Важным аспектом контролирующих функций в бухгалтерии является присвоение инвентарных номеров объектам имущества. Делается это для того, чтобы облегчить учет и избежать путаницы, которая непременно возникнет, будь у компании чуть больше сотни непронумерованных объектов. Каким именно имущественным группам присваиваются инвентарные номера, и как это сделать – тема настоящей публикации.
Инвентарный номер: особенности
Итак, в целях обеспечения сохранности имущества фирмы, контроля его эксплуатации и состояния, объекты нумеруют. Однако присвоить инв. номер можно не каждому предмету. Обязательно нумеруются:
- Объекты основных фондов, т.е. имущество, эксплуатируемое более 12 месяцев (сооружения, оборудование, транспорт, мебель и др.);
- Нематериальные активы, т.е. программные продукты, бренды и др.;
- Непроизводственные активы (природные ресурсы – водные, земельные, лесные и т.п.).
Существует определенный порядок: инвентарный номер присваивают в процессе принятия объекта к учету, после чего он становится инвентарным объектом. Коды указывают в актах приемки объекта, учетных карточках. Не подлежат нумерации предметы ценой до 3000 руб., исключение составляют библиотечные фонды, объекты которого нумеруются сплошным порядком.
Что обозначает инвентарный номер
Законодателем не оговорен порядок присвоения номеров. Компании разрабатывают его самостоятельно, закрепляя в учетной политике. При этом соблюдаются условия:
- Порядка числового ряда;
- Уникальности номера, т. е. без дублирования кода.
Небольшие фирмы вправе использовать простую нумерацию (1,2,3 и т.д.). Крупные разрабатывают регламент составления инвентарного номера, учитывая структурность производства. В нем, например, зашифрованы коды:
- Филиала компании;
- Структурного подразделения;
- Кода внутри подразделения и др.
Как присвоить инвентарный номер
Особенности этой процедуры регулирует приказ Минфина РФ от 13.10.2003 №91н, утверждающий Методические указания по учету ОС (п.1 п/п 11). Отдельному инвентарному объекту присваивают один номер, который обязательно наносится на объект: краской, креплением металлического жетона или другим методом. Номер должен быть понятным, хорошо читаемым. Если объект нематериален (например, лицензионная программа) и в ходе использования нет возможности зафиксировать на нем номер, то отражают его только в бухгалтерской документации.
На объекты-комплексы, состоящие из нескольких единиц с разными сроками полезной эксплуатации, каждой части присваивают отдельный номер. Если же в комплекс входят единые объекты с одинаковым СПИ, то весь объект числится под одним номером.
Инвентарный номер, присвоенный одному инвентарному объекту неизменен на протяжении всего периода нахождения в компании, однако, как правило, не передается другому предприятию, например, при продаже имущества. Компания, приобретающая такой объект, присваивает ему инвентарный номер в соответствии с собственной нумерацией.
Номер выбывшего объекта обычно не присваивают вновь поступающему имуществу, выдерживая пять лет после факта выбытия.
Законом не предусмотрено объединение нескольких единиц под одним номером, но внутренний учет фирмы приемлет этот способ учета. При поступлении нескольких однотипных объектов (например, компьютеров) бухгалтер фирмы может объединить их под одним номером.
Инвентарный номер: пример присвоения
Нумеруют объекты в соответствии с кодами, применяемыми на предприятии.
Рассмотрим, как присвоить инвентарный номер мебели.
Локомотиворемонтным заводом закуплена производственная мебель, предназначенная для обустройства кабинета с коммутаторным оборудованием – специальный шкаф из композитных материалов. Он передан в цех эксплуатации, являющийся подразделением № 3 филиала ОАО РЖД - Дирекции тяги № 2. Допустим, что номер объекта по внутрицеховому перечню – 12536. Последний присвоенный инвентарный номер - 0251.
Шкаф относится к 4-й амортизационной группе «Инвентарь производственный и хозяйственный». Конечный код будет, например, таким – 23125360252, т.е.:
- 2 – код филиала;
- 3 – код подразделения;
- 12536 – № объекта внутри цеха;
- 0252 – порядковый номер объекта в компании.
Перед тем как организация начинает использовать основное средство в своей работе, оно должно быть принято к бухгалтерскому учету. Единицей для учета основных средств признается инвентарный объект. О том, что признается инвентарным объектом, мы говорили .
