В статье вы узнаете, как происходит расчет компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении. Работник проходит процедуру увольнения. По закону она должна завершаться полным окончательным расчетом со стороны работодателя. Если у работника остались дни неиспользованного основного оплачиваемого отпуска, то работодатель должен провести расчет компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении . Порядок этого расчета вы найдете в статье ниже. Для облегчения понимания ситуации приведен пример расчет компенсации при увольнении.
Порядок расчета компенсации за неиспользованный отпуск
1. Определяется число дней отпуска, не использованных работником за отработанный им период времени. За эти дни и нужно будет рассчитать компенсацию. При этом время, когда сотрудник находился в отпуске по уходу за ребенком, не включается в расчет стажа, дающего право на отпуск. Также не учитываются дни отпуска за свой счет свыше 14 дней в год.
Воспользуемся примером:
Допустим, работник отработал на предприятии 18 месяцев и за этот период провел в отпуске 12 дней. Нужно учесть, что для расчетов используются календарные дни, а не рабочие. Поэтому, число дней полного тарифного отпуска, обычно их 28, делится на полных 12 месяцев, после чего умножается на количество отработанных месяцев, минус количество использованных отпускных дней:
Не использованные дни отпуска = (28 дн. / 12 мес.) * 18 мес. – 12 дн. = 30 дн. Итого, количество не отгуленных дней отпуска равняется 30. Именно за них должна быть выплачена компенсация.
2. Определяем средний дневной заработок. Это заработок будет использоваться для расчета компенсации за отпуск при увольнении.
Расчетный период для определения дневного заработка - 12 месяцев, предшествующих увольнению.
Вычисляем суммарный заработок за расчетный период и делим на количество отработанных календарных дней.
Определение отработанных календарных дней:
- для полностью отработанных месяцев: количество полностью отработанных месяцев умножаем на 29,4 (с 02.04.2014 этот коэффициент равен 29,3);
- для неполностью отработанных месяцев: количество отработанных дней в месяце делим на общее число дней в этом месяце и умножаем на 29,4 (с 02.04.2014 коэффициент равен 29,3).
Средний дневной заработок при расчете компенсации определяется также, как и при расчете отпускных, подробно этот момент рассмотрен в .
3. Рассчитываем размер компенсации при увольнении. Он равен количеству дней неиспользуемого отпуска, умноженному на значение среднего дневного заработка.
При увольнении работника ему причитается выплата различных сумм. Это и непосредственно заработная плата, и задолженности организации перед ним, разнообразные другие выплаты, и, конечно же,компенсация за отпуск, которым сотрудник не воспользовался .
Вопросы, связанные с правилами и нормами расчета таких компенсаций, интересуют в первую очередь не только самих работников, но и бухгалтеров-расчетчиков. На самом деле, в этом ничего сложного нет, важно лишь четко и последовательно следовать правилам расчета. Так, в принципе каждый работник сможет самостоятельно вычислить размер положенной ему суммы.
В соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации всем работникам, отработавшим более одиннадцати месяцев, положен оплачиваемый отпуск в течение двадцати восьми календарных дней (соответственно и выплаты в таком случае будут наибольшими). Его длительность варьируется в зависимости от профессии человека (например, у врачей отпуск превышает двадцать восемь дней), от условий труда (у работников, трудящихся на опасных и вредных работах к отпуску также добавляются дополнительные дни), от выполнения сверхурочных работ и прочее. Бывают случаи, когда внутренними локальными актами в организации работодатель устанавливает для своих подчиненных дополнительные дни отпуска - на это он имеет полное право. А вот, например, уменьшать продолжительность отпуска, установленную законодательством, никто не имеет полномочий . Единственно допустимая ситуация без нарушений ТК РФ: это возможность вызвать сотрудника на работу исключительно с его согласия и предоставить компенсацию за "пропавшие" дни деньгами. Между прочим, эта процедура очень близка к порядку расчета размера отпускных при увольнении, но более подробно мы поговорим о расчете отпускных именно при увольнении работника.
Подробная информация
Компенсация за отпуск, которым сотрудник не успел воспользоваться, при уходе работника с работы, полагается лишь тем, кто трудился в организации (на предприятии) по официально заключенным трудовым договорам. Расчеты по неиспользованным отпускам с работниками, трудившимися по гражданско-правовым договорам, не производятся , так как гражданско-правовые договоры значительно отличаются от трудовых.
Право на компенсацию возникает у сотрудников, проработавших в организации не меньше, чем половина месяца. Если же человек работал менее чем полмесяца, компенсация ему не положена. И в таком случае половина месяца при расчете отпуска будет считаться как полный месяц и представлять собой 2,33 условных дней положенного отпуска.
Работники, уволенные во время прохождения испытательного срока, имеют аналогичные права, как и другие сотрудники.
Таким образом, для любых работников мы пока можем определить продолжительность полагающегося им отпуска:
Например, сотрудник был принят на работу 01.06.2015, а уволен - 29.06.2015. Согласно с указанным выше порядком расчета, это можно округлить до полного месяца. То есть, месяц*2,33дня = 2,33 дня отпуска.
Или же другой пример для большего понимания: сотрудник отработал на предприятии с 15.04.2015 по 18.07.2015. Так, мы видим, что отпускной стаж составил 3 круглых месяца. И, значит, 3мес*2,33дня = 7 отпускных дней.
Также можно привести пример, когда человек заработал полный (28-дневный отдых): принят на работу 01.02.2014, а уволился, допустим, 30.01.2015. Стаж более 11 месяцев, значит, полагается компенсация за полный отпуск.
