Проводки по зарплате - это операции, связанные с расчетом заработной платы: бухгалтеры считают их довольно сложной бухгалтерской процедурой, требующей умения правильно классифицировать доходы работников, определять налогооблагаемые базы по налогу на доходы физических лиц и по страховым взносам.
В статье рассматриваются правила бухгалтерского учета основных этапов расчета зарплаты: начисление, удержание, выплата. Также определим порядок начисления страховых взносов.
Основные положения
Бухпроводки по зарплате формируются в соответствии с планом счетов и приказом по учетной политике. Планом счетов для учета операций по зарплате предусмотрен счет 70, а вот корреспондирующие счета могут быть разными, в зависимости от вида деятельности:
- Дт 20 Кт 70 — зарплата производственных рабочих;
- Дт 25 Кт 70 — зарплата общепроизводственного персонала;
- Дт 26 Кт 70 — зарплата управленческого персонала;
- Дт 44 Кт 70 — зарплата коммерческого отдела, отдела продаж.
Необходимо помнить, что проводки по ЗП всегда связаны с расчетом налога на доходы физических лиц — НДФЛ, поскольку организации являются налоговыми агентами и обязаны удерживать НДФЛ со всех выплат работникам. Суммы, начисленные по кредиту счета 70, должны быть сопоставимы с начисленным за тот же период НДФЛ (Дт 70 Кт 68.01).
Выплата доходов сотрудникам производится за вычетом НДФЛ и других удержаний, если они были, и всегда отражается по дебету счета 70.
Когда выдача заработной платы из кассы, проводка будет Дт 70 Кт 50. А при перечислении зарплаты на банковскую карту работников формируется следующая корреспонденция счетов: Дт 70 Кт 51.
Проводки по начислению заработной платы
Общие правила формирования проводок по начислению зарплаты:
- заработная плата работникам, проводка всегда будет в корреспонденции с кредитом сч. 70;
- ЗП работникам основного производства, проводка должна быть по дебету счета, на котором учитываются расходы по основной деятельности;
- ЗП, проводка по кредиту 70 показывает общую сумму начисления, включая НДФЛ;
- заработная плата, проводка всегда имеет дату последнего дня месяца.
Существует множество нюансов, дополняющих основные правила.
Например, бухгалтерия может учитывать на счете 70 не только ЗП, но и все налогооблагаемые доходы сотрудников. В этом случае, когда начислена ЗП, проводка включает в себя не только заработную плату, но и иные доходы работника за расчетный месяц, такие как больничный лист, отпускные, премия, материальная помощь, подарки и др.
Удержание из заработной платы: проводки
Общее правило при формировании проводок по удержанию из зарплаты заключается в том, что сумма удержания всегда отражается по дебету сч. 70 вне зависимости от его вида:
- Дт 70 Кт 68.01 — удержан НДФЛ;
- Дт 70 Кт 76 — удержано по исполнительному листку;
- Дт 70 Кт 73.01 — удержана задолженность работника по выданному займу;
- Дт 70 Кт 73.02 — удержано в возмещение материального ущерба, причиненного сотрудником.
Видов удержаний может быть много и для каждого необходимо наличие документа, дающего бухгалтеру основание для удержания.
К таким документам относятся исполнительные листки, заявления сотрудников или бухгалтерский расчет, применяемый в случаях, установленных законодательством. Бухгалтерская справка понадобится при исчислении НДФЛ с материальной выгоды и с доходов, выплаченных в натуральной форме.
Выплачена заработная плата: проводка
Перечислим общие правила формирования проводок по выплате зарплаты:
- выдана заработная плата: всегда по дебету сч. 70;
- выдана из кассы заработная плата: всегда по кредиту сч. 50.
Типовые корреспонденции счетов по выплате зарплаты:
- перечислена зарплата на банковскую карту работника: Дт 70 Кт 51;
- выдана ЗП из кассы: Дт 70 Кт 50.
Начисляем страховые взносы
Подоходный налог — не единственный фискальный платеж, который применим к доходам персонала. На большую часть выплат в пользу сотрудников работодатель обязан начислить и уплатить страховое обеспечение.
Так, на заработную плату должны быть начислены страховые взносы на:
- обязательное пенсионное страхование;
- обязательное медицинское страхование;
- взносы по временной нетрудоспособности и по материнству.
А вот порядок расчетов по страховым взносам от несчастных случаев и профессиональных заболеваний не изменился. Уплачивайте данные платежи в Фонд социального страхования. Платежные поручения заполняйте по старым правилам.
Все начисленные взносы аккумулируйте на бухсчете 69 «Расчеты по социальному страхований и обеспечению». Причем расчеты распределяйте по видам страхового обеспечения. Предусмотрите отдельные субсчета по каждому виду:
- 69.1 — расчеты по социальному страхованию;
- 69.2 — расчеты на пенсионное обеспечение;
- 69.3 — суммы на ОМС;
- 69.11 или 69.1/1 — платежи по НС и ПЗ.
