В 2017 году – достаточно серьезный момент трудовой жизни россиян, который требует тщательного изучения. Сегодня в командировки ездит огромное количество людей, ведь ритм жизни современного человека не позволяет человек долго пребывать на одном месте, следовательно, без командировок, на которые выделяются соответствующие материальные расходы, обойтись сегодня точно не получится. Размер командировочных выплат определяется Трудовым кодексом РФ, и нужно сказать, что их оклад будет немного выше, чем у «стационарных» сотрудников, ведь человек отказывается от привычного времяпровождения, отрывается от своей семьи и друзей, а также много переезжает, поэтому нет ничего удивительного в том, что они зарабатывают немного больше.
Власти приняли решение о том, что в 2017 году, даже несмотря на возрастающий уровень инфляции и финансовый кризис, останется неизменной. Откровенно говоря, суточные оклады сотрудников в командировках каждый руководитель устанавливает индивидуально, поэтому руководящий состав предприятия может их изменять в соответствии с материальным благосостоянием организации. Суммы соответствующих выплат должны быть обязательно зафиксированы в приказе организации, но там обычно прописывается их минимальный и предельно допустимый размер, точные выплаты рассчитываются руководителем самостоятельно.
Сегодня сумма суточных командировочных расходов в 2017 году может рассчитываться при помощи дифференцированного подхода, а учитываться они должны обязательно в расходах организации. Руководства организации вправе потребовать от сотрудника отчета о том, куда именно он тратит денежные средства, выделяемые на командировку, поэтому под рукой необходимо иметь документы, которые рассказывают о движении денежных средств (хотя стоит сказать, что современное время законодательство РФ не предусматривает того, что сотрудник должен обязательно подтверждать свои траты соответствующими документами).
Трудно точно определить размер командировочных расходов в 2017 году, суточные рассчитываются на основании некоторых известных критериев, к наиболее важным из которых можно отнести:
- количество дней, которые сотрудник не был на работе (началом командировки можно считать день отправления транспорта на место «временно» работы, а концом – день выхода сотрудника на работу);
- дополнительные расходы на передвижение к месту отправления транспорта (руководство организации возмещает убытки на основании платежных чеков);
- количество праздничных или выходных дней, которые выпадают на время поездки (такие дни оплачиваются в двойном размере, соответственно, стоимость поездки существенно увеличиться);
- размер заработной платы сотрудника (сумма командировочных будут рассчитывать на основании среднего дохода, количества дней, которые сотрудник отсутствовал на месте работы, и стоимости проживания в новом городе).
Условия поездок в командировки и оплата расходов
Существуют определенные требования к тем сотрудникам организации, кого планируют отправлять в поездки, и их необходимо изучить. Перемещаться в пределах страны или посещать заграничные поездки сможет только тот человек, который оформил официальный с организацией, ведь в обратном случае рассчитывать на оплату командировочных расходов попросту не приходится. Надо сказать о том, что минимальные командировочные расходы суточные в 2017 году для путешествующих по стране составляют 700 рублей, а для поездок за пределы государства – 2500 рублей, суммы, которые будут превышать эту границу, должны будут подвергаться официальному налогообложению в соответствии с законами РФ. Трудовое законодательство РФ также постановляет, что к командировкам нельзя относить частые разъезды, зафиксированные в обязанностях сотрудника на фирме.
Согласно законодательству РФ к командировочным относятся следующие виды выплат:
- заработная плата;
- расходы, связанные с оплатой дороги в одну и другу сторону (возмещаются все транспортные расходы, кроме услуг такси);
- оплата проживания в гостинице или съемной квартире (отдельно обговаривается сумма затрат на питание, но зачастую своим питанием человек занимается самостоятельно);
- дополнительные траты, необходимые для целевого посещения выставок или платных конференций, не пойти на которые сотрудник не может;
- суточные расходы (если траты сотрудника организации превышают установленную руководством предприятия сумму, то на их возмещение рассчитывать просто не придется, а вот при условии поездки заграницу, сотруднику компании возмещаются все убытки, которые он тратит на оформление визовых разрешений и заграничного паспорта).
В любом случае, норма суточных командировочных расходов определяется руководством организации самостоятельно, поэтому точную сумму данных выплат на 2017 год назвать попросту невозможно.
Список необходимых документов
Естественно, существуют определенные правила фиксирования командировочных расходов в бухгалтерском балансе, поэтому все суммы, потраченные в поездках. Должны быть документально подтверждены, ведь именно на основании подобных документов будет производиться их возмещение. Естественно, все квитанции предоставить будет сложно, но к основным документам для получения командировочных выплат можно отнести:
- билеты на транспорт, где четко видна дата приезда и отъезда с места работы, и указана их цена;
- чеки, повреждающие суточные траты на жилье.
Любые дополнительные траты, не предусмотренные руководством компании, оплачиваются сотрудником организации самостоятельно.
Стоит сказать, что буквально год назад власти страны всерьез задумались о том, чтоб , а причиной к этому они назвали экономический кризис, который сильно затруднил работу многих организаций. Однако данные планы остались на уровне разговоров, поэтому стоит предположить, что и в 2017 году суточные отменять никто не собирается.
