Методика внутреннего контроля в строительстве. Новый этап развития и усовершенствования строительной

На сегодняшний день строительным организациям приходится существовать в условиях жесткой конкуренции на довольно насыщенном рынке строительных услуг, в результате чего возрастает его неопределенность, влекущая за собой рисковые ситуации.

Своевременному принятию решений способствует эффективная система учета и контроля, позволяющая своевременно анализировать и оценивать тенденции развития, использования внутренних ресурсов, процессов производства и потенциальных возможностей, обеспечивая тем самым эффективное функционирование системы управления, направленной на увеличение доходов организации. 1

В современных условиях, возможно применение ряда контрольных процедур в строительных организациях (табл. 6) .

Таблица 6. Контрольные процедуры деятельности строительных организаций_

Наименование

процедуры

контроля

Характеристика

Анкетирование

Получение информации осуществляется по средствам заполнения сотрудниками анкет и опросников. Данная процедура получения информации эффективна, когда высок квалификационный уровень респондентов, позволяющий полно и корректно заполнить анкеты. Процедура предназначена для охвата больших групп сотрудников за небольшой промежуток времени.

Тестирование

Возможен последовательный контроль за выполнением бизнес - процесса, так называемый направляющий контроль. С помощью тестов можно провести проверку функционирования эффективности бизнес - процесса. Сами тесты представляют собой стандартизованные, ограниченные во времени, краткие испытания, предназначенные для установления количественных и качественных различий в функционировании бизнес - процесса. С помощью тестирования проводится диагностика уровня исполнения бизнес - процессов, и соответствие данного уровня желаемому.

Наименование

процедуры

контроля

Характеристика

Интервью

Процедура проведения интервьюирования сотрудников позволяет получить данные от респондентов по запланированным вопросам относительно функционирования бизнес - процесса. Процедура не должна быть длительной и должна осуществляться в размеренной и спокойной обстановке для респондента.

Инвентаризация

процедура проводиться для сравнения данных бухгалтерского учета и фактического наличия имущества и обязательств, организации. Важным является правильность процесса и оформления итогов данной процедуры.

Контрольный

Процедура производиться при обмере строительно-монтажных работ и ремонтных работ непосредственно на объекте строительства. Производиться проверка объемов и стоимости работ, как оплаченных, так и предъявленных к оплате. При проведении процедуры устанавливается соответствие строящегося объекта характеристикам, прописанным в проекгно-сметной документации, проверяется степень завершенности работ.

Контрольный запуск сырья и материалов в производство

Процедура необходима для определения достоверности действующих норм расхода сырья и материалов для производимых строительно-монтажных работ. В процессе проверки могут выявляться причины брака и снижения качества производимого конечного продукта.

В ходе осуществления контрольных мероприятий требуется документирование всех операций по контролю, а также проведение контроля уже существующих документов. Исследование документации дает возможность получить информацию о строительной организации. Основные документы, регулирующие деятельность строительных организаций рассмотрены на рис. 7:

Рисунок 7. Основные документы, регулирующие деятельность строительной организации

Система внутреннего контроля бизнес-процессов строительных организаций предполагает проведение предварительного, текущего, последующего и прогнозного контроля. Основные задачи внутреннего контроля строительных организаций представлены на рис. 8:


Рисунок 8. Основные задачи внутреннего контроля строительных организаций

Каждая из задач может быть переложена на все уровни управления строительной организации.

Данная постановка задач позволяет, на наш взгляд, обеспечить согласованность экономических показателей, определяющих важнейшие направления развития искажения информации и злоупотреблений.

Бизнес-процессы в строительных организациях отражают определённый цикл законченных работ, выполняемых в рамках отдельного договора.

Согласно ОКВЭД строительство подразделяется на классы, подклассы, группы, подгруппы и виды. К видам строительной деятельности относится деятельность, связанная с:

  • 1) подготовкой строительного участка;
  • 2) строительством зданий и сооружений;
  • 3) монтажом инженерного оборудования зданий и сооружений;
  • 4) производством отделочных работ;
  • 5) арендой строительных машин и оборудования с оператором.

Система нормативно-правового регулирования деятельности

строительных организаций не устанавливает четкое разделение функций и задач между субъектами инвестиционно-строительной деятельности.

Инвестиции при реализации проектов инвестиционностроительной деятельности определяются как обособленный процесс, в ходе которого в системе учета организации-застройщика образуется инвестиционная дебиторская задолженность. Это - определенный объем денежных средств, используемых для выполнения работ контрагентами инвестора. На разных стадиях готовности объекта строительства возникают расходы и доходы, для измерения которых в системе учета необходимо:

  • - определить момент признания расходов застройщика;
  • - установить разграничение относимых на себестоимость работ прямых и косвенных расходов, определить те из них, которые относятся непосредственно к отчетному периоду 1 .

Относительно группировки расходов на строительство, следует отметить, что на основании Методики определения стоимости строительной продукции на территории Российской Федерации (МДС 81- 35.2004) , можно выделить следующие группы расходов на строительство: строительные работы и работы по монтажу оборудования; приобретение оборудования, требующего монтажа; приобретение оборудования, не требующего монтажа, а также приобретение инструмента и инвентаря, приобретение оборудования, требующего монтажа, но предназначенного для формирования запасов.

Контроль бизнес-процесса застройщика напрямую связан с учетной системой, в рамках которой формируется информация, используемая для контроля. Поэтому учетная система, выступает информационным обеспечением процесса проведения внутреннего контроля.

В учетно-аналитической системе существенную роль играет важность информации. Факты хозяйственной деятельности отражаются в бухгалтерском учете на основе первичных документов.

Для учета работ при капитальном строительстве используются унифицированные формы первичных документов (табл. 7).

Таблица 7. Унифицированные формы первичной учетной документации по учету работ в капитальном строительстве и ремонтно- строительных работ 1 ___

Наименование документа

Постановление, утверждающий документ

Справка о стоимости выполненных работ и затрат

Акт о приемке выполненных работ

Общий журнал работ

Постановление Г оскомстата РФ отЗО октября 1997 г. N 71а

Журнал учета выполненных работ

Акт о сдаче в эксплуатацию временного (нетитульного) сооружения

Акт о разборке временных (нетитульных) сооружений

Акт об оценке подлежащих сносу (переносу) зданий,строений,сооружений и насаждений

Акт приемки законченного строительством объекта

Акт приемки законченного строительством объекта приемочной комиссией

Акт о приостановлении строительства

Акт о приостановлении проектноизыскательских работ по неосуществленному строительству

На основании данных первичных учетных документов строительной организации формируется информация о произведенных хозяйственных операциях, формирующих бизнес-процессы за определенный период.

Строительные организации разрабатывают также собственные учетные формы первичной документации. Обоснование и перечень данных документов должны найти свое отражение в учетной политике организации, а также быть включены в документооборот.

К особенностям формирования учетной системы, относятся 1:

  • - необходимость капитализации расходов, связанных с возведением объектов строительства. При этом в собственности или в аренде у застройщика должен находиться земельный участок, на котором осуществляется строительство объекта. Сложность заключается в выработке правильного профессионального суждения в отношении того, какие именно расходы, связанные с возведением объекта, следует капитализировать и какой следует применять при этом методический инструментарий;
  • - имеющийся земельный участок может отражаться в учете как отдельный объект, либо как часть затрат, включаемых в стоимость строительства;
  • - необходимость капитализации расходов, по займам. Практика привлечения кредитных ресурсов (часто из разных источников, по разным ставкам, с целью использования другим участником строительного процесса и т.д.) требует выбора приемлемых методик расчета затрат для капитализации;
  • - возможность признания доходов застройщика от участия в долевом строительстве объектов. На практике выручка по договорам долевого участия может определяться по двум вариантам: 1 - по проценту готовности объекта; 2 - пропорционально фактическим затратам на строительство.

Моменты признания доходов и расходов в учете застройщика связаны не только с переходом права собственности, но и с осуществлением промежуточных расчетов с подрядчиком на основании формирования и подписания документов унифицированной формы КС-2 «Акт приемки-сдачи результатов работ», КС-3 «Справка о стоимости выполненных работ и затрат» (табл. 8) .