Но бывают и случаи, когда работник отработал после своего последнего "отгулянного" отпуска больше, чем пять с половиной (полгода по правилам округления) месяцев и имеет право на компенсацию за полные двадцать восемь дней . Подобное правило применяется в случаях:
- когда организация - банкрот и прекращает свою деятельность;
- или, например, в случае смерти её владельца;
- если работник уволен по причине сокращения штата;
- если сотрудник направлен на долгосрочное обучение или был призван на службу в армию.
Теперь, когда нам известно, как определяется длительность полагающегося отпуска в днях, можно приступить к расчету компенсации за его неиспользование . Для определения ее размера необходима информация о среднемесячном (или годовом) доходе работника. Это важное значение, которое заметно влияет на сумму компенсации. Приведем пример для улучшения понимания:
Например, общий годовой доход человека составил 350000 рублей. Значит, 350000рублей надо разделить на 29,3, далее результат разделить на 12, и всё это умножить на длительность положенного отпуска в днях. То есть, расчет таков: 350000/29,3/12*28 = 27872,58 руб - сумма компенсации.
Другой способ определения размера компенсации: количество отработанных месяцев умножается на 2,33 (как в примере выше). После этот результат умножается на средний дневной заработок. Так, мы получим нужный результат.
Пример: человек отработал 6 месяца. Его заработная плата составляла 25000 рублей, значит полугодовой заработок равен 6*25000 руб = 150000 рублей. Шесть месяцев содержат 136 рабочих дней. Так, получим, 150000/136 = 1102,94 руб. - средний дневной заработок. И компенсация составит: 6*2,33*1102,94 = 15419,1 руб.
Таким образом, мы рассмотрели, как самостоятельно можно рассчитать причитающиеся выплаты. Отметим, что, если работник использовал отпуск авансом или же воспользовался частью отпуска, конечно же, аванс подлежит вычету из итоговых сумм выплаты, а за "отгулянную" часть компенсация не полагается.
Не забудьте, что компенсацию работодатель вам предоставит в случае вашего письменного заявления. В противном случае могут возникнуть трудности. В учет при определении соответствующих сумм не берутся праздничные и выходные дни, дни отсутствия на работе без уважительной причины, а также дни, потраченные по причине ухода за ребенком.
Заметим, что некоторым категориям работников законодательство не разрешает заменять отпуск денежной компенсацией. К ним относятся: беременные женщины; трудящиеся в возрасте до 18 лет; люди, занятые тяжелым трудом, а также занятые на работе с вредными (опасными) условиями.
Обобщая результаты, можно сформулировать некоторые выводы:
- размер выплат напрямую зависит от количества заработанных дней отпуска, которыми работник не воспользовался;
- выплаты осуществляются при наличии заявления от трудящегося;
- чем больше ваш заработок, тем, соответственно, больше будет размер компенсации;
- существуют периоды, за которые сумма выплат не начисляется (праздники, выходные; пропуски без уважительной причины; уход за ребенком).
Итак, практика показывает, что самым распространенным случаем, подразумевающим начисление денежной компенсации за отпуск, которым так и воспользовался сотрудник, является увольнение работника. Но во всех правилах, как говорится, есть исключения. Так, в частности, человеку, уволенному вследствие его незаконных (виновных) деяний, никаких компенсаций не выплачивается. А в большинстве случаев, при увольнении человеку по его письменному заявлению предоставляются компенсации как за основной, так и за дополнительный (при наличии) отпуск.
Всегда приходит момент, когда тот или иной сотрудник начинает интересоваться вопросом, можно ли получить компенсацию за неиспользованный отпуск, при какой обстановке она положена и как рассчитать компенсацию за отпуск при увольнении. Попробуем разобраться с этой проблемой более детально, развеяв все сомнения.
Право на деньги
При увольнении сотрудника из организации по какой-либо причине он может иметь в запасе календарные дни отпускного периода, которые не были им использованы ранее. Работник имеет установленную законодательством возможность пойти и отгулять оставшееся количество дней и затем попрощаться с компанией. А может – и взять компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении, что вполне правомерно по законодательству страны. О данном факте говорит:
- статья 127 Трудового кодекса РФ;
- п. 28 Правил, утвержденных НКТ СССР № 169 от 30.04.1930 г. (далее – Правила № 169).
Важность вопроса
Информацию о том, как обеспечить себе компенсацию за неиспользованный отпуск, человеку необходимо узнать заранее, чтобы недобросовестный работодатель не имел возможности нарушить трудовое законодательство, проигнорировав его право на компенсацию за отпуск при увольнении.
Бухгалтер по расчетам с сотрудниками должен быть в курсе, как рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск. Невыполнение данного действия влечет за собой применение со стороны контролирующих органов определенных штрафных санкций.
Право на перенос или деньги
Итак, необходимо понять, каким образом у сотрудника мог возникнуть невостребованный отпуск, за который положена компенсация, и как посчитать дни неиспользованного времени. Нужно сразу же уточнить: неотгуленный отпуск и компенсация за него могут появиться в силу нескольких оснований. В том числе, если в процессе положенного по закону отдыха наступил период:
- временного недомогания, на которое выдан больничный лист;
- выполнения государственных обязанностей, для несения которых сотрудник в нормальных трудовых условиях имеет право игнорировать работу;
- отзыва сотрудника из основного отпуска.
Правила расчетов
По вопросу, как рассчитывают компенсацию за неиспользованный отпуск, нужно сказать, что она представляет собой проведение несложных подсчетов. Именно от их результата зависит тот объем средств, который получит сотрудник организации. При отсутствии необходимых знаний предлагаем ознакомиться с этим вопросом более детально.