Из этой статьи вы узнаете:
- Что такое командировка
- Кого можно отправлять в командировку
- Что содержит Положение о командировках
- Как оформить командировку
- Как выглядит приказ на командировку
- Как составляется отчет о командировке
- Командировка директора - что стоит учесть
- Документы, которые подтвердят срок и расходы в командировке
- Как отмечается командировка в табеле учета рабочего времени
- Как оплачивается командировка
- Срок командировки
Если работодатель заключил трудовой договор с сотрудником и требует от него срочно выполнить поручение в рамках установленных договором обязанностей, (не на территории предприятия) - нужно оформлять командировку. Отъезд (по служебным делам) подтверждается приказом на командировку. В документе уточняются сроки пребывания в другом городе, цель посещения конкретного предприятия. Задачи, которые необходимо выполнить работнику. После возвращения на предприятие, сотрудник обязан представить отчет о командировке, проинформировать об использованных средствах. Выходные дни в командировке учитываются как рабочие, если доказано, что в данный период специалист добирался/возвращался или выполнял поручение руководителя.
Что такое командировка
Служебная командировка - отъезд сотрудника в другую страну или город, инициированный работодателем для исполнения поручения не в организации, где с ним заключен трудовой договор, а на другом предприятии. Согласно п. 3 «Положение о служебных командировках» (утверждено Постановлением правительства РФ от 13.10.2008 г №749), местом работы (постоянной, что отражено в договоре) нужно считать фактическое месторасположение предприятия, где с человеком оформлены трудовые отношения.
Помните, что не любой отъезд может признаваться командировкой. Если трудовые обязанности сотрудника связаны с постоянным нахождением в ином регионе, пути и в разъездах - отсутствие специалиста нельзя оформлять, как направление работника в командировку.
Командировка работника должна соответствовать определенным требованиям:
Поездка инициирована руководителем, а не предпринята по собственному желанию.
Служебное поручение нужно выполнить за пределами постоянного места работы.
Пребывание в другом городе ограничено определенным периодом времени (указывается в приказе на командировку, заполненному по образцу).
Специалист не может исполнять должностные обязанности непосредственно в пути, а его работа не может быть охарактеризована как разъездная.
Командировка должна оформляться надлежащим видом. Для этого на предприятии издается приказ, составляется направление в командировку по образцу. Рассчитываются и выдаются суточные затраты сотруднику на все время пребывания в поездке.
Отчет по командировке.
Кого можно отправлять в командировку в 2017 году в соответствии с новыми правилами учета
Руководитель предприятия (любая правовая форма) не имеет полномочий инициировать командировку (по служебным обязанностям) человека, если с гражданином не оформлены никакие трудовые отношения (не заключен контракт). Закон запретил отправлять в поездку граждан, которые оказывают разовые или многократные услуги предприятию по гражданско-правовому контракту.
Если работодатель оформил направление в командировку постороннему гражданину, который не трудится на предприятии - соответствующие расходы фискальный орган не признает расходами на командировку. Запрещено отправлять в служебную поездку такие категории граждан:
Беременных женщин. Работница должна представить медицинские заключения, справки, подтверждающие ее положение.
Сотрудников, с которыми заключен договор (ученический), только если поездка не связана с необходимостью пройти обучение в другом регионе/стране/городе.
Женщин, которые имеют малолетних детей (до 3 лет), отцов и матерей, воспитывающих ребенка самостоятельно без второго родителя (до 5 лет). Работодатель обязуется ознакомить сотрудницу в письменной форме о праве отказаться от поездки.
Невозможно направление работника в командировку, если у такового оформлен статус опекуна. Граждан, на иждивении которых находятся несовершеннолетние дети, инвалиды или люди, за которыми осуществляется постоянный уход. Допускается командировка только по их письменному согласию.
Сотрудники, не достигшие 18 лет. Исключением может стать только творческий персонал, работа которых сопряжена со средствами массовой информации, кинематографом, театром, концертами, цирками и т.д.
В командировки не направляют инвалидов, если поездка нарушит план реабилитации.
Кандидатов (зарегистрированных), которые баллотируются на выборные должности.
Такие действия можно расценить, как нарушение трудовой дисциплины. Следует привлечь специалиста к дисциплинарной ответственности. Основание - нарушена обязательная для исполнения трудовая дисциплина на предприятии (отражено в локальных актах предприятия).
Служебное задание для направления в командировку.
Положение о командировках
Это главный документ («Положение о служебных командировках», утвержденное Постановлением правительства РФ от 13.10.2008 г №749), который регламентирует отношения работодателя и сотрудника во время служебной командировки.
Согласно Положению, работодатель обязуется составить письменное направление в командировку (по образцу). Четко определить цели таковой и материально обеспечить работника, пока он не может исполнять обязанности на своем предприятии.
В документе указанно, что срок командировки рассчитывается исходя из сложности и объема служебного задания. Дан полный перечень документов, которые могут подтвердить расходы во время поездки. Особое внимание уделено гарантиям, предоставляющимся работникам во время исполнения поручения работодателя (командировки). За ним сохраняется средний заработок, занимая должность на предприятии (не может быть уволен в этот период). Компенсируются расходы, связанные с проживанием, питанием, проездом к месту назначения (оплата билетов на все виды транспорта). Также компенсируются и другие расходы, которые связаны с командировкой работника при условии предоставления соответствующих документов (чеков, проездных и т.д).
Постановление об особенностях направления работников в служебные командировки.
Оформление командировки
Перед тем, как будет оформлено направление работника в командировку, руководитель организации должен подготовить документы, которые отразят цель поездки и подтвердят личную инициативу руководителя поручить задание конкретному сотруднику. Для командировки нужно подготовить служебное задание (это требование не обязательное, но его составление позволит точно определить цель поездки). Составлять его можно по форме № Т-10а. Именно этот документ можно считать основанием для издания приказа на командировку в 2017 (по образцу).