Таблица 8. Момент признания доходов и расходов в учете за- стройщика, выполняющего функции подрядчика_

Условия

Сдача готового объекта

Оплата этапов СМР

Сдача СМР

1. Переход права собственности

по окончании всех работ

по окончании всех работ

промежуточная передача выполненных этапов

2. Документы, обосновывающие:

Переход права собственности;

КС-2 (ежемесячно), КС- 3

КС-2 по окончании всех работ, КС-3

КС-2 (ежеквартально), КС-3

Расчет стоимости выполненных подрядчиком работ

КС-2 (ежемесячно), но сдача выполненных работ не производится

КС-2 (ежемесячно), но сдача выполненных работ не производится

3. Момент признания в учете доходов и расходов

Дата подписания КС-2

Основание для расчетов с подрядчиком

Дата подписания КС-3, за исключением отсутствия условия помесячного расчета

Действующий порядок приемки-сдачи строительных объектов можно отразить семью этапами 1:

  • 1 этап - формирование приказа о назначении приемочной рабочей комиссии;
  • 2 этап - подготовка и представление пакета документов, в который традиционно входят: Справка об устранении дефектов и недоделок, Проектная документация, Справка об основных техникоэкономических показателях объекта принимаемого в эксплуатацию, Перечень проектных, научно-исследовательских и изыскательских организаций, Документы об отводе земельных участков, Разрешение на выполнение СМР, Документы на геодезическую разбивочную основу для строительства и геодезические работы, Документы о геологии и гидрогеологии строительной площадки, Паспорта на оборудование и механизмы, Акты о ранее принятых объектах, Справки об обеспеченности принимаемого объекта материально-техническими ресурсами, Справки городских эксплуатационных организаций о принятии на обслуживание внешних наружных коммуникаций, Справки о соответствии вводимых в действие мощностей проектной мощности, Справки о фактической стоимости строительства, заключение органов госнадзора о соответствии законченного строительством объекта нормативноправовым актам;
  • 3 этап - составление акта приемки законченного строительством объекта по форме КС-11;
  • 4 этап - ходатайство перед органом государственного надзора о создании Государственной комиссии;
  • 5 этап - создание Государственной комиссии и предоставление ей следующей документации: материалов рабочих комиссий по приемки отдельных объектов, перечня введенных в действие объектов по периодам строительства (ф. № КС-11), решений об утверждении актов формы № КС-14 «Акт приемки законченного строительством объекта приемочной комиссией», акты ф. № ОС-1 «Акт о приемки-передачи основного средства»;
  • 6 этап - подписание Государственной комиссией Акта приемки законченного строительством объекта приемочной комиссией ф. № КС-14;
  • 7 этап - передача застройщиком инвестору документов: ф. № КС-14, сводного счета-фактуры, копии счетов-фактур от поставщиков, подрядчиков, копий платежных документов о списании с расчетного счета заказчика денежных средств, акты о взаимозачетах и др.

В рамках каждого этапа служба внутреннего контроля может формировать отдельный бизнес-процесс контроля для оценки его эффективности и использовать в дальнейшем для мониторинга. Существенным моментом выступает контроль соответствия организации бизнес-процессов деятельности строительной организации и соблюдение установленного уровня показателей производства.

В рамках данного контроля необходимо выделить следующие группы бизнес-процессов: основные, обеспечивающие, бизнес- процессы управления и бизнес-процессы развития.

Классификация данных бизнес-процессов для строительных организаций представлена нами в табл. 9.

Таблица 9. Классификация бизнес-процессов строительной организации

Бизнес-процесс

Характеристика

Основные бизнес-процессы

Строительство объектов производственного и непроизводственного назначения

Строительство на отведенных новых площадях вновь создаваемых зданий, сооружений, производств, а также строительство аналогичных объектов взамен ликвидируемых.

Реконструкция объекта

Осуществление строительных работ и организационно-технических мероприятий, направленных на изменение основных технико-экономических показателей.

Строительству новых и расширение существующих объектов

Строительство на территории действующих организаций или примыкающих к ним площадок, а также филиалов производств.

Модернизация

Осуществление работ по улучшению техникоэкономических характеристик уже возведенного и сданного в эксплуатацию объекта

Обеспечивающие бизнес-процессы

Формирование проектносметной документации

Процесс формирования проектно-сметной документации заказчика-застройщика включает оформление ряда документов: разрешение на строительство, утверждение проектной документации, документы о геологии строительной площадки и результатах испытания грунт и др.

Формирование и заключения договоров на выполнение работ в рамках основных бизнес- процессов

Ведение переговоров с другими участниками инвестиционно-строительной деятельности; определение предмета договора, обязательств сторон и других условий осуществления работ; определение стоимости работ в рамках отдельных договоров и этапов бизнес- процесса и др.

Взаимодействие с участников инвестиционностроительной деятельности в рамках заключенного договора.

Подготовка исполнительной документации, предъявляемой генподрядчиком заказчику.

Взаимодействие с внешними контрольными и надзорными органами по заключаемым и выполняемым договорам, по сдаче объектов в эксплуатацию.

Получение заключений от органов государственного надзора, подготовку им необходимой документации.

Материально- техническое обеспечение строительства.

Формирование документации по обеспечению всех выполняемых строительной организацией работ в рамках основных бизнес-процессов материально- техническими ресурсами.

Бизнес-процесс

Характеристика

Бизнес-процессы управлении

Управление финансами

Формированием и распределение финансовых ресурсов

Управление персоналом

Разработка кадровой политики, подбор персонала, планирование штатного расписания, обучение персонала и др.

Ведение бухгалтерского и налогового учета

сбор и систематизация документов по фактам хозяйственной деятельности; формирование учетных регистров; подготовка внутренней учетной документации, ведение регистров бухгалтерского учета; ведение регистров налогового учета и подготовка деклараций по налогу на прибыль, НДС и прочие налоги; налоговое планирование и консультирование. Оценка налоговых рисков. Составление отчетности.

Бизнес процессы развитии

Освоения новых направлений и технологий, а также инновации.

Получение выгод в долгосрочной перспективе, развитие или совершенствование деятельности строительной организации.

Перечисленные в таблице бизнес-процессы могут быть детализированы на множество подпроцессов, что зависит от поставленных системой управления задач их контроля.

Реализация основных бизнес-процессов не может быть осуществлена без обеспечивающих бизнес-процессов. Особенно важными являются процессы взаимодействия с внешними контрольными и надзорными органами. Поэтому систему внутреннего контроля строительной организации следует рассматривать не обособленно, а в рамках существующей контрольной среды. Контрольная среда классически рассматривается набор характеристик, которые определяют служебные взаимоотношения благоприятные для контроля компании.

С целью интеграции внешней информации контрольной среды для принятия управленческих решений внутри строительной организации для управления определенными бизнес-процессами строительства, следуем рассмотреть особенности самой среды, формируемой внешним контролем строительной отрасли (табл. 10).

Таблица 10. Сравнительная характеристика контроля и надзора в строительстве_

Основание

сравнения

Контроль

Надзор

Цель

Осуществление проверки соответствия выполняемых работ, проектной документации требованиям технических регламентов, результатам инженерных изысканий,требованиям градостроительного плана земельного участка.

Осуществление проверки соответствия выполняемых работ в процессе строительства, реконструкции, капитального ремонта объектов капитального строительства требованиям технических регламентов и проектной документации.

Полномочия контролирующего субъекта

В процессе контроля осуществляется проверка соответствия установленным правилам всей деятельности контролируемого субъекта в целом

В процессе надзора осуществляется проверка отдельных направлений его деятельности.

Субъект

Генеральный подрядчик, застройщик (заказчик), т.е. лицо осуществляющее строительство

Федеральные органы исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации

Область

деятельности

Процесс строительства, реконструкции, капитального ремонта объектов капитального строительства

Строительство, реконструкция объектов капитального строительства, а также их капитальный ремонт.

Таким образом, строительный контроль осуществляется в процессе строительства, реконструкции, капитального ремонта объектов капитального строительства с целью проверки соответствия выполняемых работ, проектной документации требованиям технических регламентов, результатам инженерных изысканий, требованиям градостроительного плана земельного участка.

Строительный контроль должно проводить лицо, осуществляющее строительство. Особенности проведения данного контроля предусмотрены рядом Федеральных законов, в частности, Федеральным законом № 7-ФЗ от 10.01.2002 г. «Об охране окружающей среды» предусматривается проведение производственного экологического контроля. Осуществлять строительный контроль является правом застройщика (заказчика). Согласно ст. 12 Федерального закона № 169-ФЗ от 17.11.1995 г. «Об архитектурной деятельности в Российской Федерации» 1 , архитектор и юридическое лицо на основании договора с заказчиком (застройщиком) имеют право осуществлять авторский надзор за строительством архитектурного объекта или по поручению заказчика (застройщика) быть его ответственным представителем на строительстве данного объекта, осуществлять контроль за: качеством строительных материалов, качеством и объемом выполняемых строительномонтажных работ, проводить финансовый контроль . В соответствии с ч. 3 ст. 8 Федерального закона от 21 июля 1997 г. № 116-ФЗ «О промышленной безопасности опасных производственных объектов» в процессе строительства, расширения, реконструкции, технического перевооружения, консервации и ликвидации опасного производственного объекта организации, разработавшие проектную документацию, в установленном порядке осуществляют авторский надзор.

