Ндфл исчисленный и удержанный: в чем разница

Заполнение 2-НДФЛ за 2018 год в 2019 году производят по новой форме. Рассмотрим подробно как заполнить каждый раздел этого документа. Также приведем образцы и полезные сервисы.

Внимание! Правильно заполнить сведения о доходах и отчитаться по ним в налоговую вам помогут следующие документы. Скачивайте бесплатно:

Программа БухСофт подготовит справки 2-НДФЛ для сдачи в налоговую с учетом всех изменений законодательства на актуальном бланке. Форма будет протестирована всеми проверочными программами ФНС. Попробуйте бесплатно:

Заполнить 2-НДФЛ онлайн

Как выглядит новая форма заполнения 2-НДФЛ

С 2019 года налоговые агенты применяют две новые формы справок:

1. Заполненный бланк 2-НДФЛ “Справка о доходах и суммах налога физического лица” налоговые агенты сдают в ИФНС.
2. Новую форму “Справки о доходах и суммах налога физического лица” предоставляют получателю дохода.

Форма 2-НДФЛ подтверждает сумму доходов, полученных физлицом за определенный период, и сумму удержанного налога.

Бланк для заполнения формы 2-НДФЛ теперь выглядит так:

Так выглядит справка о доходах и суммах налога физического лица:

Основные правила заполнения справки 2-НДФЛ

При заполнении бланка 2-НДФЛ налоговым агентам следует руководствоваться порядком утвержденным приказом ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566 (далее - Порядок).

Следует оформить:

• общую часть (содержит данные о налоговом агенте);
• раздел 1 (нужно указать сведения о физлице);
• раздел 2 (предназначен для информации об общей сумме дохода, налоговой базе и размере налога).

Заполнение показателей новой формы 2-НДФЛ производят на основании сведений регистров налогового учета.

Суммы доходов и вычетов приводят в рублях и копейках. Суммы НДФЛ - в полных рублях. При этом суммы до 50 копеек отбрасывают, а суммы от 50 копеек и более округляют до целого рубля (п. 6 ст. 52 НК РФ; письмо ФНС от 28.12.2015 № БС-3-11/4997).

Приведем последовательность заполнения новой справки 2-НДФЛ:

Шаг 1. Общая часть

Шаг 2. Раздел 1

Шаг 3. Приложение

Шаг 4. Раздел 3

Шаг 5. Раздел 2

Если налоговый агент производил выплаты, облагаемые по разным ставкам, то разделы 1, 2, 3 и приложение заполняют по каждой ставке (п. 1.19 Порядка, утв. приказом ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566).

Заполнение общей части новой 2-НДФЛ

В полях «ИНН» и «КПП» указывают соответствующие номера, присвоенные налоговому агенту при регистрации. При подаче по месту нахождения обособленного подразделения в поле «КПП» ставят обособленного подразделения, а в поле “ИНН” - код головного офиса.

Крупнейшие налогоплательщики указывают КПП по месту учета территориальных инспекций

ИП указывают только ИНН, а поле “КПП” ставят прочерк.

Заполнение в форме 2-НДФЛ дальнейших реквизитов приведем в таблице 1.