Проводка по начислению страховых взносов: Дт 70 Кт 69 (оборот по соответствующему субсчету).
Взносы уплачены в соответствующий бюджет: Дт 69 Кт 51.
Сроки выплаты заработка
Работодатели обязаны своевременно перечислять заработок в пользу своих сотрудников. Так, чиновники определили, что в рамках трудовых отношений наниматель обязан совершать выплаты не реже двух раз в отчетном периоде. То есть весь причитающийся заработок нужно разбить на две части: зарплату за первую половину месяца и окончательный расчет.
- Аванс или заработок за первую половину месяца выплатите не позднее 30 числа или же 31 числа месяца, за который производится расчет.
- Окончательный расчет выплатите работникам не позднее 15 числа месяца, следующего за расчетным.
Например, аванс за ноябрь нужно выплатить не позднее 30.11.2018. А остаток заработка перечислите не позднее 15 декабря. Однако 15.12.2018 — суббота. Если день выплат выпадает на нерабочий или праздничный день, то рассчитайте сотрудников заранее. Например, остаток за ноябрь придется перечислить до 14.12.2018.
Отметим, что на предприятии могут быть установлены и другие сроки расчетов с персоналом по оплате труда. Однако в таком случае предусмотрите, что в положении об оплате труда и коллективном договоре не должно быть размытых формулировок. Указывайте только конкретные числа. Например, 10 числа месяца. А вот указать в положении или коллективном договоре, что зарплата выплачивается с 5 по 10 число, нельзя.
Бухгалтерские проводки по заработной плате: примеры:
|
Операция |
Корреспонденция счетов |
Первичный документ |
|
Начислена заработная плата работникам основного производства, проводка |
Расчетная ведомость (Т-51), кадровые приказы, табель учета рабочего времени |
|
|
Начислена премия за месяц работникам управленческого аппарата |
Приказ о премировании, расчетная ведомость (Т-51) |
|
|
Начислена доплата за работу в выходной день сотруднику бухгалтерии |
Табель учета рабочего времени, справка-расчет, Т-51 |
|
|
Начислено пособие по больничному листку работнику общепроизводственного отдела |
Больничный лист, расчет среднего заработка, расчет пособия, Т-51 |
|
|
Начислен НДФЛ с доходов сотрудников за расчетный месяц |
Дт 70 Кт 68.01 |
Регистр учета НДФЛ, Т-51 |
|
Удержана из заработной платы задолженность работника по выданному займу |
Заявление сотрудника, Т-51 |
|
|
Выплачена из кассы заработная плата, проводки |
Платежная ведомость, расходный кассовый ордер |
|
|
Удержание из заработной платы по исполнительному листку |
Исполнительный лист, справка-расчет, Т-51 |
|
|
Начислены страховые взносы |
Карточка учета страхового обеспечения, бухгалтерские справки по начислению СВ |
|
|
К том числе на ОПС |
Дт 70 Кт 69.2 |
|
|
Дт 70 Кт 69.3 |
||
|
Дт 70 Кт 69.1 |
||
|
Дт 70 Кт 69.11 |
||
|
Страховые взносы перечислены в ФНС и ФСС |
Платежные поручения, заявки на кассовый расход, выписка о состоянии лицевого счета из банковской организации |
Существует определенный алгоритм, по которому бухгалтерия предприятия каждый месяц производит учет заработной платы каждого сотрудника. Состоит он всего из 4 этапов и выглядит следующим образом:
- Первым делом, необходимо зачислить заработную плату. Другими слова, здесь происходит начисления окладной, процентной и других составляющих ЗП сотрудника.
- Вычеты из ЗП. После учета выработанных часов, учета выходных, отгулов или отпусков, производятся все вычеты из ЗП.
- На третьем этапе, начисляются так называемые зарплатные налоги или, другими словами, страховые взносы.
- И, наконец, производятся выплаты по заработной плате сотрудникам.
По кредиту отражают начисления заработной платы, а по дебету указывают все исчисления из нее (НДФЛ и прочее). Чаще всего такие проводки связанные с оплатой труда датируются последним числом месяца или в день выдачи или перевода.
Дорогой читатель! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону.
Это быстро и бесплатно !
Начисление зарплаты и План счетов
Для того чтобы внести детальную ясность о бухгалтерских проводках и учете, следует дать определение и разобраться в предназначении «Плана счетов». К слову, именно он являться нормативным документом утвержденный приказом Министерства финансов РФ. Кстати, существует определенная инструкция по его применению, которая также была утверждена Министерством финансов.
Если говорить простым языком, то План счетов это своего рода список всех возможных счетов, которые применяются в бухгалтерии. Здесь же, в этом документе, к каждому из них есть описание и список корреспондентских счетов. Корреспондентские, это своего рода отдельные составляющие, между которыми в бухгалтерском учете происходят передвижения денежных накоплений. То есть именно те, где бухгалтера осуществляют проводки.