Итак, после того как инвентарный объект определен, нам предстоит следить за его сохранностью и перемещением по организации, введением в эксплуатацию и списанием. Для этого каждый объект получает свой инвентарный номер основного средства. Что это такое и как присваивается номер?
Правила присвоения номеров
Общие правила присвоения инвентарных номеров прописаны в Методических указаниях по бухучету основных средств (утв. приказом Минфина от 13.10.2003г. № 91н). Согласно п.11:
1. Присвоенный объекту номер сохраняется в течение всего срока использования на предприятии.
2. Если объект комплексный, т.е. состоит из частей, которые учитываются как отдельные инвентарные объекты, то каждой такой части присваивается свой номер.
3. Если объект комплексный — состоит из частей, которые учитываются как один инвентарный объект, то номер присваивается один.
4. Инвентарные номера объектов, которые списаны с бухгалтерского учета, в течение 5 лет после окончания года списания новым объектам не присваиваются.
5. При перемещении объекта внутри организации присвоенный инвентарный номер не изменяется.
6. Если объект поступил в организацию по договору аренды, то он может учитываться по тому номеру, который присвоил ему арендодатель (п.14 Методических указаний).
Порядок составления инвентарных номеров
Порядок составления самих инвентарных номеров нормативными документами не регламентируется. Поэтому конкретный порядок того, как будет присваиваться инвентарный номер основного средства, организация устанавливает самостоятельно. Для этого он прописывается в учетной политике или другом локальном акте.
В номере могут учитываться:
— номер бухгалтерского счета (субсчета), на котором объект основных средств учитывается;
— код обособленного подразделения;
— порядковый номер основного средства.
Пример 1
В организации ООО «Ромашка» к бухгалтерскому учету принимается компьютер стоимостью 42 000 руб. Ему присвоен инвентарный номер 050148, где:
05 – код подразделения;
01 – код синтетического учета Плана счетов;
4 – код аналитического счета;
8 – порядковый номер объекта в совокупности ему подобных.
Пример 2
В ОАО «Белошвейка» принят на учет ткацкий станок, которому присвоен инвентарный номер 010415, где:
01 — код синтетического учета Плана счетов;
04 — код аналитического счета;
15 — порядковый номер объекта в совокупности ему подобных.
Если у организации основных средств немного, то инвентарные объекты присваиваются по порядку, например, 001, 002, 003 и т.д. При этом удобно вести журнал учета инвентарных номеров.
Инвентарный номер основного средства обозначается путем нанесения краской на объект, прикрепления жетона и т.п.
О критериях признания объекта в качестве основных средств . О том, каков порядок признания отдельных инвентарных объектом, .
А как присваиваются инвентарные номера основным средствам в вашей организации? Поделитесь, пожалуйста, в комментариях!
Инвентарные номера присваиваются объектам для того, чтобы принять их на баланс и использовать в бухгалтерском учёте предприятия. Это основа фиксации и учёта имущества. Присвоить их можно не каждому предмету. Нужно чётко понимать, как выглядит номер основных средств, нематериальных объектов и непроизведённых активов и соблюдать порядок его присвоения.
Основные средства могут использоваться в работе только после принятия их к бухучёту. Единица такого учёта - инвентарный объект. Чтобы следить за сохранностью предметов, их использованием и состоянием, им присваивают номера.
Для организации бухгалтерского учёта и обеспечения контроля за сохранностью основных средств каждому инвентарному объекту основных средств должен присваиваться при принятии их к бухгалтерскому учёту соответствующий инвентарный номер.
Приказ Минфина РФ от 13.10.2003 N 91н (ред. от 24.12.2010) «Об утверждении Методических указаний по бухгалтерскому учёту основных средств», п. 1, пп. 11
Особенности присвоения номера:
- Номер указывают на каждом объекте.
- Изменять код во время использования нельзя.
- Номер можно присвоить объекту, части которого имеют равный срок полезного использования.
Частям единого объекта нельзя присваивать разные коды. Также не предусмотрено объединение нескольких объектов под одним номером. Этот вид нумерации используется только во внутреннем учёте компании. При передаче прав собственности номер не сохраняется.