Если строительство, реконструкция и капитальный ремонт осуществляются на основе договора строительного подряда, то в соответствии со ст. 749 Гражданского Кодекса РФ заказчик также имеет право привлекать к осуществлению контроля и надзора за строительством и принятию от его имени решений во взаимоотношениях с подрядчиком инженера (инженерную организацию) без согласия подрядчика. В ст. 53 Градостроительного Кодекса РФ закреплены обязанности для лиц, осуществляющих: строительство, проведение строительного контроля; изложены права застройщика (заказчика) (в случае осуществления строительства на договорной основе); установлена обязанность по проведению контроля за выполнением работ, строительных конструкций и участков сетей инженерно-технического обеспечения, оказывающих влияние на безопасность объекта, а также контроля, который не может быть проведен после выполнения других работ или устранения недостатков, которые не возможно устранить без разборки или повреждения строительных конструкций и участков сетей инженерно- технического обеспечения. В данных статьях ГК РФ определена обязанность письменного оформления актов, составляемых по результатам строительного контроля, а также замечаний застройщика (заказчика), привлекаемых им для осуществления строительного контроля лиц. Требование письменного оформления указанных замечаний и актов по результатам осуществления строительного контроля имеет юридическую силу при расследовании случаев причинения вреда жизни или здоровью физических лиц, имуществу физических или юридических лиц в результате отступления от проектной документации, нарушения требований технических регламентов.

В 2004 г. в Градостроительном Кодексе РФ были закреплены понятия не только строительного контроля (ст. 53), но и строительного надзора. Постановлением Правительства РФ от 30 июля, 2004 г. № 401 было утверждено Положение о Федеральной службе по экологическому, технологическому и атомному надзору, в котором предусматривалось возложение на эту службу полномочий по осуществлению надзора за деятельностью уполномоченных государственных и муниципальных органов по контролю за соблюдением требований градостроительного законодательства, обязательных норм и правил, регулирующих строительную деятельность в области прочности, устойчивости, эксплуатационной надежности зданий и сооружений.

Анализ действующих нормативных правовых актов, регулирующих деятельность в области строительства, позволяет сделать вывод о развитии в России комплексный правовой институт государственного строительного надзора.

К задачам государственного строительного надзора относятся (рис. 9):


Рисунок 9. Задачи государственного строительного надзора

Государственный строительный надзор представляет собой проверку соответствия выполняемых работ требованиям технических регламентов (норм, правил).

Г осударственный строительный надзор устанавливается в форме проверок соответствия выполняемых работ требованиям технических регламентов (норм, правил), иных нормативных правовых актов и проектной документации (рис. 10) .

Проверки проводятся должностным лицом органа государственного строительного надзора, уполномоченным на основании соответствующего распоряжения (приказа) органа государственного строительного надзора и от его имени осуществлять такой надзор:

  • а) в соответствии с программой проверок;
  • б) в случае получения извещений о сроках завершения работ, которые подлежат проверке;
  • в) в случае получения извещений органов государственного строительного надзора о каждом случае возникновения аварийных ситуаций на объекте капитального строительства;
  • г) в случае обращений физических и юридических лиц, органов государственной власти и органов местного самоуправления.

Рисунок 10. Содержание работ, выполняемых в рамках государственного строительного надзора1

Для определения соответствия выполняемых работ требованиям технических регламентов (норм, правил), иных нормативных правовых

актов и проектной документации должностным лицом органа государственного строительного надзора проверяется:

  • а) соблюдение требований к выполнению работ, предусмотренных при строительстве, реконструкции и капитальном ремонте;
  • б) соблюдение порядка проведения строительного контроля, ведения общего и (или) специальных журналов, в которых ведется учет выполнения работ, исполнительной документации, составления актов освидетельствования работ, конструкций, участков сетей инженерно- технического обеспечения.

Порядок проведения строительного контроля, ведения общего и (или) специальных журналов, исполнительной документации устанавливается Федеральной службой по «экологическому, технологическому, и атомному надзору»;

  • в) устранение выявленных при проведении строительного контроля и осуществления государственного строительного надзора нарушений соответствия выполненных работ требованиям технических регламентов (норм и правил), иных нормативных правовых актов и проектной документации, а также соблюдение запрета приступать к продолжению работ до составления актов об устранении таких нарушений;
  • г) соблюдение иных требований при выполнении работ, установленных техническими регламентациями (нормами и правилами), иными нормативными правовыми актами, проектной документацией.

В рамках проводимой проверки орган государственного строительного, надзора может использовать такие способы, как экспертиза, обследование, лабораторные и иные испытания выполненных работ и применяемых строительных материалов. По результатам проведенной проверки органом государственного строительного надзора составляется акт, который является основанием для выдачи лицу, осуществляющему строительство, предписания об устранении выявленных нарушений. В установленном законодательством порядке может применяться такая мера административного правового принуждения, как приостановление строительства, реконструкции, капитального ремонта объекта капитального строительства на определенный срок.

По завершению строительства, реконструкции, капитального ремонта объекта капитального строительства органом государственного строительного надзора проводится проверка (итоговая), по результатам которой оцениваются выполненные работы и принимается «решение о выдаче заключения о соответствии или об отказе в выдаче такого заключения. Решение об отказе в выдаче заключения о соответствии может быть оспорено застройщиком или заказчиком в судебном порядке».

Выполнение контрольных процедур может быть возложено также на отдельные службы, сформированные в строительной организации для целей внутреннего контроля (табл. 11). 1

Таблица 11. Сравнительная характеристика видов подразделений внутреннего контроля, действующих в организациях и холдингах на сегодняшний день (российская и зарубежная практика) 1 _

Характеристика

Комитет по аудиту (КА)

внутреннего

контроля

Место в структуре организации (подчиненности)

Подчиняется непосредственно собственникам бизнеса, либо исполнительным органам управления, либо руководству финансовой службы

Подчиняется непосредственно общему собранию акционеров (ОСА); оперативное руководство деятельностью РК осуществляет совет директоров

Подчиняется совету директоров; входит в состав совета директоров Подчиняется совету директоров; входит в состав совета директоров

Подчиняется непосредственно собственникам бизнеса, либо исполнительным органам управления. Либо руководству финансовой службы

Характеристика

Служба внутреннего аудита (СВА)

Контрольно - ревизионное управление/отдел (КРУ/КРО)

Ревизионная комиссия (РК), ревизор

Комитет по аудиту (КА)

внутреннего

контроля

Правовая основа

Закон Сарбейнса- Оксли от 2002г. (SOX, ст. 404 введена 27.05.2003г.) Закон Сарбейнса- Оксли от 2002г. (SOX, ст. 404 введена 27.05.2003г.); международные стандарты внутреннего аудита (Institute of Internal Auditors (1983), Control; Concept and Responsibilities, Statement of Internal Auditing Standarts)

ТК РФ и внутренние нормативные акты

Федеральный закон «Об акционерных обществах», Федеральный закон «Об обществах с ограниченной ответственностью», Федеральный закон от 8 мая 1996г. №41-ФЗ «О производственных кооперативах», Федеральный закон «О государственных муниципальных унитарных предприятиях»

Закон Сарбейнса-Оксли от 2002г. (SOX, ст. 404 введена 27.05.2003г.) Закон Сарбейнса-Оксли от 2002г. (SOX, ст. 404 введена 27.05.2003г.); международные стандарты внутреннего аудита

Федеральный закон от 2 декабря 1990 г. №395- 1 с «О банках и банковской деятельности», Положение ЦБ РФ от 16 декабря 2003 г. №242-П «Об организации внутреннего контроля в кредитных организациях и банковских группах», приказ ФСФР от 21 марта 2006г. №06-29/пз-н «Об утверждении Положения о внутреннем контроле профессионального участника рынка ценных бумаг»

Характеристика

Служба внутреннего аудита (СВА)

Контрольно - ревизионное управление/отдел (КРУ/КРО)

Ревизионная комиссия (РК), ревизор

Комитет по аудиту (КА)

внутреннего

контроля

Тип контроля

Последующий

контроль

Текущий (оперативный), предваритель-ный и последующий контроль

Последующий

контроль

Последующий

контроль

Текущий (оперативный) контроль

Главные задачи

Выявление фактов нарушения

и злоупотребления с указанием виновных лиц, размера причиненного ущерба и причин,контроль сохранности имущества

Контроль за финансово - хозяйственной деятельностью предприятия, холдинга

Контроль

за назначением,

аудиторов,

контроль

процесса

подготовки

финансовой

отчетности

Обеспечение объективной оценки устойчивости, оценка

эффективности работы руководства, управление рисками банка, профессионального

участника рынка ценных бумаг

Характеристика

Служба внутреннего аудита (СВА)

Контрольно - ревизионное управление/отдел (КРУ/КРО)

Ревизионная комиссия (РК), ревизор

Комитет по аудиту (КА)

внутреннего

контроля

Основные

Проверка функционирования бизнес- процессов, соблюдения и установленных процедур, консультирование руководства

Проверка

конкретных

фактов нарушений,

подготовка

доказательной

для служебного

расследования

передаче материалов в

службу внутренней безопасности

Проверка

(ревизия)

финансовохозяйственной,

деятельности

предприятия,

холдинга

улучшению состояния внутреннего аудита и контроля

Проверки

предприятия,

холдинга

Организация внутреннего контроля предусматривает на основе существующих бизнес-процессов деятельности строительной организации разработку системы бизнес-процессов контроля. Для данной организационной работы необходим профессиональный подход, с возможностью использования новых технологий.