Также стоит отметить, что все счета имеют свой уникальный номер, который впоследствии учитывается и указывается в первичной документации, в специальных графах , к примеру, если говорить в рамках данной темы, то номер корреспондентских счетов будет писаться на платежных ведомостях, расходном и приходном ордере и так далее. А также такие номера можно найти и на регистрах бухгалтерского учета.
Как правило, заработная плата сотрудников списывается с себестоимости продукции, поэтому с 70 корреспондируют, такие счета как:
- Если речь идет о производственном предприятии, то используют:
- 20 Основное производство.
- 25 Общепроизводственные расходы.
- 26 Общехозяйственные «управленческие» расходы.
- 29 Обслуживающие производства и хозяйства.
- Когда проводки реализуются в торговых предприятиях , то используют – 44 «Расходы на продажу».
Тогда проводка будет выглядеть как Д (дебет) 29 (25,44 или др.) К (кредит) 70.
Причем принцип проводки также зависит от специфики компании. То есть, проводка может осуществляться на общую сумму выплат по ЗП, а может отражать выплаты каждому сотруднику в отдельности.
Удержания из заработной платы
Удержания из заработной платы, как уже отмечалось выше в бухгалтерском учете проходит по дебету 70. Существует несколько видов удержаний. Как правило, они делятся на следующие группы:
- Обязательные вычеты – то, что относят к налогам и страховым взносам.
- За нарушения. Такие вычеты осуществляются в соответствии с приказом руководителя при нарушении правил или законодательства труда.
- С заявлением сотрудника.
Таким образом, удержания так и или иначе производятся со всех работников. Ведь НДФЛ взимается согласно законодательству с каждого, кто числится в компании. В Российской Федерации НДФЛ составляет 13% от общей суммы оплаты труда. 68 счет, отвечающий за налоги и прочие сборы, как раз и является корреспондентским, для проводки с НДФЛ.
Получается Д70 К68.
Однако, существуют и другие случаи удержаний, к примеру, если удержания происходят по исполнительному листу в пользу третьего лица, то получается Д70 К76.
Здесь важно запомнить один принцип, всегда при проводке операций с удержанием меняется счет по кредиту.
Начисление «зарплатных налогов» - страховых взносов
Первое, что необходимо уточнить, это то, что страховые взносы не начисляются и не удерживаются из заработной платы сотрудника. Поэтому, в данном случае 70 никак не участвует.
Страховые взносы платит руководитель компании. Вообще, раньше, страховые взносы носили иное наименование – единый социальный налог или ЕСН.
Страховые взносы платятся на медицинское, пенсионное и социальное страхование. Причем в 2011 году помимо изменение наименования, изменился и процент выплат. На сегодняшний день он составляет 30%.
ЕСН состоит из:
- Взнос в пенсионный фонд.
- Взнос в фонд социального страхования.
- Взнос в федеральный фонд обязательного медицинского страхования.
Страховые взносы или зарплатные налоги, отражаются на себестоимости продукции, именно поэтому по дебету используется 20 (25, 29,26,44), а не 70. Для корреспонденции используют 69, который отвечает за социальное страхование и обеспечение.
Выплата заработной платы
Итак, 4-ый, последний этап учета ЗП. К моменту выплаты заработной платы. Бухгалтер уже отразил на 70 счете ЗП по кредиту, и удержал НДФЛ все с того же 70. Разница между этими суммами и является зарплатой сотрудника, которую он получит.
Для того чтобы отразить оплату труда сотрудников используют 50 «Касса» или 51, если речь о безналичных выплатах. Все зависит от способа выплаты ЗП на предприятии, он может быть, как наличный, так и на банковскую карту.
Проводка будет выглядеть следующим образом: Д70 К50 или Д70 К51.
Характеристика 70 счета «Расчеты по оплате труда»
Теперь следует поподробнее рассказать о самом важном счете 70м. как уже было отмечено выше он используется для начисления заработной платы и удержания с нее вычетов (НДФЛ и пр.). 70 счет, наряду с 80, 01,41 и 10 является синтетическим.
Другими словами, он содержит в себе общие показатели денежных средств и коммерческих операций. То есть в контексте данной темы, можно сделать вывод о недостатке такого счета. Ведь в проводке нельзя отразить задолженность предприятия перед каким-либо одним сотрудником.
Однако, не стоит деть поспешных выводов. Если счет синтетический, то для записи используют номинальное денежное выражение. Таким образом, 70 выражается в рублях.
Другие аналитические счета, созданы для того, чтобы детализировать информацию. Грубо говоря, именно аналитические счета необходимы для раскрытия информации о конкретных операциях, процессов и так далее. Всегда между аналитическим и синтетическим счетом есть связь.
Причем остатки и обороты по аналитическому счету должны быть равны остаткам и оборотам синтетического. Грубо говоря, в синтетическом счете содержится аналитический. Примером тому и является 70С. Ведь он скрывает в себе данные по каждому из сотрудников. Содержание данных будет зависеть от правил установленных в компании о ведении регистра.
