Порядок ведения кассовых операций регламентирован Указанием Центробанка РФ №3210-У от 11.03.2014 года. Согласно документу, организации и предприниматели, работающие с наличностью, обязаны проводить ревизию кассы и осуществлять инвентаризацию денежных средств в кассе. В статье разберем, когда проводятся плановые и внеплановые кассовые проверки, как провести ревизию кассы, какие документы необходимо для этого оформить.
Проверка кассы: цели, виды
Проверка кассы проводится в следующих целях:
- контроль сохранности денежных средств;
- соответствие суммы наличности, находящейся фактически в кассе, сумме, отраженной в учетных документов (в частности, в кассовой книге);
- проверка соблюдения кассовой дисциплины.
Организация может проверять наличность в кассе планово и внепланово.
Плановые проверки носят обязательный характер, их проведение регламентируется действующими законодательными актами. Внеплановые кассовые проверки проводятся по решению организации, на основании локальных документов (например, Положение о ведении кассовых операций и кассовой дисциплине).
| № п/п | Виды кассовых проверок | Когда проводится | Цель проверки |
| 1 | Плановая проверка | Организации обязаны проводить проверку кассы как минимум 1 раз в год (на 1-е января), а также при увольнении руководителя организации, главбуха и завкассой. Кроме того, плановая проверка кассы проводится при смене кассиров (увольнение или временное освобождение от служебных обязанностей в связи с отпуском, переводом, т.п.). | Плановая проверка кассы по состоянию на 1-е января каждого года проводится с целью инвентаризации денежных средств. Цель проверки кассы при смене руководства и материально-ответственных лиц – контроль за соблюдением кассовый дисциплины, сохранность наличности в кассе. |
| 2 | Внеплановая проверка | Порядок проведения внеплановых кассовый проверок (ревизий) каждое предприятие устанавливает индивидуально и фиксирует в локальных нормативных актах. | Внеплановая проверка кассы осуществляется с целью контроля сохранности денежных средств в кассе, соответствия суммы наличности с данными учета, соблюдением порядка кассовой дисциплины. |
Когда проводится ревизия кассы
Ревизия кассы подразумевает внеплановую проверку наличных средств и кассовых документов без предварительного уведомления.
Конкретные случаи и обстоятельства, при которых организация обязана проводить внеплановую ревизию кассы, законом не предусмотрены. Поэтому компания вправе самостоятельно устанавливать правила проведения ревизии, периодичность проверок, основания для их проведения, сроки ревизии.
Как провести ревизию кассы: процедура, документы
Ниже представлена пошаговая инструкция с описанием процедуры проведения ревизии и кассы и порядком оформления проверки.
Этап №1. Утверждение порядка проведения ревизии
На первом этапе организации необходимо утвердить порядок проведения ревизии во внутренних нормативных документах. Для этого рекомендуется оформить отдельный документ (например, Порядок контроля учета кассовых операций или кассовой дисциплины). Порядок осуществления и документального оформления ревизионных мероприятий также можно отразить в существующих локальных документах (например, в Положении об учете кассовых операций либо в учетной политике).
В локальном нормативном акте компания:
- утверждает периодичность проведения проверок (не чаще 1-го раза в месяц, в квартал, т.п.);
- определяет основания для ревизии (подтверждение факта хищения, дополнительный контроль соблюдения кассовой дисциплины);
- фиксирует длительность проверки;
- описывает алгоритм действий проверяющих во время ревизии;
- утверждает перечень документов, оформляемых в ходе проверки и по результатам ревизии;
- определяет круг лиц, которые будут участвовать в ревизии в качестве проверяющих.
- утверждает меры ответственности за нарушение кассовой дисциплины в соответствие с действующим законодательством.
Если речь идет о крупной компании, то контрольно-ревизионные мероприятия в таких случаях осуществляют сотрудники специального подразделения (например, служба внутреннего аудита). В небольших фирмах обязательства по проведению ревизии могут возлагаться на сотрудников (незаитерисованных лиц), должностные обязанности которых не связанны с кассой.
Включение сотрудников в состав ревизионной комиссии оформляется отдельным документов (как правило – приказом). Если ревизию проводят сотрудники службы внутреннего аудита, составление приказа о комиссии необязательно, ведь в данном случае обязанности о проведении контрольных мероприятиях уже зафиксированы в трудовых договора и в должностных инструкциях сотрудников службы.