Таблица 1. Заполнение общей части справки 2-НДФЛ в 2019 году

Название поля	Как заполнить
«Номер справки»	Налоговый агент присваивает уникальный порядковый номер. При подаче корректирующей либо аннулирующей справки взамен представленной ранее, указывают номер представленной ранее
«Отчетный год»
«Признак»	“1” - при подаче налоговым агентом в качестве ежегодной отчетности (п. 2 ст. 230 НК); “2” - при сообщении налоговым агентом о невозможности удержать налог (п. 5 ст. 226 НК), например, с подарка; “3” - при подаче правопреемником налогового агента в качестве ежегодной отчетности (п. 2 ст. 230 НК); “4” - при сообщении правопреемником о невозможности удержать налог (п. 5 ст. 226 НК), например, с подарка.
«Номер корректировки»	00 – при составлении первичной справки; значение на единицу большее, чем в предыдущей справке, – при составлении корректирующей справки. Например, при первоначальной корректировке – 01, при повторной – 02 и т. д.; 99 – при составлении аннулирующей справки
«Представляется в налоговый орган (код)»	Четырехзначный код налоговой инспекции, где стоит на учете налоговый агент. Например: 7743, где 77 – код региона, 43 – номер инспекции
«Наименование налогового агента»	Сокращенное наименование согласно учредительным документам. Если его нет – полное наименование. Аналогично при подаче 2-НДФЛ в налоговую по месту учета обособленного подразделения (письмо ФНС от 15.08.2018 № ПА-4-11/15802). Налоговые агенты – физлица указывают ФИО согласно документам, удостоверяющим личность. Правопреемник указывает наименование реорганизованного юрлица либо его обособленного подразделения
«Код по ОКТМО»	Определяют по Общероссийскому классификатору, утв. приказом Росстандарта от 14.06.2013 № 159-ст. ИП (кроме плательщиков ЕНВД и работающих по патенту), нотариусы, адвокаты указывают ОКТМО по месту своего жительства. ИП на ЕНВД или патенте указывают ОКТМО по месту ведения деятельности. Обособленные подразделения указывают ОКТМО по месту своего нахождения. Если в течение календарного года гражданин получал доходы в различных обособленных подразделениях с разными кодами ОКТМО, по каждому доходу составляют отдельную справку (решение ВАС от 30.03.2011 № ВАС-1782/11). Если фирма меняла местонахождение и встала на учет по новому адресу, в налоговую по новому месту учета подают отдельные справки: по старому коду ОКТМО – за период до постановки на учет по новому местонахождению; по новому коду ОКТМО – за период после постановки на учет по новому местонахождению. При этом ориентироваться следует на дату удержания налога, а не на дату возникновения дохода у физлица.
«Форма реорганизации (ликвидации) (код)» и «ИНН/КПП реорганизованной организации»	Предназначено только правопреемников, которые отчитываются по месту учета за последний налоговый период и подают уточненные справки за реорганизованную организацию. Коды формы реорганизации (ликвидации) см. в приложении 2 к Порядку. При этом правопреемник в справке указывает наименование реорганизованной организации и ее код по ОКТМО

Заполнение раздела 1 новой 2-НДФЛ

В поле «ИНН в Российской Федерации» ставят номер, присвоенный сотруднику. Копию свидетельства можно у него попросить.

ФИО указывают полностью согласно паспорту. Отчество можно не указывать, если его нет в документе. Заполнение поля латинскими буквами возможно только в отношении иностранцев.

В поле «Статус налогоплательщика»:

• ставят “1” в отношении налоговых резидентов;
• “2” – нерезидентов (в т. ч. граждан государств – участников ЕАЭС: Республики Беларусь, Казахстана, Армении и Киргизии);
• “3” – нерезидентов, являющихся высококвалифицированными специалистами;
• “4” – работников, являющихся участниками государственной программы добровольного переселения соотечественников, проживающих за рубежом;
• “5” – работников-иностранцев, имеющих статус беженца или получивших временное убежище в РФ;
• “6” – работников-иностранцев, работающих в РФ на основании патента.

Налоговый статус иностранцев определяют по общим правилам по состоянию на конец года. При этом не имеет значения страна гражданства (письмо ФНС от 16.03.2016 № БС-3-11/1099).

Затем в соответствующие поля вписывают дату рождения, указанную в документе, удостоверяющем личность.

Поле «Гражданство (код страны)» предназначено для кода государства, в котором постоянно проживает работник. Так, код РФ – 643, а Украины – 804. При заполнении поля в отношении нерезидентов используют коды из Общероссийского классификатора стран мира (утв. пост. Госстандарта от 14.12.2001 № 529-ст). При отсутствии гражданства указывают код страны, выдавшей документ, удостоверяющий личность.

В поле «Код документа, удостоверяющего личность» ставят код из справочника «Коды документов» (приложение 1 к Приказу ФНС № ММВ-7-11/566). Например, для паспорта РФ это код «21», а для паспорта иностранного гражданина – «10».

Серию и номер документа указывают без знака «№». Пробелы между серией и номером правильнее вносить также, как и в самом документе. Например, серия и номер паспорта РФ: XX XX XXXXXX. ФНС разъяснила, что допустимо любое заполнение этого поля. 2-НДФЛ инспекторы примут с реквизитами без пробелов.