Итак, компенсация за отпуск должна быть высчитана за все календарные дни, которые человек не употребил в качестве отдыха. Это касается как главного, так и дополнительного отпуска. Вне зависимости от его типа сумму компенсационной выплаты вычисляют за все дни, положенные работнику.
Не следует уделять много внимания основанию увольнения: в любой ситуации и основной, и дополнительный отпускной период должны быть возмещены деньгами.
Для правильного расчета компенсации за неиспользованный отпуск уточним: в ситуации, при которой год фактически выработан не полностью, исчисление календарных дней отпускного срока проводят соразмерно реально отработанному периоду. Так, при условии, что сотрудник фактически трудился меньше 11 месяцев без предоставления отдыха в этом периоде, количество календарных дней отпускного срока вычисляют так:
Дни отдыха = 2,33 × полные месяцы работы – отгуленные дни отпуска В данной формуле 2,33 – это особый индекс. Его рассчитывают, как отношение числа положенных дней отпускного срока к количеству месяцев в году (28/12 = 2,33). Как правило, этот показатель во многих случаях является стандартным для сотрудников при отсутствии особых условий расчета.
Необходимо также отметить, что показатель числа месяцев работы у нанимателя, рассчитывают с учетом п. 35 Правил № 169. Согласно им:
- при фактически отработанной половине месяца или больше его считают проработанным целиком;
- при условии, что отработано меньше половины месяца, его вообще не берут в расчет.
Иначе говоря, компенсация за отпуск при увольнении в 2018 году не будет выплачена, если:
- фактический стаж составляет меньше 1/2 месяца;
- ранее право на отдых уже использовано по полной схеме.
Как правило, после расчетов полученное значение выходит дробным, а не цельным числом. Тогда его можно округлить в большую сторону, то есть – в пользу сотрудника. Об этом гласит письмо Минздравсоцразвития № 4334-17 от 07.12 2005 г.
После подсчета количества дней, на которые имеет право сотрудник, поскольку они не использованы им ранее, делают непосредственный расчет компенсации за неиспользованный отпуск. Схема такая:
Компенсация = число неиспользованных дней × средний дневной заработок Показатель среднего дневного заработка вычисляют согласно п. 4 Положения Правительства РФ, утвержденного постановлением № 922 от 24.12.2007 года. То есть аналогичным образом, как и для обычных отпускных.
Расчет в рабочих днях
Иногда расчет компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении ведут не в календарных, а в рабочих днях. Самыми главными обстоятельствами подобного варианта расчета выступают:
- заключение с человеком трудового договора на период меньше двух месяцев;
- прием на работу сезонных сотрудников.
Сориентируем, как рассчитать компенсацию отпуска при увольнении для подобных договоров. Так, сама формула исчисления компенсационной выплаты остается неизменной. Единственное, при вычислении неиспользованных дней отпуска берут коэффициент 2, а не 2,33. Все остальное – как описано выше.
Компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении надо считать так же, как и отпускные. То есть брать средний заработок сотрудника за расчетный период и умножать эту величину на количество неотгулянных дней.
Итак, чтобы рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск, связанную с увольнением, определите:
1. Продолжительность расчетного периода.
2. Заработок сотрудника за расчетный период.
3. Средний дневной заработок.
4. Итоговую сумму компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении.
Особые обстоятельства расчета
Рассмотрим особые обстоятельства расчета компенсации за неиспользованный отпуск. К ним относят:
- при стаже в организации от 11 до 12 месяцев можно рассчитывать на весь отпуск, как если бы фактически год отработан полностью. Исключение – стаж, равный 11 месяцам в силу округления (п. 28 Правил № 169 и письма Роструда № 1519-6-1 от 18.12.2012);
- даже если человек фактически трудился от 5,5 до 11 месяцев, право на весь отпускной период возникает при наличии таких внешних факторов, как ликвидация нанимателя, сокращение персонала, призыв на военную службу и др. Данное условие расчета денежной [компенсации за неиспользованный отпуск] следует использовать, только если человек трудился в компании меньше 1 года (п. 28 Правил 169 и письмо Роструда № 2368-6-1 от 09.08.2011).
Для более точного понимания механизма вычисления компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении рассмотрим конкретный случай.
ПРИМЕР
Администратор Верещагин принял решение об увольнении из ООО «Искра» 18 июля 2018 г. На работу в данную организацию он устроился 01 июня 2017 года. Согласно графику, ему был предоставлен основной отпуск в количестве 14 дней. А по принятому в компании положению об оплате труда, количество неотгуленных дней отпуска округляют до целого числа. Рассчитанный средний дневной заработок Верещагина составил 1754 руб.
Выяснив число фактически отработанных дней, получаем такой результат. Верещагин проработал:
1 год: 01.06.2017 – 31.05.2017.
1 месяц: 01.06.2018 – 30.06.2018.
18 дней: 01.07.2018 – 18.07.2018.
Исходя из того, что последний период отработан более чем на половину, его необходимо принимать за единицу, то есть отпускной стаж Верещагина равен 1 году и 2 месяцам.
Рассчитаем количество неиспользованных дней отпуска следующим образом:
28 дней + 2,33 × 2 мес. – 14 дней = 18,66 дней.
При округлении, согласно положению об оплате труда, количество неиспользованных дней отпуска составит 19 полных дней.
Компенсация за неотгуленный отпуск при увольнении составит:
19 × 1754 = 33 326 руб.