Обратите внимание, что теперь нет необходимости оформлять командировочное удостоверение.
В служебном задании на командировку обязательно указывается:
Наименование предприятия, где работает сотрудник (точно также, как указано в учредительных документах). Если в таковых указано и сокращенное наименование организации - дублируется в служебном задании на командировку (сразу после полного названия указать в скобках).
Паспортные данные специалиста - Ф.И.О., занимаемая должность, а также структурное подразделение, к которому он относится.
Начало и окончание командировки - ориентироваться на дату проездных документов.
Основания служебной поездки - может быть распоряжение руководителя предприятия, главы структурного подразделения (служебная записка), договор с предприятием.
Цель командировки сотрудника - кратко изложить суть поручения, обозначить инструменты для его решения (проведение переговоров, подписание контракта, проведение испытаний, изучение специфики производства и т.д.).
После того, как сотрудник вернется из командировки, он обязуется пояснить, какой объем работы выполнен, и подписать служебное задание лично. Руководитель знакомится с пояснениями и пишет заключение, подтверждая или опровергая выполнения задания сотрудником, визирует документ, ставит дату.
Обязательно нужно заполнить графу «отчет». Законодатель требует отчитаться за проведенную работу не позже 3 дней, после возвращения на предприятие из командировки.
Приказ на командировку
После оформления служебного задания, издается приказ на командировку (форма Т-9 или Т-9а, если в командировку направляются несколько сотрудников). Хоть в Положении отсутствует норма, обязывающая составлять приказ (только письменное оформление инициативы работодателя), сделать это нужно, чтобы подтвердить факт отбытия работника именно по инициативе работодателя. Без приказа отъезд сотрудника в командировку (при осуществлении ревизии) может расцениваться как прогул со всеми вытекающими последствиями.
В документе обязательно нужно указать, кто финансирует поездку, какова цель отъезда. Фиксируются сроки пребывания в поездке. Приказ на командировку в 2017 г. заполняется по образцу с обязательным внесением личных данных работника, а также его должности и принадлежности к конкретному структурному подразделению. Нужно отразить и цель поездки, кратко описав необходимые действия работника. Например, посещение конкретного предприятия, привлечение новых клиентов, тестирование оборудования и т.д. Хранить приказ на командировку следует 75 лет.
Приказ о направлении работника в командировку.
Отчет о командировке
В течение 3 дней после возвращения из командировки работник обязуется представить работодателю авансовый отчет, пояснив все расходы. К отчету нужно приложить все имеющиеся финансовые документы, связанные со служебной поездкой. Только после проверки отчета может быть произведен окончательный расчет с сотрудником. Если он затратил дополнительные личные средства помимо выданных ему авансом - разницу нужно выдать, произведя расчеты.
Если командированный потратил меньше денежных средств, выданных ему авансом, он обязуется их вернуть в кассу предприятия.
Также сотрудник обязуется в течение 3 дней написать отчет о командировке (по образцу либо в свободной форме). В документе работник подводит итоги поездки:
Выполнен ли объем работы.
Достигнуты ли главные цели.
Какие дополнительные мероприятия проведены, затрачены необходимые ресурсы и т.д.
В качестве примера написания отчета о командировке можно использовать приказ на командировку либо служебное задание. Именно в этих документах отражены все важные условия поездки, работник может тезисно «ответить» на вопросы, указанные в документах.
Авансовый отчет.
Командировка директора - что стоит учесть
Если в служебную поездку отправляется глава предприятия, необходимо оформить все надлежащие документы, описанные выше. Но как быть с тем, что законодатель определил, что лиши директор (руководитель) имеет право установить цели и сроки командировки? Действительно, у его есть такие полномочия, и он может собственноручно подписать приказ о командировке директора. Есть и другой вариант. В случае отъезда директора нужно издать приказ о передаче полномочий заместителю или другому лицу. В документе можно указать, что полномочия передаются лишь на время отсутствия руководителя, обязательно прописать длительность замещения, действия, которые он должен выполнять в этот период. Например, намечается подписание контракта, получение оборудования от поставщика и т.д.
Приказ о передаче полномочий генерального директора.
Стоит учесть, что пока директор в командировке нужно оформить доверенность заместителю, которая позволит выполнять правовые действия, связанные с деятельностью организации. По прибытии из командировки директор:
Заполняет авансовый отчет по командировке (согласно требованиям законодателя в 2017 г).
Сдает остатки, неиспользованных средств в кассу предприятия.
Представляет все документы, подтверждающие факт проживания, проезда в другом городе.
Отчитывается за перерасход средств в командировке.
Если директор организации относится к категории граждан, которые имеют право работать без командировок - для выполнения его служебных обязанностей может направляться его заместитель или другое уполномоченное лицо.
Документы, которые подтвердят срок и расходы в командировке
Во время командировки сотрудников им должны быть возмещены следующие расходы (при наличии подтверждающих документов):
Проезд в обе стороны. Если возникла необходимость воспользоваться другим видом транспорта, чтобы добраться до места назначения.
Проживание в другом городе во время командировки.
Суточные расходы (дополнительные), которые обеспечат жизнедеятельность в условиях проживания вне места постоянного жительства.
Иные расходы - по согласованию с работодателем.
Суточные не выплачиваются в случае направления в командировку (заполняется по образцу, установленному в 2016 г), если поездка планируется в местность, откуда работник сможет возвращаться каждый день домой.
