, в том числе о вопросах, решения по которым принимаются единогласно или квалифицированным большинством голосов;
Сведения о размере уставного капитала общества;
Сведения о размере и номинальной стоимости доли каждого участника общества;
Права и обязанности участников общества;
Сведения о порядке и последствиях выхода участника общества из общества;
Сведения о порядке перехода доли (части доли) в уставном капитале общества к другому лицу;
Сведения о порядке хранения документов общества и о порядке предоставления обществом информации участникам общества и другим лицам.
Устав общества может также содержать иные положения, не противоречащие настоящему Федеральному закону и иным федеральным законам.
Этот документ является обязательным для всех участников общества и третьих лиц (например, контрагентов общества).
Существует много способов написания устава ООО. Наиболее распространенным является способ, когда из соответствующего Закона автор убирает всё на его взгляд лишнее. Т.о. устав ООО будет повторять структуру Закона. Устав ООО для предприятия из одного участника будет несколько отличаться от устава ООО с двумя или более Участниками.
Положение - 1)правовой акт, устанавливающий основные правила организации и деятельности государственных органов, структурных подразделений, а также нижестоящих учреждений, организаций или предприятий; 2) свод правил, регулирующих определенную отрасль государственного управления.
В учредительном договоре учредители общества обязуются создать общество и определяют порядок совместной деятельности по его созданию. Учредительным договором определяются также состав учредителей (участников) общества, размер уставного капитала общества и размер доли каждого из учредителей (участников) общества, размер и состав вкладов, порядок и сроки их внесения в уставный капитал общества при его учреждении, ответственность учредителей (участников) общества за нарушение обязанности по внесению вкладов, условия и порядок распределения между учредителями (участниками) общества прибыли, состав органов общества и порядок выхода участников общества из общества.
Правила внутреннего трудового распорядка (далее - Правила) - локальный нормативный акт организации, регламентирующий в соответствии с Трудовым кодексом и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений в организации (ст. 189 ТК РФ).
Правила должны быть разработаны в соответствии с Кодексом и распространяться на всех работников предприятия (ст. ст. 15, 56 ТК РФ).
Необходимо также отметить, что законы, которые устанавливают специфические требования к определенным видам деятельности, а также уставы предприятий оказывают специфическое влияние на формирование локальных актов (в том числе и на правила внутреннего трудового распорядка).
1. Организационно-распорядительные документы. Деление ОРД.
2. Составление и оформление приказов, распоряжений, решений.
3. Составление и оформление протоколов.
4. Составление и оформление актов.
Организационно-распорядительная документация – это письменная документация в которой фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также взаимодействие и регулирование органов власти, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.
Система ОРД имеет большое значение для документирования управленческой деятельности. ОРД делится на следующие группы:
1) организационные документы, определяют статус, правовое положение учреждения (уставы, инструкции, положения);
2) распорядительные документы (приказы, решения, постановления) характеризуют административную деятельность организации. Подготовка распорядительных документов осуществляется в несколько этапов:
Изучение управленческого вопроса;
Подготовка проекта документа
Согласование документа;
Подписание документа
3) информационно-справочные документы (акты, справки, протоколы) предназначены для фиксации каких-либо сведений. В отличии от распорядительных документов эти документы могут не требовать исполнения.
В состав распорядительных документов входят приказы, решения, указания, распоряжения и постановления.
Выбор вида документа предназначенного для документирования распорядительного действия определяется уровнем управления или власти, компетенцией должностного лица, порядком принятия решения (единоначально или коллегиально).
Распорядительные документы издаются на основе законов, постановлений и распоряжений правительства, а также вышестоящих органов власти и управления.
Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем организации на основе принципа едино-началия, в целях решения оперативных задач, стоящих перед руководством.
Приказы по общей деятельности
Приказы по личному составу
Формуляр приказа содержит следующие реквизиты:
1) наименование вида документа;
2) наименование организации;
3) дата, индекс;
4) место составления;
5) заголовок к тексту;
7) подпись, печать;
8) отметки о согласовании.
Текст приказа состоит из двух частей;
1. констатирующая, где отражаются основные факты и события, явившиеся основанием для издания приказа.
2. распорядительная, в которой перечисляются распорядительные действия.
Если приказ издается на основании указания вышестоящего органа, то в констатирующей части приводится наименование этого документа, его дата, индекс и заголовок.
Распорядительная часть начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое пишется с отдельной строки прописными буквами.
При необходимости текст приказа делят на пункты. Действия однородного характера объединяются в одном пункте. Каждый пункт распорядительной части приказа должен содержать исполнителя (им могут быть организации, структурные подразделения и отдельные должностные лица) затем указывается предписываемые действия и сроки исполнения, которые должны быть реальными и соответствовать объему выполняемых работ. В последнем пункте приказа указывают должностное лицо на которое возложен контроль за исполнением. При необходимости проект приказа согласовывается с заинтересованными службами. Визирует проект приказа руководитель этих служб. Датой приказа является дата его подписания.
Распоряжение – это распорядительный документ, издаваемый руководителем коллегиального органа для решения оперативных вопросов.