Этап №2. Издание приказа о проведении ревизии
На основании положений локального нормативного акта издается приказ по предприятию о проведении внеплановой ревизии.
В тексте приказа должна быть отражена следующая информация:
- наименование организации;
- перечень проводимых контрольных мероприятий (инвентаризация наличных средств и материальных ценностей в кассе, контроль учета кассовых операций, соблюдения кассовой дисциплины);
- основания для проверки (контрольные мероприятия, подтверждение факта хищения, смена материально-ответственного лица, т.п.);
- состав ревизионной комиссии (ФИО, должности сотрудников);
- дата начала и окончания ревизии.
После подписания приказа руководителем, с документов должны быть ознакомлены члены ревизионной комиссии (под роспись). Работники кассы, деятельность которых будет проверяться на основании приказа, о предстающей ревизии не уведомляются.
Этап №3. Проведение ревизионных мероприятий
В день, утвержденный приказом, члены ревизионной комиссии приступают к контрольным мероприятиям:
- Уведомление работников кассы о ревизии . Первоначально члены ревизионной комиссии предоставляет работникам кассы оригинал приказа о проведении внеплановой ревизии. Кроме того, кассиру необходимо предъявить удостоверения личности всех членов комиссии (паспорта, рабочие пропуска, т.п.), которые подтверждают право данных сотрудников на проведение проверки.
- Пересчет наличности в кассе . Работник кассы пересчитывает наличные деньги в кассе в присутствии членов комиссии. Если в кассе находятся иные ценности либо бланки строгой отчетности, они также подлежат пересчету.
- Сравнение суммы наличных денег с учетными данными . Пересчитав наличность, члены комиссии сравнивают полученные результаты с записями в кассовой книге, тем самым определяя наличие излишка/недостачи средств.
- Проверка соблюдения правил ведения учета . Ревизионная комиссия проверяет, все ли кассовые операции отражены необходимыми документами, контролирует правильность оформления приходных и расходных кассовых документов.
- Контроль соблюдения кассовой дисциплины . Члены комиссии осуществляют контроль за соблюдением лимита кассы, установленного внутренними нормативными документами, лимита наличных расчетов в рамках одного договора (не более 100.000 руб.).
Этап №4. Оформление результатов ревизии
По окончанию контрольных мероприятий члены комиссии в присутствие работников кассы составляют акт проверки.
В тексте документа отражается следующая информация:
- наименование документа, дата составления, номер;
- наименование организации;
- члены комиссии (ФИО, должности);
- материально-ответственное лицо (ФИО, должность);
- перечень ценностей в кассе на начало проведения ревизии (наличность, марки, ценные бумаги, бланки строго отчетности);
- сумма наличных средств и прочих ценностей согласно учетным данным;
- наличие излишка/недостачи, сумма;
- последние номера приходных и расходных кассовых ордеров.
Также акт ревизии содержит данные о причинах выявленной недостачи/излишков (например, неверное отражение операций в кассовой книге), а также описывает нарушения правил ведения кассового учета и кассовой дисциплины, выявленные в ходе ревизии.
Акт составляется в 2-х экземплярах, подписывается членами ревизионной комиссии, материально ответственным лицом, после чего передается руководителю для принятия дальнейшего решения относительно выявленных нарушений (удержание недостачи с ответственных лиц, применение административных мер взыскания за нарушение кассовой дисциплины и порядка ведения кассовых операций, т.п.).
Регулярная проверка итогов работы с наличными расчетами производится с помощью акта ревизии кассы. Образец можно скачать бесплатно по прямой ссылке.
Регулярная проверка итогов работы с покупателями по наличным расчетам производится с помощью акта ревизии кассы. Супермаркеты, торговые сети, имеющие большой поток розничных клиентов, сталкиваются с необходимостью постоянного контроля кассы. Благодаря акту ревизии можно письменно зафиксировать денежные средства, и сопоставить их с пройденным по ленте товаром. На этой странице бесплатного ресурса можно скачать образец обсуждаемого документа. Рассмотрим его особенности и основные критерии оформления.