Имейте в виду: сделав расчет, наниматель обязан перечислить денежную компенсацию взамен отпуска именно в тот момент, когда человек увольняется – в последний день его присутствия на предприятии. Тогда же выплачивают и остальные причитающиеся ему денежные средства – зарплату, премии и др.
Деньги без последующего увольнения
А можно ли получить компенсацию за неиспользованный отпуск без увольнения в 2018 году? Оказывается, да. И это называют заменой отпуска денежной компенсацией, которая также закреплена на законодательном уровне.
Такая ситуация может возникнуть, если человек имеет законное право на отпускной период в количестве больше 28 дней, и самостоятельно выразит желание на подмену такого рода. Однако необходимо учесть, что заменить отпуск денежной компенсацией можно только в рамках количества дней свыше стандартного отдыха. То есть, сверх 28 дней.
Подчиненному нужно подать заявление на компенсацию за неиспользованный отпуск сверх установленного законом количества дней. А работодатель, в свою очередь, самостоятельно принимает решение, можно ли заменить отпуск денежной компенсацией или же отправить сотрудника в отпуск на все исчисленные дни.
Все это значит, что з амена отпуска денежной компенсацией допустима в случае, когда человеку положен дополнительный отдых, который согласно ст. 126 Трудового кодекса РФ может быть подменен денежной суммой. Ведь такой отпускной период предоставляют сверх основного отпуска, длительность которого равна 28 дням. Что касается, например, учебного отпуска, то он не может быть заменен на деньги.
Перенос
В ситуации, когда невостребованную часть основного отдыха переносят на следующий год, компенсация за неотгуленный отпуск также не предусмотрена. И связан этот момент с тем, что такие дни по сути не являются превышением, поскольку суммарно за все годы фактической работы они не перекрывают стандартного срока в 28 дней.
Невозможность замены деньгами
Для некоторых людей вопрос о том, положена ли компенсация за неиспользованный отпуск, не может быть поднят ни при каких обстоятельствах. В данную категорию входят беременные женщины и работники до 18 лет.
Для людей, занятых во вредных или опасных условиях труда, компенсация за отпуск по ТК РФ за дополнительные дни отдыха также недопустима. Однако на компенсацию за неиспользованный дополнительный отпуск при увольнении указанная норма законодательства не влияет.
Если сотрудник имеет право на денежную компенсацию за неиспользованный отпуск без увольнения в 2018 году, он в целях проведения данной операции в бухгалтерском и кадровом учете обязан написать заявление на компенсацию отпуска, образец которого может быть следующим.
Заявление на компенсационную выплату вместо дней отдыха
Заявление на компенсацию отпуска, образец которого представлен выше, не является стандартизированной формой. То есть, никак не закреплен на законодательном уровне. Чтобы компенсация за неиспользуемый отпуск при увольнении или при подмене части дополнительного отпуска была выплачена, сотрудник может использовать данный образец или любой другой, разработанный в организации.
В том случае, когда наниматель принимает решение об удовлетворении просьбы со стороны подчиненного, он издает надлежащий приказ о замене отпуска денежной компенсацией, образец которого может выглядеть следующим образом.
Приказ о замене отпуска денежной компенсацией
Так как приказ на компенсацию за неиспользованный отпуск, образец которого изображен ранее, имеет произвольную форму, желательно, чтобы она была разработана кадровой службой компании.
Кадровый учет выплаты
Что касается кадрового документооборота, то в соответствии с ТК РФ компенсация за неиспользованный отпуск в непременном порядке должна быть документально оформлена. И в первую очередь – отражена в личной карточке сотрудника (форма № Т-2). В ее восьмом разделе про положенный отдых отражают все необходимые к учету данные. В том числе:
Относительно расписания отпусков (форма № Т-7), в графе 10 «Примечание» нужно обязательно уточнить, что сделана выплата компенсации за неиспользованный отпуск без увольнения. И при этом следует непременно отобразить то количество дней отпускного периода, которые были подменены на денежные средства.
Налоговый учет выплаты
Если рассматривать компенсацию отпуска при увольнении в 2018 году с позиции налоговиков, то ее относят в затраты на оплату труда. А именно:
- при расчете налога на прибыль компенсационную выплату принимают на дату ее начисления. Наличие резерва на оплату отдыха сотрудника здесь роли не играет;
- при расчете налога на упрощенной системе с объектом «доходы за минусом затрат», компенсацию за неотгуленный отпуск при увольнении в 2018 году признают на дату ее перечисления.
Налогообложение НДФЛ компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении происходит в общем порядке с удержанием налога. И этот момент не связан с тем, в какой именно ситуации была получена компенсационная выплата – при увольнении или в качестве подмены дней отпускного периода. Налог, удержанный в России с компенсации за отпуск обязательно перечисляют в казну государства не позднее того дня, который идет за днем ее выплаты. Что касается отражения суммы налога по компенсации в справке о доходах физлица, то с 2018 год она имеет свою кодировку – 2013. А до 2018 года в качестве кода дохода по компенсации за неиспользованный отпуск в справках 2-НДФЛ применяли – 4800.
В справках 2-НДФЛ за 2017 года компенсацию за неиспользованный отпуск показывайте новым кодом дохода 2013.
Компенсация за неиспользованный отпуск облагается страховыми взносами во все фонды – ФСС, ПФР и федеральный медстрах. Причем это относится к любому виду компенсации – при увольнении или же подмене дней отпускного периода на денежные средства.
