Как проводится инвентаризация в бюджетном учреждении? Инвентаризация в бюджетном учреждении

Вопросы, связанные с проведением инвентаризации основных средств бюджетных учреждений, приобретают особую актуальность в конце календарного года — перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. При этом, несмотря на унифицированность процедуры проведения инвентаризации, на практике возникает много вопросов, связанных с документальным оформлением ее результатов.

Случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих инвентаризации, определяются экономическим субъектом самостоятельно, за исключением случаев обязательного проведения инвентаризации (п. 3 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете"), установленных законодательством РФ, федеральными и отраслевыми стандартами.

С учетом положений Налогового кодекса РФ (НК РФ) в учетной политике организации следует прописать обязательное проведение инвентаризации в следующих случаях:

— при передаче имущества организации в аренду, выкупа, продажи, а также в случаях, предусмотренных законодательством при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

— перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года. Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов — один раз в пять лет. В районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков;

— при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);

— при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;

— в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

— при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса и в других случаях, предусмотренных российским законодательством или нормативными актами Минфина России;

— при смене руководителя коллектива, при выбытии из коллектива более 50% его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (при наличии в организации установленной коллективной материальной ответственности).

Отражение выявленных при инвентаризации расхождений между фактическим наличием единиц основных средств и данными регистра бухгалтерского учета проводится в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация.

Для проведения инвентаризации в обязательном порядке создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждается руководителем организации.

В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации учреждения, специалисты бухгалтерской службы и др. Специалисты других организаций, например аудиторы, включаются в нее на основании договора об оказании услуг. Численность комиссии также определяется объемами работы, но количество членов комиссии, по общему правилу, должно быть нечетным. Членами инвентаризационной комиссии не могут быть материально ответственные лица, руководитель экономического субъекта.

Инвентаризационную комиссию возглавляет председатель, который осуществляет общее руководство. Поскольку решение комиссии принимается всеми членами, то отсутствие хотя бы одного из них при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными. Следовательно, работа комиссии должна актироваться с указанием поименного списка присутствующих и ставящих подписи членов комиссии.

Инвентаризация проводится на основании приказа (распоряжения) руководителя учреждения при наступлении случаев, указанных выше, а также при наступлении случаев, дополнительно установленных в учетной политике. С приказом должны быть ознакомлены все без исключения члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица под личную подпись.

Если в организации отсутствуют положение о единой постоянно действующей инвентаризационной комиссии или регламент проведения инвентаризации, то приказ может быть достаточно объемным.

В приказе необходимо отразить:

— сроки представления бухгалтером инвентаризационной комиссии рабочих документов;

— когда материально ответственное лицо и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества, дают расписки;

— каким образом и в какие сроки материально ответственное лицо сдает материальные ценности и кому;

— порядок работы инвентаризационной комиссии вплоть до установления приемов опечатывания помещений, в которых хранятся материальные ценности;

— сколько времени отводится на экспертизу материальных ценностей (если таковая потребуется);

— какие формы заполняются при выявлении расхождений;

— каким образом запрашиваются объяснения у материально ответственного лица;

— как проводятся заседания инвентаризационной комиссии и т. д.

Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи (акты инвентаризации), составленные не менее чем в двух экземплярах.

Фактическое наличие имущества определяется путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера. По материалам и товарам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика, количество этих ценностей может быть определено на основании документов при обязательной проверке в натуре (на выборку) части этих ценностей.

Определение веса (или объема) навалочных материалов допускается производить на основании обмеров и технических расчетов. Выверенный итог вносят в опись. Акты обмеров, технические расчеты и ведомости отвесов прилагаются к описи.

Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц. Члены инвентаризационной комиссии имеют право непосредственно запрашивать разъяснения. В случае невыясненных обстоятельств у материально ответственного лица запрашиваются письменные объяснения.

Наименования инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество указывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете. На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения эти ценности показаны. Не допускается оставлять незаполненные строки. На последних страницах незаполненные строки прочеркиваются.

Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей зачеркиванием одной чертой неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально ответственных лиц сдавший имущество дает расписку в описи в сдаче инвентаризационной комиссии, а принявший имущество расписывается в описи в получении по окончании сверки фактического наличия. Такое действие не исключает оформления бухгалтерией накладной на внутреннее перемещение объектов основных средств (ф. ОС-2).

В случаях, когда материально ответственные лица обнаружат после инвентаризации ошибки в описях, они должны незамедлительно (до открытия места хранения) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия обязана проверить указанные факты и в случае их подтверждения исправить выявленные ошибки.

Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, в которых хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов в работе инвентаризационных комиссий описи должны храниться в закрывающемся ящике или отсеке в закрытом помещении, в котором проводится инвентаризация.

Для контроля работы инвентаризационной комиссии по окончании инвентаризации могут быть проведены и контрольные проверки правильности проведения инвентаризации. Они проводятся исключительно до открытия помещений, в которых проводилась инвентаризация. В этих проверках в обязательном порядке участвуют члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. Результаты контрольных проверок правильности проведения инвентаризации оформляются актом о контрольной проверке правильности проведения инвентаризации ценностей по унифицированной форме (ф. ИНВ-24), подлежащим регистрации в книге учета контрольных проверок (ф. ИНВ-25).

Унифицированные формы инвентаризационных документов утверждены постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации". Также необходимо учитывать формы, утвержденные постановлениями Госкомстата России от 21.01.2003 N 7 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств" и от 27.03.2000 N 26 "Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N ИНВ-26 "ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией". Унифицированные формы можно дополнять графами и строками, другой информацией, но не изменять имеющуюся в них структуру и текст.

— наличие и состояние инвентарных карточек (ф. ОС-6), инвентарных книг (ф. ОС-6б), описей (ф. ИНВ-1) и других регистров аналитического учета;

— наличие и состояние технических паспортов или другой технической эксплуатационной документации;

— наличие документов на основные средства, сданные или принятые организацией в аренду или на ответственное хранение.

На практике инвентаризационной комиссии наиболее удобно использовать распечатанные бухгалтерией инвентаризационные описи (ф. ИНВ-1) с данными бухгалтерского учета. Результаты осмотра объектов основных средств комиссия заносит в описи. При этом для выяснения возможных расхождений комиссия сверяется с подготовленными инвентарными карточками, техническими паспортами, а при необходимости и с товарными накладными.

При наличии выявленных комиссией расхождений бухгалтерия на основании описей составляет сличительную ведомость (ф. ИНВ-18 и ИНВ-19).

При выявлении объектов, не принятых на учет, а также объектов, по которым в регистрах бухгалтерского учета отсутствуют или указаны неправильные данные, характеризующие их, комиссия должна включить в опись правильные сведения и технические показатели по этим объектам. Например, по зданиям — указать их назначение, основные материалы, из которых они построены, объем (по наружному или внутреннему обмеру), площадь, число этажей, год постройки.

Если в процессе инвентаризации выявлены неучтенные объекты движимого и недвижимого имущества, то комиссия, с привлечением специалистов и экспертов, проводит оценку объектов по рыночным ценам на момент обследования с учетом степени износа по действительному техническому состоянию. В этом случае к инвентаризационной описи прилагается оценочный акт с подписями всех членов комиссии.

В случае когда комиссия при осмотре установила, что работы капитального характера или частичная ликвидация строений и сооружений не отражены в бухгалтерском учете, необходимо обратиться к исполненным договорам на произведенные работы (либо к проектно-сметной документации, актам приема выполненных работ, приема в эксплуатацию) и по ним определить сумму увеличения или снижения балансовой стоимости объекта и привести в описи данные о произведенных изменениях.

В случае отсутствия основного средства в месте нахождения организации в период проведения инвентаризации, обусловленного спецификой основной деятельности экономического субъекта (судна, автомобили и т. п.), такие основные средства инвентаризуются по состоянию на дату выхода в рейс.

При обнаружении основных средств, не пригодных к эксплуатации и не подлежащих восстановлению, инвентаризационная комиссия составляет отдельную опись с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин, приведших эти объекты к непригодности:

— полный износ.

К описи прилагается обоснование непригодного для эксплуатации состояния в виде акта (заключения) технической экспертизы и письмо-ходатайство материально ответственного лица о списании. Опись и приложенные к ней документы обоснования будут являться основанием для принятия решения и оформления акта о списании.

Документальное оформление инвентаризации находящихся на ответственном хранении или арендованных основных средств проводится в том же порядке с использованием тех же форм, что и для собственных основных средств. Однако по ним ведется отдельный учет, поэтому и инвентаризационная опись, и акт результатов для них составляются отдельно. На титульном листе описи указывается не только то, что они находятся на ответственном хранении или арендованы, но и делается письменная ссылка на документы, подтверждающие принятие этих объектов на ответственное хранение или в аренду.

Подписанные всеми членами инвентаризационной комиссии описи на последнем листе должно подписать материально ответственное лицо. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества обратно на ответственное хранение.

При обнаружении недостач основных средств председатель инвентаризационной комиссии должен запросить объяснения у материально ответственного лица. Если причина недостачи не проясняется, председатель инвентаризационной комиссии должен инициировать проведение служебной проверки не позднее 1 мес. после дня установления факта недостачи. Если объяснения материально ответственного лица не получены в предложенный срок или материально ответственное лицо отказывается представить их, то инвентаризационная комиссия должна составить акт о непредставлении объяснений или об отказе дачи объяснений.

В заключительном акте инвентаризационной комиссии должны быть предложения по обращению в следственные или судебные органы при выявлении виновных лиц. Это относится к случаям, когда недостачи выявлены в процессе текущей инвентаризации.

После оформления заключительного акта инвентаризационной комиссии председатель комиссии должен оформить ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией (ф. ИНВ-26). В ней отражаются все результаты работы комиссии с основными средствами и предложения по списанию или взысканию ущерба (с указанием количества и сумм) согласно заключительному акту инвентаризационной комиссии. Оба документа направляются в бухгалтерию для подписи главным бухгалтером, а затем руководителю организации для принятия окончательного решения и утверждения заключительного акта и подписи ведомости учета.

Инвентаризация основных средств бюджетного учреждения

Как и в любой коммерческой организации, в бюджетном учреждении имеются материальные средства, являющиеся собственностью юридического лица или находящиеся у него по договору аренды. С целью их сохранности и правильности учета необходимо проводить инвентаризацию, с помощью которой можно определить ошибки неправильного учета и принять соответствующие меры по их исправлению и предотвращению в будущем. В статье мы рассмотрим как проводится инвентаризация в бюджетном учреждении, какие необходимы документы.