Какие объекты подлежат нумерации
Коды присваиваются следующим объектам:
- Основные средства. Это материальные предметы, которые могут применяться в работе в течение 12 месяцев и более. Например, оборудование, инструменты, мебель и пр.
- Нематериальные объекты. Например, кинофильм, мультимедийный продукт, технология.
- Непроизведённые активы. Это ресурсы земных недр, земельные участки и пр.
Коды указываются в документации по учёту основных средств, используются при инвентаризации. Учитывается движимое и недвижимое имущество. Предметы стоимостью до 3000 р. не учитываются.
Объектам библиотечного фонда присваивают коды вне зависимости от стоимости. Все объекты подлежат нумерации, независимо от того, применяются ли они в работе или находятся в запасе.
Общие правила составления
Законодательством не предусмотрен особый порядок присвоения номеров. Организация вправе самостоятельно разрабатывать этот регламент. Процедура прописывается в Учётной политике предприятия или другом акте.
Главное требование - указание уникального номера для каждого объекта. Недопустимо, чтобы обозначения повторялись. Если основное средство снимается с учёта, его номер можно присвоить иному объекту минимум через 5 лет.
Номера должны быть порядковыми. В крупных организациях лучше разработать методические указания о присвоении кодов. Номер может состоять из нескольких частей: филиал компании, подразделение, код внутри подразделения. При передаче средства в другие филиалы оно не затеряется. Небольшие фирмы могут использовать простую нумерацию от 1.
Как присвоить номера основных средств и прочих типов объектов
Код наносится сотрудником, который несёт материальную ответственность. Процедура проводится под наблюдением члена комиссии по поступлению и выбытию активов.
Номера наносятся на объекты учёта. Удобнее использовать нестираемые полипропиленовые этикетки. Также номер можно наносить краской, прикреплять к предмету металлический жетон с надписью. Можно использовать также другие способы нанесения: гравировка, сварка, проставление штампа. Наносить код нужно таким способом, чтобы его нельзя было исправить или подменить. Номер должен быть чётким, легко читаться.
Иногда объект имеет особые свойства при эксплуатации, что не позволяет проставить на нём номер. В таком случае, в бухгалтерском учёте описывают предмет и его номер, отмечают отсутствие номера непосредственно на объекте.
Общие правила присвоения:
- Код не изменяется во время использования.
- Если части объекта учитываются как отдельные единицы, то каждой части присваивается отдельный код.
- Если части объекта учитываются как одна единица, то указывается единый код.
- При перемещении в другое подразделение код не изменяется.
- После списания объекта должно пройти не менее 5 лет, после чего инвентарный номер можно использовать повторно.
- Если предприятие использует объект по договору аренды, то может учитывать его по прежнему номеру от арендодателя.
- Первая часть номера - бухгалтерский счёт или субсчёт учёта объекта.
- Вторая часть - код филиала предприятия.
- Третья - порядковый номер объекта.
Примеры и образцы
Номера фиксируются в журнале учёта инвентарных номеров. На титульном листе книги учёта содержатся сведения об организации, а также данные ответственного сотрудника.
Название организации, подразделение, дата, ФИО и табельный номер ответственного бухгалтера
На второй странице заполняются сведения об объекте.
Сведения об объекте
Информация фиксируется по мере поступления.
Остаточная стоимость, переоценка, внутренние перемещения объекта
На каждый объект заводится инвентарная карточка. В ней фиксируются все перемещения объекта.
Сведения об объекте, его переоценке и передвижении
На обратной стороне карты описываются изменения, которые происходят с объектом в ходе эксплуатации.
Затраты на ремонт, изменения стоимости и индивидуальные характеристики объекта
Заполняет и подписывает документы бухгалтер. Номера могут присваиваться с помощью компьютерных программ. Это может быть простая последовательная нумерация или определение кода по шаблону. Последний способ уместно использовать в крупных организациях с широкой филиальной сетью.
Пример с бюджетной организацией
Система способна составлять сложные номера до 30 символов.
Как составить инвентарный номер: пример
На заводе ООО «Стройпроект» к бухучёту приняли компьютер. Объект выдан подразделению под номером 9. Последний зарегистрированный код - 0121.
Компьютер относится к перечню «Машины и оборудование». В итоге, объект зарегистрирован под номером 9101340122:
- 9 - код подразделения.