После прибытия из командировки, каждый сотрудник составляет служебную записку, указывая в ней срок отсутствия на предприятии (фактический, если он не совпадает с указанным в приказе на командировку, заполненному по образцу). Записка составляется в таких случаях:
Если сотрудник использовал транспорт, принадлежащий компании (учтен на балансе).
Ездил на личном авто.
До места командировки добирался на транспорте, которым управлял по доверенности.
Служебная записка может быть составлена в свободной форме или организация имеет право разработать образец документа. Если сотрудник во время служебной поездки передвигался исключительно на общественном транспорте, срок нахождения в командировке подтверждается соответствующими проездными билетами. В случае потери таковых, обосновать сове отсутствие на рабочем месте допускается документами, подтверждающими наем жилья в другом городе.
Обратите внимание, что с 21.10.2015 г. вступили в силу правила (новые) предоставления гостиничных услуг гражданам (Постановление Правительства РФ от 9 октября 2015 г. № 1085). Теперь временное жилье во время командировки может быть предоставлено только при заключении договора, обязательно отражается:
Цена номера.
Длительность проживания (в сутках).
Отчетным документов при заключении договора станет кассовый чек об оплате услуг, он оформляется только на бланке строгой отчетности.
Если между работодателем и командируемым достигнуто соглашение, можно во время командировки снять комнату для проживания непосредственно у собственника (физического лица). В такой ситуации подтвердить длительность поездки и расходы на проживание позволит договор аренды между двумя сторонами. К нему необходимо приложить расписку о получении всей суммы оплаты за проживание (указывается стоимость общая и за сутки).
Если командировка работника предполагает перелет до места исполнения служебного задания самолетом, подтвердить срок пребывания и расходы позволят:
Квитанция билета, в том числе и электронного.
Посадочный талон.
Багажная квитанция.
Если документы потеряны, работник имеет право обратиться к авиаперевозчику и затребовать подтверждающий документ.
Когда сотрудник отправляется в командировку на личном транспорте, он обязуется по возвращении составить служебную записку и предоставить:
Путевой или маршрутный лист.
Счета, кассовые чеки за приобретенное топливо.
Другие документы, которые подтвердят соблюдение маршрута командировки - распечатки тахографа, накладные от поставщиков (с адресами) и т.д.
Как отмечается командировка в табеле учета рабочего времени
Исходя из нормы ч.4 ст. 91 ТК РФ, руководитель предприятия обязан вести табель учета фактически отработанного времени каждым сотрудником. Не исключением является и время командировки работника, ведь он исполняет порученные ему обязанности. Отображать все время пребывания вне предприятия, где заключен трудовой договор, необходимо обозначением «К», если кодируется цифрами - «06». Нет необходимости в соответствующих графах проставлять количество отработанных часов, так как на время командировки за человеком сохраняется его средний заработок.
Если во время командировки сотрудник заболел (подтвердить факт нужно предоставлением больничного листа) - дни в табеле кодируем буквой «Б». В такой ситуации необходимо выплатить компенсацию по временной нетрудоспособности.
Обратите внимание, что теперь нет необходимости вести на предприятии два вида журналов:
Учет сотрудников, которые выбывают в командировку.
Учет работников, которые приезжают на предприятие, на которое они были командированы.
Документы упразднены постановлением Правительства РФ от 29.07.2017г № 771, оно вступило в силу 8.08. 2015г.
Табель учета рабочего времени.
Оплата командировки
Расчет выплат по командировке производится с учетом оплаты среднего заработка сотрудника и суточных выплат за все дни отсутствия на рабочем месте. Обратите внимание, что оплата командировки в выходной день, а также за время в пути, праздничные даты - также предусмотрена законом. В таком случае начисляются и суточные, и средний заработок за каждый день .
Например, работник отбыл в командировку в субботу, вернулся к месту постоянного проживания в воскресенье - оплатить нужно оба выходных дня.
Если поездка планируется всего на один день (только по территории РФ) - суточные выплачивать не нужно. Но руководитель организации имеет право предусмотреть в локальных актах дополнительную компенсацию за однодневную командировку.
Если расчет командировок по среднему заработку регламентируется законодателем (нужно выплатить сумму соответствующую отработанному фактически времени), то размер суточных можно закрепить в локальных актах предприятия. Чтобы суточные на командировку не облагались НДФЛ, рекомендовано установить размер выплат:
700 руб. - каждые сутки по всей территории РФ.
2500 руб. - сутки пребывания за границей России.
Обратите внимание, что суточные могут быть выданы сотруднику перед командировкой из кассы предприятия или перечислены на банковскую карту. А расчет командировок по среднему заработку производится за последние 12 месяцев. Сумма начисляется и выплачивается в ближайший день зарплаты в организации.
Как правильно оплатить дни командировки?
З = Зрп/Дрп х Д ком
С - заработок (средний) за все дни, проведенные в командировке (отработанные).
З рп - все выплаты, которые повлияли на сумму среднего заработка (в расчетный период 12 месяцев).
Д рп - общее количество дней, которые отработал сотрудник за расчетный период.
Д ком - дни, которые соответствуют периоду, проведенному в командировке.
Бухгалтерский учет оплаты командировок и командировочных расходов.
Если ваш работник не успел отработать 12 месяцев, но уже отправлен в служебную поездку - расчетным периодом нужно считать время с первого дня исполнения трудовых обязанностей до последнего дня, перед поездкой.
Выходные в командировке, а также праздничные дни подлежат оплате, если будет доказано, что сотрудник исполнял обязанности или был в пути к месту назначения или возвращался домой.