Сущность инвентаризации в бюджетном учреждении

Инвентаризация предполагает проверку наличия и состояния имущества на установленную дату и соответствие такой информации данным проводимого в бюджетном учреждении бухучета. Сущность инвентаризации заключается в том, чтобы сравнить фактическую и учетную информацию между собой и выявить ошибки бухгалтеров или материально-ответственных лиц, исправить их в отчетном периоде и в последующем не допускать. Также инвентаризация необходима в том случае, когда предполагается факт хищения и присвоения государственного имущества виновной стороной.

Инвентаризация обязательна к проведению при наступлении определенных ситуаций, к которым относятся:

реорганизация учреждения;
смена или увольнение материально-ответственных лиц;
составление годовой финансовой и бухгалтерской отчетности;
подозрения по факту хищения или кражи;
чрезвычайная ситуация вследствие стихийного бедствия.

Цель и задачи инвентаризации

Главная цель инвентаризации в бюджетном учреждении сводится к тому, чтобы определить, правильно ли ведется бухгалтерский учет в организации, соответствует ли он нормативному законодательству и совершаются ли противоправные действия ответственными лицами.

В соответствии с указанной целью можно выявить задачи, решаемые при помощи инвентаризации:

фактическая перепись и пересчет имущества бюджетного учреждения;
сличение полученных данных с информацией по бухгалтерскому учету;
составление документации по инвентаризации, в том числе выделение объектов, по которым данные фактического и бухгалтерского учета расходятся;
определение факторов, повлиявших на расхождение информации.

Все задачи в обязательном порядке должны быть осуществлены, поскольку они являются важными этапами в формировании результатов, а потому пропуск или неправильное осуществление одной из них влечет за собой формирование неверной итоговой информации. При этом ответственными за результирующие показатели инвентаризации считаются все сотрудники, которых касается данное мероприятие, будь то руководитель бюджетного учреждения, председатель или члены инвентаризационной комиссии, сотрудники бухгалтерии или материально-ответственные лица.

Подготовка к проверке в бюджетном учреждении

Перед тем как осуществлять инвентаризацию в бюджетном учреждении, необходимо определиться с объектами, которые будут подвержены проверке. При этом ревизия может быть сплошной (переписываются и подсчитываются абсолютно все активы организации) или выборочной (анализируется какой-то определенный участок учета).

К объектам, которые могут быть инвентаризированы в бюджетном учреждении, следует относить:

Объект	Комментарий
Основные средства	Материальные активы, которые используются в период более года без изменения их физических характеристик и параметров (см. → )
Материальные запасы	Материальные активы, которые используются в период до одного года и при этом изменяют свою форму
Расчеты с подотчетными лицами	Расчеты по операциям, связанным с предоставлением денежных средств в подотчет с последующим составлением авансового отчета и приложением к нему соответствующих подтверждающих документов
Денежные средства	Все денежные средства в наличной и безналичной форме
Расчеты с поставщиками или подрядчиками	Расчеты по операциям, связанным с приобретением товарно-материальных ценностей или заказом каких-либо работ и услуг.

При обязательной ежегодной проверке инвентаризации подвергаются абсолютно все объекты, а при внеплановой – только те объекты, которые требуют более пристального и тщательного анализа.

До проведения ревизии руководитель бюджетного учреждения обязан издать приказ, в котором будут освещаться все основные моменты данного мероприятия, в том числе:

состав и председатель инвентаризационной комиссии;
объекты ревизии;
причина проведения инвентаризации;
сроки осуществления данной процедуры.

Кроме того, бухгалтерия обязана провести в бухгалтерском учете все первичные документы по приходу и списанию товарно-материальных ценностей и денежных средств, чтобы он в полной мере отражал реальную картину финансового положения бюджетного учреждения. Это касается и материально-ответственных лиц – они также должны подготовить всю необходимую документацию и представить ее в бухгалтерию для обработки.

Документы до и после проведения инвентаризации

К основным документам, которые составляются до инвентаризации и после ее непосредственного проведения, следует относить:

Документ	Описание
в бюджетном учреждении (форма ИНВ-22)	Издается руководителем организации за 10 дней до осуществления мероприятия и предполагает освещение основных моментов по ревизии
Инвентаризационная опись ( , )	Составляется на основании данных фактического пересчета и переписи имущества учреждения и содержит наименование, инвентарные номера (при наличии) и количественное выражение объектов
Сличительная ведомость ()	Составляется в том случае, когда данные фактического и бухгалтерского учета расходятся по каким-либо объектам ревизии
Дополнительные документы	Могут составляться при необходимости, когда нужно дополнительно расшифровать данные или составить пояснения
Приказ по инвентаризации	Руководитель на основании инвентаризационных документов издает приказ о результатах проводимого мероприятия, а также приказ о привлечении к ответственности всех установленных виновных лиц

Функции инвентаризационной комиссии

Как было сказано ранее, в приказе прописывается, кто именно входит в состав инвентаризационной комиссии и кто является ее председателем. Как правило, такая группа является постоянно действующей, то есть избирается на длительный срок. В инвентаризационную комиссию входят сотрудники из разных отделов, но ни одно материально-ответственное лицо не может быть привлечено к проведению данного мероприятия.

Председатель инвентаризационной комиссии перед непосредственным осуществлением мероприятия обязан проставить свою подпись на всех приходных и расходных документах, которые прикладываются к отчетам материально-ответственных лиц в качестве доказательства правомерности проведения операции.

Основными функциями, возложенными на инвентаризационную комиссию, следует считать следующие:

фактическая перепись и пересчет всех товарно-материальных ценностей;
проверка документации на основные средства и иные ценности, принятые к учету;
составление инвентаризационных описей с непосредственным поименным указанием всех объектов ревизии и их количества;
сопоставление данных фактического и бухгалтерского учета;
составление сличительных ведомостей при выявлении расхождений;
выявление причин появления таких отклонений;
подготовка предложений по изменению учета или устранению операций, влекущих за собой ошибки и неточности.

4 Этапа проведения инвентаризации

Всю процедуру проведения инвентаризации можно условно разделить на несколько взаимосвязанных этапов, к которым относятся:

Этап	Описание
Подготовительный	Руководителем издается приказ, документы проводятся в бухучете, создается инвентаризационная комиссия
Фактический	Комиссия осуществляет перепись наименований и количества объектов ревизии, составляет инвентаризационные описи
Сличительный	Комиссия сличает данные фактического и бухгалтерского учета, выявляет отклонения, составляет сличительные ведомости
Заключительный	Комиссия формирует результаты инвентаризации и вносит предложения по усовершенствованию учета, руководитель издает приказ о результатах инвентаризации и привлечении к ответственности виновников

Каждый из этих этапов важен, поскольку от него зависят результаты инвентаризации, поэтому к каждому из них должен быть организован тщательный и аккуратный подход. Нужно учитывать, что для получения максимально достоверных данных необходимо проконтролировать, чтобы бухгалтеры и материально-ответственные лица в полной мере выполнили поставленные перед ними задачи, а также в состав комиссии входили только ответственные сотрудники. Кроме того, при проведении фактического этапа инвентаризации при перерывах в данном процессе помещения должны быть опечатаны, а документы спрятаны в сейфах, закрываемых на ключ.

Оформление результатов инвентаризации

При наличии расхождений между данными, предоставленными бухгалтерией и инвентаризационной комиссией, необходимо их отразить на счетах бухгалтерского учета. При этом, как и для коммерческих организаций, в бюджетном учете используется принцип двойной записи, когда одна и та же сумма отражается и по дебету, и по кредиту соответствующих счетов.

Пять практических вопросов по инвентаризации в бюджетном учреждении

Вопрос №1. Необходимо ли осуществлять инвентаризацию, если бюджетное учреждение реорганизовано?

Да, в обязательном порядке. Этот пункт указан на законодательном уровне, а потому, если, к примеру, обычная средняя школа реорганизуется в гимназию или лицей, все ее материальные ценности и денежные средства должны быть проинвентаризированы для передачи новому руководству.

Вопрос №2. Должна ли инвентаризационная комиссия самостоятельно переписывать наименования объектов учета, или эту процедуру можно упростить?

Да, работу инвентаризационной комиссии можно упростить, для чего бухгалтер распечатывает из автоматизированной программы перечень ревизуемого имущества. Кроме того, это удобно, поскольку члены комиссии могут не знать всех наименований, а предоставленный список поможет наилучшим образом обработать полученные результаты. Таким образом можно избежать пересортицы, особенно часто возникающей при наличии большого перечня наименований материальных ценностей.

Вопрос №3. Имеем ли мы право удержать из зарплаты материально-ответственного лица сумму недостачи, выявленной при инвентаризации имущества?

Безусловно, это действие можно совершить. Однако необходимо помнить, что вина ответственного сотрудника должна быть полностью доказана. Кроме того, с него необходимо взять объяснение по поводу того, каким образом могла произойти недостача, и согласен ли он возмещать ущерб. Также руководитель в обязательном порядке должен издать приказ, в котором отражаются результаты инвентаризации и ответственность, которую должен понести виновник недостачи.

Вопрос №4. При инвентаризации выявлена недостача, и виновный сотрудник согласился, чтобы ее удерживали из его заработной платы. В каком размере мы имеем право производить удержания? Можно ли удержать сразу всю сумму, если размер зарплаты позволяет?

Согласно законодательству РФ удержания из заработной платы должны производиться в размере не более 20 % от ее размера. Это необходимо учитывать, если, к примеру, необходимо удержать достаточно большую сумму денежных средств. Тогда такую процедуру необходимо совершать в течение нескольких периодов по 20 % до тех пор, пока вся сумма не будет погашена полностью.

Введение

инвентаризация учет иимущество обязательств

Учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организаций и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций. При этом, существует риск искажения данных бух учета и отчетности. Для минимизации данного риска используют разные методы. В том числе инвентаризация.

Инвентаризация - один из элементов метода бюджетного учета, который помогает обеспечивать сохранность хозяйственных ресурсов, а также контролирует их целевое и рациональное использование, по средствам сопоставления данных бухгалтерского учета с фактическим наличием ценностей.

Инвентаризация устанавливает достоверность всех статей баланса и отчетности учреждения, поэтому в соответствии с Российским законодательством все организации перед составлением годового отчета обязаны проводить сплошную инвентаризацию.

Но также в течение года могут проводиться выборочные и контрольные проверки, которые позволяют своевременно выявлять несоответствия данных, устанавливать их причины и содействовать сохранности имущества учреждения, а также дисциплинировать работников.

Целью данной курсовой работы является изучение требований российского законодательства к проведению инвентаризации в бюджетных учреждениях, сам процесс проведения инвентаризации и отражения её итогов в бухгалтерском учете.

