Проверка или ревизия кассы проводится для того, чтобы определить качество и правильность работы фирмы. Ведь эффективность работы организации регулируется проведением кассовых операций. Каким же образом на предприятие попадают деньги? Наличные средства любой организации, перед тем как попасть на счета фирмы, сначала обрабатываются в кассе. Любые средства имеют свое целевое назначение и, попадая в кассу, проходят ряд определенных процедур и заполнения документов.
Важность ведения кассы
Самым первым документом, в котором отразятся средства, является приходный кассовый ордер, после чего с расходным кассовым ордером деньги отправляются на счет в банке.
Кассовая дисциплина каждого предприятия основывается на законодательном основании, в котором предусматриваются все моменты работы кассового органа на производстве.
Правильная организация работы предполагает наличие отдельного помещения, наличие необходимого оборудования, мебели, компьютерной техники, сейфа для хранения наличности, обязательно на производстве должна быть должность кассира. Работа кассира предполагает ведение целого ряда документации и кассовых операций.
В обязанности кассира входит: прием и выдача наличных средств, проведение операций по платежам безналичным способом, прием и зачисление денег на счета фирмы, инкассация денег, правильное ведение документации, контроль лимита денег. Однако правильное ведение бухгалтерского учета - это еще не подтверждение качества работы. Контроль за работой кассового органа проводится независимой проверкой в ходе ревизии.
Что включено в ревизию
Ревизия кассовых операций - это ряд мероприятий по комплексу и оценке проводимых операций. Все действия работы необходимо проводить согласно законодательству. Контроль и инвентаризация могут быть в виде самостоятельной работы, она проводится кассиром и главным бухгалтером, может проводиться частной независимой аудиторской фирмой, которую будут выполнять профессиональные специалисты. Обычно на любом производстве проверка кассовых операций осуществляется раз в квартал.
Основные этапы ревизии
Чтобы правильно провести ревизию, необходимо следовать главным этапам:
- контроль и подсчет наличных средств в кассе, причем суммы сверяются с отчетами и чеками, которые подтверждают определенные суммы;
- контроль финансовых документов.
Документы и финансовая отчетность предоставляют весь спектр информации о денежных средствах, которые проходят через организацию, тем самым влияют на оборот средств. С помощью документооборота можно увидеть направления работы фирмы. Положительные и негативные пути денег, инвентаризация выявляет нарушения и помогает исправить их.
Главной целью инвентаризации является общая проверка работы и документооборота, финансовой отчетности, правильности поступления денег на счета фирмы, выявления нарушений закона. Аудитор, который проводит контроль по показателям работы, может определить и сформировать мнение о работе фирмы. Чтобы грамотно провести ревизию, необходимо быть хорошим аудитом и знать все нормы бухгалтерского и экономического дела.
Перед проверкой ознакомиться с налоговым кодексом, с коллективным договором или уставом данного производства. Если проверку будет проводить комиссия предприятия, в ее состав войдет главный бухгалтер, экономист, руководитель и другие главные специалисты.
Ревизия кассы предприятия может проводиться один раз в квартал, один раз в год, при передаче рабочего места, перед отпуском кассира, перед увольнением, перед годовым отчетом, в случае ликвидации фирмы. Возможные проверки проводятся по усмотрению руководителя. Если фирма имеет очень большие денежные потоки, то инвентаризация проводится на каждое первое число нового месяца.
Разновидности проверок
Проверки по своей специфике могут подразделять на плановую и внеплановую. Плановая проводится в организации согласно плану, утвержденному на год и закрепленному приказом по предприятию. Внеплановая может проходить согласно приказу фирмы, однако ознакамливаются с ней за три дня до ревизии или в день проверки. Внеплановые контроли обычно проходят независимыми аудиторами, с других управлений приглашенными для контроля и выявления ошибок в работе кассы.
Приглашение специализированных сотрудников аудиторских фирм - удовольствие недешевое, поэтому если руководитель нанимает их для работы, значит действительно ищет нарушения.
Перед тем как начать проверку на предприятии, утверждается приказ, в нем устанавливается период ревизии, обычно он длится не больше 45 дней. В приказе утверждается состав комиссии по проведению проверки. С приказом по предприятию необходимо ознакомиться работнику кассы и всем членам будущей комиссии.