Выходные дни в командировке нужно оплатить в двойном размере от дневной или часовой нормы, согласно тарифной сетке. Допускается оплата выходных в размере одинарной ставки, но тогда работнику предоставляется отгул за этот день.
Однодневная командировка - особенности оплаты
Законодатель не установил минимальный срок пребывания работника в командировке. Поэтому даже однодневное отсутствие придется оформлять как долгосрочную поездку:
Издать приказ.
Выдать задание.
Выплатить авансовую сумму на расходы во время поездки.
Отметить в табеле рабочего времени командировку.
По возвращении работник должен обязательно отчитаться за проведенную работу, объяснить, куда и сколько потратил выделенных средств (сдать авансовый отчет о командировке, заполнить по образцу).
Что касается суточных, то для однодневной поездки их выплачивать не нужно, если человек перемещается по территории России. Как поступать в таких ситуациях:
Работодатель имеет право по собственной инициативе начислить и выплатить специалисту определенную сумму, которая компенсирует отсутствие суточных расходов на командировку.
При поездке заграницу предприятие обязано компенсировать сотруднику сумму на поездку в размере 50% от установленных на данном предприятии суточных (для выезжающих за рубеж).
Срок командировки
Работодатель самостоятельно устанавливает длительность командировки, оценив объем и специфику служебного задания. Вывод - законодатель не установил предельный срок поездки, поэтому руководитель предприятия вправе сделать это самостоятельно.
Датой отъезда нужно считать (включая выходные в командировке) время и день отправления транспорта, на котором человек следует до пункта назначения. День возвращения - прибытие транспортного средства к месту работы (город постоянного проживания).
Стоит учесть, что если поезд или автобус отправился в путь до 24.00 - днем отъезда стоит считать текущие календарные сутки. Если отъезд запланирован на 00 часов или позже этого времени - последующие сутки.
Если аэропорт, автовокзал, пристань расположены за пределами города, поселения, куда командирован человек - время необходимое, чтобы добраться до объекта также учитывается. Подобным образом обстоит дело и с днем прибытия из поездки.
Рассмотрим пример:
Сотрудник направлен в командировку (самолет) 4 ноября в 0.25. При этом ему необходимо было добраться до аэропорта, время в дороге составило 1,5 часа, еще 3 часа потребовалось для предварительной регистрации на самолет. Тогда днем начала командировки нужно считать 3 ноября, хоть в билете и указано 4 число месяца. Но для подтверждения отбытия, сотрудник должен предоставить билеты, где указана дата и место прибытия (поезд, автобус и т.д).
Гарантии работнику во время пребывания в командировке
Стоит отметить, что законодатель защищает права сотрудника, пока он отсутствует на рабочем месте. При наличии приказа о командировке дни отсутствия на рабочем месте не могут быть засчитаны как прогул, не подлежит такой проступок дисциплинарному взысканию. Нельзя уволить командированного. Согласно Положению о командировках (с образцом можете ознакомиться в статье) работнику гарантируется в его отсутствие:
Начисление среднего заработка за отработанные дни - сюда нужно засчитывать как дни командировки, так и время, потраченное на дорогу, дни вынужденной остановки в пути.
При поездке граждан, которые работают по совместительству - сохраняется средний заработок именно у того работодателя, который выдал направление в командировку (по образцу). Если оба работодателя одновременно направляют человека по единому служебному поручению - средний заработок должен быть сохранен на обеих должностях, при этом затраты на суточные и другие расходы делят пропорционально между предприятиями или по соглашению работодателей.
Допускается привлекать сотрудника, находящегося в командировке, к исполнению служебных обязанностей в праздничные и выходные дни. В таком случае придется выплатить двойной размер ежедневной ставки, а если предоставляется отгул - в одинарном.
Сотрудник может заболеть в период командировки, тогда ему начисляется компенсация по временной нетрудоспособности. В качестве подтверждения факта принимается больничный лист (амбулаторное или стационарное лечение). Обратите внимание! За весь период болезни, работодатель обязан возмещать сотруднику не только средний заработок, но и расходы на наем жилья и суточные.
Если возникла необходимость срочно отозвать специалиста из командировки, нужно составить соответствующий приказ об отзыве. Унифицированной формы не существует, можно разработать самостоятельно, утвердить форму локальным актом на предприятии.
Приказ об отзыве работника из командировки.
Обратите внимание, законодатель четко не регламентирует, как оповестить сотрудника о необходимости прервать поездку. Как правило, руководитель звонит специалисту, или оповещает его письменно, заказным письмом.
Командировка - это (согласно ТК РФ) лишь временная поездка работника, которая была инициирована работодателям. Так как направляет на служебное задание человека руководители, он и должен стать гарантом соблюдения его законных прав. Поэтому следует уделить особое внимание оформлению соответствующих документов, вовремя производить расчеты и выдавать аванс перед предстоящей командировкой. Работодатель не имеет права потребовать от некоторых категорий сотрудников выполнить служебное задание, связанное с поездкой в другой город. В случае несоблюдения требования - работник имеет право подать на предприятие в суд.
14 июня Госдума приняла Федеральный закон «О внесении изменений в Налоговый кодекс РФ». В документе описаны изменения, которые вступят в действие 1 января 2017 года. Нововведения касаются суточных выплат при командировках. Напомню: раньше законодательством не регулировался максимальный размер суточных выплат. Предприятия самостоятельно могли определять количество средств, выделяемых на деловые поездки. Такой подход был вполне оправдан: большая компания может позволить себе значительные расходы на командировки, в то время как маленькие фирмы вряд ли готовы к серьезным тратам.
