Задают много вопросов, касающихся учета бланков строгой отчетности (БСО). В частности, бухгалтеров интересует, где нужно регистрировать бланки, как организовать их учет и какие создать проводки. Мы подготовили статью, которая поможет прояснить сложные моменты, связанные с созданием и учетом БСО.
Вводная частьБланки строгой отчетности нужны компаниям и предпринимателям, которые оказывают услуги населению и пользуются правом не применять контрольно-кассовую технику. Такое право предоставлено им пунктом 2 статьи 2 Федерального закона от 22.05.03 № 54-ФЗ*.
Получив деньги за услугу, организация или предприниматель вместо кассового чека выдает покупателю другой документ, подтверждающий оплату — к примеру, квитанцию, билет или талон. Эти документы оформляются на бланках строгой отчетности, которые приравнены к кассовым чекам. Правила создания, учета, хранения и уничтожения БСО приведены в Положении об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утвержденном постановлением Правительства РФ от 06.05.08 № 359 (далее — Положение).
Форма бланка строгой отчетностиСуществуют БСО, форму которых разрабатывают органы исполнительной власти. Это некоторые отраслевые бланки, например, железнодорожный билет и экскурсионная путевка (утверждены Минтрансом России и Министерством культуры соответственно).
Но в большинстве случаев компании и предприниматели могут изобретать свои собственные формы бланков. Главное, чтобы эти формы содержали все необходимые реквизиты, перечисленные в пункте 3 Положения: наименование, шестизначный номер и серию, вид и стоимость услуги, ИНН организации или предпринимателя и проч. Не возбраняется позаимствовать форму, разработанную другим налогоплательщиком. Об этом сообщило УФНС России по г. Москве в письме от 01.03.10 № 17-15/020721 .
Регистрировать выбранный вариант бланка в государственных органах, в том числе в Министерстве финансов, не нужно. Такова официальная точка зрения Минфина России, изложенная в письме от 29.01.13 № 03-01-15/1-14 (см. « »). Достаточно утвердить форму БСО в своей учетной политике.
Где можно распечатывать БСОПечатать бланки строгой отчетности можно одним из двух способов: либо в типографии, наделенной правом выпускать БСО, либо своими силами при помощи автоматизированной системы. В качестве такой системы подойдет контрольно-кассовый аппарат, прошедший специальную доработку. Причем в отличие от обычной кассовой техники, которая печатает традиционные чеки, машину для изготовления БСО в налоговой инспекции регистрировать не надо. Это подтвердила ФНС России в письме от 24.08.12 № АС-4-2/14038 (см. « »).
Что же касается обычного компьютера с принтером, то он для печати бланков строгой отчетности не подходит. Подобную точку зрения неоднократно высказывали чиновники Минфина России — в частности, в письме от 25.11.10 № 03-01-15/8-250 (см. « »).
Документы для учета бланков строгой отчетности Если бланки изготовлены в типографииУчет бланков, изготовленных типографским способом, нужно организовать следующим образом. Поступление фиксировать в акте приемки, а дальнейшее движение отражать в книге учета бланков строгой отчетности.
В пункте 13 Положения говорится, что учет в книге надо вести по наименованиям, сериям и номерам бланков. Листы книги должны быть подписаны руководителем и главбухом (либо ИП), пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью.
Форма книги учета БСО для коммерческих организаций законодательно не утверждена. Поэтому, как сообщили чиновники финансового ведомства в письме от 31.08.10 № 03-01-15/7-198, компании и предприниматели вправе разработать свой вариант книги (см. « »).
Как правило, в книгу учета БСО включаются графы, где отражается дата поступления бланков, количество поступивших бланков, лицо, передавшее бланки, и реквизиты соответствующего документа. Аналогичные графы предусмотрены для бланков, переданных для использования. Кроме того, в книге выводится текущий остаток по каждому наименованию, серии и номеру БСО. Данный остаток должен подтверждаться актом инвентаризации бланков строгой отчетности. Она проводится в те же сроки, что и инвентаризация наличных денег в кассе (п. 17 Положения).
Далее, в момент приема денег у клиента, работник компании или предприниматель заполняет БСО и указывает в нем полученную сумму. Основную часть заполненного бланка он передает клиенту, а отрывной корешок оставляет себе. Если в форме бланка отрывная часть отсутствует, то клиенту передают оригинал бланка, а себе оставляют копию. Сумма, полученная от клиента, фиксируется в приходном кассовом ордере и отражается в кассовой книге. А корешок (либо копия) БСО служит документом, подтверждающим поступление наличности.