Глава 1. Основы проведения инвентаризации

1 Сущность инвентаризации

Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Инвентаризация проводится в соответствии с положением по бухгалтерскому учету и отчетности в РФ и основными положениями по инвентаризации основных средств, товарно-материальных ценностей, денежных средств и расчетов.

Основными целями инвентаризации являются:

.выявление фактического наличия имущества;

.сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета;

.проверка полноты отражения в учете обязательств.

Основными задачами инвентаризации являются:

·Выявление фактического наличия основных средств, товарно-материальных ценностей, денежных средств, ценных бумаг, а также объема незавершенного производства в натуре

·Контроль за сохранностью денежными средствами и товарно-материальные ценностями путем сопоставления фактического наличия данным бух учета

·Выявление товарно-материальных ценностей, частично потерявших свое первоначальное качество или не отвечающих стандартам качества техническим условиям и т.п.

·Выявление сверхнормативных и неиспользуемых материальных ценностей с целью последующей реализации

·Проверка соблюдений правил и условий хранения товарно-материальных ценностей, денежных средств, а также проверка эксплуатации машин, оборудования и других основных средств.

·Проверка реальной стоимости учтенных на балансе товарно-материальных ценностей, сумм денежных средств в кассе, на расчетном счете, на валютном счете, других счетах, денежных средств в пути, незавершенные производства, расходов будущих периодов, резервы предстоящих расходов и платежей, дебиторская и кредиторская задолженности (поставщикам материалов, банкам по векселям, по налогам финансовым органам и другие) и других статей баланса.

1.2 Периодичность и сроки проведения инвентаризации

Инвентаризация должна проводиться в конкретные сроки, установленные в зависимости от вида и характера имущества эти сроки предусмотрены положением о бух учете и отчетности в РФ:

1.Основные средства не менее 1 раза в 2-3 года

2.Библиотечных фондов не реже 1 раза в 5 лет

.Сырья и прочих материальных ценностей не реже 1 раза в год

.Расчетов по платежам в бюджет не менее 1 раза в квартал

.Расчетов с дебиторами и кредиторами не менее 2-х раз в год

Инвентаризация проводится в обязательном порядке:

1. При передаче имущества предприятию в аренду

2.При выкупе, продаже, а также преобразовании государственного или муниципального предприятия в акционерное общество или товарищество

.Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1-го октября отчетного года

.При смене материально ответственного лица и на день приемки-передачи дел

.При установлении фактов хищений или злоупотреблении, а также порчи ценностей

.При установлении фактов краж, ограблений - немедленно при установлении таких фактов

.После пожара или стихийных бедствий - немедленно по окончании пожара или бедствия

.При переоценке основных средств и товарно-материальных ценностей, если иное не установлено в сроки, определенные соответствующими документа.

1.3 Порядок проведения инвентаризации

Порядок проведения инвентаризации на предприятии предполагает создание постоянно действующих инвентаризационных комиссии, в составе: руководителя предприятия или его заместителя (представителя комиссии); главного бухгалтера; начальников структурных подразделений (служб); представителей общественности.

Для непосредственного проведения инвентаризации имущества создаются рабочие комиссии в составе: представителя руководителя предприятия, назначившего инвентаризацию; (председатель комиссии); специалистов (экономиста, работника бухгалтерской службы, инженера, технолога, товароведа, кладовщика и др.).

В состав комиссии должны включаться опытные работники, хорошо знающие инвентаризуемое имущество, порядок формирования цен, первичный учет.

В межинвентаризационный период на предприятиях должны проводиться систематические проверки и выборочные инвентаризации товарно-материальных ценностей в местах их хранения и переработки. Эти проверки и инвентаризации осуществляются по распоряжению руководителя работников инвентаризационных групп, состоящих в штате организации, или специальными комиссиями, в состав которых включаются должностные лица, хорошо знающие товарно-материальные ценности, бухгалтерский учет и отчетность, а также представители общественности.

Персональный состав постоянно действующих инвентаризационных комиссий, рабочих инвентаризационных комиссий и комиссий, осуществляющих проверки и выборочные инвентаризации. Утверждаются приказом руководителя организации (приложение 1), который регистрируют в книге контроля над выполнением приказов о проведении инвентаризации (приложение 2).

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

Рабочие инвентаризационные комиссии:

.Осуществляют инвентаризацию ценностей и денежных средств в местах хранения и производства;

.Совместно с бухгалтерией предприятия участвуют в определении результатов инвентаризации и разрабатывают предложения по зачету недостач и излишков по пересортице, а также списанию недостач в пределах естественной убыли;

.Вносят предложения по вопросам упорядочения приема, хранения и отпуска товарно-материальных ценностей, улучшения и контроля над их сохранностью, а также реализации сверхнормативных и неиспользуемых ценностей;

.Несут за ответственность за:

·Своевременность и соблюдение порядка проведения инвентаризации в соответствии с приказом руководителя;

·Полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках проверяемых основных средств, товарно-материальных ценностей, денежных средств и средств в расчетах;

·Правильность указания в описи отличительных приказов товарно-материальных ценностей (тип, сорт, марка, размер, цены…);

·Правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации в установленном порядке.

Члены инвентаризационных комиссий за внесении в описи заведомо неправильных данных о фактических остатках ценностей с целью сокрытия недостач и растрат или излишков товаров, материалов и других ценностей подлежат привлечению к ответственности в установленном законом порядке.

Основной задачей проверок и выборочных инвентаризаций в межинвентаризационный период является осуществление контроля над сохранностью товарно-материальных ценностей, выполнения правил их хранения, соблюдение материально ответственными лицами установленного порядка первичного учета.

Перед началом проведения инвентаризации членам рабочих инвентаризационных комиссий вручается приказ, а председателям - контрольный пломбир. В приказе устанавливаются сроки начала и окончания работы по проведению инвентаризации. Ко дню начала снятия фактических остатков должна быть закончена обработка всех документов по оприходованию и расходу ценностей, проведены соответствующие записи в карточках (книгах) аналитического учета и выведены остатки на день инвентаризации.

Бухгалтер к моменту проведения инвентаризации составляет инвентаризационную опись.

Складские операции в период инвентаризации не производятся, заведующий складом в данной описи дает расписку о том, что все документы склада записаны в карточку складского учета материалов и сданы в бухгалтерию организации.

Прежде чем приступить к проверке фактического наличия товарно-материальных ценностей, рабочая инвентаризационная группа обязана:

üопломбировать подсобные помещения, подвалы и другие места хранения ценностей, имеющие отдельные входы и выходы;

üпроверить исправность всех весоизмерительных приборов и соблюдение установленных сроков их клеймения;

üполучить последние на момент инвентаризации реестры приходных и расходных документов или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.

Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием "до инвентаризации на "__________" (дата)", что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

При внезапных инвентаризациях все товарно-материальные ценности подготавливаются к инвентаризации в присутствии инвентаризационной комиссии, а в остальных случаях - заблаговременно.

Инвентаризация основных средств, сырья, материалов, готовой продукции, товаров, денежных средств и других ценностей производится по каждому местонахождению их и ответственному лицу, на хранении у которого эти ценности находятся.

Проверка фактических остатков производится путем обязательного пересчета, взвешивания, обмера при обязательном участии материально ответственных лиц (кассиров, заведующих хозяйством, кладовых, секций, торговых предприятий и т.п.)

Руководитель организации должен создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки (обеспечить рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, технически исправным весовым хозяйством, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой).

Наименование инвентаризуемых ценностей и объектов и их количество показываются в инвентаризационных описях по номенклатуре и в единицах измерениях, принятых в учете.

Инвентаризационные описи могут быть заполнены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и ручным способом.

Описи заполняются чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток.

На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны.

Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.

Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально ответственных лиц принявший имущество расписывается в описи в получении, а сдавший - в сдаче этого имущества.

Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны.

По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности проведения инвентаризации. Их следует проводить с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц обязательно до открытия склада, кладовой, секции и т.п., где проводилась инвентаризация.

Результаты контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций оформляются актом (приложение 3) и регистрируются в книге учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций (приложение 4).

Глава 2. Правила проведения инвентаризации отдельных видов имущества и обязательств

1 Инвентаризация основных средств

До начала инвентаризации основных средств рекомендуется проверить наличие и состояние инвентарных карточек, инвентарных книг, описей и других регистров аналитического учета, наличие и состояние технических паспортов или другой технической документации.

При инвентаризации основных средств комиссия производит осмотр объектов и заносит в описи полное их наименование, назначение. Инвентарные номера, основные технические или эксплуатационные показатели.

Машины, оборудование, транспортные средства заносятся в описи индивидуально с указанием заводского инвентарного номера, года выпуска, назначения, мощности и т.д.

Однотипные предметы хозяйственного инвентаря, инструменты, станки и т.д. одинаковой стоимости, поступившие одновременно, и учитываемые на типовой инвентарной карточке группового учета в описях проводится по наименованиям с указанием количества этих предметов. (Приложение 5)

На основные средства не пригодные к эксплуатации и неподлежащие восстановлению составляются отдельная опись с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин приведших эти объекты к непригодности. (порча, полный износ…)

При выявлении объектов не принятых на учет по объектам с неправильными данными или их отсутствии комиссия должна включать в опись правильные сведения о технических показателях по этим объектам.

Оценка выявленных инвентаризацией неучтенных объектов должна быть произведена с учетом рыночных цен, а износ начисляется по фактически действительному состоянию объекта. Составляется акт.

Одновременно с инвентаризацией собственных основных средств проверяются основные средства, находящиеся на ответственном хранении и арендованные.

По указанным объектам составляется отдельная опись, в которой дается ссылка на документы, подтверждающие принятие этих объектов на ответственное хранение или в аренду.

Инвентаризация нематериальных активов производится в аналогичном порядке. Необходимо проверить:

·наличие документов, подтверждающих права организации на его использование;

·правильность и своевременность отражения нематериальных активов в балансе.

2.2 Инвентаризация товарно-материальных ценностей

Товарно-материальные ценности (производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы) заносятся в описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикула, сорта и др.).

Инвентаризация товарно-материальных ценностей должна проводиться в порядке расположения ценностей в данном помещении.

При хранении в разных изолированных помещениях у одного материально ответственного лица инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После проверки ценностей вход в помещение не допускается (опломбирование), и комиссия переходит для работы в следующее помещение.

Комиссия в присутствии заведующего складом (кладовой) и других материально ответственных лиц проверяет фактическое наличие товарно-материальных ценностей путем обязательного их пересчета, перевешивания или перемеривания.