Бухгалтерский учет выплаты
Отражение к омпенсации отпуска при увольнении в бухгалтерском учете предполагает оформление специальных проводок:
- Дебет 20 и Кредит 70 – сделана компенсация за неиспользованный отпуск в 2018 г., расчет которой был произведен нами заранее;
- Дебет 70 и Кредит 68 – НДФЛ с рассчитанной компенсационной выплаты;
- Дебет 20 Кредит 69 – страховые взносы компенсационной выплаты;
- Дебет 70 и Кредит 50, 51 – перечисление компенсации за неиспользованный отпуск, когда выплачивается через кассу или расчетный счет.
На наш взгляд, на основании изложенного можно предположить, что вопрос, можно ли взять компенсацию за неиспользованный отпуск, раскрыт в полном объеме. А потому у любого человека больше не будет возникать трудностей с тем, как рассчитать компенсацию за отпуск.
Поговорим о том, как рассчитать основной и дополнительный отпуск и компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении. Для этого нам пригодится расчет среднего заработка, который описан в Постановлении правительства № 922 от 24.12.07 .
Как рассчитать средний дневной заработок?
Для расчета суммы отпускных и компенсации за неиспользованный отпуск нужно сначала рассчитать средний дневной заработок за 12 месяцев, которые предшествуют месяцу начала отпуска. Если сотрудник еще не проработал 12 месяцев, то средний дневной заработок рассчитываем со дня его трудоустройства. Определяем сумму заработка за расчетный период, включаем в нее доходы в денежной и натуральной форме: зарплату, премии, доплаты, надбавки за особые условия труда. Больничные, отпускные, другие выплаты, рассчитанные по среднему заработку, сюда не включаются.
- если месяц отработан полностью, то берется среднее значение календарных дней в 2018 году — 29,3;
- если в месяце были периоды, которые не включаются в расчет (например, больничный, отпуск и т п.), то учитываемые календарные дни за этот месяц рассчитываются пропорционально: (Число календарных дней месяца — Дни, не включаемые в расчет) * 29,3 / Число календарных дней месяца.
Теперь рассчитываем средний дневной заработок по формуле: Сумма выплат за расчетный период / Календарные дни за расчетный период .
Как рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск
Если сотрудник пишет заявление о замене части неиспользованного отпуска денежными выплатами или увольняется, не потратив дни отпуска, нужно рассчитать сумму для компенсации неиспользованного отпуска. И не забудьте удержать НДФЛ. О расчете количества дней, за которые положена компенсация, читайте . Формула для расчета суммы следующая:
Сумма компенсации = Средний дневной заработок * Количество дней неиспользованного отпуска.
Индексация среднего заработка при повышении зарплаты
Если перед отпуском сотрудника или во время него в организации повысили оклады (тарифные ставки), то нужно индексировать средний заработок для расчета отпускных. Здесь вам пригодится коэффициент повышения (КПВ): КПВ = ОН / ОС, где ОН — новый оклад, ОС — старый оклад. Есть три варианта индексации:
- Оклад повысился в течение расчетного периода. Тогда все выплаты, учитываемые при расчете отпускных, с начала расчетного периода до месяца изменения оклада умножаются на КВП.
- Оклад повысился после расчетного периода до начала отпуска. Весь рассчитанный средний заработок умножается на коэффициент повышения.
- Оклад повысился во время отпуска. Увеличивается только часть отпускных, начиная с даты действия новых окладов.
Оплата отпуска
Отпускные необходимо выплатить не менее чем за 3 дня до начала отпуска (ст.136 ТК РФ). Число дней отпуска берем из приказа руководства о предоставлении законного отдыха. Оплачиваем все календарные дни отпуска кроме нерабочих праздников (согласно ст. 120 ТК РФ).
Обычно вызывает вопросы ситуация, когда отпуск начинается в начале месяца. Например, сотрудник уходит в отпуск с 1 июля 2018 года, и выплатить отпускные нужно 27 июня. При этом для расчета требуется зарплата за июнь, которая еще не начислена.
В этом случае сначала выполняется расчет зарплаты за июнь: или предположив, что сотрудник доработает последние дни месяца, или исходя из уже отработанных дней. Затем рассчитываются отпускные. Если зарплата за июнь изменится после расчета отпускных, нужно будет выполнить пересчет и доплатить или удержать разницу.
Как рассчитать отпускные при помощи калькулятора?
Уведомить работников о начале отпуска можно либо отдельным документом - уведомлением, либо приказом о предоставлении отпуска, изданным не менее чем за две недели до предстоящего отпуска. Как с первым, так и со вторым документом работника необходимо ознакомить под роспись.
Действующее законодательство позволяет работникам по соглашению с работодателем разделить отпуск на части. При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ). Оставшиеся же дни отпуска могут быть разделены на любое количество дней (например, два, пять, восемь дней и т. д.). Такой вывод содержится в письме Роструда от 17.07.2009 № 2143-6-1 . Вместе с тем специалисты Роструда не рекомендуют дробить отпуск чрезмерно, поскольку за короткий срок работник не сможет полноценно отдохнуть и восстановить силы.
Очередной ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется работнику за каждый отработанный календарный год у одного работодателя.
Когда сотрудники могут уходить в отпуск
В первый год своей работы сотрудник может уйти в отпуск после того, как он отработает в организации или у индивидуального предпринимателя не менее шести месяцев.
Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться сотруднику в любое время рабочего года в соответствии с графиком отпусков, установленным в организации или у предпринимателя. Согласно статье 122 ТК РФ отпуск должен предоставляться ежегодно. При этом запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд, а также работникам в возрасте до 18 лет и лицам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.