По составу и расположению реквизитов распоряжение не отличается от приказа, однако, часто не содержит констатирующей части. Текс распорядительной части начинается словом «Предлагаю», «ОБЯЗЫВАЮ».
Решение – это распорядительный документ, издаваемый органами действующими на основе коллегиальных принципов управления. Распорядительная часть решения начинается с названия органа его принимающего и словом «РЕШЕНИЕ».
Протокол – документ, в котором фиксируются последовательность и содержание обсуждаемых коллегиальным органом (соглашением, конференцией, советом и т.д.) поставленных вопросов и принятых решений.
Протокол ведется специально назначенным лицом. В состав реквизитов протокола входят:
Наименование организации (согласно ГОСТ Р.30-2003 такого реквизита нет);
Номер протокола;
Место составления документа;
Гриф утверждения документа (если протокол утверждается);
Заголовок к тексту (н-р, Отчет о работе кафедры ФиК за ноябрь 2009 года);
Подписи (председатель, секретарь)
Если заседание длится несколько дней, то дата оформляется следующим образом: 09-12.11.2009 г.
Номер протокола – порядковый номер протокола в течении года.
Текст протокола состоит из двух частей:
1. Вводная часть – приводятся данные о председателе, секретаре и присутствующих членах коллегиального органа и излагается повестка дня.
2. Основная часть фиксирует ход заседания. СЛУШАЛИ-ВЫСТУПИЛИ-ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
Протоколы бывают краткими, полными или стенографическими.
Краткий протокол фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Такой протокол рекомендуется вести только в тех случаях, когда доклады и тексты выступлений будут представлены секретарем или когда заседание носит оперативный характер.
Полный протокол фиксирует не только обсуждавшиеся вопросы, принятые решения и фамилии выступавших, но и достаточно подробные записи, передающие содержание докладов и выступлений, все высказанные мнения, вопросы, замечания и критики.
Стенографический протокол дословно передает процесс обсуждения каждого вопроса и выработки решения по нему. Полный и стенографический протоколы составляют на основе рукописных стенографических или магнитофонных записей, которые ведутся во время заседаний.
Оформляет протокол секретарь, подписывает председатель и секретарь.
Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста документа, относящегося к тому вопросу повестки дня по которому готовят выписку. При этом воспроизводят реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому делается выписка, а также текст, описывающий обсуждение вопроса и принятое решение.
Выписку из протокола подписывает секретарь, он же составляет заверительную надпись. Если выписка предоставляется в другую организацию, то она заверяется печатью.
Акт – документ, составляемый группой лиц (преимущественно комиссией), подтверждающей установленные ими факты или события. Актами фиксируются результаты ревизий, инвентаризаций, приема-передачи или списания товарно-материальных ценностей, прием законченных работ и т. д.
Реквизиты акта:
Наименование организации - структурного подразделения (в соотв.с ГОСТ Р.30-2003 нет такого реквизита);
Наименование вида документа;
Место составления;
Заголовок к тексту;
Подписи;
Указание на количество экземпляров и их местонахождение.
Текст акта состоит из двух частей - вводной и констатирующей.
В вводной части указывается основание для составления акта - указывается номер и дата приказа, на основании которого была создана комиссия и перечисляются составители акта - присутствовавшие члены комиссии с указанием их должностей, а также перечисляются другие лица, присутствовавшие при работе комиссии, но не являющиеся ее членами.
В констатирующей части излагаются цели и задачи составления акта и существо проведенной комиссией работы, а также установленные факты и выводы.
Количество оформляемых экземпляров акта определяется числом заинтересованных сторон, то есть оформляется столько экземпляров, сколько человек изъявили желание получить экземпляр акта. При этом акте указывается кому передан каждый экземпляры акта. Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении. При оформлении подписей членов комиссии их должности не указываются. Акт вступает в силу со дня его утверждения руководителем предприятия.
Тема 5 «Система документации по личному составу»
1. Состав документов по личному составу
2. Первичные учетные документы (карточки формы Т2)
3. Приказы по личному составу. Виды приказа.
4. Личные документы, оформление трудовой книжки.
Ведение кадровой документации предусмотрено российским законодательством для предприятий и организаций всех форм собственности и регулируется трудовым кодексом РФ.
К документам по личному составу относятся:
Заявления о приеме, увольнении, переводе, трудовые договоры;
Приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе);
Трудовые книжки;
Личные дела;
Личные карточки формы Т-2;
Лицевые счета по заработной плате и др.
Основанием для приема на работу является заключенный договор или контракт, который составляется в двух экземплярах. Условия трудового договора могут быть изменены только по соглашению сторон и в письменной форме.
Основным документом по учету персонала предприятия является личная карточка формы Т-2, которая заводится на всех работников предприятия, принятых на постоянную или временную работу
Личная карточка – основной документ по учету личного состава организации. Все записи в личной карточке должны быть документально обоснованы. На основании паспорта записываются его данные (Ф.И.О., дата и место рождения и т.д.). На карточке ставится дата ее оформления и подпись лица, на которого она заведена.