Заполнение приложения новой формы 2-НДФЛ

Особенности заполнения приложения 2-НДФЛ за год рассмотрим в таблице 2:

Таблица 2. Заполнение приложения 2-НДФЛ в 2019 году

Профессиональные налоговые вычеты (ст. 221 НК РФ), вычеты установленные статьей 217 НК РФ, а также суммы, уменьшающие налоговую базу (ст. 213.1, 214, 214.1 НК РФ) указывают напротив доходов, в отношении которых их применяют.

Стандартные, социальные и имущественные вычеты в приложении не указывают.

Обратите внимание: можно применить одновременно несколько вычетов в отношении доходов от операций с ценными бумагами (ст. 214.1, 214.3, 214.4 НК). Первый вычет указывают после дохода в полях «Код вычета» и «Сумма вычета», второй – строкой ниже и т. д. Поля «Месяц», «Код дохода» и «Сумма дохода» перед вторым и следующими вычетами не заполняют (п. 6.12 Порядка).

Заполнение раздела 3 нового бланка 2-НДФЛ

В нем указывают стандартные, социальные и имущественные вычеты на приобретение (строительство) жилья и данные по уведомлениям, выданным налоговым органом. Особенности заполнения приведем в таблице 3:

Таблица 3. Заполнение раздела 3 нового бланка 2-НДФЛ в 2019 году

Название поля	Как заполнить
«Код вычета»	Код из приложения 2 к Приказу № ММВ-7-11/387. По вычетам, которых нет в приложении 2 ставят код 620 «Иные суммы, уменьшающие налоговую базу в соответствии с положениями главы 23 «Налог на доходы физических лиц» (письмо ФНС от 11.02.2014 № БС-4-11/2189)
«Сумма вычета»	Сумму по конкретному коду. Если вычетов нет, то поля «Код вычета» и «Сумма вычета» не заполняют
«Код вида уведомления»	“1” – по уведомлениям на имущественный налоговый вычет; “2” – на социальный налоговый вычет; “3” – по уведомлениям, подтверждающим право на уменьшение НДФЛ на фиксированные авансовые платежи
«Номер уведомления», «Дата выдачи уведомления», «Код налогового органа, выдавшего уведомление»	Номер и дату уведомления, код ИФНС его выдавшей

При наличии нескольких уведомлений, заполняют отдельную страницу на каждое из них. Если работник уведомление из налоговой не предоставил, поля не заполняют.

Заполнение раздела 2

Он предназначен для общей суммы дохода и НДФЛ по итогам года. Его заполняют отдельно по каждой ставке. Данные для заполнения берут из раздела 3 и приложения.

В поле «Ставка налога» приводят ставку согласно разделу 2. Как заполнить остальные поля, рассмотрим в таблице 4:

Таблица 4. Заполнение раздела 2 нового бланка 2-НДФЛ в 2019 году

Название поля	Что указать
	Справка с признаком 1 и 3	Справка с признаком 2 и 4 (сообщение о невозможности удержать налог)
«Общая сумма дохода»	Суммарную величину дохода по итогам налогового периода. Для этого сложите все доходы, указанные в приложении. Налоговые вычеты, указанные в разделе 3, в этот показатель не включайте	Общую сумму дохода, с которой не удержали налог
«Налоговая база»	Налоговую базу, с которой исчислен налог. Для этого нужно вычесть из показателя, отраженного в поле «Общая сумма дохода», сумму всех налоговых вычетов, которые отражены в разделе 3 справки 2-НДФЛ	Налоговую базу для расчета налога (если общая сумма начисленного дохода подлежит уменьшению на сумму вычетов)
«Сумма налога исчисленная»	Сумму исчисленного налога. Для этого умножьте налоговую базу на ставку, указанную в разделе 3	Сумму налога, которую вы исчислили, но не удержали
«Сумма фиксированных авансовых платежей»	Величину фиксированных авансовых платежей, на которую следует уменьшить налог. Сумму укажите, как в уведомлении из налоговой инспекции
«Сумма налога удержанная»	Сумму налога, которую вы удержали с доходов сотрудника
«Сумма налога перечисленная»1	Сумму налога, которую вы перечислили за год
«Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом»	Не возвращенная налоговым агентом излишне удержанная сумма налога, а также сумма переплаты по налогу, которая образовалась в связи с изменением налогового статуса
«Сумма налога, не удержанного налоговым агентом»	Исчисленная сумма налога, которую налоговый агент не удержал в налоговом периоде