При проверке полноты учета наличной выручки налоговики пересчитают корешки (либо копии) выписанных БСО и убедятся, что их количество совпадает с тем, что зафиксировано в книге учета бланков строгой отчетности. Затем инспекторы сложат суммы, указанные в корешках (или копиях) использованных БСО и сравнят с величиной наличной выручки, проведенной по кассе. Если эти показатели не совпадут, налоговики заподозрят нарушение и потребуют объяснений.
Если бланки изготовлены своими силамиВ случае, когда бланки строгой отчетности печатаются посредством автоматизированной системы (в частности, созданной на базе ККТ), учет осуществляет эта система. То есть она фиксирует и сохраняет данные обо всех выпущенных БСО, их номерах и сериях. По этой причине книгу учета бланков вести не нужно.
Во время проверки инспекторы потребуют предоставить информацию о выпущенных бланках, которая хранится в автоматизированной системе. А налогоплательщик, в свою очередь, обязан ее предоставить (п. 12 Положения).
Бухгалтерский и налоговый учет БСОПроводки, которые следует создать при поступлении и списании БСО, а также способ налогового учета зависят от дальнейшей судьбы бланков. Здесь возможны два варианта. Первый подразумевает, что бланки будут использованы компанией или предпринимателем. При втором варианте существует вероятность, что часть незаполненных БСО может быть реализована.
Бланки, предназначенные для собственного использованияВ подавляющем большинстве случаев организации и предприниматели приобретают и создают БСО исключительно для того, чтобы использовать при расчетах с клиентами. В такой ситуации стоимость «типографских» бланков можно сразу списать на счет 20 «Основное производство» или на счет 44 «Расходы на продажу». Если же бланки изготовлены своими силами, то расходные материалы (бумага, чернила и проч.), а также амортизация ОС (например, ККТ, печатающего бланки) также относится на счета 20 или 44.
Помимо этого, необходимо организовать учет бланков на забалансовом счете 006. Здесь БСО отражаются в условной оценке, к примеру, по закупочной стоимости или по сумме, затраченной на создание. Аналитический учет следует вести по видам бланков и по местам хранения.
В налоговом учете стоимость бланков можно включить в текущие расходы в момент приобретения или создания.
Бланки, предназначенные для перепродажиЕсли в момент приобретения или создания БСО бухгалтер не уверен, будут бланки использованы или проданы, то отразить их лучше на счете 10 «Материалы».
Потом, в случае реализации бланков, их следует сначала перевести на счет 41 «Товары», а затем отразить продажу проводками:
ДЕБЕТ 62 КРЕДИТ 91
- выручка от реализации БСО;
ДЕБЕТ 91 КРЕДИТ 68
- НДС, начисленный при реализации БСО;
ДЕБЕТ 91 КРЕДИТ 41
- закупочная стоимость (либо стоимость создания) реализованных БСО
Помимо этого, нужно вести учет на забалансовом счете 006 по видам бланков и по местам хранения.
В налоговом учете стоимость реализованных бланков строгой отчетности следует списать на расходы в момент продажи.
* Название закона — «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт».
(БСО) является документом, который подтверждает получение оплаты денежных средств. Фактически БСО заменяет собой кассовый чек.
В случае оказания услуг населению, на бланках строгой отчетности оформляются: проездные документы, талоны, квитанции, билеты, путевки, абонементы и другие документы.
В нашей сегодняшней публикации мы расскажем о том, как ведется учет бланков строгой отчетности. А в нижней части страницы размещена книга учета бланков строгой отчетности, которую можно скачать.
Реквизиты и особенности бланков строгой отчетностиОбязательными реквизитами бланков строгой отчетности являются:
- наименование документа (с указанием шестизначного номера и серии);
- наименование организации (с указанием организационно-правовой формы);
- фамилия, имя, отчество — для индивидуального предпринимателя;
- место нахождения постоянно действующего исполнительного органа юридического лица;
- вид и стоимость услуги (в денежном выражении);
- сумма оплаты;
- дата составления документа (осуществления денежного расчета);
- фамилия, имя, отчество и должность лица, совершающего операцию с его подписью (печатью);
- иные реквизиты (по желанию ИП).
Типографский документ БСО обязательно должен содержать информацию об изготовителе: сокращенное наименование, место нахождения, ИНН, номер заказа, тираж и год выполнения.
На каждом бланке строгой отчетности, изготовленном типографским способом, проставляется серия и номер документа.
Учет бланков строгой отчетностиИндивидуальный предприниматель (или руководитель организации) заключает договор о материальной ответственности с работником, который будет заниматься получением, хранением, учетом и выдачей бланков документов и приемом от населения наличных денежных средств.