Ранее размер суточных выплат выдаваемых сотрудникам корректировался, исходя из нормативов по подоходному налогу. Так, для поездок по России объем не облагаемых НДФЛ суточных выплат составлял 700 рублей, а для зарубежных поездок – 2500 рублей. Кроме того, эти показатели необходимо было зафиксировать в коллективных договорах между сотрудником и работодателем, а также в локальных актах. Если же указанные лимиты превышались, то с разницы нужно было удержать и оплатить НДФЛ.
Обратите внимание
Официально ставки налогов не увеличиваются. Меняется лишь формулировка в одном
из пунктов Налогового кодекса. При этом от подобных изменений финансовые последствия для предприятий становятся довольно ощутимыми.
Что касается налога на прибыль, то тут не было ограничений, и полный размер суточных выплат мог быть учтен при налогообложении прибыли. Сложнее ситуация обстояла со страховыми взносами – раньше с командировочных они не удерживались. Но с принятием нового закона, с выплат, превышающих 700 рублей для поездок по России и 2500 рублей для выполнения служебных заданий за рубежом, должны быть удержаны и уплачены страховые взносы. Это следует из пункта 2 статьи 422 Налогового кодекса РФ.
Выплата командировочных в 2017 году
Теперь компаниям придется не только рассчитывать удержания в страховые фонды, но и платить деньги в бюджет за то, что сотрудники отправляются в деловую поездку.
С одной стороны, нововведения вызовут очередные сложности, придется тратить время на дополнительные расчеты. С другой стороны, многие компании уже давно приспособились к лимитам в 700 и 2500 рублей, контролируя размер удерживаемого НДФЛ.
Еще одна преграда в виде взносов вряд ли существенно отразится на размере суточных выплат. Глобальная проблема этих изменений в том, что фактически меняется налогооблагаемая база у большинства российских компаний. Отправка сотрудников в командировки – это повсеместная практика. Официально ставки налогов не увеличиваются. Меняется лишь формулировка в одном из пунктов Налогового кодекса. При этом от подобных изменений финансовые последствия для предприятий становятся довольно ощутимыми. Вероятнее всего, изменения в законодательстве вызваны нестабильной ситуацией в экономике, и государство пытается добиться таким способом пополнения бюджета. Что ж, мера довольно резкая, но эффективная. Вопрос только
в том, стоит ли ждать в ближайшее время отмены других «налоговых поблажек». Об этом, вероятно, мы узнаем совсем скоро.
Бухгалтерская профессиональная пресса Для тех бухгалтеров, которые предпочитают работать с первоисточниками. Гарантия профессионализма и личная ответственность эксперта и автора. |
Расскажем, в каком размере надо выплачивать суточные при загранкомандировках в 2018 году, нормируются ли они в целях расчета налога на прибыль, НДФЛ и взносов.
Кто устанавливает размер суточных
Размер суточных при загранкомандировках в 2018 году работодатель вправе установить самостоятельно, закрепив суммы в коллективном договоре или в локальном нормативном акте (ст. 168 ТК РФ). Для этих целей компании могут воспользоваться размерами суточных при загранкомандировках, устанавливаемыми Правительством РФ для бюджетных организаций (). Размер суточных для некоторых стран мы привели в таблице.
Таблица. Размер суточных при загранкомандировках в 2018 году
Образец приказа об установлении размера суточных для зарубежных командировок вы можете посмотреть ниже.
Расчет суточных производится следующим образом:
- при отправлении в загранкомандировку за день пересечения границы суточные выплачиваются по нормам для загранкомандировок (в зависимости от страны, куда прибыл сотрудник);
- при возвращении из зарубежной поездки за день пересечения границы суточные выплачиваются по российским нормам;
- если в течение командировки работник посещает несколько стран, необходимо взять нормы государства, где сотрудник оказался под конец дня.
Внимание: если сотрудник направлен в однодневную командировку за рубеж, суточные при однодневных командировках за рубеж составляют 50% от полной суммы, установленной локальными документами компании ().
Пример. Сотрудник вылетел из Санкт-Петербурга в Таллинн 10 сентября в 9.52, в 13.25 – из Таллинна в Берлин, из Берлина в Цюрих в 20.51. В данной ситуации суточные оплачивают по нормам, установленным для командировок в Швейцарию. В день возвращения из командировки начисляют суточные по РФ.
Не допустить ошибок при расчете выплат работникам вам поможет журнал «Зарплата». При сейчас Вы получаете сразу несколько бонусов. Выберите .
Какие брать нормы суточных при командировках в 2018 году
При расчете налога на прибыль и взносов на травматизм не нужно нормировать суточные при загранкомандировках в 2018 году. Нормы и учет зависят от того, какой размер предусмотрен внутренними документами: коллективным договором, положением о командировках и т. п. Только необходмо учесть, что если суточные выданы в иностранной валюте, для расчета налога на прибыль необходимо перевести данную сумму в рубли по официальному курсу ЦБ на дату выдачи суточных (п. 10 ст. 272 НК РФ).
А вот при расчете НДФЛ суточные подлежат нормированию. При загранкомандировках НДФЛ не облагается сумма суточных, не превышающая 2500 руб. в день (п. 3 ст. 217 НК РФ). Это значит, что если компания выплачивает суточные в размере 2600 руб., 100 руб. из них облагаются НДФЛ.
Аналогичное правило действует и в отношении пенсионных взносов, медицинских взносов и взносов на случай болезни и материнства. Подробнее о том, как начислять взносы с суточных в статье .