Если нет уведомления, подтверждающего право на уменьшение НДФЛ на фиксированные авансовые платежи,то поля с реквизитами уведомления не заполняют. В поле «Сумма фиксированных авансовых платежей» ставят 0.

Как правильно заверить новую форму 2-НДФЛ

Справку подписывает директор компании. Вместо него поставить подпись может другое лицо по доверенности. Это может быть главный бухгалтер или бухгалтер, который отвечает за расчет зарплаты. При этом в 2-НДФЛ указывают реквизиты доверенности. В поле «налоговый агент» ставят “2”. Заверять подпись печатью не требуется. Данного реквизита нет в форме.

Образец заполнения бланка 2-НДФЛ

Образец заполнения новой 2-НДФЛ выглядит так.

Основные сведения о доходах работающих граждан можно получить из данных справки 2 НДФЛ. Документ выдается работникам по требованию, а также сдается работодателем в налоговую инспекцию по истечении отчетного периода. Содержит информацию о доходах, источниках их получения, размере использованных налоговых вычетов и удержанном налоге.

Предоставление 2 НДФЛ

Справка 2 НДФЛ представляет собой документ, подтверждающий налогооблагаемые доходы сотрудников по месту работы. Содержит информацию о полученных ежемесячных выплатах, в том числе премиальных, отпускных, больничных суммах. Доходы работника, налогообложению не подлежащие, в справке не отражаются. К ним можно отнести выплату пособий по беременности и родам, по уходу за ребенком до 1,5 лет. Для чего нужна справка 2 НДФЛ? Документ формируется в случаях:

1. Предоставление данных в налоговую инспекцию. Документ составляется отдельно по каждому работнику. Содержит сведения о доходах сотрудников, уплаченных налогах. На основании представленных справок ФНС проводит анализ по соотношению сумм НДФЛ начисленного и фактически уплаченного.
2. Выдается по требованию работникам на основании их заявлений. Ответственным за оформление считается работодатель ― налоговый агент. Часто в повседневной жизни гражданам необходимо предъявлять информацию о своих доходах для получения кредитов, социальных услуг, подтверждения налоговых вычетов. Количество обращений за справками не ограничено. Сколько действует справка 2 НДФЛ? Законодательно такие нормы не установлены.
3. Документ формируется при увольнении работника. Используется для определения суммы использованных вычетов при начислении зарплаты у других работодателей.

В отношении справки 2 НДФЛ новая форма 2016 года () действует новая редакция, утвержденная приказом от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@. Форма 2 НДФЛ заполняется за один календарный год. При необходимости получения сведений о доходах за несколько лет формируются несколько документов.

Обязательные реквизиты 2 НДФЛ

Образец заполнения 2 НДФЛ должен содержать следующую информацию:

1. Наименование работодателя (организации или ИП).
2. Реквизиты работодателя (ИНН, КПП, контактный телефон, код ОКТМО).
3. Реквизиты работника (адрес, гражданство, дата рождения, код документа, удостоверяющего личность в 2 НДФЛ). Указывать ИНН работника в справке 2 НДФЛ необязательно.

Сформированные справки могут отвечать следующим условиям:

• составление документа налоговым агентом (признак 1);
• оформление справки при невозможности удержать налог с физического лица (признак 2).

При обычном формировании данных в разделе 5 проставляют статус налогоплательщика в 2 НДФЛ с признаком 1. Если удержать НДФЛ с сотрудника не представляется возможным, в налоговые органы передается документ с признаком 2. При этом ФНС настаивает, что в таких случаях работодатели обязаны передать и документ с признаком 1.