В инвентаризационной описи ценности должны быть расположены по наименованиям и артикулам. В описи указываются: полное наименование товара, номенклатурные прейскурантные номера, артикулы, сорта, количество мест, единица измерения, количество, цена за единицу, суммы.

Товарно-материальные ценности, поступающие во время проведения инвентаризации, принимаются материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии и приходуются по реестру или товарному отчету после инвентаризации.

Эти товарно-материальные ценности заносятся в отдельную опись под наименованием "Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации". В описи указывается дата поступления, наименование поставщика, дата и номер приходного документа, наименование товара, количество, цена и сумма. Одновременно на приходном документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии (или по его поручению члена комиссии) делается отметка "после инвентаризации" со ссылкой на дату описи, в которую записаны эти ценности.

При длительном проведении инвентаризации в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера организации в процессе инвентаризации товарно-материальные ценности могут отпускаться материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии.

Эти ценности заносятся в отдельную опись под наименованием "Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации»

Товарно-материальные ценности, хранящиеся на складах других организаций, заносятся в описи на основании документов, подтверждающих сдачу этих ценностей на ответственное хранение. В описях на эти ценности указываются их наименование, количество, сорт, стоимость (по данным учета), дата принятия груза на хранение, место хранения, номера и даты документов.

При инвентаризации малоценных и быстроизнашивающихся предметов, выданных в индивидуальное пользование работникам, допускается составление групповых инвентаризационных описей с указанием в них ответственных за эти предметы лиц, на которых открыты личные карточки, с распиской их в описи.

Предметы спецодежды и столового белья, отправленные в стирку и ремонт, должны записываться в инвентаризационную опись на основании ведомостей - накладных или квитанций организаций, осуществляющих эти услуги.

Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, пришедшие в негодность и не списанные, в инвентаризационную опись не включаются, а составляется акт с указанием времени эксплуатации, причин негодности, возможности использования этих предметов в хозяйственных целях.

Тара заносится в описи по видам, целевому назначению и качественному состоянию (новая, бывшая в употреблении, требующая ремонта и т.д.).

На тару, пришедшую в негодность, инвентаризационной комиссией составляется акт на списание с указанием причин порчи.

2.3 Инвентаризация денежных средств, денежных документов и бланков документов строгой отчетности

Проведение инвентаризация кассы производится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета директоров Центрального банка Российской Федерации от 22 сентября 1993 г. N 40 и сообщенным письмом Банка России от 4 октября 1993 г. N 18.

Проверка фактического наличия бланков ценных бумаг и других бланков документов строгой отчетности производится по видам бланков (например, по акциям: именные и на предъявителя, привилегированные и обыкновенные), с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам.

Инвентаризация денежных средств в пути производится путем сверки числящихся сумм на счетах бухгалтерского учета с данными квитанций учреждения банка, почтового отделения, копий сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам банка и т.п.

Инвентаризация денежных средств, находящихся в банках на расчетном (текущем), валютном и специальных счетах, производится путем сверки остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах по данным бухгалтерии организации, с данными выписок банков.

Глава 3. Заключительный этап проведения инвентаризации

1 Составление сличительных ведомостей по инвентаризации

Сличительные ведомости составляются по имуществу, при инвентаризации которого выявлены отклонения от учетных данных.

В сличительных ведомостях отражаются результаты инвентаризации, то есть расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей.

Суммы излишков и недостач товарно-материальных ценностей в сличительных ведомостях указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете.

Для оформления результатов инвентаризации могут применяться единые регистры, в которых объединены показатели инвентаризационных описей и сличительных ведомостей.

На ценности, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), составляются отдельные сличительные ведомости.

По каждому факту выявления несоответствия между фактическими и учётными данными материально ответственное лицо пишет на имя председателя инвентаризационной комиссии объяснительные записки.

Сличительные ведомости могут быть составлены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и вручную.

2 Выявление результатов инвентаризации и отражение их в учете

Составленная ведомость расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета является основанием для составления инвентаризационной комиссией Ведомости учета результатов инвентаризации (приложение 6), которая подписывается членами комиссии и утверждается руководителем учреждения.

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета должны быть отражены на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:

а) излишек имущества приходуется по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации;

б) недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на расходы, а сверх норм - на счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на уменьшение финансирования (фондов). Выявленные суммы недостач в сличительных ведомостях указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете.

Выявленные при инвентаризации излишки отражаются в бухгалтерском учете следующей проводкой:

Дебет счетов 101 00 000 "Основные средства", 102 00 000 "Нематериальные активы", 103 00 000 "Непроизведенные активы", 105 00 000 "Материальные запасы"

Кредит счета 401 01 180 "Прочие доходы".

Учет расчетов по суммам выявленных в ходе инвентаризации недостач, хищений, потерь от порчи материальных ценностей ведется на счете 209 00 000 "Расчеты по недостачам".

При определении размера ущерба, причиненного недостачами и хищениями, следует исходить из рыночной стоимости материальных ценностей на день обнаружения недостачи и хищения. Аналитический учет недостач ведется в карточке учета средств и расчетов по каждому виновному лицу с указанием фамилии, имени и отчества, должности, даты возникновения задолженности и суммы недостачи.

На сумму выявленных недостач, хищений и потерь по рыночной стоимости делается проводка:

Кредит счета 401 01 172 "Доходы от реализации активов"

На сумму выявленных недостач, хищений денежных средств делается запись:

Дебет счета 209 00 000 "Расчеты по недостачам"

Кредит счета 201 04 610 "Выбытия из кассы"

Суммы, поступившие в возмещение причиненного учреждению ущерба, отражаются следующей проводкой:

Дебет счетов 201 01 510 "Поступления денежных средств учреждения на счета", 201 04 510 "Поступления в кассу", 210 02 000 "Расчеты по поступлениям в бюджет с финансовыми органами"

Списанные с баланса из-за неустановления виновных лиц или уточнения по решению суда суммы недостач отражаются следующим образом:

Дебет счета 401 01 172 "Доходы от реализации активов"

Кредит счета 209 00 000 "Расчеты по недостачам"

Списание материальных запасов в пределах норм естественной убыли отражается в бухгалтерском учете следующей проводкой:

Дебет счетов 401 01 272 "Расходование материальных запасов", 106 04 340 "Увеличение стоимости изготовления материальных запасов, готовой продукции (работ, услуг)"

Кредит счета 105 00 000 "Материальные запасы"

Рассмотрим на примере отражение операций по выявленным в ходе инвентаризации суммам излишков и недостач.

В учреждении после проведения инвентаризации на основании акта о результатах инвентаризации были выявлены:

а) излишки - телефакс стоимостью 7000 руб. Услуги оценщика - 295 руб. (в том числе НДС - 45 руб.);

б) недостачи от приносящей доход деятельности, не подлежащей обложению НДС:

продуктов питания в пределах норм естественной убыли на сумму 150 руб.;

специальной одежды, балансовая стоимость которой составляет 800 руб., а рыночная - 1000 руб. (в том числе НДС - 152,54 руб.). Услуги оценщика - 300 руб. (в том числе НДС - 45,76 руб.).

Согласно приказу руководителя выявленные при инвентаризации недостачи подлежат возмещению за счет виновного лица путем внесения им наличных денежных средств в кассу учреждения.

Содержание операцииДебетКредитСумма, руб.Оприходован телефакс1 101 04 340 1 401 01 1807000Отражены расходы на услуги оценщика 1 401 01 2261 302 09 730295Произведена оплата организации- оценщику 1 302 09 8301 304 05 226295Расходы на услуги оценщика отнесены на уменьшение доходов 1 401 01 1801 401 01 226295Списана недостача продуктов питания в пределах норм естественной убыли 2 106 04 3402 105 02 440150Отражена сумма недостачи специальной одежды по рыночной стоимости, отнесенной на виновных лиц 2 209 04 560 2 401 01 172 1000Отражены расходы на услуги оценщика 2 106 04 3402 302 09 730300Оплачены услуги оценщика 2 302 09 8302 201 01 610300Списана с баланса стоимость специальной одежды 2 401 01 1722 105 05 440800Поступили денежные средства в погашение недостачи наличными в кассу учреждения 2 201 04 510 2 209 04 660 1000

Как видно из примера, излишки имущества, выявленные при проведении инвентаризации, независимо от источника финансирования, за счет которого это имущество было ранее приобретено, ставятся на учет с кодом вида деятельности "1" (Письмо Минфина России от 15.06.2007 N 03-03-05/161).

3.3 Признание сумм излишков и недостач при расчете налога на прибыль

Согласно п. 20 ст. 250 НК РФ стоимость излишков материально-производственных запасов и прочего имущества, которые выявлены в результате инвентаризации, признается внереализационным доходом.

В Письме Минфина России от 29.06.2009 N 03-03-06/4/53 при ответе на вопрос о порядке учета в целях исчисления налога на прибыль стоимости излишков основных средств, выявленных бюджетным учреждением в результате инвентаризации, финансовым органом также было указано, что их стоимость подлежит учету при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций в составе внереализационных доходов.

В Письме Минфина России от 15.06.2007 N 03-03-05/161 приведена корреспонденция счетов бюджетного учета в целях правильного отражения операций по оприходованию излишков материальных ценностей.

начислен налог на прибыль:

Дебет счета 1 401 01 180 "Прочие доходы"

Кредит счета 1 303 03 730 "Увеличение кредиторской задолженности по налогу на прибыль"

перечислен налог на прибыль в бюджет:

Дебет счета 1 303 03 830 "Уменьшение кредиторской задолженности по налогу на прибыль"

Кредит счета 1 304 05 290 "Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов, по прочим расходам"

Таким образом, согласно положениям п. 20 ст. 250 НК РФ и рекомендациям вышеуказанного Письма сумму излишков следует учесть при формировании налоговой базы по налогу на прибыль в составе внереализационных доходов.

Необходимо отметить, что если выявленные в ходе инвентаризации объекты не будут признаваться амортизируемым имуществом в соответствии с п. 1 ст. 256 НК РФ (срок их полезного использования менее 12 месяцев, а первоначальная стоимость не более 20 000 руб.), то списать в расходы учреждение сможет только сумму налога, уплаченного с дохода, который образовался при их выявлении (п. 2 ст. 254 НК РФ).

Пример 2. Используя условия примера 1, отразим в бюджетном учете начисление налога на прибыль со стоимости телефакса.

В бухгалтерском учете учреждения указанные операции будут отражены следующим образом:

В налоговую базу по налогу на прибыль в составе внереализационных доходов будет включена сумма 7000 руб. (рыночная стоимость телефакса). В составе материальных расходов будет учтена сумма 1400 руб. (7000 руб. x 20%).