Если разложить 70 счет на кредит и дебет, то получим следующее:
- Кредит:
- Заработная плата сотрудникам.
- Резервы предприятия.
- Пособия.
- Доходы компании.
- Дебет:
- Премии работникам.
- Оплата труда.
- Всевозможные пособия.
- Налоги.
- Доходы, связанные с капиталом.
В зависимости от занимаемой должности и от отдела используют свой корреспондентский счет:
- Управленческие и иные расходы , то есть оплата труда тех сотрудников чья деятельность не связана с производственной.
- Отдел сбыта будет начислять по 44. Ведь именно здесь отражается затраты компании связанные с проданными или закупаемыми товарами.
- Обслуживающий персонал связан с 29.
- Работники, чья деятельность, так или иначе, связана с ремонтом получают ЗП по 23.
- Мастера цеха , а также прочие сотрудники чья деятельность напрямую связана с производством, получают заработную плату, отраженную на 25 или 20 с.
Примеры бухгалтерских проводок по учету заработной платы и налогов с нее
Итак, рекламное агентство «Ретранс» выплачивает сотрудникам ЗП за сентябрь 2015 года. В этой фирме не принято, делать проводки по каждому из сотрудников, а заработная плата здесь выплачивается через кассу. Сумма оплаты труда в компании за год не более 600-700 тыс. руб.
30.09.2015:
- Д20 К70 132 000 Начислена зарплата.
- Д20 К68 17 160 НДФЛ.
- Д20 К69 29040 ПФР.
- Д20 К69 6732 ФМС.
- Д20 К69 3567 ФСС.
Устраиваясь на работу, любой человек, естественно, планирует получать зарплату. И это правильно, ведь каждый труд должен быть оплачен. Но, чтобы выплатить сотруднику его заработок, необходимо оформить ряд документов и произвести расчет заработной платы. Как именно это сделать? Разбираемся в вопросе.
Зарплата и правила ее выплаты
Все важные моменты по поводу выплаты заработной платы регулирует в нашей стране Трудовой кодекс, а государство выступает гарантом трудовых отношений, что означает надзор и контроль за своевременной оплатой труда и соблюдением работодателями сроков выплат. Статья 136 Трудового кодекса четко определяет сроки выплаты заработной платы: два раза в месяц.
Это правило не отменяют никакие положения об оплате труда персонала, принятые в конкретных учреждениях и организациях, поскольку по закону внутренние документы организации не могут ухудшать положение работника по сравнению с теми условиями, который устанавливает Трудовой кодекс. Значит, если предприятие своим внутренним положением об оплате труда установило выплату заработной платы один раз в месяц, оно нарушает закон, что может повлечь за собой административную ответственность. Что же касается четких сроков (чисел выплаты заработной платы) в месяце, то они устанавливаются правилами внутреннего распорядка трудовым и коллективным договорами и не могут нарушаться.
Как правило, большинство организаций выплачивают сотрудникам аванс заработной платы и саму заработную плату, хотя Трудовой кодекс говорит именно о выплате заработной платы два раза в месяц. Если же речь идет об авансе – небольшой сумме в счет заработной платы — необходимо четко оговорить сроки и размер аванса и закрепить это локальным актом внутри организации, поставив в известность банк, через который проходят платежи, и федеральное казначейство. При этом стоит отметить, что аванс, в отличие от заработной платы, не зависит ни от объема выполненных работ, ни от отработанного времени. Его размер определяется организацией, и сумма каждый раз остается неизменной.
Документы для расчета заработной платы, которые оформляются при приеме на работу
Основанием для начисления заработной платы являются документы, которые оформляются при приеме сотрудника на работу. К ним относится трудовой договор (контракт) и приказ о приеме на работу. Один экземпляр приказа (или выписка из приказа) поступает в бухгалтерию, где на его основании на сотрудника открывается лицевой счет и заводится личная карточка. В приказе указывается, с какого именно числа сотрудник принят на работу, размер оклада, надбавок и доплат, стимулирующих выплат, которые будут ему выплачиваться. Если эти документы оформлены правильно и поступили в бухгалтерию вовремя, то заработная плата будет своевременно начислена и выплачена работнику.
Другие документы для расчета заработной платы
Заработная плата в любой организации начисляется в соответствии с установленными тарифами, расценками, положением об оплате труда и согласно сведениям об отработанном сотрудниками времени. Поэтому, чтобы ответить на вопрос, как рассчитать зарплату в конкретной организации, нужно изучить не только положения Трудового кодекса, но и внутренние документы предприятия. Ведь для начисления заработной платы бухгалтеру потребуется и приказ о приеме сотрудника на работу, и штатное расписание, и трудовой договор, и табель учета рабочего времени, и документы, подтверждающие выполненный объем работы (для сдельной оплаты труда). Кроме того, существует ряд документов, которые могут изменить размер заработной платы в сторону увеличения или уменьшения. К ним относятся приказы на премирование сотрудников, служебные записки, коллективный договор, положение об оплате труда.