Поступившие бланки документов должны приниматься ответственным работником в присутствии комиссии, образованной индивидуальным предпринимателем (руководителем организации).
Проверке подлежит соответствие количества, номеров и серий бланков данным, указанным в сопроводительных документах.
После этого составляется акт приемки. Он утверждается ИП (руководителем организации) и является основанием для принятия документов на учет.
Сведения о полученных бланках БСО следует внести в специальную «Книгу учета бланков строгой отчетности».
Обратите внимание, что унифицированной книги учета БСО не существует и поэтому ИП (организация) составляет журнал учета бланков строгой отчетности на свое усмотрение.
Все страницы книги учета бланков строгой отчетности необходимо прошнуровать и пронумеровать.
Работник, ответственный за ведение книги, а также бухгалтер и руководитель организации, ставят свою подпись на документе (и печать — при наличии).
В книге учета бланков строгой отчетности отражаются все движения бланков:
- поступление;
- выбытие;
- списание.
Вышеперечисленная процедура учета БСО актуальна для бланков строгой отчетности, напечатанных типографским способом. Если БСО были изготовлены при помощи автоматизированной системы самой организацией (ИП), то журнал учета бланков строгой отчетности вести нет необходимости. Система сама все фиксирует и учитывает.
Бухгалтерский учет бланков строгой отчетностиВ бухгалтерском учете БСО принимаются на забалансовый счет — 006 (приходуются в дебет). По мере выдачи бланков строгой отчетности населению, их списывают с кредита 006.
В бухгалтерском учете затраты на изготовление БСО отражаются так:
Как уже упоминалось ранее, если бланки строгой отчетности были распечатаны типографским способом, то вести книгу учета БСО является обязательным.
ИП или организация, в соответствии с действующим законодательством вправе самостоятельно разработать удобную для себя модель книги учета БСО. Журнал нужно прошить и не забыть пронумеровать. Ответственный работник, руководитель и бухгалтер организации подписывают документ и скрепляют его печатью.
Учет в книге БСО ведется по наименованию, серии и номеру бланка. Также указывается дата поступления бланков (их количество и реквизиты).
Регламент ведения книги (журнала) учета бланков строгой отчетности закрепляется на локальном уровне путем издания соответствующего акта (с указанием ответственного лица за ведение журнала).
Руководитель и работник подписывают договор о материальной ответственности. ИП (руководитель) обязуются создать условия для сохранности БСО.
БСО, выпускаемые при помощи автоматизированных систем не требуют ведения книги учета. Доступ к системе должен быть ограничен. В этом случае каждый бланк должен иметь серию и номер.
Инвентаризация БСОРевизия БСО осуществляется в период инвентаризации наличных денежных средств, находящихся в кассе. Проверку наличия бланков строгой отчетности проводят по каждому месту хранения, с учетом начальных и конечных номеров БСО (в соответствии с Приказом Минфина от 13.06.1995 г. № 49 в редакции от 08.11.2010 «Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств»).
Для инвентаризации используют форму ИНВ-16: «Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности», утвержденную постановлением Госкомстата от 18.08.1998 г. № 88 в последней редакции от 03.05.2010 года «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации».
Перед началом инвентаризации БСО, берется расписка с материально ответственных лиц (она включается в часть заголовка инвентаризационной описи).
Опись составляется в двух экземплярах.
Хранение БСОДля хранения бланков строгой отчетности выделяется специально оборудованное помещение. Место хранения БСО по окончании рабочего дня опломбируется (опечатывается).
Лучше всего БСО хранить в сейфах или в специальных помещениях — это позволит избежать их кражи или порчи.
Каждый бланк должен иметь копию, которая хранится пять лет.
Оригиналы бланков строгой отчетности также хранятся не менее пяти лет.
Хранение БСО с помощью автоматизированных системПри оформлении БСО с помощью автоматизированной системы необходимость во всех вышеперечисленных операциях при хранении обычных БСО отсутствует. Автоматизированная система БСО должна соответствовать критериям п 11. Постановления Правительства РФ № 359 от 06.05.2008 (последняя редакция от 15.04.2014).
К таким критериям относятся:
- возможность защиты системы от несанкционированного доступа;
- возможность идентификации и фиксации операций с БСО в течение 5 лет;
- возможность сохранения в памяти АС данные о БСО.
Однако распечатанные с помощью автоматизированной системы, но испорченные БСО должны по аналогии с типографскими БСО храниться в сейфе организации.
Уничтожение БСОПо истечении пятилетнего срока хранения бланков строгой отчетности, их следует уничтожить. Акт об уничтожении БСО является основанием для их уничтожения. Он составляется специальной комиссией, которая действует на основании приказа индивидуального предпринимателя (руководителя организации).