Затраты, понесенные учреждением (оценка материальных ценностей) и не связанные с производством и реализацией, единовременно включаются в состав внереализационных расходов (пп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ) при условии, что они экономически обоснованы и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Согласно пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ расходы в виде недостачи материальных ценностей в случае отсутствия виновных лиц, а также убытки от хищений, виновники которых не установлены, подлежат включению в состав внереализационных расходов. В данных случаях факт отсутствия виновных лиц должен быть документально подтвержден уполномоченным органом государственной власти.

Кто и каким документом должен подтвердить факт неустановления виновных лиц, разъяснено в Письме Минфина России от 02.05.2006 N 03-03-04/1/412. В нем, в частности, указано, что в ст. 151 УПК РФ перечислены органы государственной власти, которые уполномочены в зависимости от рода преступления производить предварительное следствие. В отношении хищения имущества ст. 151 УПК РФ предусмотрено, что предварительное следствие производится следователями органов внутренних дел РФ. В случае неустановления лица, подлежащего привлечению в качестве обвиняемого, предварительное следствие по уголовному делу приостанавливается. Следователем выносится соответствующее постановление, копия которого направляется прокурору (пп. 1 п. 1 ст. 208 УПК РФ).

На основании пп. 13 п. 2 ст. 42 УПК РФ потерпевший вправе получить копию указанного постановления, которым и подтверждается факт отсутствия виновных лиц.

Следовательно, учреждение вправе включить убытки от хищения имущества в состав внереализационных расходов на основании копии постановления о приостановлении уголовного дела в связи с неустановлением виновных лиц. При этом убытки учитываются в составе расходов того отчетного (налогового) периода, в котором вынесено постановление.

Заключение

Инвентаризация в учреждениях представляет собой сложный и обширный спектр работы, который можно разделить на три этапа:

1.Подготовительный этап (приказ руководителя, проверка технических паспортов, инвентарных каточек, передача всех документов в бухгалтерию, выведение остатков по счетам).

2. Выявление результатов инвентаризации и отражение их в учете (Оценка всех объектов, пересчет, инвентаризационные описи, составление сличительных ведомостей)

.Заключительный этап (Акт выявления результатов, протокол комиссии, Учет пересортиц, недостач и излишков.)

Чтобы облегчить процесс проведения инвентаризации необходимо широко использовать современные технологии, один их которых - система штрихкодирования и идентификации. Эта система существенно сокращает трудозатраты при проведении инвентаризации, особенно при больших объемах основных средств.

Для получения наилучшего результата нужно проанализировать существующую практику проведения инвентаризации, наметить пути оптимизации, составить план внедрения, провести обучение сотрудников бухгалтерии.

Впоследствии это поможет быстро проводить ежегодную инвентаризацию с наименьшими трудозатратами.

Список используемой литературы

Бюджетный кодекс РФ

3.Налоговый кодекс РФ

Уголовно-процессуальный кодекс

Инструкция по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях №148Н

Приказ от 1 декабря 2010 г. N 157н «Об утверждении единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти, органов местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных и муниципальных учреждений и инструкции по его применению »

7.Постановление Госкомстата РФ от 27 марта 2000 г. N 26 "Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N ИНВ-26 "Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией "

8.Приложение к Приказу Министерства финансов Российской Федерации от 13 июня 1995 г. N 49 Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств

9.Журнал «Бюджетные учреждения образования: бухгалтерский учет и налогообложение», 2009, N 11 Обеспечение достоверности данных бухгалтерского учета. Эксперт журнала Л.П. Воробьева

Издательский Дом "Советник бухгалтера" Недостачи: порядок учета. К. э. н., Профессор кафедры "Экономика и управление в социальной сфере" ВПО ГОУ МГИУ, И.Шиндер

Журнал "Клуб главных бухгалтеров", 2010, N 12 А.Герасимова Аудитор, Методолог ООО "ФинЭкспертиза"

Репетиторство

Нужна помощь по изучению какой-либы темы?

Наши специалисты проконсультируют или окажут репетиторские услуги по интересующей вас тематике.
Отправь заявку с указанием темы прямо сейчас, чтобы узнать о возможности получения консультации.

Василенко О.Ю.

В 190 Порядок и правила проведения инвентаризации в бюджетных учреждениях: учебно-методическое пособие. – Омск:

Изд-во ОмГУ, 2006. – 20 с.

В работе определены сроки проведения инвентаризации в бюджетном учреждении, рассмотрены общие положения порядка ее проведения. Даны методические указания по инвентаризации нематериальных активов, основных средств, финансовых вложений, материальных запасов, незавершенного производства и др.

Для студентов экономического факультета, обучающихся по специальности «Бухгалтерский учет и аудит»

УДК 657.371 ББК 65.052

Введение

Учет в бюджетных учреждениях как самостоятельный предмет имеет значительное количество отличий от учета в коммерческих организациях. Такие отличия, прежде всего, возникают из тех особенностей, которые имеются в бюджетном учете: все имущество, активы и обязательства бюджетного учреждения являются государственной собственностью, и право на собственность отделено от права распоряжаться этой собственностью. Поэтому государство с особой тщательностью следит за наличием своего имущества и его состоянием, прибегая к оперативному и последующему контролю бюджетных учреждений посредством контролирующих органов – Территориальных управлений Федеральной службы финансовобюджетного надзора, контрольно-ревизионных управлений и отделов при министерствах и ведомствах. Таким образом, бюджетные учреждения должны проводить инвентаризацию с особой тщательностью, соблюдая все нормативные требования, так как имущество, активы и обязательства находятся у них в оперативном управлении и являются строго контролируемыми.

Обеспечение достоверности данных бюджетного учета и контроль за имуществом, активами и обязательствами в бюджетных учреждениях – это не только одна из основных задач бухгалтерии бюджетного учреждения. Инвентаризация имущества, активов и обязательств бюджетных учреждений – еще и средство информирования государства об эффективности инвестиций в такие значимые сферы государственного влияния, как здравоохранение, образование, культура, управление, которые выполняют социально-значимые для государства функции – защиту и обеспечение прав населения.

Пособие поможет раскрыть особенности и определить отличия учета и контроля имущества, активов и обязательств в бюджетных учреждениях от учета в коммерческих организациях.

Предназначено для студентов и слушателей экономических факультетов высших учебных заведений при изучении специального курса «Анализ и учет в бюджетных учреждениях».

Прежде чем приступить к составлению годовой отчетности, каждая организация и учреждение обязаны провести инвентаризацию своего имущества. Такая обязанность установлена ст. 12 Федерального Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». Как правильно провести годовую инвентаризацию? Какими документами оформить ее результаты? Как отразить выявленные недостачи или излишки имущества в бухгалтерском учете?

Когда проводить инвентаризацию

Срок проведения инвентаризации в бюджетном учреждении перед составлением годовой бухгалтерской отчетности определяется руководителем учреждения.

Обычно ее проводят в конце отчетного года. Однако некоторые учреждения делают это заранее, уже после 1 октября, поскольку в конце года появляется много других неотложных дел. Отметим, что такую возможность им дает п. 7 Инструкции по бюджетному учету, утвержденной приказом МФ РФ от 10 февраля 2006 г. № 25н и Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные приказом МФ РФ от 13 июня 1995 г. № 49. В частности, если инвентаризация имущества проведена после 1 октября отчетного года, то второй раз перед составлением годовой бухгалтерской отчетности ее проводить уже не надо.

Порядок проведения инвентаризации

Как должна проходить инвентаризация, установлено Мето-

дическими указаниями по инвентаризации имущества и финансо-

вых обязательств, утвержденными Приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49 (далее – Методические указания).

Согласно п. 2.2 Методических указаний организация должна иметь постоянно действующую инвентаризационную комиссию, а при большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств ею создаются еще и рабочие инвентаризационные комиссии. Обычно в них входят представители администрации, работники бухгалтерии, а также другие специалисты (инженеры, экономисты, юрисконсульты, тех-

ники и т. д.). Кроме этого, в состав инвентаризационной комиссии можно включать представителей службы внутреннего аудита учреждения и независимых аудиторских организаций.

При комплектовании комиссии руководителю необходимо учесть следующее правило. В состав комиссии должны входить только те специалисты, которые обязательно будут присутствовать при ее проведении, поскольку отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными (п. 2.3 Методических указаний).

Основными целями инвентаризации являются: выявление фактического наличия имущества; его сопоставление с данными бюджетного учета; проверка полноты отражения в учете обязательств.

Перед тем как начать проверку остатков имущества, инвентаризационная комиссия должна получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств, а председатель инвентаризационной комиссии обязан их завизировать с указанием «до инвентаризации на “____”» (дата).

Кроме этого, материально ответственные лица учреждения должны дать расписки в том, что к началу инвентаризации они сдали в бухгалтерию или передали комиссии все расходные и приходные документы на имущество, а также в том, что все ценности, поступившие на их материальную ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, которым были выданы подотчетные суммы для покупки имущества или доверенности на его получение.

Фактическое наличие имущества при инвентаризации комиссия определяет путем обязательного его подсчета, взвешивания, обмера. Для этого руководитель организации должен создать необходимые условия: обеспечить рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, технически исправным весовым хозяйством, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой и т. д.

Однако по материалам и товарам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика, фактическое количество этих ценностей комиссия может определять на основании документов при ус-

ловии обязательной проверки в натуре (на выборку) части этих ценностей; определение веса (или объема).

Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи не менее чем в двух экземплярах. Их формы утверждены постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88 (в редакции от 3 мая 2000 г.).

Инвентаризационные описи могут быть заполнены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и ручным способом. При ручном способе они заполняются чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток. В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются. Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, отсутствие к членам комиссии каких-либо претензий и принятие перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

Если в описях допущены ошибки, то их исправление производится путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Все исправления в описях должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

Инвентаризация нематериальных активов

Согласно п. 3.8 Методических указаний при инвентаризации нематериальных активов необходимо проверить наличие документов, подтверждающих существование самого актива и исключительного права у учреждения на результаты интеллектуальной деятельности (патенты, свидетельства, другие охранные документы, договор уступки (приобретения) патента, товарного знака и т. п.).

Инвентаризация нематериальных активов проводится по местам хранения документов, материально ответственным лицам и оформляется инвентаризационной описью (форма № 401).

Инвентаризация основных средств

Для организации учета и обеспечения контроля за сохранностью основных средств каждому объекту, кроме объектов стоимостью до 1000 рублей включительно, а также мягкого инвентаря, посуды независимо от стоимости, независимо от того, находится ли он в эксплуатации, в запасе или на консервации, присваивается уни-

кальный инвентарный порядковый номер (например, 1101050001).

