Иногда в действующее штатное расписание работнику отдела кадров приходится вносить изменения в связи с реорганизацией фирмы, изменением количества штатных единиц в меньшую или большую сторону, изменением законодательства (такие изменения необходимо вносить незамедлительно), для улучшения трудовой деятельности, изменения оплаты труда и т.п. Расскажем, как сделать это в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8».
Что такое «штатное расписание»
Для правильной организации рабочих мест на предприятии необходимо вести штатное расписание. Данный документ содержит всеобъемлющие сведения о количестве работников в организации и имеющихся должностях. Также в нем указывается размер оплаты труда по должности со всеми причитающимися надбавками, если таковы имеются в соответствии с законодательством или предусмотрены спецификой деятельности организации.
Как и любой другой документ, «Штатное расписание» имеет некоторый перечень функций. Основными же являются:
- Возможность организации рабочего времени персонала.
- Начисление ежемесячной заработной платы сотрудникам.
- Официальное оформление вновь принятых сотрудников.
- Составление правил внутреннего распорядка дня.
- Перевод оформленных работников с одной должности на другую и т. д.
Изменение штатного расписания в «1С»
В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3.1. поддерживается возможность ведения штатного расписания, как без истории изменения, так и вместе с ней – доступны документы по утверждению и изменению штатного расписания.
Рассмотрим вариант ведения штатного расписания с историей изменения, так как именно при таком режиме доступна индексация штатного расписания и оплаты труда сотрудников организации.
Для того чтобы в данной программе был доступен данный вариант, необходимо зайти в раздел «Настройка» – «Кадровый учет» – ссылка «Настройка штатного расписания» и поставить две галочки: «Ведется штатное расписание» и «Ведется история изменений штатного расписания» . Также необходимо установить галочку «Выполняется индексация заработка сотрудников» . Сделать это можно, зайдя в раздел «Настройка» – «Расчет зарплаты» . После произведенной настройки обратиться к созданию или же изменению штатного расписания можно из раздела «Кадры» – «Штатное расписание» .
Предположим, что у вас уже имеется штатное расписание, которое необходимо проиндексировать с нового года. Для этого необходимо зайти в раздел «Кадры» – «Штатное расписание» – «Штатное расписание» и нажать ссылку « Изменить текущее штатное расписание» или же зайти в раздел «Кадры» – «Штатное расписание» – «Изменения штатного расписания» и по кнопке «Создать» открыть новый документ «».
Далее в табличную часть открывшегося документа следует подобрать индексируемые позиции вашего штатного расписания, нажав на кнопку «Изменить позицию», и в открывшейся форме выбрать позиции, в которых необходимо внести изменения по оплате труда (для выделения сразу всех позиций необходимо нажать на клавиатуре комбинацию клавиш Ctrl + A). Далее по кнопке «Заполнить показатели» указать показатели, значения которых требуется проиндексировать путем их умножения на коэффициент индексации. Документ следует провести, но закрывать его не стоит, ведь вы проиндексировали только само штатное расписание, а необходимо еще сделать так, чтобы оклады у сотрудников, которые работают на проиндексированных позициях вашего штатного расписания были повышены при начислении заработной платы. Для этого в нижнем правом углу документа необходимо нажать на кнопку «Изменить начисления сотрудников» , после чего открывается документ «Изменение плановых начислений ». Документ заполняется автоматически, согласно текущей штатной расстановке сотрудников, работающих на проиндексированных позициях, и по умолчанию будет установлен флажок «Учитывать как индексацию заработка» . Заполнение документа следует проверить, после чего провести его и закрыть. Из данного документа есть возможность распечатать «Приказ об индексации заработка».
Утверждение штатного расписания
Следует отметить, что, если изменения, вносимые в штатное расписание, кардинальные, то стоит воспользоваться документом «Утверждение штатного расписания». Как правило, такое случается редко, при смене руководства организации или же при изменении ее структуры. Во всех остальных случаях необходимо вносить изменения в штатное расписание при помощи документа «Изменение штатного расписания ».
Штатное расписание – не обязательный, но довольно важный документ для организации, ведь на основании него можно проанализировать количество занятых и вакантных должностей, получаемую заработную плату сотрудниками, также можно уволить сотрудника и принять нового. В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.1, на основании штатного расписания начисляется заработная плата сотрудникам.
Для начисления индексации заработной платы работнику должен быть назначен предопределенный вид расчета «Индексация зарплаты» со способом расчета «Индексация зарплаты» документами «Прием на работу в организацию», «Кадровое перемещение организаций» или «Ввод сведений о плановых начислениях работников организаций». При повышении размера заработной платы в документе «Ввод сведений о плановых начислениях работников организаций», где будет отображаться это повышение, в шапке документа необходимо установить флаг на реквизите «Индексация заработка. При этом в табличной части «Работники» появятся дополнительные реквизиты: «Доход до», «Доход после», «Повышение», «Фиксированная индексация». Примечание.
Данные действия необходимо производить только в том случае, когда сумма увеличения заработной платы не превышает суммы индексации, которая положена работнику исходя из его базового периода. В реквизите «Доход до» указывается сумма дохода (все плановые начисления, которые входят в базу индексации) по состоянию на конец месяца, предшествующему повышению, включая индексацию. В реквизите «Доход после» указывается сумма дохода с учетом повышения без суммы индексации. В реквизите «Повышение» указывается сумма, на которую увеличился доход. В реквизите «Фиксированная индексация» указывается сумма, являющаяся разницей между «Доход до» и «Доход после». Рассмотрим пример.