При увольнении работника в карточке проставляются дата и номер приказа, указываются причины увольнения. Эти сведения должны заполняться с особой тщательностью, так как они нередко служат основанием для Подтверждения трудового стажа работника.
Заполняются личные карточки рукописным или машинописным способом лицом, ответственным за работу с персоналом фирмы, или секретарем-референтом. Все записи должны быть без сокращений. Личная карточка заводится на работника в одном экземпляре, хранится в сейфе в отдельной картотеке, составленной по алфавиту.
На многих предприятиях личные карточки работников ведут с помощью ПК.
Приказы по личному составу ведутся отдельно от приказов по общей деятельности. Текст приказов по личному составу отличается от текста приказов по общей деятельности.
Во-первых, большинство приказов по личному составу не имеют констатирующей части;
Во-вторых, приказы по личному составу не имеют глагола «ПРИКАЗЫВАЮ», а распорядительные действия начинаются с глагола «ПРИНЯТЬ», «УВОЛИТЬ».
Приказы по личному составу делятся на:
Простые (индивидуальные) содержат информацию только на одного работника;
Сложные (сводные) содержат информацию о нескольких работниках, независимо от того под какие они управленческие действия попадают.
Постоянной информацией для любого кадрового приказа является:
1. указание распорядительного действия;
2. Ф.И.О. и должность работника, на которого составлен приказ;
3. структурное подразделение;
4. дата вступления в силу данного приказа.
При приеме на работу – з/пл., образование.
Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности рабочих и служащих. Прием на работу без трудовой книжки не допускается. Трудовая книжка не предъявляется лишь при оформлении на работу по совместительству и по трудовому соглашению (договору подряда).
Заполнение трудовой книжки впервые производится администрацией в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу. В трудовую книжку вносят:
Сведения о работнике: Ф.И.О., дата рождения, образование, профессия, специальность;
Сведения о работе: прием на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение;
Сведения о награждениях и поощрениях в соответствии с действующим законодательством (ордена, медали, почетные звания, поощрения за успехи в работе и т.д.);
Сведения об открытиях, на которые выданы дипломы, использованных изобретениях и рационализаторских предложениях и о выплаченных в связи с этим вознаграждениях.
Взыскания в трудовую книжку не записываются.
С каждой записью в трудовой книжке необходимо ознакомить ее владельца.
Тема 6 «Служебные письма»
1. Понятие и классификация служебных писем
2. Правила оформления и составления служебных писем
3. Контроль качества подготовки служебных писем
В соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации группа распорядительных документов включает:
- постановления;
- решения;
Каждый вид распорядительного документа предназначен для документирования деятельности учреждений и организаций разных уровней управления или власти, предприятий, организаций негосударственных организационно-правовых форм. Выбор конкретного вида для документирования распорядительной деятельности зависит от статуса и компетенции должностного лица , от порядка принятия управленческого решения (единоначально или коллегиально).
Первый руководитель издает приказы и дает указания.
Заместители директора, руководители крупных структурных подразделений издают распоряжения, указания.
Порядок рассмотрения вопроса на основе принципа коллегиальности предусматривает издание таких документов, как постановления и решения.
Подготовка распорядительных документов может быть поручена одному или нескольким исполнителям (должностным лицам, структурным подразделениям). Для разработки сложных и ответственных распорядительных документов практикуется создание рабочих групп, комиссий, привлечение широкого круга специалистов из числа практиков и ученых. Основное требование к исполнителям — достаточная компетентность, высокий профессионализм, глубокие знания по управленческой проблеме.
Этапы подготовки распорядительных документов
Подготовка распорядительных документов складывается из следующих этапов:
- сбор данных по управленческому вопросу;
- составление проекта распорядительного документа;
- согласование проекта распорядительного документа;
- подписание документа.
Сбор данных по управленческому вопросу начинается с обеспечения правовой основы подготавливаемого документа — изучения действующих законодательных актов, правительственных постановлений, так как подготавливаемый документ, для того чтобы обладать необходимой юридической силой, не должен противоречить установленным законом нормам. Затем исполнитель определяет круг вопросов, которые предстоит отразить в распорядительном документе, изучает информацию, внутренние распорядительные документы организации. В это время определяется необходимость отмены ранее действующих распорядительных документов или их отдельных пунктов.
Составление проекта распорядительного документа выполняется исполнителем на основе первого этапа подготовки.
Согласование проекта документа исполнитель проводит, прежде всего, с тем руководителем, который давал задание на разработку распорядительного документа. На этом этапе документ может неоднократно редактироваться и дополняться по указанию руководителя.
После того как исполнитель получает одобрение руководителя на представленный текст, он обязан отпечатать его на соответствующем бланке с соблюдением правил расположения и оформления всех необходимых для данного вида документа реквизитов и провести согласование (визирование) проекта документа с заинтересованными должностными лицами (или организациями). Количество согласующих инстанций определяет руководитель. В любой управленческой структуре, как правило, складывается типовая процедура внутреннего согласования, т.е. известен состав должностных лиц, визирующих проект распорядительного документа и последовательность визирования. Внешнее согласование определяется требованиями законов, нормативных правовых актов, нормами и правилами выпуска тех или иных документов, установленными положениями (уставами) тех учреждений и организаций, с которыми проводится согласование.