- 101 - код синтетического учёта.
- 34 - код аналитического счёта.
- 122 - номер объекта по порядку.
Во время реорганизации предприятия из одной формы собственности в другую меняется его собственник. Каждый новый владелец устанавливает новые инвентарные номера для всех объектов.
В органах кадастрового учёта хранятся сведения о строениях: инвентарный номер дома и дополнительный код в виде цифр или букв. Этот номер позволяет определить район и вид недвижимости.
Нет строгой инструкции, как исправлять ошибки при назначении номеров. В зависимости от ситуации можно произвести комплектацию объекта, списание или принятие к учёту нового объекта.
Инвентаризация объектов должна проводиться внимательными и ответственными бухгалтерами по регламенту. Ошибки в учёте средств наказываются контролирующими органами. Предприятие будет платить штрафы при нарушении порядка учёта.
Сохранность имущества предприятия, организации, учреждения обеспечивается комплексом организационных действий. В бухгалтерских ведомостях ведётся учёт имущественных ценностей, денежных средств, активов и пассивов. Объекты основных средств учитываются по инвентарным номерам.
Инвентарный номер как средство контроля
Имущество организации в целях учёта состоит из инвентарных объектов. Инвентарный номер подтверждает, что объект оприходован и поставлен на учёт. Методические указания № 91н регламентируют общие требования к учёту инвентарных объектов и устанавливают правила присвоения инвентарных номеров. Название объекта, номер, местонахождение позволяют идентифицировать имущество, контролировать состояние активов, перемещение, срок использования.
Инвентарный номер сохраняется за объектом постоянно. Один номер всегда принадлежит только одному инвентарному объекту. Организация присваивает номера по порядку. Очерёдность устанавливается по журналу (книге) учёта инвентарных номеров. В инвентарной карточке объекта обязательно указывается инвентарный номер.
Фотогалерея: заполнение инвентарной карточки
При заполнении инвентарной карточки по форме ОС-6 указывается место нахождения объекта, амортизационная группа, инвентарный номер При заполнении сведений об объекте ОС указывается первоначальная стоимость и срок полезного использования При заполнении данных о затратах на ремонт указываются сведения о ремонтных работах, фамилия ответственного за ведение карточки
Каким объектам присваиваются номера
Основные фонды, которые обязательно должны получить инвентарный номер:
- здания;
- сооружения;
- передаточные устройства;
- оборудование;
- измерительные и регулирующие приборы и устройства;
- вычислительная техника;
- транспортные средства;
- инструмент;
- производственный и хозяйственный инвентарь и принадлежности;
- рабочий, продуктивный и племенной скот;
- многолетние насаждения;
- земельные участки;
- природные ресурсы.
Предметы стоимостью не выше 3 тыс. руб. используются без нумерации.
Структура инвентарного номера
Структуру номера организация выбирает самостоятельно. К примеру, в приказе или учётной политике компании могут быть определены цифровые коды для филиалов, буквенные обозначения подразделений, четырёхзначные порядковые номера объекта внутри подразделения. Тогда инвентарный номер может иметь вид: 5БХ0037. Инвентаризационная комиссия по нему установит, что объект № 37 числится за бухгалтерией пятого филиала.
Руководитель приказом определяет, как именно распределяются номера между основными средствами.
Таблица: пример приказа директора автотранспортного предприятия
Как проставить инвентарный номер
Нумерация инвентарных объектов производится материально ответственным лицом. Нормы п. 46 инструкции № 157н предусматривают постоянство закрепления номера. Из этого следует, что инвентарные номера объектов не должны меняться. Требованиями этого же пункта закрепляется необходимость нумерации движимого и недвижимого имущества ценой более 3 тыс. руб. Инвентарный номер будет присвоен каждому объекту, который подпадает под указанный критерий.
Инвентарный номер закрепляется за объектами, задействованными в основной деятельности, а также теми, которые хранятся на складе или были законсервированы. Инвентарный номер указывается на каждом объекте учёта и записывается в учётных бухгалтерских документах. Номер наносится в том месте, куда легко обеспечить доступ: рабочая поверхность инструмента, внутренняя дверца шкафа, обратная сторона столешницы.