Отсчет рабочего года начинается со дня поступления сотрудника на работу в организации или у ИП. Поэтому он зачастую не совпадает с календарным годом.
Отпускной стаж
Исчисление стажа работы, дающего право на ежегодный оплачиваемый отпуск, регламентируется статьей 121 Трудового кодекса РФ. Так, в отпускной стаж включаются:
- время фактической работы;
- время, когда работник фактически не работал, но за ним сохранялось место работы (должность), в том числе время ежегодного оплачиваемого отпуска, нерабочие праздничные дни, выходные дни и другие предоставляемые работнику дни отдыха;
- время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на прежней работе;
- период отстранения от работы сотрудника, не прошедшего обязательный медицинский осмотр (обследование) не по своей вине;
- время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, не превышающих 14 календарных дней в течение рабочего года.
В то же время в стаж работы, дающий право на отпуск, не входит:
- период отсутствия сотрудника на работе без уважительных причин, в том числе вследствие его отстранения от работы в случаях, предусмотренных ст. 76 ТК РФ ;
- время отпуска по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста.
Расчет отпускных
Чтобы рассчитать сумму отпускных, подлежащую выплате работнику, необходимо вычислить средний дневной заработок и умножить его на число календарных дней отпуска. Сам же средний дневной заработок рассчитывается, исходя из различных ситуаций, по-разному.
Расчетный период отработан полностью
Расчетным периодом считаются 12 календарных месяцев, предшествующих отпуску. Если этот период отработан полностью, средний дневной заработок определяется по следующей формуле (ст. 139 ТК РФ и п. 10 Положения):
Средний дневной заработок = Выплаты, начисленные в пользу работника за расчетный период : 12 :
При определении среднего заработка учитываются все вознаграждения, предусмотренные системой оплаты труда (заработная плата, надбавки и доплаты к тарифным ставкам, окладам за профессиональное мастерство, классность, выслуга лет, выплаты, связанные с условиями труда, и т.д.). А вот выплаты социального характера и иные доходы работников, не относящиеся к оплате труда, в расчет не входят (материальная помощь, оплата стоимости питания, проезда, обучения, коммунальных услуг и др.). Перечень выплат, которые учитываются при исчислении среднего заработка, приведен в пункте 2 Положения.
В пункте 5 Положения указано время, которое необходимо исключить из расчетного периода. Это все периоды, за которые сотруднику начислялась оплата труда исходя из среднего заработка. А именно: время болезни, отпуска, служебной командировки и др. Суммы, начисленные за это время, также исключаются из расчета.
Пример
ООО «Звезда» применяет УСН. И.П. Коновалова работает в организации на должности офис-менеджера. С 6 июля 2014 года она ушла в отпуск на 14 календарных дней. Определим сумму отпускных, если известно:
- июль 2013 года - июнь 2014 года отработаны полностью;
- всего начислено - 394 000 руб., из них 24 000 руб. составляет стоимость обучения, 25 000 руб. - плата за лечение.
Так как И.П. Коновалова уходит в отпуск 6 июля, в среднедневном заработке следует учитывать выплаты за 12 прошедших календарных месяцев, то есть с июля 2013 года по июнь 2014 года. Суммы, не относящиеся к оплате труда, в расчет не принимаются. В данном случае это стоимость обучения и лечения. Таким образом, учитываемые начисления составляют 345 000 руб. = (394 000 руб. - 24 000 руб. - 25 000 руб.). Среднедневной заработок равен 977,89 руб/дн. = (345 000 руб. : 12 мес. : 29,4 дн.). Отпускные составят сумму 13 690,46 руб. = (977,89 руб/дн. x 14 дн.)
Расчетный период отработан не полностью
В случае, когда расчетный период отработан не полностью, отпускные рассчитываются следующим образом.
1. Определяется количество календарных дней в полностью отработанных календарных месяцах по формуле:
Расчетное количество дней в полностью отработанных месяцах расчетного периода = Число полностью отработанных месяцев х Среднемесячное число календарных дней (29,4)
2. Исчисляется количество календарных дней в месяцах, отработанных не полностью:
Количество календарных дней в месяце, отработанном не полностью = Среднемесячное число календарных дней (29,4) : Количество календарных дней месяца, отработанного не полностью х Количество отработанных календарных дней в данном месяце
Если месяцев, в которых сотрудник отсутствовал на рабочем месте, несколько, то количество календарных дней нужно определить по каждому из них. Полученные результаты складываются и округляются до двух знаков после запятой.
3. Рассчитывается общее количество календарных дней, учитываемых при определении среднего заработка так:
= Количество календарных дней в полностью отработанных месяцах + Количество календарных дней в не полностью отработанных месяцах
4. Определяется сумма среднедневного заработка по формуле:
Среднедневной заработок = Сумма выплат, начисленных в расчетном периоде : Количество календарных дней, учитываемых при расчете среднего заработка
Учитываемые в среднем заработке выплаты, а также те суммы, которые исключаются из расчета, перечислены в пунктах 2 и 3 Положения.
5. Исчисляется сумма отпускных следующим образом:
Сумма отпускных = Сумма среднедневного заработка х Количество календарных дней отпуска
Пример
Н.В. Птичкина работает в ООО «Звезда», применяющем УСН. С 21 мая 2014 года она ушла в отпуск на 14 дней. Расчетный период для начисления отпускных с 1 мая 2013 года по 30 апреля 2014 года.
В июле 2013 года ей предоставлялся ежегодный оплачиваемый отпуск на 28 дней, а в декабре 2013 года Птичкина 10 дней болела. Остальные месяцы расчетного периода отработаны полностью.