Порядок проведения ревизии кассы предусматривает следующие обязательные пункты:
- Кассу необходимо подготовить к проверке, т.е. комиссии отдается последний отчет по денежным средствам, оформляется расписка об отсутствии неоприходованных денег, ревизор же, в свою очередь, ставит дату и подпись на последних документах.
- Производится проверка кассовой книги. Кассовая книга - это один из главных документов работы, в ней отражаются все операции по поступлениям денежных средств. Правильность ведения еще один главный пункт, в книге нельзя делать ошибок и исправлений, нужно чтобы все страницы были пронумерованы.
- Проверка первичной документации приходного и расходного кассовых ордеров.
- Если существуют остатки денег в кассе, то аудитор существующую наличность пересчитывает и проверяет. Проверяется приказ на лимит денежных единиц организации и сверяется с остатками средств, не превышает ли оставшаяся сумма этот лимит.
- Для проверки очень важен такой момент, как сохранность средств в кассе, проверяется наличие сейфа, чтобы у него был исправный замок, у денег должна быть надежная защита. Если на предприятии существует перевоз средств, то проверяется транспортировка и надежность перевозки.
- Ревизорами обязательно просматриваются и изучаются документы последних проверок и ревизий.
- После проведения ревизии комиссией составляется акт ревизии кассы.
Одним из главных пунктов проверки кассы, является соблюдение кассовой дисциплины (имеется образец):
- проверка оформления документации кассовых ордеров;
- сверка итогов по отчетам кассы;
- сверка заполнение реквизитов организации;
- проставление печатей и подписей;
- проверка входящих и исходящих ордеров;
- правильность ведения платежных ведомостей;
- ревизия кассовых операций подразумевает проверку сроков выплаты заработной платы и многое другое.
Акт ревизии кассы - это документ, подтверждающий проводимость инвентаризации, в нем отражаются пункты проверки и соответствия или несоответствия по ним. Акт ревизии - это утвержденный бланк формы № ИНВ - 15, образец бланка можно найти в интернете.
В этом бланке отражаются такие сведения по ревизии:
- наличие денег по суммам взятым из отчетности;
- наличие денег, по факту имеющихся в кассе, после чего сопоставляются эти позиции, и дается результат.
Если результат одинаковый, значит, работа кассы указывает на благоприятное состояние дел и правильность ведения кассового учета. Если сумма денег разная, то значит при работе кассира допущены ошибки. Если факт средств по документам превышает наличие денег в кассе, то недостача будет выявляться ревизором и кассиром. Если же фактических денег, прошедших через кассу больше чем по документам, то возможно появление излишков, данная ошибка будет исправляться. После проведения инвентаризации обязательно в бланке ревизии составляется письменный акт о проверке. Составляется он в нескольких экземплярах и предоставляется для подписания и ознакомления руководителю организации. Если в период ревизии были выявлены недостача или излишки денежных средств, то к акту будет приложена объяснительная от кассира. Ошибки, найденные в ходе проверки, необходимо исправить в течение 30 дней с момента получения акта.
Ревизия кассы производится на всех предприятиях и является обязательной процедурой при ведении бухгалтерского учета. Только честная и добросовестная работа кассира может эффективно и качественно вести кассовое дело.
Для отражения сведений о наличности в кассе на момент проверки формируется специальный официальный отчетный документ — акт.
ФАЙЛЫ
2 файла
Для чего нужен акт о проверке наличных денежных средств
Периодически наличные денежные средства в кассе проверяются. При этом, чаще всего, проверки бывают внезапными. Инициатива о таких контрольных действиях может исходить как со стороны руководства предприятия, так и со стороны надзорных органов.
Вне зависимости от того, кто стал организатором проверки, по ее итогам составляется акт. В него вписываются
- сумма, которая должна быть в кассе по учетным документам,
- а также та сумма, которая фактически оказалась в наличии при подсчете проверяющими.
Таким образом происходит контроль за финансовой и кассовой дисциплиной компании, выявляются факты служебных нарушений, злоупотреблений, недостач и т.п. неправомерных явлений.