Инвентарный номер объекта:
- указывается краской;
- прикрепляется биркой;
- проставляется на нестираемой этикетке;
- маркируется лазером;
- наносится штрих-кодом.
Фотогалерея: способы нанести номер
На этикетку наносится номер, название объекта, логотип организации 
Инвентарный номер нередко наносится штрихкодированием 
Так номер наносится маркером - краской масляной В крупных компаниях номер маркируется лазером Иногда бирка с инвентарный номером просто прикрепляется к объекту
При необходимости проставить инвентарные номера на крупные партии объектов организация вправе заказать услугу нанесения номеров сторонней компании.
Видео: нанесение инвентарного номера лазером
Особенности присвоения номера
Присвоение номера в бухгалтерской программе требует внимательного внесения исходных данных. Ошибкой будет использование номера из 8 знаков, если в учётной политике предусмотрена шестизначная нумерация. В компьютерной программе инвентарный номер указывается отдельной колонкой, что облегчает поиск объекта среди однотипных основных средств. К примеру, в учёте числятся 5 компьютерных столов. У каждой позиции будет свой номер. Не будет 5 одинаковых столов под одним номером. Пример заполнения ведомости основных средств с указанием инвентарных номеров.
Инвентарный номер присвоен каждому инвентарному объекту из ведомости учёта имущества
В практике нумерации сложных объектов выделяются два подхода:
- Объекту и составным частям установлен общий срок эксплуатации. Инвентарный номер будет одним для каждого элемента и объекта в целом.
- Сроки использования элементов отличаются. Инвентарные номера будут присвоены на отдельные элементы.
Инвентарные номера при реорганизации
Задача инвентарного номера состоит в обеспечении контроля сохранности имущества внутри предприятия. При реорганизации имущество передаётся за пределы фирмы по передаточному акту. Организация передаёт основные средства, указывая инвентарные номера, принятые в учёте компании. Организация, которая принимает имущество, будет присваивать объектам инвентарные номера, руководствуясь собственными нормами и правилами.
Присвоение инвентарных номеров земельным участкам
Земельные участки и объекты недвижимости подлежат кадастровому учёту. На каждый участок и объект недвижимого имущества заводится кадастровое дело. Комитет по земельным ресурсам и землеустройству района учитывает инвентарные номера кадастровых дел. Когда на участке построен жилой или дачный дом, формируется единое кадастровое дело на земельный участок и первичный объект недвижимости. Инвентарный номер присваивается один.
Инвентарные номера недвижимых объектов регистрируются по порядку в Книге учёта инвентарных дел. Форма Книги устанавливается приказом руководителя учреждения. В структуру номера кадастрового дела входит номер из Книги учёта и код района Комитета по земельным ресурсам и землеустройству.
Чтобы узнать инвентарный номер квартиры, достаточно заполнить форму на сайте Росреестра.
Форма заявки на получение сведений об инвентарном номере объекта заполняется онлайн
Процесс занимает 3 шага:
- Заполнение адреса: город, населённый пункт, дом, корпус, квартира. Затем при нажатии кнопки «Отправить запрос» происходит переход к следующему шагу.
- Заполнение сведений о заявителе или его представителе: заполняется Ф. И. О., СНИЛС, номер паспорта и дата его выдачи. Затем переход к последнему шагу.
- Происходит проверка данных. Как результат выдаётся шифр запроса и указывается код, по которому будет возможно следить за статусом запроса.
Использование инвентарных номеров приводит в порядок учёт основных средств. Нумерация, кодификация, использование компьютерных программ создают условия для чёткого понимания состава инвентарных объектов, их расположения и состояния.
Конкретная, понятная информация - это основа принятия взвешенных финансовых решений.
Учёт основных средств, инвентаризация имущества требуют внимательной и кропотливой работы. При соблюдении нормативных требований организация вправе исходить из практического опыта и устанавливать собственные правила относительно структуры и способов присвоения инвентарных номеров. Нумерация объектов избавляет от неразберихи и путаницы. Сведения по инвентарным объектам сохраняются в учёте, а присвоенный номер идентифицирует имущество в каждый момент времени.
Как правильно вести нумерацию объектов учета при инвентаризации на предприятии?