Бланки строгой отчетности уничтожаются в присутствии всех членов комиссии.
Скачать книгу учета бланков строгой отчетностиСтатья отредактирована в соответствии с действующим законодательством 04.06.2018
Тоже может быть полезно: Информация полезна? Расскажите друзьям и коллегамУважаемые читатели! Материалы сайта сайт посвящены типовым способам решения налоговых и юридических вопросов, но каждый случай уникален.
Если вы хотите узнать, как решить именно ваш вопрос - обращайтесь . Это быстро и бесплатно! Также вы можете проконсультироваться по телефонам: МСК - 74999385226. СПБ - 78124673429. Регионы - 78003502369 доб. 257
Бланки строгой отчетности подлежат учету. Специально для такого учета законодательством утверждены обязательные правила. Учет бланков строгой отчетности в бухгалтерии должен также быть подчинен установленному порядку. Такой порядок должен обеспечивать сохранность рассматриваемой документации. В частности, для учета и хранения таких бланков надлежит вменить соответствующие обязанности ответственному лицу.
Бланки строгой отчетностиНа основании ст. 1.1 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ (далее - Закон о ККТ) бланки строгой отчетности — это первичные учетные бланки, значимость которых соответствует кассовому чеку. Такие бланки формируются в электронной форме и (или) выдаются на печать с использованием специальной автоматизированной системы при осуществлении расчетов за услуги.
Содержит подробный перечень требований к бланку строгой отчетности и состав его реквизитов. Они аналогичны требованиям, которые законодательство предъявляет к кассовому чеку. В частности, бланки, выданные на бумажном носителе, должны легко поддаваться чтению и не терять этого свойства не менее полугода.
Согласно действующей в 2017 году редакции Закона о ККТ при осуществлении расчета следует выдавать бланк на бумажном носителе и (или) направить БСО в электронной форме на предоставленный клиентом абонентский номер или адрес электронной почты. Подобный направленный и распечатанный БСО приравнивается к БСО на бумажном носителе при условии, что сведения, указанные в бумажном бланке, идентичны сведениям в бланке, направленном покупателю в электронной форме.
Для того чтобы узнать, как учитывать бланки строгой отчетности, следует обратиться к другому НПА, а именно к Порядку, утв. Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 N 359 (далее - Постановление № 359).
Учет документов строгой отчетностиПорядок учета, хранения и заполнения соответствующей документации содержится в п.п. 13 — 20 Постановления № 359 . Именно указанные нормы регулируют, как именно вести учет БСО.
В частности, руководству для надлежащего учета необходимо:
- назначить материально ответственное за БСО должностное лицо;
- принять меры для создания соответствующих условий для хранения БСО (в сейфах, специальных опечатываемых помещениях и т.п., дающих возможность избежать кражи или повреждения документов);
- вести учет БСО в специальной книге, заполняемой в установленном порядке (должна быть пронумерована, прошнурована, подписана уполномоченными должностными лицами и заверена печатью);
- создать специальную комиссию для приемки приобретенных на стороне бланков строгой отчетности, сопровождающейся заполнением соответствующего акта;
- с целью надлежащего учета бланков строгой отчетности в установленных случаях проводить их инвентаризацию;
- хранить не менее пяти лет;
- уничтожать бланки и их корешки по достижении предельного срока хранения на основании акта под контролем специально созданной комиссии.
Для того чтобы определиться с проводками, следует обратиться к Инструкции , утв. Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 N 94н. Этот НПА, в частности, отвечает на вопрос о том, на каком именно счете следует учитывать документы строгой отчетности в бухгалтерии.
Согласно указанному нормативному акту для учета сведений о наличии и движении бланков строгой отчетности открывается забалансовый счет 006. Для учета бланков применяется условная оценка. Аналитический учет осуществляется отдельно по каждому виду рассматриваемой документации.
Для списания в бухгалтерском учете БСО и стоимости их изготовления на стороне можно использовать 20 или 44 счет. При самостоятельном изготовлении соответствующие расходы также можно отнести на указанные счета.
Предприниматели и фирмы, реализующие продукцию или предоставляющие услуги, обязаны проводить наличные и безналичные платежи через кассу. Законодательством определен перечень ситуаций, когда кассу можно не использовать. Один из пунктов этого перечня – предоставление услуг гражданам. Предприниматели и фирмы могут при этом заполнять бланки строгой отчетности.
Некоторые из этих документов имеют утвержденные формы, в других случаях учреждение может составить свою форму с внесением обязательных реквизитов. Это не является единственным требованием. Бланк должен быть изготовлен в типографии на аппарате, делающем непрерывную нумерацию.