Кто проводит проверку денежных средств кассы
Если проверка проводится внутри фирмы, то для этого мероприятия создается комиссия в составе не менее трех человек. Обычно в нее отдельным приказом директора включаются
- бухгалтер,
- представитель руководства,
- начальник одного из структурных подразделений организации.
Материально-ответственный сотрудник при этих действиях также должен присутствовать, однако в комиссию он не входит.
В тех случаях, когда проверка осуществляется в рамках выездного налогового контроля, ко всем вышеозначенным лицам добавляются еще и инспекторы надзорного ведомства.
Какие последствия может иметь проверка
Если по результатам контрольных мероприятий не будет выявлено нарушений, а наличность будет до копейки совпадать с той, что указана по документам, то никаких последствий, конечно, не будет. А вот если в ходе проверки выяснится, что денег в кассе меньше или больше (такое тоже случается), чем должно быть в соответствии с отчетными бумагами, в отношении материально-ответственных лиц будет, скорее всего, назначено дисциплинарное взыскание (начиная от замечания, выговора и вплоть до увольнения). Кроме того, вероятно, будет требование со стороны руководства о возмещении недостающих средств.
Инспекторы налоговой за излишки или недостачу штрафуют предприятие и его высших должностных работников.
В каком виде делать акт
Сегодня акт о проверке наличных денежных средств кассы можно делать в свободном виде – если речь идет о контроле внутри фирмы. Однако если в проверке задействованы представители налоговой службы, то применяется унифицированная форма КМ-9. В любом случае, независимо от того, какой формат документа будет использован, бланк обязательно должен содержать все необходимые подписи.
Кто должен подписать акт о проверке денежных средств
В акте обязательно должно стоять несколько автографов:
- кассира-операциониста,
- начальника структурного подразделения,
- представителя руководства фирмы (директора или лица, временно исполняющего его обязанности),
- при налоговой проверке – специалиста налогового органа.
Оформление акта и основные моменты
Документ можно оформлять как в компьютере (если есть электронный бланк), так и делать его рукописным. Количество экземпляров акта напрямую зависит от количества участников проверки. Если проверка проходит внутри компании, то достаточно двух экземпляров: один для кассира, второй – для бухгалтерии, если же в контрольных мероприятиях участвуют работники налоговой, то нужно делать три.
Надо ли учитывать и регистрировать документ
Акты, формирующиеся в компании, подлежат обязательному учету. Для этого обычно применяется специальный журнал, куда вносится название документа, его номер и дата. При помощи журнала не только фиксируется сам факт создания акта, но и в случае надобности, документ без проблем отыскивается.
Чем руководствоваться при хранении
При определении периода хранения акта следует ориентироваться на законодательство РФ и локально-нормативные бумаги фирмы.
Срок хранения финансово-контрольной документации не должен быть менее трех лет (это период исковой давности).
После этого акт можно отправить в архивный отдел или уничтожить (при соблюдении регламента, установленного для утилизации документов).
Образец акта о проверке наличных денежных средств кассы
Если вам понадобилось сформировать акт проверки наличности в кассе, а вы никогда его прежде не делали, выше приведенные советы помогут вам. Также посмотрите и образец заполнения документа: здесь за основу взят унифицированный бланк, который можно использовать и для внутренних контрольных мероприятий.
После проведения проверки наличных средств в кассе предприятия заполняется соответствующий акт. Собранные результаты доводятся до руководителя. Документ оформляется с участием представителей контролирующей инстанции и сотрудника, отвечающего за сохранность денежных средств. В конце статьи можно бесплатно скачать бланк акта.
Начнем с того, что для проведения процедуры назначается специальная комиссия. Такой подход объясняется требованиями законодательства, а также тем, что материальный вопрос связан с ответственностью.
Для назначения членов комиссии издается соответствующий приказ руководителя. Все уполномоченные лица должны ознакомиться с содержанием документа и поставить подтверждающую это подпись. Приказ нужно представить и кассиру.
Важно! Все действия, связанные с ревизией, проводятся в присутствии лица, отвечающего за кассу.
Перед составлением акта внезапной проверки кассы в бюджетном учреждении проходят следующие этапы:
- Председатель комиссии зачитывает распоряжение руководства касательно проведения ревизии.
- Кассир передает расписку о том, что на данный момент в кассе отсутствуют его личные средства.