Доходы по справке 2 НДФЛ

Доходы, полученные у работодателя, указываются в справке помесячно в разделе 3. Если налогоплательщиком в одном месяце получено было несколько видов доходов, то каждый формируется отдельно с указанием определенного кода. В образце справки 2 НДФЛ самыми используемыми кодами доходов являются:

• 2000 ― зарплата сотрудника;
• 2010 ― выплата по договорам ГПХ;
• 2012 ― отпускные суммы;
• 2300 ― оплата больничных;
• 2510 ― оплата за сотрудников некоторых товаров, услуг;
• 2520 ― получение дохода в натуральной форме;
• 2720 ― стоимость подарков.

Кроме того, доходы подразделяются на выплату дивидендов, за использование авторских прав, в результате совершения операций с финансовыми инструментами.

При наличии налоговых вычетов (кроме имущественных, социальных, стандартных, инвестиционных), уменьшающих налогооблагаемую базу, их указывают напротив полученных доходов. Для иных видов вычетов предусмотрен раздел 4.

На практике встречаются ситуации, когда работодатель начислил суммы заработка, но не выплатил своим сотрудникам. Например, зарплата за декабрь выдана только в январе. Отражать ли декабрьскую зарплату документе за текущий год? Как заполнить 2 НДФЛ в этом случае?

Учитывая, что по законодательству последний день месяца начисления зарплаты соответствует дате получения дохода, декабрьские начисления требуется отразить в текущем году. Несмотря на то что заработок будет всего лишь начислен, но еще не выплачен, его следует учесть в общих доходах. Итоговая сумма полученных доходов отображается в разделе 5. Там же фиксируется облагаемая налогом база, которая рассчитывается как общий доход, уменьшенный на предоставленные налоговые вычеты.

Налоговые вычеты

Как выглядит справка 2 НДФЛ, если работник имеет право на уменьшение налогооблагаемой базы? В разделе 4 справки отражаются суммы, уменьшающие НДФЛ. Сотрудники вправе заявить о своем праве на использование следующих налоговых вычетов:

1. . При совершенных ранее операциях с .
2. . Если у налогоплательщике есть дети, или он является инвалидом; ветераном боевых действий; участником ликвидации последствий техногенных аварий и др.
3. . При осуществлении расходов на , . Затраты могут быть произведены за себя лично или за родственников.
4. Инвестиционные. Используется в результате операций по ценным бумагам.

Каждому виду вычета присваивается отдельный код, проставляются соответствующие суммы.

Суммарные данные по налоговым вычетам уменьшают налогооблагаемую базу. То есть налог рассчитывается уже исходя из остаточной суммы доходов, уменьшенной на размер вычетов. В случаях, когда суммарный объем вычетов превышает полученный доход, налог не взимается. Подобные ситуации возникают при наличии у работников небольших доходов и нескольких детей.

Показатель начисленного НДФЛ может принимать значения положительное или нулевое. Отрицательным он быть не может. Если работник изъявил желание использовать имущественные вычеты у работодателя, их сумма указывается в пределах полученных доходов.

Удержанный налог

Фактически полученный за весь отчетный период заработок сотрудником суммируется в разделе 5. Там же отражается и налогооблагаемая база. Рассчитывается как полученный доход за минусом действующих налоговых вычетов. На основании облагаемого дохода определяется и сама сумма налога.

Как правило, у многих при заполнении возникают трудности с отражением НДФЛ начисленного, удержанного и перечисленного. Как сделать справку 2 НДФЛ в такой ситуации? Проставить сумму налога требуется в том же периоде, когда был начислен доход.

Пример 1. Общая сумма заработка Петрова С. К. за 2015 год составила 348 000 рублей, в том числе в декабре было начислено 29 000 рублей. Налоговых вычетов за этот период Петрову предоставлено в размере 33 600 рублей. Общая сумма начисленного НДФЛ равна 40 872 рубля, включая налог за декабрь 3 406 рублей. При заполнении справки 2 НДФЛ (бланк) в разделе 5 отразится общая сумма НДФЛ 45 552 рубля как налог исчисленный, удержанный и перечисленный.

При наличии нескольких налоговых ставок (13%, 15%, 30%, 35%) на каждую из низ заполняется отдельный блок разделов 3 ― 5. Реквизиты документа доступны, если скачать бланк 2 НДФЛ в новой редакции.