За последние 12 календарных месяцев выплаты в пользу Н.В. Птичкиной составили 360 200 руб., из них отпускные - 26 700 руб. и выплаты по листку нетрудоспособности - 8300 руб. Рассчитаем сумму отпускных, полагающихся Н.В. Птичкиной.
Всего Н.В. Птичкина полностью отработала 10 месяцев из 12, а также три календарных дня в июле и 21 календарный день в декабре 2013 года.
Количество дней, учитываемых для расчета среднего заработка в полностью отработанных месяцах, равно 294 дня = (10 мес. х 29,4). Количество календарных дней, приходящихся на отработанное время в июле, составило 2,85 дня = (29,4: 31 дн. х 3 дн.), а в декабре 2013 года - 19,92 дня = (29,4: 31 дн. х 21 дн.). Общее количество дней, учитываемых при расчете среднего заработка, равно 316,77 дней = (294дн. + 2,85 дн. + 19,92 дн.). В учитываемую сумму выплат не входят средний заработок, сохраняемый во время отпуска, и пособие по временной нетрудоспособности, поэтому отпускные нужно рассчитывать исходя из 325 200 руб. = (360 200 руб. - 26 700 руб. - 8300 руб.). Средний дневной заработок Н.В. Птичкиной равен 1026,61 руб. = (325 200 руб. : 316,77 дн.), а отпускные ей следует начислить в сумме 14 372,54 руб. = (1026,61 руб. х 14 дн.).
В расчетном периоде начислена премия
Наиболее распространенным способом поощрения сотрудников является выплата премии. Учесть их при расчете среднего заработка можно, если выполнены общие условия, установленные пунктом 2 Положения. А именно: премия должна быть предусмотрена системой оплаты труда (например - прописана в положении о премировании), и начислена в расчетном периоде. Такое разъяснение содержится в письме Минтруда России от 10.07.2003 № 1139-21 .
Однако поскольку премия может охватывать разные по продолжительности периоды времени (ежемесячная, за квартал, за год и т.п.), то при включении их в расчет среднего заработка нужно учитывать нюансы, прописанные в пункте 15 Положения.
Так, ежемесячные премии можно включить в расчет, если время, за которое они начислены, входит в расчетный период. И если за одни и те же показатели по итогам месяца начисляется несколько премий, в расчете среднего заработка можно включить только одну. Какую именно - решает работодатель и прописывает этот момент в положении о премировании или в отдельном приказе руководителя. Например, это может быть наибольшая по сумме премия.
Такой же порядок учета действует в ситуации, когда за расчетный период, равный 12 месяцев, за один и тот же показатель сотруднику начислены 13 ежемесячных премий. Учесть получиться только 12 из них.
Квартальные премии, начисленные в расчетном периоде, учитываются в полной сумме, если время, за которое они начислены, полностью входит в расчетный период. А если нет - то нужно учитывать одну месячную часть такой премии, за каждый месяц расчетного периода.
Годовая премия за предшествующий отпуску календарный год учитывается полностью, не зависимо от времени, когда она начислена. Главное, чтобы такая премия относилась к календарному году, предшествующему отпуску. В случае, если годовая премия начислена уже после того, как сотрудник отгулял отпуск, средний заработок, исходя из которого начислялись отпускные, нужно пересчитать, включить в него годовую премию, а разницу выплатить работнику. Это подтверждает и Роструд в письме от 03.05.2007 № 1253-6-1 .
Пример
П.В. Хромов работает водителем в ООО «Звезда», применяющем УСН. С 10 января 2014 года ему предоставлен отпуск продолжительностью 28 календарных дней. Расчетный период (январь - декабрь 2013 года) отработан полностью. Заработная плата работника, учитываемая при расчете среднего заработка, составила 324 000 руб. В марте 2014 года работнику выплачена премия по итогам работы за 2013 год - 10 000 руб. Определим сумму отпускных и сумму доплаты, положенную работнику.
Сумма отпускных, начисленная до начала отпуска, составляет 25 714,29 руб. = (324 000 руб. : 12 мес. : 29,4 дн. х 28 дн.). Поскольку годовая премия за 2013 год начислена после выплаты отпускных, сумма среднего заработка должна быть пересчитана. Конечная сумма отпускных равна 26 507,94 руб. = [(324 000 руб. + 10 000 руб.) : 12 мес. : 29,4 дн. х 28 дн.]. Соответственно, после начисления годовой премии П.В. Хромову следует доплатить 793,65 руб. = (26 507,94 руб. - 25 714,29 руб.), удержав предварительно НДФЛ.
Может возникнуть вопрос - а нужно ли как-то корректировать премии в целях расчета отпускных, если расчетный период сотрудником отработан не полностью, или из него исключалось время, за которое начисляется средний заработок? Ответ следующий: премии, начисленные за фактически отработанное время (ежемесячные, ежеквартальные и др.) не нужно. Остальные премии - например вознаграждение по итогам работы за год - нужно учитывать пропорционально отработанному времени в расчетном периоде (п. 5 Положения). Учитываемую сумму можно рассчитать по формуле:
Премии, принимаемые в расчет в случае, когда расчетный период отработан не полностью = Премии, начисленные сотруднику : Количество рабочих дней в расчетном периоде по норме х Количество отработанных дней в расчетном периоде
Если же сотрудник проработал неполный рабочий период, и премия ему сразу была начислена пропорционально этому времени, то ее нужно учитывать в полном объеме, не корректировать.