Номер состоит из десяти знаков. Первая цифра обозначает код вида деятельности (0 – отсутствует возможность отнесения к определенному виду деятельности, 1 – бюджетная деятельность, 2 – приносящая доход деятельность; 3 – деятельность со средствами, находящимися во временном распоряжении), со второго по четвертый знак включительно – код синтетического счета Плана счетов бюджетного учета, пятый и шестой знаки – код аналитического счета Плана счетов бюджетного учета, последние четыре знака – порядковый номер предмета в группе. Например, уникальный инвентарный порядковый номер – 1101050001 обозначает: 1 – ис-

пользованы бюджетные средства, синтетический счет 101 «Основные средства», аналитический счет 05 – транспортные средства, порядковый номер объекта 0001.

Перед проведением инвентаризации основных средств проверяется наличие и состояние:

регистров аналитического учета (инвентарных карточек, инвентарных книг, описей);

технических паспортов и другой технической документа-

документов на основные средства, сданных или принятых в аренду и на хранение.

При отсутствии последних необходимо обеспечить их получение или оформление (п. 3.1 Методических указаний).

Инвентаризация проводится по местам хранения и материально ответственным лицам и оформляется инвентаризационной описью (форма № 401).

При инвентаризации основных средств комиссия производит осмотр объектов и заносит в описи полное их наименование, назна-

чение, инвентарные номера и основные технические или эксплуатационные показатели.

При инвентаризации зданий, сооружений и другой недвижимости комиссия проверяет наличие документов, подтверждающих нахождение указанных объектов в собственности организации. Проверяется также наличие документов на земельные участки, водоемы и другие объекты природных ресурсов, находящиеся в собственности организации.

При выявлении объектов, не принятых на учет, а также объектов, по которым в регистрах бухгалтерского учета отсутствуют или указаны неправильные данные, характеризующие их, комиссия должна включить в опись правильные сведения и технические показатели по этим объектам. Например, по зданиям – указать их назначение, основные материалы, из которых они построены, объем (по наружному или внутреннему обмеру), площадь (общая полезная площадь), число этажей (без подвалов, полуподвалов и т. д.), год постройки и др.

Оценка выявленных инвентаризацией неучтенных объектов должна быть произведена с учетом рыночных цен, а амортизация определена по действительному техническому состоянию объектов с оформлением сведений об оценке и амортизации соответствующими актами.

Основные средства вносятся в описи по наименованиям в соответствии с прямым назначением объекта. Если объект подверг-

ся восстановлению, реконструкции, расширению или переоборудованию и вследствие этого изменилось основное его назначение, то он вносится в опись под наименованием, соответствующим новому назначению.

Если комиссией установлено, что работы капитального характера (надстройка этажей, пристройка новых помещений и др.) или частичная ликвидация строений и сооружений (слом отдельных конструктивных элементов) не отражены в бюджетном учете, необходимо по соответствующим документам определить сумму увеличения или снижения балансовой стоимости объекта и привести в описи данные о произведенных изменениях.

Машины, оборудование и транспортные средства заносятся в описи индивидуально с указанием заводского инвентарного номера по техническому паспорту организации-изготовителя, года выпуска, назначения, мощности и т. д.

Однотипные предметы хозяйственного инвентаря, инструменты, станки и т. п. одинаковой стоимости, поступившие одновременно в одно из структурных подразделений организации и учитываемые на типовой инвентарной карточке группового учета, проводятся в описях по наименованиям с указанием количества этих предметов.

Основные средства, которые в момент инвентаризации могут находиться вне места нахождения организации (в дальних рейсах морские и речные суда, железнодорожный подвижной состав, автомашины; отправленные в капитальный ремонт машины и оборудование и т. п.), инвентаризуются до момента временного их выбытия.

На основные средства, не пригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, инвентаризационная комиссия составляет отдельную опись с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин, приведших эти объекты к непригодности (порча, полный износ и т. п.).

Одновременно с инвентаризацией собственных основных средств проверяются основные средства, находящиеся на ответственном хранении и арендованные. По указанным объектам составляется отдельная опись, в которой дается ссылка на документы, подтверждающие принятие этих объектов на ответственное хранение или в аренду.

При проведении инвентаризации основных средств в бюджетных учреждениях необходимо обращать внимание на объекты, не числящиеся в бюджетном учете. Зачастую таковыми могут быть подарки шефов или спонсоров, которые забыли поставить на баланс.

Нередко бывают и такие ситуации, когда сотрудники учреждения приносят свое имущество (телевизоры, аудиоаппаратуру и т. п.) для выполнения служебных обязанностей либо для личного пользования. Например, в силу недостаточного финансирования общеобразовательных школ учителя вынуждены использовать в учебном процессе свою аппаратуру, наглядные пособия, инвентарь

и т. п. Отметим, что если не издан приказ руководителя учреждения либо другой документ, где указано, какому лицу и какие личные материальные ценности разрешено использовать в учреждении, выявленные объекты должны считаться излишками.

Инвентаризация финансовых вложений

При инвентаризации финансовых вложений проверяются фактические затраты на ценные бумаги и краткосрочные финансовые вложения (векселя), а также предоставленные другим организациям или физическим лицам займы.

Инвентаризация финансовых вложений в ценные бумаги оформляется инвентаризационной описью (форма № 401).

При проверке фактического наличия ценных бумаг устанавливаются:

правильность их оформления;

реальность стоимости ценных бумаг, учтенных на балансе;

сохранность (путем сопоставления фактического наличия с данными бухгалтерского учета);

своевременность и полнота отражения в бюджетном учете полученных по ним доходов.

При хранении ценных бумаг в организации их инвентаризация проводится одновременно с инвентаризацией денежных средств в кассе.

Инвентаризация ценных бумаг проводится по отдельным эмитентам с указанием в акте названия, серии, номера, номинальной и фактической стоимости, сроков гашения и общей суммы.

Реквизиты каждой ценной бумаги сопоставляются с данными описей (реестров, книг), хранящихся в бухгалтерии бюджетного учреждения.

Инвентаризация ценных бумаг, сданных на хранение в специальные организации (банк-депозитарий, специализированное хранилище ценных бумаг и др.), заключается в сверке остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах бюджетного учета учреждения, с данными выписок этих специальных организаций.

Инвентаризация материальных запасов

Инвентаризация материальных запасов (МЗ) производится, как правило, в порядке их расположения в данном помещении.

При хранении МЗ в разных изолированных помещениях у одного материально ответственного лица инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После проверки запасов вход в помещение не допускается (например, помещение опломбировывается), и комиссия переходит для работы в следующее помещение.

Комиссия в присутствии заведующего складом (кладовой) и других материально ответственных лиц проверяет фактическое наличие МЗ путем обязательного их пересчета, перевешивания или перемеривания.

МЗ, поступающие во время проведения инвентаризации, принимаются материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии и приходуются по реестру или товарному отчету после инвентаризации.

Эти товарно-материальные ценности заносятся в отдельную опись под наименованием «Материальные запасы, поступившие во время инвентаризации». В описи указываются дата поступления, наименование поставщика, дата и номер приходного документа, наименование товара, количество, цена и сумма. Одновременно на приходном документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии (или по его поручению члена комиссии) делается отметка «После инвентаризации» со ссылкой на дату описи, в которую записаны эти ценности.

При длительном проведении инвентаризации в исклю-

чительных случаях и только с письменного разрешения руково-

дителя и главного бухгалтера организации в процессе инвентаризации МЗ могут отпускаться материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии.

Эти ценности заносятся в отдельную опись под наименованием «Материальные запасы, отпущенные во время инвентаризации». Оформляется опись по аналогии с документами на поступившие МЗ во время инвентаризации. В расходных документах делается

отметка за подписью председателя инвентаризационной комиссии или по его поручению члена комиссии.

Инвентаризация МЗ, находящихся в пути, отгруженных, но не оплаченных в срок покупателями, находящихся на складах других организаций, заключается в проверке обоснованности числящихся сумм на соответствующих счетах бухгалтерского учета.

На счетах учета материальных запасов, не находящихся в момент инвентаризации под отчетом у материально ответственных лиц (в пути, товары отгруженные и др.), могут оставаться только суммы, подтвержденные надлежаще оформленными документами: по находящимся в пути – расчетными документами поставщиков или другими их заменяющими документами, по отгруженным – копиями предъявленных покупателям документов (платежных поручений, векселей и т. д.), по просроченным оплатой документам – с обязательным подтверждением учреждением банка; по находящимся на складах сторонних организаций – сохранными расписками, переоформленными на дату, близкую к дате проведения инвентаризации.

Описи составляются отдельно на материальные запасы, находящиеся в пути, отгруженные, не оплаченные в срок покупателями и находящиеся на складах других организаций.

находящиеся в эксплуатации, инвентаризируются по местам их нахождения и материально ответственным лицам, на хранении у которых они находятся. Инвентаризация проводится путем осмотра каждого предмета. В описи эти предметы заносятся по наименованиям в соответствии с номенклатурой, принятой в бухгалтерском учете.

Предметы спецодежды и столового белья, отправленные в стирку и ремонт, должны записываться в инвентаризационную опись на основании ведомостей-накладных или квитанций организаций, осуществляющих эти услуги.

Производственный и хозяйственный инвентарь, пришедшие в негодность и не списанные, в инвентаризационную опись не включаются, а составляется акт с указанием времени эксплуатации, причин негодности, возможности использования этих предметов в хозяйственных целях.

Тара заносится в описи по видам, целевому назначению и качественному состоянию (новая, бывшая в употреблении, требующая ремонта и т. д.). На тару, пришедшую в негодность, инвентаризационной комиссией составляется акт на списание с указанием причин порчи.

Инвентаризация незавершенного производства и расходов будущих периодов

При инвентаризации незавершенного производства в бюджетных учреждениях, занятых выпуском готовой продукции, необходимо:

определить фактическое наличие заделов (бумаги, продуктов) и не законченных изготовлением и сборкой изделий, находящихся в производстве;

определить фактическую комплектность незавершенного производства (заделов);

выявить остаток незавершенного производства по аннулированным заказам, а также по заказам, выполнение которых приостановлено.

В зависимости от специфики и особенностей производства перед началом инвентаризации необходимо сдать на склады все ненужные подразделениям материалы, покупные и полуфабрикаты,

а также все детали, обработка которых на данном этапе закончена. Проверка заделов незавершенного производства производит-

ся путем фактического подсчета, взвешивания, перемеривания. Описи составляются отдельно по каждому обособленному

структурному подразделению с указанием наименования заделов, стадии или степени их готовности, количества или объема, а по строительно-монтажным работам – с указанием объема работ: по незаконченным объектам, их очередям, пусковым комплексам, конструктивным элементам и видам работ, расчеты по которым осуществляются после полного их окончания.