Фирмы и предприниматели должны вести учет типовых или самостоятельно разработанных форм. Для этих целей заводится специальная учетная книга.
Скачать бланк строгой отчетности в формате Word , вы можете
Предназначение учетной книги понятно из названия: она необходима для регистрации «строгих» бланков. Нормативно-правовыми актами не установлена определенная форма книги. Некоторые фирмы закупают готовые экземпляры, отпечатанные в типографии, но их не всегда можно найти в продаже. Учет можно вести в любой «амбарной книге» и даже в обычной школьной тетрадке.
Учетная книга позволяет зарегистрировать поступление и расходование бланков, подлежащих обязательной отчетности.
В левой части отображается прибытие бланков, которые заказываются в типографии, обязательно указываются их номера. В правой части отражается выдача бланков.
Бланки могут быть списаны не только ввиду их использования, но также и вследствие порчи. В последнем случае вносится соответствующая пометка. Допускается списывание неиспользованных бланков, которые по каким-либо причинам не будут более применяться.
Проверка книги БСО контролирующей организацией дает возможность выяснить цели использования каждого учтенного бланка.
Книга учета бланков строгой отчетности по форме 0504045 – пример заполнения:
Образец заполнения книги учета бланков строгой отчетности. Узнать в каком порядке ведется журнал приказов по основной деятельности предприятия и скачать его образец, вы можете
Кто ведет книгу учета БСО?Порядок ведения и оформления книги устанавливается местным нормативно-правовым актом фирмы. В документе прописывается ФИО лица, ответственного за приемку, должное хранение, регистрацию и выдачу бланков . С таким сотрудником подписывается договор о материальной ответственности.
Данный сотрудник вносит в книгу учета записи по мере надобности, а именно – по мере прибытия и расходования бланков. Сроки хранения журнала ни в каких нормативно-правовых актах не отображены. Тем не менее, срок хранения корешков, порченых и списанных бланков составляет пять лет, следовательно, книгу нужно держать как минимум столько же, сколько и последние формы, сведения о которых в нее внесены.
Приказ о регистрации и расходовании бланков может устанавливать срок хранения книги в течение пяти лет с момента внесения последней отметки. По истечении данного периода книга вместе со всеми корешками и списанными формами должна быть уничтожена.
Нужно также учитывать, что книги нельзя уничтожать, если еще не истек месяц с момента последней инвентаризации.
Кто и в каком порядке осуществляет ведение журнала регистрации входящих документов по предприятию – читайте
Правила ведения книги учета бланков строгой отчетностиДополнительную информацию об учетной книге можно найти в ряде нормативно-правовых актов :
- Положение №359 (пункт 13);
- Приказ Минфина от 15 декабря 2010 г. №173н (в разделе о бланке 0504045).
В этих источниках содержится достаточно мало информации. В законодательстве сделан упор на правила оформления, а также в общих чертах указано, что именно должен содержать документ. Четких рекомендаций касаемо формы для ведения книги хозяйствующими субъектами нет.
Следует также отметить, что некоторые фирмы используют такое наименование, как «журнал учета БСО», что вполне допускается. Однако в законодательстве речь идет именно о книге, форму которой организация может составить сама.
Важно соблюдать следующие условия, которые требует законодательство:
- Прошивка, скрепление печатью и росписями руководителя и главбуха (если такой числится в штате);
- Нумерация страниц.
Учетная книга заполняется только от руки. Заполнять документ в электронном формате (например, в Excel) категорически запрещается. Это объясняется тем, что при этом не будут выполняться предписанные указания.
Электронную книгу пронумеровать можно, но прошить ее не получится. К тому же электронный вариант можно с легкостью скорректировать, что категорически запрещено.
Книгу учета можно вести в любой тетради или журнале, которые уже есть в фирме. В таком случае в тетради придется делать колонки, также нужно будет потратить время на прошивку и проставление номеров.
Если этого делать не хочется, можно заказать журнал в типографии. При этом следует заблаговременно озвучить нужные колонки и графы, а также размеры и формат, учитывая потребности фирмы.
При самостоятельной разработке формы журнала можно ориентироваться на бланк , утвержденный для бюджетных учреждений Приказом Министерства финансов №173н.
Многие организации используют именно такую форму в качестве основы, после чего вносят в нее свои корректировки: добавляют дополнительные графы или удаляют лишние. Некоторые фирмы вообще ничего не изменяют в форме и используют ее в исходном виде.
Учетную книгу заводят непосредственно перед ее получением и ведут, пока не кончатся пошитые и пронумерованные страницы. Обновление книги не требуется.