Пример. Компания установила размер суточных для загранкомандировок – 2700 руб. Сотрудник находился в командировке – 4 дня. Сумма к выплате 10 800 руб. (2700 руб. х 4дн.).
База для обложения НДФЛ и страховыми взносами (за исключением на травматизм) 800 руб. .
Нередко работники индивидуальных предпринимателей и организаций отправляются в служебные поездки за пределы места своей работы. Такой вид поездок называется командировками. Трудовой кодекс РФ (статья 168) содержит определение понятия «командировочные расходы» и перечень гарантий в случае направления работника в командировку.
Таким образом, предприятие гарантирует сотруднику не только сохранение рабочего места и средней заработной платы, но и возмещение затрат, понесенных в служебной поездке. В нашей статье мы рассмотрим, какие виды командировочных расходов существуют в 2019 году, как их рассчитать и документально подтвердить, и многие другие вопросы, связанные с этой темой. При этом наиболее детально будут рассмотрены суточные командировочные расходы в 2019 году.
Виды командировочных расходов
Командировочные расходы в 2019 году можно разделить на следующие виды:
- Суточные — затраты работника на личные нужды (поиск жилья, питание).
- Аренда жилья (бронирование).
- Проездные (пользование общественным транспортом, оформление проездных документов и прочее).
- Топливо, ГСМ если сотрудник отправился в командировку на личном транспорте.
- Стоимость оформления паспорта и иных документов при командировке за границу.
- Другие расходы (мобильная связь, интернет, обмен валюты и другое).
Вышеперечисленные командировочные расходы прописывается в коллективном договоре или в локальном акте организации или фирмы.
- обслуживание в барах, ресторанах и кафе;
- услуги оздоровительных учреждений (бассейны, фитнес-клубы) при гостинице, где остановился откомандированный работник;
- использование услуг каких-либо сторонних организаций во время командировки.
Указанные в коллективном договоре или в нормативном акте организации виды командировочных расходов, за исключением суточных, должны иметь документальное подтверждение со стороны работника.
Суточные командировочные расходы в 2019 году и их сумма
Как уже было отмечено, суточные расходы в командировках нет необходимости подтверждать какими-либо документами.
В письме Минфина России от 1 апреля 2010 г. № 03 - 03 - 06/1/206 сказано, что для учета суточных, выплаченных работнику в командировке, не требуются подтверждающие документы в виде счетов или кассовых чеков.
Но, тем не менее, в п.7 Постановления Правительства РФ от 13 октября 2008 г. N 749, в последней редакции от 29.07.2015 N 771 сказано, что «Фактический срок пребывания работника в командировке определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из командировки». Следовательно, командированный работник, должен сдать проездные документы в бухгалтерию.
Работодатель выплачивает работнику суточные командировочные расходы в таких случаях:
- если это командировка, то работодатель устанавливает сумму выплаты самостоятельно (сумма расходов вносится в локальный нормативный акт или в коллективный договор) в пункт Положение о командировках. В локальных актах необходимо указать нюансы, которые не описываются в законодательных документах. Например, какого класса гостиницу оплачивать руководящему составу и рядовому работнику, оплачивать ли питание, багаж и т.п.
- если работа связана с выездами (например, экспедиция, работа в полевых условиях) — сумма расходов прописывается не только в нормативном акте или в коллективном договоре, но и в трудовом договоре.
То есть, суточные являются возмещением-компенсацией расходов, понесенных откомандированным работником на дополнительные нужды.
Сумма суточных командировочных расходов в 2019 году может быть разной. Это зависит от норм организации, ее локальных актов, значимости командировки, статуса сотрудника и других факторов.
Для заграничных командировок норма суточных командировочных расходов в 2019 году не может превышать 2,5 тысяч рублей в сутки. Для поездок в пределах России - 700 рублей. Данная норма действует для работников государственных предприятий. У частных организаций есть возможность самостоятельно устанавливать размер суточных командировочных расходов. Размер суточных командировочных расходов необходимо отразить в коллективных договорах и локальных актах по трудовому праву.
Для определения собственных суточных командировочных расходов, нужно учитывать, что если сумма будет больше суммы, установленной законодательством, то нужно будет оплатить налог в размере 13% от суммы превышения.
14 июня 2016 года Госдумой был принят Федеральный закон «О внесении изменений в Налоговый кодекс РФ», который вступает в действие с 1 января 2018 года.
Согласно п. 2 ст. 422 НК РФ с 01.01.2017 с сумм, превышающих 700 рублей для поездок по России и 2 500 рублей для выполнения служебных заданий за рубежом, должны быть удержаны и уплачены страховые взносы.
Законодательство РФ не ограничивает минимальный размер выплат работнику, отправленному в командировку.
Для того чтобы оплата командировочных расходов в 2019 году была выполнена работодателем в полном объеме, необходимо правильно оформить соответствующие документы.
Документы, которые подтверждают расходы в командировках
Напомним, что в 2015 году правительством были отменены следующие командировочные документы:
- командировочное удостоверение;
- служебные задания;
- отчеты после возвращения работника из командировки.
В 2019 году при направлении работника в служебную командировку необходимо оформить в обязательном порядке следующие документы:
- письменное решение директора в форме приказа;
- при поездке работника в командировку на личном, служебном или арендованном транспорте - служебная записка, в которой работник должен указать предполагаемые расходы и предварительно рассчитанную необходимую для командировки сумму. Порядок составления служебной записки должен быть прописан в локальном акте организации или ИП.