Сырье, материалы и покупные полуфабрикаты, находящиеся у рабочих мест, не подвергавшиеся обработке, а также забракованная готовая продукция в опись незавершенного производства не

включаются, а инвентаризируются и фиксируются в отдельных описях.

По незавершенному капитальному строительству в описях указывается наименование объекта, а также объем выполненных работ по этому объекту и каждому отдельному виду работ, конструктивным элементам, оборудованию и т. п.

При этом проверяется:

не числится ли в составе незавершенного капитального строительства оборудование, переданное в монтаж, но фактически не начатое монтажом;

состояние законсервированных и временно прекращенных строительством объектов.

По этим объектам, в частности, необходимо выявить причины и основание для их консервации.

На законченные строительством объекты, фактически введенные в эксплуатацию полностью или частично, приемка и ввод в

действие которых не оформлены надлежащими документами, составляются особые описи. Отдельные описи составляются также на законченные, но почему-либо не введенные в эксплуатацию объекты. В описях необходимо указать причины задержки оформления сдачи в эксплуатацию указанных объектов.

На прекращенные строительством объекты, а также на про- ектно-изыскательские работы по неосуществленному строительству составляются описи, в которых приводятся данные о характере выполненных работ и их стоимости с указанием причин прекращения строительства. Для этого должны использоваться соответствующая техническая документация (чертежи, сметы, смет- но-финансовые расчеты), акты сдачи работ, этапов, журналы учета выполненных работ на объектах строительства и другая документация.

Инвентаризация денежных средств, денежных документов и бланков документов строгой отчетности

Инвентаризация кассы производится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в РФ, утвержденным Решением совета директоров ЦБ РФ от 22 сентября 1993 г. № 40 и Письмом Банка России от 4 октября 1993 г. № 18.

Основными документами, которые необходимо изучить при инвентаризации кассы, являются: кассовая книга, отчеты кассира, приходные кассовые ордера, расходные кассовые ордера, журнал (книга) регистрации приходных кассовых ордеров, журнал (книга) регистрации расходных кассовых ордеров, журнал (книга) регистрации доверенностей, журнал (книга) регистрации депонированных сумм, журнал (книга) регистрации платежных (расчетно-платежных) ведомостей, оправдательные документы к кассовым документам.

При проверке кассовой книги необходимо установить соблюдение следующих требований:

правильность подсчета итогов страниц книги и переноса сумм остатков наличных денег с одной страницы на другую;

кассовая книга должна быть прошнурована, пронумерована

и опечатана сургучной или мастичной печатью.

Проверяя полноту и своевременность оприходования денежных средств, полученных с расчетных счетов в банках, членам инвентаризационной комиссии следует применять метод взаимного контроля. Необходимо сравнить соответствие записей в Главной книге посчетам 20104510 и 20104610 «Касса» и в журнале операций по счету «Касса». В случаях обнаружения расхождений их сопоставляют по приходным кассовым ордерам, выпискам банка, отчетам кассира, а при необходимости проверяют непосредственно в банке.

Проверку оприходования наличных денег, полученных из банка, следует проводить по выпискам банка.

Списание денежных средств проверяют по документам, приложенным к кассовым отчетам. При этом также следует обращать внимание на четкое оформление документов: имеются ли расписки получателей, погашены ли они штампом «Оплачено» с указанием даты, нет ли на них следов подчисток и исправлений.

Кроме перечисленного, в ходе инвентаризации кассы также необходимо проконтролировать:

Установлен ли лимит остатка наличных денежных средств в

есть ли факты несоответствия даты в расходных кассовых ордерах и даты фактической выдачи денежных средств;

правильность корреспонденции счетов по кассовым документам;

своевременность депонирования невыплаченных сумм заработной платы.

При инвентаризации кассы необходимо проверить: заключен ли договор с кассиром о полной материальной ответственности и оснащено ли помещение кассы необходимыми средствами по обеспечению сохранности денежных средств (техническое укрепление

и охранно-пожарная сигнализация), где хранятся дубликаты ключей от сейфов. Ключи должны храниться в опечатанных пакетах у руководителя организации.

При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы (почтовые марки, марки государственной пошлины, векселя, путевки в дома отдыха и санатории, авиабилеты и др.).

Проверка фактического наличия бланков ценных бумаг и других бланков документов строгой отчетности производится по видам бланков (например, по акциям: именные и на предъявителя, привилегированные и обыкновенные) с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам.

Инвентаризация денежных средств в пути производится путем сверки числящихся сумм на счетах бюджетного учета с данными квитанций учреждения банка, почтового отделения, копий сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам банка и т. п.

Инвентаризация денежных средств, находящихся на лице-

вых счетах Казначейств, на расчетном (текущем), валютном – в банках, производится путем сверки остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах по данным бухгалтерии бюджетного уч-

реждения, с данными выписок к счетам по работе с безналичными денежными средствами.

Инвентаризация расчетов

Инвентаризация расчетов с кредитными учреждениями по ссудам, с бюджетом, покупателями, поставщиками, подотчетными лицами, работниками, депонентами, другими дебиторами и кредиторами заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бюджетного учета.

Проверке должны быть подвергнуты счета 020600000 «Рас-

четы по выданным авансам», 030200000 «Расчеты с по-

ставщиками и подрядчиками» по товарам, оплаченным, но находящимся в пути, и расчетам с поставщиками по неотфактурованным поставкам. Они проверяются по документам в корреспонденции с соответствующими счетами.

По задолженности работникам организации (по счетам

03020000 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками») выявля-

ются невыплаченные суммы по оплате труда, подлежащие перечислению на счет депонентов, а также суммы и причины возникновения переплат работникам.

При инвентаризации подотчетных сумм (счет 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами» ) проверяются отчеты подот-

четных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (даты выдачи, целевое назначение).

Кроме этого, инвентаризационная комиссия путем документальной проверки должна также установить правильность и обоснованность:

расчетов с казначействами, финансовыми, налоговыми органами, внебюджетными фондами, другими организациями, а также со структурными подразделениями организации, выделенными на отдельные балансы;

суммы задолженности по недостачам и хищениям, числящейся в бюджетном учете;

Сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженности, включая суммы, по которым истекли сроки исковой давности.

Оформление итогов инвентаризации

Заключительным этапом при проведении инвентаризации считается процесс сравнения фактических остатков материальных ценностей, выявленных при проверке, с остатками, учтенными на счетах бухгалтерского учета. Результатом такого сравнения является составление сличительных ведомостей: ф. № 401 «Сличительная ведомость» и ф. № 835 «Акт о результатах инвентаризации».

Напомним, что суммы излишков и недостач материальных ценностей в сличительных ведомостях указываются в соответствии с их оценкой в бюджетном учете. На ценности, не принадлежащие организации, но числящиеся в учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), составляются отдельные сличительные ведомости. Все сличительные ведомости могут быть составлены как с использованием средств вычислительной техники, так и вручную.

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации – в годовом отчете.

1. Федеральный Закон Российской Федерации от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» // Информационносправочная система «КонсультантПлюс».

2. Приказ Министерства финансов Российской Федерации от 10 февраля 2006 г. № 25н «Об утверждении Инструкции по бюджетному учету» // Информационно-справочная система «КонсультантПлюс».

3. Приказ Министерства финансов Российской Федерации от 13 июня 1995 г. № 49 «Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» // Инфор- мационно-справочная система «КонсультантПлюс».


Введение...........................................................................................
Когда проводить инвентаризацию...............................................
Порядок проведения инвентаризации..........................................
Инвентаризация нематериальных активов................................
Инвентаризация основных средств..............................................
Инвентаризация финансовых вложений....................................
Инвентаризация материальных запасов...................................
Инвентаризация незавершенного производства
и расходов будущих периодов..........................................................
Инвентаризация денежных средств, денежных документов
и бланков документов строгой отчетности................................
Инвентаризация расчетов..........................................................
Оформление итогов инвентаризации.........................................

Учебное издание

Ольга Юрьевна Василенко

ПОРЯДОК И ПРАВИЛА ПРОВЕДЕНИЯ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ В БЮДЖЕТНЫХ УЧРЕЖДЕНИЯХ

Учебно-методическое пособие

Технический редактор Е.В. Лозовая Редактор О.М. Азеева

Дизайн обложки З.Н. Образова

Подписано в печать 14.04.2006. Формат бумаги 60х84 1/16 Печ.л. 1,3. Уч.-изд.л. 1,1. Тираж 150 экз. Заказ 147.

Издательство Омского государственного университета 644077, г.Омск, пр.Мира, 55а, госуниверситет

Любая хозяйственная деятельность на предприятии предполагает присутствие в его владениях конкретных сбережений. Сюда относятся материальные и нематериальные активы, основные средства, готовая продукция или товар на реализацию, денежные активы и прочее имение. Какой бы ни была фирма - крупной или мелких масштабов, производственной или коммерческой направленности, государственной или частной - она должна в обязательном порядке пересчитывать перечень присутствующего на ней имущества посредством проведения инвентаризации. В бюджетных учреждениях данная процедура проводится с особой тщательностью.

Понятие инвентаризации

Инвентаризация по своему первичному определению означает пересчет наличных позиций, числящихся на учете имущества предприятия, с конкретным сопоставлением полученных результатов с предыдущей проверкой. Данное слово первоначально наводит на мысль о привычном термине под названием «инвентарь». Но стоит отметить, что процесс проведения инвентаризации в бюджетном учреждении предполагает количественное измерение не только хозяйственного имения или инвентарных объектов, которые закреплены за материально-ответственными лицами, но и перечня денежных средств, хранимых на счетах банка и в наличности (в кассе), расчетов с дебиторами и кредиторами, а также финансовых обязательств. Основной целью данного мероприятия является выявление излишков или недостач, которые могут возникать в ходе хозяйственной деятельности, а также поиск возможных ошибок, которые были совершены сотрудниками различных участков экономического функционирования предприятия в целом. По итогу проведения инвентаризации в бюджетном учреждении виновные в недостачах лица подлежат дисциплинарному наказанию в виде вынесения им выговора или депремирования, а также возмещения понесенного ущерба.

Значение для предприятия

Проведение регулярных проверок на предприятиях, содержимых за счет казенных средств, является неотъемлемым процессом их хозяйственной деятельности. Значимость инвентаризации в бюджетных учреждениях обусловлена перечнем возможных ситуаций, подлежащих обязательному контроллингу со стороны руководства, а именно:

условия передачи имения бюджетного предприятия в аренду;
условия реализации или выкупа бюджетного имущества;
контроль состояния актива и пассива государственного учреждения;
смена материально-ответственного лица и передачи дел;
наличие фактов хищения, злоупотребления служебным положением и порчи ценностей;
ситуации пожаров, стихийных бедствий и прочих чрезвычайных ситуаций.