Повременная и сдельная оплата
На государственных предприятиях система оплаты труда сотрудников и порядок расчета заработной платы определяется государством, а на частных – владельцем. При этом независимо от типа организации, оплачивать работу сотрудников нужно в полном соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации. На сегодняшний день существует повременная и сдельная формы оплаты труда.
- Повременная оплата подразумевает оплату работы сотрудника в зависимости от квалификации, установленного оклада и отработанного времени. Учет рабочего времени ведется уполномоченным сотрудником в табеле учета рабочего времени, где отмечается количество отработанных часов за каждый рабочий день, количество ночных часов (если должность предусматривает работу в ночное время), количество отработанных часов в праздничные и выходные дни (если такая работа имела место) и прочее. В табеле также отмечаются пропуски работы в связи с временной нетрудоспособностью, отпусками, прогулами, выходными. Табель учета рабочего времени в данном случае является основным документом для расчета заработной платы, поэтому он должен соответствовать форме Т-13 и требованиям законодательства, иметь все нужные реквизиты и быть правильно заполненным.
- А сдельная оплата труда зависит от выполненной работы или количества произведенной продукции. В этом случае за основу берутся расценки, которые предприятие устанавливает на выпускаемую продукцию или производимые работы и выполненный сотрудником объем, который учитывается в специальных документах (их ведут мастера участков, старшие смен, бригадиры или другие работники, которые выполняют такие функции). Формы первичных документов, в которых ведется учет произведенной каждым сотрудником продукции или выполненных работ, предприятие может разрабатывать самостоятельно. Это могут быть как акты выполненных работ, так и наряды или маршрутные листы (для транспортных компаний). Обычно на предприятии расценки на конкретные работы или продукцию постоянны. Это значит, что для расчета зарплаты нужно количество выполненных работ или произведенной продукции умножить на сдельную расценку. Существует также сдельно-премиальная оплата, когда заработок складывается из оплаты за фактически выполненную работу и премии, которая может быть установлена в фиксированном или процентном размере. А для тех организаций, которые имеют вспомогательное и обслуживающее производство, которые необходимы для основного производства, характерна косвенно-сдельная система оплаты труда. При такой системе работники вспомогательного производства получают зарплату из расчета определенного процента от общей суммы заработка сотрудников основного производства. Организации, в которых работают преимущественно производственные бригады, часто производят выплату заработной платы по сдельно-прогрессивной системе. Она основывается на расценках, а они, в свою очередь зависят от количества продукции, которая была произведена за конкретный период. Бригады получают зарплату по аккордной системе, когда вся сумма делится между членами бригады, в зависимости от отработанного каждым сотрудником времени.
Фонд платы труда
Чтобы правильно выплачивать зарплату сотрудникам, необходимо произвестирасчет фонда заработной платы, который включает в себя:
- начисленные суммы оплаты труда (в натуральной и денежной формах) и выплаты за неотработанное время (учебные отпуска, труд несовершеннолетних, вынужденные прогулы, простои, которые произошли не по вине сотрудника, курсы повышения квалификации);
- надбавки (если они есть), доплаты, вознаграждения, поощрительные и премиальные выплаты (к ним относятся разовые премии, надбавки за выслугу лет, материальная помощь, единовременные вознаграждения по результатам работы, оплата отпусков по уходу за ребенком, компенсации за неиспользованный отпуск);
- компенсации, выплаты на жилье, питание, ГСМ (если они предусмотрены).
Конечно, расчет фонда заработной платы в разных организациях будет несколько отличаться, но везде этот фонд рассчитывается, исходя из планируемого рабочего времени, объема производства по тарифным ставкам и сдельным расценкам. Наиболее часто применяется система планирования фонда оплаты труда по отдельным категориям работников, которые отличаются системой оплаты. Это значит, что нужно отдельно запланировать фонд заработной платы для руководителей, специалистов, служащих, рабочих-сдельщиков и рабочих-временщиков (для этого выполняется расчет заработной платы работников каждой группы), а потом посчитать общий фонд оплаты труда.
Особенности расчета заработной платы
Рассмотрим более подробно два варианта оплаты труда:
- Выплата зарплаты с выдачей аванса. Если предприятие выплачивает сотрудникам аванс и зарплату, то предоставлять документы для начислений нужно один раз в месяц. Аванс выплачивается за первую половину месяца и идет в счет будущей зарплаты. Его размер заранее оговорен и не зависит от отработанного времени, следовательно, зарплата не начисляется (а значит, не нужны дополнительные документы: табеля учета рабочего времени или закрытые наряды), и по кредиту счета 70 не отражается. Это значит, что ни НДФЛ, ни взносы на социальное страхование не начисляются, поскольку аванс не является объектом налогообложения (а заработная плата, которая относится к вознаграждению за выполненную работу – является). Потом по результатам месяца производится начисление заработной платы, которая и служит базой для налогов и сборов в пенсионный фонд и фонд социального страхования.