Отечественной и международной практике известны существенные технологии и описания бизнес-процессов. Существующий практический научный опыт может быть использован для определения форматов документов, необходимых для описания бизнес-процессов строительной организации. Однако систематизация и описание операций, присущих каждому бизнес-процессу и формирование системы документов, довольно проблематична.

Исследование работ отечественных специалистов, в частности И.В. Аверчева, Н.А. Адамова, Т.М. Садыковой и других позволил выделить содержание операций по основным бизнес-процессам строительной организации к которым отнесены: заключение договора на строительство; получение разрешения на строительство; оформление проектно-сметной документации; согласование документации; подготовка строительной площадки; установка строительного оборудования; осуществление земельных работ; работы нулевого цикла; осуществление строительных и монтажных работ; проведение коммуникаций; ввод объекта в эксплуатацию. Для каждой строительной организации свойственна своя специфика работ, влияющая на содержание и, частично, на последовательность выполнения бизнес-процессов.

Таким образом, внутренний контроль бизнес-процессов, выступающий частью системы управления строительной организации, обеспечивает достоверной информацией руководителей разного уровня, а также способствует выявлению возможных рисков на разных этапах осуществления бизнес-процесса. Для эффективности данного контроля необходима разработка определенных контрольных процедур, а также учетно-аналитическое их обеспечения. Для наилучшего восприятия организационного обеспечения внутреннего контроля необходимо сформировать блок-схему строительства некоего условного объекта. Данная блок-схема позволит определить в основном бизнес-процессе подпроцессы, определять их взаимосвязь с бизнес-процессами контроля и выявлять критические точки возникновения риска (табл. 12).

Таблица 12. Блок-схема строительства объекта производственного назначения 1

Основной бизнес-процесс (ст|

зоительство объекта)

Подпроцессы

Контрольные

бизнес-процессы

разработка оперативного плана строительства

Формирование информации о ресурсах и затратах по проекту и его отдельным работам

Формирование списка наличных ресурсов, номенклатуры материалов и статей затрат: Ведение календарей поставки ресурсов и их использование.

разработка графиков работы строительных машин и механизмов

Формирование информации о работе строительных машин и механизмов

Затраты на содержание и эксплуатацию строительных машин и механизмов

контроль и регулирование проекта Управление изменениями при производстве СМР

Отслеживание фактического состояния работ. Анализ результатов. Внесение корректировок при производстве СМР

Сбор и документирование фактических данных о проведении СМР. Сравнение достигнутых результатов с запланированными. Пересмотр стоимости проектов, сроков, содержание работ; принятие решение о прекращении проекта

оплата выполненных работ и поставок

Управление расчетами

Формирование информации о расчетах с поставщиками, подрядчиками

проведение пусконаладочных работ

Проведение монтажных и пусконаладочных работ с целью подготовки отдельных ОС к их приемке для комплексного опробования

Затраты по осуществлению пусконаладочных работ по электротехническим устройствам, автоматизированным системам управления, санитарно-техническому и силовому оборудованию

сдача-приемка объекта проекта

Формирование рабочих комиссий по приемке объекта. Проведение комплексного опробования оборудования. Наладка технологических процессов. Выявление дефектов и недоделок. Окончательная приемка и ввод в эксплуатацию.

Затраты на проведение комплексного опробования оборудования. Оформление документации по приемке- сдаче законченного строительством объекта. Формирование инвентарной стоимости объекта

Основной бизнес-процесс (ctj

зоительство объекта)

Подпроцессы

Организация и выполнением подпроцессов

Контрольные

бизнес-процессы

закрытие контракта и окончательный расчет. Анализ результатов

Проверка финансовой отчетности. Проведение паспортизации. Выявление и закрытие невыполненных обязательств. Окончательные расчеты. Оценка достигнутых результатов

Проверка платежей с контрагентами; проверка соответствия сумм заказов закупкам по накладным; просроченных платежей. Затраты на паспортизацию объекта. Определение объемов работ, требующих завершения для выполнения договорных обязательств. Подготовка информации о фактических результатах проекта. Оценка результатов с установлением причин отклонений путем анализа.

Основным бизнес-процессом выбран бизнес-процесс строительства условного объекта, в рамках которого выделен ряд подпроцессов и определены действия, связанные с формированием информации, подлежащей контролю. На данном основании выделены контрольные бизнес-процессы. Все бизнес-процессы контроля имеют определенный алгоритм, благодаря которому становится возможным контролировать возникновение рисков на всех этапах бизнес-процесса.

На рис. 11 представлен алгоритм внедрения внутреннего контроля в строительной организации, содержащий 4 стадии.


Рисунок 11. Алгоритм внедрения механизма внутреннего контроля в строительной организации

Организация контрольной деятельности в строительной организации предполагает определение ряда процедур внутреннего контроля, разработку методики проведения контроля, а также документов, регламентирующих контрольную деятельность.

  • Зубарева, Е.В. Теория и методология оперативного учета и контроля в системеуправления строительных организаций / Автореф. дис. докт экон.наук 08.00.12. М.- 2009. - С. 3.
  • Абдулаева И.И. Развитие методического инструментария внутреннего контролябизнес-процессов в строительных организациях. Дис. канд. экон. наук. 08.00.12. -Йошкар-Ола. - 2012.
    • Абдулаева И.И. Развитие методического инструментария внутреннего контролябизнес-процессов в строительных организациях. Дис. канд. экой. наук. 08.00.12. -Йошкар-Ола. - 2012. - С. 67. Федерального закона от 21 июля 1997 г. № 116-ФЗ «О промышленной безопасности опасных производственных объектов»
  • Абдулаева И.И. Развитие методического инструментария внутреннего контролябизнес-процессов в строительных организациях. Автореф. дис. канд. экой. наук.08.00.12. - Йошкар-Ола. - 2012. - С. 10.
В 2013 году в российской сис-теме организации бухгалтерского учета законодательно установлено понятие внут-реннего контроля. Каждый экономический субъект обязан вести внут-ренний контроль совершаемых фактов хозяйст-венной жизни. А если бухгалтерская отчетность компании подлежит обязательному аудиту, то компания должна осуществлять внут-ренний контроль ведения бухгалтерского учета и составления бух-отчетности (ст. 19 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

В соответствии с Федеральным законом от 30 декабря 2008 г. № 307-ФЗ обязательному аудиту подлежат организации, у которых выручка за год, предшествующий отчетному, превысила 400 000 000 руб. либо сумма активов баланса по состоянию на конец года, предшествовавшего отчетному, превысила 60 000 000 руб.

Кроме того, норма об обязательном аудите распространяется на все открытые акционерные общества (ОАО), а также на застройщиков, ведущих строительство объектов по договорам долевого участия согласно Федеральному закону от 30 декабря 2004 г. № 214-ФЗ. Ведь застройщик обязан представить для ознакомления любому обратившемуся лицу аудиторское заключение за последний год (подп. 6 п. 2 ст. 20 закона № 214-ФЗ).

Таким образом, отчетность всех указанных застройщиков независимо от их организационно-правовой формы и финансовых показателей требует обязательного аудита, а значит, и организации внутреннего контроля.

В целях применения статьи 19 закона № 402-ФЗ специалисты финансового ведомства в информации № ПЗ-11/2013 (доведена письмом Минфина России от 25 декабря 2013 г. № 07-04-15/57289) дали рекомендации по организации и осуществ-лению внутреннего контроля.

Расскажем об основных моментах.

Для чего нужен контроль

Внутренний контроль - процесс, направленный на получение достаточной уверенности в том, что компания при ведении учета обеспечивает:

а) эффективность и результативность своей деятельности, сохранность активов;

б) достоверность и своевременность бухгалтерской (финансовой) и иной отчетности;

в) соблюдение законодательства.