Новшеством в 5 разделе при заполнении справки является графа, предназначенная для отражения фиксированных авансовых платежей. Используется организациями, в штате которых состоят работники, прибывшие из «безвизовых» государств. На уплаченную ими сумму налога на основании действующего патента можно уменьшить исчисленный с них налог.

Срок действия справки 2 НДФЛ

В некоторых случаях справка о полученных доходах 2 НДФЛ необходима самим работникам. Чаще всего ее требуют банки для предоставления кредитов, жилищно-коммунальные хозяйства при расчете субсидий. Также документ необходим для заполнения налоговой декларации при желании воспользоваться вычетами.

Как получить справку 2 НДФЛ? Запрашиваемый документ работодатель выдает работнику не позднее 3-дневного срока с момента обращения. Основанием к выдаче служит заявление сотрудника. Если запрос на получение сведений о доходах сделан в середине года, справка заполняется на основании имеющихся данных.

Отказать работнику в получении 2 НДФЛ нельзя. И хотя налоговым кодексом штрафы в таких случаях не предусмотрены, может наступить иная административная ответственность. Срок действия справки 2 НДФЛ устанавливается самими субъектами, запрашивающими документ.

Ошибки при заполнении справки 2 НДФЛ

Иногда при начислении зарплаты и перечислении НДФЛ возникают нестандартные ситуации. Нередко в связи с этим возникают следующие ошибки при формировании справок.

Пример 2. В бюджет ошибочно перечислена сумма налога большая, чем было рассчитано. Стоит ли отражать разницу в справке 2 НДФЛ в графе раздела 5 как излишне удержанный налог? Нет, такого требования нет. Излишне перечисленная сумма налогом не является. Отразить стоит одинаковое значение в графах «налог исчисленный», «налог удержанный» и «налог перечисленный».

Пример 3. Сотрудница Иванова М. В. имеет троих детей. Общий размер стандартных налоговых вычетов за год равен 69 600 рублей. начисленная зарплата составила 60 000 за год. При наличии высокого уровня стандартных вычетов их сумма может превышать размер полученных доходов. В таких случаях необходимо сократить сумму вычетов до уровня полученных доходов. Налог удерживать не нужно. Значения полей по налоговой базе, исчисленному и удержанному НДФЛ примут нулевое значение.

В документе, называемом справкой 2-НДФЛ, представлены данные выплат. Все проплаты детализируются по конкретным статьям, указываются все виды налогов. Поскольку налоги платятся не предприятием, а его сотрудниками, то и отчисления производятся из их зарплат. Налоги по доходам физических лиц должны рассчитать и удержать в бухгалтерии предприятия, на котором трудится человек. При этом сама организация имеет статус налогового агента.

То есть предприятие выступает посредником в отношениях между налоговой инспекцией и самим работником в сфере налогообложения. Отсюда следует, что все отчисления делаются не из бюджета компании, а из кошелька человека. В справке имеются графы, содержание которых непонятно, особенно в случае с новичками, заполняющими их в первый раз. К примеру, вопросы могут возникать не только по поводу заполнения самого отчетного документа, в котором содержится сумма налога, перечисленная в справке 2-НДФЛ, но и что это, и как ее правильно использовать.

Виды подотчетных удержаний

Существует три вида налогов, указываемых в 2-НДФЛ:

1. Исчисленный - при планировании выплат сотрудникам предприятие самостоятельно вычисляет размер налога, впоследствии отчисляемого в бюджет. К слову, именно отчисляемая величина и называется перечисленным налогом. Исчисленный налог равняется сумме доходов, из которой убирается размер вычетов, результат чего множится на размер НДФЛ, который по стандарту имеет показатель в 13%.
2. Удержанный - заранее исчисленную сумму предприятие удерживает из зарплаты или иных доходов человека. То есть удержанный налог отображается в виде суммы, которая затем уходит в бюджет, а сотрудник получает заработную плату с уже вычтенной суммой.
3. Перечисленный - представляет собой налог, который был перечислен налоговым агентом в качестве пополнения бюджета.