Согласование выполняет тот исполнитель (структурное подразделение), который готовил проект документа. Если в процессе согласования выясняются существенные замечания к содержанию документа, он составляется заново и вторая редакция подлежит повторному полному согласованию.
Подписание документа. Перед передачей документа на подписание руководителю документ должен быть тщательно проверен — особое внимание обращается на цифровую информацию, фамилии, имена, отчества, названия структурных подразделений, организаций, наименования, номера и даты упоминаемых правовых актов или иных документов. После подписания внесение каких-либо исправлений в документ недопустимо и делопроизводственная служба проводит регистрацию документа, с этого момента документ приобретает статус официально изданного.
"Кадровый вопрос", 2012, N 7
ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
Основное назначение распорядительных документов заключается в регулировании и координации деятельности, позволяющих органу управления обеспечить реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности.
Фиксируемые в распорядительных документах решения могут касаться совершенствования организационной структуры учреждения, определения или корректировки средств и способов осуществления основной (производственной) деятельности, обеспечения организации финансовыми, трудовыми и иными ресурсами.
С учетом сферы деятельности распорядительные документы можно разделить на следующие уровни:
Правовые акты федерального уровня (указы Президента РФ, постановления Правительства РФ и т. д.);
Правовые акты на уровне субъектов РФ (правовые акты, издаваемые областным, краевым, городским законодательством);
Правовые акты организаций, учреждений, предприятий (приказы, указания, распоряжения).
Сама процедура издания распорядительных документов включает следующие этапы:
1) инициирование решения, или обоснованность необходимости издания распорядительного документа;
2) сбор и анализ информации по вопросу;
3) подготовка проекта распорядительного документа;
4) согласование проекта документа;
5) доработка проекта распорядительного документа;
6) принятие решения или подписание документа;
7) доведение распорядительного документа до исполнения.
Общие требования к оформлению распорядительных документов установлены ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".
Приказ - это правовой акт руководителя органа власти управления, учреждения, организации, предприятия в целом в целях разрешения организационных, финансовых, кадровых или иных вопросов их деятельности. Приказы издаются по вопросам основной деятельности и по личному составу.
Разработка проекта приказа осуществляется по указанию работодателя (руководителя организации) руководителями подразделений с привлечением специалистов. Составление проекта предполагает сбор и тщательное изучение необходимых по существу вопроса информационно-справочных материалов (отчетов, докладных записок, решений, и т. п.), нормативно-правовых актов, правительственных постановлений, изданных ранее распорядительных документов организации и т. д.
Приказы руководителя по основной деятельности могут издаваться совместно с руководством других организаций, учреждений, предприятий.
К составлению текста приказа следует приступить только после получения полной ясности по существу вопроса, четкого определения цели и задачи издания приказа. Текст вначале пишется на чистом листе бумаги, редактируется, предварительно согласовывается с соответствующими должностными лицами и основными исполнителями. Возникающие при этом противоречия по срокам исполнения, по обеспечению предусматриваемых приказом мероприятий материально-техническими средствами решаются на уровне руководителя организации.
Ответственность за качество подготовки проектов приказов несут руководители подразделений, которые эти проекты разрабатывают.
Содержащиеся в проекте приказа поручения должны быть увязаны с ранее изданными распорядительными документами: иметь ссылку на них, отменять их или оговаривать корректировку. Упоминания в тексте наименований органов власти и управления, организаций, фирм, структурных подразделений должны записываться в полном соответствии с юридически установленным их написанием. Повторные приказы по одному и тому же вопросу допускаются как исключение с соответствующими организационными и административными выводами.
Приказы оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты:
Государственный герб РФ - изображается только в том случае, если в соответствии с действующим законодательством организации это право предоставлено. Гербы изображаются на бланках органов власти и управления и организаций в их подчинении.
Эмблема - товарный знак или знак обслуживания;
Наименование организации;
Название вида документа - приказ;
Дата и номер документа;
Место издания;
Заголовок к тексту;
Подпись;
Заголовок является обязательным реквизитом приказа, поэтому он должен быть сформулирован четко, кратко, выражая основное содержание документа. Заголовок приказа должен отвечать на вопрос "О чем?". Например:
"О проведении ремонтных работ";
"О повышении качества продукции".
Приказ состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части дается обоснование распорядительных действий. В качестве обоснования действия может выступать:
Формулировка целей и задач, стоящих перед организацией, описание фактов или событий, послуживших причиной издания приказа.
Распорядительная часть документа может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.
Распорядительная часть документа начинается словом "ПРИКАЗЫВАЮ", которое печатается прописными буквами без разрядки с новой строки от абзаца. Распорядительная часть содержит поручения, каждое из которых выделяется в самостоятельный пункт. Каждый пункт распорядительной части включает:
Наименование должности, фамилию, инициалы исполнителя или исполнителей;
Поручение;
Срок выполнения поручения.