Внутренний контроль должен быть направлен на выявление отклонений от установленных правил и процедур, а также на предотвращение искажений данных бухучета, бухгалтерской (финансовой) и иной отчетности.

Основные элементы

Основными элементами внутреннего контроля являются:
  • контрольная среда;
  • оценка рисков;
  • процедуры внутреннего контроля;
  • информация и коммуникация;
  • оценка внутреннего контроля.
В информации № ПЗ-11/2013 подробно рассмотрен каждый элемент, приведены их характеристики.

Контрольная среда представляет собой совокупность принципов и стандартов деятельности компании.

По сути, под контрольной средой подразумевается моральный климат, атмосфера в организации. Качество внутреннего контроля в значительной степени зависит от конкретных работников. Поэтому руководству необходимо установить соответствующие квалификационные требования. От позиции руководителя в отношении бухучета в немалой степени зависит достоверность финансовой отчетности организации. Можно принять и довести до всех сотрудников корпоративный кодекс поведения.

Оценка рисков. Поскольку среда, в которой действует организация, постоянно меняется, возникают различные риски, которые нужно вовремя выявлять, для того чтобы предотвращать их последствия.

Риски могут возникать в связи с появлением конкурентов или изменением нормативных актов, внедрением нового программного обеспечения или зачислением в организацию новых сотрудников.

При выявлении рисков руководитель принимает соответствующие решения по управлению ими. Необходимо организовать определение участков (областей, процессов), на которых могут быть злоупотребления, а также возможностей для их совершения.

Процедуры контроля позволяют убедиться, что распоряжения руководства выполняются.

Выбор контрольной методики зависит от того, какие риски характерны для определенного участка. Например, в работе бухгалтера существует риск неполного отражения первичных документов в учете. Он снижается благодаря контрольной про-цедуре - периодической сверке документов с данными учетных регистров.

Еще один метод - внедрение бухгалтерских программ необходимого качества, которые позволяют снизить риск возникновения ошибок.

Процедуры контроля должны быть систематизированы по уровням распределения полномочий и одновременно взаимосвязаны между собой.

Фактически процедуры контроля - это проведение конкретных мероприятий, связанных с проверкой документации, имущества, затрат, финансовых результатов, выполнения должностных инструкций и планов, осуществляемых должностными лицами и уполномоченными работниками строительной компании.

Информация и коммуникации. От оперативности и качества доведения до работников информации о распоряжениях и приказах руководства зависит качество их исполнения.

Оценка внутреннего контроля - это обязанность руководства постоянно наблюдать за тем, эффективно ли работает система внутреннего контроля, и вносить в нее изменения в случае необходимости.

Как организовать контроль

Процедуры внутреннего контроля, которые Минфин России приводит в рассматриваемом документе, в принципе стандартные, они хорошо знакомы организациям и, как правило, используются на практике. К ним относятся:
  • документальное оформление событий хозяйственной жизни (это основа ведения бухгалтерского учета);
  • подтверждение соответствия между объектами и документами и их соответствия установленным требованиям;
  • санкционирование сделок и операций персоналом более высокого уровня;
  • разграничение полномочий и ротация обязанностей работников;
  • сверка данных и контроль фактического наличия и состояния объектов (в том числе охрана, ограничение доступа, инвентаризация);
  • контролирование законности сделок (заключаемых договоров), учетных операций;
  • надзор за точностью составления смет, планов;
  • контроль за соблюдением сроков составления отчетности;
  • контроль за компьютерной обработкой информации (ее сохранностью, защищенностью, своевременным обновлением).
Но финансовое ведомство обращает внимание на то, что принципы внут-реннего контроля нужно задокументировать.

Целесообразно оформить единый документ, содержащий порядок организации внутреннего контроля, указав в нем используемые правила, систематизировав их.

В то же время часть положений, связанных с осуществлением внутреннего контроля, может быть отражена в организационно-распорядительных документах компании (например, в должностных -инструкциях, приказах, графике документооборота). Или в таких документах, как учетная политика (ответственность, периодичность контрольных процедур, инвентаризаций и т. д.). А также являться элементом кадровой политики (подбор квалифицированных специалистов, меры по их мотивации и стимулированию, что позволит существенно уменьшить количество ошибок).

Правила (порядок) внутреннего конт-роля утверждает руководитель организации.

Обязанности и полномочия подразделений и персонала определяются в зависимости от характера и масштабов деятельности компании, особенностей ее системы управления. Так, в крупной организации может быть создано специальное подразделение (служба внутреннего контроля).

Функции внутреннего контроля могут распределяться между органами управления, ревизионной комиссией (ревизором), главным бухгалтером, службой внутреннего аудита и иными работниками.

При этом компания может заниматься данными вопросами самостоятельно либо с привлечением внешнего консультанта (в том числе аудиторской организации).

А вот в небольшой строительной фирме взять на себя все обязанности по организации и осуществлению внутреннего контроля вправе ее руководитель, если численность персонала не позволяет разграничить полномочия.

Минфин России согласен, что при ведении внутреннего контроля субъект малого предпринимательства должен руководствоваться требованием рациональности. Если численность персонала экономического субъекта не позволяет разграничить полномочия и произвести ротацию обязанностей, можно использовать другие процедуры внутреннего контроля, которые помогут минимизировать имеющиеся риски (сверку, надзор).

В приложениях к информации № ПЗ-11/2013 даны рекомендации по оценке внутреннего контроля и пример распределения полномочий и функций по организации и осуществлению внутреннего контроля для компании, ценные бумаги которой допущены к организованным торгам.

Следует отметить, что внутренний контроль не дает ожидаемых результатов в случаях, когда руководство не уделяет ему должного внимания и своевременно не предпринимает мер по исправлению обнаруженных недостатков.

Система контроля не может гарантировать предотвращения событий, ведущих к проблемам в деятельности любой компании, но снижает возможность их наступления, а также вероятные рис-ки. Ведение обязательного внутреннего конт-роля помогает собственникам принимать своевременные решения для нормального функционирования строительной организации.

Важно запомнить

Внутренний контроль способствует достижению организацией целей своей деятельности.- Он должен обеспечивать предотвращение или выявление отклонений от установленных- правил и процедур, а также искажений данных бухгалтерского учета, бухгалтерской -(финансовой) и иной отчетности.

Рубцова Татьяна Владимировна , доцент кафедры бухгалтерского учета, анализа и аудита, Бийский технологический институт (филиал) Алтайского государственного технического университета им. И.И. Ползунова, Россия

Муханова Людмила Захаровна , канд. техн. наук, доцент кафедры бухгалтерского учета, анализа и аудита, Бийский технологический институт (филиал) Алтайского государственного технического университета им. И.И. Ползунова, Россия

Издайте свою монографию в хорошем качестве всего за 15 т.р.!
В базовую стоимость входит корректура текста, ISBN, DOI, УДК, ББК, обязательные экземпляры, загрузка в РИНЦ, 10 авторских экземпляров с доставкой по России.

Москва + 7 495 648 6241

Источники:

1. Соколов Б.Н. Системы внутреннего контроля (организация, методики, практика) / Б.Н. Соколов, В.В. Рукин. – М.: ЗАО «Издательство «Экономика», 2007. – 442 с.
2. Сотникова Л.В. Внутренний контроль и аудит. Учебник / Л.В. Сотникова. – ФЗФЭИ. – М.: ЗАО «Финстатинформ», 2000. – 239 с.
3. Макеев Р.В. Постановка систем внутреннего контроля: от проверок отчетности к эффективности бизнеса / Р.В. Макеев – Москва: Вершина, 2008. – 296 с.
4. Территориальный орган федеральной государственной статистики по Алтайскому краю – Режим доступа: http://www.ak.gks.ru, свободный.

компании

В работе любой организации, при решении бизнес - задач, руководству необходимо вначале установить истинные причины возникшей проблемы. Для этого им необходимо сначала собрать всю имеющуюся полную и желательно достоверную информацию, произвести анализ и уже, потом для устранения проблем принять необходимое решение для проведения соответствующих мероприятий по их устранению.

Но в современном мире, развитие социально-экономической системы, окружающая среда жизнедеятельности конкурентов, экономическо-финансовая среда и другие окружающие факторы стремительно воздействуют и препятствуют развитию и повышению эффективного функционирования организации. Для планирования и принятия решений в быстро меняющихся условиях требуется тщательная подготовка и анализ, а малейший недочет может обернуться катастрофой Шеремет А.Д., Суйц В.П. Аудит. М.: ИНФРА-М,2000. - С. 209..