Все сведения о командировке в 2019 году будут заноситься в служебную записку. К записке нужно будет приложить сопровождающие документы. В авансовом отчете должны содержаться данные о сумме расходов работника, отправленного в командировку. Этот документ заполняется в трехдневный срок с момента возвращения работника из поездки.
К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой (п.26 Постановления Правительства РФ от 13 октября 2008 г. N 749).
Несмотря на официальную отмену командировочного разрешения, для подтверждения расходов, все-таки лучше оформлять такой документ. В письме Минфина России от 1 апреля 2010 г. № 03 - 03 - 06/1/206 разъяснено, что для того чтобы подтвердить расходы на суточные, организации достаточно разработать и утвердить локальный нормативный акт, в котором зафиксирован их размер, приказ о направлении работника в командировку, служебное задание, отчет о командировке и самое главное - командировочное удостоверение. Чеки, квитанции, накладные, подтверждающие расходование суточных, представлять не обязательно.
Т.е. руководитель должен определить в локальном акте Положения о командировках, применяется ли в организации оформление командировочного удостоверения. Если да, то необходимости в чеках и БСО нет. Если командировочное удостоверение не применяется, то подтверждать расходы суточных, будут чеки, квитанции и т.п.
Первый день командировки — день выезда работника. Факт отбытия работника подтверждается билетами (на поезд, самолет, автобус). Последний день поездки — прибытие работника на свое место работы.
Для отправления работника в командировку, работодатель выдает ему аванс. Все расходы работника, как уже было отмечено, в течение трех дней с момента возвращения, фиксируются в авансовом отчете.
Затраты на проезд (для учета налогообложения), должны подтверждаться следующими документами:
- билетами;
- талонами на посадку;
- квитанциями за багаж и провоз ручной клади;
- путевым или маршрутным листом;
- договором на оказание услуг автотранспортных компаний;
- служебной запиской, в которой обосновывается использование такси.
Расходы на проживание работника, находящегося в командировке, подтверждаются такими документами:
- кассовым чеком;
- квитанцией или талоном о заключении договора на проживание (в гостинице, отеле);
- договором аренды жилья;
- распиской хозяина квартиры о получении оплаты проживания.
Алгоритм и пример расчета суточных командировочных расходов в 2019 году
Порядок расчета оплаты труда работника, отправленного в командировку в 2019 году, определен нормами действующего законодательства РФ. Для сотрудника, находящегося в командировке, размер оплаты зависит не от оклада, а от среднегодового заработка. Расчет производится на основании следующего алгоритма:
1. Сначала определяется сумма, которая начисляется работнику как заработная плата за последний год (до отбытия в командировку).
2. Из этой суммы необходимо вычесть сумму выплат, которые не входят в основной размер зарплаты (это могут быть отпускные, больничные и другие выплаты).
3. Корректируются суммы, которые работник получал в виде всевозможных премий.
4. Высчитывается количество дней, отработанных по факту работником — из общего числа рабочего времени следует вычесть часы отсутствия работника (по разным причинам).
5. В результате необходимо полученную сумму заработка сотрудника разделить на количество дней, на протяжении которых работник находился на своем рабочем месте.
Исходя из последней полученной цифры, должен получиться результат, который и начисляется сотруднику в качестве командировочной выплаты.
Приведем такой пример: откомандированный работник уехал в другой город по приказу руководства. Время его отбытия — 2 сентября, 12 часов 25 минут. Дата его прибытия — 5 сентября, 6 часов 15 минут. Первый день командировки — 2 сентября, последний — 5 сентября. Суточные будут начислены за три дня.
Оплата выходных и праздничных дней в командировке
Случается, что выходные и праздничные дни могут совпасть со временем нахождения в командировке:
1. Работник находится в дороге в праздник или выходной по пути на место назначения или возвращаясь с командировки.
2. Выполняет трудовые обязанности по месту командирования.
В этом случае законодательство обязывает применять один из двух вариантов:
- оплатить выходной или праздничный день в двойном размере;
- предоставить отгул и произвести одинарную оплату.
Сумма суточных командировочных расходов в 2019 году должна подтверждаться документами, которые были оформлены при отправлении работника (приказ о направлении в командировку).
Суточные командировочные должны быть обоснованы справкой из бухгалтерии для налоговой инспекции.
Оплата командировочных расходов в 2019 году
Сотрудник, отправленный в командировку, получает денежные средства за все дни, которые он находится в отъезде. В сумму выплаты, кроме рабочих дней, входят:
- дни в пути;
- выходные дни;
- больничные;
- праздничные дни;
- вынужденные остановки.
Суточные по расходам от служебных поездок по РФ не могут превышать 700 рублей (за один день), а за границу — не более 2 500 рублей в сутки.
Бухгалтерские проводки по суточным командировочным расходам
Командировка по России
Деньги на командировку выдаются сотруднику из кассы под отчет. Аванс, который ему выдается, должен отражаться соответствующей проводкой в бухучете:
По возвращении работник предоставляет в трехдневный срок отчет о потраченных в командировке денежных средствах и прилагает документы, подтверждающие расходы.
Командировка за границу
Если сотрудника отправили в командировку заграницу, то аванс может быть выдан как в иностранной валюте, так и в рублях. Выдача аванса в иностранной валюте может производиться только по безналичному расчету.
Как вариант, работнику можно выдать корпоративную карточку (в рублях и иностранной валюте). Средства можно отправить на личный счет работника, оформив справку о проведении валютной операции. Перерасчет производится по курсу ЦБ РФ на дату операции.
Рассмотрим пример. Работника направили в длительную командировку, на протяжении которой курс валют претерпел изменения (вырос курс доллара).