Чаще всего сложности возникают при заполнении графы “Сумма перечисленного налога” . Ведь компания на протяжении года выплачивает цельную сумму налога со всего штата. В отличие от остальной документации, в справке 2-НДФЛ распределить налог необходимо отдельно по каждому сотруднику. Если было оплачено столько, сколько нужно, то никаких трудностей не предвидится. Тогда размер исчисленного налога будет равен двум другим суммам. И это позволит эффективно разграничить налоги с каждого из сотрудников.

Порой показатели отчислений могут не сходиться, и важно понять, почему в справке 2-НДФЛ не отражается сумма налога перечисленная. Для этого есть разные причины. Самая распространенная заключается в ситуации, когда сотрудник увольняется, а пересчет налога не позволяет удержать его . И при запоздалом перечислении средств в бюджет получается определенная недоплата.

Переплата и недоплата

Если налицо переплата налоговых сумм, в первую очередь необходимо выяснить причину. Когда она не связана с чрезмерным удержанием налога от зарплаты сотрудника, что бывает в результате ошибок, то переплаченные средства возможно вернуть, для этого придется обратиться в налоговую с соответствующей просьбой.

При этом засчитывать переплату в актив будущих платежей не представляется возможным из-за некоторых особенностей формирования, а также уплаты процента в бюджет. Таким образом, в справке 2-НДФЛ переплата не должна указываться.

В случае когда переплата налога привела к слишком большим отчислениям из зарплаты, в справке это нужно отметить, а также вернуть лишнее сотруднику. В случае возврата распределять излишне удержанные средства необходимо с учетом конкретных сумм. Если же сбор был недоплачен, также следует выяснить причину. Когда недоплата не имеет связи с невозможностью удержать налог предприятием, то его необходимо выплатить до того, как справка будет подана.

Так, организация вначале покрывает недоплаченные средства, после чего формирует документацию, в которой распределяет суммы по работникам и передает справки. В них сумма начисленного налога, должна равняться удержанной и перечисленной суммам.

Если же недоплата налога вызвана именно отсутствием у агента возможности получить и вычесть налог, то в справке должно быть написано, что удержанная сумма равняется перечисленной, но не совпадает с начисленной. В таком случае заполняется графа “Признак документа”, в которой ставится цифра 2 и вносятся данные в строку для суммы налога, которая не была удержана.

Что делать, если невозможно удержать процент

Есть некоторые ситуации, когда компания попросту не имеет возможности взять налог из доходов. Это можно проследить на следующей ситуации. Магазин техники в ходе акции разыгрывает наборы домашней техники среди клиентов. Так как приз выплачивается приборами, а не деньгами, то и налог с них возыметь не представляется возможным. Поэтому в большинстве случаев подобные ситуации не подвергаются налогообложению. И при этом возникает вопрос о графе «Сумма налога» (перечисленная) в справке 2-НДФЛ - что ставить в ней?

Если такая ситуация имеет место быть, то предприятие обязано:

1. Подать соответствующую информацию в федеральную налоговую инспекцию. Необходимо указать, с какого конкретно товара нельзя было удержать налог и при каких обстоятельствах это произошло.
2. Также, кроме официальных органов, о безналоговом призе должен знать и сам счастливчик . Такое требование прописано в пункте 5 статьи 226 НК России. Извещение должно предоставляться в письменном виде как налоговикам, так и самому потребителю, а указывается не только сам факт отсутствия возможности удержания налога, но также и его возможная сумма. Бумага предоставляется по месту учета компании.

Сделать это необходимо не позже, чем 1 марта следующего календарного года, иначе возможны определенные санкции со стороны налоговиков.

Заполняем справку: пошаговая инструкция

ФНС своим приказом, датированным 30 октября 2015 года и обозначаемым как №ММВ-7-11/485, ввела в оборот официальную форму 2-НДФЛ с некоторыми изменениями. Структура справки осталась неизменной, поэтому у опытных работодателей скорее всего не возникнет вопроса, как заполнять такую форму. Она состоит из заглавия и пяти разделов. Из нововведений выделяется несколько показателей, которые следует вносить в бумагу.