Поскольку основной целью ревизии является проверка, то ее проведение целесообразно доверить комиссии. Заранее сформированный коллектив распределяет обязанности, и выполняет определенные действия. Члены коллегиального органа уполномочиваются на это специальным распоряжением или приказом начальства. Перед началом осуществления ревизии председатель должен обозначить повестку мероприятия и перечислить участников. После этого, каждый из присутствующих вправе сделать какие-либо замечания и заявления. При их отсутствии сразу начинается исследование.
Обязательные пункты акта ревизии
:- Виза начальника, наименование учреждения, печать в верхнем правом углу;
- Название локального акта, номер и дата;
- Основание проведения исследования, состав комиссии;
- Перечисление фактов, установленных коллегиальным органом;
- Фиксация недостачи и других результатов;
- Фактический остаток наличности;
- Сопроводительное письмо руководству и бухгалтерии, приложения;
- Подписи и расшифровка каждого участвующего.
Каждое отечественное предприятие может столкнуться с необходимостью ведения операций с наличными денежными средствами. В данном случае помимо самого порядка оформления действий с ценностями законодательством Российской Федерации разработан и введен в обиход алгоритм ревизии кассы.
Инвентаризация наличных
В 2016 году ревизия кассы может проводиться согласно предписаниям Минфина РФ, поименованным выше.
Оформление итогов ревизии
Как следует из буквального толкования п. 3.39 Указаний Министерства финансов Российской Федерации, ревизия и инвентаризация ценностей являются тождественными понятиями. Отсюда следует, что для надлежащего оформления результатов ревизии кассы можно использовать формы, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88 .
Вышеназванным нормативным документом утверждена форма № ИНВ-15 . Важно отметить, что поименованный акт не является обязательным к применению. Предприятие вправе разработать свой собственный бланк. Однако использование для оформления результатов ревизии средств в кассе именно утвержденного формуляра позволит избежать рисков, связанных с ненадлежащим оформлением итогов сверки.
Заполнять названный документ можно с применением компьютерной техники или от руки. Независимо от способа оформления бланка допускается использование чернил следующих цветов:
- синий;
- чёрный.
Для того, чтобы правильно составить акт ревизии кассы, ответственному сотруднику надо помнить следующие правила:
- все сведения должны подтверждаться обосновывающими документами;
- записи вносятся аккуратно;
- не допускается наличие ошибок, подчисток, помарок;
- сведения, выявленные в ходе проверки, подтверждаются подписями всех членов комиссии.
В заключение следует отметить, что порядок ревизии кассы существенно не отличается от алгоритма сверки других подразделений, активов или обязательств. Как и при иных видах проверок, при анализе наличности не допускается включение в состав комиссии сотрудника, ответственного за сохранность ценностей.
Игнорирование указанного запрета может явиться основанием для признания итогов ревизии денежных средств в кассе недействительными.
Заполните бланк без ошибок за 1 минуту!
Бесплатная программа для автоматического заполнения всех кассовых документов.
Бизнес.Ру - быстрое и удобное заполнение всех кассовых документов
Подключиться бесплатно к Бизнес.Ру
Акт по форме № КМ-9 служит для отражения результатов проверки фактического наличия денежных средств в кассе торговой организации. Как правило, такая инвентаризация носит внезапный характер и может быть инициирована руководителем организации или сотрудниками налоговых органов.
Унифицированная форма № КМ-9 утверждена постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 г. № 132.
(Выписывайте документы без ошибок и в 2 раза быстрее за счет автоматического заполнения документов в программе Бизнес.Ру)
Как упростить работу с документами и вести учет легко и непринужденно
Посмотреть как работает Бизнес.Ру
Вход в демо-версию
Как правильно заполнить акт по форме КМ-9
До начала проверки кассир даёт расписку о том, что его личных денег в кассе нет.
Акт может быть составлен в двух или трёх экземплярах. В случаях, когда проверка наличных денежных средств проводится по указанию руководства организации, акт составляют в двух экземплярах. Один из них направляется в бухгалтерию организации, второй остаётся у материально ответственного лица, которое приняло денежные средства на ответственное хранение.
В случаях, когда проверка денег в кассе проводится с участием налогового инспектора, акт оформляется в трёх экземплярах. Один из экземпляров направляется в контролирующую организацию, второй - в бухгалтерию организации, третий остаётся у материально ответственного лица, которое приняло денежные средства на ответственное хранение.