Работнику по состоянию на апрель 2011 года был установлен оклад 2500 грн. (других плановых начислений нет). Базовым периодом для расчета индексации у него является январь 2004 года. Плановая индексация на апрель 2011 года для него составляет 1368,96 грн. В апреле работнику повышается оклад на 500 грн. Повышение меньше, чем сумма плановой индексации. Для него в дополнительных реквизитах указываем: «Доход до» = 3 868,96 грн. (оклад 2500,00 + индексация 1 368,96). «Доход после» = 3 000,00 грн. (оклад 3000,00). «Повышение» = 500 грн. «Фиксированная индексация» = 868,96 грн. («Доход до» 3 868,96 – «Доход после» 3 000,00).
Во вкладке «Плановые начисления» отображаем повышение оклада, указав его «Размер» в сумме 3 000 грн., установив реквизит «Действие» в состояние «Изменить» и указав дату повышения 01.04.2011 г. В документе «Начисление зарплаты работникам организации» за апрель 2011 г. после внесенных данных и расчета начислений, получаем следующий результат: Оклад по дням = 3 000 Индексация зарплаты = 868,96
Сумма индексации равна указанной фиксированной индексации. Такая же сумма индексации будет в мае, июне и июле 2011 года, т.к. для нового базового периода индексации (апрель 2011 года) коэффициент индексации равен 0. Для августа коэффициент индексации составил 0,012 и в документе «Начисление зарплаты работникам организации» за август 2011 г. получаем начисление индексации с учетом фиксированной индексации и индексации по коэффициенту, равному 11,52 (база индексации 960 грн. * коэффициент индексации 0,012): Оклад по дням = 3 000 Индексация зарплаты = 880,48 (фиксированная индексация 868,96 + 11,52)
В нашем примере сумма индексации 868,96 грн. фиксируется и выплачивается в таком размере до последующего увеличения размера заработной платы, при котором такое увеличение должно превысить указанную фиксированную величину. Если следующее повышение заработной платы не превышает фиксированную величину, то осуществляется повышение заработной платы и добавляется ранее зафиксированная величина индексации.
В случае если на момент очередного повышения заработной платы наступает право на проведение индексации и сумма индексации будет больше, чем сумма повышения заработной платы, необходимо осуществить повышение заработной платы, сохранить ранее зафиксированную сумму индексации и добавить сумму индексации за месяц повышения, определенную с учетом очередного повышения заработной платы.
В случае если сумма повышения заработной платы в месяце расчета превысит сумму выплат индексации, этот месяц будет считаться базовым при исчислении индекса потребительских цен. Индексация в расчетном месяце не выплачивается. Начиная со следующего за расчетным месяцем для проведения дальнейшей индексации индекс потребительских цен рассчитывается нарастающим итогом до превышения порога индексации.
Специалист компании ABBYY Украина
В ЗУП 2.5 коэффициент индексации рассчитывался только с учетом оклада/ставки сотрудника. Другие постоянные начисления - различные доплаты при совмещении должностей и т.п. на расчет коэффициента не влияли. Однако, коэффициент индексации можно было редактировать вручную для учета изменения других плановых начислений, помимо оклада.
Начиная с версии ЗУП 3.1.3 разработчики модифицировали документ "Изменение плановый начислений" для расчета коэффициента индексации в случаях, когда индексация заработка выражается не просто в увеличении тарифной ставки, а совмещена с изменением системы оплаты труда. Т.е. помимо оклада изменяются и другие начисления, и итоговый коэффициент индексации должен быть рассчитан как отношение новой зарплаты к старой.
Коэффициент индексации теперь рассчитывается как отношение новой совокупной тарифной ставки к старой. То есть, в расчете коэффициента индексации учитываются только те начисления, которые входят в совокупную тарифную ставку. Список этих начислений настраивается через Администрирование -> Расчет зарплаты -> Показатели определяющие состав совокупной тарифной ставки:
По умолчанию в совокупную тарифную ставку входят только оклады и тарифы.
Причём упоминания про то, какие начисления учитываются при расчете коэффициента индексации я нигде не нашёл, и "вычислил" это, только после того как залез в код конфигурации. Можно добавить нужные начисления в совокупную тарифную ставку, пересчитать ФОТ сотрудников (Зарплата -> Перерасчет планового ФОТ) и коэффициент индексации будет рассчитываться с учётом их изменения.
Но в этом случае оплата ночных, праздничных и т.п. будет так же рассчитываться с учётом этих начислений, а это не верно, так как по ТК при расчете ночных и праздничных должен быть учтён только оклад/тарифная ставка сотрудника, если иное не закреплено во внутренних документах по системе оплаты труда в организации.
Таким образом, добавлять надбавки в совокупную тарифную ставку нельзя, если они не должны влиять на расчет оплаты ночных, праздничных и т.п.
Коэффициент индексации в документе "Изменение плановый начислений" не доступен для ручного редактирования. Для исправления этой "несправедливости" было создано расширение конфигурации, позволяющее редактировать коэффициент индексации вручную.
При окончании редактирования строки в документе "Изменение плановый начислений" проверяется, был ли коэффициент индексации изменен вручную. Если да, то его значение сохраняется. Иначе, коэффициент перерассчитывается по стандартному алгоритму. Расширение проверено на конфигурации ЗУП 3.1.5.129.
P.S. Для добавления расширения в пользовательском режиме необходимо произвести следующие действия:
Администрирование -> Печатные формы и обработки -> Расширения -> Кнопка "Добавить" -> Выбирать файл -> Кнопка "Перезапустить"