Точные сроки хранения не определены, но Положение №359 устанавливает, что период хранения дубликатов и корешков составляет пять лет , поэтому и минимальный срок хранения журнала с даты внесения последней отметки также составляет пять лет.
Образец заполнения книги учета бланков строгой отчетности
В журнале отображаются все сведения, касающиеся «строгой» документации:
- Получение;
- Предоставление;
- Возврат;
- Списывание;
- Вывод оставшихся документов.
Пример заполнения книги учета БСО:
ООО «Айболит» предоставляет ветеринарные услуги. Фирма при осуществлении коммерческой деятельности выдает квитанции на оплату оказанных услуг. 1 апреля 2015 года в компанию поступила новая партия квитанций в количестве 50 штук.
Квитанции оприходованы бухгалтером и учтены по всем правилам. Далее квитанции приняло ответственное лицо, позже (4 и 7 апреля) они распределены между двумя работниками по 15 штук на каждого. Каждый из сотрудников, работающих с документами-аналогами чеков при оказании услуг гражданам, подписывает договор о материальной ответственности.
Поэтапное заполнение книги учета бланков строгой отчетностиОсновные этапы заполнения:
- Поступление;
- Применение;
- Хранение.
Сначала необходимо указать данные, отображающие поступление. В учетной книге прописывается количество, выданное материально ответственному сотруднику.
Совет: Испорченные или неверно заполненные формы зачеркиваются и вкладываются в журнал в день, когда они заполнялись, но дополнительные записи касаемо возврата делать не надо. Тем не менее, отметку об аннулировании можно и сделать, это не будет считаться ошибкой. Если произошла порча документов, требуется полный комплект (т. е. две копии: оригинал и дубликат, либо оригинал с корешком).
Что касается прихода незадействованных документов, то при выдаче бланков подотчетным лицам нужно истребовать у них отчетность об использовании с определенной периодичностью. Если специально оснащенное место в офисе одно, возврат осуществляется по окончании рабочего дня. По возвращении незадействованных документов отображается их приход.
Совет: Как показывает практика, возврат незадействованных бланков от материально обязанного лица стоит требовать, только если в ближайшее время данный сотрудник не будет работать с ними (например, если направляется в командировку или уходит в отпуск).
В других случаях целесообразно выдавать следующую партию бланков с учетом незадействованных экземпляров , но только если имеется оборудованное соответствующим образом место для хранения (например, если есть несколько точек обслуживания или филиалов, а также, если офис оснащен сейфами, и у подотчетных лиц к ним имеется доступ).
Почему книга учета нужна не всем?Книга учета необходима для контроля над использованием «строгой» документации, полученной налогоплательщиком у иных лиц. Законодательством предусмотрена вероятность использования таких бумаг не по назначению, т. е. с целью скрывания доходов. Хозяйствующий субъект учитывает каждый отдельно взятый задействованный или незадействованный бланк, и таким образом отображаются все сведения.
Следует обратить внимание на то, что пунктом 13 Положения №359 предусмотрено обязательное ведение учетной книги только для документов, изготовленных в типографии. Если в фирме используется автоматизированная система (например, Blanksomat), сведения о применении «строгой» документации фиксируются самой системой.
Доверенность на получение трудовой книжки при увольнении: в каких случаях потребуется и как составить в соответствии с требованиями закона – узнайте
Отображать при этом информацию в каких-либо журналах, представляющих собой бумажные носители, не нужно. Всегда можно вывести необходимые сведения и составить отчетность, поскольку в системе зафиксирован электронный журнал, который заполняется автоматически.
Использование автоматизированной системы ведения бланков предусмотрено законодательством и обозначено в Положении №359. Все требования касаемо данного ресурса перечислены в пунктах 11 и 12.
ВыводыЧтобы не возникало никаких сомнений касаемо ведения журнала учета бланков строгой отчетности, при его заполнении нужно обратить внимание на следующее:
- правильность оформления;
- заполнение от руки;
- внесение любых сведений, касающихся использования бланков (от оприходования до их выбытия);
- обязательное выведение оставшихся бланков по каждому конкретному виду.
Если все перечисленные требования соблюдены, значит, при заполнении проблем возникнуть не должно. При этом нужно не забывать, что учетный процесс всегда можно автоматизировать. Это не только существенно сократит документооборот, но высвободит дополнительное рабочее время у сотрудников.
Как вести учет бланков строгой отчетности в электронной форме, вы можете узнать в этом видео:
Предпринимателей. Они применяются как организациями, так и ИП. Строго говоря, БСО - это документ, который используется вместо кассового чека при расчетах наличными или с применением платежных банковских карт. Применяются БСО только в расчетах с населением - то есть, с физическим лицам.