Расчет компенсации за неиспользованный отпуск
Как уже было сказано выше, организация обязана предоставлять работникам ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней и в некоторых случаях дополнительный отпуск. Если же сотрудник не использовал отпуска и увольняется, то согласно статье 127 ТК РФ , ему выплачивается денежная компенсация за неиспользованный отпуск.
Чтобы рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск, необходимо сначала определить количество дней отпуска, на которые работник имеет право на день увольнения. Для этого следует посчитать его стаж, который дает право на ежегодный отпуск. Исчислять его нужно с даты, когда человек приступил к работе, а не с начала календарного года. В стаж работы, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск, не включаются: время отсутствия сотрудника на работе без уважительной причины, период отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста, а также дни отпуска без сохранения заработной платы, которые превышают 14 календарных дней такого отпуска в году (ст. 121 ТК РФ).
Сотрудник имеет право на полную компенсацию не использованного отпуска при увольнении (за все 28 календарных дней отпуска), если он отработал в организации не менее 11 месяцев. В иных случаях компенсация за неиспользованный отпуск рассчитывается пропорционально отработанным месяцам. При расчете излишки, составляющие менее половины месяца, исключаются из подсчета, а излишки, составляющие не менее половины месяца, округляются до полного месяца (пп. 28, 35 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утв. Народным комиссариатом труда СССР от 30.04.1930 № 169). Компенсацию за неиспользованный отпуск рассчитывают практически в том же порядке, что и отпускные выплаты.
Пример 1
Сотрудник был принят на работу 11 января, а уволен 14 сентября текущего года. Он имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск в количестве 28 календарных дней. На день увольнения работник им не воспользовался.
В данной ситуации период для определения количества дней неиспользованного отпуска, за которые должна быть выплачена компенсация, составит 8 месяцев (с 11 января по 10 сентября текущего года, остаток в 4 дня отбрасывается), которые сотрудник отработал полностью.
Выплата компенсации за неиспользованный отпуск производится исходя из среднего заработка сотрудника. Для его расчета необходимо учитывать все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у соответствующего работодателя, независимо от их источников.
На практике зачастую возникают ситуации, когда день увольнения работника приходится на последний или предпоследний день месяца. Нужно ли в этом случае месяц увольнения включать в расчетный период при исчислении компенсации за неиспользованный отпуск? Однозначного ответа на этот вопрос нет. Так, Роструд в своем письме от 22.07.2010 № 2184-6-1 указал, что если день увольнения приходится на последний календарный день месяца, то этот месяц необходимо включать в расчетный период при определении среднего заработка для целей выплаты отпускных и компенсации.
Пример 2
Сотрудница была принята в организацию 1 февраля, а уволена 30 сентября текущего года. Она имеет право на отпуск продолжительностью 28 календарных дней. Месячный оклад с февраля по август составлял 40 000 руб., а в сентябре он был повышен до 45 000 руб.
Поскольку сотрудница уволилась в последний день месяца, то этот месяц необходимо включить в расчетный период для определения среднего заработка для целей выплаты компенсации за неиспользованный отпуск. В расчет принимают доход сотрудника за 8 отработанных месяцев (с 1 февраля по 30 сентября текущего года). Расчетный период отработан полностью.
Количество дней неиспользованного отпуска, за которые должна быть выплачена компенсация, составит:
28 дн. : 12 мес. x 8 мес. = 18,67 дн.
(40 000 руб. x 7 мес. + 45 000 руб.) : (8 мес. x 29,4) = 1381,80 руб.
1381,80 руб. x 18,67 дн. = 25 798,21 руб.
Если же работник увольняется в предпоследний день месяца, данный неполный месяц в расчет среднего заработка включать нельзя.
Пример 3
Воспользуемся условиями предыдущего примера. Предположим, что сотрудница уволилась 29 сентября текущего года. В связи с тем, что день увольнения приходится на предпоследний день месяца, этот месяц нельзя включать в расчетный период для определения среднего заработка для целей выплаты компенсации за неиспользованный отпуск. Значит, расчетный период для определения среднего заработка составит 7 месяцев (с 1 февраля по 31 августа текущего года).
Период для определения количества дней неиспользованного отпуска равен 8 месяцев (с 1 февраля по 29 сентября текущего года). Расчетный период отработан полностью.
Количество дней неиспользованного отпуска, за которые должна быть выплачена компенсация, составит:
28 дн. : 12 мес. x 8 мес. = 18,67 дн.
Средний дневной заработок равен:
40 000 руб. x 7 мес. : (7 мес. x 29,4) = 1360,54 руб.
Сумма компенсации за неиспользованный отпуск, причитающаяся работнице, составит:
1360,54 руб. x 18,67 дн. = 25 401,28 руб.
Представители налогового и финансового ведомств считают, что оплата отпуска не является выплатой дохода за выполнение трудовых обязанностей. Указанный вывод содержится в следующих Письмах: ФНС России от 10.04.2009 № 3-5-04/407@ ; Минфина России от 06.06.2012 № 03-04-08/8-139 (направлено Письмом ФНС России от 13.06.2012 № ЕД-4-3/9698@). Соответственно, датой фактического получения такого дохода является день его выплаты. Так что, учитывая позиции чиновников, работодатели должны перечислить НДФЛ с отпускных выплат в следующие сроки:
- в день получения средств в банке для выплаты дохода - при выплате дохода из кассы (за счет средств, полученных из банка);
- в день перечисления дохода на счет работника либо по его поручению на счета третьих лиц в банках - при перечислении дохода на счет физического лица;
- не позднее дня, следующего за днем фактического получения работником дохода, - при выплате дохода из кассы.