Инвентаризация — обязательное мероприятие, которое, в конечном счете, подводит некий итог целому году работы бухгалтера. Именно по данным инвентаризационного учета выясняется, насколько близок учет бухгалтерский к реальности, что было упущено, чего недосчитались.
В суматохе обязательных процедур инвентаризация занимает далеко не последнее место. Во-первых, она достаточно затратна по времени и требует особого внимания, во-вторых, правильно проведенный инвентаризационный учет позволяет облегчить кропотливый и ответственный труд бухгалтера. Но для того, чтобы не переделывать одно дело дважды, необходимо придерживаться правил нумерации учитываемых объектов.
На сайте buhsoft вы можете скачать образцы бланков и унифицированных форм документов для инвентаризации , которые автоматически заполняются в программах для бухгалтерии БухСофт
Считаем активы
Наличие у организации активов — одно из важных условий успешной работы. Так или иначе, сведения о них содержаться во многих обязательных для компании документах, в том числе и бухгалтерских, а значит, они должны максимально соответствовать действительности.
Стоит отметить, что нередко из-за смены бухгалтера у организаций возникают довольно существенные проблемы во время проведения очередной сверки.
Ведь особых пожеланий к порядку присваиваемых объектам номеров в законодательстве нет, а потому и нумерация частенько проводится как угодно. Принимающие на баланс пишут одно, сверяющие — другое. Чтобы в процессе не возникло ненужной путаницы, а сам процесс инвентаризационного учета стал простым и понятным, опытные специалисты придумали довольно простой и удобный алгоритм.
Занимательная нумерология
Любой учет должен быть, прежде всего, логически понятным. Если в присваивании номеров будет прослеживаться логика, то на каком бы этапе к инвентаризации не подключился новый сотрудник, он вряд ли наделает ошибок и создаст проблемы. Все присваиваемые номера должны быть обязательно уникальны.
Итак, перейдем к самим правилам:
- Если уж говорить об уникальности, то нужно помнить, что не может быть одного инвентарного номера у двух предметов, так же как у одного предмета не может быть двух разных инвентарных номеров.
- Даже если предмет снят с балансового учета, не стоит присваивать его индивидуальный инвентарный номер новому объекту, принятому на баланс. Ведь в архивах еще хранятся данные о старой мебели, оргтехнике и прочих необходимых в ежедневной работе вещах. Со временем экономия номеров может привести к довольно неприятной путанице.
- Систематизация тоже имеет определенные параметры. Присваивание индивидуальных инвентаризационных номеров не должно напоминать результат работы генератора случайных чисел. Не поленитесь и составьте упорядоченный список. С ним будет проще работать и вам, и тем, кто займет вашу должность после вас.
- Чтобы не поднимать архивы во время каждой инвентаризации, определите метод нумерации, лучше всего, если содержательно он будет напоминать штрих-код. То есть первые цифры будут означать время постановки на баланс, следующие — отдел, за которым числится объект, и так далее.
- Используйте не только цифры, но и буквы — это поможет сделать номер более компактным, да и идентифицировать его будет гораздо проще.
- Так как вся работа и учет на современном предприятии построены на базе компьютерных программ, не стоит забывать, что инвентарные номера должны быть этим программам понятны, иначе виртуализировать результаты своей работы вы просто не сможете, а значит, и автоматизировать учет будет весьма проблематично.
Как правильно наносить инвентарный номер?
Для начала нужно определиться, куда именно будут наноситься инвентарные номера, ведь однотипность подхода позволит быстрее и качественнее проводить дальнейшую сверку. Например, если речь идет об инвентаризации столов, то проще и понятнее будет, если у всех столов номера будут располагаться с обратной стороны столешницы. При этом выбранное место не должно быть труднодоступным, так как далеко не все объекты можно перевернуть или передвинуть.
Естественно, выбранное для нумерации место должно быть максимально защищено от внешних воздействий, так как номер должен продержаться на объекте весь срок эксплуатации.
Выбирая способ нанесения инвентарного номера, помните, что любое непосредственное воздействие на предметы может привести к порче имущества, а значит, наносить номера лучше всего на специальные жетоны или стикеры.
Кстати, пронумеровать можно далеко не все предметы, некоторые из них просто слишком малы. В этом случае проще обойтись соответствующей пометкой в журнале учета. А чтобы объекты без номера было проще найти — опишите их местоположение.