В случае, если клиентом выступает организация, юридическое лицо или предприниматель, то использовать БСО нельзя. Впрочем, проверять статус физического лица клиента законодательство не обязывает. Неприятности с налоговой инспекцией могут быть только в том случае, если у вас есть договор оказания услуг с предпринимателем. Об этом указал Высший арбитражный суд.
Существуют различные формы БСО, которые используются при расчетах с населением:
- билеты для оплаты транспортных услуг,
- залоговые билеты (при оказании услуг ломбарда),
- экскурсионные и туристические путевки,
- различные квитанции, талоны, абонементы.
Применение БСО должно происходить в строгом соблюдении законодательства. Регулированию вопроса применения бланков строгой отчетности посвящены Постановление Правительства РФ от 06 мая 2008 № 359 действующее в редакции от 15 апреля 2014 года и многочисленные информационные письма Минфина РФ.
Мнение эксперта
Мария Богданова
Стаж более 6 лет. Специализация: договорное право, трудовое право, право социального обеспечения, право интеллектуальной собственности, гражданский процесс, защита прав несовершеннолетних, юридическая психология
С 1 июля 2019 года большинству ООО и ИП придется перейти к использованию БСО в новом, электронном формате. Для этого потребуется приобрести специальное автоматизированное оборудование, а именно ККТ, предназначенную для формирования бланков БСО и печати их на бумажных носителях. Новые БСО в электронном виде будут передаваться в налоговую и направляться на электронную почту покупателю либо по смс.
Применение бланков строгой отчетностиДопускается самостоятельно разрабатывать бланки строгой отчетности или пользоваться типовыми формами. В случае, если разрабатывается самостоятельно, в них обязательно должны присутствовать следующие сведения:
- название документа, его номер и серия,
- ФИО предпринимателя либо название юридического лица,
- место нахождения - только для юридического лица,
- ИНН предпринимателя или юридического лица, предоставляющего услуги,
- вид предоставленной услуги,
- стоимость предоставленной услуги,
- сумма оплаты наличными деньгами и (или) с пластиковой картой,
- дата заполнения бланка и осуществления расчетов,
- ФИО, должность и подпись лица, ответственного за операции с бланками,
- печать предпринимателя (юридического лица),
- иные реквизиты по усмотрению ИП или организации, составившей бланк.
В случае, если БСО изготавливались в типографии, то в бланке должна быть отражена информация о типографии и заказе:
- название изготовителя
- ИНН изготовителя
- место нахождения изготовителя,
- номер заказа на изготовление бланков,
- год выполнения заказа,
- тираж.
Законодательством могут быть предусмотрены исключения для конкретных бланков.
В подавляющем большинстве случаев бланки строгой отчетности заказываются в типографии. Законодательством допускается изготовление бланков с применением автоматизированных систем. В то же время, обычный компьютер и принтер, которые стоят у вас в офисе или дома для печати БСО не подойдут.
Минфин разъясняет, что для подготовки бланка с помощью автоматизированных систем, такая система должна обладать следующими параметрами:
- обеспечивать защищенность от несанкционированного доступа посторонних лиц,
- идентифицировать, фиксировать и сохранять все действия с БСО в течение не менее пяти лет;
- сохранять серию и номер бланка документа.
Разумеется, такими автоматизированными системами обладают далеко не все предприниматели и организации. Они пока дорогостоящи и не получили широкого применения.
Обратите внимание: Распечатать бланк документа строгой отчетности на обычном принтере нельзя.
Поступившие из типографии бланки БСО принимаются материально ответственным сотрудником в присутствии комиссии. Такая приемка должна быть осуществлена в день поступления бланков. Лицо ответственное за учет, хранение и выдачу БСО назначается приказом руководителя или индивидуального предпринимателя. Аналогично приказом назначаются председатель и члены комиссии, присутствующие при приемке бланков из типографии. Сверке с накладными, по которым бланки были получены, подлежат фактическое количество, серии и номера бланков. По завершении приемки составляется акт. Акт приемки БСО является основанием для постановки бланков на учет. Прием-передача бланков отражается в книге учета.
Предусмотрены специальные условия для хранения бланков. Хранение допускается только:
- в сейфах,
- в металлических шкафах,
- в специально оборудованных помещениях.
Для хранения бланков должны быть обеспечены условия, исключающие их порчу. В конце рабочего дня место, где хранятся бланки, должно быть опечатано и опломбировано. Возможность доступа к месту хранения посторонних лиц должна быть исключена. Только лицо, отвечающее за получение и выдачу бланков, должно иметь доступ к их месту хранения.