- Выплата зарплаты за первую и вторую половину месяца. Если же внутренними документами организации установлена выплата заработной платы два раза в месяц, как того и требует Трудовой кодекс, то все документы для производства начислений должны подаваться в бухгалтерию два раза в месяц. При выплатах зарплаты дважды в месяц возникает вопрос об уплате НДФЛ и сборов: как платить, один или два раза в месяц? Ответ на этот вопрос достаточно четко дает статья 226 Налогового кодекса РФ. Там говорится о том, что НДФЛ и социальный налог нужно платить один раз в месяц, а вот взносы в пенсионный фонд следует платить два раза в месяц.
Пример расчета зарплаты
Попробуем произвести простой расчет заработной платы сотрудника с повременным заработком. В исходных данных: оклад – 15 000 рублей и право на стандартный вычет, размер которого по закону составляет 400 рублей в месяц.
Расчет НДФЛ производится по формуле: (оклад – 400 рублей) х 13/100
В денежном эквиваленте это будет выглядеть так: (15000 — 400) х 13/100 = 1898 рублей.
Если же работник отработал не все рабочие дни в месяце, то его зарплата, естественно, будет меньше. В этом случае нужно сначала рассчитать стоимость отработанных дней исходя из оклада. Допустим, что сотрудник был на больничном, и из 21 рабочего дня отработал только 15. Тогда получаем: 15000 / 21х15 = 10714,29 рублей.
Рассчитываем НДФЛ: (10714,29 – 400) х 13/100 = 1341 рубль, а сумма, положенная к выдаче на руки: 10714,29 – 1341 = 9373,29 рублей. Конечно, если на предприятии предусмотрены дополнительные выплаты или сотрудник имеет право на другие налоговые вычеты, они также учитываются при начислении заработной платы, как и возможные удержания.
Налоги и удержания
Надо сказать, что между начисленной заработной платой и той суммой, которую сотрудник получает на руки, есть некоторое отличие. Реальная зарплата – это разница между начисленной заработной платой и удержанной суммой. Что такое – удержанная сумма? Статья 137 Трудового кодекса РФ четко определяет виды возможных удержаний, к которым относятся:
Таким образом, на руки работник получает сумму начисленной заработной платы, которая уменьшилась на размер всех удержаний. Но тут стоит сказать, что закон оговаривает возможный предел удержаний с каждой заработной платы: он не должен превышать 20%. Для особых случаев предусмотрен порог в 50%, который не может быть превышен даже при необходимости удержаний по нескольким исполнительным листам.
Едва ли не самый важный вопрос, который волнует, как работника, так и работодателя, – это начисление зарплаты. Если работодатель где-то ошибется и недоплатит работнику, у него могут возникнуть серьезные проблемы с трудовой комиссией и налоговой службой, а если работник не будет знать, из чего складывается его заработная плата и порядок ее выплаты, он может никогда и не узнать, что ему недоплачивают.
Нормативная база
Особенности начисления и выплаты заработной платы описаны в ст. 21 Трудового кодекса Российской Федерации. В ст. 136 Трудового кодекса «Порядок, место и сроки выплаты заработной платы» описываются главные нюансы, которые необходимо знать работодателю, осуществляющему начисление и выплату заработной платы.
Как начисляется зарплата
Заработная плата каждого работника начисляется согласно установленному на предприятии порядку, с которым работник обязательно должен быть ознакомлен. При начислении зарплаты учитывается система оплаты труда, которая установлена на данном предприятии для данной категории работника, все меры поощрения и взыскания, все социальные и прочие выплаты и налоговые вычеты. Пенсионные и страховые взносы работодатель по законодательству оплачивает из собственных средств.
Сведения, необходимые для начисления
Начисление зарплаты происходит с первого же дня, когда работник приступает к выполнению своих служебных обязанностей.
После того как работник приносит все необходимые для оформления на работу документы в отдел кадров (или непосредственно работодателю, если речь о небольшом предприятии), он подписывает трудовой договор с работодателем.
В трудовом договоре оговариваются все нюансы трудовых отношений – от режима работы и выплаты заработной платы до особенностей расторжения трудового договора. На основании этого договора по предприятию издается приказ или распоряжение о приеме на работу нового сотрудника, и именно этот документ и является для бухгалтерии (или расчетного отдела) основанием для начисления заработной платы.
Помимо приказа или распоряжения о приеме на работу, который содержит сведения о дате начала работ, окладе сотрудника и его фамилии, имени, отчестве, должности, табельном номере, бухгалтеру, начисляющему заработную плату, нужны также следующие сведения:
- установленная система оплаты труда – повременная, сдельная или смешанная;
- фактически отработанное время или сведения об объеме произведенной продукции (оказанных услуг).
Для уволенных сотрудников понадобится также дата прекращения трудовых отношений и сведения о неиспользованных днях отпуска.