Распространенными вариантами констатирующей части приказа по организации могут быть следующие:
1) когда основанием для издания приказа является законодательный, нормативный или правовой акт вышестоящего органа власти и управления;
2) когда приказ издается в дополнение или во изменение ранее изданного приказа. В этом случае в констатирующей части приводятся дата и номер, заголовок соответствующего документа;
3) когда приказ готовится в инициативном порядке в целях выполнения текущих задач организации.
При составлении приказа необходимо:
Увязывать содержащиеся в нем предложения с ранее изданными по данному вопросу документами во избежание повторений или противоречий;
Излагать текст кратко, последовательно, четко, не допуская возможности другого толкования;
Указывать конкретных исполнителей и реальные сроки исполнения поручений;
Обеспечивать юридически правильное написание упоминаемых в нем наименований ведомств, предприятий, организаций и учреждений;
Указывать структурные подразделения и должностных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением приказ;
Соблюдать сроки подготовки приказов, установленные руководством организации;
Указывать акты, подлежащие отмене или утратившие силу.
Текст приказа должен быть написан ясно, доходчиво, с соблюдением всех грамматических правил. Специальные (технические) термины нужно употреблять в пределах необходимости и только общепринятые. В тексте нельзя употреблять произвольные сокращения и сокращенные наименования организаций, структурных подразделений, должностей. Недопустимо применение разных терминов для обозначения одного и того же понятия. Неуместно употреблять в приказе всякого рода пожелания.
Поскольку приказ зачастую предусматривает несколько действий, то его распорядительная часть делится на пункты, а иногда на подпункты. Каждый пункт начинается с указания в дательном падеже ответственного должностного лица, структурного подразделения или организации, затем в сжатой повелительной форме излагаются предписываемые действия и указываются сроки исполнения мероприятий.
При значительном объеме текста в проекте приказа излагаются лишь основные вопросы, остальной текст помещается в приложение к приказу. При наличии приложений в виде графиков, схем, таблиц в тексте приказа в соответствующих пунктах распорядительной части дается ссылка на приложении. Соответственно, приложения должны быть подписаны и пронумерованы в верхнем правом углу.
Таким образом, приложение является неотъемлемой частью приказа. Издание вместе с приказом приложений, не упомянутых в приказе, не допускается.
В процессе разработки приказа составляется список рассылки, в котором указываются подразделения, должностные лица, которых касается приказ. Канцелярия (секретарь руководителя) после издания приказа организует ознакомление сотрудников организации с его содержанием. При необходимости приказ ксерокопируется, заверяется простой печатью и раздается исполнителям. Ответственному исполнителю не всегда для выполнения работы требуется полный текст приказа. В этом случае делается выписка из приказа. По составу реквизитов и оформлению выписка практически не отличается от самого приказа. В выписке лишь уточняется название документа - Выписка из приказа. Вместо полного текста печатается та часть приказа, которая непосредственно касается ответственного исполнителя. Выписка из приказа может быть напечатана на чистом листе бумаги формата А4, А5 в угловом варианте расположения постоянных реквизитов флаговым способом. Выписка заверяется секретарем и выдается ответственному исполнителю.
Открытое акционерное общество
"ГРОСМАРТ"
01.04.2011 N 15-ОД
г. Москва
О запрете курения
табачных изделий
В целях снижения пожароопасной ситуации и вредного воздействия табачного дыма на здоровье граждан
ПРИКАЗЫВАЮ:
2. За нарушение данного приказа наложить штраф в размере 500 руб.
3. Руководителям структурных подразделений ознакомить с настоящим приказом сотрудников под роспись.
4. Контроль за исполнением данного приказа возложить на ведущего инженера по технике безопасности П. Н. Мохнатого
Директор организации В. П. Петров
Распоряжение
Распоряжение - правовой акт, издаваемый руководителем учреждения, организации, предприятия, действующим единолично. Распоряжение носит характер обязательного поручения работодателя (руководителя) о необходимости совершения подчиненными организациями, структурными подразделениями и рядовыми исполнителями определенных действий в указанный в распоряжении срок. Правом издавать распоряжение могут быть наделены заместители руководителя организации по вопросам их компетенции, руководители самостоятельных структурных подразделений, а также главные специалисты организации.
Право издания распоряжений руководителем организации закрепляется в учредительных документах организации (уставе, положении), право издания распоряжений другими должностными лицами закрепляется в организационно-правовых документах, а также распорядительных документах (положениях о подразделениях, должностных инструкциях). Таким образом, распоряжение представляет собой способ доведения до исполнителей оперативных вопросов, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц. В отдельных случаях на уровне управления федеральными органами власти распоряжения могут издаваться на длительный срок действия.
Оформление распоряжения осуществляется по тем же правилам, что и приказы. Распоряжения оформляются на специальном бланке. К реквизитам распоряжения относят:
Государственный герб РФ, субъекта РФ, логотип, товарный знак организации;
Наименование организации;
Наименование вида документа;
Дату документа;
Регистрационный номер документа;
Место составления или издания документа;
Заголовок к тексту;
Текст документа;
Отметку о наличии приложения;
Подпись;
Гриф согласования документа;
Визы согласования документа;
Отметку об исполнителе;
Отметку об исполнении документа и направлении его в дело;
Идентификатор электронной копии документа.