Как автоматизировать работу с документами и не заполнять бланки вручную
Автоматическое заполнение бланков документов. Сэкономьте свое время. Избавьтесь от ошибок.
Подключитесь к КЛАСС365 и пользуйтесь полным спектром возможностей:
- Автоматически заполнять актуальные типовые формы документов
- Печатать документы с изображением подписи и печати
- Создавать фирменные бланки с вашим логотипом и реквизитами
- Составлять лучшие коммерческие предложения (в том числе по собственным шаблонам)
- Выгружать документы в форматах Excel, PDF, CSV
- Рассылать документы по email прямо из системы
С КЛАСС365 вы сможете не только автоматически готовить документы. КЛАСС365 позволяет управлять целой компанией в одной системе, с любого устройства, подключенного к интернету. Легко организовать эффективную работу с клиентами, партнерами и персоналом, вести торговый, складской и финансовый учет. КЛАСС365 автоматизирует всё предприятие.
Начните работу с Бизнес.Ру прямо сейчас! Используйте современный подход к управлению бизнесом и увеличивайте доход.
Подключиться бесплатно к Бизнес.Ру
Проверка или ревизия кассы проводится для того, чтобы определить качество и правильность работы фирмы. Ведь эффективность работы организации регулируется проведением кассовых операций. Каким же образом на предприятие попадают деньги? Наличные средства любой организации, перед тем как попасть на счета фирмы, сначала обрабатываются в кассе. Любые средства имеют свое целевое назначение и, попадая в кассу, проходят ряд определенных процедур и заполнения документов.
Важность ведения кассы
Самым первым документом, в котором отразятся средства, является приходный кассовый ордер, после чего с расходным кассовым ордером деньги отправляются на счет в банке.
Кассовая дисциплина каждого предприятия основывается на законодательном основании, в котором предусматриваются все моменты работы кассового органа на производстве.
Правильная организация работы предполагает наличие отдельного помещения, наличие необходимого оборудования, мебели, компьютерной техники, сейфа для хранения наличности, обязательно на производстве должна быть должность кассира. Работа кассира предполагает ведение целого ряда документации и кассовых операций.
В обязанности кассира входит: прием и выдача наличных средств, проведение операций по платежам безналичным способом, прием и зачисление денег на счета фирмы, инкассация денег, правильное ведение документации, контроль лимита денег. Однако правильное ведение бухгалтерского учета - это еще не подтверждение качества работы. Контроль за работой кассового органа проводится независимой проверкой в ходе ревизии.
Что включено в ревизию
Ревизия кассовых операций - это ряд мероприятий по комплексу и оценке проводимых операций. Все действия работы необходимо проводить согласно законодательству. Контроль и инвентаризация могут быть в виде самостоятельной работы, она проводится кассиром и главным бухгалтером, может проводиться частной независимой аудиторской фирмой, которую будут выполнять профессиональные специалисты. Обычно на любом производстве проверка кассовых операций осуществляется раз в квартал.
Основные этапы ревизии
Чтобы правильно провести ревизию, необходимо следовать главным этапам:
- контроль и подсчет наличных средств в кассе, причем суммы сверяются с отчетами и чеками, которые подтверждают определенные суммы;
- контроль финансовых документов.
Документы и финансовая отчетность предоставляют весь спектр информации о денежных средствах, которые проходят через организацию, тем самым влияют на оборот средств. С помощью документооборота можно увидеть направления работы фирмы. Положительные и негативные пути денег, инвентаризация выявляет нарушения и помогает исправить их.
Главной целью инвентаризации является общая проверка работы и документооборота, финансовой отчетности, правильности поступления денег на счета фирмы, выявления нарушений закона. Аудитор, который проводит контроль по показателям работы, может определить и сформировать мнение о работе фирмы. Чтобы грамотно провести ревизию, необходимо быть хорошим аудитом и знать все нормы бухгалтерского и экономического дела.
Перед проверкой ознакомиться с налоговым кодексом, с коллективным договором или уставом данного производства. Если проверку будет проводить комиссия предприятия, в ее состав войдет главный бухгалтер, экономист, руководитель и другие главные специалисты.
Ревизия кассы предприятия может проводиться один раз в квартал, один раз в год, при передаче рабочего места, перед отпуском кассира, перед увольнением, перед годовым отчетом, в случае ликвидации фирмы. Возможные проверки проводятся по усмотрению руководителя. Если фирма имеет очень большие денежные потоки, то инвентаризация проводится на каждое первое число нового месяца.