Системы оплаты труда
Для того чтобы знать, как начислить зарплату, необходимо знать, какая система оплаты труда установлена работнику. Существуют следующие две основные системы:
- повременная – когда работнику зарплата начисляется в зависимости от отработанных часов, дней, недель и так далее. Учет ведется в рабочем табеле – электронном или бумажном;
- сдельная – когда заработная плата выплачивается, например, за количество выполненных единиц продукции или оказанных услуг. Учет ведется по формам, разработанным и установленным на предприятии.
Порядок выплаты
Согласно трудовому законодательству, заработная плата должна выплачиваться два раза в месяц. Даты выплат работодатель может устанавливать самостоятельно и обязательно должен прописать в локальных документах предприятия, например, в коллективном договоре.
Также работодатель должен установить, производятся ли выплаты наличными или переводятся на счет работника в банке и утвердить форму документа (расчетного листа), в котором будет описано начисление заработной платы, начисленных надбавок, произведенных вычетов и тому подобное.
Согласно Трудовому кодексу, работодатель обязан ознакомить работника как с порядком начисления заработной платы, так и со всеми подробностями ее начисления.
Обычно первую выплату в начале месяца принято называть авансом. Для его расчета применяют один из двух методов:
- устанавливают определенный процент от положенного работнику оклада – например, тридцать или сорок – без учета премий, надбавок, удержаний и тому подобного;
- рассчитывают заработную плату, положенную работнику за фактически отработанное время или за выработанное количество единиц товаров (услуг) с учетом премий, надбавок и удержаний.
Разумеется, удобнее рассчитывать и выплачивать фиксированную сумму. Выплаты должны производиться строго в установленный день; если он выпадает на выходной или праздник, выплату необходимо произвести накануне. Учет выплат должен вестись по ведомости, форма которой установлена Государственным комитетом статистики 05.01.2004.
Дополнительные начисления и удержания
До того, как зарплата выплачивается, необходимо произвести все положенные работнику выплаты и удержания. Удержания бывают следующими:
- выплата подоходного налога – обязательного государственного налога на доходы физических лиц, в перечень которых попадает и заработная плата;
- удержания за причиненный работником материальный ущерб;
- удержания за перерасходованные отпускные дни (для уволенных работников);
- алименты;
- выплаты на погашение займа – по письменному заявлению работника;
- удержания, в случае если была излишне выплаченная зарплата.
Дополнительные выплаты бывают следующими:
- установленная на предприятии обязательная или дополнительная премия по результатам труда в расчетный период;
- установленный в регионе коэффициент;
- установленная надбавка за условия труда;
- отпускные выплаты.
Рассмотрим некоторые удержания и дополнительные выплаты подробнее.
Подоходный налог
Согласно законодательству, перед выплатой зарплаты из нее необходимо удерживать налог на доходы физических лиц. Процентная ставка для резидента страны – лица, которое провело на территории государства последние сто восемьдесят три дня, – составляет тринадцать процентов. Подоходный налог высчитывается до удержания алиментов, денег на погашение займа и тому подобного.
Начисление отпускных
Выплата отпускных (как и удержание) производится по среднедневному заработку. Если работник отработал расчетный период (год) полностью, то среднедневной заработок равен выплаченной за этот период заработной плате, разделенной на двенадцать месяцев и среднемесячное количество календарных дней – эту величину принято считать 29,4.
Если работник не полностью отработал расчетный год, то количество месяцев, которые он отработал полностью, умножают на среднемесячное количество календарных дней и прибавляют календарное количество дней в неполностью отработанном месяце. На получившееся число делят зарплату, выплаченную работником за отработанный им период. Среднедневной заработок умножают на количество дней отпуска и работнику выплачивают полученную сумму.
Отпускные деньги должны быть выплачены работнику за три дня до того, как он уйдет в отпуск, поэтому заниматься расчетом отпускных лучше, не дожидаясь окончания месяца. Приказ о предоставлении работнику отпуска должен быть оформлен и завизирован за две недели до его начала.
Начисление пособия по больничному листу
Выплата пособия по больничному листу тоже производится по среднедневному заработку, но его вычисляют методом деления среднего заработка (за последние два года) на семьсот тридцать – количество отработанных дней. При выплате пособия учитывается также страховой процент, который устанавливается в зависимости от страхового стажа:
- менее пяти лет – шестьдесят процентов;
- от пяти до восьми лет – восемьдесят процентов;
- восемь и больше лет – сто процентов.
Среднедневной заработок умножают на количество дней по больничному листу, полученную сумму умножают на страховой процент и получившееся число выплачивают работнику.
Выплата пособия по больничному листу возможна только тогда, когда больничный лист закрыт и предоставлен работником в бухгалтерию или расчетный отдел предприятия. Чаще всего больничные выплаты работник получает со следующей заработной платой.