Распоряжение зачастую не содержит констатирующей части. В том случае, если распоряжение содержит констатирующую часть, текст начинается с ключевого слова: Предлагаю или Обязываю.
Пример распоряжений см. ниже.
Открытое акционерное общество
"ГРОСМАРТ"
РАСПОРЯЖЕНИЕ
г. Москва
О дисциплине
В целях усиления безопасности производственного процесса и укрепления дисциплины
ПРЕДЛАГАЮ:
1. С 01.04.2011 вход на территорию организации в течение дня разрешить только при наличии пропуска.
3. Руководителей структурных подразделений ознакомить сотрудников с данным распоряжением.
Директор В. П. Петров
Постановление
Постановление - это правовой акт, принимаемый вышестоящими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов РФ в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил.
Подготовка постановлений и других нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти регламентируется требованиями к подготовке нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти. Подготовка, оформление и издание постановлений глав субъектов РФ, глав городов и районов определяются соответствующими регламентами работы аппаратов администраций субъектов РФ, городов и районов.
Проект постановления должен отвечать следующим требованиям:
Соответствовать действующему федеральному и областному законодательству, уставу области, договору о разграничении предметов ведения и полномочий между органами государственной власти соответствующей области, ранее принятым постановлениям и распоряжениям главы администрации области;
Быть отредактирован, иметь краткое и ясное изложение сущности вопроса, с обоснованными и сформулированными целями и задачами;
Постановление не должно превышать трех листов по объему, а приложение к постановлению - пяти.
Решение - правовой акт коллегиального или совещательного органа федеральных структур исполнительной власти, властных органов субъектов РФ, общественных организаций, ученых советов НИИ, вузов, а также совета директоров предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. По форме и структуре решение оформляется аналогично постановлению.
К решению можно также отнести совместные распорядительные документы, принимаемые двумя или несколькими коллегиальными органами или организациями, фирмами.
Постановления и решения оформляются на бланках и имеют следующие реквизиты:
Государственный герб РФ - если организация имеет право на гербовый знак;
Наименование вышестоящего органа;
Название вида документа;
Дата и номер документа;
Место издания;
Заголовок к тексту;
Подпись руководителя коллегиального органа.
Текст решения состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.
При необходимости констатирующая часть может содержать ссылки на законы, ранее изданные постановления и другие нормативные акты.
Эксперт журнала
Подписано в печать
Для осуществления управленческой деятельности предприятие, в соответствии с Устава, издает распоряжения и принимает постановления, которые обязательны к исполнению во всех подразделениях, а так же всеми должностными лицами.
В соответствии с Регламентом работы компании правом представления Генеральному директору Управляющей компании (далее УК) постановлений и распоряжений обладают директора обособленных подразделений. Подготовка проектов постановлений и распоряжений директора обособленных подразделений (далее ОП), а также иных распорядительных документов (приказы, указания, поручения, инструкции) может быть поручена руководителям структурных подразделений ОП, а также осуществлена ими самостоятельно по собственной инициативе. Постановления издаются по вопросам нормативного характера и вопросам, рассчитанным на постоянное и многократное действие, назначения и освобождения от должности заместителей директоров структурных подразделений.
Распоряжения издаются по всем остальным вопросам, в том числе оперативным, организационным и кадровым.
При оформлении и составлении распорядительных и иных служебных документов должны соблюдаться требования, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью средств вычислительной техники.
Распорядительные документы администрации города: постановления, распоряжения, приказы и служебные письма оформляются на бланках, соответствующих ГОСТу Р.6.30-2003.
Бланки указанных документов изготавливаются типографским способом на бумаге белого цвета высшего качества форматов А4 (210 х 297 мм) или А5 (210 х 148 мм) в соответствии с ГОСТом Р.6.30-2003.
Основные требования к составлению организационно-распорядительных документов
Название документа должно присутствовать на любом документе, кроме письма; оно определяется составителем документа, исходя из назначения и содержания последнего, и должно соответствовать виду данного документа (постановление, распоряжение, приказ, акт, инструкция и т.д.). В зависимости от названия документа выбирается нужная форма изложения текста, определяются характер и степень обязательности реализации его содержания.
Название документа служит целям удобства классификации, контроля и хранения документов. Исходя из названия документа, устанавливается и перечень необходимых для его оформления других реквизитов.
Заголовок документа составляется к любому документу формата А4 (210 х 297 мм), независимо от его назначения. Заголовок отражает содержание документа и должен быть максимально точным, согласовываться с видом документа. Раскрывающий содержание документа заголовок позволяет экономить время при его рассмотрении, а главное - устраняет возможность ошибки или вариантности его толкования при вводе сведений о документах в информационно - поисковую систему, облегчает поиск и прохождение документов.
Заголовок к текстам постановлений, распоряжений, приказов, положений, актов, справок, отчетов и др. строится на основе существительного в форме предложного падежа, например:
«О поощрении…»,
«О выплате…»,
Правила, Устав, список, реестр и другие документы требуют родительного падежа стержневого существительного в заголовке к тексту, например:
Правила «оформления документов»
(с ответом на вопрос «чего?»)