Первой и самой главной задачей для руководства, становится предвидение, своевременное и по возможности безболезненное разрешение негативной ситуации, чтобы не допустить возникновения кризисной ситуации. Но действовать быстро, оперативно по решению обострения противоречий в социально-экономической системе в окружающей среде, довольно не простая задача. У руководителей проводить систематическую диагностику и выверку финансово-экономического состояния предприятия порой не позволяют общие, типовые и индивидуальные причины. Нехватка времени для проведения диагностики состояния дел на текущий период способствует развитию неблагоприятного климата в организации по достижению поставленных целей.

Диагностика - составление и определение внутренней среды всего предприятия, которая позволяет расставить «по местам» проблемы и определить возможные риски, а также предотвратить кризисную ситуацию.

Кризис - это угрожающее обострение противоречий в окружающей среде компании для ее жизнестойкости в социально-экономической системе.

Причины кризиса могут быть различны. Внешние - макро и микро экономического развития мировой экономики, политической ситуации в стране; и внутренние - с внутренними конфликтами, недостатками производства, политикой управления, инновациями и другими причинами, связанными в нутрии организации. Главная особенность кризисной ситуации является цепная реакция, т.е. она может начаться в отдельном подразделении, и при ненадлежащем управлении, стремительно распространиться на всю систему организации. Большое значение имеют не только причины, но и разные последствия при управлении кризисом: разрушение - возникновение новой кризисной ситуации или обновление - оздоровление организации. То есть необходимо распознать признаки кризисной ситуации и принять все меры по управлению их преодоления.

Систематическая диагностика поможет стать первым этапом комплексного проекта, при определении основных направлений стратегического планирования и дальнейшей работы управления организацией. Суть стратегического планирования определяется в нахождении компромисса между финансовыми и технологическими возможностями и потребностями самого предприятия, оценка внутренней и внешней среды сегодня и в будущемШеремет А.Д., Суйц В.П. Аудит. М.: ИНФРА-М. 2000. - С. 211..

Из этого следует, что принятие решения в любой крупной и нередко средней компании принимается руководителем на основе стратегических планов ее деятельности, а процесс подготовки и анализ текущей дел, для принятия такого решения, также обладание информацией по всем аспектам текущей деятельности компании, остается правом выбора любого руководителя. Готов ли он тесно взаимодействовать со службой внутреннего контроля для повышения эффективности по принятию управленческих решений это решает каждый руководитель лично.

В той или иной мере в каждой организации осуществляется внутренний контроль благодаря наличию системы мер, обеспечивающих ее нормальное функционирование, и прежде всего в финансовой области (обеспечение сохранности активов, достижение прогнозных показателей, в том числе по прибыли контролируется работниками бухгалтерии, другими функциональными управлениями и службами данной организации) и внешний контроль (контроль со стороны вышестоящих органов, аудиторских фирм).

Система внутреннего контроля считается достаточно эффективной, если руководители осуществляют планирование и организацию деятельности таким способом, который дает достаточную уверенность в том, что цели и задачи организации будут достигаться рационально и экономично. Процесс разработки системы организации деятельности начинается с постановки целей и задач. Заем следует объединение или увязывание концепций, компонентов, видов деятельности и/или людей так, чтобы они действовали совместно ради достижения поставленных целей и задач. Если разработка системы сделана правильно, планируемые виды деятельности должны выполняться таким образом, чтобы обеспечивалось достижение ожидаемых результатов.

Систему внутреннего контроля организации можно определить как систему финансового и прочего контроля, организованную руководством в целях упорядоченной и эффективной работы организации, обеспечения соблюдения политики руководства, охраны активов, а также обеспечения полноты и точности документов.

Существует несколько целей внутреннего контроля:

надежность получения информации, а также ее достоверность и полнота;

соответствие действующему законодательству, внутренней политике и планам организации;

нацеленность на сохранность активов;

нацеленность на эффективное использование всех активных и скрытых ресурсов предприятия;

достижение поставленных стратегических целей и текущих задач предприятия.

Концепция внутреннего контроля включает в себя несколько основных элементов Андреев В.Д., Черемшанов С.В. Система внутреннего контроля: Основные понятия // Аудиторские ведомости. - 2004.- № 2. - С. 33.:

во-первых, это внутренняя среда компании, т.е. этические ценности, стиль управления, процесс принятия решений, делегирование полномочий и принятие ответственности, политика в отношении персонала, компетентность сотрудников и отношение управленческого аппарата компании к внутреннему контролю.

во-вторых, это определение, анализ и управление рисками, стоящими перед компанией на пути достижения своих целей.

в-третьих, повседневное осуществление контроля, т.е. учет и отчетность, разделение полномочий, права доступа к активам, мониторинг.

в-четвертых, система санкционированного доступа к информации.

в-пятых, мониторинг самой системы внутреннего контроля, необходимый для определения его эффективности.

Структура системы внутреннего контроля основывается на следующих компонентах:

организация - это организационная структура с определением четких линий подчиненности, ответственности и полномочий, разграничение трудовых функций. Также своевременная, и полная отчетность перед вышестоящими органами, для контроля и надлежащей оценки из результатов работы. А при изменении внутренних и внешних факторов, способность быстрого реагирования (определение роли и ответственности каждого сотрудника);

политика - утверждаемая письменно руководством в соответствии с поставленными стратегическими задачами предприятия, и доводится до сведения всех сотрудников данного предприятия (по необходимости вносятся изменения);

процедуры - максимально просты и понятны для всех сотрудников, они не должны противоречить и дублировать друг друга (по мере необходимости обновляются);

персонал - сотрудники предприятия прошедшие оценку личных качеств, профессионализма, и между ними распределены их функциональные обязанности и ответственность;

учет - ведется по всем подразделениям предприятия, для анализа принятия текущих решений по эффективности работы предприятия в целом;

отчетность - должна предоставляться надлежащая, своевременная, полная, достоверная, простая и последовательная;

бюджеты - являются инструментом контроля и анализа достижения поставленных задач, а также для улучшения деятельности различных отделов (подразделений).

Важно понимать, что при создании системы контроля целью будет являться своевременность выявления и устранения ошибок и неэффективной работы, а не гарантия отсутствия таких ошибок и отклонений. Следует не забывать, что даже хорошо организованная система внутреннего контроля (внутренний аудит) периодически нуждается в оценке своей деятельности Андреев В.Д., Черемшанов С.В. Система внутреннего контроля: Основные понятия // Аудиторские ведомости. - 2004.- № 2. - С. 34.. Провести профессиональную непредвзятую оценку деятельности службы внутреннего контроля, его надежность и эффективность всей системы призваны провести внутренние аудиторы. Ведь внутренний аудит - это независимая оценка всех аспектов (структурных подразделений) внутри организации. Она должна подтверждать уверенность, что данная система контроля надежна.

Внутренний аудит как функция управления позволяет своевременно выявить и устранить те условия и факторы, которые не способствуют эффективному ведению производства и достижению поставленной цели. Он помогает скорректировать деятельность предприятия и отдельных его составляющих, позволяет установить, какие именно службы и подразделения предприятия, а также направления его деятельности способствуют достижению намеченных целей и повышению результативности деятельности предприятия. Внутренний контроль, являясь функцией управления, выступает средством обратной связи между объектом управления и системой управления, информируя о действительном положении управляемого объекта, фактическом выполнении управленческого решения.

Наличие отдела внутреннего контроля в организационной структуре компании в последнее время стало в глазах инвесторов, внешних аудиторов и других одним из важнейших показателей приверженности компании должному корпоративному управлению.

В хозяйственной жизни организации внутренний контроль - это еже­дневная, постоянная работа, которая позволяет: 1) сохранять и эффективно ис­пользовать производственные ресурсы организации; 2) своевременно реагиро­вать на изменение внутренней и внешней среды; 3) обеспечивать эффективную деятельность организации и ее финансовую устойчивость.

С научной точки зрения внутренний контроль можно рассматривать как систему. Практика показывает, что в каждой функционирующей организации независимо от ее размеров и сферы деятельности система внутреннего контро­ля существует как явление вызванное к жизни условиями делового хозяйствен­ного оборота и необходимостью управлять им. Она может быть простой и сложной, недостаточно эффективной или оптимальной, хаотичной или упоря­доченной, но до прихода аудиторов в организацию клиента система внутренне­го контроля уже сформирована и реально существует. Задача внешнего аудито­ра: оценить существующую систему внутреннего контроля и использовать ре­зультаты этой оценки в выработке мнения о достоверности бухгалтерской от­четности.