Так же предусмотрен специальный порядок хранения копий БСО и (или) отрывных корешков к ним, которые должны оставаться у предпринимателя. Для их хранения применяются специальные мешки, которые подлежат опечатыванию и последующему хранению в течение пяти лет. В дальнейшем, по прошествии установленного срока, БСО уничтожаются. При уничтожении бланков составляется Акт на списание. Аналогично поступают и с некомплектными и испорченными бланками. Списание бланков, их копий и отрывных частей также производится в присутствии комиссии, назначенной приказом руководителя или индивидуальным предпринимателем. Поступление и расходование бланков отражается в книге учета БСО.
Как вести книгу учета БСОВ случае применения предпринимателем бланков строгой отчетности, ведение книги учета БСО обязательно. Первоначально нужно определиться с формой книги учета БСО. Для индивидуальных предпринимателей и юридических лиц - организаций и форма книги (или как иначе называют - журнала) учета бланков строгой отчетности государством не установлена. В этом случае рекомендуется использовать форму, предусмотренную для государственных и муниципальных организаций. Она утверждена Приказом Минфина России № 173н от 15 декабря 2010 года. В случае необходимости допустимо дополнять её необходимыми графами и столбцами. Приобрести книгу можно в магазине или изготовить самостоятельно. В книге учета БСО все листы должны быть пронумерованы. Книга должна быть прошита и подписана индивидуальным предпринимателем. Подпись на прошивке скрепляется печатью.
Заполнение книги должно быть аккуратным. Необходимо указывать все полученные из типографии бланки. Их номера, серии и наименования.
Обратите внимание: ошибочно заполненные или испорченные БСО не выкидываются. Их следует перечеркнуть и приложить к книге учета БСО.
Книга учета бланков строгой отчетности ведется специально назначенным материально ответственным лицом из числа сотрудников предпринимателя или организации. Индивидуальный предприниматель (или руководитель организации) обязан подписать соглашение о материальной ответственности с сотрудником, которому поручается прием денежных средств и операции с бланками строгой отчетности. Внесение записей в книгу учета производится периодически в зависимости от условий работы.
Обратите внимание: Записи в книге отражают только получение бланков в типографии и передачу их тому лицу, которое непосредственно и будет выдавать документы клиентам. При каждой операции по принятию оплаты записи в книгу делать не нужно.
Книга учета БСО. Пример заполнения:
Учёт БСО для ИПС недавних пор ИП не ведут кассовую книгу. Но это не освобождает их от обязанности вести книгу учета БСО и выдавать соответствующие бланки. Особенно это актуально, когда применяется ЕНВД, УСО, или предприниматель ведет свою деятельность на основании патента.
Обратите внимание! ИП не может применять бланки строгой отчетности при оказании услуг организациям и при продаже товаров.
Даже если условия налогообложения позволяют выбирать: применять ККМ или БСО, выбор в пользу бланков строгой отчетности для предпринимателя предпочтителен. Преимущества использования БСО очевидны, так как в противном случае предприниматель должен:
У бланков строгой отчётности есть следующие преимущества:
- не нужно покупать кассовый аппарат (стоимость ККМ от 8 000 рублей);
- не нужно проводить ежегодное техобслуживание кассового аппарата (стоимость от 10 000 рублей);
- БСО в отличие от ККМ не нужно регистрировать в налоговой инспекции;
- при выездной деятельности (фотосессии, свадебные прически и т.д.) проще выписать БСО, чем возить с собой ККМ.
В свою очередь, у таких бланков есть свои недостатки:
- бланки можно использовать только при оказании услуг населению;
- БСО, напечатанные в типографии, заполняются вручную, что достаточно неудобно, при большом потоке клиентов;
- необходимо осуществлять строгий учет БСО и хранить их копии (корешки) в течение 5 лет;
- периодически необходимо заказывать новые партии бланков.
За выявление нарушений, связанных с использованием бланков строгой отчётности, а также за невыдачу БСО клиентам предусмотрен штраф по статье 14.5 КОАП РФ:
- для ИП и должностных лиц организации (руководителя) – от 3 000 до 4 000 рублей;
- для юридических лиц – от 30 000 до 40 000 рублей.
За несоблюдение порядка и сроков хранения бланков строгой отчётности, для ИП и должностных лиц организаций предусмотрен штраф в размере от 2 000 до 3 000 рублей (статья 15.11 КОАП РФ). Кроме этого, за отсутствие БСО (как первичного документа) предусмотрена ответственность по статье 120 НК РФ.
Видео: Бланки строгой отчетности