Заголовок к тексту Инструкции формируется на основе существительного в дательном падеже, например:
Инструкция «по эксплуатации…»
«О мерах…»,
в этом случае наряду с заголовком
составляются подзаголовки. Их пишут
в левой части листа, не прерывая текста.
Датирование документа обязательно для придания ему юридической силы. Датой документа является дата его подписания или утверждения:
Датой издания (принятия) постановления, распоряжения, приказа является дата их подписания Главой города, руководителем структурного подразделения;
Датой протокола является дата заседания (принятие решения);
Датой акта - дата события;
Датой отчета, плана и других требующих утверждения - дата их утверждения;
Датой вступления в силу распорядительного документа считается дата его подписания, если иное не указано в самом документе.
В состав даты входит указание числа, месяца, года.
например:
Все служебные отметки на документе, связанные с его созданием, прохождением и исполнением (визирование, согласование, регистрация) и т.д. в обязательном порядке датируются.
Дата должна проставляться лицом, подписывающим или утверждающим документ. На документах, составленных совместно несколькими организациями или юридическими лицами, проставляется единая дата подписания. Место размещения даты зависит от вида документа и определено в форме бланков.
Индекс придает документу юридическую силу, подтверждая факт составления и отправки документа, и предназначен для учета, контроля за своевременным исполнением и организации системы поиска поступающих или создаваемых документов. Индекс документа должен состоять из порядкового номера, который при необходимости дополняется буквенными обозначениями, индексом по номенклатуре дел или другому классификатору - названий документов, вопросов деятельности, корреспондентов, исполнителей и др. Составные части индексов отделяются косой чертой, например:
где: 148 - порядковый номер корреспонденции,
Текстом документа является выраженное средствами делового языка содержание каких-либо действий или событий. Его содержание должно быть увязано с ранее изданными по данному вопросу документами и отражать точное и правильное освещение событий. Текст документа составляется на основе унифицированных форм, унифицированных сборников текстов, типовых нормативных документов, определяющих содержание конкретных документов. Тексты документов оформляются в виде связного текста, анкеты, таблицы или соединения этих форм.
Рекомендуется разделять тексты на две основные части. В первой части указывается основание составления документа. Во второй части излагаются выводы, предложения, решения, распоряжения или просьбы. Если документ состоит из одной фразы, то в первой части также рекомендуется сообщать основания или причины создания документа, а во второй - решение, распоряжение, просьбу.
При подготовке распорядительных документов нормативно - правового характера (положений, правил, порядка, инструкций) руководствоваться следующими требованиями в структурном оформлении текста данных документов.
Структурное оформление текста положений, порядка, правил, инструкций
Наименование (положения, порядка, правил, инструкций)
1. Общие положения
1.1. Нормативно-правовое обеспечение, дающее основание для принятия данного документа.
1.2. Цели и задачи документа.
1.3. Основные понятия (термины), используемые в документе.
2.1. Разделы по направлениям с четким изложением.
2.2. Пункты, подпункты в разделах.
3. Приложение
3.1. В приложения выносить договоры, акты, справки, таблицы и т.п.
3.2. К нормативному документу прилагается краткая пояснительная записка, отражающая краткий обзор или разъяснение существующего положения, по которому разрабатывается документ. Характеристика проблем.
Структура текста постановлений (распоряжений) нормативно-правового документа.
1. Точное, юридически правильное название документа.
2. Краткая преамбула, при необходимости со ссылкой на нормативно-правовые акты.
3. Определение конкретной цели принимаемого документа.
4. При необходимости указывать признание утративших силу ранее принятых по этому вопросу документов.
5. Если в документе содержатся указания о выделении финансовых средств - источник финансирования.
7. Определение должностных лиц, органов, на которых возложен контроль за исполнением, и сроки исполнения.
Примечание. В отдельных случаях текст документа может содержать одну заключительную часть: распоряжения, приказы - распорядительную часть без преамбулы, письма - без пояснений и т.д.
В распорядительных документах, действующих на принципах единоначалия или адресованных руководству или органам власти, суда и прокуратуры, используются формы изложения текста от первого лица единственного числа, например:
«Постановляю», «предлагаю»,
«прошу», «обязываю».
В распорядительных документах, издаваемых на принципах коллегиальности, форма изложения текста от третьего лица единственного числа, например:
«постановляет», «решил».
В совместных документах используется форма изложения текста от первого лица множественного числа, например:
«предлагаем», «решили» и т.д.
Документы, содержащие информацию по различным вопросам деятельности учреждений, организаций и в ней несколько решений, выводов (в докладах, положениях, обзорах), делятся на разделы, главы, пункты, подпункты, которые нумеруют арабскими цифрами. Разделы должны иметь заголовки, выражающие существо содержания документа.
Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа, например:
«Слушали», «Выступили»,
«Постановили».
В документах, устанавливающих права и обязанности (положение, должностные обязанности, инструкция), а также содержащих описание или оценку фактов (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа, например:
«отдел осуществляет функции»,
«в состав объединения входят»,
«комиссия установила».