В обязательном порядке инвентаризируются особо важные и весомые составляющие имущества бюджетного учреждения, в список которых включены:

касса предприятия;
медикаментозные препараты;
основные средства;
товарно-материальные ценности;
фонд библиотеки;
перечень драгоценных металлов и камней.

Правила проведения

Правила проведения инвентаризации в бюджетном учреждении регламентируются действующим законодательством. Одним из основных требований к корректному проведению проверки казенного имущества является обязательное формирование состава комиссии. Приказом на инвентаризацию в бюджетном учреждении устанавливаются конкретные лица, которые будут входить в члены этой комиссии. В круг лиц, представленных к проведению проверки, входят исключительно сотрудники штата данного предприятия, но никак не сторонние лица в виде эксперт-оценщиков, работников государственных инспекций и так далее. Обязательными представителями комиссии являются главный и рядовой бухгалтер, а возглавляют ее руководитель и его заместитель. Важно заметить, что материально-ответственные лица не могут входить в состав проверяющих. Помимо членов проверяющей группы директором учреждения утверждаются в приказе конкретные сроки проведения проверки. По окончании в бюджетном учреждении производится анализ недостач и излишков, выявляются виновные, производится административное взыскание с виновных лиц, если таковые имеются.

Этапы проведения

Вся работа по проверке наличных и безналичных позиций в имении государственного учреждения делится на несколько этапов.

Первый этап - подготовка. К началу проверки бухгалтерия должна завершить работу со всеми документами о поступлениях и выдачах материальных ценностей, а также провести необходимые записи в перечне реестров аналитического учета, заблаговременно определив остатки на день проведения проверки.

Второй этап - непосредственное проведение инвентаризации в бюджетном учреждении. Подготавливаются соответствующие бланки для внесения в них данных по результатам проверки, вносятся имена членов комиссии, производится подсчет, взвешивание, замер конкретных позиций, подлежащих инвентаризации, после чего помещения, подверженные проверке, опечатываются для предотвращения подлога или последующего хищения проинвентаризированного имущества.

Третий этап - оформление Конкретно установленными действующим законодательством формами регламентируется заполнение результатов проверки по основным средствам, нематериальным активам, другим НМА и запасам, наличию денежных средств и ценностей, а также бланков строгой отчетности, расчетов с дебиторами и кредиторами и материальных средств на хранении.

Четвертый этап - проведение проверки заполненных описей. Здесь подводятся итоги инвентаризации основных средств в бюджетном учреждении, обязательств, активов и денежных средств. На данном этапе выявляются излишки и недостачи имущества предприятия.

Инвентаризация ОС

Инвентаризация основных средств в бюджетных учреждениях является одним из наиболее приоритетных и ответственных направлений в работе проверочной комиссии. Ведь здесь необходимо проанализировать и подсчитать не только фактическое присутствие на предприятии активов, но и определить физическое состояние каждого объекта, подлежащего проверке. Для этого требуется опыт и определенные навыки членов отобранной руководителем комиссии, поскольку перечень основных средств зачастую слишком велик: он включает массу позиций от объектов недвижимости до канцелярских ручек и карандашей.

Порядок проведения годовой инвентаризации в бюджетном учреждении по части основных средств, равно как при частной внеплановой проверке, включает в себя конкретные принципы анализа объекта обследования. Задачей такой проверки является:

пересчет и фиксация фактического наличия ОС;
сопоставление полученных данных с информацией бухгалтерского учета, внесенной ранее в программу «1С»;
установление расхождений и выявление недостач и излишков, если таковые имеются;
проверка объектов, непригодных к использованию;
выявление основных средств, которые не соответствуют критериям признания.

При этом объекты земельных участков с их зданиями, сооружениями, недвижимостью не подлежат обязательной годовой проверке, и бюджетное учреждение не обязано проводить инвентаризацию таких средств ежегодно - достаточно проверять их раз в три года.

Инвентаризация кассы

Не менее важным моментом в работе казенного предприятия является проверка кассы и хранящихся в ней денежных средств. Целью инвентаризации кассы в бюджетном учреждении является проверка реального учета на действующем участке кассовых операций, а также выявление соответствия информации в кассовых документах с фактической наличностью. Но в каких случаях проверка кассы является обязательной? Этому предшествуют следующие ситуации:

передача казенного имущества в аренду или в собственность покупателя;
канун составления годовой отчетности;
смена МОЛ;
выявление признаков кражи, хищения, порчи имущества;
форс-мажорные ситуации;
стихийные бедствия;
аварии;
чрезвычайные ситуации;
ликвидация или реорганизация предприятия.

Перед проведением проверки все процессы по движению в кассе прекращаются, кассир предоставляет комиссии совокупность всех ПКО, РКО, денежных ведомостей. Будучи материально-ответственным лицом, он также подтверждает, что им сдана вся кассовая документация в бухгалтерию или самим членам комиссии, а также дает информацию о том, что все прибывшие средства оприходованы, а выбывшие - списаны. Затем наступает непосредственное проведение самой проверки, которая подразумевает обязательный пересчет всех наличных банкнот в кассе с их конкретным номиналом, а выявленная по итогу подсчета сумма сверяется с той, которая была указана кассиром в кассовой ведомости и остатках на конец периода. Если на предприятии присутствует контрольно-кассовая техника, проверка начинается со сверки чеков и вписанных в них сумм с данными в программе. Не обходят стороной и отсутствие перелимита в кассе - сумма на остатках не должна превышать граничного его значения. Нужно также заметить, что помарки, ошибки и вычерки в кассовых документах недопустимы. По окончании инвентаризации кассовых средств в двух экземплярах комиссией составляется акт инвентаризации. Один из них передается в бухгалтерию, другой остается у МОЛ в лице кассира.

Инвентаризация обязательств

Инвентаризация обязательств в бюджетном учреждении направлена на установление достоверной финансовой информации об отчетности и бухгалтерском учете, в процессе которого специалистами определяется наличие и состояние долгов казенного предприятия. Проверку каких объектов предусматривает инвентаризация обязательств? Сюда относятся:

предметы ;
конкретные налоги и сборы;
предметы социального страхования;
поставка товаров;
выполнение работ и услуг,
уровень заработной платы.

В ходе проверки директором определяется состав проверочной комиссии. Та, в свою очередь, занимается оценкой правомерности проводимого бухгалтерского учета. Выявляются задолженности по своевременной оплате кредитов и процентов по кредитам, определяется соответствие цифр в договорах и финансовой отчетности. Инвентаризация касается и налоговой отчетности - рассматриваются суммы, которые были разнесены на субсчета и которые должны соответствовать информации, внесенной в декларации.

В процессе выявления долгов перед социальными фондами сверяются перечисленные денежные суммы, выискиваются задолженности. Не менее внимательно осуществляется подход к рассмотрению заработной платы каждого сотрудника, с учетом обращения конкретного внимания на установленные недоплаты и переплаты.

Помимо всего прочего, ведется наблюдение и анализ расчетов с покупателями, поставщиками, клиентами, подрядчиками. Анализируются сроки оплаты платежных поручений, а также проверяются предоставленные авансовые отчеты.

Годовой пересчет имущества

На проведение годового пересчета имущества государственного предприятия иногда приглашаются представители Бюджетное учреждение проводит обязательную годовую проверку по состоянию на первое октября каждого года (начало четвертого квартала отчетного периода). Помимо вышеперечисленных вариантов проведения пересчета, годовая инвентаризация предусматривает проверку следующих составляющих хозяйственного имущества государственного предприятия:

земля, недвижимость (раз в три года);
запасы, биологические активы, уже упомянутая дебиторка, кредиторка, доходы и расходы будущего периода, прочие обязательства (ежегодно);
объекты основных средств, оборудования, товарно-материальных ценностей (ежегодно);
инвестиции, денежные средства, незавершенное производство (ежегодно);
аграрные объекты (ежегодно);
пчеловодство, питомники (ежегодно).

Во время проведения годовой инвентаризации комиссией проводится следующая работа:

проведение инструктажа для проверяющих;
организация проведения непосредственно самой инвентаризации;
контроль проведения проверки;
правильность определения контрольных разниц;
повторная проверка в случае ошибки предварительного подсчета имущества;
выявление причин появившейся разницы;
донесение информации до руководства посредством заполнения инвентаризационной описи.

Недостача при инвентаризации

Выявленная при инвентаризации бюджетного учреждения недостача подлежит анализу. Само по себе определение недостачи являет собой нехватку товарно-материальных ценностей, выявленных в ходе проверки и их непосредственного пересчета. Если недостача была подсчитана в пределах норм естественной убыли, штрафные санкции к материально-ответственному лицу не применяются. В этом случае сумма недостачи или испорченных запасов списывается со счета учета по конкретной себестоимости, включающей в себя договорную цену и долю транспортных расходов, затраченных на эти запасы. Если же недостача превышает норму естественной убыли, то устанавливается виновное лицо и с него взыскивается штраф в размере суммы, полученной в ходе проверки недостачи.

Излишки при инвентаризации

Выявленные при инвентаризации в бюджетном учреждении излишки подлежат оприходованию. Полученные в результате проведенной проверки излишние суммы по объектам основных средств, материально-производственных запасов, денежных средств и прочих активов принимаются на баланс бухгалтерского учета. Данная операция осуществляется путем принятия излишка к учету по текущей рыночной стоимости (если речь не идет о денежных средствах - они приходуются в том номинале, в котором излишествуют, и данные по ним записываются в акт проведения инвентаризации кассовых средств). Малоопытные бухгалтера-новички или не доучившиеся до конца студенты, пришедшие работать в бюджетную организацию и приступившие к работе над инвентаризацией, ошибочно полагают, что излишки - это не недостача, что страшного в них ничего нет. Но это не так. Особенно если речь идет о кассе.

В случае, если на предприятие нагрянула внеплановая внезапная проверка с представителями государственной инспекции, обнаруженные ими излишки в кассе даже в размере одной несчастной копейки налагаются штрафом на предприятие. Хранить в кассе собственные средства или недовыданную сдачу категорически запрещено. Уровень денежных средств в кассе должен четко совпадать с цифрами, внесенными в соответствующую кассовую документацию. Если же речь идет, например, об основных средствах, тогда они приходуются на баланс предприятия, но руководителем учреждения все равно будут заданы соответствующие вопросы материально-ответственным лицам, которые не поставили излишнее основное средство в нужные сроки на учет предприятия.