Разновидности проверок
Проверки по своей специфике могут подразделять на плановую и внеплановую. Плановая проводится в организации согласно плану, утвержденному на год и закрепленному приказом по предприятию. Внеплановая может проходить согласно приказу фирмы, однако ознакамливаются с ней за три дня до ревизии или в день проверки. Внеплановые контроли обычно проходят независимыми аудиторами, с других управлений приглашенными для контроля и выявления ошибок в работе кассы.
Приглашение специализированных сотрудников аудиторских фирм - удовольствие недешевое, поэтому если руководитель нанимает их для работы, значит действительно ищет нарушения.
Перед тем как начать проверку на предприятии, утверждается приказ, в нем устанавливается период ревизии, обычно он длится не больше 45 дней. В приказе утверждается состав комиссии по проведению проверки. С приказом по предприятию необходимо ознакомиться работнику кассы и всем членам будущей комиссии.
Порядок проведения ревизии кассы предусматривает следующие обязательные пункты:
- Кассу необходимо подготовить к проверке, т.е. комиссии отдается последний отчет по денежным средствам, оформляется расписка об отсутствии неоприходованных денег, ревизор же, в свою очередь, ставит дату и подпись на последних документах.
- Производится проверка кассовой книги. Кассовая книга - это один из главных документов работы, в ней отражаются все операции по поступлениям денежных средств. Правильность ведения еще один главный пункт, в книге нельзя делать ошибок и исправлений, нужно чтобы все страницы были пронумерованы.
- Проверка первичной документации приходного и расходного кассовых ордеров.
- Если существуют остатки денег в кассе, то аудитор существующую наличность пересчитывает и проверяет. Проверяется приказ на лимит денежных единиц организации и сверяется с остатками средств, не превышает ли оставшаяся сумма этот лимит.
- Для проверки очень важен такой момент, как сохранность средств в кассе, проверяется наличие сейфа, чтобы у него был исправный замок, у денег должна быть надежная защита. Если на предприятии существует перевоз средств, то проверяется транспортировка и надежность перевозки.
- Ревизорами обязательно просматриваются и изучаются документы последних проверок и ревизий.
- После проведения ревизии комиссией составляется акт ревизии кассы.
Одним из главных пунктов проверки кассы, является соблюдение кассовой дисциплины (имеется образец):
- проверка оформления документации кассовых ордеров;
- сверка итогов по отчетам кассы;
- сверка заполнение реквизитов организации;
- проставление печатей и подписей;
- проверка входящих и исходящих ордеров;
- правильность ведения платежных ведомостей;
- ревизия кассовых операций подразумевает проверку сроков выплаты заработной платы и многое другое.
Акт ревизии кассы - это документ, подтверждающий проводимость инвентаризации, в нем отражаются пункты проверки и соответствия или несоответствия по ним. Акт ревизии - это утвержденный бланк формы № ИНВ - 15, образец бланка можно найти в интернете.
В этом бланке отражаются такие сведения по ревизии:
- наличие денег по суммам взятым из отчетности;
- наличие денег, по факту имеющихся в кассе, после чего сопоставляются эти позиции, и дается результат.
Если результат одинаковый, значит, работа кассы указывает на благоприятное состояние дел и правильность ведения кассового учета. Если сумма денег разная, то значит при работе кассира допущены ошибки. Если факт средств по документам превышает наличие денег в кассе, то недостача будет выявляться ревизором и кассиром. Если же фактических денег, прошедших через кассу больше чем по документам, то возможно появление излишков, данная ошибка будет исправляться. После проведения инвентаризации обязательно в бланке ревизии составляется письменный акт о проверке. Составляется он в нескольких экземплярах и предоставляется для подписания и ознакомления руководителю организации. Если в период ревизии были выявлены недостача или излишки денежных средств, то к акту будет приложена объяснительная от кассира. Ошибки, найденные в ходе проверки, необходимо исправить в течение 30 дней с момента получения акта.
Ревизия кассы производится на всех предприятиях и является обязательной процедурой при ведении бухгалтерского учета. Только честная и добросовестная работа кассира может эффективно и качественно вести кассовое дело.