Пособия по беременности и родам всегда умножаются на сто процентов, вне зависимости от страхового стажа. Также среднедневной заработок подсчитывается немного иначе: средний заработок необходимо разделить на количество дней в двух последних отработанных годах за исключением тех дней, когда работница была на больничном, в отпуске по родам и уходу за ребенком.
Поскольку нюансов при выплате заработной платы очень много, пример начисления заработной платы в каждом конкретном случае будет разным.
Случаи неправильного начисления
Нельзя сказать, что случаи, когда зарплату начисляют неверно, часты и повсеместны, но иногда случаются. Зарплата может быть неправильно начислена по разным причинам, например, в случае механической ошибки бухгалтера, который посчитает не ту сумму или цифру.
«Лишние» деньги считаются неосновательным обогащением и их необходимо вернуть – то есть они будут удержаны из следующей заработной платы. При этом существуют такие нюансы: общая сумма всех удержаний не должна превышать двадцать процентов от установленной работнику заработной платы. То есть в случае, если работник, например, дополнительно еще выплачивает алименты, сумма этой выплаты и удержания по возврату неверно начисленной зарплаты не могут превышать упомянутых выше двадцати процентов; если излишняя зарплата была выплачена в результате недобросовестного поведения работника или счетной ошибки бухгалтера, она удерживается с работника, если же зарплата была завышена из-за халатности бухгалтера, издержки высчитают с бухгалтера, поскольку по его вине был причинен убыток предприятию.
Неизбежно связана с затратами. Причем не только материальными, но и затратами живого труда.
Немаловажным моментом является корректное отражение зарплаты на счетах бухгалтерского учета, поэтому требуется составить правильные по заработной плате. При этом стоит отметить, что персонал предприятия подразделяется на рабочих и служащих - руководителей и специалистов. Это необходимо учитывать, чтобы составить правильные проводки по зарплате.
Для учета зарплаты, а также других выплат (больничные, отпускные, материальная помощь и т.п.) использует синтетический В кредит данного счета попадают все начисления работникам, а по дебету учитывают удержания (НДФЛ, алименты и т.п.) и непосредственно саму выдачу зарплаты.
Стоит отметить, что зарплата персонала включается в затраты предприятия и отражаются по дебету соответствующих «затратных» счетов. Итак, проводки по заработной плате формируются в следующем порядке.
- В дебет попадает зарплата рабочих основных цехов. По каждому виду изготавливаемой продукции возможно открыть субсчета.
- По дебету 23 счета отражают зарплату работников вспомогательных производств. К примеру, такой проводкой начисляют заработную плату работников ремонтного цеха, если такой имеется на предприятии.
- По дебету счета 25 собираются затраты, связанные в целом с производством и относящиеся ко всем видам изготавливаемой продукции. Такие проводки по заработной плате, например, отражают зарплату начальника цеха.
- В дебет 26 счета попадает зарплата управленческих служащих. Таким образом отражается начисление зарплаты сотрудникам администрации, бухгалтерии, юридического отдела, отдела ИТ и прочих подразделений.
- По дебету счета 28 отражают зарплату тех работников, которые занимаются исправлением брака.
- По дебету счета 29 ставятся затраты обслуживающих подразделений. Такая проводка делается в случае, если у предприятия имеется столовая, детский сад, санаторий для работников и т.п. Тогда оплату труда людей, работающих в данных подразделениях, следует отражать именно так.
- В дебет 44 счета попадет зарплата работников, отвечающих за сбыт продукции. Такой проводкой начисляется зарплата менеджеров по продаже при наличии у предприятия собственных торговых точек, зарплата работников этого магазина, а также работников торговых предприятий.
К слову сказать, страховые взносы попадают в дебет тех же счетов, что и зарплата, а по кредиту - на счет 69.
Однако это не все нюансы, связанные с начислением зарплаты. Бывают ситуации, когда, например, работники монтируют новое оборудование, принимают участие в приобретении этого самого оборудования или других производственных запасов. Тогда кредит 70 счета корреспондирует со счетами 07, 08, 10, 11 и 15.
Если работнику следует начислить или любую другую выплату за счет ФСС, то дебетуется счет 69.
Также в корреспонденции с 70 счетом дебетуются такие счета, как 84 или 86. Такими проводками обозначаются начисления материальной помощи и разнообразных пособий, в том числе доходы по имеющимся у работников акциям предприятия (Дт 84 счета), начисления выплат за счет (Дт 86 счета).
Также действующее законодательство предусматривает возможность создания резерва на выплату, к примеру, вознаграждений за или отпускных (так поступают в тех случаях, когда отпуск работника приходится на два и более расчетных периода). Тогда вначале дебетуются соответствующие счета учета затрат, а в кредит ставится счет 96. Впоследствии суммы таких начислений списываются с дебета 96 счета в кредит 70.
Теперь вы знаете, как составлять проводки по заработной плате. Надеюсь, что данная информация окажется вам полезна, и бухгалтерский учет станет для вас гораздо понятнее.