Эту задачу аудитор реализует на этапах планирования и сбора аудитор­ских доказательств. Законодательство России не содержит каких-либо специ­альных требований по отношению к внутреннему контролю организации. По­этому аудитор при оценке системы внутреннего контроля исходит из следую­щего:

Цель внутреннего контроля едина как для руководства и собственников орга­низации, так и для аудитора - обеспечение объективности и достоверности учета и бухгалтерской отчетности;

Требования Правила (стандарта) аудиторской деятельности «Изучение и оцен­ка систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля в ходе аудита» являют­ся обязательными для всех аудиторских организаций при осуществлении ауди­та, предусматривающего подготовку официального аудиторского заключения и носят рекомендательный характер при проведении аудита, не предусматри­вающего подготовку по его результатам официального аудиторского заключе­ния, а также при оказании сопутствующих аудиту услуг;

Результаты оценки системы внутреннего контроля могут существенно повли­ять на объем аудиторских процедур, снизить затраты на проведение внешнего аудита и уровень аудиторского риска, а также выделить сегменты системы, за­служивающие особенного внимания аудитора (отраслевое направление оцен­ки).

После изучения и оценки системы внутреннего контроля аудитор может профессионально рекомендовать руководству экономического субъекта пути совершенствования и оптимизации системы внутреннего контроля производст­венного процесса.

Стандарт «Изучение и оценка систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля в ходе аудита» и концепции системы внутреннего контроля зарубеж­ных ученых ориентированы на профессиональных аудиторов. Система внут­реннего контроля рассматривается в них сквозь призму общих требований, предъявляемых внешними аудиторами.

Система внутреннего контроля строительных организаций должна учи­тывать основные особенности строительного производства, которые сводятся к следующему:

Во-первых, в отличие от промышленного производства в строительстве продукция неподвижна и используется только там, где она создана, в простран­стве перемещаются кадры строителей и орудия труда. Эта особенность строи­тельства обуславливает своеобразие организационных форм управления, требует правильного размещения строительных организаций, чтобы свести к мини­муму потери времени и затраты на переход строителей и техники с одной строительной площадки на другую;

Во-вторых, процесс изготовления продукции строительства занимает продолжительный период времени и, следовательно, на долгое время вовлекает рабочую силу и средства производства в строительный процесс;

В-третьих, строительное производство связано со многими отраслями народного хозяйства. От одних отраслей оно получает сырье, материалы и оборудование для изготовления строительной продукции. С другими отраслями оно связано тем, что осуществляет работы на заказ по заданиям организаций-заказчиков, на которые возлагаются планирование капитальных вложений и ор­ганизация поставки оборудования для строящихся объектов. С развитием тех­ники строительная продукция усложняется, развиваются и усложняются связи строительства с другими отраслями народного хозяйства.

Учитывая эти особенности при формировании эффективной системы внутреннего контроля строительной организации администрация должна обес­печить:

Надежную информацию, необходимую для мобильного и успешного ру­ководства деятельностью предприятия;

Сохранность активов и документов - предотвращение фактов хищения материальных ресурсов, порчи и нецелевого использования имущества, унич­тожения или разглашения информации (в том числе содержащейся в учетных регистрах, компьютерных базах данных);

Эффективность хозяйственной деятельности - исключение посредством контрольных процедур дублирования, непроизводительных затрат, нерацио­нального использования всех видов ресурсов; оптимизация налоговых плате­ жей; соблюдение принципов сметного нормирования; обеспечение соблюдения технологии выполнения и качества строительно-монтажных работ; формиро­вание реальной договорной цены на строительную продукцию; укрепление расчетной дисциплины;

Соответствие предписанным учетным принципам - обязательное испол­нение сотрудниками установленных на предприятии инструкций и правил, а
также требований нормативных актов;

Обеспечение надежной системы бухгалтерского учета.

Надежной системой внутреннего контроля считается система, достигаю­щая целей контроля, которая не допускает ошибок в записях на счетах бухгал­терского учета и незаконного совершения фактов хозяйственной жизни органи­зации. Цели контроля сводятся к следующему:

Факты хозяйственной жизни, отраженные в первичных документах дей­ствительно совершались;

На совершение фактов хозяйственной жизни получены разрешения, что
препятствует хищению имущества;

В учете факты хозяйственной жизни отражены полностью, оценены и
правильно отражены на счетах бухгалтерского учета в соответствии с методологией учета, предусмотренной инструкцией по применению Плана счетов бух­галтерского учета;

В учете факты хозяйственной жизни отражаются своевременно в регист­ах бухгалтерского учета, итоги по ним правильно подсчитаны.

Система внутреннего контроля любого предприятия включает в себя три основных элемента: надлежащую систему бухгалтерского учета; контрольную среду; отдельные средства контроля.

Каждый элемент подразумевает наличие правил, методик, положений, документации, разработанных для достижения целей внутреннего контроля. И в то же время три составляющих системы внутреннего контроля взаимосвяза­ны и обеспечивают предотвращение, выявление и исправление существенных ошибок информации и ее искажения.

Целям внутреннего контроля должна соответствовать эффективная сис­тема учета. Под системой бухгалтерского учета следует понимать совокупность

процедур по сбору, регистрации, обработке и представлению данных об акти­вах и хозяйственных операциях предприятия. Эффективная система бухгалтер­ского учета обеспечивает полноту, реальность, своевременность отражения, их правильную оценку, классификацию и обобщение.

Исследование системы бухгалтерского учета в организациях строительст­ва свидетельствует, что не всегда она является эффективной, так как зачастую не соблюдаются требования о том, что операции в учете должны правильно отражать время их осуществления; отражаться в правильной оценке; правиль­но в соответствии с методологией, предусмотренной Инструкцией по приме­нению плана счетов и в соответствии с принятой учетной политикой, отра- жаться на счетах бухгалтерского учета.

Кроме того, не во всех организациях учет поставлен так, что ограничи­вает возможность появления умышленных нарушений и других злоупотребле­ний, не разработаны наиболее характерные корреспонденции счетов по опера­циям, совершающимся в данной организации; не разработан график докумен­тооборота по каждому бухгалтерскому счету, применяемому на предприятии.

Под средой контроля следует понимать: мероприятия и процедуры, кото­рые отражают общее отношение администрации и собственников предприятия к контролю; степень значимости контроля для организации. Если руководство строительной организации понимает важность контроля и подтверждает свое понимание принятием конкретных управленческих решений, то такое отноше­ние руководства к контролю оказывает влияние на осуществление контроля субъектами контроля. Сотрудники стараются выполнять свои обязанности в со­ответствии с требованиями руководства.

При оценке среды контроля выделяют следующие элементы: стиль и ос­новные принципы управления; организационная структура; распределение от­ветственности и полномочий; управленческие методы контроля; кадровая рабо­та (политика); влияние внешних факторов

Каждый из элементов среды контроля оказывает влияние на функциональность и надежность системы внутреннего контроля строительной органи­зации.

Стиль и основные принципы управления выражаются в отношении адми­нистрации ко многим элементам деятельности: склонно ли руководство риско­вать в установлении планов и сроков выполнения строительно-монтажных ра­бот (услуг), идти на неоправданные дополнительные затраты или придержива­ется принципов реальности и здравого смысла; какова форма управления: су­ществующая форма управления и ее качественная характеристика: громоздкая и неповоротливая диктатура или компактная и одновременно эффективная система с грамотным делегированием полномочий и приемлемым уровнем де­мократизма; поведение в руководстве: склонность нарушать финансовую дис­циплину или стремление повысить эффективность производства путем жестко­го контроля за использованием производственных ресурсов и за деятельностью аппарата управления; материально-техническое обеспечение контроля: отно­шение к обеспечению в производственном процессе оперативности контроля и управления (мобильная связь, компьютеризированные локальные сети).

Эффективность управления строительным производством во многом за­висит от организационной формы. При оценке среды контроля, изучив тща­тельно организационную структуру строительной организации, аудитор одно­временно сделает определенные выводы о распределении полномочий и ответ­ственности, так как каждая из форм управления подразумевает под собой вер­тикальные и горизонтальные связи и уровень самостоятельности подразделе­ний. Организационная форма управления определяет стиль и основные прин­ципы управления. Чтобы оценить оптимальность структуры управления строи­тельной организации, аудитору следует определить, к какому именно типу организации управления относится структура аппарата управления аудируемой строительной организации.

В управлении организациями строительного комплекса различают линей­ную, функциональную, линейно-штабную и линейно-функциональную организацию управления. Каждая из форм имеет свои недостатки и преимущества. Полезной для аудитора может быть такая информация, как подходящие усло­вия функционирования для конкретной организационной структуры и особен­ности системы внутреннего контроля при действующей структуре

Знание таких особенностей позволит аудитору правильно оценить стиль управления. Например, при линейной и линейно-штабной формах организации стиль управления берет свое начало в личных качествах руководителя, так как он руководит организацией на принципах единоначалия и единства распоряди­тельства. В таких случаях аудитору целесообразно выявить личные качества руководителя посредством психологических тестов, определяющих тип руко­водителя, стиль его управления.