Документы - приложения могут быть трех видов:
Утверждаемые или вводимые в действие соответствующим документом (приложение к правовым актам);
Поясняющие содержание другого документа;
Направляемые с сопроводительным документом адресату.
В организационно-распорядительных документах, содержание которых дополняется или поясняется приложениями, сведения о наличии приложений указываются в тексте, например:
«Утвердить инструкцию по учету
и хранению документов
(приложение №1)
либо (согласно приложению)»
На самом документе - приложении должна быть сделана отметка, соединяющая его с основным документом и придающая ему юридическую силу. Размещается отметка в правом верхнем углу первого листа приложения и включает наименование нормативного акта (постановления, распоряжения и т.д.), его дату и номер, например:
Приложение №1
к постановлению Главы города
В приложениях должны быть все необходимые для документа элементы: наименование, заголовок, подпись управляющего делами администрации города. Если документ имеет приложения, названные в тексте, после текста делается отметка, которая включает в себя сведения о количестве листов приложения и количестве прилагаемых экземпляров. Если в документе приложения информационно - справочного характера не названы, то их наименования необходимо перечислить после текста с указанием количества листов каждого приложения и количества экземпляров. При наличии нескольких приложений к распорядительному документу, на них проставляется порядковый номер.
Согласование является способом предварительного рассмотрения и оценки проекта документа. Согласование проектов документов проводится при необходимости оценки целесообразности документа, его обоснованности и соответствия действующему законодательству и правовым актам. Согласование может проводиться как в УК, ее структурных подразделениях, так и вне ее с подведомственными и неподведомственными организациями, учреждениями.
Внутреннее согласование проектов распорядительных документов называется визированием.
Визирование производится в следующей последовательности:
С функциональными подразделениями;
С совещательными органами;
С общественными организациями;
С юридической службой;
С финансовой службой;
С заместителями Главы города, ведающими вопросами, содержащимися в проекте документа.
Первым проект документа визирует его исполнитель в подтверждение того, что он несет ответственность за его качество. Виза включает в себя личную подпись визирующего и дату согласования. При необходимости могут быть указаны должность визирующего, дата и расшифровка его подписи (инициалы и фамилия) и располагается слева направо во всю ширину листа. Виза проставляется на первом экземпляре и располагается на последнем листе подлинника распорядительного документа ниже реквизита «подпись». Отказ должностного лица от визирования не допускается. При наличии разногласий точка зрения визирующего излагается перед визой или на отдельном листе с указанием об этом в форме: «замечания прилагаются».
Внешнее согласование можно оформлять грифом согласования, справкой согласования или представлением протокола обсуждения проекта документа на заседании коллегиального органа.
Гриф согласования включает в себя следующие элементы:
Слово Согласовано (печатается прописными буквами);
Полное наименование должности и название учреждения;
Личную подпись;
Инициалы и фамилию лица, с которым документ согласовывается;
Дату согласования.
Гриф согласования располагают ниже реквизита «подпись» или на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, то согласование может быть на отдельном «листе согласования». На документе делается запись «Лист согласования прилагается». При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом:
«Замечания прилагаются»
(личная подпись) С.И. Иванов
Удостоверение документов является формой выражения ответственности за их содержание и законность. Основными способами удостоверения документов являются подписание, утверждение и проставление печати. Подпись - обязательный реквизит документа. В состав подписи входит: наименование должности подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка. Подлинники постановлений и распоряжений подписывает генеральным директором УК (директором ОП), а в его отсутствие - должностное лицо, исполняющее его обязанности. Документы, направляемые в вышестоящие законодательные и исполнительные органы власти и управления, подписывает только генеральным директором УК, в его отсутствие - или его первый заместитель, или исполняющий его обязанности. Подписывается, как правило, один первый экземпляр документа.
Утверждение документа - особый способ удостоверения документа после его подписания, санкционирующий распространение действия документа на определенный круг учреждений, должностных лиц и граждан. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения. Документы утверждаются органами или должностными лицами, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в документе.
Утверждение производится двумя способами:
Грифом утверждения и утверждается либо генеральным директором, либо должностными лицами, в компетенцию которых входят решение вопросов, изложенных в документах;
Утверждается изданием соответствующего распорядительного документа (постановления, распоряжения, приказа).
Оба способа имеют одинаковую юридическую силу.
Утверждаются следующие документы: положения, правила, порядок, Уставы структурных подразделений, отчеты, планы, штаты и штатные расписания, акты приема и передачи дел и контрольно - ревизионного порядка, акты приема в эксплуатацию законченных строительством или реконструкцией зданий и сооружений, отдельные разновидности протоколов и т.д.
Печать заверяет подлинность подписи должного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами. Простые круглые печати (без изображения государственной символики) с наименованием структурных подразделений администрации города изготавливаются также в одном экземпляре, хранятся у руководителей соответствующих подразделений администрации города. Простая печать ставится на документах структурных подразделений, требующих подтверждения подлинности факта трудовой деятельности, копиях документов и т.д.
Оттиск печати должен проставляться так, чтобы им были захвачены части наименования должности подписавшего документ лица и часть его личной подписи.