- Затем при наличии значимых оснований для отмены процедуры их понадобится огласить. Если таковых не имеется, комиссия приступает к ревизии.
- В процессе составляются промежуточные документы, например, протоколы.
- В конце заполняется итоговый акт.
Стоит заметить, что исследование кассовых аппаратов проводится в присутствии всех членов комиссии. Также здесь находятся заинтересованные лица.
Как заполняется акт: содержание документа
Акт проверки кассового аппарата имеет установленную форму КМ-9. Заполняются шаблоны представителем контролирующей инстанции и сотрудником, отвечающим за денежные средства. О результатах проверки материальных ценностей уведомляется руководство организации.
В документ включается следующая информация:
- значение по счетчику на начало дня;
- значение на момент ревизии;
- сумма выручки.
Важно! Данные по сумме выручки берутся либо из журнала кассира (форма КМ-4), либо из журнала регистрации КММ (форма КМ-5).
Количество экземпляров документа зависит от того, по чьей инициативе запланирована проверка. Если ее организует руководство компании, нужно два листа: один для бухгалтерии, второй для кассира. Когда ревизию инициирует контролирующая инстанция, нужно три экземпляра бланка. Третий будет передан ее представителю.
Стоит заметить, что каждый сотрудник, участвовавший в процедуре, вправе запросить собственный образец акта.
Дополнительные правила оформления результатов ревизии
После завершения исследования кассы заполняется утвержденная форма КМ-9. Она всегда готовится в письменном виде и в установленном количестве копий.
Акт, а также заполняемые по ходу процедуры протоколы подписываются всеми лицами, принимавшими участие в исследовании кассы. В случае их несогласия с результатами они вправе сделать соответствующие пометки в основном документе либо в сопроводительных бумагах.
Подытожим вышесказанное. Акт проверки кассы имеет унифицированную форму. В нее вносятся показания счетчика на начало дня и на момент ревизии. Дополнительно указываются данные по сумме выручки. Для исследования кассы назначается комиссия, всем ее членам эта информация доносится посредством издания приказа.
Несмотря на то, что ИП разрешено упрощённое ведение бухгалтерского учёта, к учёту кассовых операций это не относится. Законодательство обязывает предпринимателей соблюдать все нормы и правила ведения кассы наравне с юридическими лицами. Но если на предприятиях есть главный бухгалтер, который может проследить за правильной организацией и поддержанием работы кассы, то в случае с ИП предпринимателю зачастую приходится решать эти вопросы самостоятельно, да ещё и в сжатые сроки.
Грамотную организацию работы невозможно представить без правильной и регулярной ревизии кассы. Её результаты позволяют выявить возможные ошибки в учёте кассовых операций, сверить остаток наличных денежных средств, составить достоверную отчётность.
Задачи процедуры
Прежде всего, ревизия кассовых операций индивидуальных предпринимателей должна сделать учёт максимально прозрачным, чтобы контролирующие органы всегда могли проанализировать соблюдение законодательства в области учёта наличных денежных средств. Если индивидуальный предприниматель принимает деньги у населения или предприятий, либо сам расплачивается наличными, каждая операция должна быть оформлена установленным образом и отражена в кассовой книге.
Кассовая книга заводится на период один год, она обязательно прошнуровывается, пронумеровывается и скрепляется печатью индивидуального предпринимателя. В книгу заносятся данные обо всех выписанных приходных и расходных кассовых ордерах. По итогам дня, месяца, квартала или года проводится инвентаризация фактического остатка кассы и сверка его с данными кассовой книги.
Особенно актуальной ревизия кассовых операций становиться для ИП на УСНО либо на ОСНО, то есть тогда, когда величина налога подлежащего уплате зависит от фактически полученных доходов и произведённых расходов.
Предприниматели на такой системе налогообложения, как ЕНВД не обязаны настолько тщательно следить за движением наличных денежных средств, и могут проводить ревизию реже (например, раз в год). Это связано с особенностями расчёта налога. Его величина не зависит от фактически полученных доходов и фактически произведённых расходов, она является вменённой.
В задачи ревизии кассовых операций входит выявление фактов хищения или злоупотребления своим должностным положением работников предпринимателя. В таком случае проводится внезапная инвентаризация с составлением акта.