В виду сложности и многоплановости строительного производства ауди­тору необходимо знать, что отдельные фрагменты структуры крупной строи­тельной организации могут подчиняться правилам построения разных видов организационных форм управления. Например, отношения между начальником строительно-монтажного управления и специалистами административных от­делов и служб могут строиться по функциональной форме, между начальником участка и специалистами среднего звена (производителями работ, мастерами, бригадирами) - по форме линейной организации управления.

В оценке оптимальности структуры управления аудитор руководствуется следующим: 1) структура аппарата управления должна отвечать требованиям специфики производства; 2) она должна отвечать целям контроля и обеспечи­вать функциональность системы внутреннего контроля; 3) должна быть эконо­мически оправданной и соответствовать размерам строительной организации.

Распределение полномочий и ответственности между персоналом пред­приятия призвано гарантировать правильное ведение хозяйственных операций. С этой целью разрабатываются и доводятся до сотрудников в письменном виде должностные инструкции, планы мероприятий, рекомендации и указания.

Для предотвращения попыток отдельных лиц нарушать требования кон­троля следует обеспечивать разделение несовместимых функций. Функции данного сотрудника являются несовместимыми, если их сосредоточение у од­ного лица может способствовать совершению ошибок и нарушений и затруд­нять их обнаружение. В небольших предприятиях адекватное распределение обязанностей между сотрудниками затруднено, что повышает риск финансовых нарушений.

Наличие в организации разработанных должностных инструкций способ­ствуют эффективности внутреннего контроля. Должностная инструкция - это правовой акт, издаваемый в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав и ответственности и обеспечи­вающий условия для его эффективной работы. Руководство строитель­ной организации может пользоваться как специальными изданиями, которые представляют собой сборники образцов должностных инструкций для работни­ков строительных организаций, так и самостоятельно разработанными должно­стными инструкциями, создаваемыми по предлагаемым в литературе макетам.

На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой кон­тракт с работником. Эти документы используются при разрешении конфликт-ных ситуаций между работником и работодателем. Кроме того, они практиче­ски реализуют разделение труда между персоналом, распределение ответствен­ности и полномочий и способствуют эффективности функционирования систе­мы внутреннего контроля.

Нами исследованы должностные характеристики специалистов среднего звена, которые являются субъектами контроля за производством строительно-монтажных работ

При составлении таблицы учитывались: требования соответствия долж­ности, обязанности и права, контрольные функции работников в системе внут­реннего контроля.

Для контроля за работой предприятия администрация использует различ­ные управленческие методы, включая определение квалификации сотрудников, оценку системы обработки информации и составления отчетов, анализ достиг­нутых финансовых результатов деятельности и сравнение их с за­планированными, изучение деятельности отдельных подразделений. Сущест­венное значение имеет порядок внутреннего управленческого учета и подго­товки отчетности для внутренних целей.

Практика строительных организаций доказывает, что одним из эффек­тивных управленческих методов является выделение в структуре организации центров возникновения затрат и центров ответственности. Организация строи­тельства как объединение центров затрат и ответственности рассматривается нами в параграфе 2 второй главы.

Целью работы с персоналом является наличие в организации определен­ного количества сотрудников, обладающих достаточными знаниями и опытом для выполнения своих обязанностей. Система отбора, найма, продвижения по службе, обучения и подготовки кадров должна обеспечивать высокую квали­фикацию и честность персонала. Целесообразно реализовать на практике меро­приятия и программы, позволяющие осуществлять контроль и оценку деятель­ности работников, их стимулирование, обучение.

Внешние факторы, как правило, не являются объектом контроля со сто­роны администрации, но также могут воздействовать на работу предприятия. Прежде всего, это требования действующего законодательства.

Например, календарь представления расчетов отдельных видов налогов в налоговые органы обусловливает более пристальное внимание управленческого звена к процедурам контроля, связанным с ведением учета. Знание того, каким аспектам работы администрация уделяет особое внимание, позволяет аудитору определить области, подвергающиеся эффективному контролю. С другой сто­роны, знание о влиянии конкретных внешних факторов может заставить ауди­тора искать дополнительные доказательства эффективности структуры и процедур контроля на предприятии.

Система бухгалтерского учета и процедуры контроля - два элемента, ко­торые настолько тесно взаимосвязаны, что на практике и в теории провести разделительную границу между ними не представляется возможным.

Система внутреннего контроля должна быть организована так, чтобы она обеспечивала достоверность бухгалтерского учета. В целях достоверности бух­галтерского учета внутренний контроль должен осуществляться с применением ряда процедур контроля, предусмотренных правилом аудиторской деятельно­сти «Изучение и оценка систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля в ходе аудита». К таким процедурам относятся:

Арифметическая проверка правильности бухгалтерских записей (пере­
счет);

Проверка правильности составления и наличия первичных документов;

Проведение сверок расчетов с покупателями и заказчиками, поставщи­ками и подрядчиками, с разными дебиторами и кредиторами;

Проведение плановых и внезапных инвентаризаций денежной наличности в кассе, бланков строгой отчетности, ценных бумаг и товарно-материальных ценностей, с целью установления соответствия данных бухгал­терского учета фактическому их наличию;

Использование информации других организаций, то есть подтверждений
(аудитор при необходимости направляет запросы третьим лицам);

Предотвращение или ограничение доступа несанкционированных лиц к активам предприятия, к системе ведения документации и записей бухгалтер­ского учета;

Анализ хозяйственных показателей в сравнении со сметой, прошлым го­дом и выяснение причин существенных отклонений.

Контрольные процедуры принято подразделять на пять категорий: -установление законности ведения хозяйственной деятельности, осущест­вления фактов хозяйственной жизни;

Разделение обязанностей;

Документирование хозяйственных операций и отражение их в учете;

Контроль за наличием активов и отражением их в учете;

Осуществление проверок по существу.

К сожалению, на практике не всегда распределены обязанности среди персонала и не всегда закреплены должностными инструкциями. Нередки случаи, когда прораб или мастер занимаются приобретением за наличный рас­чет строительных материалов, оприходованием их себе в подотчет, а затем списанием на выполнение строительно-монтажных работ. При этом докумен­тирование отпуска или списания строительных материалов осуществляется без санкционирования руководителей организации.

Существование таких фактов в хозяйственной деятельности организации способствуют искажениям в учете и отчетности, а также хищению материаль­но-производственных запасов.

При разделении обязанностей с целью закрепления функций контроля необходимо придерживаться общих требований, которые сводятся к следую­щему:

Бухгалтерский учет должен осуществляться лицом, не несущим матери­альную ответственность, а контроль за правильностью отражения в бухгалтер­ском учете хозяйственных операций производиться специально назначенным
сотрудником (внутренним аудитором);

Денежные средства должны приходоваться и расходоваться кассиром, а
оприходование и отпуск строительных материалов, железобетонных конструк­ций для производственных целей должно осуществляться заведующими скла­дами, с которыми заключены договора о материальной ответственности;

Сотрудник, начисляющий заработную плату или оформляющий доку­менты, которые подтверждают право на оплату труда рабочим за выполненный
объем строительно-монтажных работ, не должен производить выдачу заработ­ной платы;

Существующая в организации служба внутреннего аудита должна быть независимой и подотчетной только директору организации или Совету дирек­торов.

Контроль за документированием хозяйственных операций должен осуще­ствляться с учетом требований, предусмотренных п.п. 12-18 Положения по ве­дению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федера­ции.

В целях создания качественной системы документирования хозяйствен­ных операций, позволяющей предотвратить злоупотребления и искажения бух­галтерской отчетности, необходимо выполнять простые правила: все докумен­ты нумеровать, что позволит выявить отсутствующие документы и отыскать требующиеся; документы составлять в момент совершения хозяйственных опе­раций, а если это не представляется возможным - непосредственно по оконча­нии операции; заполнять в документах все предусмотренные п. 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности реквизиты; осуществлять сдачу документов в бухгалтерию в сроки, установленные графиками документообо­рота. Кроме того, документы по своему содержанию должны быть ясными и доступными для понимания.

Разработка рабочего плана счетов необходима в целях усиления контроля за правильностью отражения фактов хозяйственной жизни организации на сче­тах бухгалтерского учета. Разработанный и утвержденный руководством рабо­чий план счетов говорит о наличии методологии отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета.

Лисицкая, Татьяна Владимировна