В заголовке документа следует указать такие данные, как:

1. Год отчетности, порядковый номер данной формы и дата составления.
2. Далее идет графа “Признак” . В ней проставляют «1». Это будет говорить о том, что форма касается доходов физического лица, и налога, который был удержан.
3. Номер с корректировкой - это новое поле. В него вписывают два ноля в случае первичного заполнения документа. В дальнейшем все повторные подачи бумаги будут нумероваться. Для аннуляции справки в этой графе ставят две девятки.
4. Код согласно ИФНС.

В первом разделе заполняются сведения, касающиеся налогового агента. Так, необходимо вписать код ОКТМО, контактный телефон, ИНН, название и КПП агента. В случае получения доходов от обособленного отдела, следует вписать КПП согласно местонахождению этой организации.

Второй раздел содержит информацию о физическом лице, которое получает доход:

• ИНН физлица. При наличии сотрудника-иностранца, его ИНН размещают в новой специальной графе;
• статус того, кто платит сбор. Здесь существует шесть категорий. Среди новых - участники госпрограмм по переселению, иностранцы-беженцы, иностранцы с патентом на работу;
• код по ОКСМ;
• паспортные данные.

В третьем разделе указывают доходы, которые облагаются процентной ставкой и ее величину. Все расчеты основываются на данных о доходах в натуральной и финансовой формах.

Четвертый раздел отвечает за вычеты по социальным, инвестиционным и имущественным налогам. Подробнее о том, что значит каждый из разделов, можно найти в справочнике “Коды видов вычетов налогоплательщика”.

В пятом разделе указывается размер дохода и налога в виде общих сумм. При этом все суммы следует округлить до полных чисел. Это следует из Письма ФНС, датированного 28 декабря 2015 года и обозначающимся №БС-3-11/4997.

Штрафные санкции

Так как форму 2-НДФЛ обязаны сдавать в ИФНС все организации в конце каждого отчетного периода, за который принят календарный год, соблюдать такой порядок необходимо. Закон регламентирует сроки подачи:

• стандартная справка - этот документ должен предоставляться не позже, чем 1 апреля следующего за отчетным года. Такой срок позволяет правильно подсчитать все суммы и сформировать всю документацию максимально комфортно;
• справка о невыплаченных налогах - такой документ предоставляется в случае, когда организация выплатила доходы, но не удержала с них процент. Подать такое заявление необходимо не позже, чем 1 марта следующего календарного года.

Если же справка не была сдана до этих периодов, то на них могут быть наложены штрафы. Налоговая инспекция четко регламентирует, какие штрафы будут вменяться нарушителю.

Тариф за каждый просроченный документ составляет 200 рублей , это оговаривается в пункте 1 статьи 126 Налогового кодекса Российской федерации. Причем объектом штрафа считается справка по каждому работнику, то есть штраф, к примеру, за 5 сотрудников, чьи справки не были сданы, организация должна будет выплатить 1000 рублей в пользу регулирующей инспекции.

Также штрафные санкции положены за сдачу справки с неправдивой информацией. Эти нормы действуют с 2016 года, и предусматривают взыскание в размере 500 рублей за каждую из неверных справок, такой размер определяется налоговым законодательством России. Штраф может быть выписан, даже если суммы доходов указаны верно, но ошибка закралась, к примеру, в личные данные сотрудника или компании. Штраф положен даже за ошибку в номере телефона, если ее выявит проверка. В связи с этим также нельзя использовать всевозможные сокращения, нерелевантные сведения и другие данные, искажающие действительность.

К тому же, согласно письмам ФНС, денежные санкции положены и за ошибку в ИНН физического лица, если справка подана с такой неточностью. Такие данные указаны, к примеру, в письме ФНС, датированном 16.02.2016. Предприятие, которое подает документацию, также может обнаружить неточности в ней и сообщить в ИФНС об ошибке, подав уточнение 2-НДФЛ. Если это будет сделано до того, как неправдивые данные обнаружатся инспекторами, штрафа получится избежать.

В целом, перечисленная сумма налога - это показатель, который демонстрирует, сколько средств в виде налога было отчислено в бюджет . Ее необходимо указывать наравне с другими видами налога, и, в случае ошибки. Также, в справке 2-НДФЛ сумма налога удержанная и перечисленная должны совпадать, если такого не будет, то у налоговых инспекторов могут возникнуть некоторые вопросы к деятельности.