Порядок проведения
Порядок проведения ревизии кассы закреплён законодательно и включает в себя следующие этапы :
- Предприниматель подписывает приказ об инвентаризации. В нём должна быть указана дата, когда проводится ревизия кассы, сроки её окончания, перечислены фамилии и должности лиц, находящихся в составе комиссии по инвентаризации.
- Приказ должен быть подписан также всеми членами комиссии и лицом, несущим материальную ответственность за сохранность денежных средств предприятия. То есть до начала проведения процедуры кассира необходимо ознакомить с таким приказом под роспись и только после этого приступать к инвентаризации.
- На специальном бланке перечисляются все денежные средства, находящиеся в кассе на момент инвентаризации в виде их покупюрной описи. Бланк подписывают все члены комиссии, которой осуществляется ревизия кассы и материально ответственное лицо.
- Данные бланка сверяются с остатками кассы по данным бухгалтерского учёта.
- По результатам оформляется акт с описанием результатов инвентаризации. Это может быть акт об обнаружении недостачи, акт об оприходовании излишков либо акт о том, что объем фактически находящихся в кассе денежных средств соответствует данным бухгалтерского учёта ИП.
- После установления фактического положения дел может быть подписан приказ об оприходовании излишков либо приказ об удержании недостачи с материально ответственного лица. Во втором случае кассир обязательно должен написать на приказе, что ознакомлен с ним. Также рекомендуется взять с него объяснение в письменном виде о причинах образования недостачи наличных денежных средств.
Документальное оформление
В настоящее время законодательством не ставятся жёсткие рамки в плане выбора предпринимателем форм документов. Можно использовать как унифицированные формы актов, приказов, бланков инвентаризации, так и разработанные предпринимателем самостоятельно. Во втором случае унифицированный бланк может быть использован в качестве образца, в него допустимо добавить свои графы и реквизиты.
Образец заполнения акта ревизии кассы
Единственный нюанс заключается в том, что самостоятельно разработанные бланки документов должны быть утверждены отдельным приказом ИП, который как приложение должны сопровождать образцы этих, самостоятельно разработанных документов. В этом случае ревизия кассовых операций пройдет с соблюдением всех формальных условий.
Бланки унифицированных форм документов, применение которых рекомендовано МинФином, можно найти в приложениях к законодательным актам, регулирующим учёт кассовых операций на предприятиях.
Бланк акта ревизии кассы (унифицированная форма № ИНВ-15)
Однако, в акте, который оформляет ИП, должны присутствовать следующие обязательные реквизиты :
- Наименование ИП, его ИНН.
- Дата составления акта.
- Место, где проводится ревизия (торговая точка, склад, касса офиса).
- Состав комиссии, которой осуществляется инвентаризация, подпись всех её членов.
- ФИО материально ответственного лица, в отношении которого проводится данная процедура, его подпись.
- Сумма остатка денежных средств, которая должна находиться в кассе по данным бухгалтерского учёта.
- Фактическая сумма остатка наличных с покупюрной описью.
- Перечень выявленных во время инвентаризации нарушений хранения и учёта денежных средств, оформления первичных учётных документов. По факту таких нарушений должностное лицо, отвечающее за соблюдение кассовой дисциплины, может быть привлечено к дисциплинарной ответственности.
- Описание результата проверки кассы предприятия. Должно быть указано, выявлены ли излишки или недостатки.
- Заключительные подписи всех участников инвентаризации.
Ревизия кассы – важный инструмент соблюдения кассовой дисциплины и контроля работников кассы. Важность ее проведения нельзя переоценить. Это касается не только юридических лиц, но и индивидуальных предпринимателей. Если инвентаризация проводится грамотно и регулярно, она благотворно влияет на дисциплину работников, климат в коллективе и соблюдение требований законодательства.
По своей сути ревизия кассы не содержит в себе каких-то сложных особенностей и не требует больших затрат времени и ресурсов. Однако игнорирование процедуры может привести к весьма плачевным последствиям, от недостачи до штрафа за нарушение кассовой дисциплины.
Хранение актов инвентаризации также немаловажный аспект деятельности предприятия. Эти документы необходимо хранить на протяжении 5 лет. Стоит заранее позаботиться о месте их хранения.